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Cartel de Licitacin contratista, la entidad est obligada por sus propias reglas y no

puede desconocerlas.
El cartel es el documento en el cual la Administracin que va a
contratar un bien, obra o servicio, incorpora las reglas especficas
que van a regir para esa contratacin en particular.
Cules son las dos partes importantes de un cartel necesarias
En el cartel se debe indicar qu es lo que se va a contratar, cules para la adecuada escogencia del contratista?
son las reglas para seleccionar a la mejor oferta, as como el
esquema de los derechos y obligaciones para la Administracin y el
Para la adecuada seleccin del contratista ms conveniente y para
futuro contratista.
la mejor ejecucin contractual, el cartel se ha de conformar de dos
En su elaboracin la Administracin debe solicitar el cumplimiento aspectos fundamentales: la definicin de unos requisitos bsicos de
de todos aquellos aspectos sobre los que tenga una justificacin admisibilidad y un adecuado sistema de calificacin de ofertas,
adecuada, para pedirlos as. cada uno con una naturaleza distinta y que por lo tanto es
importante para tener reglas claras, no mezclar esos conceptos a la
hora de realizar el respectivo cartel.
El cartel es lo mismo que pliego cartelario o pliego de
condiciones?

Qu son los requisitos de admisibilidad del cartel?

Es posible encontrar una serie de trminos, que aunque en el Los requisitos de admisibilidad son aquellos aspectos bsicos que
pasado tuvieron distintas connotaciones, hoy en da vienen a han de exigirse a los participantes para considerarlos elegibles. En
significar lo mismo y se podra decir que son sinnimos. Entre ellos otras palabras son aquellas caractersticas sin las cuales la
cartel, pliego cartelario, pliego de condiciones, entre otros. Lo Administracin puede poner en riesgo la adecuada ejecucin
importante es que ms all del nombre que se le de, se debe partir contractual y por lo tanto deben ser cumplidos caso contrario
de que dicho documento constituye el dibujo de los principales aquellos que nos los tengan deben ser excluidos del concurso.
aspectos de cada contratacin y que no existen frmulas mgicas
estandarizadas.

No existe una lista definitiva de estos requisitos ya que ello va a


depender de cada objeto contractual, aunque s es posible
Por qu se dice que el cartel es el Reglamento de la contratacin mencionar algunos ejemplos: aspectos bsicos de capacidad
especfica? financiera, experiencia mnima, caractersticas tcnicas
indispensables, temas de cumplimiento legal bsico, como
Cada licitacin o contratacin directa concursada ha de tener unas inscripcin de profesionales en el respectivo Colegio, estar al da en
reglas especficas que delimiten la actuacin de todas las partes el pago de impuestos, entre otros.
involucradas, en otras palabras El cartel son las reglas del juego.
Reglas si bien es cierto las define de manera discrecional cada
entidad licitante, atendiendo a sus necesidades y realidad, una vez
que se publica y se hace la apertura de ofertas no pueden ser Qu es el sistema de calificacin del cartel?
variadas. En otras palabras una vez que tiene ofertas y luego un
Es el componente del cartel que fija las reglas sobre las cuales se
van a comparar las ofertas elegibles. Este sistema debe contener al
menos tres elementos bsicos: los factores a calificar, el porcentaje Quin debe elaborar el cartel?
que se le va a asignar a cada uno y la metodologa de aplicacin.
Como aspecto vital de su correcta aplicacin, debe evitarse Si bien es cierto los Departamentos de Proveedura pueden
incorporar como rubros de calificacin aquellos aspectos de organizar el armado del cartel, esta es una tarea que implica el
cumplimiento obligatorio, ya que esos son parte de los requisitos trabajo de las unidades usuarias, los expertos tcnicos de la
de admisibilidad no puntuables. Institucin, la Asesora Jurdica, los equipos de anlisis financiero,
en fin todos los involucrados de manera ordenada y bien
coordinada deben cooperar.

A criterio de la Administracin, podrn utilizarse diversas


modalidades para elegir al contratista, tales como un sistema de
seleccin de dos fases, en el cual una vez analizado el Qu significa que en el cartel las especificaciones tcnicas se
cumplimiento de los aspectos tcnicos, legales y financieros, se establezcan prioritariamente, en trminos de desempeo y
pasar a una segunda etapa en la que se valorar la parte funcionalidad?
econmica precio
La Administracin debe definir sus necesidades por los resultados
esperados y no por el detalle de especificaciones que no le resulten
funcionales para alcanzar ese propsito. Lo anterior a fin de no
exponerse a situaciones de riesgo, como seria excluir una oferta
El cartel - Qu es el sistema de desempate? que podra ser una buena opcin y que llene su expectativa, pero
que no cumpla con una especificacin tcnica que no le resulte
En aquellos objetos susceptibles de empate, debern fijarse relevante y funcional para lo que busca.
clusulas de desempate y, en caso de que aqul persista, definir
la suerte. En este ltimo supuesto, si el cartel no definiere otro
mtodo, se convocar a los oferentes cuyas propuestas obtienen la
misma puntuacin a un lugar, hora y fecha determinados para De tal manera, que el objetivo debe ser alcanzar el resultado
seleccionar la oferta ganadora. De todo ello se levantar un acta esperado, permitiendo que cada oferente lo logre de acuerdo a su
que ser suscrita por los asistentes al evento, y posteriormente se propuesta comercial, sin perjuicio que se describan las
adoptar el acto de adjudicacin. caractersticas del bien o servicio a contratar, sin ser este el fin
ultimo.

En la definicin de este sistema de desempate se debe establecer


una prioridad desde el propio cartel, un ejemplo sera: En caso de Puede el cartel exigir repeticiones de todos sus puntos por parte
empate, se adjudicar en la de menor precio. De mantenerse el de los oferentes?
empate, la adjudicacin recaer en la me menor plazo de entrega
y as sucesivamente. en la de menor precio. De mantenerse el El cartel no debe exigir que el oferente efecte manifestaciones,
empate, la adjudicacin recaer en la me menor plazo de entrega repeticiones o transcripciones de aspectos del pliego sobre los
y as sucesivamente. cuales los participantes no tengan poder de disposicin, ya que
esos aspectos son condiciones invariables, los cuales con la mera
presentacin de la oferta, se tienen por aceptados.
En cuales supuestos el cartel puede exigir la presentacin de
muestras?

Es un error, a nivel cartelario, exigir a los oferentes que repitan La solicitud de muestras, deber ajustarse a criterios de
aspectos que deben ser aceptados, siendo lo relevante que el razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarn, en la medida que
oferente est obligado a describir de forma completa, a partir del se estimen indispensables, para verificar el cumplimiento de las
cartel, las caractersticas del objeto contractual (bien o servicio especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la
especfico que se cotiza). finalidad propuesta.

Es posible pedir caractersticas muy especficas de un bien o El cartel deber indicar, el destino que se dar a las muestras,
servicio? sealando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se
aplicarn, as como la autoridad encargada del estudio. Estos
Las medidas, lmites, plazos, tolerancia, porcentajes u otras estudios debern ser objetivos y permitir a quien contrata, tener
disposiciones de similar naturaleza que deba contener el cartel, se una anticipacin tcnica del comportamiento del bien que se est
establecern con la mayor amplitud que permita la clase de ofreciendo.
negocio de que se trate, en lo posible utilizndolos como punto de
referencia.

As las cosas la Administracin no debera solicitar muestras si no


tiene idea de qu va a hacer con ellas, o no tiene identificadas las
As las cosas, solo si existe una justificacin clara y bien detallada pruebas objetivas, a las cuales las ira a someter.
es posible cerrar los rangos o amplitudes indicadas en el prrafo
anterioEs posible utilizar marcas comerciales en un cartel?

S. Es posible hacer referencia en un cartel especfico a marcas Cmo se divulga un cartel?


comerciales bajo dos formas: La primera como una mera referencia
que sirva de orientacin acerca de lo que la Administracin La invitacin a participar se publicar por los medios fsicos o
requiere contratar, sin que pueda entenderse que la participacin electrnicos as establecidos, de acuerdo al tipo de concurso que se
est limitada a empresas que ofrecen esa marca. promueva y deber contener un encabezado que incluya: la
identificacin de la Administracin contratante; la indicacin del
tipo y nmero del concurso y una breve descripcin del objeto
contractual; el costo y forma de pago para adquirir el cartel, o bien,
La segunda forma, la cual debe ser muy excepcional, ocurre en la direccin o medio electrnico en el que ste pueda ser
aquellos supuestos en los que se tiene total certeza tcnica acerca consultado; la hora y fecha de recepcin de ofertas y cualquier otra
de la necesidad una marca especfica, pudiendo exigirse como indicacin, que la Administracin considere necesaria.
requisito obligatorio. En estos casos la Administracin debe contar
con todos los estudios objetivos, claros y sustentados que permitan
demostrar que no es posible tcnicamente aceptar otra marca.
En cuales medios se publica la invitacin a participar en un Cuando mediante publicacin o comunicacin posterior se
procedimiento? introduzca una alteracin importante en la concepcin original del
objeto, los plazos para recibir ofertas sern ampliados, como
En el caso de Licitaciones Pblicas la invitacin a participar, las mximo, en el cincuenta por ciento del plazo mnimo que
modificaciones al cartel y el acto de adjudicacin, se publicarn en corresponda de acuerdo con la ley para este tipo de contratacin.
el Diario Oficial La Gaceta y en los medios electrnicos habilitados Sobre el tema se puede consultar el oficio No. 4951 (DAGJ-0668-
por la Administracin. 2008) del 2 de junio de 2008.

En el caso de las Licitaciones Abreviadas la Administracin deber Cuando se trate de aclaraciones acordadas de oficio que no
invitar a un mnimo de cinco proveedores del bien o servicio. Si el impliquen modificacin, es deber de la Administracin incorporarlas
nmero de proveedores para el objeto de la contratacin es inferior de inmediato al expediente y darles una adecuada difusin dentro
a cinco, deber cursar invitacin mediante publicacin en el Diario de las 24 horas siguientes.
Oficial La Gaceta y los medios electrnicos habilitados al efecto.

Las prrrogas al plazo para recibir ofertas, deben ser comunicadas


Cuando el nmero de proveedores inscritos sea igual o superior a por un medio idneo, a ms tardar el da anterior al que
cinco, la Administracin queda facultada para extender invitacin previamente se hubiere sealado como lmite para la presentacin
mediante publicacin en el Diario Oficial La Gaceta, cuando as lo de aquellas.
estime conveniente para la satisfaccin del inters pblico, en cuyo
caso no ser necesario que el oferente se encuentre inscrito en el
registro de proveedores.
Cuntas veces se pude modificar un cartel?

Una vez publicado o notificado el aviso a concursar, la


Cmo se modifica el cartel? Administracin, dispondr nicamente de tres oportunidades para
modificar de oficio el cartel, as como de igual nmero para conferir
La respuesta depender si son modificaciones esenciales o no. Por prrrogas al plazo de recepcin de las ofertas. Con cada
modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no modificacin podrn variarse todas aquellas clusulas que as lo
cambien el objeto del negocio ni constituyan una variacin ameriten.
fundamental en la concepcin original de ste y debern
comunicarse por los mismos medios en que se curs la invitacin,
con al menos tres das hbiles de anticipacin al vencimiento del
plazo para recibir ofertas.