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Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA)

Qu es el Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) y cul es su


importancia en la gestin pblica?
El Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) es el documento de gestin
pblica que compila los procedimientos administrativos y servicios exclusivos que regula
y brinda una entidad pblica. Este documento debe estar a disposicin de los
ciudadanos de acuerdo a ley, a * n de que stos puedan hacer las gestiones que
consideren pertinentes en igualdad de condiciones y con suficiente informacin.
Es importante porque ordena de manera homognea un conjunto de trmites que son
brindados por las instituciones pblicas, precisa su tiempo y costo, reduce la
discrecionalidad y parcialidad de los funcionarios y permite agilizar diversos trmites que
los usuarios deben realizar. El TUPA brinda claridad de qu cosas deben hacer los
usuarios para realizar la gestin ante la entidad respectiva.
Por qu es necesario mejorar el TUPA?
Para dar un mejor servicio a los ciudadanos y ciudadanas y las empresas, con trmites
simples y rpidos. As, se trata de ordenar, actualizar y hacer ms simples los
procedimientos, en especial aquellos muy largos y engorrosos.
La actualizacin y ordenamiento de procedimientos incide en la reduccin de requisitos
ilegales e innecesarios, la reduccin de costos y el pago de las tasas, as como la
eliminacin de instancias y pasos que internamente se dan por unidades orgnicas que
no tienen competencia respecto del procedimiento o servicio que se brinda.
Para la Municipalidad, el ordenamiento y actualizacin de sus procedimientos genera
ahorros a nivel de los gastos operativos de la entidad, reduce los niveles de corrupcin
interna y genera mayores ingresos en el largo plazo ya que se incrementa el nmero de
establecimientos que aportan en impuestos y arbitrios.
Para la ciudadana y la empresa, se genera mayor rapidez, menor gasto y tiempo para
la expedicin de un derecho que una persona o empresa solicita. En algunos casos la
reduccin de costos y pago de tasas puede ser de hasta diez veces, sin que ello conlleve
necesariamente a reducir ingresos para las municipalidades; sino a incrementar el
nmero de licencias que se expiden y en consecuencia a recaudar mayores ingresos
por otros conceptos.
Cul es el objetivo de esta gua y del nuevo TUPA modelo?
Tiene como objetivo:

Uniformizar la presentacin de los procedimientos a nivel nacional en cuanto al


Texto nico de Procedimientos Administrativos.
Estandarizar los procedimientos claves de mayor frecuencia vinculados a la
mejora del clima de negocios y el desarrollo econmico local de acuerdo al
marco normativo vigente. Alcanzar a los funcionarios municipalidades una
herramienta de fcil aplicacin para la formulacin del TUPA y la plena vigencia
de sus procedimientos.
Adecuar los procedimientos a la normativa actual del silencio administrativo
Generar un formato modelo, para continuar previendo la simplificacin y
actualizacin de una serie de procedimientos an pendientes.
Cules son los procedimientos claves que requieren actualizarse?
Los procedimientos claves vinculados a la mejora del clima de negocios a nivel del
mbito local son los que se solicitan anualmente con mayor frecuencia en una
entidad pblica.
En este sentido, sobre la base del anlisis de los TUPA de diversas entidades
consultadas se ha determinado que los procedimientos claves son:

1. Licencia de Funcionamiento para Establecimientos de hasta 100m2.


2. Licencia de Habilitacin Urbana o de Edificacin
3. Autorizacin de Anuncio y Paneles Publicitarios.
4. Autorizacin para Instalacin de Infraestructura necesaria para la Prestacin
de Servicios Pblicos de Telecomunicaciones.
5. Autorizacin de rotura de pistas y calzadas.
6. Autorizacin para Ocupacin Eventual de Va Pblica con fines Comerciales.

Quines deben estar involucrados y qu roles cumplen en la formulacin del


TUPA?

El proceso de formulacin desde su inicio hasta el final es supervisado por las


gerencias de Planificacin, Administracin y Jurdica.
Qu pasos deben seguirse en el proceso de formulacin del TUPA y sus
procedimientos?

Paso 1: Induccin y gua bsica


Es importante, como se ha referido anteriormente, que para el proceso de
formulacin y/o actualizacin del TUPA se impulse un proceso de induccin
hacia los funcionarios y servidores involucrados dando a conocer la importancia
de este proceso sobre la base de la elaboracin de una gua bsica debidamente
aprobada por la Gerencia de Planificacin que oriente cada fase y actividad del
proceso de formulacin.

Paso 2: Desarrollo de cada Procedimiento Diseo del Diagrama de


Bloques.
Es importante en esta fase desarrollar una identificacin de pasos, tiempos e
instancias por parte de la unidad orgnica que administra el procedimiento. Ello
debe permitir la construccin del diagrama de bloques que refleja el proceso
interno para la expedicin del derecho solicitado. Este aspecto se desarrolla con
el apoyo y asistencia del rea de planificacin. Para la construccin del diagrama
y flujo del procedimiento debe tomarse en cuenta lo siguiente:

Los sub procesos y pasos desarrollados en cada unidad orgnica. Un


funcionario puede desarrollar varios pasos como es la recepcin del
expediente, la verificacin de los requisitos, la visacin y finalmente la
derivacin del expediente hacia otra instancia administrativa. En este
caso, la idea de la simplificacin es analizar cada paso y procurar reducir
el nmero de pasos innecesarios que se desarrollan, para hacer ms
expeditivo el otorgamiento del derecho solicitado.

Las Instancias y responsables constituyen las unidades orgnicas por las


cuales transcurre el expediente que contiene la solicitud y requisitos.
Estas instancias pueden ser Direcciones, O* cinas, Gerencias, jefaturas,
reas por las cuales pasa el expediente para su evaluacin. En este caso,
la idea de la simplificacin pasa por lograr en lo posible que la
responsabilidad de un expediente determinado pase por el menor
nmero de instancias administrativas. En lo posible, una sola gerencia,
o* cina o direccin debe ser la responsable de administrar y expedir un
determinado derecho que se solicita a travs de un procedimiento.

Los requisitos y formularios son los medios por los cuales el derecho
solicitado a travs de un determinado procedimiento se sustenta. La idea
en procesos de simplificacin es buscar que la entidad exija los requisitos
y formularios que sean estrictamente necesarios.
Es importante tener en cuenta que el diseo comprende las actividades que debe
realizar el ciudadano, pasando por las acciones que deben realizar las unidades de
orientacin, trmite documentario hasta la sub gerencia o jefatura de la gerencia
municipal a cargo de administrar el procedimiento administrativo. Los pasos deben
estar claramente identificados y estos son fundamentalmente los ligados a la
recepcin y verificacin del expediente, las actividades de inspeccin tcnica, la
proyeccin del acto administrativo o documento (resolucin, constancia, licencia)
que reconoce el derecho solicitado y la notificacin del mismo. Cada paso debe ser
numerado determinando en lo posible el tiempo que demanda y analizar la
necesidad de realizarlo.
Paso 3: Determinacin de Costos
Un paso esencial de la formulacin del TUPA es la determinacin del costo para la
expedicin del derecho que se est solicitando y que se refleja en el otorgamiento
de un certificado, constancia, autorizacin o licencia que otorga la entidad cuando el
ciudadano o la empresa lo requiere a travs del procedimiento administrativo.
Existen varias reglas a tomar en cuenta para la determinacin del costo.
Paso 4: Revisin del procedimiento, su calificacin y fundamentos legales
Este paso se realiza cuando se ha concluido con la formulacin inicial de todos los
procedimientos administrativos y conlleva la reduccin de requisitos innecesarios
que no tienen respaldo legal, la calificacin inicial (silencio positivo, negativo o
automtico), la revisin de las instancias que administran y resolvern el recurso de
reconsideracin y apelacin, los plazos para resolver estos recursos y los
fundamentos legales que respaldan la creacin de cada procedimiento.