Facultad de Ingeniera, UASLP rea de Metalurgia Administracin

CAPTULO 1: INTRODUCCIN.
ORGANIZACIN:
Una organizacin es una agrupacin deliberada de personas para el logro de
algn propsito especfico.
La Universidad a la que usted asiste, las organizaciones estudiantiles, las
dependencias del gobierno, las iglesias, Microsoft Corporation, la tienda de videos de su
colonia, un equipo deportivo, etc. Todos esos grupos son organizaciones porque
comparten tres caractersticas comunes:
Primera: cada organizacin tiene un propsito distintivo, el cual se expresa de ordinario
en trminos de una meta o conjunto de metas que la organizacin espera alcanzar.
Segunda: cada organizacin est formada por personas. Si una persona trabaja sola,
no constituye una organizacin, y se requieren varias personas para realizar el trabajo
necesario, a fin de que una organizacin alcance sus metas.
Tercera: todas las organizaciones desarrollan determinada estructura en forma
deliberada, para que sus miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo su trabajo.
Esta estructura puede ser abierta y flexible, sin una delineacin clara y precisa de los
deberes de cada empleado ni una adhesin estricta a distribuciones explcitas del
trabajo, o la estructura puede ser ms tradicional, con reglas, reglamentos y
descripciones de puestos clara y cuidadosamente definidos. Pero no importa que tipo
de arreglo estructural use una organizacin, debe tener una estructura deliberada para
que las relaciones de trabajo de sus miembros se perciban con claridad.
En suma, el trmino organizacin se refiere a una entidad que tiene un propsito
distintivo, cuenta con personas o miembros y tienen una estructura deliberada de algn
tipo.
Tabla 1-1 La organizacin cambiante
Organizacin tradicional Organizacin nueva
. Estable . Dinmica
. Inflexible . Flexible
. Enfocada en empleos . Enfocada en habilidades
. El trabajo est definido por puestos . El trabajo est definido en trminos
de trabajo . de las tareas por realizar
. Orientada hacia el individuo . Orientada hacia el equipo
. Empleos permanentes . Empleos temporales,
. Orientada al mando . Orientada a la participacin
. Los gerentes siempre toman . Los empleados participan en la
decisiones toma de decisiones
. Orientada hacia reglas . Orientada hacia el cliente.
. Fuerza de trabajo relativamente . Fuerza de trabajo diversa
homognea. . Das de trabajo sin lmites de tiempo
. Das laborables definidos. . Relaciones laterales y de red
. Relaciones jerrquicas . Trabajo en cualquier lugar,
. Trabajo en las instalaciones de la a cualquier hora
organizacin en horarios especficos

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Cmo est cambiando el concepto de organizacin? La tabla 1-1 presenta la lista
de algunas diferencias entre la visin tradicional y la visin contempornea de lo que es
una organizacin. Las organizaciones de hoy tienden a ser ms abiertas, flexibles y
sensibles a los cambios.

Por qu estn cambiando las organizaciones? Porque el mundo a su alrededor

est cambiando. Las transformaciones sociales, econmicas, globales y tecnolgicas
han creado un ambiente en el cual las organizaciones exitosas (las que alcanzan
consistentemente sus metas) deben adoptar nuevas formas para realizar su trabajo.
Ejemplos de esto son: la "explosin de la informacin", el incremento de la globalizacin
y las cambiantes expectativas de los empleados en materia de lugar de trabajo. Aunque
el concepto de las organizaciones est cambiando, los gerentes y la administracin
siguen siendo importantes para las organizaciones.

QUINES SON LOS GERENTES?

Antes era bastante fcil definir quines eran los gerentes. En efecto, eran los
miembros de la organizacin que supervisaban y dirigan el trabajo de otros miembros.
Era sencillo distinguir entre gerentes y operarios; este ltimo trmino se aplicaba a los
miembros de la organizacin que realizaban directamente un trabajo o tarea y no tenan
subordinados. Pero ahora eso ya no es tan simple! Los cambios en el carcter de las
organizaciones y el trabajo han hecho que en muchas de ellas se vuelvan difusas las
lneas de demarcacin entre gerentes y operarios. Los empleos de muchos
trabajadores tradicionales incluyen ahora actividades administrativas, sobre todo en el
caso de equipos de trabajadores. Por ejemplo, con frecuencia los miembros de los
equipos tienen que hacer planes, tomar decisiones y vigilar su propio desempeo. Y
esos empleados, a quienes se conoce como operarios, asumen responsabilidades que
tradicionalmente se consideraron propias de la gerencia; esas definiciones utilizadas en
el pasado ya no son aplicables.

Cmo definimos quines son los gerentes? Un gerente es un miembro de una

organizacin que integra y coordina el trabajo de otros. Eso puede significar la
responsabilidad directa sobre un grupo de personas en un departamento, o bien, tener
que supervisar a una sola persona. Tambin podra representar la coordinacin de las
actividades de trabajo de un equipo formado por personas de varios departamentos
diferentes, o incluso a personas de otras organizaciones. Sin embargo, tenga presente
que los gerentes suelen tener otras responsabilidades de trabajo no relacionadas con la
integracin del trabajo de otros. Por ejemplo, un supervisor de reclamaciones de
seguros tambin puede atender reclamaciones, adems de coordinar las actividades de
trabajo de otros empleados de reclamaciones.

Existe algn mtodo para clasificar a los gerentes en las organizaciones? S lo hay,
sobre todo para organizaciones estructuradas tradicionalmente, es decir, las que
cuentan con estructuras de trabajo deliberadas o estructuras configuradas como una
pirmide, por el hecho de que hay ms empleados en el nivel ms bajo que en la
cumbre.

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En este tipo de organizacin se describe tpicamente a los gerentes como de
primera lnea, de nivel medio o de alto nivel. Identificar con exactitud quines son los
gerentes en esas organizaciones no es difcil, aunque conviene tomar en cuenta que
dichos gerentes pueden tener gran variedad de ttulos. Los gerentes de primera lnea
ocupan el nivel ms bajo de la gerencia y con frecuencia se les llama supervisores. En
una planta manufacturera, el gerente de primera lnea (o sea, del nivel ms bajo) suele
recibir el ttulo de capataz. En un equipo de atletismo, se considerara que el entrenador
es el gerente de primera lnea. Entre los gerentes de nivel medio estn incluidos todos
los niveles de administracin localizados entre el nivel de supervisor y el nivel ms alto
de la organizacin. Pueden tener diversos ttulos, como jefe de departamento o
agencia, lder de proyecto, gerente de planta, jefe de unidad, decano, obispo o gerente
de divisin. En la cumbre de la organizacin, o cerca de ella, estn los gerentes de alto
nivel, responsables de tomar las decisiones y establecer las polticas y estrategias que
afectan a toda la organizacin. Esos individuos suelen tener ttulos como:
vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo, funcionario en jefe de
operaciones, director general o presidente del consejo administrativo.

Hablaremos de organizaciones y gerentes desde esta perspectiva piramidal ms

tradicional, aunque no todas las organizaciones tienen dicha estructura. Sin embargo,
aun las organizaciones que tienen estructuras configuradas ms flexibles e informales
necesitan individuos que desempeen el rol de gerente; es decir, alguien que integre y
coordine el trabajo de otras personas.

Si usted elige una carrera administrativa, es probable que le asignen gran variedad
de ttulos y responsabilidades de trabajo. En el curso de su carrera, esos trabajos
gerenciales lo podrn llevar a varias organizaciones, tanto tradicionales como no
tradicionales. Si se decide por una carrera de administracin, descubrir que se trata de
una profesin excitante que implica muchos retos.

QU ES LA ADMINISTRACIN?
As como las organizaciones tienen caractersticas en comn, lo mismo ocurre
con los gerentes. Aunque sus ttulos y responsabilidades de trabajo varan
considerablemente, sus empleos comparten varias caractersticas: ya sea que el
gerente sea un supervisor de la oficina de correos de Hershey Foods, que gana
$30,000 al ao por supervisar a cinco empleados, o un director general de General
Electric que gana $6.3 millones al ao y es responsable de coordinar una organizacin
con ms de 239,000 empleados y ventas anuales totales superiores a $79,000 millones.

El trmino administracin se refiere al proceso de coordinar e integrar actividades

de trabajo para que stas se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz con otras
personas y por medio de ellas. Vamos a examinar algunas partes especficas de esta
definicin.

El proceso representa las funciones continuas de las actividades primarias en las

cuales participan los gerentes. Dichas funciones se denominan de ordinario:
planificacin, organizacin, direccin y control.

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En la siguiente seccin describiremos con mayor detalle todas esas funciones y el

proceso administrativo, cuando examinemos ms de cerca lo que hacen los gerentes.

Por la seccin anterior, en la cual describimos lo que son los gerentes, sabemos que
el hecho de coordinar e integrar el trabajo de otras personas es lo que distingue un
puesto administrativo de otro que no lo es. Por medio de la administracin (es decir, a
travs de la coordinacin e integracin del trabajo de otras personas), las actividades de
trabajo de la organizacin se llevan a cabo con eficiencia y eficacia, o, por lo menos,
se es el resultado que espera la gerencia.

La eficiencia es una parte vital de la administracin. Se refiere a la relacin entre

insumos y productos. Si usted puede obtener ms producto con una cantidad dada de
insumos, habr incrementado la eficiencia. Asimismo, si logra obtener el mismo
producto con menos insumo, habr incrementado tambin la eficiencia. En virtud de que
los gerentes trabajan con pocos recursos en materia de insumos (sobre todo personas,
dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente dichos recursos. Por lo tanto, la
gerencia se ocupa de minimizar los costos de los recursos. Desde esta perspectiva, la
eficiencia se describe a menudo como "hacer bien las cosas", es decir, no desperdiciar
recursos.

Sin embargo, no basta con ser eficientes. La administracin tambin se ocupa de

completar las actividades, a fin de que las metas de la organizacin puedan alcanzarse;
es decir, a la administracin le interesa la eficacia. Cuando los gerentes alcanzan las
metas de la organizacin, decimos que son eficaces. La eficacia se describe a menudo
como "hacer lo que es apropiado", es decir, las actividades de trabajo que ayudan a la
organizacin a alcanzar sus metas. As como la eficiencia se enfoca en los medios para
lograr que se hagan las cosas, la eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las
metas de la organizacin.

La eficiencia y la eficacia estn relacionadas entre s. Es ms fcil ser eficaz si se

pasa por alto la eficiencia. Por ejemplo, Packard-Bell podra producir costosas
computadoras personales si insistiera en incluir en ellas caractersticas de la ms alta
calidad, desentendindose de los costos de los insumos, es decir, mano de obra y
materiales. Algunas agencias federales han sido criticadas peridicamente por quienes
las tachan de ser razonablemente eficaces, pero en extremo no eficientes; es decir,
logran realizar su trabajo, pero a un alto costo. As pues, la gerencia no slo se ocupa
de lograr que las actividades se lleven a cabo y que se alcancen las metas de la
organizacin (la eficacia), sino tambin de hacerla con la mayor eficiencia posible.

Es posible que las organizaciones sean eficientes y que no sean eficaces? S, eso
sucede cuando hacen bien las cosas que no debieron haber hecho! Por ejemplo,
muchas universidades se han vuelto sumamente eficientes en el procesamiento de
estudiantes. Por medio del aprendizaje

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QU HACEN LOS GERENTES?

Describir lo que hacen los gerentes no es una tarea sencilla! As como no
existen dos organizaciones iguales, tampoco hay dos gerentes que tengan exactamente
el mismo trabajo. Sin embargo, a pesar de estas restricciones, disponemos de ms de
100 aos de estudios formales sobre la administracin y los diversos esquemas
especficos de categorizacin que se han desarrollado para describir lo que hacen los
gerentes.

En qu consisten esos esquemas de categorizacin? Vamos a observar lo que hacen

los gerentes en trminos de funciones y procesos, roles, habilidades, sistemas de
administracin, y cmo administran situaciones diferentes y cambiantes.

Funciones y procesos administrativos

En la primera parte del siglo XX, un industrial francs de nombre Henri Fayol plante
la idea de que todos los gerentes realizan cinco funciones administrativas: planifican,
organizan, mandan, coordinan y controlan. A mediados de la dcada de 1950, dos
profesores de la Universidad de California, en Los ngeles, se basaron en el trabajo de
Fayol y usaron las funciones de planificacin, organizacin, formacin de personal,
direccin y control, como el marco conceptual de un libro de texto sobre administracin,
que durante 20 aos fue el volumen de mayor venta sobre esa materia. La mayora de
los libros de texto de administracin (y ste no es la excepcin) se siguen organizando
en torno a funciones administrativas, aunque stas se han reducido ahora a cuatro
funciones bsicas: planificacin, organizacin, direccin y control. Vamos a definir
brevemente todo lo que abarca cada una de esas funciones administrativas.

Si no tiene usted previsto ningn destino en particular, no importa que camino

emprenda. En virtud de que las organizaciones existen para lograr algn propsito,
alguien debe definir con claridad ese propsito y los medios para darle cumplimiento.
Ese alguien es la gerencia. La funcin planificacin est a cargo del proceso de definir
las metas, establecer una estrategia para alcanzarlas y desarrollar planes para integrar
y coordinar las actividades.

Otra responsabilidad de los gerentes consiste en disear la estructura de la

organizacin. A esta funcin la llamamos organizacin. Se refiere al proceso de
determinar qu tareas es necesario realizar, quin las llevar a cabo, cmo habrn de
agruparse las tareas, quin rendir las cuentas, a quin y en qu nivel se tomarn las
decisiones.

Como sabemos, en toda organizacin existen personas y la labor de la gerencia

consiste en integrar y coordinar el trabajo de esas personas. A esto se le llama la
funcin de direccin. Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, dirigen las
actividades de otras personas, seleccionan el canal de comunicacin ms eficaz o
resuelven conflictos surgidos entre los miembros de la fuerza de trabajo, estn
ejerciendo la funcin de direccin.

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La ltima de las funciones administrativas que realizan los gerentes es el control.

Una vez establecidas las metas (funcin de planificacin), formulados los planes
(funcin de planificacin, (determinados los arreglos estructurales (funcin de
organizacin) y contratado, capacitado y motivado al personal (funcin de direccin),
todava es posible que algo resulte mal. Para asegurarse de que las cosas funcionen
correctamente, los gerentes deben vigilar el rendimiento. El rendimiento real debe ser
comparado con las metas establecidas de antemano. Si se presentan desviaciones
significativas, la tarea de la gerencia consiste en lograr que el rendimiento del trabajo
vuelva a la normalidad. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que se conoce
como la funcin de control.
La realidad de la administracin no es tan simplista como las descripciones de las
funciones administrativas pudieran inducirnos a creer. De hecho, tal vez sea ms
realista describir las funciones que realizan los gerentes desde la perspectiva de un
proceso. El proceso administrativo es el conjunto de decisiones y actividades de
trabajo que los gerentes realizan en forma continua al planificar, organizar, dirigir y
controlar. Esto significa que, cuando los gerentes hacen su trabajo (es decir, cuando
"desempean" las funciones administrativas), suelen llevar a cabo sus actividades
sobre la marcha y de manera continua, es decir, lo hacen dentro de un proceso
Cuando los gerentes "administran", es frecuente que se involucren en actividades
que implican algo de planificacin, algo de organizacin, algo de direccin y algo de
control, y que tal vez ni siquiera las realicen en ese mismo orden.
Funciones administrativas
Actividades de trabajo de los gerentes que consisten en la planificacin, la organizacin,
la direccin y el control.

Planificacin
Incluye la definicin de metas, el establecimiento de una estrategia y el desarrollo de
planes para coordinar las actividades.
Organizacin
Determinacin de qu tareas es necesario llevar a cabo, quin las realizar, cmo
deben agruparse las tareas, quin rendir cuentas a quin y dnde se debern tomar
las decisiones.
Direccin
Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar los canales de
comunicacin ms eficaces y resolver conflictos.

Control
Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado
y para corregir cualquier desviacin significativa.

Proceso administrativo Conjunto de decisiones y acciones que los gerentes realizan

en forma continua al planificar, organizar, dirigir y controlar.

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