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AUDITORAS INTERNAS

Oficina de Evaluacin y Control de


Gestin
CONCEPTOS BSICOS
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PRODUCTO Y/O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

NOTA: En esta Norma, el trmino "producto y/o servicio" se aplica nicamente a:

a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por l, y


b) cualquier resultado previsto de los procesos de realizacin del producto o
prestacin del servicio.

CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

NOTA Para efectos de la norma NTC GP 1000, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el trmino
cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con
los requisitos.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u


obligatoria.

RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar


el desarrollo normal de las funciones de la institucin y el logro de sus objetivos.

SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se


han cumplido sus requisitos.

VERIFICACIN: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de


que se han cumplido los requisitos especificados.
OBSERVACIN: Se entiende por "observaciones de una auditora" como el
apartado del informe de auditora que el auditor aprovecha para dejar constancia
de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden
convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya
observado y le parece relevante registrar.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un Requisito.

No Conformidad menor (o solamente no conformidad): Es un incumplimiento


sistemtico o parcial de un requisito del sistema, sea este especificado o no. Se
conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida, generalmente
explcita u obligatoria.

No Conformidad mayor: ausencia o fallo en implantar y mantener uno o ms


requisitos del sistema de gestin de la calidad, o una situacin que pudiera,
basndose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable
sobre la calidad de lo que la organizacin est suministrando.
Conceptos bsicos: NTC GP 1000 e ISO 9001
AUDITORA INTERNA
La auditora interna es un proceso sistemtico, independiente y
documentado cuyo propsito es obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar el nivel en que se cumplen los criterios y la
conformidad del Sistema Integrado de Gestin con los requisitos establecidos
que se han implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los


resultados planificados.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados


planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
COMPONENTES DE UNA AUDITORA

Sistemtica

Evidenciada Documentada

Auditora
Interna

Objetiva Independiente
Cules son los objetivos de una auditora interna?

Verificar y evaluar la veracidad de la informacin y otros datos producidos o


suministrados en la institucin.

Averiguar el grado en que se estn cumplimiento las instrucciones, planes y


procedimientos emanados en los procesos.

Encontrar No Conformidades internamente antes de que sean encontradas


y reportadas por los clientes o auditores de terceras partes.

Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes


emitidos con anterioridad.
Qu Beneficios se obtienen de la auditoras internas?

Permite revisiones sistemticas de los procesos y procedimientos y controles


establecidos para evaluar el desempeo del sistema.

Hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, objetivos


procedimientos, sistemas, normas, filosofa, entre otras.

Contribuye a la sinerga e identidad institucional entre los funcionarios al evaluar en


equipo los niveles deseados de calidad.

Facilita una evaluacin global y objetiva de los incumplimientos y/o aspectos por
mejorar, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por las
dependencias afectadas.

Permite conocer y mejorar la productividad en la institucin.


INCUMPLIMIENTOS MS COMUNES
Planeacin No Evidente. (Carencia de plan de accin). Objetivos de la Calidad: No divulgados.

Un indicador que no cumple con el objetivo. No actualizar el mapa de riesgos y


Normograma.
Documentos Internos o Externos: No Controlados. (No se Registros no Integrados al SIGAC.
utiliza las versiones vigentes).
Competencias del Recurso Humano (No evaluadas, No evidenciar los informes de avances
carencia de capacitacin). trimestrales.

No atender verbalmente la reclamacin de un cliente, No hacer el cierre de No conformidades


cuando el SGC determina que todas las contestaciones a producto de auditoras anteriores.
las reclamaciones debern hacerse por escrito. (evidencia)

Procesos: Sin Medicin ni Seguimiento Dispositivos de Acciones Correctivas: Sin anlisis de causas.
Medicin: No integrados al SIGAC. (Diagrama de Ishikawa, 5 por qus)
PLANEACIN ESTRATGICA INSTITUCIONAL

PLAN DE DESARROLLO
VISIN MISIN
INSTITUCIONAL

PLAN DE DESARROLLO PROYECTO EDUCATIVO


INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL

PLAN DE GESTIN DEL RECTOR

DISEO CURRCULAR DE
PROGRAMAS
PLAN DE ACCIN INSTITUCIONAL

PLAN OPERATIVO
PLANES DE ACCIN POR
PROCESOS

CONTROL ESTRATEGICO
PLANES DE ACCIN POR
DEPENDENCIAS
ASPECTOS GENERALES A EVALUAR EN TODOS LOS PROCESOS

Evale el funcionamiento del proceso con base en el Ciclo Deming o Ciclo PHVA:

Numeral 4
Numeral 8 Requisitos Generales.
Medicin, Anlisis y Mejora Numeral 5
Responsabilidad de la Direccin.
ACTUAR PLANEAR Numeral 6 Gestin de los Recursos

VERIFICAR HACER
Numeral 8 Numeral 7 Realizacin del producto
Medicin, Anlisis y Mejora. o Prestacin del servicio.
ASPECTOS GENERALES A EVALUAR EN TODOS LOS PROCESOS

Evale el funcionamiento del proceso con base en el Ciclo Deming o Ciclo PHVA:

Acciones de mejora Plan de accin del proceso (Se realiza


Planes de mejoramiento producto de de forma anual).
auditoras internas o externas. Plan de capacitacin del proceso
Acciones correctivas (anlisis de Correspondencia con el PDI y el PGR
causas).

ACTUAR PLANEAR

VERIFICAR HACER
Medicin de indicadores del proceso. Ejecucin de informes de avances
Cierre de No conformidades producto trimestrales sobre el plan de accin
de auditoras anteriores. anual.
Acciones preventivas. Mapa de riesgos
Evaluaciones del proceso (ej. Normograma
Evaluaciones de desempeo o Ejecucin de actividades de acuerdo a
satisfaccin del cliente). los procedimientos, guas o registros
establecidos en el proceso
CONCEPTOS UTILIZADOS EN LAS AUDITORAS

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una


auditora.

Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora


incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la
organizacin, las actividades y los procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.

Criterios de la auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados


como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.

Nota: Los auditores internos de la institucin realizan la planeacin de cada auditora asignada,
donde se deben definir: los requisitos del SIGAC a auditar, los riesgos asociados al plan de
auditoras, las preguntas de ayuda para verificar el cumplimiento de los requisitos y
conocimiento general del proceso a auditar.
GACA-CCA-F11: PLAN DE AUDITORA INTERNA
LOS CRITERIOS PARA REALIZAR LA AUDITORA

Manuales de procedimientos y operaciones.

Caracterizaciones de subproceso.

Normativa que regula el subproceso a auditar.

Registros asociados a los procedimientos.

Poltica y objetivos de calidad.

Norma NTC-ISO 9001

Norma NTCGP 1000

Modelo Estndar de Control Interno MECI.


LISTA DE VERIFICACIN

La lista de verificacin es una gua que presta apoyo en la


planificacin y ejecucin de la auditora, pero que en ningn caso
debe restringir la extensin de las actividades del ejercicio, que
pueden cambiarse como resultado de la informacin recopilada
durante la visita en sitio.

Durante la preparacin de la auditora es importante definir los


formatos que debern ser diligenciados durante la ejecucin y la
asignacin de tareas para el equipo.
GACA-CCA-F10: LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORA
ACTIVIDADES DE LA AUDITORA

Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra


informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son
verificables.

Debilidades: En el contexto de las auditoras internas de calidad de UNIPAZ,


corresponde al incumplimiento de un requisito de la norma NTCGP1000 o ISO
9001.

Oportunidades de mejora: En el contexto de las auditoras internas de calidad de


la universidad corresponde a una situacin que potencialmente puede afectar el
Sistema Integrado de Gestin y Aseguramiento de la Calidad, y que puede avanzar
a un estado mejor que el actual.
PREGUNTAS DURANTE LA AUDITORA

El auditado siente que el auditor est interesado sinceramente en la respuesta.

Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.

Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente.

Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar preguntas


rpidamente una detrs de otra, lo que puede dar la sensacin de un interrogatorio.

Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en vez de
avanzar rgidamente a travs de una larga lista de preguntas predeterminadas que
se deben responder, ya sean pertinentes o no.
El propsito de las preguntas es recolectar la informacin requerida,
aclarar las ideas que se tienen del proceso y verificar la exactitud de
lo que se ha odo, las preguntas ms apropiadas para facilitar esto es:

Preguntas abiertas: Las preguntas abiertas hacen que el auditado se


sienta cmodo y lo estimulan a expresar abiertamente sus opiniones o
sugerencias y a hablar sobre la forma en que se realizan las tareas. Las
preguntas abiertas usualmente comienzan con: Cmo, Qu, Cundo,
Por qu, Dgame, Mustreme, Descrbame.
Preguntas de sondeo: son preguntas abiertas diseadas para extraer
informacin especfica y ms profunda acerca de un tpico, estimulan al
auditado a explicar con ms detalle una afirmacin que no es clara para el
auditor. Usualmente comienzan por: Dgame ms acerca de, Que quiere
decir con, Deme un ejemplo de

Preguntas cerradas: estn diseadas para obtener respuestas breves del


auditado. Pueden ser muy tiles cuando el auditor est verificando que ha
entendido una afirmacin hecha por el auditado. Las preguntas cerradas se
deberan utilizar en forma escasa, y no se usan para empezar una entrevista.
TCNICAS DE AUDITORA

Enfocarse ms en el proceso y menos en los procedimientos. Algunos


procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin,
etc. pueden ser necesarios para que la institucin planifique y controle sus
procesos, pero la fuerza impulsora debera ser el desempeo del proceso.

Enfocarse ms en los resultados y menos en los registros. De manera similar,


algunos registros pueden ser necesarios para que UNIPAZ suministre evidencia
objetiva de que sus procesos son eficaces (generando los resultados
planificados), pero para agregar valor, el auditor debera estar consciente y dar
crdito a otras formas de evidencia.
TCNICAS DE AUDITORA

Usar los 8 principios de la Gestin de calidad y el enfoque para evaluar la eficacia


de los procesos de la organizacin. Planificar Hacer Verificar Actuar.

Se ha planificado el proceso?
Se est llevando a cabo de acuerdo con el plan de accin?
Se estn logrando los resultados planificados?
Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?
Enfoque al
Relacin cliente
mutuamente
beneficiosa Liderazgo
con el
proveedor

Enfoque Principios
basado en
hechos para
de la Participacin
del personal
la toma de Gestin de
decisiones
Calidad
Enfoque
Mejora
basado en
continua
procesos
Enfoque de
sistema para
la gestin
INFORME DE LA AUDITORA

Finalizada la etapa de recoleccin de las evidencias objetivas, el equipo auditor


de cada proceso se rene para realizar el balance final de los resultados,
determinar las evidencias que constituyen tanto cumplimiento como
incumplimiento en la gestin y preparar las conclusiones de la auditora.

Informe de auditora: Documento en donde se depositan las conclusiones de la


auditora, es decir donde se encuentran redactadas las fortalezas, debilidades y
oportunidades de mejora encontradas.

Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora, que proporciona el


equipo auditor tras considerar los objetivos y criterios establecidos y todas las
debilidades y oportunidades de mejora de la auditora.
GACA-CCA-F12: INFORME DE AUDITORA INTERNA
Para la redaccin de los informes es importante tener en
cuenta:

Redaccin de Fortalezas: Una fortaleza debera expresar la situacin


positiva encontrada, acompaada de una justificacin de porqu el
auditor la considera como tal.

FORTALEZA BENEFICIO

Qu situacin? Por que?


Para la redaccin de los informes es importante tener en
cuenta:

Redaccin de Debilidades: Una debilidad (No conformidad) debe expresar la


situacin que presenta desviacin frente a los criterios establecidos, cul es el
criterio del SIGAC que se est incumpliendo y qu evidencia clara y objetiva
soporta la decisin de establecer una debilidad.

DEBILIDAD CRITERIO INCUMPLIDO EVIDENCIA

(Se observ, se encontr,


(Incumple, no se hizo, (Dnde, cundo,
se evidenci, se
fallo) cunto)
identific)
GACA-CCA-F07: REPORTE DE NO CONFORMIDAD
TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD 5 POR QUS?
Para la redaccin de los informes es importante tener en
cuenta:

Redaccin de Oportunidad de Mejora: Una oportunidad de mejora debe


expresar el riesgo encontrado acompaado de un concepto por parte del
auditor de para qu le servira al sistema la implementacin de dicha
oportunidad de mejora, incluyendo cul es el requisito del SIGAC que est en
riesgo de ser incumplido.
BENEFICIO
RIESGO
CONDICIONAL

Qu situacin? (Para qu?, propsito)


PRINCIPIO UNIVERSAL DEL
BUEN AUDITOR

No Asuma, No Suponga, No
Imagine.
MUCHAS GRACIAS