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CONCEPTO DE COSTOS

Es el valor monetario de los recursos que se entregan o prometen entregar a cambio de bienes o
servicios que se adquieren.
Es el conjunto de pagos, obligaciones contradas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y
aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de produccin,
distribucin, administracin y financiamiento.
Los costos en general, se pueden agrupar en 2 categoras:

Costos que tienen relacin directa con las operaciones de mantenimiento: costos
administrativos, de mano de obra, de materiales, de repuestos, de subcontratacin, de
almacenamiento
Costos por prdidas de produccin por fallas de los equipos: Por disminucin de la tasa de
produccin y prdidas por fallas en la calidad del producto.

El costo global de mantenimiento es la suma de cuatro costos:


Costo de las intervenciones
Costo de las fallas
Costo de almacenamiento
Costo de las sobre-inversiones

Costo de las intervenciones:


Se incluyen todos los gastos relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo, no se
incluyen costos de inversin ni de actualizacin tecnolgica, ni se incluyen ajustes de los parmetros
de produccin, reubicacin de los equipos, tareas de limpieza etc.
El costo de las intervenciones est compuesto principalmente por:
Mano de obra interna o externa
Repuestos de bodega o comprados para la intervencin
Material fungible ocupado en la intervencin
El costo de mano de obra se calcula con el tiempo empleado en la intervencin multiplicado por el
costo de Horas-Hombre especificando el tipo de mano de obra ocupada; los repuestos que estaban
en la bodega y son usados para la reparacin, deben ser valorados al precio actual en el mercado y
no al valor que ingresaron en la bodega
Costo de fallas

Estos costos corresponden a las prdidas del margen de utilidad debido a problemas directos de
mantenimiento que hayan redundado en la tasa de produccin de productos con calidad deseada,
costos por multas debido al dao ambiental, perdidas de negocios, perdidas de materias primas que
no se pueden reciclar.
Los problemas de mantenimiento ocurren por
Mantenimiento preventivo mal definido
Mantenimiento preventivo o correctivo ms ejecutado
Uso de repuestos malos, inadecuados o de baja calidad
Mantenimientos efectuados en plazos muy largos por falta de comunicacin entre
departamentos o adquisicin de repuestos.

Costo de almacenamiento

Representa los costos incurridos en financiar y manejar el inventario de piezas de recambio e


insumos necesarios para la funcin de mantenimiento, se incluyen:
El inters financiero del capital inmovilizado por el inventario
La mano de obra y la infraestructura computacional dedicada a la gestin y manejo del
inventario
Los costos de explotacin de edificios
Amortizacin de sistemas adjuntos
Costos en seguros

Costos de sobreinversiones:

En el diseo inicial de una planta, lo correcto es tomar la decisin de adquirir equipos que minimicen
el costo global de mantenimiento durante su ciclo de vida. Ello implica en general que se compren
equipos cuyas inversiones iniciales con mayores que las de otros que cumplen los mismos
requerimientos pero cuyos costos de intervencin y almacenamiento asociados estiman menores.
A fin de incluir la sobre-inversin se amortiza la diferencia sobre la vida del equipo. As es posible
castigar el costo global de las inversiones extras requeridas para disminuir los dems componentes
del costo.
CALCULO DE DEPRECIACION

Para poder calcular la depreciacin hay que tener en cuenta:

El valor a depreciar
El valor de recupero
La vida til
El mtodo a aplicar

Valor a depreciar:

Es bsicamente el costo de adquisicin, pero no se debe ignorar, el valor que el bien pueda tener
para la empresa al dejar de ser til en su actividad ( nos referimos al posible valor de recupero).

El valor a depreciar surge de la siguiente operacin:

Costo de adquisicin del bien


- Valor de recupero estimado al finalizar el uso
Valor a depreciar

Valor de recupero: Es la estimacin del valor que el bien tendr para la empresa una vez finalizada
su utilizacin. Surgir de la diferencia entre el precio de venta estimado y todas las erogaciones
necesarias para retirar el bien de servicio.

Vida til: Es la duracin que se le asigna a un bien como elemento de provecho para la empresa.

Las bases utilizadas para la determinacin de la vida til son:

Tiempo : aos
Capacidad de produccin: produccin total

La eleccin de la base depender de la caracterstica del bien y del uso que se le dar.

Mtodos de depreciacin: Una vez determinado el valor a depreciar y establecida la base para la
determinacin de la vida til, resta elegir el mtodo de para distribuir ese valor.
Vida til:

Aos Lnea recta


Creciente
Decreciente

Produccin total

Unidades de produccin
Horas de trabajo

Mtodos de Depreciacin

Mtodo de depreciacin en lnea recta: tambin recibe el nombre de mtodo "lineal" o "constante",
admite que la depreciacin es una funcin constante del tiempo y que las causas que la provocan
tienen efectos continuos y homogneos.

El clculo que debe efectuarse es el siguiente:

Valor a depreciar
= Cuota de depreciacin
Vida til estimada

Mtodo de depreciacin creciente: este mtodo supone que el desgaste que se produce es
inferior en los primeros aos y que aumenta progresivamente con el correr del tiempo.

a. Creciente por suma de dgitos: este mtodo establece que la cuota de un perodo es igual a
la proporcin del valor a depreciar que surge de relacionar la cantidad de los aos que faltan
depreciar con la suma de los nmeros de 1 a n, siendo n el total de aos estimados de vida
til.

Si la vida til se estimo en cinco ( 5 ) aos, la suma de los nmeros de "1 a n" es la
siguiente:

1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15

y la proporcin que corresponde a cada ao es:


Ao Proporcin ( ao/15 )

1 1/15 = 6,67 %

2 2/15 = 13,33 %

3 3/15 = 20,00 %

4 4/15 = 26,67 %

5 5/15 = 33,33 %

b. Creciente por porcentajes anuales progresivos: este mtodo consiste en la elevacin


creciente del porcentaje anual sobre el valor a depreciar.

Supongamos que se calcular la depreciacin aplicando en el primer ao un porcentaje del 18 %


que ir aumentando un punto en cada perodo sucesivo, hasta llegar al 22 % en el quinto ejercicio.

Ao Porcentaje

1. 18 %
2. 19%
3. 20%
4. 21%
5. 22%

Mtodo de depreciacin decreciente: Este mtodo determina cuotas de depreciacin con


disminucin progresiva hacia los ltimos aos de la vida til.

a. Decreciente por suma de dgitos: la tcnica es la misma que en el mtodo de depreciacin


creciente, pero se aplica en sentido inverso.
b. Decreciente a porcentaje fijo sobre saldo: para el clculo de la cuota no se considera el valor
de recupero y el porcentaje, que duplica el que se utiliza con el mtodo de lnea recta, se
aplica en cada ejercicio sobre el saldo inicial.

El bien no llega a ser depreciado totalmente, si bien el saldo que permanece se va acercando a cero.
ELABORACION DE COTIZACION

Los datos con los que debe de contar una cotizacin son los siguientes:

1) Datos de contacto

En el extremo superior izquierdo del documento deben figurar en orden descendente: nombre
completo del proveedor de servicios grficos (o sea t), profesin, ciudad, pas, telfono (con cdigo
de pas y/o ciudad)

2) Fecha de emisin de cotizacin

En el extremo superior derecho anota el da, mes y ao en que envas la cotizacin. P. ej.: Martes
30 de octubre, 2012. Este dato es fundamental para dejar constancia de su emisin y, como
veremos ms adelante, su vigencia.

3) Ttulo principal

Es una breve descripcin -mximo 2 lneas- para dar contexto a la cotizacin: a qu proyecto y
cliente se refiere. P. ej.: Mantenimiento preventivo del sistema de medicin.

4) Detalle

Es un breve bloque de texto que complementa al ttulo y describe:

Las tareas o prestaciones que se realizarn, y sus respectivas tarifas, las aplicaciones especficas
que permites por la tarifa propuesta, en tu calidad de titular de derechos de autor.
NOTA:
JAMS se extiende una cotizacin ni se proponen tarifas sin antes conocer los fines o usos
especficos que cliente dar a tu obra. De lo contrario, ests firmando un cheque en blanco. Por
ello es importante que antes de preparar una cotizacin preguntes a tu cliente dnde, cmo, para
qu y por cunto tiempo ser usada tu creacin o producto.

5) Plazos

Toda cotizacin debe incluir un plazo estimado para desarrollo de etapas y entrega final. Un cliente
necesita saber qu est pagando y cundo podr ver la obra terminada. Si puede comprenderlo,
estar ms dispuesto a financiarla. Adems, entre las variables que definen la calidad de un servicio
est la prontitud. Si ofreces una buena solucin de diseo en menos tiempo que el resto de tus
pares, te vuelves ms competitivo, ergo preferible. Por ltimo, especificar fechas es tambin til para
ti, pues reduce la chance de que un proyecto se extienda innecesariamente.
Algunos profesionales incorporan a la cotizacin una carta Gantt, o diagrama cronolgico que
describe tareas, cunto tomar hacerlas y cules pueden hacerse en forma paralela, para ganar
tiempo. La ventaja de este grfico es que permite programar rigurosamente el proyecto y da a cliente
una perspectiva confiable sobre su desarrollo (algo que adems te evita reclamos del tipo: cmo
s que efectivamente trabajaste X horas?)

6) Cobros adicionales

Gastos asociados a cumplimiento de labores: indicar tarifa por gastos de traslacin (movilizacin
propia o transporte areo, terrestre o martimo) y/u hospedaje, cuando sea necesario. As mismo y
de ser preciso, advertir que tarifas se refieren exclusivamente a la ejecucin de una tarea o diseo, y
no comprenden arriendo de estudios fotogrficos, contratacin de personal, ni compra de insumos o
materiales. Otra opcin es indicar que dichos gastos corren por cuenta de cliente

7) Forma de pago

Sealar que el pago por servicios grficos -expresado monto LQUIDO, se divide en 2 etapas:
Adelanto de al menos 30% de tarifa total antes de iniciar labores.
Pago del resto a contra-entrega (es decir, una vez que entregues el trabajo terminado) o en un plazo
no superior a 30 o 60 das (dependiendo de la magnitud de la tarea).

NOTA: es MUY importante que tanto una cotizacin como un contrato especifiquen fechas de pago,
de lo contrario queda abierto un flanco para retrasos.
8) Contrato

Para proyectos de cierta envergadura conviene indicar que trabajas con Contrato de Prestacin de
Servicios Profesionales a Honorarios, donde quedarn estipuladas formalmente las condiciones
mencionadas en cotizacin, ms los detalles sobre Propiedad Intelectual (y otros especficos de
cada proyecto). Nunca est de ms recalcar que Cotizacin y Contrato son documentos distintos,
aunque complementarios, pero aquella no reemplaza de ningn modo a este ltimo.

9) Vigencia

Dado que el paso del tiempo produce variaciones o depreciacin en cualquier tarifa, una cotizacin
debe tener vigencia limitada y estipulada con claridad. P. ej.: La presente cotizacin tendr una
vigencia de 2 semanas contadas a partir de la fecha en que fue emitida. De este modo, cuando un
cliente tarda ms del tiempo sealado en tomar una decisin, corresponde emitir una nueva
cotizacin con tarifas actualizadas y/o reajustadas.

10) Cierre

La norma es cerrar una cotizacin tal como finaliza una carta: Atte., Juan Prez, Diseador Grfico.
Tambin se recomienda agregar una lnea en el extremo inferior de la ltima pgina, que mencione a
tu contacto en la empresa que solicita tus servicios. P. ej.: se extiende esta cotizacin a peticin de
Pedro Gonzlez, Agencia XYZ. Aparte de una convencin de cortesa, el objeto de este punto es
designar un contacto, alguien a cargo de la negociacin por si el documento se traspapela y te
preguntan con quin hablaste, como suele ocurrir en empresas grandes con mltiples
departamentos o jefaturas.

11) Extensin

En la medida de lo posible, limitar cotizaciones a un mximo de 2 carillas (tamao carta), para


facilitar su lectura e impresin. No es recomendable extenderse demasiado en descripciones o
condiciones que luego se detallarn en Contrato. Despus de todo, y por formal que sea, una
cotizacin no garantiza que el cliente nos asigne la tarea, por lo que debemos ser precisos y
concisos.
Para los efectos del mantenimiento, dentro de la cotizacin es conveniente agrupar 4 tipos de gasto,
las cuales son: mano de obra, materiales, medios y herramientas y servicios subcontratados.

Referencias

[1] Unam, Ingenieria Unam, [En lnea]. Available:


http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/CCostos.html. [ltimo acceso: 15 02 2015].

[2] F. E. Fuentes, Aspectos financieros del mantenimiento, Universidad de TALCA, 2014.

[3] Economicas On line, Econmicas On Line, [En lnea]. Available: http://www.economicas-


online.com/bienesde5.htm. [ltimo acceso: 15 02 2015].