UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA

CENTRO DE CINCIAS AGRRIAS

DISCIPLINA: INFORMTICA
PROFESSORA: MRCIA VERNICA COSTA MIRANDA

ACCESS
2007

1
 Areia PB
Agosto/ 2012

Sumrio:

Ttulo
Pgina

Introduo
---------------------------------------------------------------------------------------------
------ 3

1. O que so banco de
dados?----------------------------------------------------------------------- 4

2. Como funciona um banco de dados?

----------------------------------------------------------- 4

3. Estrutura de um banco de dados

---------------------------------------------------------------- 4

Tabelas
-------------------------------------------------------------------------------------
-------- 4
Formulrios
-----------------------------------------------------------------------------------
4
Relatrios
-------------------------------------------------------------------------------------
-------- 5

4.
Consultas-------------------------------------------------------------------------------
-------------- 6

5. A tela inicial do
Access---------------------------------------------------------------------------------
7

6. Criando um banco de dados

--------------------------------------------------------------------------- 7

2
7. Criando uma
tabela---------------------------------------------------------------------------------
9

Tipos de

dados-----------------------------------------------------------------------------

----- 10

8. A Chave

Primria---------------------------------------------------------------------------------

---------- 12

9. Criao de um

Formulrio------------------------------------------------------------------------------

-- 12

3
10. Criao de

relatrios-------------------------------------------------------------------------------

------ 14Introduo

As bases de dados geralmente gerem os dados mais valiosos de uma

empresa: os nmeros, palavras e imagens que compem as suas finanas,
clientes e fornecedores, inventrios e informaes sobre pedidos. Um
sistema de gesto de bases de dados pobre pode at descontrolar este
conjunto valioso, a ponto de causar atrasos, perder ou trocar pedidos e, pior
de tudo, danificar ou perder informaes.

No mercado existem softwares que facilitam a organizao de dados

de uma farmcia por exemplo. Dentre eles pode-se destacar o Access 2007.
O Access 2007 o programa de banco de dados que faz parte do pacote
de escritrio Office 2007, da Microsoft. Com o software, o usurio pode criar
diversas aplicaes, como um pequeno controle de estoque, lista de livros,
cadastro de clientes, registros de aulas, entre outros

O Microsoft Access , ento, um sistema de Gesto de Bases de

Dados Relacionais em ambiente grfico, o que significa que a organizao e
gesto dos dados maximizada atravs das caractersticas do Windows,
pelo que o utilizador consegue visualizar, aceder e trabalhar os dados, de
uma forma mais simples e direta. Neste tutorial, voc ter instrues
bsicas para criar e usar tabelas, formulrios, gerar consultas e relatrios no
Access 2007.

4
 1. O que so bancos de dados?
Um banco de dados um conjunto de informaes de determinado
assunto ou objetivo, como encontrar pedidos de clientes ou gerar e
dar manuteno uma coleo musical. Um arquivo de metal ou uma
biblioteca so exemplos de bancos de dados. Se o seu banco de
dados no est armazenado em um computador, ou se apenas partes
dele estiverem no computador, provavelmente voc estar
trabalhando com informaes de diversas fontes que voc mesmo
precisar coordenar e organizar. Com a Microsoft Access, voc pode
gerenciar todas as informaes em um nico arquivo de banco de
dados.

2. Como funciona um banco de Dados?

No Access o banco de dados funciona como um recipiente onde
voc vai colocar suas informaes. Para guardar as informaes voc
usa as tabelas. Ento dentro do banco de dados voc cria tabelas
com informaes sobre os itens que deseja gerenciar. Assim voc
pode criar tabelas para clientes, produtos, pedidos, etc.. e colocar
todas elas dentro do banco de dados. Primeiro voc cria o banco de
dados e depois as tabelas. assim que o Access trabalha com as
informaes.

3. Estrutura de um banco de dados

Antes de efetuarmos a construo de um Banco de Dados

eletrnico, necessrio o planejamento de sua finalidade, bem como
suas caractersticas. Isso implica total e indispensvel cincia sobre a
estrutura de seus elementos (objetos) que o compem. Estes objetos
so tabelas, formulrios, consultas, relatrios pginas da Web, macros
e mdulos. Evidentemente, um Banco de Dados no necessariamente
precisa apresentar todos esses objetos, mas como j foi dito
trabalharemos nesta apostila apenas com a criao de tabelas,
formulrios e relatrios.

5
 Os diversos elementos de um Banco de Dados do Access.

Tabelas

Uma tabela um objeto principal e indispensvel a qualquer

Banco de dados no Access. uma coleo de dados sobre um tpico
especfico, como produtos ou fornecedores, por exemplo. Usar uma
tabela separada para cada tpico significa que voc armazena aquele
dado apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficiente
e reduz erros de entrada de dados. Tabelas organizam os dados em
colunas (campos) e linhas (registros). De todos os objetos, este o
nico obrigatrio. A partir da tabela, so gerados os demais objetos
em um Banco de Dados.

Exemplo de uma tabela

Formulrios

A funo primordial de formulrios em um Banco de Dados

torn-lo mais interativo e amigvel ao usurio. Como vimos, os dados
so introduzidos no Banco de Dados por meio de tabelas. Suas clulas

6
exibem o contedo em uma nica linha. Considerando um cadastro
de clientes de uma grande empresa, provavelmente teramos
milhares de registros cadastrados, tornando a localizao de dados na
tabela demasiadamente demorada e complicada. To complicada e
demorada tambm seria a insero de dados em uma tabela com
grande quantidade de linhas.

Por meio dos formulrios do Access, possvel executar a

criao de uma interface, por exemplo, para a visualizao de um
registro por sua vez, permitindo maior organizao e visualizao de
dados.

Exemplo de um formulrio

Relatrios

uma maneira eficaz de apresentar seus dados em um formato

impresso. Como voc tem controle sobre o tamanho e a aparncia de
todos os elementos de um relatrio, possvel exibir as informaes
da maneira como deseja v-las. Se o formulrio a melhor maneira
de entrar com dados, o relatrio a melhor maneira de imprimir
informaes. Os relatrios do Access possuem muitos recursos tais
como preenchimento de etiquetas, envelopes e interao com o Word
em uma mala direta.

7
 Exemplo de um relatrio

4. Consultas

As consultas so utilizadas para visualizar, alterar e analisar

dados de diferentes maneiras. Tambm podemos utiliz-las como
origem de registros para formulrios e relatrios. Existem vrios tipos
de consultas:

Consulta de seleo: Realiza a busca pelos dados solicitados

em uma ou mais tabelas. Exibe o resultado em uma folha de
dados onde possvel alterar e atualizar registros, com
restries.

Consulta de ao: Permite a execuo de determinadas

operaes nos registros, satisfazendo critrios
predeterminados. As consultas de ao so subdividas em
quatro tipos diferentes:

Consulta de excluso: Em uma tabela, exclui todos os

registros correspondentes a critrios predefinidos. A excluso
executada em registros internos e no apenas em campos.

Consulta de atualizao: Permite a atualizao de registros

em uma tabela.

Consulta de acrscimo: Permite a incluso em uma ou mais

tabelas de registros provenientes de uma ou mais tabelas.

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 Consulta de criao de tabela: Resultados obtidos na busca
em outras tabelas so armazenados em uma nova tabela no
arquivo BD aberto ou em outro BD.

Consulta com referncias cruzadas: Possibilita a realizao

de clculos de totais e a reorganizao dos dados para anlises.
Os dados so exibidos na interseo de linhas e colunas e as
operaes permitidas so soma mdia, clculo do maior e
menor valor. Ao contrrio das consultas de seleo, os dados
so apresentados em planilhas de clculos, como as do
Microsoft Excel.

Consulta com parmetros: Um valor dever ser entrado em

determinado campo. A busca ser realizada, baseada no valor
inserido. Para isso, podem ser criadas caixas de dilogo para a
insero do valor pelo usurio. Este informar o tipo de valor que
dever ser inserido. As consultas podem ser criadas com um
assistente ou a partir do zero no modo Estrutura da consulta.

Iniciando o Assistente de Consulta

5. A tela inicial do Access

Na Figura 1.1, temos a disposio da tela inicial do programa e

a descrio de seus componentes.

9
 Figura 1.1: O ponto de partida ao Access: diferentes categorias de modelos e
suas descries.

6. Criando um banco de dados

Aps abrir o Access clicamos em Banco de dados em branco como

mostra a figura abaixo.

Figura 1.2: Banco de Dados em Branco, no painel central da tela inicial.

Do lado direito do Access aparecer um componente que nos

permite escolher o nome e onde ser gravado o arquivo do Banco de
Dados que gerado pelo Access.

10
 Figura 1.3: Ser aberta uma seo descritiva sobre o banco de dados com um
campo para definio de seu nome.

Figura 1.4: Para especificar o local onde o banco de dos ser salvo clique sobre
o boto do cone da pasta.

Quando clicamos no cone da pasta onde ser salvo o banco de

dados aparecer uma janela com o local que ser salvo, mas a pasta
padro para armazenamento de arquivos produzidos no Access e nos
demais programas do Office se encontra em Documentos. Aqui batizei
o arquivo de Pases.

11
Figura 1.5: Ao clicar sobre o boto Criar finalmente o arquivo de banco de dados
ser gerado no local especificado na caixa Novo arquivo do banco de dados.

7. Criando uma tabela

Aps clicar sobre a opo que requerer a especificao para o

salvamento do banco de dados, o Access lhe apresentar uma tabela.

Figura 1.6: Veja que por definio padro ele j criou uma tabela chamada Tabela1.

12
Figura 1.7: Em seguida clique na aba Modo de Exibio e escolha a opo Modo
Design.

Como se trata de um objeto no banco de dados, uma tabela

dever ser salva aps sua confeco ou alterao de seus dados.

Figura 1.8: Digite o nome da tabela e clique em OK.

Figura 1.9: Criao de Tabela via Modo Design.

Agora voc pode criar os campos para esta tabela de acordo

com as propriedades abaixo:

Nome do Campo Tipo de Dados Descrio

CdigoPas Numerao
Automtica

Nomedo Pas Texto

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Continente Texto

Habitantes Nmero

FormadeGoverno Texto

HoraBraslia Texto

Capital Texto

Tipo de Dados

o tipo de informao que o campo poder receber. possvel

definir que um campo aceite somente nmeros (por exemplo,
nmeros de CPF) e que outro aceite apenas formatos de data e hora.
A tabela a seguir lista todos os tipos de dados aceitos pelo Access e
suas respectivas descries:

Tipo Descrio

Texto At 255 caracteres alfanumricos

Memorando At 65535 caracteres alfanumricos

Valores numricos com diversas formas de

Nmero exibio (byte, inteiro, inteiro longo, simples
etc.).

Data/Hora Data e horas a partir do ano 100 at 9999

Unidade Monetria Valores em moeda com quatro casas decimais

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Numerao Nmero seqencial incrementado
Automtica automaticamente.

Um valor que aceita apenas as alternativas

Sim/No
Verdadeiro ou Falso.

Um objeto externo inserido no banco de dados

Objeto OLE
(documento do Word, planilhas do Excel etc).

Um caminho para um arquivo ou endereo de

Hyperlink
pgina HTML.

permite a associao de qualquer tipo de

ficheiros suportados pelo Windows, tais com
Anexo folha de clculo ou documentos, de forma
flexvel, semelhante a anexar ficheiros a uma
mensagem de e-mail;

Assistente de Permite criar uma lista na qual seja possvel

pesquisa selecionar um valor para cada registro.

Figura 1.10: Depois de digitar os campos, clique novamente na aba Modo de

Exibio na opo Modo de Exibio Folha de Dados.

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 Lembrando que sempre que houver a opo salvar tabela clique
em Sim.

Figura 1.11: Salvando a Tabela.

Figura 1.12: Modo de Exibio Folha de Dados.

Agora insira os dados abaixo na sua tabela criada:

CdigoP Nomedo Continent Habitant FormadeGove HoraBras Capital

as Pas e es rno lia

Brasil Amrica 1644000 Repblica -3h em Braslia

1 do Sul 00

16
 relao
Presidenciali a
sta Greenwi
ch

Repblica
Helsinq
Finlndia Europa 5100000 Parlamentari +5h
2 ue
sta

Repblica
1234300
China sia Parlamentari +11h Pequim
3 000
sta

Repblica
6420000
Egito frica Parlamentari +5h Cairo
4 0
sta

Repblica
Argentin Amrica 3500000 a Buenos
Presidenciali
5 a do Sul 0 mesma Aires
sta

Assim voc ter a tabela como mostrado abaixo:

Figura 1.13: Tabela de um Banco de Dados.

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 8. A Chave Primria

Cada tabela da base de dados dever ter um campo ou um

conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registro
armazenado na tabela. O campo em questo denomina-se chave
primria.
Uma chave primria de uma tabela um campo ou conjunto de
campos da tabela que constitui um identificador exclusivo para cada
linha.
Numa base de dados relacional tal como no Access 2007, os dados
encontram-se divididos em tabelas separadas por assuntos ou
categorias de informao, sendo possvel estabelecer relaes entre
tabelas atravs dos campos das chaves primrias.
Por exemplo, um campo Cdigo de Cliente na tabela Clientes pode
ser apresentado na tabela Servios. Na tabela Clientes, trata-se da
chave primria, enquanto na tabela Servios, denomina-se de chave
externa.

9. Criao de um Formulrio

Como j foi dito, com as tabelas pode-se criar qualquer outro

objeto no Access. Nesta apostila criaremos um formulrio a partir da
Tabela Pases j criada.

Clique na guia Criar na opo Formulrio, como mostra a Figura

1.14:

Figura 1.14: Criando um Formulrio.

18
 Pronto, o formulrio encontra-se gerado pelo Access:

Figura 1.15: Formulrio automaticamente gerado aps clique no boto

correspondente.

Para Modifica a estrutura visual do formulrio clique na aba

Modo de Exibio - Modo Design, mostrado na Figura 1.16:

Figura 1.16: escolha a opo Modo Design.

No Modo Design voc encontrar opes para mudar a cor, a

fonte, o tamanho da fonte, dentre outras opes. Agora basta

19
selecionar os campos com a tecla Shift e fazer as alteraes
necessrias:

Figura 1.17: Selecionando os campos.

Para visualizar as modificaes feitas no seu formulrio clique

novamente na aba Modo de Exibio Modo Formulrio:

Figura 1.18: Opo Modo Formulrio.

20
 Figura 1.19: Aparncia do formulrio modificada.

10. Criao de Relatrios

Para criar um Relatrio clique na guia Criar e escolha a opo

Relatrio

Figura 1.20: Criando o Relatrio.

O Access lhe mostrar automaticamente o relatrio e para

modificar a sua estrutura clique em Modo de Exibio Modo Design

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 Figura 1.21: Opo Modo Design.

Assim como no Formulrio o relatrio tambm apresenta as

opes para modificar fonte, cor; basta selecionar os campos desejados
com a tecla Shift.

Figura 1.22: Campos selecionados.

Para visualizar as modificaes realizadas, clique na aba Modo

de Exibio Modo de Exibio de Relatrios.

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Figura 1.23: Opo Modo de Exibio de Relatrio.

Figura 1.24: Seu Relatrio est pronto.

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