CAPTULO I

ORGANIZACIN, COMUNICACIN ORGANIZACIONAL Y SISTEMA DE

INFORMACIN MULTIMEDIA.

En este captulo se expondr la importancia que tiene la comunicacin dentro de una

organizacin y los medios por los cuales puede transmitir sus mensajes, enfocndonos

principalmente al sistema de informacin multimedia.

1.1 ORGANIZACIN

Desde tiempos remotos los grupos de individuos que han conformado a las diferentes

sociedades, han pertenecido a diversas organizaciones o instituciones, ya sean de tipo

formal o informal, es decir al estar rodeados de personas con caractersticas similares o

con objetivos comunes hace que se conformen dichas agrupaciones.

Tras la necesidad de pertenecer a un grupo o ser parte de algn ncleo social, los

individuos han optado por integrar numerosas organizaciones, empresas o

instituciones, las cuales van desde lo ms simple como la familia hasta grandes y

complejos corporativos, todo con el fin de cumplir metas, compartir responsabilidades

y tomar decisiones para logar un adecuado funcionamiento del mismo.

Citando a Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos,

la organizacin consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos,

financieros, fsicos de informacin y otros, que son necesarios para lograr las

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 metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organizacin,

especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de

trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y

las cosas funcionen para alcanzar el mximo xito (Ferrel, Hirt, Adriaensns,

Flores y Ramos, 2004, pg. 215)

En este caso al hablar de organizaciones se hace referencia a toda aquella

colectividad en donde se ve reflejado una meta principal y varios objetivos especficos.

Adems que el concepto como tal se vincula principalmente dentro del terreno de las

ciencias sociales, principalmente, pero tambin se aprecia en el campo del mundo

empresarial.

1.1.1 SURGIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES

Durante dcadas los individuos se han visto obligados a compartir responsabilidades y

ayudarse para lograr la obtencin de metas especficas, aunque hay veces en que esta

forma de cooperacin no tiene bases slidas o estructuras bien definidas, por lo que el

resultado se vuelve catico, originando una ruptura entre sus miembros. Es por ello que

a finales del siglo XIX, el concepto de organizacin ha sido tema para grandes

investigadores de la poca, con el fin de encontrar las principales caractersticas que

albergan este campo.

1.1.2 SURGIMIENTO DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Durante el ao de 1964, Redding y Sanborn definieron por primera vez a la

comunicacin organizacional como el envo y recibo de informacin dentro de una

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organizacin, es decir, comunicados de trabajo, de incentivos de motivacin, as como

programas de retroalimentacin entre superiores y empleados.

La tipologa desarrollada al respecto por los investigadores Daniel Katz y Robert

Kahn en 1966 sugiere que las funciones de la comunicacin pueden analizarse en dos

niveles diferentes:

1. En el nivel de la organizacin total, la comunicacin puede estudiarse en

trminos de cuatro funciones generales: produccin, mantenimiento, adaptacin y

direccin.

2. En un nivel ms especfico, las funciones de la comunicacin se examinan

dentro de un contexto didico (relacin superior-subordinado). Las funciones especficas

de la comunicacin son: instrucciones de trabajo, razones fundamentales del trabajo,

procedimientos organizacionales e informacin de carcter ideolgico para inculcar un

sentido de misin (adoctrinamiento de metas) (Fernndez, 2002, pg. 24)

En la dcada de los 60 la comunicacin organizacional ha tomado una fuerza

muy importante dentro de las organizaciones. Se comenz a observar como lo

menciona Fernndez de Collado (2002) que la comunicacin es el proceso social ms

importante. Sin ella el hombre se encontrara an en el primer escao de su desarrollo,

no existiran sociedad, cultura ni civilizacin (pag30), y con ayuda de esta herramienta

se fortalecera cada vez ms sus cimientos y se lograran concretar de manera ms

efectiva sus objetivos.

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 En 1968 Thayer la defini como aquel flujo de datos que sirve a los procesos

recomunicacin e intercomunicacin de la organizacin. (Goldhaber, 1994, pg. 21).

Es as como en 1973, se crea la Asociacin Mexicana de Comunicaciones

Internas, A. C. (AMCI), como preocupacin por este factor primordial dentro de las

empresas. Despus en 1986 dicha Asociacin cambia su nombre al de Asociacin

Mexicana de Comunicacin Organizacional, A. C (AMCO), la cual se encarga de

estudiar la comunicacin dentro de las organizaciones y las herramientas que sta

utiliza para su efectividad. (http://www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/

anteriores/n4/llano.htm extrado el 20 de junio de 2007).

1.1.3HISTORIA DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIN INTERNA

Desde tiempos remotos, los medios de comunicacin interna (cartas, memorandos,

reportes, manuales internos, boletines informativos, reuniones, comunicacin informal,

entre otros) han existido puesto que el hombre se ha visto en la necesidad de crearlos

para desarrollar una comunicacin efectiva entre los integrantes de una organizacin,

ya sea social, econmica o de pertenencia.

Los medios de comunicacin interna han contribuido para facilitar el desarrollo

de los objetivos dentro de una organizacin, y de esta manera llevar a la empresa a

tomar en cuenta el factor humano en las corporaciones, se va creando un ambiente

propicio para el intercambio de mensajes, y por lo tanto se ver beneficiado el resultado

final.

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 Con el intercambio de mensajes va oral, pasando por las invenciones del

hombre que han facilitado ms la existencia de la comunicacin interna, es como poco

a poco dentro de las organizaciones se han dado cuenta que con la existencia de la

comunicacin en las empresas, la vida laboral se ha simplificado ms sin descuidar los

objetivos principales de dicha organizacin.

De acuerdo con Barbier Frderic (1996) fue as como en el siglo XII en Francia,

se empieza a poner en prctica herramientas como la escritura dentro de las

organizaciones para obtener mejores resultados y administrar de mejor manera a la

empresa.

Cinco siglos despus, en Europa surgen los llamados corantos, que fueron los

primeros peridicos y revistas que contenan informacin relevante y era otorgado para

todo tipo de pblico.

En el siglo XX comienzan a surgir lo que hoy conocemos como medios de

comunicacin interna, y que de acuerdo con la evolucin de la tecnologa se hayan ido

puliendo con el paso de los aos, y de igual forma han ido reforzando a los primeros

medios.

A principios de la dcada de los noventa se da la era de la informacin, con lo

cual y gracias al desarrollo tecnolgico surge la llamada tecnologa de la informacin.

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 La tecnologa de la informacin, como ya lo menciona Bartoli (1991) es la

invasin de soportes tcnicos empleados para vehiculizar informacin en la empresa u

organizacin (pg. 85), en donde a travs de sistemas de informacin multimedia,

intranets, correos electrnicos, entre otros, se han convertido en herramientas

poderosas para conducirla de manera efectiva y correcta.

La informacin dentro de una organizacin ha pasado a ser de algo secundario,

a uno de los principales factores, o el aspecto primordial en que se rige una empresa u

organizacin ya que sin sta el funcionamiento de la misma puede verse afectada,

hasta crear un clima de inestabilidad e incertidumbre entre sus miembros.

Es por ello, que el conocer la funcin que tiene la comunicacin dentro de las

organizaciones, es fundamental para conocer cmo va a viajar la informacin y qu

herramientas son las idneas para la obtencin de metas y objetivos, es decir, sin una

comunicacin interna la empresa no puede desarrollarse.

1.2 COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

En todo proceso humano existe una comunicacin, ya sea buena o mala. Al igual que

dentro de una organizacin, ste es uno de los elementos claves que la hacen

funcionar, puesto que proporciona medios por los cuales puede viajar la informacin

necesaria para dar a conocer mensajes que la empresa quiera dar a conocer a la

comunidad.

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 De acuerdo con Nosnik (2006) la comunicacin es uno de los ingredientes ms

importantes en la frmula para conducir a la excelencia (pg. 7) a cualquier empresa o

institucin en la actualidad.

En su libro Comunicacin Organizacional, Goldhaber la define como algo que

ocurre dentro de un sistema complejo y abierto que es influenciado por el medio

ambiente e influye en l; implica mensajes, flujos, propsitos, direccin, y medios,

adems se involucran actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades personales.

(1994 pg. 16).

Es importante sealar que Goldhaber retoma de Redding los propsitos que

tienen los mensajes segn su tipologa, de la cual se derivan tres:

- Mensajes de tarea.

- Mensajes de mantenimiento.

- Mensajes humanos.

Dentro de los mensajes de tarea son los que guardan estrecha relacin con

aquellos productos, servicios o actividades que tienen un especial inters para la

organizacin (Goldhaber, 1994 pg. 129), as como tambin mensajes que tienden a

informar a los empleados sobre el cmo realizar adecuadamente sus actividades

dentro de la organizacin.
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 Los mensajes de mantenimiento ayudan a la organizacin a seguir con vida y a

perpetuarse a s misma (Goldhaber, 1994 pg. 129), es decir son las rdenes dictadas

por los superiores para lograr consolidar las metas planeadas, y as poder facilitar el

entendimiento de las actividades a realizar.

Por ltimo estn los mensajes humanos, los cules estn dirigidos a los

individuos de la organizacin, considerando principalmente sus actitudes, su

satisfaccin y su realizacin (Goldhaber, 1994 pg. 129), en donde el principal motor

de dichos mensajes es externar dudas y sentimientos, a sus superiores, para as

sentirse compenetrado y comprendido dentro de la organizacin en la que labora.

Fernndez de Collado (2002), define a la comunicacin organizacional como

un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de

mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin, o entre la organizacin y su

medio; o bien influir en las opiniones, actitudes y conductas de los pblicos internos y

externos de la organizacin, todo ello con el fin de que esta ltima cumpla mejor y ms

rpidamente con sus objetivos (Fernndez 2002, pg. 31).

La comunicacin organizacional se compone de diversos factores para que sea

efectiva, es decir deben existir emisores, receptores y diversos medios de

comunicacin interna que centralicen la informacin, pero sobretodo debe existir el

factor de la retroalimentacin, es decir conocer las opiniones de los empleados. No se

trata de llegar a una infoesclerosis: las vas de comunicacin quedan saturadas y la

informacin no circula como debiera (Arroyo, L. y Yus, M, 2003, pg. 224), ya que es

uno de los errores en los que la empresa cae en repetidas ocasiones.

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 Se puede observar que dentro de toda organizacin existen redes de

comunicacin que ayudan a que el proceso comunicativo y a la vez informativo, sea

eficaz. Desde los formales e informales, ascendentes, descendentes u horizontal.

Todos ellos con el fin de comunicar algo.

En la comunicacin formal se encuentran los mensajes claves para la empresa,

que se dan de forma oficial, y son guiados a personas especficas para dar a conocer

diversas informaciones para sus miembros. Estos dictados pueden fluir de manera

ascendente, descendente u horizontal.

Dentro de la comunicacin ascendente se observan mensajes dictados por los

superiores hacia sus subordinados, en donde claramente se dan instrucciones para la

realizacin de ciertas actividades de lo qu y cmo se deben hacer. Por otra parte, la

comunicacin descendente es a la inversa de la ascendente, es decir, en sta donde

los subordinados pueden aportar opiniones y/o sugerencias hacia sus superiores,

creando as un canal de retroalimentacin dentro de la empresa.

La comunicacin horizontal muestra la relacin de los trabajadores de una

empresa que tienen un mismo cargo jerrquico, cuyo fin es obtener una mejor

integracin y lograr una coordinacin adecuada para un mejor entendimiento. (Martnez

y Nosnik, 2006)

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 Todos estos mensajes formales que se dan dentro de una organizacin pueden

transmitirse a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o

menos sofisticados, desde correos electrnicos, circulares, boletines electrnicos o

revistas, tableros de avisos y manuales, hasta programas audiovisuales, sistemas de

informacin multimedia entre otros (Fernndez 2002, pg. 30)

Sin embargo, dentro de una empresa tambin existe la comunicacin informal, la

cual comprende a los llamados rumores, es decir, toda informacin no oficial que viaja

entre los empleados. (Martnez y Nosnik, 2006).

1.2.1 TIPOS DE MEDIOS DE COMUNICACIN INTERNA

Dentro de este rubro los medios de comunicacin que existen en una organizacin o

empresa, principalmente se clasifican en dos:

- Oral

- Escrita

Y de igual forma suelen ser de manera formal o informal, ya que como se ha venido

mencionando anteriormente, en toda empresa existe una comunicacin, que puede ser

o no eficiente y que depende en su totalidad de que sea llevada de manera correcta por

los diversos canales por los cuales viajan.

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 Como lo retoma Fernndez de Collado del autor Weinshall, quien hace una breve

pero muy explicativa clasificacin de los medios de comunicacin en la organizaciones,

nos da un marco perfecto para entender y comprender la tipologa de los medios

internos.

A continuacin se presenta la divisin hecha por Weinshall:

Tipologa de los medios de comunicacin en las organizaciones, basada en la divisin

de T. D. Weinshall.
Forma de Medios de
comunicacin comunicacin Sentidos involucrados
El receptor puede escuchar
Visible Sistema de informacin y ver a la fuente
Oral multimedia

Invisible Telfono/Mvil El receptor puede escuchar

Interfono a la fuente, pero no verla
Radio localizador

Correo electrnico El receptor no puede ni

Escrita Fax escuchar ni ver a la fuente
Boletines electrnicos

Fuente: Libro La comunicacin en las organizaciones del autor T.D. Weinshall

(Frnndez, C. 2002, pg.: 249)

El saber seleccionar el medio idneo para conducir la informacin dentro de una

empresa va a depender de varios factores: poder evaluarlo peridicamente, conocer si

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realmente el mensaje est llegando de manera correcta, qu tipo de personas lo

utilizan ms, y sobre todo qu piensan de la existencia de dicho recurso. Todo esto con

el fin de escoger el medio de comunicacin ms eficaz de acuerdo a las necesidades

que satisfagan a los miembros de una empresa u organizacin.

En el siguiente captulo se abordar el tema del sistema de informacin

multimedia como medio interno organizacional. As como sus ventajas y desventajas

que resultan por su uso. Adems se expondrn las funciones de este medio de

comunicacin dentro de las organizaciones.

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