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GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

GOREMAD

PLAN ESTRATGICO
INSTITUCIONAL
PEI
2014 - 2021

ARCHIVO REGIONAL
DE MADRE DE DIOS

PUERTO MALDONADO - PERU

ENERO - 2014

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO


REGIONAL DE MADRE DE DIOS
PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO
REGIONAL DE MADRE DE DIOS

PRESENTACION

El presente Plan Estratgico Institucional del Archivo Regional de Madre de


Dios, periodo 2014 -2021 es un documento actualizado y marco orientador
magno que est ligado al Plan de Desarrollo Concertado 2007- 2021 de la
Regin de Madre de Dios que ha sido aprobado por Ordenanza Regional N
019-2007-GRMDD/CR, del 18-12-2007, as como a los lineamientos de la
Modernizacin del Estado que dispone el Plan Bicentenario del Per,
aprobado por el D.S. N 054-2011-PCM, del 23-06-2011, por lo que es un
instrumento orientador de las acciones y esfuerzos para el logro de los
objetivos institucionales a mediano y largo plazo del Archivo Regional de
Madre de Dios como un rgano desconcentrado del Gobierno Regional de
Madre de Dios GOREMAD en el sentido de conservar el Acervo de
Patrimonio Documental de la Nacin existente en el departamento de Madre
de Dios y constituirse en la Memoria del Pueblo e informacin para la toma de
decisiones en los estudios e investigaciones que se realizan en el contexto del
desarrollo social y econmico de los pueblos.

Este instrumento de gobierno y de gestin pblica se ha elaborado en el


marco de la Poltica de la Regionalizacin del pas y la Modernizacin de la
Gestin por Resultados del Estado, y la acciones que se ejecuten y logren
coadyuvar en el fortalecimiento de la gradual descentralizacin que se viene
dando en el pas, principalmente en el logro de resultados al aos 2021 para
el Archivo Regional de Madre de Dios como es el de compilar y sistematizar
en el marco de la normatividad el Patrimonio Documental Nacional existente
en el departamento de Madre de Dios, el de brindar servicios archivsticos
adecuados y oportunos a la comunidad en general, as como contar con una
infraestructura propia implementada adecuadamente con personal y equipos.

Enero de 2014

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CONTENIDO

A. Rol Estratgico del Plan Institucional


B. Visin / Misin
C. Diagnstico General
D. Prioridades
E. Objetivos Generales Estratgicos
F. Objetivos Especficos Estratgicos
G. Programacin Multianual 2014 al 2021 (Cuadro 001)
H. Anexos

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PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL


2014 - 2021
ARCHIVO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

A. ROL ESTRATGICO DEL PLAN INSTITUCIONAL

El Archivo Regional de Madre de Dios, tiene como rol estratgico el cumplimiento


y la adecuacin de la normatividad y las polticas y programas del Sistema Nacional
de Archivos en las instituciones pblicas que actan en la jurisdiccin de la Regin
de Madre de Dios, los que se orientarn a mejorar la conservacin, custodia e
incremento del Patrimonio Documental de la Nacin, con la finalidad de brindar un
mejor servicio a la poblacin como administrados del Estado.

El Archivo Regional depende presupuestal y administrativamente del Gobierno


Regional de Madre de Dios GOREMAD; tcnica y normativamente del Archivo
General de la Nacin AGN.

Por Decreto Supremo N 054-2011-PCM, del 22 de julio de 2011, se aprueba el


Plan Bicentenario : El Per hacia el 2021, que entre sus lineamientos estratgicos
establece, entre otros, la Poltica de Accin sobre Oportunidades y acceso a los
servicios como parte de la Modernizacin del Estado, a lo cual el Archivo Regional
de Madre de Dios tiene que involucrarse como ente que presta servicios
archivsticos a la poblacin de Madre de Dios.

B. VISION / MISION

b.1 VISIN Y MISIN DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

VISIN

Conforme al Plan de Desarrollo Concertado 2007 al 2021, aprobado por el


Consejo Regional del Gobierno Regional de Madre de Dios mediante Ordenanza
Regional N 019-2007-GRMDD-CR, del 15 de diciembre de 2007, la Visin Regional
es:

Madre de Dios al 2021, se encuentra fsicamente articulada y


plenamente comunicada, tanto con el pas como con el exterior; sus
actividades econmicas y sociales se desarrollan en armona con los
ecosistemas de alta biodiversidad que lo caracteriza y en funcin a un
adecuado ordenamiento de su territorio.

La especializacin de su base productiva, resultado de su mayor


competitividad, est generando importantes niveles de exportacin, lo que
se refleja en mayores recursos financieros, los mismos que son
reinvertidos en funcin al mejoramiento de los servicios sociales bsicos e
infraestructura urbana, manteniendo la adecuada calidad de vida de su

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poblacin. Cuenta con un sector pblico regional y local moderno,


liderados por personas con capacidad de concertacin y con un
desempeo transparente y efectivo, y con la ciudadana participando
activamente en la gestin de sus instituciones locales y regionales.

2.1 Misin

Igualmente el Plan Estratgico Participativo Regional 2001 al 2021


establece la misin del Gobierno Regional de Madre de Dios:

Somos un gobierno de naturaleza democrtica y popular altamente


calificado, efectivo y comprometidos con los intereses regionales,
nacionales y latinoamericanos. Trabajamos coordinada, solidaria y
transparentemente con las comunidades nativas, organizaciones
productivas, populares , profesionales y del conjunto de la sociedad
organizada de la regin, formulando e implementando planes, programas
y proyectos para mejorar la calidad de vida, sus competencias para la
toma de decisiones y el fortalecimiento de sus organizaciones, con la
finalidad de contribuir al desarrollo sustentable, democrtico, participativo,
con equidad, justicia social en la regin y el pas.

b.2 VISION Y MISIN DEL ARCHIVO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

VISION

Ser una entidad lder del Sistema Nacional de Archivos a Nivel Regional
en materia de servicios archivsticos del Patrimonio Documental de la
Nacin con tecnologa de informacin y comunicacin y capacidad
confiable, sensible y comprometido en la contribucin al desarrollo social,
econmico y cultural de la Regin de Madre de Dios enlazada a los
Sistemas Nacional y Mundial.

MISIN

Conducir el desarrollo del Sistema Regional de Archivos asegurando la


conservacin e incremento del Patrimonio Documental de la Nacin
existente en la Regin de Madre de Dios, con el concurso de capacidad
especializada para optimizar la prestacin de los servicios archivsticos
con eficiencia y oportunidad en la atencin a la ciudadana en general.

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C. DIAGNSTICO GENERAL

1.1 ANTECEDENTES

La archivstica en el Per tiene sus orgenes con el Presidente de la Repblica Don


Ramn Castilla, con la creacin del Archivo Nacional mediante Ley promulgada el 15
de mayo de 1861 con la finalidad de que se depositen los documentos histricos y
oficiales de la nacin y se acopien los datos estadsticos de informkacin. O el
nombre por el actual Archivo General de La Nacin.

Al Archivo General de la Nacin se le otorgan facultades tcnico normativas a travs


del Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa , conservacin e Incremento del
Patrimonio de la Nacin, y en 1991 se crea el Sistema nacional de Archivos a travs
de la ley N 25323, designando al AGN rgano rector y central del Sistema.

En la Regin Madre de Dios, el Archivo Regional de Madre de Dios se crea o


instituye a finales del ao de 1999 con la Resolucin Presidencial Ejecutiva N 033-
99-CTAR MADRE DE DIOS y las Resoluciones Presidenciales Ejecutivas N 114 y
224-2000, del 05-07-2000 y 14-07-2000, en mrito al Decreto de Urgencia N 030-
98, del 21-06-1998, que dispone la creacin o transferencia a los Consejos
Transitorios de Administracin Regional CTAR de los Archivos Regionales
conjuntamente con las Direcciones Regionales Sectoriales; y es as se crea en el
CAP con 4 cargos como son: 00178 Director de Sistema Administrativo III- Director
Regional, 00179 Especialista Administrativo IV, 000180 Tcnico en Archivo III y
000181 Trabajador de Servicio III.

Esta estructura orgnica del Archivo Regional de Madre de Dios, creada en el CTAR
Madre de Dios, solamente se tiene a nivel de cargos, es decir no se presupuesta
para ser plazas orgnicas, hasta que ya cuando funciona el Gobierno Regional de
Madre de Dios en el ao 2003, se aprueba el nuevo ROF y CAP, lo cual se ratifica
su aprobacin con la Ordenanza Regional N 001-2008-GRMDD, del 30-01-2008,
donde en forma gradual, de 3 cargos hoy se le considera solamente con 2 cargos
con remuneracin (plazas orgnicas), de 00166 Director de Sistema Administrativo
III Director Regional y 000167 Tcnico en Archivo II, las dos plazas actualmente
estn ocupadas, conforme esta aprobado tanto el ROF Y CAP del Gobierno
Regional de madre de Dios por la Resolucin Ejecutiva regional N 007-2012-
GRMDD-CR, del 18-04-2012.

En consecuencia, esta estructura orgnica de 2 cargos para el Archivo Regional de


Madre de Dios, lo limita para su crecimiento y desarrollo institucional; pues no puede
plenamente ejercer las funciones fundamentales de Desarrollo Archivstico y Archivo
Intermedio y el Archivo Histrico. Situacin que se viene reclamando y/o planteando
su reversin al Consejo Regional y a la Alta Direccin del GOREMAD en forma
reiterada que contine con la Estructura Orgnica aprobado para el Archivo Regional
de Madre de Dios por la Ordenanza Regional N 009-2011-GRMDD/CR, del 10-10-
2011.

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1.2 ASPECTO INTERNO

INFRAESTRUCTURA FSICA

El Archivo Regional de Madre de Dios empieza efectivamente a funcionar, como un


rgano desconcentrado del Gobierno Regional de Madre de Dios aproximadamente
desde agosto de 2005; anteriormente desde la puesta en marcha del Gobierno
Regional Madre de Dios, que es el 02 de enero de 2003, vino funcionando
conjuntamente alojado en el local del Archivo Central o Institucional del
GOREMAD, haciendo tambin las funciones de ste ltimo y asignado con dos
trabajadores (un Director y un Tcnico en Archivos) que tambin son personal del
Archivo Regional, segn el CAP aprobado por Ordenanza N 042-2006-GOREMAD,
del 04-12-2006.

Es de sealar, que el Archivo Regional, se estructur como rgano desconcentrado,


aproximadamente desde julio de 1999 en el Consejo Transitorio de Administracin
Regional CTAR Madre de Dios.

Recientemente, en el mes de mayo del ao 2008, en la sede central del GOREMAD,


se le asigna un local independiente en estado regular con un rea de 24 m2 al
Archivo Regional, donde se tena en conservacin, acervo documentario histrico de
la Regin Madre de Dios, entre otros, en unos 6 metros lineales, aproximadamente,
que contena unos 30 tomos de libros procedentes de los aos 1953 a 1973 de los
Notarios Jorge Delgado Lovn, Edgar Yepez Yarango y Mara N. Escalante de Silva
y de Jueces, los cuales fueron incinerados en su totalidad el 9 de julio de 2008 por
los huelguistas del Paro Regional del 07 al 09 de julio de 2008, convocado por las
Alianza de Federaciones de la Regin de Madre de Dios .

Aproximadamente desde Setiembre de 2008, el Archivo Regional vino funcionando


alojado en las instalaciones del Mercadillo de Puerto Maldonado (primera cuadra
de jirn Jaime Troncoso), que es de propiedad de la Municipalidad Provincial de
Tambopata, en un local con un rea de unos 12 m2, aproximadamente, de donde se
traslad en enero 2010 a un ambiente interno, ocupando aproximadamente unos 30
m2 en el local alquilado para la Gerencia Regional de Desarrollo Social (Avenida
Madre de Dios N 1132 de la ciudad de Puerto Maldonado), funcionando en sta
hasta el mes de mayo de 2013, aproximadamente.

Cabe aclarar, que durante el funcionamiento del Ex CTAR MADRE DE DIOS se tena
el Archivo Central o Institucional estructurado y funcionando a nivel de cargo ; sin
embargo, desde el funcionamiento del Gobierno Regional de Madre de Dios, del 02
de enero de 2003 hasta el mes de diciembre de 2006, el Gobierno Regional no
contaba estructurado formalmente el Archivo Institucional, puesto que en el ROF
institucional, aprobado inicialmente, no se tena considerado. Ante esta irregularidad,
el Archivo Regional reclam y plante la subsanacin correspondiente, por lo que
con la Ordenanza N 042-2006-CRMMD, del 04-12-2006 que aprueba el nuevo
Reglamento de Organizacin y Funciones ROF y el Cuadro para Asignacin de
Personal CAP del GOREMAD considerando el Archivo Institucional como parte
integrante de la Oficina de Trmite Documentario y Archivo Institucional.

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De este local, por disposicin de la Presidencia Regional, aproximadamente en el


mes de mayo del ao 2013, el Archivo Regional se traslada al siniestrado local del
Auditorium del GOREMAD, que est ubicado en la esquina de las avenidas
Fitzcarrald y Ernesto Rivero, que tiene un rea de 10 m x 24 m aproximadamente
(240 m2), y funciona en esta hasta la segunda semana de enero de 2014.

El traslado se efecta en mrito a la Acta de Entrega Recepcin, de fecha 23 de


abril de 2013, donde la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, a travs
de la Arq. Mara Alvarado Urbina y la Arq. Lucero Condori Ahumada, profesionales
de la Sub Direccin de Administracin de la Propiedad Estatal (SDAPE) de la
Superintendencia de Bienes Estatales, procedieron a la entrega provisional del
predio de 10,000 m2 al Gobierno Regional de Madre de Dios, ubicado en las
avenidas Fitzcarrald-Ernesto Rivero-Cajamarca-Moquegua de la ciudad de Puerto
Maldonado, inscrito en las Partidas Registrales N 11016458 y N 05002399 del
Registro de Predios de la Oficina Registral de Madre de Dios, en 5 mil metros
cuadrados cada uno. Y que antes al siniestro del 09-07-2008, all funcionaba la sede
central del GOREMAD, as como el Archivo Regional de Madre de Dios.

Pero, mediante Resoluciones Ns 008 y 009-2013/SBN-DGPE, de fecha 13-06-2013,


la Direccin de Gestin de Patrimonio Estatal de la Superintendencia de Bienes
Nacionales, resuelve estimar el recurso de apelacin interpuesto por el Poder
Judicial a travs de la Corte Superior de Justicia de Madre de Dios y el Ministerio
Pblico del Distrito Judicial de Madre de Dios, en contra de las Resoluciones 040 y
041-2013/SBN-DGPE-SDAPE, respectivamente, de fecha 08-04-2013,
resolvindose a su vez agotar la va administrativa.

Ante esto, el Gobierno Regional de Madre de Dios, presenta el Recurso de Revisin


dirigido a la Directora de la Direccin de Gestin del Patrimonio Estatal de la
Superintendencia de Bienes Nacionales, ingresndose con Registro N 13941 y
13942 , del 06-08-2013.

Y finalmente la Superintendencia de Bienes Nacionales, mediante Oficios Ns 014- y


015-2013/SBN-ORPE, del 04-12-2013, comunica al Presidente del Gobierno
Regional de Madre de Dios, la oposicin a la Resolucin emitida por la Direccin de
Gestin Patrimoniall de la SBN, desprendindose que la Direccin de Gestin del
Patrimonio Estatal, emiti las Resoluciones Ns 008 y 009-2013/SBN-DGPE, de
fecha 13-06-2013, en cumplimiento de sus funciones, como ltima instancia revisora
de los actos administrativos emitidos por la Sub Direccin de Administracin del
Patrimonio Estatal-SDAPE, facultad que se encuentra regulada por le marco legal
establecido, y al no existir instancia jerrquicamente superior para conocer los
procesos de controversia resueltos por la mencionada Direccin, su slo
pronunciamiento da por agotada la va administrativa.

En tanto, ante todo lo expuesto en los tres ltimos prrafos, desde enero 2014, el
Archivo Regional de Madre de Dios el local ex auditrium del GOREMAD, ya no
podr ocuparlo y est en inminente a ser desalojado; salvo que se proceda ante la
va judicial va contenciosa administrativa por parte de la Presidencia del Gobierno
Regional de Madre de Dios.

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Ante ello, a fin de salvaguardar la integridad del Patrimonio Documental que posee
el Archivo Regional de Madre de Dios, la Alta Direccin del Gobierno Regional de
Madre de Dios, con el Memorando N 440 -2014-GOREMAD-GGR, del 16-01-
2014, ha dispuesto su traslado, por lo que actualmente, desde el 18 de enero de
2014 se encuentra funcionando en el Coliseo Cerrado de Madre de Dios, oficina 7
sector 5.

Cabe sealar, que el Auditorium del GOREMAD, en mayo 2013, se le encontr en


escombros, haciendo que se efectuara la reparacin y la refaccin correspondiente,
tanto de las paredes, como del piso, colocndose techo de calamina, ventanas
metlicas protectoras, puertas de madera, instalacin de servicios de agua, desague
y luz y otros necesarios, ejecutndose estos gastos con el Presupuesto 2013 del
Archivo Regional de Madre de Dios y con donaciones de la Sede GOREMAD.

Ante esta realidad, el Archivo Regional a partir del presente mes buscar y/o
gestionar otro terreno o local para la construccin de la infraestructura para su
funcionamiento normal. Esta gestin de adjudicacin y/o asignacin de un terreno
de una hectrea podr ser en el CEDEGA o en el ex PRONAA u otros terrenos del
Estado o la adquisicin o donacin del sector privado, as como la elaboracin del
proyecto debidamente viable para que la institucin cuente con una infraestructura
propia, que reuna la caractersticas propias de este tipo de construcciones para la
conservacin, restauracin, investigacin y servicio de documentos hacia la
comunidad.

ORGANIZACION

Desde el punto de vista organizacional, en el ao 2008, se aprueba el Reglamento


de Organizacin y Funciones ROF del Gobierno Regional de Madre de Dios, con
Ordenanza Regional N 001-2008-GRMDD/CR, del 30-01-2008, donde en el Artculo
135 del ROF, al Archivo Regional se le otorga una apertura de tener su ROF
particular y una organizacin interna, por lo que, como parte de su proceso de
desarrollo y formalizacin del Archivo Regional de Madre de Dios, el Consejo
Regional del Gobierno Regional de Madre de Dios ha aprobado el Reglamento de
Organizacin y Funciones ROF del Archivo Regional de Dios, mediante
Ordenanza Regional N 009-2011-GRMDD/CR, del 10-10-2011, otorgndole una
estructuracin interna bsica en la forma siguiente:

I. Organo de Direccin

Direccin Regional

II. Organo de Apoyo y Asesora

Unidad Tcnica Administrativa

III. Organos de Lnea o Ejecucin

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Divisin de Archivo Intermedio


Divisin de Archivo Histrico

IV. rganos Desconcentrados

Archivos Provinciales

V. rgano Consultivo

Comisin Tcnica Regional de Archivos

Esta estructuracin interna del Archivo Regional de Madre de Dios aprobada por el
Consejo Regional del GOREMAD, ltimamente, sin hacer ninguna consulta la
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial a travs de
la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica a propuesto un nuevo ROF
y CAP del GOREMAD y el Consejo Regional del GOREMAD lo ha aprobado con la
Ordenanza Regional N 007-2012-GRMDD/CR, del 18-04-2012, donde al Archivo
Regional de Madre de Dios lo minimiza como un Equipo de dos (2) cargos, sin darle
oportunidad de estructuracin interna, lo cual limita su crecimiento y desarrollo
organizacional para una prestacin adecuada de servicios archivsticos hacia la
comunidad.

Es de aclarar, que el nuevo ROF del GOREMAD, aprobado con la Ordenanza


Regional N 007-2012-GRMDD/CR, del 18-04-2012, no se ajusta a la Directiva N
001-95-INAP7DNR, Normas para la Formulacin del Manual de Organizacin y
Funciones MOF de las Instituciones Pblicas, que en su Numeral IV
Disposiciones Generales, 4.4 dice que el MOF no ser empleado para crear nueva
unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para
crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

Ante ello, esta realidad sucede con el Archivo Regional de Madre de Dios en los
Artculo 180 y 181 del ROF del GOREMAD, aprobado por la Ordenanza Regional N
007-2012-GRMDD/CR, del 18-04-2012, lo que lo limita a solo 2 cargos, situacin
que debe ser corregida y planteada por la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto
y Acondicionamiento Territorial y la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e
Informtica.

El Archivo Regional de Madre de Dios ha solicitado al Consejo Regional y a la


Presidencia del GOREMAD, la nulidad de este acto administrativo mediante el Oficio
N 073-2012-GOREMAD-ARMDD, del 23-04-2012 y con el Informe N 014-2012-
GOREMAD-ARMDD-DR, del 08-06-2012, mediante el cual se solicita la inclusin de
Estructura Orgnica para el Archivo Regional de Madre de Dios en el nuevo ROF del
GOREMAD y alcanza observaciones de errores que se dan en el ROF aprobado
por la Ordenanza Regional N 007-2012-GRMDD/CR.

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El CAP (Cuadro para Asignacin de Personal) del GOREMAD, aprobado por la


Ordenanza Regional N 007-2012-GRMDD/CR, para el Archivo Regional de Madre
de Dios consideran en forma muy limitada los cargos siguientes:

ARCHIVO REGIONAL DE MADRE DE DIOS


CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

N CARGO ESTRUCTURAL TOTAL NOMBRES Y APELLIDOS


NECESARIO
ORD
166 Director de Sistema 1 Pablo Medrano Valdez (N)*
Administrativo III Director
Regional
167 Tcnico en Archivo II 1 Leoncio Osorio Flores ( N )**
Total 2
* Personal profesional Licenciado en Administracin
**fue nombrado en el ao 2009, con secundaria completa.

1.3 CONSERVACION DOCUMENTAL

El Archivo Regional de Madre de Dios, por motivos de que el local que actualmente
est ocupando no es de su propiedad, no puede recoger o solicitar la transferencia
de documentos de las diferentes instituciones pblicas existentes en el
departamento de Madre de Dios, que son mas de 70 instituciones, segn el Anexo
002.

Se tienen los Fondos Documentales siguientes:

FONDOS VOLUMEN AOS DUPLICADOS


Archivos 2.5 m.l. 1998 -2004
Notariales **
Archivos de 0.18 m.l. 1979-1991 Si
Registro Civil
Archivos 0.04 m.l. 2013
COFOPRI-
Relacin de
Transferencia de
Documentos
Archivos Pblicos 3 m.l. Jul 2008-2013
ARMD
** De ex notarias Cecilia Gutierrez Diaz y Carmen Mathews Ponce.

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Contribuyen a limitar la situacin de cuidado y conservacin la falta de local


propio, as como recoger la transferencia de documentos de las instituciones
pblicas de Madre de Dios que tienen mas de 30 aos o estn en situacin de
abandono.

1.3 PERSONAL

- Se tienen solamente 2 personas que laboran en la condicin de nombrados,


de los cuales uno es profesional y el otro tiene secundaria.
- El Archivo Regional requiere de profesionales y tcnicos archiveros y
profesionales en informtica para apoyar en forma oportuna y efectiva la
brindacin de servicios archivsticos en el contexto de la poltica de
modernizacin del Estado.

1.4 ASPECTO EXTERNO

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

En el mbito regional de Madre de Dios el Sistema Nacional de Archivos se


viene desarrollando muy limitadamente por las razones siguientes:

- Limitado conocimiento e importancia de la gestin archivstica de las


autoridades.
- No aplicacin adecuada de las normas archivsticas
- No estructuracin orgnica del Archivo Regional de Madre de Dios en el ROF
del GOREMAD ni contar con ROF propio.
- Limitado apoyo de las autoridades para la aplicacin de las recomendaciones
en las supervisiones de archivos.
- Falta de Personal Archivero especializado.
- Limitada difusin de las normas de proteccin del Patrimonio Documental de
la Nacin
- Escaso asignacin de recursos presupuestales y financieros para ese efecto.
- Falta de permanencia en el cargo del personal capacitado en archivo.
- A la cultura y educacin del pueblo, los gobiernos de turno no le ponen
inters, limitando los recursos financieros y presupuestales.

a) Analisis del Entorno General

Con la promulgacin de la Ley N 25323 Ley del Sistema Nacional de


Archivos, se le define al Archivo General de la Nacin como el rgano rector
del Sistema, correspondindole la conservacin y custodia del Patrimonio
Documental de la Nacin, as como el otorgamiento de facultades tcnico
normativas en los 25 archivos regionales a nivel nacional, archivos de los
organismos de la administracin pblica, municipios, obispados, notaras y
otras entidades, en ellas se destacan las funciones de conservacin,
organizacin y administracin de los documentos, capacitacin del personal
archivero y al servicio a la poblacin.

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Constituyen principales servicios que brinda el Archivo Regional de Madre de


Dios, los referidos a expedicin de documentos, autenticacin de documentos
notariales (testimonios, copias simples, copias certificadas) judiciales e
histricos, supervisin y asesoramiento, as como capacitacin de tcnicos y
profesionales archiveros.

Factores econmicos.

El Archivo Regional de Madre de Dios para su funcionamiento recepciona


anualmente del Gobierno Regional de Madre de Dios la transferencia
presupuestal de Recursos Ordinarios para su gasto en los rubros de personal
y beneficios sociales, bienes y servicios. Asimismo, por los servicios que
presta genera ingresos como recursos directamente recaudados, conforme al
TUPA del Archivo Regional aprobado por Ordenanza Regional N 025-2008-
GRMDD/CR, del 03-12-2008.
El nuevo TUPA actualizado del Archivo Regional de Madre de Dios se ha
presentado a la Presidencia Regional del GOREMAD con el Oficio N 047-
2012-GOREMAD-ARMD-DR, del 21-02-2012, lo cual hasta la fecha no est
aprobado.

Factores Geogrficos.

El departamento de Madre de Dios tiene 3 provincias y 11 distritos,


aproximadamente el 90% es selva baja y la sede del Archivo Regional est en
la ciudad de Puerto Maldonado, donde est concentrada casi la totalidad la
sede de las instituciones pblicas y las actividades comerciales, as como las
dos (2) notaras pblicas que existen en el departamento . El Archivo Regional
no tiene representatividad en las provincias de Manu (capital Villa Salvacin) y
Tahuamanu (capital ciudad de Iapari), por lo que los administrados tienen
que concurrir a la ciudad de Puerto Maldonado a efectuar los trmites y
gestiones pblicas y privadas.

La travesa para llegar a Puerto Maldonado, especialmente de la localidad de


Salvacin es muy penosa por ro y carretera (dos dias).

Factores Demogrficos

El departamento de Madre de Dios tiene una tasa de 6% de crecimiento


demogrfico que es superior a la tasa nacional, es decir que actualmente el
departamento tiene una poblacin de mas de 130 mil habitantes y
comparando al ao 2000 aproximadamente eran 30 mil personas, lo que
significa que el incremento en el decenio ha sido en 4 veces, lo cual es el
resultado de la inmigracin poblacional de los departamentos de Cusco,
Puno, Apurimac, Arequipa, Lima, Pucallpa y Loreto, principalmente por la
extraccin aurfera y la actividad forestal.

En ese sentido, la demanda de los servicios archivsticos viene


incrementndose al igual que las actividades de registro civil y la expedicin
de documentos de carcter legal y judicial.

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Sin embargo, ltimamente en estos ltimos 2 aos, la actividad econmica


viene disminuyendo, por efectos de que en la zona denominada La Pampa,
que esta localizada en el Distrito de Inambari, se est erradicando no realizar
la actividad extractiva aurfera, as como a los informales e ilegales,
aplicando a su vez la poltica de interdiccin.

Factores Polticos

El Archivo Regional de Madre de Dios se crea y viene funcionando en mrito


a la Ley N 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos, que tiene como
institucin rectora al Archivo General de la Nacin y est integrado con los 25
archivos regionales del pas, as como los archivos pblicos, notariales,
jueces y obispados con la finalidad de integrar estructural, normativa y
funcionalmente los archivos existentes en el pas y garantizar la defensa,
conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la
Nacin. Sin embargo el sistema no se desarrolla como tal, debido a la falta de
apoyo de las autoridades para la implementacin orgnica de los rganos de
archivos e las entidades pblicas, implementacin con personal con
conocimientos en archivos e idneos y la asignacin de recursos para lograr
los objetivos.

Factor Socio Cultural

El Archivo General de la Nacin y los Archivos Regionales tienen la


preocupacin de crear conciencia en la sociedad peruana de nacionalismo y
patriotismo, haciendo conocer el valioso patrimonio documental que conserva
en sus repositorios.
La sociedad en su mayora no prioriza la investigacin histrica y no conoce
los valores culturales que tiene el pas, por ello el Archivo Regional en
coordinacin con el AGN realizar eventos educativos y culturales dirigidos a
los estudiantes y la poblacin en general.

Factores Legales

El servicio archivstico en la sede central y los archivos regionales se rige por


el Artculo 5 del Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e
Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin, Artculos 82, 86 y 104
del Decreto Ley N 26002, Ley del Notariado Artculo 9 del Decreto Ley N
22634, Ley de la Funcin Notarial, artculo 15 del Decreto Supremo N 008-
92-JUS, y la Ley N 27904 que modifica los Artculos 10, 61 y 62 de la Ley
N 26002.
La Ley N 27904 est dirigida a regularizar las escrituras pblicas no
formalizadas en su oportunidad que se conservan en el AGN y Archivos
Regionales, este proceso se reglament mediante la Directiva N 001-99-
AGN/DNDAAI, aprobada con Resolucin Jefatural N 253-99-AGN/J(11-09-
1999).
La investigacin histrica se fomenta y permite a la ciudadana en general en
virtud al Artculo 2 del Decreto Ley N 19414 Ley de Defensa, Conservacin

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REGIONAL DE MADRE DE DIOS

e Incremento del Patrimonio Documental. El Patrimonio Documental de la


Nacin est constituido por la documentacin existente en todos los archivos
de todos los organismos del Sector Pblico Nacional existentes en la Regin
de Madre de Dios, como son Archivos Histricos, notariales, eclesisticos,
parroquiales y de conventos y en los archivos particulares, que sirve de fuente
de informacin para estudios histricos, de desarrollo cultural, social y
econmico.
Los procedimientos y servicios archivsticos estn considerados en el Texto
nico de Procedimientos Administrativos TUPA, aprobado con D.S.N 009-
2006-JUS (07-04-2006) con arancel social o costo razonable a nivel del
Archivo General de la Nacin y para el Archivo Regional de Madre de Dios
aprobado por Ordenanza Regional N 025-2008-GRMDD/CR, del 03-12-
2008..

Factores Tecnolgicos

Tecnolgicamente se encuentra implementado con equipo de cmputo como


son 2 computadoras, dos laptop, una fotocopiadora impresora, un proyector y
un escaneador, telfono e internett..
En cuanto a capacitacin del personal se debe incidir en el programa
Windows y otros de avance de la tecnologa de informtica, digitalizacin y
comunicacin.
El archivo Regional anualmente ejecuta actividades de capacitacin del
Sistema Nacional Archivstico y colaterales a los que laboran en los archivos
centrales, gestin y perifricos de las instituciones pblicas existentes en la
regin Madre de Dios.

Recientemente se ha adquirido equipo de sonido y sus implementos para


fines de Reuniones de Trabajo y Capacitacin

La pgina web del Archivo Regional est por implementarse.

b) ANLISIS DEL ENTORNO ESPECFICO.

- Usuarios/Beneficiarios

El Archivo Regional de Madre de Dios expide copias autenticadas


(testimonios, copia simple, copia certificada y otros) con valor oficial de
prueba jurdica, legal y administrativa.
Investigadores nacionales y extranjeros de diferentes disciplinas acadmicas.
Universitarios de las diferentes universidades pblicas y privadas.
Colegios nacionales e instituciones privadas
Diversas entidades pblicas (Direcciones Regionales, Municipios y otras
entidades) brindando asistencia tcnica archivstica.

- Principales Proveedores

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REGIONAL DE MADRE DE DIOS

Notarias: Los documentos de los notarios fallecidos o cesados en el cargo


deben transferirse al AGN o al Archivo Regional despus de dos aos
fallecidos o cesados en el cargo, por intermedio del Colegio de Notarios.
- Asistencia Tcnica Archivstica a las diferentes instituciones pblicas
existentes en la regin de Madre de Dios.
- Entidades Estatales con las que se relaciona el Archivo Regional de Madre
de Dios
Registros Pblicos
Corte Superior de Justicia de Madre de Dios
Gobierno Regional de Madre de Dios
Direcciones Regionales Sectoriales
Municipalidades Provinciales y Distritales
Gobernaturas Provinciales y Distritales
Archivos Regionales de otros Departamentos y Provinciales
Archivo General de la Nacin
Instituciones Pblicas Descentralizadas
rganos desconcentrados del Gobierno Central
-

1.5 ANALISIS FODA

1.5.1 ANALISIS DEL MICROAMBIENTE (FACTORES INTERNOS)

FACTORES FORTALEZAS DEBILIDADES


Organizacin Liderazgo institucional en No est estructurado con
materia archivstica como rganos internos en el
rgano desconcentrado ROF GOREMAD. Es un
del GOREMAD y relacin equipo con dos cargos y
tcnico normativa del no permite ejecutar
AGN. funciones bsicas como:
Cuenta con PEI 2013 al Area de Desarrollo
2021, PAT, ROF, MAPRO, Archivstico y Archivo
TUPA y Reglamento de Intermedio y el Area de
Sistema Institucional de Archivo Histrico.
Archivos.
Infraestructura No se cuenta con local
propio y adecuados para
la conservacin y
organizacin de
documentos del ARMD y
atencin al usuario. A
enero de 2014 se
encuentra en un local
donde el terreno est en
litigio entre el GOREMAD
y la Corte Superior de
Justicia y la Fiscala de
Madre de Dios.

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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO
REGIONAL DE MADRE DE DIOS

Ultimamente por
disposicin de la Alta
Direccin del GOREMAD
se ha trasladado a un
ambiente del Coliseo
Cerrado Madre de Dios,
desde el 17 de enero
2014.
Capacitacin Conforme al PAT Infraestructura actual
aprobado se realizan inadecuada (local
desde el ao 2010 cursos reparado del ex auditrium
de capacitacin en la del GOREMAD) para una
normatividad del Sistema ptima labor acadmica.
Nacional Archivstico. Se Existe slo un expositor
cuenta con equipo como profesional.
laptop y proyector.
Culturales Capacidad de Difusin limitada de la
convocatoria a los eventos gestin archivstica.
que organiza el Archivo Falta de profesional
Regional de Madre de especialista.
Dios, facilitando la difusin
archivstica.
Econmicos Genera ingresos
Restricciones
econmicos por trmites y
presupuestales para la
servicios segn el TUPA
ampliacin de las 2 plazas
del Archivo Regional,
que tiene el Archivo
aprobado por OrdenanzaRegional (Director Sist.
Regional N 025-2008- Adm. y Tc. Archivo II), lo
GRMDD/CR, del 03-12- que limita gestin
2008. institucional. Se est
solicitando
reordenamiento del CAP y
PAP del GOREMAD.
Calidad y conservacin Falta desarrollar programa
de documentos integral de conservacin
de documentos. Escaso
equipo de seguridad y
contra incendios.
Tecnologa Escrituras Pblicas se Lenta automatizacin de
encuentran escaneados. los procesos tcnicos y de
servicios.
No existe Plan integral de
Informatizacin.
Ausencia de personal de
informtica.

1.5.2 ANLISIS DEL MACRO AMBIENTE (Factores Externos)

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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO
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FACTORES OPORTUNIDADES AMENAZAS


Econmico Receptibilidad y Gobierno Regional asigna
credibilidad de limitado presupuesto para
organismos de desarrollar una cobertura
Cooperacin Tcnica adecuada de servicios, de
Internacional, va AGN, de conservacin,
OEA, ADAI, JICA y otros, asesoramiento, ejecucin,
para la canalizacin de proyectos archivsticos
proyectos archivsticos y (informticos).
conexos.
Legal Tcnico Apertura y coordinacin Desconocimiento de las
Archivstico de entidades pblicas de autoridades y funcionarios
la regin para la de segundo y tercer nivel
aplicacin y de la normatividad
asesoramiento de la archivstica y de
normatividad archivstica e procedimientos que
implementacin de faciliten su aplicacin y
sanciones. limitan la organizacin
interna del Archivo
Regional.
Capacitacin El Archivo General de la Cuando convoca AGN a
Nacin (AGN) realiza capacitacin y encuentros
capacitacin nacionales y regionales, la
permanentemente en autoridad administrativa
forma directa y por regional, recorta o deniega
intermedio de la Escuela la participacin, aduciendo
Nacional de Archivos austeridad presupuestal.
(ENA).
Tecnolgico Obtener experiencia de Carencia de presupuesto
otras entidades para la conservacin de
nacionales como el AGN y documentos en los nuevos
profesionales para soportes archivsticos
mejorar la modernizacin (digitalizacin).
de la gestin archivstica.
Poltico Intensificar acciones y
gestin ante el Poder
Ejecutivo y el Poder
Legislativo y GOREMAD
para lograr la
estructuracin del Archivo
Regional y la
construccin de la
infraestructura del Archivo
Regional.
Calidad y organizacin Capacidad para Falta de apoyo del
documental establecer convenios y/o Gobierno Regional de
contratos de asesora Madre de Dios
archivstica con entidades (autoridades de segundo

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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO
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pblicas y privadas, para nivel) y gubernamental en


atender las necesidades la implementacin de
de organizacin y archivos centrales y
conservacin documental. sistema de archivo
institucional en las
instituciones pblicas de
la regin.
Los Colegios
profesionales de
abogados y contadores no
designan sus
representantes y limitan la
conformacin del Comit
Tcnico Regional de
Archivos de Madre de
Dios CTRA-MD. Ante
ello, recientemente se ha
solicitado la designacin
de representantes al
Colegio de Economistas y
Colegio de Notarios de
Cusco y Madre de Dios.

D. PRIORIDADES INSTITUCIONAL

Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos (SNA) en las


Instituciones Pblicas de la Regin con el apoyo del GOREMAD, AGN
y autoridades gubernamentales.
Lograr la tenencia del local o construccin de infraestructura propia del
Archivo Regional de Madre de Dios.
Contar con infraestructura institucional propia del Archivo Regional a
construirse en los terrenos del CEDEGA y/o ex ECASA con la
implementacin y equipamiento adecuado, para la conservacin,
incremento y servicio del Patrimonio Documental y Cultural de la
Nacin existente en la Regin de Madre de Dios, por lo que deber
realizarse las gestiones pertinentes al GOREMAD y otras instituciones
pblicas y privadas
Modernizacin del Archivo Regional de Madre de Dios, contando con el
apoyo del GOREMAD, AGN y CTI para optimizar los servicios
archivsticos.
Lograr a un periodo corto la reversin de la estructuracin interna
organizacional del Archivo Regional, presentando el sustento tcnico
correspondiente.
Asistencia tcnica, asesoramiento, capacitacin y supervisin a las
unidades orgnicas de Archivo Central y Archivos de Gestin y
Perifricos de las instituciones pblicas de la Regin en el
cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Archivos.

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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO
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Apoyar la capacitacin del personal archivero a nivel de la regin de


Madre de Dios.
Acopio, recuperacin, sistematizacin, conservacin y puesta en valor
de la documentacin histrica de la Regin, como fuente de
informacin para las generaciones futuras.
Mientras se construya la infraestructura institucional, implementacin
funcional con personal, movilidad, mobiliario y alquiler de local para la
conservacin y puesta en servicio de la documentacin notarial e
histrica que se tiene repositoriado y a recogerse.
Fomentar que las entidades pblicas de la Regin, segn su tamao y
complejidad, cuenten con unidades orgnicas o cargos en los
documentos de gestin institucional (ROF, MOF y CAP) para el
cumplimiento de las actividades del Sistema Nacional de Archivos.
Instituir Archivos Provinciales y gestionar la donacin de terrenos al
sector pblico y privado
Conformacin del Comit Tcnico Regional de Archivos de Madre de
Dios CTRAMD

E. OBJETIVOS ESTRATGICOS DE DESARROLLO

e.1 Objetivos Estratgicos Generales

e.1.1 Coadyuvar al fortalecimiento del Sistema Nacional archivstico y mejorar el


nivel del Sistema Archivstico Regional para la organizacin y conservacin del
Patrimonio Documental de la Nacin existente en el departamento de Madre de Dios
(archivos de documentos administrativos, judiciales, eclecisticos e histricos), as
como el funcionamiento de los servicios archivsticos en el contexto de la
Modernizacin del Estado, Inclusin Social y la Transparencia de la Gestin Pblica.

e.1.2 Dotar con infraestructura propia e implementacin con capacidades y


equipamiento adecuado para el funcionamiento del Archivo Regional de Madre de
Dios.

F. OBJETIVOS ESPECFCOS ESTRATGICOS

e. 2 Articulacin de Objetivos Estratgicos Generales con Objetivos


Especficos

OBJETIVO ESTRATGICO GENERAL

e.1.1 Coadyuvar al fortalecimiento del Sistema Nacional archivstico y mejorar el


nivel del Sistema Archivstico Regional para la organizacin y conservacin del
Patrimonio Documental Archivstico Administrativo e Histrico Regional as como
el funcionamiento de los servicios archivsticos en el contexto de la
Modernizacin del Estado, Inclusin Social y la Transparencia de la Gestin
Pblica.

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OBJETIVOS ESPECFICOS

e.1.1.1 Desarrollo de los procesos tcnicos archivsticos, principalmente el


PCD, en las instituciones pblicas existentes en la regin.

Indicador de Resultado:

Organizacin Documental = Volumen (M.L.)/ N Instituciones (Archivos)

Organizacin Documental = 4766 M.L. / 78 = 61.11

e.1.1.2 Desarrollar acciones de supervisin y asesoramiento archivstico de


las Archivos de las entidades pblicas de la regin, con la presentacin de un
informe anual.

Indicador de Resultado:

Supervisin de Archivos = N Instituciones por Visitar / N de Espec. Supervisores

Supervisin de Archivos = 78 / 2 = 39

Asesoramiento de Archivos = N Instituc.por Asesorar / N de Espec. En Archivos

Supervisin de Archivos = 78 / 2 = 39

e.1.1.3 Mejorar el nivel de organizacin y lograr su estructuracion del Archivo


Regional de Madre de Dios, elaborando, actualizando y haciendo aprobar y
monitoreando los documentos de gestion institucional, como son el Plan
Estratgico,ROF, MOF, CAP, MAPRO, POI, Presupuesto, TUPA, Guas de
Orientacin al Ciudadano, entre otros, principalmente.(un informe anual)

Indicador de Resultado:

Formalizacin Institucional = N Documentos gestin Institucional / N de


Especialistas

Formalizacin Institucional = 9 / 2 = 4.5

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e.1.1.4 Ejecutar, coordinar, participar y gestionar programas y acciones de


capacitacin archivstica en el contexto de la modernizacin de la tecnologa
archivstica con financiamiento del Gobierno Regional de Madre de Dios y la
intervencin del Archivo General de la Nacin y Organismos Internacionales,
realizndose 3 eventos en forma anual.

Indicador de Resultado:

Capacitacin Archivstica = N Instituciones (personas) / N Eventos

Capacitacin Archivstica = 78 / 8 = 9.99

e.1.1.5 Mejorar la prestacin de servicios archivsticos (notariales, judiciales,


bsqueda de documentos, fotocopias, prstamos y otros) al administrado y la
comunidad en general.

Indicador de Resultado:

Servicios = Personas atendidas / N de Archivos

Servicios = 780 /78 = 10

e.1.1.5 Intensificar acciones para lograr el concurso y compromiso de las


autoridades gubernamentales regionales y la comunidad en general con las
competencias del Sistema Nacional Archivstico Nacional as como los valores
culturales histricos.

Indicador de Resultado:

Sensibilizacin Archivstica = N Instituciones (personas) / N Eventos

Sensibilizacin Archivstica = 78 / 8 = 9.99

OBJETIVO ESTRATGICO GENERAL


e.1.2 Dotar con infraestructura propia e implementacin con capacidades y
equipamiento adecuado del funcionamiento del Archivo Regional de Madre de
Dios. (un informe anual)

OBJETIVOS ESPECFICOS

e.1.2.1 Gestionar la asignacin de terrenos del Estado ( MUNICIPALIDADES,


GOREMAD, CEDEGA, EX PRONAA, ESQ. AV. FITZCARRALD-ERNESTO
RIVERO) y privado para la construccin de la infraestructura propia del Archivo
Regional y que est ubicado fuera de la sede del Gobierno Regional. Un informe
anual.

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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PEI 2014 AL 2021 DEL ARCHIVO
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Indicador de Resultado:

Gestin de terreno o local = N de Instituciones a solicitar / N de Solicitud

Gestin de terreno o local = 13 / 4 = 3.25

e.1.2.2 Elaborar, actualizar y ejecutar perfiles y proyectos de inversin para la


construccin de infraestructura e implementacin con personal y equipamiento
del Archivo Regional. PROYECTO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL
ARCHIVO REGIONAL

Indicadores de Resultado:

Terreno propio

Un proyecto

Construccin de Infraestructura

e.1.2.3 Elaborar y ejecutar perfiles y proyectos de acopio, rescate, conservacin e


incremento del Patrimonio Documental Histrico de la Regin con la participacin
del financiamiento de fondos pblicos y privados nacional e internacional.
PROYECTO: RESCATE DE PATRIMONIO DOCUMENTAL HISTRICO DE
MADRE DE DIOS.

Indicador de Resultado:

Un proyecto

Rescate, sistematizacin y conservacin de documentos histricos.

G. ANEXOS

- Cuadro 001 Programacin Multianual del PEI 2014 2021


- Anexo 002 Cuadro de Instituciones Pblicas existentes en el departamento
de Madre de Dios.

Puerto Maldonado, enero de 2014

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PMV/DAR.

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