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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR


PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO
SANTIAGO MARIO
EXTENSIN COL - SEDE CABIMAS

SISTEMA DE GESTIN PARA EL REQUERIMIENTO DE MATERIALES E


INSUMOS EN EL ALMACN DE LA EMPRESA IMDISMA, C.A.

Trabajo Especial de Grado para Optar al Ttulo de


Ingeniero Industrial

Autores: Br. Gonzlez Dayana


Br. Gonzlez Paul
Tutor Acadmico: Ing. Levy Riera
Asesora Metodolgica: MgSc Lila Ocando

Cabimas, Junio 2012


INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO
SANTIAGO MARIO
EXTENSIN COL - SEDE CABIMAS
SISTEMA DE GESTIN PARA EL REQUERIMIENTO DE MATERIALES E
INSUMOS EN EL ALMACN DE LA EMPRESA IMDISMA, C.A.

Autores:
Br. Gonzlez Dayana
Br. Gonzlez Paul

Cabimas, Junio 2012


SISTEMA DE GESTIN PARA EL REQUERIMIENTO DE MATERIALES E
INSUMOS EN EL ALMACN DE LA EMPRESA IMDISMA, C.A.
APROBACIN DEL TUTOR ACADMICO

Por la presente hago constar que he ledo el Trabajo Especial de Grado


que han presentado los ciudadanos Dayana Gonzlez y Pal Gonzlez,
titulares de la cdula de identidad personal nmero V.-19.832.026 y V.-
19.328.310, Titulado: SISTEMA DE GESTIN PARA EL REQUERIMIENTO
DE MATERIALES E INSUMOS EN EL ALMACN DE LA EMPRESA
IMDISMA, C.A, cursantes de la carrera de Ingeniera Industrial, y considero
que rene los requisitos acadmicos para ser sometido a evaluacin por
parte del Jurado calificador designado para tal fin.

En la ciudad de Cabimas a los 26 das del mes de Junio de 2012

____________________________
Ing. Levy Riera
C.I. _______________

APROBACIN DE LA ASESORA METODOLGICA


Por la presente hago constar que he ledo el Trabajo Especial de Grado
que han presentado los ciudadanos Dayana Gonzlez y Pal Gonzlez,
titulares de la cdula de identidad personal nmero V.-19.832.026 y V.-
19.328.310, Titulado: SISTEMA DE GESTIN PARA EL REQUERIMIENTO
DE MATERIALES E INSUMOS EN EL ALMACN DE LA EMPRESA
IMDISMA, C.A, cursantes de la carrera de Ingeniera Industrial, y considero
que rene los requisitos metodolgicos para ser sometido a evaluacin por
parte del Jurado calificador designado para tal fin.

En la ciudad de Cabimas a los 26 das del mes de Junio de 2012

_______________________
MSc. Lila Ocando
C.I.- _______________
DEDICATORIA

A LA VIDA, ESA GRAN OSTINADA.

vi
AGRADECIMIENTOS

A Dios primeramente por permitirnos venir a este mundo lleno de


grandes oportunidades

A nuestros padres que han sido el motor de impulso para lograr cada
una de nuestras metas

A la Universidad Santiago Mario por acogernos en sus aulas y


formarnos como los profesionales del maana

A la Empresa IMDISMA, C.A. por permitirnos emprender nuestra


formacin como profesionales

A la MSc. Elsa Gonzlez y el Ing. Levy Riera por brindarnos sus


conocimientos en la elaboracin de esta investigacin.

A los Ing. Carlos Guevara e Inesmar Perdomo por contribuir en el


desarrollo de la investigacin

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO
SANTIAGO MARIO
EXTENSIN COL - SEDE CABIMAS
INGENIERIA INDUSTRIAL

SISTEMA DE GESTION PARA EL REQUERIMIENTO DE LOS


MATERIALES E INSUMOS EN EL ALMACEN DE LA EMPRESA IMDISMA,
C.A.
LNEA DE INVESTIGACIN: PRODUCCION Y CADENA DE
SUMINISTROS

Trabajo Especial de Grado

Autores: Br. Dayana Gonzlez


Br. Pal Gonzlez
Tutor Acadmico: Ing. Levy Riera
Asesor Metodolgico: MgSc. Lila Ocando
Junio 2012

Resumen

El propsito de esta investigacin fue proponer un sistema de gestin para


el requerimiento de materiales e insumos en el almacn de la empresa
IMDISMA, C.A diagnosticando la situacin de entrada y salida de materiales
e insumos en el almacn, identificando los factores que influyen en el
requerimiento de los materiales de almacenamiento y determinando las fases
del sistema de gestin para el requerimiento de los materiales e insumos en
el almacn de la empresa IMDISMA, C.A. Como soporte terico se tomarn
los aportes de lvarez y Brito (2008), Gil (2008), Colmenares (2007), entre
otros. La modalidad de la investigacin fue de campo, de tipo no
experimental, descriptiva sustentada por los autores Bavaresco (2003),
Hernndez, Fernndez y Baptista (2006). La poblacin estuvo integrada por
12 personas que laboran en la empresa. Se aplicaron como tcnicas de
recoleccin de datos la observacin directa, la encuesta y como anlisis de la
informacin se utiliz la estadstica descriptiva y el anlisis de los datos.
Luego de realizado los anlisis se pudo concluir con una propuesta para el
sistema de gestin del almacn donde se observan los elementos necesarios
para su aplicacin, los requerimientos legales y beneficios que esta dar a la
organizacin.

Descriptores: Sistema de Gestin, Requerimiento, Materiales e Insumos.

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INTRODUCCIN

El sistema de gestin es y ha sido uno de los principales ejes de


funcionamiento de cualquier empresa, debido a su gran impacto y a su
aporte en los procesos productivos. El mismo involucra, tanto el proveer a la
empresa a sus requerimientos de materiales necesarios para su continuo y
regular desenvolvimiento frente a sus demandas, como el de representar un
activo o efectivo en forma de material; por lo que su administracin debe ser
llevada a cabo bajo un adecuado control que permita minimizar los costos
asociados a su almacenamiento, proporcionando adems altos ndices de
rotacin.
En funcin de ello, IMDISMA, C.A. es una empresa que est basada en
satisfacer la demanda de sus clientes manteniendo la planta y sus equipos
en condiciones normales de operacin y con valores establecidos de
disponibilidad.
La existencia o no de insumos en el almacn de dicha empresa juega un
papel de vital importancia en la duracin y calidad de las reparaciones por tal
motivo es necesario realizar un estudio detallado de las condiciones del
almacn que sirva para determinar de manera clara los inconvenientes
existentes en cuanto al a los requerimientos de materiales que necesitan en
el rea de produccin y mantenimiento, para proteger el flujo continuo de las
operaciones, de esta manera evitar los retrasos, prdidas econmicas a la
empresa y lograr que los subsistencias puedan tener su parmetros de
control al mximo de eficiencia.
El presente estudio establece el desarrollo de un sistema de gestin de
para el requerimiento de materiales e insumos en el almacn de la empresa,
a fin de dar un trato selectivo a los gastos, garantizando a los usuarios la
continuidad en el suministro de los mismos, considerando que esta es una
variable crtica en su sistema de produccin y un factor a controlar en
procura de una mxima rentabilidad.

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Para cumplir con el objetivo de la investigacin, se detallar la situacin
actual de los sistemas utilizando herramientas de anlisis y observacin
directa, as como recoleccin de informacin. En funcin de estas se
elaborarn posibles repuestas basadas en los elementos tcnicos y se darn
las recomendaciones pertinentes. Este trabajo se encuentra estructurado en
cuatro captulos, divididos de la siguiente manera:
Captulo I: El Problema. En donde se presenta la contextualizacin del
problema, formulacin del problema, objetivos y justificacin de la
investigacin.
Captulo II: Marco Referencial, muestra los antecedentes y elementos
tericos que se utilizan como base para el desarrollo del estudio,
sistematizacin, operacionalizacin de la variable y definicin de trminos
bsicos.
Captulo III. Marco Metodolgico, describe la metodologa utilizada para la
realizacin de dicho trabajo el cual comprende Modalidad, tipo de
investigacin, Operacionalizacin de la variable, poblacin y muestra,
tcnicas e instrumento de recoleccin de informacin, as como tambin los
anlisis de los datos y el procedimiento de la investigacin.
Capitulo IV. Resultados, se presentan los resultados obtenidos despus
de la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos, diagnostico que
sustenta la propuesta, conclusiones, se presenta la propuesta con sus
respectivos objetivos y justificacin y por ltimo se establecen las
recomendaciones.

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CAPTULO I
EL PROBLEMA

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CAPTULO I

EL PROBLEMA

Contextualizacin del Problema

El entorno econmico tiende a cambiar con el pasar del tiempo, es por ello
que todos estos factores as como tambin los sociales, polticos, legales,
demogrficos y geogrficos que rodean a las empresas afectan de manera
directa o indirecta su funcionamiento, donde stas se ven en la necesidad de
acoplarse cada vez ms a las exigencias de un mundo globalizado, lo que
genera como consecuencia que sus necesidades sean mayores.
La asignacin de actividades que se proponen en el momento de
establecer cualquier inventario es sin lugar a dudas el problema ms
importante a resolver; pues la organizacin necesita tener informacin
confiable, apta y lo ms justa posible sobre el costo de sus productos,
cantidad de pedido, precio, entre otros, para una correcta toma de
decisiones.
Al respecto, la creciente influencia de pases en vas de desarrollo se debe
en parte que algunos de ellos son las principales naciones con reservas de
petrleo en el mundo, por lo tanto se ha propiciado la dependencia de los
pases desarrollados hacia los que estn en vas de desarrollo pues
necesitan de ellos para sus actividades comerciales econmicas. En tal
sentido, desde 1958 hasta nuestros das toda la panormica econmica en el
pas sigue comportndose fuertemente inclinada hacia el sector petrolero.
Ello significa que todava se sigue dentro de los esquemas de una economa
mono-productora.

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No obstante, esas tendencias siempre manifestaron preocupaciones
entorno al comportamiento del negocio petrolero a escala mundial; hoy da
sigue siendo el petrleo factor importante de la economa nacional por la
fuerte entrada de divisas que ese producto deja de sus transacciones
comerciales con el exterior, pero tambin se han involucrado las fases de
industrializacin y reforzamiento de las actividades agropecuarias.
En funcin de esto para Munich y Garca (2003), el control es una funcin
bsica y primordial en toda organizacin. ste se basa en el establecimiento
de normas, medicin del desempeo con base a las mismas y la correccin
de las variaciones y desviaciones respecto a estas y los planes. (p.186) La
importancia del mismo radica en el hecho de alcanzar el cumplimiento de
dichas normas as como los planes establecidos. Por lo cual, los autores
citados anteriormente sealan que:
El control interno se expresa a travs de las polticas aprobadas
por los niveles de direccin de la empresa, mediante la
elaboracin y aplicacin de tcnicas de verificacin y evaluacin
de procesos administrativos, manuales de funciones y
procedimientos, sistemas de informacin, programas de
seleccin, e induccin y capacitacin del personal. (p.86).

As mismo, Koontz (2003) cita que:


El estudio del sistema de control interno utilizado por la
organizacin para evaluar los procesos en sus reas de trabajo,
se basa en las normas de auditora, que han desarrollado
diferentes enfoques orientados a ejecutar mecanismos giles de
evaluacin de este sistema, cuyos resultados debidamente
ponderados sirven como herramienta que determine el alcance, la
naturaleza y la extensin de los procedimientos a aplicar. (p.123)

Por ello, los inventarios son de vital importancia en las empresas, dado
que representan un gran impacto en el mbito financiero, debido que, esta
partida se enmarca en el balance general, la cuenta ms representativa del
capital de trabajo, reflejando de esta manera la situacin de las
organizaciones. Por consiguiente en toda empresa sea industrial, comercial o
de servicios debe tener un sistema de control interno sobre todas las

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operaciones, segn a las directrices emanadas en la empresa para ser ms
eficientes, stas se ejecutan de acuerdo a evaluaciones peridicas y
sistemas de control interno que permitan verificar la razonabilidad de sus
movimientos.
En este sentido, la empresa IMDISMA, C.A, es una organizacin
venezolana dedicada a la compra / venta y servicios industriales en el rea
metalmecnica afines para la industria petrolera nacional, realizando
actividades de mecanizado de piezas, mantenimiento, reparaciones
mecnicas, estructuras metlicas, prefabricados de tubulares, corte y
armado de planta de preparacin de lodo, fabricacin, soldadura en
general, pintura industrial, preparacin de superficie de tubera externa e
internamente, almacenamiento y despachos de productos qumicos entre
otros.
Se puede afirmar que el sistema de gestin para el requerimiento de los
materiales e insumos en el almacn de la Empresa IMDISMA, C.A, no esta
estructurado, evidenciando que cuesta mantener el stock para abastecer el
proceso de produccin sea con insumos productivos o materiales, proteccin
de los equipos, donde la tarea se ha convertido en un trabajo traumtico,
dado que a veces no se sabe a ciencia cierta cul debe ser el nivel adecuado
de los respectivos inventarios.
As mismo, se detect un nivel excesivo que puede conducir a un bajo
rendimiento de la inversin, as como tambin los costos tienden a
incrementarse dado que se deben disponer depsitos propios o alquilados,
personal, seguros, gastos de administracin, costo de capital inmovilizado,
entre otros. Desde este punto de vista, la competencia puede a travs de una
publicidad intensiva de sus productos mejorar a los mismos, generando con
ello nuevos beneficios que los diferencien con respecto a las ganancias
obtenidas de la empresa, logrando producir que el efecto de las ventas
bajen, y por consecuencia aumenten la cobertura del stock como medio de
productos terminados e insumos.

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La empresa debe ofrecer y garantizar a sus clientes una excelente planta
Fsica-Operacional-Administrativa con un tiempo de respuesta eficiente y una
ptima calidad en los productos que elabora. Sin embargo, a pesar de que la
empresa est constituida desde hace muchos aos, no lleva una buena
gestin referente al control del sistema de inventario. Cuyo almacn tiene a
cargo las actividades de recepcin, almacenamiento y despachos de
productos qumicos. Actualmente, los procesos de control del almacn,
presentan dificultades y diferencias, con respecto a las entradas, salidas,
almacenamientos, traslados y devoluciones de los mismos.
Desde esta perspectiva, el control de los inventarios, puede hacer una
contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Con l la
empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra
economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez,
optimizando todas las actividades de la compaa. Sin embargo, se presenta
una desventaja como son el costo de mantenimiento, de capital, de
almacenaje y de oportunidad el cual es causado por inexistencia.
Adems los procedimientos del rea de almacn, asociados a los
procesos actuales no son los ms procedentes, ya que este requiere evaluar
y analizar el sistema de control interno de los diferentes procedimientos y de
esta forma determinar los aspectos a mejorar. En esta rea los materiales e
insumos de la empresa requieren tener un buen sistema de control de los
inventarios; que permita tener a disposicin las cantidades de materiales
para determinar las necesidades de la planificacin de los mismos, a fin de
garantizar la calidad del servicio.
Por esta razn, al planear y programar el requerimiento de materiales en
el tiempo para las operaciones de producciones finales se proporcionan
resultados, tales como las fechas limites para los componentes, que
posteriormente se utilizan para el control del taller. Una vez que estos
productos estn disponibles, permiten calcular los requerimientos de
capacidad detallada para los centros de trabajo en el rea de produccin.

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Por lo cual, al momento de efectuar los requerimientos de los materiales
ste es realizado en periodos largos y ello dificulta la gestin de dichos
materiales en el almacn. La inadecuada organizacin del almacn impide
que se realice un conteo fsico veraz y rpido, debido a la separacin en la
ubicacin de los materiales, lo que hace ms difcil el trabajo.
Adicionalmente, la inexistencia de un procedimiento que permita la custodia,
almacenamiento y sea el responsable como estn distribuidos los materiales
en el almacn, trae como consecuencia que los conteos de inventarios
planificados de los materiales arrojen diferencias significativas (faltantes y
sobrantes), ello es debido a la forma dispersa que presentan dichos
materiales, y la utilizacin inadecuada del espacio fsico.
En ese sentido, se plantea como forma de mejorar la situacin descrita
anteriormente, la necesidad de implantar un sistema de gestin para el
requerimiento que permita llevar a cabo medidas organizadas y operativas
por parte de la empresa para garantizar que tanto sus operaciones contables
como administrativas se realicen de acuerdo con lo planificado y controlado.
Por tal motivo, resulta imperioso el control y buen manejo de los inventarios
dentro de una empresa, las polticas, medidas que se adopten como factores
importantes para mantenerse en un mercado.
Bajo estas perspectivas en la actualidad, esta organizaciones est siendo
afectada por los continuos cambios que presenta la economa venezolana,
motivado a ello se ha visto en la necesidad de establecer controles en sus
procesos con el objetivo de reducir el riesgo de prdidas, con el fin de
mejorar la utilizacin de los recursos e insumos disponibles. Esto se podr
llevar a cabo al aplicar un control preventivo y de deteccin del inventario
donde, el primero se encarga de ejecutar los controles antes del inicio de un
proceso o gestin administrativa, la deteccin se ejecuta durante y despus
de un proceso. La eficacia de este tipo de controles depender
principalmente del periodo transcurrido entre la ejecucin del proceso y el
cumplimiento del control.

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Por lo antes expuesto, existe la necesidad de proponer e implementar un
sistema para que la empresa establezca las polticas necesarias que
permitan mejorar los recursos en el almacn donde se lleva el control de
inventarios de productos para llevar un mejor sistema de control interno de
descripcin de productos qumicos del almacn de la empresa, ya que los
mismos tienen una gran importancia dentro de los estados financieros de
cualquier organizacin, debido que este forma parte del capital de trabajo y le
permitir ver la rotacin de cada uno de los renglones que conforman los
inventarios de materiales, para poder mantener un sano proceso sobre el
dinero invertido, de lo contrario se corre el riesgo de perder los controles
internos y a su vez el incumplimiento de las entregas a tiempo a sus clientes.
El estudio se realiz en la empresa IMDISMA, C.A, ubicada
estratgicamente en la Costa Oriental del Lago, avenida Intercomunal, #187,
sector La Vaca, Municipio Simn Bolvar, Edo. Zulia en el lapso comprendido
entre los meses de Abril 2012 hasta Junio 2012. En funcin de lo planteado
la investigacin est enmarcada dentro del rea Temtica Ingeniera
Industrial, tiene como lnea Matriz Produccin y Cadena de Suministros, as
mismo su lnea Potencial es Plan de Requerimiento de Materiales
Asumiendo los planteamientos expuestos con anterioridad se formula el
problema bajo la siguiente interrogante:
Qu beneficios proporciona hacer un anlisis del sistema de gestin para
el requerimiento de productos qumicos del almacn de la empresa
IMDISMA, C.A?

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Proponer un sistema de gestin para el requerimiento de materiales e


insumos en el almacn de la empresa IMDISMA, C.A

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Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin de entrada y salida de materiales e insumos en el


almacn de la empresa IMDISMA, C.A
Identificar los factores que influyen en el requerimiento de los materiales
de almacenamiento dentro la empresa IMDISMA, C.A
Determinar las fases del sistema de gestin para el requerimiento de los
materiales e insumos en el almacn de la empresa IMDISMA, C.A
Establecer sistema de gestin para el requerimiento de materiales que
garanticen el mximo rendimiento dentro del almacn de la empresa
IMDISMA, C.A

Justificacin de la Investigacin

El propsito de esta investigacin es analizar el sistema de gestin para el


requerimiento de materiales e insumos en el almacn de la empresa
IMDISMA, C.A, con la finalidad de tener un mejor control de cada uno de los
materiales existentes y adems de la necesidad de elaborar una metodologa
ptima, de la cual busca evitar desviaciones y condiciones en la que se
encuentran, tambin pretende conocer los factores que inciden para
mantener un registro adecuado de los materiales cuando son trasladados a
un lugar especfico.
Esta investigacin le permite a la empresa, tener el control de los procesos
de inventarios del almacn de materiales e insumos; facilitndole conocer
cuales son los factores u omisiones de estndares establecidos en los
procedimientos referente a: conteos de los materiales que ingresan,
verificacin final de los materiales recibidos para su almacenamiento,
dificultades en la planificacin de los inventarios, control de las existencias,
as como alternativas necesarias para lograr su mejoramiento.

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Bajo estos aspectos se justifica la investigacin desde el punto de vista
terico, el cual permite aplicar ideas y emitir conceptos importantes con el
propsito de generar reflexin y debate acadmico sobre el conocimiento
existente, as como tambin contrastando los resultados o hacer teora del
conocimiento existente epistemolgicamente.
En lo prctico se justifica, porque ayuda a resolver el problema estudiado
proponiendo estrategias que sirven para contribuir a la solucin del mismo.
Es decir, explica el por qu es conveniente llevar a cabo la investigacin y
cules son los beneficios que se derivarn de ella. Asimismo, busca hacer
efectiva la importancia de proponer un sistema de gestin para el
requerimiento de materiales e insumos en el almacn de la empresa
IMDISMA, C.A, con el propsito de cumplir los objetivos previstos en los
programas, los proyectos desarrollados.
Mientras que en el aspecto metodolgico se ofrecen mtodos, estrategias
e instrumentos confiables que son de apoyo a otros investigadores en el
mismo campo de accin de las variables que sustentan este estudio, as
como tambin aportes tericos y prcticos con nuevas investigaciones, las
cuales sirven como material de consulta para otros y como beneficio a la
empresa sin lugar a dudas, al contribuir con el mejoramiento de los procesos
que se realizan dentro de ella, y la aplicacin de tcnicas de investigacin y
medicin de datos.
Desde el punto de vista social esta investigacin identifica los elementos,
la funcin y la importancia para el personal que labora en el almacn de la
empresa, para la planificacin de su trabajo, minimizar costos, mejorar los
resultados y procesos, aumentar la eficacia, la eficiencia y de esta manera
incrementar el nivel de servicio de la organizacin. Adems, los resultados
obtenidos del mismo podrn ser aplicados para alcanzar una mejora en otro
aspecto de igual similitud en los procesos de inventario en dicho almacn y
de otras a su alrededor.

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Esta investigacin tiene relevancia cientfica, puesto que implica
determinar las necesidades de carcter positivo que de alguna manera
motivan al estudio. As como tambin aspectos no investigados, carencia de
estudios en el rea, confusiones e interrogantes en torno a la temtica, las
cuales pueden ser resueltas con la investigacin.

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CAPTULO II
MARCO REFERENCIAL

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CAPTULO II

MARCO REFERENCIAL

Este captulo hace referencia a los estudios previos que se han realizado
sobre las variables manejadas, que por similitud fundamental con esta
investigacin se consideran para apoyarla, as como se presenta la revisin
de la literatura que sustentaron todo lo referente a la temtica en estudio.

Antecedentes de la Investigacin

lvarez y Brito. (2008), realiz su trabajo especial de grado en la


Universidad Catlica Lisandro Alvarado. Diseo de un sistema de control de
inventario de materiales e insumos en la empresa LLorka C.A. .La
investigacin tuvo como objetivo general la propuesta de un sistema de
control de inventario para mejorar el procedimiento y ubicacin de materiales
e insumos de la compaa. El tipo de investigacin es documental, de
campo descriptiva, con un diseo no experimental transeccional y la
recoleccin de datos de observacin directa entre otros; los mismos fueron
sometidos al anlisis y se evidenci irregularidades en los procedimientos
administrativos y de control de inventario en el almacn. La poblacin estuvo
conformada por 12 sujetos de la empresa en estudio.
Las recomendaciones realizadas les permitieron mostrar a la gerencia
fallas especficas que obstaculizan los procesos administrativos. En esta
investigacin se diseo un sistema de control de inventario que pudo
adaptarse a las necesidades de la empresa y as mejorar en forma eficaz y
eficiente. Este antecedente proporcion un relevante aporte al presente

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estudio, puesto que pudo solventar una situacin problema en el ambiente
donde se desarroll a travs de la propuesta elaborada, demostrando con
esto que es factible lograr mejores resultados con la puesta en prctica de
algunas herramientas apropiadas al contexto.
Gil, A. (2008) en la Universidad Catlica Andrs Bello. Efecto su estudio
Sistema de apoyo a la toma de decisiones relacionadas a las ventas de
materiales e insumos en la Distribuidora Gilavil. El trabajo planteo como
propsito fundamental disear y desarrollar un sistema de apoyo a la toma
de decisiones que generar propsitos sobre indicadores relacionados a las
ventas e inventarios de materiales e insumos en la Distribuidora Gilavil. Esta
informacin de valor agregado est destinada a dar apoyo a nivel estratgico
de la empresa en el proceso de la toma de decisiones relacionadas con la
planificacin de la produccin y del reabastecimiento internos de inventarios.
La investigacin se catalog del tipo proyectiva, en virtud de haber estado
orientada a la elaboracin de una propuesta como alternativa de solucin a
una problemtica observada. La poblacin objeto de estudio estuvo
conformada por ocho personas, la tcnica de recoleccin de datos fue un
cuestionario de 43 preguntas cerradas y abiertas. Los datos se analizaron
utilizando estadsticas descriptivas, con valores de frecuencia absoluta y
relativa.
Para realizarlo se utiliz la metodologa cascada con sub-proyectos. Esta
metodologa cuenta con tres etapas iniciales: concepto de software, anlisis
de requerimientos y diseo global, los cuales se realizan linealmente, y luego
propone separar el proyecto global en sub-proyectos ms pequeos de
forma que las siguientes fases; el diseo detallado, la codificacin y
depuracin; y las pruebas iniciales, se realizaron linealmente para cada sub-
proyecto definido, logrando que cada sub-proyecto se desarrolle llevando a
cabo tareas y tcnicas particulares de acuerdo a sus respectivas
necesidades. La etapa final de la metodologa consiste en llevar a cabo la
integracin de los sub-proyectos y la realizacin de pruebas finales.

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El resultado final de la metodologa fue un sistema de apoyo a la toma de
decisiones que permite realizar consultas y reportes, incluyendo grficos
sobre valores reales y pronosticados de tres indicadores: ventas,
consignaciones y devoluciones de consignaciones, aplicado al conjunto de
los doce artculos de mayor retorno financiero para la empresa.
El aporte de esta investigacin consisti en la importancia de tener en
cuenta la informacin que da valor agregado y apoyo a nivel estratgico a la
empresa, al considerar para su estudio la integracin de elementos como la
toma de decisiones en la planificacin de la produccin y del
reabastecimiento internos de inventarios de materiales e insumos.
Colmenares, A (2007), Realiz una investigacin en la Universidad
Catlica Lisandro Alvarado. Anlisis del manejo de requerimientos de la
empresa 2B industria y taller C.A. El trabajo se elabor con el propsito de
analizar el sistema de inventario de la empresa 2B Industria y Taller C.A.,
ubicada en Barquisimeto, Estado Lara. Los objetivos buscaron determinar el
manejo de inventario llevado por la organizacin. La investigacin fue de tipo
descriptivo, con un diseo no experimental, recolectando los datos con la
realizacin de entrevistas estructuradas y no estructuradas, la aplicacin de
un cuestionario a los departamentos involucrados en el proceso de
adquisicin y venta de los productos, se aplic a una poblacin de 10
empleados de la mencionada compaa.
Los resultados obtenidos en la aplicacin de los instrumentos
demostraron la necesidad de establecer controles ms eficientes y eficaces
dentro del almacn de 2B Industria y Taller C.A., mejorar la rotacin de
requerimientos y manejo del mismo lo cual trae como consecuencia la
obtencin de informacin que permita a la gerencia tomar decisiones con
relacin a los costos de adquisicin y la asignacin de estos a sus productos.
El aporte de esta investigacin se bas en los elementos tericos que
describi sobre el tema de requerimientos de materiales e insumos, as como
tambin los hallazgos encontrados de importancia para el actual estudio.

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Bases Tericas

A continuacin se presentan las bases tericas que sustentaron dicho


estudio de investigacin.

Sistemas

Chiavenato (2009) seala que es un conjunto de partes o elementos


organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo.
Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y
proveen (salida) informacin, energa o materia. Cada sistema existe dentro
de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por
subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un sper - sistema.
(p.34)

Importancia de los Sistemas

Para Chiavenato (2009), cuando muchas personas se preguntan por qu


estudiar sobre los sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por
qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones,
marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin
empresarial importante. Muchas empresas y organizaciones tienen xitos en
sus objetivos por la implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De
esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administracin y
gerencia de empresas. Es por esta razn que todos los profesionales en el
rea de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un
curso de sistemas de informacin.

Requerimientos de Materiales

Segn lo establecido por Melinkoff (2007), es una metodologa que


permite administrar el inventario y planificar pedidos de partes y piezas con

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demanda dependiente. Cabe destacar que se afirma que un producto tiene
demanda dependiente en la medida que su demanda se puede derivar de un
producto de categora superior. En este contexto, una empresa que vende un
producto final (con demanda independiente) est interesada en qu, cunto
cundo ordenar de las distintas partes y piezas que permiten la produccin
de dicho producto final. Esta planeacin de requerimientos de materiales es
crtica dado que permitir alcanzar las metas de produccin en tiempo y
cantidad de lo planificado previamente en un plan maestro de produccin.
Para llevar a cabo un plan de requerimientos de materiales se necesitan tres
elementos:
Plan Maestro de la Produccin (PMP)
Estructura del Producto o Bill of Materiales (BOM)
Registro del Inventario (IRF)
El Plan Maestro de la Produccin establece las necesidades en cantidad y
tiempo del producto final o con demanda independiente. Por otra parte la
estructura del producto (BOM) detalla cuntas partes y piezas se necesitan
para obtener una unidad de producto final y cmo dicho producto se
compone. Por otro lado es importante tener una comprensin bsica de los
sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la
empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en
nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para
que los sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente.
Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio
haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de
fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir.
Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin (SI)
es un desafo importante para los gerentes. As la funcin de los SI
representa:

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Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el xito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administracin de operaciones, marketing, y administracin de recursos
humanos.
Una colaboracin importante para le eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, el servicio y satisfaccin del cliente.
Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma
de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el
mercado global.
Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones
de hombres y mujeres.

Sistema de Gestin para el Requerimiento de Materiales e Insumos

Para Melinkoff (2007), el sistema de planeacin de requerimiento de


materiales (MRP) est basado en la demanda dependiente. La demanda
dependiente es aquella que es causada por las necesidades de un semi -
terminado o un artculo de ms alto nivel en el proceso de valor agregado.
(p.30). Es un sistema de informacin utilizado para planificar la produccin de
productos terminados, semi-elaborados, piezas, partes, entre otros, elaborar
el plan de compras de insumos de acuerdo al programa de produccin, la
gestin de los inventarios de insumos y la capacidad de produccin. Es
utilizado generalmente en distintos procesos de produccin y se adapta
eficientemente a aquellos que renan las caractersticas de estar integrados
por lneas de montajes con ensamble de los insumos en forma secuencial
como ser la produccin de materiales petroleros.

19
Para entender la dinmica de su funcionamiento, la alta gerencia debe
fijar los objetivos y polticas que incentivan a la investigacin de las
necesidades del mercado, desarrollo e innovacin de productos para cubrir
esas necesidades y motiva la produccin, la comercializacin y entrega de
los productos al mercado. En funcin de esto, los insumos necesarios para el
proceso de produccin, representan generalmente un problema conflictivo en
las organizaciones productoras de bienes o servicios, dado que se manifiesta
en una inversin en capital de trabajo que debe satisfacer un nivel de servicio
determinado por la mismas, de manera tal de disponer siempre, un adecuado
inventario que minimice los costos totales inherentes a la posesin y compra,
a su vez que logre satisfacer las necesidades de los planes de ventas y/o los
pedidos de clientes.

Almacn

Newman (2004) El almacn es una unidad de servicio en la estructura


orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. (p.70)

Distribucin de Almacn

Segn el autor Newman (2004), entre los elementos que forman la


estructura del sistema logstico, en las empresas industriales o comerciales,
el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las
actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo,
muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito
donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera. Su
dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de

20
contar con los materiales y por eso se destinaba a trabajar en l personal de
confianza de los dirigentes.

Funciones del Almacn

La manera de organizar o administrar el departamento de almacenes


depende de varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin
de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de
manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para
proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a
todo tipo de almacenes:
Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de
inventarios y contabilidad.

Salida de Bienes del Almacn

Newman (2004), cuando una unidad administrativa de requiere bienes de


consumo para la realizacin de sus actividades, o bien cuando la Gerencia
de Administracin, en el caso del Corporativo, o las Gerencias de
Administracin, requieran bienes de activo fijo para el suministro y
asignacin, o en el caso de que una Unidad administrativa reciba de la
proveedura, la notificacin de la llegada de bienes en trfico

21
Devolucin de Bienes al Almacn

Al respecto, Bock y Hostein (2005), sealan que cuando un empleado del


posee artculos de consumo que no utiliza y desea devolverlos al almacn, o
bien cuando el rea de Control del Activo Fijo, necesita ingresar al mismo,
bienes de uso duradero para su guarda.

Recepcin y Guarda de Bienes en el Almacn

Bock y Hostein (2005), plantean que cuando se finca un pedido y la


Coordinacin de Recursos Materiales enva al almacn, copia del mismo,
para que coteje lo solicitado contra lo que recibir, y para que de acuerdo
con la fecha de entrega y caractersticas del bien, prepare el lugar de
almacenaje.

Responsable del Almacn

Segn Bock y Hostein (2005), el responsable del almacn es el


encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el mismo se
ejecuten de acuerdo a la planificacin y organizacin. (p.94). En funcin de
esto se mencionan algunas actividades por las cuales el responsable debe
considerar:
1. Recibe del proveedor los bienes, y la remisin o factura en original y dos
copias.
2. Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones que se indican
en el pedido. En el caso de que los bienes adquiridos tengan
especificaciones especiales, se requiere al rea solicitante de los mismos,
que los revise y d su conformidad para su recepcin.
3. Verifica que la cantidad corresponda a la del pedido.

22
4. De no corresponder las especificaciones y cantidades que entrega el
proveedor con lo que se indica en el pedido, se rechaza el bien y se notifica a
la Coordinacin de Recursos Materiales.
5. De cumplir los bienes con las especificaciones que se indican en el
pedido y/o remisin, se aceptan.
6. Asigna nmero de folio, firma y sella de recibido la remisin y/o factura en
todos sus tantos.
7. Devuelve la remisin y/o factura al proveedor, para que la presente en el
rea de Control de Pagos para su trmite correspondiente, y conserva copia
de la misma para su registro y control. En caso de tratarse de un bien de
activo fijo, informa a la Gerencia de Administracin, responsable de generar
el alta en el Sistema Central de Inventarios.
8. En el caso de entregas parciales, lleva el seguimiento hasta la recepcin
total de los bienes.
9. Turna al capturista la remisin y/o factura, para su registro y emisin del
vale de entrada al almacn.
10. Gira instrucciones al encargado de la guarda para que coloque los bienes
en el rea o seccin correspondiente.
11. Identifica si se trata de un bien de consumo o de activo fijo y lo ubica en el
rea o seccin correspondiente.
12. Identifica el bien contenido en la copia de la remisin y/o factura, para
asignarle su clave.
13. Verifica la existencia del bien en el catlogo de Krdex.
14. Si no lo localiza, revisa el catlogo de claves canceladas.
15. De no existir en el catlogo, se asigna una nueva clave.
16. Comprueba en el Sistema del almacn, que la clave no est asignada a
otro artculo.
17. Genera el alta asignando la clave del artculo en el Sistema del almacn.
18. Registra los datos de la remisin y/o factura, y procesa el vale de entrada
al almacn en original y copia.

23
19. Entrega al responsable del almacn para su firma, el vale de entrada al
almacn, anexndole la copia de la remisin y/o factura.
20. Coteja los datos del vale de entrada al almacn contra la remisin y/o
factura.
21. Entrega el vale de entrada al almacn al encargado de la recepcin de
solicitudes.
22. Recibe el vale de entrada al almacn y en el caso de bienes de trfico, se
comunica al rea solicitante para que acuda a la proveedura a retirarlos.
23. Integra en el Archivo consecutivo respectivo, el original del vale de
entrada al almacn, anexando la copia de la remisin y/o factura.
24. Enva a la Coordinacin de Recursos Materiales, la copia de la remisin
y/o de la factura para su conocimiento de la recepcin de los bienes.

Solicitante

Los autores Bock y Hostein (2005), sealan que los solicitantes realizan
la documentacin del proceso de entrega. (p.96). Al respecto se mencionan
los siguientes procesos:
1. Elabora y firma el formato de devolucin de bienes al almacn y/o formato
de solicitud de baja de asignacin de bienes muebles, en original y copia.
2. Entrega en el almacn los bienes de consumo, junto con el formato de
devolucin de bienes al almacn.
3. Entrega al rea responsable del control del activo fijo, los bienes junto con
el formato de solicitud de baja de asignacin de bienes muebles (contina
procedimiento Ingreso y salida de mobiliario y equipo del almacn).
4. Verifica que el formato de devolucin de bienes al almacn contenga las
claves, descripciones y cantidades de los artculos.
1. Sella de recibido el formato de devolucin de bienes al almacn y entrega
copia al solicitante.

24
2. Asigna nmero de folio consecutivo al formato de devolucin de bienes al
almacn.
3. Obtiene precio unitario y total por cada tipo de bien de consumo, de
acuerdo a los precios promedio contenidos en el archivo del Sistema del
almacn.
4. Entrega al capturista el formato de devolucin de bienes al almacn, para
su registro en el Sistema del almacn.
5. Entrega los bienes al encargado de la guarda para que los coloque en el
estante o seccin correspondiente.
6. Captura los datos de los bienes en el registro de existencias.
7. Procesa y obtiene el vale de entrada al almacn, en original y copia.
8. Rubrica y obtiene la firma del responsable del almacn en el vale de
entrada al almacn.
9. Integra en el archivo consecutivo el original del vale de entrada al
almacn, anexando el formato de devolucin de bienes al almacn.
10. Integra al expediente de devoluciones, la copia del vale de entrada al
almacn.

Niveles de Inventarios

Segn Bock y Hostein (2005), para obtener un control sobre la existencia


de inventario debemos tomar en cuenta tres variables que resultan
sumamente importantes que son:
El nivel de ventas de la empresa.
La longitud y la naturaleza terica de los procesos de produccin.
La durabilidad en comparacin con la caducaron del producto
terminado.
El director de produccin debe tomar decisiones concernientes a la
manera de distribuir la capacidad productiva, de acuerdo a la demanda y la
poltica de inventarios. Por lo cual, es necesario determinar el nmero de

25
cada componente (materia prima, Partes compradas, partes fabricadas) que
se necesitan para las cantidades de cada producto que se desean fabricar. El
nmero de unidades de cada componente que debe fabricarse o comprarse
debido a existencia disponible no asignada, ordenes pendientes en
produccin y de compras y un inventario final deseado en este periodo. Todo
inventario representa un costo en cualquier empresa por eso los costos son
una parte fundamental de controlar y evaluar dentro del proceso de la
administracin de inventario.

Control de Inventario

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan


a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control
sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los
distintos procesos de inventarios. Bock y Hostein (2005), todos estos
controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos
y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de
costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos
de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios,
las funciones generales son: planeamiento, compra u obtencin, recepcin,
almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Calidad de Producto

Una forma de diferenciar es la calidad el producto. En funcin de esto


para Newman (2004), puede distinguirse entre calidad objetiva (tiene una
naturaleza tcnica, es medible y verificable) y calidad percibida (es subjetiva,
es una evaluacin del consumidor). Para el marketing, la que importa es la
segunda. Suele decirse que existe una relacin calidad-precio. Esta relacin
es de doble sentido, es decir, la calidad del producto influye en la formacin

26
de expectativas acerca del precio del mismo, pero, a su vez, el precio
utilizado como un indicador en la formacin de la percepcin de la calidad del
producto.
Una mejora en la calidad puede modificar la elasticidad de la demanda, y
el consumidor estar dispuesto a pagar un precio mayor. De modo inverso, el
precio puede ser interpretado por el consumidor como un indicador de la
calidad del producto (nunca relacin precio-calidad). Este uso depende de la
disponibilidad de otros indicadores de la calidad, de la diversidad de precios,
del grado de conocimiento del precio por el consumidor, entre otros. (p.76)

Pedidos

Los pedidos, son las solicitudes que realizan los clientes, las cuales son
registradas por cada uno de ellos, relacionando los productos y cantidades
requeridas. En el esquema de pedidos, dependiendo de las disposiciones de
la Compaa, es posible asociar las listas de precios a los clientes, con el fin
de registrar el pedido, con los valores definidos para su venta. Los pedidos,
se pueden recibir a travs de diferentes fuentes de origen:
Digitados directamente en la aplicacin.
Recibidos a travs de importacin de datos de sistemas electrnicos,
establecidos como negociacin corporativa entre clientesproveedores.
En batch a travs de dispositivos electrnicos como handheld, palm.
En lnea a travs de dispositivos electrnicos, conectados al sistema, los
cuales operan a travs de celulares o palms.
En cualquiera de los casos, se almacena la informacin en el sistema con
el fin de desplegar las acciones logsticas para su despacho y distribucin al
cliente final.
Tambin es posible registrar pedidos, los cuales son marcados como
repetitivos, los cuales se activan cada mes, con el fin de facilitar el proceso

27
de facturacin al Usuario, cuando se trata de contrato a clientes, que cada
mes se le facturan los mismos tems y valores. Esto le permite al funcionario
de facturacin realizar un proceso en batch, para la atencin de clientes y
controlar la produccin de Facturacin Externa a clientes.
Si la Empresa utiliza el sistema de actualizacin en lnea de pedidos, cada
vez que realiza un pedido, puede ver nicamente la mercanca disponible,
con el fin de asegurarle al cliente, la atencin de sus productos. A partir de
los pedidos almacenados en el sistema, se despliegan las acciones logsticas
de despacho de la mercanca, permitiendo ser impresos en la bodega de
almacn, para hacer la respectiva separacin de productos, los cuales son
conducidos al Punto de Facturacin, para su trmite.
Si el usuario realiza la facturacin, basada en pedidos, podr confrontar
de manera automtica, las cantidades pedidas vrs. Las cantidades
despachadas. Esto permite, la actualizacin automtica de Back Order con el
proveedor, para controlar las unidades que estn pendientes por recibo. Los
pedidos tambin permiten realizar una proyeccin de compras muy acertada
por parte del Usuario responsable, porque pueden intervenir (segn se
determine) en el clculo del sugerido de compras, para trazar la demanda de
clientes, con el fin de proyectar la de manda al proveedor.

Proveedores

Es indiscutible el papel preponderante que juegan los proveedores ya que


son el punto de partida de toda la logstica empresarial por lo que es
necesario hacer una muy buena seleccin de los mismos. Pero la seleccin
de Proveedores adecuados no es una tarea sencilla, por involucrar una gran
cantidad de criterios. Este hecho involucra mltiples criterios, lo que ha
generado un conflicto sobre cules serian los que realmente definen la
calidad del proveedor y qu mtodos son los ideales para evaluar su
desempeo. La seleccin entonces se debe realizar sobre aspectos muy

28
claros, entre una gran cantidad de ellos que sealan lvarez y Calandro
(2009), se pueden considerar:
Los productos y servicios en si
La calidad
Los precios
Su organizacin
El apoyo tcnico que ofrecen
La responsabilidad
Los recursos que disponen
Sus referencias empresariales
Sus servicios de atencin al cliente
Sus procesos de aceptacin de reclamos
El manejo de sus entregas
Las frecuencias de las entregas
El estado de los pedidos
La fiabilidad y facilidad de las entregas
Los costos

Los Diez Principios de Seleccin de Proveedores

Segn el autor Newman (2004), la seleccin de los proveedores est


regida por los siguientes principios:
Principio 1: Tanto el Cliente como el Proveedor son totalmente
responsables por la aplicacin del control de calidad, con recproca
comprensin y cooperacin entre sus sistemas de control de calidad.
Principio 2: El Cliente y el Proveedor deben ser independientes el uno del
otro y respetar esa independencia recprocamente.

29
Principio 3: El Cliente tiene la responsabilidad de suministrarle al
proveedor informacin clara y adecuada sobre lo que se requiere, de modo
que el proveedor sepa con toda precisin qu es lo que debe fabricar.
Principio 4: Antes de entrar en transacciones de negocios, el Cliente y el
Proveedor deben celebrar un contrato racional en cuanto a cantidad, calidad,
precio, condiciones de entrega y forma de pago.
Principio 5: El Proveedor tiene la responsabilidad de suministrar una
calidad que sea satisfactoria para el Cliente, y tambin tiene la
responsabilidad de entregar datos necesarios y actualizados a solicitud del
Cliente.
Principio 6: El Cliente y el Proveedor deben acordar previamente un
mtodo de evaluacin de los artculos, que sea aceptable y satisfactorio para
ambas partes.
Principio 7: El Cliente y el Proveedor deben incluir en su contrato,
sistemas y procedimientos, que les permitan solucionar amistosamente las
posibles discrepancias cuando surja cualquier problema.
Principio 8: El Cliente y el Proveedor, teniendo en cuenta el punto de vista
de la otra parte, deben intercambiar la informacin necesaria para ejecutar
un mejor control de calidad.
Principio 9: El Cliente y el Proveedor deben siempre controlar las
actividades comerciales, tales como pedidos, planeacin de la produccin y
de los inventarios, trabajos de oficina, y sistemas, de manera que sus
relaciones se mantengan sobre una base amistosa y satisfactoria.
Principio 10: El Cliente y el Proveedor en el desarrollo de sus
transacciones comerciales, deben prestar siempre la debida atencin a los
intereses del consumidor".

La Evaluacin de Proveedores

30
Una vez seleccionado un proveedor, pero antes de que se le autoricen
embarques voluminosos en forma regular, debe satisfacer una serie de
criterios de calificacin del producto. Estos pueden variar muchsimo, y la
complejidad del proceso de calificacin depende de la complejidad del
producto, de la novedad de la tecnologa empleada, de la importancia que el
empleo del producto tiene para el cliente y de varios factores similares ms.
La confirmacin de una correcta seleccin est en los resultados del proceso
de evaluacin que debe estructurarse y realizarse a cada proveedor
seleccionado.
Una vez definidos los criterios de evaluacin se aplicar un mtodo que
permita evaluar el acercamiento a estos. La utilizacin de mtodos
cuantitativos, con puntaje asignado a cada criterio son los ms
recomendados, as como los sistemas de ponderacin empleados para
establecer un orden de prioridad con relacin a los criterios establecidos 18.
Se determina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas
obtenidas y a la ponderacin realizada. Una herramienta til para la
evaluacin de los proveedores es llevar a cabo auditorias a fin de verificar
que la interpretacin de los criterios es comn a ambas partes.
Este se convierte en un requisito ineludible en el caso que se
subcontraten por parte del proveedor a terceras instancias procesos que
afecten la calidad del producto o servicio. De acuerdo a los resultados
obtenidos los proveedores se agrupan en categoras que se emplean como
base para la adjudicacin de contratos o para la realizacin de compras. Esta
categorizacin se mantiene actualizada a travs de la evaluacin peridica, o
sea el proceso de evaluacin es constante, se mantiene con la reevaluacin
del grado de cumplimiento del proveedor con los criterios que tienen la mayor
ponderacin. A partir de este proceso continuo, se determina si algn
proveedor debe cambiar de categora o si deben llevarse a cabo cambios de
proveedor.

31
Se debe garantizar un flujo de informacin oportuna con el proveedor, por
lo que tras cada evaluacin este recibir informes donde de manera clara y
coherente conozca de su desempeo. Esta informacin detallada puede ser
muy til para resolver problemas recurrentes, vigilar el desempeo de un
proveedor a largo plazo e investigar problemas de rendimiento de los
problemas en el campo.
Un sistema de calificacin para los proveedores ms simple podra ser
calificando las entregas a tiempo o a destiempo. Entre los problemas ms
frecuentes que se encuentran al desarrollar un sistema de calificacin, radica
en que los datos que se requieren, por lo general, se encuentran regados en
varios departamentos y hasta en varias organizaciones, situacin que debe
corregirse hasta que se tenga el sistema de calificacin para los proveedores
ms eficaces y proporcione el valor justo de la actuacin del proveedor.
Para establecer relaciones de colaboracin duraderas, es necesario, en
primer lugar, evaluar de manera permanente a los mejores proveedores, en
funcin del nivel de desempeo integral que estos ofrezcan en torno a los
criterios que la estrategia de operaciones de la organizacin y su cliente
considere importantes. La compra de insumos o elementos para llevar
adelante los negocios es una necesidad universal, as como indiscutible es la
influencia que los mismos tienen en la satisfaccin de los clientes de la
empresa, y obviamente en la operatoria interna (controles e inspecciones,
reclamos, devoluciones, liquidacin de pagos, entre otros).
La evaluacin de los proveedores es un proceso que permitir establecer
cules son los proveedores que estn mejor posicionados para satisfacer los
requisitos relacionados con las caractersticas de calidad del producto, el
plazo de entrega y el precio. Los criterios a emplear para la evaluacin
dependen de lo que la empresa establece o considera que son prioritarios,
as como la ponderacin relativa de los mismos. En un principio se consider
que el nico criterio valedero para definir una compra es el precio, existen

32
an defensores del mismo, para los que el refrn "lo barato sale caro" no vale
cuando se trata de adquirir materias primas, insumos o servicios.
Desde hace ms de medio siglo, E. Deming afirmaba que era necesario
acabar con la prctica de hacer negocios sobre la base del precio, en vez de
ello minimizar el costo total. Tender a tener slo un proveedor para cualquier
artculo, con una relacin a largo plazo de lealtad y confianza. Ver Figura 1

1.1 Seleccin de los expertos.


1. Definicin de los criterios de 1.2 Seleccin de los criterios de evaluacin
evaluacin. 1.3 Construccin de la escala de valoracin

2.1 Ponderacin objetiva


2. Determinacin de la importancia 2.2 Ponderacin subjetiva
relativa entre criterios. 2.3 Ponderacin descriptiva

3.1 Construccin de la matriz criterio-proveedor


3. Evaluacin de proveedores. 3.2 Homogenizacin
3.3 Normalizacin

5. Evaluacin integral del


4. Calificacin de la base de desempeo de los proveedores
proveedores. crticos

Figura 1. Procedimiento para la evaluacin y seleccin de proveedores. Tomado de:


Bock y Hostein (2005)

Planeacin de Requerimiento de Materiales (MRP)

33
Orlick y Wigth (2005) expresan que, durante las ltimas dos dcadas,
muchas compaas industriales han cambiado sus sistemas de inventarios, y
en lugar de manejarlos como sistemas de punto de re orden (enfoque de
demanda independiente), ahora los manejan como sistemas MRP (enfoque
de demanda dependiente). La tecnologa de las computadoras lo ha hecho
posible. Este enfoque se desarroll a principios de los 70 y se atribuye a
estos expertos
Un MRP es una manera adecuada de considerar productos complejos, Por
lo general se toma en cuenta el ensamble de varios componentes y sub-
ensambles que forma un producto completo. El tiempo se ve como intervalos
discretos o baldes de tiempo. El principal objetivo del MRP es determinar los
requerimientos la demanda discreta de cada componente en cada balde de
tiempo -. Estos requerimientos se usan para generar la informacin
necesaria para la compra correcta de materiales o para la planta de
produccin, tomando las cifras de los tiempos del MPS y generando un
conjunto resultante de componentes o de requerimientos de materiales
espaciados en el tiempo. Sigue a este procedimiento una planeacin
detallada de la capacidad (CRP).

Esencia de Planeacin de Requerimiento de Materiales

El principal objetivo de los sistemas MRP es generar los requerimientos


de componentes y materia prima por etapas. stos constituyen la salida del
sistema. En esta seccin se estudian los insumos requeridos por el sistema y
despus se profundiza sobre los resultados obtenidos.
Los tres insumos ms importantes de un sistema MRP son el programa
maestro de produccin, los registros del estado del inventario y la lista de
materiales (estructura del producto). Se hace hincapi en la importancia del
MPS como insumo para el MRP. Es el insumo primordial del MRP, ya que el
objetivo principal de ste sistema es tomar los requerimientos para cada

34
etapa del producto terminado y traducirlos en requerimientos para cada
etapa del producto terminado y traducirlos en requerimientos de
componentes individuales.
Con frecuencia se usan dos insumos adicionales para generar la salida
del sistema: las rdenes de componentes que se originan en fuentes
externas a la planta, y los pronsticos de los artculos sujetos a demanda
independiente (como material del mantenimiento o material de soldadura).
Los registros del estado del inventario contienen el estado de todos los
artculos sujetos a demanda independiente (como material de mantenimiento
o material de soldadura).
Los registros del estado del inventario contiene el estado de todos los
artculos en el inventario. El registro se mantiene actualizado con todas las
transacciones del inventario recepcin, retiros o asignaciones de un
artculo de o para el inventario-. Si se registra en forma adecuada, cada
transaccin se logra la integridad del archivo del inventario.
Los registros de inventario incluyen tambin los factores de planeacin,
que por lo comn son tiempo de entrega del artculo, inventario de seguridad,
tamaos de lote, desperdicio permitido. Se necesitan para sealar el tamao
y los tiempos de las rdenes de compra planeadas. El usuario del sistema
determina los factores de planeacin segn la poltica de inventarios
(inventario de seguridad, tamao del lote) o de acuerdo con restricciones
exgenas (tiempo de entrega de proveedores).
La lista de materiales (LM) en ocasiones se llama estructura del producto.
Sin embargo, existe una diferencia sutil. La estructura del producto es un
diagrama que muestra la secuencia en las que fabrican y ensamblan la
materia prima, las partes que se compran y los sub-ensambles para formar
un artculo final.

Fases de un Sistema de Gestin

35
Todo sistema de direccin, por muy distintas que sean sus caractersticas
o funcin social, est compuesto por un conjunto de fases complejas en su
conformacin y funcionamiento. Para Newman (2004), "la direccin ha sido
definida como la gua, conduccin y control de los esfuerzos de un grupo de
individuos hacia un objetivo comn." (p.21)

Planificar

Determinar qu se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento


de objetivos, establecimiento de polticas, fijacin de programas y campaas,
determinacin de mtodos y procedimientos especficos y fijacin de
previsiones da a da.

Organizar

Agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en


unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los
empleados en tales unidades operativas.

Coordinar los Recursos

Obtener, para su empleo en la organizacin, el personal ejecutivo, el


capital, el crdito y los dems elementos necesarios para realizar los
programas.

Dirigir

36
Emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los
responsables de llevarlos a cabo y tambin las relaciones diarias entre el
superior y sus subordinados.

Controlar

Vigilar si los resultados prcticos se conforman lo ms exactamente


posible a los programas. Implica estndares, conocer la motivacin del
personal a alcanzar estos estndares, comparar los resultados actuales con
los estndares y poner en prctica la accin correctiva cuando la realidad se
desva de la previsin.
Cabe resaltar que cuando est en presencia de un proceso de direccin,
estas funciones deben estar implcitas, aunque la subdivisin que se
presenta tenga un carcter puramente analtico y metodolgico, ya que todos
se producen de forma simultnea en un perodo de tiempo dado, y sin
atenerse a este orden predeterminado en el cual se presenta. En la
actualidad, esta subdivisin la conforman solamente la planificacin, la
organizacin, la direccin y el control, pues se considera que en cualquiera
de las restantes, la coordinacin es parte de ellas.
Lo que si resulta indiscutible, es que cada una de estas funciones juega
un papel determinado dentro del proceso de direccin, complementndose
mutuamente y formando un sistema de relaciones de direccin. A pesar del
papel de cada una, muchos autores se plantean la importancia relativa que
tiene la planificacin por sobre las dems.

Sistemas de Gestin (Su estructura y funcionamiento)

Segn Brow (2003), desde la comunidad primitiva, el hombre se ha


planteado la necesidad de regular sus acciones y recursos en funcin de su
supervivencia como individuo o grupo social organizado. (p.96). En cualquier

37
caso, existi en primer momento, un instinto de conservacin y con el
posterior desarrollo bio - psico - social, una conciencia de organizacin que
les permiti administrar sus recursos. Surgi as un proceso de regulacin y
definicin de actividades que garantizaba:
Orientarse hacia una idea o necesidad determinada, guiados
generalmente por un lder.
Conocer exactamente, quin o quines eran responsables de una u otra
labor.
Detectar alguna falta y las posibles causas.
Actuar ante una situacin que atentara en contra de lo que se encontraba
previsto.
Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva, fue
perfeccionndose gradualmente y con el tiempo evolucion a modelos que
reforzaran su carcter racional y por lo tanto han ido profundizando y
refinando sus mecanismos de funcionamiento y formas de ejecucin, hasta
convertirse en sistemas que, adaptados a caractersticas concretas y
particulares, han pasado a formar parte elemental y punto de atencin de
cualquier organizacin.
Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas de produccin
influenciados por el desarrollo cientfico tcnico y las revoluciones
industriales, la forma de enfrentar situaciones objetivas ha exigido una mayor
profundidad de anlisis y conceptos para asumir funciones o desempear
papeles determinados y mantener al menos un nivel de competencia que
permita sobrevivir. Derivados de este proceso surgen ideas y trminos como
la gestin y todo lo que ella representa.
La gestin est caracterizada por una visin ms amplia de las
posibilidades reales de una organizacin para resolver determinada situacin
o arribar a un fin determinado. Puede asumirse, como la disposicin y
organizacin de los recursos de un individuo o grupo para obtener los

38
resultados esperados. Pudiera generalizarse como una forma de alinear los
esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.
Los sistemas de gestin han tenido que irse modificando para dar
respuesta a la extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que
se han ido adoptando, as como a la forma en que el comportamiento del
entorno ha ido modificando la manera en que incide sobre las
organizaciones.

La Estrategia y la Estructura de la Organizacin como Puntos de Partida


del Funcionamiento de los Sistemas de Control Estratgico para la

Gestin

Segn Gaj (2003), para adecuar su funcionamiento interno a las


exigencias del entorno, las organizaciones definen su poltica organizacional
de la manera ms conveniente, para aprovechar las oportunidades que les
brinda el entorno y de acuerdo con sus capacidades y recursos, mantener su
competitividad (estrategia empresarial) para lo cual se estructuran y
coordinan sus elementos de una determinada forma (estructura
organizativa). (p.18). La estrategia se aplica igualmente a grandes o
pequeas organizaciones, aquellas con fines lucrativos o que tengan un
carcter estatal y presupuestado.
Otra concepcin sita a la estrategia como un instrumento de direccin de
organizaciones, no necesariamente un plan, sino ms bien un
comportamiento maduro para mantener la organizacin en equilibrio con su
entorno, conociendo y utilizando los recursos disponibles. Todas estas
formas de ver la estrategia son aqu separadas con el propsito de facilitar la
comprensin de aspectos relevantes, sin embargo, se pueden mezclar
proporcionando lo que pudiera llamarse una postura consciente de
adecuacin situacional a los cambios del entorno, teniendo un aspecto

39
comn que es la futuridad de las decisiones corrientes, aunque no es
sinnimo de xito, lo que significa que requiere de ingredientes adicionales
que la conviertan en un instrumento para evitar el fracaso provocado por la
obsolescencia tecnolgica o de conocimiento e inadecuacin ambiental.
Como es de suponer existe una estrecha relacin entre estrategia y
estructura, la cual se produce por una interdependencia, ya que si para poner
en prctica una estrategia con xito se supone que la estructura deber
adaptarse a ella, entonces toda estructura existente influir, en gran medida,
en la estrategia que se disear; o sea, la estrategia es un producto
influenciado por la estructura preexistente que genera a su vez una nueva
estructura.

Las Etapas Simples del Proceso de Operacin de una Empresa

Chauvel (2004), seala que el proceso de gestin son las etapas entre el
contacto de un cliente y la satisfaccin del cliente. Medidas objetivas deben
insertarse con el fin de medir y controlar el proceso en curso de operacin
para definir las fuentes de un problema y as decidir rpidamente para no
multiplicar los errores hasta el final de las etapas. En funcin de ello, seala
las siguientes fases de gestin:
Recibir el contacto del cliente y determinar su intencin. Conservar los
datos de contacto con el fin de medir las acciones de marketing.
Proponer o contribuir una solicitud de servicio o producto a los clientes
cualificados. Conservar las pruebas para medir las acciones de relacin con
el cliente.
Se obtiene entonces un contrato o una venta. Lo que el volumen de
negocios es.
Documentar el trabajo pendiente, por lo tanto de establecer un
procedimiento escrito en orden con el fin de lanzar el trabajo segn las

40
exigencias del cliente (caractersticas, solicitudes especiales, vencimientos,
entre otros.).
Comprobacin de los recursos requeridos, como los equipamientos,
productos y otros recursos para hacer el trabajo y completarlo. Conservar los
datos para medir la gestin del inventario.
Lanzar el trabajo pendiente segn el procedimiento escrito.
Inspeccin final segn el contrato o las exigencias del cliente. Medir la
eficacia del procedimiento.
Distribucin del producto al cliente o responsabilidad contractual.
Recibir las quejas del cliente y responder rpidamente por una resolucin
de problema eficaz. Conservar los reclamos de los clientes para medir la
inspeccin final as como los informes de no conformidad.

Costo de los Inventarios

Segn Garrido y Ocampo (2006), los negocios multiplican la cantidad de


artculos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestin de inventario
es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos. (p.67)

Costos Asociados a los Flujos

Para Garrido y Ocampo (2006), son los necesarios para la operacin


normal en la consecucin del fin. Mientras que los asociados a la inversin
son aquellos financieros relacionados con depreciacin y amortizacin.
(p.68). Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los costos
de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces sern
por cuenta del proveedor, y en otros casos estarn incluidos en el propio
precio de mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los
costos de operacin como los asociados a la inversin.

41
Costos de Almacenamiento

Garrido y Ocampo (2006), en este mbito debern incluirse todos los


relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de
almacenamiento, deterioros y degradacin de mercancas almacenadas,
entre ellos tambin tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan
con una componente fundamental los costos financieros de las existencias.
Cuando se quiere conocer en su conjunto los costos de los inventarios habr
que tomar en cuenta todos los conceptos indicados.

Costos Asociados a los Procesos

Garrido y Ocampo (2006), dentro del mbito de los procesos existen


numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera
destacando los costos de las existencias que se clasificaran en: Costos de
compras, de lanzamientos de pedidos y gestin de actividad. Un caso
paradigmtico es el siguiente. En general, los costos de transporte se
incorporan al precio de compras. Por qu no incorporan tambin los costos
de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?, como consecuencia de
que en la mayora de los casos se trata de transporte por cuenta del
proveedor incluidos de manera ms o menos tctica o explicita en el precio
de adquisicin.
Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el
comprador se mantiene esta prctica, aunque muchas veces el precio del
transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancas
adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En
estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del
costo de lanzamiento del pedido.

Costo Unitario Especfico

42
Algunas empresas tratan con artculos de inventario que pueden
identificarse de manera individual, como los automviles, joyas y bienes
races. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo
unitario especfico de la unidad en particular por ser, como se ha dicho,
artculos fcilmente identificables y de altos costos.

Costo Promedio Ponderado

Garrido y Ocampo (2006), el mtodo del costo promedio ponderado,


llamado a menudo mtodo del costo promedio, se basa en el costo promedio
ponderado del inventario durante el perodo. Este mtodo pondera el costo
por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el
costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de
estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida
el costo de las mercancas disponibles para la venta (inventario inicial +
compras) entre el nmero de unidades disponibles.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):

Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe


llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo
de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de
los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas
vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los
primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se
debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final
se basa en los costos de las compras ms recientes.

43
Costo de ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS):

El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los


costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los
ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al
costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos
(aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final.

Costo de los Artculos Disponibles.

Garrido y Ocampo (2006), sealan que las unidades disponibles para la


venta. Cuando se utiliza el sistema permanente de inventarios pueden
presentarse dos situaciones que arrojaran resultados diferentes para la
valuacin del inventario final y la determinacin del costo de ventas. En la
primera, si los costos nicamente se registran al final del perodo (mes,
trimestre, semestre o ao), en esa fecha se calcula un slo costo promedio.
En la segunda situacin, los costos relacionados con las ventas se registran
a medida en que ellas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben
estimarse al momento de cada venta. (p.91) Esto obliga a calcular otro costo
promedio ponderado despus de cada nueva compra que se realice,
llegando as al mtodo conocido bajo el nombre de "promedio mvil". Con
ajustes por inflacin, el procedimiento es el mismo slo que tomando en
cuenta los ajustes acumulados practicados a los inventarios iniciales y a las
compras, cuando apliquen en ste ltimo caso:

Costo ajustado de los Artculos Disponibles.

Unidades disponibles para la venta. El mtodo de costo promedio


ponderado es el de uso ms difundido, en razn de que toma en cuenta el
flujo fsico de los productos, especialmente cuando existe variacin de

44
precios y los artculos se adquieren repetitivamente. A ste mtodo se le
seala, como una limitacin, el hecho de que los inventarios incorporan
permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsin
frente a precios ms actuales. Sin embargo, esta limitacin parece que
quedara subsanada con la aplicacin del sistema integral de ajustes por
inflacin y, ms an, con una correcta distribucin de dichos ajustes entre
inventario final y costo de ventas.

Sistema de la Variable

Fidias Arias. (2006), se derivan de los objetivos y/o de las hiptesis. Es


una propiedad que puede variar, adquirir diversos valores y cuya variacin es
susceptible de ser medida, controlada y estudiada en la investigacin. Deben
ser definidas con claridad, elaborando un mapa que registre como ser su
desarrollo y comportamiento dentro de la investigacin. (p.57)
Variable: Sistema de gestin para el requerimiento de materiales e
insumos.

Definicin Conceptual

Burbano (2004), es un sistema de informacin utilizado para planificar la


produccin de productos terminados, semi-elaborados, piezas, partes, entre
otros, elaborar el plan de compras de insumos de acuerdo al programa de
produccin, la gestin de los inventarios de insumos y la capacidad de
produccin. Es utilizado generalmente en distintos procesos de produccin y
se adapta eficientemente a aquellos que renan las caractersticas de estar
integrados por lneas de montajes con ensamble de los insumos en forma
secuencial como ser la produccin de materiales petroleros.

Definicin Operacional

45
Operacionalmente se defini a travs de la dimensin situacin y entrada
de materiales en funcin de los indicadores control de entrada de insumos,
control de salida de insumos, control de almacenamiento, mtodos de
inventario, distribucin del almacn, exactitud del inventario, as como
tambin la dimensin factores de requerimiento con respecto a la localidad
de productos, pedidos, cumplimiento de proveedores y costos de
almacenamiento, dimensin fases del sistema de gestin con los indicadores
costos total del inventario, costos de compra, costos de preparacin, costos
de faltante.

Definicin de Trminos Bsicos

Almacn: El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y


funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos
de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Newman (2004).
Costos: En economa el coste o costo es el valor monetario de los
consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad econmica
destinada a la produccin de un bien o servicio. Todo proceso de produccin
de un bien supone el consumo o desgaste de una serie de factores
productivos, el concepto de coste est ntimamente ligado al sacrificio
incurrido para producir ese bien. Todo coste conlleva un componente de
subjetividad que toda valoracin supone. Newman (2004).
Estrategia: Se aplica igualmente a grandes o pequeas organizaciones,
aquellas con fines lucrativos o que tengan un carcter estatal y
presupuestado. Brow (2003).
Gestin: Gestin est caracterizada por una visin ms amplia de las
posibilidades reales de una organizacin para resolver determinada situacin
o arribar a un fin determinado. Brow (2003)

46
Insumos: El insumo, por lo tanto, se utiliza en una actividad productiva que
tiene como objetivo la obtencin de un bien ms complejo o diferente tras la
realizacin de un proceso productivo. Borjas (2005)
Inventario: El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de
mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se
abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en
base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimientos hasta finalizar
el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por
Ganancias y Prdidas directamente. Borjas (2005)
Materiales: Los materiales son elementos que se pueden transformar y
agruparse en un conjunto, o pueden ser, usado para lograr un trabajo con un
fin especfico siempre logrando facilitar los trabajos en los que se requieren.
Los elementos del conjunto pueden tener naturaleza real (tangibles),
naturaleza virtual o ser totalmente abstractos. Borjas (2005)
Operatividad: Capacidad para realizar una funcin. Chiavenato (2006)
Organizacin: Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de
comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el
medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
Chiaventato (2006)
Pedidos: Los pedidos, son las solicitudes que realizan los clientes, las
cuales son registradas por cada uno de ellos, relacionando los productos y
cantidades requeridas. Newman (2004)
Proveedores: Es indiscutible el papel preponderante que juegan los
proveedores ya que son el punto de partida de toda la logstica empresarial
por lo que es necesario hacer una muy buena seleccin de los mismos.
Newman (2004)
Registros: Los registros del procesador se emplean para controlar
instrucciones en ejecucin, manejar direccionamiento de memoria y
proporcionar capacidad aritmtica. Borjas (2005)

47
Requerimientos de Materiales: Es una metodologa que permite
administrar el inventario y planificar pedidos de partes y piezas con demanda
dependiente. Melinkoff (2007).
Sistemas: Conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que
interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada)
datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin,
energa o materia. Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo
tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez
puede ser parte de un sper - sistema. Chiavenato (2006).

48
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO

49
CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

La elaboracin de una investigacin exige la construccin de un diseo


metodolgico que permitir conocer la realidad, a travs de la aplicacin de
mtodos y tcnicas cientficas, permitiendo de esta manera adecuarla con el
problema y los objetivos planteados. En este sentido, en este captulo se
estableci el tipo y diseo de la investigacin, la poblacin y muestra, las
tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, los procedimientos
aplicados y el anlisis de los mismos.

Modalidad de Investigacin

La investigacin, se desarroll bajo la modalidad de investigacin de


campo, que de acuerdo a lo planteado por Bavaresco (2003), es aquella que
es realizada en el propio sitio donde se encuentra el sujeto de estudio, lo
que permite el conocimiento ms a fondo del problema por parte del
investigador y manejar los datos con ms seguridad y propiedad (p.77). Por
tal razn, los datos requeridos se recolectaron a travs de los empleados
que realizan los requerimientos de materiales e insumos en el almacn de la
empresa IMDISMA, C.A.
Segn Hernndez, Fernndez y Baptista (2006), la investigacin no
experimental es cualquier investigacin en la que resulta imposible manipular
variables o asignar aleatoriamente a los sujetos o a las condiciones. (p.184)
En atencin al diseo de investigacin referido, se recolectarn los datos
directamente de la realidad donde ocurren, y de acuerdo con Chvez (2003),
los tipos de diseos no experimentales de acuerdo con el numero de

50
momentos o puntos en el tiempo en los cuales se recolectan los datos se
pueden clasificar en transacciones y longitudinales. (p.143). Al respecto
refieren que los diseos de investigacin transaccionales recolectan datos en
un solo momento, en un tiempo nico. Su propsito es describir variables, y
analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado.

Tipo de Investigacin

El tipo de investigacin para este estudio segn el nivel de conocimiento


cientfico al que se esper llegar, el tipo de informacin requerida y el nivel de
anlisis que se debi realizar fue el descriptivo. Al respecto, Hernndez,
Fernndez y Baptista (2006) refieren que:
El estudio descriptivo identifica la caractersticas del
universo de investigacin, seala formas de conducta y
actitudes del universo investigado, establece
comportamientos concretos y descubre y comprueba la
asociacin entre variables de investigacin. De acuerdo con
los objetivos planteados, el investigador seala el tipo de
descripcin que se propone realizar.

En este sentido, la indagacin fue descriptiva, por cuanto se buscarn las


caractersticas importantes de la variable objeto de estudio, la cual es
sistema de gestin para el requerimiento de materiales e insumos. La
estrategia seleccionada por el investigador para responder el problema
planteado defini el diseo de la investigacin como no experimental, debido
a que se observarn los fenmenos o hechos tal y como se presentan en la
realidad, en su contexto natural para despus analizarlos.
Por otra parte la investigacin se denomin proyecto factible, debido a
que fue orientada a proporcionar solucin o respuesta a problemas
planteados en una determinada realidad.

51
Segn Fidias Arias (2004), define el proyecto factible como la investigacin
elaboracin y desarrollo de un modelo operativo viable, cuyo propsito es la
bsqueda de solucin a problemas y satisfaccin. (p.79)

Operacionalizacin de la Variable

Mndez (2010), define una variable como cualquier caracterstica,


fenmeno, proceso, hecho, ser o situacin susceptible de ser objeto de
estudio o de indagacin en una investigacin. En toda investigacin es
importante definir los eventos o variables en forma conceptual y operacional.
Agrega que establecer una variable de estudio es representar el concepto de
lo que se quiere estudiar: Consiste en seleccionar las dimensiones que
permiten entender la variable.
En este sentido Tamayo (2011), seala que una vez seleccionada la
variable y jerarquizadas las dimensiones es preciso identificar los indicadores
que son caractersticas observables e identificables que le permiten al
investigador, saber cuando el evento est presente. Luego para evaluar el
cumplimiento de los objetivos propuestos se deben determinar los
parmetros: los parmetros de los eventos son las diferentes categoras que
los indicadores pueden asumir. Por lo general, los parmetros son categoras
de intensidad, presencia o ausencia, frecuencia o tipo.
En esta investigacin la variable de estudios Sistema de gestin para el
requerimiento de materiales e insumos esta operacionalizada por las
dimensiones situacin de entrada y salida, factores de requerimiento y fases
del sistemas de gestin.

52
Operacionalizacin de la VariableCuadro 1

Objetivo General: Proponer un sistema de gestin para el requerimiento de materiales e insumos en el almacn de la empresa IMDISMA, C.A.

Indicadores DatosTcnicas de Recoleccin


Itemsde los Tcnicas de Anlisis de los Datos


Salida de MaterialesEntrada de Materiales

87654321


Cumplimiento de ProveedoresPedidosCalidad de Productos

53
161514131211109
Encuesta Observacin Directa Anlisis de Datos Estadstica Descriptiva


ControlarDirigirCoordinar los recursosOrganizarPlanificar

26252423222120191817

Este objetivo fue medido con la ejecucin de los anteriores


Variable Objetivos especficos Dimensin


Diagnosticar la situacin de entrada y salida de Situacin de entrada
Exactitud del InventarioDistribucin del Almacn
materiales e insumos en el almacn de la y salida
empresa IMDISMA, C.A


Identificar los factores que influyen en el Factores de
Costo de Almacenamiento
requerimiento de los materiales de Requerimiento

54
almacenamiento dentro la empresa IMDISMA,
C.A.

Poblacin
Sistema de Gestin para el
Requerimiento de Materiales e
Insumos
Determinar las fases del sistema de gestin para Fases del Sistema de
el requerimiento de los materiales e insumos en Gestin
el almacn de la empresa IMDISMA, C.A

Establecer sistema de gestin para el


requerimiento de materiales que garanticen el
mximo rendimiento dentro del almacn de la
empresa IMDISMA, C.A.
Al momento de desarrollar una indagacin, se hace necesario delimitar el
espacio donde se desarrolla y los sectores e individuos a los que se dirigirn
los esfuerzos de ella. Segn Chvez (2003), la poblacin es el universo de
la investigacin sobre el cual se pretenden generalizar los resultados. Est
constituida, por unas caractersticas o estratos que les permite distinguir a los
sujetos unos de otros. (p.162)
De acuerdo con lo indicado, estuvo conformada por 12 sujetos entre
gerentes, supervisor, personal tcnico y obrero, pertenecientes a la empresa;
los cuales se encargan del almacenamiento de materiales e insumos de la
empresa IMDISMA, C.A. Los cuales se encuentran distribuidos de la
siguiente manera. Ver Cuadro 2

Cuadro 2
Poblacin de Estudio
CANTIDAD CANTIDAD
PERSONAL PERSONAL
EMPRESA DE DE TOTAL
TECNICO. OBRERO
GERENTES SUPRES

IMDISMA,
1 1 8 2 12
C.A.

Nota: Tomado de: Empresa IMDISMA, C.A (2012).

Muestra

Con respecto a la muestra, Chvez (2003), explica que es una porcin


representativa de la poblacin que permite generalizar sobre sta los
resultados de una investigacin y que puede estar formada por sujetos,
objetos, situaciones, instituciones, fenmenos u organizaciones. (p.149)
Para fines de la presente investigacin, no se aplic tcnica de muestreo, por
ser la poblacin pequea y fcil de manipular, lo que se conoce como censo
poblacional la cual est constituida por 12 sujetos.

55
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Otro importante aspecto a desarrollado en este capitulo est relacionado


con la definicin de las tcnicas e instrumentos de recoleccin de
informacin que se utilizarn en la investigacin. Al respecto Sierra (citado
por Chvez 2003), afirma que la observacin engloba todos los
procedimientos utilizados en las ciencias sociales, no solo para examinar las
fuentes donde se encuentren los hechos y datos objeto de estudio, sino
tambin para obtener y registrar estos. (p.152)
En este sentido, para llevar a cabo la investigacin y en base a los
indicadores establecidos para analizar la variable de estudio, se emplearon
las siguientes tcnicas de recoleccin de datos: la observacin directa, la
observacin bibliogrfica o documental y la de encuesta utilizando como
instrumento el cuestionario.

Observacin Directa

La observacin directa permite al investigador tener una percepcin


directa de la situacin en estudio, con la finalidad de formarse una idea ms
precisa y amplia de la situacin para el cumplimiento de los objetivos
establecidos en la investigacin. Mndez (2002), la define como el uso
sistemtico del sentido de bsqueda de los datos que se necesitan para
resolver un problema de investigacin. (p.68)
En cuanto a la observacin bibliogrfica o documental, el referido autor,
establece que la investigacin documental permite extraer la informacin
bsica de materiales documentales. A partir de ella se obtuvo la informacin
suficiente y clara sobre las variable en estudio, a travs de documentos
escritos (libros, manuales, revistas, tesis, pgina web, entre otros) con el fin
de captar sus planteamientos esenciales y aspectos lgicos de su contenido
y propuestas para extraer los datos bibliogrficos de inters para el estudio.
Su utilizacin permiti la fundamentacin terica de la variable de estudio.

56
Encuesta

La encuesta, se concentrar en el diseo de un cuestionario, el cual Sierra


(citado por Chvez, 2003), define como un conjunto de preguntas
preparadas cuidadosamente sobre los hechos y aspectos que interesan a la
investigacin. (p.156) El cuestionario establece funcionalmente las
consecuencias lgicas de un problema, que aunadas a las experiencias del
investigador y con la ayuda de la literatura especializada, revisar para
elaborar las preguntas congruentes con dichas consecuencias lgicas.

Cuestionario

Los objetivos de la investigacin y la operacionalizacin de la variable


suministraran toda la informacin requerida para la elaboracin del
cuestionario, el cual quedo estructurado en dos partes la primera de ellas
constituirn las instrucciones para los sujetos de la muestra a los cuales se le
aplicara el instrumento, la segunda parte estar formado por 12 tems o
preguntas del tipo Lickert con tres alternativas de respuestas, enumerada del
uno (1) al tres (3), cuyos significados son: 1: Siempre; 2: Algunas veces; y 3:
Nunca. Ver cuadro 5.
Para Hurtado (2004), un cuestionario es un instrumento utilizado para
recopilar informacin, diseado para poder poder cuantificar, generalizar la
informacin y estandarizar el procedimiento de la entrevista. (p. 126)

Validez del Instrumento

57
La Validez, es definida por Chvez (2003), como la eficacia con que un
instrumento mide lo que se pretende. (p.193) Con respecto a la validez de
contenido, esta se efectu a travs de un proceso de validacin interna del
mismo, el cual es descrito por Ary, Jacobs y Razavieh (1991), como aquel
que se basa esencialmente y por necesidad en el discernimiento, y debe
formularse un juicio independiente en cada situacin. Esto requiere de un
examen cuidadoso y crtico de los reactivos conforme se relacionen con el
rea especfica de contenido. (p.205)
Esta validez para el estudio se llev a cabo a travs de un juicio de
expertos que segn Chvez (2006) consiste en la evaluacin del
instrumento basado en la necesidad de descernimiento y juicios
independiente. Es el anlisis cuidadoso y crtico de la totalidad de los
reactivos de acuerdo con el rea especfica de contenido terico.
Al respecto ser validado por tres expertos que debern reunir las
siguientes condiciones:
Dos Profesionales en el rea de estudio.
Un Profesional con maestra, competencia metodolgica y tcnica en el
rea de estudio.
Por esta razn, cada uno de los indicadores sern conceptualizados, y
revisados, dando correcciones de redaccin, y alineacin con los
indicadores. Luego, se disearan los tems del cuestionario que se tiene
previsto entregar a los validadores con la finalidad de dar referencia a los
expertos con el fin de que realicen observaciones pertinentes. Ver Cuadro 3.

Cuadro 3
Panel de Expertos

58
PANEL DE EXPERTOS ESPECIALIDAD
Ing. Mecnico
Ing. Hernn Loaiza
Acadmico
Ing.
Ing. Domingo Rodrguez
Acadmico

MSc. Rafaela Metodolgica

Confiabilidad del instrumento

En cuanto a la Confiabilidad, sta es la exigencia que debern cumplir los


instrumentos, Hernndez y Otros. (2006) indican que se refiere al grado en
que su aplicacin repetida a un sujeto u objeto, produce iguales resultados.
(p.123) Para la confiabilidad del instrumento, se aplic el coeficiente de la
frmula de Cronbach, el cual se aplica en instrumentos con tems de varias
alternativas. El procedimiento se llev a cabo a travs de la siguiente
frmula:


K
1
Si 2


K 1 St 2

Donde:
K = Nmero de tems.
Si = Varianza de cada uno de los tems.
St = Varianza total.


K
1
Si 2

0,984
K 1 St 2

Se aplico la prueba piloto. Ver Anexo C

59
Tcnica de Anlisis de los Datos

Una vez recolectados los datos a travs de la aplicacin del cuestionario a


las unidades mustrales de la poblacin bajo estudio, se analizara la
informacin obtenida la cual permitir determinar el logro o no de los
objetivos planteados al inicio de la investigacin. El anlisis de los resultados
para los objetivos especficos, se realiz a travs del Mtodo de Estadstica
Descriptivas utilizando Frecuencia Absoluta y Frecuencia Relativa.
Segn Hernndez, Fernndez y Baptista (2006), la estadstica descriptiva
es un conjunto de procedimientos que tienen por objeto presentar masas de
datos por medio de tablas, grficos y/o medidas de resumen. (p.136). Este
anlisis es muy bsico. Aunque hay tendencia a generalizar a toda la
poblacin, las primeras conclusiones obtenidas tras un anlisis descriptivo,
es un estudio que se realiza calculando una serie de medidas de tendencia
central, para ver en qu medida los datos se agrupan o dispersan en torno a
un valor central.

Procedimiento de la Investigacin

Una vez seleccionado el tema objeto de estudio, se proceder a la


formulacin del problema y establecimiento de los objetivos; seguidamente
se realizar la investigacin mediante el procedimiento detallado a
continuacin:
Para diagnosticar la situacin de entrada y salida de materiales e insumos
en el almacn de la empresa IMDISMA, C.A se realizara una observacin
directa mediante la aplicacin de un cuestionario tipo encuesta.
Con el propsito de identificar los factores que influyen en el
requerimiento de los materiales de almacenamiento dentro la empresa
IMDISMA, C.A se realizara una observacin directa mediante la aplicacin de
un cuestionario tipo encuesta.

60
Para disear la propuesta se determinaran las fases del sistema de
gestin y se establecer el sistema de gestin para el requerimiento de
materiales que garanticen el mximo rendimiento dentro del almacn de la
empresa IMDISMA, C.A

61