Una metodologa efectiva para la Priorizacin de Proyectos en TIC

Sanders Pacheco
Escuela de Ciencias de la Computacin e Informtica
Universidad de Costa Rica
San Pedro, Costa Rica
spacheco@ice.co.cr

RESUMEN Este artculo describe la experiencia en la construccin e implementacin de una metodologa diseada para priorizar
los proyectos de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones con la finalidad de coadyuvar en la solucin de las necesidades
de servicio a los clientes internos y externos en una empresa pblica costarricense del Sector Salud, la Caja Costarricense de
Seguro Social (CCSS) y su impacto en la toma de decisin en los rganos del Consejo Gerencial de la Institucin y de la Junta
Directiva.

Palabras clave: Administracin de Proyectos, Sistemas de Informacin. Metodologa, Planificacin.

1 INTRODUCCIN 1- Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas.

En cumplimiento de los principios de equidad, 2- Plataforma Tecnolgica
universalizacin e igualdad, la metodologa propuesta 3- Desarrollo Humano
pretende establecer un modelo de toma de decisin que 4- Telesalud
coadyuve en las labores esenciales de la administracin en 5- Normas, polticas, estndares y seguridad
beneficio de los administrados. Con el fin de mostrar que a informtica.
travs de los procesos desarrollados por TIC, la salud priva 6- Redes de voz y datos.
en la importancia del nivel de vida del habitante, pero que
la orientacin de la inversin en apoyo de esta actividad 3 Descripcin de los indicadores de urgencia / impacto
esencial, puede verse beneficiada, si se tiene claro el rumbo para la metodologa de prioridad.
de la inversin y los beneficios que se esperan de sta. Dadas las necesidades expuestas, se realiz un esfuerzo por
desarrollar una metodologa que orientara la toma de
De esta forma la metodologa de priorizacin de proyectos decisin y que mostrara los impactos y beneficios para la
en TIC, pretende acercarse a la excelencia, la calidad y el CCSS en las inversiones en TIC. Para la construccin de la
profesionalismo as como la humanizacin en los servicios metodologa, se subdividi el razonamiento en dos grandes
de salud que ofrece la CCSS con los desarrollos de las rea, urgencia e impacto. Urgencia definido como la
plataformas tecnolgicas que soportan el quehacer inmediata obligacin de solucionar un problema o servicio,
administrativo y tambin los sistemas o equipos que e impacto como la huella o la mejora en ndices de salud y
colaboran en el diagnstico en salud. vida en la sociedad.

La metodologa puede verse como simple, pero en realidad 3.1 Descripcin de los objetivos de Impacto
brinda un gran aporte a la toma decisin y al enfoque de los De este ejercicio se estructur la siguiente tabla (Tabla 1)
recursos institucionales. que corresponde a las valoraciones de impacto. Toma en
cuenta las contribuciones en estrategia de la Institucin, as
2 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIN. como las contribuciones a actividades mayores como son el
La Gestin de TIC en la CCSS, es importante para Plan Nacional de Desarrollo (PND). La correlacin se
diferenciar cada una de las actividades principales que dan establece en pesos porcentuales entre dos grupos de
soporte al proceso de TIC, con el fin de presentar para cada objetivos, en la parte superior los denominados
una de estas actividades, los distintos escenarios de Institucionales y en la inferior como se observan en su
operacin que posibilitan su administracin, su presupuesto accin.
y la prioridad que cada uno alcanza en el concierto de los
proyectos que se proponen. A manera de ejemplo: Contribucin a los objetivos
Institucionales contrastado con Estrategia. Indica que la
Las actividades sustantivas de TIC en la Caja Costarricense relacin entre estas reas est dada por la funcin que
de Seguro Social son: existe entre la definicin de objetivos institucionales y la
estrategia que se aborda para resolverlos.
Tabla 1. Matriz de Impacto.
Impacto en la
Contribucin a los Mejoramiento de Contribucin a la
Eficiencia / Acceso a los Contribucin al
objetivos los servicios a los modernizacin
Eficacia de la red servicios PND
Institucionales usuarios de la Institucin
de servicio

Innovacin Desarrollo
Estrategia Red de servicio Equidad Calidad
Tecnolgica Nacional

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 Para comprender los pesos porcentuales que se asignan se
utiliza una valor de porcentaje establecido en cuatro niveles
de operacin. Que dando de la siguiente forma:
Tabla de valoracin.
Pesos Porcentuales: 4 = 60% ALTO; 3 = 45% MEDIO;
2 = 30% BAJO; 1 = 15% NINGUNO
La valoracin busca situar el impacto y el valor
estratgico de cada proyecto. Es recomendable hacer un
estudio de costo de oportunidad para reforzar este concepto
en cada uno de los proyectos que se desean desarrollar.
Explicativamente, alto sera el valor relativo a la mayor
prioridad de desarrollo, para llegar a este resultado debe
realizarse una exposicin en los diferentes niveles de la
organizacin que estn relacionados con el tema o bien con
el proyecto y determinar estos pesos. Es recomendable as
mismo que las primeras evaluaciones se realizarse por
temas separados para no confundir, una vez priorizados
todos los proyectos realizar un resumen. Las dems
categora seran significativas en la percepcin de los
usuarios en concordancia con los impactos y beneficios de
cada proyecto.
Contribucin a los objetivos Institucionales / Estrategia.
(IE)
Descripcin:
Este rubro se cuantifica en funcin de la implementacin
del proyecto y la contribucin o aporte de este a los
objetivos Institucionales expresados en el Plan Estratgico
Institucional y de TIC y en el mejoramiento de los servicios
a los usuarios internos y externos.
Impacto en la Eficiencia / Eficacia de la red de servicio -
Red de servicio (EE)
Descripcin:
Esta variable est en funcin de la implementacin del
proyecto expuesto y su contribucin a mejorar la eficiencia
y la eficacia de los servicios que se brindan no slo en la
red de servicios de salud, sino tambin en las reas en que
Para analizar la siguiente matriz se debe tener claro el
concepto de Urgencia. Este trmino se utiliza alrededor de
la necesidad de solucionar problemas con plataformas
tecnolgicas para nuestros usuarios; es la bsqueda de
soluciones factibles, operativas y de costo razonable que
permita coadyuvar en la funcin administrativa y de
brindar servicios de salud y pensiones en la CCSS.
Tabla 2. Matriz de Urgencia.
Continuidad del Impacto esperado en
Gestin de TIC
negocio los usuarios
Cierre o Compromiso
Servicio Oportuno
Suspensin (verificar el trmino)
Continuidad del negocio / Cierre o suspensin (CC)
Descripcin:
La continuidad del negocio debe establecerse como la
necesidad de brindar servicios oportunos, an en las
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la Institucin ofrece servicios. (Salud, pensiones y
prestaciones sociales)
Acceso a los Servicios / Equidad (SE)
Descripcin:
Cuanto mejora la implementacin de los proyectos de TIC
al acceso de los servicios, sin importar la situacin
geogrfica o bien, la capacidad de mejorar el flujo de
informacin dentro de la red de servicios por el aporte de
los medios en TIC. Con el fin de mejorar la toma de
decisin.
Mejoramiento de los servicios a los Usuarios / Calidad
(UC)
Descripcin:
Trata de visualizar las mejoras de los servicios a los
usuarios implementando proyectos que aumenten la
simplificacin de trmites, en concordancia con la ley, y las
mejoras en los procedimientos y flujos de atencin, con
miras a un gobierno digital.
Contribucin a la modernizacin de la Institucin /
Innovacin Tecnolgica (MI)
Descripcin:
La modernizacin y actualizacin tecnolgica, es un reto
siempre, no se trata de concebir esquema de obsolescencia
no acorde con la realidad, sino de implementar acciones
que realmente modernicen a las Instituciones y brinden
nuevos derroteros de accin a travs de las propuestas
tecnolgicas. Cerrar las brechas digitales. Innovar con
proyectos de permitan un uso adecuado de la tecnologa y
crear una nueva cultura de informacin.
Contribucin al PND / Desarrollo Nacional (PD)
Descripcin:
Como los proyectos propuestos, coadyuvan en el Plan
Nacional de Desarrollo. PND, Mejoramiento de las
condiciones sociales en el pas, equidad, acceso a servicios,
transparencia, etc. Esta matriz por tanto orienta las
consideraciones de impacto institucional, de gobierno y de
servicio orientado a los usuarios internos y externos.
3.2 Descripcin de los objetivos de Urgencia.
Se establece entonces como en la priorizacin de proyectos
o necesidades ms apremiantes de resolver. Por ello en la
siguiente tabla (Tabla 2), se exponen los criterios que
orientan esta evaluacin, de tal manera que se facilite la
toma de decisin por la alta gerencia de la CCSS; a
continuacin se explican cules son stos criterios.
Definicin del alcance
Incremento en la
del proyecto Aporte al
seguridad de los
(maduracin del PND
datos
proyecto)
Maduracin (ver
documento de Desarrollo Seguridad TIC
operaciones)
condiciones ms adversas como podran ser terremotos,
inundaciones, etc. O bien la necesidad de resolver
problemticas de informacin y flujos de trabajo. Es la
necesidad implcita de determinar cules son los proyectos
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 que pueden afectar drsticamente los servicios o bien
provocar el cierre o suspensin de servicios, sean estos de
administracin, salud o pensiones.
Gestin de TIC / Servicio Oportuno (GS)
Descripcin:
Un servicio oportuno es una actividad que se da en tiempo
y lugar, la oportunidad no solamente es brindar servicios de
calidad en el corto - mediano plazo para satisfacer las
necesidades de los usuarios internos y externos. Sino
pensar en que los servicios de diversa ndole Institucional
deben brindarse bajo normas claras, con ejecuciones
estructuradas de tal manera que ante vicisitudes puedan
siempre estar disponibles.
Impacto esperado en los usuarios / Compromiso (IC)
Descripcin:
Por Impacto debemos entender el desarrollo de
aplicaciones y servicios de TIC, es el compromiso de la
administracin de dotar de las herramientas tecnolgicas a
los prestadores de servicio a fin de satisfacer las
necesidades de los usuarios internos y externos. Es la
medicin de satisfaccin del desarrollo de soluciones que
mejoren la percepcin de los servicios que brinda la CCSS.
Definicin del alcance del proyecto / Maduracin
(maduracin del proyecto) (AM)
Descripcin:
Una de las necesidades de los tomadores de decisin es
evaluar la maduracin de un proyecto, si este est en un
inicio, difcilmente encontrar patrocinadores, sean stos
tcnicos, polticos o financieros; pero puede ser que ante un
desarrollo mediano o etapas de desarrollo tempranas pueda
demostrarse la necesidad y la viabilidad de desarrollar
aplicativos ms complejos que resuelvan aspectos bsicos
de la operativa institucional. Dentro de esta variable el
desarrollo de cada proyecto y el cumplimiento de los
estudios de factibilidad y planeacin son esenciales, los
alcances, visto objetivamente dentro de las limitaciones de
los recursos con que se cuentan para desarrollar
La escala de asignacin de valores responde de forma
porcentual a los criterios de urgencia, como valoracin en
la prestacin de los servicios.
La metodologa plantea entonces una posicin (Tabla 4)
dentro de una matriz que busca reflejar los hitos de
Impacto e Urgencia, entendido esto como cuales son los
desarrollos mas impactes para el quehacer institucional
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estratgicas o bien solventar problemas ligados al quehacer
institucional.
Aporte al PND / Desarrollo (AD)
Descripcin:
Las Instituciones Pblicas deben satisfacer objetivos
mayores dentro del desarrollo social de un pas, es as
como crear una nueva plataforma debe responder a esas
metas mas altas, como las que se expresan en los Planes de
Desarrollo Nacionales. De esta forma pueden establecerse
despus mtricas que midan el grado de desarrollo por la
construccin de nuevas aplicaciones o plataformas
tecnolgicas. Las soluciones del PND, su urgencia y su
retorno de inversin en la sociedad costarricense pueden
valorar si las inversiones se retornarn como efectivo o
como mejoras en los ndices de vida de la Repblica.
Incremento en la seguridad de los datos / Seguridad
TIC (SS)
Descripcin:
Los medios telemticos enfrentan un gran reto, la
seguridad, por ello en el desarrollo de plataformas
tecnolgicas no puede dejarse de lado esta variable. La
urgencia de proteger ms eficientemente los datos de los
ciudadanos y los sistemas que los operan.
La valoracin entonces no slo es en el aspecto operativo,
sino en el financiero, el cual debe arrojarnos si su
implantacin no es ms onerosa que otras estratgicas. As
mismo las Instituciones deben avocarse, ante la posibilidad
de ataques internos y externos de piratas informticos de
asegurar la informacin de los clientes y evitar su robo para
despus ser vendido en un mercado cada mas vido de
datos de las personas, para perfilarlos en sus negocio,
aunque esto ria con el buen manejo de la discrecin y la
confiabilidad de las personas. Para caracterizar estas
posiciones se hace necesario plantear una escala (Tabla 3)
que gue la toma de decisin.
ESCALA URGENCIA
1 NINGUNA 25%
2 BAJO 50%
3 MEDIO 75%
4 ALTO 100%
Tabla 3. Escala de peso para las variables de Urgencia
contrastado con la urgencia en su desarrollo, esto plantea la
posibilidad que la Institucin tenga proyecto de gran
impacto pero que ante la urgencia de solucionar servicios
su posicin en la tabla o peso determine que puede esperar
por recurso o bien por una oportunidad diferente en el
tiempo para su desarrollo.
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 Tabla 4. Grfico de posicionamiento de proyectos de TIC, dependiendo el peso relativo los proyectos de ubicaran en las
tres zonas definidas, siendo las verdes de mayor posibilidad de desarrollo y las amarillas aquellas que pueden esperar por
recursos u otra circunstancia.
El cuadro en si establece tres reas diferenciadas que se han
coloreado para que sean ms explcitas, dentro de cada una
de stas reas se explica su funcin.
Es a partir de estas dos grandes reas, que se conforma una generar un ndice, este ndice se construye en la suma de
matriz ms compleja que toma en cuenta ambos valores, las variables de Impacto, consolidndose como su
Impacto e Urgencia (Tabla 5) y nos permite valorar indicador, expresado en el literal Y:
porcentualmente los pesos relativos de cada una de estas
variables para determinar cules seran los proyectos con IE+EE+SE+UC+MI+PD = Y (1)
mayor posibilidad de desarrollo. En el desarrollo de esta As mismo la suma de:
metodologa veremos cmo fue este ensayo. CC+GS+IC+AM+AD+SS = X (2)
En esta muestra de los datos consolidados en una hoja de
Excel , se observa el peso asignado a diferentes Construye el indicador de Urgencia, expresado por el
proyectos as como la composicin de los valores para literal X

Tabla 5. Matriz de comparacin entre Impacto e Urgencia. Los pesos relativos porcentuales se muestran o componen en una Hoja Excel
de tal forma que se permita construir un grfico de posicin como el mostrado.

consideraciones para tener claro el anlisis, primero es la

Esto arroja un cuadro de comparacin de proyectos (Fig.
1), el cual en concordancia con lo indicado anteriormente
muestra de forma visual el posicionamiento de los diversos
proyectos, as como el peso relativo de cada uno de ellos,
de esta observacin es importante definir algunas
posicin de la esfera en un cuadrante, que como se ha
indicado define el impacto o su urgencia, por otro lado est
el tamao de la esfera que determina el peso en asignacin
de recursos que debe hacer la Institucin.

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Fig. 1. Matriz de priorizacin, resumen de
Proyectos, posicin relativa de los proyectos en
funcin del Impacto y la Urgencia, as como el peso
de los recursos por proyecto.
Tabla 6. Matriz de riesgo basado en tres variables, Recursos Humanos, Presupuesto y Espacio fsico
Fig. 2. Grfico de riesgo operativo, en funcin de las variables de Recursos
Humanos, Presupuesto y Espacio fsico
4. Conclusiones.
Esta metodologa tiene como finalidad orientar ms
eficientemente las decisiones en TIC de la CCSS, que se
generen los indicadores de gestin tanto del Plan
Estratgico como del Plan Anual Operativo, para valorar la
eficiencia del modelo y de mejor forma evaluar las tasas de
retorno de los proyectos. Con ello se esperara la aplicacin
de las mejores prcticas en materia de administracin de la
gestin de TIC.
Sin embargo, uno de los retos a resolver, es el modelo de
gestin para adquisicin e implementacin de tecnologas
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Dentro del anlisis se considera el riesgo, expresado este
como, la valoracin del personal, no slo en su cantidad, sino
en la calidad del mismo. La asignacin presupuestaria, que
debe ser oportuna y en la cantidad suficiente para dar vida a
los proyectos, expresado de otra forma que sean sostenibles y
con una tasa interna de retorno aceptable, y el espacio fsico en
donde se desarrollaran las actividades de los proyectos, los
cuales en muchas ocasiones impactan dado que no hay espacio
para alojar las plataformas tecnolgicas en los centros de
cmputo o bien no existe un espacio para el personal tcnico
que desarrollara las estrategias.
Es as como se realiza una ponderacin de tres variables para
ver el riesgo (Tabla 6), el cual se muestran tres aristas que
conforman el riesgo (Fig. 2), dependiendo del peso relativo de
cada accin, el centro de ejecucin se movera hacia
cualesquiera de los tres factores indicando cual es el riego
mayor para poder tomar las previsiones del caso.
de Informacin y Comunicaciones, dado que dependiendo
si este es centralizado o bien descentralizado o mixto, la
asignacin de los recursos vara y el abordaje de las
necesidades plantea diferentes escenarios. El recurso
humano es estratgico y por tanto puede convertirse en el
elemento que podra retardar las acciones que se presentan,
pudiendo esto ser un freno al desarrollo Institucional, sino
se le presta especial atencin.
Las TIC en su labor cada vez son ms estratgicas, por lo
tanto deben afinarse instrumentos como el presente para
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 lograr visualizar la asignacin de los recursos y acometer
en aquellas labores que se requieren ya sea por su urgencia
o por su impacto para el cumplimiento de las labores de los
servicios en salud, pensiones o prestaciones sociales.
La utilizacin de la metodologa propuesta, permiti la
participacin de los diversos niveles de gestin de TIC de
la CCSS, hasta llegar de forma participativa al Consejo
Gerencial de la Institucin y a su Junta Directiva. Esto
impacto positivamente en la asignacin de recursos y la
visualizacin de estrategias de desarrollo. Manifestndose
en un cambio en el Plan Estratgico de TIC.
De la experiencia desarrollada, los resultados fueron
satisfactorios, los entes de toma de decisin tuvieron un
instrumento claro que les permita observar la ponderacin
de proyectos y visualizar las acciones que pueden
desarrollarse. As como proyectos emergentes, ya sea por
necesidades creadas o por necesidades novedosas producto
de nuestros servicios o nuevas exigencias de la sociedad
costarricense.
Las consecuencias inmediatas, fue el replanteamiento de
los planes que se venan ejecutando, ya que los mismos
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28 SISTEMAS, CIBERNTICA E INFORMTICA
carecan de control y de seguimiento, producto de que
respondan ms a las visiones particulares de ciertas
unidades, y no al conjunto de acciones de la Institucin. El
reacomodo de la estructura administrativa, creando roles
novedosos como la Oficina de Proyectos en TIC, el rea de
Seguridad y Control de Calidad, entre otras. As como en
un mejor clima organizacional del personal al tener un rol
claro y una meta visible por cumplir.
El reto sera ahora, experimentar con otras instituciones
sean estas privadas o no y determinar si es necesario
ahondar en otras variables o componer nuevos ndices de
gestin, incluyendo en este ejercicio valoraciones o
ponderaciones como la decisin poltica, elementos
externos de mercado, el sentimiento de los usuarios
externos, a los cuales les impactan estos desarrollos, en fin,
una metodologa mas holstica observando el entorno
interno y externo de la Institucin o instituciones para
llegar a una comprensin ms certera de los impacto que se
producen y los beneficios que se obtienen de los proyectos
en Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones.
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