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Reingeniería de Procesos Municipales PDF
Reingeniería de Procesos Municipales PDF
REINGENIERA DE PROCESOS
MUNICIPALES
INTRODUCCIN.............................................................................................. 4
I. CONSIDERACIONES INICIALES............................................................ 5
II. INTEGRACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL
EQUIPO DE REINGENIERA DE PROCESOS........................................ 7
2.1 INTEGRACIN DE LOS EQUIPOS DE REINGENIERA DE PROCESOS.............. 8
2.2 REGLAMENTO DE LOS EQUIPOS DE REINGENIERADE PROCESOS............. 9
III. METODOLOGA PARA LLEVAR A CABO
LA REINGENIERA DE PROCESOS....................................................... 13
3.1 INICIACIN ............................................................................................ 13
3.2 FOTOGRAFA......................................................................................... 14
3.2.1 Objetivo general........................................................................ 14
3.2.2 Esquematizacin de los procesos actuales..................................16
3.2.3 Consulta de opinin de clientes externos e internos................ 19
3.2.3.1 Valoracin de la opinin de clientes externos............... 20
3.2.3.2 Valoracin de la opinin de clientes internos................ 22
3.2.4 Determinacin y medicin de variables crticas........................ 24
3.2.5 Benchmarking........................................................................... 27
3.2.6 Determinacin de la problemtica............................................. 28
3.2.7 Costos de no-calidad............................................................... 29
3.2.8 Objetivos especficos................................................................ 29
3.3 DEFINICIN DE SOLUCIONES................................................................... 30
3.3.1 Generacin de propuestas........................................................ 30
3.3.2 Evaluacin de propuestas......................................................... 31
3.3.3 Seleccin de ideas factibles...................................................... 32
3.4 REDISEO Y/O DISEO........................................................................... 32
3.4.1 Esquematizacin de los procesos rediseados........................... 33
3.4.2 Verificacin de variables crticas y determinacin de garantas.. 33
3.4.3 Validacin por el dueo del proceso.......................................... 34
3.5 IMPLANTACIN ........................................................................................ 34
3.5.1 Informacin y negociacin con las reas involucradas.............. 34
3.5.2 Generacin de compromisos..................................................... 35
3.5.3 Seguimiento de compromisos.................................................... 36
3.6 MEDICIN Y CONTROL............................................................................. 37
2
3.6.1 Determinacin del tiempo de medicin...................................... 37
3.6.2 Medicin de variables crticas.................................................... 37
3.6.3 Comparacin de la evolucin de variables crticas.................... 38
3.7 RETROALIMENTACIN ............................................................................. 39
3.7.1 Consulta de opinin de clientes................................................. 39
3.7.2 Comportamiento de garantas................................................... 39
3.7.3 Entrega al dueo del proceso................................................... 40
3.7.4 Presentacin y publicacin de resultados................................. 41
IV. CONSIDERACIONES FINALES............................................................... 42
BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA............................................................... 43
GLOSARIO........................................................................................................ 44
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INTRODUCCIN
A partir de marzo de 2002 inici la aplicacin del Sistema de Apertura Rpida de Empresas (SARE), el
cual tiene como objetivo permitir la apertura de nuevos negocios en un solo da, cumpliendo con un
mnimo de trmites federales.
Para hacer efectivo un esquema de apertura rpida de empresas, es necesario sumar
esfuerzos con estados y municipios en la simplificacin de sus procesos administrativos y de los
requisitos de sus trmites. Por ello, la Comisin Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) promueve
la celebracin de convenios de coordinacin con estados y municipios para auxiliarlos en el desarrollo
de mecanismos tipo SARE.
Esta gua es otro instrumento de apoyo a los municipios para que sean ms eficientes y
eficaces los procesos que permitan la prestacin de sus servicios, ya que en ella se explicar la
manera como los municipios deben integrar sus equipos de reingeniera de procesos y los elementos
que deben contener sus reglamentos de operacin, as como la metodologa con la que realizarn su
trabajo, la cual se compone de siete etapas, a saber: Iniciacin, Fotografa, Definicin de soluciones,
Rediseo y/o diseo, Implantacin, Medicin y control, y Retroalimentacin:
La etapa de Iniciacin implica un diagnstico operativo del m unicipio que permite enlistar los
procesos y actividades administrativas municipales y los problemas a los que se enfrenta diariamente
el municipio.
La etapa de Fotografa consiste en elaborar una descripcin de los procesos administrativos
del municipio, as como de los diversos factores que inciden en ellos.
La etapa de Definicin de soluciones implica evaluar y seleccionar ideas factibles para
solucionar la problemtica detectada en los procesos administrativos municipales.
La etapa de Rediseo y/o diseo permite aplicar ideas factibles determinadas a los procesos
administrativos y llevar a cabo su rediseo, a menos que se determine que no son operables, en cuyo
caso se disearn nuevos procesos. Se establecern garantas de tiempo y de calidad en el servicio,
para finalmente entregrselos al presidente municipal.
La etapa de Implantacin se refiere a informar y negociar el establecimiento de los nuevos
procesos con las reas que participan en los procesos . Para ello, se deben generar compromisos y
darles seguimiento.
La etapa de Medicin y control facilita el seguimiento de los trabajos de reingeniera de
procesos, de tal manera que se determina un tiempo de medicin, se miden las variables crticas y se
compara su evolucin.
Finalmente, la etapa de Retroalimentacin impulsa el establecimiento de la mejora continua, de
tal modo que el municipio siempre preste servicios de calidad a los gobernados. Asimismo, impulsa la
publicidad de los trabajos de reingeniera de procesos y de sus beneficios en el mbito del gobierno
municipal.
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I. CONSIDERACIONES INICIALES
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conviertan en facilitadores de la mejora regulatoria y de la implementacin de mecanismos
tipo SARE.
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II. INTEGRACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO DE REINGENIERA DE
PROCESOS
Para poder iniciar el proyecto de reingeniera, es de gran importancia designar a las personas
que estarn encargadas de llevar a cabo esta tarea, por lo que es relevante entender la
conformacin de los equipos de reingeniera de procesos, as como las actividades y
responsabilidades que tendrn dichos equipos .
Se deben establecer tantos equipos de trabajo como sean necesarios segn los
procesos que se vayan a redisear. Cada rea del municipio tiene varios procesos, y para
cada uno de ellos se deber designar un equipo; sin embargo, puede suceder que algn
servidor pblico municipal participe en ms de un equipo debido a su experiencia o
conocimiento. Ejemplo:
En este ejemplo, el rea de Permisos y Licencias deber contar con cinco equipos de
trabajo, dentro de los cuales, seguramente algunos servidores pblicos estarn participando
en dos o ms de ellos. Puede suceder que existan varios procesos pero poco personal; en
ese caso, se conformara un solo equipo para todos los procesos.
Para que los equipos funcionen, es necesario que cada miembro del equipo
comprenda sus funciones.
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2.1 INTEGRACIN DE LOS EQUIPOS DE REINGENIERA DE PROCESOS
Los equipos encargados de llevar a cabo la reingeniera debern integrarse como sigue:
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los responsables del proceso, para retroalimentarse con los avances del proyecto
de reingeniera. Por consiguiente, se considera que el coordinador podra ser el
titular de la Unidad de Mejora Regulatoria. En las sesiones , funge como visitante
con voz pero sin voto y vigila que las sesiones se lleven a cabo correctamente; su
presencia puede ser ocasional y no se le asignan tareas en el equipo, ya que tiene
muchas como integrador de todos los trabajos de reingeniera en el municipio.
Tambin orienta al moderador en caso de que la sesin no se est realizando
como es debido, pero no debe formar parte de la toma de decisiones.
f) Dueo del proceso. El dueo del proceso es el presidente municipal de cada
municipio. No sesiona con los dems integrantes del equipo, funge como la
mxima autoridad y, en su caso, da su visto bueno en las decisiones importantes
expuestas por los responsables del proceso o por el coordinador. Tambin evala
y vigila el buen desempeo del proyecto de reingeniera con la informacin que
recibe.
Una vez integrado el equipo de reingeniera de procesos, ste deber sesionar por lo
menos cada dos semanas, de acuerdo con su reglamento y la metodologa que se desarrolla
en la presente Gua.
Integracin
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Funcionamiento
MINUTA
PROCESO: __________________________
Asistencia Designaciones
Nombres . / R / - Secretario:
Moderador:
Responsable:
Coordinador:
Dueo del proceso:
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3. Secretario: Les recuerda a todos los integrantes la actividad de
reingeniera en la que se encuentra trabajando el equipo.
4. Moderador: A partir de la minuta de la sesin anterior, da lectura a los
compromisos que se tenan que cumplir para esa fecha, mientras el
secretario registra todos los avances y comentarios de los miembros del
equipo.
5. Moderador: Una vez finalizada una actividad, el moderador da la pauta
para iniciar la siguiente actividad, y as sigue hasta concluir con la
correspondiente etapa y dar lugar a nuevos compromisos para la
siguiente sesin, los cuales tambin sern registrados por el secretario
en la minuta .
6. Secretario: Da lectura a la minuta generada en la sesin para
corroborar que todos los integrantes estn de acuerdo con el contenido
de la minuta, la cual se compromete a entregar posteriormente a todo el
equipo.
7. Fin de la sesin.
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pares, de tal manera que el nombramiento de cada integrante no deber
influir de ninguna forma en su participacin en el equipo.
m)Bimestralmente, el equipo entregar al responsable del proceso un informe
detallado sobre el estado que guarda la reingeniera del municipio, as
como de su porcentaje de avance. Para esto, se propone el siguiente
formato:
P ROCESO ...
M ETODOLOGA
E TAPA
Comportamiento garantas
Costos de No-Calidad
Objetivos especficos
Generacin de ideas
Variables / garantas
Auditora de clientes
Evaluacin de ideas
Objetivo general
Benchmarking
NOTA: En este espacio debe anotarse la actividad que desarrolla actualmente el Equipo de Reingeniera de Procesos.
Fecha: / /
Evaluacin
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III. METODOLOGA PARA LLEVAR A CABO LA REINGENIERA DE PROCESOS
Para llevar a buen trmino los trabajos de reingeniera de procesos que realizarn los
equipos, es preciso contar con una metodologa de fcil acceso, la cual estar integrada por
las siguientes etapas: iniciacin; fotografa; definicin de soluciones; rediseo y/o diseo;
implantacin; medicin y control; y, retroalimentacin. A continuacin se explica paso a paso
cada una de estas etapas.
3.1 INICIACIN
Para dar inicio formal al proyecto de reingeniera municipal, el primer paso consiste en que el
coordinador de los equipos de reingeniera de procesos identifique claramente las funciones
del municipio. Esto se logra mediante plticas informales con los responsables de las reas y
visitas a las reas de trabajo para:
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Una vez concluidos todos los puntos anteriores, se est en posibilidad de dar inicio a
la primera sesin del equipo de reingeniera de procesos correspondiente a la etapa de
Fotografa.
3.2 FOTOGRAFA
Es la etapa de la reingeniera que consiste en elaborar con exactitud, precisin y claridad una
representacin o descripcin de los procesos . Para obtenerla, es necesario desarrollar los
siguientes elementos: la determinacin del objetivo general en cada proceso; la
esquematizacin de cada proceso y las actividad actuales ; la consulta de opinin de los
clientes internos y externos ; la definicin y medicin de variables crticas; el benchmarking; la
determinacin de la problemtica actual y de los costos de no-calidad. Todo lo anterior se
hace para finalmente obtener los objetivos especficos a los que pretende llegar la
reingeniera del municipio.
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d. Para qu (se van a agilizar los trmites en todas las dependencias del municipio,
segn respuestas a, b y c)?
Ejemplo R: Para lograr la satisfaccin de sus clientes, logrando reducir costos
innecesarios y la reelaboracin de trabajos de los servidores pblicos
municipales.
Por ltimo, en el ejemplo arriba mencionado, al unir las respuestas de los cuatro
cuestionamientos, el objetivo general quedara como sigue:
Agilizar los trmites en todas las dependencias del municipio, para lograr la
satisfaccin de sus clientes, logrando reducir costos innecesarios y la
reelaboracin de trabajos de los servidores pblicos municipales.
Para lograr el establecimiento del objetivo, se sugiere que estas preguntas sean
planteadas y explicadas a todos los miembros del equipo, a fin de que, en silencio, cada uno
de ellos anote en una hoja la respuesta que considere pertinente en un tiempo no mayor a 15
minutos. Una vez terminado el ejercicio, se deben leer las respuestas en voz alta para darlas
a conocer a todo el equipo. Se sugiere la utilizacin de un pizarrn para que se anoten todas
las respuestas que, por lo general, son similares, ya que todos los integrantes conocen el
proceso que se va a redisear. El formato sugerido es el siguiente:
Pregunta Respuestas
Juan Jos Alejandro Juan Armando Araceli Javier Gonzalo
Carlos
A
B
C
D
Ya que estn anotadas todas las respuestas, todos los integrantes las analizan para
establecer finalmente el objetivo general. No se trata de que prevalezca la idea de alguien,
aunque si a todos les parece bien una, sta debe constituir el objetivo general, el cual
tambin puede estar conformado por la combinacin de todas las ideas aportadas.
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Esta actividad debe finalizarse en la primera sesin. Se ingresa la primera minuta a la
carpeta, adems de una hoja en la que se plasma de manera visible el objetivo general
establecido.
a. Mapear el proceso: Esto significa que algn (o algunos) integrante(s) del equipo
estar(n) encargado(s) de sentarse con cada una de las personas involucradas en
el proceso, a fin de conocer desde la primera hasta la ltima actividad que se
realiza para la prestacin del servicio o producto del proceso que se est
revisando. Es decir, se debe dirigir a cada una de las personas que participa en el
proceso administrativo y hacerle preguntas como las siguientes: qu haces?,
cmo lo haces?, con qu lo haces?, quin te ayuda?, a quin le turnas tu
trabajo cuando finalizas tu actividad?, quin lo revisa?, qu pasa si tienes algn
problema?, cunto tiempo te tardas?, existe alguna garanta que debas cumplir
al realizar tu trabajo?, etc.. Estas preguntas ayudarn al equipo a conocer a fondo
ese proceso administrativo del gobierno municipal.
b. El Integrante deber anotar toda la informacin que obtenga de sus compaeros y,
al final, deber lersela a estos ltimos para corroborar que haya registrado
correctamente esa informacin y, en caso contrario, corregir lo necesario.
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c. En cuanto se tenga toda la informacin necesaria, se procede a la diagramacin
por parte del rea del gobierno municipal, a fin de obtener un flujo del proceso,
para lo cual se deben utilizar los siguientes smbolos:
Proceso
El rectngulo es el smbolo ms utilizado, ya que en su
interior se describe la operacin o actividad del proceso.
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Se utiliza par evitar repeticiones en el flujo, ya que es posible
que en algn momento del proceso se realicen los mismos
pasos para otra actividad. En ese caso, se utiliza este
Conector pequeo crculo que se coloca al lado del inicio de la
operacin repetida y a un lado de la operacin que se debe
hacer, relacionndolo con un nmero y una pequea flecha
recta que, en el primer supuesto, se dirige del crculo a las
flechas del diagrama y, en el segundo, del smbolo al crculo.
Conector
fuera de Se utiliza para unir transiciones de una pgina a otra, cuando
pgina el flujo es muy grande y no se puede realizar en una sola
pgina.
La direccin lgica del flujo siempre deber ser hacia la derecha y hacia abajo. Las
lneas de direccin nunca debern regresar, ya que podran causar confusin.
Es importante que se seale muy bien el tiempo que toma cada actividad en el flujo,
para que, en la etapa de rediseo, se pueda comparar con el tiempo que se fije a partir de
ese momento.
A continuacin se presenta un ejemplo que permitir entender de manera clara la
explicacin anterior:
Proceso de mantenimiento de alumbrado pblico
1 er da 2o da
Inicio
Realiza la ronda
1 Llena en su Bitcora
Intendente correspondiente
Todas las la informacin de
para revisar que S
luminarias la inspeccin y la
las luminarias
funcionan entrega al final
funcionen.
correctamente? del mes al rea
de Validacin.
No
La Bitcora contiene:
nombre y firma del
Intendente, zona, fecha,
hora y diagnstico,
materiales utilizados
y observaciones.
Revisa
en qu Realiza
Es necesario S
consiste el
cambiar 1
cambio
la falla. refacciones?
necesario.
No
Recibe la Bitcora y la
revisa. Evala la cantidad
rea de Validacin de materiales utilizados y Fin
prove al Intendente
de refacciones. 18
d. El ltimo paso de esta etapa consiste en que, una vez terminada la elaboracin del
flujo, tendr que ser turnado a los actores que en l intervengan, para que revisen
y validen que el flujo corresponde efectivamente a las actividades que realizan. En
caso de que no estn de acuerdo, se hacen las correcciones pertinentes hasta que
el flujo corresponda con exactitud a la realidad del proceso administrativo
municipal que se mape.
e. Una vez que el flujo de operaciones es aprobado por todas las personas
involucradas en l y validado por el equipo de reingeniera de procesos en una
sesin, se puede avanzar a la consulta de opinin de clientes internos y externos.
Esta etapa consiste en hacer una investigacin entre los clientes internos y externos acerca
de su opinin respecto a la manera como est operando sus procesos el gobierno municipal.
Esto permite conocer las necesidades y expectativas de los clientes del municipio. La
consulta de opinin de los clientes define por qu cambiar y qu cambiar y nos marca el
rumbo que nos lleva a la implantacin de la calidad total en la prestacin de los servicios
municipales.
Por lo anterior, los resultados que se obtengan de esta consulta de opinin ayudarn a
identificar en qu parte del flujo de la operacin actual se est fallando y, de esta manera, se
podrn empezar a enlistar los pasos, actividades, elementos, etc., que haya que modificar
para que el proceso funcione cada vez mejor.
Existen dos tipos de clientes: externos e internos. El cliente externo es quien
finalmente recibe el servicio o producto terminado (licencia de uso de suelo, licencia de
funcionamiento, diversos permisos que otorga el municipio, etc.) y quien lo evala y
mantiene; esto es, desde la perspectiva del gobierno municipal, son las personas fsicas y
jurdicas colectivas de derecho (morales) que requieren los servicios que ofrece el municipio.
Los clientes internos son todos los servidores pblicos y colaboradores del gobierno
municipal que realizan una serie de labores encaminadas a proporcionar a los clientes
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(externos) el servicio que brinda el municipio como resultado del procedimiento o proceso
administrativo de que se trate.
La consulta de opinin es lo nico que permite certificar la mejora que se est
realizando, adems de que facilita conocer qu es lo que se tiene que mejorar. Para poder
realizarla, se sugiere la aplicacin de la entrevista y/o encuesta.
En lo que respecta a la valoracin de clientes externos, sta deber realizarse al igual
que en la Gua para evaluar la satisfaccin de los clientes en el mbito municipal, mientras
que la valoracin de clientes internos se har como se especifica en la presente Gua.
GOBIERNO MUNICIPAL
REINGENIERA DE PROCESOS
Encuesta a clientes externos
1. Cunto tiempo tuvo que esperar para que algn servidor pblico lo
atendiera?
a) Menos de 10 minutos
b) 10-15 minutos
c) 16-25 minutos
d) Ms de 26 minutos
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3. Cmo fue la atencin que recibi por parte de los servidores pblicos?
a) Excelente
b) Buena
c) Regular
d) Mala
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Los resultados de las preguntas harn referencia a los siguientes puntos:
La valoracin que se realiza de los clientes internos es fundamental para detectar cules son
los puntos, actividades o situaciones que los propios funcionarios pblicos municipales
detectan y que pueden corregirse o aadirse a los procesos administrativos , a fin de alcanzar
el objetivo de redisearlos para obtener mejores resultados.
A continuacin, se sugiere un cuestionario que ayudar a identificar las variables
crticas que conciernen a algunos puntos especficos del actuar cotidiano del gobierno
municipal:
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GOBIERNO MUNICIPAL
REINGENIERA DE PROCESOS
Encuesta a clientes internos
3. En cuanto a claridad y contenido, los flujos del o los procesos en los que participas,
son:
5. Las herramientas con las que cuentas para realizar tu trabajo son:
6. La informacin que recibes cuando existe algn cambio en los procesos es:
8. La cooperacin, apoyo y ayuda que recibes de otras reas del municipio para la
culminacin de tu trabajo es:
9. La oportunidad que tienes para participar en las mejoras a los procesos y el trabajo
en equipo es:
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Excelente Buena Regular Mala Nula
Los resultados de las preguntas anteriores hacen referencia a los siguientes puntos:
Una variable crtica es aquella que causa el descontrol del proceso y se manifiesta
directamente en la insatisfaccin del cliente interno y/o externo. stas pueden ser: tiempo,
errores humanos de forma y fondo, presupuesto, control, etctera.
La determinacin de las variables crticas se har con base en los resultados que
arroje la consulta de opinin de clientes internos y externos.
Esto es, en los cuadros que se presentan a continuacin, se tienen que capturar los
totales obtenidos en cada una de las preguntas, para observar as cules son los apartados
con mayor puntuacin positiva y negativa, a fin de que la puntuacin negativa sea analizada
en el flujo, para proceder, en su caso, a su correccin, modificacin o actualizacin en el
proceso.
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Resultados hipotticos de la encuesta a clientes externos
Muestra de 30 personas
Pregunta 1:
Pregunta 6: Costos de
Cumplimiento de Resultados Variables Resultados Variables
servicios
garantas
a) Menos de 10
8 32.00% a) Adecuado 4 16.00%
minutos
b) 10-15 minutos 13 52.00% b) Excesivo 7 28.00%
c) 16-25 minutos 6 20.00% c) Bajo 4 13.33%
d) ms de 26 minutos 3 10.00% d) Otro ________ 15 50.00%
30 100% 30 100%
Pregunta 2:
Capacitacin y
Pregunta 7: Servicio y
adiestramiento de Resultados Variables Resultados Variables
atencin a clientes
los servidores
pblicos
a) Una 5 20.00% a) Excelente 3 12.00%
b) Dos 8 32.00% b) Bueno 2 8.00%
c) Tres 14 46.67% c) Regular 14 46.67%
d) Ms de tres 3 10.00% d) Malo 11 36.67%
30 100% 30 100%
Pregunta 10:
Pregunta 5:
Resultados Variables Sugerencias de Resultados Variables
Procesos eficientes
mejoras
a) Fcil 4 16.00% a) Rapidez 3 12.00%
b) Dificil 7 28.00% b) Menos trmites 2 8.00%
c) Claro 4 13.33% c) Amabilidad 18 60.00%
d) Confuso 15 50.00% d) Costos bajos 7 23.33%
30 100% 30 100%
En este ejemplo, las variables crticas que resultan de la consulta de opinin a clientes
internos son: la calidad de la informacin no es la apropiada, y los servidores pblicos no son
amables.
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Resultados hipotticos de la encuesta a clientes internos
Muestra de 20 personas
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procesos. Por ello, siempre se debe atacar, inicialmente, el 20% de los problemas ms
graves.
3.2.5 Benchmarking
Se refiere a la revisin de los estndares y mejores prcticas, comparando los procesos del
gobierno municipal con los de otros entes que realicen actividades iguales o similares, a fin
de obtener todos los elementos que puedan o deban sumarse a sus procesos
administrativos.
Para poder realizar el benchmarking, se deber solicitar apoyo a otros municipios;
dependencias, instituciones u organismos descentralizados de la administracin pblica,
estatal o federal y a empresas del sector privado cuyos procesos administrativos sean
ejemplares y cuenten con un enfoque de calidad total.
Para ello, se sugiere la realizacin de formatos especficos de acuerdo con los
procesos de las reas que se estn rediseando. En caso de que se est rediseando el
control de la gestin municipal por su impacto en los trmites del municipio, para su
benchmarking se propone, a manera de ejemplo, el siguiente formato:
BENCHMARKING
Otros
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3.2.6 Determinacin de la problemtica
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
PROCESOS
Esta herramienta tiene como finalidad detectar las distintas causas que originan el
problema que se est estudiando. Para lograrlo, es necesario seleccionar el problema y
posteriormente detectar las causas que lo originan.
El Diagrama de Ishikawa se llena de la siguiente manera:
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3.2.7 Costos de no-calidad
Representa todo lo que los municipios pierden o dejan de ganar por deficiencias en los
procesos. Estos costos se componen de factores cuantitativos (tiempo, materiales,
quebrantos, sanciones, etc.) y cualitativos (imagen, credibilidad y competitividad, entre otros).
Al determinar la problemtica, se debe realizar un listado de los costos de no-calidad,
lo que permitir posteriormente, en el rediseo, evitar su generacin y, as, volver ms
eficientes los procesos administrativos de los gobiernos municipales.
A continuacin, se presenta un ejemplo de la determinacin de costos de no-calidad
en un trabajo de reingeniera:
Estos objetivos estn subordinados al objetivo general que se plante cada equipo de
reingeniera de procesos de cada municipio desde la primera sesin, porque son meros
medios para su consecucin, ya que se trata de metas particulares y concretas que permiten
que los servidores pblicos del municipio alcancen la calidad total en la prestacin de los
servicios pblicos municipales y cumplan con el objetivo general de la reingeniera.
Esto es, para concluir la etapa de Fotografa, una vez determinado el objetivo general
y ya que se conoce la problemtica real de los procesos administrativos, se debern plantear
objetivos especficos basados en las posibles soluciones de cada uno de los problemas
identificados a lo largo de esta primera etapa, a fin de lograr el objetivo general. Lo que
implica realizar un listado de las finalidades concretas de la reingeniera que se est llevando
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a cabo, metas que siempre debern tener como referente su impacto en los procesos
administrativos municipales. Por ejemplo:
El equipo de reingeniera de procesos est listo para sugerir las posibles soluciones a los
problemas identificados en la etapa de Fotografa. Para ello, se recomienda utilizar la tcnica
de lluvia de ideas y, de ser posible, contar con alguien externo a la organizacin.
El equipo deber dedicar exclusivamente una sesin a que sus integrantes generen
ideas y las analicen, de manera que se desechen las que no se consideren apropiadas o
viables y se adopten aqullas cuya importancia permita redisear adecuadamente los
procesos administrativos municipales. Esto se hace de acuerdo con la tcnica de lluvia de
ideas, a saber:
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TCNICA DE LLUVIA DE IDEAS
1 fase Se escoge el proceso administrativo en el que se enfocar la reunin y
se enuncia el problema o tema del proceso sobre el que se fijar la
atencin del equipo, el cual deber ser comprendido por todos los
participantes.
2 fase En silencio, cada participante genera por escrito el mayor nmero
posible de ideas.
3 fase Los participantes expresan sus ideas al equipo, las cuales sern
escritas por el secretario en un pizarrn, rotafolios o cartulina.
4 fase El equipo trata de reducir el nmero de ideas, para lo cual elimina las
que son redundantes, o las combina para enriquecer el contenido de
los enunciados.
5 fase Mediante una votacin, se identifican los enunciados que estn
relacionados directamente con el problema o problemas del proceso
administrativo. Estos enunciados se vacan en un listado.
Una vez que se han determinado ciertas ideas como las propuestas del equipo, se debern
analizar las fortalezas y debilidades de su implantacin. Esto llevar al equipo a considerar
todos los factores que impliquen su adopcin. Por ejemplo, una propuesta podra considerar
que toma mucho tiempo dar toda una explicacin de un rea tcnica del municipio para
otorgar el uso del suelo, por lo cual podran evitarse dichos estudios, mxime que no existe
ningn precepto legal federal, estatal o municipal que obligue a su realizacin. Sin embargo,
el gobernado al que se le negara dicho permiso podra interponer un juicio de amparo por
falta de motivacin, esto es, alegar que no existieron los argumentos lgico-tcnicos con un
nexo causal para la determinacin de la negacin del permiso, lo que obligara al jurdico del
municipio a atender dicho juicio y, a final de cuentas, si el Poder Judicial Federal otorgara el
amparo al gobernado, el municipio se vera obligado a realizar el citado estudio tcnico, lo
que traera aparejado ms costos de los que inicialmente se tenan.
En el ejemplo anterior, un anlisis de esta naturaleza nos llevara a desechar la
propuesta de eliminar el estudio tcnico referido. Este anlisis costo-beneficio deber
realizarse para cada una de las propuestas planteadas.
Por otra parte, es importante que el equipo de reingeniera de procesos analice si
todas las ideas s ugeridas tienen posibilidad de ser aplicadas en el municipio, por su ubicacin
geogrfica, ideologas, etc. Por ejemplo, una solucin a los problemas de retraso en los
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trmites podra ser la utilizacin de la Internet, pero en determinado municipio sera imposible
su utilizacin porque 95% de su poblacin no cuenta con computadoras ni lneas telefnicas.
Los ejemplos anteriores nos muestran que la evaluacin de las soluciones debe
hacerse con el mayor cuidado posible.
El equipo de reingeniera de procesos elegir las ideas con mayor factibilidad para alcanzar
los objetivos especficos planteados.
Entre las propuestas o ideas planteadas cuya implantacin se haya determinado
factible despus de ser evaluadas, se debern elegir aqullas cuya mayor factibilidad permita
alcanzar los objetivos especficos planteados, ya que una idea podra implicar otras , o bien,
ser la ptima, pero con una factibilidad poltica o administrativa de implantacin nula. Podra,
por ejemplo, atentar contra los usos y costumbres de la comunidad del municipio. En
consecuencia, debe quedar claro cules ideas son factibles de ser implantadas.
Por ltimo, cuando el equipo ya identific las soluciones viables y factibles para su
aplicacin en el municipio, stas deben priorizarse y se debe elaborar un documento formal
mediante el cual se comuniquen al responsable del proceso, coordinador y dueo del proceso
las propuestas del equipo, a fin de obtener as su aprobacin o desaprobacin, para poder
continuar con la etapa de rediseo y/o diseo.
En caso de que alguna de dichas autoridades no est de acuerdo con alguna o con
todas las soluciones, se tendr que convocar a una sesin extraordinaria en la que se tendr
que reunir el equipo de reingeniera de procesos para analizar las causas o ideas factibles
por las que stas no fueron aprobadas y generar nuevas soluciones hasta que sean
aprobadas.
Una vez definidas las soluciones, se est en posibilidad de iniciar el rediseo de los procesos
administrativos municipales. Sin embargo, puede darse el caso de que el equipo de
reingeniera de procesos considere que no es posible hacer el rediseo sobre alguno o sobre
todos los procesos existentes por haberse determinado que no son operables. En este caso,
ser necesario que el equipo disee nuevos procesos administrativos. En ambas situaciones,
es importante que se verifiquen las variables crticas y se determinen garantas de tiempo y
de calidad en el servicio, condiciones necesarias para cumplir en tiempo y forma con todos
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los pasos del flujo de los procesos establecidos, para finalmente entregarlos al dueo del
proceso para su validacin.
Se debern revisar las variables crticas identificadas en la etapa de Fotografa, para analizar
su comportamiento y establecer garantas de tiempo y de calidad en el servicio en la relacin
cliente-proveedor y, en caso de incumplimiento, determinar las sanciones respectivas. Dichas
variables debern estar plasmadas en el flujo de operacin rediseado y se elaborar un
documento en el que se establezcan los trechos de responsabilidad de las reas involucradas
en su cumplimiento y donde se plasmen de manera clara los compromisos cliente-proveedor
respecto a tiempo y calidad en el servicio entre dichas reas, para lo cual se propone el
siguiente formato:
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FORMATO PARA LA DETERMINACIN DE GARANTAS
PROCESO...
REA A REA B
Tiempo Calidad en el servicio Tiempo Calidad en el servicio
Una vez que se hayan verificado las variables crticas y determinado las garantas
correspondientes, el equipo de reingeniera de procesos deber entregar la carpeta de
reingeniera que contiene su trabajo al dueo del proceso, esto es , al presidente municipal,
para que ste d su visto bueno y otorgue constancia escrita de aceptacin y apoyo al plan
de rediseo y/o diseo de los procesos, a fin de dar inicio a su implantacin, ya que, si no
existe un compromiso claro por parte de la mxim a autoridad municipal para realizar la
reingeniera, sta estar condenada al fracaso. En caso de que el dueo del proceso no est
de acuerdo en otorgar su visto bueno, deber justificarlo con comentarios y/o correcciones
para que as el equipo de reingeniera de procesos pueda hacer las adecuaciones necesarias
y volver a presentarle sus trabajos de reingeniera al dueo del proceso.
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3.5 IMPLANTACIN
Una vez validados los trabajos de reingeniera por el dueo del proceso, se iniciar la fase de
Implantacin, para lo cual debern seguirse los pasos que a continuacin se describen.
En la mayora de los casos de rediseo y/o diseo de procesos, para que stos puedan
implantarse es necesario que intervenga ms de una rea del gobierno municipal. Por ello,
resulta necesario elaborar una campaa que permita cambiar la manera de pensar de los
servidores pblicos del gobierno municipal, para que as se facilite la implantacin de la
reingeniera. Asimismo, se debe llegar a un acuerdo sobre la implantacin de la reingeniera
con las reas de los municipios que indispensablemente intervienen en los procesos que se
han rediseado.
Esto es, en primer trmino, deber realizarse una campaa de implantacin, ya sea
por medios electrnicos o impresos, cuya finalidad sea captar la atencin de los servidores
pblicos del gobierno municipal, cuestionando indirectamente su actuar cotidiano y
proponiendo nuevas formas de pensar, lo que crear un ambiente propicio para iniciar la
negociacin con las reas para la implantacin de los nuevos procesos, rediseados o
diseados por los equipos de reingeniera de procesos.
En segundo trmino, mediante la negociacin, se procurar generar consensos en las
reas sobre los trminos y tiempos en los que se implantar la reingeniera.
En virtud de que el flujo ya fue validado por la mxima autoridad, es importante que
todas las dems personas involucradas rubriquen el flujo final como manifestacin de su
acuerdo con lo plasmado en l y como compromiso de que, a partir de ese momento, las
labores diarias del municipio slo se realizarn de acuerdo con lo establecido en dicho flujo.
Se sugiere proporcionar una copia del flujo rediseado a todas las personas que en l
intervienen, desde el mando ms alto hasta al personal de menor nivel, para que no exista
ninguna persona que desconozca la nueva manera de trabajar. Adems , se sugiere que,
durante un tiempo, se coloque sobre algn pizarrn o muro, para que est a la vista de todos
los servidores pblicos del gobierno municipal.
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3.5.2 Generacin de compromisos
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Para interpretar el desarrollo de la cascada, se utilizan los siguientes colores: blanco,
para indicar las actividades pendientes o permanentes; gris, las que ya se cumplieron; gris
con recuadro, que se superaron las expectativas; y negro, significa que an no se ha
cumplido con lo asignado.
Con la ayuda de esta herramienta, se puede llevar un orden de las actividades para
mejorar los procesos administrativos del municipio. A continuacin, se muestra un breve
ejemplo de cmo realizar la cascada:
18 de Julio 2003
I MPLANTACIN
Informacin y
negociacin con las
reas involucradas
JMN y RBL
(30 de abril)
Generacin de
compromisos
IAF y JOI
(15 de junio)
Seguimiento de
compromisos
FRR
(15 de julio)
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3.6.2 Medicin de variables crticas
Una vez determinado el tiempo de medicin, se proceder a crear el medidor que se utilizar
para estar al pendiente del comportamiento de las variables crticas del proceso rediseado o
del nuevo proceso, es decir, para poder realizar la medicin ser necesario realizar
peridicamente las evaluaciones de clientes internos y externos , a fin de medir el
comportamiento de las variables crticas ya identificadas. Es probable que se observe una
disminucin respecto de malas calificaciones en meses anteriores o una nueva variable
crtica que no se haba identificado, la cual puede ser resultado de la comparacin de los
flujos realizados en la etapa de Fotografa con los flujos rediseados. Todo esto se logra con
la ayuda de la comparacin de la evolucin de las variables crticas.
Una vez creado el medidor, se comparar el medidor inicial que se hall en los procesos en
la etapa de Fotografa con el recin creado, a fin de conocer la mejora real del proceso.
Esto se realiza comparando los resultados de la evaluacin anterior con la actual, y
as sucesivamente, para que, de esta manera, sea fcil observar si las modificaciones o los
nuevos procesos establecidos realmente han logrado disminuir o desaparecer las variables
crticas identificadas en el inicio de la reingeniera.
Por ejemplo: en caso de que se determinara el tiempo como variable crtica, sera
importante realizar comparaciones entre el tiempo invertido en cada proceso antes del
rediseo de los procesos y el actual, para as conocer los avances obtenidos. Esto se puede
realizar con la ayuda de las siguientes frmulas:
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EJEMPLO DE COMPARACIN DE VARIABLES CRTICAS
PROCESO...
Integracin de las Excelente Buena Regular Mala Nula
reas en los procesos
Enero 1 2 3 4 10
Febrero 1 4 5 10 0
Marzo 5 5 4 6 0
3.7 R ETROALIMENTACIN
Toda vez que los clientes, tanto internos como externos, son los nicos que pueden calificar
la mejora, se deber realizar una consulta de opinin final principalmente a los clientes
externos. Esta consulta deber realizarse con cierta periodicidad, por lo menos
semestralmente, lo que coadyuvar en la implantacin de mejora continua en los procesos
municipales.
Esta consulta de opinin se realizar de la manera explicada en la actividad
denominada Consulta de opinin de clientes internos y externos de la etapa de Fotografa.
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Para estudiar el comportamiento de garantas , deber graficarse la evolucin de
stas en el tiempo de medicin establecido y analizar su comportamiento. Debern sealarse
con color rojo las garantas incumplidas.
A continuacin, se muestra un ejemplo que cmo se puede evaluar con facilidad el
cumplimiento de las garantas por procesos:
Para concluir la reingeniera del municipio, se har entrega formal de toda la documentacin
de los trabajos de reingeniera al dueo del proceso. De esta manera, la reingeniera del
municipio quedar en etapa de mejora continua.
La mejora continua pretende que los procesos establecidos, ya sea rediseados o
diseados, no permanezcan estticos, sino que sigan su desarrollo y avance tecnolgico,
humano y econmico, para que, a lo largo del tiempo, se logren mejoras que tiendan a la
excelencia. Por esa razn, se llama mejora continua, pues es un proyecto que nunca tiene
fin.
Todos los procesos administrativos municipales suponen actividades que pueden y
deben mejorarse. El objetivo de cada proceso es satisfacer o superar las expectativas de los
clientes del municipio. La mejora produce resultados duraderos y requiere la correcta
comprensin de todos los procesos que sirven de sustento al actuar diario del municipio. Las
personas ms prximas al proceso estn en una posicin ptima para mejorarlo
continuamente.
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Es importante que, en el momento de la entrega del proyecto de reingeniera, todos
los servidores pblicos del municipio tengan claros los conceptos antes mencionados, ya que,
si creen que con el proyecto de reingeniera se ha finalizado el trabajo de mejorar, estarn en
un error. La reingeniera slo es el inicio para ser mejores; la mejora continua ser la
herramienta para que el gobierno municipal mejore y d ms cada da.
Una vez entendidos los puntos anteriores, se proceder a la entrega formal de los
trabajos de reingeniera. Esta entrega se realizar mediante un documento que contenga:
Se sugiere que los resultados obtenidos sean presentados al cabildo correspondiente y que
se proponga su publicacin, a fin de que los dems municipios de los Estados Unidos
Mexicanos conozcan los beneficios que puede brindar la reingeniera de procesos. De esta
manera, se retroalimentarn, creando sinergias positivas que permitan la ayuda e impulso
mutuo de los municipios y, en su caso, facilitarn los benchmarking que realicen.
Es importante resaltar que, una vez terminada la reingeniera, debe realizarse la
adecuacin del mbito normativo para garantizar la legalidad y permanencia de los nuevos
procesos y formatos rediseados, as como su publicacin en la gaceta oficial del municipio.
Esto, para garantizar la trascendencia y permanencia de los procesos, independientemente
del periodo de gobierno del municipio.
Asimismo, cuando el rediseo del proceso lo requiera, se deber actualizar el
catlogo de trmites y especfic amente la ficha que corresponda. Lo anterior bajo el supuesto
de que ya exista el catlogo y se haga una reingeniera posterior (vase la gua Sistema de
informacin municipal y catlogo de trmites).
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IV. CONSIDERACIONES FINALES
Deben destacarse dos puntos. En primer lugar, debe conformarse un equipo cuya
experiencia y pericia le permitan realizar la reingeniera del municipio. En este equipo deber
participar un representante de alta jerarqua de cada rea del municipio y, por lo menos, una
persona externa, de preferencia con experiencia en calidad total, reingeniera de procesos,
planeacin estratgica, polticas pblicas, gerencia pblica y consultora externa.
En segundo lugar, es necesario aclarar que la reingeniera es una herramienta para
lograr la calidad total. Una vez concluida la reingeniera, los procesos permanecern en etapa
de mejora continua, a fin de concretar el cambio radical que se busca. Sin embargo, se
recomienda que, una vez terminada la reingeniera, se trabaje la relacin cliente-proveedor
del gobierno municipal, es decir, que se atienda la satisfaccin de los clientes del municipio.
Es importante resaltar que el uso creativo de la tecnologa actual puede ayudar
considerablemente a mejorar la calidad y velocidad de los procesos administrativos
municipales o, en su caso, eliminar parte del trabajo o de los pasos que se siguen e inclusive
algunos de sus procesos. Por ello, no se debe perder de vista la utilidad de la sistematizacin
informtica de los procesos administrativos de aquellos municipios cuyo presupuesto as lo
permita.
Cabe destacar que, aunque la presente Gua busca implementar la reingeniera de
procesos en los procesos administrativos del gobierno municipal, la creatividad de cada
equipo de reingeniera de procesos es la que permitir establecer el uso de nuevos
esquemas e, inclusive, nuevos formatos para el ptimo desahogo de los trmites del
municipio.
Finalmente, debe considerarse el establecimiento de un programa de innovacin
municipal que permita sentar los nuevos paradigmas de la administracin pblica municipal
del hoy y del maana, ya que, sin l, sern otros los municipios que tengan xito en su
desarrollo, as como en la atraccin de la inversin privada, nacional y extranjera hacia el
municipio.
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BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA
Currid, Cheryl, et.al., Reengineering. Tool Kit,. Prima Publishing, Rocklin, CA, 1994, 293 p.
Hammer, Michael, et.al., Reingeniera, Editorial Norma, Colombia, 1994, 226 p.
____________, The Reengineering Revolution, Harper Business, Nueva York, 1995, 336 p.
Linden, Russell M., Seamless Government, Jossey-Bass Publishers, San Francisco, 1994,
294 p.
Nadler, David A., et.al., El diseo de la organizacin como arma competitiva, Oxford, Mxico,
1999, 240 p.
Verzuh, Eric, The Fast Forward MBA in Project Management, Wiley, Nueva York, 1999, 332
p.
W. Koehler, Jerry, et.al., Mejora continua en el gobierno, Panorama, Mxico, 1999, 189 p.
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GLOSARIO
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Medidor. Control establecido para conocer el grado de seguimiento y cumplimiento de los
procesos u actividades de la organizacin.
Mejora Continua. Adelantamiento en los procesos que se extiende sin interrupcin, de tal
manera que, aunque el entorno y la org anizacin cambien, siempre deber prestarse a los
clientes un servicio de calidad.
Motivacin. Es referir o citar los hechos, circunstancias o situaciones que han ocurrido en un
caso particular y que hayan tenido un nexo causal con el proceder de una autoridad que,
como consecuencia, lleve a cabo un acto cuyo destinatario sea el gobernado.
Paradigmas. Esquemas formales en los que se basa la actuacin del gobierno municipal.
Proceso. Conjunto de fases sucesivas de una operacin para llegar a un fin, esto es, todas
las actividades que debe realizar la organizacin para prestar sus servicios con calidad.
Proveedor del servicio. Es la persona que, desde la organizacin, brinda el servicio al
cliente.
Rediseo. Volver a disear los procesos administrativos del gobierno municipal.
Reingeniera de procesos. Es la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para
alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimiento, tales
como costos, calidad, servicio y rapidez.
Relacin cliente -proveedor. Es la conexin que surge entre quien recibe el servicio y quien
lo presta.
Rentabilidad. Es la capacidad de una cosa de producir o rendir un beneficio o utilidad en un
determinado periodo de tiempo.
Satisfaccin a clientes. Es dar solucin a una duda o dificultad del cliente, o cubrir
plenamente la necesidad que lo llev a acudir a la organizacin en busca de alguna
respuesta.
Servicio. Es la actitud de los integrantes de una organizacin enfocada a hacer lo que quiere
o dispone su cliente.
Sesin. Cada una de las juntas que realiza el equipo de reingeniera de procesos.
Trmite. Cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer en un negocio hasta su
conclusin.
Variables crticas. Magnitud que tiene una actividad en un proceso administrativo municipal,
ya que sta incide de manera determinante en la operacin del proceso.
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