Cmo beneficia a una Organizacin o Entidad contar con una apropiada

gestin documental?

R//

Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la bsqueda y recuperacin de

documentos y expedientes. Acceso rpido y seguro a la informacin de la
empresa reduciendo los tiempos de bsqueda de informacin y por
consiguiente de respuesta.

Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la

documentacin, ya que no est en papel, con los diferentes ahorros que esto
tambin lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,)

Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentacin en un solo repositorio y

con las mismas reglas de descripcin, creacin, clasificacin, captura, etc.
toda la documentacin es ms fcil de encontrar y recuperar, agilizando las
tareas dentro de la organizacin y de respuestas a los clientes. Adems al
ser ya un documento electrnico tambin se gana tiempo evitando todo el
proceso de archivado de los documentos fsicos.

Mejora en los procesos. La automatizacin de los procesos permite el control

del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que
mejora los tiempos de tramitacin y gestin. Esto provoca un aumento de la
eficacia del trabajador adems de poder gestionar la trazabilidad y auditora
de todos los procesos de trabajo de la empresa.

Qu le ocurre a una Organizacin o Entidad cuando hay ausencia de

gestin de sus documentos de archivo?

R//

Cuando una Organizacin o Entidad no tiene gestin de documentos suelen

aparecer problemas de ubicacin, dificultad en la bsqueda ya que se
pueden obtener un nmero elevado de copias innecesarias. El 85% de los
documentos nos vuelven hacer consultados y el 70% de documentos en
papel pueden ser destruidos si se pasan a formato digital esto ocasiona
prdidas en la organizacin.