KETERAMPILAN MENGELOLA ORGANISASI

Ditujukan Untuk Memenuhi Penugasan Mata Kuliah Studi Kepemimpinan Islam

Disusun oleh:
Iis Siti Aisah 14711037/2014

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA
 KETERAMPILAN MENGELOLA ORGANISASI

Dalam mengelola sebuah organisasi terdapat dua prinsip yaitu prinsip

manajemen dan prinsip organisasi. Prinsip manajemen merupakan prinsip yang
mencakup bagaimana mengatur orang-orang dalam organisasi tersebut. Sedangkan
prinsip organisasi merupakan prinsip yang mencakup bagaimana mengelola setiap
kegiatan yang ada dalam organisasi (Hardjito,1997).

Ada dua prinsip organisasi yang membuat teknik-teknik pengelolaan organisasi

diperlukan. Prinsip organisasi tersebut adalah bertahan hidup (survive) dan berkembang
(develop). Dengan adanya dua prinsip ini maka organisasi dituntut untuk selalu diakui
keberadaannya dan berkembang (Moedjiono, 2002). Perkembangan organisai
menackup seluruh aktivitas komponen organisasi tersebut dimulai interaksi individu dan
kelompok dalam organisasi, tingkat pengetahuan dan pemahaman individu yang
didalamnya, keuntungan yang didapat oleh organisasi serta kemanfaatan yang diberikan
selama berjalannya organisasi tersebut (McLean, 2009).

Teknik organisasi merupakan salah satu upaya sadar oleh suatu organisasi untuk
menganalisis setiap kegiatan yang disusun oleh organisasi tersebut baik kelemahan
maupun kelebihannya. Selain kelemahan dan kelebihan, hal yang perlu dianalisis dalam
pengelolaan organisasi ini adalah keefektifan dan koordinasi dalam mencapai tujuan dan
mencari strategi terhadap serangkaian kegiatan yang telah dirancang (Moedjiono,
2002). Menurut Komberly dan Rottman, efektivitas organisasi ditentukan oleh
lingkungan, teknologi, pilihan strategi, proses dan kultur (Tangkilisan, 2005).

Menurut Moedjiono (2002) Teknik organisasi dapat dilakukan dengan 3

mekanisme pendekatan yaitu pendekatan tujuan, sistem dan lingkungan.

A. Teknik Pengorganisasian dengan Pendekatan Tujuan

Teknik dengan pendekatan tujuan ini merupakan teknik yang dilakukan oleh
banyak organisasi. Teknik ini menekankan pada tujuan sebagai standar penilaian
kefektifan organisasi. Langkah-langkah yang dtempuh dalam pendekatan ini antara
lain :
a) Menganalisa ketidakefektifan organisasi
 Pada tahapan awal ini dilakukan penganalisaan terhadap tujuan yang
telah ditentukan. Menganalisa tujuan ini digunakan sebagai langakh untuk
menilai ketidakefektifan organisasi.
b) Merumuskan tujuan
Tahapan kedua ini dilakukan sebagai titik untuk mencari solusi. Setelah
ditemukan adanya ketidakefektifan dalam organisasi yang diasumsi sebagai
suatu masalah. Maka setelahnya ditentukan tujuan untuk menanggulangi
masalah tersebut.
c) Merumuskan keadaan sekarang
Tahapan ketiga ini merupakan tahapan menganalisa fakta-fakata yang
terjadi sebenarnya. Hal ini dilakukan agar organisasi dapat membuat langkah
penanggulangan sesuai fakta yang terjadi pada saat itu.
d) Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan
Ketidakefektifan organisasi ditemukan karena adanya hambatan-
hambatan yang terjadi pada organisasi tersebut. Sehingga diperlukan adanya
tahapan untuk menganalisa hambatan-hambatan dan kemudahan-kemudahan
yang berpotensi terjadi pada organisasi. Dengan ditemukannya hambatan dan
kemudahan tersebut maka akan ditemukannya cara-cara terbaik dalam rangka
mengatasi dan menanggulangi ketidakefektifan organisasi.
e) Mengembangkan serangkaian kegiatan
Tahap yang terakhir adalah pengembangan organisasi untuk mencapai
tujuan dan mendapat keefektifan organisasi kembali. Ketika hal tersebut telah
dicapai maka organisasi akan dapat beroperasi serta mendapat kepercayaan
untuk mencapai tujuan

Dalam menggunakan teknik pengorganisasian ini ditentukan oleh beberapa

faktor yaitu sumber daya manusia, sumber dana, material, hukum/peraturan, prosedur,
metode, pengawasan dan pemasaran.

a) Sumberdaya manusia (SDM)

SDM merupakan komponen utama tercapainya tujuan dan keefektifan
organisasi. Ketidakefektifan pelaksanaan untuk mencapai tujuan organisasi dapat
disoroti dari SDMnya.
b) Sumber dana
Kesulitan dalam sumber dana seringkali meliputi permasalahn yang ada
dalam organisasi. Ketika hal ini terjadi maka dibutuhkan kreativitas organisasi
 dalam menangani kekurangan tersebut. Banyak hal yang bisa dilakukan oleh
organisasi seperti iuran, mencari sposor maupun mencari donatur.
c) Material
Material ini meliputi bahan atau alat-alat yang diperlukan dalam
mencapai tujuan organisasi. Sarana prasarana ini ditentukan dengan
mempertimbangkan harga, manfaat dan lama pemakaiannya.
d) Hukum/Peraturan
Hukum/Peraturan dalam organisasi perlu mempertimbangkan pihak
internal maupun pihak eksternal organisasi tersebut. Hal ini disebabkan dampak
dari hukum dan pertauran ini bukan hanya dirasakan oleh pihak internal namun
juga dapat dirasakan oleh pihak eksternal organisasi.
e) Prosedur
Prosedur yang terdapat dalam organisasi seringkali menjadi penghambat
kelancaran organisasi itu sendiri. Namun dilain pihak juga dapat menjadi sebuah
wadah ketertiban sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
B. Teknik Pengorganisasian dengan Pendekatan Sistem
Teknik pengorganisasian dnegan pendekatan sistem ini menekankan pada
komponen input, proccess, dan output. Komponen-komponen tersebut dapat
digunakan sebagai komponen untuk menilai keefektifan organisasi (Moedjiono,
2002). Teknik ini memandang sistem sebagai satu dari sejumlah elemn yang
tergantung. Input dan output merupakan titik awal dalam menggambarkan organisasi.
Organisasi menggunakan sumber daya (input) dari sistem yang lebih besar
(lingkungan), memproses seumber daya tersebut dan mengembalikannya dengan
produk yang telah diubah (output) (Ivancevich, 2006).
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian dengan pendekatan sistem
ini adalah kuncinya dengan menemukan lokasi masalah ada dimana. Apakah terjadi
pada pemasukan, proses atau hasilnya. Ketika lokasi ketidakefektifan tersebut telah
ditemukan maka tahap selanjutnya adalah dengan menentukan dan menganalisa
masalah, serta pengembangan organisasi untuk menanggulangi masalah tersebut
(Moedjiono, 2002). Efektivitas organisasi dapat dievaluasi dengan melihat 2 hal yaitu
pencapaian sasaran dan proses pelaksanaan organisasi yang tercermin dalam prilaku
organisasi ketika berinteraksi dengan lingkungan internal maupun eksternal (Hutapea
& Thoha, 2008)
 Teknik ini dilakukan dengan menilai bahwa organisasi dilihat sebagai suatu
keseluruhan atau sebagai suatu sistem. Teknik ini dipengaruhi oleh berbagai faktor
antara lain adalah koordinasi, struktur, SDM, pembagian tugas, hukum/peraturan,
pemasaran, informasi dan dana (Moedjiono,2002).
C. Teknik Pengorganisasi dengan Pendekatan Lingkungan
Teknik pengorganisasian dengan pendekatan lingkungan adalah dengan
menekankan bahwa organisasi harus mampu beradapatasi terhadap perubahan-
perubahan lingkungan yang muncul sehingga menimbulkan ketidakefektifan
organisasi. Teknik ini menilai bahwa lingkungan itu meliputi berbagai pelaku yang
dapat mempengaruhi kebijakan suatu organisasi. Lingkungan yang selalu mengalami
perubahan dalam setiap zamannya menuntut kreativitas organisasi dalam
mengantisipasi perubahan yang mucul sehingga organisasi tetap ada (survive) dan
berkembang (develop).
Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam teknik pengorganisasian
dengan pendekatan lingkungan ini yaitu menemukan perubahan, menganalisa
perubahan dan mengembangkai serangkaian kegiatan.
a) Menemukan perubahan
Organisasi dalam hal ini dituntut harus tanggap terhadap perubahan yang
terjadi baik dari internal maupun pihak eksterna;. Perubahan yang terjadi
kemudian dikaitkan dengan komponen yang mempengaruhi keefektifan
organisasi.
b) Menganalisa perubahan
Tahapan kedua ini merupakan tahapan pencarian solusi. Dengan
ditemukan adanya perubahan maka telah ditemukannya sebuah masalah.
Maka masalah ini harus diteliti secara cermat dan mencari solusinya.
c) Mengembangkan serangkaian kegiatan
Tahap ini merupakan tahapan pengembalian efektivitas organisasi
tersebut. Tahap ini merupakan hasil dari analisa perubahan dan analisa
masalah serta analisa solusi yang tepat untuk diterapkan. Ada beberapa faktor
yang mempengaruhi teknik dengan pendekatan lingkungan ini antara lain
adalah struktur, prosedur, hukum/peraturan, sumber dana, teknologi, SDM,
pemasaran dan informasi (Moedjono, 2002).

Visi dan misi sebuah organisasi ditetapkan untuk tetap mempertahankan

keberadaan dan perkembangan dari sebuah organisasi. Oleh karena itu diperlukan
adanya keterampilan dan kemampuan untuk menjamin keselarasan roda organisasi
tersebut. Dalam organisasi terdapat kesamaan maupun perbedaan yang timbul antar
individu organisasi tersebut. Untuk dapat menyelaraskan hal tersebut diperlukan adanya
seorang manager yang mampu mengendalikan organisasi agar tetap meminimalisir
perbedaan yang muncul dan tercapainya organisasi yang ideal yaitu dinamis dan
demokratis (Rivai et al, 2014).

Oleh karena itu, penyatuan visi dan misi dalam seluruh pengurus sangat
dibutuhkan selain menampung aspirasi dan transparasi pada seluruh jajaran pengurus
organisasi. Mengelola organisasi merupakan proses untuk menghasilkan output yang
baik dalam organisasi tersebut (Rivai et al, 2014). Dalam menilai perkembangan
organisasi bukan hanya output yang dinilai, tetapi input awal juga berpengaruh terhadap
proses pengelolaaan organisasi kedepannya (Rohim, 2001). Seperti yang telah
ditetapkan pada teknik pengorganisasian dnegan pendekatan sistem yang menilai
keefektifan organisasi dinilai dari 3 aspek yaitu input, process, dan output (Rivai et
al, 2014).

Menurut Rivai (2014) Tahapan awal dalam pengelolaan organisasi adalah

dengan memilih input-input yang baru dan konstruktif bagi perkembangan organisasi.
Input-input tersebut antara lain adalah :

a) Masukan
b) Kritik dan Saran
c) Hasil penelitian
d) Hasil work-shop dan seminar
e) Dan lain-lain

Input merupakan modal awal untuk organisasi. Dengan menentukan input yang
dibutuhkan dalam organisasi maka seorang pemimpin organisasi dapat menentukan visi
dan misi organisasi, sektor yang akan digarap, periode kepengurusan, ouput yang
dihasilkan, serta mekanisme pertanggung jawaban lainnya.

Setelah input, maka tahapan selanjutnya adalah proses yang harus dilewati.
Proses ini terdiri dari beberapa tahapan antara lain proses awal dan proses pengelolaan
organisasi.
a) Proses Awal
Tahapan pertaa dalam proses awal ini adalah Up-grading. Proses Up-
grading ini dilakukan untuk menyamaratakan tingkat pemahaman dan
pengetahuan tentang organisasi tersebut baik calon pengurus maupun pengurus
organisasi tersebut. Setelah semua calon pengurus dan pengurus di up-grade
pengetahuannya maka langkah berikutnya daalah rapat kerja. Rapat kerja ini
dilakukan untuk menentukan visi dan misi organisasi, program kerja, hak dan
kewajiban serta job description, batasan periode kepengurusan serta mekanisme
pengeluaran atau perpindahan jabatan.
b) Proses pengelolaan organisasi
Proses pengelolaan organisasi ini merupakan rangkaian operasional
organisasi sesuai apa yang telah ditetapkan di rapat kerja. Jika terjadi
penyimpangan yang bersifat insidentiil di tengah-tengah perjalanan maka itu
mendapat sebuah toleransi. Karena perbedaan dalam sebuah organisasi
merupakan suatu hal yang tak dapat dihindari selama kesalahan-kesalahan
tersebut tidak menyimpang dari visi dan misi organisasi.
Dalam proses pengelolaan organisasi ini ada beberapa fungsi
kepemimpinan yang harus diperhatikan antara lain fungsi instruktif, fungsi
delegasi, fungsi pengendalian dan fungsi keteladanan.
a) Fungsi Instruktif
Fungsi instruktif ini menjelaskan tentang arti penting komunikasi bagi
seorang pemimpin. Sesuatu yang diinstruksikan oleh seorang pemimpin haruslah
disampaikan dengan baik oleh pemimpin tersebut agar dapat diterima dan
dilaksanakan sebaik-baiknya oleh bawahannya. Proses seperti ini sangatlah
dianjurkan karena itu tanda pemimpin menghargai jajaran yang ada dibawahnya.
Sehingga mereka dapat berasumsi bahwa sekalipun mereka adalah bawahan tapi
mereka mempunyai porsi yang sama dalam memnentukan kebijakan organisasi.
Seperti halnya telah tertulis dalam Q.S An-Naml ayat 32-33 :
 Artinya : Berkata Dia (Balqis): Hai Para pembesar berilah aku
pertimbangan dalam urusanku (ini) aku tidak pernah memutuskan sesuatu
persoalan sebelum kamu berada dalam majelis(ku). 33. mereka menjawab:
Kita adalah orang-orang yang memiliki kekuatan dan (juga) memiliki
keberanian yang sangat (dalam peperangan), dan keputusan berada
ditanganmu: Maka pertimbangkanlah apa yang akan kamu perintahkan.
b) Fungsi Delegasi
Seorang pemimpin adalah seorang manusia yang merupakan makhluk
sosial. Makhluk sosial tidak bisa melakukan setiap aktivitasnya sendiri namun
membutuhkan kerjasama dengan orang lain. Untuk itulah sebuah kepemimpinan
efektif dapat tercapai ketika pemimpin tersebut dibantu oleh orang-orang yang
ada dalam struktur organisasi. Bantuan ini bisa berupa mendelegasikan beberapa
kewenangan seorang pemimpin terhadap orang dibawahnya yang terpercaya.
Dalam memilih delegasi pun harus sesuai yang telah ditetapkan syariat seperti
tidak boleh menjadikan orang-orang yahudi atau nashrani sebagai seorang
delegasi kepemimpinan mereka.
Seperti halnya telah tertulis dalam Q.S Al-Maidah ayat 51 :

Artinya : Hai orang-orang yang beriman, janganlah kamu mengambil orang-orang

Yahudi dan Nasrani menjadi "awliya" mu; sebagian mereka adalah "awliya" bagi
sebagian yang lain. Barangsiapa diantara kamu mengambil mereka menjadi "awliya",
maka sesungguhnya orang itu termasuk golongan mereka. Sesungguhnya Allah tidak
memberi petunjuk kepada orang-orang yang zalim.
c) Fungsi Pengendalian
Pemimpin adalah pusat dari sebuah organisasi. Maka pemimpin
mempunyai tugas untuk mengendalikan dan mengawasi jalannya organisasi.
 Ketika terjadi kesalahan maka seorang pemimpin harus mampu mengendalikan
organisasi untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul. Untuk menghindari
terjadinya kerugian yang lebih besar maka diperluka aanya pengawasan
secermat dan seteliti mungkin.
d) Fungsi Keteladanan
Seorang pemimpin akan menjadi panutan bagi jajaran yang ada
dibawahnya sehingga pemimpin selalu dituntut untuk selalu berkepribadian baik.
Perilaku dan tindakan seorang pemimpin merupakan bagian dakwah bil hikmah.
Seorang pemimpin ynag baik adalah dia yang berkepribadian Islam dimana pola
sikap dan pola pikirnya berdasarkan Islam. Ketika seorang pemimpin
berkepribadian Islam maka kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh pemimpin
tersebut tidak akan menyalahi syariat Allah.

Fungsi-fungsi tersebut dioperasikan untuk membrntuk sebuah kepemimpinan

yang efektif serta memudahkan koordinasi antar pemimpin maupun antara pemimpin
dengan orang-orang yang dipimpinnya. Jika fungsi-fungsi tersebut tidak dijalankan
maka pengelolaan organisasi mengalami kekacauan dimana masing-masing individu
dalam organisasi tersebut berjalan masing-masing (Rivai et al, 2014). Manajemen
yang baik menandakan bahwa pengelolaan organisasi tersebut berjalan dengan baik
pula. Pengelolaan organisasi yang berhasil adalah yang mampu menjadikan organisasi
tersebut berkinerja tinggi (Waluyo, 2007)

Bagian yang terakhir dalam pengelolaan organisasi adalah menilai output nya
berhasil atau tidak. Output dikatakan berhasil merupakan tanda fungsi kepemimpinan
tersebut berjalan secara semestinya dimana kepemimpinan berjalan secara efektif dan
manajemen organisasi berjalan dengan baik. Beberapa komponen dalam output tersebut
antara lain adalah ketepatan waktu, efisiensi biaya dan keuntungan yang diperoleh
(Rivai et al, 2014).

Ketika komponen output tersebut telah berhasil maka hal yang dilakukan
selanjutnya adalahtahap evaluasi. Evaluasi diperlukan untuk menilai kelemahan-
kelemahan apa saja yan terjadi dalam proses berorganisasi sehingga evaluasi tersebut
dapat menjadi bahan pertimbangan kedepannya (Rivai et al, 2014). Evaluasi
terdiri dari dua macam yaitu evaluasi informal dan evaluasi formal.
Evaluasi informal merupakan evaluasi untuk menilai kinerja tim
dimana pengumpulan data hanya dilakukan oleh manajer fungsional
atas dasar masukan dari orang-orang yang memiliki informasi.
Sedangkan evaluasi formal merupakan evaluasi dengan pengumpulan
data melalui formulir oleh case manajer dan team leader dan dinilai
secara keseluruhan tim. Evaluasi ini dilakukan secara tahunan dan
akan ditimbal balikan berupa bonus dari perusahaan (Mulyadi, 2007).

DAFTAR PUSTAKA

Hardjito Dydiet. 1997. Teori Organisasi dan Teknik Pengorganisasian.

Jakarta : Raja Grafindo

Hutapea, P., Thoha, N., 2008. Kompetensi Plus: Teori, Desain, Kasus,
dan Penerapan untuk HR serta Organisasi yang Dinamis. Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama

Ivancevich, J. M., Konopaske, R., Matteson, T. R., 2006. Perilaku dan

Manajemen Organisasi. Jakarta : Erlangga

McLean, G.N., 2009. What is organization development? Organization development:

principles, processes, performance., pp.132.

Moedjiono, Imam. (2002). Kepemimpinan Dan Keorganisasian. Yogyakarta: UII Press.

Mulyadi. 2007. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba.

Rohim, A. (2001). Kepemimpinan Islam. Yogyakarta : UII Press

Rivai, Veithzal, Bachtiar, dan Rafli Boy Amar. (2014). Pemimpin Dan Kepemimpinan
Dalam Organisasi. Jakarta: Rajawali Press.
Tangkilisan, S. N. H., 2005. Manajemen Publik. Jalarta: Grasindo

Waluyo. 2007. Manajemen Publik: Konsep, Aplikasi &

Implementasinya dalam Pelaksanaan Otonomi Daerah. Bandung:
Mandar Maju