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Accounting 2Easy

Gua Prctica de Tareas Diarias en


QuickBooks
En espaol

By S.R.
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Indice
QuickBooks Funcin ................................................................................................................................ 3
Home Page
Cmo usar la Pgina Principal ................................................................................................................ 5
Usando los "Centers", Cmo se usan........................................................................................................ 6
Los Formatos de QuickBooks .................................................................................................................... 7
Ventas y Cobranzas ................................................................................................................................... 7
Creando Recibos de Ventas o "Sales Receipt" ....................................................................................... 7
Creando Facturas (Invoices) ................................................................................................................... 8
Recibir Pagos (Receive Payments)......................................................................................................... 9
Hacer Depsitos (Make Deposit) .......................................................................................................... 10
Registro y Pago de Deudas ...................................................................................................................... 11
Hacer Pagos ......................................................................................................................................... 11
Registro de la Deuda (Enter Bill) ........................................................................................................... 12
Pago de las Deudas (Pay Bills) ............................................................................................................. 13
Emitir Cheques (Write Checks) ............................................................................................................. 14
Reportes (Reports) ................................................................................................................................... 15
Glosario.................................................................................................................................................... 18

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QuickBooks
La ventaja de QuickBooks es que la mayora de las transacciones que la empresa realiza, pueden
ser generadas en por el mismo software (Invoices = Facturas, Checks = Cheques, Purchase Orders
= rdenes de Compra); quiere decir que simultneamente que se efecta la transaccin, ya forma parte
de los registros contables de la empresa.

Los documentos mercantiles denominados documentos fuentes, se consideran de valor probatorio de la


transaccin comercial. Durante una auditoria, no importa lo que hayamos registrado en el sistema, son
los documentos los que evidencian que la transaccin se efectu. Ejemplos de documentos:
Cash receipts = Recibos de Caja
Credit card receipts = Recibos de las tarjetas de crdito
Cash register tapes = Recibos de las cajas registradoras
Cancelled checks = cheques cancelados
Customer invoices = Facturas hecha a los clientes
Vendors invoices = Facturas de los Proveedores
Purchase orders = Ordenes de Compra
Deposit slips = Planillas de depsito
Notes for loans = Notas de los crditos
Como mnimo, cada uno de estos documentos deben contener: nombre, la fecha, la descripcin de la
transaccin y la cantidad.
Si la fuente del documento no existe, se sugiere que se haga un documento de relacin en el cual se
detalla la transaccin y al que se le va a adjuntar otros documentos que la comprueben, como estados
bancarios o de las tarjetas de crdito o cualquier otra documentacin que sirva de respaldo legal.
Una vez que la transaccin se registra en el sistema, la fuente del documento deber ser archivado en
lugar seguro y capaz de ser identificado en el caso que necesite verificacin posterior.

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Home Page
Usted puede usar el "Home Page" para efectuar en QuickBooks l os registros y las transacciones que
se pueden realizar con el programa y que reflejan las operaciones regulares de su empresa.

El "Home Page" le da una idea de Usted puede registrar todas sus


cmo las transacciones que se operaciones usando el men. El
efectan en su empresa se conectan men contiene las mismas tareas que
unas con otras el "Home Page"

El "Icon Bar" o barra de iconos incluye Para personalizar "Home Page" debe
atajos a las diferentes reas del elegir Edit >Preferences >Desktop View,
QuickBooks. y entonces la etiqueta "Company
Para personalizarlos a las necesidades Preference"
de su negocio, haga click en "Customize
Shortcuts".

Para ir a los "Centers" haciendo click en


las etiquetas "Vendors", "Customers"
o "Employees"

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Usando los "Centers"
En QuickBooks tiene 3 "Centers" o Centros de Control: uno para proveedores o "Vendors", otro para
clientes o "Customers", y el ltimo de empleados o "Employees". Estos centros estn diseados para
editar, preparar las transacciones y suministrar informacin, sin necesidad de tener separadas estas
funciones en diferente reas.
Todos los "Centers" Funcionan igual, ponemos de ejemplo "Customers".

En esta rea podr observar todas las


Todos sus clientes se muestra en esta transacciones del cliente
rea.

La informacin del "Customer" o cliente Para editar la informacin del cliente


aparece en esta parte superior del centro haga click en esta imagen.

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Usando Las Formas
Todas las transacciones diarias que usted necesita realizar, estn contenidas en el QuickBooks y la
manera que el programa las registra son las "Forms" o formas entre ellas estn: "Invoices" = Facturas
por cobrar, "Bills" = Deudas por pagar, "Checks" = Cheques.
En el "Home Page" usted puede encontrar estas formas y desde all al hacer click realizarlas; o en los
centros de acuerdo al tipo de transaccin, podr hacerlas, ejemplo en "Customers" puede registrar
"Invoices" = Facturas. Todas las formas como tiene la misma funcin, que es la de efectuar el registro,
contienen el mismo sistema para hacerlo:

En esta rea se selecciona el Cada uno de los conos de


"Customer" o cliente o el esta rea, representa una
"Vendor" o Proveedor accin a realizar con la forma

En esta rea es donde se registrar la informacin: lo


que vende o paga, descripcin, precio, fecha, etc.

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Ventas y Cobranzas:
Creando Recibos de Ventas o "Sales Receipt"
Usted puede crear un recibo de venta cuando realiza una venta y recibe el pago al mismo tiempo.
Para empezar debe ir a Customers > Sales Receipt o en el "Home Page" encontrar el cono
"Create Sales Receipt".
Tambin se usa si hace muchas ventas de contado de clientes a los que no necesita hacerle seguimiento
resumindolas en una sola entrada

1. Seleccione el "Customer" o 2. Indique el Artculo "Item" de lo


cliente que usted vende

3. Seleccione el
Mtodo de Pago
6. Imprima o
enve por email

4. Seleccione la
cantidad 5. Escriba el precio
7. Salve

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Creando Facturas (Invoices)
Si el cliente le paga una parte al inicio y otra al final, haga facturas para hacer el seguimiento de las
cuentas por cobrar, de esta manera podr tener el control de cuerdo la fecha de vencimiento de l
transaccin
Vaya a: Customers > Create Invoices o en Home haga click en el cono de "Create Invoices"

1. Seleccione el "Customer" o
cliente 2. Indique el Artculo "Item" de lo
que usted vende

3. Seleccione fecha de
vencimiento
6. Imprima o
enve por email

4. Escriba la cantidad 7. Salve


de artculos 5. Escriba el precio
manualmente si usted no lo
hizo cuando cre la tarifa o
"Rate" del "Item" o artculo

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Recibir Pagos (Receive Payments)
Cuando el cliente haga pagos, use "Receive Payments" para aplicarlo a la factura correspondiente
Para empezar vaya a: Customers > Receive Payments o en "Home" haga click en el cono "Receive
Payments".

2. Introduzca la cantidad que el


cliente est pagando y la fecha
1. Seleccione el "Customer" o del pago
cliente

3. De acuerdo al mtodo de 4. Seleccione el "Invoice"(s) o


pago, complete la informacin Facura(s) que se estn pagando 5. Salve el pago
pertinente

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Hacer Depsitos (Make Deposit)
Una vez recibido el pago, usted necesita registrar en el QuickBooks el depsito en la cuenta de banco
que corresponda, para hacerlo debe utilizar "Make Deposit"
Para empezar vaya a: Banking > Make Deposit o en Home haga click en el cono "Record Deposit"

Cuando usted selecciona la opcin de registrar el depsito, si usted tiene varios pagos
recibidos, QuickBooks le hace un listado de todos los pagos por depositar, si est
haciendo un depsito directo QuickBooks abre en la ventana del paso 2

1. Seleccione el pago a 2 . Seleccione el banco


depositar y click OK en donde se depositar

3. Registre cualquier 5. Para su control interno


depsito adicional 4. Salve la transaccin se recomienda imprimir el
depsito

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Registro y Pago de Deudas
Para mantener el control de cuanto, a quien usted le adeuda, y el pago correspondiente, QuickBooks
utiliza dos pasos

Registro de la deuda en Vendors > Enter Bills


Pago de la deuda usando Vendors > Pay Bills

Hacer Pagos
En QuickBooks, usted hace el registro de las compras y el pago de las mismas, utilizando las
ventanas de: "Write Checks"= Escribir Cheques, "Enter Bills"= Registrar Cuentas por Pagar, o "Credit
Card Charges" = Cargos en las Tarjetas de Crditos.

Si usted usa su tarjeta de crdito o cash para comprar algo, utilice la ventana de "Write Checks" para
registrar la transaccin.

Para mantener el record y control de lo que usted debe, utilice "Enter Bills" = Registrar la Factura del
Proveedor. Cuando vaya a pagar utilice la ventana de "Pay Bills" = Pagar (nunca utilice en este caso la
ventana de hacer cheques).

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Registro de la Deuda (Enter Bill)
Para esta accin debe usar la ventana de "Enter Bill" = Registro de Cuentas por Pagar.

3. Registre fecha y QuickBooks


1. Selecciones el calcular la fecha de vencimiento. Se 2. Registre el monto
Proveedor que debe pagar puede corregir manualmente tambien de la deuda

En esta
ventana
QuickBooks
le muestra a
simple vista, la
informacin y
del proveedor
al que se le
est
registrando la
nueva deuda

6. Salve la deuda
4. registro del gasto, se 5. Cantidad o monto que
puede hacer en un todo o va a registrarse en la
si se h de distribuir en cuenta correspondiente
diferentes cuentas

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Pago de las Deudas (Pay Bills)
Cuando vaya a pagar utilice la ventana "Pay Bills" , esta forma le permite establecer el pago y hacer el
cheque correspondiente

Vaya a: Vendors > Pay Bills.

1. Seleccione lo que va pagar, puede


escoger uno o varios proveedores a pagar

2. Cambie la fecha si es 3. Seleccione el mtodo


necesario de pago y la cuenta 5. Haga click aqu
para pagar

4. QuickBooks le
muestra cunto le quedara
en el banco cuando usted
pague la deuda
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Emitir Cheques (Write Checks)
Utilice la ventana de "Write Checks" = Escribir Cheques si necesita emitir un cheque e imprimirlo, o si lo
ha hecho manual, registrarlo en el sistema. Recuerde no utilizar esta opcin para pagar una cuenta por
pagar, en ese caso utilice "Create Paychecks" = Crear Cheques de Pago.

1. Selecciones el banco 2. Selecciones el


que va a usar en el pago beneficiario del cheque

3. Dgale a QuickBooks
qu est pagando distribuyendo la 4. Registre el monto total 5. Salve el cheque
cantidad en diferentes gastos si es del cheque
necesario.

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Reportes (Reports)
QuickBooks utiliza 5 tipos de categoras o cuentas, donde organiza las transacciones que realiza la
empresa, estas cuentas se usan para el registro de la informacin financiera y las agrupa de acuerdo a
su propsito final de informacin.

La clasificacin de QuickBooks es simple

Income = Ingresos Expenses = Gastos

Assests = Activos Liabilities = Pasivos Equity = Capital

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Y cada una ser sub-dividida de acuerdo a lo que se quiere reflejar de las operaciones de la empresa y
los reportes que van a conformar.

Toda la informacin registrada en QuickBooks puede encontrarse, puede organizarse y presentitas


como reporte. QuickBooks tiene ms de 100 reportes contando con un "Report Center" que le har
ms fcil la utilizacin de los mismos

Vaya a Report > Reports Center este centro muestra y explica cada reporte

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Company Snapshot
Si usted mantiene el registro de las transacciones al da, una de las herramientas de control que permite
ver a simple vista ver informacin pertinente a las operaciones de la empresa.

Vaya a Company > Company Snapshot.

All podr ver:

Cunto le deben
Cunto debe
Distribucin de los gastos y los ingresos
Principales clientes
Los balances en las cuentas, etc.

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Glosario/Glossary
El presente glosario, es terminologa generalmente usada en QuickBooks , al entender el vocabulario, esperemos
se les hagas ms fcil comprender los procesos de registro del programa, se traduce al espaol los trminos ms
usado en el programa.

ACCOUNT = CUENTA:

ENG: It is the accounting instrument used to reflect the increases and decreases of the assets, liabilities, equity, income, and
expenses as result of the transactions of the company. Each transaction produces changes in value; they have to be registered;
the numeric instrument used is the account.

ESP: Cada transaccin produce un cambio y estos cambios deben registrarse, la representacin numrica utilizada en la
contabilidad para reflejar esos cambios de acuerdo a su naturaleza es lo que se denomina cuenta.

ACCOUNTING = CONTABILIDAD:

ENG: is a service-based profession that provides reliable and relevant financial information useful in making decisions.
Accounting also represents the process of recording, measuring, interpreting, and communicating financial data.

ESP: El Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA), define la Contabilidad como: La Contabilidad es el
arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos de dinero, transacciones y eventos que son en parte,
por lo menos, de carcter financiero e interpretar los resultados de estos.

ACCOUNTING PERIOD PERIODO CONTABLE:

ENG: Constituted by the interval that goes since the transaction register, until the registered information is used to prepare the
financial statements to show the results in this period. It is the normal calendar duration for reporting of financial information.

ESP: Un ciclo contable es el periodo de tiempo que empieza desde el momento en que una transaccin se registra de manera
cronolgica y sistemtica hasta el momento en que esta informacin es utilizada por los Estados Financieros. Normalmente un
ciclo contable es de un ao, pero dependiendo de las necesidades de la empresa pueden ser mensuales, trimestrales y
semestrales.

ACCOUNTS PAYABLE = CUENTAS POR PAGAR:

ENG: Money owed by the business to suppliers; amounts owed to others (creditors) for the purchases on credit of goods and
services

ESP: Es el dinero que la empresa debe a otros como consecuencia de la adquisicin de bienes y servicios

ACCOUNTS RECEIVABLE = CUENTAS POR COBRAR:

ENG: Money owed by customers to the business; amounts owed to a business as result of goods and services sold on credit.

ESP: Es el importe de dinero que los clientes deben a la empresa como resultado de los bienes y productos ofrecidos y vendidos
a crdito.

ASSETS = ACTIVOS:

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ENG: Are all property or resources that an individual or company possesses

ESP: Un activo son todos los bienes o recursos que la empresa posee y que es susceptible de convertirse en dinero

BALANCE SHEET = BALANCE GENERAL:

ENG: Is a financial statement that shows the assets, the debits, and the capital at one point in time. Reflects value of goods
owned (ASSETS) the debts owed to others (LIABILITIES), and the difference is the amount owed to the owners (NET WORTH or
OWNERS EQUITY).

ESP: Es el estado financiero que refleja la situacin de la empresa en un momento determinado; mostrando contablemente los
Activos (lo que la empresa posee), los Pasivos (Lo que la empresa debe) y el Patrimonio (lo que la empresa posee que no debe)

BANK - BANCO:

ENG: Is a Financial Institution authorized by government to perform financial services like accept deposits, pay interest, clear
checks, make loans, act as an intermediary in financial transactions, and provide other financial services to its customers.

ESP: Entidad financiera que se dedica a la administracin de dinero. El banco ofrece servicios como depsitos de dinero,
cheques, prstamos de capital, intermediarios en transacciones financieras, etc.

BANK ACCOUNT = CUENTA DE BANCO:

ESP: Money deposited in a bank and subject to withdrawal by the depositor. The establishment of corporate checking and
savings accounts should take place by corporate resolution.

ENG: Es la cuenta que representa el dinero depositado en las entidades bancarias y que es utilizado en las transacciones de la
empresa

BANK RECONCILIATION = CONCILIACION BANCARIA:

ENG: Is the process to compare bank information (from bank statements) with the companys records (Banks accounts), the
bank statements is used for this process.

ESP: La conciliacin bancaria no se debe considerar como registro contable, sino que es una importante herramienta de control
interno del efectivo. Es un proceso por el cual se comparan los valores y las transacciones que la empresa ha realizado y que
estn reflejados en cuentas de Banco, con los valores y transacciones que el banco muestra en los estados bancarios.

BANK STATEMENT = ESTADO DE CUENTA BANCARIO:

ENG: A statement that shows the balance in a bank account at the beginning of the month, the deposits, the checks paid and
other debits and credits during the month, and the balance at the end of the month.

ESP: Reporte que muestra el balance en la cuenta de banco al principio del mes y como ha variado por las transacciones y
operaciones realizadas: depsitos, cheques y otros dbitos y crditos realizados en el mes y que determinan la diferencia al final
del mes.

CASH = EFECTIVO:

ENG: Cash is the liquid asset on the balance sheet. In accounting, everything equals to cash on hand, paper currency, coins,
bank balances, negotiable money orders, and checks.

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ESP: El dinero es el elemento ms lquido que posee la empresa. En contabilidad es todo lo que sea efectivo en caja, dinero,
monedas, balances del banco, documentos negociables, etc.

CHART OF ACCOUNTS = PLAN o LISTADO DE CUENTAS:

ENG: Is the classification system that shows the accounts structure in accordance with their nature: Assets, Liabilities, Equity,
Income and Expenses, that are used for recording accounting transactions.

ESP: Es el sistema de clasificacin de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos de acuerdo a la estructura y
funcin que realiza la empresa; se utilizan para el registro de las operaciones de la empresa

CREDIT = CREDITO:

ENG: In accounting, is an entry on the right side of an account: that increases a liability, owners equity or income, or an entry
that decreases an asset or an expense.

ESP: En contabilidad, es la entrada que se hace el lado derecho de una cuenta: incrementa un pasivo, el patrimonio o un
ingreso, o si es un activo o un egreso lo disminuye

CHECK = CHEQUE :

ENG: Payment authorization pure and simple, negotiable instrument that authorizes a bank to pay money to the payee. A check
identifies the date of issue, payee name and amount, and is signed by the issuer.

ESP: Un cheque es una autorizacin de pago escrito que autoriza al banco pagarle a la persona que lo recibe la cantidad de
dinero que est estipulada en el documento.

DEBIT = DEBITO:

ESP: In accounting, an entry, that increases an asset, an expense, or an entry that decreases liabilities, owners equity, or
increases an income.

ENG: En contabilidad es una entrada que incrementa un activo, un gasto, o una entrada que representa una reduccin de un
pasivo, el capital o un ingreso.

DEPOSITS IN TRANSIT = DEPOSITOS EN TRANSITO:

ENG: Deposits recorded on the system by the company, but are not reflected on a bank statement.

ESP: Depsitos registrados en los libros de la empresa pero que no aparecen reflejados en el estado bancario.

DISBURSEMENT = DESEMBOLSO:

ENG: Expenditure or exit of financial resources. Payments or exits of money by cash or checks.

ESP: Pagos o salida de dinero en efectivo o con cheques

DOUBLE ENTRY = DOBLE ENTRADA:

ENG: It is the system used for keeping ACCOUNTING (recording, verifying and reporting financial information) records, where
each transaction is listed twice (once for source and once for disposition of the transaction). The entries are called DEBIT and
CREDIT. The creators of the doubly entry based in the underlying accounting equation: ASSETS = LIABILITIES + EQUITY.

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ESP: Sistema utilizado para el registro contable de las transacciones, las cuales tienen doble entrada (una para lo que entra y la
otra para lo que sale). Estas entradas se denominan DEBITO y CREDITO, y estn basados en la Ecuacin Patrimonial
ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL o PATRIMONIO

EXPENSES = GASTOS:

ENG: They are the Goods and services consumed by the companys operations in the process of obtaining revenue. It is the cost
of generating revenues. They normally fall into different categories: cost of goods sold, selling expenses, general and
administrative expenses, and variable expenses. The Capital account is decreased by these accounts.

ESP: Son los bienes y servicios que son consumidos por la empresa en el proceso que obtener ingresos. El costo de generar
ingresos. Estn categorizados de diferente manera: costo de mercanca vendida, gastos de ventas, gastos generales y
administrativos, gastos fijos, gastos variables. Los gatos disminuyen la cuenta de Capital.

FINANCIAL STATEMENTS = ESTADOS FINANCIEROS:

ENG: They are the final product of the Accounting process providing the vision the financial position of the business has. The
most common are the BALANCE SHEET, the INCOME STATEMENT and the CASH FLOW STATEMENT.

ESP: Producto final del proceso contable, son los reportes que recopilan informacin sobre los resultados de las operaciones
econmicas de la empresa, cuyo objetivo es dar una visin general de la posicin financiera de la misma. Dentro de los Estado
Financieros se incluyen: Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas y el de Flujo de Caja.

INCOME INGRESO:

ENG: Assets received by a business in a given period of time as a result of the goods and services sold.

ESP: Renta, entrada, utilidad y beneficio que recibe un negocio en un periodo de tiempo como resultados e los bienes o servicios
vendidos

LIABILITIES PASIVOS:

ENG: The total of all debts and obligations OWED by a business or an individual. Liabilities are often divided into classes: short-
term that is due to be paid in less than one year, and long-term that is due to be paid over a period of more than one year.

ESP: El total de todas las deudas y obligaciones que se deben. Se dividen el corto plazo (periodo menor o igual a un ao) y
largo plazo (periodo mayor de un ao).

OWNERS EQUITY OR COMPANYS EQUITY = CAPITAL o PATRIMNONIO:

ENG: Is what the business owes the owner or owners

ESP: Es el valor de los bienes que poseen la empresa (que no debe) y los aportes que realizan los socios o el socio..

POSTING REGISTRO:

ENG: Is the act of recording in the system the information from the transactions in the appropriate accounts.

ESP: es el proceso de registrar en el sistema, la informacin de las transacciones en las cuentas correspondientes.

PURCHASE = COMPRA:

ENG: To obtain goods or services in exchange for money; to procure; to buy; to acquire products or services not available within
the business.

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ESP: Es la adquisicin de bienes y servicios necesarios para las operaciones de la empresa

PURCHASE ORDER = ORDEN DE COMPRAS:

ENG: Written authorization that the buyer sends to the seller specifying the goods that he wants to buy, at a specified price, the
conditions of payment and, in some cases, the date, and the form of mailing of the merchandise. A document does not generate
any accounting record, but can be prepare by QuickBooks. For the acquisition of goods or services, once accepted by the seller
becomes a legally binding purchase contract.

ESP: Autorizacin escrita que el comprador enva especificndole los bienes o servicios que necesita comprar, a un precio
establecido y con condiciones de pago y entrega determinados. No genera un record contable, pero puede ser generado por
QuickBooks. Una vez aceptadas las condiciones por el vendedor se convierte en documento legal.

RECEIPT = RECIBO:

ENG: A document that acknowledges payment received.

ESP: Documento que comprueba un pago recibido.

REVENUE = GANANCIA:

ENG: This is what earns the company for what it does. Normally the account categories are: service or sales revenue.

ESP: Es la ganancia obtenida por la empresa por las operaciones que realiza. Incrementa el Capital

TRANSACTION = TRANSACCION:

ENG: A transaction is doing business. What the company does that involves exchange of money for it, is called also financial
transaction.

ESP: Es el Intercambio comercial que realiza la empresa al vender sus productos o servicios, que puede medirse en dinero y que
se registra en los libros de contabilidad.

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