ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE RAP 1

La administracion documental regula la funcion archivistica en las empresas,

formulando normas y politicas para facilitar la gestion documental. Sabemos
que la administracion documental es una funcion de mucha compromiso la cual
busca la proteccion de las memorias empresariales o instituciones de una
manera delicada y cristalina.

La administracion documental cumple un papel trascendental ya que su fin es

el de servir la informacion de forma precisa, agil y oportuna . pero la
administracion documental tiene un papel muy extenso y no es tan universal
ya que se encarga de controlar , mantener,alamacenar, eliminar y recuperar la
informacion.

Cada dia mas empresa se esta dando cuenta de la necesidad de tener los
servicios , de un adminisrtrador documental, donde haya un control eficiente
de los documentos. El mundo corporativo presente se enfrenta al reto que
implica manipula de manera eficaz y sistematica considerables volumenes de
informacion personalizados en papel y escritos impresos. Si manejamos
sistemas computarizados para registrar la informacion , estos nos ayudan a
encontrar el documento en una forma mas agil y se puede hacer desde
cualquier parte , ya sea en el lugar de trabajo o fuera de el

La finalidad de la administracion documental en las empresas actualmente es

vital para llevar el control adecuado un manejo correcto de la informacion para:

Establecer los procedimientos para ejecutar rapidamente los tramites de

los documentos que se procesan
Proporcionar informacion cierta y rapida de los documentos que trmitan
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan
Recepcion y orientacion
Registro y distribucion
Archivo.

La gobernacion departamental de san andres islas la entidad donde laboro

tienen muy claro este sistema y es claro en la oficina de archivo y
correspondencia que es el lugar donde se maneja toda la documentacion de la
gobernacion ah en este punto toda la informacion entra y sale , tienen un
softward muy bueno que ademas digitaliza toda la documentacion entrante y
saliente , esta unidad codifica de acuerdo a la tabla de retencion documental, y
cada oficina tiene un numero de identificacion o clasificacion como ejemplo
1100,1200,1500
 Fecha de Cdigo:
GOBERNACIN
Aprobacin
14-02-2011 1700-63.10
DEPARTAMENTO ARCHIPILAGO DE SAN ANDRS,
PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA

MEMORANDO Versin:00 Pgina 1de 1

CDIGO 1800 CONSECUTIVO

FECHA 16 DE FEBRERO 2016

PARA EDELMIRA ARCHBOLD CARGO Directora de Brooks Hill

DE SILVANUS HENRY BENT CARGO Secretario de Educacin

ASUNT
REMISION DE MEMORANDO 220
O

Cordial saludo:

Me permito Remitir a su despacho el presente Memorando enviado por la

Secretaria de Infraestructura donde exponen la situacin de las obras elctricas
de la institucin.

Atentamente,

SILVANUS HENRY BENT

Secretario de Educacin

Anexo:
Proyecto: Ana Mitchell
Revis: Ana Mitchell

Archiv Emperatriz Pomare

Y la secretaria de educacion de la gobernacion tambien esta certificada y

maneja un sistema de recepcion de documentos que tambien es muy
bueno, digitalizan y tienen control interno de manejo de la correspondencia.

Pantallazo de la pagina de la secretaria de educacion para radicar

Pantallazo de la radicacion de archivo

 La importancia de la Administracin Documental?
Se define como administracin documental, a todos los actos que
intervienen en el manejo administrativo general, que tiene como
objetivo la creacin, adquisicin, recepcin, control, consulta,
distribucin, reproduccin, organizacin, mantenimiento, custodia,
resguardo, restauracin, transferencia, valoracin y disposicin final de
documentos de inters pblico a lo largo de su ciclo vital, as como
aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular,
coordinar y dinamizar su uso y divulgacin; de la gestin documental.
La importancia es que la administracin documental hoy en da se
convertido una necesidad, teniendo en cuenta la nueva tecnologas de
documentos electrnicos, sistematizados, digitales y as mismo el papel
fsico, se hace necesario para muchos asuntos legales, fiscales,
administrativos y que esas soluciones de Gestin Documental
sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los
archivos en general, pero no los elimina ni los obvia.
La administracin documental, aporta una solucin que brinda
tecnologas avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos,
reportes e imgenes, archivndolos de forma digital y ofreciendo a los
empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos,
estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura

Cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Hoy en da en las empresas se refleja que le estn poniendo ms
importancia a los archivos, ya que esta parte se conserva documentos
de esencia de la empresa y son muy importantes ya que pertenecen a
un archivo de histrico y valor secundario, y porque eso ya se forman
mas gestores documentales y archivistas para llevar a cabo una buena
planeacin , produccin , gestin y tramite ,organizacin ,transferencia ,
decisin de documentos , preservacin a largo plazo y por ltimo la
valoracin , que quiere decir todo eso poder llevar a cabo las tablas de
retencin documental , que le da ms prestigio y transformacin a las
empresas

5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de

2006, que haya identificado en la empresa que labora o que
conoce.
Ley 594 de 2000
Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y
cultural del Estado y la administracin de justicia.
Lo que debemos tener en cuenta para nuestros planes de negocios es
el objeto con la cual se desenvuelve esta ley, el mbito de aplicacin, las
definiciones fundamentales, los principios generales; conocer los
 rganos del sistema nacional de archivos, la categorizacin de los
archivos pblicos; manejar la administracin de los archivos; la gestin
de los documentos, el acceso y consulta de los documentos, la salida de
documentos, llevar un control y vigilancia.
Saber cundo se debe hacer una donacin, una adquisicin y
expropiacin de documentos y tener una conservacin de expediciones
histricas de inters pblico.
Las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas
deben elaborar programas de gestin documental teniendo en cuenta
las nuevas tecnologas
Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los
documentos pblicos, es por eso que el Archivo General De La Nacin
tiene el poder de hacer visitas de inspeccin a las entidades o personas
que custodien los archivos en cualquier momento, as mismo tambin
tiene el poder de establecer sanciones y multas a quienes incumplan
con las normas establecidas.

Acuerdo 027 de 2006

Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestin
documental diariamente en las empresas.
Nos recuerda que gestin documental es Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.
Tambin que el cuadro de clasificacin documental nos da la forma de
empezar la formar ms fcil las tablas de retencin documental y de
valoracin, de observar mejor la sesin, su sesin, su cdigo, y la oficina
productora.
Los Expediente Unidad documental compleja formada por un
conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolucin de un mismo asunto

Este es obligatorio en entidades pblicas

Obliga la tabla de retencin documental
El articulo 21 habla de los inventarios documentales
Establece los principios archivsticos
Principio de procedencia de donde proviene y orden cronolgico
 INICIO

1
1

Unidad de recepcin, orienta

al ciudadano

Tcnico operativo Distribuir la correspondencia

Atender, solucionar y hacer

seguimiento de solicitudes

Se trata de
correspondencia
Clasificar correspondencia
repartir secretarias
si

Recibir correspondencia

Documentacin
completa