Tablas dinmicas: Teora y ejercicios resueltos

11 enero, 2016 0 comentarios

Hoy da es frecuente trabajar con hojas de clculo que contienen cientos o

incluso miles de datos referentes a nuestro negocio. Disponemos, de hecho, de
tantos datos que puede llegar a ser frustrante intentar obtener conclusiones
rpidas y fiables acerca de los mismos si no usamos las herramientas
adecuadas. Si te interesa saber cmo sacar el mximo partido a tus hojas de
clculo no te pierdas el tutorial de hoy. En l te explicamos LAS TABLAS
DINMICAS: la herramienta de Excel para hacer anlisis completos de datos
con slo varios clics de ratn.

Las tablas dinmicas son, sin duda, la mejor herramienta de Excel para
resumir, analizar y, por tanto, tomar decisiones de manera rpida y precisa
sobre los datos almacenados. Pero cmo creamos y usamos una tabla
dinmica? Al finalizar este tutorial sers capaz de

Crear una tabla dinmica en Excel 2007

Organizar la informacin en una tabla dinmica

Practicar con algunos ejercicios (con solucin paso a paso) de tablas dinmicas

En este tutorial partimos de un libro que almacena informacin sobre la venta

de productos en diferentes regiones.
 Si deseas descargarte los archivos xlsx que se usan para este tutorial, slo
debes hacerte fan de Kadum desarrollo web. Te dejamos aqu el enlace para
que pulses en Me gusta.

Paso 1: Disponer los datos de Excel en forma

de tabla
Lo primero que debes tener en cuenta para analizar los datos con la
herramienta de tabla dinmica es que deben tener una cabecera que
identifique qu atributo ests representando en cada columna. En nuestro
ejemplo se usan las cabeceras

PRODUCTO: Esta columna contiene el nombre del producto que se vende

REGIN: Contiene la regin donde se vende el producto

FECHA: La fecha en la que se vende el producto

Paso 2: Seleccionar los datos y convertirlos en
tabla
El siguiente paso consiste en seleccionar todos los datos que se quieren
analizar. No se pueden hacer selecciones con filas de datos enteras en
blanco.

Teniendo en mente que las tablas dinmicas se emplean para volmenes

considerables de datos que se van actualizando peridicamente, recomiendo
convertir los datos en tabla para poder manipularlos fcilmente siempre que lo
deseemos.

Para ello, selecciona todos los datos y en la cinta de opciones, ve a la pestaa

INSERTAR y pulsa sobre la opcin TABLA. Acepta el cuadro de dilogo.

Los datos habrn tomado forma de tabla.

Paso 3: Crear una tabla DINMICA

Nuestros datos ya tienen el formato adecuado y los hemos seleccionado. Ya
slo nos falta crear la tabla dinmica: Pulsa sobre cualquier celda que forme
parte de la tabla y en la pestaa INSERTAR de la cinta de opciones, elige
TABLA DINMICA.

Aparecer un cuadro de dilogo denominado Crear tabla dinmica:

Acepta las opciones que vienen por defecto.

Paso 4: Organizar una tabla dinmica

Excel coloca la tabla dinmica en una nueva hoja de clculo y muestra la Lista
de campos para que pueda reorganizar los datos de la tabla dinmica segn
sea necesario. Como ves, la lista de campos se corresponde con cada una de
las columnas de la tabla.

Junto a la lista de campos, aparecen cuatro reas que servirn para componer
la tabla dinmica.
 Filtros de informe: permitir filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios
elementos de la lista del filtro que se hayan aplicado.

Columnas: permitir organizar la informacin por columnas (se pueden

seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)

Filas: permite organizar la informacin por filas (se pueden seleccionar uno o
varios elementos de la coleccin)

Valores: sern los valores de clculo. Se pueden visualizar los valores como
suma, mximo, media, contar valores
Para poner en prctica la manera de usar estas reas vamos a resolver varios
supuestos prcticos (ejercicios paso a paso) a partir de nuestro ejemplo:

Ejercicio a: Saber cuntas veces se ha vendido cada producto

Si queremos calcular cuntas veces se ha vendido un producto no tenemos

ms que pulsar sobre el campo PRODUCTO y arrastrarlo sobre el rea de
RTULO DE FILA. Eso permite listar los diferentes productos que contiene la
tabla.

La operacin que se desea hacer es contar el nmero de veces que se ha

vendido cada producto. Por ello, el rea VALORES contiene el campo fecha
(cada vez que se realiza una venta se genera una fila de datos con la fecha en
la que se vende). Aade el campo FECHA pulsando y arrastrando, igual que
has hecho con el campo PRODUCTO.

Al tratarse de un campo tipo fecha Excel entiende que la operacin a realizar

es la de contar. El resultado que se obtiene es el siguiente:

Existe un total de 38 artculos. Se puede ver rpidamente que el producto ms

vendido es el molde desmontable de 20cm y el que se ha vendido menos es la
picadora de carne.

Ejercicio b: Saber cuntas veces se ha vendido cada producto en cada

regin

En este ejemplo, se aade un criterio ms a la hora de mostrar la informacin:

la regin. Para ver cul sera el resultado, aade a la tabla dinmica actual el
campo REGIN en el rea de RTULOS DE COLUMNA.
 El resultado ser el siguiente:

Sigue habiendo 38 productos. Eso no cambia. Lo que sucede ahora es que la

informacin est clasificada tanto por nombre de producto como por regin en
la que se vende. Se puede observar, por ejemplo, que a la provincia de Teruel
se han vendido todos los tipos de productos. Quizs habra que reforzar el
marketing en la zona de Mlaga, ya que es la provincia en la que se realiza
menor nmero de ventas.

Ves lo sencillo que es obtener informacin de los datos almacenados? Slo es

cuestin de practicar un poco y saber cul es el valor o valores que se desean
calcular Quieres probarte e intentar resolver algunos ejercicios de tablas
dinmicas por ti mismo? Sigue leyendo.

EJERCICIOS PRCTICOS DE TABLAS

DINMICAS
En los siguientes ejercicios aprenders a usar

Rtulos de fila

Rtulos de columna

Valores

Criterios de ordenacin

Funciones de agregacin

Filtros

Intenta leer el enunciado y llegar a la solucin por ti mismo/a. Si ves que te

cuesta un poco, dispones de un apartado con las respuestas.

Dado el siguiente libro, vamos a comprobar el funcionamiento de las tablas

dinmicas.
 Se pide

1. Obtener la suma de las ventas de cada vendedor para cada pas y el total de
dichas sumas por vendedor.

2. Obtener la suma de las ventas realizadas a cada pas.

3. Obtener el listado de pases ordenado por ventas (en primer lugar el pas donde
ms se ha vendido)

4. Obtener, para cada pas, el ranking de vendedores. En primer lugar, el que ms

vendi.

5. Obtener la venta menor que se ha hecho a cada pas.

6. Obtener las ventas a cada pas que ha hecho el Vendedor 3.

7. Mostrar los vendedores cuya suma de ventas sea superior a 1.000

Solucin ejercicio 1

En este caso se pide mostrar las ventas (sumadas) segn dos criterios: pas y
vendedor. Elegimos colocar el campo vendedor como Rtulos de
columna (porque as se mostrarn los totales de cada vendedor en la fila
inferior). El campo Pas lo colocamos ir en Rtulos de fila. (Se podra
intercambiar sin problema el rtulo de fila por el de columna). Los datos con los
que queremos operar, las ventas, debern ir Valores.

SLO se desean los totales por vendedor, as que de eliminamos los totales
por pas:

Pulsa con el botn derecho sobre la cabecera de la columna Total General y

selecciona Eliminar Total General.

El resultado de la tabla dinmica debe quedar similar a ste

Solucin ejercicio 2

Seguimos practicando con las tablas dinmicas. En este caso las ventas slo
se ven afectadas por un criterio, el pas, por tanto escogemos mostrar el
campo Pas como rtulo de fila, por ejemplo, y las ventas como valores.

Como no nos pide la suma total de ventas, pulsamos con el botn secundario
del ratn sobre la celda Total General y lo eliminamos. El resultado de la tabla
dinmica debe ser similar a ste

Solucin ejercicio 3

Se nos pide mostrar de nuevo las ventas con el criterio del pas. Pero el
resultado debe estar ordenado. Es decir, el pas se debe ordenar segn la
suma de las ventas, de modo que en primer lugar se muestre el pas en el que
ms se ha vendido. Sigue estos pasos para resolver el ejercicio propuesto:
Aade como Rtulo de fila el campo Pas, como Valores las ventas.

Ahora pulsa sobre el botn de ordenacin que hay en la cabecera de pas para
ordenar los resultados. Pulsa en Ms opciones de ordenacin. Como en primer
lugar quieres mostrar el pas que ms vendi, ordena descendentemente y en
la lista desplegable, selecciona Suma de Ventas.

Si te aparece el Total General en el resultado, brralo. Tu tabla dinmica debe

ser similar a sta.

Solucin ejercicio 4

Nos piden algo muy similar al ejercicio anterior pero hay que aadir el
criterio pas antes de segmentar por vendedor. Es decir, en primer lugar, aade
al Rtulo de fila el pas, y a continuacin el vendedor. En Valores aade las
ventas.

Ordena de manera similar a como has hecho en el ejercicio anterior. Tu tabla

dinmica debe mostrar los siguientes resultados:
Solucin ejercicio 5

Ahora se pide cribar las ventas por pas pero no se desea hacer una suma de
las ventas, sino mostrar el valor mnimo que las ventas que ha habido en cada
pas.

Sigue estos pasos para resolver el ejercicio: Coloca Pas en el rtulo de

filas y Ventas en Valores. Configura el campo Suma de Ventas pulsando sobre
l con el botn secundario y pulsando sobre configuracin de de campo de
valor Escoge la funcin Min en lugar de la actual (Suma). La tabla dinmica
debe tener una apariencia similar a sta.

Solucin ejercicio 6

Deseamos cribar las ventas por los campos Pas y vendedor, pero en este caso
no deseamos mostrar todos los vendedores. Cmo resolvemos este ejercicio?
Tendremos que filtrar el resultado para que slo nos muestre el 3. Los pasos a
seguir son los siguientes:

Elegimos colocar el campo Vendedor como Rtulos de columna (porque as se

mostrarn los totales de cada vendedor en la fila inferior). El campo Pas lo
colocamos en Rtulos de fila. (Se podra intercambiar sin problema el rtulo de
fila por el de columna). Las Ventas, en Valores.

Ahora cribamos usando el filtro. Desplegamos el botn de ordenacin

de Rtulos de columna y pulsamos slo el Vendedor 3. Tu tabla dinmica
tendr un aspecto similar a ste:

Solucin ejercicio 7

En primer lugar, cribamos las ventas por Vendedor (Rtulo de columna->

Vendedor; Valores->Ventas). A continuacin aadimos un filtro de columna que
sea de tipo valor, cuyo criterio ser que sea superior a 1.000. El resultado debe
ser similar a ste.