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CONTABILIDAD BASICA

La complejidad de las actividades econmicas han hecho que los simples


acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o
acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en el


campo mercantil se sustente a travs de documentos con firmas de funcionarios
calificados de la empresa. Donde toda emisin y recepcin de documentos de
diversas ndoles podrn respaldar las transacciones econmicas y financieras.
DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito
y crdito, planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para
legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones
mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad,


donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las
cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos
documentos.
CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una
transaccin comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad
son tan slo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en
elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se


pueden negociar a travs de endosos, descuentos en una entidad
financiera antes de su vencimiento.

2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven


de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden
formar pruebas desde el punto de vista legal.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por
escrito hecha por una persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin
natural o jurdica, con el objeto de exigir que sta efectu el pago de una
determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO
Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique la
contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar


el mismo da de su giro o cualquier otro da para exigir su pago. No es muy
usual hacer uso de esta prctica.

A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el


plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de la
letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagara.

A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se


computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan
los das conforme al ao civil, es decir computando los das que tiene cada
mes.
A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra
de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO


La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:
El

llenado

de
una

letra
de

cambio se
realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.

2. Fecha de emisin de la letra de cambio.

3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.

4. Plazo o fecha de vencimiento.

5. Letra o nica.

6. Nombre del beneficiario.

7. Valor de la letra en forma literal.

8. Recibido.

9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.

10. Firma del acreedor.


EL PAGARE
El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o
determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar
firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado a


instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y rbricas antes o
despus de la transaccin.

El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:

o A das o meses fecha.

o A fecha fija.

Los pagars pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente por el
deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de
vencimiento.

2. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando existe la
garanta de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se
compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de vencimiento en caso
del incumplimiento por parte del deudor.

3. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con una
prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.

4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de


que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el
acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de
crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de las


garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se otorgue con
garantas personales y prendarias.
FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagar puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.

2. Nombre completo del deudor.

3. Fecha de vencimiento de la obligacin.

4. Nombre del beneficiario o acreedor.

5. Importe literal.
6. El porcentaje de inters ordinario.

7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.

8. Nombre del garante.

9. Fecha de emisin del pagar.

10. Firma del deudor.

11. Firma del garante.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser
pagado contra presentacin del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su


nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o
Banco.
CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos


depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de ste
autorizacin para girar cheques en virtud de una apertura de crdito.

El cheque se puede girar por dos modalidades:

o Al portador.

o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.

FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
En la emisin de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.

2. Fecha de emisin del cheque.

3. Nombre del beneficiario.

4. Cantidad en letras.

5. Firma del girador o librador.

6. Nmero del cheque.

7. La clave o nmero de cuenta.

EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber
recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie
y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las ms importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.

Recibo de Caja de Egreso.

Recibo de Alquiler.

Recibo de Depsito en cuenta corriente.


Recibo de Depsitos en garanta.

Recibo de Depsitos en custodia.

Recibo de Depsito a plazo fijo.

Recibo de Depsito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO


Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque
por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente


estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad


de los mismos.
La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.

2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.

3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.

4. Una breve descripcin del pago.


5. Nmero del cheque y el banco.

6. Lugar y fecha de emisin.

7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO


Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y
servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la


correlatividad.
La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.

2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.

3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.

4. Una breve descripcin del pago.

5. Lugar y fecha de emisin.


6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.

7. Firma del beneficiario.

RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueo de casa, por
el dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber


recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transaccin realizada a alguna
cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad
del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o
a travs de cajeros automticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito
que puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco.

En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de
inters.
El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses.
RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores,
ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la
devolucin se efectuar una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses
devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como
constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas
al trmino del tiempo establecido previo pago de una comisin.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera
por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.
LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un
vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los
bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el
adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el
punto de vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de


una cuenta por cobrar para el vendedor.

Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que


respalda el nacimiento de una obligacin, para el comprador.

Se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento de las


mercaderas y cuentas por cobrar.

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