Cmo se crea una Tabla dinmica

Las Tablas dinmicas sirven para resumir tablas de datos y obtener subtotales, promedios,
porcentajes, mximos, mnimos... Pero, antes de hacer nada debemos tener muy claro lo que
deseamos obtener. Por ejemplo, partimos de una tabla de los aos 2007 a 2012 con
los Beneficios mensuales y los gastos de Compras, Impuestos e I+D.

Nuestro objetivo es hallar los totales de cada ao en los cuatro conceptos descritos. Algo semejante
a esto:

Con Tabla dinmica resolveremos este problema en unos pocos segundos. Hacemos clic en
cualquier celda de la tabla de datos y accedemos a Insertar + Tabla dinmica. En el cuadro de
dilogo correspondiente observaremos que Excel ha seleccionado todo el rango de la tabla en el
apartado Tabla o rango. Podemos poner la tabla dinmica en nuestra hoja de clculo o en otra
nueva. En nuestro ejemplo, la dejaremos en nuestra propia hoja a partir de la celda I5.
Cuando pulsemos Aceptar se abrir un panel en la parte derecha de la pantalla y un recuadro
donde ir la Tabla dinmica.

De acuerdo con el esquema que hemos creado a mano para saber donde deben ir las cosas,
bastar arrastrar cada campo al lugar que le corresponda. As, Ao lo arrastraremos al
apartado Etiquetas de fila; Compras, I+D, Impuestos y Beneficios los arrastraremos al
apartado Valores. El orden en que los pongamos en dicho apartado ser el mismo que muestre
la Tabla dinmica. En el apartado Etiquetas de columna se mostrar automticamente Valores.
La tabla est creada. Ahora podemos personalizarla tanto como se nos ocurra, pero la tabla est
creada y no nos ha costado mas que unos pocos segundos. Y no hemos puesto ninguna frmula!

Si nos interesan nicamente los aos pares, abrimos la lista Etiquetas de fila y desmarcamos los
aos impares:

Resultado:
Las filas muestran las sumas de los diferentes conceptos acumulando las cantidades de todos los
meses de los aos pares.

Con esta tabla no podemos conocer el total de los Beneficios habidos en el ao 2008 durante los
meses de enero, febrero y marzo. Para conseguirlo necesitaramos un filtro que nos permitiera
eliminar los meses no deseados. Eso es tan sencillo como arrastrar el campo Mes al apartado Filtro
de informe.

Ahora, abrimos la lista que ha aparecido en la parte superior de la Tabla dinmica y dejamos
marcados nicamente los tres primeros meses. Como es lgico, la nueva tabla tiene valores ms
bajos.
Si intercambiamos el campo Mes y el campo Ao, el filtro general permitir elegir los aos y las
etiquetas de las filas sern los meses (que tambin podremos filtrar).

Partiendo de esta situacin, nos interesa agrupar la tabla por trimestres. Cmo se hace?

Seleccionamos los tres primeros meses (enero, febrero y marzo) y, en el men contextual, elegimos
la opcin Agrupar.

Enero, febrero y marzo se agrupan dentro del apartado Grupo1. La expresin Grupo1 no nos dice
nada, as que la sustituimos por Trimestre1. Repetimos el mismo proceso con los meses restantes
agrupndolos de tres en tres y sustituyendo las
etiquetas Grupo2, Grupo3 y Grupo4 por Trimestre2, Trimestre3 y Trimestre4, respectivamente.

En el panel de la derecha ha aparecido un nuevo campo, llamado Mes2, aunque sera ms

adecuado llamarle Trimestre. Para cambiar el nombre, hacemos clic con el botn derecho
en Trimestre1 y, en el men contextual, elegimos Configuracin de campo.

En el apartado Nombre personalizado, cambiamos Mes2 por Trimestre y pulsamos Aceptar. El

cambio se reflejar en el panel de la derecha.
Se pueden hacer muchsimas cosas, pero terminaremos este artculo viendo cmo se cambia el
formato por defecto de la Tabla. Para ello, accedemos a Herramientas de tabla dinmica +
Diseo y elegimos un estilo en el grupo Estilos de tabla dinmica. Tambin podemos ir
a Herramientas de tabla dinmica + Diseo + Diseo de informe y elegir, por ejemplo, Mostrar
en forma de esquema. Si queremos mostrar la suma de los conceptos en cada trimestre, iremos
a Herramientas de tabla dinmica + Diseo + Subtotales y elegiremos Mostrar todos los
subtotales en la parte superior del grupo (o en la inferior). Para poner puntuacin de miles en los
nmeros, seleccionamos J6:N22, pulsamos Ctrl + 1 para abrir la ventana Formato de celdas y, en
la categora Nmero, ponemos cero decimales y separador de miles. Marcamos Filas con
bandas y Columnas con bandas. Terminamos desmarcando Ver en el apartado Lneas de
cuadrcula del grupo Opciones de hoja de la pestaa Diseo de pgina.
Si se modifica algn valor de la tabla de datos, la Tabla dinmica no refleja el cambio. Hay que
actualizarla manualmente abriendo el men contextual y eligiendo Actualizar.