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8 trucos para mejorar tu productividad en

Word 2013

8 trucos para mejorar tu productividad en Word 2013

Microsoft Word es uno de los editores de texto ms utilizados en todo el mundo. Pero esto no
significa que quien lo use sepa exprimir todo el potencial que esconde esta potente herramienta.
A continuacin, te contamos 8 trucos para optimizar tu productividad a la hora de usar Word
2013.

1: Guardado automtico de Word 2013

Uno de los mayores desastres que te puede suceder tras haber invertido un buen nmero de
horas en redactar un documento es cerrarlo sin haberlo guardado.

Por suerte, Word 2013 cuenta con un sistema de autoguardado que reduce el riesgo de prdida
de datos. El nico requisito para que funcione es que, si se trata de un nuevo documento, el
archivo se guarde al menos una vez.

Este requisito es necesario porque hasta que un nuevo documento en blanco no se ha guardo en
el disco duro, tcnicamente, todava no existe como archivo. Por lo que resulta un hbito
saludable guardar los nuevos documentos justo antes de empezar a trabajar en ellos, de esa
forma Word se encargar de ir guardando automticamente tu trabajo.
link: https://www.youtube.com/watch?v=CwZgDSJO4QE

Para activar esta funcin de autoguardado, accede a la pestaa Archivo y haz clic en Opciones.

Despus, en el men lateral del cuadro de opciones, haz clic sobre Guardar y, en cuadro central,
activa las opciones de Guardar informacin de Autorrecuperacin cada. Establece el periodo de
tiempo que creas oportuno.

Segn tu actividad, cada 5 o 10 minutos ya ofrece garantas suficientes para que no se pierda una
gran cantidad de datos. Activa tambin la opcin Conservar la ltima versin autoguardada
cuando se cierra sin guardar.

Cuando termines, haz clic en Aceptar.

2: Oculta los prrafos del texto

Una de las funciones menos conocidas de Word 2013 es la posibilidad de contraer o expandir el
contenido de los prrafos para mostrar solo la informacin que necesitas. Para ello, ser
necesario crear una estructura jerrquica del contenido creando ttulos y encabezados de distinto
nivel.
Por ejemplo, en un nuevo documento, crea un prrafo de texto con un ttulo. Selecciona este ttulo
y adele un estilo accediendo a la pestaa Inicio y haciendo clic sobre Ttulo 1 en la seccin
Estilos.

Despus, crea un segundo prrafo con otro ttulo. Selecciona el ttulo del prrafo que acabas de
crear y haz clic sobre Ttulo 2 para aplicarle ese estilo.

Vuelve a repetir el paso anterior creando un tercer prrafo de texto con su correspondiente ttulo y
aplcale el estilo Ttulo 2, al igual que en el prrafo anterior. De este modo, ambos estarn al
mismo nivel jerrquico.

link: https://www.youtube.com/watch?v=aE5z48PgEt8

Ahora, sita el puntero del ratn sobre el ttulo del ltimo prrafo que has creado y observa cmo
aparece un pequeo tringulo gris a su izquierda. Haz clic sobre ese tringulo y el texto se
ocultar quedando visible solo el ttulo del prrafo.

Oculta tambin el segundo prrafo. Dado que los dos ltimos prrafos estn al mismo nivel
jerrquico, ambos ttulos se muestran uno debajo del otro y junto a ellos se muestra un tringulo
indicando que el prrafo est contrado.

Ahora, sita el puntero del ratn sobre el ttulo del primer prrafo que has creado. Al igual que
suceda con los anteriores ttulos, aparece el tringulo que permite ocultar el texto. Haz clic sobre
l y observa cmo, al haberle aplicado un nivel jerrquico superior que al resto, los dos apartados
han quedado anidados dentro ste.
3: Copia fragmentos de texto no consecutivo

Al crear o editar documentos en Word 2013, muy probablemente, necesites copiar diferentes
bloques de texto y copiarlos a un nuevo documento. Incluso esta tarea de apariencia tan bsica,
puede optimizarse para ser ms productivo. Word 2013 cuenta con una funcin, que no muchos
usuarios conocen, llamada Copia en pincho.

Este nombre hace referencia a los pinchos que se utilizan hace ya algunos aos en muchas
oficinas y negocios para agrupar albaranes o tickets relacionados. La copia en pincho consiste en
copiar diferentes fragmentos de texto separados entre s o incluso desde distintos documentos e
irlos almacenando en el portapapeles para luego pegarlo todo junto en un nico documento.

Esto resulta especialmente til para, por ejemplo, recopilar una serie de datos que necesitas para
tu documento. En lugar de tener que copiar y pegar los datos cada vez, estos se irn
almacenando en el portapapeles y se pegarn todos juntos.

link: https://www.youtube.com/watch?v=m9Fe7muOIHg

Para utilizar esta funcin, selecciona el primer fragmento de texto que necesitas, pero en lugar de
copiarlo de la forma habitual, usa la combinacin CTRL+F3. Esto provoca que el texto original no
se copie sino que se corte. No te preocupes, pulsando CTRL+Z o sobre el botn Deshacer
volver a aparecer el texto, pero se mantendr copiado en el portapapeles. Repite este proceso
seleccionando texto de diferentes partes del documento.

Ahora, ve al documento que estas redactando, sita el cursor en el lugar donde deseas insertar
todo el texto que has ido recopilando y pulsa la combinacin CTRL+Maysculas+F3.

De este modo, se copiar todo el contenido del portapapeles de una sola vez. Este contenido solo
se puede pegar una vez ya que despus de pegarlo el portapapeles se vaca.

4: Selecciona el texto destacado

Word 2013 cuenta con otra funcin avanzada de seleccin de texto que permite copiar
nicamente el texto que previamente has resaltado en un documento. Esto te permitir realizar
una lectura previa destacando los fragmentos del texto que te interesan, para despus extraerlos
a otro documento.

Esta funcin les puede resultar especialmente til a los estudiantes, ya que les permite extraer de
sus apuntes solo la informacin que realmente es importante.

Para conseguirlo, previamente habrs tenido que destacar los fragmentos de texto que son
importantes. Esto se consigue seleccionando el texto y haciendo clic sobre el botn Color de
resaltado de texto.

Despus, procede a seleccionar todo el texto que has destacado en el documento. Obviamente
podras hacerlo utilizando la opcin de copia que te hemos contado en el apartado anterior, pero
te vamos a mostrar cmo hacerlo de una forma ms automatizada.

Pulsa sobre la flecha que encontrars a la derecha de la opcin Buscar para desplegar su men
de opciones y elige Bsqueda avanzada. Acto seguido se mostrar el cuadro de bsqueda.
Ahora, pulsa sobre el botn Ms >> para que se muestren todas las opciones disponibles.

Despus, haz clic sobre el botn Formato y, en la lista de opciones de este botn, elige la entrada
Resaltar. A continuacin, haz clic sobre el botn Buscar en y elige Documento principal. Acto
seguido se seleccionar todo el texto resaltado del documento.

Cierra el cuadro de Bsqueda avanzada y pulsa la combinacin CTRL+C para copiar todo el
contenido seleccionado al portapapeles, que podrs pegar en otro documento.

5: Crea tus propios atajos de teclado

Los atajos de teclado te permiten realizar acciones directas sobre el texto, sin necesidad de
navegar por los distintos mens. Esto supone un importante ahorro de tiempo si tienes que
realizar una accin de forma repetitiva.

Si eres incapaz de recordar la combinacin de teclas asignada a una determinada accin, o una
determinada funcin no tiene asignado ningn atajo de teclado, tal vez prefieras configurar tus
propios atajos de teclado para Word 2013.
Para hacerlo, haz clic con el botn derecho del ratn sobre la cinta de opciones y elige la entrada
Personalizar la cinta de opciones. A continuacin, pulsa sobre el botn Personalizar que
encontrars en la parte inferior del cuadro.

En el cuadro de personalizacin del teclado, elige la accin que quieres llevar a cabo. Para ello,
selecciona una de las opciones de Categoras, dependiendo de la accin que quieras realizar, y
elige la funcin que necesitas en Comandos.

Si la funcin elegida ya tiene asignado un atajo, este se muestra en Teclas activas. En caso
contrario, establece un nuevo atajo desde el cuadro Nueva tecla de mtodo abreviado. Si la
combinacin de teclas que has elegido ya est en uso, te lo indica en Asignadas a.

Cuando termines, haz clic en Asignar y cierra todos los cuadros para volver al documento y
comenzar a utilizar tu atajo.

6: Utiliza el modo de lectura de Word 2013

Si no vas a necesitar editar un documento, sino que slo necesitas revisar su contenido, puede
que te resulte ms cmodo hacerlo activando las opciones del Modo lectura. Con este modo no
slo consigues que el texto sea el principal protagonista de la pantalla quitando herramientas que
no vas a necesitar, tambin reducirs el consumo de energa de tu ordenador porttil o tablet.

Activa este modo accediendo a la pestaa Vista y haz clic sobre la opcin Modo de lectura o
sobre el icono Modo de lectura de la barra inferior de Word 2013.

Tras activar este modo, puedes configurar cmo quieres que se presente el texto en pantalla. Haz
clic sobre el men Vista y configura el formato que tendrn las pginas con la opcin Ancho de
columna o cambia el color del fondo de la pgina con la opcin Color de pgina para hacer ms
confortable la lectura optando por el sepia, o para ahorra batera optando por el fondo negro.

Adems, si necesitas crear anotaciones o destacar partes del texto, solo tendrs que seleccionar
el fragmento de texto y hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l y elegir la opcin
adecuada en el men emergente de opciones.

7: Ver mltiples pginas en una sola ventana

Otra de las funciones que puedes necesitar si ests revisando un documento es la de ver varias
pginas del mismo documento simultneamente, en lugar de verlas una a una. De ese modo
evitars tener que estar desplazndote continuamente por el documento.

Para iniciar este modo de ventana, accede a la pestaa Vista y, en el apartado Zoom, haz clic
sobre la opcin Varias pginas. Acto seguido el documento se ajustar a la ventana, cambiar la
forma en la que se visualizan los documentos y se mostrarn tantas pginas como permita el
ancho de la ventana y el zoom establecido.

link: https://www.youtube.com/watch?v=ysrjsioiuzE
Si adems necesitas modificar el documento mientras consultas otras partes del mismo, puedes
dividir la ventana y ajustar una parte para consultar los datos y la otra para redactar otra parte del
documento.

Para lograrlo slo tienes que hacer clic sobre la opcin Dividir del apartado Ventana. Despus,
ajusta el zoom para cada una de las zonas y arrastra la lnea divisoria para establecer el espacio
disponible para cada una de ellas.

8: Optimiza el espacio de trabajo de Word 2013

Si tienes que trabajar con dos o ms documentos simultneamente y consultar datos entre ellos,
lo mejor es mostrar ambos en pantalla al mismo tiempo para evitar tener que cambiar
continuamente de ventana.

Word 2013 cuenta con una funcin que permite ajustar automticamente los documentos que
necesitas consultar al tamao de tu pantalla. Para ello, abre los documentos que necesitas
consultar. Como norma general, cada uno de ellos se abrir en una ventana diferente.

A continuacin, accede a la pestaa Vista de uno de ellos y pulsa sobre la opcin Ver en
paralelo.

Si solo has abierto dos documentos, ambos cambiarn de tamao para situarse uno junto al otro
y ocupar toda la pantalla. Si has abierto ms de dos, elige el que quieres que se muestre junto al
actual documento.