Curso gestin

de Compras
Conceptos bsicos del
proceso de compra

Curso de gestin de compras 1

INDEX

Introduccin

Conceptos bsicos del proceso de compra

1. Definicin y objetivos de la funcin de compras
2. Caractersticas de los productos.
3. Funciones de la actividad de compras.

El ciclo de compras

1. Preparndonos para realizar la compra.
1.1. Determinacin de mis necesidades.
1.2. Determinacin de las condiciones de compra a conseguir.
1.3. Buscando empresas proveedoras.
1.4. Solicitud de ofertas las empresas proveedoras seleccionadas
1.5. Anlisis de las ofertas y eleccin de la empresa proveedora.

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Introduccin

La gestin de compras constituye un proceso complejo,

que requiere una serie de acciones y decisiones, cuyo
objetivo final del sistema de compras es indicar a la
persona encargada de esta tarea:

Qu se debe comprar?
A quin se debe comprar?
Cunto se debe comprar?
Cundo se debe comprar?
Qu pedidos deben hacerse?

A pesar de que el proceso de compras variar de una

empresa a otra, por las caractersticas del sector o por
la propia poltica de funcionamiento de la empresa, los
criterios bsicos que os exponemos en el siguiente
mdulo, deben servir como orientacin general para
realizar el proceso de compras.

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

Comprar y aprovisionar son dos trminos empleados con frecuencia para describir funciones
empresariales similares, en realidad significan acciones diferentes.

Para realizar la funcin de aprovisionamiento, debemos desarrollar las

siguientes tareas:

Prever las necesidades de productos en la empresa.

Planificarlas en el tiempo, establecer cundo deben llegar al almacn de la empresa.

Expresarlas en trminos adecuados, sealizar la cantidad de productos en kilos, cajas...

Buscarlas en el mercado, ver qu empresa proveedora nos puede servir los productos.

Adquirirlas, realizar una orden de pedido a la empresa proveedora para que enve los
productos al almacn de nuestra empresa.

Asegurarse que son recibidas en las condiciones demandadas, comprobar que el producto
entregado coincide con el solicitado.

Pagarlas, enviar el correspondiente documento de pago a la empresa proveedora.

El proceso de compra no conlleva

las tareas de previsin y planificacin
en el tiempo. El proceso de aprovi-
sionamiento de la empresa realiza
las tareas de previsin y planifica-
cin y es la unin entre la gestin de
compras y la gestin de stocks.

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

La funcin de compras la desarrollaremos de una manera adecuada si realizarnos

las siguientes tareas:

Buscarlas en el mercado, ver qu empresa proveedora nos pueden servir los productos que
necesita la empresa.

Adquirirlas, realizar una orden de pedido a la empresa proveedora para que envi los productos
al almacn de nuestra empresa.

Asegurarse que son recibidas en las condiciones demandadas, comprobar que el producto
entregado coincide con el solicitado.

Pagarlas, enviar el correspondiente documento de pago a la empresa proveedora.

COMPRAS
se cuida de optimizar el coste de suministro.

APROVISIONAMIENTO
Se cuida de la continuidad del suministro.

Ambas funciones se unen en muchos casos en la misma rea que

realiza una gestin integral de compras y aprovisionamiento.

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

1. Definicin y objetivos de la funcin de compras

Podemos decir que COMPRAR es una funcin que tiene como objeto adquirir
aquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando
el abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las
mejores condiciones posibles de calidad y precio.

La importancia de la gestin de compras viene marcada por la incidencia que representa

una disminucin en el coste de productos (dinero pagado por las compras en relacin al
dinero generado por las ventas del producto) en el incremento de beneficios, superior al
que se logra por un aumento similar en la cifra de ventas.

Nota de inters
Si queremos analizar el incremento de ventas que deberamos generar para obtener el mismo
beneficio en la empresa por una disminucin del coste de productos, podemos utilizar la siguiente
expresin matemtica:

%V = r/m x %C

%C Porcentaje de distribucin en el coste de los productos

%V Porcentaje de incremento de las ventas
r Indica la relacin entre el coste de productos y la cifra de ventas
m Proporcin entre los costes fijos y la cifra de ventas

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

A continuacin establecemos una tabla que nos indicara los valores equivalentes de
%C (Porcentaje de disminucin en el coste de los productos) y de %V (Porcentaje de incre-
mento de las ventas) para distintos valores e r (relacin entre el coste de productos y la cifra
de ventas) y m (proporcin entre los costes fijos y la cifra de ventas), en el caso de una
disminucin del 2% en el coste de los productos:

% entre los costes fijos y la cifra de ventas Relacin entre el coste y la cifra de ventas
(m) 30 % 50 % 70 % 90 %

3 % 20 % 33,3 % 46,7 % 60 %
5 % 12 % 20 % 28 % 36 %
7 % 8,6 % 14,3 % 20 % 25,7 %
9 % 6,7% 11,1% 15,6% 20%
11% 5,4% 9,1% 12,7% 16,4%
13% 4,6% 7,7% 10,8% 13,8%
15% 4% 6,7% 9,3& 12%

Una pequea disminucin del coste de productos, genera beneficios ms importantes para
la empresa que incrementos iguales de la cifra de ventas.

Nota de inters
Si tenemos un 3% de m y r es igual al 30%, ante una disminucin del 2% en el coste de productos,
tendramos que incrementar la cifra de ventas en un 20% para obtener el mismo beneficio.

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EJEMPLO Importancia de la gestin de compras en la empresa

Una empresa dedicada al sector de distribucin comercial de alimentacin se encuentra que este
ao ha conseguido por una buena gestin en el proceso de negociacin de la compra una
disminucin en su coste medio de la compra de sus productos del 2%,
sabiendo que el coste medio de los productos (relacin entre el coste de los productos y la cifra
de ventas) es del 83% y que su margen medio sobre ventas antes de impuestos es del (Proporcin
entre los costes fijos y la cifra de ventas) 17%.

Indicar qu porcentaje deberan aumentar las ventas de esta empresa para conseguir el mismo
impacto sobre el beneficio que la disminucin conseguida en el coste de los productos.

%V = r/m X %C
%V = 0,83/0,17 X 0,02 = 9,76%

En principio parece ms fcil establecer una disminucin del 2% en el coste de compra de produc-
tos, que conseguir un incremento del 9,76% de las ventas, manteniendo el resto de condiciones de
la empresa de manera similar.

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

El servicio de compras deber estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y
racionalizar al mximo las tareas que deben realizarse a fin de conseguir la mejor gestin al
mnimo coste posible.

Para organizar este servicio debemos conocer:

1. Las operaciones que deben realizarse
(bsqueda de empresa proveedoras, negociacin, etc.)
2.Los documentos que intervienen en cada operacin.
3.La conexin con los dems departamentos de la empresa.
4.Las operaciones que el departamento de compras debe realizar, las podemos
agrupar en las dos actividades:

Actividad Funcional
Es ejercida en el interior de la empresa.
No proporciona ningn poder de decisin a la compradora/or.
Es un servicio de asesoramiento y asistencia al resto de
departamentos de la empresa.

Por ejemplo: La actividad funcional se desarrolla cuando los compradores
deben informar a ventas, produccin, etc. de las novedades de productos
que encuentran en el mercado.

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Actividad Operacional

Es ejercida hacia el exterior de la empresa.

La persona encargada de las compras acta con las atribuciones y
responsabilidad que le han sido conferidas para tratar y negociar, en
nombre de la empresa, los asuntos que le han sido confiados.

Por ejemplo: Solicitar a las empresas proveedoras presupuestos, negociar
condiciones de pago, etc.

La conexin de compras con otras reas o departamentos de la empresa vendr marcada

por los factores que aparecen en el cuadro que sealamos a continuacin.

Los documentos se tendrn que disear para que recojan las informaciones que necesitan
intercambiarse entre los distintos departamentos:

informes..................................................................................... D. General
Productos, proveedores, precios,
caractersticas tcnicas.............................................................. O. Tcnica
Programacin, previsin,
necesidades............................................................................... Comercial
Programacin necesidades,
plazos, calidad, disponibilidad................................................... Produccin

COMPRAS Contratos y pedidos................................................................... Asesora legal
Presupuestos, costes, plazos pago,
compromiso pago...................................................................... Finanzas
Ajustes y modificaciones facturas.............................................. Administracin
Condiciones tcnicas y de suministro
pruebas y ensayos; fallos y errores............................................ Calidad
Pedidos emitidos y recibidos...................................................... Almacn

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

CONCEPTO BSICO
La organizacin del departamento de compras deber permitir alcanzar los objetivos
marcados por la empresa, entre los que podemos destacar:

Conseguir los mnimos costes de adquisicin.

Mantener el nivel de calidad definido.
Mantener la continuidad del abastecimiento.

Nota de inters
Las responsabilidades que tiene el departamento o persona que realiza las compras en la empresa
son las siguientes:
Recibir a las empresas proveedoras.
Seleccionar a la empresa proveedora, a la cual se le va a realizar el pedido.
Pedir ofertas y negociar con las empresas proveedoras.
Analizar cantidades necesarias y solicitarlas a las empresas proveedoras.
Vigilar la cumplimentacin de las fechas de entrega y de todos los acuerdos y condiciones
establecidas con las empresas proveedoras.
Controlar los rechazos de la mercanca.

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CONCEPTO BSICO
La organizacin y definicin clara de objetivos en el proceso de compra en una empresa
es muy importante. Para ello establecemos de forma resumida tres funciones que tiene
que realizar el departamento:

Organizacin Establecer criterios de funcionamiento a seguir en el

proceso de compra.

Previsin Ir por delante de las necesidades tanto de nuevos productos como

de cantidades para as poder prestar un adecuado servicio a los clientes.

Control Analizar que las empresas proveedoras traen adecuadamente la

mercanca, as como las cantidades solicitadas, comprobando tambin que
cumplen todas las condiciones econmicas que se haban acordado.

2. Caractersticas de los productos

Las caractersticas ms importantes del producto que tienen influencia en la

estrategia de compra son los atributos del producto (calidades), las condicio-
nes de entrega de la empresa proveedora (plazo, etc.) y los diferentes
sistemas de agrupacin que el mismo pueda presentar (como por ejemplo
unidades que lleva la caja, cajas que lleva cada pal, etc.).

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

En el proceso de determinacin de estas condiciones del producto el departamento de

compras debe tener en cuenta las siguientes:

Plazo de entrega Tambin denominado tiempo de espera es aquel que transcurre desde que se
lanza una orden de pedido a la empresa proveedora hasta que sta se recibe el producto en el
almacn de mi empresa.

Mnimo de pedido Cantidad mnima que la empresa proveedora nos obliga a solicitarle en cada
uno de los pedidos que le realicemos, puede venir dada a nivel artculo o en funcin del conjunto de
artculos que trabajamos con la empresa proveedora.

Cdigo de barras El departamento de compras deber solicitar este dato a la empresa proveedora,
sobre todo en aquellos casos que tengamos alguna operacin automatizada con lectores de cdigos
de barras.

Unidades/ embalaje Nmero de unidades, kilos, etc. que conforman el embalaje de la empresa
proveedora.

Unidades/ subembalaje Nmero de unidades, kilos, etc. que conforman el subembalaje o fraccin
de la empresa proveedora.

Embalajes/ Pal Nmero de embalajes de la empresa proveedora que conforman el pallet

considerado ste como el elemento habitual de transporte de mercancas.

Peso del Pal Nmero de kilos que suman el total de embalajes que conforman el pallet de
servicio de la empresa proveedora.

Medidas del Pal La mayor parte de empresas utilizan el europallet (0,80 x 1,20).
Nos interesa adems conocer la altura del pallet que vamos a recibir de nuestra empresa proveedora.

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Otros factores que el departamento de compras deber tener en cuenta de cara al

establecimiento de las condiciones de compra son los siguientes:

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

Un producto no genera su mximo volumen de ventas inmediatamente despus de

ser introducido en el mercado, ni mantiene ese volumen de ventas de forma indefinida.
Normalmente el volumen de ventas pasa por cuatro etapas:

Introduccin En esta etapa la estrategia est marcada por la prudencia, comprando

y almacenando de forma restringida.

Crecimiento Si el producto tiene buena aceptacin las ventas

aumentan rpidamente. En esta etapa la planificacin de compras es difcil, quedando
en gran medida bajo control manual al no existir
informacin vlida sobre las ventas pasadas.

Madurez Aumento lento de ventas e incluso estabilizacin, en este caso aplicamos

estrategias de compras para mantener la disponibilidad del producto en nuestros
almacenes.

Declive En este caso para mantener un criterio de compras eficiente es necesario

ajustar las condiciones de compra, buscando la posibilidad de realizar la devolucin de
los productos a la empresa proveedora en el momento que ya no los utilicemos, o no
se vendan.

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ANLISIS ABC. El concepto de la curva 80-20 se deriva de la observacin del

comportamiento de los productos de muchas empresas (Observaciones en las que
el grueso de las ventas eran generadas por unos pocos productos de su gama) y
a partir del principio conocido como Ley de Pareto.

Anlisis ABC

El anlisis ABC significa que el 80% de las ventas de la empresa son

generadas por el 20% de sus productos, el 15% de las ventas por el 30% de los
productos y el 5% de las ventas por el 50% de los productos.
Aunque no en todas las empresas se da de forma exacta la relacin 80/20, lo
que si suele ser cierto es la desproporcin entre las ventas y el nmero de
productos que las generan.

Este criterio ABC adems de utilizarlo para clasificar los productos en funcin
de su venta en pesetas, nos sirve para realizar una clasificacin de los produc-
tos por otros criterios (costes, mrgenes, espacio en almacn, cajas, etc.)

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 Conceptos bsicos del proceso de compra

CONCEPTO BSICO
Para realizar el anlisis ABC debemos realizar los siguientes pasos:

Ordenar los artculos, de mayor a menor, en funcin del criterio con el que
queramos realizar el clculo (ventas, compras, margen, etc.)

Calcular el % que representa el criterio escogido frente al total de la empresa.

Tambin podramos acumular dichos porcentajes.

Realizar la separacin por tramos en funcin del criterio 80% artculos A, 15%
artculos B, 5% artculos C.

La consecuencia es que no todos los

productos deben recibir el mismo
tratamiento ni en el proceso de
compra ni en el de almacenaje.

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EJEMPLO ABC de productos

En la siguiente tabla se recoge una relacin ordenada y valorada de los artculos comprados por
una empresa.

Realice una clasificacin ABC de estos artculos:

REFERENCIA ARTCULO VOLUMEN DE COMPRAS ANUAL

P005 106
P012 98
P013 13.437
P015 1.929
P027 8.286
P032 412
P045 2.828
P051 763
P066 550
P102 1.255

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SOLUCIN ABC de productos

En primer lugar ordenamos todos los artculos de forma decreciente y calculamos el acumulado.

REFERENCIA COMPRAS ACUMULADO % CLASIFICACIN

ARTCULO AO

P013 13.437 13.437 45,15% A

P027 8.286 21.633 28,03% A
P045 2.828 24.461 9,56% B
P015 1.929 26.390 6,53% B
P102 1.255 27.645 4,24% B
P051 763 28.408 2,58% C
P066 550 28.958 1,86% C
P032 412 29.370 1,34% C
P005 106 29.476 0,35% C
P012 98 29.564 0,31% C
29.564 100%

Definimos como artculos A el 20% de los mismos, como artculos B el 30% y como artculos C el 50%.

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3. Funciones del comprador

El conjunto de funciones asignadas a un Jefe de Compras pueden agruparse en:

Funciones directivas
Buscar la empresa proveedora que es capaz de proporcionar la calidad, precios y
servicios adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa.
Seleccionar y evaluar las mejores fuentes de suministro.
Mantener las relaciones con el resto de servicios y departamentos de la empresa.
Dirigir a su equipo, para conseguir los objetivos marcados al departamento.

Funciones organizativas
Organizar los trabajos de su departamento a fin de que sean efectuados de forma
eficiente y eficaz.
Sealar los objetivos a conseguir en cada periodo y los medios disponibles para
conseguirlos.
Orientar y responsabilizar al personal bajo su mando para que se negocie con las
empresas proveedoras bajo las normas de tica y cordialidad establecidas por la
empresa.

Funciones de control
Realizar una evaluacin constante de las empresas proveedoras. Informando a la
direccin sobre los cambios en su capacidad o comportamiento que puedan afectar
a la calidad, precios o continuidad del servicio.
Controlar el cumplimiento de fechas de entrega por parte de los proveedores.
Controlar peridicamente el grado de consecucin de los objetivos marcados,
aplicando las acciones correctoras adecuadas.

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Nota de inters
Los compradores tienen diferentes responsabilidades:

Comercial
Realizar el contacto comercial con las empresas proveedoras, tanto actuales como potenciales.
Descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento.
Mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas.

Tcnica
Conocer con detalle las caractersticas y variedades de las mercancas a comprar, para
seleccionar a las empresas proveedoras.
Proponer alternativas vlidas a las empresas proveedoras actuales.

Administrativas
Organizar las operaciones y procedimientos necesarios para la ejecucin de las fases de la compra
y gestionar con eficacia este servicio.

Econmica Financiera
Reducir los costes de las compras y de sus procesos operativos.

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