Está en la página 1de 5

AKUNTANSI PERHOTELAN-PEMBELIAN PERSEDIAAN

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain,
dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran
operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:
1. Menjaga kontinuitas usaha
2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya
pemesanan
4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6. Mencegah slow moving item
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan
barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
1. Temperatur ruangan
2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3. Metode penyimpanan barang
4. Sistem ventilasi
A. Bagian Yang Terlibat pada Pembelian Persediaan
1. Departemen yang membutuhkan
2. Gudang (Storeroom)
3. Pembelian (Purchasing)
4. Penerimaan (Receiving)
5. Cost Control
6. Hutang (Account Payable)
B. Dokumen Yang Digunakan pada Pembelian Persediaan
a. Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian
barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar
persediaan minimum.
b. Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
c. Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima
dari suppliersebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan
baik.
d. Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan
barang untuk kebutuhan operasional hotel.
e. Quatation Analysis Price (QAP), merupakan daftar dari barang-barang yang
akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding.
f. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang
masuk, barang keluar serta sisa barang.
g. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan mana barang, ukurannya,
harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan
sebagai alat control oleh cost control.
C. Laporan Yang Dihasilkan pada Pembelian Persediaan
Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
D. Prosedur Penerimaan Kas pada Pembelian Persediaan
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika bang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuatt oleh bagian gudang jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada
umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan kepada:
Cost Control, sebagai alat control
Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
Gudang atau departemen yang memerlukan.
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO dimana harus
mendapatkan persetujuan Accounting Departement Head dan General
Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya
dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada:
Supplier yang ditunjuk
Cost Control, sebagai control
Gudang, sebagai informasi pembelian
Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang
Purchasing, sebagai asip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh peerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan
persetujua (approval)dari:
Untuk gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kualitasnya
Cost control untuk persetujuan harga
Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
Cost Control, sebagai control
Gudang, sebagai informasi pembelian
Purchasing, sebagai asip
Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang
Supplier, sebagai pendukung benagihan
5. Bagian Gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyiapkan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cadex,dan account payable akan mencatanya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar pembuatan daily receiving report.

AKUNTANSI PERHOTELAN PENGELUARAN KAS

Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-
masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan
operasional dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya
disebut General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa
digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang
diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap
pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih
dahulu, minimal oleh head department.
1. Pembayaran Gaji
A. Bagian Yang Terlibat
a. Personalia
b. Accounting Head Department
c. General Manager
d. General Cashier
B. Dokumen Yang Digunakan
a. Daftar Gaji
b. Slip Gaji
c. Bank/Cash Disbursment Voucher
C. Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:
a. Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping karyawan
dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan,
kemudian menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah
daftar gaji siap, dimintakan persetujuan pada accounting
departmen head dan general manager, setelah itu diserahkan pada general
cashier untuk menyiapkan pembayaran.
b. General cashieri menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement
voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia
untuk mendistribusikan pada setiap karyawan.
c. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing
karyawan, maka general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk
melakukan transfer dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan
tinggal mencocokkan jumlah yang diterima di bank dengan slip gaji dari
personalia.
d. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi
untuk karyawan.
D. Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu
periode yang dilakukan oleh general cashier
2. Pembayaran Hutang
A. Bagian Yang Terlibat
a. Account Payable/Hutang
b. Accounting Head Department
c. General Manager
d. General Cashier
B. Dokumen Yang Digunakan
a. Voucher Payable
b. Faktur
c. Memorandum Invoice
d. Bank/Cash Disbursment Voucher
C. Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:
a. Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan
membuat voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan
pembayaran pada accounting departement head dan general manager. Dan
setelah mendapat persetujuan, menyerahkan voucher payable beserta bukti
pendukungnya pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
b. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan
pembayaran, kemudian menginformasikan pada account payable bahwa
pembayaran telah siap. Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika
jumlah pembayaran relatif kecil akan dibayar tunai, maka yang disiapkan
adalah cash disbursement voucher.
c. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran
pada general cashier.
D. Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu
periode yang dilakukan oleh general cashier
3. Pembelian Tunai
A. Bagian Yang Terlibat
a. Departemen yang memerlukan
b. Purchasing/Pembelian
c. Accounting Head Department
d. Cost Control
e. General Manager
f. General Cashier
B. Dokumen Yang Digunakan
a. Purchase Requisition
b. Bank/Cash Disbursment Voucher
C. Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:
a. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang
telah disetujui oleh head departemennyam kemudian menyerahkannya
pada purchasing.
b. Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara
tunai pada cost control, accounting departement head dan general manager.
c. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk
pembelian tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa
ditentukan, maka general cashier akan membuatkan cash disbursement
voucher. Tapi jika jumlah pembelian belum bisa ditentukan,
maka purchasingakan meminta kas bon sementara, setelah diketahui
jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.
d. Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak
tersedia di gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang
tersebut, dan membantu purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga
dan tempat memperoleh barang tersebut (jika memungkinkan).
D. Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu
periode yang dilakukan oleh general cashier.