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658.022-B224d-Capitulo IV PDF
658.022-B224d-Capitulo IV PDF
1. Generalidades.
El diseo tiene como finalidad proveer una herramienta de control interno basado en
el modelo coso, para mejorar el desempeo de las operaciones financieras en las
cuentas por cobrar, que ser aplicado al sector de la mediana empresa industrial; es
por ello que el empresario tiene que estar conciente de la necesidad de tener un
eficiente sistema de control interno basado en el modelo coso, que le permita hacer
anlisis bsicos para proyectarse financieramente a corto plazo.
El desarrollo del sistema est constituido por los objetivos generales y especficos, la
importancia de la elaboracin y ventajas del sistema, asimismo se proporcionan
polticas, normas y los procedimientos para el otorgamiento y recuperacin de los
crditos, adems de las normas y procedimientos contables para el registro de las
cuentas por cobrar; establecindose lineamientos y normas para disminuir los
riesgos de tener cuentas irrecuperables. Al mismo tiempo se determinan e
identifican las reas de aplicacin del sistema, el presupuesto y el plan de
implantacin del mismo.
1
2. Objetivo de la propuesta.
2.1. General.
2.2. Especficos.
2
ptimo en su flujo de ingresos de efectivo lo cual permitir la oportunidad de cumplir
con las obligaciones a corto plazo, evitando de esta manera recurrir a una fuente de
financiamiento externo que originara una serie de costos financieros consistentes
en: intereses de prstamos, comisiones, honorarios, gastos notariales, y adems
podra dar lugar a un elevado nivel de endeudamiento, y por consiguiente
ocasionaran algn estancamiento en el desarrollo y crecimiento de la empresa.
Adems ayudar en gran medida a la minimizacin de costos para la gestin
operativa y administrativa de las empresas, y especialmente en la gestin orientada a
las cobranzas, permitir una cartera sana de clientes, con un mnimo ndice de
saldos moratorios.
Otra gran importancia de la elaboracin del sistema de control interno basado en el
modelo coso propuesto, es que brindar la ayuda a cada uno de los involucrados en
la toma de decisiones con respecto a la concesin de crditos y la recuperacin de
los mismos, a travs de las polticas, normas y procedimientos, en los cuales se
establecen los lmites mximos para su ejecucin el cual podemos mencionar los
siguientes:
A medida que se aplique este sistema, las empresas tendrn siempre una adecuada
liquidez financiera logrando la generacin de capital de trabajo propio, evitando con
ello recurrir a financiamientos externos y en costos e intereses financieros para
operar.
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c. Disminucin de Morosidad.
Con este sistema se pretende disminuir los riesgos financieros en las cuentas por
cobrar a los cuales estas empresas estn expuestas.
4
4. ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO, PARA MEJORAR EL DESEMPEO
DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
FASE II
Criterios de Evaluacin de los Componentes del Control Interno aplicados a
las operaciones financieras en las cuentas por cobrar
Para
Conciliacin
Monitoreo
de saldos.
Retroalimentacin
Plan de implementacin
Presupuesto de implementacin
ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS Cronograma de implementacin
Evaluar, actualizar y mejora contina del
sistema.
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FASE I.
4.1. Origen de las cuentas por cobrar y base normativa.
El origen de las cuentas por cobrar y su relacin con otras cuentas, constituye la
etapa inicial, para el desarrollo de las operaciones financieras en las cuentas por
cobrar, lo cual se considera de gran importancia ya que en esta etapa se establecen
los objetivos que se pretenden lograr, y la forma de cmo se llevaran a cabo los
planes de cobro.
El origen de las cuentas por cobrar y su relacin con otras cuentas comprende las
siguientes partes:
En esta etapa se dan origen a las cuentas por cobrar, lo cual se da por las ventas al
crditos de los distintos rubros de las medianas empresas del sector industrial del
municipio de Antiguo cuscatln, los cuales son:
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- EMBUTIDOS - PASTILLAS
- CARNES - CONFECCIONES - TABLETAS
- LACTEOS - LISTONES - JARABES
- PASTAS - INYECCIONES
BOQUITAS REENCAUCHE
- GOLOSINAS - LLANTAS
- GALLETAS
En este apartado se pretende presentar las distintas relaciones de las cuentas por
cobrar con otras cuentas, lo cual nos indica como se dan los diferentes movimientos
1
ELABORADO POR EQUIPO DE TESIS
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en estas operaciones financieras y la constante comunicacin que debe existir del
rea de cuentas por cobrar, con otras reas; las cuales son:
a. Ventas al crdito:
La relacin se da con el hecho de vender al crdito originando una cuenta por cobrar,
por cada operacin financiera durante el ejercicio fiscal.
b. Caja:
En este rubro la relacin que existe, es por medio de los abonos de los clientes
disminuyendo as las cuentas por cobrar.
c. Bancos:
En este rubro la relacin se cada vez que el cliente realiza una remesa en el banco y
nos comunica, y tambin cuando existe cheques sin fondo los cuales son rechazados
por el banco.
d. Inventarios:
La relacin se origina cada vez que existe una devolucin de parte del cliente, y una
orden de despacho proporcionada por las ventas al crdito.
e. Cuentas incobrables:
La relacin que existe cada vez que se provisionan aquellas cuentas que no han
tenido mas de un ao de movimiento.
f. Cuentas por pagar.
La relacin se da si existe una liquidez en la recuperacin de los crditos, esto
permitir hacerle frente a las obligaciones de la empresa.
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CATEGORIAS DE CLIENTES.
CATEGORIA DIAS
A DE 1 A 40
B DE 41 A 60
C DE 61 A 90
D DE 91 A 120
E DE 121 A MAS
a. Sujetos de crdito
Los sujetos de crdito son los comerciantes individuales y las personas jurdicas
cuya capacidad financiera empresarial y solvencia moral pueda comprobarse, para la
creacin del expediente del cliente, y que cumplan con los requisitos siguientes:
Deber contar con sus propias referencias de crdito y stas debern ser
buenas y slidas.
Deber tener una empresa en marcha.
Tener una direccin comprobable y de preferencia estable en los ltimos dos
aos.
No podrn ser sujetos de crditos las siguientes personas: El que se
encuentre en mora en alguna entidad del pas.
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1. Documentacin requerida para comerciante individual
Solicitud de crdito.
Datos generales del solicitante.
Estados financieros auditados de los ltimos tres aos con el respectivo
dictamen del auditor externo.
Estados financieros ms recientes, en todo caso no mayor de tres meses
de antigedad.
Copia de nmero de identificacin tributaria del comerciante individual.
Copia de registro tributario (iva).
Copia de ltimas 6 declaraciones del impuesto de iva.
Copia de ltimas 6 declaraciones de pago a cuenta.
Copia de ltimas 2 declaraciones del impuesto sobre la renta.
Solicitud de crdito.
Datos generales del solicitante.
Escritura de constitucin
Detalle de los accionistas y su participacin accionara.
Informacin sobre la administracin y operaciones de la empresa.
Estados financieros auditados de los ltimos tres aos con el respectivo
dictamen del auditor externo.
Estados financieros ms recientes, en todo caso no mayor de tres meses
de antigedad.
Copia de nmero de identificacin tributaria de la sociedad y del
representante legal, as como el nmero de registro de contribuyente (iva).
Copia de la credencial vigente de la eleccin del representante legal
debidamente registrada en el registro de comercio.
Copia de ltimas 6 declaraciones del impuesto de iva.
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Copia de ltimas 6 declaraciones de pago a cuenta.
Copia de ltimas 2 declaraciones del impuesto sobre la renta.
c. Montos
Los montos a otorgar dependern del anlisis econmico que se haga al cliente y la
capacidad de pago que posea, siendo el comit de crditos el nico responsable
para la aprobacin de los crditos:
El comit de crditos estar integrado por el gerente de crditos y cobros, gerente de
ventas y el gerente general; o en su defecto por los que realicen la labor de crditos y
cobros, la cual puede formarse de acuerdo a la estructura organizativa de la
empresa.
MONTOS AUTORIZACION
De $ 500.00 en adelante Comit de crditos.
Nota aclaratoria: Los crditos sern aprobado por el comit de crdito el cual no
habrn montos menores de $500.00 dlares.
d. Plazos y garantas
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recuperacin. En ningn momento deben considerarse las garantas de un crdito
como su fuente principal de pago o como justificacin para otorgar un crdito, para lo
cual se requieren los siguientes documentos:
Pagare
Letras de Cambio
Mutuo
Hipotecario
Codeudor (Fiadores)
Esta categora comprende todos los documentos legales que puedan servir para
reclamar los montos adeudados por va judicial de ser necesario, algunos de ellos
son: pagars, letras de cambios, mutuos, hipotecas, as como tambin quedan y
facturas cambiarias. Los cuales sern inscritos en el Registro de Comercio para que
tengan mayor fuerza ejecutoria, los mutuos y las hipotecas, en el caso de ser
aplicable.
f. Fiadores:
Los fiadores son las sociedades o personas que sin ser beneficiarias del crdito han
contrado la responsabilidad solidaria del mismo, respondiendo con su patrimonio por
el incumplimiento de las obligaciones del deudor. La categora fiadores incluyen los
deudores solidarios, los fiadores, aceptantes y avalistas de letras de cambio.
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g. Preparacin y actualizacin del expediente del cliente
Contiene, lo estipulado en el literal b.
Resolucin de crditos.
Carta de recordatorio de cobro.
Carta de seguimiento de cobro o insistencias.
Formulario de actualizacin de datos,
Estado de saldos mensuales.
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I. Los costos judiciales generadas por recuperacin de cuentas morosas, sern
absorbidas por los clientes, y sern pactados previamente entre las partes
.
4.1.3.3. Polticas para cuentas incobrables
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a. Normas y procedimientos para el otorgamiento de crditos
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE DESCRIPCIN OBSERVACIN
Cliente 1. Se presenta a sala de venta y solicita opciones de crdito o es
visitado por el vendedor.
2. Asesora al cliente y le presenta los planes de crdito, lmites
de crdito, perodos, descuentos, garantas y cargos
Asesor de
servicio al
vendedor
cliente o
documentacin anexa.
al cliente o
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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Empresa:
Unidad:
Proceso: Otorgamiento de Crditos.
Subproceso: Asesora al cliente.
Revisa la informacin
Revisa la informacin contenida en la solicitud
y documentacin anexa.
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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRDITO
Proceso OTORGAMIENTO DE CRDITOS Fecha
Subproceso Evaluacin del cliente
Objetivo: Evaluar todos los aspectos generales, econmicos y financieros de los solicitantes de crdito.
NORMAS
1- La investigacin incluye todos aquellos pasos orientados a comprobar lo veracidad de los datos
proporcionados por el solicitante, establecer su capacidad econmica, y corroboracin de las
fuentes de informacin que servirn en la eventualidad como base para demandar al cliente en un
proceso judicial.
2- El solicitante deber suministrar la siguiente informacin: Nombre de la empresa segn escritura
social, direccin, telfono, nombre del representante legal.
3- En los casos en que el solicitante deba presentar un fiador se deber tener en cuenta que este
ltimo se convierte en un deudor solidario ante nuestra empresa, por lo tanto se deber tener
especial cuidado en la investigacin de sus datos y sus referencias, como se tendra con el deudor
principal.
4- Se pedir un mnimo de dos buenas referencias comerciales o una que sea sustancialmente
superior al crdito que se encuentra solicitando. Estas referencias no debern tener ms de 2
aos de antigedad y an cuando se presenten por escrito debern observar esta regla.
5- El tiempo mximo para la investigacin y evaluacin del solicitante ser de 1 da.
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE DESCRIPCIN OBSERVACION
1. Se recibe la solicitud y la documentacin.
2. Revisa la informacin contenida en la solicitud y la
documentacin anexa.
Asistente de Crditos y Cobros
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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Empresa:
Unidad:
Proceso: Otorgamiento de Crditos.
Subproceso: Evaluacin del solicitante
Enva expediente
Enva expediente al comit de
crditos y cobros.
Fin
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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRDITO
Proceso OTORGAMIENTO DE CRDITOS Fecha
Subproceso Aprobacin o denegacin.
Objetivo: Presentar la evaluacin de las solicitudes de crdito para su aprobacin o denegacin.
NORMAS
1- Una vez se haya obtenido un resultado satisfactorio en la investigacin del solicitante, se
informar va telefnica a ste, sobre la aprobacin del crdito a travs de una carta, las
condiciones del mismo.
2- Las solicitudes de crdito sern rechazadas, cuando se dieren cualquiera de las siguientes
condiciones:
a) Cuando los solicitantes aparezcan con malas referencias comerciales en nuestro banca de
datos.
b) Cuando no aparezcan en los archivos de la empresa, pero que a travs de la investigacin,
se determine que tienen mala experiencia crediticia en otras entidades comerciales y/o
instituciones de crdito.
c) Cuando no se considere recomendable otorgar ms de un crdito a clientes con quienes
no se tenga la suficiente experiencia crediticia.
d) Cuando un cliente ya est pagando otro crdito a la empresa no se le puede dar un crdito
adicional.
3- Si los crditos son rechazados, se avisar a estos va telefnica.
4- El tiempo mximo para la aprobacin o denegacin de los crditos ser de 1 da.
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE DESCRIPCIN OBSER
Asesor de
servicio al Cliente 6. Comunica al cliente sobre la resolucin afirmativa o negativa.
o Vendedor
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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Empresa:
Unidad:
Proceso: Otorgamiento de Crditos.
Subproceso: Aprobacin o denegacin
crdito
Fin
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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRDITO
Proceso RECUPERACIN DE CRDITOS Fecha
Subproceso Cobros.
Objetivo: Establecer los procedimientos para la eficaz recuperacin de las cuentas morosas.
NORMAS
1- La efectiva administracin de las cobranzas ser responsabilidad del Gerencia de Crditos y
cobros.
2- Todo cheque recibido deber ser reservado inmediatamente los fondos al banco respectivo.
3- El efectivo recibido por los cobros efectuados diariamente, debern ser remesado en el mismo
da o ms tardar el da siguiente.
4- Los cheques recibidos por los cobros debern ser emitidos a nombre de la empresa y en ningn
momento se recibirn cheques emitidos a nombre de terceras personas.
5- Con el fin de evitar la malversacin o desvo de los fondos provenientes de los cobros, se
deber contratar pliza de seguro de fidelidad para el personal involucrado en el proceso de
cobro y manejo del efectivo recibido.
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE DESCRIPCIN OBSERV
Gerencia de 1. Recibe documentos por ventas al crdito realizadas.
Crditos y
Cobros
Gerencia de 2. Elaboracin de planes de cobro de acuerdo a los
Crditos y vencimientos.
Cobros
Gerencia de 3. Emisin y envo de estados de cuenta a clientes.
Crditos y 4. Realizar recordatorios a travs de llamadas telefnicas a los
Cobros clientes.
5. Realizar los cobros y emite recibo de ingreso.
Cobradores 6. Entrega los cobros del da.
Gerencia de 7. Recibe los cobros del da, y actualiza saldos de clientes.
Crditos y 8. Elabora reporte de cobros.
Cobros 9. Enva reporte de entrega a Caja del efectivo recibido.
10. Recibe reporte de cobros y efectivo, verifica correlativo de
recibos de ingreso.
Encargado de 11. Prepara y enva remesa por cobros realizados.
Caja. 12. Elabora Resumen diario de caja
13. Enva al departamento de contabilidad, el resumen diario de
caja y documentacin respectiva.
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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Empresa:
Unidad:
Proceso: Recuperacin de Crditos+
Subproceso: Cobros
vencimientos
La Gerencia de crditos y cobros emite
y enva los estados de cuenta de los Emite y enva
estados de cuenta
clientes .
La Gerencia de crditos y cobros realiza
Realiza recordatorios a
recordatorios a travs de llamadas travs de llamadas
telefnicas
telefnicas a los clientes
Los cobradores realizan los cobros y
Realizan cobros y
emiten recibo. emite recibo
recibido
Recibe cobros y verifica
El encargado de caja recibe reporte de correlativo de recibos
cobros del da y verifica correlativo de
recibos de ingreso Prepara y enva remesa del
efectivo
El encargado de caja prepara y enva la
remesa por los cobros realizados.
Elabora resumen diario de
El encargado de caja elabora resumen caja
diario de caja.
El encargado de caja enva a Enva resumen diario de caja
a contabilidad.
contabilidad el resumen diario de caja y
documentacin respectiva
Fin
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NORMA Y PROCEDIMIENTOS DE CRDITO
Proceso CUENTAS INCOBRABLES Fecha
Subproceso Recuperacin de Cuentas Incobrables
Objetivo: Establecer los procedimientos de control y recuperacin de las cuentas incobrables.
NORMAS
1- Mensualmente se emitir un listado de crditos vencidos, y se respaldaran con la documentacin
correspondiente (pagar, mutuo).
2- Se ajustara al 31 de diciembre de cada ejercicio impositivo.
3- Para que una cuenta sea considerada como incobrables deber cumplir con los requisitos
establecidos en el art. 31 de la Ley de Impuesto sobre la renta y art. 37 del Reglamento de dicha ley.
4- En caso de recibir abonos de cuentas ya liquidadas este se considerar como otros ingresos, siempre
y cuando este corresponda a una liquidacin de un ejercicio anterior, trasladndolo tambin a crditos
y cobros para su registro en el expediente del cliente..
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE DESCRIPCIN OBSERVACIN
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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Empresa:
Unidad:
Proceso: Cuentas Incobrables.
Subproceso: Recuperacin de Cuentas incobrables.
Registra de abonos
Crditos y cobros registra los abonos de de clientes
clientes considerados como incobrables, considerados como
incobrables, en el
en el expediente. expediente.
Fin
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FASE II
4.2. CRITERIO DE EVALUACION DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO, APLICADO A LAS
OPERACIONES FINANCIERAS EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
Control Interno
Ambiente de control
Establecimientos de
objetivos
Identificacin de
acontecimientos
ADMINISTRACIN
Evaluacin de riesgo
DE RIESGOS EN
COBRAR
Actividades de
control
Informacin y
comunicacin
Monitoreo
Operaciones financieras de
las cuentas por cobrar
ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS
4.2.1. Ambiente de control.
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Este componente es la base de los dems, ya que trata de influenciar la conciencia
del personal proporcionando disciplina y estructura. Estos factores incluyen la
integridad, los valores ticos, la competencia del personal de la entidad, la filosofa
de los administradores de cmo asignar autoridad y responsabilidad.
Personal poli-funcional
Divulgacin de metas y objetivos
Filosofa empresarial
Incentivos del personal
Herramientas Tecnologicas
Ambiente
de
Polticas de higiene y seguridad ocupacional
Presentacin
Integridad y valores ticos
control Sistemas de calidad
Prestaciones
de
las
Asignacion de recursos
Fundamentos del control financiero
Reportes de morosidad de cartera
operaiones
financieras
Perfiles de puestos (Tipos)
Dinamico y proactivo
Compromiso de competencia
en Nivel academico
Habilidades y destrezas
las
Organigrama
Cadena de valores
cuentas
Estructura organizacional Estrategias
Cliente interno y externo
Lineas de productos
por
25
4.2.1.1. Filosofa Empresarial.
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AMBIENTE DE CONTROL
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
FILOSOFIA EMPRESARIAL
OBJETIVO: VERIFICAR EL DESEMPEO DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR
EL PERSONAL DE CUENTAS POR COBRAR
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Se divulgan las medidas de control interno
implantadas en el departamento de crditos y cobros?
2 Se da cumplimiento a las medidas de control interno
implantadas en el departamento de crditos y cobros?
3 Esta capacitado el personal de crditos y cobros para
cubrir cualquier puesto del departamento?
4 Se ha evaluado al personal, en el desempeo de sus
deberes asignados en el departamento de crditos y
cobros?
5 Se poseen herramientas tecnolgicas para un mejor
desempeo en las cuentas por cobrar?
6 Se desarrollan reuniones para divulgar metas y
objetivos en el departamento de crditos y cobros?
7 Se cumplen las metas y objetivos propuestos por el
departamento de crditos y cobros?
8 El jefe de crditos verifica las actividades realizadas
por todo el personal?
9 Se crea un ambiente de compaerismo dentro del
departamento de crditos y cobros?
10 El personal de crditos y cobros tiene conocimiento
sobre los tratados de libre comercio?
11 Tienen incentivos los cobradores?
12 El personal de crditos y cobros conoce sobre leyes
aplicables a las cuentas por cobrar?
13 Pueden afectar los tratados de libre comercio en las
cuentas por cobrar?
14 El personal involucrado de crditos y cobros cumple
con las metas y objetivos?
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EVALUACION
FILOSOFIA EMPRESARIAL
EXCELENTE MUY BUENO Artculo I. BUENO MALO
SI TODAS LAS SI DIEZ RESPUESTAS SON SI SIETE RESPUESTAS SON NO MENOS DE CINCO
RESPUESTAS SON AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS RESPUESTAS
AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
28
b) Polticas de higiene, seguridad y salud ocupacional.
c) El personal de crditos y cobros debe de mantener buena presentacin.
d) La contratacin del personal de cobros debe ser investigada.
e) Arqueos a los cobradores.
f) Control de documentacin en poder de cobradores.
g) Prestaciones al personal.
h) Induccin del personal.
AMBIENTE DE CONTROL
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
OBJETIVO: VERIFICAR EL DESEMPEO DEL PERSONAL DE CUENTAS POR COBRAR
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Se investiga el personal de crditos y cobros antes de
contratarse?
2 Se hacen pruebas psicolgicas al personal de crditos
y cobros?
3 Dentro de la investigacin se realiza la prueba de
polgrafo?
4 Se hace una induccin sobre las actividades a realizar
dentro del departamento de crditos y cobros?
5 Cotiza seguro social el personal de crditos y cobros?
6 Cotiza afp el personal de crditos y cobros?
7 Tiene seguro de vida adicional el personal de crditos
y cobros?
8 Se exige el uso de ropa formal en el departamento de
crditos y cobros?
9 Se realiza arqueos diarios a los cobradores del
departamento de crditos y cobros?
10 Se controlan las facturas en poder de los cobradores
del departamento de crditos y cobros?
11 Se controlan los quedan en poder de los cobradores
del departamento de crditos y cobros?
12 Existen informe de rutas semanal de cobros en el
departamento de crditos y cobros?
29
13 Se hacen inspecciones sorpresivas en las rutas de los
cobradores?
14 Existen polticas de higiene, seguridad y salud
ocupacional en el departamento de crditos y cobros?
15 Se da cumplimiento a las polticas de higiene,
seguridad y salud ocupacional en el departamento de
crditos y cobros?
EVALUACION DE
INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
SI TODAS LAS SI DIEZ RESPUESTAS SON SI SIETE RESPUESTAS SON NO MENOS DE CINCO
RESPUESTAS SON AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS RESPUESTAS
AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
30
d) Que exista una adecuada asignacin de los recursos tecnolgicos .
e) Reportes de estadsticas de cobro mensual.
f) Reporte mensuales de morosidad de la cartera.
g) Elaboracin de Presupuestos de Ingreso por cobros.
h) Elaboracin de flujo de efectivo basado en el ingreso por cobros.
AMBIENTE DE CONTROL
MATRIZ DE EVALUACIN
AREA CUENTAS POR COBRAR
FUNDAMENTOS DE CONTROL FINANCIERO
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Se realiza reservacin de cheques por cobros por parte
del personal de crditos y cobros?
2 Se realiza una programacin de cobro por
vencimientos en el departamento de crditos y cobros ?
3 Se realiza mantenimiento preventivo de todos los
recursos asignados al personal de crditos y cobros?
4 El mantenimiento de las herramientas y recursos se
realiza mensualmente?
5 Existe personal adecuado para verificar las
deficiencias de las herramientas y recursos asignados al
personal de crditos y cobros?
6 Se deposita el efectivo cobrado diariamente por los
cobradores del departamento de crditos y cobros?
7 Se realiza reporte de estadsticas de cobro mensual en
el departamento de crditos y cobros?
8 Se presentan los reportes emitidos por el departamen-
to de crditos y cobros a la alta administracin?
9 Se elaboran reportes mensuales de morosidad de la
cartera en el departamento de crditos y cobros?
10 Estn los recibos de cobros debidamente firmados de
recibido?
11 Se elabora el presupuesto de ingresos por cobro en el
departamento de crditos y cobros?
12 Se cumple el presupuesto de ingreso por cobros en el
departamento de crditos y cobros?
31
13 El personal de crditos y cobros cuenta con los
recursos tecnolgicos para desarrollar sus actividades?
14 Se hace una cobranza anticipada de parte del personal
de crditos y cobros?
15 Se capacita al personal de crditos y cobros para uso
de software?
EVALUACION DE
FUNDAMENTOS DE CONTROL FINANCIERO
SI TODAS LAS SI DIEZ RESPUESTAS SON SI SIETE RESPUESTAS SON NO MENOS DE CINCO
RESPUESTAS SON AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS RESPUESTAS
AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
32
d) El personal debe contar con habilidades y destrezas en el uso de equipo de
cmputo.
AMBIENTE DE CONTROL
MATRIZ DE EVALUACIN
AREA CUENTAS POR COBRAR
COMPROMISO DE COMPETENCIA
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Las jefaturas del departamento de crditos y cobros
estn ocupadas por profesionales?
2 Se ha cumplido con las diferentes fases de proceso de
dotacin y desarrollo de personal de crditos y cobros?
3 Se verifican los perfiles para el reclutamiento de los
puestos del departamento de crditos y cobros?
4 Existe un control interno para los perfiles de puestos
de personal de crditos y cobros?
5 Se recibi requerimiento de personal para dar inicio el
proceso de reclutamiento y seleccin de personal de
crditos y cobros?
6 Estn en el expediente las pruebas de conocimiento y
aptitudes realizadas al personal seleccionado del
departamento de crditos y cobros?
7 Se hacen exmenes psicolgicos al personal
seleccionado del departamento de crditos y cobros?
8 El examen psicolgico para el personal de crditos y
cobros se realiza por un profesional?
9 Se realiza test de habilidades al personal seleccionado
del departamento de crditos y cobros?
10 Se hace examen de conocimiento de uso de hardware
al personal de crditos y cobros?
11 Se hace examen de conocimiento de uso de software
al de personal de crditos y cobros
33
EVALUACIN
COMPROMISO Y COMPETENCIA
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
34
AMBIENTE DE CONTROL
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
OBJETIVO: VERIFICAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE MANEJA EL AREA
DE CUENTAS POR COBRAR
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Existe un organigrama en el departamento crditos y
cobros
2 La estructura organizativa definida responde al
cumplimiento de los objetivos en el departamento de
crditos y cobros?
3 El departamento de crditos y cobros tiene una
comunicacin estrecha con otros departamentos?
4 Se respetan los niveles de jerarqua en el
departamento de crditos y cobros?
5 Se divulgan los niveles de autoridad en el
departamento de crditos y cobros?
6 Considera necesarias las capacitaciones de las jefatu-
ras de crditos y cobros?
7 Existe personal ejecutivo en el departamento de crdi-
tos y cobros para la atencin de clientes especiales?
8 Se consideran a otras jefaturas para la divulgacin de
los resultados del departamento de crditos y cobros?
9 Existe una persona para monitorear los resultados del
departamento de crditos y cobros?
10 Existen procesos para desarrollar las gestiones de
cobros ?
EVALUACION DE
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
35
4.2.1.6. Comit de aprobacin de crditos.
Esto es parte fundamental, debido a su importancia por lo cual se debe contar con un
comit de aprobacin de crditos.
Por lo cual sugerimos los siguientes lineamiento para conformar dicho comit y poder
ser evaluados:
AMBIENTE DE CONTROL
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
COMIT DE APROBACIN DE CRDITOS
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Se realiza un anlisis previo de la situacin financiera
de los clientes para establecer y aprobar el limite de
crdito?
2 Se verifican que los crditos se otorgan de acuerdo a
las polticas establecidas en el departamento de crditos
y cobros?
3 Estn documentadas en el expediente las garantas
correspondientes a los crditos otorgados?
4 Existen parmetros para establecer diferentes
categoras de crditos?
Se realiza una verificacin de la existencia de las
5 garantas recibidas por los crditos otorgados?
6 Queda documentado por medio de actas el resultado
de las reuniones?
36
7 Se aplican las polticas establecidas para la
recuperacin de crditos?
8 Existe cronograma de reuniones del comit?
9 El comit esta integrado por profesionales?
10 Se establecen incentivos para los encargados de la
recuperacin de mora?
11 Existen niveles de autorizacin dentro del comit?
12 Se aplica algn porcentaje de recargo por morosidad a
los clientes?
13 Se aplican descuentos como incentivos a los clientes
puntuales?
14 El comit esta integrado por personas no
profesionales?
15 Los crditos otorgados a clientes estn de acuerdo a
los limites establecidos por el comit de crditos?
EVALUACION DE
COMIT Y APROBACION DE CREDITOS
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
SI TODAS LAS SI DIEZ RESPUESTAS SON SI SIETE RESPUESTAS SON NO MENOS DE CINCO
RESPUESTAS SON AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS RESPUESTAS
AFIRMATIVAS AFIRMATIVAS
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
37
4.2.2. Establecimiento de objetivos.
Los objetivos deben de existir antes que la direccin pueda identificar potenciales
eventos que afecten su consecucin. La gestin de riesgos corporativos asegura que
la direccin ha establecido un proceso para fijar objetivos y que estos apoyan la
misin de la entidad y estn en lnea con ella, adems de ser consecuentes con el
riesgo aceptado.
Es por eso que mencionamos algunos objetivos dentro de la gestin de las cuentas
por cobrar que sern evaluados en el cuestionario correspondiente, sin embargo
aclaramos que estos pueden ser modificados por la empresa que utilice el modelo
con base a sus propias metas corporativas:
38
Esquemticamente se puede observar asi:
ESTRATGICOS
1 Reducir la incobrabilidad.
2 Facilitar el pronto pago.
RELACIONADOS
1 Mejorar el desempeo.
2 Incrementar las utilidades.
OPERATIVOS
1 Disminuir los costos.
2 Maximizar el efectivo.
TOLERANCIA AL RIESGO
C A M B
Crtico
Alto
Medio
Bajo
39
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
OBJETIVO: VERIFICAR EL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS EN EL AREA DE
CUENTAS POR COBRAR
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Se identifican los potenciales acontecimientos para
establecer los objetivos en el departamento de crditos
y cobros?
2 Existe un proceso para establecer los objetivos del
departamento de crditos y cobros?
3 Se verifica o confirma la informacin del cliente antes
de aprobar un crdito en el departamento de crditos y
cobros?
4 En el departamento de crditos y cobros se han
reducido los porcentaje de irrecuperabilidad?
5 En el departamento de crditos y cobros se han
disminuido los costos administrativos en la cobranza?
6 Se a incrementado el flujo de efectivo por la
recuperacin de crditos en las cuentas por cobrar?
7 La jefatura dispone de la informacin necesaria para
cumplir los objetivos trazados en el departamento de
crditos y cobros?
8 En el departamento de crditos y cobros existen
polticas de incentivos de pronto pago?
9 Se ha mejorado la recuperacin de crditos, en el
departamento de crditos y cobros?
10 Existe un cargo de inters para los clientes que estn
en mora en el departamento de crditos y cobros?
11 Se emite nota de cargo al cliente por cheque
rechazado en el departamento de crditos y cobros?
12 Se ha mejorado el desempeo de operaciones
financieras de las cuentas por cobrar?
13 Se actualizan los sistemas de informacin del
departamento de cuentas por cobrar?
14 Se hacen cierres mensuales de la cartera de crditos en
el departamento de crditos y cobros?
15 Se realiza inventario de documentacin de la cartera
de clientes?
16 Se elabora programaciones de cobro en el
departamento de crditos y cobros?
40
17 En el departamento tiene todo el personal acceso a la
documentacin de cobros?
18 El incentivo por pronto pago se hace en el momento
del pago?
19 Los incentivos por pronto pago se hace despus del
pago?
20 Se investigan las garantas presentadas por los
clientes?
EVALUACION DE
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
41
4.2.3. Identificacin de acontecimientos (eventos)
42
Este componente se puede observar esquemticamente de la siguiente forma:
ACONTECIMIENTOS
Impactos negativos
Impactos positivos
1 Reaccin a sucesos.
1 Disposicin al cambio.
2 Capacitacin. 2 Cultura de impuntualidad y mora
en pago de clientes.
IDENTIFICACIN
DE
DISTINGUIENDO OPORTUNIDADES EVALUACIN
DEL
ACONTECIMIENTOS Y RIESGOS COMPONENTE
( EVENTOS )
Riesgos
Oportunidades 1 Areas criticas en el control del
1 Crecimiento empresarial. crecimiento proyectado.
2 Mejora contina en el desempeo. 2 Incremento de gastos de operacin.
3 Ampliacin de cartera de clientes. 3 Experimentacin en nuevas lneas
de negocios.
FACTORES A CONSIDERAR
EXTERNOS INTERNOS
1- Fortalecimiento constante del control
1- TLC'S. interno.
2- Asistencia Tnica. 2- Control presupuestal periodico.
3- Calificadores de riesgos. 3- Inversin basada en crecimiento
4- Situacin econmica del pas. incremental.
5- Alza del combustible. 4- Perdida o robo de documentos.
6- Alza de la energa elctrica. 5- Costos de abogados.
6- Incremento del salario minimo.
IMPORTANCIA RELATIVA
43
Para tener claro la identificacin de acontecimiento se elabora el siguiente inventario
o mapeo de eventos, que se detallan a continuacin:
IDENTIFICACIN DE ACONTECIMIENTOS
INVENTARIO
MAPEO
TORMENTA
DE EVENTOS
Anlisis y
evaluacin
de
- Valor de ventas al crdito. informacin
- Valor de cuentas por histrica
cobrar.
- Promedio mensual de
cobranza. Estadisticas Casos
- Porcentaje de incobra- Excepcionales
bilidad mensual.
- Categoras de clientes FLUJO DEL PROCESO DE
en mora. LAS CUENTAS POR COBRAR
- Gestiones de cobros
realizado.
- Pagos posteriores a Cartera de clientes
la mora.
- Suspensin de
crditos. Presupuestos
- Realizacin judicial Satifaccin de clientes
Favorables
de duedas. - Venta de
- Medicin de utilidad oportunidad
en ventas al crdito. - Cliente Post venta
- Plazos de crditos nico
otorgados.
- Monto de crditos.
- Garantas otorgadas Efectividad
por los clientes. Desfavorables
Resultados
- Historial credticio. - Catstrofes
financieros
- Descuentos por pronto - Siniestros Eficiencia
pago. - Fraudes
Rentabilidad
44
IDENTIFICACION DE ACONTECIMIENTOS
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
IDENTIFICACION DE ACONTECIMIENTOS
OBJETIVO: VERIFICAR LOS POSIBLES ACONTECIMIENTOS QUE PUEDAN OCURRIR
CUANDO SE APRUEBE UN CREDITO.
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Se identifican los acontecimientos inoportunos en la
cartera de clientes?
2 Se discute con el personal la evaluacin de los riesgos
que se identifican en los clientes?
3 Se hace anlisis del porcentaje de ventas al crdito en
el departamento de crditos y cobros?
4 Se proyecta el promedio mensual de cobranza en el
departamento de crditos y cobros?
5 Se analizan los niveles mensuales de incobrabilidad?
6 Se investiga el robo por perdida de documento de
cobros?
7 Esta preparado el departamento, para un fraude en la
cartera de clientes?
8 Se registran los pagos posteriores de los clientes en
mora en el departamento de crdito y cobros?
9 En el departamento de crditos y cobros existe una
persona para la actualizacin de los expedientes de los
clientes?
10 Se reportan a la alta gerencia la perdida de
expedientes de clientes?
11 Se investiga la perdida de expedientes de clientes?
12 Se suspenden los crditos a los clientes en mora?
13 El descuento por pronto pago esta autorizado por la
alta gerencia?
14 Se analizan los estados financieros de los clientes para
el otorgamiento de los crditos?
15 Considera necesario recurrir al cobro jurdico al haber
agotado todos los mecanismos de cobro?
16 Se considera la situacin econmica del pas al
momento de otorgar un crdito?
17 El incremento al salario mnimo dificulta el pago de
los clientes?
18 El alza de los combustibles afecta el cumplimiento del
pago de los clientes de las cuentas por cobrar?
45
19 Se reponen las garantas perdidas de los clientes?
20 El reponen los informes perdidos para la alta
gerencia?
21 La alta gerencia considera los nuevos sistemas de
control para las cuentas por cobrar?
EVALUACION DE
IDENTIFICACIN DE ACONTECIMIENTOS
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
46
4.2.4. Evaluacin de riesgos.
R
Perdida de garantas
I
E DE CUSTODIA Perdida de documentos de cobros
S
Robo de documentos de cobros
G
O
S
Fraudes de informacin
DE INFORMACION
Perdida de archivos de informacin
47
MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS
RIESGO DE CREDITO F-ME-12
OBJETIVO: Verificar que se este evaluando el riesgo de crdito oportunamente en el departamento de crditos y cobros.
OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
_________
48
MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS
RIESGO DE LIQUIDEZ F-ME-11
OBJETIVO: Verificar que se este evaluando el riesgo de liquidez en el departamento de crditos y cobros.
CUESTIONARIO:
1. Se 2. Se remesa 3. Se realiza 4. Se 5. Se 6. Se cobran 7.Se actualiza 8. Existe 9Se hacen notas 10. Si los
elabora el efectivo liquidacin elaboran verifican los los costos la informacin una persona de cargo a los clientes
programacin cobrado en el de cobros reportes de valores de judiciales a los financiera de para tramitar clientes por abonan a
de cobros por momento de diariamente entrega de remesas clientes en los clientes? los quedan? comisiones de cuentas
vencimiento cobro? en el quedan para conforme los mora? cheques bancarias ,
en el departament cobros a los quedan rechazados? estos se
departamento o de crditos cobradores? entregados a verifican?
de crditos y y cobros? cobros?
cobros?
OBSERVACIONES_____________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
______
49
MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS
RIESGO DE DOCUMENTACIN F-ME-9
OBJETIVO: Verificar que se evale el riesgo de documentacin en el departamento de crditos y cobros.
CUESTIONARIO:
1. Dentro del 2. Se 3. .Dentro 4. se 5. Se notifica 6. Se 7.Se 8. Se verifica 9Se hace un 10. Existen
departamento actualizan del expediente actualizan a la gerencia encuentran encuentran los que los estados inventario en los
de crditos y frecuentemen- se encuentra anualmente la financiera el los expedientes financieros fsico de los expedientes
cobros existe te los datos de la solicitud de informacin extravo de expedientes resguardados presentados expedientes copias de las
una persona generales de crdito del financiera de expediente de en el en un archivo por los clientes de los garantas
que se los clientes? cliente? los clientes? los clientes? departamento identificado? estn clientes? presentas por
encargue de de crditos y debidamente los clientes ?
los expedien- cobros? auditados?
tes de los
clientes?
OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
______
50
MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS
RIESGO DE CUSTODIA F-ME-10
OBJETIVO: Verificar que se evale el riesgo de custodia en el departamento de crditos y cobros.
PROCEDIMIENTO:
Solicite la documentacin correspondiente a la muestra, al encargado del rea a evaluar.
Efecte la verificacin de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto.
Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificacin.
En el campo de Observaciones, anote alguna informacin adicional que considere importante para la evaluacin.
CUESTIONARIO:
1. Se 2. En el 3. Se 4. Se realiza 5. Se 6. Se firma el 7.Existe un 8. Se notifica 9 Se notifica 10. Se
encuentran en departamento investigan las una informa a la informe de los seguro de a la gerencia el robo de reponen por
un archivo cuanta con garantas verificacin gerencia documentos fidelidad de financiera la documentos de perdida o robo
por aparte las una persona presentadas de la financiera el de cobros al los cobradores perdida de cobros a la los
garantas de para custodiar por los existencia de extravo de recibirlos los para evitar documentos gerencia documentos a
los clientes? las garantas clientes? las garantas una garanta cobradores? algn fraude? de cobros de financiera? cobro?
de los recibidas por recibidas de los clientes?
clientes? los crditos ? los clientes ?
OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
______
51
MATRIZ DE EVALUACION AREA: CREDITOS Y COBROS
RIESGO DE INFORMACIN F-ME-4
OBJETIVO: Verificar que se evale el riesgo de custodia en el departamento de crditos y cobros.
PROCEDIMIENTO:
Solicite la documentacin correspondiente a la muestra, al encargado del rea a evaluar.
Efecte la verificacin de acuerdo a las preguntas que se detallan en cuestionario adjunto.
Marque SI o NO de acuerdo a lo determinado en la verificacin.
En el campo de Observaciones, anote alguna informacin adicional que considere importante para la evaluacin.
CUESTIONARIO:
1. Los 2. Se tienen 3. Son 4. La 5. La 6. Se 7.La 8. Se 9El personal 10. Se
sistemas de claramente los efectivos los informacin informacin cumplen los informacin custodia cuanta con la realizan
informacin medios medios por que se genera que se genera plazos que se genera apropiadamen documenta- reuniones
con que se utilizados para los cuales se en el en el establecidos con prontitud te la cin necesaria peridicas con
cuentan se proporcionar obtiene la departamento departamento para elaborar a los informacin para procesar el personal
ajustan a las informacin informacin? es confiable es para los informes departamentos propia y de informacin para informar
necesidades interna y oportuna y verificar el pertinentes al involucrados usuario en el oportuna? de nuevos
del departa- externa? suficiente para cumplimiento departamento es oportuna y departamento asuntos
mento de ser remitida a de las metas y de crditos? confiable ? de crditos? relacionas a
crditos y las gerencias los objetivos ? los sistemas
cobros? relacionadas ? de
informacin?
OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________
_________
52
MATRIZ DE ANLISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS
RIESGO
FACTORES DE MAYOR
INCIDENCIA AL
RIESGO. INTERNO ________ EXTERNO _________
RESPUESTAS DE
CONTROLES
53
Segn los riesgos identificados anteriormente estos se pueden evitarse,
reducirlo compartirlo o como ltima instancia aceptarlo con un nivel mnimo de
tolerancia, y esto depender de su calificacin, asi como de los factores que
existen para que el riesgo exista. Siendo la direccin la que seleccione las
posibles respuestas para evitar, reducir o compartir los riesgos desarrollando
una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al
riesgo de la entidad. Pero queda a criterio de cada una de las entidades como
manejar los riesgos identificados.
E V I T A R L O
Acciones para
descontinuar
las actividades
que lo generan
R E D U C I R L O
Acciones para
reducir probabilidad EVALUACIN
RESPUESTA DEL
AL o impacto
COMPONENTE
RIESGO
C O M P A R T I R L O
Acciones para
compartir o transferir
probabilidad o impacto
A C E P T A R L O
Nivel mnimo de
tolerancia al riesgo
Sin acciones
54
RESPUESTA A LOS RIESGOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR
A C CI O N E S
PROBABILIDAD COMPARTIR
RESPUESTA AL RIESGO
MATRIZ DE EVALUACION
AREA CUENTAS POR COBRAR
RESPUESTA AL RIESGO
OBJETIVO: DARLE SEGUIMIENTO AL RIESGO PARA PODER ANTEPONERSE.
N PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 Existen controles para los riesgos identificados?
2 Existe amplio control para anticiparse al cobro?
3 Se reservan los cheques emitidos por los clientes?
55
4 La administracin superior recibe informacin diario
de cobros?
5 La persona encargada confirma las garantas que
otorgan los clientes?
6 Se hace gestiones de recuperar va judicial?
7 Los cobradores depositan lo cobrado diariamente?
8 Se realizan oportunamente los pagos de los clientes?
9 Se suspenden los crditos por retrazo en pagos?
10 Se supervisa la ruta de los cobradores?
11 Los cobros en mora se transfieren a agencias de
cobro?
12 Existen seguros por siniestro en las cuentas por
cobrar?
13 Se hace mantenimiento de los sistemas de manejo de
las cuentas por cobrar?
14 Tienen los clientes calificacin de riesgos crediticios?
15 Para el otorgamiento de crdito se requiere de una
fianza bancaria?
EVALUACION
RESPUESTA AL RIESGO
EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
FECHA:
ELABORADO POR:
56
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos : Otorgamiento de crdito (Asesora al cliente) Hoja 1 de 1
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado : Otorgamiento de crdito (Evaluacin del Hoja 1 de 1
cliente)
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
57
2 El asistente de crditos y cobros revisa la informacin detallada
en la solicitud y documentacin anexa
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado : Otorgamiento de crditos (Evaluacin por Hoja 1 de 1
Comit de Crditos aprobacin o denegacin de crditos
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
58
4 El comit de crditos enva al gerente de crditos y cobros
expedientes y resoluciones de crditos. (Anexo 5)
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado : Otorgamiento de crdito (Custodia de Hoja 1 de 1
garantas )
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
59
5 El encargado de custodia de garantas archiva las garantas, en
caja de seguridad.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado: Supervisin y monitoreo al proceso de Hoja 1 de 1
otorgamiento del crditos.
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
60
6 El gerente de crditos y cobros verifica la existencia de los
documentos de crditos aprobados
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado : Recuperacin de crdito (Custodia de Hoja 1 de 1
documentos de cobros)
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
61
9 El encargado de custodia archiva documentos de cobros.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado : Recuperacin de crditos (Cobros) Hoja 1 de 1
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
62
13 El encargado de caja prepara las remesas por los cobros realizados
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Procedimientos Examinado : Supervisin y monitoreo al proceso de Hoja 1 de 1
recuperacin de crditos
Empresa:
Smbolos
Unidad: Operacin
Fecha: Traslado
Observaciones: Archivo
63
11 El gerente de crditos y cobros archiva el informe.
64
Caja General
Reporte diario de caja
Sistemas Inventarios
Estratgicos
Integrados Stock de productos
Ventas
Facturacion ventas al crdito
Informacin
Recursos Humanos
y Contratacin de personal idoneo
Contabilidad
comunicacin
Auxiliar de cuentas por cobrar
de
Sistemas de cuentas por cobrar
Integracin
las con las
operaciones
Autoalizacin automatica
operaciones
financieras
de
Verificacin de la informacin
Calidad de
las Informacin
Toma de decisiones
cuentas
por
cobrar
Interna
Comunicacin
Interna y
externa
Externa
65
simple hecho de emitir una resolucin afirmativa por el comit de crditos
donde se le notifica al departamento de ventas el cual este comunica al
vendedor y esta a su vez al cliente, para proceder ha realizar su facturacin
cuando el cliente lo disponga. Donde el departamento de ventas devuelve por
medio de un reporte de ventas al crdito con soportes de facturas el cual nos
sirve para iniciar la gestin de cobros
La comunicacin es importante ya que cuando el departamento de crditos y
cobros requiere de personal idneo para cubrir actividades o puestos claves,
como custodio de las garantas, as como tambin asistente para la custodia de
los documentos de cobros (quedan o facturas) el cual se avoca al
departamento de recursos humanos para que este pueda seleccionar el perfil
que el departamento de crditos y cobros requiera.
Hemos considerado al departamento de contabilidad ya que este establece un
consolidado de los saldos totales de las cuentas por cobrar; el cual se da
cuando el departamento de crditos y cobros emite los reportes de saldos
consolidado de clientes; que sirve para conciliar con el auxiliar de cuentas por
cobrar emitido por contabilidad.
b) Integracin con las operaciones
c) Calidad de la informacin
La informacin generada por los sistemas debe de ser de calidad, ya que esta
puede afectar a la gerencia para la toma de decisiones apropiadas para la
administracin y control de las actividades de la entidad. En el departamento de
66
crditos y cobros esta informacin debe de ser precisa, disponible cuando se
requiera teniendo la informacin actualizada, correcta; ya que por esta se
puede proporcionar al cliente una mejor atencin para aumentar el monto de
crditos como tambin la suspensin de estos cuando caen en mora, esto lo
que hace es una disminucin de los riesgos en las cuentas por cobrar.
67
4.2.8. Monitoreo.
68
1 Proceso de
cobranza.
2 Proceso de
arqueo de caja.
Actividades de 3 Proceso de
monitoreo historial crediticio.
continuo o 4 Resguardo de
custodia
sobre la de garantas.
Marcha 5 Resguardo de
documentos
de cobro.
6 Crditos
Supervisin aprobados de
acuerdo a
y polticas.
monitoreo
de Supervisin
y
las monitoreo. - Analisis de
operaciones trabajos de
financieras Gerente de accion.
- Monitorear el
en crditos y Plan de accin progreso y la
las cobros. revisin de los
hallazgos
cuentas - Identificar
por actividades
que proporcionen
cobrar. tranquilidad
- Diario.
Periocidad de - Semanales
la supervisin - Mensuales.
- Trimestrales.
- Anuales
Concepto de Monitoreo.
Es el que asegura el control interno operando efectivamente, por parte del
personal apropiado, del diseo y de la operacin de los controles en una
adecuada base de tiempo.
69
acuerdo a las polticas, establecidas en esta rea en especial, para que la
gerencia pueda tomar mejores decisiones a futuro.
b) Plan de accin
El gerente dirige las evaluaciones del sistema del control interno para
considerar los aspectos sugeridos desde donde inicia y que se debe hacer,
para esto se consideran lo siguiente:
Anlisis de trabajo de accin, Monitoreo del progreso y la revisin de los
hallazgos, identificar actividades que proporcionen tranquilidad; priorizando por
unidad o global las mayores reas de riesgo que exigen una atencin inmediata
desarrollando un programa de tiempos cortos y largos segn el riesgo
considerado.
c) Periodos de la supervisin
En este aspecto consideramos de cuan importante puede ser la supervisin, es
decir que puede ser diario, semanales, mensuales, trimestrales y por ltimo
anuales, (ongoing) estos dependen del objetivos que se este buscando, por ser
crditos y cobros una rea muy delicada, porque de esta depende la liquidez
de una entidad.
FASE III
4.3. Informacin y reportes.
En esta fase se emitirn los diferentes reportes de cada uno de los clientes y
en algunos casos los detalles de todos ellos en general, quien es la persona
encargada de emitirlos, as como tambin a quienes de les dirigir y el uso de
cada reporte, los cuales nos servir para tener un mejor control en las cuentas
por cobrar, pero queda a criterio de cada una de las entidades establecer sus
propios reportes segn sus necesidades, los formularios a utilizarse son los
siguientes;
Informacin y reportes
70
Reportes de cuentas por cobrar.
71
EMPRESA XYZ F- REP 1
REPORTE DE ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE
CLIENTE CODIGO
FECHA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005
Objetivo: Este reporte nos refleja la manera de cmo el cliente paga, la cual
puede ser por nota de abono, efectivo o cheque el cual se har mensualmente.
Generador Es generado por el asistente de crditos y cobros, al final de cada
mes o a requerimiento del cliente.
Dirigido a:
a. Gerencia financiera para saber con cuanto se podr de contar de
efectivo, es decir la rotacin de las cuentas por cobrar, efectividad del
cobro.
72
EMPRESA XYZ F-REP 2
REPORTE DE ABONOS MENSUAL DE CLIENTES
FECHA DEL 01 DE DICIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2005
f sello f sello
Elaborado por Revisado por
73
EMPRESA XY Z F- REP 3
REPORTE DE CHEQUES RECHA Z A DOS
FECHA DEL 01 DE DICIEMBRE A L 31 DE DICIEMBRE DE 2005
74
EMPRESA XYZ F- REP 4
REPORTE DE MORA
AL 31 DE DICIEMBRE 2005
COR NMBRE DE CLIENTE COD VIGENTE 31-60 61-90 91-120 MAS DE 120 SALDO
TOTAL
Objetivo: Este reporte nos ayuda a saber de cmo estn los crditos, cuando
existen varias sucursales ubicadas por zonas estratgicas.
Generador: Es generado por el asistente de crditos y cobros.
Dirigido a:
a. Gerente de crditos y cobros para elaboran el plan de cobros.
b. Gerencia financiera para verificar los crditos por sucursales y la
morosidad de cada una de ellas.
75
EMPRESA XYZ F- REP 5
REPORTE DE MORA POR SECTORES
AL 31 DE DICIEMBRE 2005
COR NMBRE DE CLIENTE COD VIGENTE 31-60 61-90 91-120 MAS DE 120 SALDO
TOTAL
TOTAL SALDOS $ $ $ $ $ $
76
EMPRESA XYZ F- REP 6
DE INTEGRACIN DE SALDOS POR CLIENTE
CLIENTE: CODIGO
77
EMPRESA XYZ F- REP 7
REPORTE PARA CONCILIACION DE SALDOS
FECHA DEL 01 DE DICIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2005
$ $ $ $
FASE IV
4.4. Evaluacin del desempeo de las operaciones financieras en las
cuentas por cobrar.
Puntos a evaluar:
1 Administracin de riesgo de crdito.
2 Disminucin de costos.
78
Tcnica a utilizar
3 Comparacin e integracin de saldos contables.
4 Aplicacin de ratios financieros.
79
adecuado, la cobranza debe generar nuevas ventas y por ultimo la cobranza
debe planearse. Esto nos permitir una disminucin en la cobranza, es as que
tambin se debe de supervisar el control interno para que este no pierda su
objetivo, en especial en las cuentas por cobrar por ser un rea muy delicada.
80
Los indicadores a evaluar en la Administracin de crdito son:
81
EMPRESA XYZ S A DE C V
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO 2006
CIFRAS EXPRESADAS EN DOLARES AMERICANOS
PROPIETARIO
OLIVARES PEA
AUDITORES EXTERNOS
modelo.
82
EMPRESA XYZ S A DE C V
BALANCE GENERAL
AL 30 DE JUNIO DE 2006
CIFRAS EXPRESADO EN DOLARES AMERICANOS
A C T I V O P A S I V O
VEHICULOS $ 40,288.27
ACCIONISTAS $ 199,259.80
EMPRESA XYZ
ANLISIS FINANCIERO
JUNIO 2006
83
PRUEBA ACIDA ACTIVO CIRCULANTE MENOS 1.45 ESTO NOS INDICA LA CAPACIDA QUE
INVENTARIOS ENTRE PASIVO TIENE LA EMPRESA PARA HACERLE
CIRCULANTE FRENTE A SUS OBLIGACIONES
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EMPRESA XYZ S A DE C V
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE 2006
CIFRAS EXPRESADAS EN DOLARES AMERICANOS
PROPIETARIO
OLIVARES PEA
AUDITORES EXTERNOS
INS 2020
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EMPRESA XYZ S A DE C V
BALANCE GENERAL
AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2006
CIFRAS EXPRESADO EN DOLARES AMERICANOS
A C T I V O P A S I V O
VEHICULOS $ 40,288.27
ACCIONISTAS $ 199,259.80
EMPRESA XYZ
ANLISIS FINANCIERO
SEPTIEMBRE 2006
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PRUEBA ACIDA ACTIVO CIRCULANTE MENOS 1.61 ESTO NOS INDICA LA CAPACIDA QUE
INVENTARIOS ENTRE PASIVO TIENE LA EMPRESA PARA HACERLE
CIRCULANTE FRENTE A SUS OBLIGACIONES
En esta ocasin podemos decir que han transcurrido tres meses despus de la
implementacin del modelo Coso, observando un cambio positivo en la
administracin del riesgo de crdito, de tal forma que se redujo los das de
recuperacin de saldos de 215 a 91 das.
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EMPRESA XYZ S A DE C V
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2006
CIFRAS EXPRESADAS EN DOLARES AMERICANOS
PROPIETARIO
OLIVARES PEA
AUDITORES EXTERNOS
INS 2020
88
EMPRESA XYZ S A DE C V
BALANCE GENERAL
AL 30 DE DICIEMBRE DE 2006
CIFRAS EXPRESADO EN DOLARES AMERICANOS
A C T I V O P A S I V O
VEHICULOS $ 40,288.27
EMPRESA XYZ
ANLISIS FINANCIERO
DICIEMBRE 2006
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PRUEBA ACIDA ACTIVO CIRCULANTE MENOS 2.05 ESTO NOS INDICA LA CAPACIDA QUE
INVENTARIOS ENTRE PASIVO TIENE LA EMPRESA PARA HACERLE
CIRCULANTE FRENTE A SUS OBLIGACIONES
En esta ocasin podemos decir que han transcurrido otros tres meses los
cuales compren de septiembre a diciembre, despus de la implementacin del
modelo Coso, observando un cambio positivo en la administracin del riesgo de
crdito, de tal forma que se redujo los das de recuperacin de saldos de 91 a
41 das.
En resumen las cuentas por cobrar por cobrar han pasado en termino general
de una categora E a una categora A,B ya que estn dentro de los 41 das,
esto podemos decir que es excelente ya que son solo 11 das de diferencia en
la venta al crdito y en lo que se pueden tardar las empresas en sacar sus
respectivos cheques, lo que nos permitir tener una mejor solvencia de
liquidez.
5. Plan de implantacin.
5.1. Generalidades.
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la divulgacin del sistema, los documentos que se tendrn que usar, el
cronograma de actividades y la formulacin de evaluacin y de actualizacin
constante.
A la vez nos muestra los recursos humanos que sern necesarios para la
implantacin; as como tambin refleja los cambios en el sistema de control
interno que ser necesaria para un buen manejo.
5.2. Objetivos.
5.3. Divulgacin.
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general de crditos a los solicitantes, ser necesario que cumpla con las
siguientes caractersticas: que tenga buena presentacin y relaciones
interpersonales, que por lo menos posea su titulo de bachiller y experiencia de
un ao en servicios de atencin a clientes, responsables, honrado, que tenga
creatividad para las ventas, que tenga por lo menos dos aos de experiencia
en esta rea.
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Este deber cumplir como mnimo con los requisitos siguientes: Ser Licenciado
en Administracin de Empresas o carreras afines, con una amplia experiencia
en la gestin de las cobranzas y anlisis de crditos, entre otros.
d. Cobradores.
Cuya funcin principal ser la de realizar los cobros a los clientes, recoger
quedan, y llevar la documentacin enviada a los clientes.
Los requisitos mnimos para estas personas son: Haber estudiado como
mnimo noveno grado, que conozcan la nomenclatura de la zona donde sern
asignados, y que sean honrados, y brindar fianza bancaria, entre otras.
Para que el sistema propuesto sea instalado en las empresas ser necesario
que se adopten las polticas, normas y procedimientos formulados en este
documento; as como tambin contar con el personal idneo capacitado y
sobre todo del apoyo de la alta dirigencia de la empresa, siendo esta ltima la
que tiene que estar conciente de que una empresa que no adopte una posicin
agresiva en este rubro, pone en riesgo su continuidad como negocio en
marcha.
5.3.3. Documentos a utilizar.
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Comprobante de caja
TOTAL $ 7,505.00
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5.6. Retroalimentacin al sistema.
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