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Acompaamos el crecimiento organizacional,

previniendo riesgos
AUDITORA AL
SISTEMA DE GESTIN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
SG - SST
CONTENIDO
Fundamento y Estructura del SG - SST
1.

Formacin y Tcnicas para Auditoras Internas


2.

Requisitos de Organizacin y Planificacin del SG - SST


3.

Requisitos de Aplicacin del SG SST


4.

Requisitos de Verificacin y Mejora del SG-SST


6

Prctica de Auditora
7.
FORMACIN Y TCNICAS PARA AUDITORIA
INTERNA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG - SST
CONTENIDO

Auditora de cumplimiento del SG-SST


1.

ISO 19011: 2011


2.

Requisitos Mnimos de Calidad en Riesgos Laborales


3.
POLTICA DE SEGURIDAD
Y SALUD EN EL TRABAJO -
SST

PLANIFICACIN ORGANIZACIN
Prioridades en SST Obligaciones y
Diseo de Matriz de Peligro responsabilidades
Diseo de Matriz de Requisitos Legales Capacitacin
Definicin de Objetivos del SG-SST Documentacin
Diseo del Plan de Trabajo Anual
Diseo de Indicadores para evaluar el SG
Comunicacin
Definicin de los recursos del SG-SST

PLANIFICAR APLICACIN
REVISIN Gestin de los peligros y
riesgos
Acciones
ACTUAR HACER Prevencin, preparacin y
preventivas y respuesta ante emergencias
correctivas Gestin del cambio
Mejora continua VERIFICAR Adquisiciones
Contrataciones

VERIFICACIN
Auditora cumplimiento del SG-SST
Revisin por la alta direccin
Investigacin de incidentes, accidentes
de trabajo y enfermedades laborales
Auditora de
Cumplimiento del Definir la idoneidad del auditor
Alcance de la auditora
SG-SST. Periodicidad
El empleador debe realizar una Metodologa
auditora anual, la cual ser Presentacin de informes
planificada con la participacin Resultados de auditoras previas
del COPASST o Viga. Si la auditora se realiza con personal
interno, debe ser independiente a la
El programa de auditora debe actividad, rea o proceso objeto de
comprender entre otros: verificacin
Los auditores no deben auditar su
propio trabajo
Los resultados de la auditora deben
ser comunicados a los responsables
de adelantar las medidas preventivas,
correctivas o de mejora en la empresa
Auditora de
Cumplimiento del
SG-SST. 1. El cumplimiento de la poltica de SST

2. El resultado de los indicadores de


Alcance: estructura, proceso y resultado

El proceso de auditora, 3. La participacin de los trabajadores


deber abarcar entre otros lo
siguiente: 4. El desarrollo de la responsabilidad y la
obligacin de rendir cuentas

5. El mecanismo de comunicacin del


SG-SST, a los trabajadores

6. La planificacin, desarrollo y aplicacin


del Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST)
Auditora de
Cumplimiento del 7. La gestin del cambio
8. La consideracin de la SST en las
SG-SST. nuevas adquisiciones
Alcance: 9. El alcance y aplicacin SG-SST frente
a los proveedores y contratistas
El proceso de auditora, 10. La supervisin y medicin de los
deber abarcar entre otros lo resultados
siguiente:
11. El proceso de investigacin de
incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, y su efecto
sobre el mejoramiento de la SST
12. El desarrollo del proceso de auditora
13. La evaluacin por parte de la alta
direccin
Programa de Auditora

ISO 19011: 2011


Directrices para la auditora de
Sistemas de Gestin
ESTRUCTURA NTC ISO 19011: 2011

1. ALCANCE
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
4. PRINCIPIOS DE AUDITORA
5. GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA
6. REALIZACIN DE AUDITORA
7. COMPETENCIAS Y EVALUACIN DE LOS
AUDITORES.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
Qu se entiende por auditora?
Situacin real Referencia

Comparar
Lo que se va a Criterio de
auditar auditora

Establecer si hay concordancia

Informar resultado a quien solicita la auditora


Clases de auditora
Segn quien solicite la auditora

TERCERA PARTE
Y
SEGUNDA PARTE
Clases de auditora
Segn quien solicite la auditora

Segunda parte
Primera
parte
Proveedor Organizacin Cliente

Segunda parte

Organismo independiente
Tercera parte
2. Conceptos de auditorias

Tipos de auditorias
4. PRINCIPIOS DE AUDITORA
AUDITORES AUDITORA

Conducta tica Independencia


Presentacin
Ecunime Enfoque basado en
la Evidencia
Debido Cuidado
Profesional
5. GESTIN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORA
CICLO PHVA DEL PROGRAMA
Qu?
Cmo?
Cundo? Establecimiento del Implementacin del
Dnde? programa de auditora programa
Quin?
Con qu? PLANEAR HACER
Para qu?
AJUSTAR VERIFICAR

Seguimiento y Revisin Registros del


del programa para programa
mejorar
Contenido del Programa de Auditora
Funciones y Responsabilidades en
la auditora
Quienes intervienen en la auditora?

Cliente Auditor Auditado

Organizacin Persona con la Organizacin


o persona que competencia que es
solicita una para llevar a auditada
auditoria cabo una
auditoria
Quin es el cliente en la
auditora interna?

La alta direccin?
El representante de la direccin?
El coordinador del sistema de gestin?
Responsables de reas, procesos o resultados
relacionados con el sistema de gestin?
Responsabilidades del
cliente

Definir los criterios de auditora


Asignar recursos
Aprobar modificaciones al programa
Recibir resultados de la auditora como
base para la revisin gerencial
Quin es el auditado en la
auditora interna?
Organizacin
Procesos
NO SE AUDITAN
Prcticas
Procedimientos PERSONAS
Servicios
Resultados
.........
Quin es el auditado en la
auditora interna?

La alta direccin
Responsables por los procesos
Personal con cargos relacionados con el sistema
de gestin:
Equipos de trabajo
Personal administrativo
Personal acadmico
Responsabilidades del
auditado
Informar al personal a cargo que va a participar
en la auditora
Proveer los recursos necesarios
Cooperar con los auditores y suministrar la
informacin requerida
Definir e implementar acciones correctivas y
preventivas
Asegurar la eficacia de las acciones tomadas
Quin es el auditor en la
auditora interna?
Personal de la Personal
entidad Contratado

Competente para llevar a cabo auditoras a sistemas


de gestin
Responsabilidades del
auditor interno
Preparar la auditora

Recolectar y evaluar evidencia

Elaborar informe de auditora

Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando


asi se requiera

Seguir procedimiento definido y cumplir con el


programa de auditora

Realimentar el proceso de auditora


Competencias de los auditores
internos
Conocimientos y
habilidades
especficas en los
SST modelos de Gestin
de la SST

Educacin Experiencia Formacin


Habilidades
Habilidades (Atributos personales)
Verstil: tiene la capacidad de entender y adaptarse a diferentes
situaciones
Tenaz: persistente, enfocado en el logro de objetivos
tico: imparcial, sincero, honesto y discreto
De mentalidad abierta, dispuesto a considerar ideas o puntos de
vista alternativos
Observador, activamente consciente del entorno fsico y las
actividades
Perceptivo, instintivamente consciente y capaz de entender la
situaciones.
Decidido, alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y
razonamiento lgicos
Confianza en si mismo: se expresa y acta con seguridad
Fuente: ISO 19011
5.2 Competencias de los auditores internos
Competencias para la evaluacin de
auditores
Aspecto Requisito

Educacin Tecnlogo

Experiencia Mnimo 1 ao en
actividades tcnicas
Temas especficos
Entrenamiento Modelo de gestin
(Formacin) (16 horas)
Tcnica auditora
(24 horas)
Procedimiento de
auditora (2 horas)
4 actividades de
auditora con
auditor competente
Con qu frecuencia hacer la auditora?

Un ciclo semestral Un ciclo anual

Sistemas jvenes Sistemas maduros


Evaluacin de Riesgos del Programa
Planeacin: Falla para establecer objetivos de auditora relevantes y para
determinar el alcance del programa de auditora
Recursos: No permitir tiempo suficiente para desarrollar el programa o para
llevarlas a cabo
El equipo no tiene la competencia colectiva para llevar a cabo auditoras de
manera efectiva;
Implementacin: comunicacin deficiente del programa de auditora
Rgistros y su control: falla para proteger adecuadamente los registros de
auditora
Monitoreo, revisin y mejora: Sin indicadores para medir los resultados del
programa
PLAN DE LA AUDITORA

ANTES

DURANTE

DESPUS
Desarrollo de Auditora
Reunin de apertura

Con el responsable del tema a auditar y quienes


van a participar en la auditora
Confirmar objeto y alcance
Revisar el plan de auditora y aclarar los detalles
Verificar que los auditados estn disponibles
Clarificar inquietudes
Acordar la reunin de cierre
RECOLECCIN DE
EVIDENCIAS
ENTREVISTA:
Preguntas:
Cerradas o abiertas
Cerradas
suministran informacin
puntual : un responsable,
una fecha, un lugar

SI / NO
abiertas
permiten obtener
descripciones de
procesos o
actividades
En dnde registra la informacin?
Cul procedimiento?
Cerradas
Conoce la poltica?
Cumple la legislacin?

Cmo controla el proceso?


Por qu controla este residuo?
Abiertas
Qu es una no conformidad?
5W / 1H
(who, what, when, where, why, how)
(quin, qu, cundo, dnde, porqu, cmo, cuanto, cual)

generalizar situaciones
establecer similitudes
Otros tipos de pregunta
sondeo
comprobacin
opinin
Sondeo
utilizan
supuestos con
el propsito de
confrontar
Comprobacin
se utilizan para
verificar el grado de
comprensin
Opinin
buscan informacin
sobre opiniones,
creencias, juicios del
auditado
Si le entend bien, lo que
Comprobacin
usted dijo fue ... ?

En caso que se presente


Sondeo un incendio, usted qu
hara ?

Cmo considera usted que


Opinin esta actividad se debera
hacer?
Desarrollo de entrevistas
Tener en cuenta:

Actitud frente al auditado


Estilo social del auditado
Formulacin de preguntas
Desarrollo de entrevistas

Actitud frente al auditado

Evitar dar sorpresas


No emitir opiniones personales
No calificar ni descalificar
Basarse en hechos y datos
Ser claro en las explicaciones
Motivar a la mejora frente a las NC
Desarrollo de entrevistas

Actitud frente al auditado

Respeto
Escucha activa
Cooperacin
Motivacin
Paciencia
Desarrollo de entrevistas
Actitud frente al auditado
Un auditor no es:
Un juez
Un verdugo
El que manda en la auditora

Un auditor es:
Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la
Empresa a mejorar su Sistema de Gestin
Desarrollo de entrevistas

Actitud frente al auditado

Lo equivocado

Detective Usted tiene algo que esconder o


no?

Arrogante Yo puedo encontrar lo que est mal


sin su ayuda

Consultor Por qu no lo hace de este modo?


Desarrollo de entrevistas

Actitud frente al auditado

Lo equivocado

Duro No conformidades = serios


problemas, altos costos

Blando No conformidades = no es para


preocuparse, no son riesgosas

Malicioso Te pesqu con las manos en la masa


Desarrollo de entrevistas
Actitud frente al auditado

Lo acertado
Hacer buenas preguntas
Permitir al entrevistado responder y demostrar
cmo son manejados los asuntos
Dar tiempo al entrevistado para que revise los
hallazgos y para identificar los elementos del
sistema que tienen deficiencias
Cumplir con el propsito de la auditora
Tcnicas para la recoleccin

Actividad

Investigar las reas y funciones de la


organizacin asociadas con un
elemento del SG, un impacto
significativo, un riesgo o una seccin
del manual del SG
Tcnicas para la recoleccin

Funcin

Investigar las actividades de la


organizacin asociadas con un cargo,
posicin, equipo de trabajo o rol
Tcnicas para la recoleccin

Trazabilidad
Investigar mediante el seguimiento a un
caso formal, a un documento, a un registro
Tcnicas para la recoleccin
Examinar en los procedimientos
aspectos de fondo:
Grado de cubrimiento del tema

Qu, quin, cmo, cundo, dnde

Coherencia, mantenimiento

Grado de difusin

Capacidad para alcanzar resultados


Tcnicas para la recoleccin

Examinar en los documentos


aspectos de forma:
Si la informacin es legible

Cumplimiento de criterios de edicin

Enmendaduras
Tcnicas para la recoleccin
Tener en cuenta factores que inciden
en:
El logro de objetivos y metas

La satisfaccin del cliente

El cumplimiento de la legislacin

La prevencin de riesgos mayores


Tcnicas para la recoleccin

Es conveniente tomar nota de:

Los hechos observados


Los documentos y registros evaluados
Los resultados de las entrevistas

No confe en la memoria: esta puede fallar


Tcnicas para la recoleccin

Al tomar nota es recomendable:


Ser organizado
Registrar los aspectos relevantes
Utilizar frases cortas

Utilizar la hoja de chequeo


Tcnicas para la recoleccin

Cuando hay alguna desviacin,


preguntar:
Qu pas?
Por qu se presenta la desviacin?
Qu problema (en el producto o para el SGC) se
deriva de la desviacin?
Tcnicas para la recoleccin

Tener en cuenta:
Cuando observe alguna desviacin, asegrese que su
acompaante tambin lo haya observado. Por ejemplo:
documentos sin identificacin, etc.
Tratar de motivar al entrevistado, para trabajar en conjunto para
identificar las causas que motivan el hallazgo
Dar a conocer el hallazgo cuando sea prctico (en el menor
tiempo posible); acuerde las palabras que lo describen.
Ser claro, preciso y conciso
Tcnicas para la recoleccin
Proceso / De dnde se origina en el SG? ; Cul es su propsito dentro
Procedimiento del SG?

Objetivo Est establecido el propsito del control?

Alcance Es claro el campo de aplicacin?

Por la ejecucin de las actividades?; Por los resultados?; Por


Responsabilidades la toma de decisiones?

Desarrollo Es claro lo que se tiene que hacer?; Lo que se tiene que hacer
sirve para el propsito?

Registros Hay evidencia de la aplicacin? Si no hay registro, cmo se


evidencia la aplicacin del procedimiento?
La aplicacin conduce al: logro de objetivos?; cumplir
Resultados indicadores?; cumplir con los requisitos?
Tcnicas para la recoleccin
Cmo le dieron a conocer el procedimiento?; Hubo algn
Formacin proceso de entrenamiento?

Qu dice la poltica?; Cmo contribuye a la poltica desde su


Concientizacin actividad?; Beneficios del SG?

Como demostrar competencia si su actividad puede generar


Competencia
impacto significativo, riesgos, afectar satisfaccin del
cliente?

Cmo se informa y/ informa de cambios en el SG?; Cmo


Comunicaciones se comunica con niveles superiores, inferiores y otros
procesos y actividades?

Control Documentos Est controlado el documento?

Control Registros Est controlado el registro?


Anlisis y calificacin de hallazgos
Las desviaciones se pueden presentar porque:
La informacin no se
La informacin encuentra
No sabe cmo se
no llega
hace
Faltan herramientas,
No conoce la personas, materiales
importancia y las Situacin que No es claro quin
consecuencias
presenta hace qu
No tiene los desviacin No saba que el
conocimientos y documento haba
habilidades cambiado

No es posible saber La situacin no ha No se verifican los


cundo hay sido considerada en el resultados y sus
desviacin SG tendencias
Anlisis y calificacin de hallazgos
Las desviaciones se pueden presentar en:

Comunicaciones Control de registros


Entrenamiento
Recursos

Concientizacin Situacin que Responsabilidades


presenta
Competencias desviacin Control de
documentos

Control Planificacin Monitoreo y


seguimiento
Anlisis y calificacin de hallazgos

Redaccin de NC y Observaciones

No existen registros que demuestren la aplicacin de (un numeral o


tpico especfico del documento objeto de auditoria o de la Norma
XXXX )
Despus de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos
en el documento objeto de auditoria ) puede afirmarse que no se
aplica (un numeral o tpico especifico del documento), dado que
(explicacin de la situacin encontrada )
Aunque existe / se cumple con (registros, numeral o tpico
especifico) no se encuentra / falta (explicacin de la situacin
encontrada)
Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la
auditoria :
Actividad auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Conclusiones sobre aspectos desfavorables
Documentos consultados
Presentacin de observaciones y no conformidades
Reunin de cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo
Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al
auditado y a la direccin de la cual depende
Durante los primeros ciclos de auditora se recomienda
efectuar una reunin previa del equipo auditor para
obtener consenso sobre no conformidades y
observaciones
En la reunin de cierre nicamente se presentan las
fortalezas, no conformidades y observaciones redactadas
por consenso del equipo auditor
Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la
auditoria :
Actividad auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Conclusiones sobre aspectos desfavorables
Documentos consultados
Presentacin de observaciones y no conformidades
Informe de auditora
Ir al grano
Pensar en quien la recibe
Si se hace a mano, letra legible

Una comunicacin escrita breve, clara y


precisa es bien recibida por quien la va a
leer
Al redactar el informe nos debemos
preguntar:

Si yo fuera el responsable del proceso


auditado, con el informe que estoy leyendo
puedo entender qu est pasando, cules
son los riesgos y tener elementos para
corregir la no conformidad encontrada ?
Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de
cierre
Recuerda el propsito y alcance de la auditoria
Indica la fecha de la auditoria
Relaciona el equipo auditor
Referencia documentos examinados y hechos
observados
Describe las fortalezas, no conformidades y las
observaciones
Identifica puntos fuertes y dbiles de la actividad auditada
Componentes bsicos

Fortalezas
Observaciones
No conformidades
Elemento del SG que se incumple
Evidencia objetiva que la soporta
Al redactar el informe incluir

Los hechos observados: describa lo que ha visto /


encontrado
El resultado: si se trata de una no conformidad o una
observacin y por qu
El elemento del SG del colegio: cual elemento ha
presentado la no conformidad o la oportunidad de
mejoramiento
El requisito del referencial: el elemento de la norma
relacionado con el hallazgo
Los riesgos: para el SG, el desempeo, el logro de
objetivos, imagen, etc.
REQUISITOS MNIMOS DE
CALIDAD EN RIESGOS
LABORALES
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