UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO UNIRIO

Centro de Cincias Humanas e Sociais - CCH

Escola de Arquivologia
Programa de Ps-Graduao em Gesto de Documentos e Arquivos PPGARQ
Mestrado Profissional em Gesto de Documentos e Arquivos MPGA

MARCELLO GONALVES AUGUSTO

A Gesto da Informao Arquivstica no Gerenciamento de Projetos

Linha de Pesquisa:

Gesto da Informao Arquivstica

Rio de Janeiro
2017
 SUMRIO

1 INTRODUO ............................................................................................................. 4

2 FUNDAMENTAO TERICA ................................................................................ 5

3 METODOLOGIA ........................................................................................................ 10

4 RESULTADOS ESPERADOS ................................................................................... 11

5 REFERNCIAS .......................................................................................................... 13

6 CRONOGRAMA ........................................................................................................ 14
1 INTRODUO

O Project Management Institute (PMI), tido como a principal fundao de referncia

quanto ao Gerenciamento de Projetos, define como de grande importncia o controle e a
gesto dos registros tramitados durante o ciclo de vida de um projeto. Ressaltando assim a
importncia da gesto documental durante todo processo de gerncia de um projeto.
Dentro do Gerenciamento de Projetos pode-se definir dez grandes reas, cada uma
delas com a sua devida particularidade para o desenvolvimento do projeto a ser executado.
Inclui tambm as demandas a serem exploradas e geridas quanto ao contedo de informaes
e documentos criados, tramitados e eliminados durante todo este processo.
Como sinalizao de uma demanda no tratamento da informao durante o clico de
vida de um projeto, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em sua ltima
edio adicionou o gerenciamento das comunicaes como uma das reas de conhecimento, o
que traz um novo enfoque s informaes produzidas.
O gerenciamento de tais informaes apresenta um carter estratgico para o
desenvolvimento pleno do projeto, podendo gerar uma economia dos recursos investidos,
mitigao dos riscos inerentes e uma melhor gesto da qualidade, do tempo, do escopo e das
comunicaes.
Buscar-se- neste projeto analisar a utilizao da gesto de documentos durante as
fases de um projeto e os impactos que seus usos e desusos podem trazer para o melhor
desenvolvimento, bem como a importncia estratgica que est atrelada ao gerenciamento da
informao arquivstica.
O entendimento atravs do PMBOK (Guia do conhecimento em Gerenciamento de
Projetos) e da literatura arquivstica nacional e internacional ser o norteador deste projeto, e
ter como objetivo especfico explicitar o papel estratgico da informao arquivstica e da
gesto de documentos no gerenciamento de projetos no cenrio informacional atual.
O dinamismo e a pluralidade de prticas e procedimentos dificultam a definio de um
padro e de uma metodologia para o tratamento de tais informaes. No cenrio atual, h uma
escassez de literatura quanto a este tema. Fator este que aumenta a importncia deste trabalho
para a rea arquivstica.

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2 FUNDAMENTAO TERICA

2.1 PROJETO

De acordo com o (PMBOK 2013):

Projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio

ou resultado exclusivo. A natureza temporria dos projetos indica que eles
tm um incio e um trmino definidos. O trmino alcanado quando os
objetivos do projeto so atingidos ou quando o projeto encerrado porque os
seus objetivos no sero ou no podem ser alcanados, ou quando a
necessidade do projeto deixar de existir.

Ou seja, todo projeto tem seu ciclo de vida estabelecido como tambm so criados
com uma finalidade previamente estabelecida e entregam produtos, servios ou resultados.
Estes tambm tem a caracterstica de serem desenvolvidos em etapas e terem seus recursos
limitados.
Todo projeto tem seu ciclo de vida definido, assim como, criado com uma finalidade
previamente estabelecida e entrega produtos, servios ou resultados. Possui tambm a
caracterstica de ser desenvolvido em etapas e ter seus resultados limitados.
Um projeto pode criar: um produto que pode ser um componente de outro item, um
aprimoramento de outro item, ou um item final; servio ou a capacidade de realizar um
servio; uma melhoria nas linhas de produtos e servios; ou um resultado, como por exemplo
um produto ou documento.
A palavra projeto tem suas razes no latim, vindo da palavra projectum, que tem seu
significado em antes da ao. Sendo assim, o conceito de projeto remete a algo previamente
estabelecido, planejado e executado com a finalidade de se chegar a um objetivo definido.
Segundo Xavier (2005) projeto um processo nico, consistindo de um grupo de
atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para
alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo
e recursos.
Dentro deste contexto, o Arquivista como gestor da documentao tramitada durante o
ciclo de vida do projeto deve estar ciente da sua importncia quanto ao controle da
informao tramitada, no que diz respeito ao controle do cronograma a ser cumprido, dos
gastos a serem realizados e dos riscos inerentes ao projeto, independente da sua magnitude.
De acordo com Stewart (1998), os projetos renem e vendem conhecimento. No
importa qual seja a estrutura formal de uma organizao sua hierarquia funcional, matriz, ou

5
a emergente organizao por processos, cujas linhas de comunicao e poder so definidas ao
longo dos processos e negcios.

2.2 GESTO DE PROJETOS

De acordo com o (PMBOK 2013), gerenciamento de projetos a aplicao do

conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto visando atender
aos seus requisitos. Reunidos em cinco grupos de processos dispostos da seguinte forma:
iniciao, planejamento, execuo, monitoramento/controle e encerramento.
Cada grupo deste de processo tem a sua particularidade e com isso um tipo de
documentao inerente a ele. A definio do conceito de cada processo essencial para a
integrao do projeto bem como a tipologia documental especfica de cada etapa do projeto.
Os processos possuem as seguintes atribuies:

Processos de iniciao: define e autoriza o projeto ou uma fase dele

Processos de planejamento: esclarece e aprimora os objetivos, planejando as aes
necessrias para realiz-los.
Processos de execuo: integra pessoas e outros recursos para produzir as entregas e
informaes sobre o desempenho do respectivo projeto.
Processos de monitoramento e controle: mensura e monitora com frequncia o
progresso do projeto, a fim de identificar possveis variaes e discrepncias em relao
ao plano inicial e corrigi-las quando necessrio.
Processos de encerramento: Finaliza todas as atividades de todos os grupos de
processos de gesto do projeto, visando completar formalmente o respectivo projeto (ou
uma fase dele) e formalizar a aceitao do produto, servio ou resultado para o qual ele
foi dedicado.

Alm dos cinco processos que constituem um projeto, o PMBOK (Project

Management Body of Knowledge) define dez reas de conhecimento com suas prticas,
entradas, sadas, ferramentas e tcnicas. As reas esto integradas formando um contexto
nico, mas cada uma tem suas particularidades. O Gerente de Projetos deve ter a habilidade
de conduzir qualquer uma delas a fim de obter o melhor resultado possvel.

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As reas se dividem da seguinte forma:

1. Integrao: Descreve os processos que integram elementos do gerenciamento de projetos,

que so identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos
de processos de gerenciamento de projetos.

2. Escopo: Descreve os processos envolvidos na verificao de que o projeto inclui todo o

trabalho necessrio, para que seja concludo com sucesso.

3. Tempo: Descreve os processos relativos ao trmino do projeto no prazo correto. Os

processos de planejamento definem as atividades que vo para o cronograma.

4. Custo: Descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, oramentao e

controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do oramento aprovado.

5. Qualidade: Descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto ir satisfazer os

objetivos para os quais foi realizado.

6. Recursos Humanos: Descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do

projeto. Os processos desta rea de conhecimento tem como objetivo determinar os tipos e
o perfil dos profissionais

7. Riscos: descreve os processos relativos realizao do gerenciamento de riscos em um

projeto. Os processos desta rea de conhecimento tm como objetivo determinar como os
riscos sero identificados

8. Aquisies: Descreve os processos que compram ou adquirem produtos, servios ou

resultados, alm dos processos de gerenciamento de contratos.

9. Partes interessadas: descreve os processos de identificao das partes interessadas e seus

interesses, envolvimentos e impactos no sucesso do projeto

10. Comunicaes: descreve o gerenciamento das comunicaes e os processos necessrios

para assegurar que as informaes do projeto sejam geradas, coletadas, distribudas,
armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

7
 A gesto da comunicao se apresenta para o cenrio arquivstico como a principal
rea a ser explorada, uma vez que ela que descreve os processos necessrios para a
segurana da gerao, tramitao e armazenamento da informao gerada durante o ciclo de
vida do projeto.

A gesto das comunicaes de estrutura da seguinte forma conforme o PMBOK:

2.3 GESTO DE DOCUMENTOS

Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s racionalizar e

controlar a produo documental, garantir o uso e a destinao adequados
dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidado o acesso
pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos
arquivos. (ARQUIVO NACIONAL, 1995).

De acordo com publicao do Arquivo Nacional, relaciona o seu conceito no s de

racionalizao e controle mas tambm um conceito mais amplo de acesso s informaes
contidas dentro dos documentos de arquivo. O acesso e o conhecimento pleno so ferramentas
fundamentais para o pleno desenvolvimento de um projeto independente da sua amplitude ou
durao.

8
 O Arquivo Nacional relaciona o gerir documentos no s racionalizao e o controle,
mas a um conceito mais amplo, ou seja, de acesso s informaes contidas nos documentos de
arquivo. O acesso e o conhecimento pleno so ferramentas fundamentais para o completo
desenvolvimento de um projeto, independente da sua amplitude ou durao.
Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1984, p.226), do Conselho
Internacional de Arquivos, a gesto de documentos diz respeito a uma rea da administrao
geral relacionada com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e
destinao final dos mesmos.
Dessa maneira, observa-se que a gesto de documentos, alm da rea governamental,
pode atender a diversas outras reas que se proponham a organizar suas informaes e
arquivos, disponibilizando os documentos de maneira fcil e prtica.
Portanto, esta possui um significado que vai alm do conceito informacional e permeia
a otimizao de recursos, de custos, riscos e outros fatores inerentes a administrao de uma
forma geral. Demandas como estes so tambm imprescindveis uma gesto de projetos
eficiente.
O dilogo entre o gerenciamento de projetos e de documentos, como elemento
principal da pesquisa, visa buscar mtodos e otimizao e, consequentemente tornar mais
eficiente a sinergia entre as duas reas trabalhadas.

2.4 INFORMAO ARQUIVSTICA

De acordo com Mariz (2012, p.12), a informao arquivstica, tambm chamada de

informao registrada orgnica, se refere a documentos produzidos por um organismo
(indivduo ou instituio) em decorrncia de suas atividades ao longo de sua existncia.
Calderon (2013) aponta que:
a informao arquivstica um conjunto estruturado de representaes
factuais advindas das atividades realizadas por pessoa fsica ou jurdica, no
exerccio de sua funo, e registradas em documentos de arquivo, elaborados
em qualquer tipo de suporte e que tem como funo servir a administrao,
pesquisa e tambm ao cidado na busca por seus direitos

A importncia da delimitao terica do conceito de informao arquivstica se faz

necessria para o entendimento do objeto a ser trabalhado e explorado. Uma vez que se trabalhar
com o conceito de documentos e de informao arquivstica.

9
 impossvel desassociar os dois conceitos a luz do gerenciamento de documentos
arquivsticos frente s demandas do fluxo informacional atual.

2.5 DOCUMENTO

Schellenberg (2006, p. 41) define documento como todos os livros, papis, mapas,
fotografias e outras espcies documentrias, independentemente de sua apresentao fsica ou
caractersticas expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou privada, que tenham
sido preservados em funo de atuarem como prova de aes ou em virtude do valor
informativo dos dados neles contidos.
Entendimento do objeto de trabalho do Arquivista e do Gerente de Projetos, tendo a
real dimenso da extenso e do contexto a ser trabalhando frente problemtica do acmulo
de documentos crescentes.
Segundo Delmas (1996, p. 439), a definio clssica de documento de arquivo diz que
um documento que, independentemente da sua data, forma ou suporte fsico, foi criado ou
recebido por um nico indivduo ou por uma organizao em um determinado momento, no
decurso de, e para a execuo de, suas atividades habituais.
Sendo a natureza do documento no se determinando pela sua forma, seu suporte
fsico, a sua data ou o mtodo de escrita, mas por sua finalidade. Constituindo-se tanto no
instrumento de uma ao quanto no registro da ao e tem um valor probatrio e informativo.
Portanto, h de se trabalhar com a importncia de um documento como agente
fundamental para comprovao ou informao. Mesmo assim sem se preocupar com a
particularidade que cada suporte fsico ou forma demanda em sua conservao e preservao.
Bellotto (2006, p.55) afirma que o documento constitudo por dois elementos, a
estrutura e a substncia, que so indispensveis para que se concretize sua produo,
vigncia, uso e guarda. A estrutura corresponde a todo substrato necessrio elaborao do
documento, j a substncia a essncia do documento, sua razo de existir, o contedo que
o tornar nico no seu contexto de produo e utilizao.
Apesar do mundo informatizado, digital e dinmico em que vivemos no se pode
perder o foco na intencionalidade e no acmulo de documentos. Todos os documentos surgem
com a finalidade de cumprirem a sua funo administrativa e social.
Questes como acesso, divulgao e temporalidade na guarda destes documentos so
elementos cercados de subjetividades e intencionalidades.

10
3 METODOLOGIA

A pesquisa qualitativa responde a questes muito particulares. Ela se

preocupa, nas cincias sociais, com um nvel de realidade que no pode ser
quantificado. Ou seja, ela trabalha com o universo de significados, motivos,
aspiraes, crenas, valores e atitudes, o que corresponde a um espao mais
profundo das relaes, dos processos e dos fenmenos que no podem ser
reduzidos operacionalizao de variveis (Minayo,M.C.S. et all, 1994:21-
22).

O entendimento e a anlise das metodologias, valores e tcnicas utilizada no

gerenciamento de documentos de um projeto ser o norteador deste projeto de pesquisa. A
percepo do papel do arquivista frente a esta dinmica de suma importncia para o projeto.
Atravs de uma anlise da bibliografia que permeia a Gesto de Projetos e o
Gerenciamento de Documentos ser feita toda a parte conceitual da pesquisa. Abordando a
metodologia utilizada atualmente bem com as normas e prticas sugeridas pelas principais
referncias das reas.
O PMBOK (Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos), editado pelo
Project Manager Institute (PMI) atualmente a principal referncia bibliogrfica para os
profissionais de gerenciamento de projetos.
Para Teixeira (2006, p. 137), na pesquisa qualitativa o pesquisador procura reduzir a
distncia entre a teoria e os dados, entre o contexto e a ao, usando a lgica da anlise
fenomenolgica, isto , da compreenso dos fenmenos pela sua descrio e interpretao. As
experincias pessoais do pesquisador so elementos importantes na anlise e compreenso dos
fenmenos estudados.

4 RESULTADOS ESPERADOS

Busca-se com esta pesquisa, agregar as prticas utilizadas da gesto de documentos ao

gerenciamento de projetos, tomando como base o PMBOK e a literatura existente na
Arquivologia, otimizando o fluxo de informaes e documentos no decorrer de um projeto.

O resultado principal a ser alcanado um modelo de normas e procedimentos a serem

utilizados por profissionais de arquivo no tratamento de documentos e informaes inerentes

11
a um projeto. A complexidade de um projeto, bem como a diversidade de reas envolvidas
surge como uma problemtica frente ao gerenciamento destas informaes.

Dentro deste cenrio, a abordagem de conceitos e procedimentos que auxiliem e

referenciem os profissionais responsveis por gerenciar tais informaes se torna fundamental
para a maior notoriedade e visibilidade de um projeto.

Em decorrncia da defasagem bibliogrfica que referencie a gesto de documentos

frente aos projetos, buscar-se- tambm um maior enfoque da comunidade arquivstica frente
a esta crescente demanda para a rea de documentao.

A capacitao do profissional frente a estas questes primordial para o

desenvolvimento da rea bem como para um maior reconhecimento do arquivista como um
profissional imprescindvel otimizao de custos, tempo e risco.

A incluso de um captulo na ltima edio do PMBOK, o qual aborda o

gerenciamento das comunicaes, aponta para a preocupao que se comea a ter com a
produo e tramitao de informaes dentro do projeto, necessitando assim que o arquivista
esteja frente a esta demanda.

Portanto, busca-se como resultado a adequao da teoria arquivstica e da gesto de

documentos frente a necessidade da gesto das comunicaes dentro de um projeto, trazendo
assim, a percepo da imprescindibilidade do Arquivista nesta funo de gerenciamento e o
seu papel vital dentro de um projeto.

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5 REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos; conceitos e procedimentos bsicos. Rio

de Janeiro, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47)

DELMAS, Bruno. Arquivos para qu? So Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso
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JARDIM, Jos Maria; SILVA, Caminhos e perspectivas da Gesto de Documentos em

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XAVIER, et al. Metodologia de gerenciamento de projetos METHODWARE: abordagem

prtica de como iniciar, planejar, executar, controlar e fechar projetos. Rio de janeiro:
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6 CRONOGRAMA

2 Semestre de 1 Semestre de 2 Semestre de 1 Semestre de

2017 2018 2018 2019

Reviso de
Literatura

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PMBOK

Comparativo das
metodologias
utilizadas

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