PROCEDIMIENTO:

CONTROL Y REVISIN DE DOCUMENTOS

CODIGO:

VERSION: FECHA:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FIRMA FIRMA FIRMA

CARGO: CARGO: CARGO:

JEFE SSOMA GERENTE DE GERENTE GENERAL

OPERACINES

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SEGURIDAD
CONTROL DE
DOCUMENTOS VERSIN: 03
CODIGO: PRO-
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1. OBJETIVO

Establecer la metodologa que aplica la Empresa TRANSPORTES PEREDO S.A.C.

para controlar la elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y modificacin de
los documentos del SIG; acorde a las leyes y decretos supremos aplicables a la
organizacin. Asimismo, garantizar su identificacin y disponibilidad en los
lugares de uso, el retiro de documentacin obsoleta y la conservacin de los
mismos

2. ALCANCE
El procedimiento descrito se aplica a los documentos que conforman el SIG, entre
los cuales se encuentran, sin llegar a limitarse, manuales, planes, estndares,
procedimientos, matrices de control operacional e instrucciones.

3. REFERENCIAS
o PONER OTRAS NORMAS APLICABLES EN SIG
o
o
o
o Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
o OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional
o ISO 14001: 2015 Sistema de gestin ambiental.
o ISO 9001:2015 sistema de gestin de la calidad.

4. RESPONSABILIDADES
o GERENCIA:
Aprobar el presente procedimiento.

o Jefe del SGSST

Administrar y controlar los documentos del Sistema de Gestin de
Seguridad y hacer cumplir el presente procedimiento

o Jefe de rea / Proyecto

Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en su rea
/Proyecto.

o Prevencioncita de Seguridad
Apoyar al Residente (Jefe de rea /Proyecto) en la evaluacin de
significancia de los riesgos identificados en las actividades desarrolladas.

o Todo el personal de la empresa TRANSPORTES JIRENA S.A.C

Es responsable de cumplir el presente procedimiento.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1. DEFINICIONES
o Backup:

Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin la autorizacin de la empresa PEREDO

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Respaldo de la informacin en medios electrnicos.

o Documento:
Proceso de reconocer que un peligro existe y definir sus caractersticas.
Informacin y su medio de soporte, aclarado

o Documento Maestro:
Documento aprobado con las firmas originales.
o Documento Controlado:
Documento para el cual existe un procedimiento de control documentario,
el cual asegura que no se utilicen versiones no vigentes y que est
disponible a todas las personas responsables de desarrollar actividades
relacionadas con dicho documento.

o Documento No Controlado:
Documento que no requiere estar actualizado ni disponible, y que se utiliza
para fines de consulta, informacin o capacitacin.

o Documento Externo:
Documento relacionado con el SGSST que ha sido emitido por un organismo
que no pertenece a la empresa TRANSPORTES PEREDO S.A.C., como:
Normas legales, documentos del cliente, entre otros.

o Documento Obsoleto:
Versiones anteriores de un documento vigente, las cuales han sido
retiradas de circulacin entre los usuarios y que se conservan para fines de
consulta por un perodo mximo determinado.

o Estndar:
Documento que contiene lineamientos generales que deben tomarse en
cuenta durante el desarrollo de alguna actividad especfica y que sirven de
referencia para la elaboracin de procedimientos e instrucciones.

o Instructivo:
Es la manera especfica de realizar un trabajo, el cual es realizado por un
puesto de trabajo.

o Procedimiento:
Documento que describe la forma de realizar una actividad especfica,
asignando responsabilidades a cada una de las personas involucradas.

o Manual:
Documento que enuncia las Polticas y describe el Sistema de Gestin de
una organizacin.

o Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de
las actividades desempeadas.

Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin la autorizacin de la empresa PEREDO

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5.2. ABREVIATURAS

o ABREVIATURAS ACORDE A LOS PROGRAMAS QUE LA

PROFESORA NOS DIO PARA PRESENTAR
o SGSST:
Sistema de gestin de Seguridad y Salud en el trabajo.

o SST
Seguridad y Salud en el trabajo.

o OP:
Oficina Principal.
6. DESCRIPCIONES

6.1. DOCUMENTOS DEL SGSST:

La clasificacin de la documentacin usada en el SGSST es la siguiente:

ACORDE A LOS PROGRAMAS QUE LA PROFESORA NOS DIO PARA

PRESENTAR

Documentos Internos (Generados Internamente)

o Poltica del SGSST.
o Manuales.
o Procedimiento de Gestin y de Trabajo.
o Instructivos y Estndares de Seguridad.
o Reglamento Interno de SST.
o Planes y Programas.
o Formatos.
Documentos Externos (Provenientes de Fuentes Externas)
o Norma OHSAS 18001:2007.
o ISO 14001: 2015.
o ISO 9001:2015.
o Normas Tcnicas y Legales Aplicables.
o Manual de Fabricantes de Equipos, Software e Instalaciones.
o MSDS
Estos documentos son considerados controlados.

6.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS INTERNOS

La estructura de los documentos internos es la siguiente:
o Objetivo.
o Alcance.
o Documentos de referencia.
o Responsabilidades.
o Trminos y Definiciones.
o Descripcin.
o Registros.
o Diagrama de Flujo (Opcional).
o Control de Cambios.
o Anexos.

Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin la autorizacin de la empresa PEREDO

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El elaborador decide la estructura a utilizar, pero como mnimo debe tener el

encabezado estndar, cdigo, ttulo, versin, revisin, nmero de pgina y la
firma, nombre y cargo de las personas que lo elaboran, revisan y aprueban la
instruccin.

Una vez finalizada la elaboracin del documento, este es enviado al responsable

de su revisin, identificado en el formulario Responsabilidades para el Control de
Documentos

6.3. IDENTIFICACIN Y EVALUACIN PARA ELABORAR O

MODIFICAR UN DOCUMENTO

Cualquier colaborador de las empresas de la Empresa TRANSPORTES

PEREDO S.A.C. que identifique la necesidad de elaborar un documento nuevo
debe comunicarlo, de tratarse de un documento generado por la OP, al
coordinador del SIG, de tratarse de un documento generado en obra, al
coordinador del SIG de la obra, para que stos verifiquen su no-existencia y
evale la conveniencia de elaborarlo, siempre y cuando la propuesta no se
contraponga o afecte negativamente las disposiciones establecidas para los
dems elementos del SGSST.

Si no hubiese ningn inconveniente, el Coordinador del SIG designa a los

responsables segn el formulario Responsabilidades para el Control de
Documentos

6.4. REVISION DEL DOCUMENTO

El proyecto de documento es revisado por el responsable designado para este fin.
Esta revisin consiste en determinar si el proyecto de documento cumple con el
objetivo establecido en los requisitos del SIG y si satisface las necesidades de los
usuarios en lo que respecta a estructura lgica, claridad y objetividad.
Si se presenta alguna observacin, el proyecto de documento es devuelto al
responsable de la elaboracin para su modificacin.

6.5. APROBACION DEL DOCUMENTO

De no tener observaciones, el proyecto de documento pasa a ser aprobado por el
responsable segn corresponda. El registro de que el documento es aprobado es
una firma en el pie de pgina de la primera cara del documento (este pie de
pgina no necesita estar en todo el documento).

6.6. EDICION FINAL DEL DOCUMENTO

Una vez aprobado el proyecto de documento el Coordinador del SGSST edita el
documento final completando la informacin siguiente:
o Cdigo.
o Numero Versin.
o Numero Revisin.
o Fecha de aprobacin.
o Nmero de Pginas.
Asimismo, ingresa el documento aprobado al Lista Maestra de Documentos
Internos

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6.7. DISTRIBUCION Y UBICACIN DE LOS DOCUMENTOS

El coordinador del SGSGT mantiene los documentos maestros generados por la OP
en fsico con firmas originales y en digital.
Asimismo el Prevencionista de la obra mantiene los documentos maestros
generados en obra con firmas originales y los documentos en electrnico se
encuentran en la red interna de cada obra.
Cada vez que se requiera de un documento en fsico ser impreso exclusivamente
de las carpetas antes mencionadas, dichos documentos son copias NO
CONTROLADAS, las mismas que llevan una nota al pie de pgina Copia No
Controlada. En caso de auditora remitirse al Documento maestro; siendo
responsable el usuario de verificar si tiene la ltima versin.
El Coordinador del SGSST de la OP comunicar a travs del correo electrnico
cada vez que haya cambios en los documentos del SGSST.
El Prevencionista de Seguridad de la obra comunicar a la lnea a de mando a
travs de correo electrnico, y a los colaboradores y partes interesadas en las
reuniones matinales a inicio turno, si hubiera algn cambio en los documentos de
Gestin y Procedimientos de Trabajo.
Se mantendr por seguridad una copia back up de la informacin de la red, la cual
ser actualizada de forma mensual o cada vez que se realice un cambio.
El coordinador del SGSST de la OP y de la obra mantendr un archivo electrnico
con los documentos obsoletos, y eliminar los documentos obsoletos en fsico.

6.8. DOCUMENTOS EXTERNOS

La empresa maneja y archiva los documentos externos al SGSST; es competencia

del Prevencionista de Seguridad de la obra recibir estos documentos y hacer su
ingreso a la "Lista maestra de Documentos Externos, estos documentos se
encuentran a disponibilidad de los usuarios y cuando sea necesario la distribucin
se realizar de igual forma que los documentos del sistema.

6.9. CODIFICACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La documentacin utilizada para los documentos de Gestin es la siguiente:

SIGLA INICIAL PRO

SSOMA XXX Donde:
SIGLA INICIAL : Inicio de documentacin
PRO : Procedimiento
SSOMA : Seguridad Salud Ocupacional y Medio Ambiente
XXX : Numeracin Correlativa.

TIPO DE DOCUMENTO (TD):

PO : Poltica
IPER : Identificacin de Peligros Evaluacin de Riesgos
PRO : Procedimiento de Trabajo
INS : Instructivo de Trabajo
PLA : Planes
FOR : Formatos
MA : Manual
PRO : PAS

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LM : Lista Maestra
XXX : Numeracin Correlativa de 3 cifras.

7. REGISTROS
o No aplica

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