Eduardo de la Fuente y Alberto de Vega Telefnica I+D 2009

Una nueva manera de crear presentaciones y conectar con tu pblico

PRLOGO
I want to believe Pster en el despacho de Fox Mulder de Expediente X
D
iapositivas, slides. transparencias. Llmalas como quieras. En tu vida estudiantil
y profesional habrs visto centenares de ellas. De hecho, es ms que probable tu mi
smo seas autor de alguna que otra presentacin.
La pregunta es ineludible, por qu nos comunicamos mediante presentaciones? O ms con
cretamente, porqu empleamos presentaciones cuando, en la gran mayora de los casos,
el formato no es el ms adecuado para el propsito que perseguimos? En la empresa (y
universidad) actual, las presentaciones son un formato documental muy extendido
. Ya sea con PowerPoint, KeyNote u otro tipo de slideware1 empleamos las present
aciones para fines muy distintos de aquellos para los cuales se crearon a comien
zos de los aos 80: documentos financieros, propuestas de desarrollo de proyectos,
resultados de consultoras, etc. Y todava peor: cuando usamos estas aplicaciones p
ara crear una presentacin, nos dejamos guiar por las plantillas incluidas en ella
s, que animan a utilizar gran cantidad de lneas de texto y dejan poco espacio par
a la creatividad.
Plantilla de presentacin de PowerPoint 2007 A lo largo de este texto, iremos vien
do que otro mundo es posible: un mundo donde el slideware se utiliza nicamente para
hacer presentaciones, presentaciones que adems son atractivas para la audiencia
y que no se limitan a
1
Software para la realizacin de presentaciones
mostrar diapositiva tras diapositiva de texto, sino que conectan con ella inclus
o a nivel emocional. Es posible que lleves usando PowerPoint desde la versin 97 y
que creas que estas pginas no pueden aportarte nada, pero ests equivocado. Poco a
poco vers que hay una manera distinta de hacer presentaciones y que merece la pe
na luchar por ella para evitar que sigamos sufriendo diapositivas como las que v
emos todos los das.
POR QU?
PowerPoint has become the enemy of clarity Paul Gillin, editor en jefe de SearchCI
O.com
E
l trmino Muerte por PowerPoint2 resume de manera magistral el estado de aburrimient
o y fatiga inducido por el exceso de informacin mostrado en las tpicas presentacio
nes de empresa a las que nos referamos anteriormente. Seguramente, ahora ests pens
ando que esto es algo que nos hemos inventado y que no tenemos datos para apoyar
nos, no es as? Bien, pues veamos qu opinan sobre el tema algunos gurs de internet.
UN PUADO DE ESTADSTICAS
Quiz conozcis a Seth Godin, un experto en marketing y autor de numerosos bestselle
rs (como Tribus o La vaca prpura) y creador de conceptos tales como Marketing de
permiso y Marketing viral. Este hombre es considerado en la actualidad como uno
de los ms grandes visionarios de mercado y lo que opina sobre las presentaciones
es que Prcticamente todas las presentaciones son una mierda. Caramba! Y, en qu se basa
este seor en decir algo tan fuerte? Pues en que a lo largo de su vida profesiona
l, Godin ha visto muchsimas presentaciones y pocas de ellas le han gustado. Vinie
ndo de una persona con semejante currculum, est claro que hay que tener en cuenta
esta afirmacin, por muy tajante que nos parezca. Pero no es el nico: hay ms gente q
ue opina como l. Por ejemplo, tenemos a Guy Kawasaky, propietario de una empresa
de capital riesgo que ha visto una buena cantidad de presentaciones de muchos em
presarios en busca de inversin. l da una cifra ms concreta que Godin, en este caso,
un 95%. Este dato, en un contexto de emprendedores que buscan financiacin, nos d
a una idea del poco cuidado que ponemos a la hora de disear nuestras presentacion
es, incluso cuando nos estamos jugando la financiacin. Realmente, Kawasaky cree q
ue esta cifra es exagerada. Pensndolo detenidamente, cambia de opinin y asegura qu
e es el...99%! El nmero de presentaciones que son una mierda.
2
Para ms informacin, consultar http://en.wikipedia.org/wiki/Death_By_Powerpoint
Datos contundentes sobre presentaciones Muy bien, ya tenemos dos personajes de r
econocida experiencia criticando las presentaciones que hacemos hoy en da. Pero, p
or qu son tan malas estas presentaciones?
ERRORES COMUNES
Pues porque actualmente, PowerPoint (y otro slideware) se usan de manera incorre
cta. Veamos algunos ejemplos3
3
Inspirados por el vdeo How NOT to use PowerPoint! del humorista Don McMillan (http:
//www.youtube.com/watch?v=ORxFwBR4smE)
PowerPoint usado como teleprompter PowerPoint como teleprompter Aunque puede par
ecer un ejemplo exagerado, son muchos los ponentes que incluyen todo lo que van
a decir en sus diapositivas. Esto es un grave inconveniente para que su mensaje
llegue a la audiencia por varios motivos. En primer lugar, el pblico lee ms rpido d
e lo que el ponente puede hablar, por lo que siempre ir por delante, leyendo el t
exto en paralelo a la explicacin del conferenciante. La inmediata consecuencia de
esto es que, dado que una persona no puede leer y escuchar a la vez, con lo que
se va a quedar es con lo que est leyendo. En segundo lugar, la sobreabundancia d
e texto impide que el mensaje llegue con claridad a las personas. Quin se acordar d
e las 10 lneas de texto de la diapositiva 2 al da siguiente? Pero adems, tal cantid
ad de texto impide que la diapositiva sea legible desde lejos, perdiendo pblico p
otencial que estar preguntando a los compaeros de al lado Qu pone en la ltima lnea?.
por ltimo, si todo lo que me van a contar ya est en las diapositivas, para qu han tr
ado un conferenciante? Que me manden por mail la presentacin y ya me la leer cuando
tenga un ratito
Recuerda: poner todo el texto en la diapositiva no te hace parecer que has traba
jado ms, sino que no tienes confianza en tu discurso y que necesitas tenerlo por
escrito delante de ti para poder contarlo.
Esos odiosos bullet points El abuso de los bullet points Por defecto, el software
para la creacin de presentaciones nos muestra bullet points como mtodo para present
ar nuestros mensajes. Como dice Cliff Atkinson, autor de Beyond Bullet Points, l
os bullet points son la respuesta a la pregunta Cmo condenso 120 pginas de texto par
a que se queden en 12 diapositivas?; no obstante, sta es la pregunta incorrecta. P
ara hacer una presentacin, lo que tenemos que preguntarnos es: Cmo puedo mostrar lo
que quiero contar de una manera visual que me ayude a comunicarme de manera ms ef
ectiva?4. No podemos disear nuestras diapositivas slo con bullet points. No podemos
pretender que una lista de frases con varios niveles de informacin sea perfectam
ente entendible para nuestra audiencia. Adems, es fcil que este abuso de bullet po
ints, caiga tambin en lo que mencionbamos en el apartado anterior, provocando que
nuestro pblico vaya leyendo el contenido de la diapositiva en vez de escucharnos
a nosotros. Por otro lado, el uso de varios niveles de bullet points puede provo
car que la fuente sea cada vez ms pequea, algo que no ser un problema si enviamos l
a presentacin por mail o la proporcionamos en papel, pero que puede ser un autntic
o problema si la sala donde exponemos es relativamente grande.
4
http://www.sociablemedia.com/articles_bullets_kill.htm
Una paleta muyestimulante Una mala eleccin de colores En ocasiones tambin nos encon
tramos con paletas de colores que provocan insomnio en los asistentes: colores b
rillantes, falta de contraste, mltiples colores, Aunque no vayamos a participar en
un concurso de diseo, es importante que nos fijemos en estos detalles para que l
a diapositiva sea agradable a la vista y el pblico no sienta la tentacin de levant
arse y salir corriendo. Adems, una mala eleccin de color puede hacer que el texto
en pantalla sea ilegible, lo que provocar que los asistentes empiecen a preguntar
se unos a otros por ese texto en verde lima sobre el fondo verde botella.
Pero, qu pone ah? Errores de ortografa Quin no ha visto una errata en una diapositiva
de una presentacin? Eso hace pensar al pblico que no has revisado la presentacin, a
lgo muy tpico cuando se preparan en el ltimo momento. Recuerda revisar la ortografa
y, si la presentacin no es en tu lengua nativa, asegrate bien de que lo que pones
es correcto. Los programas ms populares para hacer presentaciones cuentan con co
rrectores ortogrficos que destacarn el texto incorrecto: asegrate de tener lo activ
ado y adems, de tener seleccionado el diccionario en el idioma adecuado. Demasiad
a animacin En ocasiones, nos dejamos deslumbrar por todas las maneras de animar d
iapositivas que ofrece el slideware. Como dice Guy Kawasaky, El PowerPoint tiene
sesenta formas de animar grficos y textos. Eso son unas cincuenta y nueve de ms5. E
n realidad, podemos incluir animaciones en nuestras presentaciones, pero siempre
que estas animaciones aporten algo al mensaje. Animar por animar slo conseguir ma
rear a la audiencia y que se fijen en el efecto ms que en el
5
El arte de empezar, Guy Kawasaky
mensaje. Adems, lo que mostrado en pantalla queda estupendamente, con objetos que
aparecen volando y ocultan otros y cosas as, puede no quedar tan bien a la hora
de imprimir las diapositivas.
Grficas saturadas de datos Grficas incomprensibles No es raro encontrar grficas com
o sta de aqu arriba en una presentacin. Las consecuencias no se hacen esperar, y el
pblico empieza a hacer cbalas sobre qu dato es el ms importante para el ponente o cm
o se descifra la barra de la derecha del todo o por qu se ha elegido un color roj
o para mostrar los datos de mi delegacin. Si lo que conseguimos es esto, nuestras
grficas no estn consiguiendo transmitir el mensaje que tenemos en mente.
CONSECUENCIAS
Como no poda ser de otra manera, esta forma de presentar tiene sus consecuencias,
que seguro que habis sufrido en ms de una ocasin. En primer lugar, cuando convocas
una reunin (ya sea con tu equipo de trabajo, con tus compaeros o con tus clientes
) para hacer una presentacin, dentro de la cabeza del potencial asistente ocurre
esta escena. Otra presentacin? Qu manera de perder el tiempo cuando me la podran manda
r por correo y listos!.
Una presentacin no debe limitarse a leer lo que hay en la pantalla: debe servir p
ara comunicar. El ponente es el componente esencial de la presentacin, no las dia
positivas: por eso es muy diferente esta manera de presentar. Se trata de que la
s diapositivas apoyen de manera visual las palabras del ponente, no de que toda
la informacin est en las diapositivas.
No te engaes, si no ponen esa cara es por pura educacin Cuntas veces habis dado cabez
adas durante una presentacin? Cuntas veces habis desconectado? Total, no pasa nada,
si todo lo que dice el ponente est en la pantalla y puedo retomar el hilo cuando
quiera Es normal que el pblico sea incapaz de recordar ms de una o dos ideas de tod
o el paquete de diapositivas con letra del 12 que has preparado
Y seguro que ahora viene alguno y dice Si es que Microsoft ha hecho un software c
on el que slo se pueden meter bullet points. Bueno, en parte es verdad, no hay ms q
ue ver las plantillas por defecto incluidas en Powerpoint 2007, como la represen
tada en la imagen.
Bullet points por todas partes Pero Powerpoint es una herramienta y su buen uso
es responsabilidad del que la maneja. No cabe duda de que sabemos manejar el ent
orno, pero no cmo crear diapositivas. Es como si te ensean a manejar Eclipse (o Ne
tbeans o Visual Studio) y no te ensean a programar correctamente. Es como si te d
an una caja de pinturas y te ensean cmo se sujetan, pero no te explican que adems d
e escribir sirven para dibujar. As que nuestro objetivo es ensearos a manejar corr
ectamente esta potente herramienta. En este momento, si recordis Matrix, somos vu
estros Morfeos particulares. Si tomis la pastilla azul, fin de la historia. Despe
rtaris en vuestra cama y creeris lo que queris creer. Si tomis la roja os quedaris en
el pas de las maravillas y nosotros os ensearemos adnde conduce el cambio.
CAMBIO
Tenemos que CAMBIAR esto. Hay que salvar a todas esas personas que da tras da asis
ten a aburridas presentaciones. Ese es el objetivo de este seminario Hay
que CAMBIAR la manera de hacer presentaciones cuyo objetivo sea exponerlas en pe
rsona: tenemos que hacer presentaciones VISUALES, que ayuden a las palabras que
salen de nuestra boca, que estimulen a la audiencia y que conecten emocionalment
e con sta. Por supuesto, esto supone desafiar el status quo y salir de la posicin
de comodidad que tenemos ahora donde lo nico que hay que hacer es escribir lnea tr
as lnea de texto en una diapositiva y listos. Pero recordad que el objetivo de un
a presentacin es Conectar con la audiencia, hacerles vibrar con nuestras diapositiv
as y discurso para que la prxima vez que convoquemos una reunin para una presentac
in, piensen Por supuesto! Voy a pasar un buen rato. Y aunque nosotros impartamos el s
eminario, es tarea de todos el ejecutar el cambio. La prxima vez que hagas una pr
esentacin, hazla de la manera ZEN, que vamos a ver durante este seminario. Si ves
a alguien usando bullet points en su presentacin, sugirele esta otra manera. Desd
e luego que encontrars oposicin al principio, pero cuando ves el impacto que tiene
n estas nuevas presentaciones en la audiencia, te convencers de que es la manera
correcta. S, ya sabemos lo que dir tu jefe. Esta diapositiva tiene poco texto, Es que
si mando esta presentacin por mail no se entiende. Eso es parte de desafiar el st
atus quo: convencer a tu jefe de que esta es la manera correcta de hacer present
aciones. Y no te preocupes: la primera vez que vea cmo un cliente queda encantado
con la presentacin, desaparecern todas sus dudas Eso no significa que para todas l
as presentaciones que te pidan luches a muerte para conseguir que sean como sta q
ue ests leyendo. Habr veces donde un alto cargo te pida una presentacin para mandar
por mail explicando el estado de un proyecto, porque ya sabemos que los altos c
argos no pueden leer documentos de Word. En estos casos, tendremos que hacer un d
ocupoint: un documento de Word embutido en slides horizontales. De hecho, me han
comentado que muchos altos cargos ni siquiera tienen instalado el Word. Y se rum
orea por ah la existencia de ficheros PowerPoint con las slides en vertical, para
que quepa mejor el texto. Entonces, cundo podemos usar esta nueva manera de hacer
presentaciones? Este diagrama lo muestra de un vistazo: cuando tengas que hacer
una presentacin en vivo en un mbito formal.
El campo de batalla Zen Es decir, una presentacin a un cliente, una propuesta de
una idea, una bsqueda de financiacin, el lanzamiento de un producto, son campos don
de la presentacin ZEN tiene su sentido. Este diagrama est sacado del blog de Duart
e Design6, una de las empresas ms conocidas a la hora de disear presentaciones y q
ue tiene en su haber la que dio origen a la pelcula de Al Gore sobre el cambio cl
imtico, Una verdad incmoda. En resumen: deberamos utilizar slideware para hacer la pr
esentacin, y un programa de edicin de textos para crear el documento que entreguem
os una vez hecha la presentacin. No obstante, dado que muchas personas slo leen co
sas que estn en formato presentacin, es ms realista preparar una presentacin Zen y a
compaarla de un docupoint (una de esas presentaciones llenas de bullet points y t
exto). De esa forma, se puede usar la presentacin Zen para exponer en directo y el
docupoint para enviar por mail. Eso s, no olvidis que no deberamos enviar ninguna p
resentacin antes de poder hacerla en persona: sera como darle el guin a una persona
que va a entrar al cine. Seguramente, ahora estaris pensando que eso supone much
o trabajo. Y estis en lo cierto: hay que seguir unos pasos, buscar imgenes apropia
das, etc. Es mucho ms costoso que llenar diapositiva tras diapositiva con bullet
points. Pero tenis que valorar lo que podis obtener a cambio. Si lo que tenis entre
manos es una presentacin para conseguir un milln de euros, est claro que tenemos q
ue ir a por todas e intentar conseguir que nuestra presentacin deje a la audienci
a maravillada y con ganas de comprar nuestro producto. En cambio, si lo que estis
haciendo es una presentacin del estado
6
http://blog.duarte.com/wp-content/uploads/2009/07/presentationlandscape3.pdf
actual del proyecto para vuestro equipo, lo que necesitamos es algo rpido y sucio
. Esta ltima frase no quiere decir que tengamos que presentarles por obligacin un
listado de bullet points: incluso cuando no dediquemos un montn de horas a buscar
las fotos ms apropiadas, es muy importante que preparemos bien lo que queremos d
ecir (el mensaje) y cmo queremos decirlo (la historia), puntos que veremos a lo l
argo del seminario. Bien, y, qu vamos a ver concretamente? De manera resumida, el
ecosistema de la presentacin tiene tres pilares en los que apoyarse: El mensaje q
ue queremos transmitir, que depende por completo de la audiencia que tengamos de
lante en ese momento. La historia visual, que consiste en cmo las diapositivas fo
rman un todo coherente que fluye para transmitir dicho mensaje La exposicin o cmo
el ponente usa las palabras, el tono de voz y el lenguaje corporal para comunica
r ese mensaje, apoyado por las diapositivas En el siguiente diagrama, podis ver e
n detalle estos tres pilares.
El ecosistema de la presentacin
PREPARACIN
The planning stage should be the time when our minds are clearest and all barrier
s removed Garr Reynolds
H
asta aqu, hemos visto los errores que cometemos habitualmente en nuestras present
aciones, consiguiendo que nuestra audiencia no se sienta importante y que acabe
aburrida, sin hacer caso de lo que queremos comunicar. Para evitar esto, tenemos
que aprender a hacer presentaciones desde el principio, olvidando todo lo que c
reamos saber hasta ahora. En este segunda parte, vamos a hablar de cmo se prepara
una buena presentacin (entendiendo por buena, el hecho de que sea visual y orient
ada a nuestra audiencia), empezando por el mensaje que queremos transmitir.
MENSAJE
Qu es el mensaje? Es el resumen de tu presentacin en una lnea; es lo que quieres que
todo el mundo recuerde al da siguiente; es el mantra de tu presentacin; es el anz
uelo para enganchar a la audiencia para despertar su inters por lo que vas a cont
ar. Piensa en el mensaje como si fuera la frase que resume una pelcula, y que le
contaras a un amigo si te pregunta eso tan tpico de De qu va?. Por ejemplo, el mensaje
de este seminario es: A partir de ahora, vamos a hacer presentaciones que conect
en con la audiencia. El de tu proyecto, podra ser: Vamos a ahorrarte 350 licencias
de Oracle gracias a la virtualizacin. Ya que hemos hablado de anzuelo y de memoria, qu
ejor imagen que la de Dory, el divertido pez de Buscando a Nemo, para representar
a nuestra audiencia? Tenemos que pensar que nuestro pblico recibe millones de dat
os al da, en forma de presentaciones, documentos, vdeos, conversaciones, mail, etc
. Por ese motivo, su capacidad de atencin y de retencin deben dedicarse a lo que r
ealmente les importa y/o se les presenta de forma impactante. Por eso nuestro me
nsaje tiene que engancharles desde el principio. Esta tarea de crear tu mensaje
parece tremendamente complicada, pero podemos seguir una serie de pasos para que
no sea tan difcil. Lo primero es alejarse del ordenador. Un ordenador es una her
ramienta muy til si le decimos lo que tiene que hacer, pero an falta que la tecnol
oga avance unos aos para que sea capaz de sugerirnos mensajes o formas de interesa
r a nuestro pblico. El cerebro humano piensa de forma no lineal y eso es precisam
ente lo opuesto a lo que hace un ordenador. Es necesario que liberemos nuestro c
erebro de cualquier atadura (en este caso, en forma de software) para que d de s t
odo lo que puede. Qu apague el ordenador? Seguro?. S, s, aljate de l. Desconecta por
minutos y apaga el monitor para poder dedicarte a esta tarea. Si dejas la panta
lla encendida, los avisos del Yammer, tu cliente de Twitter, la mensajera instantn
ea y el correo electrnico no te permitirn centrarte Tus mejores amigos en esta fase
van a ser el lpiz y el papel. Estas herramientas permiten que tu mano vague libr
emente y que una idea d paso a otra de
manera no lineal. Tu mano se convertir en una extensin de tu cerebro, y vers esta n
o-linealidad desde el principio. Y ahora, qu hacemos?, te preguntars. Si tu presentac
in no acierta a conectar con la audiencia, ests perdido. Es como si te contaran al
go que no va contigo: finges escuchar mientras por dentro piensas pero a m, qu me im
porta esto?. Tienes que saber quin es tu audiencia antes de lanzarte a pensar en e
l mensaje. Recuerda que debe ser el ms adecuado en cada situacin y por eso hay que
tener en cuenta no slo quin asistira, sino tambin cundo y dnde. Estos parmetros puede
ayudarte ms de lo que imaginas a la hora de idear el mensaje. As que ten en mente
lo que desean y lo que necesitan y su miedo a que el problema que has venido a
solucionar siga hacindoles perder tiempo y dinero. Tienes que preguntarte: - Qu les
da miedo? Puede ser perder dinero, malgastarlo, que la competencia les supere,
etc - Qu desean? Puede ser ganar ms dinero, algo que motive a sus empleados, algo q
ue les diferencia de la competencia, etc - Qu necesitan? Esto es lo que ms nos impo
rta. Nuestra audiencia puede desear algo que no necesite, o incluso no ser consc
iente de lo que necesita. Ser necesario que hagamos trabajo de pasillo o que teng
amos un primer contacto ms informal para averiguarlo. Y si te atascas con el mens
aje, piensa en tu pblico y eso te ayudar a encontrar nuevas ideas. Y llegars a tu o
bjetivo: conectar con ellos. Y eso hace que se sientan identificados con lo que
se est contando en la presentacin y que, al acabar sta, sean ms proclives a comprar
tu idea. Vale, ya sabemos qu es un mensaje y en quin tenemos que pensar a la hora d
e idearlo. Cmo hacerlo? Hay algn mtodo para inventarse mensajes?. Como comentbamos ant
s, tenemos que huir del ordenador en esta fase y pensar. Para ello, disponemos d
e varias tcnicas que abrirn nuestra mente para que surjan nuevas ideas, bien en gr
upo o en solitario. La primera de ellas seguro que la conocis: el Brainstorming.
Nos juntamos en una sala y escribimos el tema en una pizarra asegurndonos de que
todo el mundo lo entiende. En este caso, el tema es saber qu queremos contar, qu m
ensaje queremos transmitir en nuestra presentacin. Normas: No criticar Proponer t
odas las ideas posibles Escuchar las ideas de todos los miembros No discutir Bus
car la claridad en la exposicin Anotar todo en la pizarra Cuando acabemos, le sac
amos una foto a la pizarra o pasamos las ideas a un papel y las guardamos para u
na posterior ronda de filtrado.
Otra cosa que podemos usar son los Mapas de Ideas. Como comentbamos antes, el cer
ebro humano piensa de manera no lineal y para ello pueden ser muy tiles los mapas
de ideas, donde los conceptos van dando paso a otras ideas que pueden estar con
ectadas con cosas surgidas de otros conceptos.
Libera tu mente con los mapas de ideas Aunque estamos hablando de hacer esto en
papel, hay software que nos permitir plasmar nuestros mapas de ideas en formato d
igital, como FreeMind, MindManager o Visio. Pero recuerda!: ahora slo usamos medio
s analgicos. Ya pasars al ordenador ms adelante. Es necesario destacar que los mapa
s de ideas son muchas veces el soporte ideal de una sesin de brainstorming. En cu
anto al brainwriting, se trata de un complemento del brainstorming muy interesan
te cuando en el equipo de trabajo hay gente que tiende a monopolizar la conversa
cin o, al contrario, que es muy tmida y no aporta ideas por miedo al ridculo. En es
te caso, se trata de reunir al equipo (ideal 6 personas) y definir el tema a tra
tar: cul es el mensaje que queremos transmitir? Cada miembro tiene una hoja en bla
nco donde anota el DESAFO que desee tratar y tres ideas para solucionarlo (5 minu
tos de tiempo). Cuando se acaba el tiempo, se pasa la hoja hacia la derecha y se
vuelve a empezar; as, hasta que todos hayan escrito en todas las hojas, de tal f
orma que todos aporten ideas. Luego se analizan las ideas y se extraen mximo tres
sobre las que profundizar. Una alternativa es usar postits o un cuaderno para p
oder profundizar ms en las ideas. Otra tcnica que nos puede venir bien es la de la
analoga. Se trata de usar fotografas o ejemplos de la naturaleza para visualizar
nuevas perspectivas y
nuevas soluciones para el DESAFO planteado (en este caso, el mensaje de nuestra p
resentacin), potenciando el pensamiento lateral, divergente o salvaje. Plantear u
na analoga es establecer un paralelismo entre dos realidades por distintas que am
bas sean, se trata de buscar similitudes entre ambos mundos De esta forma, se fu
erzan conexiones entre realidades aparentemente diferentes, viendo las cosas de
una manera nueva o en un contexto nuevo. En la foto de arriba, podemos ver una s
emilla de arce, que cuando cae al suelo, va dando vueltas como la hlice de un hel
icptero. Algunos ejemplos aplicados a nuestro trabajo: - Si tu producto es sobre
seguridad en redes, funciona como un polica o es ms bien como un sistema de alarma?
- Si tu servicio es de comunicacin, funciona como un walkie talkie o como un telfo
no? - Si la presentacin consiste en dar una visin de tu empresa, por qu no imaginars
e a un becario que entra a trabajar en ella por primera vez? Y tras ver todas es
tas tcnicas de ideacin, permitidnos recalcar una cosa: tenemos que intentar utiliz
ar el ordenador lo menos posible en esta etapa. Como os podis imaginar, hasta enc
ontrar el mensaje adecuado para la audiencia a la que vamos a exponerle la prese
ntacin, gastaremos unos cuantos folios. As que desecharemos muchas ideas. Imaginad
esa tpica escena de pelcula donde un escritor se sienta delante de la mquina de es
cribir y coge folio tras folio, escribe unas cuantas lneas y luego arranca el fol
io con rabia y lo tira a la basura. Es lgico que no se nos ocurra el mensaje a la
primera, pero no hay que desesperarse. Al final, tendremos nuestro mensaje. Y s
eguro que a estas alturas tenemos ms madurado lo que queremos contar, cosa que se
r muy til para la siguiente fase de la preparacin de nuestra presentacin.
HISTORIA
Bien, ya tenemos el mensaje: lo que queremos contar. El mensaje viene a ser el r
esumen de una pelcula en una lnea. Si digo: El viaje de Luke Skywalker para descubr
ir su destino para referirme a Star Wars, seguro que lo entendis mejor. Pero ahora
me falta el guin: cmo es ese viaje y de qu etapas consta. Lo primero que tenemos q
ue tener en mente es que exponer una presentacin tiene que consistir en contar un
a historia. No debemos olvidar que el ser humano lleva en los genes la necesidad
de comunicarse y que hasta hace relativamente poco, la nica manera de hacerlo er
a de manera oral y sin usar diapositivas. Por ello, es muy importante que una pr
esentacin sea sobre todo una historia, algo que es infinitamente ms fcil de seguir
que una coleccin de diapositivas aisladas. Piensa en que te gusta ms: un cmico cont
ando una coleccin de chistes sueltos u otro con un monlogo. Prefieres leer un manua
l tcnico donde cada captulo habla de un men del software o una novela?
Pero no podemos contar en una presentacin Lo que el viento se llev: lo bueno si brev
e, dos veces bueno. Por tanto, nuestra presentacin debe ser breve; eso no quiere
decir simple, ni muchsimo menos: basta con profundizar en los detalles lo necesar
io para ceirnos al tiempo de que disponemos. Pero hablaremos de esto ms adelante Es
t claro que el principal desafo para la preparacin de la presentacin es cmo crear una
historia. Habr veces en las que sea fcil, porque lo que tenemos que contar tiene
de por s una estructura que se puede seguir bien. Pero, cmo contar una historia cua
ndo la presentacin es sobre el estado de un proyecto o sobre cmo usar un software?
Ms an: cmo contar una historia que interese a nuestra audiencia concreta? Vamos a e
mpezar por ver qu partes debera tener nuestra historia. Si recordis los tiempos en
los que estudibamos literatura, nos dijeron que toda historia tiene: - Introduccin
. Presentacin de los personajes y situacin. - Nudo. La trama principal, donde se d
esarrollan las historias que acontecen a los personajes. - Desenlace. El malo mu
ere y la princesa se casa con el prncipe y el pblico aplaude. En las pelculas de Di
sney, adems, cantan. Y ahora os preguntaris: Pero de qu habla este to? Eso es para los
cuentos y las novelas, esto es una empresa de telecomunicaciones!. Bien, vamos a
hacer unos pequeos cambios. - Donde deca Introduccin, pongamos Situacin Actual. Y ha
remos lo mismo que en una novela: presentar a los personajes (la audiencia) y ve
r dnde estn (cul es su problema u objetivo, qu necesitan) - Donde deca Nudo, expondre
mos el problema en profundidad. Algunos ejemplos: tienes demasiados servidores,
tu sistema de comunicaciones es lento, tus datos no estn seguros. Y daremos datos
que demuestren que el problema est ah. Vamos a solucionar un problema, no a busca
rlo - Y, por ltimo, donde deca Desenlace, hablaremos de la solucin: el problema se s
oluciona con nuestro producto/servicio/idea. Como decamos: el malo muere y la pri
ncesa se casa con el prncipe y el pblico aplaude. Y tendremos que intentar no canta
r, como hacen en las pelculas de Disney. Vale, pero, habr que decir algo ms, no? Depen
iendo del tiempo que tengamos, puede interesarnos hablar de las caractersticas de
nuestra idea/producto/servicio. Pero lo importante para la audiencia son siempr
e los beneficios que le va a reportar si nos hacen caso. Estos beneficios no tie
nen por qu ser econmicos: puede ser imagen pblica o satisfaccin del cliente, por eje
mplo. Y, en qu se diferencia una caracterstica de un beneficio? Pues para eso es mu
y importante imaginarte a un pequeo duendecillo en tu hombro que siempre dice
Y qu?7. Veamos algunos ejemplos, donde el beneficio para la audiencia aparece marcad
o en negrita: Mi algoritmo de encriptacin es AES de 256 bits. Y qu? Es muy seguro e
invulnerable. Y qu? Tus documentos estarn a salvo de cualquier amenaza. -El sitio
web est basado en mdulos. Y qu? Podemos actualizar cualquier mdulo de manera independ
iente, sin reiniciar el servidor. Y qu? El sitio web siempre estar listo y actualiz
ado para atender a los usuarios. - Y jugando con las analogas: el motor del coche
es de seis cilindros. Y qu? Acelera de 80 a 120 Km/h en 8 segundos. Y qu? Adelantars
a los otros coches ms rpido, algo que es ms seguro en carreteras de doble sentido.
Y despus de todo esto, sera genial poner una diapositiva de resumen. Basta con qu
e tenga dos cosas: - El nombre del producto. Algo corto y fcil de recordar y que
tenga relacin con lo que hace el producto. Un ejemplo? iPhone, el telfono inteligen
te. Otro? Windows, un sistema operativo basado en ventanas. - Beneficios para la
audiencia, para sus clientes, para su imagen, etc. Pon slo los tres ms destacados:
de todas formas, la gente no suele recordar ms de tres cosas. Esta diapositiva e
s la que quieres que recuerden tus clientes al da siguiente: tu producto y sus be
neficios. Si el tiempo que tienes asignado para tu presentacin, de repente tiende
a cero (porque los asistentes tengan que irse, porque ponentes anteriores se ha
yan comido tu tiempo, etc), esta es LA diapositiva que tienes que mostrar. Vale, y
a hemos hecho la presentacin de nuestro producto. Ahora llega lo ms importante: mi
ra al duendecillo de tu hombro, que te dir algo como Y ahora, qu?. Pues ahora hay que
quedar para una prxima reunin, concertar una llamada de telfono, para ver el alcan
ce del proyecto, para negociar el presupuesto, No debes marcharte de la sala sin
sacar un compromiso del siguiente paso. As que, las partes de que debera constar n
uestra presentacin, son: Situacion actual Problema Solucion Caractersticas y Bene
ficios Resumen Siguientes Pasos Es posible que ahora os estis preguntando que si
esta estructura es suficientemente flexible para adaptarse a cualquier tiempo de
l que dispongis.
7
Inspirado por el libro El arte de empezar de Guy Kawasaky
En otras palabras: Bueno, pero a lo mejor no me da tiempo de contar todo. O quiz t
engo mucho tiempo y puedo explayarme a gusto. Qu hago entonces?. Pues vamos a ver u
n mtodo que nos va a decir qu tenemos que contar dependiendo del tiempo disponible
: Beyond Bullet Points, de Cliff Atkinson.
Plantilla Beyond Bullet Points Como veis en la parte izquierda de la imagen supe
rior, el mtodo consiste en un archivo de Word donde iremos escribiendo qu vamos a
contar en cada apartado de nuestra presentacin. En este documento de Word, la pre
sentacin est dividida en 3 actos: el contexto, el desarrollo de la accin y la resol
ucin. Caramba! Cmo se parece esto a lo de Introduccin, Nudo y Desenlace que comentbamo
s antes! Vamos a ver en detalle el Acto 1. La primera diapositiva del Acto I es
el Contexto. Dnde estamos? Cundo transcurre la accin? Por ejemplo: a da de hoy, miles
de clientes en Espaa se estn marchando a la competencia.
En la segunda diapositiva, tenemos que describir el papel que va a jugar la audi
encia en este contexto. Siguiendo el ejemplo anterior, podramos poner: quieres qu
e tus clientes te sean fieles. En la tercera diapositiva, describiremos el probl
ema de la audiencia: tus clientes se seguirn marchando si no haces nada. Cuarta d
iapositiva: Dnde quiere ir la audiencia? Cul es su objetivo? Que los clientes no se
marchen. Y la quinta: por supuesto, la solucin, que ser la que le demos nosotros e
n nuestra presentacin. Y despus de estas cinco diapositivas, va el resto de la his
toria, donde explicamos cmo se pasa de Tus clientes en Espaa se marchan a la compet
encia a Tus clientes te son fieles hasta la muerte. Y a lo largo del Acto II iremos
explicando los detalles de nuestra solucin en funcin del tiempo disponible. Prepa
raremos 3 diapositivas de detalle si slo tenemos 5 minutos para esta parte (prime
ra columna de la izquierda de la plantilla), que explicarn el Por Qu nuestra idea
va a solucionar el problema. Si tenemos 15 minutos, cada una de estas diapositiv
as se dividir en tres ms (segunda columna de la plantilla) mostrando la explicacin
de cada Por Qu. Y si tenemos 45 minutos, cada una de estas explicaciones la divid
iremos en tres para explicar los detalles (tercera columna de la plantilla). Sie
mpre de tres en tres, que es lo mximo que va a recordar el comn de los mortales. P
or ltimo, en el Acto III haremos un resumen y fijaremos los prximos pasos. Como ve
is, es una particularizacin de las partes que hemos visto antes, pero con un nfasi
s especial en la escalabilidad de la presentacin y, como hemos comentado, tampoco
se pierde nunca de vista a la audiencia. Muy bien. Hasta aqu hemos visto qu parte
s debera tener nuestra historia, pero, cmo rellenarlas? Lo suyo sera volver a los mto
dos de ideacin que comentbamos antes para que se nos ocurra una historia. As que te
nemos que dedicarnos otra vez a pensar y a darle vueltas a lo que tenemos en la
cabeza junto con los datos que tenemos sobre la audiencia para encontrar la hist
oria ms adecuada. Y tras este tiempo pensando, tendremos nuestra historia, una hi
storia que tendr ms posibilidades de conseguir el premio de conectar con la audien
cia. Si luego adems nos contratan el proyecto o nos subvencionan la idea, pues me
jor que mejor. Pero adems, como resultado colateral, tendremos un montn de materia
l adicional. Durante el proceso de creacin del mensaje y de la historia, hemos id
o pensando en cosas que no habamos contemplado en un primer momento: hemos sacado
fallos de nuestro producto, nos hemos hecho preguntas sobre la viabilidad de nu
estra idea, hemos desenterrado cosas que no veamos,
Eso nos permitir contestar a las preguntas que nos haga el pblico, demostrando que
hemos preparado a fondo el tema de la presentacin. Recuerda que una comunicacin e
s algo bidireccional y que si no te hacen preguntas es porque el tema no les int
eresa o porque no han entendido nada. Por eso es tan importante la etapa de prep
aracin, porque te permitir contestar prcticamente cualquier pregunta que tenga la a
udiencia. En este punto de la preparacin de la presentacin ya tendremos el mensaje
y la historia que tenemos que comunicar a nuestra audiencia, personalizados par
a ellos, para esa situacin concreta en ese momento concreto. Pero, cmo pasamos esto
a diapositivas? Eso es lo que veremos en la prxima seccin del seminario.
DISEO DE DIAPOSITIVAS
Design [] focus on visual communication and presentation Definicin de Wikipedia para
el trmino Graphic Design
E
n esta tercera seccin vamos a hablar del diseo de las diapositivas en s. A estas al
turas, ya tenemos un mensaje a transmitir y sabemos la historia que vamos a cont
ar, pero nos falta saber cmo poner esa historia en diapositivas. Para ello, lo pr
imero que vamos a ver es dnde podemos buscar la inspiracin necesaria para consegui
r diapositivas que conecten con la audiencia, que sean las ms adecuadas para tran
smitir el mensaje.
FUENTES DE INSPIRACIN
No cabe duda de que el cine es una gran fuente de inspiracin. No slo nos servir par
a tomar ideas de cmo presentar informacin en imgenes, sino que contamos con la vent
aja de que el fotograma de una pelcula siempre har a la persona que lo vea rememor
ar las sensaciones que le transmitan la msica o el sonido ambiente o los actores e
n esa pelcula.
Un fotograma vale ms que 1000 palabras En la imagen se puede ver un fotograma de
La Guerra de las Galaxias: una Nueva Esperanza. Slo con verlo, nuestro cerebro ya
nos alerta de que hay dos soles en la imagen y que eso nos da una pista de que
no estamos en la Tierra. Adems, no hay ninguna otra construccin en el horizonte, p
or lo que asumimos que estamos en una zona desolada y que no hay otras personas
en muchos kilmetros a la redonda. Adems, el protagonista aparece de espaldas a la
cmara, por lo que tenemos la sensacin de que lo que quiere es alejarse de ese ento
rno. Habis visto cuntas palabras quedan expresadas en una sola imagen? Pero adems de
eso, la gente que vea ese fotograma, recordar la msica de la pelcula, lo que ha pa
sado antes de esta secuencia y lo que pasar despus, hacindoles emocionarse rememora
ndo el momento en que vieron la pelcula. Es decir, con un fotograma conseguimos u
n doble objetivo: el impacto visual en s y el impacto emocional al relacionar el
pblico esa imagen con las experiencias que vivi viendo esa pelcula. Eso s, tened en
cuenta que no todo el mundo ha visto las mismas pelculas, as que hay que escoger l
os fotogramas con cuidado; como siempre, piensa en la
audiencia para saber qu pelculas pueden ser las ms populares entre sus componentes.
Fotogramas de Terminator 2 Por otro lado, las pelculas tambin nos dan ideas para e
l tratamiento de los colores. En Terminator 2 tenemos un claro ejemplo en esta s
erie de fotogramas: vemos un claro predominio de la paleta de azules cuando en l
a escena se quiere dar un aire de frialdad (porque aparece el terminator malo, por
que aparecen ordenadores, etc), mientras que el colorido cambia bruscamente a to
nos ms clidos cuando se quiere dar ms nfasis a la accin o aparecen humanos. Otra posi
ble fuente de inspiracin son los comics. En su libro,Understanding Comics: The In
visible Art, Scott McCloud nos da la siguiente definicin sobre los comics: Conjunt
o de ilustraciones puestas en una secuencia deliberada que pretende expresar inf
ormacin y/o producir una respuesta esttica en el lector. Ilustraciones, secuencia,
expresar informacin, respuesta en el lector, Se parece bastante a lo que queremos
de nuestras presentaciones, verdad? Nuestras presentaciones son secuencias de dia
positivas (recordad que queremos contar una historia y nuestras diapositivas con
stituyen un flujo continuo) que intentan expresar informacin y adems provocar una
respuesta en el pblico. Veamos un ejemplo de las tcnicas que se usan en los comics
, tomando como referencia la novela grfica Watchmen (cuya publicacin constituy un h
ito en la historia de los comics gracias a la gran cantidad de tcnicas narrativas
que aportaba), del que quiz hayis odo hablar gracias a la adaptacin al cine que se
hizo hace poco.
Pgina 1 de Watchmen En la primera pgina de Watchmen, tenemos una de las tcnicas nar
rativas antes mencionadas. En la primera vieta, lo nico que vemos es una chapa con
una cara sonriente y un charco de lquido rojo que podra ser sangre. En la segunda
vieta, la cmara asciende y vemos cmo la sangre se vierte en una alcantarilla mientra
s unos zapatos pisan el charco formado. En la siguiente, vemos cmo alguien est lim
piando ese charco con una manguera, mientras grita al propietario de los zapatos
que asomaban en la vieta anterior.
En la siguiente fila (con el mismo nmero y tamao de vietas), la cmara sigue alejndose
y vemos cmo el hombre de la pancarta va dejando huellas de sangre conforme avanz
a. Vemos tambin que la persona que le regaaba sigue increpndole, aunque parece que
sin xito. En la siguiente imagen, podemos ver un camin, de aspecto un tanto extrao.
Podramos estar en un tiempo distinto al nuestro? En la tercera vieta de esta secue
ncia, vemos unas manos sobre el marco de una ventana rota y aparecen ms vehculos d
e extrao diseo. Por ltimo, ocupando toda la parte inferior de la pgina, vemos el cue
rpo al que estn conectadas esas manos. Sin darnos cuenta, hemos subido desde la a
cera hasta la ventana y el texto de la vieta nos da a entender que alguien ha cado
desde esa ventana. Ahora, el trfico de la calle es completamente visible y ya te
nemos claro que el contexto no es el mismo que el nuestro.
Pgina 2 de Watchmen Pasemos ahora a la segunda pgina. En este caso, vamos a hacer
un recorrido mucho ms rpido, ya que en lo que queremos profundizar es en el tratam
iento del color. En esta pgina, entramos en el interior del piso cuya ventana veam
os en la pgina anterior. Asistimos a una escena donde dos agentes de polica estn bu
scando pistas: como veis, la accin situada en el presente utiliza una paleta de c
olores verdes.
Intercaladas con estas escenas, vemos flashbacks de lo que los policas creen que
pas: en este caso, se usa una paleta de tonos rojos, una tonalidad mucho ms viscer
al y violenta. Cmo podemos aplicar esto a nuestras presentaciones? La tcnica del zo
om nos puede valer para cuando queremos presentar una idea desde el detalle hast
a el ms alto nivel, o al revs. Mientras que los flashback y el correcto uso del co
lor, puede permitirnos comparar situaciones pasadas y actuales, o situaciones en
las que las cosas se hacen mal y en las que se hacen bien. Otro gran recurso en
el que podemos inspirarnos es la publicidad. Piensa en los carteles publicitari
os que ves en la carretera: estn hechos para convencerte de que compres algo medi
ante un mensaje que puede leerse y entenderse en unos pocos segundos, reforzado
visualmente con una imagen sugestiva.
Anuncio de carretera En el ejemplo, el propio texto es a su vez el refuerzo visu
al, ya que a diferencia de los carteles clsicos, slo el texto est iluminado. Usa lo
que necesites es un buen mensaje para una compaa de agua. Y por supuesto, es una gr
an ayuda ver montones de presentaciones, tanto las diapositivas en s como vdeos de
actuaciones de los ms destacados gurs. Hoy en da, gracias a Internet, nada tan fcil
como entrar en Youtube o Slideshare y empezar a buscar. Perfecto, ya tengo la in
spiracin necesaria; y ahora, qu?, dir alguien. Efectivamente, nos falta saber cmo plas
mar en diapositivas lo que tenemos en la cabeza y eso es lo vamos a ver en la si
guiente seccin.
STORYBOARD
Igual que antes, el primer paso es apagar el ordenador. Pero, no bamos a hacer diap
ositivas?. Recordemos: es importante dejar que nuestra mente vague libremente: de
esa forma, nos vendr mejor la inspiracin. Podemos utilizar postits para ir dibuja
ndo lo que queremos transmitir en cada diapositiva. Los postits tienen una venta
ja y es que podemos pegarlos y despegarlos tantas veces queramos sobre una pared
, de tal forma que podemos reorganizar las diapositivas para que fluyan con la h
istoria. O en vez de postits, tambin podemos usar una pizarra bien grande donde p
odamos ir dibujando qu queremos mostrar en cada diapositiva. Ahora, coge esos pos
tits (o una libreta) y ve a un lugar tranquilo: pasea por el parque, haz una exc
ursin, ve a una cafetera acogedora, Esto es lo ms difcil: aislarse del mundo exterior
. Resrvate una sala de reuniones, encirrate en el bao, lo que sea. Tu mente necesit
a tranquilidad para tener buenas ideas. Ahora que ya tienes un sitio tranquilo,
postits y bolgrafo (o pizarra), empieza a pintar que quieres mostrar en cada diap
ositiva. Por ejemplo, qu mostraras en una diapositiva donde quieres transmitir que
tu sistema fortifica los contenidos digitales del cliente? Una caja fuerte? Un mur
o de hormign con alambrada? Iron Man? Otra alternativa es utilizar la vista Clasifi
cador de diapositivas de Powerpoint. Recordis el mtodo Beyond Bullet Points que vimo
s? En l se nos deca qu poner en cada diapositiva: podramos escribir una frase en cad
a una de las diapositivas, imprimirlas y as tener un folio por diapositiva para p
oder pintar qu es lo que mejor transmite esa frase. Y mientras ests dibujando y es
cribiendo, siempre, siempre, recuerda a tu audiencia, so pena de que mueran por
Powerpoint. Hay que tener en cuenta a la audiencia en todas las fases de la pres
entacin: en el mensaje, a la hora de idear nuestra historia, en cada diapositiva,
etc Y ahora que ya tenemos unos cuantos folios con lo que hemos dibujado (o una
pizarra), alguien se preguntar: Habr alguna manera de colocarlo elegantemente, no?.
Pues s, y eso es precisamente lo que vamos a ver en la siguiente seccin.
DISEO
Una vez vistas las fuentes de inspiracin, veamos cmo podemos colocar esos elemento
s que hemos imaginado.
Plantillas? Bromeas? El slideware suele incluir plantillas para que nuestras prese
ntaciones tengan un look homogneo. No obstante, a estas alturas del seminario, es
tars poniendo la misma cara que la chica de la foto, porque las plantillas inclui
das en Powerpoint, Impress y Keynote, no son demasiado parecidas a las diapositi
vas que estamos viendo. Y es que las plantillas de serie estn llenas de bullet po
ints y lneas de texto, por lo que no deberamos utilizarlas directamente si queremo
s conseguir una presentacin visual. Lo que proponemos es que crees tus propias pl
antillas. De esta forma podrs tener una presentacin ZEN cuyo aspecto visual sea ho
mogneo, pero sin que aparezcan en ella los temidos bullet points. Y, cmo se hace es
to? En primer lugar, tenemos que decidir cunto espacio vamos a utilizar de la dia
positiva. Si optamos por aprovechar todo el tamao de la diapositiva, perfecto, pe
ro siempre teniendo cuidado de que eso no d pie a que t o tu jefe llenis todo ese e
spacio de texto. Recordis la diapositiva del teleprompting? Pues ya sabis Otra alter
nativa es probar con una cuadrcula, un GRID. Todo el mundo puede crear una planti
lla con las lneas necesarias para una cuadrcula (de tres, cuatro, cinco columnas o
con una sucesin de Fibonacci). Una vez que la rejilla est fijada, cada celda crea
da se convierte en un contenedor para fotos, imgenes o texto. Decide qu celda cont
endr texto, cul contendr fotos, etc. Las celdas pueden usarse individualmente o agr
uparse para tener ms
espacio: lo bueno de las celdas es que no tienes que agruparlas siempre de la mi
sma manera, siempre que la composicin de la cuadrcula se respete.
Cuadrcula 5x5 En la diapositiva de ejemplo, vemos cmo las tres filas centrales se
usarn para el espacio de trabajo (y colocar ah las imgenes o los textos), mientras
que las dos ms extremas se dejan prcticamente en blanco para dejar que la diaposit
iva respire, ubicando en estas bandas nicamente el ttulo de la diapositiva y la miga
de pan (el breadcrumb trail. para saber en qu parte del seminario nos encontramo
s).
Cuadrcula 6x6 En el caso de la presentacin para el seminario, hemos optado por una
cuadrcula 6x6. Esta eleccin deja menos espacio para respirar, pero incrementa el
tamao del rea de trabajo. Adems, as podemos disponer de una cuadrcula adicional marca
da en rojo, que sigue la regla de los tercios (hablaremos de ella ms adelante) y
que nos da una serie de lneas (las Power Lines) y una serie de puntos de intersec
cin (los Power Points) que nos dicen dnde se va la vista de una persona que est mir
ando la diapositiva. Esos puntos sern los lugares donde deberemos colocar los mot
ivos centrales de la diapositiva (el texto clave, el motivo central de una image
n, etc). Como decamos antes, la ventaja de la cuadrcula es que te permite alinear
y colocar los objetos de manera sencilla; lo que tenemos que hacer es repetir la
colocacin de esos elementos diapositiva tras diapositiva, para que el pblico no t
enga que estar buscando los puntos clave cada vez que pasamos a otra transparenc
ia. Recuerda que el ser humano es un animal de costumbres, y es bueno usar el pr
incipio de Repeticin a la hora de colocar imgenes y textos en nuestras diapositiva
s. Nos gusta lo predecible, y si en una nueva diapositiva, nuestros ojos se ven
obligados a buscar dnde est ahora el texto, estamos exigiendo un esfuerzo mayor, p
or lo que perderemos antes la atencin del pblico. Hablemos ahora de la regla de lo
s tercios. Seguro que habis visto alguna cmara de fotos donde podemos activar una
rejilla que divide la imagen que vemos en 9
celdas. Los cuatro puntos de interseccin formados con esta rejilla, se llaman pow
er points, como hemos adelantado antes y son el mejor lugar para situar el sujet
o de nuestra foto.
Regla de los tercios En la foto de ejemplo, podemos ver cmo tanto el nio como su s
ombra estn situados sobre Power Lines, resultando una imagen ms atractiva que si l
o hubiramos fotografiado en el centro. Adems, hemos aprovechado otro Power Point p
ara colocar el texto de la diapositiva. Procura colocar siempre los textos y pun
tos centrales de fotos sobre esos Power Points, ya que es donde primero se va a
fijar el ojo. Una composicin que usa la regla de los tercios siempre resultar ms at
ractiva al ojo humano. En cuanto a fuentes, usa siempre una fuente Sans Serif, s
in adornos en los extremos. Es el mejor tipo de fuente para cuando hay poco text
o, ya que se lee fcilmente. Si te fijas en los carteles de publicidad y en las po
rtadas de libros y revistas o en los logos de muchas marcas, se usan fuentes San
s Serif. Y en vez de utilizar cuatro tipos de letra distintos, lo mejor es usar
un nico tipo y utilizar el color, tamao o cursiva para remarcar un texto en partic
ular. La razn de esto es la consistencia: si acostumbramos a nuestra audiencia a
una fuente desde la primera slide, los cambios de fuente requerirn un esfuerzo ex
tra del cerebro para sintonizar con el nuevo tipo de letra.
Otro de los componentes que debemos elegir es el color de fondo. Se suele decir
que el color blanco (o colores claros) se use para presentaciones informales, pa
ra pequeas salas de conferencias. Este fondo ilumina la sala y da sensacin de luz,
adems de que muchas de las fotos que encontraremos en los repositorios ms conocid
os tienen fondo blanco, y podremos integrarlas mejor (hablaremos ms tarde de eso)
. Por otro lado, los fondos oscuros son ms adecuados para presentaciones formales
, en grandes salas. Este tipo de fondos no permite que los textos arrojen sombra
, pero harn destacar cualquier imagen que pongas sobre l. Tras el fondo, necesitam
os una paleta de colores que contraste. Hablar de colores es un tema tremendamen
te complejo (y yo soy de los que opinan que pistacho es un fruto seco, no un col
or), pero baste decir que hay una gran cantidad de tcnicas para escoger paletas d
e colores (complementarios, opuestos, tintes, matices, etc) y que afortunadament
e, la plantilla corporativa ya nos da una paleta con los colores de la marca, co
lores de contraste y colores complementarios. Y una vez que tengamos nuestra pla
ntilla para las diapositivas, sguela hasta la muerte. No hay nada ms atractivo que
una serie de diapositivas que mantienen la misma paleta de colores y lugares do
nde colocar textos e imgenes. Da sensacin de que el autor se ha preocupado de que
toda la presentacin tenga un formato homogneo. Adems, de esta forma, el cerebro sab
e dnde buscar cada elemento cuando se pasa a la siguiente diapositiva, tardando m
enos en asimilar lo que ve.
La coherencia es crucial En la imagen, podis ver varias diapositivas pertenecient
es a una presentacin: de un solo vistazo, sabemos que pertenecen a una misma pres
entacin, porque la colocacin de los elementos y la paleta de colores son comunes a
todas. Siempre, siempre tengo que seguir la plantilla?, os estaris preguntando. No,
no siempre. Si quieres que una diapositiva sea especialmente llamativa, sltate
las reglas en ella: haz que parte de la imagen sobresalga, cambia la paleta de c
olores, etc. Pero recuerda: slo deberas hacerlo en ocasiones especiales, para llam
ar la atencin sobre una diapositiva determinada. Vale, con todo esto, ya sabemos e
l espacio que tenemos para poner texto, pero, qu pasa si necesito poner ms texto en
la diapositiva?. Buena pregunta. Aqu va la respuesta: No debes meter grandes cant
idades de texto en una nica diapositiva: las diapositivas son gratis, as que repar
te el texto en varias, usando el rea designada para ello. No pasa nada si tienes
30 diapositivas, si pasas una cada minuto. O crees que se entendera mejor si tuvie
ras diapositivas que necesitasen 15 minutos para explicarse? En cuanto a las pla
ntillas corporativas,, ya sabemos lo que dice tu jefe. Como mencionbamos en otra
seccin del seminario, elige las batallas que quieres luchar. As que si quiere que
uses la plantilla corporativa Un momento! Las plantillas corporativas? Pero, t has vis
to cmo son?. S, s, s de cules me hablas: esas que tienen un montn de texto repartido e
bullet points. Pero es posible usarlas para hacer presentaciones ZEN. De hecho,
esta presentacin se ha hecho partiendo de las plantillas corporativas: hemos cog
ido el tipo de letra corporativa, la paleta corporativa y luego hemos colocado l
os elementos siguiendo una rejilla 6x6. As que no es tan difcil contentar a tu jef
e y a la vez hacer una presentacin ZEN Y ahora que hemos visto dnde colocar los ele
mentos, hablemos de imgenes
IMGENES
Como estamos haciendo hincapi en que nuestras presentaciones deben ser visuales,
es muy importante que hablemos de imgenes. Al final de este documento, encontraris
repositorios de fotos que podis usar para encontrar la imagen ms adecuada para vu
estra presentacin y pblico. Y, cul es la ms adecuada? Bien, veamos unos consejos. En
primer lugar, no debemos usar imgenes pequeas o deformadas: con la cantidad de imge
nes que hay en internet, seguro que encuentras una que encaje mejor. Si has enco
ntrado una buena imagen, pero es pequea, no la estires: queda borrosa y da sensac
in de aficionado; es mejor que busques otra de mejor calidad. Ya que vas a poner
una imagen, escoge una de buena calidad. Si en la pantalla de tu ordenador ya qu
eda borrosa, imagnatela cuando se vea en el proyector. Adems, las imgenes de alta c
alidad vas a poder encogerlas, recortarlas y quedarte slo con la parte que te int
erese: son mucho ms flexibles a la hora de integrarlas en tu diapositiva. Por sup
uesto, nunca uses imgenes con marca de agua. Las empresas ponen la marca de agua
a sus imgenes por un motivo: para que no las uses. Cuando ests asistiendo a una pr
esentacin y ves una imagen con marca de agua, la sensacin que te da es de autntica
chapuza y que el que ha hecho la presentacin es un tacao. As que paga por las fotos
o usa fotos con licencia Creative Commons que te permitan utilizarlas en tus pr
esentaciones, siempre que cites al autor
Por otro lado, la audiencia debera sentirse identificada con la imagen; eso inclu
ye sexo, edad, vestimenta, gestos, etc. No es lo mismo presentar una propuesta a
tu equipo que a una asociacin de la tercera edad. O a un grupo de directores. O
a un grupo de cientficos. Dependiendo del tiempo disponible para la preparacin de
la presentacin, se puede afinar al mximo. No es lo mismo un chico afroamericano qu
e un sub sahariano. No es lo mismo una ancianita con aspecto de haber salido de L
as chicas de oro, que una anciana que puede ser perfectamente la abuela de alguie
n de la audiencia. Cuanto ms identificado se sienta el pblico con las imgenes, mejo
r. En cuanto a qu cantidad de espacio utilizar, las imgenes pueden quedar bien a p
antalla completa o aprovechando el espacio destinado a ellas en tu cuadrcula. Per
o tambin es cierto que recortadas8 pueden quedar mucho mejor. De esa forma siempr
e quedarn integradas con el fondo y no tendrs problemas de contraste. Por otro lad
o, deberas usar personas en tus imgenes siempre que sea posible, para aadir un toqu
e humano a las diapositivas. En ese caso, es importante que los personajes que apa
rezcan en tus diapositivas guen la mirada de la audiencia hacia el punto que t hay
as decidido.
8
Vertus Fluid Mask 3 es una herramienta muy recomendable para recortar imgenes
Personajes huyendo del texto Por ejemplo, aqu los personajes estn mirando al lado co
ntrario y eso hace que t hayas mirado hacia la derecha, necesitando una segunda p
asada para ver que hay un texto ah reclamando tu atencin.
Personajes guiando al pblico hacia el texto Sin embargo, en esta otra diapositiva
, miras a los personajes y luego sigues su mirada hacia el texto. Mucho mejor, ve
rdad?
Puedes usar fotos a pantalla completa si dejan hueco para el texto Si usas toda
la pantalla para las fotos, asegrate de que tienes espacio suficiente para meter
texto. Si la foto sigue la regla de los tercios, como el ejemplo que puedes ver
aqu, seguramente tengas sitio, pero no intentes encajar el texto porque s: es mejo
r que busques una imagen que te deje ms espacio.
DATOS
Otra de las cosas que suele ser habitual en nuestras presentaciones es el hecho
de tener que mostrar datos, as que vamos a ver cul es la mejor manera de mostrarlo
s en esta seccin. No cabe duda de que citar datos en nuestra presentacin va a cons
eguir que la audiencia confe en lo que le digamos: hemos preparado la presentacin,
nos hemos preocupado de buscar datos que respalden lo que decimos. Pero hay man
eras de mostrar datos
Buffff Y maneras
Mucho mejor Fjate cmo hemos reducido el nmero de barras a lo estrictamente necesari
o para transmitir nuestro mensaje: Europa duplica a Espaa en compras y ventas en
internet en empresas de ms de 10 empleados. Esa grfica es todo lo que necesitamos
para que la audiencia se quede con nuestras palabras. Al tener menos barras, pod
emos aumentar el tamao de la letra y dejar todo ms claro. La grfica completa la pod
emos enviar luego por mail o incluir en un documento adjunto. Pero adems de poner
los grficos bien claro, conviene utilizar trucos para que los datos que pongamos
queden para el recuerdo.
Una atractiva chi.., perdn, diapositiva Aqu tenemos una diapositiva que est muy bie
n: tenemos slo tres barras, con colores que contrastan, todo bien alineado. Tenem
os tambin un personaje relacionado con la temtica de la diapositiva que nos seala l
as grficas. Pero, qu podramos hacer para reforzar la memoria a largo plazo de nuestr
a audiencia? Cmo meterles en la cabeza que World of Warcraft tiene 11 millones de
usuarios?
Datos memorables Pues con este smil: WoW tiene tantos usuarios como dos veces la
poblacin de Catalunya. Aunque no hayas estado nunca all, la foto refuerza el senti
miento de que ah tiene que haber un montn de gente. Y si has estado all, sabrs cmo es
de grande. Esta imagen sera perfecta para una audiencia que conociera la regin, y
podras usar smiles parecidos con otras audiencias: es un x% ms que la poblacin de N
ew York, por ejemplo. Otro ejemplo? Facebook tiene 300 millones de usuarios: pued
es poner este dato en el centro de una diapositiva para que quede bien destacado
, pero tu pblico se acordar ms de esto (y se convertir en una magnitud mensurable) s
i haces algo como esto:
Cunto es 300 millones? Bien, con toda la informacin que has ledo hasta este punto, t
ienes unas pinceladas de cmo preparar tu presentacin (mensaje, historia) y cmo disea
r tus diapositivas (inspiracin, estructura, eleccin de imgenes). Cuando hayas acaba
do todo este proceso, estars listo para exponer tu presentacin; y eso es precisame
nte lo que viene ahora
EXPOSICIN
The entertainment is in the presentation John McTiernan
A
unque no vamos a entrar en detalle en cmo hay que exponer o tcnicas de comunicacin,
en esta seccin vamos a dar una serie de consejos que te vendrn bien a la hora de
enfrentarte a tu pblico. Adems, incluimos una serie de mtodos de exposicin que puede
n afectar a cmo preparas la presentacin debido a sus peculiares caractersticas.
CONSEJOS
Exponer significa actuar. Hazte a la idea de que eres uno de esos humoristas de E
l Club de la Comedia, que sale en televisin a contar una historia, un monlogo, que
conecte con el pblico, sin ms apoyo que sus palabras, su tono de voz y su lenguaje
corporal. A la gente le suele gustar este tipo de cmicos porque se identifican c
on las historias que cuentan, y es lo mismo que deberamos conseguir nosotros en n
uestras presentaciones. Para superar este desafo, tenemos que comunicar con todas
nuestras armas. Y es que la comunicacin es un 55% lenguaje corporal, un 38% el t
ono de voz y slo un 7% las palabras que decimos. Eso significa que debemos transm
itir el mensaje no slo con nuestras palabras y las imgenes que las apoyan, sino ta
mbin con nuestro tono de voz y lenguaje corporal. Toda la exposicin tiene que habe
r sido ensayada previamente, para estar seguro de que la sincronizacin entre esto
s tres elementos es la correcta. Para mejorar nuestras dotes de comunicacin, debe
ramos tomar clases incluso de arte dramtico, pero dado que no todo el mundo tiene
tiempo suficiente para desarrollar esta faceta, bastara con asistir a algunos cur
sos de introduccin. En TID tenemos la suerte de contar con uno de estos cursos: Ho
w to improve your presentations, donde se hace especial hincapi en la comunicacin y
manas que tenemos todos a la hora de exponer. Es un curso eminentemente prctico,
que cambiar vuestra forma de presentar ante una audiencia. . En este seminario va
mos a dar unas pinceladas sobre cmo hacer exposiciones, pero lo ideal para comple
mentar los temas que estamos tratando es asistir a dicho curso. Antes de empezar
Recuerda que la estrella eres t. Es muy importante ser consciente de que cuando
haces una presentacin, t eres el protagonista. Es a ti a quien han venido a ver y
por eso est ah tu audiencia. Las diapositivas son slo un soporte para que t cuentes
tu historia. Es a ti a quien tienen que prestar atencin. Voltaire deca que El secre
to para aburrir a la gente es contarles todo. Un consejo muy importante es que ha
gis caso a Voltaire. Tenemos la tendencia a querer contar todo, absolutamente tod
o de nuestra idea/proyecto/empresa en una presentacin. NO HACE FALTA. Guy Kawasak
y tambin opina que debemos dejarles con hambre de ms. Para qu vas a pintar la arquit
ectura de tu solucin hasta la ltima librera que usas en una primera presentacin para
buscar financiacin? Crees que alguien de los presentes (generalmente no tcnicos) s
e
va a acordar de eso? Guarda eso para cuando presentes la solucin a los tcnicos y h
aya que intercambiar documentacin para las instalaciones, despliegues e integraci
ones. Y claro, si intentamos contar todo, corremos el peligro de que nuestras di
apositivas se conviertan en esto: un montn de texto que los asistentes leern mucho
ms rpido mentalmente que nosotros en voz alta. Y eso significa que no nos harn ni
el menor caso, aburrindose hasta que nosotros terminemos de leer Para evitar esto,
es importante recordar que una presentacin tiene tres partes. En primer lugar, t
enemos las diapositivas, que son una ayuda visual para que los asistentes recuer
den nuestras palabras asocindolas a una imagen concreta. En segundo lugar, tenemo
s las notas de la presentacin, un espacio creado para que el ponente pueda tener
un apoyo para que no se olvide del guin. Y por ltimo, tenemos la documentacin que e
ntregaremos impresa o de la que suministraremos un enlace para que el pblico pued
a llevrsela y leerla con calma. Vale, hay mucha gente que no lee las notas de una
presentacin, porque slo quiere pasar diapositivas en modo presentacin. Entonces, h
az una cosa: prepara un docupoint con todas las notas, diagramas y dems. Usa las
diapositivas visuales para la presentacin en vivo y entrega el docupoint cuando a
cabes. Ya hablamos de esto al principio del seminario, pero nunca est de ms record
arlo como alternativa realista. Pero, en cualquier caso, sigue esta norma: no en
tregues la documentacin ni la presentacin antes de empezar. Te gustara tener el guin
de una pelcula antes de que empieces a verla en el cine? Otro consejo que os pode
mos dar es que es imprescindible ENSAYAR. ENSAYAR todo lo que vas a decir en cad
a diapositiva, cada chiste, cada palabra, cada movimiento del cuerpo, cada cambi
o en el tono de voz. ENSAYA delante de tu novia, mujer o perro, delante de los m
uebles, en la ducha, Grbate y vers cmo ves cosas que se pueden mejorar. Y, como pued
es suponer, esto requiere su tiempo. As que cuando tu jefe te diga que quiere que
hagas una presentacin de un da para otro, intenta conseguir ms tiempo para obtener
el mejor resultado. Y es que preparar bien la presentacin, ensayarla cuantas ms v
eces mejor, es el 80% de que salga bien. El 80%!!!. Tus diapositivas pueden no ser
atractivas, pero si has preparado bien el tema, podrs contestar a todas las pregu
ntas con seguridad, podrs utilizar material de apoyo como datos y estadsticas y es
o vale ms que las diapositivas. Recuerda que el proyecto se lo van a comprar a un
a persona, no al creador de Powerpoint. Afortunadamente, como has ido siguiendo
los pasos que hemos descrito aqu para la preparacin, a estas alturas tendrs un larg
o camino recorrido y abundante material de respaldo. Adems de ensayar mucho, es i
mportante llegar con tiempo al lugar donde se expondr la presentacin. Mejor an: haz
un ensayo general en ese lugar. As no
tendrs sorpresas con la compatibilidad entre el proyector y el porttil, la acstica
de la sala, columnas que impidan la visibilidad, etc. Y es muy importante que cu
ando empiece a llegar el pblico, toda la parafernalia est perfectamente preparada
(cables conectados y colocados, documentacin impresa en cada butaca, iluminacin pe
rfecta, etc). El equipo es una de las cosas ms importantes. - Lleva la presentacin
en el porttil que vayas a usar y en una llave USB como backup. - Lleva otro portt
il por si acaso el primero se muere. - Comprueba que el porttil que uses es compa
tible con el proyector en cuanto a resolucin. - Prueba el mando a distancia que v
ayas a utilizar. - Si vas a necesitar conexin a internet, asegrate de que est dispo
nible. Lleva un modem 3G por si acaso. - Si vas a hacer una demo en vivo, lleva
un vdeo con la demo grabada por si las cosas salen mal. - Si vas a utilizar sonid
o, prueba el sistema de la sala. - Si vas a ensear cosas en un dispositivo de peq
uea pantalla, busca la manera de que se vea en grande (hay software para que la p
antalla del mvil se vea en el ordenador y hay mviles con salida de TV) Aunque a ve
ces te pueden decir que hay un PC en la sala que puedes usar para poner las diap
ositivas, si puedes llevar tu propio equipo, mejor. As sabrs que tienes instalada
la versin del PowerPoint con la que se ven bien las diapositivas, que todas las f
uentes estn en su sitio, que el mando funciona correctamente con este ordenador,
etc Y algo que no se suele tener en cuenta es que hay que apagar todos los progr
amas que puedan interferir con la presentacin (email, mensajera instantnea, avisos
del antivirus, actualizaciones de software, etc). No queda nada bien que salga u
n dilogo (o el ordenador emita un sonido) mientras ests presentando. Imagnate que e
n medio de la diapositiva ms importante, aparece un mensaje diciendo algo como Men
uda fiesta la de anoche, eh?. Paranoia? No, experiencia. Todo lo que est aqu escrito
ha pasado en la realidad, bien a nosotros en persona, bien en una charla a la qu
e hemos asistido. Durante la presentacin Una tendencia generalizada es apagar las
luces para que la imagen de la diapositiva se vea mejor. Los proyectores actual
es son perfectamente capaces de proyectar una imagen ntida en condiciones de luz
tenue, as que no apagues las luces. Por qu? Pues porque si estn apagadas, no te vern
y recuerda: T eres la presentacin. La gente ha venido a escucharte A TI. Si slo vin
ieran por las diapositivas, estaran esperando a que alguien se las mandara por ma
il Es importante captar la atencin del pblico durante el primer minuto. Puede ser c
on una pequea broma, una diapositiva con una imagen impactante o con una frase gan
cho: - Estamos aqu para que os ahorris un milln de euros (pausa) al ao
-
Hoy vamos a presenciar el futuro de las comunicaciones Lo que vamos a ver hoy es lo
que necesitis
En cuanto a las imgenes, si empiezas con algo impactante, debes saber compensarlo
al final. Por ejemplo, si tu idea es para que los padres ocupados tengan ms tiem
po, podras comenzar la exposicin con una foto de un padre muy liado (con el nio en
brazos, preparando la comida mientras habla por telfono) y decir Este eres t?. Pero a
l acabar la presentacin, tiene que haberse mostrado una diapositiva con un padre
relajado, para que el pblico no se vaya a casa con la imagen primera. Como decamos
, la audiencia espera un final feliz: as que casa a la princesa con el prncipe y cr
gate al malo. Adems, nuestro mensaje debe quedar claro desde un primer momento: Ho
y estamos aqu para cambiar el futuro, Vamos a abordar un autntico desafo, Vamos a ahor
arte 150 licencias de Oracle Application Server. La frase gancho tiene que basars
e en el mensaje y ste debera pasar el test del ascensor (Elevator pitch). Imagina
que vas a ver a la persona a la que vas a hacer la presentacin y cuando llamas a
la puerta de su despacho, se est poniendo el abrigo porque le ha surgido un tema
urgente y tiene que marcharse. Slo puede dedicarte el tiempo que tarda en bajar e
n ascensor hasta el garaje. Qu parte de tu presentacin deberas contarle? Ese es tu m
ensaje inicial A la hora de exponer, no olvides la fuerza que puede tener un sile
ncio. Como hemos visto en alguno de los ejemplos anteriores, el silencio puede s
er nuestro aliado: Una pausa dejar a los asistentes con ganas de la siguiente fra
se, pensando qu puede venir a continuacin. Pero cuidado con quedarse en blanco: pa
ra minimizar ese peligro es por lo que hemos ensayado la presentacin hasta la ltim
a palabra.
MTODOS
Y ahora, pasemos a ver algunos mtodos de exposicin que se usan habitualmente. Hay
que decir que el usar uno u otro puede influir en la estructura de la presentacin
, por lo que si nos imponen un mtodo, habr que orientar la presentacin a cumplir la
s reglas de ese mtodo. Los primeros dos mtodos que vamos a ver obligan al ponente
a ir al grano, a transmitir el mensaje en un tiempo rcord. Recordis el Elevator Pit
ch? Esto es slo un poco ms de tiempo Pero pese a la restriccin de tiempo tan brutal
que hay con estos mtodos, no debes olvidar que sigues obligado a contar una histo
ria. Recuerda que hay cuentos que duran 5 minutos y otros que duran una noche en
tera. Si tienes nios, sabes de qu estamos hablando Pecha Kucha
El primero de ellos se llama Pecha Kucha: 20 diapositivas con 20 segundos para c
ada una. Eso significa que si tu diapositiva tiene ms de 3 palabras, no vale para
este mtodo. Es importante destacar que las diapositivas pasan automticamente, por
lo que ensayar bien el cambio de slide es crucial para el xito de la presentacin.
Ignite El siguiente mtodo es Ignite, que en este caso nos obliga a 20 diapositiv
as, con 15 segundos por diapositiva, lo que supone 5 minutos para contar nuestra
idea. En este caso, las diapositivas tambin pasan automticamente. Hay en internet
varios vdeos de presentaciones hechas siguiendo estos mtodos. Nosotros proyectamo
s en el seminario uno sobre cmo comprar un coche nuevo, presentado por Rob Gruhl:
http://www.youtube.com/watch?v=sH651baH7-c Lo bueno de este vdeo es que marca el
tiempo restante para cada diapositiva y para el total de la presentacin. 10-20-3
0 Veamos un mtodo ms: el 10-20-30 de Guy Kawasaky. En este caso se trata de usar 1
0 diapositivas, utilizar 20 minutos para la presentacin y emplear una fuente de t
amao 30 como mnimo en dichas diapositivas. Las 10 diapositivas en concreto son: -
Ttulo. Tu empresa, tu nombre y datos de contacto - El problema: no debes ser una
solucin en busca de un problema, as que evita hablar del tamao en el futuro del mer
cado al que atacas - La solucin. Cmo solucionas el problema? No se permiten descrip
ciones tcnicas -Modelo de negocio. Cmo vas a ganar dinero? Habla de empresas que ya
estn usando tu producto - La magia detrs. Es el momento de los detalles tcnicos: c
uanto menos texto y ms diagramas y flujos haya, mejor. Prepara informes y detalle
s de rendimiento para entregarlos tras la presentacin. - Marketing y ventas. Cmo ll
egars al cliente? Habla de tu estrategia - La competencia. Mucho mejor si aqu hay
grandes empresas, pero siempre habla de por qu eres mejor, no de por qu los otros
son peores - Equipo. Tus ejecutivos - KPIs y plan de negocio. 5 puntos hablando
de dinero, nmero de clientes y cosas as -Estado del arte. El estado actual de tu p
roducto: comparte tu energa y datos positivos con la audiencia El problema es que
este mtodo est pensado para hacer presentaciones a fondos de capital riesgo de lo
s que captar financiacin. Por eso en nuestro caso particular hay diapositivas que
no encajan demasiado bien. Adems, en todos estos mtodos se establece un nmero mximo
de diapositivas, y a veces, es mejor aadir una diapositiva ms (despus de todo, son
gratis) que intentar meter con calzador ms informacin en una sola diapositiva.
RECURSOS
The more resources you harvest [] will determine who wins the game Instrucciones de
Warcraft III
E
n esta parte del seminario, vamos a ver dnde podemos buscar ms informacin e inspira
cin para nuestras presentaciones, as como fotos para ilustrarlas.
BIBLIOGRAFA
En primer lugar, tenemos Presentation Zen, de Garr Reynolds (http://www.garrreyn
olds.com/). Se trata de un ttulo que cambiar nuestra forma de ver las presentacion
es y que contiene muchos ejemplos altamente enriquecedores.
Otro libro tremendamente importante es Slide:ology, de Nancy Duarte (http://blog
.duarte.com/). En este caso, el libro est ms orientado al diseo de las diapositivas
, con abundantes ejemplos prcticos. Especialmente reseable es la parte de diagrama
s y paleta de colores.
En este caso, tenemos un libro sobre pensamiento visual. Excepto una, todas las
imgenes del libro estn hechas a mano alzada, para demostrar que la mejor manera de
resolver problemas es trabajar en analgico. Se incluye una metodologa y un marco
de trabajo (del que hemos hablado brevemente en la parte de inspiracin) para cons
eguir sacar el artista que llevamos dentro. Ambas cosas estn en la web de Dan Roa
m (http://www.thebackofthenapkin.com/), el autor. Quin iba a decir que Microsoft
tambin sabe hacer presentaciones. Cliff Atkinson (http://www.beyondbulletpoints.c
om/) cuenta cmo preparar una gran presentacin usando el mtodo Beyond Bullet Points,
del que hemos hablado en la parte de estructura de la presentacin. Tambin contien
e muchos ejemplos sobre qu poner en cada diapositiva y adems, tiene una seccin de cm
o crear historias en ciertos contextos.
Robin Williams (http://www.ratz.com/) nos presenta un interesante libro sobre cmo
el diseo y los tipos de letra pueden realzar una pgina web, un documento o una di
apositiva. En todos los ejemplos que incluye el libro (y son muchos) se hace men
cin a la fuente que se ha usado por si ves alguna que te guste.
Aunque el libro de Guy Kawasaky (http://www.guykawasaki.com/) es sobre cmo montar
una empresa, contiene un captulo sobre cmo hacer presentaciones, donde describe c
on detalle la regla 10-2030. Otra parte interesante es la de marca, en la que expl
ica algunas normas bsicas para elegir el nombre de tu producto.
FOTOS
Como hemos visto, un punto tremendamente importante a la hora de crear diapositi
vas es la utilizacin de imgenes de alta calidad. En esta seccin vamos a ver algunas
webs de donde sacar estas imgenes. PhotoXpress dispone de un catlogo de algo ms de
medio milln de imgenes totalmente gratis, aunque slo puedes descargar un cierto nme
ro de ellas al da. Dicho nmero es de 1 cuando te registras, pero si te haces fan d
e su pgina en Facebook, pasa a ser 5. Y si rellenas un formulario con tus datos p
ersonales (incluyendo tu nmero de mvil) pasa a ser 10. EveryStockPhoto es un motor
de bsqueda para encontrar fotos gratis, procedentes de fondos de dominio pblico o
con licencia Creative Commons. Por ello es importante leer con cuidado la licen
cia de cada imagen, para saber cmo atribuirla correctamente a su autor. Dispone d
e unos 5 millones de fotos. CompFight es una herramienta de bsqueda en Flickr, qu
e tiene una casilla para buscar slo en fotos con licencia Creative Commons. Es slo
una capa que recubre la bsqueda avanzada de Flickr, pero permite usarla de maner
a ms intuitiva. iStockPhoto dispone de un catlogo enorme de fotos, ilustraciones,
vdeos y pistas de audio que podemos usar en nuestras presentaciones por un precio
asequible. Podemos comprar las fotos una a una o tener una suscripcin que nos pe
rmita descargar un cierto nmero de fotos al da durante cierto tiempo.
Shutterstock dispone tambin de vdeo y fotos (ms de 8 millones), aunque no puedes co
mprar imgenes sueltas: todos sus planes son por suscripcin, bien por tiempo (con l
imitacin de nmero de fotos al da que puedes descargar) o por nmero de fotos (por eje
mplo, puedes comprar un paquete con derecho a descargar 25 fotos en cualquier mo
mento durante un ao).
EN RESUMEN
Our lives begin to end the day we become silent about things that matter. Martin L
uther King, Jr
A
lo largo de esta documento hemos visto qu es lo que falla con nuestras presentaci
ones, pero tambin, que podemos remediarlo siguiendo una serie de consejos y buena
s prcticas de los que hemos visto unas pinceladas. Lo difcil viene ahora: aplicarl
o a la vida real. Tenemos que intentar que las presentaciones que se vayan a hac
er en vivo sigan estos consejos: predica con el ejemplo. La prxima vez que un cli
ente te pida que le hagas una presentacin de algo, usa estas tcnicas y vers cmo lo a
gradece. Seguramente, tendrs ms oportunidades de convencerle de que compre tu idea
. Si te piden una presentacin por correo electrnico, manda un docupoint, pero la p
resentacin visual te la tienes que guardar para ti, porque no tiene sentido sin q
ue t la cuentes. Y si tu jefe te encarga hacer una presentacin para que la exponga
l, podis usar estas tcnicas siempre que l sepa qu es lo que tiene que contar en cada
diapositiva. Como decamos, la preparacin es lo ms importante, y en este caso, hay
que hacerla juntos.
nete a la revolucin PreZENtations! Entre todos, tenemos que intentar cambiar la for
ma en la que se hacen las presentaciones. Con presentaciones que conecten con la
audiencia, hay ms probabilidades de que acepten contratar nuestros proyectos o d
e que entiendan nuestras ideas, pero tambin conseguiremos que nuestro pblico acuda
encantado a cada presentacin que hagamos, lo que nos diferencia inmediatamente d
el resto de presentaciones a las que tendr que asistir. Como hemos comentado, ded
icar tiempo a una presentacin es una inversin: a veces no merece la pena complicar
se la vida, pero cuando estamos intentando conseguir algo grande, recuperaremos la
inversin con creces. Adems, cuanta ms gente haga presentaciones as, ms probable ser q
ue la prxima que veamos nos resulte ms atractiva, as que se puede decir que ests pro
moviendo esta manera de hacer presentaciones en tu propio beneficio.
MS INFORMACIN
Wiki: http://wikis.hi.inet/zenpresentation Lista de correo: https://listas.tid.e
s/mailman/listinfo/presentationzen Slideshare: http://www.slideshare.net/group/p
rezentations Correo: Eduardo de la Fuente (esfg@tid.es) Alberto de Vega (advl@ti
d.es)
LICENCIA
Usted es libre de: copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra Bajo las co
ndiciones siguientes: Reconocimiento: Debe reconocer los crditos de la obra de la
manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que su
giera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra). No comercial: No
puede utilizar esta obra para fines comerciales. Sin obras derivadas: No se pued
e alterar, transformar o generar una obra derivada a partir de esta obra. Entend
iendo que Renuncia: Cualquiera de las condiciones anteriores puede ser eliminada
si se obtiene permiso del autor que ostenta los derechos. Para ms informacin, nd/
3.0/es/legalcode.es http://creativecommons.org/licenses/by-nc-