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Departamento Acadmico de Computacin

Direccin Centro de Cmputo

Excel Bsico

INSTITUTO TECNOLGICO AUTNOMO DE MXICO


Ing. Alberto Espinosa Gonzlez
2001
Excel Bsico

Tabla de Contenido

Introduccin_____________________________________________________________ 5
Como interpretar las instrucciones dadas en estos apuntes ____________________ 5
Cmo usar el Mouse ___________________________________________________ 5
Apuntar con el Mouse__________________________________________________ 5
Dar un clic ________________________________________________________ 5
Dar doble clic.______________________________________________________ 6
Clic derecho _______________________________________________________ 6
Opciones de los Mens_________________________________________________ 6
Nombre de las Funciones _______________________________________________ 6
Captulo I _______________________________________________________________ 7
Recomendaciones para la creacin de trabajos con Excel _____________________ 7
Que es Excel? ________________________________________________________ 7
LA HOJA DE CLCULO _______________________________________________ 8
Como Entrar a Excel ___________________________________________________ 8
Elementos que componen la hoja de Clculo________________________________ 9
Barra de Mens_______________________________________________________ 9
Barra de Herramientas _________________________________________________ 9
Barra de Formato _____________________________________________________ 9
Barra de Frmulas ___________________________________________________ 10
Barra de Estado______________________________________________________ 10
Encabezado de Columna y rengln. ______________________________________ 10
Barras de Desplazamiento _____________________________________________ 10
Referencias de Celdas__________________________________________________ 10
El teclado y sus funciones. ______________________________________________ 11
Organizacin de la Documentacin ______________________________________ 11
Creacin de una hoja de Clculo Nueva___________________________________ 12
Guardado de Un archivo _______________________________________________ 12
Guardar Como (Save as)_______________________________________________ 12
Guardar (Save) ______________________________________________________ 12
Guarda reas de trabajo _______________________________________________ 12
Salir de Excel_________________________________________________________ 13
Formatos ____________________________________________________________ 13
Cambiar el ancho de una columna _______________________________________ 13
Formato de nmeros y carcter _________________________________________ 14
Formatear con el Men Principal ________________________________________ 14
Para dar formato a una celda ___________________________________________ 15

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Captulo II _____________________________________________________________ 16
Introduccin de Datos _________________________________________________ 16
El sealador de Celdas _________________________________________________ 16
Uso del cursor de llenado automtico _____________________________________ 16
Llenado automtico __________________________________________________ 17
Introduccin de datos y frmulas ________________________________________ 17
Introduccin de nmeros como constantes ________________________________ 17
Introduccin de Frmulas ______________________________________________ 18
Operadores que utiliza Excel ___________________________________________ 18
Operadores Aritmticos _____________________________________________ 18
Operadores de Comparacin _________________________________________ 19
Operadores de Referencia____________________________________________ 19
Orden de evaluacin de los operadores ___________________________________ 19
Localizacin de datos __________________________________________________ 20
Referencia a Datos ___________________________________________________ 20
Crear vnculos con libros de trabajo. _____________________________________ 20
Referencias __________________________________________________________ 21
Referencias Relativas _________________________________________________ 21
Referencias Absolutas ________________________________________________ 21
Insertar Comentarios a las Celdas _______________________________________ 22
Agregar Cuadros de texto ______________________________________________ 22
Captulo III ____________________________________________________________ 23
Las Funciones ________________________________________________________ 23
Pegado de una funcin en una frmula utilizando el asistente_________________ 23
Categora de las funciones ______________________________________________ 24
Reglas para el uso de las bibliotecas de funciones ___________________________ 24
Funciones Matemticas _______________________________________________ 24
ABS ____________________________________________________________ 24
SUMA (SUM) ____________________________________________________ 25
ENTERO (INT) ___________________________________________________ 25
PRODUCTO (PRODUCT) __________________________________________ 25
ALEATORIO (RAND) _____________________________________________ 25
ALEATORIO.ENTRE (RANDBETWEEN) _____________________________ 26
REDONDEAR (ROUND) ___________________________________________ 26
RAIZ (SQRT) _____________________________________________________ 27
TRUNCAR (TRUNC) ______________________________________________ 27
Funciones Estadsticas ________________________________________________ 28
PROMEDIO (AVERAGE)___________________________________________ 28
CONTAR (COUNT) _______________________________________________ 28
MAX____________________________________________________________ 28
MIN ____________________________________________________________ 29
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Funciones Lgicas ___________________________________________________ 29


SI (IF) ___________________________________________________________ 29
Ejemplo de Anidacin ____________________________________________ 30
Funcin O (OR) ___________________________________________________ 31
Funcin Y (AND)__________________________________________________ 31
Funcin NO (NOT) ________________________________________________ 32
Funciones de Bsqueda y Referencia_____________________________________ 32
Funcin ELEGIR (CHOOSE) ________________________________________ 32
Funcin BUSCARV (VLOOKUP) ____________________________________ 33
Funcin BUSCARH (HLOOKUP) ____________________________________ 34
Captulo IV_____________________________________________________________ 36
Graficacin __________________________________________________________ 36
Tipos de Grficas ____________________________________________________ 36
Grficas de rea ___________________________________________________ 36
Grfica de Barra ___________________________________________________ 37
Grfica de Columna ________________________________________________ 37
Grfica de Pie o Circulares___________________________________________ 37
Grfica de Anillos__________________________________________________ 38
Grfica de Lnea ___________________________________________________ 38
Grfica de Dispersin XY ___________________________________________ 38
Grfica de Alta-Baja-Cierre (Cotizaciones) ______________________________ 39
Grfica de Radar (Radial)____________________________________________ 39
Grfica de Superficie 3D ____________________________________________ 39
Grfica de Burbujas ________________________________________________ 40
Grficas de Cono, Cilindro y Pirmide _________________________________ 40
Asistente de Grficos _________________________________________________ 40
Recomendaciones para graficar _________________________________________ 41
Edicin de Grficos ________________________________________________ 41
Tablas Dinmicas _____________________________________________________ 41
Asistente de Tablas Dinmicas__________________________________________ 42
Paso 1 ___________________________________________________________ 42
Paso 2 ___________________________________________________________ 43
Paso 3 ___________________________________________________________ 43
Agregar campos _____________________________________________________ 45

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Introduccin

Como interpretar las instrucciones dadas en estos apuntes


Como todo libro o manual tcnico, es primordial el conocer como interpretar las
instrucciones a que se referir el mismo a lo largo de este trabajo.

Cmo usar el Mouse

Aunque a estas alturas del propedutico ya se ha explicado y utilizado bastante el Mouse,


en Excel se hace mucho uso de esta herramienta, por lo que es importante recordarlo de
nuevo.

Para las siguientes explicaciones se considerar que se tiene un mouse convencional de 2


teclas, y que se ha personalizado su velocidad en el panel de control de Windows.

Apuntar con el Mouse

El Mouse es el equivalente a utilizar nuestro dedo ndice, para poder sealar l o los datos
que deseamos. Esta opcin es de gran utilidad, ya que cuando se construyen frmulas y se
hacen referencia a celdas de la misma hoja o de alguna otra, es recomendable siempre
utilizar el apuntador del mouse en lugar de escribir la referencia a la celda, hoja y libro a la
que s esta refiriendo, ya que, aparte de ahorrarnos el escribir, tendremos menos errores de
sintaxis.

Dar un clic

El dar clic siempre va despus de apuntar con el mouse y no es equivalalente a oprimir el


botn de enter.

Significa oprimir el botn izquierdo o derecho del mouse y soltarlo rpidamente.

Tiene varias funciones, dependiendo en donde se usa y que a lo largo de los apuntes, se
explicaran. Normalmente significa sealar algo.

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Dar doble clic.

Como se explico anteriormente, se entiende que usted ya personaliz la velocidad del doble
clic en el panel de control.

El doble clic se debe de dar rpidamente en el botn izquierdo del mouse y tiene varias
funciones, dependiendo en donde este ubicado el sealador de celdas. Puede seleccionar lo
que se tiene sealado y en la versin de Excel 2000 se utiliza para hacer un llenado en una
lista cuando se tiene el sealador de celdas con el llenado automtico.

Clic derecho

Es lo mismo que dar un clic, pero ahora se utiliza el botn derecho del mouse.
Normalmente s utilizar para tener un acceso rpido a los mens correspondientes a lo que
se tenga sealado.

Opciones de los Mens

Dado que Excel es un programa de Windows, es normal que se tengan que se tengan que
elegir entre una gama de opciones y estos a su vez tengan otras opciones.

Para indicar la secuencia que debe de elegir se utiliza el smbolo

Por ejemplo si deseamos elegir la siguiente secuencia: De la barra de men tomar la opcin
de Herramientas, luego del men que se obtiene se elige la opcin Opciones y de este
nuevo men se desea la opcin de General, se indica as:
HerramientasOpcionesGeneral.

Nombre de las Funciones

El concepto de una hoja de Calculo es universal, por lo que existen versiones tanto en
espaol como en ingles, cambiando solamente el nombre de las funciones.

En este trabajo, se tomo la convencin de utilizar la versin en Espaol y mostrando entre


parntesis el equivalente en el idioma Ingles, para que se puedan utilizar esto apuntes
indistintamente en ambos idiomas.

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Captulo I
Recomendaciones para la creacin de trabajos con Excel

Identifique las metas del proyecto, los requerimientos de entrada y salida y los clculos
que se deben hacer.

Recuerde que usted debe saber como hacer los clculos, ya que si usted no sabe como
se hace, Excel tampoco lo podr hacer.
Construya su hoja, utilizando etiquetas, valores y frmulas y siempre haga referencia a
celdas, no a constantes.

Pruebe su hoja de trabajo, asegurndose que se obtengan los resultados correctos.

De formato a su hoja.

Documente su trabajo, registrando en la hoja toda la informacin necesaria para que


otros lo entiendan.

Recuerde que Excel es una hoja de clculo, no una calculadora, por lo que siempre haga
referencia a celdas.

Que es Excel?

Es un programa de Hoja Electrnica de Clculo de la empresa MICROSOFT. Utiliza el


ambiente Windows como medio de comunicacin con el usuario, adems, permite la
importacin y exportacin de archivos con otros paquetes de MICROSOFT de una forma
totalmente transparente. Se utiliza en aplicaciones numricas que son propias para el
anlisis orientado a rengln y columna.

Ejemplos de estas aplicaciones son los presupuestos, propuestas, modelos financieros y


muchas otras aplicaciones como calcular resultados del tipo qu pasa s?".

Para facilitar los clculos, el desarrollo de las frmulas son dinmicas y se tiene
incorporado un grupo de funciones avanzadas.

Tambin es un Programa de Grficas, es una Herramienta de Administracin de Base


de Datos, es decir, que se pueden generar preguntas de bsqueda y generar reportes,
tambin se ofrece un ambiente para el Desarrollo de Aplicaciones, utilizando el lenguaje
de Visual Basic.

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LA HOJA DE CLCULO

Es una cuadricula rectangular con 256 columnas y 65,385 filas o renglones


La interseccin entre cada celda o fila se llama CELDA
Una celda puede contener hasta 32,000 caracteres
La celda es la unidad bsica de la Hoja de Clculo
Las columnas aparecen rotuladas con letras y las filas con nmeros
En una celda se almacenen datos, ya sea texto o nmeros.

Como Entrar a Excel

Depender de cmo tenga configurado o personalizado a Windows, pero normalmente se


tiene acceso oprimiendo el botn de inicio y seleccionando la opcin de Programas como se
indica a continuacin.

Al llamar a esta aplicacin, se abrir Excel.

Recuerde que en el ambiente WINDOWS mientras aparezca el cursor en


forma de reloj de arena, deber esperar, ya que est procesando la tarea
solicitada.

Antes de utilizar Excel, primero debemos conocer los elementos que componen la hoja de
Clculo

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Elementos que componen la hoja de Clculo

Barra de Mens

Por medio de esta Barra se obtiene acceso a todas las facilidades y opciones que ofrece
Excel.

Inicialmente se recomienda tener solo habilitadas las opciones de Estndar y Formato

Barra de Herramientas
Es un subconjunto de las opciones mas frecuentes que tiene la barra de mens,
mostrndolas con conos.

Barra de Formato

Se utiliza para dar formato a texto y a nmeros.

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Barra de Frmulas

En esta barra se edita y se ven las frmulas asignadas a las celdas, adems, en la parte
izquierda se pueden ver la referencia a la celda posicionado y los nombres a las celdas o
rangos que se han declarado.

Barra de Estado

En esta barra le dar informacin acerca del estado de la hoja de clculo, como tambin se
existiera alguna referencia circular.

Encabezado de Columna y rengln.

Se tienen encabezados de Columnas y de rengln y si se da clic en alguno de estos, se


seleccionar toda la columna o todo el rengln, dependiendo del encabezado que eligi.

Barras de Desplazamiento

Como se explico anteriormente, el tamao dela hoja es muy grande, por lo que se utilizan
ventanas para poder moverse a travs de ella.

Referencias de Celdas

Las referencias de celdas se basan en encabezados de columna y fila, por ejemplo A5,
C10... etc.
Una referencia identifica a una celda o grupo de celdas, y siempre comenzarn por la
columna, referenciada por la letra y luego por el rengln referenciada por el nmero.

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El teclado y sus funciones.

El teclado es otro de los componentes de nuestra computadora que se usa para ingresar
informacin o formulas, tiene asignado otras tareas como a continuacin se muestran.

Tecla Funcin
Alfanumricas Introduce caracteres de texto en la celda
Numricas Introduce valores numricos dentro de la celda
Teclas F Teclas de funcin para ejecutar comandos
Conjunto de teclas Cuando Bloq Num est oprimido introduce nmeros, cuando
numricas (lado derecho) no esta oprimido se pueden usar las funciones que indica cada
tecla debajo de los nmeros
Flechas Mueve el sealador de celda segn indique la orientacin de la
flecha
Re Pg Mueve el sealador de la celda una pantalla hacia arriba
Av Pg Mueve el sealador de la celda una pantalla hacia abajo
Inicio Mueve el sealador de la celda a la columna A del registro
actual
Ctrl Esta tecla nunca se utiliza sola, se utiliza en conjunto con otras
teclas, por ejemplo Ctr/Inicio ubica el sealador de celda A1,
Crt/Fin ubica el sealador en la ltima celda de informacin
introducida.

Organizacin de la Documentacin

Excel organiza sus trabajos en Libros y estos a su vez contienen Hojas

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El nmero de hojas depender de cmo tenga configurado sus valores por omisin, pero es
posible agregar o disminuir hojas con la opcin HerramientasOpcionesGeneral.

Creacin de una hoja de Clculo Nueva

Al entrar al programa Excel, esta aplicacin lo deja inmediatamente en una hoja de calculo
predeterminada. , es decir el tamao de la letra, tipo de letra y numero de hojas que se
hayan declarado en HerramientasOpcionesGeneral.

Guardado de Un archivo

Se pueden oprimir los iconos de la barra de herramientas o bien tomar las opciones de la
barra de mens.

En esta ltima, en la opcin Archivos (File) hay 3 formas, a saber:

Guardar Como (Save as)

Se utiliza para guardar el documento por primera vez y asignarle un nombre al libro.

Guardar (Save)

Para guardar los cambios a un documento ya existente, guardndolos con el mismo nombre
con el que se guardo inicialmente, reemplazando la versin anterior.

Guarda reas de trabajo

Guarda todos los archivos que estn abiertos con Excel, de tal manera que cuando se
vuelvan a abrir de nuevo se abrirn todos estos.

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Diferencias entre SAVE y SAVE AS...


(Guardar y Guardar Como...)
Inicio

Has
SI guardado el NO
archivo
antes?
Quieres
SI conservar el NO
el mismo
nombre?
Usa el comando Usa el comando Usa el comando
SAVE SAVE AS... SAVE AS...

Salir de Excel

Despus de haber salvado su archivo, se escoge de la barra de MENS, la opcin Archivo


(FILE) y despus se escoge la opcin Salir (EXIT)

Nota: Si no ha guardado su archivo, en este momento le preguntar si desea hacerlo.

Formatos

Cambiar el ancho de una columna

El nmero de letras o nmeros que Excel despliega en una celda depende del tamao, estilo
o tipo de letra ya predeterminado que comnmente es de 9 dgitos.

Si la celda adyacente esta desocupada, Excel ocupara momentneamente el rea fsica de


ese lugar, pero si esta ocupada, entonces solamente desplegar al tamao predeterminado.

Es importante aclarar que si se est ingresando un texto, este ser cortado al tamao
predeterminado, pero si son datos numricos, este desplegar una serie de caracteres ####.

En ambos casos es posible cambiar el ancho de columna de la siguiente forma:

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Seleccione el encabezado de columna con un clic, de tal forma que ahora queda
sombreado.

Ubique el cursor del Mouse en el contorno derecho del encabezado de columna y observar
que ahora el apuntador cambia de forma a una cruz delgada.

Oprima el botn izquierdo del Mouse y sin soltarlo arrastre hasta el lugar deseado y suelte
el botn del Mouse.

Formato de nmeros y carcter

Formatear es cambiar la apariencia de los datos en las celdas.

El formato solo cambia la apariencia, pero NO el texto o valor de una celda.

Al introducir los datos a Excel, se sigue un formato general, el cual alinea los nmeros a la
derecha y los textos a la izquierda.

Para cambiar el formato general, se puede utilizar las barras de formatos

O el men principal.

Formatear con el Men Principal

Se toma la opcin de Formato (Format)

Del submen se toma la opcin de Celdas... Ctr+1 (Cells... Ctr+1 )

Aparecer unas carpetas, y se tomarn las opciones como se desee segn las necesidades.

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Para dar formato a una celda

Seleccione la informacin que desea dar algn formato

Abrir el men Formato-->Celdas (FORMAT-->CELL)

Escoger el tipo de informacin al que desea dar formato, nmero, letra, fecha, hora, etc.

Escoger el tipo de formato

Dar clic en O.K. (Aceptar)

En ese momento aparecer la informacin con el formato aplicado a la misma.

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Captulo II

Introduccin de Datos

Se selecciona la celda o rango de celdas.

Se escriben los datos.

Si desea cancelar, antes de oprimir la tecla <Enter>, oprima la tecla <Esc> o tome la opcin
de cancelar de la barra de Frmulas.

Si desea termina la insercin de datos en la celda, oprima <Enter> o la opcin de aceptar de


la barra de Frmulas.

El sealador de Celdas

De acuerdo a sus funciones, se modifica el cursor en 3 formas:

Se usa para llevar la celda a otro lugar


(Cortar y Pegar)

Se usa para sealar un rango de valores de la hoja.

Cursor de llenado automtico


Se usa para llenar un rango de valores (Copiar)
Con los mismos valores
Con un valor seriado aumentado en cada celda
En la versin de Excel 2000 se puede utilizar para llenar todo el campo de una
lista con la misma frmula

Uso del cursor de llenado automtico

Se usa cuando se desea llenar un rango de celdas, ya sea:


Con los mismos valores.
Con un valor seriado aumentado en cada celda.

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Llenado automtico

El trabajo de llenar un rango con una serie de valores es un trabajo cotidiano.

Hay dos formas de hacer un llenado

La primera es escribiendo en dos celdas adyacentes. La primera celda, debe estar el valor
inicial y en la celda siguiente el valor con el incremento. Despus se selecciona las 2
celdas y con el botn de llenado automtico, se recorre toda el rea que desea se llene con
los nuevos valores.

La segunda forma es, primero se escribe en la celda inicial el primer valor, despus se toma
la opcin Edicin-->Rellenar-->Series (Edit-->Fill-->Series) y se toma las opciones llenar
por columna o rengln segn se desea, el incremento y el valor mximo a que puede llegar
la serie.

Introduccin de datos y frmulas

En las celdas se introducen valores constantes y frmulas.

Un valor constante es un dato que se introduce directamente en una celda y puede ser un
valor numrico o un texto.

Una frmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celdas, funciones u


operadores que producen un nuevo valor.

Las frmulas siempre comienzan con el signo =

Introduccin de nmeros como constantes

Se selecciona la celda y se escribe el nmero

Los nmeros pueden incluir caracteres numricos y cualquiera de los siguientes caracteres:
+ - ( ) / $. E e

Cualquier otro carcter aparte de los ya mencionados se interpretar como texto.

Por omisin, Excel presenta los nmeros en formato de nmero estndar, tan preciso como
sea posible.

Usando el formato de nmeros enteros Ejemplo: 126


Usando el formato de fracciones decimales Ejemplo: 5.68
O una notacin cientfica (7.89E+08), si el nmero es ms grande que el ancho de la celda.
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Recuerde que en notacin cientfica, el nmero que sigue despus de la E es el


desplazamiento que debe hacerse del punto decimal hacia la derecha si es positivo o hacia
la izquierda si es negativo, completando con ceros los lugares que van quedando vacos.

Ejemplo

La representacin en notacin cientfica de:


.00000000056 = 5.6E-10
10,000,000,000 = 1.0E+10

Si el nmero en notacin cientfica es an demasiado grande o si la celda tiene algn


formato diferente, Excel presentar una serie de signos ###### en la celda.
Recuerde que para ver los datos debe agrandar el ancho de la columna

Introduccin de Frmulas

Una frmula puede incluir

Operadores
Referencias de celda
Constantes
Funciones

Una frmula combina valores con operadores, para producir un nuevo valor a partir de los
valores existentes.
Una frmula puede incluir referencias de celda en lugar de valores constantes.

Operadores que utiliza Excel

Operadores Aritmticos

+ Suma
- Resta (o negacin s se usa con un solo operando)
/ Divisin
* Multiplicacin
% Porcentaje
^ Operacin exponencial

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Operadores de Comparacin
= Igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> diferente
Operadores (Continuacin)

Operadores de Referencia

: Rango - Produce una referencia para todas las celdas que se encuentran entre 2celdas
indicadas, incluyndolas. Por ejemplo. A1:B2 hace referencia a las celdas A1, A2, B1 y B2.

, Unin - Produce una referencia que incluye las 2 referencias. Por ejemplo. A1,B2 hace
referencia a las celdas A1 y B2 nicamente.

Orden de evaluacin de los operadores

Si se combinan varios operadores en una celda, las operaciones se efectan en el siguiente


orden:
() Parntesis
: Rango
% Porcentaje
^ Funcin exponencial
*/ Multiplicacin y divisin
+- Suma y Resta
=<><=>=<> Comparacin

Si la frmula contiene operadores con la misma prioridad, Excel los evaluar de izquierda a
derecha.

Ejemplo: 50*5/10+10=35

Si se desea alterar el orden de evaluacin se utiliza parntesis para agrupar expresiones.


Excel calcula primero las expresiones en parntesis.

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Observe en los siguientes 3 ejemplos el orden de evaluacin paso a paso de 3 expresiones


con los mismos datos, mismos operadores pero alterando el orden con los parntesis, dando
como resultado 3 valores diferentes.

50+30/10*2 (50+30)/10*2 50+30/(10*2)


50+3*2 80/10*2 50+30/20
50+6 8*2 50+1.5
56 16 51.5

Localizacin de datos

Para una mayor claridad en la organizacin de los datos, es recomendable distribuir los
datos a travs de varias hojas de clculo, llamadas Hoja# (Sheet#)

Para darle nombres personalizados a estas hojas se da lo siguiente:


Del men Formato-->Hoja-->Cambiar Nombre... (Format -->Sheet -->Rename...)

El nmero de hojas es el que se tiene declarado por omisin y se tiene una barra de
desplazamiento exclusivo para ello.

Para ubicarse en cada una de las hojas, se da un clic en el botn donde aparece el nombre
de la hoja.

Referencia a Datos

Una formula puede utilizar datos de diferentes rangos utilizando referencias a diferentes
hojas del libro.

Hay dos formas de hacerlo:


Si se introduce directamente escribiendo en la barra de frmulas, se escribe el
nombre de la hoja donde se encuentran los datos, siguiendo la nomenclatura:
= nom_hoja!celda
Por ejemplo =Datos!c1:c5

Indicando por medio del Mouse, estando en la celda que va a contener la formula,
tanto la hoja como la(s) celda(s) correspondiente(s).

Crear vnculos con libros de trabajo.

As como hacemos referencia a las distintas hojas de nuestro libro de trabajo, tambin es
posible hacer referencia a los distintos libros de trabajo con que se cuenta, teniendo la gran
ventaja de que si se modifica el valor referenciado del libro origen, tambin se modifica
automticamente en el libro destino. A este proceso se le llama vincular libros de trabajo.
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Entendiendo como libro origen, el nombre del archivo en Excel, donde se encuentra el
contenido de la celda.

Hay 2 formas de hacerlo


Si se conoce exactamente las direcciones de las celdas del libro origen, se introduce
directamente en la barra de frmulas el nombre del libro, nombre de la hoja y la
celda, siguiendo la nomenclatura:
`[nom_archivo]nom_hoja`!Celda
Ejemplo` [CALIFICACIONES.XLS]Enero`!C10

La segunda es: Teniendo abierto el libro destino, ahora se abre el archivo origen:
Archivo-->Abrir-->nom_arch (File -->Open -->nom_arch)
. Se selecciona la celda que se desea hacer referencia.
Se elige Copiar (Copy)
Se da Ventana-->nom_arch. Destino (Windows-->nom_arch. Destino)
Se ubica en el lugar deseado
Se da Edicin -->Pegado Especial-->Pegar Vnculos (Edit -->Paste_Special -->Paste Link)

Referencias

Uno de los conceptos importantes que utilizan las hojas de clculos son las referencias.
Una referencia es el punto de partida de nuestros clculos.
Por lo anterior es importante conocer las diferentes referencias que Excel maneja.

Referencias Relativas

Una Referencia Relativa es similar a dirigir hacia alguna parte desde un lugar, a otra
persona, por ejemplo Del puesto de peridicos, de vuelta a la derecha y camine 2
cuadras...

La referencia Relativa le indica a Excel como buscar otra celda a partir de otra celda que
contiene la frmula. Las referencias C4 y F7 son referencias relativas.

Referencias Absolutas

Una referencia Absoluta es similar a dar a alguien una direccin exacta, ejemplo: Ro
Hondo #1.

Una referencia Absoluta le indica a Excel como encontrar una celda en base a la posicin
exacta de esa celda.

Dicha referencia se designan as:

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Agregando un signo de $ en la definicin de la frmula antes de cada columna si


deseamos mantener constante esa columna ejemplo $A5

Agregando un signo de $ en el nmero de fila si deseamos mantener constante esa fila,


ejemplo A$5

Es valido especificar constante la columna y la fila, ejemplo: $D$9 y $F$16 .

Para cambiar una direccin relativa a direccin absoluta en una frmula, edite la celda
donde se encuentra la frmula con direccionamiento relativo.

Ubique el cursor donde desea cambiar la direccin relativa a absoluta.


Oprima la tecla funcin F4.
Cada vez que oprima esta tecla har fija la columna, la fila, ambas o ninguna.
Tambin puede escribir el signo de $ directamente en la frmula.

Insertar Comentarios a las Celdas


Para dar una mayor claridad en la documentacin de nuestro trabajo, es recomendable
agregar comentarios a las celdas.

Para hacer lo anterior se da las opciones


Insertar-->Comentario (Insert-->Coment...) y se da la el texto aclaratorio correspondiente.

Es importante aclarar que el texto no influye en el valor de la celda.

Para saber si hay una nota o comentario, se marcaran con un triangulo rojo en el extremo
superior derecho.

Para ver el comentario, hay que ubicarse en la celda que lo contiene.

Agregar Cuadros de texto

A diferencia del comentario, este cuadro aparecer en el texto y no en el contenido de la


celda y podr moverse dentro de la hoja de clculo.
Para crear el cuadro de texto

Dar un clic en el botn de la barra de dibujos, el apuntador cambiara por un signo +.


Posicione el apuntador donde desea colocar el texto.
Arrastre el cursor hasta la posicin deseada.

Escriba el texto

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Captulo III

Las Funciones

La funcin es una frmula especial escrita con anticipacin que acepta un valor o un
conjunto de valores.
Realiza una operacin y devuelve un valor o conjunto de valores.
Se pueden utilizar solas o como componentes para construir otras frmulas.
Su uso simplifica y acorta las frmulas.
Los valores sobre los cuales la funcin efecta las operaciones se llaman
argumentos de la funcin y se separan con comas.
Los valores que las funciones devuelven se llaman resultados de la funcin.
La secuencia de caracteres que se utiliza en una funcin se llama sintaxis, si no se
observa esa sintaxis, se presentar un mensaje de error.
Las funciones siempre llevan parntesis, las cuales indican donde empiezan y donde
terminan los argumentos.
Se muestra el parntesis izquierdo correspondiente al momento de introducir un
parntesis derecho en la barra de frmulas para asegurarse de tener un nmero
correcto de parntesis en la frmula.
Los argumentos de las funciones pueden ser constantes, referencias a celdas,
nombres de celdas o frmulas. Las frmulas en s pueden contener otra funcin
(funcin anidada).
Se pueden anidar hasta 7 niveles de funciones en una frmula.

Pegado de una funcin en una frmula utilizando el asistente

Se selecciona la celda donde se desea la frmula.

Se elige Insertar-->Funcin (Insert-->function)


Se presenta una lista de las categoras de las funciones para la hoja de clculo
disponibles.
La primera lnea indica las funciones mas usadas por el usuario.
El tipo ALL (Todas) incluye todas las funciones disponibles.
Se selecciona el tipo de funcin que se desea
En la parte inferior se da una pequea explicacin de la funcin seleccionada.
En la parte inferior del cuadro de dialogo se elige la opcin NEXT.
En el siguiente recuadro se da el argumento de la funcin.
En la esquina superior derecha, aparece el valor de la funcin evaluada segn los
argumentos.
Se da Aceptar (O.K.)

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Otra forma de insertar una funcin es oprimiendo el botn de la barra de frmulas.

Categora de las funciones

Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonometricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de Datos
Texto
Lgicas
Informacin

Reglas para el uso de las bibliotecas de funciones

Las reglas para usar las funciones de biblioteca son:

Todas las funciones llevan parntesis para escribir dentro los argumentos.
El argumento de una funcin puede ser otra funcin.
l numero de parntesis que se abre debe ser igual al numero de parntesis que
cierra.
Cuando cierra un parntesis, Excel le indica a que parntesis abierto s esta
refiriendo.
Es recomendable escribir los nombres de las funciones en letra minscula, ya que si
por error se escribi mal, o la funcin no existe, al oprimir la tecla <Enter>, el
nombre de la funcin seguir en minscula y si est correcta, el nombre de la
funcin se convertir en mayscula.

Funciones Matemticas

ABS
Devuelve el valor absoluto de un nmero
Su sintaxis es: ABS(nmero)
Ejemplos

=ABS( 100) es igual a 100


=ABS (-100) es igual a 100

Si en la celda A15 contiene el valor -25, entonces ABS(A15) es igual a 25


=ABS((26+A15)*2) es igual a 2

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SUMA (SUM)

Devuelve la suma de todos los nmeros en la lista de argumentos.

Su sintaxis es: SUMA(nmero1,nmero2,....)

Donde nmero puede ser una constante, referencias a celdas, rangos, nombres a rangos,
frmulas o funciones.

Ejemplos:

=SUMA(3,2) es igual a 5
=SUMA(A1,B1,2) es igual a 2 mas la suma del contenido de las celdas A1 y B1.
=SUMA(A1:B2) es igual a la suma del contenido de las celdas A1,A2,B1 y B2.

ENTERO (INT)
Redondea un nmero real por defecto hasta el entero a la izquierda de la recta numrica
ms cercano.

Su sintaxis es: ENTERO(nmero)


Ejemplos:
=ENTERO(8.9) es igual a 8

=ENTERO(-8.9) es igual a -9

PRODUCTO (PRODUCT)

Multiplica todos los nmeros que se dan como argumentos y devuelve el producto.

Su sintaxis es: PRODUCTO(nmero1,nmero2,...)

Ejemplos:
=PRODUCTO (A2:C2) es igual al producto del contenido de las celdas A2, B2 y C2

=PRODUCTO(A1,B2:B4,2) devuelve el producto de 2 por A1, B2, B3 y B4

ALEATORIO (RAND)
Devuelve un nmero real mayor o igual a cero y menor a 1 tomado al azar.

Los nmeros se toman desde una lista de nmeros aleatorios y se devuelven a la lista cada
vez que se calcula la hoja de clculo (es decir se pueden repetir)

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Su sintaxis es ALEATORIO()

Ejemplos:

=ALEATORIO*100 genera un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 pero menor que 100
=ALEATORIO()*(b-a)+a genera un nmero real aleatorio entre a y b
=ENTERO(ALEATORIO()*(b-a+1)+a) genera un nmero entero aleatorio entre a y b
(inclusive)

ALEATORIO.ENTRE (RANDBETWEEN)

Esta funcin da un nmero entero aleatorio entre dos nmeros inclusive.


Su sintaxis es:

ALEATORIO.ENTRE(num_inf, num_sup)

Donde num_inf es el nmero inferior deseado y num_sup es el nmero superior deseado.

Ejemplo:

=ALEATORIO.ENTRE(2,7) da como resultado un nmero entre 2 y 7 enteros.

Generacin de Nmeros Aleatorios

Despus de haber puesto la frmula que genere un nmero aleatorio, es posible generar otro
nmero aleatorio, oprimiendo la tecla funcin F9.

Cuando se oprime F9, s recalculan todas las operaciones aritmticas en la hoja, y si se


tiene en la hoja de clculo tiene varias funciones aleatorias, todas volvern a generar otro
nmero, pero dado que son nmeros aleatorios, esto no afectar la lgica de su trabajo.

REDONDEAR (ROUND)
Redondea un nmero a una cifra determinada de decimales.

Su sintaxis: REDONDEAR(nmero, num de decimales)

Si num de decimales es mayor que 0, nmero se redondear a la cifra determinada de


decimales, siguiendo las siguientes reglas:

si num de decimales es 1 le sumara .05


si num de decimales es 2 le sumara .005
y as sucesivamente
Si num de decimales es 0, nmero se redondear al entero ms prximo, pero sumando
.5

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Ejemplos:

=REDONDEAR(3.99,0) = 3.99+.5=4.49, con 0 decimales = 4


=REDONDEAR(2.15,1) es igual a 2.2
=REDONDEAR(8.926,2) es igual a 8.93
=REDONDEAR(2.149,1) es igual a 2.1

RAIZ (SQRT)

Devuelve la raz cuadrada del argumento

Su sintaxis es: RAIZ(nmero)

Si nmero es negativo, RAIZ devolver el valor error #!NUM!

Ejemplos:

=RAIZ(16) es igual a 4
=RAIZ(-16) es igual a #!NUM!
=RAIZ(ABS(-16)) es igual a 4

TRUNCAR (TRUNC)

Trunca un nmero a un entero, suprimiendo su parte decimal

Su sintaxis es: TRUNCAR(nmero,num_de_decimal)

Donde nmero es el nmero a truncar.


num_de_decimal es un nmero que especifica la precisin del truncado.
El valor predeterminado de num_de_decimal es cero.

Ejemplos:

=TRUNCAR(8.9) es igual a 8
=TRUNCAR(-8.9) es igual a 8

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Funciones Estadsticas

PROMEDIO (AVERAGE)
Devuelve el promedio de los argumentos.

Su Sintaxis es: PROMEDIO(num1,num2,...)

Donde num1,num2,... son argumentos numricos de los cuales se desea su promedio.


Ejemplos:

Si A1:A5 contiene los nmeros 10,7,9,27 y 2


Entonces:
= PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
=PROMEDIO(A1:A5,5) es igual a 10

CONTAR (COUNT)

Cuenta los valores que no estn en blanco de la lista de argumentos.

Su sintaxis es: CONTAR(val1,val2,...)

Donde val1,val2,... son los argumentos que representan los valores que se desean contar.
Ejemplo:

Si A1=5, A2=3, A3 no tiene nada y A4=0


Entonces
=CONTAR(A1:A4) es igual a 3

MAX

Devuelve el nmero mayor de la lista de argumentos.

Su sintaxis es: MAX(num1,num2,...)

Donde num1,num2,... son nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo.
Ejemplos:

Si A1:A5 contiene los nmeros 10,7,9,27,2


Entonces
= MAX(A1:A5) es igual 27
Tambin =MAX(A1:A5,30) es igual a 30
Tambin =MAX(A2,A5,5) es igual a 7

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MIN
Devuelve el nmero menor de la lista de argumentos.

Su sintaxis es MIN(num1,num2,...)

Donde num1,num2,... son nmeros para los que se desea encontrar el valor mnimo.

Ejemplos:

Si A1:A5 contiene los nmeros 10,7,9,27 y 2

Entonces
=MIN(A1:A5) es igual a 2
Tambin =MIN(A1:A5,0) es igual a 0
Tambin =MIN(A2,A5,5) es igual a 2

Funciones Lgicas

SI (IF)

Devuelve un valor si una prueba lgica, al evaluarla es verdadera y otra diferente si es


falsa.

Se usa para efectuar pruebas condicionales sobre valores y frmulas, y para causar
bifurcaciones basndose en el resultado de la condicin.

El resultado de la prueba determina el valor que devolver la funcin SI (IF)


Su Sintaxis es:

SI(prue_logica,valor_si_verdad,valor_si_falso)

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Donde prue_logica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como verdadero o
falso.

valor_si_verdad es el valor que se devolver si prue_logica es VERDADERA

valor_si_falso es el valor que se devolver si prue_logica es FALSO

Se pueden anidar hasta 7 funciones SI


Ejemplos:

A B C
1 Descripcin Precio anterior Precio Nuevo
2 Licuadora SX500 $ 125.50 $ 198.30
3 Plancha Vapor GX $ 89.90 $ 101.10
4 Batidora SX $ 158.00 $ 145.00
5 Freidora Taurus $ 215.00 $ 205.20

Tomando los datos de la tabla anterior, las frmulas:

=SI(B2>C2,Aumento Precio, Reduccin de Precio)


da como resultado el letrero de Aumento de Precio

=SI(PROMEDIO(B2:B5)>PROMEDIO(C2:C5),En promedio, disminuyo precio,En


promedio, aument de precio)
da como resultado, En promedio, aument de precio

Ejemplo de Anidacin
Escriba en la celda A3 una frmula para saber si en la celda A1 est un valor POSITIVO,
NEGATIVO O CERO (que se escriba el texto)

En Excel se representara el diagrama anterior con


la siguiente frmula escrita en la celda A3

=SI(A1=0,CERO,SI(A1<0,NEGATIVO,POSITIVO))
\___/ \____/ \_____________________________/
Condic1 Val. si Verdad1 Valor si Condic1 falsa
\____/ \_________/ \_______/
Condic2 Val. si Verdad1 valor si Condic2 falsa

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Algunas ocasiones es necesario hacer consultas o comparaciones que involucren 2 o ms


condiciones para las cuales se cumplen ciertos eventos, si el evento se cumple tendramos
como resultado VERDADERO (TRUE) y si no se cumple se tendra un FALSO (FALSE)

Funcin O (OR)
Esta funcin regresa el valor de VERDADERO, si alguna condicin se cumple, pero si
ninguna condicin se cumple, tendr el valor de FALSO
.
Su sintaxis es O(condicin1,condicin2,...)

Ejemplos:
=O(2=3,3>5)
El resultado es FALSO

Tambin si A5=10 y B20=50

=O(9<A5,100=B20)
Da como resultado VERDADERO

Funcin Y (AND)

Esta funcin regresa el valor de VERDAD (TRUE) si todas las condiciones se cumplen,
pero si alguna no se cumple, regresara el valor de FALSO (FALSE)

Su Sintaxis es la siguiente:

Y(condicin1,condicin2,....)

Ejemplos:
=Y(4+3=10,5>1)
Da el resultado de FALSO

Tambin si C4=15 y B34=34

=Y(C4+50>B34,100-25>b34,10<C4)
Da como resultado VERDADERO

Tambin si D1=3,D2=-1,D3=10
=Y(D1>0,D2>0,D3>0)
Da como resultado FALSO

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Funcin NO (NOT)
Esta funcin, regresa el valor opuesto a la condicin que evala.
Su sintaxis es la siguiente:

NO(condicin)

Ejemplos:

=NO(2+3>10)
El resultado es VERDADERO

Tambin si A10=50
=NO(34+A10< 100)
Da como resultado FALSO

Estas 3 ltimas funciones, normalmente no se usan aisladamente, si no por el contrario, se


utilizan dentro de otras funciones.

Ejemplos:

SI a1=10,B4=12 Y C3=5

=SI(O(A1<0,B4<12,C3<10),UNO,DOS)
El resultado es UNO

Pero

=SI(Y(A1<0,B4<12,C3<10),UNO,DOS)
El resultado es DOS

Una frmula para saber si en la celda A9 esta escrita una vocal o una consonante
ser:

=SI(OR(A9=A,A9=E,A9=I,A9=0,A9=U),VOCAL,CONSONANTE)

Funciones de Bsqueda y Referencia

Funcin ELEGIR (CHOOSE)


Utiliza un ndice para devolver de una lista de argumentos de valores, un valor especifico.
Se pueden seleccionar uno de los valores basados en el ndice.
Su Sintaxis es:

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elegir(ndice,val1,val2,...)

Donde ndice especifica qu valor de argumento se selecciona. Debe ser un nmero entre
1 y 29, o bien una frmula o referencia a una celda.

Si ndice es 1, CHOOSE devolver val1, si es 2, CHOOSE devolver val2 y as


sucesivamente.

Si ndice es menor que uno o mayor que el nmero del ltimo valor de la lista, CHOOSE
devolver el valor de error #!VALOR

Ejemplos:
CHOOSE(4,I,II,III,IV)

la funcin da como resultado IV

SUMA(A1:CHOOSE(3,A10,A20,A30))
la funcin es igual a SUMA(A1:A30) y se evala la funcin suma.

Si A10 contiene el nmero 7

elegir(A10-4,NORTE,SUR,ORIENTE)

la funcin da como resultado ORIENTE

Funcin BUSCARV (VLOOKUP)


Examina la columna extrema izquierda de una matriz en busca de un valor especfico y
devuelve el valor en la celda indicada.

Su Sintaxis es:

Buscarv(val_busca,mat_comp,ind_colum,opc)

Donde val_busca Es el valor a buscar en la primera columna de la matriz. Puede ser un


valor, una referencia o una cadena de texto entre comillas
mat_comp Es la matriz de informacin donde se buscan los datos. La bsqueda siempre
se efecta en base a la primer columna de esta matriz.
ind_colum Es el nmero de columna en mat_compara desde la cual deber devolver el
valor coincidente. Si ind_colum es 1, devolver el valor de la primer columna de
mat_comp, si es 2 devolver el valor de la segunda columna y as sucesivamente.

El argumento OPC es opcional y se refiere a lo siguiente:

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Si esta puesta como FALSO (FALSE), significa que la bsqueda en la matriz va a


efectuarse con valores coincidentes (iguales)

Por lo anterior puede estar desordenado la primer columna de la matriz, pero el valor
coincidente debe de existir, de lo contrario marcar un error.

Si no esta puesto el argumento OPC o si esta puesto como VERDADERO (TRUE),


significa que la bsqueda se va a efectuar por rangos, por lo que debe estar ordenada la
primer columna de la matriz de comparacin.

Nota: Si VLOOKUP no encuentra el valor buscado, utilizar el mayor valor que sea menor
que val_busca

EJEMPLO

Funcin BUSCARH (HLOOKUP)

Explora la fila superior de una matriz en busca de un valor particular y devuelve el valor a
la celda indicada.

Se usa BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentran en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y se desea encontrar informacin que se encuentra dentro de
un nmero especificado de filas.

Su sintaxis es:
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Buscarh(val_busca,mat_comp,ind_fila,opc)

val_busca Es el valor que se encuentra en la primera fila de la tabla. Puede ser un valor,
una referencia o una cadena de texto entre comillas.

mat_comp Es una tabla de informacin en la que se busca los datos en la primer fila.
ind_fila Es el nmero de fila en mat_comp desde el cual se deber devolver el valor
coincidente. Si ind_fila es 1, devolver el valor de la primera fila de mat_comp, si
ind_fila es 2, devolver el valor de la segunda fila y as sucesivamente.

El argumento OPC es opcional y se refiere a lo siguiente:

Si esta puesto como FALSO (FALSE), significa que la bsqueda en la matriz va a


efectuarse con valores coincidentes y por lo anterior puede estar desordenado la primer fila
de la matriz, pero el valor coincidente debe de existir, de lo contrario marcar un error.

Si no esta puesto el argumento OPC o si esta puesto como VERDADERO (TRUE ),


significa que la bsqueda se va a efectuar por rangos, por lo que debe estar ordenada la
primer fila de la matriz de comparacin.

Nota: Si BUSCARH no puede encontrar el valor que busca, utilizar el mayor valor que sea
menor que val_busca

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Captulo IV

Graficacin

Cuando se tiene una gran cantidad de datos, es recomendable mostrar estos, por medio de
una grfica.

Las grficas resumen de una manera rpida y clara, todo un conjunto de datos, adems de
poder documentar o realzar algn conjunto de datos en particular.

Al presentar los datos por medio de un grfico, puede comparar distintos conjuntos de datos
que se encuentren en lugares diferentes de sus hojas.

Puede crear un grfico para mostrar los cambios de sus datos en el tiempo o cmo partes
de sus datos que se ajustan hasta formar un todo.

Excel ofrece 14 tipos de grficos para elegir, de los cuales algunos son bidimensionales y
otros tridimensionales, y se pueden optar por varios formatos integrados para cada tipo de
grfico.

Despus de seleccionar los datos de la hoja de clculo que se desea trazar, se puede crear un
grfico directamente en una hoja (llamado grfico incrustado) o como documento separado
en su propia ventana, llamado hoja grfico.

Tipos de Grficas

Existen diferentes tipos de grficas, antes de seleccionar alguno, reflexione que tipo de
informacin desea visualizar, y utilice la grfica que ms se apega a sus necesidades.

Grficas de rea
Los grficos de rea destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al
presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de
las partes con un todo.

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Grfica de Barra

Los grficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Las
categoras aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer
hincapi en la comparacin de valores y haciendo menos nfasis en el tiempo transcurrido.
Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de cada elemento con el todo.

Grfica de Columna

Un grfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de
determinado perodo de tiempo o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categoras
se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la
variacin que se ha producido en el transcurso del tiempo.

Grfica de Pie o Circulares


Los grficos circulares muestran el tamao proporcional de los elementos que conforman
una serie de datos en funcin de la suma de elementos. Siempre mostrar una nica serie de
datos, y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo.

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Grfica de Anillos
Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes con
un todo, aunque puede contener ms de una sola serie de datos. Cada anillo de un grfico
de anillos representa una serie de datos.

Grfica de Lnea
Los grficos de lneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos.
Enfatiza mas la tasa de cambio sobre el tiempo, que la magnitud del cambio.

Grfica de Dispersin XY

Los grficos XY (Dispersin) muestran la relacin entre los valores numricos de varias
series de datos, o trazan dos grupos de nmeros como una nica serie de coordenadas XY.
Este tipo de grficos muestra los intervalos o agrupaciones desiguales de datos y suele
utilizarse para los datos cientficos. Al organizar los datos, site los valores X en una fila
o columna y a continuacin, los valores Y correspondientes en las filas o columnas
adyacentes.

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Grfica de Alta-Baja-Cierre (Cotizaciones)

El grfico Mximo, Mnimo, Cierre suele utilizarse para ilustrar la cotizacin de acciones.
Asimismo, este tipo de grficos puede utilizarse para datos cientficos, como por ejemplo
para indicar cambios de temperatura. Deber organizar los datos en el orden correcto para
estos y otros tipos de grficos de organizaciones.

Grfica de Radar (Radial)

Compara los valores agregados de los nmeros de las series de datos


Cada categora tiene su propio eje que va del origen hacia afuera
Las lneas conectan todos los valores de una misma serie.

Grfica de Superficie 3D

Los grficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones
ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y diseos
indican las reas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.

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Grfica de Burbujas

Un grfico de burbujas es un tipo de grfico XY (Dispersin). El tamao del marcador de


datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, site los valores X
en una fila o columna y a continuacin, introduzca los valores Y y los tamaos de
burbuja en las filas o columnas adyacentes.

Grficas de Cono, Cilindro y Pirmide

Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirmide pueden realzar y mejorar la
presentacin de grficos de columnas y barras 3D.

Asistente de Grficos

Los grficos incrustados y las hojas de grficos estn vinculados a la hoja de clculo de
origen, de manera que el grfico se actualiza siempre que se modifican los datos de origen.
En la barra de herramientas se encuentra el icono para crear grficos, llamado Asistente
para grficos.
Al seleccionar este icono, Excel lo gua a travs de los pasos necesarios para la creacin
del grfico.
Pasos a Seguir para Graficar

1- Seleccionar el Tipo de Grfico


Seleccione el tipo y Subtipo deseado
2.-Datos de Origen
Cmo y donde se encuentran los datos?
3.-Opciones del Grfico
Ttulos, Rtulos, etc.
4.- Ubicacin del Grfico

En Hoja Nueva? O como un objeto en la hoja


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Recomendaciones para graficar

Verifique la distribucin de datos, es decir estn en columna o fila?


Si desea seleccionar datos discontinuos, se selecciona los rangos oprimiendo la tecla
<CTR> y el botn izquierdo del Mouse.
Elija el tipo y Subtipo de grfico que ms se ajuste a sus necesidades.
Para obtener una descripcin de las opciones y los botones se elige el botn Ayuda (?)

Edicin de Grficos

Para editar o dar formato a un grfico incrustado, se debe hacer doble clic en ste para
abrirlo en su propia ventana.

Cuando se abre un grfico incrustado, la barra de men para grficos reemplazar a la


barra de mens para la hoja de clculo y se podr editar y dar formato al documento grfico
(observe con cuidado y vea que no son las mismas opciones de la barra de men normal)

Para editar un elemento de la grfica, se selecciona dando un clic sobre el objeto


(seleccione correctamente con el apuntador del Mouse), observe que cuando se selecciona
un elemento, ste se marcar con cuadros blancos o negros, dependiendo del tipo de
elementos, alrededor de l.

Dando un doble clic al objeto seleccionado, se abrir un cuadro de dialogo con opciones
referentes al objeto seleccionado, donde se podr elegir los cambios deseados.

Tablas Dinmicas

Una tabla dinmica proporciona una manera fcil de mostrar y analizar informacin
resumida acerca de los datos ya creados.

La Tabla muestra los datos como usted quiera presentarlo.

Puede girar los encabezados de fila y columna alrededor del rea de datos para lograr
distintas presentaciones.

Por lo anterior tambin son llamadas Tabla Pivote

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Para crear la tabla, de la barra de men, DatosInforme de tablas y Grficos Dinmicos,


el cual llamar a un asistente para ayudarlo.

Asistente de Tablas Dinmicas

Este Asistente nos ayudara, dividiendo la tarea en 3 pasos.

1.- De donde provienen los Datos a analizar? Y que tipo de informe desea crear?
De una lista, Datos Externo, de rangos de consolidacin mltiple.
2.-En donde Estn los datos que desea analizar?
Ubicacin de los datos.
3.-Donde desea situar la tabla
Ubicacin y opciones.

Paso 1
El paso 1 es referente a donde provienen y donde estn los datos, as como el tipo de
informe que se desea.
Si desea obtener una tabla de una lista, es recomendable ubicar el apuntador del Mouse en
algn lugar de la lista, para delimitar automticamente la lista.

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Paso 2

En el paso 2 se indica en que lugar fsico se encuentran los datos

Paso 3

En este paso, le indicamos como crear y donde deseamos dejar la tabla dinmica.

Para construir su tabla dinmica, se oprime el icono Diseo, el cual desplegara el siguiente
men:

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Para hacer el informe, se tienen cuatro grandes reas:

Fila (Row): muestra los datos de los campos como renglones


Columna (Column): muestra los datos de los campos como columnas
Datos (Data): sumariza los valores en el cuerpo de la tabla
Pgina (Page): muestra un dato a la vez en la tabla

Para indicar que campos desea en que rea, es necesario arrastrarlo de la lista de campos al
rea indicada, con el apuntador y teniendo oprimido el botn izquierdo del Mouse

Observe que en el paso 3 existe el botn Opciones, el cual permite modificar algunos
formatos de su tabla.

Al dar la opcin de Finalizar, la tabla dinmica aparece en su hoja iniciando en la celda que
usted indica.
Observe que la barra de herramientas Tablas Dinmicas (QUERY & PIVOT ) se abre para
poder realizar cambios en la tabla.

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Copyright 2000, INSTITUTO TECNOLGICO AUTNOMO DE MEXICO
Excel Bsico

Agregar campos
Para incorporar nuevos campos a su tabla, posicionese en el rea de datos de su tabla
dinmica y pulse el botn derecho del Mouse.
En el men contextual, escoja Asistente... y automticamente se ubicara en el paso 3 del
asistente.
Para quitar un campo de la tabla, bastar con arrastrarlo fuera de ella.

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