Contenido

Introduccin .......................................................... 3

Preparacin de Comunicaciones ................... 4

1. Correspondencia Interna .................................. 4
1.1. Memorando ........................................................ 4
1.1.1. Descripcin de sus partes ................................. 5
1.2. Comunicacin interna o intermensaje ................. 7
1.2.1. Descripcin de sus partes ................................. 7
1.3. Circular interna .................................................... 8
1.3.1. Descripcin de sus partes ................................. 8

2. Correspondencia Externa .............................. 11

2.1. Cartas ................................................................11
2.1.1. Descripcin de sus partes ...............................11
2.2. Sobres ................................................................14
2.2.1. Presentacin de sobres locales .......................15
2.2.2. Presentacin de sobres nacionales .................15
2.2.3. Presentacin de sobres internacionales ..........16

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

1
3. Aspectos Generales ....................................... 17
3.1. Mrgenes ..........................................................17
3.2. Tamao y tipo de letra .......................................17
3.3. Lneas especiales ...............................................17
3.3.1. Anexos ............................................................17
3.3.2. Copias ............................................................18
3.3.3. Identificacin del transcriptor .........................18
3.3.4. Visto bueno .....................................................19
3.3.5. Pginas adicionales .......................................19

4. Indicaciones Complementarias: .....................20

Modelo de Memorando ...........................................22
Modelo de Circular ..................................................23
Modelo Carta Comercial ..........................................24
Sistema de Codificacin Institucional .......................25
Rectora y dependencias adscritas ..........................26
Vicerrectora Acadmica .........................................26
Vicerrectora Administrativa y Financiera ................28
Vicerrectora de Investigaciones y Desarrollo Tecnolgico ....28

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

2
 Introduccin
l Instructivo pretende unificar criterios

E y definir pautas para la elaboracin,

presentacin y manejo de la
documentacin que se genera en la
Universidad Autnoma de Occidente,
convirtindose en una herramienta que
permita continuar con el proceso de
normalizacin documental del SIGED.
Las normas aqu establecidas para la
elaboracin de cartas, memorandos,
comunicaciones internas y circulares, han
sido preparadas con base en las Normas
Tcnicas del ICONTEC ajustadas a los
requerimientos de la Universidad, con el fin
de contribuir al mejoramiento de su gestin
y respondiendo a sus necesidades y
objetivos actuales; adems de contribuir en
la proyeccin de una imagen corporativa
unificada que permita la consolidacin y el
posicionamiento de la Institucin.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

3
 Preparacin de
Comunicaciones

1. Correspondencia Interna
Se utiliza cuando la comunicacin va dirigida a funcionarios
o dependencias de la Universidad. Se encuentran las
siguientes clases: Memorando, Intermensaje y Circular.

El uso adecuado de cada una de ellas, debe estar acorde con

el tipo de informacin y la importancia de la comunicacin.

1.1. Memorando
Comunicacin escrita de carcter interno de la Universidad.
Est destinado a transmitir informacin, orientaciones, pautas
o recordatorios que agilicen la gestin institucional.

Su contenido debe ser de trascendental importancia y

posterior consulta o comprobacin.

Cuando un memorando tiene el mismo texto para

diferentes destinatarios, se conserva el contenido y se
personaliza el nombre del destinatario, ya que el
Memorando nunca se dirige a un grupo.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

4
 1.1.1. Descripcin de sus partes
En el encabezado de la hoja debe insertarse el Logo institucional
de la Universidad, centrado y en el tamao definido por el
Departamento de Comunicaciones e Informacin.

La parte superior del documento lo constituye la palabra

MEMORANDO, centrada y escrita en mayscula sostenida.

Los dems datos inician desde el margen izquierdo,

dejando dos renglones y en el siguiente orden:

Referencia: cdigo alfanumrico asignado a la

dependencia por el SIGED ms el nmero consecutivo del
documento, el cual se debe reiniciar cada ao. El tamao
de la letra debe ser dos veces ms pequeo que el texto
del documento.

SG-1.2 001

Fecha: dejando un rengln, se debe escribir ciudad,

da, mes y ao.

Santiago de Cali, 09 de julio de 2004

Para (Destinatario): debe ubicarse a dos renglones

de la Fecha. Se anotan los datos del destinatario
incluyendo, nombre completo y cargo, en mayscula
inicial y renglones separados. Puede utilizarse tambin el
nombre de la dependencia o el del cargo, nicamente.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

5
 Para: Roberto Navarro Snchez
Secretario General

De (Remitente): a un rengln del Destinatario, se escribe

el nombre y cargo del funcionario que enva el documento, en
mayscula inicial y renglones separados. Al final del documento
en la lnea del firmante, se escribe nicamente el nombre.

De: Diego Fernando Hau Caicedo

Coordinador de Gestin Documental

Asunto: se ubica a un rengln del Remitente y enfrente

se anota de manera breve y concisa el resumen del
comunicado, tratando de no exceder cuatro palabras.

Asunto: Instructivo para elaboracin de comunicaciones

Texto: se inicia a dos renglones del Asunto, en el margen

izquierdo y con interlineado sencillo. Debe redactarse en
forma clara, breve y corts, utilizando tratamiento de Usted
y abordando un slo tema por memorando.

Despedida: una de las dos siguientes alternativas por carta:

- Despedida breve seguida de coma.

Atentamente,
Cordial saludo,
- Despedida con frase de cortesa seguida de punto.

- Agradecemos su gentil colaboracin.

- Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
- Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

6
 Firma: se ubica de cuatro a seis renglones de la
despedida contra el margen izquierdo y en mayscula
sostenida. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

Las Lneas Especiales, como copias, anexos,

identificacin del transcriptor y visto bueno (Vo. Bo.) se
ubican a dos renglones de la Firma.
En el numeral 3 de sta gua se detalla el manejo general
de las Lneas Especiales.

1.2. Comunicacin interna

o intermensaje
El Intermensaje se utiliza para contenidos equivalentes a
una razn escrita, contenidos cortos que tienen como nica
finalidad informar, remitir o solicitar algo. Puede dirigirse
a todo tipo de personal.

1.2.1. Descripcin de sus partes

Se utiliza el formato preimpreso o un modelo diseado
electrnicamente con las mismas especificaciones del
formato preimpreso.

Fecha: se colocan el da, el mes y el ao.

Para: se anotan los datos del Destinatario. Nombre

completo y cargo, este ltimo separado por coma. Tambin
puede utilizarse slo el nombre de la Dependencia.

De: se escriben los datos del Remitente, de igual

manera que en el encabezamiento anterior.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

7
 Asunto: se anota de manera breve y concisa el resumen
del mensaje.

Observaciones: es el texto, el cuerpo del mensaje. Se

puede indicar el detalle de los anexos, si los tiene.

Firma: la firma se coloca contra el margen derecho.

Debe anotarse el nombre del remitente sino se incluy en
el encabezado del Intermensaje.

1.3. Circular interna

Comunicacin interna de carcter normativo o
informativo, con el mismo texto o contenido dirigido a
varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer
actividades de la Universidad como normas generales,
cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de
inters comn y se dirige a grupos ocupacionales o a todos
los funcionarios de la Institucin.

1.3.1. Descripcin de sus partes

En el encabezado de la hoja debe insertarse el Logo institucional
de la Universidad, centrado y en el tamao definido por el
Departamento de Comunicaciones e Informacin.

Se inicia con la palabra CIRCULAR, centrada y en

mayscula sostenida.

Los dems datos inician desde el margen izquierdo,

dejando dos renglones y en el siguiente orden:

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

8
 Referencia: cdigo alfanumrico asignado a la
dependencia por el SIGED ms el nmero consecutivo
del documento, el cual se debe reiniciar cada ao y debe
ser independiente del utilizado para la correspondencia.
El tamao de la letra debe ser dos veces ms pequeo
que el texto del documento.

SG-1.2 - 001

Fecha: dejando un rengln, se debe escribir ciudad,

da, mes y ao.

Santiago de Cali, 09 de julio de 2004

Para: debe ubicarse a tres renglones de la Fecha y en

mayscula sostenida. La preposicin PARA no va seguida
de dos puntos. Las Circulares se dirigen siempre a un grupo
ocupacional.

PARA DECANOS DE FACULTAD

Asunto: se ubica a dos renglones del PARA y en mayscula

inicial. Enfrente se anota de manera breve y concisa el
resumen del comunicado, tratando de no exceder cuatro
palabras.

Asunto: Criterios para manejo documental

Texto: se inicia a dos renglones del Asunto, en el margen

izquierdo y con interlineado sencillo. Se redacta en tercera
persona del singular o en primera del plural. Debido a

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

9
que constituye el cuerpo del mensaje, debe redactarse en
forma clara, breve y corts.
Se informa a los docentes hora ctedra el nuevo
procedimiento...
La Secretara General se permite informar que...

Despedida: ubicada contra el margen izquierdo. Se

utiliza una de las dos siguientes alternativas por carta:
- Despedida breve seguida de coma.

Atentamente,
Cordial saludo,

- Despedida con frase de cortesa seguida de punto.

Se agradece al personal el cumplimiento de estas normas.

Firma: La firma se ubica de cuatro a seis renglones de

la despedida, contra el margen izquierdo y en mayscula
sostenida. En el rengln siguiente se escribe el cargo en
mayscula inicial. No se traza raya alguna para delimitar
la firma.

Las Lneas Especiales como copias, anexos,

identificacin del transcriptor y visto bueno (Vo. Bo.) se
ubican a dos renglones de la Firma.

En el numeral 3 de sta gua se detalla el manejo general

de las Lneas Especiales.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

10
 2. Correspondencia Externa

2.1. Cartas
La Carta Comercial es una comunicacin escrita que
contiene un mensaje relacionado con las actividades de
la Universidad, con los negocios de la empresa. Se utiliza
para comunicarse con personas naturales o instituciones
externas y en las relaciones laborales entre la Universidad
y sus empleados.

2.1.1. Descripcin de sus partes

Dependiendo de la trascendencia de la comunicacin
puede utilizarse papel membreteado o papel en blanco,
insertando en el encabezado de la hoja el Logo institucional
de la Universidad centrado y en el tamao definido por el
Departamento de Comunicaciones e Informacin.

Los datos inician desde el margen izquierdo y en el

siguiente orden:

Referencia: cdigo alfanumrico asignado a la

dependencia por el SIGED ms el nmero consecutivo del
documento, el cual se debe reiniciar cada ao. El tamao
de la letra debe ser dos veces ms pequeo que el texto
del documento.

SG-1.2 - 001

Fecha: dejando un rengln, se debe escribir ciudad,

da, mes y ao.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

11
 Santiago de Cali, 09 de julio de 2004

Destinatario: A tres renglones de la Fecha y en

renglones separados, se colocan los datos del
destinatario de la siguiente manera:
- Tratamiento o ttulo honorfico, conservando las formas
femeninas y en mayscula inicial.
- Nombre completo del destinatario en mayscula
sostenida, sin negrilla y respetando la forma como
aparece en el documento antecedente (si existiere).
- Cargo completo en mayscula inicial, usando
preposiciones y conjunciones.
- Nombre de la entidad en mayscula inicial, denominacin
ms conocida: Razn Social, Sigla o Acrnimo.
- Direccin numrica o apartado: Se puede utilizar la
abreviatura No., pero no se abrevian las expresiones
calle, carrera, avenida, diagonal, transversal.
- Ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, an
tratndose de correspondencia local. Para destinatarios
de otras ciudades se registra la ciudad y el departamento
separados por coma. Para el exterior, nombre del pas
en la misma lnea de la ciudad, separados por coma.

Doctora
SARAY YANETH MORENO
Subdirectora de Aseguramiento de la Calidad
Ministerio de Educacin Nacional
Avenida El Dorado, Centro Administrativo Nacional
Bogot D.C.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

12
 Asunto: se ubica a dos renglones de los datos del
destinatario y en mayscula inicial. Enfrente se anota de
manera breve y concisa el resumen del comunicado,
tratando de no exceder cuatro palabras.

Asunto: Modificacin de Estatutos

Saludo: lnea opcional de cortesa que inicia la

comunicacin. Se ubica a dos renglones del Asunto. No
se escribe el segundo apellido. Para las damas se registra
solamente el nombre.

Respetado doctor Caicedo:

Apreciada doctora Gloria:
Cordial saludo

Texto: se inicia a un rengln del Saludo. Cuando se

omite el saludo deben dejarse dos renglones despus del
Asunto. Se ubica en el margen izquierdo y con interlineado
sencillo. Debido a que constituye el cuerpo del mensaje,
debe redactarse en forma clara, breve y corts, utilizando
tratamiento de Usted y abordando un slo tema por carta.
Se expresa en primera persona del plural (nosotros)
porque representa a un grupo empresarial.

Despedida: ubicada contra el margen izquierdo. Se

utiliza una de las dos siguientes alternativas por carta:
- Despedida breve seguida de coma.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

13
 Atentamente,
Cordialmente,

- Despedida con frase de cortesa seguida de punto.

Agradecemos su gentil colaboracin.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Para nosotros es un gusto servirle.

Firma: se ubica de cuatro a seis renglones de la despedida,

contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida,
anotando el nombre completo y en el rengln siguiente el
cargo del funcionario firmante, en mayscula inicial.
- La firma se coloca sobre el nombre mecanografiado y el
sello en la parte final (derecha) del nombre mecanografiado.

Las Lneas Especiales como copias, anexos,

identificacin del transcriptor y visto bueno (Vo. Bo.), se
ubican a dos renglones de la Firma.
En el numeral 3 de sta gua, se detalla el manejo general
de las Lneas Especiales.

2.2. Sobres
La correspondencia externa debe empacarse en sobres
de carta con el logotipo de la Universidad o en sobres de
manila, debidamente rotulados a mquina.
- Los datos del destinatario deben estar en concordancia
con los digitados en la carta.
- Para una mejor distribucin en los sobres de manila,
se recomienda escribir los datos del destinatario
dejando uno y medio renglones entre lneas.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

14
 2.2.1. Presentacin de
sobres locales
Para envo por correo o con mensajero, se debe colocar
el nombre de la ciudad en mayscula sostenida. Se omite
el nombre del departamento.

Doctora
ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO
Secretaria General
Consejo Profesional Nacional de Ingeniera,
Carrera 5 No. 10-63 Edificio Colseguros Local 202
SANTIAGO DE CALI

Cuando se trata de un destinatario localizado en la misma

edificacin o cuando la comunicacin es entregada
personalmente por el firmante, se escribe la palabra
Presente en vez de la ciudad.

2.2.2. Presentacin de
sobres nacionales:
Se indica la ciudad y el departamento en mayscula
sostenida y separados por coma.

Doctor
JULIO ACOSTA ARANGO
Vicerrector Acadmico
Universidad EAFIT
Carrera 49 - 7 Sur 50
MEDELLN, ANTIOQUIA

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

15
 2.2.3. Presentacin de sobres
internacionales:
El tratamiento del destinatario en idioma espaol. Se
indica el nombre de la ciudad en mayscula sostenida. A
dos renglones de la ciudad se escribe el pas. Se puede
optar por escribir el nombre del pas en el idioma de
origen y a continuacin, separado por guin, en espaol.

Doctor
NGEL GABILONDO
Rector
Universidad Autnoma de Madrid
Carretera de Colmenar Kilmetro 15 - 28049
MADRID

ESPAA

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

16
 3. Aspectos Generales

3.1. Mrgenes
Las mrgenes a utilizar para la elaboracin de
Memorandos, Cartas y Circulares son:
- Superior: 5 cm
- Inferior: 2 cm
- Izquierdo: 3 cm
- Derecho: 3 cm
- Encuadernacin: 0 cm
- Encabezado: 2 cm
- Pie de pgina: 1 cm

3.2. Tamao y tipo de letra

El tipo de letra a utilizar es Futura Bk BT.

El tamao de la letra ser 11 puntos.

3.3. Lneas especiales

Las lneas especiales se relacionan al final del documento
y el tamao de letra a utilizar debe ser dos veces menor
que la utilizada en el texto, es decir 9 puntos.

3.3.1. Anexos
Al final del comunicado, a dos renglones de la ltima
lnea, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida
de dos puntos (:). Los anexos deben enumerarse segn el
orden en que aparezcan en el texto del documento y a

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

17
continuacin se relaciona el nombre del documento anexo
y entre parntesis el nmero de hojas.

Anexos: 1. Resolucin de Rectora No. 5345 del 29

de agosto de 2003 (18 hojas)

3.3.2. Copias
A dos renglones de la ltima lnea, se escribe la palabra
Copia o Copias, seguida de dos puntos (:) y a
continuacin se relaciona el nombre completo y el cargo.
Entre parntesis debe indicarse si se envan o no los anexos
de la comunicacin.
Copias: 1. Carlos A. Villamarn, Director Oficina de
Planeacin (con anexos)
2. Oscar Duque S., Asesor Jurdico (sin anexos)
- Cuando las copias son nicamente de tipo informativo
se deben enviar va correo electrnico, verificando la
correcta recepcin por parte del destinatario. Debe
escribirse en el documento la palabra Copia-e seguida
de dos puntos (:).
- Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian.

3.3.3. Identificacin del transcriptor

A dos renglones de la ltima lnea, se anota el nombre (en
mayscula inicial) y la letra inicial del apellido del
transcriptor o transcriptora. En caso de nombre compuesto
es conveniente escribir solamente uno de los dos.

Ofelia V.
Norbey M.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

18
- Si la persona que firma es la misma que escribe el
documento, no se utiliza la lnea del transcriptor.

3.3.4. Visto bueno

Para las comunicaciones que requieran Visto Bueno, se
tiene en cuenta lo siguiente:
El visto bueno se distribuye en pareja con la lnea del
firmante. Se escribe la abreviatura Vo. Bo. seguida del
nombre del funcionario responsable en mayscula
sostenida. A un rengln se indica el cargo en mayscula
inicial, alineado con la primera letra del nombre.

3.3.5. Pginas adicionales

Cuando el contenido de la comunicacin requiere de ms
de una pgina, se debe tener en cuenta que las pginas
posteriores lleven los siguientes datos, que se ubican en
el encabezado de la hoja al lado del Logo:
- Un rengln explicativo de continuidad: Contra el
margen izquierdo se debe anotar el cdigo de
referencia de la comunicacin. (Cdigo alfanumrico
asignado a la dependencia por el SIGED ms el nmero
consecutivo del documento)
- El nmero de pgina: Contra el margen derecho se
anota el nmero de la pgina, a partir del nmero 2.
En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un
prrafo completo, se dejan mnimo dos renglones en sta y
dos en la siguiente. Adems la ltima pgina debe contener
al menos, el prrafo de cierre antes de la despedida.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

19
 4. Indicaciones Complementarias:
La comunicacin se redacta en forma clara, breve,
directa, sencilla y corts. De preferencia se expresa en
primera persona del plural (nosotros) porque representa
a un grupo empresarial, as se trate de un nico firmante.
En lo posible se trata un slo tema por carta. Se omiten
los temas personales. Se utiliza el tratamiento de usted.
En el texto es incorrecto utilizar abreviaturas, excepto:
Cuando forman parte de la razn social: Ca. Colombiana
de Chocolates S.A.
Cuando una persona las utiliza en su nombre o apellido:
J. R. Gonzlez S.
En las lneas de encabezamiento y de copia.
Es muy importante que la carta no presente errores
tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
La transmisin va fax de documentos requiere el envo
del original, ya que el papel trmico utilizado en stos
equipos no garantiza la permanencia de la informacin.
Se recomienda utilizar tinta negra para firmar los documentos,
ya que sta garantiza la nitidez en procesos de microfilmacin
y comprobacin de firmas.
Se debe evitar el uso de resaltadotes, escribir notas al
margen, rayar y subrayar el documento, pues ello afecta
su preservacin y conservacin.
En la escritura de nmeros dentro del texto:
Para nmeros del uno al nueve, en letras: uno, dos, tres...
Para nmeros del 10 en adelante, en cifras: 10, 11, 12...
Cuando hacen parte de un rango o de una serie, se

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

20
 escriben en cifras: La poblacin entre 8 y 12 aos...
Grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras
aunque sean menores de 10: 8; 5%; escala 1:1000
Para cifras que representan dinero: El signo unido a
la cifra, las unidades de milln con apstrofe, unidades
de mil con punto, decimales con coma y con ceros:
$4567.589,00
Para unidades de medida, se deja un espacio entre
el valor numrico y el smbolo. Se omite el signo de
puntuacin final: 1 m ;1 g ;1 cm
Cantidades en letras desde el 16 al 29, se escribe una
sola palabra: Diecisis, veintinueve. Cantidades del 31
en adelante, con tres palabras: Treinta y uno.
Los nmeros telefnicos se expresan con el indicativo
entre parntesis, separacin por grupos y con espacios:
(95) 664 99 18
Los nmeros de Nit, se escriben separados por punto y
se deja un espacio antes del ltimo dgito: 790.356.660 2
Fecha numrica abreviada: 2004-07-27
Los nmeros de cdulas, se separan con punto y si la
poblacin no es capital se registra el nombre del de
partamento entre parntesis:
C.C. 32.397.330 de Medelln
C.C. 19.825.367 de Honda (Tolima)
Para destacar la trascripcin de un texto, se debe tener
en cuenta:
Utilizar comillas ( ) al iniciar y al finalizar la trascripcin.
Utilizar puntos suspensivos (...) para indicar la
existencia de texto que no es necesario incluir.

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

21
 Modelo de Memorando
2 cm
5 cm

MEMORANDO

SG-1.2 - 001

Santiago de Cali, 09 de julio de 2004

PARA: Roberto Navarro Snchez

Secretario General

DE: Diego Fernando Hau Caicedo

Coordinador de Gestin Documental

ASUNTO: Decisin Comit de Archivo - SIGED

Por decisin del Comit de Archivo - SIGED, nos permitimos

comunicarle que a partir de la fecha se establece a la Secretara
3 cm General como la oficina centralizadora del envo y recepcin de 3 cm
todas las comunicaciones con las entidades oficiales de Educacin
Superior, entre otras el Ministerio de Educacin Nacional, el
ICFES y el CNA.

Agradecemos su oportuna gestin en el desarrollo de sta

importante labor institucional.

DIEGO FERNANDO HAU CAICEDO

Anexos: 1. Acta del Comit de Archivo - SIGED No. 11 (cinco hojas)

2. Instructivo de Rectora No. 16 (una hoja)

Copia: 1. Carlos A. Villamarn, Director Oficina de Planeacin (sin

anexos)

2 cm

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

22
 Modelo de Circular
2 cm
5 cm

CIRCULAR

SG-1.2 - 001

Santiago de Cali, 09 de julio de 2004

PARA DECANOS DE FACULTAD

Asunto: Criterios para el manejo documental

Siguiendo instrucciones del Vicerrector Acadmico, el SIGED y

los CAA de cada Facultad han trabajado en equipo para definir
metodologas normalizadas en la produccin de formatos y de
documentos, manejo del archivo y de la correspondencia.

A continuacin, se enumeran los criterios para el manejo

3 cm documental en las Facultades. 3 cm

1. Manejo de los archivos acumulados en las anteriores

Secretaras Acadmicas: Se realizar un inventario detallado,
relacionando y enviando las hojas de vida acadmicas y los
libros de registro de notas a Registro Acadmico y las hojas de
vida de los Docentes a Recursos Humanos.
2. Centralizacin del registro de la correspondencia enviada y recibida
en los CAA, quienes se encargarn de radicarla, distribuirla a los
interesados y archivarla una vez se cumpla su respectivo trmite.
3. Asignacin de nuevos cdigos a las unidades acadmicas
para el archivo y la elaboracin de documentos.

Se agradece orientar al personal a su cargo para el cumplimiento

de stas normas.

ROBERTO NAVARRO SNCHEZ Vo. Bo. DIEGO HAU

Secretario General Coordinador SIGED

Norbey M.

2 cm

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

23
 Modelo Carta Comercial

** RE-1 - 010
2 cm
2
5 cm

RE-1 - 010 2 cm
Santiago de Cali, 31 de Marzo de 2004 5 cm

RE-1 - 010 Doctora

SARAY YANETH MORENO
Subdirectora
Santiago de Cali, 31 de marzo de de
Aseguramiento
2004 de la Calidad
Ministerio de Educacin Nacional
Avenida El Dorado, Centro Administrativo Nacional CAN, Piso 4
Doctora Bogot D.C.
SARAY YANETH MORENO
Subdirectora de Aseguramiento de la Calidad
Asunto: Modificacin
Ministerio de Educacin Nacional de Estatutos
Avenida El Dorado, Centro Administrativo Nacional CAN
Bogot D.C.
Cordial saludo.

Nos permitimos
Asunto: Modificacin de Estatutosinformarle que la Universidad Autnoma de
Occidente, en sesin del Consejo Superior de la Institucin del 24
3 cm de noviembre de 2003, ha aprobado la modificacin de sus 3 cm
Cordial saludo.Estatutos.

Nos permitimosCon los nuevos

informarle queEstatutos, la Universidad
la Universidad Autnoma propone
de integrar los
objetivos
Occidente, en sesin de la Superior
del Consejo reformadeacadmica
la Institucinydel
la24modernizacin
3 cm de noviembre deadministrativa a la dinmica
2003, ha aprobado de cambio propia
la modificacin de susde la 3Educacin
cm
Estatutos. Superior en Colombia y en el mundo.

Con los nuevosEnEstatutos,

el documento aprobado,propone
la Universidad convergen todos los
integrar los sectores de la
objetivos de la Comunidad
reforma Universitaria
acadmica para y la garantizar el compromiso con la
modernizacin
administrativa acalidad del servicio
la dinmica y el fielpropia
de cambio cumplimiento de las responsabilidades
de la Educacin
propias yde
Superior en Colombia ensuelmisin.
mundo.

En el documento Atentamente,
aprobado, convergen todos los sectores de la
Comunidad Universitaria para garantizar el compromiso con la
calidad del servicio y el fiel cumplimiento de las responsabilidades
propias de su misin.
LUIS H. PREZ
Atentamente, Rector

Anexo: 1. Resolucin del Consejo Superior No. 311 del 24 de noviembre de 2003
LUIS H. PREZ (18 hojas)
Rector
Norbey M.

Anexo: 1. 224
Resolucin del Consejo Superior No. 311 del cm
de noviembre de 2003
(18 hojas)

Norbey M.

2 cm

** Cuando requiera ms de una pgina ver numeral 3.3.5

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

24
 SISTEMA DE CODIFICACIN
INSTITUCIONAL

El Sistema de Codificacin Institucional pretende mejorar

la gestin de la correspondencia y el archivo de
documentos en las dependencias de la Universidad
mediante una asignacin de cdigos que permitan
identificar, de manera lgica y prctica, cada una de ellas.

El Sistema de Codificacin, aprobado por el Comit de

Archivo de la Universidad, ser administrado por el SIGED
y es de uso obligatorio para todas las dependencias. Los
cdigos no podrn ser modificados o asignados, sino por
la entidad competente.

El cdigo tiene un componente alfabtico, donde las

iniciales de cada dependencia conforman la sigla que la
identifica y un componente numrico, que permite identificar
la jerarqua y la relacin entre las unidades codificadas.

En todas las comunicaciones debe incluirse el nmero de

Referencia, es decir el cdigo alfanumrico asignado a la
dependencia ms el nmero consecutivo del documento,
el cual se reinicia cada ao. Para el presente ao, las
dependencias continuarn con el nmero consecutivo que
se lleve hasta el momento. Ej.: SG-1.2 000

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

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 1. RECTORA Y DEPENDENCIAS ADSCRITAS

CDIGO DEPENDENCIA
RE-1 RECTORA
CO-1.1 Contralora
SG-1.2 Secretara General
SIGED-1.2.1 Sistema Integrado de Gestin Documental
Oficina de Planeacin
OP-1.3 Unidad de Planeacin Administrativa
Unidad de Estudios Estadsticos
AJ-1.4 Asesora Jurdica
ORI-1.5 Oficina de Relaciones Internacionales
CRU-1.6 Centro de Relaciones Universitarias
Departamento de Comunicaciones e Informacin
Coordinacin de Produccin de Medios
DCI-1.6.1 Coordinacin de Servicios Informativos
Coordinacin de Comunicacin Organizacional
Coordinacin de Medios Electrnicos
DADM-1.6.2 Departamento de Promocin y Admisiones
Departamento de Relaciones Pblicas
DRP-1.6.3
Coordinacin de Organizacin de Eventos
DRE-1.6.4 Departamento de Relaciones con Egresados
CPM-1.6.5 Centro de Produccin de Medios
DBU-1.7 Direccin de Bienestar Universitario
CID-1.7.1 Centro de Informacin y Documentacin de Bienestar Universitario
DRD-1.7.2 Departamento de Recreacin y Deportes
DCU-1.7.3 Departamento Cultural
CDPS-1.7.4 Centro de Desarrollo Psico-Social
DDH-1.7.5 Departamento de Desarrollo Humano
CPU-1.7.6 Centro de Pastoral Universitaria
Direccin de Extensin
DIEX-1.8 Coordinacin Administrativa y Financiera
Coordinacin de Logstica y Operaciones
Coordinacin de Promocin Institucional
DEC-1.8.1 Departamento de Educacin Continua
DCA-1.8.2 Departamento de Consultora y Asesora
CRC-1.8.3 Centro de Relaciones Corporativas y Desarrollo Empresarial

2. VICERRECTORA ACADMICA

CDIGO DEPENDENCIA
VAC-2 VICERRECTORA ACADMICA
FCB-2.1 Facultad de Ciencias Bsicas
Departamento de Ciencias Ambientales
DCAM-2.1.1 Programa de Administracin del Medio Ambiente y de los Recursos
Naturales
Especializacin en Gestin Ambiental
DFIS-2.1.2 Departamento de Fsica
DMAT-2.1.3 Departamento de Matemticas
CAAB-2.1.4 Centro de Administracin Acadmica Facultad de Ciencias Bsicas

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

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 FCEA-2.2 Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas
Departamento de Ciencias Administrativas
Programa de Mercadeo y Negocios Internacionales
DCAD-2.2.1 Programa de Administracin de Empresas y Gerencia Internacional
Programa de Administracin (Uniempresarial)
Especializacin en Mercadeo
Departamento de Ciencias Econmicas
DCE-2.2.2 Programa de Economa
Programa de Contadura Pblica
Especializacin en Finanzas
Centro de Administracin Acadmica Facultad de Ciencias Econmicas
CAAE-2.2.3
y Administrativas
Facultad de Comunicacin Social
FCS-2.3
Coordinacin del Programa de Prctica Profesional
Departamento de Ciencias de la Comunicacin
DCC-2.3.1 Programa de Comunicacin Social-Periodismo
Programa de Comunicacin Publicitaria
Especializacin en Comunicacin Organizacional
Departamento de Diseo
DDI-2.3.2
Programa de Diseo de Comunicacin Grfica
CAAC-2.3.3 Centro de Administracin Acadmica Facultad de Comunicacin Social
FHI-2.4 Facultad de Humanidades e Idiomas
DCS-2.4.1 Departamento de Ciencias Sociales
DHU-2.4.2 Departamento de Humanidades
Instituto de Idiomas
IDI-2.4.3
Centro de Administracin Acadmica del Instituto de Idiomas
CAAH-2.4.4 Centro de Administracin Acadmica Facultad de Humanidades
FING-2.5 Facultad de Ingeniera
DCIG-2.5.1 Departamento de Ciencias Bsicas de la Ingeniera
Departamento de Automtica y Electrnica ( I )
Programa de Ingeniera Mecatrnica
DAE-2.5.2
Programa de Ingeniera Electrnica
Especializacin en Automatizacin de Equipos y Procesos Industriales
Departamento de Ciencias de la Informacin
DCIN-2.5.3 Programa de Ingeniera Informtica
Especializacin en Telemtica
Departamento de Energtica y Mecnica
DEM-2.5.4 Programa de Ingeniera Elctrica
Programa de Ingeniera Mecnica
Especializacin en Eficiencia Energtica
Departamento de Automtica y Electrnica ( II )
DAE-2.5.5 Programa de Ingeniera Biomdica
Especializacin en Electromedicina y Gestin Tecnolgica Hospitalaria
Departamento de Sistemas de Produccin
DSP-2.5.6 Programa de Ingeniera Industrial
Programa de Ingeniera de Produccin
Especializacin en Higiene y Seguridad Industrial
CAAI-2.5.7 Centro de Administracin Acadmica Facultad de Ingeniera
EP-2.6 Escuela de Postgrados
CDA-2.7 Centro de Desarrollo Acadmico

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

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 CSI-2.8 Centro de Servicios de Informacin
CAP-2.9 Centro de Apoyos Acadmicos
LAB-2.9.1 Laboratorios
RA-2.10 Registro Acadmico
CDPI-2.11 Coordinacin de Docencia y Periodo Intermedio

3. VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CDIGO DEPENDENCIA
VAD-3 VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DVF-3.1 Divisin Financiera
DFZ-3.1.1 Departamento de Finanzas
TES-3.1.1.1 Tesorera
ACE-3.1.1.2 Asesora de Crdito Educativo
DCP-3.1.2 Departamento de Contabilidad y Presupuesto
KF-3.1.2.1 Krdex Financiero
DSU-3.1.3 Departamento de Suministros
ALM-3.1.3.1 Almacn
DVT-3.2 Divisin de Tecnologas
DC-3.2.1 Departamento de Cmputo
DRT-3.2.2 Departamento de Redes y Telecomunicaciones
Departamento de Soporte Tcnico
DST-3.2.3 Coordinacin de Administracin de Software
Coordinacin de Salas
Departamento de Multimedios
DM-3.2.4 Coordinacin de Servicios Audiovisuales
Coordinacin de Produccin Audiovisual
DVA-3.3 Divisin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
DRH-3.3.1 Coordinacin de Relaciones Laborales
Coordinacin de Promocin y Desarrollo
Coordinacin de Salud Ocupacional
Departamento de Servicios Generales
DSG-3.3.2
Coordinacin de Servicios Asistenciales
Departamento de Planta Fsica e Infraestructura
DPF-3.3.3 Coordinacin de Estructura Fsica
Coordinacin de Infraestructura Tcnica
DEOM-3.3.4 Departamento de Evaluacin, Organizacin y Mtodos
DPC-3.3.5 Departamento de Proteccin y Control

4. VICERRECTORA DE INVESTIGACIONES Y DESARROLLO TECNOLGICO

CDIGO DEPENDENCIA
VICERRECTORA DE INVESTIGACIONES Y DESARROLLO
TECNOLGICO
VIDT-4
Coordinacin Sistema de Informacin
Coordinacin Proyecto Editorial
DIE-4.1 Direccin de Investigacin Estratgica
DIFA-4.2 Direccin de Fomento y Apoyo a la Investigacin
CEV-4.3 Centro de Educacin Virtual

Instructivo para la Elaboracin de Comunicaciones

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