Las normas y la digitalizacin 2

Las normas y estndares de la tecnologa habilitan a la organizacin para evaluar,

seleccionar, e implementar tecnologas de manejo electrnico de contenido,
asegurando la exactitud y confiabilidad de la informacin digital y estableciendo
procedimientos para demostrar la veracidad de las tecnologas en uso.

El Manual de Norma y Estndares de Digitalizacin de Documentos provee una gua

especfica para todas las ocinas y agencias dando a los documentos digitales la
credibilidad para su use y almacenamiento coma registros ociales y permanentes.

Todas las agencias del gobierno y organizaciones de todo tipo deben cumplir estas
normas y estndares y certificar su cumplimiento durante la seleccin e implementacin
de tecnologas de manejo electrnico de documentos.

El alcance de este documento es identificar las mejores prcticas, reportes tcnicos y

estndares tecnolgicos asociados con la digitalizacin de documentos a travs del uso
de tecnologas de manejo electrnico de contenido (ECM, por sus siglas en ingls).

Las mejores prcticas de la industria y los estndares tecnolgicos asociados con

documentos que necesitan ser convertidos ylo maneiados en un formato electrnico
incluye:

Documentos y registros de origen digital

Documentos y registros en copia-dura (impresos).
Publicaciones peridicas,
Libros,
Texto impreso (con o sin imgenes),
Manuscritos,
Fotografa,
Negativos y vistas fijas,
Mapas, planos, parchos,
Etc..

Las siguientes normas y estndares proveen informacin detallada y guas especficas

asociadas con:

Procesos y procedimientos para asegurar una conversin de documentos precisa.

Estndares tecnolgicos relacionados a formatos, compresin, resolucin, etc.
Estndares de tecnologa de almacenamiento para asegurar informacin
almacenada conable y creble que prevean cualquier alteracin, modificacin, y lo
borrado.

Todos los estndares tecnolgicos asociados con Manejo Electrnico de Contenido han
sido evaluados y organizados en categoras, como se hasta a continuacin:
- Imagen de Documentos:

Control de Calidad de Indexado

Escaneo de Documentos
Indexado y escaneo de documentos
Procesamiento de post-escaneo
Procesamiento de Lectura Optica: OMR, OCR, Cdigo de Barras y ICR
Tiempo de despliegue de la consulta/busqueda

- Formatos de Datos y Compresin

Documentos y registros transitorios y lo no-oficiales pueden ser almacenados en el

formato seleccionado por el usuario y entonces destruirlos despus de ser convertidos al
formato de archivo permanente, adhirindose a los estndares adoptados por AIIM y lo
ISO que estn definidos en el Anexo B.

Durante el proceso de creacin/desarrollo, todos los documentos, incluyendo, pero no

limitndose a, texto, hojas electrnicas, y presentaciones, producidas por cualquier
agencia gubernamental, este puede ser creado e intercambiado en un archivo de formato
basado en XML (eXtensible Markup Language)

El formato de los documentos usado durante el proceso de creacin desarrollo puede

estar basado en formato abierto, formato de archivo basado en XML, incorporando todas
las siguientes caractersticas:

(I) Interoperabilidad entre diversas plataformas y aplicaciones internas y externas.

(2) Completamente publicables y disponibles, libre de cargo.

(3) Implementado por mltiples fabricantes.

(4) Controlado por una organizacin de la industria, abierta y con un proceso

inclusivo bien definido para la evolucin del estndar.

- Tecnologas de Almacenamiento

Todas las copias digitales del gobierno y los documentos pblicos que tendrn un
almacenamiento a largo plazo y en un formato permanente solo sern almacenados
usando tecnologas de almacenamiento que cumplan con los estndares adoptados por
AIIM v/o ISO.

- Admisibilidad Legal

Los temas de legalidad que se deben considerar por los asesores jurdicos incluyen el
expurgo de la informacin, la aceptacin legal de expedientes, requisitos de la retencin, y
la redaccin de la informacin.

ISO 15801 Y ISO 15849

- Flujo de Trabajo (Workow)

Cualquier tecnologa del workow puesta en ejecucin por una institucin Gubernamental
debe asegurarse de que el producto seleccionado respeta estndares relevantes de la
tecnologa de Flujo de Trabaio.

(Workow) de ISO segn lo definido en Estndares de Workflow del Anexo E.

Las tecnologas del Workow incluyen varios tipos de enrutamiento incluyendo el

enrutamiento ad hoc, el enrutamiento administrativo, y el enrutamiento de
produccin. El enrutamiento ad hoc permite al usuario especicar un proceso
especfico para un documento para dar seguimiento a ese documento solamente. El
enrutamiento administrativo permite a usuarios definir el enrutamiento especfico para
un tipo especfico de trabajo que se siga siempre, sin importar Ios datos dentro del trabajo
que es enrutado. El enrutamiento de produccin permite a los usuarios definir las reglas
y los mtodos del trabajo, basados en el tipo y los datos del documento contenidos dentro
del trabajo. En la medida que los datos cambian, el sistema de enrutamiento de la
produccin procesara el documento por consiguiente, incluyendo la capacidad de apoyar
descansos del trabajo, escalamiento, y reasignacin del trabajo.

Roles Vs. Usuarios

Requerimientos de Enrutamiento
Diseador grfico de reglas
Monitoreo del Trabajo
Procedimientos de Escalamiento
Manejo de Errores
Procedimientos temporizadores

Normas: ISO 10196, 12653, 19005, 17345, 14517,22092, 15489,15801