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Unidad VI 1 “FUNDAMENTOS DE PROGRAMACION DE PROYECTOS”
Unidad VI
1
“FUNDAMENTOS DE
PROGRAMACION DE
PROYECTOS”
2 AGENDA DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROYECTO ETAPAS DE UN PROYECTO
2
AGENDA
DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROYECTO
ETAPAS DE UN PROYECTO
3 DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROYECTO ¿Qué es un proyecto? Esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con
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DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROYECTO
¿Qué es un proyecto?
Esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con
un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados
para lograr un objetivo deseado.
Un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante un
tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge en
base a una necesidad, acorde con la visión de la organización,
aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto
finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la
necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles.
Los dos elementos básicos que incluyen estas definiciones de
proyecto son: las actividades y los recursos.
¿QUÉ ES UN PROYECTO? • • • Tiene un Objetivo bien identificado. Serie tareas o actividades
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Tiene un Objetivo bien identificado.
Serie tareas o actividades dependientes.
Cada actividad tiene periodo de duración.
Se puede identificar actividades que son prerrequisitos
para iniciar otras actividades.
Es único.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).
DEFINIR EL PROYECTO.
DEFINIR EL PROYECTO.
¿QUÉ NO ES UN PROYECTO? • Operaciones en curso: • • No tienen un fin. Producen
¿QUÉ NO ES UN PROYECTO?
Operaciones en curso:
No tienen un fin.
Producen productos similares o idénticos.
Ejemplos:
Una compañía de seguros procesa miles de reclamos
al día.
Un caJero atiende a 100 clientes por día.
Planta de automóviles produce miles de vehículos,
del mismo modelo y con opciones limitadas.
Las Actividades: son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido
Las Actividades: son las tareas que deben ejecutarse
para llegar en conjunto a un fin preestablecido
(objetivo deseado); por ejemplo: recopilar
información; realizar diagnósticos; confeccionar un
diseño global de un procedimiento, programar,
escribir manuales de procedimiento, etc.
Un aspecto fundamental en
todo
proyecto
es
el
orden en el cual se realizan las actividades. Y para
determinar la secuencia lógica de las actividades se
debe establecer el método, el tiempo y el costo de
cada operación.
Los Recursos: son los elementos utilizados para poder
realizar la ejecución de cada una de las tareas; como
por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas
operativos), programas de aplicación, discos de
almacenamiento, energía, servicios, inversiones de
capital, personal, información, dinero y tiempo, etc.
8 Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:
8
Pero independientemente de su complejidad,
característicamente todo proyecto reúne la mayoría de
los siguientes criterios:
• Tener un principio y un fin
• Tener un calendario definido de
ejecución
• Plantearse de una sola vez
• Constar de una sucesión de actividades o
de fases
• Agrupar personas en función de las
necesidades específicas de cada actividad
• Contar con los recursos necesarios para
desenvolver las actividades
Gestión de Proyectos. 9 Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades
Gestión de Proyectos.
9
Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto
para satisfacer los requisitos del proyecto.
¿Qué es un proyecto informático?
De la definición de proyectos, vista anteriormente,
podemos aplicarla a los proyectos informáticos; y decir
que:
un proyecto informático es un sistema de cursos de
acción simultáneos y/o secuenciales que incluye
personas, equipamientos de hardware, software y
comunicaciones, enfocados en obtener uno o más
resultados deseables sobre un sistema de información.
El inicio de un proyecto informático generalmente está
dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios.
Y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos
Y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos
de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Información
según sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de
Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas
Expertos.
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11 Resumen. El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en
11
Resumen.
El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un
programa calendario en el cual los recursos, que siempre son
limitados, se asignen
económicamente óptima.
a
cada
una
de
las actividades en
forma
Para lograr este trabajo utilizaremos un programa dirigido a la
programación de proyectos MS Project 2016.
Es importante mencionar que este programa es uno de muchos
que existen para la programación de proyectos, y por el lado del
software
Open Source
su equivalente es un programa llamado
“Open Proj”.
12 ETAPAS DE UN PROYECTO Desde un punto de vista general puede considerarse que todo proyecto
12
ETAPAS DE UN PROYECTO
Desde un punto de vista general puede considerarse que todo
proyecto tiene tres grandes etapas:
-
Fase de planificación
-
Fase de ejecución
-
Fase de entrega o puesta
en marcha
13 Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las
13
Fase de planificación.
Se trata de establecer
cómo el equipo de trabajo
deberá satisfacer las
restricciones
de
prestaciones, planificación
temporal y costo.
Una planificación detallada
da consistencia al proyecto
y evita sorpresas que
nunca son bien recibidas.
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Planificación • Fijar objetivos generales y asignar recursos • Programación • • •
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Planificación
Fijar objetivos generales y asignar recursos
Programación
Especificar actividades,
estimar su duración,
asignar recursos a cada una,
determinar relaciones de precedencia.
Control
Supervisión, seguimiento
15 Fase de Ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente
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Fase de Ejecución.
Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la
realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra
de que se trate.
Responde, ante todo, a las características
técnicas específicas de cada tipo de
proyecto y supone poner en juego y
gestionar los recursos en la forma
adecuada para desarrollar
cuestión.
la
obra
en
Cada tipo de proyecto responde en este
punto a su tecnología propia, que
generalmente bien conocida por los
es
técnicos en la materia.
16 Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está
16
Fase de entrega o puesta en marcha.
Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo
predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en
marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y
responde a las especificaciones en su momento aprobadas.
Esta fase es también muy importante no
sólo por representar la culminación de
la
operación sino por las dificultades
que
suele
presentar
en
la
práctica,
alargándose excesivamente y
provocando
retrasos
y
costos
imprevistos.
A estas tres etapas se pueden añadir
otras dos:
Fase de Iniciación y Fase de Control.
17 Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para
17
Fase de iniciación.
Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos
necesarios para su ejecución. Las características del proyecto
implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la
preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia
para la buena marcha del proyecto y que deberá ser
especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del
mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias
que, junto con una buena etapa de planificación, algunas
personas tienden a menospreciar.
Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando
cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las
acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el
liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos,
subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su
trabajo de forma efectiva y a tiempo.
18 Gráficamente podemos plantear la secuencia de las etapas de un proyecto así: Fase de Iniciación
18
Gráficamente podemos plantear la secuencia de las etapas de un proyecto así:
Fase de
Iniciación
Fase de
planificación
Fase de
ejecución
Fase de puesta en
marcha
Fase de
Control
19 Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
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Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
20 Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos
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Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características
bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de
proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa
de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de
acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta
al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con
otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no
se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse
comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser
gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter
prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato
paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y,
con una perspectiva más amplia, condición esencial para la
supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia
del perfil comercial en el apartado de oferta.
21 Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas, podemos ver la diferencia entre los tipos
21
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas, podemos ver la
diferencia entre los tipos de proyectos: Internos y Externos.
22 Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la
22
Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución
del resultado final depende de la realización armónica del conjunto
de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y
humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases
que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las
mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a
emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo
de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una
experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la
práctica suelen aparecer.
23 TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN DE PROYECTO Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas
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TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN DE PROYECTO
Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas a
realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y el orden de
ejecución de las mismas, mientras que las técnicas de programación
tratan de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar
las relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el
calendario o los instantes de tiempo en que debe realizarse cada
una. La programación debe ser coherente con los objetivos
perseguidos y respetar las restricciones existentes (recursos, costes,
cargas de trabajo, etc
...
).
24 La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo aproximado, los instantes de inicio
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La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo aproximado, los
instantes de inicio y terminación de cada actividad. Algunas actividades
pueden tener holgura y otras son las actividades críticas (fijas en el
tiempo).
PASOS:
Construir un diagrama de tiempos (instantes de comienzo y holgura de
las actividades).
Establecer los tiempos de cada actividad.
• Analizar los costes del proyecto y ajustar las holguras (proyecto de
coste mínimo).
RESULTADOS:
Disponer de un diagrama de tiempos.
Conocer actividades críticas y determinar la necesidad de recursos.
25 Según los resultados que deseemos conocer, podemos hacer uso de unas determinadas herramientas o de
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Según los resultados que deseemos conocer, podemos hacer uso de unas
determinadas herramientas o de otras. En el siguiente cuadro se muestran
todas ellas, que pasamos a comentar a continuación: