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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD.

ESCUELA DE CIENCIAS ADMNISTRATIVAS, CONTABLES,


ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS ECACEN.

ESPECIALIZACION EN GESTIN DE PROYECTOS.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN DE PROYECTOS.

CAPSULA UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACIN Y SU IMPACTO


EN LA GESTIN DE PROYECTOS.

ARIEL ALFONSO REYES CASTRO.

DIRECTOR CURSO.

BOGOT COLOMBIA 2017.

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Contenido.

UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION


DE PROYECTOS. .............................................................................3
Captulo 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas
de informacin gerencial. ................................................................3
Leccin 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. ...............4
Leccin 2. Los elementos de un sistema de informacin. ...................6
Leccin 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. ..............9
Leccin 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin.................... 14
Leccin 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas
de informacin. ......................................................................... 17
Captulo 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la
gestin de proyectos. .................................................................... 22
Leccin 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. ................ 22
Leccin 7. Sistemas de apoyo a las decisiones ............................... 25
Leccin 8. Sistemas de informacin geogrfica. ............................. 29
Leccin 9. Sistemas de informacin ejecutiva. ............................... 33
Leccin 10. Sistemas expertos. .................................................... 37
Captulo 3. Sistemas de informacin integrados a la gestin de
proyectos. ................................................................................... 41
Leccin 11. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de
informacin. .............................................................................. 41
Leccin 12. Sistemas de planificacin empresarial (ERP) ................. 47
Leccin 13. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones
con los proveedores (SCM) .......................................................... 52
Leccin 14. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El
concepto de sistema de trazabilidad. ............................................ 56
Leccin 15. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones
con los clientes (CRM) ................................................................ 58
Bibliografa. ................................................................................. 63
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UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO
EN LA GESTION DE PROYECTOS.

Este captulo tiene como propsito dar al aprendiente un repaso bsico de


la teora de sistemas, de su impacto en la gestin en la informacin y
como puede implementarse dentro de la gestin de proyectos. A su vez
este est compuesto de los siguientes captulos:

CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los


sistemas de informacin gerencial.
CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en
la gestin de proyectos
CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin
para la gestin de proyectos.

Captulo 1. La teora General de sistemas y su impacto


en los sistemas de informacin gerencial.

Este captulo tiene como propsito dar al aprendiente un repaso bsico


de la teora de sistemas de su impacto en la gestin en la informacin y
como puede implementarse dentro de la gestin de proyectos. A su vez
este est compuesto de las siguientes lecciones:
LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos.
LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin.
LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial.
LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin.
LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de
sistemas de informacin.

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Leccin 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos.

El xito de gestionar proyectos est enfocado en lograr el cumplimiento


de actividades y tareas en el tiempo presupuestado buscando al mximo
cumplir con un presupuesto de recursos previamente delimitado y al
mismo tiempo satisfacer las expectativas de sus grupos de inters
(Stakeholders), sin embargo, lo que en el papel se ve fcil en la realidad
no lo es tanto, ya que cuantas veces en el diario vivir no se ha sabido
de proyectos que tenan una fecha de terminacin presupuestada pero
que al correr de los das debieron postergar su fecha de entrega por
muchas situaciones que de haberse conocido a tiempo claramente
podran reducir sobre costos y no conformidades?.

Quiz es por esta razn que en los ltimos tiempos con la incorporacin
de conceptos como el Intercambio Electrnico de Datos (Electronic Data
Interchange - EDI), la Planificacin de Recursos Empresariales
(Enterprise Resource Planning -ERP), la Gerencia de la Cadena de
Suministros (Supply Chain Management - SCM) y la Administracin
basada en la Relacin con los Clientes (Customer Relationship
management - CRM), a la gestin de proyectos se le ha hecho innegable
la necesidad de adaptar a los modelos de gestin el concepto de Sistema
de Informacin (SI), concepto este que est claramente asociado al
enfoque sistmico de la organizacin y especficamente a la teora
general de sistemas.

De esta manera, dicha concepcin creada en 1954 durante la reunin


anual para el avance de las ciencias en EUA, uwingVon Bertalanfly
(bilogo), Kenneth Boulding (Economista), Anatol Rapport (matemtico)
y Ralph Gerald (fisilogo), afirman que cualquier organismo es un
sistema en el que un conjunto de partes y que, mediante un proceso
continuo y dinmico de interacciones entre las partes, entrega unos
resultados especficos que pueden ser condicionados por su entorno.
As esta concepcin sirvi para desarrollar una serie de funciones
esenciales para poder explicar el comportamiento de cualquier actividad
humana buscando sustentarla en la interaccin entre diferentes actores,
y dichas funciones se pueden esquematizar la siguiente manera:

La Teora General de Sistemas busca investigar el isomorfismo de


conceptos, leyes y modelos en varios campos del conocimiento y la
forma de duplicar estos en actividades distintas a las que originalmente
fueron diseados por ejemplo la sinergia, la entropa y la homeostasis y
su impacto en las ciencias de la gestin o las leyes de la termodinmica

4
y su correspondiente respuesta en la teora de la decisin, as mismo
tambin busca ayudar en el desarrollo de modelos tericos y
metodologas que desde le enfoque de la multidisciplinariedad
(transdisciplinariedad) permitan el logro de metas y la minimizacin
(duplicacin en ocasiones) en diferentes campos, buscando con esto la
unificacin de conceptos que faciliten la comunicacin entre diferentes
agentes de distintas disciplinas que interactan buscando un logro
comn.

De esta manera se puede mencionar que a raz de lo anterior, el enfoque


sistmico de la teora general de sistemas permite inferir una serie de
caractersticas que condicionan su desarrollo y gestin, dichas
caractersticas se mencionan a continuacin:
Transformacin: Todo sistema transforma sus entradas en salidas.
Jerarqua: Todo sistema esta a su vez compuesto de pequeos
subsistemas.
Recursin: Las propiedades de un sistema se duplican entre los
diferentes sistemas que este tenga generando un efecto de cascada.
Regulacin: Todo sistema tiene un conjunto de sistemas que vigilan
y controlan las partes que lo componen. Esta caracterstica da origen al
termino ciberntica o ciencia del control y la comunicacin entre el
hombre y la mquina.
Diferenciacin: En los sistemas complejos algunas unidades
especializadas tienen funciones especficas. Aunque la diferenciacin de
las funciones por componentes sea una caracterstica inherente a todo
sistema.
Equifinalidad: En un sistema abierto el mismo resultado puede ser
alcanzado en muchos puntos iniciales estableciendo a su vez que un
resultado dado puede estar condicionado por mltiples causas.
Complejidad: en todo sistema existe una jerarqua de niveles de
organizacin en la cual cada nivel se caracteriza en trminos de
caractersticas propias desarrolladas o adaptadas a partir del entorno.
Presencia de procesos: Condicionados por una caja negra la cual se
encarga de ejecutarlos a partir de:

1. El nmero de elementos involucrados en el sistema.


2. Las interacciones entre estos.
3. Los atributos especficos de cada uno de estos elementos.
4. Los grados de organizacin segn el tipo de sistema que los
incorpore (lineal, matricial, de staff, hipertexto, en trbol,
hotdesk, hotelling, fractal etc.)

As mismo, aunque existen estas caractersticas propias e inherentes a


todos los sistemas tambin es necesario entender que dentro del anlisis

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de sistemas tambin es necesario integrar a dicha concepcin que existen
una serie de elementos que claramente afectaran el diseo de cualquier
sistema de informacin y que se exponen a continuacin:

Parmetro CARACTERIZACION
Actores
(Stakeholders o Son los agentes que condicionan el xito o
Grupos de inters) fracaso de un sistema de informacin orientado
a proyectos. En ellos se incluyen la sociedad, el
Estado, la comunidad e inclusive los colabores
del proyecto por solo citar algunos.
Propietario El controlador del sistema y quien por ende
toma decisiones sobre el mismo. Es la piedra
angular del proceso y quien condiciona el
xito/fracaso del mismo.
Restricciones Interacciones ambientales o del entorno que
ambientales afectan de manera positiva /negativa el
desempeo del sistema, por ejemplo, leyes,
acuerdos comerciales, u obstculos al comercio.
Transformacin Conjunto de procesos decisionales que permiten
el procesamiento de informacin y la toma de
decisiones.
Weltanschauung Elementos ligados al clima y la cultura
organizacional.
Cliente Beneficiario o afectados por las actividades del
Sistema. En algunas ocasiones se conoce como
sponsor (patrocinador) o Comitente (Cliente
Usuario Final.)

Leccin 2. Los elementos de un sistema de informacin.

Un Sistema de informacin es una combinacin de elementos y


actividades que ejercen sinergia entre s para formar parte de un todo
que es la razn de ser, la funcin de la empresa y todo lo que realiza para
poder lograrlo. Dicho de otro modo, es la forma en que la empresa
obtiene, procesa, almacena y distribuye informacin (manipulacin de
datos) para mejorar la toma de decisiones y as controlar mejor la
organizacin, por lo tanto es una herramienta altamente valorada por los
directores y gerentes de la empresas, siendo de gran ayuda y altamente
productiva, evitando as la manipulacin de grandes cantidades de

6
informacin lagunas veces engorrosa y complicada para los tan atareados
altos directivos, por lo que tambin permite representar con antelacin
situacin que requieren un anlisis profundo que pueden afectar la
organizacin y que visualizndolas a tiempo pueden evitar complicaciones
posteriores, as como tambin, asistir la coordinacin y analizar
problemas de manera ms fcil, pues proporciona la informacin
relevante de forma inmediata para el control de la organizacin; entre
otros aspectos.

Con esto claro, se dir que un sistema de informacin (SI), como la


unin de varios elementos encaminados al tratamiento y administracin
de datos e informacin, coordinados y preparados para su posterior uso,
creados para satisfacer las necesidades empresariales (objetivos
corporativos). Estos elementos sern parte de alguna de estas
categoras:

Personas.
Datos.
Actividades o tcnicas de trabajo.
Recursos materiales en general (recursos informticos y de
comunicacin suelen ser los ms utilizados, aunque no tienen por
qu ser de este tipo obligatoriamente).

Dicha informacin se puede ver simplificada en la figura 2.1.

Figura 2.1. Elementos de un sistema de informacin. Fuente: el autor

Estos elementos interactan entre s para procesar los datos (incluyendo


procesos manuales y automticos) procesando la informacin para

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distribuirla adecuadamente en la organizacin en funcin de sus
objetivos.

Algunos autores aceptan estos elementos y les atribuyen otros ms,


siendo esta su representacin:

Figura 2.2. Elementos de un sistema de informacin. Las flechas indican


el sentido del flujo de informacin. Modificado de (Econlink, 2016)

Dnde:

Bases de datos: almacenamiento organizado de datos que


permiten la toma de decisiones.
Transacciones: son los elementos de interfaz que permiten al
usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro
especfico de Informacin.
Informes: elementos de interfaz mediante los cuales el usuario
puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo
estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y
seleccin definidos.
Procesos: Se crean nuevos registros obtenidos de bases de datos,
Estos procesos son controlados por los usuarios.

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Usuario: Reconoce a todos los miembros que se relacionan en el
sistema.
Procedimientos Administrativos.

Por lo tanto, un proceso de informacin domina informacin de sus


procesos y su medio; en pocas palabras podemos decir, entonces que son
movimientos o actividades bsicas de la informacin, tales como entrada,
procesamiento y salida, el feedback se fundamenta en entradas de vuelta
para ser analizas y perfeccionadas, y es as, como apoya la toma de
decisiones y la planeacin estratgica de la organizacin.

Es usual escuchar a los encargados del rea de sistemas de un proyecto


el trmino de sistema de informacin informtico, esto ocurre porque
generalmente la mayora de los casos por que sus recursos materiales en
los sistemas de informacin estn dotados de sistemas informticos; Lo
cual no significa que un Sistema de informacin debe requerir de dichos
patrimonios, para que funciones, por lo tanto se dira que los sistemas de
informacin informticos, son una subclase o un subconjunto de los
sistemas de informacin en general.

Leccin 3. El concepto de sistema de informacin gerencial.

La direccin y gestin de proyectos requiere la colaboracin de los


sistemas de informacin para hacer ms eficiente y eficaz su funcin, y
como se observ en la leccin 2, por esta razn se analizar con ms
profundidad como los sistemas de informacin hacen ms fcil la
manipulacin de la informacin para la gerencia.

Cuando se necesita tomar decisiones clave para el correcto


funcionamiento de la organizacin se necesita informacin relevante que
permita tener un panorama claro de la situacin y el entorno y as decidir
lo que ms favorezca, por lo tanto no es solo informacin lo que necesita
la gerencia sino la manipulacin que se le d a esta, su anlisis es lo
relevante y cmo ste influye en la decisin final.

Un computador por s solo no es un componente fundamental dentro de


un sistema de informacin gerencial (SIG MIS siglas en ingls
Management Information System), o la informacin contenida dentro de
ste no sera relevante sin un apersona capacitada que la procese, pero
es muy complicado que un SIG pueda realizarse sin la ayuda de las
facultades de un procesador.

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Por esta razn en el mercado se encuentran software o sistemas de
informacin diseados exclusivamente para el manejo integral de los
recursos corporativos, y uno de los ms reconocidos es el ERP Enterprise
Resuorce Planning Software, permitiendo que cada vez ms la empresa
se automatice y sea ms fcil la gerencia. Finalmente aunque son una
herramienta utilizada para mejorar la productividad, no significa que sean
un sistema de informacin gerencial, pero si puede convertirse en un
SIGP.

Por tal motivo Los SIG requiere un manejo de la informacin que permita
ser ms estadstico, que muestre tendencias, realizar comparaciones y
anlisis; es importante saber que tener informacin oportuna no significa
estar sobre cargado de informacin histrica y comparativa de resultados,
pero tampoco tener a la mano el ltimo pago o la ltima factura o el
ltimo pago registrado en el sistema, pues no influir mucho en el anlisis
que se realiza, por lo que ser mejor utilizar los movimientos realizados
al da anterior y si es muy relevante la informacin del actual da se
anexar como un informe adicional.

Para poder definir un SIG, es imperativo establecer los indicadores de


gestin, cifras que permitan medir el avance de la organizacin hacia los
objetivos establecidos, pues sin stos plenamente definidos y difundidos,
no tendr un rumbo claro la organizacin y mucho menos el SIG.

3.1. EL SISTEMA INTEGRADO DE LOS SIG

Un sistema integrado, es decir, hombre-mquina, significa que el recurso


humano realiza unas actividades especiales mejor hechas que una
mquina y recprocamente algunas cosas son mejor realizadas por una
mquina, para anticipar informacin de apoyo en los procedimientos, la
toma de decisiones y por ende en la administracin de la organizacin.
Su estructura de funcionamiento se ilustra en la figura 3.1

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Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los Sig. Fuente el autor.

De donde se puede establecer que cada uno de sus componentes cumple


una funcin a saber:

1. Informacin de procesamiento: es el procesamiento de la


informacin y estado de las actividades relacionadas.
2. Recursos de la informacin: permiten apoyan las operaciones
de control.
3. Recursos de sistemas de informacin: asiste la planeacin
estratgica y la toma de decisiones.
4. Recursos para la planeacin estratgica: recursos de la
informacin que permiten la planeacin estratgica y estable
objetivos claros para la gerencia.

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El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos,
manuales, modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de
decisiones y adems una base de datos.

3.2. FUNCIONES DE LOS SIG

Las funciones bsicas de un SIG son 3 y se esquematizan grficamente


en la figura 3.2. que se muestra a continuacin. A su vez estas se
esquematizan de la siguiente manera:

Entrada de datos. Combinacin de datos.


Proporciona informacin en manuales, electrodomsticos y
computarizados.
Sistemas de Informacin De Procesamiento de Transacciones,
Sistema de Informacin para Administradores, Sistemas de
Informacin de Informes Financieros externos, planificacin de
recursos empresariales, SPSS, entre otros.

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Figura 3.2. Funciones de los SIGs. Fuente: el Autor.

Estos elementos permiten realizar dos funciones muy importantes para


la gerencia que son el control y la toma de decisiones. Dentro del proceso
administrativo se encuentra el ciclo Deming que requieren el SIG, y este
sistema debe ejecutar cuatro puntos elementales en la informacin:
Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

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Leccin 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin.

A lo largo de estas lecciones se han mencionado los elementos que


caracterizan un sistema segn la teora de sistemas, se ha hablado de lo
que es un sistema de informacin gerencial y se ha especificado los
elementos bsicos para poderlo desarrollar as mismo en esta leccin se
hablara de las reas de trabajo de los sistemas de informacin. Para lo
que en el caso de la gestin de proyectos se empezar a hablar del
denominado tringulo de proyectos.

De l puede decirse que aunque existan variaciones todo proyecto en su


realizacin utilizara tiempo para el desarrollo de sus actividades, tareas y
subtareas asignadas. Tambin utilizara algn componente contable en la
forma de costo, gasto, egreso, ingreso o emolumento. As como tambin
una delimitacin (a partir del mbito5) y unos recursos especficos. De
esta manera estos tres elementos condicionaran a las reas de inters
que dentro de la gestin de proyectos requerirn del diseo, desarrollo e
implementacin de un sistema de informacin.

De esta manera se podra decir que desde la gestin de proyectos las


reas de trabajo que un sistema de informacin debera abordar se
pueden sintetizar en las siguientes tablas:

SISTEMA APLICACIONES TPICAS QUE REUNE


FUNCIONAL
PRINCIPAL
Mercadeo Cubos OLAP, minera de datos, data
Wharehousing, anlisis del cliente, de la
competencia y de los distintos grupos de
inters tales como proveedores y dems
fuerzas del entorno. (plan de compras6)
Recurso humano Administracin de salarios, diseo de cargos,
procesos de convocatoria, seleccin ,
contratacin, capacitacin ascensos y despidos
de personal fijo o tipo staff
Finanzas y Anlisis de costo beneficio, anlisis de
contabilidad rentabilidad, (ROA. ROE, TIO) anlisis del VPN
y la TIR.
Innovacin Establecimiento de gastos pre operativos,
compra de licencias, marcas, patentes,
adquisicin de activos intangibles va know
how, gestin del conocimiento

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Produccin Diseo de procesos, diseo de flujos de
trabajo, diseo de instalaciones, diagramas y
mecanismos de control.
Anlisis del entorno Enfocado en el anlisis de leyes, decretos,
(va metodologa jurisprudencia etc. Sobre temas tecnolgicos,
SWOT o matriz polticos, econmicos, ambientales y sociales.
PEST
Alta gerencia Planeacin por escenarios, planeacin
estratgica, asignacin de recursos.
Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de
informacin para la gestin de proyectos.

Paralelo a lo anterior tambin es necesario definir el tipo de usuarios


que usaran estos sistemas ya que sern estos quienes procesaran dicha
informacin y la usaran para la toma de decisiones as al caracterizarlos
se tendr (Tabla 2.4):

USUARIO USOS
Personal de la Personal encargado del ingreso de la
oficina de informacin su procesamiento y la generacin
proyectos de informacin ligada a temas como costos del
proyecto, personal ocioso o personal sobre
asignado.
Personal de apoyo Personal encargado de manejar la
(staff) y documentacin el anlisis de la informacin del
especialistas proyecto e inclusive de la asesora y/o
consultora del mismo.
Gerente de Personal encargado de detectar problemas,
proyectos darles solucin y tomar decisiones al respecto.

Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de informacin para


proyectos. Fuente: el autor.

Paralelo a lo anterior es preciso antes de avanzar un poco mas en el


desarrollo de la aplicacin entender los elementos que se vuelven
necesarios a la hora de desarrollar un sistema de informacin7 de forma
eficaz En primer lugar tenemos (tal y como se puede ver en la siguiente
figura 4.1) que se requieren algunos conocimientos bsicos sobre
computacin sobre todo los relacionados con estructuras de programa y
datos especficamente en el caso del cdigo fuente. Paralelo a esto se
debe estar en capacidad de seleccionar los datos que se van a utilizar en
el diseo de los indicadores con el fin de realizar una adecuada

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administracin de datos que a su vez debern ser analizados y
transmitidos a las personas interesadas quienes a su vez determinaran lo
que se deber hacer en funcin a lo que el sistema ha mostrado Otro
punto a tomar en cuenta en la realizacin de este sistema de informacin
estriba en los conocimientos bsicos que deben ser tomados en cuenta
para la puesta en marcha de forma ptima de este.

Figura 4.1. Elementos y conocimientos bsicos para el diseo de un


sistema de informacin para gestionar proyectos. Fuente: el autor.

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Leccin 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de
sistemas de informacin.

En esta leccin abordaremos el concepto de proyecto definindolo como


el conjunto ordenado de actividades interrelacionadas entre s con el fin
de satisfacer necesidades o resolver problemas y cuyo producto final (bien
o servicio) generado es medible, fijo y tangible. Y que para poder ser
realizado con xito requiere de la interaccin de agentes que por medio
de la incorporacin de 4 fases bsicas dentro de los sistemas de
informacin.
1. Introduccin de la informtica dentro de la organizacin,
2. El introducir de manera anrquica8 aplicaciones electrnicas para tal
fin.
3. La fase de coordinacin entre el sistema de informacin el proyecto y
la organizacin que lo ejecuta y
4. La interdependencia en el desarrollo de estrategias a desarrollar entre
la compaa que ejecuta el proyecto, la tecnologa de informacin de que
dispone y la forma en que la integra al sistema de informacin que para
tal fin utiliza) esto para responder bsicamente a los siguientes
cuestionamientos:


o Qu Vamos a hacer? => en otras palabras se enfoca en
definir que se busca con la realizacin del proyecto sus
objetivos a desarrollar y las metas a alcanzar.
o Por qu lo vamos a hacer? => hace referencia al diagnstico
de una situacin y la justificacin de porque con la realizacin
de dicho proyecto el problema detectado se va a solucionar.
o Para qu lo vamos a hacer? => se enfoca en establecer las
metas y los planes necesarios para lograr el fin ptimo del
proyecto.
o Dnde lo vamos a hacer? => Hace referencia al espacio fsico
o virtual en donde el proyecto se realizar.
o Quines lo vamos a hacer? => hace referencia a definir con
qu recursos humanos, fsicos y/o econmicos se va a contar
para poder realizar el proyecto en los tiempos y mbitos que
satisfagan una necesidad en especfico.
o Cundo lo vamos a hacer? => se enfoca en dividir los
tiempos establecer la duracin de las tareas definir las
precedencias y definir rutas crticas, hitos y holguras dentro
de la actividad a desarrollar.
o Qu necesitamos para hacer el proyecto? => hace referencia
a la planeacin de recursos y requerimientos que harn

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posible la puesta en marcha y realizacin optima del proyecto
presupuestado.
o Cunto va a costar el proyecto? Hace referencia al definicin
del flujo de caja del proyecto as como a las erogaciones y/o
emolumentos necesarios para hacerlo sostenible en el tiempo.

De esta manera estas etapas que condicionan el desarrollo efectivo de un


proyecto requieren del manejo y procesamiento de informacin que
facilite la toma de decisiones sin embargo en el caso de la gestin de
proyectos el desafo mas grande por enfrentar se enfoca en lograr que los
directivos incorporen los SI9 a su proceso decisional as una de las formas
de hacerlo se enfoca en el desarrollo de incipientes sistemas de
informacin conformados por varias aplicaciones transaccionales
disjuntas lo que se traduce en problemas tcnicos (diversas disciplinas
dan diferentes interpretaciones de una misma situacin) y ante lo cual los
directivos a veces toman decisiones incoherentes con los objetivos
estratgicos de la compaa.

En otras ocasiones la informacin se centraliza mediante el desarrollo de


una intranet en la que se selecciona a un encargado y este analiza e
informa los resultados de su anlisis a la alta direccin encargada de
gestionar el proyecto la cual tomara decisiones basada en 4 criterios a
saber:

1. La facilidad de implementacin de los resultados que arroje el


sistema una vez se ha procesado y analizado la informacin
disponible. Por ejemplo en el caso de que dichas recomendaciones
no alteren de manera drstica el clima y la cultura organizacional
de quienes ejecutan, administran o evalan la ejecucin del
proyecto.
2. El atractivo tecnolgico que las respuestas del SI arrojen a la
organizacin (por ejemplo en el caso de proyectos de investigacin)
3. La capacidad de integrar mediante unidades funcionales las
recomendaciones del sistema.
4. El costo necesario para implementar las recomendaciones del
sistema.

Algo a tener en cuenta en la gestin de los SI. Se basa bsicamente en


que casi siempre es difcil obtener ventajas competitivas basadas en los
planes de integracin TI10 disponible /SI desarrollado esto porque muchas
veces dicha estrategia no se alinea a los objetivos de la firma que ejecuta
los proyectos para lo cual una primera aproximacin del proyectista sobre
el tema ser definir por medio de indicadores y el uso de herramientas

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como el balanced Score Card; cules son las reas ms crticas sobre las
que el SI utilizado deber hacer mas hincapi.

5.1. El procesamiento para la planificacin de las TI/SI a partir de


la gestin del proyecto.

La idea de todo gerente de proyecto no solo se basa en seleccionar las


herramientas informticas que usara para gestionar sus proyectos o para
manejar, almacenar y procesar la informacin generada por estos;
tambin se enfoca en el disear un plan que permita integrar estos
resultados al desarrollo de planes de mejora continua razn por la cual y
tal como se ven en la figura anexa dicho sistema de planificacin deber
considerar el desarrollo de subsistemas que permitan el desarrollo de
mecanismos de:
1. Comunicacin que permitan que toda la organizacin conozca los
resultados obtenidos por la firma.
2. El desarrollo de sistemas de compensacin e incentivos que promuevan
el cambio de paradigma a la hora de gestionar proyectos.
3. El desarrollo de sistemas de control que incorporando conceptos como
el ciclo PHVA o los principios de mejora contina del Kaizen permitan el
desarrollo de una cultura de proyectos dentro de la organizacin.

De esta manera los elementos bsicos a tener en cuenta para poder


desarrollar un plan de sistemas y tecnologas para la gestin de proyectos
deber considerar elementos como los que se expresan a continuacin11:

La realizacin de una lista de actividades a desarrollar dentro del


proyecto en el corto, mediano y largo plazo.
El definir un punto de partida desde el cual se va a iniciar los
procesos de seleccin, clasificacin, almacenamiento y
procesamiento de la informacin.
El definir los mecanismos de evaluacin adecuados que permitan la
incorporacin de procedimiento de control adecuados al
seguimiento de las actividades por ejemplo contrastando lo
ejecutado con lo presupuestado en funcin a un periodo de tiempo
previamente acordado.
El establecer una lista de actividades dentro del proyecto en donde
las TI puedan utilizarse como herramienta de apoyo y soporte para
aumentar en el proyecto su eficacia o su eficiencia.
As mismo tambin ser necesario incorporar un comit de
tecnologa y sistemas de informacin y comunicacin (CTICs) el
cual se encargara de soportar el desempeo del SI que se disee.
Y en donde sus responsabilidades irn desde la supervisin del
proyecto, el explicar el compromiso de la organizacin en la

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implementacin de este como herramienta decisional e inclusive
proporcionar los criterios estratgicos necesarios para la fijacin de
prioridades y asignacin de recursos.
Por otro lado tambin ser clave integrar en el alineamiento
necesario para disear un sistema de informacin para la gestin
de proyectos al equipo de trabajo encargado de planificar, ejecutar
y controlar la adecuada realizacin del proyecto.

De esta forma y a manera de sntesis se anexa en la siguiente imagen la


gua bsica para alinear las TI al SI de una empresa encargada de
gestionar proyectos de diversa ndole.

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Figura 5.2. Forma de alinear las TI al SI de una empresa de proyectos.
Fuente (Andreu, Ricart, & Valor, 1991)

21
Captulo 2. La tipologa de los sistemas de informacin
usados en la gestin de proyectos.

El propsito de este captulo se enfoca en dar a las aprendientes


herramientas de juicio que les permitan definir el tipo de sistema de
informacin que ms se ajuste a las necesidades de gestin de la
informacin que dentro de sus proyectos por tal motivo este captulo se
compone de las siguientes lecciones:

LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones.


LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones
LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica
LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva
LECCION 10. Sistemas expertos.

Leccin 6. Sistemas de procesamiento de transacciones.

En lecciones anteriores hemos caracterizndolos elementos bsicos que


tiene un sistema de informacin para poder ser desarrollado en una
organizacin con gestin de proyectos como modelo directivo. Lo que
sigue a continuacin se enfoca en mencionar la tipologa de sistemas de
informacin que existe y que puede tener influencia dentro de la gerencia
de proyectos. De esta manera en esta primera leccin se hablara de los
sistemas de procesamiento de las transacciones.

De esta manera se puede decir que un sistema de apoyo a las


transacciones o TPS como tambin se conoce es un sistema de
informacin que recolecta, almacena, codifica, en algunas ocasiones
modifica y recupera toda la informacin relacionada con las actuaciones
de cualquier organizacin. As estos sistemas de informacin estn en
capacidad de procesar gran cantidad de informacin relacionada con
actividades tradicionales de la organizacin tales como el pago de nmina,
la gestin de inventarios o la gestin de la cartera. Su funcionamiento se
basa en la aplicacin del principio de excepcin que reza que cuando hay
actividades repetitivas estas pueden sistematizarse permitiendo ahorros
en tiempo y dinero.

De esta manera este tipo de sistema de informacin permite expandir la


capacidad de anlisis de la organizacin dado que le permiten a esta
operar en entornos externos a la misma por ejemplo con la nmina a
pagar tcitamente se puede establecer e inclusive pagar las retenciones

22
en la fuente para empleados los que la legislacin vigente en el pas les
aplique dicha normatividad. Sin embargo estos sistemas tiene la limitante
de que deben funcionar de manera continuada ya que si funcionan de
manera intermitente se corre el riesgo de que los administradores de
dichos sistemas no puedan obtener informacin confiable que permita
optimizar el objeto social de la firma que los incorpora.

As mismo en este acpite tambin hay que establecer que existe un TPS
encargado de procesar la informacin por lotes este tipo de sistema
derivado del TPS original realiza varias transacciones al mismo tiempo y
depende de la configuracin de hardware sobre la que se monte dado que
a menor capacidad tecnolgica no puede dar resultados inmediatos de las
transacciones que bajo el se realicen.

6.1. Caractersticas de los sistemas de procesamiento de las


transacciones.

A raz de lo anteriormente expuesto sern caractersticas de los


sistemas de procesamiento de las transacciones las siguientes:

Fiabilidad: un sistema TPS requiere ser confiable ya que un falo en


el mismo podra inducir al paro definitivo de las labores de la
empresa que lo incorpore. Razn por la cual debe garantizar la
facilidad para recuperar informacin en caso de fallas lo que
tcitamente infiere la necesidad de contar con un buen backup que
respalde al sistema.
Respuesta rpida: en este tipo de sistema se debe garantizar un
tiempo de respuesta extremadamente corto dado que la firma no
puede permitirse tener clientes esperando por soluciones a sus
requerimientos. Razn por la cual se be garantizar que las
respuestas que se den lo sean en el menor tiempo posible.
Inflexibilidad: una deficiencia de todo sistema de procesamiento
de transacciones es que sus operaciones deben ser estandarizadas
razn por la cual no es capaz de responder a situaciones donde la
lgica difusa opere con frecuencia.
Procesos controlados: el STP es creado para apoyar las
operaciones de la organizacin por tal motivo su funcin bsica es
mantener y reforzar los distintos procesos que permitan el
cumplimiento del objeto social de la organizacin en el que este se
implemente.

Un ejemplo del funcionamiento tpico de un TPS se ilustra en la siguiente


figura:

23
Figura 6.1. Ejemplo de aplicacin del funcionamiento de un TPS sencillo.
Fuente el autor.

24
Leccin 7. Sistemas de apoyo a las decisiones

Un sistema de apoyo a las decisiones o DSS 1se parece a un sistema de


informacin gerencial principalmente en que ambas tipologas de sistemas
dependen de una base de datos que les permita realizar un data
wharehousing como mecanismos esencial para su abastecimiento de
datos. Sin embargo difieren en que un DSS (como tambin se conoce) en
que este ponme nfasis en el apoyo que brinda a la toma de decisiones
en todas las fases que le componen aunque como en la mayora de los
sistemas la decisin definitiva es responsabilidad exclusiva de quien
programo la base de datos.

De esta manera se puede decir que los sistema de apoyo a las decisiones
se ajustan mas al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los
sistemas de informacin gerencial tradicionales. As en la mayora de los
casos este tipo de sistemas se ajusta mas a la concepcin de inteligencia
de negocios.

Dentro de las diferentes concepciones para definir un sistema de apoyo a


las decisiones se tienen las siguientes:

Un DSS es un conjunto de procedimientos basados en modelos


lgicos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en su
toma de decisiones.
Es un sistema capaz de apoyar ad-hoc el anlisis de datos y el
modelado de decisiones, orientado a la planificacin futura y
utilizado a intervalos irregulares, no planificados.
En el mundo real existen muchos tipos de sistemas de informacin
que dan soporte a la toma de decisiones. Dentro de los ms
conocidos se tienen:

. DSS pasivo: sistema de ayudas para el proceso de decisiones pero que


por su configuracin no puede llevar a cabo una decisin explicita pero si
puede brindar sugerencias al usuario que los utilice.
. DSS cooperativo: este tipo de sistema de apoyo a las decisiones permite
a los encargados modificar, perfeccionar o completar las sugerencias
dadas por el sistema. Antes de tomar la decisin definitiva. La ventaja de
estos sistemas se basa en el trabajo en red y la disposicin a colaborar
de los distintos tomadores de decisin que existan en la organizacin. Se

1
Un DSS de acuerdo con (Turban, 2012) es "un sistema de informacin basado en un computador interactivo, flexible y adaptable,
especialmente desarrollado para apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones.
Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio anlisis de la situacin"

25
aplica principalmente en las organizacines2 que operan bajo el esquema
de matriz - filial.
. DSS Activo: sistema de informacin que apoya las decisiones a partir de
sugerencias o soluciones que se obtiene por medio de la simulacin de
procesos.
. DSS dirigidos por modelos: son sistemas de apoyo a las decisiones que
se basan en la manipulacin de herramientas informticas de ndole
financiera, estadstica, de optimizacin de procesos o de simulacin de los
mismos. Un ejemplo de este tipo de sistemas de informacin es Promodel
herramienta que se usa para simular procesos estocsticos y tomar
decisiones al respecto de los resultados que dicha simulacin estocstica
arroje.
. DSS dirigidos por comunicacin: son DSS que permiten el trabajo
colaborativo as como la asuncin de responsabilidades de los diferentes
agentes a partir de sus respectivas colaboraciones. Tal como sucede con
herramientas como Microsoft NetMeeting o Skype.
. DSS dirigidos por datos: sistema de informacin en donde las decisiones
se toman a partir de resultados obtenidos mediante el procesamiento de
series temporales de datos internos/ externos ligados al proyecto. Cal
como sucede con la utilizacin de E-views y/o WinRATs.
. DSS dirigidos por documentos: sistema de informacin enfocado
bsicamente a la gestin, recuperacin y manipulacin de informacin no
estructurada en una amplia variedad de formatos electrnicos. Por
ejemplo con la utilizacin de googledocs.
. DSS dirigidos por conocimiento: sistemas de apoyo a las decisiones
enfocados en la gestin de conocimiento y en la formacin y capacitacin
del personal.
. DSS para la gran empresa: tipo de sistema de informacin para la toma
de decisiones enlazado con un sistema data wharehousing3 que brinda
apoyo a lderes de diferentes reas del proyecto. Un ejemplo de este tipo
de DSS es Microsoft Project central.

2
Para este curso los tipos de organizaciones ms relevantes para gestionar proyectos que pueden gestionar proyectos mediante el
desarrollo de SIGP aparte de la organizacin matricial sern:
. Hot-desk: un tipo de estructura organizacional basado en la eliminacin de los puestos de trabajo permanentes para cada
empleado. Buscando que estos compartan dichos puestos de trabajo.
. Hotelling: en esta forma organizacional los trabajadores consultores pueden contar con que el cliente les ceda un puesto de trabajo
por el tiempo de duracin de su proyecto en la empresa.
. Telecommuting: en ella los trabajadores se trasladan al lugar de trabajo a travs de las telecomunicaciones. Esto es Teletrabajan
sin estar presentes fsicamente en la empresa.
. Groupware: en este tipo de organizacin la empresa virtual trabaja por medio de equipos de trabajo concurridos, cooperados y
colaborados en entornos de trabajo virtual.
3
Un almacn de datos (del ingls data warehouse) es una coleccin de datos orientada a un determinado mbito (empresa,
organizacin, etc.), integrado, no voltil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza.
Se trata, sobre todo, de un expediente completo de una organizacin, ms all de la informacin transaccional y operacional,
almacenada en una base de datos diseada para favorecer el anlisis y la divulgacin eficiente de datos.

26
. DSS de escritorio: sistema decisional pequeo que se puede utilizar en
la gestin de la mipyme en virtud a que es mono usuario.
7.1. Componentes bsicos de un DSS

As mismo en este acpite tambin es necesario conocer que un DSS est


compuesto por los siguientes elementos:

Una interfaz de usuario.


Una base de datos.
Una herramienta analtica y un sistema de modelado.
La red y arquitectura del DSS. As como el mecanismo con el cual
se gener el DSS que puede en la mayora de los casos darse por
la utilizacin de herramientas CASE4. As como diferentes lenguajes
de programacin como visual Basic, visual.net o C++.
Un conjunto de usuarios en los que se incluye el operador del
sistema, los analistas y los usuarios finales que recibirn los
resultados finales de las salidas y el anlisis de estas por parte del
sistema.
El contexto de decisin el cual debe ser especfico y definible.
El entorno de trabajo disponible para la preparacin, anlisis y
documentacin de las decisiones tomadas.

De esta manera podramos decir que el esquema de funcionamiento de


un DSS se puede ilustrar en la siguiente figura:

4
Estas herramientas ayudan en la gerencia de proyectos en todos los aspectos del ciclo de vida de desarrollo del software en
tareas como el proceso de realizar un diseo del proyecto, el clculo de los costos y gastos implcitos en la realizacin de este etc.

27
Figura 7.1. Esquema de funcionamiento de un DSS. Fuente el autor.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION

Basndose en la figura que se ilustra a continuacin que elementos podra


Ud. utilizar para disear el DSS de una firma dedicada a la realizacin de
proyectos de I+D+i.

28
Figura 7.2. Elementos a considerar a la hora de disear un DSS.
Fuente:

Leccin 8. Sistemas de informacin geogrfica.

El mundo, el entorno y las caractersticas de la sociedad en general estn


en constante cambio. Antao cuando una organizacin que se manejaba
por proyectos podra afirmar con seguridad que una slida investigacin
de mercado en la que integrara anlisis cross tabs bastaba para proyectar
de manera real el comportamiento de aceptacin y/o rechazo que sobre
la realizacin de determinada actividad econmica se podra llegar a
tener. Sin embargo gracias a fenmenos como la globalizacin los
comportamientos y creencias as como los gustos y necesidades cambian
con el tiempo de manera constante.

Consientes de tal situacin los proyectistas desde la dcada de 1960


empezaron a acudir a soluciones EDI que les permitieran configurar
diferentes fuentes de informacin geogrfica para que la ser condensada
en un sistema de informacin les facilitara la toma de decisiones. Con le
pasar del tiempo la tecnologa de software se vio favorecida con hardware
mas estable y hacia principios de la dcada de 1980 los SIGs como
tambin se conocen se haban convertido en herramientas plenamente

29
operativas capaces de integrar hardware (para realizar foto interpretacin
a partir de imgenes areas), datos geogrficos y software. Los cuales
eran usados bsicamente para resolver complejos problemas de
planificacin y gestin territorial.

De esta manera con el sistema de informacin geogrfica los proyectistas


pueden crear consultas interactivas, realizar anlisis what if (situacin que
tambin se puede hacer con los DSS), realizar anlisis espacial, editar
datos y presentar la informacin consolidada para posteriores decisiones
corporativas.

8.1. Tipos de informacin que provee un SIG dentro de la gestin


de proyectos.

1. Localizacin: con un sistema de informacin geogrfica se puede


conocer las caractersticas geogrficas de determinada regin sobre
la que se quiera realizar un estudio de factibilidad para formular un
proyecto dado que con el se obtiene acceso a informacin
demogrfica, econmica y social.
2. Tendencia: un SIG permite contrastar por series de tiempo el
comportamiento de una regin lo que facilita el anlisis ex post que
se genere una vez un proyecto dado ha sido ejecutado.
3. Condicin: gracias a la posibilidad de agregar condicionantes un
SIG ofrece la posibilidad de analizar impactos posibles con la
aplicacin de la metodologa qu pasa si.?
4. Rutas: la integracin entre un SIG y un GPS (sistema de
posicionamiento global) le permite a los proyectistas establecer las
rutas ms cortas lo que reduce tiempos de espera, aumenta
holguras y reduce costos a la hora de la realizacin de proyectos.
5. Pautas: el uso de los SIG permite establecer pautas de accin para
la toma de decisiones futuras.
6. Modelos: el uso de un SIG permite el desarrollo de modelos que
dan respuesta a situaciones simuladas lo que reduce costos en las
etapas de diseo, formulacin y evaluacin de proyectos.

8.2. Componentes bsicos de un SIG.

Son elementos esenciales para le desarrollo de un SIG con enfoque de


gestin de proyectos los siguientes:

Hardware: Un SIG opera en un amplio rango de tipo de equipos de


cmputo desde equipos centralizados (via intranet) hasta
configuraciones individuales o de red.

30
Software: Los programas diseados para gestionar SIGs deben ser
capaces de almacenar, analizar y mostrar informacin geogrfica,
por tal motivo los elementos mas importantes a considerar a la hora
de incorporarlos al Know How de la organizacin son:
o Sistema de manejo de base de datos. Capaz de realizar
integracin va data wharehousing.
o Una interfaz grfica de usuarios (IGU) para el fcil acceso a
las herramientas.
o Herramientas para captura y manejo de informacin
geogrfica.
o Herramientas para soporte de consultas, anlisis y
visualizacin de datos geogrficos.

Informacin.

Personal: la implementacin de todo sistema de informacin


geogrfica requiere de personal experto en su desarrollo, gestin y
procesamiento dado que la informacin se desactualiza O veces se
maneja errneamente. Situacin est que puede echar por la borda
el proceso decisional de quienes formulen y gestionen los proyectos.
Mtodos: para que un sistema de informacin geogrfica se
adapte a las necesidades de la firma debe contar con una serie de
pasos que faciliten su incorporacin con los dems sistemas con que
la firma de proyectos cuenta para adelantar su proceso decisional.

De esta manera el proceso de funcionamiento de un SIG se expresa a


continuacin:

31
Figura 8.1. Esquema de funcionamiento de un SIG. Fuente el autor.

Finalmente las aplicaciones mas relevantes de un SIG dentro de una firma


dedicada al diseo, formulacin, gestin y evaluacin de proyectos son
bsicamente las siguientes:

Realizar un gran nmero de manipulaciones, sobresaliendo las


superposiciones de mapas, transformaciones de escala, la
representacin grfica y la gestin de bases de datos.

Consultar rpidamente las bases de datos, tanto espacial como


alfanumrica, almacenadas en el sistema.

Realizar pruebas analticas rpidas y repetir modelos conceptuales


en despliegue espacial.

Comparar eficazmente los datos espaciales a travs del tiempo


(anlisis temporal).

32
Efectuar algunos anlisis, de forma rpida que hechos manualmente
resultaran largos y molestos.

Integrar en el futuro, otro tipo de informacin complementaria que


se considere relevante y que est relacionada con la base de datos
nativa u original.

As mismo dentro de las aplicaciones que se pueden obtener en el


mercado se encuentran los siguientes programas electrnicos:

TNTLite

OpenMap ER Viewer

Quantum GIS

ArcExplorer ER Viewer

ER Viewer

A su vez cada uno de estos programas pueden ser complementados con


la utilizacin de sistemas GPS que inclusive vienen integrados bajo
tecnologa mvil lo que facilita an ms la adecuacin de concepciones
como el m-business a la gestin de proyectos.

Leccin 9. Sistemas de informacin ejecutiva.

Un Sistema de Informacin Ejecutiva o como tambin se conoce. Es una


herramienta de inteligencia de negocios que analiza una serie de variables
de un rea o unidad estratgica de negocio presente en cualquier
organizacin a partir de informacin interna y externa a la misma. Este
tipo de sistema de informacin es una variacin de un sistema de soporte
a las decisiones (DSS) en la medida que este tipo de sistemas permiten
a la alta gerencia que organice su informacin mediante herramientas
grficas y de comunicaciones. Usualmente su funcionalidad est
condicionada al nivel de integracin que exista entre los sistemas
transaccionales y los sistemas de informacin gerencial (MIS). De esta
manera estos sistemas se encargan de ayudar a resolver problemas de
toma de decisiones no estructuradas que no tienen una aplicacin
especfica mediante la creacin de un entorno que contribuye a pensar en
problemas estratgicos de una manera bien informada. Ayudndoles a los
ejecutivos que los utilizan a comprender mejor sus entornos de decisin.

33
9.1. Elementos bsicos para la construccin de un sistema de
informacin ejecutiva.

Una vez que se caracterizado el concepto de sistema de informacin


ejecutiva es necesario mencionar los elementos que permiten su
desarrollo para lo cual ser importante decir que estos son en su orden:

A. El datamining o minera de datos, hace referencia al conjunto de


tcnicas y tecnologas que permiten obtener, integrar y analizar grandes
bases de datos, de manera automtica o semiautomtica, con el objetivo
de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el
comportamiento de los datos en un determinado contexto. Una de sus
principales aplicaciones se da en la formulacin de modelos
economtricos que buscan crear escenarios donde se modelen posibles
impactos ante decisiones estratgicas de los directores de proyectos.

Bsicamente, esta herramienta se utiliza para intentar ayudar a


comprender el contenido de un conjunto de datos. Para lo cual se hace
uso de conceptos estadsticos (tales como autocorrelacion,
heterocedasticidad, multicolinealidad y/o cambio estructural => medidas
que se infieren a partir del clculo de la varianza, la media y la desviacin
tpica) as como tambin de algoritmos de bsqueda prximos a la
Inteligencia Artificial y a las redes neuronales.

As mismo los pasos necesarios para que el data mining se pueda realizar
en una organizacin gestionada por proyectos se basa en una serie de
pasos como los que se muestran a continuacin:

a) Determinacin de los objetivos. Trata de la delimitacin de los objetivos


que el cliente desea bajo la orientacin del especialista en data mining.
En este caso no se debe olvidar que los objetivos a cubrir debern ser:
i. Especficos=> buscan lograr algo
ii. Medibles
iii. Alcanzables
iv. Retadores
v. Hechos en un periodo de tiempo dado => en este caso corto, mediano
o largo plazo.
b) Pre procesamiento de los datos. Se refiere a la seleccin, la limpieza,
el enriquecimiento, la reduccin y la transformacin de las bases de datos.
Esta etapa consume generalmente alrededor del setenta por ciento del
tiempo total de un proyecto de data mining.

34
c) Determinacin del modelo.
d) Anlisis de los resultados. Verifica si los resultados obtenidos son
coherentes y los coteja con los obtenidos por los anlisis estadsticos y de
visualizacin grfica. Va anlisis de varianza y covarianza de los mismos.
B. Datamart: base de datos especializada en el almacenamiento de datos
de una unidad estratgica de negocio especifica dentro de la organizacin.
Esta herramienta se nutre bsicamente de un data wharehouse. Pero
tambin puede ser alimentado por otras fuentes distintas a este.

C. Data wharehouse: base de datos corporativa genrica (se almacena


all todos los datos de la organizacin) se caracteriza por integrar y/o
depurar informacin de varias fuentes para luego procesarla desde
diferentes perspectivas o necesidades de la organizacin.

Sus tipos ms relevantes son en su orden:

a) Integrado: los datos almacenados en el data warehouse deben


integrarse en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias
existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser
eliminadas. La informacin suele estructurarse tambin en distintos
niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los
usuarios.
b) Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del
conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los
datos se organizan por temas para facilitar su acceso y entendimiento por
parte de los usuarios finales. Por ejemplo, todos los datos sobre clientes
pueden ser consolidados en una nica tabla del data warehouse. De esta
forma, las peticiones de informacin sobre clientes sern ms fciles de
responder dado que toda la informacin reside en el mismo lugar.
c) Histrico: el tiempo es parte implcita de la informacin contenida en
un data warehouse. En los sistemas operacionales, los datos siempre
reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente. Por
el contrario, la informacin almacenada en el data warehouse sirve, entre
otras cosas, para realizar anlisis de tendencias. Por lo tanto, el
datawarehouse se carga con los distintos valores que toma una variable
en el tiempo para permitir comparaciones.

d) No voltil: el almacn de informacin de un data warehouse existe para


ser ledo, pero no modificado. La informacin es por tanto permanente,
significando la actualizacin del data warehouse la incorporacin de los
ltimos valores que tomaron las distintas variables contenidas en l sin
ningn tipo de accin sobre lo que ya exista.

35
9.2. El impacto de estas herramientas en las decisiones del
gerente de proyecto un vistazo al BSC.

En sesiones previas se ha podido establecer que los sistemas de


informacin tienen diferentes funcionalidades entre las que se pueden
citar:
i. El ser herramientas que facilitan la toma de decisiones en cualquier rea
del proyecto. A partir de informacin integrada del proyecto.
i. Son herramientas que facilitan el anlisis de la informacin pro tcnicas
estadsticas permitiendo as la modelacin de impactos dentro de la
gestin del proyecto.
ii. Son mecanismos que Proporcionan la posibilidad de aprender de los
datos del pasado y a partir de esto predecir situaciones futuras en
diversos escenarios.
iv. Son herramientas que Simplifican dentro de gerencia de proyectos la
implantacin de sistemas de gestin integral de la relacin con el cliente.
v. As mismo tambin suponen una mejora tecnolgica y econmica en el
que hacer del proyectista gracias a que le permiten la generacin de
informes con los que puede evaluar el avance y el impacto as como
realizar el seguimiento de los proyectos a su cargo.
Con esto en mente en el entorno de la gestin de organizaciones aparece
una herramienta que permite evaluar la gestin de resultados de un
proyecto. Esta herramienta se denomina Balanced ScoreCard o cuadro de
mando integral (CMI) el cual debe ser controlado por la direccin general
de una compaa. Dado que por medio de la evaluacin de indicadores en
4 reas de inters (perspectiva financiera, perspectiva cliente,
perspectiva procesos internos y perspectiva aprendizaje/crecimiento.)
permite que los directores de proyectos analicen el mercado y la
estrategia para construir modelos de negocio que garanticen la
sostenibilidad de la firma.

Finalmente y para esquematizar esto se presenta la estructura bsica de


un sistema de informacin ejecutiva y su impacto en la gestin
empresarial.

36
Figura 9.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de informacin
ejecutiva. Adaptado de (Stair & Reynolds., 2012)

Leccin 10. Sistemas expertos.

Un sistema experto es una variacin de la inteligencia artificial en la que


un software simula el comportamiento de un ser humano experto en un
tema del saber especfico en este caso podramos habar por ejemplo de
elaboracin de contratos, formulacin de presupuestos o simplemente
gestin de proyectos. As puede decirse que este tipo de sistema de
informacin se encarga de resolver problemas con un nivel de

37
complejidad equivalente al que un ser humano en la vida real tendra. Sin
embargo para que todo esto funcione se requiere de un modelo
computacional capaz de procesar informacin a partir de la integracin
con un DSS.

La estructura de funcionamiento de todo sistema experto se compone de


5 elementos bsicos a saber:

a. La base de conocimiento con la que se alimenta el sistema se


basa en la metodologa Delphi. Dado que son los expertos los
que con su experiencia alimentaran el sistema. Esto a veces
es una limitante dado que un experto cobra por su experticia
y su conocimiento.
b. Se requiere un motor de inferencia (aleatoriedad) que
examine los hechos y las reglas. Simulando la estrategia
adecuada para la solucin de un problema especfico.
c. Un componente de anlisis que explica al usuario los criterios
de decisin que fundamentan el razonamiento empleado a la
hora de tomar decisiones.
d. Una interfaz de usuario que facilita la interaccin de este con
el sistema experto.
e. La memoria de almacenamiento de los datos (data
wharehousing) en donde se almacena la informacin de los
problemas encontrados durante el anlisis de la informacin.
En este punto es necesario tambin mencionar que un sistema experto
trabaja a base de reglas y procedimientos que presentan relaciones
enfocadas bsicamente en:

a. La definicin de un nmero de reglas o clusulas que por


medio de condicionantes definen el cumplimiento del proceso.
Tal como sucede por ejemplo con un diagrama de flujo y sus
respectivos bucles.
b. As mismo la estructura de decisin tiene bsicamente la
siguiente estructura SI <premisa> entonces <conclusin>.
As puede decirse que para el desarrollo de un sistema experto es
necesario contar con la presencia de un experto que ponga a
disponibilidad del sistema sus conocimientos y experiencia. As como un
ingeniero de sistemas capaz de dialogar con el experto para poder
estructurar la informacin formando as una base de conocimiento y
finalmente un usuario que aporta ideas, deseos y requerimientos.

Restricciones estas que pueden dar lugar al desarrollo de aplicaciones en


reas como las que se ilustran a continuacin:

38
Sector de Proyectos / Aplicaciones
Industrial Energtico Minero Otros
Observacin de Monitoreo Calculo de Monitoreo en
tendencias predictivo. riesgos equipos mdicos.
Deteccin y
Planificacin de Manejo de Planificacin
diagnstico de
inversiones. emergencias. estratgica.
fallas
Control
Control de Diseo de redes de Planificacin de
inteligente -
procesos distribucin rutas
CAM5
Manejo de
Avisos de
parmetros en Supervisin Interpretacin de
estados de
vehculos inteligente. comunicaciones.
excepcin
autnomos.
Tabla 10.1. Diversos usos de sistemas expertos. Adaptado de (Alter,
2010)

10.1. Tipos de sistemas expertos utilizados en la gestin de


proyectos.

Dentro de la gestin de proyectos existen 3 tipos de sistemas expertos


que pueden ser usados para tal fin. Estos tipos se exponen a continuacin:

A. Sistemas expertos basados en reglas previamente establecidas =>


estos sistemas trabajan por medio de condicionantes por ejemplo que
pasa si una actividad tipo fin comienzo presenta un hito que la vuelve
parte esencial de una ruta critica o de un cuello de botella.

B. Sistemas expertos basados en casos=> sistema de informacin en el


que las soluciones se obtienen por extrapolacin de sucesos parecidos en
situaciones previas. En este tipo de sistema se valora mas la experiencia
del experto que sus propios conocimientos.

C. Sistemas expertos basados en redes bayesianas => este sistema de


informacin es un modelo probabilstico multivariado (Cross Tabs) que
relaciona un conjunto de variables aleatorias mediante un grafo que indica
explcitamente influencia causal. Tal como sucede en la estadstica
multivariada con la prueba chi cuadrada para establecer independencia o
asociacin entre variables.

5
Procesos de M

39
10.2. Ventajas y desventajas de los sistemas expertos dentro de
la gestin de proyectos.

Sern ventajas operativas de un sistema experto aplicado a la gestin de


proyectos las siguientes:

o Perdurabilidad:=> un sistema experto se mantiene constante


en el tiempo. Lo que no pasa con el experto sobre el cual se
construyeron las bases de operacin y los criterios de
decisin.
o Duplicacin: => todo sistema experto puede duplicarse las
veces que se quiera y adaptarse a necesidades en sectores
conexos.
o Trabajo en entornos extremos: => todo sistema experto esta
en capacidad de trabajar en entornos que inclusive puedan
ser dainos para el ser humano.
o Bajo costo: => gracias a la aplicacin de estrategias de costos
basadas en la capacidad de duplicacin. Entre ms se utilicen
sus costos marginales en funcin al tiempo sern menores.
o Rapidez de procesamiento: => todo sistema experto puede
obtener informacin de un data wharehouse, procesarla y
realizar clculos numricos ms rpido que cualquier otro
experto humano. Un ejemplo de esto puede ser el paquete
estadstico SAS.
o Fiabilidad: => los sistemas expertos no se ven afectados por
condiciones como enfermedad, cansancio o agotamiento.
Parmetros que si afectan al experto humano.
o Facilidad de exportar informacin en otros formatos. Por
ejemplo OLE de Windows o en el caso de herramientas como
SPSS de exportar informacin en formato .rtf o .doc.

En el caso de la limitacin en el uso de estos sistemas para la gestin de


proyectos se puede decir que se tienen las siguientes:

Sentido comn: Para un Sistema Experto no hay nada obvio. Todo


depende de la informacin que se le entregue y los condicionantes
de procesamiento con que este se programe.
Lenguaje natural: el SE solo entiende por lenguajes de
programacin si Ud. no los conoce podra tener accesos limitados.
Por ejemplo en el caso de SAS para realizar modelos logartmicos
hay que programarlos en cdigo fuente sin embargo la solucin la

40
tiene google code disponible en http://code.google.com/intl/es-
419/
Capacidad de aprendizaje: a raz de lo anterior la capacidad de
aprendizaje del sistema experto es limitada.
Perspectiva global: Un experto humano es capaz de distinguir
cuales son las cuestiones relevantes de un problema y separarlas
de cuestiones secundarias.
Conocimiento no estructurado: Un SE no es capaz de manejar
conocimiento poco estructurado. Esto significa que si Ud. procesa
basura. Obtiene basura y concluye basura.

Captulo 3. Sistemas de informacin integrados a la


gestin de proyectos.

La gestin de sistemas integrados para el manejo de recursos es un


elemento clave que facilita la toma de decisiones en la gestin de
proyectos. Por tal motivo el propsito de este captulo se enfoca en
establecer los elementos que cimentan el desarrollo de un sistema de
informacin por tal motivo este captulo abordara las siguientes lecciones:

LECCION 11. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de


informacin.
LECCION 12. Sistemas de planificacin empresarial (ERP)
LECCION 13. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones
con los proveedores (SCM)
LECCION 14. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El
concepto de sistema de trazabilidad.
LECCION 15. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones
con los clientes (CRM).

Leccin 11. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de


informacin.

Hoy por hoy las TICs dominan la gestin de las organizaciones no pasa
un solo instante en el que la empresa no reciba informacin que afecte se
manera significativa su proceso decisional tan es as que las firmas que
optan por aplicar la gestin de proyectos como mecanismo para
garantizar sus sostenibilidad en el mercado han empezado a incorporar
en sus esquemas de gestin sistemas de automatizacin de oficinas.

41
De esta manera estos sistemas de informacin que no son otra cosa ms
que un conjunto de aplicaciones desarrolladas para facilitar el trabajo
diario del proyectista dentro de una organizacin est asociados a las
suites ofimticas que contienen elementos como:

Procesadores de texto.
Hojas de calculo.
Editores de presentaciones.
Bases de datos.
Clientes de correo electrnico.

De esta manera cuando dichas aplicaciones se integran en un mismo


paquete se software se conoce como suite ofimtica.

De esta manera existen dos tipos de sistemas de automatizacin de


oficinas las cuales se caracterizan por permitir trabajo de manera
individual o por hacerlo de manera colectiva dando lugar a soluciones
groupware.

En el primer caso las soluciones informticas de carcter individual tienen


como fin permitir al usuario registrar informacin que puede enfocarse a
sistemas monousuario. En el segundo caso las aplicaciones permiten el
trabajo colaborativo y tiene como caracterstica esencial para poder
trabajar la necesidad de incorporar internet dentro de su proceso de
operacin. Quizs las suites ofimticas ms utilizadas desde el esquema
monousuario estn condicionadas a las diferentes versiones que trae
Microsoft office.

Sin embargo existen otras suites informticas como las que se anuncian
a continuacin

A. StarOffice. Suite propietaria de Sun Macrosystems.


B. OpenOffice.org. Suite equivalente a StarOffice pero de
licencia libre.
C. KOffice. Suite ofimtica compatible con Mac y con Linux as
como es de suponer con Windows.
D. Gnome Office. Suite de oficina compatible con Windows y
Linux. De l se destacan dos aplicaciones AbiWord que es un
procesador de texto y Gimp que es un programa para editar
imgenes y/o diagramas.

En el caso de los sistemas de automatizacin de oficinas multiusuario se


pueden utilizar alguna de las siguientes herramientas web:

42
1. Google docs. que incluye un gestor de presentaciones, una hoja de
clculo, una base de datos.

2. Zoho. Herramienta parecida a google docs con las siguientes


prestaciones adicionales:

Zoho Planner: organizador personal. Combina una lista de tareas,


un bloc de notas y una lista de recordatorios. Permite insertar
imgenes y archivos en las notas, llevar una lista de tareas
pendientes, marcarlas cuando se hayan realizado y cuenta con
almacenamiento ilimitado de pginas.

Zoho Chat: aplicacin de chat.

Zoho Mail: groupware que incluye un cliente de correo electrnico,


una aplicacin de sincronizacin de archivos, un calendario, entre
otros. Es gratuito para uso personal.

Zoho Show: editor de diapositivas. Parecido a Microsoft PowerPoint.


Ofrece almacenamiento ilimitado de presentaciones.

Zoho Wiki: editor de wikis. Permite establecer wikis pblicas o


privadas, facilita la creacin de grupos de trabajo, y las wikis
pblicas sern indexadas y aparecern en los resultados de los
motores de bsqueda.

Zoho Meeting: aplicacin de conferencias web. Permite conversar


en vivo con otras personas, facilita la creacin de canales para tal
efecto y ofrece acceso remoto a la PC anfitriona.

Zoho Projects: administrador de proyectos. Ofrece control total para


gestionar proyectos de cualquier tipo; permite asignar tareas a los
miembros que se encuentren vinculados

Zoho CRM: aplicacin de administracin y gestin. Permite llevar


una agenda de contactos, cosas por hacer, gestionar grupos de
usuarios, entre otros.

Zoho Creator: aplicacin que permite la creacin de mini-


aplicaciones web

Su estructura de configuracin es la siguiente:

43
Figura 16.1. Estructura de funcionamiento de Zoo Fuente el autor

3. Peppel. El ms bsico de todos contiene; procesador de texto, hoja


de clculo y calculadora. Estas 3 concepciones a su vez hacen parte de un
concepto que afecta a los sistemas de informacin actuales y que se
conoce como computador en la nube. O cloud computer y se caracteriza
por ser un nuevo modelo de prestacin de servicios de negocio y
tecnologa, que permite al usuario acceder a un catlogo de servicios
estandarizados y responder a las necesidades de su negocio, de forma
flexible y adaptativa, en caso de demandas no previsibles o de picos de
trabajo, pagando nicamente por el consumo efectuado. Su estructura de
funcionamiento se basa en:

44
Figura 16.2. Estructura de operacin del cloud computing como
herramienta para el desarrollo de sistemas de informacin. Fuente:
(Zetadot, 2016)

Los beneficios y desventajas de integrarlos a la gestin de proyectos se


ilustran a continuacin:

Beneficios.

Integracin probada de servicios Red. Por su naturaleza, la


tecnologa de "Cloud Computing" se puede integrar con mucha
mayor facilidad y rapidez con el resto de sus aplicaciones
empresariales (tanto software tradicional como Cloud Computing
basado en infraestructuras), ya sean desarrolladas de manera
interna o externa.

Prestacin de servicios a nivel mundial. Las infraestructuras de


"Cloud Computing" proporcionan mayor capacidad de adaptacin,
recuperacin de desastres completa y reduccin al mnimo de los
tiempos de inactividad.

Una infraestructura 100% de "Cloud Computing" no necesita


instalar ningn tipo de hardware. La belleza de la tecnologa de
"Cloud Computing" es su simplicidad y el hecho de que requiera
mucha menor inversin para empezar a trabajar.

Implementacin ms rpida y con menos riesgos. Podr empezar a


trabajar muy rpidamente gracias a una infraestructura de "Cloud

45
Computing". No tendr que volver a esperar meses o aos e invertir
grandes cantidades de dinero antes de que un usuario inicie sesin
en su nueva solucin. Sus aplicaciones en tecnologa de "Cloud
Computing" estarn disponibles en cuestin de semanas o meses,
incluso con un nivel considerable de personalizacin o integracin.

Actualizaciones automticas que no afectan negativamente a los


recursos de TI. Si actualizamos a la ltima versin de la aplicacin,
nos veremos obligados a dedicar tiempo y recursos (que no
tenemos) a volver a crear nuestras personalizaciones e
integraciones. La tecnologa de "Cloud Computing" no le obliga a
decidir entre actualizar y conservar su trabajo, porque esas
personalizaciones e integraciones se conservan automticamente
durante la actualizacin.

Contribuye al uso eficiente de la energa. En este caso, a la energa


requerida para el funcionamiento de la infraestructura. En los data
centers tradicionales, los servidores consumen mucha ms energa
de la requerida realmente. En cambio, en las nubes, la energa
consumida es slo la necesaria, reduciendo notablemente el
desperdicio.

Desventajas.

La centralizacin de las aplicaciones y el almacenamiento de los


datos origina una dependencia de los proveedores de servicios.

La disponibilidad de las aplicaciones estn atadas a la disponibilidad


de acceso a internet.

Los datos "sensibles" del negocio no residen en las instalaciones de


las empresas por lo que podra generar un contexto de alta
vulnerabilidad para la sustraccin o robo de informacin.

La confiabilidad de los servicios depende de la "salud" tecnolgica y


financiera de los proveedores de servicios en nube. Empresas
emergentes o alianzas entre empresas podran crear un ambiente
propicio para el monopolio y el crecimiento exagerado en los
servicios.
La disponibilidad de servicios altamente especializados podra
tardar meses o incluso aos para que sean factibles de ser
desplegados en la red.

46
La madurez funcional de las aplicaciones hace que continuamente
estn modificando sus interfaces por lo cual la curva de aprendizaje
en empresas de orientacin no tecnolgica tenga unas pendientes
pequeas.

Seguridad. La informacin de la empresa debe recorrer diferentes


nodos para llegar a su destino, cada uno de ellos (y sus canales)
son un foco de inseguridad. Si se utilizan protocolos seguros, HTTPS
por ejemplo, la velocidad total disminuye debido a la sobrecarga
que requieren estos protocolos.

Escalabilidad a largo plazo. A medida que ms usuarios empiecen a


compartir la infraestructura de la nube, la sobrecarga en los
servidores de los proveedores aumentar, si la empresa no posee
un esquema de crecimiento ptimo puede llevar a degradaciones en
el servicio.

Leccin 12. Sistemas de planificacin empresarial (ERP)

As como en la leccin anterior se pudo inferir los elementos necesarios


para integrar informacin a la toma de decisiones en este acpite se
hablar del impacto que para la gestin de proyectos tienen las soluciones
ERP. Mecanismo de gestin de la informacin que puede definirse como
una "solucin de software que trata las necesidades de la empresa
tomando el punto de vista de proceso (gestin de proyectos) de la
organizacin para alcanzar sus objetivos integrando en ella (la solucin)
todas las funciones de la misma". En este punto tambin es necesario
mencionar que un sistema ERP facilita la integracin de los sistemas de
informacin de la empresa, ya que cubre todas las reas funcionales. De
esta manera puede decirse que los objetivos principales de los sistemas
ERP como herramienta para el desarrollo de SIGPs son:

1. Optimizacin de los procesos empresariales. Por ejemplo,


asignacin de recursos del tipo trabajo, material y/o costo.
2. Acceso a informacin confiable, precisa y oportuna.
Especficamente en lo relacionado con informacin contable
como el flujo de caja del proyecto.
3. La posibilidad de compartir informacin entre todos los
componentes de la organizacin. Dando lugar a la concepcin
de groupware o software colaborativo as como lo que el
PMBOK denomina BSCW.
4. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias. Lo que bajo
el principio de excepcin de la administracin de proyectos
elimina los reprocesos e incentiva el empoderamiento.

47
5. Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos.

12.1. Caractersticas propias de los sistemas ERP. En trminos


reales cuando una organizacin gestionada por proyectos desea
incorporar aplicaciones ERP sern deseables las siguientes caractersticas
bsicas:

Base de datos centralizada. Con el fin de poder desarrollar sistemas


y aplicaciones data wharehousing.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten deben modificar algunos de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Por ejemplo pago
de nmina y/o gestin de activos.
Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos
para diversas necesidades y/o funciones.
Suele haber un software para cada unidad funcional.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas industrias.

Paralelo a esto tambin se puede mencionar que es necesario que a la


par de lo anterior un sistema ERP pueda desarrollar sistemas integrales
modulares y adaptables. Estas caractersticas son bsicamente las
siguientes:

Deben ser sistemas Integrales, porque permiten controlar los


diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que
el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.

Deber ser sistemas integrados por mdulos tal y como se muestra


en la figura 18.1. ya que los ERP entienden que una empresa es un
conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados
por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus
procesos.

Deben ser sistemas Adaptables. Los ERP estn creados para


adaptarse al saber hacer Know How de cada proyecto. Por ejemplo,
para gestionar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la el tamao econmico del lote EOQ pero otra empresa
no.

48
Figura 12.1. Estructura bsica de un ERP. Fuente: Tomado de: (Urudata,
2016)

12.2. Principales aplicaciones informticas que manejan sistemas


ERP.

Algunas de las aplicaciones informticas desarrolladas para usarse como


ERP en la gestin de proyectos son las siguientes:

(1) Gestin de los datos maestros: Productos, componentes, listas de


materiales, clientes, proveedores, etc.
(2) Gestin de los aprovisionamientos: Tarifas, pedidos de compra,
recepcin de mercancas, verificacin de facturas de proveedores,
evaluacin de proveedores, etc.
(3) Gestin de almacenes: Almacenes y ubicaciones, unidades de
almacn, lotes, nmero de serie, bultos, etiquetas, entradas, salidas,

49
movimientos entre almacenes, inventarios, valoracin de existencias,
transportes, etc.
(4) Gestin de proyectos: Proyectos, fases, presupuestos, gastos,
compras asociadas, etc.
(5) Gestin de servicios: Recursos, servicios, gastos, gastos
refacturables, facturacin de servicios, nivel de servicio, etc.
(6) Gestin de la produccin: Estructura de planta, hojas de ruta y BOMs,
rdenes de fabricacin, partes de trabajo, incidencias de trabajo, partes
de mantenimiento, etc.
(7) Gestin comercial y gestin de las relaciones con clientes (CRM):
Pedidos de venta, tarifas, albaranes, facturacin, comisiones, CRM, etc.
(8) Gestin econmico-financiera: Plan de cuentas, cuentas contables,
impuestos, contabilidad general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar,
contabilidad bancaria, balance, cuenta de resultados, activos fijos, etc.

(9) Business Intelligence (BI): Reporting, anlisis multidimensional


(OLAP), cuadros de mando predefinidos

CK-ERP. Un aplicativo que funciona en CMSs (sistemas de


administracin de contenido o herramientas que facilitan el
desarrollo de pginas web sin ser programador experto y que se
utilizan para disear proyectos en la web) como Druppal y Joomla.
Proporciona respaldo a los procesos contables que realiza la
empresa.

Consta de 17 mdulos o aplicaciones que incluyen facilidades para la


gestin de la contabilidad de la empresa, pagos, ingresos, pedidos u
rdenes de compra, gestin de ventas, cotizaciones recibidas, gestin
del punto de venta, gestin de recursos humanos o personal, gestin de
nminas, gestin de contactos.

De esta manera un ERP cubre las siguientes reas de negocio:

a. Administracin Planeacin de Recursos (ERP)


b. Administracin de la Cadena de Suministro (SCM)
c. Administracin de la Relacin con los Clientes (CRM)
d. Anlisis del Desempeo Financiero
e. Solucin Integrada de Punto de Venta (TPV - POS)
f. Tienda Web Integrada.

50
12.3. Los Beneficios y los riesgos de aplicar ERP en la empresa.

La literatura consultada menciona que dentro de los beneficios que la


incorporacin de sistemas ERP en la gestin de proyectos son:

a. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos


financieros.
b. Modernizar las estructuras administrativas.
c. Centralizar el control sobre la informacin.
d. Estandarizar los procesos.
e. Reduccin en los costos y tiempos en los procesos claves del
negocio.
f. Transacciones de la informacin ms rpidas
g. Mejor administracin financiera. Especficamente en la
elaboracin de indicadores financieros para establecer
liquidez, endeudamiento y rentabilidad en la firma.
h. Establecer las bases para el comercio electrnico.
Especficamente en lo relacionado con la gestin de clientes.
i. Mejorar la calidad y la satisfaccin a los clientes.
j. Medir los resultados de la organizacin continuamente.

Ahora bien no todo con los ERPs es felicidad tambin es necesario tener
en cuenta que para poderlo implementar es necesario tener en cuenta
los siguientes elementos:

1) Qu tipo de ERP se va a escoger para actuar como


sistema de informacin para la gestin. Definiendo
bsicamente el tipo de proyecto que va a realizar.
2) Cul es el perfil de las personas que interactan en la
organizacin y que elementos influyen en su cultura
organizacional.
3) La estrategia de valor de la firma.
4) El hardware y la capacidad ofimtica de la empresa.
5) Los procesos que realiza la firma.
6) El resto de aplicaciones de gestin existentes en la
organizacin.

As mismo tambin es necesario entender que en toda implantacin de


herramientas ERP hay dos fases totalmente distintas a saber:

1. La "pre-implantacin", es decir, el anlisis previo para definir los


objetivos que busque la empresa cuando implementa el ERP, el alcance
funcional, el coste total de adopcin e incorporacin, los recursos

51
necesarios en hardware y peopleware, las necesidades concretas de la
organizacin.

2. El proceso propio de implementacin incluyendo desarrollos,


actualizaciones y procesos de formacin y capacitacin para el personal.

12. 4. Los Elementos claves para seleccionar un ERP. As mismo


toda vez que se desee incorporar un sistema ERP a la gestin de un
negocio electrnico ser necesario tener en cuenta los siguientes
elementos:

La funcionalidad: Es el foco primario en la mayora de evaluaciones


para seleccionar el mejor ERP.

La arquitectura relacionando el software con las necesidades de los


usuarios finales en lo referente al entorno de la aplicacin (bases
de datos, entorno de servidores y clientes), capacidades de la
interfaz de usuario (pantalla de texto, grfica o multimodo),
arquitectura de software de la aplicacin.

Coste: Para convencer a la direccin de que respalde el proyecto es


esencial establecer expectativas realistas sobre el coste global del
sistema;

Servicio y soporte: Ofrecer a la aplicacin un servicio sostenible


capaz de brindar un rango de fiabilidad alto a travs de sistemas de
soporte preventivo, correctivo, perfecto.

Capacidad de ejecucin: Tener los sistemas preparados para la


ejecucin de diferentes plataformas y mdulos complementarios al
sistema implantado; y,

Visin del fabricante: Teniendo en cuenta la consolidacin que se


producir en el mercado de software ERP durante los prximos
aos, y dada la importancia crtica de los sistemas ERP dentro de la
empresa, hay que prestar la mxima atencin al bienestar
financiero de los socios potenciales a los que se encarguen las
aplicaciones

Leccin 13. Sistemas de informacin para la Gestin de las


relaciones con los proveedores (SCM)

Toda vez que se realice el desarrollo de un sistema de informacin para


la gestin de proyectos, es necesario contar no solo con procesos de

52
logstica electrnica ligados a la utilizacin de una serie de tecnologas de
la informacin y la comunicacin, tal como se ilustra en la figura 13.1.
Tambin es necesario contar dentro del esquema de gestin de proyectos
con una estrategia de alto nivel ligada a la gestin de compras (plan de
compras) la cual puede desarrollarse en gran medida a travs de la
aplicacin de un concepto denominado administracin de la cadena de
suministro o SCM.

Figura 13.1. La estructura de la SCM. Fuente el autor.

De esta manera podra definirse la cadena de suministro como una


compleja serie de procesos de intercambio de materiales y de informacin
que se establece tanto dentro de cada organizacin o empresa como fuera
de ella, con sus respectivos proveedores y clientes. As si se quiere
desarrollar un SIGP las tecnologas de informacin que se recomienda

53
implementar para un proyectista que dese automatizar la funcin de
compras del proyecto son las siguientes:

CRM, Administracin de la Relacin con el Cliente (Customer


Relationship Management).
BI, Inteligencia del Negocio, (Business Intelligence). Es el concepto
que hace referencia a las habilidades, conocimientos, tecnologas,
aplicaciones, calidad, riesgos, cuestiones de seguridad y las
prcticas utilizadas para ayudar a una empresa para adquirir una
mejor comprensin del comportamiento del mercado y el contexto
comercial. Con este fin, lleva a cabo la recopilacin, integracin,
anlisis, interpretacin y presentacin de la informacin
empresarial. Por extensin, "de inteligencia de negocios" puede
referirse a la informacin recogida en s o el conocimiento explcito
a partir de la informacin.

De esta manera sern resultados de la inteligencia de negocios el data


mining, el data wharehousing, (elementos ya citados en lecciones
previas) la gestin del rendimiento corporativo (CPM), y el anlisis
predictivo. Como herramientas de sistema de apoyo a las decisiones DSS.

KM, Administracin del Conocimiento o Knowledge Management, La


gestin del conocimiento comprende una serie de prcticas
socialmente aceptadas en una organizacin para identificar, crear,
representar, distribuir y permitir la adopcin de conocimientos y
experiencias. Esas ideas y experiencias comprenden conocimientos,
ya sea incorporado en las personas o incorporado en los procesos
organizativos o en la prctica.

As mismo Sus principales aplicaciones se dan en la gestin empresarial,


la gestin documental y los desarrollos informticos dado que esta
concepcin se centra en la experiencia y la lgica de la firma para
desarrollar ventajas competitivas para la organizacin.

Ahora bien, para poder ver la aplicabilidad de la SCM en los SIGP quiz
sea necesario realizar los siguientes pasos:

o Creacin de un correo corporativo con el nombre de su


empresa. O un usuario encargado de realizar la funcin de
comprar, de disear el pliego de licitaciones, as como
estipular los requerimientos tcnicos necesarios para hacer
efectivo dicho plan dentro de la gestin del proyecto.
o Establecimiento de relaciones con agentes de comercio
electrnico como mecanismo para integrar la compra

54
tradicional, las TICs y el plan de compras tradicional a una
integracin TI/SI en mercados tradicionales y no
tradicionales.
o Interrelacin directa con clientes, proveedores y
distribuidores a travs del sistema de informacin que
puedan desarrollar funciones propias de las concepciones
EDI, ERP, KM y CRM.
13.1. El software para la gestin de la administracin de la
cadena de suministro SCM.

A continuacin se presentan algunas compaas vendedoras de


soluciones de SCM:

Oracle

Baan

PeopleSoft36

COGNOS37

HYPERION

13.2. Ventajas y Amenazas para implementar SCM en el diseo de


SIGP. Con la incorporacin de la administracin de la cadena de
suministro a la gestin de un SIGP se pueden lograr las siguientes
ventajas para la empresa.

Reduccin en el coste total de servicio al cliente

Reduccin en el coste de transporte

Reduccin en el coste del procesamiento de los pedidos

Reduccin en las rupturas de stock del cliente respecto a los


productos que ste compra

Reduccin en los tiempos de suministro al cliente

Respuesta a las necesidades del cliente

Respuesta a requerimientos especiales del cliente

Cumplimiento de las fechas de entrega

55
Servicio de pedidos completos (cumplimiento de cantidades)

Colaboracin en el lanzamiento de nuevos productos de un cliente

Notificacin anticipada de las demoras faltantes

Por otro lado tambin existen algunas amenazas ligadas a la adopcin del
SCM las cuales se muestran a continuacin:

1. El primer error al que se enfrenta una empresa al momento


de implementar un SCM cuando tiene poco conocimiento,
control y comunicacin con sus vendedores, proveedores y
clientes.
2. El segundo error este ligado a implementar SCM cuando la
empresa no cuenta con una administracin de los
proveedores.
3. El tercer error va ligado a no saber lo que es un SCM. Ni como
se implementa en la organizacin.
4. Finalmente el error ms garrafal es implementar SCM en la
gestin de proyectos como efecto arrastre a una tendencia,
una moda pasajera o simplemente por hacerlo sin saber para
qu sirve realmente. Lo que se traduce en;
5. Falta de integracin entre la administracin y la operacin de
la organizacin.
6. Debido a lo anterior se puede presentar inhabilidades para
establecer relaciones de confianza. De esta manera, aunque
el acceso a la informacin representa las mayores
oportunidades de crecimiento para la organizacin, tambin
al mismo tiempo le presentara debido a lo anterior los
mayores retos por vencer.
7. Demasiadas opciones por escoger. El mayor problema al
tratar de evaluar los productos y servicios de los softwares
SCM es que son demasiados y cambian rpidamente.
8. Anticiparse a la colaboracin. No se debe justificar por
anticipado el desempeo de SCM creyendo en la oportunidad
potencial de crear alianzas estratgicas con los socios y
proveedores.

Leccin 14. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes.


El concepto de sistema de trazabilidad.

En lecciones previas se ha hablado de los diferentes sistemas que existen


para gestionar proyectos se ha hablado de la importancia de establecer

56
mecanismos que garanticen la seguridad de la informacin contenida en
ellos por medio de la realizacin de auditoras informticas segn
estndares internacionales. Sin embargo an queda pendiente integrar a
tales concepciones la forma de realizar el seguimiento a concepciones
vistas en la leccin anterior asociadas a los suministros, los clientes y el
seguimiento de los mismos. Razn por la cual esta leccin abordara el
concepto de sistema de trazabilidad.

De esta manera dicha concepcin puede definirse como el conjunto de


sistemas y/o subsistemas coordinados entre s que es utilizado para
realizar el seguimiento, porcentaje de avance o de ejecucin de diferentes
actividades asociadas a la realizacin de un proyecto o alguna tarea
asociada a la ubicacin de un recurso especfico dentro de la realizacin
de cualquier actividad esencial para el desarrollo de un proyecto.

De esta manera dicho sistema para lograr su funcin de manera efectiva


deber contener los siguientes elementos:

A. Incorporacin de sistemas informativos que permitan tener


informacin sobre:

Materiales unitarios y recursos humanos especficos.

Materiales organizados por caractersticas especficas por


ejemplo en el caso de proyectos de ingeniera civil todo el
material relacionado con enchapes.

Sistemas asociados a ubicar de manera clara la ubicacin de


los recursos necesarios para la realizacin del proyecto por
medio del a integracin de herramientas como el GPS y los
telfonos inteligentes.

B. Sistemas para la captura de datos en lo relacionado con gestin de las


materias primas, manejo del efectivo (cartera, inventarios, y gestin del
circulante)
C. Software para la gestin de datos que este en capacidad de imprimir
informacin, grabarla en medios de almacenamiento extrables, capaz de
integrarse a otros sistemas de gestin e inclusive exportarla a sistemas
de automatizacin de oficinas e inclusive intercambiar datos con dichos
sistemas.
Una vez identificados las actividades fases y dems reas que pueden
establecer el xito o el fracaso del proyecto los sistemas de captura de
informacin debern tambin cumplir con las siguientes caractersticas
esenciales para poder construir un buen data wharehouse.
57
o Hay que definir la informacin que se necesita con exactitud
para evitar rplicas de la misma o re procesos.
o Hay definir cmo se va a capturar la informacin por ejemplo
por estudios previos o por encuestas.
o Se debe establecer donde se va a almacenar la informacin
obtenida.
o Se debe tener claro para que se va a usar la informacin que
permitir establecer el sistema de trazabilidad su origen y el
tiempo en que estar almacenada dentro del sistema. Esto
ltimo es relevante porque explica porque el proyectista debe
guardar los proyectos que administra con un criterio de lnea
de base.

Leccin 15. Sistemas de informacin para la Gestin de las


relaciones con los clientes (CRM)

En trminos generales con el crecimiento de los mercados, la globalizacin


y la incorporacin creciente de las tecnologas de la informacin y la
comunicacin a la gestin de las organizaciones cada vez se hace mas
necesaria la incorporacin de mecanismos que permitan analizar el
comportamiento del cliente con el fin de tener informacin que pueda ser
usada para la toma de decisiones en materia de diseo y formulacin de
proyectos. De esta manera y ante esta situacin se hizo necesario
incorporar a las tradicionales herramientas de gestin el concepto de
administracin de las relaciones con los clientes (Customer Relationship
Management CRM) con el fin de conseguir desarrollar la una estrategia de
negocio centrada en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades y los
deseos presentes y previsibles de los clientes.

De esta manera el CRM como herramienta para el desarrollo de sistemas


de informacin para la gestin de proyectos se debe centrar en desarrollar
estrategias de mercadeo dirigidas a hacer nfasis en:

1. El Enfoque al cliente: en esta concepcin es necesario


entender que "el cliente es el rey". Lo que ha generado como
resultado que se ha dejado de estar en una economa en la
que el centro era el producto para pasar a una economa
centrada en el cliente.
2. Inteligencia de clientes: Se necesita tener conocimiento sobre
el cliente para poder desarrollar productos /servicios
enfocados a sus expectativas. De forma tal que para poder
hacerlo es necesario poder contar con bases de datos que

58
administre las variables generadas del estudio de dichas
relaciones.
3. Interactividad: El proceso de comunicacin pasa del
monologo tradicional de la empresa al cliente a un dialogo
entre la empresa y el cliente. Donde es el cliente quien dirige
el dialogo y decide cuando comenzar y cuando terminar.
4. Fidelizacin de clientes: el CRM existe como herramienta para
poder establecer estrategias que permitan fidelizar a los
clientes existentes porque es ms barato y efectivo que
buscar adquirir clientes nuevos.
5. Personalizacin: Cada cliente de la empresa requiere una
forma de comunicacin y ofertas personalizadas por lo que se
necesitan grandes esfuerzos en inteligencia y segmentacin
de clientes. La personalizacin del mensaje, en fondo y en
forma, aumenta drsticamente la eficacia de las acciones de
comunicacin.
6. Cuando se piensa en incorporar el CRM a la gestin es
necesario pensar en los clientes como un activo cuya
rentabilidad muchas veces es en el medio y largo plazo y no
siempre en los ingresos a corto plazo.

15.1. Herramientas Informticas Para El Diseo Y Formulacin De


Proyectos Desde La ptica Del CRM.

Desde la ptica organizacional todos hemos escuchado hablar de SAP y


su mdulo de gestin de proyectos sin embarga por su alto costo de
implantacin dicha herramienta no se analizar en este acpite razn por
la cual solo hablaremos de las siguientes herramientas informticas:

CiviCRM es una aplicacin de cdigo abierto para realizar CRM


puede ser desplegadas en Drupal y Joomla! Esta herramienta es
usada por entidades como Amnista Internacional, Creative
Commons y la Fundacin Wikimedia para su recaudacin de fondos
y su gestin de clientes.
SugarCRM es un software de cdigo abierto para dar soluciones de
base tecnolgica a la industria del Azucar. Es un aplicativo que
funciona en varios sistemas operativos, aunque tienda a convertirse
en un software comercial.
Microsoft Dynamics CRM es un CRM desarrollado como un paquete
de software desarrollado por Microsoft. Hace parte de la familia
Microsoft Dynamics de herramientas de negocio. Sus principales
funcionalidades estn ligadas a la gestin de datos va datamining.

59
Segn el fabricante se menciona que la principal utilidad de Dinamics CRM
est enfocada al mercadeo especficamente para tomar decisiones en los
siguientes tems:

Segmentacin de clientes (etapa de investigacin de mercado dentro del


diseo de proyectos)
planificacin y gestin de campaas
extraccin y limpieza de datos
generacin de informes y anlisis
herramientas de colaboracin de marketing/ventas
portales para compartir informacin
As mismo la aplicacin permite tambin obtener informacin para el
departamento de ventas relacionada con los siguientes parmetros:
gestin de clientes potenciales y oportunidades (etapa evaluacin
de impactos)
gestin de cuentas y contactos
gestin de territorios
previsiones y generacin de anlisis de ventas
acceso con dispositivos mviles y sin conexin
acceso rpido a productos, precios y ofertas.
Paralelo a lo anterior en lo relacionado a la implementacin de polticas
ligadas al servicio al cliente y ECR el aplicativo ofrece informacin para la
toma de decisiones ligada a:

gestin de cuentas y contactos (gestin de relaciones en el


proyecto / manejo de conflictos por demoras evitables / inevitables)
gestin de casos e interacciones
gestin de productos y contratos
administracin de una Base de Datos de Conocimiento
programacin de servicios
flujo de trabajo a travs de equipos y grupos
generacin de informes y anlisis de servicio.

15.2. Los Requisitos Bsicos Para Poder Instalar Un CRM En La


Organizacin.

En trminos generales la organizacin gestionada por proyectos que opte


por implementar un sistema CRM en su organizacin deber tener en
cuenta elementos como los que se enuncian a continuacin.

60
a. El Hardware y el software de gestin de datos que tenga la
organizacin.
b. Los Gastos de mano de obra requeridos para instalar el
sistema y los gastos del personal operativo para respaldar,
modificar y actualizar el uso de la solucin tecnolgica por
parte de la empresa.
c. El Hardware y el software de pruebas y preparacin del
sistema.
d. Los Gastos de mantenimiento del sistema
e. Los Gastos de investigacin y desarrollo en tecnologa de
informacin necesarios a la hora de evaluar nuevas
tecnologas de administracin del servicio al cliente y su
impacto en las necesidades actuales o potenciales del
negocio.

15.3. Los Objetivos Del CRM Y Su Impacto En La Gestin De


Proyectos.

En trminos generales las organizaciones que optan por adecuar sus


modelos de gestin de proyectos incorporando soluciones CRM buscan
ante todo cumplir con los siguientes objetivos:

Incrementar las ventas tanto por incremento de ventas a clientes


actuales como por ventas cruzadas a otros consumidores.
Maximizar la informacin del cliente por medio de la adopcin de
mecanismos de captacin de informacin. Buscando as Identificar
nuevas oportunidades de negocio
Mejora del servicio post venta al cliente
Desarrollar Procesos optimizados y personalizados
Establecer mecanismos para producir mejoras en las ofertas y una
reduccin en los costos.
Identificar los clientes potenciales que mayor beneficio generen
para la empresa
Desarrollar estrategias encaminadas a fidelizar al cliente,
aumentando las tasas de retencin de clientes
Aumentar la cuota de gasto de los clientes

Ahora bien, una vez que el proyectista ha decidido incorporar una


estrategia CRM deber saber que al desarrollarla se lograr en la firma
que sus proyectos obtengan una:

1. Importante disminucin de los costes de interaccin.


2. Nueva direccin de la comunicacin.

61
3. Mayor eficacia y eficiencia de las acciones de comunicacin.
4. Inteligencia de clientes en tiempo real.
5. Definicin de estrategias de marketing para pblicos muy
segmentados.
6. Personalizacin de bienes y servicios a travs de marketing 1 a 1
7. Capacidad de comunicarse con clientes en cualquier sitio desde
cualquier lugar
8. Mejora de la atencin al cliente. Funcionamiento las 24 horas, los
365 das y los 7 das a la semana.
9. Mejora de los procesos comerciales.

Sin embargo, aunque la tecnologa sea la herramienta para el desarrollo


de la filosofa del marketing relacional en la red, nunca puede dejarse un
proyecto CRM en manos de ella. Es muy importante destacar que para
alcanzar el xito con la incorporacin de este tipo de tecnologas es
necesario tener en cuenta que se pueden presentar algunas falencias
ligadas a:

La Dificultad de implementacin41 por regla general las Soluciones


CRM empresa nivel de proyecto tienen reputacin de ser difcil de
implementar. Tal dificultad es influenciada por los siguientes
factores:

a. La iniciativa de CRM no se medit y plane.


b. La informacin es inexacta, no est disponible o se encuentra
distribuida en diversos formatos.
c. Los procesos del proyecto (actividades) y el flujo de trabajo
no estn definidos correctamente y alineados hacia las
entradas requeridas por el sistema.
d. Los esfuerzos se empantanan en conseguir los requeridos
sistemas integrados.
e. Los requerimientos de arquitectura tecnolgica se
subestimaron.
f. Las polticas entre oficinas y la estructura organizacional
establecida, hace que la implementacin sea difcil. El CRM y
otras iniciativas empresariales, requieren cooperacin y
participacin a travs de las unidades de negocio.

Costoso.
Dependencia con la WEB.
Sobre automatizacin.
Efectividad no garantizada. Esta ltima concepcin ligada a:

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1. Pensar que la tecnologa es la solucin, la tecnologa slo tiene
sentido tras tener perfectamente definidos los objetivos de
negocio.
2. Falta de apoyo por parte de la direccin, debido a la falta de
conocimiento de las oportunidades que el CRM ofrece.
3. No existe "pasin por el cliente", en la cultura de la organizacin.
4. Retorno de la inversin poco claro, debido a que no es un sector
maduro y existe un desconocimiento generalizado sobre su ROI.
5. Falta de visin y estrategia, es un problema habitual no tener
una estrategia claramente definida y, por tanto, unos objetivos
de negocio medibles en el rea de CRM. Adems, el problema se
incrementa cuando no existe una correcta asignacin de recursos
y una correcta metodologa para el desarrollo del proyecto.
6. No redefinir los procesos, al igual que en otro tipo de proyectos
tecnolgicos, es necesario redefinir los procesos de negocio para
conseguir los resultados deseados. Se necesita redefinir la
manera en la que se hacen las cosas en la organizacin para
conseguir resultados.
7. Mala calidad de los datos e informacin, uno de los pilares de
CRM es el conocimiento del cliente (Customer Intelligence) y
dentro de este concepto la calidad de los datos e informacin es
bsica ya que a partir de ellos es de las que se extraen
conclusiones.
8. Problemas con la integracin, varios estudios a nivel
internacional apuntan a que menos de un 10% de los
encuestados han integrado su CRM con su ERP o su Data
Warehouse. Dentro del proceso de gestin de proyectos.
9. No gestionar correctamente el cambio, al igual que cualquier
proyecto de envergadura, es necesaria una correcta gestin del
cambio y de la cultura organizacional.

Bibliografa.

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information Science.
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