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Difusin y distribucin del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las
unidades administrativas correspondientes, con el propsito que los funcionarios lo tengan a su
disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica. As tambin, la versin electrnica del
documento podr ser incorporado al portal electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la
ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin.
Elaboracin del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:
La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un
vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico,
estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una secuencia lgica, que
haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
Validacin del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los
responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si
la informacin presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades
que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las unidades administrativas a las que va
dirigido el manual.
6.- Autorizacin del Manual.
Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca
Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deber autorizar el manual,
de manera que se pueda comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel
institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.
Revisin y Actualizacin del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que
se produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y
actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.
Manuales...Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la
correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son de
enorme relevancia a la hora de transmitir informacin que sirva a las personas a desenvolverse en una
situacin determinada. En general los manuales son frecuentes acompaando a un determinado
producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere.
Tipos De Manuales:

1.- Manuales de Organizacin


Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia
general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse
e identificarse con ella. En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala
las reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos
organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin
que los
responsables de su elaboracin redacten dentro de l.
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2.- Manuales de Polticas


Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos seguidos en
la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su
establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas
para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
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3.- Manuales de Normas y Procedimientos:


Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los
procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus
actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando
la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la
auditora administrativa, la evaluacin del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de las actividades
que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, as como las formas y
formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que
integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.
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4.- Manuales para Especialistas


Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin
en forma especfica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del
vendedor o compendio de la secretaria.

La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando
el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

Formularios y Manuales
Formularios Y Manuales 4.Explicar las tcnicas para el diseo de los formularios y de manuales
aplicados a procesos y sistemas de trabajo de instituciones y empresas. 3.Explicar los diferentes usos e
importancia de los formularios y manuales en el trabajo organizacional. 2.Explicar las diferentes clases
de formularios y de manuales empleados en el trabajo de organizaciones pblicas y privadas. Objetivos
Especficos 1.Explicar el concepto y naturaleza del formulario y del Manual. 5.Explicar los criterios
bsicos que se aplican para una adecuada administracin y control de formularios. Qu es un
formulario? Es un instrumento administrativo que puede ayudar al empleado en la ejecucin de sus
tareas. Clases de Formularios Hay muchos tipos de formularios, varian en tamao, textura, forma y
color. (Esto depende del uso y objetivo que persiguen). Ejemplos: Administracin de Formularios La
principal critica que se hace es el exceso de papeleo y formularios dentro de una empresa. (Burocracia)

"La ausencia de formularios en los procesos de trabajo es inconveniente, pero el exceso de estos
tambin lo es..." Usos e Importancias del Formulario Se utiliza para recopilar y transportar entre las
partes de un sistema de trabajo.

(Computadoras)... Diseo del Formulario Se debe tomar en cuenta el objetivo que persigue el
formulario, el objetivo origina el nombre y determina el cuerpo, es decir el conjunto de variables a
incorporarle y el orden de prioridad que deben tener para el usuario.
Manuales "manual es un libro que se tiene a mano".
Es un documento que contiene informacin clasificada sobre una determinada materia de la
organizacin. Clases de Manuales Los principales son: Usos e importancia de los Manuales
Proporcionar informacin de primera mano, fcil de comprender... (Polifuncional).

...Esto agiliza el funcionamiento de la empresa y evita perdida innecesaria de tiempo y dinero. 1-De
Organizacin y Funciones
2-De Procedimientos u Operaciones
3-De Puestos
4-De polticas
5-De Normas
Gracias por su atencin!
Transcripcin completa

La importancia de los manuales radica en que ellos explican


de manera detallada los procedimientos dentro de una
organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes
errores que se suelen cometer dentro de las reas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que
se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de
funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan
nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su resea histrica,
haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado
departamento.
Manual de Organizacin

Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a


travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen su estructura.
Estos manuales contienen informacin detallada referente a
los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura
orgnica, funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados
de autoridad y responsabilidad, as como canales de
comunicacin y coordinacin de una organizacin.
Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el
manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
Manual de Normas y Procedimientos
Es la expresin analtica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciacin de normas de
funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los
miembros de la misma.
Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un
manual de estas caractersticas:
Normas de procedimientos: es la relacin por escrito de la
secuencia de los procedimientos que constituyen la base de
la organizacin, con la indicacin de los distintos sectores a
travs de los cuales los mismos se desenvuelven.
Formularios: son todos aquellos documentos y
comprobantes que circulan dentro de los circuitos
administrativos.
Flujo gramas: son los procedimientos descritos de
manera grafica, que se conocen tambin como
diagramas de procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de
instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada
las operaciones a cargo de la organizacin, los
puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su participacin en dichas operaciones y
los formatos a utilizar para la realizacin de las
actividades institucionales agregadas en
procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas
de trabajo y evitar su alteracin.
Aumentar la eficiencia de los empleados,
indicndoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.
Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la
duplicidad de funciones.
Manual de Polticas, Normas y Procedimientos
Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco
de referencia a la organizacin. Adems, incluyen toda la
informacin referente a la organizacin (antecedentes,
estructura orgnica, funciones, organigramas, etc). Tambin,
incluyen descripciones de cargos y constituyen un
instrumento tcnico que incorpora informacin importante
sobre el uso de recursos materiales y tecnolgicos para el
desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas
diarias.
Manual para Especialistas

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de


aplicacin en forma especfica a determinado tipo de
actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor
o compendio de la secretaria.
La preparacin de este tipo de manuales por parte de la
misma empresa es recomendable cuando el nmero de
empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como
para justificarlo.
El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de
entrenamiento y capacitacin de empleados, como as servir
tambin de elemento de consulta para la realizacin de las
tareas asignadas.
Manual del Empleado
Su objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal
nuevo (induccin) as como tambin para posterior
entrenamiento, este manual es especialmente til para niveles
intermedios u operativos.
Se enuncian a continuacin algunas informaciones que un
manual de estas caractersticas debe contener:
Actividades desarrolladas por la empresa.
Breve resea histrica.
Objetivos generales que se persiguen.
Derechos y obligaciones de los empleados en general.
Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento
obligatorio para todo el personal.
Servicios que la empresa presta a sus empleados.

Manual de Contenido Mltiple


Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo
diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten
siempre bien definidos. La inmensa mayora de los manuales
de oficina parecen estar diseados intencionalmente para
varios fines, por ejemplo, en la preparacin de cualquier
manual de procedimientos existen dos requisitos
indispensables para asegurar su xito:
manifestacin clara de las normas generales de la empresa.
Comprensin total de la organizacin bsica de la misma.
Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de
procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las
normas bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.
Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos
que den instrucciones numerosas y especficas a todos
aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la
empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en
todos los niveles de la administracin.
Manuales del Sistema
El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se
desarrolla el sistema, y est constituido por un grupo de
manuales o partes y estructurado de la siguiente manera:
Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura
fsica del sistema, ndice de componentes, etc.
Manual de Calidad
Define un manual de calidad como un documento que
enuncia la poltica de la calidad y que describe el sistema de
calidad de una organizacin. Este manual puede estar
relacionado con las actividades totales de una organizacin o
con una parte seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de
la calidad y del manual de la calidad se estructuren de
acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma
suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales
de calidad
ISO 9002
ISO son las siglas en ingls de la Organizacin Internacional de
Estandarizacin, la cual se dedica a la creacin de estndares
internacionales voluntarios, en diversos mbitos como son: la
industria, la ciencia, la tecnologa y la economa.
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el
Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor
del mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere
un producto o servicio de una empresa que est registrada en
ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la
calidad que se est recibiendo ser como se esperaba.
Permite contar con la documentacin de todas las actividades
de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.
El ISO 9002 tiene una estrecha relacin con los manuales, ya
que en el momento de establecer una norma o poltica en la
organizacin, debemos tener presente que esta se debe
ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos
poseer una documentacin en base a los criterios de las
normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas
estas aseguren un beneficio a la organizacin.