Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Acuerdo 42 de 2002 PDF
Acuerdo 42 de 2002 PDF
(Octubre 31)
CONSIDERANDO
Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula: "Fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios
para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva" ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, es
un deber de cada servidor pblico custodiar y cuidar la documentacin e informacin que
por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
As mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artculo 35 de la mencionada ley, est
prohibido a los servidores pblicos ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus
funciones;
Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administracin
pblica y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas debern elaborar
programas de gestin documental, en cuya aplicacin atendern los principios y procesos
archivsticos; el artculo 22 de la misma ley prev que la gestin de documentos dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como: La produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los
documentos y su artculo 23, sobre formacin de archivos dispone que teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestin,
Archivos Centrales y Archivos Histricos;
Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 seala que es obligacin de las entidades de la
administracin pblica elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio
de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases,
ACUERDA
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos de
gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con
los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y
control.
Pargrafo.
5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y
Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin,
traslado, desvinculacin.
9. Cdigo. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado a los
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados
de un mismo rgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin
de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos qu e guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.
11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-
1960. En el caso de una sola fecha se anotar esta. Cuando la documentacin no tenga
fecha se anotar s.f.
13. Nmero de folios. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de
conservacin descrita.
14. Soporte. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
16. Notas. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar
programas de sistematizacin de la informacin.
Artculo 8.