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Procedimiento para el Control de COD: PC-CDO-02

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1. OBJETIVO
Este documento establece el mecanismo para controlar la documentacin del
Sistema de Calidad de CR INGENIERA LTDA.

2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser atendido por todas las reas de la organizacin e
incluye el control de los siguientes documentos:

Manual de calidad.
Procedimientos e Instructivos de Trabajo
Registros de calidad.
Documentos y registros externos

3. RESPONSABILIDADES
Los responsables se indican en el Anexo 9.2.

4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1 Procedimiento Confeccin y Emisin de Documentos e Instrucciones de
Trabajo (PC-CDI-01).

4.2 Norma ISO 9001-2008

5. TERMINOLOGA
5.1 Documento Original: Es la versin Original de los documentos, est sujeto a
cambios, razn por la cual debe ser adecuadamente
identificado y controlado para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes, se deben actualizar los
archivos correspondientes en el sistema computacional
y eliminar los originales impresos obsoletos. Los
documentos sern controlados en el sistema
Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
Emiti: Carmen Cancino Reviso: Marcelo Riquelme Aprob: Marcelo Riquelme
Cargo: C. de Calidad Cargo: Rep. de gerencia Cargo: Gerente General
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computacional, en la seccin ISO 9001 del sistema


SIA.

5.2 Documento Externo: Se consideran documentos externos las normas, leyes,


manuales y/o formatos cuyo origen sea externo a CR
Ingeniera, y que sean utilizados para el correcto
funcionamiento de los procedimientos y del sistema de
gestin de calidad implementado en la empresa.

5.3 Copia Controlada: Copia destinada a los departamentos operativos,


sometida a un procedimiento de distribucin controlado
de modo que asegura que es la ltima versin del
documento, mediante documento de recibo,
eliminacin de copias obsoletas, edicin peridica de
revisin en vigor, procedimiento informtico.

5.4 SIA: Sistema de informacin Administrativa.

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Archivadores oficiales de documentos.


SIA

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Manual de Calidad.


Este documento es difundido a toda la organizacin a travs del SIA. El control
se realiza mediante codificacin, segn el anexo N 9.1 de este documento. Y sus
modificaciones se registran en la planilla Control de Modificaciones incluida en el
ltimo punto de cada documento.

7.2 Emisin, Aprobacin y validacin de documentos.

Para la emisin de cualquier documento los autores designados confeccionan y


emiten el documento, de acuerdo a las pautas establecidas en el procedimiento para la
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Confeccin y Emisin de Documentos e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). El


encargado de la revisin registra la fecha y cargo firmando el procedimiento y remite el
documento al responsable de la aprobacin, quien procede a registrar fecha y cargo.
Una vez revisado y aprobado el procedimiento es remitido al departamento de
Gestin de calidad, donde el coordinador procede a realizar la identificacin
correspondiente y a estampar en todas las pginas del documento, el timbre original.
El procedimiento es vlido cuando ha sido firmado por el responsable de la
emisin, revisin y Aprobacin y cuente con timbre Original en versin impresa.

7.3 Identificacin de Documentos.


Una vez emitido, revisado y aprobado el documento, es remitido al
departamento de Gestin de calidad, donde el coordinador procede a realizar la
identificacin, para esto estampar un timbre en la portada, con la leyenda
ORIGINAL. Posteriormente procede al la codificacin del mismo, segn el anexo N 1
de este documento.

7.4 Control y Emisin de Documentos.


Para llevar el control de todos los documentos utilizados en el sistema de
gestin, el coordinador de calidad mantiene los siguientes listados,
- Listado maestro de documentos
- Listado maestro de documentos externos
- Listado maestro de registros de calidad
El control incluye la revisin, aprobacin, distribucin y mantencin de los ejemplares
originales.
Existe una nica copia impresa de cada documento, la cual permanece
archivada en el departamento de calidad. Toda otra copia impresa no es vlida como
oficial sin la firma del representante de gerencia o coordinador de calidad y el timbre
Copia controlada. Toda la empresa accede a los procedimientos a travs del sistema
digital SIA.

7.5 Modificacin de Documentos.


Toda modificacin necesaria en un documento debe ser efectuada
mediante una peticin de modificacin, ocupando el REG-003 Solicitud de generacin
o modificacin de documentos, el cual podr ser enviado por las jefaturas de cada
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rea o el representante de la gerencia, al coordinador de calidad, Quien debe verificar


la revisin y posterior aprobacin o rechazo de la propuesta, por parte de la gerencia
correspondiente.
Si dicha solicitud es ACEPTADA el coordinador del SGC proceder a
generar el cambio, y a retirar las copias obsoletas remplazndolas por la
nueva versin.
Si dicha solicitud es RECHAZADA el coordinador del SGC comunica va
memorando interno las causas del rechazo, al solicitante.
La modificacin de un procedimiento genera una nueva revisin, la cual se
identifica registrando el nmero correspondiente en el recuadro de identificacin de
cada documento en todas las pginas de este. La descripcin del cambio se registra en
el tem MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO, segn se indica en el Procedimiento
Confeccin y Emisin de Documentos e Instructivos de Trabajo (PC-CDI-01)
El coordinador de calidad recepciona la nueva versin del procedimiento en
formato electrnico, luego imprime un ejemplar, el cual entrega al rea emisora donde
el encargado de revisin y/o aprobacin otorga su visto bueno a travs de la firma en
todas las pginas del documento. Asimismo una vez firmado el ejemplar del nuevo
procedimiento, el coordinador de calidad valida la versin impresa oficial estampando
el timbre ORIGINAL en todas las paginas del documento.
Cuando la copia impresa se encuentra archivada, el coordinador de calidad
enva la nueva revisin del procedimiento en formato electrnico al representante de la
gerencia, quien procede a revisarla y publicarla en el Sistema Interno de
Administracin (SIA).
Debido a que las modificaciones aprobadas quedan identificadas en el ltimo
tem de cada documento, no se hace necesario mantener documentacin obsoleta en
el SGC.

7.6 Documentos Externos:


Para la identificacin de los documentos de origen externo se utilizar un
timbre en la portada de estos, con la leyenda DOCUMENTO EXTERNO. Adems se
mantendr una Lista Maestra de Documentos Externos (REG-002).
El control de los documentos emitidos por entidades externas es responsabilidad de los
jefes o encargados de las reas usuarias (adquisicin, actualizacin y distribucin).

8. REGISTROS
8.1 Lista maestra de documentos REG-001
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8.2 Lista maestra de documentos externos. REG-002


8.3 Solicitud de generacin o modificacin de documento. REG-003

9. ANEXOS
9.1.1 CODIFICACiN DE MANUAL DE CALIDAD

xxx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeracin significa:

1. Tipo de documento

MAN: Manual de Calidad

2. Corresponde a las iniciales del nombre de la organizacin.

3. Nmero de revisin vigente.

9.1.2 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

xx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeracin significa:

1. Tipo de documento

PC: Procedimiento de Calidad.


PO: Procedimiento Operativo.
PS: Procedimiento de Servicio.
IT: Instructivo de Trabajo.
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DE: Documento Externo.

2. Corresponde a las iniciales del nombre que lleva el documento.

3. Numero correlativo de documento designado para la lista maestra de


documentos.

9.2 RESPOSABILIDADES

Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos

Cargo
Cargo
Cargo Cargo Responsable
Cargo que Responsable
Documentos que que de actualizar
distribuye de mantener
revisa aprueba las normas
los registros
externas
GA, JA, GA, JA,
Procedimientos CC, RG, GG, CC CC, RG, JA .
RG,GG RG
GA, JA, GA, JA,
Instructivos de
CC, RG, GG, CC CC, RG, JA .
trabajo
RG,GG RG

Documentos OE, GA, JA,


OE OE JA JA
Externos RG

Listados CE CE CE CE .

NOMENCLATURA
GG Gerente General
GA Gerente de rea
JA Jefes/Encargados de rea
CC Coordinador de Calidad
OE Organismo Externo
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CE Cargo Emisor
RG Representante de Gerencia

9.3 MODELO DE TIMBRES

-Timbre leyenda ORIGINAL

ORIGINAL

- Timbre leyenda DOCUMENTO EXTERNO

DOCUMENTO
EXTERNO

- Timbre leyenda COPIA CONTROLADA

COPIA
CONTROLADA

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9.4 Lista maestra de documentos REG-001

REG-001
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Control interno
En
Ref. Nombre del Documento Cdigo Rev.
Confeccin Borrador Emitido Revisado Aprobado Publicado

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9.5 Lista maestra de documentos externos. REG-002

REG-002
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Nmero rea Nombre del Documento Cdigo Rev. Responsable Ubicacin Identificacin Copias

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9.6 Solicitud de generacin o modificacin de documento. REG-003

SOLICITUD DE GENERACIN O MODIFICACIN DE DOCUMENTO


Nombre del Solicitante :
rea o Departamento :
Cargo :
Fecha de Solicitud :

DATOS DEL DOCUMENTO


Nombre :
Cdigo :
Tipo de Documento :

DESCRIPCIONES DEL CAMBIO

Firma del Jefe de rea Firma del Solicitante

ESTADO FINAL DE LA SOLICITUD

Aceptada

Rechazada

Firma del C. de Calidad

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10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO.


N de Fecha de Fecha de
Fecha de
Cambios realizados Revisin Revisin de Aprobacin de
Modificacin
Obsoleta versin obsoleta versin obsoleta

Se modifica el punto 7.5


Donde se seala que
Debido a que las
modificaciones
aprobadas quedan
15/07/2010 identificadas en el ltimo 00 20/06/2010 20/06/2010
tem de cada
documento, no se hace
necesario mantener
documentacin obsoleta
en el SGC.

Correccin en el punto
9.3 Modelos de timbres.
Se corrige el primer
modelo ya que se
27/12/2010 estableca el timbre de 01 19/07/2010 19/07/2010
leyenda COPIA
CONTROLADA dando
un ejemplo del timbre
ORIGINAL

Se elimina del tem 2 el


13/09/2013 punto listados maestros 02 28/12/2010 28/12/2010
y de control.

Se actualiza completo el
13/09/2013 cuadro de 02 28/12/2010 28/12/2010
responsabilidades del
anexo 9.2

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Cargo: C. de Calidad Cargo: Rep. de gerencia Cargo: Gerente General
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Se modifican el
12/08/2015 responsables de la 03 16/09/2013 16/09/2013
revisin y aprobacin del
presente documento.

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