Ttulo, Objetivos, Planteamiento del problema y Justificacin, Palabras claves

1.- Que es un proyecto en TI y cules son los beneficios para Pyme

4.- Proyecto TI una apuesta para el futuro

Titulo:
PROYECTOS TI, BENEFICIOS,

Objetivos:
El objetivo de este tema es brindar informacin a los asistentes acerca de
Que es un proyecto en TI y aprovechar las soluciones tecnolgicas como
el monitoreo y la infraestructura de red

Planteamiento del problema:

En el mundo de TI (Tecnologas de la Informacin) el tema que a todos nos
interesa es Cmo tener un proyecto de xito?, para lo que primero
debemos aclarar que entendemos por xito en un proyecto de TI. El xito
de un proyecto de TI consiste en tener un proyecto a tiempo, en costo y
expectativas de ambas partes, con el cliente satisfecho por el alcance,
funcionalidad, servicio y el proveedor obtenga la remuneracin econmica
esperada, adems de recomendaciones, ms oportunidades de proyectos,
prestigio, aprendizaje, etc. Habiendo definido previamente lo que nos
gustara tener en un proyecto exitoso, lo que sigue es definir qu es lo que
requerimos para asegurar o al menos tener un grado importante de
certidumbre que sobreviviremos a todas los retos que implica un proyecto
de TI. Para muchas empresas tanto clientes como consultoras definen el
xito de un proyecto en una buena administracin del mismo, lo que es
decir, que un Project Manager (certificado de preferencia) te puede ayudar a
que tu proyecto tenga el fin esperado pero u proyecto sigue retrasndose
(eso s, todo bien controlado y notificado), tus costos se incrementan, la
relacin cliente-proveedor empieza a friccionarse y salvo que alguno ceda,
terminar el proyecto con un final inesperado, con usuarios finales
molestos, insatisfechos y/o pagando un presupuesto que no tenan
contemplado para cubrir a medias sus necesidades, si te suena familiar el
caso, entonces debemos considerar los siguientes 4 factores que desde
antes de iniciar un proyecto de TI que te darn un nivel de certeza de que tu
proyecto ser todo un xito. Los 4 factores tienen una secuencia, donde se
van sentando los cimientos del camino al xito de nuestro proyecto, en la
medida que avancemos mostraremos la dependencia de las acciones y
decisiones de cada nivel con su respectivo nivel previo. Si alguno de
los factores no cubre las bases esperadas, los factores siguientes (de abajo
hacia arriba) tendrn que superar las expectativas que compensen las
deficiencias de los anteriores de lo contrario nuestro proyecto puede estar
condenado al fracaso inclusive desde antes de iniciar el mismo.
Justificacin: Para esto definimos los 4 factores implicados en un
proyecto de TI, que son la negociacin, la tecnologa, la metodologa y los
recursos.
1. Negociacin
La etapa de negociacin es la parte medular de un proyecto, desde aqu
podrs identificar rpidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser
exitoso, o est en riesgo el alcance y las expectativas de ambas partes.
Esta etapa la partimos en 2 importantes rubros, la negociacin interna del
cliente (usuario final) y la negociacin con el proveedor de servicios o el
departamento de TI.
a) Negociacin Interna
Esta negociacin suele ser la que define las directrices de todo lo
involucrado en el proyecto, donde se determina los 2 puntos claves
de todo el proyecto, la duracin pretendida y el presupuesto asignado
al proyecto. Regularmente esta negociacin se da por un
intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no
conoce de TI
Para la duracin, es posible que este abierta a negociacin o que el
usuario final espere un plan de trabajo del proveedor, pero el primer
punto en contra del xito de tu proyecto es el caso ms comn, el
proyecto debe estar tal fecha, no importa cuando empieces, ni si
estn los requerimientos mnimos para empezar a la brevedad dicho
proyecto.
Para el presupuesto, este puede ser aprobado de la manera
tradicional, consigue al menos 3 propuestas econmicas y la que nos
convenza en costo beneficio esa ser la indicada, lamentablemente el
caso ms comn es seleccionar la propuesta ms econmica (no
necesariamente la mejor propuesta en alcance o beneficios) y
tomarla de base para negociar con los otros proveedores que
pudieran tener una mejor propuesta integral, esto puede terminar en
2 escenarios, una guerra de precios entre los proveedores si el
proyecto vale la pena, o que seleccionen la propuesta ms
econmica, con las implicaciones que veremos en los otros factores
de xito.
b) Negociacin Externa (para departamento de TI o proveedor
externo)
Esta negociacin se da entre el intermediario con el usuario final y el
departamento de TI de la empresa o el proveedor de servicios de TI.
Esta etapa es donde el proveedor analiza los requerimientos del
proyecto y hace una estimacin de costo y tiempo, por diferentes
factores es posible que los mismos requerimientos difieran en precio
y costo entre varios proveedores del servicio, es aqu donde las
 limitantes si es que hay de tiempo y presupuesto para el proyecto
toman la mayor importancia.
En un escenario sano, el decidir por la mejor propuesta en costo-
beneficio-tiempo suele ser la ms acertada, lamentablemente el caso
ms comn, es que tomen la propuesta del proveedor que dijo 4
semanas cuando todos los dems al menos dijeron 8 y el costo sea en
esa proporcin o peor an, con tarifas mucho ms bajas.
Al finalizar esta etapa, ya puede influir de manera positiva o negativa
en los otros factores.
Recomendacin

Se debe analizar detalladamente el costo-beneficio del proyecto,

ponderarlo en valor de negocio y tomar la decisin en base a ello, si
el proyecto est limitado por el tiempo desde antes de empezar, est
en riesgo el xito del proyecto, as como un presupuesto limitado y no
en valor del negocio ser otro riesgo adicional a tu proyecto. Si el
proyecto no aporta un valor tangible y medible es necesario
reconsiderar si debera de desarrollarse.
2. Tecnologa
Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al xito de tu proyecto
de TI, Qu tecnologa hay que usar?
En primera instancia la seleccin de la tecnologa puede ser por los
siguientes factores
a) Costo (definido en la negociacin interna)
El costo cuando es una limitante, puede hacer que la tecnologa
seleccionada dependa de ello, por lo cual puede ser una tecnologa
Open Source o una tecnologa de renombre (donde las 2 son
consideradas excelentes opciones, solo que hay que considerar el
impacto en los otros factores).
b) Infraestructura o polticas de la empresa
La infraestructura o polticas de la empresa definen que tecnologas
deberan usarse, muchas veces independientemente del tipo de
proyecto
c) Propuesta del proveedor seleccionado
El proveedor seleccionado puede hacer una recomendacin de
tecnologa que va en funcin a su propuesta econmica, esto en
determinados momentos podr marcar una pauta importante en si no
es una tecnologa estndar podr generar dependencia por mucho
tiempo con dicho proveedor.
3. Metodologa
Ya que decidimos las variables de presupuesto, tiempo y tecnologa,
tendremos que decidir que metodologa de trabajo tendremos que usar,
esto debido a que segn las caractersticas de nuestro proyecto podremos
implementar de una u otra forma de trabajo adecuada a cumplir las
expectativas funcionales y de negocio esperadas. Definimos
brevemente metodologa, entendemos que son las reglas, polticas, tcnicas
y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto, para
esto existen muchas metodologas documentadas y en diferentes
clasificaciones (tradicionales, giles, etc.) y otras son adaptadas a cada
empresa (propietarias, pueden contener mezclas de metodologas).
Habiendo definido la metodologa nos enfrentamos a la dependencia de los
primeros 2 factores de la siguiente manera. La negociacin de tiempo
y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la seleccin de la
metodologa, primero para adoptar una metodologa tradicional (RUP por
ejemplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado, es
decir, estas implican un costo mayor en horas hombre en documentar,
analizar y definir todos los pasos de dicha metodologa, pero son
recomendables en proyectos donde los equipos de trabajo son grandes y
los consultores cuentan con diversos perfiles y niveles de conocimiento. En
proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeos (o muy castigados
en la negociacin) en relacin al alcance funcional del proyecto, se
recomienda el uso de metodologas giles y/o propietarias, las ltimas
siempre y cuando estn orientadas al resultado y no al plan. Aunque la
metodologa no tiene una dependencia con la tecnologa seleccionada, es
necesario aclarar que ciertas tecnologas se adaptan mejor a ciertas
metodologas de desarrollo, por decir los lenguaje orientados a objetos son
ms fcilmente modularizables y reciclables que la programacin
estructurada. Un punto importante por definir en este factor de xito, es si
la metodologa es orientada al resultado o al plan. Se dice que las
metodologas giles son orientadas al resultado, es decir, a software
funcional, y no a actividades o tareas en cierto tiempo, para esto se
necesita una administracin de proyecto flexible, para lo cual entendemos
que nuestro plan de trabajo original puede sufrir cambios positivos o
negativos buscando siempre el resultado funcional. En el caso de
metodologas orientadas al plan, son conocidas las metodologas
tradicionales como RUP, donde existen tareas por desarrollar durante todas
las etapas del proyecto, pero muchas de ellas no entregan funcionalidad del
software, solo los requerimientos de control y documentacin definidos por
la metodologa, estas regularmente no son tan flexibles por estructura, para
lo cual se tienen que hacer renegociaciones intermedias si se detecta o
requiere funcionalidad nueva no solicitada en fases anteriores.

4. Recursos
El ltimo factor del cual depende el xito de nuestro proyecto son los
recursos que estarn involucrados, es decir, las personas y sus respectivos
perfiles de conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto, metodologa
de trabajo y tecnologa. La asignacin de recursos a nuestro proyecto se
puede dar de diferentes maneras, iniciamos por la dependencia con cada
factor previamente visto. En la negociacin se define las 2
variables principales de nuestro proyecto, que son el tiempo y el costo, esto
determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para nuestro
proyecto, y ms importante an ser el perfil y experiencia que se pueda
costear con el presupuesto asignado. En estos casos la formula es sencilla,
salvo que sea una estrategia comercial del proveedor (por ejemplo: ganar
un cliente, abrir mercado, etc.) : el nivel y la cantidad de
recursos asignados a nuestro proyecto ser directamente proporcional al
presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que
tengamos para dicho proyecto. Como vimos en los artculos previos, la
seleccin de la tecnologa + el presupuesto del proyecto, influirn positiva o
negativamente en el perfil y experiencia de los recursos asignados, es decir,
hay ciertas tecnologas donde la oferta y la demanda de dicho perfil tcnico
determinaran los costos de los recursos, recomendamos el siguiente artculo
de Salarios y Factores. Si la tecnologa es de cierto nicho o muy
especializada, esto generar una dependencia durante mucho tiempo de
nuestro proveedor seleccionado, que posteriormente si acaso la tarifa inicial
fue econmica, ya existiendo la dependencia el proveedor podr renegociar
tarifas nuevas en etapas posteriores del proyecto. En la metodologa
seleccionada y su relacin con los recursos es como sigue, para ciertas
metodologas se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los
recursos involucrados, es decir se determinan responsabilidades y roles
especiales tanto como para administrar, controlar y desarrollar, para lo cual
en muchos casos es difcil que un recurso pueda cubrir varias funciones, por
lo tanto ciertas metodologas requieren diferentes perfiles de recursos
durante las diferentes etapas del proyecto, por decir un ejemplo, Project
Manager, Software Architect, Data Architect, DBA, Developer Senior,
Developer Junior, Project Leader, Tester entre otros. Recomendacin La
seleccin de los recursos deber ser en funcin a los factores de
negociacin, tecnologa y metodologas, es decir, los perfiles y experiencia
de los recursos, debern ser los adecuados a nuestras variables del
proyecto, si por alguna razn los recursos no dominan la tecnologa, no
tenemos los recursos suficientes para cubrir el plan de trabajo en tiempo,
asignamos juniors o practicantes (de manera arbitraria) para reducir costos,
nuestro proyecto estar muy limitado en sus posibilidades de xito. Un caso
comn es que algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de
recursos juniors practicantes que reduzcan costos y por cantidad de
recursos puedan tener el proyecto a tiempo, lamentablemente estos casos
son difcilmente ejemplos de xito, es posible que el proyecto se termine,
pero la calidad dejar mucho que desear y en muchos casos el re-trabajo
costar ms que hacerlo bien a la primera, donde aplica el conocido refrn
lo barato, sale caro.

Palabras Claves:
INFRAESTRUCTURA Conjunto de elementos o servicios que se consideran
necesarios para el funcionamiento de una organizacin o para el desarrollo
de una actividad:
PROVEEDOR Persona o empresa que abastece de algunos artculos
necesarios.
EMPRESA Una empresa es una organizacin, institucin o industria,
dedicada a actividades o persecucin de fines econmicos o comerciales,
para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes, a
la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial as
como sus necesarias inversiones.
PRESUPUESTO Cantidad de dinero que se calcula o se dispone para un
fin:
TECNOLOGIAS DE INFORMACION Se conoce como tecnologa de informacin
(TI) a la utilizacin de tecnologa especificamente computadoras y
ordenadores electrnicos - para el manejo y procesamiento de informacin
especificamente la captura, transformacin, almacenamiento, proteccin, y
recuperacin de datos e informacin.