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DOCUMENTOS PBLICOS Y OFICIALES

I. CONCEPTO

Es importante que a la hora de examinar el concepto legal de Documento Pblico


Oficial, precisando sus funciones y elementos que lo integran, tengamos un
conocimiento previo de lo que es y se entiende por documento. El diccionario de la Real
Academia de la Lengua Espaola seala, entre las diversas acepciones de la palabra
documento, la que significa "escrito que ilustra acerca de algn hecho, principalmente
de los histricos" y "escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo". Vemos pues, que el trmino documento
aparece ligado a la escritura o, dicho de manera ms precisa, al soporte de papel escrito.
Esta idea se recoge tambin por otros diccionarios, sean o no jurdicos, que se refieren
al documento como carta, escrito, escritura o instrumento con que se prueba, confirma,
demuestra o justifica una cosa o, al menos, que se alude con ese propsito. En
consecuencia, podemos decir que el documento es, en trminos generales, un
instrumento escrito que contiene la relacin o constatacin de un hecho o circunstancias
relativas a hechos o personas.

Ahora bien, para que podamos hablar de documento en trminos jurdicos es precisa la
concurrencia de tres elementos:

1. Un contenido, es decir, un pensamiento humano susceptible de tener relevancia


jurdica.
2. Un vehculo de expresin donde plasmar ese pensamiento, pasando a ser el
documento una realidad del mundo exterior, que incorpora unos signos o grafa.
3. Posibilidad de imputar o atribuir a un sujeto determinado la autora del
documento. La forma principal de conseguir esa imputacin es la firma
manuscrita en los documentos de papel. Hay que reconocer, sin embargo, que la
firma no es un requisito o elemento indispensable del documento, puesto que esa
imputacin de autora puede conseguirse por otros medios, como es por ejemplo
el reconocimiento de la parte.

Desde lo expuesto y atendiendo al criterio de la autora, pueden distinguirse tres clases o


grupos de documentos:

a) Documentos pblicos, es decir, los autorizados por funcionarios que tengan


legalmente atribuida la facultad de dar fe pblica, judicial, notarial o
administrativa, siempre que acten en el mbito de sus competencias y con los
requisitos exigidos por la Ley en cada caso.
b) Documentos oficiales, esto es, los expedidos y firmados por funcionarios o
empleados pblicos, en el ejercicio de sus funciones pblicas y conforme a su
legislacin especfica. La diferencia con los pblicos estriba en que stos no
tienen atribuida la facultad de dar fe pblica.
c) Documentos privados, es decir, todos aquellos en los que no hay intervencin de
funcionarios como tales, ni en funciones de fedatario ni en otra distinta.

Por tanto, para que un documento pueda ser calificado de pblico se necesitan los
siguientes requisitos:
Que sea autorizado por funcionario, es decir, por persona que rena la
calificacin jurdica de tal.
Que dicho funcionario tenga atribuida la facultad de dar fe pblica.
Y que adems acte (el mencionado funcionario) en el mbito de sus
competencias y con cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley en cada
caso.

A sensu contrario, no tendrn la calificacin de documento pblico:

Los que no procedan de funcionario que acte como tal. Estos sern documentos
privados.
Los que procedan de funcionario que, an actuando en el mbito de sus
funciones, carece de la facultad de dar fe pblica. Estos sern los llamados
documentos oficiales, muy numerosos en la prctica, particularmente en el
mbito administrativo.
Los que procediendo de funcionarios dotados de fe pblica, estn realizados en
el ejercicio de funciones distintas de la dacin de fe. Nos encontramos aqu con
documentos oficiales y documentos de carcter notarial, judicial o
administrativo, tales como notas, partes, etc.

II. CLASES DE DOCUMENTOS PBLICOS

Tradicionalmente, la doctrina ha venido estableciendo tres tipos de documentos pblicos


en funcin del funcionario del que procedan y del tipo de fe pblica que tenga atribuida.
Se distingue as entre:

1. Documentos pblicos judiciales. Los emanados de los secretarios judiciales,


encargados de la fe pblica judicial, es decir, de dar fe de los actos que se
desarrollan en el mbito de los procedimientos judiciales. A ellos se refiere el
artculo 317.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, al considerar documentos
pblicos "las resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales de toda especie
y los testimonios que de las mismas expidan los Secretarios Judiciales".
2. Documentos pblicos administrativos u oficiales. Los que autorizan los
Secretarios y dems funcionarios con facultad certificante de las
Administraciones Pblicas, respecto de los actos administrativos de stas.
Tambin a ellos se refiere el 317 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, presentando
un catlogo de cuatro trminos o apartados, en los que estn los de los
funcionarios pblicos (artculo 317.5); los de los funcionarios de cualesquiera
rgano del Estado, de las Administraciones pblicas o de otras entidades de
Derecho Pblico (artculo 317.6), que son los administrativos en sentido estricto;
las certificaciones expedidas por Registradores de la Propiedad y Mercantiles
(artculo 317.4) y los intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados
(artculo 317.3), que son tambin administrativos, aunque en un sentido ms
amplio, pudindose hablar de documentos pblicos oficiales.
3. Documentos pblicos notariales. A los que tambin se refiere el artculo 317.2 de
la Ley de Enjuiciamiento Civil, siendo los autorizados por los Notarios, a
quienes se atribuye la fe pblica extrajudicial, con un doble contenido:
En el plano de los hechos y con respecto de la exactitud de los que el
Notario ve, oye o percibe por sus sentidos.
En el plano del derecho y con respecto de la autenticidad y fuerza
probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes en los negocios
jurdicos que celebran ante l.

Se han excluido como documentos pblicos las certificaciones dadas con arreglo a los
libros por los prrocos, y las ordenanzas, estatutos, reglamentos de sociedades,
comunidades o asociaciones, siempre que estuvieran aprobadas por autoridad pblica.

Por otra parte, el artculo 323 de la Ley de Enjuiciamiento Civil trata de los documentos
pblicos extranjeros. El concepto que de los mismos ofrece la norma hace referencia a
una posible doble situacin, existencia o inexistencia de un Tratado Internacional. En el
primer caso, la fuerza probatoria del documento vendr determinada por el Tratado en
cuestin. En el segundo, para que sean documentos pblicos, debern reunir dos
requisitos: el primero "que en el otorgamiento o confeccin del documento se hayan
observado los requisitos que se exijan en el pas donde se hayan otorgado para que el
documento haga prueba plena en juicio" y, el segundo, "que el documento contenga la
legalizacin o apostillas y los dems requisitos necesarios para su autenticidad en
Espaa".

Definicin de Referencia

Con origen en el latn referens, el concepto de referencia refiere al acto y consecuencia


de sealar o referirse hacia algo o alguien. El verbo referir, por su parte, permite hacer
mencin al acto de dar a conocer una determinada cosa; organizar o conducir algo a
cierto fin; o poner algo en relacin con otro objeto o con una persona.

Por referencia, por lo tanto, se entiende a una narracin, informacin, dato o noticia que
seala algo o al vnculo, relacin, dependencia o semejanza de una cosa respecto a otra.

En esta acepcin, una referencia se utiliza para relacionar un tema con otro, ofrecer
elementos bibliogrficos tales como el autor, el ttulo, la fecha de publicacin, etc. con
el objetivo de que quien lea dicha referencia pueda obtener una identificacin nica y
acceder a la obra en cuestin sin ningn problema y con total seguridad de que era ella a
la que haca mencin quien escribi el libro. Existen modelos estilogrficos puntuales
que sirven para realizar dicha cita, por lo que a la hora de desear hacer una de ellas, es
necesario consultarlos para poder realizar una llamada acertada, que cualquier lector
pueda comprender.

Las referencias son datos propiciados por terceros que faciliten la informacin de un
lugar, persona o sobre una investigacin realizada, el termino referencia describe el
proceso por el cual se menciona o se seala (que es lo mismo decir se refiere) a algn
objeto o persona, es decir, son las informaciones que permiten adquirir conocimientos
una determinada cuestin de inters personas, empleos, lugares, mtodos, etc.; para
cualquier punto que se desee conocer se necesita buscar y obtener referencias.

La referencia es un nmero, un dato, que puede ser un nombre, que permitir la


posterior localizacin de una cosa u objeto cuando sea necesaria en cualquier mbito.