Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Moac Las 77-420 Excel2013 Textbook 40108a PDF
Moac Las 77-420 Excel2013 Textbook 40108a PDF
Official
Academic Course
MOS
EXAMEN
77-420
Microsoft
Excel 2013
Microsoft Official Academic Course
Microsoft excel 2013
Este libro fue configurado en Garamond por BoxTwelve, e impreso y encuadernado por Courier/Ken-
dallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville.
Copyright 2014 por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados.
Ninguna parte de esta publicacin puede ser reproducida, almacenada en un sistema de recuperacin o
transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrnico, mecnico, fotocopiado, grabacin,
anlisis u otra forma, excepto los permitidos bajo las secciones 107 o 108 de la ley de Copyright de
Estados Unidos 1976, sin el permiso previo por escrito del editor o autorizacin mediante el pago de
la cuota correspondiente por copia al Copyright Clearance Center, Inc. 222 Rosewood Drive, Danvers,
MA 01923, (978) 750-8400, fax (978) 646-8600. Las solicitudes de permisos a la editorial deben diri-
girse al Departamento de permisos, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030-
5774, (201) 748-6011, fax (201) 748-6008. Para realizar pedidos de libros o para ponerse en contacto
con el servicio al cliente, llame al 1-800-CALL WILEY (225-5945).
Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, MSDN, OneNote, Outlook, grficos dinmicos,
tablas dinmicas, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows Mobile y Windows
Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos
y/o en otros pases. Otros nombres de productos y compaas mencionados aqu pueden ser marcas
comerciales de sus respectivos propietarios.
El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La informacin contenida en este libro se
proporciona sin ninguna garanta expresa, implcita ni estatuaria. Ni los autores, John Wiley & Sons,
Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores sern responsables de cualquier dao
causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este libro.
ISBN 978-0-470-13308-8
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE.UU. y Canad)
iii
b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso.Solo uno de estos conjuntos se aplica
a su caso.
i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy:
1. Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes.
2. Solo puede descargar la cantidad de copias del ttulo del eBook de MOAC aplicable
necesarias para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho ttulo
ypara los estudiantes que asisten a la misma.
3. Solo puede distribuir los ttulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten una
de las clases correspondientes a dicho ttulo y a los estudiantes que asisten a la misma, a
travs de:
o correo electrnico;
o un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales de
los estudiantes;
o un sitio web protegido con contrasea al que solo tengan acceso los instructores
yestudiantes.
4. Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines de
preparacin y enseanza de una de las clases correspondientes al ttulo del eBook
deMOAC asociado.
5. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificar a
cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso
de este en cumplimiento con los siguientes criterios:
o Solo se utilizar el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento.
o Solo se instalar el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad dela
persona o que est bajo el control de esta.
o No se copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular,
reenviar ni distribuir el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.
o Solo se podr utilizar el ttulo del eBook de MOAC mientras dure la clase en laque la
persona est participando, es decir, mientras se ensee el ttulo del eBook de MOAC
o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor. Despus de esto, se
deben eliminar de forma segura todas las copias delttulo del eBook de MOAC que
la persona posea o que estn bajo su control.
o El uso que se haga de los ttulos del eBook de MOAC tambin cumplir con todos
los trminos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompaen o
que se incluyan en el eBook de MOAC.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE.UU. y Canad)
iv
6. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se lenotificar a cada instructor que
solo puede acceder o utilizar el Contenido para el Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los
siguientes criterios:
o Solo se utilizar el Contenido para el Instructor con fines de preparar y ensear la sesin de entrenamiento.
o Solo se instalar el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad del instructor o que est
bajo el control de este.
o No se copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular, reenviar ni distribuir el
Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente.
o Solo se podr utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en laque el instructor ensea
el ttulo del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor.
Despus de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del ttulo del Contenido paraelInstructor
que el instructor posea o que estn bajo su control.
o El uso que se haga del Contenido para el Instructor tambin cumplir con todos los trminos, condiciones o
licencias adicionales aplicables, que acompaen oque se incluyan en el Contenido para el Instructor.
e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE LICENCIAN TAL CUAL YSEGN DISPONIBILIDAD,
SIN GARANTAS DE NINGN TIPO.
f. Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitacin, la propiedad intelectual, las patentes y los secretos empresariales)
en los eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor son propiedad nica y exclusiva de Wiley y sus licenciantes. La aceptacin de
este contrato no loconvierte en propietario de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, s le concede
una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido parael Instructor de acuerdo con las disposiciones de este
contrato. Usted acepta proteger eleBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga, la reproduccin o
la distribucin no autorizados. Adems, acepta no traducir, descompilar, desensamblar ni realizar ingeniera inversa de ninguno de los
eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que no se le concedan expresamente en este
contrato.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE.UU. y Canad)
v
Prefacio
Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft Office 2013.
MOAC representa la colaboracin entre la empresa editorial John Wiley & Sons, Inc. y Microsoft Learn-
ing. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de
enseanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores para
los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo mnimo
gracias a la preparacin e instruccin por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft
Office y Windows, as como por la elaboracin de los libros de texto por una editorial de prestigio mun-
dial debido a la calidad pedaggica de sus productos. Se desafa a los alumnos a que logren su potencial
usando nuevos conocimientos tcnicos como miembros altamente productivos del rea de trabajo.
Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2013
y creador de los exmenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los estudiantes tienen la seguri-
dad de que se abordarn los temas ms relevantes para el xito personal y profesional. La participacin
directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC es preciso y est
actualizado; tambin significa que los estudiantes recibirn la mejor instruccin posible para tener xito
en los exmenes de certificacin y en el entorno de trabajo.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE.UU. y Canad)
vi
Caractersticas pedaggicas
El material didctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 est diseado para cubrir todos los
objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, que se denomina "dominio del objetivo". Muchas
caractersticas pedaggicas han sido desarrolladas especficamente para los programas de Microsoft
Official Academic Course.
Mediante una extensa informacin sobre los procedimientos y conceptos tcnicos integrados, a lo
largo del libro de texto se plantean desafos para el alumno y el instructor por igual. A continuacin,
mostramos una lista de caractersticas clave de cada leccin diseadas para preparar a los estudiantes
para el xito en los exmenes de certificacin y en el lugar de trabajo:
Cada leccin comienza con una Matriz de conocimientos de la leccin. Ms que una lista estndar
de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento de software
tratado en la leccin con el dominio del objetivo de examen MOS especfico.
Cada leccin se abre con una Orientacin sobre el software. Esta caracterstica proporciona una
visin general de las caractersticas de software con las que trabajarn los estudiantes en esta leccin.
La orientacin detallar las propiedades generales del software o de caractersticas especficas, tales
como una cinta o un cuadro de dilogo; e incluye una imagen de la pantalla grande con etiquetas.
Instrucciones concisas y frecuentes paso a paso ensean a los alumnos caractersticas nuevas y
ofrecen la oportunidad de ponerlas en prctica. Los pasos numerados proporcionan instrucciones paso
a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran conocimientos de software.
Los pasos tambin muestran resultados e imgenes de la pantalla para que coincidan con lo que los
estudiantes deben ver en las pantallas del ordenador.
Ilustraciones: las imgenes en pantalla proporcionan informacin visual a medida que los estudiantes
van realizando los ejercicios. Estas imgenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas
visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.
Evaluacin de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los
estudiantes deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir entre
varias opciones, todo ello sobre conceptos aprendidos en la leccin.
Archivos en lnea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios para
cada leccin.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE.UU. y Canad)
vii
Los programas Microsoft Official Academic Course van acompaados de una generosa variedad
de recursos que incluyen extensas imgenes del libro de texto para formar un paquete pedaggico
coherente Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para impartir
sus cursos. Los recursos disponibles en lnea para su descarga incluyen:
Guas del instructor que contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, as como
de los captulos y notas para la clase. Estas guas estn disponibles en el sitio de apoyo del libro del
instructor.
Archivos de la solucin de todos los proyectos del libro que estn disponibles en lnea en el sitio de
apoyo del libro del instructor.
Un banco de pruebas que contiene preguntas organizadas por leccin en formatos de respuesta
mltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redaccin, y se puede descargar desde el sitio de apoyo
del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa.
Archivos de datos del alumno que estn disponibles en lnea en el sitio de apoyo del libro del
instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del estudiante.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo Estados Unidos y Canad)
viii
Reconocimientos
Nos gustara dar las gracias a los numerosos instructores y revisores que han ledo cuidadosamente
el esquema y el manuscrito, y han proporcionado informacin muy valiosa para obtener materiales
didcticos de calidad.
Nos gustara expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial a Alison
Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton, Wendy Johnson,
Julia Stasio y Natasha Chornesky por su estmulo y apoyo en la creacin de los programas Microsoft
Official Academic Course con los mejores materiales acadmicos para que los alumnos e instructores
dominen las nuevas tecnologas de Microsoft. Finalmente nos gustara dar las gracias a Jeff Riley y su
equipo de Box Twelve Communications, Laura Town y su equipo de WilliamsTown Communications,
Debbie Collins y Sandy DuBose por su asistencia tcnica y editorial.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo Estados Unidos y Canad)
ix
Crditos de autor
Kim Lindros
Kim Lindros es una escritora a tiempo completo, desarrolladora de contenido y administradora de
proyectos que ha trabajado en el mbito de la alta tecnologa y la informtica desde principios de los
noventa. Coautora de Introduction to Computers with Windows XP and Office 2007 (Kaplan, 2013),
MTA Microsoft Technology Associate Exam 98-349 Windows Operating System Fundamentals (Wiley,
2012), PC Basics with Windows 7 and Office 2010 (Jones & Bartlett Learning, 2010), y numerosos
cursos centrados en Windows y Microsoft Office.
Rick Winter
Rick Winter ha publicado ms de 50 libros y artculos sobre informtica y para nios, y ha formado
a ms de 3000 adultos en el mbito del software informtico. Tiene una licenciatura en Artes en
Medioambiente Internacional de la Universidad de Colorado y un Mster de Administracin Pblica de
la Universidad de Colorado en Denver. Rick ha recibido premios que incluyen el Creek School District
Leadership y el Service Award, Information Systems Trainers Distinguished Service Award, as como
el Rocky Mountain Chapter Society for Technical Communication Distinguished Award, es Phi Beta
Kappa, Eagle Scout y aparece en el "Quin es quin en Amrica".
Jennifer Fulton
Jennifer Fulton, socio de Ingenus, LLC y antigua "entrenadora de equipos" de iVillage, es una escritora
tcnica experimentada con ms de 20 aos en el negocio. Jennifer ha escrito y editado cientos de
materiales de cursos en lnea para universidades y colegios pblicos y es autora de ms de los 150 libros
ms vendidos sobre equipos informticos para usuarios principiantes, intermedios y avanzados, entre
los que se incluyen Outlook 2010 All-in-One for Dummies, Windows 7 eLearning Kit for Dummies y
Outlook 2007 All-in-One Desk Reference for Dummies. Jennifer tambin es entrenadora de equipos
informticos para empresas e imparte diversos cursos sobre Windows, Microsoft Office, Paint Shop
Pro, Photoshop Elements y otros.
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo Estados Unidos y Canad)
xi
Contenido breve
Apndice318
www.wiley.com/college/microsoft
o llame al nmero gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo Estados Unidos y Canad)
Informacin general
1
Matriz de conocimientos de la leccin
Conocimientos Objetivo del examen Nmero de objetivo
Contoso, Ltd. ofrece atencin sanitaria especializada para toda la familia, desde el perodo prenatal hasta la tercera edad. La
clnica, propiedad de la Dra. Stephanie Bourne, tiene una lista creciente de pacientes. En la actualidad cuenta con 36 empleados,
entre ellos tres mdicos de familia adicionales. El horario de atencin de cada mdico es exclusivo y la instalacin est abierta
de 7 de la maana a 7 de la tarde los lunes, y de 8 de la maana a 4 de la tarde el resto de la semana. La directora y la nueva
ayudante que va a contratar se encargarn de realizar el seguimiento de los ingresos y los gastos de la prctica, as como del
mantenimiento de un gran volumen de datos de los empleados. Por otra parte, la directora crear ejercicios de simulacin para
probar a los candidatos, en especial a aquellos que hayan finalizado recientemente la Universidad. En esta leccin, aprender a
introducir texto y nmeros en una hoja de clculo de Excel para mantener actualizados los registros de empleados. Al finalizar
el libro, deber de ser capaz de realizar las tareas de simulacin que se exigen en la prueba para usuario especializado de
Microsoft Office y las simulaciones necesarias en varios trabajos, para las que se necesita tener aptitudes centradas en Excel.
1
2 Leccin 1
Pestaa ARCHIVO
Cinta
Cuadro de nombres
Celda activa
Etiquetas de
Barra de columnas
frmulas
Etiquetas de
filas
Figura 1-1
Libro en blanco de Excel
Iniciar Excel
Para trabajar de forma eficaz con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de
usuario principal. Puede abrir Microsoft Excel 2013 en Windows 8 yendo a la esquina inferior
izquierda de la pantalla, haciendo clic en Inicio, a continuacin haciendo clic con el botn derecho
en un rea vaca de la pantalla Inicio y, por ltimo, haciendo clic sucesivamente en Todas las
aplicaciones y en Excel 2013.
Excel abre una lista de plantillas y en la mayora de los casos solo se elige un libro en blanco o se abre
un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un libro o archivo de hoja de clculo. Un libro es
similar a un libro fsico con muchas pginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa
(Excel) aparecen en la barra de ttulo en la parte superior de la pantalla. Libro1 (o Libro2, Libro3 y
as sucesivamente) es el ttulo temporal del libro hasta que lo guarda con el nombre que elija. El
nuevo libro contiene una hoja de clculo (Pgina1) por defecto (similar a la primera pgina de un
libro), donde se introduce la informacin. Si un libro tiene ms pginas (u hojas de clculo), use las
pestaas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de estado y se identifican como
Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botn de nueva hoja (+) puede agregar hojas de clculo o cambiar su
nombre para identificar su contenido tantas veces como sea necesario.
Abrir Excel
En este ejercicio, aprender a usar la pantalla Inicio para abrir Excel y ver la primera hoja de clculo en
blanco del libro.
Informacin general 3
PREPRESE. Asegrese de que Microsoft Excel est instalado en su ordenador. A continuacin, realice los
siguientes pasos:
1. Si se muestra el escritorio de Windows, haga clic en la miniatura de la pantalla Inicio en la esquina
inferior izquierda de la pantalla de Windows 8.
2. Haga clic sucesivamente en un rea vaca de la pantalla y en Todas las aplicaciones.
3. En la lista de aplicaciones bajo Microsoft Office 2013, haga clic en Excel 2013 Se abrir una ventana
con los ltimos archivos de Excel abiertos y ejemplos de plantillas que puede utilizar (vase la
Figura1- 2).
Figura 1-2
Haga clic
Pantalla de inicio de en un libro
Microsoft Excel en blanco
para iniciar
un nuevo
archivo.
Haga
Archivos clic para
recientes obtener
que ha ms
abierto (si informacin
los hay) sobre Excel.
Haga clic
en otras
plantillas
para ver
qu puede
hacer en
Excel o para
empezar
con un
ejemplo.
4. Haga clic en Libro en blanco. Se abrir un libro en blanco y se mostrar la hoja de clculo denominada
Hoja1 tal como se muestra en la Figura 1-1.
Tome nota Si utiliza Excel en varias ocasiones, es posible que le interese anclar la aplicacin en la pantalla Inicio.
En la pantalla Todas las aplicaciones, haga clic con el botn derecho en la aplicacin y elija Anclar a
Inicio. Tambin puede seleccionar Anclar a la barra de tareas para que pueda hacer clic en el icono de la
parte inferior de la pantalla del escritorio de Windows para iniciar Excel.
Una hoja de clculo es una cuadrcula compuesta por filas, columnas y celdas. Todas las columnas de
una hoja de clculo empiezan en la parte superior de la hoja de clculo, llegan hasta la parte inferior de
esta y se identifican mediante una letra. Todas las filas empiezan en el borde izquierdo de la hoja de
clculo, continan a la derecha y se identifican mediante un nmero. Cada cuadro o celda de la
cuadrcula se identifica por la interseccin de una columna y una fila. As, la primera celda de una hoja
de clculo abierta es A1. Introduzca la informacin escribindola en la celda activa o seleccionada,
cuyo contorno est formado por un rectngulo en negrita. Esto tambin se denomina la celda actual o
resaltada.
4 Leccin 1
0,03
La barra de herramientas de acceso rpido permite tener un acceso rpido y fcil a las herramientas
que utiliza ms a menudo en cualquier sesin de Excel determinada. Se muestra en el lado izquierdo de
la barra de ttulo, por encima de la cinta (aunque puede mover la barra de herramientas por debajo de la
cinta si quiere que est ms cerca del rea de trabajo). Puede agregarle o quitarle comandos para que
contenga nicamente los comandos que usa con ms frecuencia. En esta leccin, aprender a mover y
personalizar la barra de herramientas de acceso rpido agregando y quitando comandos. Tambin
aprender a usar la informacin en pantalla, que se muestra en forma de rectngulos pequeos que
muestran texto descriptivo cuando pone el puntero sobre un comando o un control.
PREPRESE. USE el libro en blanco que abri en el ejercicio anterior para realizar estos pasos:
1. Seale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rpido y lea la descripcin que
aparece como informacin en pantalla.
Tome nota Use la informacin en pantalla para recordar la funcin de los comandos. La informacin en pantalla
mejorada se muestra en un rectngulo ms grande que contiene ms texto descriptivo que una
informacin en pantalla. La mayora de dicha informacin contiene un vnculo a un tema de ayuda.
2. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable.
En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregar a la barra de acceso rpido. Vuelva
a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresin rpida en la lista desplegable (vase la Figura
1-3).
Figura 1-3
Personalizacin de la
barra de herramientas de acceso
rpido
3. A continuacin, haga clic con el botn derecho en cualquier punto de la barra de herramientas de
acceso rpido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la
cinta de opciones.
4. Haga clic con el botn derecho en la pestaa INICIO y haga clic en Contraer la cinta de opciones.
Ahora, solo permanecen las pestaas en pantalla, lo que aumenta el rea de trabajo.
5. Vuelva a hacer clic con el botn derecho en la pestaa INICIO y elija Contraer la cinta de opciones
para anular la seleccin de la opcin y que se puedan volver a ver los comandos de la cinta.
Informacin general 5
6. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable.
Haga clic en Mostrar encima de la cinta de opciones de la lista desplegable.
7. Haga clic con el botn derecho en el comando Abrir comando y seleccione Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.
8. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable y
en Impresin rpida para quitar la marca de verificacin del men y as eliminar el icono de impresin
rpida de la barra de herramientas de acceso rpido.
Tome nota Para agregar a la barra de acceso rpido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga clic en
Ms comandos en el men desplegable. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Tambin
puede haga clic con el botn derecho en la barra de herramientas de acceso rpido o en cualquier
pestaa de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rpido para abrir el
cuadro de dilogo Opciones de Excel.
De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rpido contiene los comandos Guardar,
Deshacer y Rehacer. A medida que trabaje en Excel, personalice la barra de herramientas de acceso
rpido para que contenga los comandos que utiliza con ms frecuencia. Sin embargo, no elimine los
comandos Deshacer y Rehacer. Estos comandos no estn disponibles en las pestaas de comandos de la
cinta.
Figura 1-4
Cuadro de dilogo Formato
de celdas
6 Leccin 1
4. Observe que la pestaa Fuente del cuadro de dilogo est activa. Desplcese hacia abajo en la lista
Fuente, haga clic en Arial y luego en Aceptar. Ahora la celda B1 est activa.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuacin, presione Tabulador. Observe la diferencia de tamao y
aspecto entre este nmero y el que introdujo en la celda A1.
6. Haga clic en la pestaa VISTA.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseo de pgina. En esta vista, puede ver los mrgenes,
dnde hay saltos de pgina y puede agregar un encabezado o un pie de pgina (vase la Figura 1-5).
Figura 1-5
Vista Diseo de pgina
Regla horizontal
8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de clculo ya no muestre reglas, ni
encabezados, ni pies de pgina ni saltos de pgina.
Como se demuestra en este ejercicio, puede obtener una vista previa de la hoja de clculo impresa
haciendo clic en la pestaa VISTA de la cinta y, a continuacin, haciendo clic en Diseo de pgina en el
grupo Vistas de libro (primera seccin). Esta vista le permitir ajustar las pginas antes de imprimir.
Puede cambiar el diseo y el formato de la hoja de clculo tanto en esta vista como en la vista Normal.
Tambin puede usar las reglas para medir la anchura y la altura de la ventana y determinar si necesita
cambiar los mrgenes o la orientacin de impresin.
Divisin de la ventana
Cuando una hoja de clculo contiene una gran cantidad de datos, puede ver solo una pequea porcin
de la hoja de clculo en las vistas Normal y Diseo de pgina de Excel. El comando Dividir le permite
superar esta limitacin ya que permite ver la hoja de clculo en dos paneles o en cuatro cuadrantes.
Despus de ejecutar este comando, puede usar las barras de desplazamiento de la derecha y de la parte
inferior de la ventana para mostrar distintas secciones de la hoja de clculo al mismo tiempo de modo
que pueda comparar o contrastar ms fcilmente los datos o ver qu efecto podra tener un cambio en
una parte de la hoja de clculo en otra parte distante de la misma. En este ejercicio, aprender a dividir
la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver diferentes secciones de una hoja de
clculo. Tambin practicar la introduccin de datos en celdas de ventanas divididas y aprender a
eliminar la separacin para volver a obtener una vista de ventana nica.
Informacin general 7
PREPRESE. USE la hoja de clculo que dej abierta en el ejercicio anterior o escriba 456 en las celdas A1
y B1 de un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda F1 para activarla.
2. En la pestaa VISTA, haga clic en Dividir. Observe que la pantalla se divide verticalmente en dos
paneles diferentes.
3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada la flecha
derecha hasta que vea la celda AA1. Observe que puede seguir viendo las celdas A1 y B1 del panel de
la izquierda.
4. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estar dividida.
5. Haga clic sucesivamente en la celda A17 y en Dividir. La pantalla se dividir horizontalmente en dos
paneles diferentes.
6. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estar dividida.
7. Haga clic sucesivamente en la celda F14 y en Dividir. Esta vez, la pantalla se dividir en cuatro paneles.
8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda de ese panel y luego desplcese
hacia abajo para mostrar la fila 40.
9. En la celda H40, escriba 236 y presione Entrar. Debern verse los datos introducidos en las celdas A1 y
B1 junto con lo que acaba de escribir en la celda H40 (vase la Figura 1-6).
Figura 1-6
Trabajo en una ventana
dividida
Comando Dividir
Barras de
desplazamiento
10. Haga clic en Dividir para eliminar la divisin. Dejarn de verse los datos de la celda H40.
Tome nota El comando Dividir es especialmente til cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga
hoja de clculo.
Cuando se trabaja con una hoja de clculo que contiene pocos datos, es fcil desplazarse por ella y
centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con Excel, es
posible que acabe trabajando en hojas de clculo mucho ms grandes. La capacidad de ver ms de una
seccin de una hoja de clculo al mismo tiempo usando ventanas divididas es especialmente til cuando
se necesita comparar diferentes secciones de datos.
8 Leccin 1
Tome nota Una hoja de clculo puede ser muy grande o muy pequea segn sus necesidades. Las columnas
disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta 1.048.567.
PREPRESE. Haga clic en la pestaa Archivo y luego en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la
ubicacin de los archivos de datos de Lesson01, seleccione 01 Contoso Employee Info y haga clic en Abrir.
1. Presione Ctrl + Fin para ir al final del documento (celda D27).
2. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio del documento (celda A1).
3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A3 y presione Entrar para activar la celda.
4. Presione Ctrl + Flecha abajo para ir a la ltima fila de datos (celda A27).
Tome nota Ctrl + Flecha le permite ir al comienzo y al final de rangos de datos. El ttulo de la hoja de clculo, que
abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de clculo.
5. Presione Ctrl + Flecha derecha. La celda D27, la ltima columna del rango de datos, se convierte en la
celda activa.
6. Presione Ctrl + Flecha abajo. Se visualizar la ltima fila posible de la hoja de clculo.
7. Presione Ctrl + Inicio.
8. Presione Bloq Despl. A continuacin, presione la tecla Flecha derecha. Esto mover la columna activa
una columna hacia la derecha, y toda la hoja de clculo se mover.
9. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de los datos.
10. Si el mouse tiene un botn de rueda, gire dicho botn adelante y atrs para desplazarse rpidamente
por la hoja de clculo.
Tome nota Cuando Bloq Despl est activo, se muestra BLOQ DESPL en el lado izquierdo de la barra de estado.
Para usar las teclas de flecha para moverse entre celdas, desactive Bloq Despl. Algunos teclados
disponen de una tecla de Bloq Despl mientras que otros no. Se trata de una opcin y no de una
necesidad.
HAGA UNA PAUSA. Vuelva a presionar Bloq Despl para desactivarlo. DEJE el libro abierto para el prximo
ejercicio.
Informacin general 9
Figura 1-7
Cuadro de dilogo Ir a
6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y luego en Aceptar. La celda A17 se convertir en la celda activa.
7. Vuelva a hacer clic en Buscar y seleccionar y luego en Ir a Especial. Aparecer el cuadro de dilogo Ir a
Especial (vase la Figura 1-8).
Figura 1-8
Cuadro de dilogo Ir a
Especial
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Indique cul de los elementos siguientes est disponible cuando ve una flecha en la esquina inferior
derecha de un grupo de la cinta.
a. cuadro de dilogo
b. libro adicional
c. lista de hojas de clculo
d. parte adicional del rango actual
2. Qu funcin le permitir obtener una vista previa de los encabezados, pies de pgina, saltos de
pgina y otras caractersticas que se imprimirn?
a. Diseo de pgina
b. Diseo de impresin
c. Desplazamiento sincrnico
d. Vista de la ventana
3. Cuando divide una ventana en cuntos paneles se divide?
a. dos
b. tres
c. cuatro
d. dos o cuatro
4. Cul es la interseccin de una fila y una columna?
a. rango
b. pestaa
c. grfico de barras
d. celda
5. Indique cul de los elementos siguientes empieza con Guardar, Deshacer y Rehacer y puede
personalizarse para contener los comandos que usa con ms frecuencia.
a. Una hoja de clculo
b. La ventana de ayuda
c. La barra de herramientas de acceso rpido
d. La cinta
6. Con cuntas hojas de clculo abre un libro de Excel 2013 nuevo?
a. una
b. dos
c. tres
d. cuatro
Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
Proyectos
CIERRE Excel.
2 Trabajar con
Microsoft Excel 2013
Por lo general, comprar una casa es la mayor inversin financiera que realizan las personas en su vida. Los agentes inmobiliarios
asesoran y ayudan a quienes desean comprar una casa nueva o vender la suya. Algunos agentes tambin ayudan a encontrar
casas de alquiler a quienes lo desean. Cuando las personas quieren vender sus casas, a menudo contratan a un agente inmobiliario
quien, a cambio de vender la casa, obtiene una comisin o un porcentaje sobre el precio de venta. En Estados Unidos, los
agentes tienen que pasar un examen de su estado para poder ejercer la profesin. Muchos agentes autorizados se convierten
tambin en Realtors. Se trata de un nombre registrado que el agente solo puede usar si se une a una asociacin local, estatal
o nacional de Realtors. Fabrikam, Inc., con sede en Columbus, Ohio, es una empresa inmobiliaria propiedad de Richard Carey
y David Ortiz. Fabrikam cuenta con cinco agentes de ventas a tiempo completo y un pasante universitario. El pasante de Fabrikam
usa Excel como ayuda para administrar las ventas y los gastos, y para dar soporte al negocio. En esta leccin, seguir viendo,
agregando y manipulando datos en una hoja de clculo de Excel 2013 similar a la que usa Fabrikam, Inc.
12
Trabajar con Microsoft Excel 2013 13
Figura 2-1 Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas
Cinta, barra de frmulas y de opciones asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que adems de la
opciones de comando tarea predeterminada, la tarea tiene otras opciones asociadas. Asimismo, algunos de los
grupos tienen asociados selectores de cuadros de dilogo. Si hace clic en ellos, se mostrarn
comandos adicionales que no aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles,
Fuente, Alineacin y Nmero tienen asociados cuadros de dilogo, mientras que Estilos,
Celdas y Edicin no.
Crear libros
Hay tres maneras de crear un libro de Microsoft Excel nuevo. Puede abrir un libro nuevo y en
blanco usando la pestaa ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage o cuando inicia
Excel. Puede abrir un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y
guardar el archivo con otro nombre, creando as un libro nuevo. Tambin puede usar una
plantilla para crear un libro nuevo. Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para
mostrar ciertos tipos de datos, tales como informes de ventas, facturas, etc.
PREPRESE. INICIE Excel. Excel le da la oportunidad de elegir entre empezar un libro en blanco, dar un
paseo o usar plantillas (vase la Figura 2-2).
14 Leccin 2
Figura 2-2
Opciones disponibles
despus de iniciar Excel
1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecer Libro1 Excel en la barra de ttulo de
la parte superior de la ventana. Se abrir un libro en blanco con la celda A1 activa.
2. En la celda A1, escriba Fabrikam Inc.Esta celda constituye el ttulo principal de la hoja de clculo.
Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la barra de frmulas
(vase la Figura 2-3). Consulte la definicin de barra de frmulas en la seccin "Edicin del contenido
de una celda" de la pgina 37.
Figura 2-3
El texto escrito aparece en
la barra de frmulas y en la
celda activa.
3. Presione Entrar. El texto se introduce en la celda A1, aunque parece como si fluyera a la celda B1.
4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar.
5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione Entrar.
6. En ocasiones, se necesita un rea de trabajo rpido para completar otra tarea mientras se est en
medio de un libro. Puede abrir otro libro como rea de borrador. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y,
en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo. Aparecen las distintas plantillas disponibles (vase la Figura
2-2).
7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abrir otro libro de Excel y aparecer Libro2 en
la barra de ttulo.
8. En la celda A1, escriba Llamadas y presione Entrar.
9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada a las 16:30 y presione Entrar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE los dos libros de Excel abiertos para el siguiente ejercicio.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 15
guardar libros
Los archivos se pueden guardar en una carpeta del disco duro del equipo, una unidad de red, un
disco, un CD, una unidad USB, OneDrive u otra ubicacin de almacenamiento. Sin embargo,
primero debe identificar dnde se guardar el documento. El resto del proceso de guardar es el
mismo, independientemente de la ubicacin del dispositivo de almacenamiento.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y direccin en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO para abrir la vista Backstage. En el panel de la izquierda, haga clic en
Guardar como para mostrar las opciones de guardar.
2. Haga doble clic en Equipo para abrir el cuadro de dilogo Guardar como (vase la Figura 2-4).
Figura 2-4
Cuadro de dilogo Guardar
como
3. En el panel de navegacin izquierdo, en el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Escritorio. El
escritorio se convertir en el nuevo destino del archivo guardado.
4. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta. Aparecer un icono de carpeta
con las palabras Nueva carpeta seleccionadas.
5. Escriba Excel Leccin 2 y presione Entrar.
6. Haga clic en el botn Abrir.
7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Address Solution.
8. Haga clic en el botn Guardar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tome nota Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresin, o despus de
introducir informacin.
Guardar en OneDrive
OneDrive es una aplicacin basada en la nube que permite almacenar los archivos, de modo
que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si as lo desea.
OneDrive es tambin un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad de
16 Leccin 2
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y direccin en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Guardar como.
2. En la vista Backstage, en Guardar como, haga clic en [Nombre del usuario] OneDrive (vase la Figura
2-5). Es posible que deba iniciar sesin en OneDrive si todava no lo ha hecho.
Figura 2-5
Informacin de OneDrive
sobre la vista Backstage
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba Fabrikam Inc. en la celda A1.
1. En la celda A2, escriba 87 East Broad Street y presione Entrar.
2. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43215 y presione Entrar.
3. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic en Guardar como. La vista
Backstage muestra que la carpeta actual (vase la Figura 2-6) corresponde a Excel Leccin 2 de
OneDrive, porque es la carpeta que se us por ltima vez para guardar un libro.
Figura 2-6
Carpetas actuales y recientes
utilizadas
Tome nota Las plantillas se guardan automticamente en otra ubicacin, de modo que puedan abrirse con
la opcin ARCHIVO, Nuevo.
Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo,
eliminar la posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo despus de escribir
datos nuevos. Para usar la plantilla, seleccione ARCHIVO > Nuevo > Personal y seleccione la
plantilla que guard. Al salir, se le solicitar que guarde el archivo con otro nombre.
(con la extensin de archivo .xlsx) en una versin que sea compatible con Excel 97 a travs de
las versiones de Excel 2013 (con la extensin de archivo .xls). El smbolo del programa que
aparece con los nombres de archivo es diferente, pero es una buena idea darle otro nombre al
archivo de la edicin anterior. Tambin es una buena idea comprobar qu problemas podran
perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel.
Figura 2-7
El comprobador de
compatibilidad muestra
que no hay problemas de
compatibilidad
4. Lea la informacin del cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic sucesivamente en la pestaa ARCHIVO, en Exportar y en Cambiar el tipo de archivo. La vista
Backstage muestra los diferentes tipos de archivo (vase la Figura 2-8).
Figura 2-8
Cambiar las opciones de
tipo de archivo en la vista
Backstage.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 19
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y direccin en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn Exportar.
2. Haga clic en el botn Cambiar el tipo de archivo. Excel explica los diferentes tipos de archivo (vase la
Figura 2-8).
3. Haga clic en la opcin Crear documento PDF/XPS. En la Figura 2-9 se muestra por qu motivo se usa
este formato.
Figura 2-9
Vista previa de Backstage
con informacin sobre el
formato PDF/XPS
HAGA UNA PAUSA. CIERRE todos los libros abiertos y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente
ejercicio.
Tome nota Adobe PDF (formato porttil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado
conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede cambiar fcilmente. Tambin puede
guardar sus libros en formato de pgina web para usarlos en sitios web con opciones de Pgina
web de un solo archivo o pgina web. Para importar datos a otro formato, tambin puede probar
los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV (delimitado por comas). Todas estas
opciones estn disponibles en el men desplegable Guardar un tipo o en la pestaa ARCHIVO.
20 Leccin 2
Solucin de Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las secciones
problemas siguientes, ver cmo editar texto.
4. Escriba Extensin y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la primera celda de la fila
siguiente.
5. Escriba Richard Carey y presione Tab.
6. Escriba 101 y presione Entrar. Parece que Richard Carey est cortado.
7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada completa de Richard Carey aparece en la barra de
frmulas.
8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione Entrar.
9. Escriba Kim Akers y presione Entrar.
10. Escriba Nicole Caron y presione Entrar.
11. GUARDE el libro en la carpeta Excel Leccin 2 del equipo como 02 Fabrikam Employees Solution. El
archivo debe tener un aspecto como el de la Figura 2-10.
Figura 2-10
El libro completo de 02 Em-
pleados de Fabrikam
Tome nota El texto se almacena en una nica celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas
adyacentes. Si una entrada es ms larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene
datos, los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza
el texto y no a las celdas adyacentes.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 21
Figura 2-11
Marcadores de columna
Ancho de columna con flecha
para las columnas A y B de dos puntas
2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la columna cambiar a la entrada
ms ancha de la columna A. En este caso, las entradas ms anchas son Lista de empleados y el nombre
de Richard Carey.
Tome nota Para cambiar el ancho de columna manualmente, seale el marcador de columnas entre las
columnas A y B y arrastre el puntero a la izquierda o a la derecha en vez de hacer doble clic.
3. Arrastre el puntero del mouse con la flecha de dos puntas entre las columnas B y C hasta que aparezca
la informacin en pantalla Ancho: 20 (145 pxeles) o algo parecido a esta cantidad (vase la Figura
2-12).
Figura 2-12
Arrastrando la flecha de dos
puntas la informacin en
pantalla muestra el ancho de
la columna
4. GUARDE el archivo 02 Fabrikam Employees Solution. Esto sobrescribir la versin anterior sin el
cambio de ancho de columna.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Tome nota Cuando escriba texto que sea ms largo que el ancho de la celda, parecer como si el texto se
extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto
desbordado no se mostrar. El texto sigue estando ah. A menudo es ms fcil corregir un
trabajo si los anchos de columna coinciden con el texto ms largo. Puede hacer doble clic en
los marcadores de columna para ajustar automticamente a la entrada ms amplia o arrastrar
el marcador de columna para ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.
informacin de una hoja de clculo, puede introducir los cambios directamente en la celda o
editar el contenido de una celda en la barra de frmulas, ubicada entre la cinta y la hoja de
clculo. Cuando introduce datos en una celda, el texto o los nmeros aparecen en la celda y en
la barra de frmulas. Tambin puede introducir los datos directamente en la barra de frmulas.
Sin embargo, antes de introducir los cambios, debe seleccionar la informacin que va a cambiar.
Seleccionar texto significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una nica
celda o parte del texto de la celda en la barra de frmulas antes de realizar los cambios. Tambin
puede hacer doble clic en una celda para colocar el punto de insercin para la edicin.
Figura 2-13
Celda activa y barra de
frmulas mostrando la mis-
ma informacin
Barra de frmulas
Celda activa
3. Haga clic despus de Fabrikam en la barra de frmulas, deje un espacio, escriba Incorporated y
presione la tecla Tab. El punto de insercin se mover a la celda B1 y no aparecer nada en la barra de
frmulas (vase la Figura 2-14).
Figura 2-14
Aunque parece que el texto
est en B1, se trata de texto
extendido desde A1.
No se muestra nada en la
barra de frmulas.
4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de frmulas, haga doble clic en Incorporated para seleccionarlo.
Escriba Inc. y presione Entrar.
5. Escriba Ventas y presione Entrar.
6. Haga clic en la celda A2 y despus de Ventas en la barra de frmulas.
7. Presione Inicio. El punto de insercin se mover al principio de la barra de frmulas.
Tome nota Mientras est editando en la barra de frmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin
para ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carcter a la vez. Presione
Suprimir para suprimir los caracteres situados despus del punto de insercin. Presione la tecla
Retroceso para suprimir los caracteres anteriores al punto de insercin.
8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora. Presione Entrar.
9. En la celda A3, escriba enero y presione Entrar.
Trabajar con Microsoft Excel 2013 23
10. Haga clic en la celda A3, escriba febrero y presione Entrar. El texto original de la celda A3 desaparece
y febrero sustituye a enero.
11. Haga clic en la celda A3 y presione Eliminar. Se eliminar la entrada de la celda A3.
12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic en el botn Seleccionar todo. Se seleccionan
todas las celdas de la hoja de clculo.
13. Presione Eliminar. Se eliminarn todas las entradas.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Tome nota Si edita el contenido de una celda y cambia de opinin antes de presionar Entrar, presione Esc
y se restaurar el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el
cambio, haga clic en el botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido o presione
Ctrl + Z. Se restaurar el texto eliminado.
Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la
celda. O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de frmulas.
Cuando est en modo de edicin:
El punto de insercin aparece como una barra vertical y la mayora de los comandos est
inactiva.
Puede mover el punto de insercin utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.
Use la tecla Inicio del teclado para mover el punto de insercin al principio de la celda y utilice
la tecla Fin para mover el punto de insercin al final de la clula. Puede agregar caracteres
nuevos en la ubicacin del punto de insercin.
Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de edicin, presione Mays
mientras presiona las teclas de flecha. Tambin puede usar el mouse para seleccionar caracteres
mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los
caracteres que desea seleccionar.
Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el
texto que introduce en una celda:
Borrar el contenido de la celda.
Figura 2-15
El men Borrar
12. Haga clic en Borrar formatos. 225000 se mostrar sin el signo de dlar ni el punto.
Tome nota Borrar muestra una serie de opciones. Para eliminar la entrada y el formato, seleccione Borrar todo.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Introduccin de fechas
Las fechas se usan a menudo en las hojas de clculo para realizar un seguimiento de datos en
un perodo de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como
encabezados de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas nmeros de serie, lo
que significa que son secuenciales y se pueden agregar, restar y usar en los clculos. Las fechas
tambin pueden utilizarse en frmulas y en la elaboracin de grficos y tablas. La forma en que
se muestra inicialmente una fecha en una celda de una hoja de clculo depende del formato en
el que escriben los caracteres. En Excel 2013, el formato de fecha predeterminado usa cuatro
dgitos para el ao. Tambin de forma predeterminada, las fechas se justifican a la derecha de
las celdas.
Figura 2-16
Si no escribe todas las fechas
igual, los formatos del libro
sern incoherentes.
7. En la celda B9, escriba 1/1/10 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que el formato
sigue siendo el mismo.
8. Haga clic en el botn Deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-16.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Excel interpreta los aos de dos dgitos de 00 a 29 como los aos 2000 a 2029; los aos de dos
dgitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los aos comprendidos entre 1930
y 1999. Si especifica 28/01/28, la fecha se mostrar como 28/01/2028 en la celda. Si especifica
28/01/37, la celda mostrar 28/01/1937.
Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrar como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin
especificar el ao, Excel interpretar la fecha como perteneciente al ao en curso. En la celda
se ver 28-ene y la barra de frmulas mostrar 28/01 seguido del ao en curso. En la prxima
seccin, aprender a aplicar un formato homogneo a una serie de fechas.
Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica
automticamente formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes nmeros que
especifique en la celda se convertirn al formato de la fecha de la entrada original.
Independientemente del formato de fecha mostrado en la celda, la barra de frmulas muestra
la fecha con el formato mes/da/ao de cuatro dgitos porque es el formato requerido para los
clculos y los anlisis.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la Figura 2-16.
1. Seleccione el rango C4:H4. Enero est en la primera celda.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el botn Rellenar. Aparecer el men Rellenar
(vase la Figura 2-17).
Figura 2-17
Botn de relleno
Men desplegable Rellenar
Opciones de relleno
3. En el men, haga clic en Derecha. Todas las celdas se rellenarn con el contenido de C4 (enero).
4. Haga clic en el botn Deshacer.
5. Seleccione el rango C9:C13 y haga clic en el botn Rellenar. Elija Abajo. El contenido de C9 se copiar
en las cuatro celdas adicionales.
6. Haga clic en el botn Deshacer.
7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior derecha de la celda
(vase la Figura 2-18), arrstrelo a E4 y librelo. Aparecer el botn Opciones de autorrelleno y se
mostrar de enero a marzo.
Figura 2-18
El puntero del mouse cambia
a un + negro en la parte
inferior derecha de un rango
seleccionado Controlador de relleno
8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de relleno, arrstrelo a C9 y suelte. Todos los
nmeros se convertirn en 275.000 USD en la columna C. El botn Opciones de autorrelleno
aparecer en D10 (vase la Figura 2-19).
Figura 2-19
Puede rellenar con nmeros,
formatos u otras opciones.
9. Haga clic en el botn Opciones de autorrelleno y elija Rellenar formatos solo en la lista que aparece.
Todos los nmeros regresarn a sus valores anteriores y adoptarn el formato anterior.
10. Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9.
11. Haga clic en la celda A9 y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno a A15. Se repetir el
nombre de Ryan Calafato.
12. Haga clic en el botn Deshacer para volver a la hoja de clculo.
13. GUARDE el libro como 02 Fabrikam Sales Solution.
Tome nota Cuando Excel reconoce una serie, la opcin de relleno predeterminada es completar la serie.
Cuando usa el controlador de relleno y no hay una serie, el valor predeterminado es copiar el
contenido de la celda. El botn Opciones de autorrelleno tambin permite rellenar nicamente
el formato o rellenar sin formato.
Despus de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botn Opciones de
autorrelleno para que pueda elegir cmo se rellenar la seleccin. En Excel, la opcin
predeterminada es copiar el contenido y el formato originales. Con el relleno automtico,
puede seleccionar cmo aparece el contenido de la celda original en cada celda del rango
rellenado.
Tome nota Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno
har el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas
consecutivas estn etiquetadas con los das de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda,
puede rellenar el resto de los das arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes
para completar la serie.
Excel reconoce Enero como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta
donde lleve el controlador de relleno. Por definicin, se entiende que una serie natural es una
serie con formato de texto o nmeros que se extienden en una secuencia normal como meses,
das de la semana, nmeros u horas. Por ejemplo, una serie de nmeros natural podra ser 1, 2,
3, o 100, 200, 300, o una serie natural de texto podra ser lunes, martes, mircoles o enero,
febrero, marzo. Para diferentes series naturales, vase la Tabla 2-1.
Tome nota Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir
algunos de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a ARCHIVO
> Opciones > Avanzadas > Seccin General > Cree listas para utilizar con criterios de
ordenacin y secuencias de relleno > Editar listas personalizadas.
Las funciones de cortar, copiar y pegar pueden realizarse de varias formas mediante:
El mouse
Los comandos de la cinta
Los comandos de acceso directo, tales como Ctrl + C (copiar), Ctrl + X (cortar) y Ctrl + V
(pegar)
El panel del portapapeles de Office
Solucin de Recuerde que debe mantener presionada la tecla Ctrl en todo momento, mientras arrastra una serie de
problemas datos para copiarla con el mouse; de lo contrario, mover la serie en vez de copiarla.
4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre la
seleccin a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la informacin en pantalla desplazable junto a
la seleccin.
5. Suelte el botn del mouse y, a continuacin, deje de presionar Ctrl. Los datos de A12:A22 tambin
aparecern en H12:H22.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
4. Suelte el botn del mouse. En la hoja de clculo, las celdas de destino estn vacas; por lo tanto, no
es preciso preocuparse por reemplazar los datos existentes. Los datos que antes se encontraban en
E12:E22 ahora estn en I12:I22.
5. Arrastre A1 a H12. Observe que un cuadro de dilogo le advierte acerca de la sustitucin del
contenido de las celdas de destino.
6. Haga clic en Cancelar.
7. Arrastre A1 a H11.
8. Arrastre E1 a I11. La hoja de clculo debe tener un aspecto similar al que se muestra en la Figura 2-20.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 2-20
02 Customer Houses
Tome nota Cuando se intenta mover una seleccin a una ubicacin que contiene datos, se abre un cuadro
de dilogo de advertencia. "Aqu ya hay datos. Desea reemplazarlos?" es un recordatorio de
que mover los datos a una nueva ubicacin reemplaza los datos existentes. Puede hacer clic en
Aceptar o cancelar la operacin.
Figura 2-21
Opciones de Pegar
6. En Pegar valores, seleccione la primera opcin. Observe que los valores de la columna B ya no tienen
formato.
7. Haga clic en el botn Deshacer.
8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar.
9. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior del libro.
10. GUARDE el libro como 02 Customer Houses Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tome nota Pegar con vista previa dinmica se introdujo en Office 2010. Si seala las opciones de Pegar en
el men contextual o las opciones del comando Pegar en el grupo Portapapeles, podr ver los
cambios antes de aplicarlos en realidad.
Figura 2-22
Propiedades del documento
actual
3. En la parte superior del panel derecho, haga clic en el botn Propiedades. El men desplegable
Propiedades mostrar dos opciones (vase la Figura 2-23). Haga clic en Mostrar el panel de
documentos.
Figura 2-23
Men desplegable de
propiedades
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Cul de las opciones siguientes son detalles que describen o identifican un archivo, incluido al autor?
a. Pegar
b. Propiedades del documento
c. Copiar
d. Rango
2. Qu comando se utiliza para insertar una seleccin cortada o copiada en una celda o un rango de
celdas?
a. Pegar
b. Propiedades del documento
c. Copiar
d. Rango
3. Si quiere utilizar un libro en otro tipo de documento, indique en qu forma puede guardarlo con la
opcin guardar como.
a. Formato de archivo
b. Hoja de clculo
c. Hoja de archivo
d. Rango de archivo
4. Cul de los siguientes es el pequeo cuadrado verde de la esquina inferior derecha de una celda o
un rango de celdas seleccionado que puede usar para copiar una celda en celdas adyacentes o para
crear una serie?
a. Puntero de celda
b. Marcador de columna
c. Controlador de relleno
d. Barra de frmulas
5. Cul de los siguientes se usa para arrastrar o hacer doble clic para cambiar el ancho de una
columna?
a. Puntero de celda
b. Marcador de columna
c. Controlador de relleno
d. Barra de frmulas
Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
Proyectos
PREPRESE. Si es necesario, ABRA el libro 02 Focus Group Solution que cre en el proyecto anterior.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO.
2. Haga clic en Propiedades y luego en Mostrar el panel de documentos.
3. Haga clic en el campo Autor, escriba [su nombre] y presione Tab.
4. En el campo Ttulo, escriba Solicitudes de grupo focal y presione Tab.
5. En el campo Asunto, escriba Ventas y presione Tab.
6. En el campo Palabras clave, escriba 20-30, opciones, prioridades.
7. Haga clic en el campo Estado y escriba Necesita formato.
8. GUARDE el archivo como 02 Focus Properties Solution.
9. En la parte del panel Informacin del documento, haga clic en el botn Cerrar (X).
10. CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
3 Uso de Office
Backstage
Contoso, Ltd. cuenta con cientos de empleados. La empresa premia a sus empleados con cenas compartidas mensuales en los
departamentos y entre departamentos. En el pasado, haba demasiadas bebidas y postres, mientras que los platos principales
y las ensaladas eran escasos. Contoso ha pedido a la nueva ayudante que establezca algn tipo de organizacin para que las
comidas sean equilibradas y conserven su talante divertido. En esta leccin aprender a crear los tipos de libros que Contoso
utiliza para esta tarea. Tambin aprender a imprimirlos.
34
Uso de OfficeBackstage 35
Tome nota El comando Salir ya no est disponible en Office 2013, al menos igual que en las versiones
anteriores. En este caso, la pestaa Cerrar de la vista Backstage cierra el libro. El botn
Cerrar (X) de la esquina superior derecha de la ventana de Excel 2013 cierra Excel (vase
la Figura 3-1).
Cerrar la
ventana
Las pestaas
Cerrar libro adicionales
cambian una
tercera parte de la
pantalla
4. Con estas celdas resaltadas, en el men que aparece, haga clic en la flecha desplegable rea de
impresin y en Establecer rea de impresin. Acaba de establecer el rea de impresin. Mientras
el rea sigue seleccionada, tenga en cuenta que ahora en el cuadro de nombre se indica rea_de_
impresin (vase la Figura 3-3).
Figura 3-3
rea de impresin
seleccionada
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 3 con el nombre 03 Contoso Potluck
Solution y cierre Excel.
Uso de OfficeBackstage 37
Figura 3-4
No se visualiza la hoja de
clculo completa porque
se seleccion el rea de
impresin.
Figura 3-5
Se imprimirn dos hojas a
la vez.
La pgina 2
es la hoja de
Finanzas.
11. Haga clic en el botn Volver al documento para volver al libro sin imprimir.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.
PREPRESE. Con Excel abierto desde el ejercicio anterior, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Abrir si no est seleccionado. Como acaba de utilizar el libro
03 Contoso Potluck Depts, este debe estar en la parte superior de la lista de los libros recientes.
2. Haga clic en 03 Contoso Potluck Depts para abrirlo.
3. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Imprimir.
4. Observe que no se visualiza la hoja de clculo completa de Recursos Humanos. Esto se debe a que no
guard el libro despus de borrar el rea de impresin. Borre el rea de impresin tal como lo hizo en
el paso 5 de la seccin anterior y vuelva a la pestaa Imprimir de la vista Backstage.
Uso de OfficeBackstage 39
Figura 3-6
Impresin de un libro
completo
PREPRESE. INICIE Excel, ABRA 03 Contoso Potluck HR y asegrese de que la hoja de clculo HR-P1 est
seleccionada.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y seleccione Imprimir (vase la Figura 3-7). Observe que la hoja de
clculo es pequea y que sera una buena idea tener lneas para que la gente escribiera en una pgina
impresa.
Figura 3-7
rea de configuracin de
impresin
Opciones de
impresin
de hoja de
clculo
Opciones de
orientacin
de la pgina
Opciones de
tipo de papel
Opciones de
margen
Opciones de
escala
40 Leccin 3
Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de clculo en una sola pgina, seleccione Ajustar hoja en
una pgina.
Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una pgina.
Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una pgina.
4. En este caso, hace el texto ms grande sin cambiar la fuente. Haga clic en Personalizar opciones de
escala. Se abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina.
5. Asegrese de que la pestaa Pgina est seleccionada y seleccione Horizontal para que la pgina se
imprima horizontalmente.
6. En el rea de escala, escriba 200 para el % de tamao normal.
7. Haga clic en la pestaa Hoja y, en la seccin Imprimir, seleccione el cuadro Lneas de divisin.
8. Haga clic en Aceptar para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la pantalla sigue
indicando 1 de 1, lo que significa que solo se imprimir una nica, y que la vista preliminar muestra
texto ms grande con cuadros alrededor de cada celda.
9. Sin imprimir el documento, haga clic en el botn Volver al documento y luego en la hoja de clculo
HR-P2.
10. Presione Ctrl + P para ir a la pestaa Imprimir de la vista de Backstage y observe que la parte inferior
de la pantalla indica que el documento se imprimir en dos pginas.
11. Cambie la configuracin para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una pgina
y agregue lneas de divisin basndose en los pasos anteriores de esta seccin. Vista previa de
impresin debe verse como en la Figura 3-8.
Figura 3-8
Vista final de HR-P2 antes de
la impresin
12. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready Solution.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y mantenga Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Uso de OfficeBackstage 41
Tome nota Despus de cambiar el entorno de Excel en estos ejercicios, volver a asignarle los valores
predeterminados en el ejercicio de restablecimiento de la configuracin predeterminada, la
cinta y la barra de acceso rpido.
Figura 3-9
Personalizacin de las Grupo de comandos
opciones de la barra de predeterminado
acceso rpido
Lista de co-
mandos
Botn RESTABLECER la
configuracin
predeterminada
4. En la lista de la izquierda, desplcese hacia abajo, haga clic en Copiar formato y en el botn Agregar
del centro de las dos listas para agregar Copiar formato a la barra de herramientas de acceso rpido.
5. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos ms que ejecute a menudo a la barra de
herramientas de acceso rpido. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar para aplicar los cambios
(los cambios no surtirn efecto hasta que haga clic en aceptar).
42 Leccin 3
6. Ahora, la barra de herramientas de acceso rpido debe incluir botones de comandos adicionales.
Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que agregara a la barra de herramientas. En
cualquier momento, puede restablecer la barra de herramientas en sus valores predeterminados. Vea
el botn Restablecer en la Figura 3-9.
Personalizacin de la cinta
Tal como indicamos en la leccin 1, la cinta es una interfaz visual que permite manipular
objetos en la hoja de clculo. Puede agregar una pestaa nueva de la cinta, agregar un grupo en
cualquier pestaa de la cinta y agregar comandos dentro de un grupo. Los grupos de comandos
de las pestaas de la cinta predeterminadas se relacionan por las funciones. Por ejemplo, en la
pestaa INICIO, el grupo Fuente permite cambiar la fuente, el tamao de la fuente, agregar
negrita, cursiva o subrayado, o cambiar el color de la celda o fuente. El cuadro de dilogo
Opciones de Excel tambin ofrece selecciones para personalizar la cinta. Puede agregar y
quitar comandos, y puede cambiar la ubicacin de los comandos de la cinta para facilitar el
acceso a los comandos que ejecuta con ms frecuencia. En este ejercicio, usar los comandos
del cuadro de dilogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaa y un grupo de comandos
para que contenga los comandos que ejecuta con frecuencia.
Figura 3-10
Personalizacin de la cinta Opciones de personalizar la cinta
Botn Eliminar
activo Botn Cambiar nombre
Botn Nueva pestaa
7. Haga clic a la derecha de Nueva pestaa (personalizado) para seleccionarlo y luego en el botn
Cambiar nombre. En el cuadro de dilogo Cambiar nombre que aparece, escriba Mi pestaa nueva y,
a continuacin, haga clic en Aceptar.
Uso de OfficeBackstage 43
8. En la nueva pestaa, haga clic en Nuevo grupo (personalizado) para seleccionarlo. Vuelva a hacer clic
en el botn Cambiar nombre. Esta vez, el cuadro de dilogo Cambiar nombre le permitir seleccionar
un smbolo (vase la Figura 3-11). Seleccione el smbolo de mano. En el cuadro Nombre para mostrar,
escriba Mi nuevo grupo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se cambiar el nombre de Nuevo
grupo.
Figura 3-11
Cuadro de dilogo Cambiar
nombre de grupo
Smbolo de
mano
Escriba un nombre
de grupo
9. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en Mi nuevo grupo. En la lista de comandos
de la izquierda, haga clic en el comando que elija y luego en el botn Agregar. El comando aparecer
en la pestaa nueva de la cinta. En la lista Comandos disponibles en, elija Todos los comandos y, a
continuacin, agregue otro comando de la lista. En la lista Comandos disponibles en, elija Pestaa
Archivo y, a continuacin, agregue otro comando. La pantalla deber parecerse a la figura 3-12.
Figura 3-12
Comandos agregados Pestaa Archivo
Opcin
Personalizar Pestaa recin agregada
cinta de opciones
resaltada Grupo
y comandos
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Cuando salga, ver su
pestaa llamada Mi pestaa nueva en la cinta.
11. Haga clic en la pestaa Mi pestaa nueva. Los comandos se mostrarn en Mi nuevo grupo de la
pestaa.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardarlo y mantenga Excel abierto para el siguiente ejercicio.
Figura 3-13
Plantillas disponibles en la
ventana Nuevo
El cuadro de bsqueda permite
buscar plantillas adicionales.
Las bsquedas
sugeridas muestran las
plantillas adicionales
que no se encuentran Use la barra de
en la pantalla original. desplazamiento
para ver plantillas
Libro en blanco adicionales.
PERSONAL permite
crear y usar sus
propias plantillas.
El botn
DESTACADO
muestra ms de
20 plantillas de
negocios.
Solucin de En algunos casos necesitar buscar una plantilla si no aparece de forma predeterminada. Si no puede
problemas encontrar la plantilla de seguimiento de proyecto, escrbala en el cuadro de bsqueda.
3. Haga clic en el botn Crear. Es posible que Excel tarde un momento en descargar el libro.
4. Observe que hay dos hojas de clculo en este libro: el Seguimiento de proyectos con los datos de
ejemplo que puede cambiar y Configuracin que le permite introducir una lista de categoras y
empleados. Cuando haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en ARCHIVO y en Cerrar. Si se le
solicita, no guarde los cambios.
5. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Nuevo.
6. Busque la plantilla Calendario cualquier ao y haga clic en el botn Crear.
7. Haga clic en el ao y utilice la flecha arriba o abajo para cambiar al ao en curso si es necesario.
8. Imprima la hoja de clculo y culguela en una pared, si as lo desea.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 3 como 03 My Calendar Solution.
10. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Nuevo. Observe que la plantilla Calendario cualquier ao
aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas porque se us recientemente.
Tome nota Puede modificar este nuevo libro con su nombre, nombre de empresa y fotos favoritas para
personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los dems.
Uso de OfficeBackstage 45
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. En cul de los elementos siguientes se puede guardar, seleccionar una plantilla, cambiar las
propiedades de un documento y cerrar o salir de Excel?
a. Backstage
b. Imprimir
c. Editar
d. Ventanas
2. Cul de las siguientes opciones de la pestaa ARCHIVO se usa para cambiar la configuracin de la
impresora, el diseo o los mrgenes?
a. Informacin
b. Opciones
c. Imprimir
d. Abrir
3. Cul de las siguientes opciones se puede personalizar para obtener un acceso ms rpido a los
comandos ms utilizados?
a. Vista previa de impresin
b. Barra de herramientas de acceso rpido
c. Configuracin de la impresora
d. Libro
4. Cul de las siguientes opciones se crea al modificar la cinta?
a. comando
b. pestaa
c. botn
d. hoja de clculo
5. Qu archivo con diseo previo ya tiene una cantidad importante de formato, texto y otras
caractersticas?
a. Libro en blanco
b. Archivo preestablecido
c. Archivo de texto
d. Plantilla
Verdadero/Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. Para tener acceso a una plantilla de Excel, puede hacer clic en la pestaa ARCHIVO y hacer clic
en Nuevo.
V F 2. Si tiene demasiadas columnas en una pgina, la nica opcin para verlas todas en una pgina
impresa consiste en disminuir el ancho de la columna.
V F 3. Puede tener acceso a la vista Backstage presionando Ctrl + B.
V F 4. En Excel, puede agregar los comandos que ms usa a la barra de herramientas de acceso
rpido.
V F 5. En esa cinta puede crear una pestaa de cinta completamente nueva adems de grupos.
46 Leccin 3
Proyectos
CIERRE Excel.
Uso de frmulas bsicas
4
Matriz de conocimientos de la leccin
Conocimientos Objetivo del examen Nmero de objetivo
Comprender y visualizar frmulas Mostrar frmulas 1.4.10
Comprender el orden de las operaciones Definir el orden de las operaciones 4.1.2
Usar referencias de celdas en frmulas Demostrar cmo utilizar las referencias 4.1.1
(relativas, mixtas, absolutas)
Usar rangos de celdas en las frmulas Crear rangos con nombre 2.3.4
Referencia a rangos de celdas en las 4.1.3
frmulas
Al mudarse a una nueva casa de alquiler, tal vez necesite realizar algunas compras por adelantado para la nueva vivienda,
como cortinas, contenedores de almacenamiento o algunos muebles. Por otra parte, tendr que pagar un alquiler mensual
que, por lo general, no variar (un gasto peridico). Otros gastos mensuales, como la electricidad, el agua y servicios similares,
cambiarn en funcin de las variaciones de uso y de temporada. Puede utilizar Excel para realizar el seguimiento de todos estos
gastos y elaborar un presupuesto. En esta leccin aprender los fundamentos de las frmulas y el orden de las operaciones.
A continuacin, trabajar con una sencilla hoja de clculo de gastos del hogar. Para ello, utilizar frmulas para resumir la
informacin de los datos que figuran en la hoja de clculo. Al realizar los ejercicios, aprender a dar flexibilidad a las hojas de
clculo mediante el uso de referencias de celdas en frmulas y la denominacin de rangos de frmulas.
Orientacin de software
Excel le permite crear un gran nmero de frmulas simplemente escribiendo en una celda
o usando el puntero del mouse para seleccionar las celdas que se incluirn en una frmula.
Por ejemplo, puede crear frmulas bsicas de adicin, sustraccin, multiplicacin y divisin
utilizando estos mtodos. Sin embargo, como ya descubri en lecciones anteriores, la
interfaz de usuario dispone de herramientas que le facilitan el trabajo con datos. En esta
leccin, utilizar unos cuantos grupos de comandos de la pestaa FRMULAS para
mostrar frmulas y rangos de nombre para usarlos en frmulas.
Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta leccin a medida que se familiariza
con algunos de los grupos de comandos de la pestaa FRMULAS y los usa para trabajar
con frmulas. Aprender ms acerca de los comandos de la pestaa FRMULAS en la
siguiente leccin, que aborda las funciones.
47
48 Lesson 4
Figura 4-1
La pestaa FRMULAS en Excel 2013
PREPRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRA un libro en blanco
nuevo.
1. Haga clic en la celda A1.
2. Escriba =7+8*3/2-4 y presione Entrar. Acaba de introducir una frmula.
Tome nota Las frmulas deben escribirse sin espacios, aunque si introduce alguno, Excel los eliminar
cuando presione Entrar.
3. Haga clic en la celda A1. Observe que el resultado de la frmula se muestra en la celda, pero que la
frmula en s aparece en la barra de frmulas (vase la Figura 4-2).
Figura 4-2
Visualizacin de una frmula
en la barra de frmulas
La frmula se muestra en la
barra de frmulas.
Resultados de la visualizacin
de frmula en la celda.
4. Haga doble clic en la celda A1. La frmula aparecer en la celda activa y en la barra de frmulas.
Puede editar la frmula de este modo.
5. Presione Entrar.
6. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Mostrar frmulas. Se
mostrar la frmula de la celda A1.
Tome nota Mientras visualiza las frmulas, no ver los resultados de estas.
Uso de frmulas bsicas 49
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Se entiende por frmula una ecuacin que realiza clculos como sumas, restas, multiplicaciones
y divisiones, con valores de una hoja de clculo. En Excel, un valor puede ser un nmero, una
direccin de celda, una fecha, texto o datos booleanos, aunque por lo general es un nmero
o una direccin de celda en trminos de frmulas. Una frmula consiste en dos elementos:
operandos y operadores de clculo. Los operandos identifican los valores que se usarn en
el clculo. Un operando puede ser un valor constante o una variable como una referencia de
celda, un rango de celdas u otra frmula. Una constante es un valor de texto o un nmero
que se introduce directamente en una frmula. Una variable es un smbolo o un nombre que
representa otra cosa, ya sea una direccin de celda, un rango de celdas y as sucesivamente.
Los operadores de clculo especifican los clculos que se realizarn. Para que Excel pueda
distinguir entre las frmulas y los datos, todas las frmulas empiezan por un signo igual (=).
Tome nota Puede empezar una frmula con un signo ms (+) o un signo menos () como operador de
inicio de clculo, pero Excel lo cambiar a un signo igual cuando presione Entrar. Excel no
reconoce una frmula del tipo 3+4= como frmula legtima. La tratar como una cadena de
caracteres normal.
Negacin 5
Cuando crea una frmula, aparece en la barra de frmulas y en la misma celda. Cuando
complete la frmula y presione Entrar, el valor se mostrar en la celda y la frmula en la
barra de frmulas si selecciona la celda. Puede editar una frmula en la celda o en la barra de
frmulas igual que puede editar cualquier entrada de datos.
Figura 4-3
Parntesis agregados a la
frmula
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Excel aplicar las reglas de las matemticas para determinar cmo se calculan las frmulas. A
continuacin, se muestra el orden en el que se aplicarn los operadores aritmticos:
Nmero negativo ()
Porcentaje (%)
Exponenciacin ()
7 + 8 * 3 / 2 4 = 15
Puede utilizar los parntesis de una frmula para reemplazar el orden estndar de operaciones.
Excel realiza primero los clculos de las frmulas que estn entre parntesis. Los parntesis
que estn dentro de parntesis se denominan parntesis anidados. Los clculos se realizan
primero en las frmulas que estn en el conjunto de parntesis ms profundo, y de izquierda
a derecha si los parntesis anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado
de la siguiente ecuacin con parntesis ser diferente del anterior:
Solucin de Al modificar una frmula compleja, si decide revertir a la frmula original y volver a empezar, solo tiene
problemas que presionar Esc. Si ya presion Entrar, solo tendr que hacer clic en el botn Deshacer de la barra de
herramientas de acceso rpido.
Uso de frmulas bsicas 51
PREPRESE. ABRA el archivo de datos 04 Budget Cell References para esta leccin.
1. Haga clic en la celda B18.
2. Haga clic en la barra de frmulas y reemplace 1200 con la celda B3. Observe que la celda B3 se resalta
y est rodeada por un borde azul mientras que modifica la frmula (vase la Figura 4-4).
Figura 4-4
Introduccin de una referen-
cia de celda relativa Introduccin de una
referencia de celda relativa
Tome nota Puede utilizar maysculas o minsculas cuando escribe una referencia de celda en una frmula.
Por ejemplo, no importa si escribe B4 o b4 en la frmula que introduce.
3. Presione Entrar. Ahora, la frmula de la celda B18 utiliza una referencia de celda relativa a la celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado cambia a 400.
5. Observe en la barra de frmulas que la frmula de la celda B21 es =B6+500-100, pero la frmula que
copi es =B3+500-100. Eso es porque la referencia de celda original de la celda B3 cambi a la celda
B6 cuando copi la frmula tres celdas ms abajo y la celda B6 est en blanco. La referencia de celda
se ajusta con respecto a su posicin en la hoja de clculo.
6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda consiste en hacer clic en la celda a la que se
hace referencia mientras se crea o se modifica una frmula. Con la celda B21 activa, haga clic en la
barra de frmulas y seleccione B6.
7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda rodeada por un borde azul discontinuo,
mientras que la celda B3 aparece en la barra de frmulas en lugar de celda B6 (vase la Figura 4-5).
Presione Entrar.
52 Lesson 4
Figura 4-5
Uso del mouse para introdu-
cir una referencia de celda Introduccin de una
relativa referencia de celda relativa
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que la referencia se ajuste automticamente
al copiar o rellenar la frmula en filas o en columnas de rangos de celdas. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas de Excel utilizan referencias relativas.
En este ejercicio, aprender dos mtodos para crear frmulas utilizando referencias relativas:
Escribiendo la frmula directamente en la celda
Haciendo clic en una celda para incluir en la frmula en lugar de escribir la referencia de
celda
El segundo mtodo es generalmente ms rpido y elimina la posibilidad de escribir un
identificador de celda incorrecto, en especial si necesita crear una frmula con muchas referencias
de celda. Por ejemplo, es ms fcil cometer un error escribiendo =D2+D7+D9+D12+D14 que
haciendo clic en cada celda para agregarla a la frmula.
Tambin puede hacer referencia a un rango de celdas de una frmula, punto que aprender ms
adelante en esta leccin.
La referencia de celdas plantea otro punto importante acerca de Excel. Cuando realiza
operaciones matemticas en una serie de nmeros sobre papel, estos estn generalmente uno
justo al lado del otro en una columna o una fila. En una hoja de clculo, no es preciso que los
nmeros sean adyacentes: puede crear frmulas que hagan referencia a celdas de cualquier
lugar de la hoja de clculo.
Tome nota Al crear una hoja de clculo, considere la posibilidad de usar referencias de celda relativas
a menos que sepa que habr motivos para no ajustar el identificador de la celda al insertar o
eliminar filas y columnas.
5. Copie la celda B21 en la celda C21. El resultado visualizado sigue siendo 1600.
6. Observe que en la barra de frmulas, las frmulas de las celdas B21 y C21 son ambas =$B$3+500-100.
La Figura 4-6 muestra la frmula para la celda C21. Independientemente de dnde copie la frmula de
la hoja de clculo, la frmula sigue haciendo referencia a la celda B3.
7. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda o un rango de celdas especfico, con
independencia de dnde se encuentra la frmula de la hoja de clculo. Las referencias de celda
absolutas incluyen dos signos de dlar en la frmula, delante de la letra de la columna y del
nmero de la fila. As, la referencia de celda absoluta $B$3 se refiere a la columna (B) y a la
fila (3). Cuando copie la frmula en cualquier celda de la hoja de clculo, la referencia absoluta
no se ajustar a las celdas de destino.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y guarde Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que usa una referencia de fila o de
columna absoluta, pero no ambas.
En el ejercicio, la porcin de columna de la referencia de celda es absoluta y no cambia en la
frmula independientemente de dnde se copie la frmula. La parte de la fila de la frmula
es relativa (no tiene signo de dlar delante del nmero de fila de 3), por lo que parte de la
referencia de celda cambia cuando se copia la celda.
Si copia una frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajustar automticamente,
mientras que la referencia absoluta no se ajustar. Por ejemplo, cuando copi la frmula que
contiene la referencia mixta $B3 en otra celda de la columna C, la referencia de la celda de
destino cambi a $B4. La referencia de columna se mantuvo igual porque esa parte de la
frmula es absoluta. La referencia de fila se ajust porque es relativa.
Figura 4-8
Uso del cuadro de nombres
para dar nombre a un rango
El nombre del rango
aparece en el cuadro de
nombres.
Las celdas
resaltadas que
forman parte del
rango.
5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar el cuadro de dilogo Nombre nuevo.
Seleccione B16:M16.
6. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. Aparecer el
cuadro de dilogo Nombre nuevo (vase la Figura 4-9).
Figura 4-9
Uso del cuadro de dilogo
Nombre nuevo para dar
nombre a un rango
7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre de rango que se muestra en el cuadro de
texto Nombre. Puede cambiar el nombre si as lo desea. Para este ejercicio, dejar el nombre
predeterminado.
8. Abra la lista desplegable mbito. Sus opciones son Libro, Detalles de gastos y Resumen. Las dos
ltimas entradas corresponden a hojas individuales del libro. Cierre la lista desplegable y deje Libro
seleccionado.
9. Introduzca comentarios en el cuadro de texto Comentarios, si as lo desea.
10. Deje la direccin de la celda que aparece en el cuadro de texto Se refiere a. Este es el rango
seleccionado. Observe que el nombre de la hoja tambin se incluye automticamente.
11. Haga clic en Aceptar. Se guarda el nombre Subtotales_Utilidades para el rango B16:M16.
12. Otra forma de dar un nombre a un rango consiste en usar el cuadro de dilogo Crear nombres a partir
de la seleccin. Seleccione B3:D14. Esta seleccin incluye la etiqueta del encabezado de columna.
13. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Crear desde seleccin.
Aparecer el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin.
14. Excel determina que desea utilizar la etiqueta de encabezado de columna como nombre de rango.
Haga clic en Aceptar. El rango se guarda con el nombre Total.
15. Abra la lista desplegable del cuadro de nombres. Puede seleccionar entre tres rangos con nombre.
16. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Budget Ranges Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tal como aprendi en la leccin 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que se seleccionan
para llevar a cabo operaciones en todas las celdas seleccionadas. Se hace referencia a un rango
de celdas separando la primera y la ltima celda del rango con dos puntos como, por ejemplo,
B1:B9 y D4:G9. Los totales y subtotales de 04 Rangos de presupuesto utilizan rangos de celdas
en sus frmulas.
56 Lesson 4
Un rango con nombre es un grupo de celda y en ocasiones una sola celdas, con un nombre
designado. El motivo ms habitual para dar un nombre a un rango es referirse a l en frmulas
y funciones. Nombrar rangos o una celda individual segn los datos que contienen es una
tcnica de ahorro de tiempo, aunque no lo parezca cuando se trabaja con archivos de datos
limitados en ejercicios de prctica. Sin embargo, dar nombre a un rango de una hoja de clculo
grande o compleja permite trasladarse rpidamente a la ubicacin, como si fuera un favorito.
Despus de seleccionar un rango de celdas, puede dar nombre al rango con tres mtodos
diferentes:
Escribiendo un nombre en el cuadro de nombres ubicado junto a la barra de frmulas
Utilizando el cuadro de dilogo Nombre nuevo
Utilizando el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin
Las reglas y pautas para dar nombre a rangos son las siguientes:
Los nombres de rangos pueden tener hasta 255 caracteres.
Los nombres de rango puede empezar por una letra, el carcter de subrayado (_) o una barra
diagonal inversa (\). El resto del nombre puede incluir letras, nmeros, puntos y caracteres de
subrayado, pero no una barra diagonal inversa.
Los nombres de rangos no pueden consistir exclusivamente de las letras "C", "c", "R" o "r",
que se utilizan como accesos directos para seleccionar filas y columnas.
Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda que se use el carcter
de subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto.
Personal.
Los nombres de rangos no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o
$B$3.
Todos los nombres tienen un mbito, ya sea una hoja de clculo especfica o el libro entero.
El mbito de un nombre es la ubicacin dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin
cualificacin. Excel requiere que un nombre sea nico dentro de su mbito, pero puede utilizar
el mismo nombre en diferentes mbitos. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, si selecciona
un nombre de hoja de clculo en la lista mbito, el mbito ser el nivel de hoja de clculo local.
Si se selecciona Libro, el alcance ser a escala global del libro.
Si defini un rango con nombre despus de introducir una referencia de celda en una frmula,
tal vez desee actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una
celda vaca, haga clic en la flecha junto a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el
cuadro de dilogo Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y en Aceptar.
Tome nota Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes de otras hojas de clculo dentro de
un libro. Ponga el nombre de la hoja de clculo entre parntesis antes del nombre de rango para
identificar a qu hoja de clculo se refiere.
Despus de crear los rangos con nombre, puede seleccionar un nombre en la lista nombre del
cuadro de nombres para seleccionar el rango con nombre en la hoja de clculo.
paso a paso Crear una frmula que funciona en un rango con nombre
Figura 4-10
Uso de un rango con nombre
Seleccin de GastosTR1
en una frmula en la lista desplegable
de uso en las frmulas
CIERRE Excel.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. Para que Excel pueda distinguir entre las frmulas y los datos, todas las frmulas empiezan
por un signo igual (=).
V F 2. Con respecto a un rango con nombre, el mbito de un nombre es la ubicacin dentro de la
cual Excel reconoce el nombre sin cualificacin.
V F 3. Puede crear un nuevo rango al seleccionar las celdas y escribir un nombre en el cuadro
Nombre junto a la barra de frmulas.
V F 4. El orden de operaciones determina las partes de una frmula que se calculan antes que otras
partes de la frmula.
V F 5. La frmula = 6 * 2 / 3 produce el mismo resultado que =6 * (2 / 3).
Proyectos
PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, ABRA Excel y el libro 04 Project Operations Practice.
1. Seleccione C3 y modifique la frmula insertando parntesis en torno a 5+2. Presione Entrar. La nueva
frmula debera ser =(5+2)*8. El valor de C3 cambia de 21 a 56.
2. Seleccione D2. Haga clic en la barra de frmulas y ponga entre parntesis 6529. Presione Entrar. La
nueva frmula debera ser =(6529)*8+97/5. El valor de D2 cambia de -147,6 a 307,4.
3. Seleccione D2. Haga clic en la barra de frmulas y ponga entre parntesis 97/5. Presione Entrar. La
nueva frmula debera ser =(6529)*8+(97/5). El valor de D2 sigue siendo el mismo en 307,4.
4. Seleccione D2. Haga clic en la barra de frmulas y cambie los parntesis para que la frmula sea =(65
(29*8)+97)/5. Presione Entrar. El valor de D2 cambia a -14.
5. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Project Operations Solution y CIRRELO .
9. Sume las cuatro categoras de gastos en la hoja de gastos igual que hizo en la hoja de ventas. Tenga
cuidado y seleccione el nombre de rango de hoja de clculo en vez del nombre de rango de libro en
cada caso. Volver a usar este libro de nuevo en la leccin 5 y crear frmulas con funciones en la hoja
de anlisis.
10. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Income Analysis Solution y CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
5 Uso de las funciones
60 Leccin 5 5
Para crear y mantener un presupuesto personal no solo se necesita estimar y realizar un seguimiento de los gastos. A menudo
es preciso ver, por ejemplo, los subtotales de determinados datos, para determinar cunto se va a gastar trimestralmente. En
ocasiones, querr saber cul es su pago promedio por gastos que varan a lo largo del ao. Los presupuestos son tambin
documentos de trabajo; cambian con el tiempo y puede que sea preciso realizar modificaciones en su estructura. La creacin de
frmulas adecuadas aumenta la flexibilidad en las hojas de clculo. Excel proporciona una amplia variedad de funciones
predefinidas tiles para introducir frmulas de forma rpida y precisa. En esta leccin, aprender a utilizar funciones bsicas de
Excel trabajando con un presupuesto anual de gastos del hogar.
Pestaa FRMULAS
La pestaa FRMULAS de Excel 2013, mostrada en la Figura 5-1, proporciona acceso
a una biblioteca de funciones y frmulas. En esta pestaa, puede utilizar los comandos
para insertar funciones y totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de
una frmula rpidamente.
Figura 5-1
La pestaa
Botn de la funcin Insertar junto a
FRMULAS en la barra de frmulas
Excel 2013
En esta leccin, aprender a usar una variedad de funciones bsicas para realizar clculos
en una hoja de clculo de presupuesto.
60
Uso de las funciones 61
Las funciones permiten realizar fcilmente trabajo matemtico en un rango de celdas, de forma
rpida y cmoda. En esa seccin se muestra cmo utilizar algunas de las funciones bsicas de
Excel: SUMA, CONTAR, CONTARA, PROMEDIO, MIN y MAX.
3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaa FRMULAS y luego en la parte superior del botn
Autosuma. La funcin SUMA aparecer con los argumentos introducidos, pero solo se incluye C6.
Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (vase la Figura 5-2). Presione Entrar. El resultado,
1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.
Figura 5-2
Uso de la funcin SUMA
La alternativa a la funcin SUMA consiste en crear una frmula de suma utilizando las
referencias de celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuacin:
=B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7
Figura 5-3
Resultado de la funcin
CONTAR
4. GUARDE el libro.
En este ejercicio, podra haber incluido el encabezado de fila, Subtotales sin servicios, en el
rango de frmulas junto con los datos de las celdas B6 a M6. La funcin CONTAR omite A6
porque no contiene un nmero y la funcin no tiene en cuenta las celdas en blanco. Ver este
efecto utilizando CONTARA en el prximo ejercicio.
Figura 5-4
Los resultados de la funcin
PROMEDIO
Resultados de la funcin
PROMEDIO
4. GUARDE el libro.
Figura 5-5
Rango errneo seleccionado
para la funcin MIN.
64 Leccin 5
4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Maysculas y haga clic en la celda M9. El rango
B9:M9 aparecer en la funcin, que ahora se ve de la siguiente forma= MIN(B9:M9). Vase la Figura
5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado, 150, que es la factura de electricidad ms baja prevista
para el ao.
Figura 5-6
Modificacin de la
funcin MIN
5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mnima prevista para el ao.
6. GUARDE el libro.
Figura 5-7
Los resultados de la funcin
MAX
Resultados de la
funcin MAX
CIERRE Excel.
Uso de las funciones 65
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Cul de los siguientes enunciados calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no
numrica de forma predeterminada, utilizando la funcin SUMA en su frmula?
a. PROMEDIO
b. AutoSuma
c. CONTAR
d. MAX
2. Quiere sumar un rango de celdas y luego dividir el total por el nmero de entradas de la celda para
determinar el promedio de todos los valores en el rango. Qu funcin usar?
a. MIN
b. PROMEDIO
c. CONTAR
d. MAX
3. Debe calcular la cantidad de celdas que no estn en blanco en la hoja de clculo. Qu funcin usar?
a. SUM
b. CONTAR
c. MIN
d. MAX
4. Cul de los siguientes enunciados describe con precisin la seleccin predeterminada para
AutoSuma?
a. Debe realizar la seleccin antes de hacer clic en AutoSuma.
b. De forma predeterminada, Autosuma suma todas las entradas ubicadas encima de la celda en
la que se encuentra la frmula, incluso si las celdas contienen una combinacin de contenido
numrico y no numrico.
c. De forma predeterminada, Autosuma calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera
celda no numrica.
d. Autosuma no tiene una seleccin predeterminada.
5. De qu categora de funciones son ejemplos las funciones CONTAR y MIN?
a. texto
b. estadstica
c. financiera
d. lgica
Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. La funcin PROMEDIO devuelve el nmero de celdas del rango seleccionado que contienen
texto o valores, pero no celdas en blanco.
Proyectos
CIERRE Excel.
6 Aplicar formatos a rangos y celdas
Cuatro mdicos y un asistente mdico (PA) generan los ingresos de Contoso, Ltd. En colaboracin con los mdicos, el PA atiende
a pacientes que necesitan una cita cuando los horarios de todos los mdicos estn completos. Muchos enfermos crnicos cuyo
estado requiere una monitorizacin frecuente tienen una cita programada con el PA. Dado que a menudo la programacin y las
horas extras de la empresa estn completas, en administracin se est sopesando la posibilidad de agregar una enfermera
practicante (NP) para equilibrar la carga de pacientes. Una NP es una enfermera con capacidad para ofrecer servicios que en
parte coinciden con los de un mdico. Por ejemplo, en la mayora de los Estados Unidos una NP puede recetar medicamentos.
En esta leccin, utilizar Excel para administrar los datos pertinentes asociados a los mdicos de Contoso y sus asistentes para
determinar si debe agregarse una NP al personal.
68
Aplicar formatos a rangos y celdas 69
Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de
clculo. En el mundo de los negocios, las hojas de clculo generalmente se imprimen y
se comparten con otros. Por lo tanto, es conveniente que las hojas de clculo sean tan
atractivas y comprensibles como sea posible.
Figura 6-2
Cuadro de dilogo Insertar
70 Leccin 6
8. Observe que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una celda a la
derecha. La hoja de clculo debe ser parecida a la de la Figura 6-3.
Figura 6-3
Hoja de clculo despus de
insertar celdas
Comando
Insertar
Rango de
celdas
insertado
480
502
446
577
302
302
11. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Insert Delete Solution.
Agregar y cambiar son actividades habituales en los libros de Microsoft Office Excel 2013.
Despus de crear y guardar un libro de Excel para realizar el seguimiento de los pacientes
tratados mensualmente, el ayudante administrativo de Contoso descubri que era preciso
efectuar correcciones y agregar datos adicionales. En el ejercicio anterior, se hicieron las
correcciones y adiciones. En esta leccin, utilizar la misma hoja de clculo ms adelante para
determinar si es necesario contratar a una enfermera practicante en el nmero promedio de
horas trabajadas por los empleados.
Cuando hace clic en la flecha del comando Insertar en el grupo Celdas de la pestaa INICIO,
el men indica que puede insertar fcilmente celdas, filas y columnas de la hoja de clculo o
incluso una nueva hoja de clculo en un libro.
Si hace clic en el botn Insertar del grupo Celdas, se insertar una celda en blanco y, de
forma predeterminada, las celdas existentes se desplazarn hacia abajo en la columna. Si,
sin embargo, hace clic en la flecha del botn Insertar y selecciona Insertar celdas, se abrir el
cuadro de dilogo Insertar que se muestra en la Figura 6-2 y podr elegir desplazar las celdas
hacia la derecha o hacia abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de clculo.
Figura 6-4
Hoja de clculo despus de
eliminar celdas
Cuando hace clic en la flecha de debajo del comando Eliminar del grupo Celdas de la pestaa
INICIO, observe que puede eliminar una celda o una fila de la hoja de clculo o una hoja de
clculo completa.
En la leccin 2 "Trabajar con Microsoft Excel 2013", aprendi que eliminar una celda no
es lo mismo que borrar el contenido de esta. Una hoja de clculo de Excel es como varias
pilas de cajas. Las cajas estn alineadas unas junto a otras y encima de otras para formar una
cuadrcula. El lado abierto de cada caja mira en direccin del usuario. Puede sacar el contenido
de la caja y, por consiguiente, vaciarlo, pero la caja seguir estando en la pila. Esto equivale
a borrar el contenido de una celda. El mismo principio se aplica cuando se presiona la tecla
Supr del teclado, simplemente est eliminando el contenido de la celda. Sin embargo, cuando
saca una caja de la pila, la caja entera sale. Esto equivale a eliminar una celda ejecutando el
comando Eliminar celdas.
Solucin de El formato manual se aplica nicamente a las celdas seleccionadas. Por lo tanto, debe seleccionar la celda o
problemas un rango de celdas antes de aplicar el formato.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Centrar, tal como se muestra en la
Figura 6-5. Ahora, las etiquetas de columna estn centradas horizontalmente.
Alineacin superior
Figura 6-5 Alinear en la parte inferior
Botones de alineacin Centrar
La alineacin vertical afecta verticalmente la ubicacin del contenido de una celda. Las
opciones en el grupo Alineacin de la pestaa INICIO son Alinear en la parte superior, Alinear
en el medio y Alinear en la parte inferior. Tambin puede seleccionar Justificar o Distribuido,
que estn disponibles en el cuadro de dilogo Formato de celdas, que se muestra en la Figura
6-6. Para obtener acceso al cuadro de dilogo, haga clic en el selector de cuadros de dilogo en
la esquina inferior derecha del grupo Alineacin de la pestaa INICIO.
Figura 6-6
Cuadro de dilogo Formato
de celdas
Aplicar formatos a rangos y celdas 73
Superior (o Alineacin superior): la lnea superior del texto aparece en la parte superior de
la celda.
Centrar (o Alinear en el medio): el texto est centrado a medio camino entre la parte
superior e inferior de la celda.
Inferior (o Alinear en la parte inferior): el texto aparece en la parte inferior de la celda.
Esta es la alineacin vertical por defecto.
Justificar: el texto se extiende de forma uniforme por toda la celda. Excel ajustar el texto,
adems de ajustar automticamente la altura de la fila, si es necesario.
Distribuido: el texto se extender uniformemente entre la parte superior de la celda y la
parte inferior, con un espacio en blanco como separacin.
Figura 6-7
Men Fuente
3. Mantenga seleccionada la celda A1 y abra el men Tamao de fuente que se indica en la Figura 6-8.
Seleccione 18. El tamao de fuente del texto cambiar a 18 puntos.
Figura 6-8
Disminuir tamao de fuente
Opciones relacionadas con la
Aumentar tamao de fuente
fuente en el grupo Fuente
Excel proporciona muchas fuentes como Arial, Calibri y Times New Roman en el men Fuente.
Para mejorar el diseo general de una hoja de clculo, por lo general se ampla el tamao de
fuente de los ttulos y las etiquetas.
El tamao de la fuente se mide en puntos. Cada vez que haga clic en Disminuir tamao de fuente
o Aumentar tamao de fuente, el tamao cambiar en funcin de una cantidad establecida que
coincida con las opciones de tamao de la lista Tamao de fuente. Los puntos se refieren a la
medicin de la altura de los caracteres de una celda. Un punto equivale a 1/72 pulgadas.
En el cuadro de dilogo Opciones de Excel (seleccione Archivo > Opciones), en la pgina
General, puede cambiar la fuente predeterminada que se usa en todos los libros nuevos.
Solucin de Si elige otra fuente o tamao de fuente predeterminado, dicha fuente se usar nicamente en los libros
problemas que cree despus de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se vern
afectados.
Cuando seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la
minibarra de herramientas que se muestra en la Figura 6-9, para aplicar las funciones de
formato que seleccione. Dicha minibarra de herramientas es una herramienta de formato que
aparece por encima o por debajo del men contextual cuando hace clic con el botn derecho en
una celda. Esta barra de herramientas nica proporciona los comandos de formato utilizados
con ms frecuencia. A diferencia de la barra de acceso rpido, que se puede personalizar, esta
minibarra de herramientas no se puede personalizar.
Figura 6-9
Minibarra de herramientas
PREPRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells2 de esta leccin.
1. Seleccione A3:O3.
2. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botn Color de relleno, tal como se muestra en la Figura
6-10. Aparecern las paletas Colores del tema y Colores estndar.
Figura 6-10
Botn Color de relleno en el
grupo Fuente
Color de relleno
3. Seleccione el cuadro de colores Azul, nfasis 1, Claro 80%, tal como se muestra en la Figura 6-11. Se
aplicar un fondo azul claro a la fila del encabezado de la columna.
Aplicar formatos a rangos y celdas 75
Figura 6-11
El cuadro de colores Azul,
nfasis 1, Claro 80% en la
herramienta Color de relleno
4. GUARDE el libro como 06 Patient Visits Format Cells Solution2 y CIERRE el archivo.
Sin color (nada) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utiliz para
aplicar el color de la fuente tambin se utiliza para el color de fondo.
Al igual que pasa cuando selecciona un color de fuente, despus de seleccionar un color y
aplicarlo al fondo de una celda, el botn Color de relleno adopta dicho color. Para aplicar el
color que se muestra en el botn Color de relleno, solo tiene que seleccionar y hacer clic en el
botn. Para aplicar otro color de relleno, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno
y aplique un color del tema o un color estndar. Tambin puede hacer clic en Ms colores para
abrir el cuadro de dilogo Colores y personalizar una mezcla de colores.
Puede aplicar a las celdas tanto un efecto de trama como un color de fondo. Para ello, primero
tiene que seleccionar el rango de celdas al que quiere aplicar un color de fondo con efectos de
trama y, a continuacin, hacer clic en el selector de cuadros de dilogo del grupo Fuente. Se
abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Haga clic en Relleno. Tal como se muestra en
la Figura 6-12, realice una seleccin en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al
color de fondo.
Figura 6-12
Agregar una trama al color
de fondo de una celda
Figura 6-13
El men Formato de nmero
5. Seleccione Moneda. Los nmeros ahora reciben el formato de dlares, con dos espacios decimales
que representan los centavos.
6. Mantenga seleccionado el rango B4:D8 y seleccione Contabilidad en el men Formato de nmero.
Este formato permite alinear a la izquierda el signo de dlar en cada celda.
7. En el grupo Nmero, haga clic dos veces en el botn Disminuir decimales para mostrar espacios no
decimales. Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales se muestran en la Figura 6-14.
Ahora los nmeros estn redondeados a dlares completos.
Figura 6-14
Botones del grupo Nmero
Disminuir decimales
Aumentar decimales
Estilo millares
Formato de Estilo porcentual
nmero de
contabilidad
La pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas muestra 12 categoras de formatos
de nmero entre las que puede elegir. La mayora tambin estn disponibles en el men Formato
de nmero. Sin embargo, cuando seleccione una categora en el cuadro de lista del cuadro de
dilogo Formato de celdas, el lado derecho de la pestaa cambiar para mostrar las opciones.
Por ejemplo, la categora Nmero tiene tres opciones que puede controlar:
Observe que el cuadro de lista Nmeros negativos tiene cuatro opciones, dos de las cuales
muestran los valores negativos en rojo. Estas opciones cambian en funcin del nmero de
posiciones decimales y si decide separar los miles. Asimismo, observe que en la seccin de
ejemplo que est cerca de la parte superior del cuadro de dilogo se obtiene una vista previa de
cmo aparecer la celda activa con el formato de nmero seleccionado. Cuando haya acabado
de seleccionar, haga clic en Aceptar para aplicar el formato de nmero a todas las celdas
seleccionadas.
78 Leccin 6
Las categoras de formato de nmero exclusivas de la pestaa Nmero del cuadro de dilogo
Formato de celdas estn descritas en la Tabla 6-2.
Persona- Permite definir formatos de nmero personalizados que no estn incluidos en ninguna de
lizado las dems categoras.
Texto Cuando se aplican a un valor, Excel trata el valor como texto (aunque parezca un
nmero). Esta caracterstica es til para artculos tales como nmeros de pieza.
Figura 6-15
Hoja de clculo con formato Indica que el contenido de
con ajuste del texto las celdas seleccionadas est
ajustado
Celdas ajustadas
4. GUARDE el libro.
Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o las celdas adecuadas y volviendo a
hacer clic en el botn Ajustar texto.
Solucin de Si elige otra fuente o tamao de fuente predeterminado, dicha fuente se usar nicamente en los libros
problemas que cree despus de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se vern
afectados.
Figura 6-16
Combinadas y
Hoja de clculo con formato centradas
con las celdas de las dos
primeras filas combinadas y
centradas
Figura 6-17
Puntero de Copiar formato
Copiar formato
Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea aplicar formatos a diversas selecciones.
Figura 6-18
Galera de estilos de celda
5. En la seccin Ttulos y encabezados, seleccione el estilo Encabezado 1 para aplicarlo a la primera celda
de la hoja de clculo.
6. Seleccione la celda A2.
7. Abra la galera Estilos de celda y en la seccin Estilos de celda de tema, seleccione nfasis1. Se
aplicar un fondo azul con texto blanco a la celda A2.
8. Seleccione A8:D8.
9. Abra la galera Estilos de celda y, en la seccin Ttulos y encabezados, seleccione Total. Aparecer un
borde fino azul sobre A8:D8 y un subrayado doble bajo el rango de celdas. Seleccione una celda en
blanco para ver los resultados. Vase la Figura 6-19.
82 Leccin 6
Figura 6-19
Hoja de clculo con estilos
de celda aplicados
10. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Contoso Cell Styles Solution y, a continuacin,
CIERRE el archivo.
Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaos, los formatos de nmero, y los bordes
y sombreado. Excel tiene varios estilos predefinidos que se pueden aplicar; tambin puede
modificar o duplicar un estilo de celda para crear un estilo de celda personalizado.
Cuando apunta a los estilos definidos en la galera de estilos de celda, puede ver el formato
que se utilizar cuando aplica cada estilo. Esta caracterstica le permite evaluar el formato sin
tener que aplicarlo realmente.
Experimente y combine estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en
un estilo de celda temtico, que se aplicar sombreando la celda. A continuacin, puede volver
a hacer clic en Estilos de celda y en Encabezado 1; se aplicar un tamao de fuente ms grande,
negrita y un borde grueso inferior.
Si no le convence un estilo aplicado, puede usar el comando Deshacer inmediatamente despus
de aplicar el estilo, quitar el estilo aplicando el estilo Normal o aplicar otro estilo a la celda o
el rango.
Figura 6-20
Hipervnculo insertado en
una hoja de clculo
Hipervnculo
Figura 6-21
Cuadro de dilogo Mayor
que y celdas que muestran el
formato condicional
6. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Solution
y cierre el archivo.
El formato condicional es una eficaz funcin de Excel que le permite especificar cmo deben
mostrarse las celdas que cumplen una determinada condicin. Por lo tanto, por formato
condicional se entiende que Excel aplica formato automticamente, basndose en criterios
establecidos.
El formato condicional ayuda a responder este tipo de preguntas resaltando las celdas o los
rangos de celdas pertinentes. Incluso puede establecer varias reglas de formato condicional
para un rango de datos.
PREPRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting2 para esta leccin.
1. Seleccione D4:O8.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el men Formato condicional y seleccione
Borrar reglas > Borrar reglas desde las celdas seleccionadas.
3. Vuelva a abrir el men Formato condicional y seleccione Administrar reglas. Aparecer el cuadro de
dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
4. Haga clic en el botn Nueva regla. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar
formato nicamente a los valores de rango inferior o superior. El cuadro de dilogo cambiar tal
como se muestra en la Figura 6-22.
Figura 6-22
Cuadro de dilogo Nueva
regla de formato
5. En la seccin Editar la descripcin de regla, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.
6. Haga clic en el botn Formato. Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.
7. Haga clic en la pestaa Rellenar si an no est seleccionada y, a continuacin, seleccione el cuadro de
color rojo claro (rosa). Haga clic dos veces en Aceptar.
8. En el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en el botn
Nueva regla.
9. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato nicamente a los valores
de rango inferior o superior.
10. En la seccin Editar la descripcin de regla, en la primera lista desplegable de la izquierda, seleccione
Inferior y, a continuacin, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.
Aplicar formatos a rangos y celdas 85
Figura 6-23
Hoja de clculo con el 10%
superior y el 10% inferior de
las reglas aplicadas
14. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Revised
Solution y, a continuacin, CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
Asimismo, puede visualizar el administrador de reglas para ver cules son las reglas en vigor
para la hoja de clculo y aplicar dichas reglas en el momento adecuado. En el cuadro de dilogo
Administrador de reglas de formato condicionales, puede agregar nuevas reglas, editar reglas
ya existentes o eliminar una o todas las reglas. Las reglas se aplicarn en el orden en el que
aparecen en el administrador de reglas. Puede aplicar todas las reglas, o puede aplicar reglas
especficas para analizar los datos. Aplicar formato es visible cuando est abierto el cuadro de
dilogo Administrador de reglas de formato condicionales. Por lo tanto, puede experimentar
con los formatos que desea aplicar y el orden en el que se aplican.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
4. No le gusta el estilo de celda que acaba de aplicar. Cul de las siguientes es la forma menos efectiva
de eliminar o reemplazar el estilo?
a. Aplicar otro estilo a la celda.
b. Usar el comando Deshacer.
c. Eliminar el contenido de la celda.
d. Aplicar el estilo Normal a la celda.
5. Cul de las siguientes opciones no es til para cambiar el tamao de fuente?
a. Lista desplegable de tamao de fuente
b. Botn Aumentar tamao de fuente
c. Botn Disminuir tamao de fuente
d. Orientacin, botn
Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V F 1. Cuando elimina celdas de una hoja de clculo, quita una o varias celdas y obliga a las dems
celdas a moverse hacia abajo o hacia la derecha.
V F 2. Cuando apunta a los estilos definidos en la galera de estilos de celda, puede ver el formato
que se utilizar cuando aplica cada estilo.
V F 3. Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaos, los formatos de nmero, y los
bordes y sombreado.
V F 4. No puede dividir una nica celda de hoja de clculo que no se haya combinado.
V F 5. Despus de seleccionar un color y aplicarlo al fondo de una celda, el botn Color de relleno
adopta ese color.
Proyectos
3. Seleccione B7:E7.
4. Ejecute Autosuma en cada una de las celdas.
5. Haga clic en A1.
6. En el men Estilos de celda, aplique el estilo Ttulo.
7. Seleccione A2:E2.
8. En el men Estilos de celda, aplique el estilo nfasis6.
9. Seleccione A3:A7.
10. Aplique el estilo de celda 40% - nfasis6.
11. Seleccione B3:E7.
12. Aplique el estilo de celda 20% - nfasis6.
13. Seleccione A7:E7.
14. Aplique negrita a todas las celdas del rango.
15. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Regional Sales Formatted Solution y CIERRE el
archivo.
CIERRE Excel.
7 Aplicar formato a las
hojas de clculo
Consolidated Messenger es un servicio de entrega urgente en el mismo da que atiende a ms de 500 abogados de Nueva York.
Las entregas de la compaa se realizan a pie, en bicicleta o por medio de vehculo para entregar documentos a los tribunales,
realizar tramitaciones, entregas de documentos y pequeos paquetes, o recuperar registros. Los trabajadores de Consolidated
Messenger utilizan hojas de clculo de Excel para realizar el seguimiento de las entregas diarias. El departamento de contabilidad
combina las hojas de clculo de todos los encargados para procesar las facturas y las nminas, y para presentar informes a la
gerencia. Los informes de gerencia deben tener un aspecto profesional y ser muy fciles de leer ya sea en pantalla o impresos.
En esta leccin, aprender a trabajar con las filas y columnas de una hoja de clculo, aplicar temas, modificar la apariencia en
pantalla y la apariencia impresa de una hoja de clculo, insertar encabezados y pies de pgina, y preparar un documento para
imprimirlo.
Figura 7-2
Men Insertar
90 Leccin 7
4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga presionada la tecla
Ctrl y, a continuacin, haga clic en los encabezados de las filas 34 y 43. Haga clic con el botn derecho
en cualquiera de las filas seleccionadas y seleccione Insertar en el men contextual. Las filas en blanco
aparecern sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de cada mensajero queden separados
por una fila en blanco.
5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta columna
contiene la zona de entrega.
6. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Eliminar y seleccione Eliminar
columnas de hoja. Desaparecer la columna de Zona.
7. Haga clic con el botn derecho en el encabezado de la fila 3 y seleccione Insertar en el men
contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
8. Seleccione A3:I3. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Combinar y
centrar. El texto "Zona 1" se centrar en las columnas de datos.
9. GUARDE el libro como 07 Messenger Row-Column Solution.
Figura 7-3
Haga doble clic en la Seleccin de la
lnea del lmite entre las lnea de lmite
columnas G y H
Aplicar formato a las hojas de clculo 91
2. Haga clic en cualquier celda de la columna H. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la
flecha del botn Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro de dilogo Ancho de columna,
en el cuadro de texto de ancho de la columna, escriba 16 y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Aparecer todo el contenido de la columna H.
3. Mantenga presionado el lmite de debajo del encabezado de la fila 3. Arrastre la lnea hacia arriba
para disminuir la altura de la fila 3 a 18, tal como se muestra en la Figura 7-4. Observe que cuando
arrastra la lnea de lmite aparece informacin en pantalla que muestra la altura de la fila en puntos (el
primer nmero) y pxeles.
Figura 7-4
Disminucin de la altura de Informacin en
una fila arrastrando la lnea pantalla que
de lmite muestra la altura
de una fila
4. Seleccione la fila 2. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato
y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, vuelva a hacer clic en botn
desplegable Formato y seleccione Alto de fila. El cuadro de dilogo Alto de fila indica que la fila tiene
18,75 puntos de altura. Haga clic en Aceptar.
5. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
La altura de la fila, o la medicin de arriba abajo de una fila, se mide en puntos; un punto
equivale a 1/72 pulgadas. La altura predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede
especificar una altura de fila que abarque entre 0 y 409 puntos. Ancho de columna es la medida
de izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0
a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres (basndose en la
fuente y el tamao de fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila o la altura
de una columna en 0, la fila o la columna correspondiente se ocultar.
Como aprendi en la leccin 2, cuando el texto que introduce supera el ancho de columna,
dicho texto desborda a la siguiente columna, o bien se trunca cuando la siguiente celda contiene
datos. Del mismo modo, si el valor introducido en una columna supera el ancho de columna,
aparece el smbolo ###, que indica que el nmero es mayor que el ancho de columna.
Tome nota Para autoajustar rpidamente las entradas de todas las filas de una hoja de clculo, haga clic
en el icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo (en la
interseccin de los encabezados de columna y fila) y, a continuacin, haga doble clic en uno
de los lmites de fila.
Segn cmo estn alineados los datos en las columnas, es posible que parezca que los datos de
la hoja de clculo estn apelotonados o demasiado separados cuando usa la opcin Autoajustar
ancho de columna porque esta opcin ajusta el ancho de columna a la anchura exacta de la
entrada ms grande de la columna. Por lo tanto, despus de usar esta opcin, tal vez quiera
utilizar el mouse para arrastrar el lmite derecho de columna de todas las columnas que
parezcan estar demasiado llenas o tienen demasiado espacio en blanco. Espacio en blanco es el
rea vaca de un documento, en la que no aparece contenido.
Tome nota Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna en otras columnas. Para
ello, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego en
el encabezado de la columna o las columnas en las que desea aplicar el ancho de columna.
92 Leccin 7
En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de clculo
o un libro. Para ello, haga clic en Formato y, a continuacin, seleccione Ancho predeterminado.
En el cuadro de dilogo Ancho estndar, escriba una medida de columna predeterminada
nueva. Tenga en cuenta que cuando se cambia la altura o el ancho predeterminado de una
columna o una fila, las columnas y las filas que contienen datos o a las que se haya aplicado
formato previamente conservan el formato.
Figura 7-5
Las columnas de fecha y La lnea verde indica
contenido oculto. Ya no
hora ya no se ven en la hoja aparecen las columnas
de clculo. D y E.
3. Haga clic en cualquier celda. La lnea verde desaparecer y el lmite entre las columnas C y F ser una
lnea vertical doble (vea la Figura 7-6), que indica la existencia de columnas ocultas.
Figura 7-6
La lnea de lmite vertical Lnea de lmite
vertical doble
doble indica columnas
ocultas.
4. Seleccione la fila 3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato,
apunte Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas. Ahora, la fila 3 est oculta.
5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botn derecho en la seleccin y seleccione Mostrar. La fila 3
es ahora visible.
Solucin de Cuando seleccione las filas 2 y 4 para mostrar la fila oculta, debe seleccionarlas de forma que incluya las filas
problemas ocultas. Presione la tecla Maysculas al seleccionar la fila 4 o seleccione la fila 2 y arrstrela para incluir la fila
4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y haga clic en la fila 4. Ahora la fila oculta no se har visible. Asimismo,
si selecciona solo los datos de las filas no liberar la fila oculta.
Una hoja de clculo puede contener filas o columnas con datos de gran importancia o extraos
que no utiliza o no quiere que puedan verse mientras est trabajando en otras reas de la hoja
de clculo. Si ejecuta el comando Ocultar, los ocultar de la vista, pero seguirn existiendo en
la hoja de clculo.
Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila que est encima y la fila que est debajo
de la fila o las filas ocultas y ejecute el comando Mostrar filas. Para mostrar las columnas
ocultas, seleccione las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para
mostrar las filas ocultas.
Puede utilizar la funcin Ir a, introducida en la leccin 1, para encontrar una fila o una columna
oculta y luego hacerla visible.
Figura 7-7
Cuadro de dilogo
Pegado especial
Opcin Transponer
6. Haga clic en Aceptar. Los datos aparecern con los datos de las filas en columnas y los datos de las
columnas en filas, tal como se muestra en la Figura 7-8.
94 Leccin 7
Figura 7-8
Datos transpuestos
Datos originales
Datos transpuestos
Figura 7-9
Galera de temas
Tema Faceta
6. Haga clic en la Hoja2. Observe que la fuente tambin cambi en esa hoja.
7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de clculo principal. En la pestaa INICIO, en el grupo
Estilos, haga clic en la flecha del botn Estilos de celda para visualizar la galera Estilos. Observe que
las combinaciones de color para los diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que se aplic un nuevo
tema de documento, y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del
tema.
8. GUARDE el libro como 07 Messenger Theme Solution y, a continuacin, CIERRE el archivo.
El tema de documento predeterminado de Excel 2013 se llama Office. Los temas de documento
son coherentes en todos los programas de Microsoft Office 2013.
Si aplica un tema nuevo, cambiarn las fuentes y colores, adems del color de las formas,
SmartArt, tablas, grficos y otros objetos.
Recuerde que los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o rangos especficos
de una hoja de clculo; los temas del documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos
(colores, fuentes, lneas y efectos de relleno) a un documento completo.
Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con reconocimiento de tema; por lo que
aplicar un tema nuevo determina qu fuentes y colores utilizan los estilos. Por eso not un
cambio en la galera Estilos despus de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo, los
estilos son independientes de los temas en el sentido de que se pueden cambiar los estilos sin
importar el tema aplicado a un documento.
Tome nota Cuando aplica un estilo de celda de encabezado a texto y, a continuacin, aumenta el tamao
de la fuente de esa celda, el tamao de la fuente no cambiar despus de aplicar un nuevo tema
del documento. Si no cambia el tamao de fuente del texto de encabezado, aplica un estilo
de celda de encabezado y, a continuacin, aplica un tema nuevo, el texto de encabezado se
mostrar con el tamao de fuente predeterminado del nuevo tema.
Paso a paso Ver e imprimir las lneas de cuadrcula de una hoja de clculo
Figura 7-10
Casillas de las lneas de
Casillas Ver e Imprimir para
cuadrcula las lneas de cuadrcula
5. Haga clic en el Selector de cuadro de dilogo en el grupo Opciones de la hoja para abrir el cuadro de
dilogo Configuracin de pgina.
6. En la pestaa Hoja, observe que est activada la casilla Lneas de cuadrcula. Haga clic en el botn
Vista previa de impresin. Las lneas de cuadrcula aparecern en la vista previa, tal como se muestra
en la Figura 7-11.
Figura 7-11
Vista previa de impresin
que muestra lneas de
cuadrcula
Las lneas de
cuadrcula aparecen
en la vista previa.
7. En la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir, haga clic en el botn Atrs para volver a la
hoja de clculo.
8. GUARDE el libro como 07 Messenger Appearance Solution y, a continuacin, CIERRE el archivo.
Puede rellenar los encabezados y pies de pgina seleccionando uno o varios elementos
predefinidos en Excel, lo que insertar cdigos en el encabezado o el pie de pgina. Cuando
se imprime el libro, Excel sustituye estos cdigos por la fecha actual, la hora actual, y as
sucesivamente. Puede ver la apariencia que tendrn los encabezados y los pies de pgina
mediante la vista previa de impresin en la vista Backstage.
Muchos de los encabezados y pies de pgina predefinidos de Excel combinan uno o varios
elementos. En el ejercicio anterior, insert una entrada combinada haciendo clic en ella. A
continuacin, puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de pgina en la vista
Diseo de pgina. Dentro de esta vista, una vez que tenga el encabezado o el pie de pgina
seleccionado, podr modificar la apariencia del texto que contiene mediante el grupo Fuente
de la pestaa INICIO. De esta forma, podr cambiar el tipo o el tamao de la fuente, agregar
efectos especiales o agregar otras opciones al texto.
Figura 7-13
Hoja de clculo con una
marca de agua
Aparece la
marca de agua
"CONFIDENCIAL"
6. GUARDE el libro.
La marca de agua de este ejercicio se cre usando un programa grfico sencillo y se guard
como un archivo GIF transparente, por lo que solo el texto y no el fondo de la imagen se
muestran como una marca de agua.
Puede cambiar el tamao o escala de la imagen mediante el botn Formato de imagen de la
pestaa Diseo del grupo Elementos del encabezado y pie de pgina. Si hace clic en el
botn, se abrir el cuadro de dilogo Formato de imagen, donde puede seleccionar las opciones
que quiera en la pestaa Tamao.
Para quitar la marca de agua, vaya al cuadro de texto de encabezado y elimine el cdigo
&[Imagen].
3. Escriba A1:I54 en el cuadro de texto rea de impresin. Este es el rango de todos los datos de la Hoja1
que se imprimirn.
4. En el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior, escriba 1:4, tal como se muestra en la Figura
7-14. De este modo, se repetirn las cuatro primeras filas de la hoja de clculo, lo que incluye los
encabezados de columnas, en cada pgina.
Figura 7-14
Cuadro de dilogo Configu- Cuadro de texto del
rea de impresin
rar pgina, pestaa Hoja Filas que se repetirn
en la parte superior
(tambin llamadas
ttulos impresos)
5. Haga clic en Vista previa de impresin. Aparecer la ventana Vista previa de impresin. Haga clic en
la flecha dirigida a la derecha de la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda pgina. Las
cuatro primeras filas de la hoja de clculo aparecern en la segunda pgina (vea la Figura 7-15). Haga
clic en la flecha dirigida a la izquierda para volver a la vista previa de la pgina 1.
Figura 7-15
La vista preliminar muestra
que las primera cuatro filas Las primeras
cuatro filas de la
de la hoja de clculo apare- hoja de clculo se
cen en la segunda pgina. repiten
Flechas de navegacin
Paso a paso Escalar una hoja de clculo para que quepa en una pgina impresa
Figura 7-16
Visualizacin de la hoja
de clculo despus de
escalarla para que se ajuste
a una sola pgina
El contenido se
comprime para caber
en una sola pgina
CIERRE Excel.
Por lo general, una hoja de clculo se escala para reducirla, de manera que se pueda imprimir
en una sola pgina. Tambin puede ampliar la hoja para que los datos parezcan ms grandes y
llenen ms de una pgina impresa. Cuando los cuadros de anchura y altura estn configurados
en Automtico, puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir
el escalado de la salida impresa. Cada vez que hace clic en la flecha, el escalado cambia en un
5%.
Tome nota La configuracin de anchura y altura debe establecerse en Automtico si quiere especificar una
escala como el 75%.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1.
El ___ es la lnea entre las filas o columnas.
2. Un __________ es una lnea de texto que aparece en la parte superior de cada pgina de una hoja
de clculo impresa.
3. __________ es la medida de arriba abajo de una fila, medida en puntos.
4. La letra de identificacin de la parte superior de una columna se llama el __________.
5. Por __________ se entiende reducir o aumentar el resultado impreso a un porcentaje del tamao
real.
6. Por __________ se entiende un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden
aplicar a un libro completo o a elementos especficos de un libro, como grficos o tablas.
Proyecto
10. Haga clic en Hoja1, seleccione A2:E15 y presione Ctrl + C para copiar el contenido en el portapapeles.
11. Haga clic en Hoja2 y luego en la celda A1.
12. En la pestaa INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botn Pegar y seleccione
Pegado especial. Se abrir el cuadro de dilogo Pegado especial.
13. Active la casilla Transponer y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
14. En la Hoja2, seleccione todo el contenido.
15. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato y seleccione
Autoajustar ancho de columna.
16. Haga clic en la Hoja1.
17. GUARDE el libro como 07 Fine Art Solution y CIERRE el archivo.
Cierre Excel.
Administracin de
hojas de clculo 8
Matriz de conocimientos de la leccin
Conocimientos Objetivo del examen Nmero de objetivo
Organizar hojas de clculo Copiar y mover hojas de clculo. 1.1.6
Cambiar el orden de la hoja de clculo. 1.2.3
Cambiar el color de las pestaas de las hojas 1.3.1
de clculo.
Ocultar las hojas de clculo. 1.4.1
Agregar hojas de clculo a libros existentes. 1.1.5
Usar el zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en Demostrar cmo usar el zoom. 1.4.9
pantalla
Inmovilizar paneles. 1.4.11
Buscar y reemplazar datos Buscar datos en un libro. 1.2.1
Buscar y reemplazar datos. 2.1.2
Mostrar cmo se usa Ir a. 1.2.4
Trabaja para un servicio de administracin de oficinas que cuenta con un club de atletismo local entre sus clientes. El club
dispone de un balneario, que registra sus reservas por separado del resto del club. La forma en que el balneario organiza sus
registros; es decir, los clientes de cada da se registran en una hoja de clculo de Excel individual y las transacciones de cada
semana se registran en un archivo de libro. Cada nueva semana comienza con una especie de "plantilla", que contiene un
formulario para los clientes del lunes. Su trabajo consiste en registrar las transacciones de cada cliente en su propia lnea de la
hoja de clculo, para que los totales de esa hoja reflejen los totales finales del da. Para cada nuevo da de la semana, debe
agregar nuevas hojas en el libro utilizando la hoja del lunes como formulario. Por lo tanto, debe saber cmo agregar, mover y
cambiar los componentes de un libro de Excel, as como cambiar la vista de los datos en las hojas de clculo de ese libro, para
que sean ms fciles de administrar.
103
104 Leccin 8
una categora. Si se factura a los clientes en diferentes ciclos, tal vez necesite un libro
donde se muestre cundo facturar a cada cliente.
Una buena manera de dividir el libro en hojas consiste en desglosar las transacciones por
subcategoras de das, como los registros de un balneario. Otra opcin consiste en que
cada hoja represente un determinado departamento de ventas. Con esto se asume que el
libro se utiliza como libro mayor y que Excel tambin se puede utilizar para muchos otros
fines adems de para realizar un seguimiento de las cuentas empresariales.
En esta leccin, se familiarizar con la forma en que un libro contiene hojas de clculo
y cmo se pueden manipular dichas hojas dentro de un libro, como si reorganizase el
contenido de una carpeta de su escritorio. Sin embargo, a diferencia del viejo cajn de
escritorio, dispone de algunas herramientas que le recordarn que est usando un equipo,
como por ejemplo el comando Buscar que le ayudar a buscar contenidos determinados.
Los comandos de esta leccin se encuentran en el grupo Celdas y el grupo Editar, ambos
en la pestaa INICIO (vea la Figura 8-1).
Figura 8-1
Comandos para organizar
hojas de clculo
Men
desplegable de
administracin
de las hojas de
clculo
Men contextual de Ocultar y
administracin de mostrar hojas
las hojas de clculo de clculo
Mover y
copiar hojas
Eliminar hojas de clculo
clculo de un libro
Insertar hojas de
clculo
Es como si fuera un tipo de libro mayor que se publica para s mismo, de hoja en hoja. Tal vez
tenga que eliminar de la hoja que acaba de producir algunos o todos los datos copiados, segn
la cantidad de datos que ya haya introducido y hasta qu punto se aplican a la nueva hoja de
clculo. Copiar una hoja de clculo tambin implica que se duplique todo, tanto el formato,
como los datos y las frmulas.
Cuando necesite una hoja de clculo nueva con los estilos, formato y frmulas que funcionan
bien en otra hoja de clculo ya existente, es fcil copiar simplemente esa hoja y ponerla en
la ubicacin del libro donde debe ir. Cuando sea preciso, copie la hoja ya existente antes de
agregar datos en ella, aunque esto no sea siempre posible. La hoja de clculo que copi contiene
un duplicado de los datos que contiene la hoja ya existente, aunque puede eliminar fcilmente
los datos sin quitar el formato que quera copiar primero.
En el ejercicio anterior, utiliz dos mtodos para copiar una hoja de clculo y obtuvo un libro
de tres hojas. Excel asigna un nombre a cada hoja copiada, aunque probablemente solo se trate
de uno temporal, con el nombre de la hoja copiada seguido de un nmero entre parntesis
como, por ejemplo, Lunes (3). Si opta por seleccionar el comando Mover o copiar hoja del
men Formato, la tarea ser ms explcita, ya que se mostrar un cuadro de dilogo con todas
las opciones.
Regina 210 x
ngela 44 x x x 1.5
Ariel 191 x x x x 1
Micaela 221 x x x 1
Julie 118 x x
Yolanda 21 x x x x 1
Gwen 306 x x x 1
Elizabeth H. 6 x x x x 1
Administracin de hojas de clculo 107
Figura 8-3
Hoja de clculo Mircoles
completa
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Barbara C. 15 x x x x 1
Regina 210 x x 1
Ellen 301 x x
Genevieve 213 x x x x 1
9. GUARDE el libro.
Tome nota La hoja de clculo que ve cuando abre por primera un libro es la hoja que estaba activa cuando
guard por ltima vez el libro, independientemente de dnde se encuentra dicha hoja en el
orden de pestaas.
Figura 8-4
Pestaas de la hoja de
clculo con color
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Administracin de hojas de clculo 109
Tome nota Si copia una hoja de clculo cuya pestaa ya tiene color, dicho color se copiar en la nueva hoja
de clculo junto con el contenido y el formato.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Tome nota Cuando un libro contiene hojas de clculo ocultas, el comando Mostrar hoja est habilitado
en el men Formato, mientras que el comando Mostrar est habilitado en el men contextual
cuando se hace clic con el botn derecho en cualquier pestaa.
Para ocultar varias hojas de clculo al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl,
haga clic en la pestaa de todas las hojas que desee ocultar, haga clic con el botn derecho
en cualquiera de esas pestaas y, por ltimo, haga clic en Ocultar en el men contextual.
Asimismo, puede mostrar nicamente una hoja de clculo a la vez. Haga clic con el botn
derecho en cualquier pestaa visible y haga clic en Mostrar para que aparezca el cuadro de
dilogo Mostrar con la lista Mostrar hoja donde podr elegir una hoja de clculo para que sea
visible.
Figura 8-5
Men Insertar
3. Haga clic en Insertar hoja. Se crear una hoja de clculo en blanco nueva y su pestaa se insertar
delante de la pestaa de la hoja activa (Mircoles). Excel le asignar un nombre temporal que empieza
por Hoja y va seguido de un nmero.
4. Mueva la hoja de clculo nueva hasta el final de la secuencia de pestaas.
5. Cambie el nombre de la hoja de clculo nueva a Encuesta.
6. Vuelva a hacer clic en la pestaa de la hoja de clculo Mircoles.
7. Haga clic en el botn + de la derecha de las pestaas de la hoja de clculo. Se crear otra hoja de
clculo nueva con un nombre temporal y esta vez la pestaa se insertar despus de Mircoles.
8. Cambie el nombre de los totales de esta hoja de clculo nueva.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Solucin de Aunque Excel dispone de una manera segura de deshacer muchas de las cosas que se realizan por error
problemas en los libros (por ejemplo, presionando Ctrl + Z para revisar los errores cometidos), no puede deshacer
la eliminacin de una hoja de clculo de un libro. Para evitar la prdida de horas de trabajo, guarde con
frecuencia el libro. De esa manera, si elimina por accidente una hoja de clculo, al menos podr recuperar
una versin ligeramente ms antigua del archivo guardado.
Administracin de hojas de clculo 111
Figura 8-6
Hojas de clculo con
mosaico vertical
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Supongamos que agrup varias hojas de clculo, tal como aprendi previamente. Cuando
intenta copiar o cortar datos de una hoja de clculo de un grupo, Excel asume que est
intentando extraer dichos datos de todo el grupo. As que cuando intenta pegar dichos datos
en una hoja de clculo individual y desagrupada (tal vez en otro libro), no puede. Esto se debe
a que Excel espera que el rea en la que pega datos tenga el mismo tamao que los datos
cortados o copiados, que en este caso provienen de varias hojas. Sin embargo, si intenta pegar
en un grupo de hojas de clculo que es igual que el punto de donde proviene el rea cortada o
copiada, s podr realizar esta operacin.
Tome nota Cuando hay poco espacio para que aparezcan todas las pestaas de hojas de clculo en la
barra de pestaas, como es el caso de la Figura 8-6, las flechas de desplazamiento izquierda y
derecha aparecern una junto a la otra en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice
dichas flechas para deslizar las pestaas a la izquierda o la derecha hasta que encuentre la que
busca.
Figura 8-7
Zoom mximo en
una hoja de clculo
5. Haga clic en la pestaa VER y, en el grupo Zoom, haga clic en 100%. La hoja de clculo retomar la
ampliacin estndar. Desplcese hasta la parte superior de la hoja de clculo para que la fila 1 est
visible otra vez. De ser necesario, desplcese hacia la izquierda para poder ver la columna A otra vez.
6. En la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Inmovilizar
paneles en el men que aparece. Las celdas ubicadas encima y a la izquierda de la celda seleccionada
(B8) ahora estn inmovilizadas para el desplazamiento.
7. Desplcese hacia abajo para que la fila 33 se acerque a las etiquetas de la fila 7. Observe que las filas 1
a 7 permanecen en su lugar (vea la Figura 8-8).
Figura 8-8
Hoja de clculo con paneles
inmovilizados
8. Presione Ctrl + Inicio para desplazar la hoja de clculo hasta la parte superior. En la el grupo Ventana,
haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Liberar paneles. Las lneas delgadas que identifican los
bordes inmovilizados de la hoja de clculo desaparecen.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
114 Leccin 8
Si ests acostumbrado a usar la rueda del mouse para desplazarse hacia arriba y hacia abajo,
puede utilizar la misma rueda mientras mantiene presionada la tecla Ctrl para acercarse (arriba)
o alejarse (abajo) a una hoja de clculo.
Tome nota El comando Buscar no busca contenido de una hoja de clculo oculta.
Figura 8-9
Cuadro de dilogo
Buscar y reemplazar
Administracin de hojas de clculo 115
7. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuacin, escriba Beth. Haga
clic en Buscar siguiente. Excel resaltar la celda B15, cuyo contenido incluye "beth" en el medio de la
celda y en mayscula no coincidente.
8. Seleccione la celda B9.
9. En el cuadro de dilogo, haga clic en Coincidir maysculas y minsculas y luego en Buscar siguiente.
Esta vez, Excel informa que el texto no se puede encontrar, ya que busca un nombre que comienza
con una "B" mayscula. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.
10. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuacin, escriba 420. Haga
clic en Buscar todos. El cuadro de dilogo mostrar un informe detallado en el que se enumeran todas
las celdas del libro que contienen el valor 420. En este caso, apunta a todos los lugares donde los
clientes pagaron "el trabajo" por todos los servicios junto.
11. Haga clic en el primer elemento de la lista cuya entrada Hoja est marcada como Martes. Excel
mostrar la hoja de clculo Martes y seleccionar la celda M9, que contiene una entrada por USD
$420.00.
12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
13. Cierre las otras dos ventanas de libros que se encuentran abiertas.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Solucin de Cuando elige la opcin Coincidir con el contenido de toda la celda del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar,
problemas Excel omite las celdas cuyo contenido no coincide con el texto del cuadro Buscar: en su totalidad. Por
ejemplo, en este caso una bsqueda de "Elizabeth" omitira la celda que contiene "Elizabeth H", si la opcin
Coincidir con todo el contenido de la celda est seleccionada.
Figura 8-10
Cuadro de dilogo Buscar y
reemplazar con la pestaa
Reemplazar elegida
116 Leccin 8
7. Haga clic en Reemplazar todos. Excel buscar todas las instancias de Micaela y agregar una "h"
en medio (correccin del error ortogrfico del cliente) y, a continuacin, le notificar cuando haya
finalizado el trabajo. Excel realizar un reemplazo.
8. Haga clic en Aceptar y luego en Cerrar.
Solucin de Use Reemplazar todos solo cuando est seguro de que necesita reemplazar todas las instancias de un texto
problemas o un elemento de los datos. Habr ocasiones en las que necesitar reemplazar solamente algunas instancias,
pero no todas, y es imposible explicarle a Excel cmo elegir las que cambian y las que no.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Cul de los siguientes procedimientos no es una forma de eliminar una hoja de clculo de un libro?
a. Hacer clic con el botn derecho en una pestaa de hoja de clculo y hacer clic en Eliminar.
b. Presionar Ctrl + A para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo y presionar
Suprimir.
c. Hacer clic en la flecha desplegable que est junto a Eliminar en la pestaa del men Inicio
y hacer clic en Eliminar hoja.
d. Seleccionar un grupo de hojas de clculo, hacer clic con el botn derecho en el grupo y
haga clic en Suprimir.
2. Cul de las siguientes afirmaciones sobre las hojas de clculo ocultas y visibles es correcta?
a. Las hojas de clculo visibles no pueden contener frmulas que hagan referencia a hojas de
clculo ocultas.
b. Cuando se hace clic en Buscar todas, el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar mostrar
todo el contenido coincidente tanto de las hojas de clculo ocultas como de las visibles.
c. No se puede eliminar accidentalmente una hoja de clculo oculta.
d. Excel crea una ventana minimizada para cada hoja de clculo oculta.
3. Por qu motivos puede necesitar copiar una hoja de clculo dentro de un libro?
a. Es la forma ms fcil para crear una copia de seguridad antes de realizar cambios.
b. Le permite repetir los formatos y las frmulas de trabajo en una hoja nueva.
c. Permite que Excel sepa dnde se encuentran sus rangos de datos.
d. Debe tener una hoja de clculo oculta por si se produce un error.
4. Para representar dos veces la cantidad normal de hojas de clculo para cualquier rea determinada de
la pantalla, a qu cambiara el Zoom?
a. 200%
b. 120%
c. 75%
d. 50%
5. Cmo se cambia el color de la pestaa de una hoja de clculo?
a. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Temas, seleccione Colores.
b. Hacer clic con el botn derecho en la pestaa y seleccionar la pestaa Color.
c. Utilizar la herramienta Color de relleno de la pestaa INICIO.
d. No se puede cambiar el color de la pestaa de una hoja de clculo.
6. Cul de los siguientes pasos es necesario para ocultar la ventana de una hoja de clculo?
a. En la pestaa VER, ver, en el grupo Ventana, hacer clic en Ocultar.
b. Seleccionar el rea visible de la hoja de clculo.
c. Hacer clic con el botn derecho de la hoja de clculo y luego en Ocultar.
d. Introducir el nombre de la hoja de clculo en el cuadro de dilogo Ocultar.
Administracin de hojas de clculo 117
7. Cul de los siguientes pasos no es un mtodo para insertar una hoja de clculo en un libro?
a. Hacer clic con el botn derecho en la pestaa ubicada a la derecha del punto donde se
desee insertar una hoja de clculo y, a continuacin, hacer clic en Insertar.
b. En la pestaa INICIO, hacer clic en Insertar y luego en Insertar hoja.
c. En la pestaa INSERTAR, hacer clic en Hoja de clculo.
d. En el cuadro de dilogo Insertar, hacer clic en Cuadro de dilogo y luego en Aceptar.
8. Para poder inmovilizar la primera columna de una hoja de clculo en un panel inmovilizado:
a. Todo el contenido de la columna debe estar visible.
b. La primera fila de la columna no debe estar en blanco.
c. Las hojas de clculo duplicadas tambin deben poder tener sus primeras columnas
inmovilizadas.
d. Puede hacer clic en Inmovilizar primera columna en el men Inmovilizar paneles.
9. Acaba de crear una copia de una hoja de clculo denominada Agosto. Qu nombre le da Excel?
a. Septiembre
b. Agosto (2)
c. Hoja2
d. Julio
10. Cuando hace clic en el botn + (Hoja nueva) en la barra de pestaas, dnde se inserta siempre la hoja
de clculo?
a. Al principio de la secuencia de pestaas
b. Antes de la hoja de clculo activa
c. Despus de la hoja de clculo activa
d. Al final de la secuencia de pestaas
Proyectos
12. Para los meses del segundo trimestre, introduzca los valores siguientes:
13. Si es preciso, ajuste el ancho de cada columna para que se puedan leer las entradas.
Ordenar datos
Filtrar datos
Delinear y obtener subtotales de datos Crear esquemas. 2.3.5
Contraer grupos de datos en esquemas. 2.3.6
Insertar subtotales. 2.3.7
Configurar datos en un formato de tabla Aplicar estilos a tablas. 3.2.1
Banda de filas y columnas. 3.2.2
Eliminar estilos de las tablas. 3.2.4
Definir ttulos. 3.1.3
Insertar filas de totales. 3.2.3
Agregar y eliminar celdas dentro de las 3.1.2
tablas.
Filtrar registros. 3.3.1
Ordenar datos en varias columnas. 3.3.2
Cambiar el criterio de ordenacin. 3.3.3
Eliminar duplicados. 3.3.4
Mover entre tablas y rangos. 3.1.1
Guardar el trabajo con macros Asignar teclas de mtodo abreviado. 1.4.12
Grabar macros bsicas. 1.4.7
Administrar la seguridad de las macros. 1.4.5
120
Trabajar con datos y macros 121
Ha sido contratado para llevar los libros de una clnica veterinaria local. En lo que se refiere a la contabilidad, la clientela se sale
de lo normal. Aunque los colegas de trabajo deben realizar un seguimiento de las caractersticas de los pacientes, no se trata en
realidad de clientes que pagan. Es posible que los responsables de pagar en su nombre tengan a su cargo ms de un paciente a
la vez.
Aunque tcnicamente Excel no es un programa de administracin de bases de datos, en las oficinas se utiliza ms que cualquier
otro programa para dicho fin. Los usuarios aprecian la comodidad de poder tener los registros individuales en filas nicas, por
lo que todo lo que se registre sobre un determinado paciente felino o canino, por ejemplo, se registra en una sola fila. De esta
manera, Excel puede ordenar una base de datos completa segn el nombre de los pacientes o mostrar nicamente determinados
registros que cumplen los criterios que el usuario especifique (por ejemplo, solo gatos o solo spaniels) sin que ello afecte la
integridad de la propia base de datos ni cambie el libro.
Pestaa Datos
En la mayora de los ejercicios de esta leccin se utiliza la pestaa DATOS. Aunque en
un principio los programas de hoja de clculo como Excel tenan como objeto servir de
motores de clculo, a menudo es cmodo tener los registros y el clculo en un mismo
programa. Aunque piense que introducir datos sea una tarea tan repetitiva y aburrida
como un maratn de reuniones del consejo municipal sobre la televisin de acceso pblico,
Excel ayuda a importar datos desde orgenes que no sean el mismo usuario, adems de
ser til para ordenar y administrar correctamente los datos, una vez que estos estn en el
libro.
Figura 9-1 En la Figura 9-1 se muestra la pestaa DATOS en una ventana maximizada de Excel, con
Pestaa DATOS muchas de las caractersticas que se utilizan en esta leccin sealadas.
Importar desde
orgenes que no Pestaa Ordenar de A a Z (ordenar Grupos de filas o Insertar filas de
son Excel Datos de menor a mayor) columnas en clsteres subtotales
Importar datos
Cuando trabaja con un libro que requiere un gran volumen de datos, solo puede desear
fervientemente que esos datos ya existan de alguna forma y que no sea preciso introducirlos
manualmente. Si los datos que necesita para un libro se originan fuera de Excel, este programa
necesita poder recibir dichos datos de tal manera que pueda comprender dnde empiezan y
terminan las celdas y dnde comienzan y terminan los registros. Se pueden importar incluso
archivos de texto simples con valores separados (delimitados) por comas, ya que las comas
actan como delimitadores, y Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales
estn formadas por varias tablas y por lo tanto no pueden importarse directamente. As que el
truco consiste en ser capaz de abrir una conexin con la base de datos (por ejemplo, un canal
de comunicaciones) y transmitir las tablas especficas que necesita a Excel, de manera que
Excel pueda analizarlas fcilmente (interpretarlas carcter por carcter).
Figura 9-2
Asistente para la
importacin de texto, paso 1
Trabajar con datos y macros 123
5. La vista previa muestra los encabezados que empiezan en la fila 3. Por lo tanto, para la opcin
Importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulador porque la vista previa no indica espacios largos entre
las cifras. Active Coma. Establezca Calificador de texto en (comillas). Desplcese hacia abajo por el
panel Vista previa de datos y observe ahora que Excel encontr las separaciones de columnas entre
las cifras. Haga clic en Siguiente.
7. En el paso 3 del asistente podr establecer el tipo de datos para cada columna descubierta. Haga clic
en la primera columna del panel Vista previa de datos. Haga clic en Finalizar.
8. En el cuadro de dilogo Importar datos que aparece a continuacin, deje Dnde desea situar los
datos? configurado en Hoja de clculo existente. Haga clic en Aceptar.
9. Disminuya el ancho de la columna A a 16.
10. La hoja de clculo que gener Excel, que se muestra en la Figura 9-3, muestra los clculos mensuales
de poblacin de los Estados Unidos desde abril de 2010 hasta diciembre de 2012. Excel no pudo
analizar las fechas de la columna A, por lo que dej el tipo de datos configurado en General para la
mayora de las celdas. Sin embargo, cometi un error al intentar convertir el ao de la celda A25. Para
corregirlo, comience por eliminar las filas 2, 12 y 25.
Figura 9-3
Hoja de clculo con datos del
censo recin importada
11. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar.
12. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34 y sultelo. Excel cambiar las
entradas de la columna A por los meses correctos.
13. Elimine las filas 35 a 40.
14. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Monthly Census Data Solution.
Tome nota En este ejercicio, utilizar un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access
instalado en el equipo para continuar.
124 Leccin 9
Figura 9-4
Cuadro de dilogo
Seleccionar tabla
5. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga clic en Tabla. En Dnde desea situar los datos?, haga clic
en Hoja de clculo existente y asegrese de que el cuadro de texto contenga =!$A$1.
6. Haga clic en Aceptar. Excel necesitar un tiempo para consultar la base de datos. Pronto mostrar
una tabla con formato (vea la Figura 9-5) completa con los botones de filtro automtico en los
encabezados, sobre los que aprender ms en esta leccin en la seccin "Usar los filtros automticos".
Figura 9-5
Datos XML no coincidentes,
recin importados
Solucin de Con el tiempo, las carpetas donde solan residir archivos de datos antiguos pueden dejar de existir. Este
problemas es ciertamente el caso del archivo XML original desde el cual import datos a la hoja de clculo. Algunas
versiones del analizador XML de Microsoft vern esto como un "error", mientras que otras no. Diversos
factores pueden contribuir al analizador XML que tenga su equipo. En cualquier caso, no se trata realmente
de un error y no necesita preocuparse por ello.
Figura 9-6
Datos XML no coincidentes,
recin importados
5. Para corregir el problema, comience por mover los nombres del rango de celdas E23:E75 al rango
B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B.
6. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango de celdas A23:A75. Sobrescriba el
contenido de la columna A.
7. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberan estar en la columna E, los cdigos
postales de la columna K que deberan estar en la columna F, y los nmeros de telfono de la columna
I que deberan estar en la columna G.
8. Elimine las columnas H a L.
9. Elimine las filas 21 y 22.
10. Reemplace las 11 instancias de Dell City en la columna D por Del City.
GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Car Owners Solution.xlsx. CIERRE el libro y deje
Excel abierto para el ejercicio siguiente.
126 Leccin 9
Figura 9-7
Configurar una advertencia
para cuando se viola la regla
de validacin.
Figura 9-8
Hoja de clculo con regla de
validacin aplicada
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Tome nota Las reglas de validacin de Excel solo corresponden a los datos nuevos que va introduciendo
en el libro, no a los datos que existan en el libro antes de crear las reglas. No confe en que las
reglas de validacin corrijan los errores que ya existen, sino que capturarn los errores nuevos
que puedan surgir.
paso a paso Permitir que solo se introduzcan valores especficos en las celdas
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Tome nota Sigue siendo posible que un valor no vlido permanezca en una hoja de clculo despus de
que el sistema haya alertado al usuario de que no es vlido. Por ejemplo, si en el paso anterior
hubiera hecho clic en S en lugar de No, el valor 61 seguira en la columna E, incluso aunque
no haya ningn cliente con el nmero 61 en la columna A de la lista Clientes. Posiblemente,
de esta manera pueda introducir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un
dueo, si desea agregar la informacin del dueo ms adelante.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Ordenar datos
Despus de introducir datos en un rango de datos o, como ver ms adelante en esta leccin,
en una tabla de base de datos formal, el nmero de la fila en el que aparece cada registro no
importa en absoluto. De hecho, es importante que recuerde que las entradas de datos de Excel
no se indexan segn el nmero de fila, ya que estn sujetas a cambios. Ordenar un rango de
datos le permite encontrar con mayor facilidad los datos exactos que usted necesita. En algunos
aspectos, tambin le puede servir a Excel para buscar ciertos datos que se van a introducir en
las frmulas (ver leccin 5), aunque la clasificacin se realiza principalmente para su beneficio.
Tal vez quiera, por ejemplo, mantener a la gente de una tabla ordenada por el apellido en vez
de ordenarla de acuerdo con algn nmero de cliente arbitrario que no recordar. As que
cuando introduzca un cliente nuevo cuyo apellido empiece por una letra anterior a "Z", tal
vez le resulte ms fcil introducir el nombre en la parte inferior de la lista y despus volver a
ordenarla alfabticamente. De esta forma, no tendr que introducir manualmente una fila en
blanco en medio de la hoja de clculo, en la ubicacin alfabtica adecuada.
3. Mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en la celda A58. Esto seleccionar el rango
completo que desea ordenar.
4. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botn Ordenar de menor a mayor
(con una A sobre una Z y una flecha hacia abajo). Ahora, la lista est ordenada en orden numrico
ascendente (a pesar de la presencia del alfabeto en el botn) por N pedido, que fue la primera
columna en la que hizo clic al seleccionar el rango.
5. Haga clic en la celda A6.
6. Mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en la celda E58.
7. Vuelva a hacer clic en el botn Ordenar, cuya informacin en pantalla es ahora el botn Ordenar de
A a Z (ya que est ordenando texto alfanumrico). Esta vez, la lista est ordenada por Nombre de
paciente, y nuevamente, la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. Murdock el
Rottweiler, que agreg anteriormente a la fila 58 ahora aparece en la fila 45.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Solucin de Antes de ordenar un rango, compruebe primero que haya seleccionado el rango completo, incluidas las
problemas columnas que estn ms a la derecha. Excel deja sin modificar todo el contenido que est fuera del rango de
orden, lo que deja al usuario con contenido no ordenado si no selecciona el rango completo.
Figura 9-9
Cuadro de dilogo Ordenar
Trabajar con datos y macros 131
12. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados para que Excel no trate la fila de encabezados
como una entrada de datos.
13. Haga clic en Aceptar. La lista de clientes ahora est ordenada alfabticamente, con las personas que
comparten el mismo apellido ordenadas alfabticamente por nombre. Aunque los nmeros de cliente
aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la base de datos conserva su plena integridad.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Solucin de Cuando se crea una columna nueva a la derecha de la columna que est regida por una regla de validacin
problemas de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, incluso aunque se haya creado con otro objetivo. Para
eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, visualice el cuadro de dilogo Validacin de datos y haga
clic en Borrar todo segn lo demostrado anteriormente.
5. Haga clic en la celda E5 y escriba Esterilizado/Castrado.
6. En la columna E, escriba S para los siguientes nmeros de fila: 7, 22, 23, 26, 35, 38, 47 y 51.
7. En la columna E, escriba N para los siguientes nmeros de fila: 6, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 21,
25, 28, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 42, 43, 44, 46, 48, 49, 50, 53, 55, 56, 57 y 58.
8. Seleccione la columna E.
9. En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
10. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin. En Permitir, elija
Lista.
11. En el cuadro Origen, escriba E,C.
12. Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada. En el cuadro Mensaje de entrada y escriba E =
Esterilizado, C = Castrado. Haga clic en Aceptar.
13. Seleccione el rango E6:E100. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato
condicional. Haga clic en Nueva regla.
14. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione Dar formato solo a celdas que contengan
en la lista Seleccionar un tipo de regla.
15. En el cuadro de lista, en Aplicar formato nicamente a las celdas con, seleccione Sin espacios en
blanco.
16. Haga clic en Formato.
17. En cuadro de dilogo Dar formato a celdas, haga clic en la pestaa Llenar. Elija la sexta muestra de
color de la izquierda en la tercera fila. Haga clic en Aceptar.
18. Haga clic en Aceptar. Ahora los animales esterilizados y castrados deben aparecer sombreados.
19. Seleccione el rango A5:F58. Asigne el nombre Pacientes al rango.
20. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
132 Leccin 9
Figura 9-10
Cuadro de dilogo Ordenar
que muestra la opcin de
color de formato condicional
24. Haga clic en Aceptar. Ahora, la hoja de clculo ordenada debe tener el aspecto que se muestra en la
Figura 9-11. Todos los animales E y C estn agrupados juntos en la parte superior, y los dos tipos se
mezclan entre s. Todos los animales no operados estn juntos en la parte inferior.
Figura 9-11
Hoja de clculo con clasifi-
cacin basada en formato
condicional aplicada
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Solucin de Las tablas que desea que Excel ordene no deben contener celdas combinadas (consulte la leccin 6). Para
problemas que Excel pueda intercambiar uniformemente contenido de las celdas entre posiciones, cada fila debe tener
un nmero idntico de celdas. Cada una de las celdas de una columna puede recibir un formato diferente,
aunque sus anchos no pueden variar.
Filtrar datos
Cuando se busca informacin en Internet, se espera que el motor de bsqueda devuelva los
datos ms pertinentes de la bsqueda en la parte superior de la lista. Al igual que ocurre con las
bases de datos, cuando se solicita nicamente los registros que cumplen criterios particulares o
se consultan dichos registros, se espera ver solo los datos pertinentes y que se filtren los datos
irrelevantes o no coincidentes. Con Excel, existe una forma de especificar formalmente los
lmites de la tabla de base de datos; es decir, Esta parte de la hoja de clculo se debe tratar
como una base de datos y hacer que Excel filtre solo las filas que no corresponden a lo que
se busca. Esto no modifica la base de datos, ni se elimina ninguna fila con un filtro. Solo las
esconde temporalmente.
Trabajar con datos y macros 133
Figura 9-12
Men de filtro automtico
para una columna numrica
5. Para ordenar la tabla por nmero de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Esto le permitir
acceder directamente a ordenar sin tener que pasar por el men.
134 Leccin 9
6. Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable, junto a
Estado. En el men Autofiltro que aparece, desactive el cuadro (Seleccionar todo) para desactivar
todas las casillas y, a continuacin, active OH y haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Cuando un filtro automtico est activo; es decir, se ven los resultados filtrados en vez de la
tabla completa, Excel aplica una notacin especial a los botones de filtro automtico y a los
nmeros de fila. Tal como se muestra en la Figura 9-13, el botn de la columna utilizada en
ordenar ahora contiene una flecha hacia arriba larga, mientras que el botn de la columna
utilizada en el filtro contiene un smbolo de embudo, como el aparato por el que se vierte aceite
en el motor.
Figura 9-13
Smbolos en una tabla
filtrada
Indicadores
de fila enmas-
carados
Asimismo, observe que los nmeros de fila son de color azul y no son consecutivos. Si presta
atencin, ver que all donde estn ocultas las filas que no coinciden, Excel pone un lmite
doble entre los nmeros de las filas coincidentes, por ejemplo, entre las filas 18 y 21 y entre las
filas 47 y 55.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
136 Leccin 9
Tome nota Las filas y las columnas que inscriba en un grupo deben ser aquellas que no quiere ver cuando
contraiga el grupo. Las filas de nombre de campo que identifican las celdas y las filas de totales
que muestran los subtotales no debe incluirse en los grupos.
Figura 9-14
Hoja de clculo con grupos
Botones de nivel de
aplicados esquema
Smbolo de esquema
11. Repita el proceso de los pasos 9 y 10 para los perros de las filas 31 a 59. Aplique a la celda G60 el
formato Negrita. En la celda H60, escriba Nmero de perros.
12. Para contraer el grupo de gatos, haga clic en el cuadro menos (vea la Figura 9-14) junto a la fila 30,
que contiene el nmero de gatos. El control se convertir en un cuadro ms, lo que indica que cuando
hace clic en l se expandir para mostrar las filas ocultas.
13. Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 60. Ahora, la hoja de clculo aparecer
completamente contrada (vea la Figura 9-15).
Figura 9-15
Hoja de clculo con grupos
contrados
138 Leccin 9
14. Haga clic en el botn Seleccionar todo. En la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en
Mostrar detalle.
15. Seleccione las columnas B a F.
16. En el grupo Esquema, haga clic en el botn Agrupar. Se crear un nuevo grupo de columnas.
17. Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas. Haga clic en el
cuadro ms que ocupa su lugar para expandirlo.
18. Seleccione las columnas B a G.
19. En el grupo Esquema, haga clic en el botn Desagrupar. Desaparecer el grupo de columnas.
GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Figura 9-16
Hoja de clculo con esquema
y grupos contrados
2. Haga clic en cualquiera de los cuadros ms (que reemplazan los cuadros menos) para expandir el
grupo al que estn conectados.
3. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el
botn desplegable Desagrupar. En el men, haga clic en Borrar esquema.
Figura 9-17
Hoja de clculo con
subtotales calculados
automticamente con
esquema de tres niveles
Tome nota Cuando elimina un esquema de un rango con subtotales automticos, permanecen las filas de
subtotales que Excel insert automticamente. As que para devolver a una hoja de clculo su
estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente.
Tome nota Puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato
de tabla. Solo ver el cuadro de dilogo Dar formato de tabla la primera vez que aplique
formatos a una tabla, lo que cambiar efectivamente un rango estndar en una tabla. Despus,
solo tendr que seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excel a qu tabla desea
volver a aplicar formatos.
5. Ya que las referencias de las celdas en Dnde estn los datos para la tabla? estn correctas, no
realice cambios y haga clic en Aceptar. Excel convertir el rango de datos en una tabla formal y
aplicar el estilo que eligi, que incluye filas dispuestas automticamente con bandas que mantienen
las bandas incluso cuando se ordenan las filas. Tambin se agregan controles de filtro automtico a la
fila de nombres de campo.
6. Para aplicar el formato negrita automticamente en la columna ubicada en el extremo de la derecha
de la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaa DISEO, en el
grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en ltima columna.
Tome nota El grupo Opciones de estilo de tabla tambin contiene una opcin para aplicar bandas a columnas
en vez de aplicarlas a filas. Desactive Filas con bandas de este grupo y, a continuacin, active
Columnas con bandas.
a la tabla, de modo que sea posible referirse a ella y a las columnas que la constituyen por el
nombre en vez de tener que indicar el lugar de referencia. Esto lo cambia todo cuando escribe
frmulas que hacen referencia a partes de la tabla, porque ahora ya no tiene que saber dnde
estn ubicadas, sino cmo se llaman.
Una vez se asigna un ttulo a una tabla, pueden usarse todos los nombres de las columnas
en lugar de las referencias de celda de una frmula. El resultado no solo es una frmula que
es ms fcil de concebir, sino tambin de leer e incluso de escribir. As que en vez de una
referencia de celda absoluta como $B$2:$B$55 (que evidentemente empieza en la segunda fila,
ya que los encabezados estn siempre en la primera fila), puede utilizar una referencia como
Inventario[Precio de venta]. Excel ya sabe que no debe tratar la primera fila como valores, y
cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la frmula se ajustan sin la frmula
incluso cuando se cambia la apariencia.
NombreTabla[NombreCampo]
Componente Significado
Nota: Excel reconoce cuatro constantes que se refieren a la misma rea general de una tabla,
que puede usar aqu cuando sea aplicable para reemplazar el nombre del campo:
#Datos Conjunto de todas las celdas que contienen datos, excluida la fila
de encabezado de la parte superior y las filas de totales o subto-
tales que puedan aparecer en la parte inferior
#Totales Conjunto de todas las celdas donde aparecen los totales, general-
mente la columna de la derecha de la tabla donde se emplea una
funcin SUMA
Cuando escribe una referencia de estilo de tabla dentro de una frmula, Excel le da un acceso
directo. Despus de escribir el segundo carcter del nombre de la tabla, Excel muestra una lista
de nombres que puede agregar a la frmula (incluidos los rangos con nombre). La Figura 9-18
muestra su apariencia. En vez de escribir el resto del nombre, puede usar las teclas de direccin
del teclado para navegar por este men hasta que se resalte el nombre que quiere (nombre de la
tabla) y luego presione la tecla Tab. Se introducir el nombre completo en la frmula, lo que le
ahorrar unos cuantos segundos de tiempo.
Trabajar con datos y macros 143
Figura 9-18
Men IntelliSense para el
nombre de tabla El men aparece aqu
Con el nombre de tabla introducido, cuando sea necesario referirse a un nombre de campo de
la tabla, puede empezar por el corchete izquierdo ( [ ). Excel mostrar una lista de todos los
nombres de campo que la tabla contiene. Use las teclas de direccin para resaltar el nombre de
campo que est buscando y, a continuacin, presione la tecla Tab. A continuacin, escriba el
corchete derecho ( ] ) para completar la referencia.
Del mismo modo, cada vez que desee utilizar una de las cuatro constantes (#Todo, #Datos,
#Encabezados o #Totales), empiece por el signo de la libra #. Excel mostrar la lista y, a
continuacin, deber resaltar la constante que desee y presionar la tecla Tab. Microsoft
comercializa esta caracterstica como IntelliSense y en el sistema de ayuda ver que se
denomina de esta misma forma.
Solucin de Cuando resalte la entrada que desee en el men de IntelliSense, asegrese de presionar la tecla Tab y no
problemas Entrar. La tecla Entrar indica a Excel que la frmula est completa y, en este punto, a menudo este no es el
caso.
Tome nota Al referirse a un campo de nombre por el nombre en una frmula que se utiliza dentro de
la misma tabla que el nombre del campo, se puede omitir el nombre de tabla. Por ejemplo,
la referencia Clientes[Apellido] se puede reemplazar simplemente por el apellido cuando la
referencia est dentro de la tabla Clientes.
Figura 9-19
Agregar frmulas a la fila de
totales
5. Repita el proceso para buscar el nmero mximo de artculos vendidos en un pedido, eligiendo la
funcin Max para la columna N. vendido.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Insertar. En el men, haga
clic en Insertar filas de tabla arriba.
4. Escriba los siguientes valores en las celdas A88:F88:
Soloxina Hipertiroidismo Perro o gato 7 20 2
5. Observe que el valor en la columna Existencias de artculos se actualiza automticamente, ya que
Excel copi la frmula en la fila nueva.
6. Seleccione la celda H88 (en la columna Artculos restantes) y escriba el valor 41. Se actualizar la celda
I88.
7. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artculo) y escriba el valor 25,95. Se actualizar la
celda K88.
8. Seleccione cualquier celda de la fila 32.
9. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar. En el men, haga
clic en Eliminar filas de tabla. La fila 32 se eliminar y la tabla se reducir para ajustarse.
10. Seleccione cualquier celda de la columna I (N. vendido).
11. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar y luego en
Eliminar columnas de tabla. La Columna I se elimina y, en adelante, los errores #REF! se generan a lo
largo de la columna Ventas totales, que contiene frmulas que hacan referencia a N. vendido.
12. Mantenga seleccionada una celda de la columna I , haga clic en la flecha desplegable junto a Insertar
en el grupo Celdas y, en el men, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda.
13. Cambie el encabezado de la celda I6 a N. vendido.
14. Haga clic en la celda I7 y escriba la frmula =[Existencias de artculos]-[Artculos restantes]. Use los
mens de IntelliSense cuando escriba cada corchete izquierdo [ para agilizar la entrada. Observe
que cuando presiona Entrar, Excel copia automticamente la frmula por el resto de la columna.
Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una tabla.
15. Haga clic en la celda K7 y escriba la frmula =[N.. vendido]*[Precio de artculo]. Esta vez, al presionar
Entrar, Excel no introducir la frmula en el resto de la columna, porque no llenar automticamente
las celdas que no estn en blanco.
16. Llene la nueva frmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurndose de detenerse antes de la fila de
totales. La frmula para el total general en la celda K94 ahora est fija.
17. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla.
18. Escriba la frmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que esta vez no aparecen
los mens IntelliSense, ya que la celda activa no est dentro de la tabla. Despus de presionar
Entrar, Excel no solo crea la frmula, sino que ampla la tabla una columna hacia la derecha y copia
la frmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel le da a la nueva columna el nombre
temporal Columna1 (vea la Figura 9-20).
Figura 9-20
Columna anexada
a una tabla
Tome nota Excel no aplica su funcin de IntelliSense de autorrelleno para nombres de campo de tabla
mientras introduce datos fuera de la tabla.
19. Cambie el nombre de la nueva columna por % de prom.
20. Seleccione el rango de celdas L7:L93 y aplquele el estilo de porcentaje. Excel no copia
automticamente estilos de celda personalizados a lo largo de una columna, por lo que primero
deber seleccionar el rango manualmente. Observe cmo Excel ha pasado el formato negrita de la
ltima columna de Ventas totales a % de prom.
21. Haga clic en cualquier celda en % de prom. y luego en la flecha desplegable, junto a Eliminar. Haga clic
en Eliminar columnas de tabla. Al desaparecer la columna anexada, la negrita se vuelve a aplicar a
Ventas totales.
Tome nota El filtro 10 elementos superiores siempre muestra 10 artculos (a menos que la tabla tenga
menos de 10 registros). En comparacin, el filtro de 10 % principal muestra todos los registros
que componen el 10 % principal de los valores de la columna filtrada.
La fila de totales de una tabla filtrada ajusta su contenido de modo que las frmulas reflejen
solo las celdas visibles (filtradas). La frmula promedio de la celda J94 se ajusta para mostrar
el precio promedio por artculo solo entre los 10 principales. Sin embargo, mire ms abajo en
la seccin de anlisis. Las frmulas para Ventas totales, Ventas de productos solo para perros
y as sucesivamente, siguen refirindose a la tabla completa, y no solo a la porcin filtrada.
As que cualquier anlisis que desee realizar mediante filtrado debe introducirse en una fila de
totales, que est incluida dentro del rea de filtrado.
Solucin de Las excepciones a la regla sobre las referencias a una tabla fuera de una tabla filtrada son las constantes
problemas #. Si la frmula de la celda D98 del ejemplo es =SUMA(VentasMedicamentos[#Totales]) en vez de
=SUMA(VentasMedicamentos[Ventas totales]), la frmula se autorregula para contar solo los registros
visibles, filtrados.
PREPRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Car Owners Solution que us anteriormente en esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 9 como 09 Car Owners Solution 2.
2. Seleccione el rango A1:G73.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. En el men, haga clic en
Estilo de tabla medio 14.
4. En el cuadro de dilogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar.
5. Ya que este rango contiene datos agregados de un origen exterior (consulte la seccin "Agregar datos
a una hoja de clculo" anteriormente en esta seccin), los datos de consulta relacionados a ese origen
externo todava estn agregados al rango. Haga clic en S en el cuadro de dilogo para que Excel
elimine estas conexiones.
6. Haga clic en el cuadro Nombre y cambie el nombre de la tabla por Propietarios.
7. Cambie el tamao de las columnas B, E y F para que se ajusten de forma ms adecuada al contenido.
8. Cambie la fuente de toda la tabla a Cambria, 11 puntos.
9. Justifique la columna G a la izquierda.
10. Con la tabla Propietarios seleccionada, en la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Ordenar. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.
11. En el cuadro de lista Ordenar por, elija Apellido.
12. Haga clic en Agregar nivel.
13. En el cuadro de lista Luego por que aparece en Columna, elija Nombre. Haga clic en Aceptar.
paso a paso Usar una segmentacin de datos para ver los datos de una tabla
PREPRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Pet Pharma Sales August Solution 4 para esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 5.
2. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. Haga clic en cualquier celda
dentro de la tabla.
3. En la pestaa DISEO, en el grupo Herramientas, haga clic en el botn Insertar segmentacin de
datos.
4. El cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos contiene casillas vacas para cada uno de los
campos para los que puede crear botones. Haga clic en Para su uso en y Para tratar.
5. Haga clic en Aceptar. Cuando desaparezca el cuadro de dilogo, las dos herramientas de
segmentacin aparecern como objetos grficos en el centro de la hoja de clculo. En realidad no
estn dentro de la tabla.
6. Reubique la herramienta de segmentacin Para su uso en arrastrando la barra de ttulo hacia la parte
superior derecha de la hoja de clculo. A medida que la arrastre hacia el borde de la ventana, la hoja
de clculo se desplazar automticamente para revelar espacio donde pueda dejar la segmentacin
de datos. Suelte la segmentacin de datos cuando est a la derecha de la tabla, justo debajo de la fila
de encabezados.
7. Repita el proceso con la herramienta de segmentacin Para tratar, arrastrndola bajo la herramienta
de segmentacin Para su uso en. La hoja de clculo debe ser parecida a la de la Figura 9-21.
Trabajar con datos y macros 149
Figura 9-21
Hoja de clculo con filtros de
segmentacin agregados
8. Para ver solo los tratamientos que se aplican a perros, haga clic en Perro en el filtro de segmentacin
Para tratar. Observe que el botn de filtro automtico de la columna Para tratar muestra que se aplic
un filtro.
9. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en Endocrino en el
filtro de segmentacin Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambas segmentaciones de
datos se aplican simultneamente, de modo que debera ver solo los tratamientos para el sistema
endocrino para perros. La segmentacin de datos resalta solo los criterios en uso para el filtro actual.
10. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentacin, haga clic en el botn Borrar filtro en la
esquina superior derecha de cada filtro de segmentacin.
Solucin de Cuandose usa un botn de filtro automtico para una columna para filtrar una tabla y existe un filtro de
problemas segmentacin para la misma columna, dicha segmentacin mostrar los criterios que se usan actualmente
para ese filtro. Sin embargo, el botn Borrar filtro para la segmentacin de datos est desactivado. Para
eliminar el filtro, debe usar el botn de filtro automtico.
PREPRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 2005 Customers Solution para esta leccin.
1. Cerca de la parte superior de la ventana Excel, responda a la advertencia de seguridad haciendo clic
en Habilitar contenido.
2. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 9 como 09 2005 Customers Solution 2.
3. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
4. En la pestaa DISEO, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
5. Excel abrir un cuadro de dilogo para comprobar que esta conversin sea la que desea. Haga clic
en Aceptar. Los botones de filtro automtico se eliminarn de la fila encabezado y las entradas se
dejarn ordenadas tal como estaban. Las filas de subtotales y totales permanecern (si es aplicable) y
el formato se deja tal como estaba. Ya no se mostrar la pestaa DISEO.
Solucin de Excel graba solo aquellos pasos que tienen una repercusin directa sobre el contenido de la hoja de clculo.
problemas Para ser precisos, graba la repercusin de dichos pasos y no los comandos que han llevado a la repercusin.
Por ejemplo, si selecciona varias filas y columnas, Excel graba el hecho de que se agrupen las filas y las
columnas. Pero si ampla o contrae ese grupo, no lo graba porque esto no tiene ninguna repercusin sobre
la hoja de clculo en s. Sin embargo, existen excepciones como el filtro y clasificacin de rangos y tablas,
que Excel s graba.
Solucin de Si comete un error en un paso durante la grabacin de la macro, no se preocupe. Haga clic en Detener
problemas grabacin, en el grupo Cdigo de la pestaa Desarrollador. Luego comience de nuevo desde el paso 6.
Utilice el mismo nombre y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la macro existente con el mismo
nombre, responda S.
Figura 9-22
Subtotales personalizados
generados con macro
Subtotales personalizados
generados con macro
GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Solution.xlsm y djelo abierto para el siguiente ejercicio.
Por motivos de seguridad, Excel ya no guarda las macros en sus archivos .XLS y .XLSX
habituales. Esto se debe a la frecuencia con que muchos usuarios utilizaron la funcin de
macros malintencionadamente, enviando libros de Excel a otros usuarios mediante archivos
adjuntos de correo electrnico. Ahora, solo se puede guardar un libro habilitado para macros
asignndole el tipo de archivo .XLSM especial. De esta forma, las empresas que deseen evitar
cualquier posibilidad de propagacin de malware pueden hacer cumplir polticas que eviten
que se adjunten archivos .XLSM o se reciban mediante correo electrnico.
Figura 9-23
Centro de confianza con
configuracin de proteccin
de macros
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Cul de los siguientes procedimientos no es una forma de ordenar una tabla por el contenido de una
columna?
a. Haga clic en el botn Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
b. Hacer clic en un botn de filtro automtico en la fila de totales.
c. Hacer clic en un botn de filtro automtico en la fila de nombres de campo.
d. Hacer clic en el botn Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
2. Cul es una razn vlida para convertir una tabla en un rango?
a. Borrar los criterios de ordenacin y volver a empezar.
b. Prepararse para eliminar una columna.
c. Prepararse para importar nuevos datos desde un archivo que no sea de Excel.
d. Prepararse para cambiar el formato condicional.
3. Cul de los siguientes enunciado indica una diferencia entre una hoja de clculo con esquema
automtico y una hoja de clculo con mltiples grupos?
a. Ninguno.
b. Solo una hoja con esquema automtico puede contener filas de totales.
Trabajar con datos y macros 153
c. Una hoja de clculo con esquema automtico contiene solo un botn para contraer y
expandir.
d. Solo una hoja de clculo de agrupacin mltiple puede agrupar filas y columnas.
4. Cul de los enunciados siguientes es una referencia correcta a la celda en la columna Venta total en
el extremo derecho de una tabla llamada Artculos de remate?
a. Tabla[Artculos de remate(Venta total)]
b. Artculos de remate(Venta total)
c. Artculos de remate[#Totales]
d. #Totales[Venta total]
5. Cul de los siguientes procedimientos no es una forma de filtrar una tabla por el contenido de una
columna?
a. Hacer clic en el botn de criterio en el filtro de segmentacin.
b. Hacer clic con el botn derecho en la celda cuyo contenido desea para el criterio y hacer
clic en Filtro en el men.
c. Hacer clic en el botn Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
d. Hacer clic en el botn Autofiltro en la fila de totales en la parte inferior.
6. Cul de los siguientes atributos no es un posible criterio para un ordenamiento de filtro automtico?
a. Color de fuente
b. Estilo de fuente
c. Color de celda
d. Icono de celda
7. Cul es la diferencia entre un rango de registros de filtro automtico en una lista y una tabla?
a. Ninguno.
b. Una tabla mantiene el criterio de ordenacin despus de cerrarla y volver a abrirla.
c. Una tabla con un ttulo permite que sus campos de nombre se utilicen en frmulas en
lugar de referencias de celdas.
d. Una tabla permite funciones especiales de subtotales para las filas de totales.
8. Qu caracteres no se pueden usar para comenzar un nombre de campo en una tabla?
a. = @ -
b. $ = (
c. % { [
d. $ % @
9. Qu motivo tendra para querer grabar una macro con referencias absolutas en vez de relativas?
a. Desea conservar la integridad de las celdas a las que hacen referencia las frmulas de la
macro.
b. Desea que los valores de todas las celdas copiadas a la macro sean exactos.
c. Desea que los resultados de todas las frmulas producidas por la macro sean exactos.
d. Desea que la macro reproduzca sus resultados en el mismo lugar todas las veces.
10. Desde cul de las siguientes opciones Excel no puede importar datos?
a. Una base de datos activa
b. Una pgina Web
c. Una bsqueda web
d. Un archivo XML
Proyectos
GUARDE y CIERRE este libro. Deje Excel abierto para el prximo proyecto.
CIERRE Excel.
Uso de frmulas avanzadas
10
Matriz de conocimientos de la leccin
Conocimientos Objetivo del examen Nmero de objetivo
Uso de frmulas para resumir datos Demostrar cmo aplicar la funcin SUMAR.SI. 4.3.1
condicionalmente
Demostrar cmo aplicar la funcin CONTAR.SI. 4.3.3
Demostrar cmo aplicar la funcin PROMEDIO.SI. 4.3.2
Usar frmulas para buscar datos en un
libro
Fabrikam, Inc. utiliza varios herramientas de anlisis de Excel para revisar los datos de ventas en las reuniones de planificacin
estratgica. Los propietarios de Fabrikam crearon un programa de bonificaciones como parte de los esfuerzos de la empresa para
conservar los empleados y alentar a los agentes de ventas individuales y a todos los empleados a prestar su apoyo para conseguir
los objetivos de ventas totales. La bonificacin se basa en los aos de servicio y en cundo un agente logra el objetivo de ventas
para el ao. Fabrikam se da cuenta de que todos los empleados de la oficina prestan su apoyo a los agentes de ventas, por lo que
da una bonificacin a todo el personal si se cumple el objetivo de ventas total. Para determinar qu agentes y empleados van a
recibir la bonificacin por rendimiento, los contables de Fabrikam deben crear frmulas para analizar los datos de ventas de la
empresa. Las frmulas integradas de Excel son la solucin perfecta para calcular y mostrar todos los clculos que los contables
necesitan. En los ejercicios de esta leccin aprender a aplicar estas frmulas.
155
156 Leccin 10
La pestaa FRMULAS
En esta leccin, utilizar comandos de la pestaa FRMULAS para crear frmulas para
resumir datos condicionalmente, buscar datos, aplicar lgica condicional y modificar un
texto. La pestaa FRMULAS se muestra en la Figura 10-1.
Se usa para aplicar la lgica Se usa para Se usa para crear frmulas Crear y utilizar rangos con
condicional (SI, Y, O...) modificar texto. BUSCARV y BUSCARH. nombre en las frmulas.
La pestaa FRMULAS contiene los grupos de comandos que se usan para crear y aplicar
frmulas avanzadas de Excel. Utilice esta ilustracin como referencia en toda la leccin.
En la Tabla 10-1 se resumen las funciones que se abordan en esta leccin y se indica dnde
se encuentran las funciones en la pestaa FRMULAS.
PROMEDIO.SI Ms funciones > PROMEDIO.SI(Rango, Criterios, Devuelve la media aritmtica de las celdas
Estadstica [Rango_promedio]) de Rango o Rango_promedio que cumplen
los Criterios.
Las frmulas condicionales agregan otra dimensin al anlisis de datos resumiendo datos que
cumplen uno o varios criterios. Los criterios pueden ser un nmero, texto o expresin que
prueban qu celdas deben sumarse, contarse o cuyo promedio debe obtenerse. Una frmula
condicional es una frmula en la que el resultado se determina mediante la presencia o la
ausencia de una condicin determinada. Entre las frmulas condicionales usadas en Excel
figuran las funciones SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI que comprueban un criterio,
o sus contrapartidas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.
SI.CONJUNTO que comprueban varios criterios.
158 Leccin 10
Uso de SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI solo calcula el total de aquellas celdas que cumplen un determinado
criterio o condicin. La sintaxis de la funcin SUMAR.SI es SUMAR.SI(Rango, Criterios,
Rango_suma). Los valores que utiliza una funcin para realizar operaciones o clculos en una
frmula se denominan argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la funcin SUMAR.SI son
Rango, Criterios y Rango_suma que, cuando se utilizan juntos, crean una frmula condicional
en la que se suman solo aquellas celdas que cumplen un criterio establecido. Las celdas de un
rango que no cumplen el criterio no se incluyen en el total. Si utiliza los nmeros del rango
de la suma, el argumento Rango_suma no es necesario. Sin embargo, si utiliza los criterios
para poner a prueba los valores que se sumarn de otra columna, el rango se convertir en
los valores probados y el Rango_suma determinar qu nmeros se sumarn en las mismas
filas que los criterios coincidentes. En este captulo, los argumentos opcionales se indican en
cursiva.
Rango_suma Celdas que se sumarn si las celdas de la fila correspondiente en Rango coinciden
con los criterios. Si se deja en blanco, use Rango tanto para las celdas que se su-
marn como para las celdas contra las que evaluar los criterios.
Figura 10-2
El cuadro de dilogo
Argumentos de funcin le
guiar en la creacin de
frmulas SUMAR.SI.
Atenuado = argu-
mento opcional
Tome nota En el libro, las celdas de la columna C no estn resaltadas, mientras que el texto y el importe
de las celdas C19, E19 y E20 estn en blanco. Se ha modificado la Figura 10-2 para mostrar qu
celdas del rango C5:C16 cumplen los criterios >200000 (275.000+209.000+258.000+359.500+
250.000+305.600) y que el total es la suma de estas celdas individuales o 1.657.100. Si quiere
resaltar condicionalmente un rango, consulte la leccin 6.
Solucin de No es necesario que introduzca el signo de dlar o comas cuando escriba cantidades de dlares en el cuadro
problemas de dilogo Argumentos de funcin. Si los escribe, Excel los quitar de la frmula y devolver un valor preciso.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cierre el cuadro de dilogo. Ver que $1.657.100 de
los ingresos de diciembre de Fabrikam provienen de propiedades valoradas por encima de $200.000.
6. Si, por algn motivo, necesita editar la frmula, seleccione la celda que contiene la funcin y haga clic
en la pestaa FRMULAS, o en la barra de frmulas, haga clic en el botn Insertar funcin para volver
al cuadro de dilogo Argumentos de funcin (vea la Figura 10-3).
160 Leccin 10
Figura 10-3
Los botones de la funcin
Insertar permiten regresar
al cuadro de dilogo
Argumentos de funcin.
Botones Insertar
funcin
Excel agrega comillas cuando Vista previa de los Vista previa del resultado
reconoce texto o ecuaciones argumentos si todos los cuadros estn
completos
Tome nota El resultado de la frmula SUMAR.SI en C20 no incluye el valor de la propiedad de C15
porque la frmula especifica valores superiores a $200.000. Para incluir este valor, el criterio
debe ser >= (mayor o igual que).
7. Haga clic en Aceptar o presione Esc si no hay cambios.
8. Seleccione la celda C21 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Utilizado recientemente y
en SUMAR.SI para volver a abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. El punto de insercin
debe estar en el cuadro Rango.
Tome nota Cuando haga clic en Utilizado recientemente, la ltima funcin que utiliz aparecer en la
parte superior de la lista. Del mismo modo, cuando haga clic en Insertar funcin, se abrir el
cuadro de dilogo Insertar funcin con la ltima funcin usada resaltada.
9. En el campo Rango, seleccione las celdas E5:E16. El rango seleccionado se introducir
automticamente en el cuadro de texto. Presione la tecla Tab.
Tome nota No necesita contraer el cuadro de dilogo tal como lo hizo en el paso 3. Puede resaltar
directamente el rango si el cuadro de dilogo no est visualizado. Tambin puede optar por
mover el cuadro de dilogo arrastrando la barra de ttulo.
10. En el cuadro Criterios, escriba <3% y presione Tab. Introduzca los criterios que deben buscarse en la
columna E y busque los valores inferiores al 3%.
11. En el campo Rango_suma, seleccione las celdas C5:C16. La frmula de C21 es diferente de la frmula
de C20. En C21, el rango de criterios es diferente del rango de suma. En C20, el rango de criterios y
el rango de suma son los mismos. En C21, SUMAR.SI comprueba los valores de columna E que son
inferiores al 3% (E8 es el primero), busca el valor en la misma fila y columna C (C8 en este caso) y lo
agrega al total. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo. Excel
devuelve un valor de $1.134.200.
12. GUARDE el libro.
Uso de SUMAR.SI.CONJUNTO
La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO suma celdas de un rango que cumplen varios criterios.
Es importante sealar que el orden de los argumentos de esta funcin no sigue el mismo
orden que en SUMAR.SI. En una frmula SUMAR.SI, el argumento Rango_suma es el tercer
argumento, mientras que en SUMAR.SI.CONJUNTO es el primer argumento. En este ejercicio,
crear y utilizar dos frmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, cada una de las cuales analiza los
datos basndose en dos criterios. La primera frmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma el precio
de venta de las propiedades que Fabrikam vendi por ms de $200.000 y que estuvieron en el
mercado durante 60 das o menos. La segunda frmula suma las propiedades que se vendieron
con una diferencia inferior al 3% del precio indicado en un plazo de 60 das.
Solucin de Es recomendable presionar Tab despus de la ltima entrada y obtener una vista previa de la funcin para
problemas asegurarse de que introdujo correctamente todos los argumentos.
12. Haga clic en Aceptar. Despus de aplicar esta frmula, Excel devuelve un valor de $433.000.
13. GUARDE el libro.
Las frmulas que utiliza en este ejercicio analizan los datos basndose en dos criterios. Puede
continuar agregando hasta 127 criterios para evaluar datos.
Uso de CONTAR.SI
En una frmula condicional, la funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas de un
rango dado que cumplen una condicin especfica. La sintaxis de la funcin CONTAR.SI es
CONTAR.SI(Rango, Criterios). El Rango es el rango de celdas que la frmula contar y los
162 Leccin 10
Criterios son las condiciones que deben cumplirse para que se puedan contar las celdas. La
condicin puede ser una entrada de nmero, expresin o texto. En este ejercicio, practicar el
uso de la funcin CONTAR.SI dos veces para calcular los valores de las casas vendidas con un
valor >=200.000. Los rangos que especifique en estas frmulas CONTAR.SI son los precios
de las viviendas. El criterio selecciona solo aquellas casas con un valor de $200.000 o superior.
Uso de CONTAR.SI.CONJUNTO
La frmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta el nmero de celdas de un rango que cumplen
varios criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1, Criterios1,
Rango_criterios2, Criterios2 y as sucesivamente). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En
este ejercicio, realizar clculos basndose en criterios mltiples para la frmula CONTAR.
SI.CONJUNTO.
Figura 10-4
Argumentos y resultados
para la frmula CONTAR.
SI.CONJUNTO
6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Ha seleccionado el segundo rango del
clculo.
7. En el cuadro Criterios2, escriba >=5% y presione Tab para obtener una vista previa. Haga clic en
Aceptar. Excel devuelve un valor de 2.
8. GUARDE el libro.
Una celda del rango que identifique en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin se cuenta
solo si todos los criterios correspondientes que especific son VERDADERO para dicha celda.
Si un criterio hace referencia a una celda vaca, CONTAR.SI.CONJUNTO la tratar como un
valor 0.
Tome nota Cuando crea frmulas, puede utilizar los caracteres comodn, signos de interrogacin (?)
y asteriscos (*) en los criterios. Un signo de interrogacin coincide con cualquier carcter
individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si quiere buscar un
signo de interrogacin o un asterisco real, escriba un acento grave (') delante del carcter.
Aplicar esta tcnica ms tarde en la leccin.
Uso de PROMEDIO.SI
La frmula PROMEDIO.SI devuelve la media aritmtica de todas las celdas de un rango que
cumplen un determinado criterio. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO.
SI(Rango, Criterios, y Rango_ promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el
conjunto de celdas cuyo promedio quiere obtener. Por ejemplo, en este ejercicio, utiliza la
funcin PROMEDIO.SI para calcular el promedio de das que las propiedades valoradas
en $200.000 o ms estuvieron en el mercado antes de que se vendieran. El rango de esta
frmula es B5:B16 (celdas que contienen el valor de las casas que se vendieron). El criterio es
la condicin por la que quiere que se evalen las celdas; es decir, >=200000. Rango_promedio
es el conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular; es decir, el nmero de das que
164 Leccin 10
cada casa estuvo en el mercado antes de venderse. Al igual que con la frmula SUMAR.SI, el
ltimo argumento, Rango_promedio, es opcional si el rango contiene las celdas que coinciden
con los criterios y se utilizan para el promedio. En este ejercicio, primero obtendr el promedio
de todas las celdas de un rango y despus el promedio condicional.
Uso de PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Una frmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmtica) de todas
las celdas que cumplen varios criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_
promedio, Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2 y as sucesivamente). En
el siguiente ejercicio, aprender a aplicar la frmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO para calcular
el promedio de un conjunto de nmeros en los que se cumplen dos criterios.
En los siguientes enunciados se resume cmo se tratan los valores cuando se introduce una
frmula PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO:
Si se omite Rango_promedio de los argumentos de funcin, se utilizar el rango.
Si una celda de Rango_promedio est vaca, PROMEDIO.SI no la tendr en cuenta.
Si todo el rango est en blanco o si contiene valores de texto, PROMEDIO.SI devuelve el
valor de error #DIV0!.
Si ninguna celda del rango cumple los criterios, PROMEDIO.SI devolver el valor #DIV/0!.
Uso de BUSCARV
La "V" de BUSCARV significa vertical. Esta frmula se usa cuando el valor de comparacin
est en la primera columna de una tabla. Excel revisa la primera columna hasta encontrar una
coincidencia y, a continuacin, busca en una de las columnas de la derecha para encontrar el
valor en la misma fila. La sintaxis de la funcin BUSCARV es BUSCARV(Valor_buscado,
Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenado). Vea la Figura 10-5 para obtener una
explicacin grfica de la funcin.
Figura 10-5
Bsqueda vertical 1) BUSCARV baja en vertical por la
(BUSCARV) primera columna hasta que encuentra BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas)
una coincidencia con valor_buscado BUSCARV(5, Comisin, 3) = 1,50 %
Matriz_buscar_en es una tabla de texto, nmeros o valores que se usa para la frmula. Puede ser
un rango de celdas (A1:D5) o un nombre de rango (Comisin). Los datos de una matriz de tabla
deben estar dispuestos en filas y columnas. En el prximo ejercicio, aplicar esta frmula para
166 Leccin 10
calcular las bonificaciones para los empleados. Cuando trabaja con argumentos y funciones
BUSCARV, debe tener en cuenta varios puntos clave:
Los valores de Matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos El texto en
maysculas o minsculas es equivalente.
Tome nota Los nombres de rangos o referencias de celda utilizados en BUSCARV o BUSCARH no
distinguen entre maysculas y minsculas, por lo que puede escribir en maysculas, minsculas,
o en cualquier combinacin de caracteres en maysculas y minsculas. Adems, los nombres
de funcin BUSCARV y BUSCARH no distinguen entre maysculas y minsculas.
Figura 10-6
Cuadro de dilogo
Argumentos de funcin
BUSCARV
Bsqueda en
Matriz_buscar_en
denominada
Bonificacin
9. Utilice el controlador de relleno de celda E5 para copiar la frmula en el rango E6:E11. Esto calcula las
tasas de bonificacin de los dems agentes de ventas. Aparecer el mensaje de error #N/D en la celda
E11, ya que no se dispone de un valor para los agentes que estuvieron empleados durante menos de
un ao. (Los agentes pueden optar a una bonificacin solo despus de un ao de servicio completo).
En otro ejercicio, cambiar este mensaje de error.
10. Haga clic en la celda F5 y escriba =BUSCARV(B5,Bonificacin,3). Observe que la informacin en
pantalla le proporciona informacin y le ayuda mientras avanza. Esta frmula buscar valores en la
tercera columna del rango Bonificacin. Presione Entrar.
11. Copie la frmula de F5 en el rango F6:F11.
12. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Bonus Solution.
Tome nota Si introduce Verdadero en el cuadro Ordenado obtendr el valor ms cercano. Falso devolver
solamente un valor exacto. Si deja vaco el cuadro Ordenado tal como est en el paso 10 en el
ejercicio anterior, Excel introducir Verdadero cuando haga clic en Aceptar.
Uso de BUSCARH
La "H" de BUSCARH significa horizontal. BUSCARH busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz horizontalmente y luego devuelve un valor en la misma columna desde una
fila especificada en la tabla o matriz. Utilice BUSCARH cuando los valores de comparacin
se ubican en una fila en la parte superior de una tabla de datos y quiere buscar en una fila
especificada (vea la Figura 10-7). En el ejercicio siguiente, utilizar una frmula BUSCARH
para buscar normas para una casa.
168 Leccin 10
Figura 10-7
Bsqueda horizontal
(BUSCARH) BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas)
BUSCARH(Pie,Propiedades,3) = 1000
Figura 10-8
BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)
Comparacin de
BUSCARV y BUSCARH
Valor (5)
Rango (A5:C11) Nmero VERDADERO u omitir: encontrar el valor ms cercano
Texto (Pie)
Nombre del rango (comisin) Celda con nmero FALSO: tiene que ser una coincidencia exacta
Referencia celda (A5)
Ordenado Valor lgico que especifica si est listo para que BUSCARV o BUSCARH busque una
coincidencia aproximada. Si la funcin debe devolver el valor ms cercano, incluso
cuando no hay ninguna coincidencia, este valor debe establecerse en Verdadero;
si se requiere una coincidencia exacta, este valor debe establecerse en Falso; si no
se incluye este argumento, la funcin presupone que el valor es Verdadero.
Uso de frmulas avanzadas 169
Tal vez sea difcil recordar la sintaxis de una funcin BUSCARH o BUSCARV. Siempre puede
utilizar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin como ayuda para recordar el orden de
los argumentos de cualquier frmula. Cuando haga clic en cada campo, revise las sugerencias
que aparecen a la derecha de cada cuadro, as como la explicacin de debajo de los cuadros de
argumento que indican el objetivo de cada uno de los argumentos de la frmula.
Uso de SI
El resultado de una frmula condicional se determina mediante el estado de una condicin
especfica o la respuesta a una pregunta lgica. Una funcin SI configura una instruccin
condicional para probar datos. Dicha frmula devuelve un valor si la condicin especificada
es verdadera y otro valor si es falsa. La funcin SI requiere la siguiente sintaxis: SI(Prueba_
lgica, Valor_si_verdadero, Valor_si_falso). En este ejercicio, utilizar una funcin SI para
determinar quin logr su objetivo y puede optar a una bonificacin por rendimiento.
170 Leccin 10
Tome nota Dentro de este objetivo se evala toda la compaa y se asignan bonificaciones al personal de
oficina si la empresa cumple su objetivo. El resultado de G12 se utiliza para las frmulas de la
columna I. Cuando copia, se incluye el formato.
7. Haga clic en el botn Opciones de autorrelleno en la esquina inferior derecha del rango y elija
Rellenar sin formato.
8. En la celda H5, escriba =SI(G5=S,E5*D5,0. Antes de completar la frmula, observe la informacin
en pantalla, los colores y las celdas seleccionadas. Mueva el puntero del mouse a cada uno de los
argumentos y se convertirn en un hipervnculo. E5 es la tasa de bonificacin individual y D5 muestra
las ventas reales. La bonificacin es la tasa multiplicada por las ventas.
9. Presione Entrar para finalizar la frmula.
Tome nota En algunos casos, Excel completa la frmula. En el paso 8, el parntesis de cierre no fue
agregado y Excel fue capaz de completar la frmula.
10. Utilice el controlador de relleno de H5 para copiar la frmula a H6:H11.
11. En I5, escriba =SI($G$12=S,F5*D5,0 y, a continuacin, presione Entrar.
12. Utilice el controlador de relleno de I5 para copiar la frmula en I6:I11. Observe que Richard Carey, el
socio principal, no recibi una bonificacin de agente y no haba ninguna bonificacin para la oficina
de apoyo.
13. Se obtuvo la venta pendiente final de $700.000 del ao. En D5, escriba $3.900.000. Observe que H5 y
las cantidades de la columna I van de 0 a bonificaciones (vea la Figura 10-9).
Uso de frmulas avanzadas 171
Figura 10-9
Las bonificaciones cambian
agregando ventas a D5.
Uso de I
La funcin Y devuelve Verdadero si todos sus argumentos son verdaderos y Falso si uno o varios
argumentos son falsos. La sintaxis es Y(ValorLgico1, ValorLgico2 y as sucesivamente). En
este ejercicio, utilizar la funcin Y para determinar si las ventas anuales totales de Fabrikam
cumplen su objetivo estratgico y si el objetivo de ventas super las ventas del ao anterior en
un 5 por ciento.
Una vez ms, la funcin Y devuelve un resultado Verdadero solo cuando se cumplen las dos
condiciones de la frmula. Por ejemplo, considere los resultados obtenidos en el ejercicio
anterior. Las ventas del segundo ao superaron las ventas del ao anterior; por lo tanto, la
primera condicin se cumple. Las ventas del 2 ao tambin superaron las ventas del primer
ao en un 5 por ciento. Como ambas condiciones se cumplen, la frmula devuelve un resultado
Verdadero.
Ahora considere los argumentos para las pruebas lgicas del ao 3 (la frmula de D6). Las
ventas no superaron el objetivo de ventas; por lo tanto, el primer argumento devuelve el valor
172 Leccin 10
Falso. Sin embargo, las ventas s superaron las ventas del ao anterior en un 5 por ciento.
Cuando solo se cumple una condicin, la frmula devuelve Falso.
Uso de O
Aunque todos los argumentos de una funcin Y deben ser Verdadero para que la funcin
devuelva un valor Verdadero, solo uno de los argumentos de la funcin O debe ser Verdadero
para que la funcin devuelva un valor Verdadero. La sintaxis de una frmula O es similar a la
de una frmula Y. Con esta frmula, los argumentos deben evaluar en valores lgicos como
Verdadero o Falso o referencias que contienen valores lgicos. En este ejercicio, se crea una
frmula que evala si los agentes de ventas pueden optar a la bonificacin de oficina de apoyo
cuando son nuevos o cuando no consiguieron la bonificacin de ventas (menos de 4 aos en la
empresa o no consigui la bonificacin de agente). La frmula O devuelve Verdad si alguna de
las condiciones es Verdad.
Figura 10-10
Argumentos de la funcin O ValorLgico1 (B7<4) se evala
como Falso.
ValorLgico2 (G7="No") se evala
como Verdad.
As que la funcin completa se evala
como Verdad.
Tome nota A medida que agrega argumentos, los campos ValorLgico del cuadro de dilogo Argumentos
de funcin se amplan para permitirle introducir varios argumentos.
Es posible que est familiarizado con el comando Convertir texto de Microsoft Word que le
permite cambiar las maysculas o minsculas del texto. Del mismo modo, en Excel puede
utilizar frmulas SUPERIOR e INFERIOR para convertir todos los caracteres de una cadena de
texto a maysculas o minsculas. Esta seccin le presenta un archivo de texto de una empresa
de alarmas. El archivo contiene mucha informacin til, pero est codificado para el sistema de
alarma en lugar de para usarlo en una hoja de clculo. El presidente de la empresa le ha pedido
que conserve en secreto el archivo porque contiene los cdigos de cada empleado, aunque
tambin le ha pedido que utilice sus conocimientos de Excel para convertir la informacin a
un formato utilizable.
Figura 10-11
Archivo original de 10 cdi-
gos de alarma Fabrikam
La coma convertir el
texto en columnas
2. Seleccione las celdas A2:A8. Haga clic en la pestaa DATOS y, en el grupo Herramientas de datos, haga
clic en Texto en columnas.
3. Se abrir el asistente para convertir texto en columnas con Delimitado seleccionado como valor
predeterminado, ya que Excel reconoce que los datos del rango seleccionado estn separados por
comas. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente.
4. Seleccione Coma como delimitador. Si hay otros delimitadores activados, anule su seleccin.
174 Leccin 10
USO DE IZQUIERDA
La funcin IZQUIERDA evala una cadena y toma cualquier nmero de caracteres del lado
izquierdo de la cadena. El formato de la funcin es IZQUIERDA(texto, Nm_de_caracteres).
La primera cadena del libro de datos de alarmas contiene la extensin telefnica del empleado
y el nmero de planta, que se obtiene mediante la funcin IZQUIERDA.
USO DE DERECHA
La funcin DERECHA es prcticamente idntica a la funcin IZQUIERDA, salvo que la
funcin devuelve el nmero de caracteres del lado derecho de la cadena de texto. En el archivo
de cdigos de alarma, la primera columna convertida contiene el ID de empleado de cinco
dgitos al final, mientras que el cdigo de alarma de la columna E contiene mes de nacimiento
del empleado.
Uso de frmulas avanzadas 175
Uso de EXTRAE
Mientras que IZQUIERDA y DERECHA devuelven el nmero de caracteres que hay a ambos
lados de una cadena de texto, MED devuelve los caracteres del medio. Por este motivo, los
argumentos deben incluir la cadena Texto y, a continuacin, un punto de partida (Nm_inicial)
y el nmero de caracteres (Nm_de_caracteres). En la primera columna del archivo Alarma,
hay cdigos que indican dos categoras diferentes de empleados.
Uso de ESPACIOS
A veces hay espacios adicionales en una celda, ya sea al final o al principio de la cadena,
especialmente despus de convertir un archivo de texto como el archivo de alarma (vea las
columnas SPFirst y SPLast). La funcin ESPACIOS elimina caracteres a ambos extremos
de la cadena. Solo hay un argumento: Texto. Por lo tanto, la sintaxis de la funcin es
ESPACIOS(Texto).
176 Leccin 10
Uso de SUPERIOR
Uso de INFERIOR
La funcin INFERIOR convierte todas las letras maysculas de una cadena de texto en
minsculas. INFERIOR no cambia caracteres a texto que no sean letras. Usar la frmula
INFERIOR en el siguiente ejercicio para aplicar texto en minsculas para distinguir ms
fcilmente una O (letra O) de un 0 (cero).
5. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de F12 de la celda F12 a G18 (las dos columnas oCode1 y
oCode2).
6. GUARDE el libro.
Usar de CONCATENAR
En algunos casos, es preciso combinar cadenas de texto. Use CONCATENAR para este
propsito. La sintaxis de la funcin es CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3... hasta
Texto30). En este caso, combinar el nombre y los apellidos en dos formatos diferentes para
futuras combinaciones de correspondencia. En el primer formato, utilizar una coma para
separar el apellido y el nombre, pero como el carcter puede cambiar a un punto y coma o
a otro carcter, escriba la coma en una celda y utilice la referencia de celda en la frmula
CONCATENAR.
Figura 10-13
Copiar la frmula para el lti-
mo y el primero no funcion.
7. Presione Entrar y copie la frmula de la celda H12 desde la celda H13 a la celda H18 otra vez. Esta vez
la frmula se copiar correctamente.
8. Escriba un signo de ; (punto y coma seguido de un espacio) en H11 y observe que ahora todos los
valores de la columna tienen un punto y coma en vez de comas.
9. Seleccione la celda I12 y escriba =CONCATENAR(A12, ,B12). Observe que el segundo argumento es
una comilla, un espacio y una comilla. Esto separa el nombre y los apellidos.
10. Presione Entrar y copie la frmula de la celda I12 desde la celda I13 a la celda I18.
11. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Alarm Codes Solution2.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Qu funcin cuenta automticamente las celdas que cumplen varias condiciones?
a.
CONTAR.SI
b.
CONTAR
c.
CONTAR.SI.CONJUNTO
d.
SUMAR.SI.CONJUNTO
2. Qu funcin cuenta automticamente las celdas que cumplen una condicin especfica?
a. CONTAR.SI
b. CONTAR
c. CONTAR.SI.CONJUNTO
d. SUMAR.SI.CONJUNTO
3. En la frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(C5:C16, F5:F16, <=60, B5:B16, >200000), cul es el rango de
las celdas que se agregar?
a. = C5:C16
b. = F5:F16
c. = B5:B16
d. = C5:F16
4. En la frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(C5:C16, F5:F16,<=60, B5:B16, >200000) qu significa <=60?
a. Si el valor de C5:C16 es mayor o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
b. Si el valor de F5:F16 es mayor o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
c. Si el valor de B5:BF16 es inferior o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
d. Si el valor de F5:F16 es inferior o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
5. A qu se refiere el rango de criterios de una frmula?
a. Los datos de la hoja de clculo que se incluirn en los resultados de la frmula
b. El rango contiene una condicin que debe cumplirse para que se incluyan los datos en el resultado
c. El tipo de frmula que se utiliza para el clculo
d. El tipo de datos contenidos en las celdas que se incluirn en la frmula
6. Qu funcin devuelve un valor si una condicin es verdad y otro valor cuando la condicin no es
verdad?
a. AND
b. O
c. S
d. SUMAR
7. Qu funcin devuelve un valor si se cumplen todas las condiciones?
a. AND
b. O
c. S
d. SUMAR
Uso de frmulas avanzadas 179
Proyectos
CIERRE Excel.
11 Asegurar los libros
180 Leccin 11
En Contoso, Ltd se pasa consulta a un gran nmero de pacientes al da. La clnica mantiene registros confidenciales sobre las
visitas de pacientes, los medicamentos y los problemas mdicos. Asimismo, en el caso de los empleados, se almacena informacin
sobre salarios, nmeros de identificacin nacional (nmeros de seguridad social en los Estados Unidos, nmeros de seguridad
social en Canad o nmeros de aseguradoras nacionales en el Reino Unido) y evaluaciones del rendimiento. El personal de
oficina debe ser capaz de compartir informacin, pero es fundamental que una gran parte de la informacin se mantenga
confidencial. En esta leccin, estudiar las herramientas de Excel de proteccin de documentos, seguimiento de cambios y
adicin de comentarios.
La pestaa REVISAR
Microsoft Excel le proporciona varias capas de seguridad y proteccin que le permiten
controlar quin puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos. Los comandos de
la pestaa REVISAR (Figura 11 - 1) le permiten proteger un archivo de libro completo, de
modo que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos (el mayor nivel
de proteccin). Tambin puede proteger determinados elementos de la hoja de clculo o del
libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminen datos importantes de forma
accidental o deliberada. La proteccin de datos es especialmente importante cuando mltiples
usuarios comparten y editan archivos.
180 Utilice esta ilustracin como referencia a lo largo de la leccin, a medida que aprende a
compartir y editar archivos usando las opciones de seguridad y proteccin de Excel.
Asegurar los libros 181
ASEGURAR EL TRABAJO
Se entiende por contrasea el texto que el usuario debe introducir para poder tener acceso
a un libro, una hoja de clculo o elementos de una hoja de clculo. Puede asegurar un libro
entero restringiendo quin puede abrir o utilizar los datos del libro y exigiendo una contrasea
para ver o guardar los cambios en el libro. Asimismo, puede proporcionar proteccin adicional
a determinados elementos de las hojas de clculo o los libros aplicando o sin aplicar una
contrasea.
Figura 11-2
Generacin de un nmero
aleatorio de cinco dgitos
5. Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda G4 para copiar el rango en G5:G33. Se ha
asignado a todos los empleados un nmero de Id de cinco dgitos aleatorio.
6. Seleccione el rango G4:G33 y, en la pestaa INICIO, haga clic en Copiar. Haga clic en la flecha Pegar y
luego en Pegar valores.
Solucin de La frmula ALEATORIO.ENTRE generar un nmero aleatorio nuevo cada vez que se abra o modifique un
problemas libro. Para conservar los nmeros de identificacin de empleado creados por la frmula, debe reemplazar
la frmula con los valores.
182 Leccin 11
7. Con G4:G33 seleccionado, en la pestaa INICIO, haga clic en Formato y luego seleccione Formato de
celdas. Haga clic en la pestaa Proteccin y compruebe que Bloqueado est activado. De esta forma,
evitar que los nmeros de identificacin de los empleados se cambien cuando se proteja la hoja de
clculo. Haga clic en Aceptar.
8. En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Ordenar y filtrar y seleccione Ordenar de menor a mayor.
En el cuadro de dilogo Advertencia antes de ordenar, seleccione Continuar con la seleccin actual y
haga clic en Ordenar.
9. Seleccione las celdas C4:D33. En la pestaa INICIO, haga clic en Formato. Observe que el comando
Bloquear celda aparece seleccionado, lo que significa que de forma predeterminada las celdas estn
bloqueadas. Haga clic en Bloquear celda para desactivar la proteccin de dichas celdas y permitir que
cambien.
10. Haga clic en la pestaa REVISAR y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
11. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba L11!e01. La contrasea no se mostrar en el
cuadro Contrasea para desproteger la hoja. En cambio, se vern asteriscos (*), tal como se muestra
en la Figura 11-3. Haga clic en Aceptar.
Figura 11-3
El cuadro de dilogo Prote-
ger hoja muestra asteriscos
(*) a medida que escribe
para proteger la contrasea.
12. Se le solicitar que confirme la contrasea. Vuelva a escribir L11!e01 y haga clic en Aceptar. Acaba de
crear y confirmar la contrasea que bloquear la hoja de clculo. Las contraseas deben ser seguras.
Esto significa que todas las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas. Por lo tanto, debe
escribir exactamente lo que se asign como contrasea; es decir, maysculas, minsculas, nmeros y
smbolos.
13. GUARDE el libro como 11 Contoso Employees. CIERRE el libro.
Tome nota La proteccin de elementos de la hoja de clculo y del libro no debe confundirse con la
seguridad de contraseas de nivel de libro. La proteccin de elementos no puede proteger un
libro contra usuarios malintencionados.
Proteger un libro
Asignar una contrasea es una manera eficaz de evitar que cualquier usuario que no sepa la
contrasea pueda abrir el libro. Para proteger un libro entero, puede exigir una contrasea
para abrir y ver el libro. Tambin puede exigir una contrasea para abrir y leer el libro y otra
contrasea para modificar los datos del libro. Las contraseas que se aplican a un libro entero
ofrecen una seguridad ptima para los datos.
Ahora, cualquiera que tenga acceso al sistema informtico puede ver el libro 11 Solucin Datos
nmina que guard en el ejercicio anterior. Restringi la modificacin del archivo, pero no
restringi el acceso a los datos. En este ejercicio, limitar el acceso al libro requiriendo una
contrasea para abrir el documento.
Las contraseas de Excel pueden contener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Las
contraseas distinguen entre maysculas y minsculas, por lo que debe escribir correctamente
las maysculas y las minsculas. Si es posible, seleccione una contrasea segura que pueda
recordar y no tenga que escribirla. Se entiende por contrasea segura, una contrasea que
combina letras maysculas y minsculas, nmeros y smbolos; por ejemplo, la contrasea de
Asegurar los libros 183
ejemplo L11!e01 que us en el ejercicio anterior. Sin embargo, se considera que una contrasea
de 14 o ms caracteres es ms segura. Las contraseas que utilizan fechas de nacimiento,
nmeros de la direccin del hogar, nombres de mascotas y as sucesivamente ofrecen poca
proteccin para quien pueda buscar dicha informacin en las redes sociales o en Internet.
Tome nota Es de importancia vital que recuerde las contraseas asignadas a los libros o las hojas de
clculo. Si se olvida de la contrasea, Microsoft no puede recuperarla. Si es preciso, escriba las
contraseas y gurdelas en un lugar seguro, lejos de la informacin que desea proteger.
Cuando proteja una hoja de clculo, puede ocultar cualquier frmula que no quiera que se vea
en la barra de frmulas. Seleccione las celdas que contienen las frmulas que desea ocultar. A
continuacin, en la pestaa Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la
casilla Oculto.
PREPRESE. ABRA el libro 11 Payroll Data Solution que guard y cerr en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda G11 e intente escribir un valor nuevo en la celda. Un cuadro de dilogo le
informar de que no puede modificar la celda ya que la hoja de clculo est protegida. Haga clic en
Aceptar para continuar.
2. Haga clic en la celda D4 y cambie el nmero a 1. Puede introducir cambios en las celdas de las
columnas C y D porque desbloque las celdas antes de proteger la hoja de clculo. Haga clic en
Deshacer para invertir el cambio.
3. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Rendimiento y seleccione la celda D4.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Eliminar y en Eliminar filas de hoja.
Se extraern los datos del Dr. Bourne de la hoja de clculo, ya que esta hoja de clculo qued
desprotegida.
5. Haga clic en Deshacer para devolver los datos del Dr. Bourne.
6. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo SSN. Haga clic en la pestaa REVISAR y, en el grupo
Cambios, haga clic en Desproteger hoja.
7. Escriba L11!e01 (la contrasea que cre en el ejercicio anterior) y haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en la celda D11. Escriba 8, presione la tecla Tab tres veces y , a continuacin, escriba 17000.
Presione la tecla Tab.
9. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. En los dos cuadros de dilogo,
escriba la contrasea original de la hoja L11!e01 para volver a proteger la hoja de clculo SSN.
10. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro. Se abrir el cuadro de dilogo
Proteger estructura y ventanas. Seleccione Proteger libro en la casilla Estructura del cuadro de
dilogo, si no est ya seleccionada.
11. En el cuadro Contrasea, escriba L11&E02 y haga clic en Aceptar. Confirme la contrasea volvindola
a escribir y haga clic en Aceptar.
Tome nota La contrasea del libro es opcional, pero si no suministra una contrasea, cualquier usuario
puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la hoja de clculo, haga clic con el botn
derecho en la pestaa Rendimiento y observe los comandos atenuados.
13. Presione Esc y haga clic en la pestaa ARCHIVO. Seleccione Guardar como y, a continuacin, haga clic
en el botn Examinar.
14. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en el botn Herramientas. Se abrir el men
contextual (vea la Figura 11-4).
184 Leccin 11
Figura 11-4
Utilice las opciones de
herramientas del cuadro de
dilogo Guardar como para
restringir el acceso al libro.
15. Seleccione Opciones generales. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones generales. En el cuadro
de dilogo Opciones generales, en el cuadro Contrasea de apertura, escriba L11&E02. Aparecen
asteriscos en el cuadro de texto a medida que escribe. Haga clic en Aceptar.
16. En el cuadro de dilogo Confirmar contrasea, escriba nuevamente la contrasea y, a continuacin,
haga clic en Aceptar. Debe escribir la contrasea exactamente igual cada vez.
17. Haga clic en Guardar y luego en S para reemplazar el documento. Como ahora el documento est
guardado, todos los que tengan la contrasea pueden abrir el libro y modificar los datos contenidos
en la hoja de clculo Rendimiento, ya que dicha hoja de clculo no est protegida. Sin embargo, para
modificar la hoja de clculo SSN, el usuario tambin debe conocer la contrasea que utiliz para
proteger la hoja de clculo en el primer ejercicio.
Solucin de Cuando confirme la contrasea para evitar visualizaciones no autorizadas de un documento, el sistema le
problemas recordar que las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas. Si la contrasea que introduce en
el cuadro de dilogo Confirmar contrasea no es idntica a la que introdujo en el cuadro de dilogo anterior,
recibir un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y escriba nuevamente la
contrasea en el cuadro de dilogo Confirmar contrasea.
Cuando guard el libro Solucin Datos nmina en el primer ejercicio de esta seccin, todos
los que tuvieran acceso a la red o al sistema del equipo podan verlo. Tal como vio al abrir el
archivo en este ejercicio, se poda ver el libro, pero no se poda modificar la hoja de clculo SSN,
con excepcin de las celdas que estaban desbloqueadas. Si guard el archivo con otro nombre,
dicho archivo tambin estara protegido y no podra modificar los datos sin la contrasea que
protege dicha hoja de clculo.
Si protege la estructura de un libro, evitar que los usuarios vean hojas de clculo que ha
ocultado; inserten hojas de clculo nuevas; muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres
de las hojas de clculo. Si selecciona la casilla Ventanas en el cuadro de dilogo Proteger
estructura y ventanas impedir que el usuario cambie el tamao y la posicin de las ventanas
cuando se abra el libro.
Asegurar los libros 185
En un libro de Excel, se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e informacin personal.
Es posible que esta informacin no se vea inmediatamente cuando visualice el documento,
pero puede ser posible que otros la vean o recuperen la informacin. Esta informacin incluye
lo siguiente:
Comentarios y anotaciones: esta informacin permite a otras personas ver los nombres de
los usuarios que trabajaron en el libro, sus comentarios y los cambios introducidos en el libro.
Propiedades del documento e informacin personal: las propiedades del documento estn
constituidas por el autor, el tema y el ttulo, as como por el nombre de la ltima persona que
guard el libro y la fecha de creacin del libro.
Encabezados y pies de pgina: los encabezados y los pies de pgina pueden incluir el
nombre del autor, la fecha de creacin del archivo, etc.
Hojas de clculo, filas y columnas ocultas: las columnas pueden ocultarse para proteger los
datos relativos al salario y la seguridad social (Estados Unidos), la seguridad social (Canad)
o el seguro nacional (Reino Unido). Antes de quitar columnas o filas ocultas, asegrese de
que su eliminacin no cambiar los clculos en la hoja de clculo.
Solucin de Es buena idea realizar una inspeccin en una copia del libro, ya que tal vez no pueda restaurar el contenido
problemas oculto que elimin en el proceso de inspeccin. Si intenta inspeccionar un documento que tiene cambios sin
guardar, se le pedir que guarde el documento antes de completar la inspeccin.
2. Haga clic en la pestaa ARCHIVO. A continuacin, con Informacin seleccionado, haga clic en el botn
Comprobar si hay problemas en el panel central de la vista Backstage. A continuacin, haga clic
en Inspeccionar documento. Se abrir el cuadro de dilogo Inspector de documentos, tal como se
muestra en la Figura 11-5.
186 Leccin 11
Figura 11-5
Cuadro de dilogo Inspector
de documentos
3. Haga clic en Inspeccionar. El inspector de documentos cambiar para incluir algunos botones Quitar
todo.
4. Haga clic en Quitar todo en Comentarios y anotaciones.
Tome nota Debe quitar individualmente todos los tipos de datos ocultos. Puede volver a inspeccionar el
documento despus de quitar los elementos.
5. Haga clic tres veces en Eliminar todos para Propiedades del documento e informacin personal, Filas
y columnas ocultas y Hojas de clculo ocultas. Los encabezados y los pies de pgina deben los nicos
elementos ocultos restantes (vea la Figura 11-6).
Figura 11-6
Botn Quitar todo para en-
cabezados y pies de pgina
Botn Quitar
todo
6. Haga clic en el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Inspector de documentos.
7. GUARDE el libro.
Cuando abri el archivo en este ejercicio, contena columnas ocultas, as como otra informacin
que no quera compartir con otros usuarios. Primero cre una copia del libro original ya que
no siempre es posible restaurar los datos que el inspector de documentos elimina. Por este
motivo, elimin informacin importante de la copia; los datos completos se conservan en el
libro original. Si el libro original estaba protegido, la copia tambin lo estara y algunos de los
elementos del libro no podran cambiarse usando el inspector de documentos. En ese caso, es
preciso desproteger primero el libro para ejecutar el inspector de documentos.
Asegurar los libros 187
Figura 11-7
Marcar como final
3. Se abrir un cuadro de mensaje de Excel, indicando que el libro se marcar como final y se guardar.
Haga clic en Aceptar.
4. Otro cuadro de mensaje de Excel explica que el documento se ha marcado como final. Esto tambin
significa que el archivo se ha convertido en archivo de solo lectura, lo que significa que no se puede
editar a menos que haga clic en el botn Editar de todos modos. Haga clic en Aceptar. Observe un
icono Marcado como final en la barra de estado (vea la Figura 11-8).
188 Leccin 11
Figura 11-8
Icono Marcado como final en
la barra de estado
El comando Marcar como final no es una caracterstica de seguridad. Todo el que abra un libro
que haya sido marcado como final puede editar el documento eliminando el estado Marcar
como final del documento haciendo clic en el botn Editar de todos modos.
Puede desactivar el control de cambios haciendo clic en el botn Desproteger libro compartido,
que fue nombrado Proteger libro compartido antes de acabar el ejercicio anterior.
Tome nota Desactivar el control de cambios eliminar el historial de cambios, as como el estado
compartido del libro, pero los cambios que ya se muestran en el documento se mantendrn
hasta que los acepte o los rechace.
Figura 11-9
Pestaa Opciones avanzadas
de libro compartido
190 Leccin 11
3. En el cuadro Guardar historial de cambios durante, haga clic en la flecha de desplazamiento para
mostrar 35.
4. Haga clic en el botn de opcin Automticamente cada para que el archivo se guarde
automticamente cada 15 minutos (valor predeterminado).
5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuracin predeterminada para el resto de las opciones.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Incluir en vista personal permite a cada usuario que edita el libro ver una vista personal de
este.
Figura 11-10
Insertar cambios realizados
Cuadro de dilogo
Resaltar cambios
Opciones de
control de
cambios
Asegurar los libros 191
3. La opcin Resaltar cambios en pantalla ya est seleccionada. Haga clic en Aceptar. Si aparece un
cuadro de advertencia, haga clic en Aceptar para aceptar.
4. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de
Excel.
5. En la categora General, en Personalizar la copia de Microsoft Office, en el cuadro Nombre de usuario,
escriba Luca Dellamore. Haga clic en Aceptar. Ha cambiado el nombre de usuario del documento que
se mostrar en el Control de cambios.
Tome nota Tome nota del nombre que quita. Restaurar el nombre de usuario original al final de esta
leccin.
6. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente informacin en cada una de las columnas:
Dellamore Luca Administrativo de archivos Rehacer buzones
7. A medida que introduzca estos cambios, aparecern un tringulo de color y un cuadro de comentarios
por cada entrada. De esta forma, ser ms fcil ver los cambios ms tarde.
8. En la barra de acceso rpido, haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados bajo el nombre
de usuario Luca Dellamore.
9. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y seleccione Opciones.
10. En el cuadro Nombre de usuario, escriba Billie Jo Murray. Haga clic en Aceptar. Una vez ms est
cambiando el nombre de usuario y aplicndolo al documento.
11. Haga clic en la celda A15 y escriba la siguiente informacin en cada una de las columnas:
Murray Billie Jo Recepcionista Retirar todos los viejos contactos
12. Mueva el puntero del mouse a la celda D15. El nombre de la persona que realiz el cambio, la fecha
del cambio y el cambio en s mismo aparecer en una informacin en pantalla, tal como se muestra en
la Figura 11-11.
Figura 11-11
Cambios realizados en una
hoja de clculo
13. Mire las informaciones en pantalla para las dems celdas de las filas 14 y 15.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
En una red, no puede ver los cambios realizados por otros usuarios hasta que todos hayan
guardado los cambios. Para guardar los cambios en un libro compartido y ver los cambios que
otros usuarios han guardado desde que guard por ltima vez, haga clic en Guardar en la barra
de herramientas de acceso rpido o elija otras opciones para guardar como Ctrl + S. Tenga
en cuenta que cuando trabaja en un entorno de red, puede hacer clic en Compartir libro en el
grupo Cambios y ver una lista de otros usuarios que tienen el libro abierto.
En ocasiones se producen conflictos cuando dos usuarios editan un libro compartido e intentan
guardar cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario intenta guardar el
libro, Excel muestra el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos. Segn las opciones que se
establecieron cuando se cre y se comparti el libro, puede mantener el cambio o aceptar el
cambio realizado por otro usuario.
192 Leccin 11
Tambin puede mostrar una lista que muestra cmo se solucionaron los conflictos en el pasado.
Esto se puede ver en otra hoja de clculo que muestra el nombre de la persona que realiz
el cambio, cundo y dnde fue hecho, qu datos se eliminaron o reemplazaron y cmo se
resolvieron los conflictos.
Tome nota Deshacer est inactivo en un libro compartido. Si por error reemplaza sus datos o los datos de
otro usuario, deber rechazar el cambio para restaurar los datos que reemplaz.
5. En la pestaa REVISAR, haga clic en Control de cambios y luego en el men desplegable que aparece,
haga clic en Aceptar o rechazar cambios. Excel mostrar un cuadro de mensaje que confirma que
quiere guardar el libro. Haga clic en Aceptar. Se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para
aceptar o rechazar.
6. En el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga clic en la flecha desplegable
Quin, seleccione Erin Hagens y haga clic en Aceptar. Acaba de pedir a Excel que devuelva solo los
cambios realizados por Erin Hagens. Excel resaltar la fila 16 con guiones verde all donde est escrita
la informacin de Hagens.
Tome nota El orden de aceptacin o rechazo de los cambios puede mostrarse de forma diferente. Acepte
el cambio de D13, pero rechace a todos los dems cambios.
7. Haga clic en Rechazar. Se eliminarn las cuatro entradas.
8. Cuando la celda D13 est seleccionada para corregir la ortografa de pasillos, haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Si reemplaza los datos de otro usuario y quiere restaurar los datos originales, debe rechazar el
cambio. Si en su lugar elimina el texto que introdujo como reemplazo de otro texto, dejar la
celda o el rango en blanco. Rechazar el cambio restaura la entrada que reemplaz.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Tambin puede hacer clic en Contraer dilogo en el cuadro Quin del cuadro de dilogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar y seleccionar las celdas que contienen cambios. A
continuacin, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio, algunos
cambios se resaltaron por celda y otros se resaltaron por fila, y puede aceptar o rechazar
cambios en la celda o el rango seleccionado.
Cuando trabaje en un libro compartido que se guarda en una red, probablemente se producirn
conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta a la misma celda que los cambios
de otro usuario. En el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, puede leer la informacin
sobre cada cambio y los cambios conflictivos realizados por otro usuario. Las opciones
establecidas en la pestaa Avanzadas del cuadro de dilogo Compartir libro determinan cmo
se solucionarn los conflictos.
Cuando se elimina el estado compartido de un libro, los cambios pueden realizarse como en
cualquier libro. Por supuesto, puede volver a activar el control de cambios, lo que compartir
automticamente el libro.
Insercin de un comentario
Los comentarios constituyen una tcnica til para llamar la atencin sobre datos importantes o
significativos y para proporcionar una visin del usuario que explica ms acerca de los datos.
Por ejemplo, supongamos que se evala a los empleados de Contoso en funcin de tres medidas
de rendimiento. El director utilizar los comentarios para apuntar los incidentes relacionados
con dichas medidas. En este ejercicio, aprender a insertar comentarios.
2. Escriba Con frecuencia llega tarde al trabajo tal como se muestra en la Figura 11-12.
Figura 11-12
Cuadro de texto Nuevo
comentario Cuadro de texto
Comentario
Marcador de
comentario
3. Haga clic en la celda D8. Presione Mays + F2 y escriba Actualmente cursando un programa de
mster para obtener un certificado adicional. Haga clic fuera del cuadro de comentarios. El cuadro
desaparecer y quedar un tringulo rojo en la esquina superior derecha de la celda donde se
introdujo el comentario.
4. Haga clic en la celda E4. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Horas ajustadas para emergencia
familiar.
5. Haga clic en la celda F10. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Considerar aumento de sueldo.
6. GUARDE el archivo como 11 Evaluations Solution.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Como se mencion anteriormente, Contoso, Ltd. lleva a cabo una revisin anual del rendimiento
de sus empleados. En este libro, el director utilizar los comentarios para apuntar los eventos
o acciones que quiere recordar cuando realice las revisiones anuales de los empleados. Cuando
agrega comentarios, Excel muestra automticamente el nombre que aparece en el cuadro
Nombre de la configuracin general de Office en el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Si
no quiere usar un nombre, puede seleccionarlo en el comentario y presionar Eliminar.
Visualizacin de un comentario
Cuando pone el puntero sobre el tringulo rojo que indica que una celda tiene un comentario
anexado, se muestra el comentario. Puede mantener visibles los comentarios seleccionados
mientras trabaja, o bien puede mostrar todos los comentarios mediante los comandos del grupo
Comentarios de la pestaa REVISAR. Los comandos Mostrar u ocultar comentario y Mostrar
todos los comentarios le permitirn mostrar u ocultar comentarios segn sea necesario. Los
comandos Anterior y Siguiente le permitirn pasar de un comentario a otro sin seleccionar las
celdas.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
196 Leccin 11
Edicin de un comentario
Los comentarios pueden editarse y formatearse segn sea necesario. Puede formatear un
comentario usando la mayora de las opciones de formato de la pestaa INICIO, en el grupo
Fuente. Sin embargo, los botones de Color de relleno y Color de fuente de la pestaa INICIO
no estn disponibles para el texto del comentario. Para editar un comentario, seleccione la
celda que contiene el comentario y haga clic en Modificar comentario.
Figura 11-13
Botn Modificar comentario
e informacin en pantalla
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Eliminacin de un comentario
Por supuesto, puede eliminar comentarios de un libro cuando ya no sean necesarios. A menos
que el libro est protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios, por lo que si tiene un
libro con informacin confidencial o sensible, piense en protegerlo. En este ejercicio, aprender
a eliminar un comentario.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Indique qu pestaa de la cinta tiene los comandos que se ejecutan para agregar, eliminar, mover y
ver comentarios.
a. COMENTARIOS
b. REVISAR
c. FILE
d. VIEW
2. Indique en qu pestaa de la cinta se encuentra el botn Proteger libro.
a. COMENTARIOS
b. REVISAR
c. FILE
d. VIEW
3. Indique cul de los enunciados siguientes NO es una opcin del grupo Comentarios.
a. Nuevo comentario
b. Eliminar
c. Mostrar tinta
d. Modificar comentario
4. Puede activar el control de cambios con todos los siguientes SALVO:
a. Botn Control de cambios
b. Botn Compartir libro
c. Botn Proteger hoja
d. Botn Proteger y compartir libro
5. Indique cul de los siguientes no se encuentra en la pestaa REVISAR.
a. Botn Control de cambios
b. Botn Compartir libro
c. Botn Proteger celdas
d. Botn Proteger y compartir libro
6. Indique cul de las siguientes es la contrasea ms segura.
a. 02Feb2011 (la fecha de cumpleaos de su perro)
b. DenVer (la ciudad donde naci, con una capitalizacin extraa)
c. 679KrDj! (los tres ltimos dgitos de su nmero de la seguridad social o seguro social y los nombres
de cada uno de sus hermanos con un signo de exclamacin)
d. BruinsO6 (la mascota del instituto y el ao en que se gradu utilizando la letra O como cero)
7. En Excel puede requerir una contrasea para todas las tareas siguientes, salvo una de ellas. Indique
cul.
a. Abrir un archivo
b. Formatear celdas, columnas y filas en una hoja de clculo
c. Agregar una hoja de clculo nueva, eliminar una hoja de clculo
d. Eliminar un archivo
8. Indique cul de las funciones siguientes le permite hacer que Excel ponga de forma aleatoria cualquier
nmero comprendido entre 10000 y 99999.
a. ALEATORIO()
b. ALEATORIO.ENTRE(10000,99999)
c. PORCASUALIDAD(10000,99999)
d. ALEATORIO(10000,99999)
198 Leccin 11
Proyectos
Figura 11-14
Creacin del libro de tarjetas
de crdito.
3. GUARDE el archivo como 11 Credit Cards Solution para usarlo en los dems ejercicios.
4. Haga clic en la pestaa ARCHIVO e informacin se seleccionar automticamente; haga clic en
Proteger libro y elija Cifrar con contrasea.
5. En el cuadro de dilogo Cifrar documento, escriba 11P1!s5 y vuelva a introducir la misma contrasea
en el cuadro Confirmar contrasea.
6. GUARDE y CIERRE el libro.
5. En la celda B12, escriba un nuevo comentario Yossi se ir al final del trimestre acordarse de
cancelar la tarjeta.
6. Edite el comentario de D9 para que ponga Tarjeta perdida y encontrada [fecha de hoy].
7. Asegrese de que todos los comentarios estn ocultos.
8. IMPRIMA la hoja de clculo con los comentarios visualizados al final de la hoja.
9. GUARDE y CIERRE el libro.
CIERRE Excel.
12 Creacin de grficos
200 Leccin 12
Fourth Coffee posee cafs en los 15 principales mercados. La mayora de sus ingresos provienen de la venta de caf recin
hecho, de marca registrada, y de bebidas expreso. En los cafs tambin se venden una variedad de pastas y pasteles, cafs y ts
envasados, y bocadillos, as como accesorios relacionados con el caf y artculos de regalo. Para preparar una prxima reunin
donde se abordar el presupuesto, el gerente corporativo quiere crear grficos para mostrar las tendencias en cada una de las
cinco categoras de ingresos para un perodo de cinco aos, as como prever dichas tendencias en las ventas futuras. Dado que
Excel le permite controlar grandes cantidades de datos y trabajar con ellos, en ocasiones es difcil obtener una imagen general
a partir de los detalles de la hoja de clculo. Con las capacidades de creacin de grficos de Excel, puede resumir y resaltar datos,
revelar tendencias y establecer comparaciones que pueden no ser evidentes al mirar los datos en bruto. Para presentar los
datos de Fourth Coffee utilizar grficos, herramientas de anlisis rpido, tablas dinmicas y grficos dinmicos.
200
Creacin de grficos 201
La pestaa INSERTAR
La pestaa INSERTAR contiene los grupos de comandos que utilizar para crear grficos
en Excel (vea la Figura 12 - 1). Para crear un grfico bsico en Excel que pueda modificar
y aplicar formatos ms adelante, empiece por introducir los datos del grfico en una hoja
de clculo. A continuacin, seleccione los datos y elija un tipo de grfico para mostrar
grficamente los datos. Simplemente eligiendo un tipo de grfico, un diseo y un estilo de
grfico (todos ellos accesibles fcilmente en las pestaas INSERTAR y HERRAMIENTAS
DE GRFICOS) obtendr resultados de calidad profesional al instante, cada vez que cree
un grfico.
Figura 12-1
Pestaa INSERTAR Grficos recomen- Tipos de grficos del Grupo Minigrficos
dados grupo Grficos
Utilice esta ilustracin como referencia a lo largo de esta leccin, a medida que se
familiariza con las capacidades de creacin de grficos de Excel y las utiliza para crear
atractivas ilustraciones que comunican un anlisis de datos.
CREACIN DE GRFICOS
Se entiende por grfico una representacin grfica de datos numricos de una hoja de clculo.
Los valores de datos se representan mediante grficos con combinaciones de lneas, rectngulos
verticales u horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando desee crear un
grfico o cambiar un grfico ya existente, puede elegir entre 11 tipos de grfico con numerosos
subtipos y grficos combinados. En la Tabla 12-1 se ofrece una breve descripcin de cada tipo
de grfico de Excel.
Grfico de til para mostrar la relacin de Las categoras son los colores
anillos las partes con un todo. Puede de las bandas circulares y
contener ms de una serie de el tamao de las bandas
datos. Los valores se representan constituyen los valores de cada
como secciones de una banda banda.
circular.
Grfico de til para encontrar combinaciones Tanto las categoras como los
superficie ptimas entre dos conjuntos de valores son numricos.
datos. El trazado obtenido es
similar a un mapa topogrfico o un
trozo de tela tendido sobre puntos.
Creacin de grficos 203
Tome nota Cuando crea una hoja de clculo para un grfico, normalmente el perodo de tiempo aparece
en la primera fila y las categoras en la primera columna. Hay un botn Cambiar fila/columna
en la pestaa DISEO que permite cambiar la orientacin de los datos tal como aparecen
en el grfico. La cuarta columna de la Tabla 12-1 asume la configuracin predeterminada
de los datos en un grfico. Debe saber cules son los estndares de su organizacin, ya que
los grficos han sido pensados para explicar rpidamente una historia y si disean de forma
diferente a los estndares, los grficos pueden perder su objetivo y confundir en vez de aclarar
a su audiencia.
Existen dos enfoques para identificar los datos de una tabla. Si disea eficientemente la hoja de
clculo, puede seleccionar varios rangos a la vez que se convertirn en los diversos elementos
del grfico. La segunda manera consiste en identificar el tipo de grfico y despus seleccionar
los datos de cada elemento del grfico. Si crea muchos grficos y acaba identificando cules
son sus propios tipos de grfico, tal vez pueda serle til el primer mtodo. Si sus grficos son
ms complejos, le ser til usar el ltimo mtodo. En la primera parte de esta leccin se aborda
la seleccin de rangos, mientras que en la segunda parte se estudia cmo agregar y eliminar
ciertos elementos del grfico.
Figura 12-2
Grfico circular creado con
datos incorrectos
Estilos de
grfico
2010 debe ser una etique-
ta y no un segmento del
grfico circular
Rango
de datos
seleccionado
1575 es un
total y no
debe ser un
segmento.
5. Apunte al segundo segmento ms grande y ver que el valor es de 1575, que es la cantidad total. Ni
la etiqueta de la columna (2010) ni la cantidad total de ventas deben incluirse como segmentos del
grfico circular.
6. Haga clic en el espacio en blanco del grfico y presione Eliminar. Ahora se eliminar el grfico y
desaparecer la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS.
Solucin de Para eliminar un grfico, haga clic en el espacio en blanco y, a continuacin, presione la tecla Suprimir del
problemas teclado. Si hace clic en el grfico o en otro elemento del grfico y presiona Suprimir, solo se eliminar el
elemento seleccionado.
7. Seleccione B3:B7, haga clic en la pestaa INSERTAR, en el grupo Grficos, haga clic en Circular y luego
en el primer grfico 2D. Se mostrarn los datos correctos, pero es difcil interpretar el grfico ya que
las diversas partes solo estn identificadas con nmeros.
Solucin de Cuando inserte un grfico en la hoja de clculo, las pestaas HERRAMIENTAS DE GRFICOS (DISEO y
problemas FORMATO) se visualizan en la cinta de Excel. De forma predeterminada, la pestaa DISEO est activa. Debe
seleccionar la pestaa INSERTAR en la cinta cada vez que desee insertar un grfico.
Figura 12-3
Grfico circular con formato
10. Mueva el puntero del mouse a un punto en blanco del grfico y arrstrelo para moverlo debajo de los
datos.
Solucin de Al igual que ocurre con la eliminacin de un elemento, si arrastra un elemento del grfico, el mouse mover
problemas dicho elemento dentro del grfico.
11. Haga clic fuera del grfico, luego en ARCHIVO y luego en Imprimir. Observe que los datos de ventas
anuales aparecen con el grfico en la pgina.
12. Presione Esc, haga clic en Grfico y elija ARCHIVO, Imprimir. Ahora observe que el grfico aparece por
s mismo.
Tome nota Si quiere imprimir solo un grfico insertado en un libro, seleccione el grfico antes de
seleccionar ARCHIVO, Imprimir.
13. CREE una carpeta para la leccin 12 y GUARDE el libro como 12 Charts Solution.
En este ejercicio se ilustra que la seleccin de datos del grfico debe contener informacin
suficiente para interpretar los datos con solo echar un vistazo. Excel no distingua entre la
etiqueta de la columna B y los datos que esta contena, cuando seleccion nicamente los datos
de la columna B. Aunque la etiqueta tiene formato de texto, como la etiqueta de la columna era
numrica, Excel lo interpret como datos que deban incluirse en el grfico. Cuando ampli la
seleccin para incluir las etiquetas de fila, Excel reconoci correctamente 2010 como etiqueta
y la mostr como ttulo del grfico circular.
Cuando selecciona datos y crea un grfico circular, el grfico se coloca en la hoja de clculo.
Esto se conoce como un grfico insertado, lo que significa que se coloca en la hoja de clculo
en lugar de colocarse en una hoja de grfico diferente, una hoja que contiene solo un grfico.
Mover un grfico
Cuando inserta un grfico, de forma predeterminada se inserta en la hoja de clculo. Puede
hacer clic en una esquina de un grfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamao (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados).
Puede utilizar los controladores de tamao para cambiar el tamao de un grfico. Para mover
un grfico, haga clic y arrastre el puntero del mouse negro de cuatro puntas en el espacio en
blanco. Tal vez quiera que se revise un grfico junto con los datos de la hoja de clculo o tal vez
quiera que el grfico sobresalga. En este ejercicio, mover un grfico a una nueva hoja del libro.
206 Leccin 12
Si desea devolver el grfico a la hoja Datos, puede ir a la pestaa 2010Circular, volver a hacer
clic en el botn Mover grfico y en el cuadro Objeto, seleccione Datos (el nombre de la hoja).
Solucin de Asegrese de que no incluir la fila 8 de ventas totales. De lo contrario, la ltima columna de cada ao ser
problemas enorme y las dems columnas parecern minsculas a su lado. Es habitual no incluir los totales en los
grficos de columnas y de barras. En algunos casos puede ser til agregar una lnea con los totales como un
eje separado a la derecha.
2. Haga clic en la pestaa INSERTAR y, en el grupo Grficos, haga clic en Columna. En la lista desplegable
Columnas, mueva a cada una de las opciones. Al pausar una opcin, Excel muestra una vista previa
del grfico en la hoja de clculo y una descripcin y consejos para el tipo de grfico seleccionado. En
Columna 3D, mueva a la primera opcin. Tal como se muestra en la Figura 12-4, la informacin en
pantalla muestra que el tipo de grfico es un grfico de columnas agrupadas 3D y se sugiere comparar
valores cuando el orden de las categoras no es importante.
Creacin de grficos 207
Figura 12-4
Informacin en pantalla y Botn de grfico de columnas
vista previa del grfico Tipos de grficos de
columnas
3. En la lista desplegable, haga clic en Columnas agrupadas 3D. El grfico de columnas mostrar las
ventas de cada una de las categoras de ingresos para un perodo de cinco aos. Aparecer la pestaa
HERRAMIENTAS DE GRFICOS con la pestaa DISEO activa.
4. En cualquier punto del rea en blanco, haga clic en el grfico, arrstrelo debajo de los datos de la hoja
de clculo y colquelo en el extremo izquierdo.
5. Haga clic fuera del grfico de columnas para anular la seleccin. Observe que la pestaa
HERRAMIENTAS DE GRFICOS desaparece.
6. Seleccione A2:F7, haga clic en la pestaa INSERTAR y, en el grupo Grficos, haga clic en Lneas. En
el grupo Lneas 2D, haga clic en la opcin Lnea con marcadores (primer grfico de la segunda fila).
Ponga el grfico de lneas junto al grfico de columnas. Observe que la pestaa HERRAMIENTAS DE
GRFICOS est en la cinta con la pestaa DISEO activa. Consulte la Figura 12-5.
Figura 12-5
Grfico de columnas y grfi-
co de lneas
Las herramientas de la
pestaa DISEO cambian
las opciones para el tipo
de grfico de lneas
Rango de datos
seleccionado
Grfico de
lneas activo La lnea centra la vis-
ta en las tendencias
208 Leccin 12
Tome nota Tmese un tiempo para estudiar los dos grficos. En el grfico de columnas, Caf y bebidas
calientes son en gran medida las mayores fuentes de ingresos, aunque Accesorios para caf
los est alcanzando. En el grfico de lneas, observe que Caf y bebidas calientes aumentan
con el tiempo, pero que Accesorios para caf aumenta an ms rpidamente. Por su parte, los
artculos de panadera estn disminuyendo y las ventas de bocadillos sube y baja.
7. Haga clic en el grfico de columnas y en la pestaa DISEO.
8. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba Columna y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos, seleccione el grfico de lneas, haga clic en el
botn Mover grfico y en el cuadro Hoja nueva, escriba Lneas y haga clic en Aceptar.
10. GUARDE el libro.
Los grficos de columnas y lneas proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos,
ilustrando que el tipo de grfico que elige depende del anlisis que desea que el grfico
retrate. El grfico circular, que muestra los valores como parte de un todo, visualiza la
distribucin de las ventas durante un ao. Los grficos de columnas tambin facilitan las
comparaciones entre elementos, aunque tambin durante perodos de tiempo. El punto
fuerte de los grficos de lneas consiste en que muestran las tendencias con el tiempo.
El grfico de lneas que cre en este ejercicio incluye marcadores de datos para indicar las
ventas de cada ao. Se entiende por marcador de datos una barra, rea, punto, segmento u
otro smbolo de un grfico que representa un nico punto de datos o un valor que tiene su
origen en una celda de una hoja de clculo. Los marcadores de datos relacionados en un
grfico constituyen una series de datos.
Figura 12-6
Grficos recomendados para
dos filas de datos (etiquetas
y valores)
Excel pone
etiquetas en
Los valores de B3:F3 el eje x.
se convierten en la
altura de la lnea.
Descripcin
del tipo de
grfico.
3. Haga clic en los otros tres tipos de grfico y lea cada descripcin. Haga clic en el grfico de lneas y en
Aceptar.
4. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba LneasCaf y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos, seleccione las celdas A2:B7 para incluir las
etiquetas y los datos para el ao 2010 y luego, en la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Grficos
recomendados. Observe los tres tipos de grficos recomendados esta vez (vea la Figura 12-7).
Figura 12-7
Grficos recomendados para
texto en una columna y va-
lores en la columna siguiente
2010 se convierte en el
ttulo del grfico.
Tome nota Observe que esta vez se recomiendan tres grficos en comparacin con otros casos en los que
se recomiendan cuatro grficos. Como 2010-2014 est en la primera fila en el ejemplo anterior,
se incluyen grficos que muestran tendencias (lneas y columnas). Dado que esta vez la primera
columna est seleccionada, se seleccionan los grficos que comparan elementos (de barras,
circular y de columnas). Existe cierta superposicin en los tipos de grficos recomendado; en
ambos casos se sugieren grficos de columnas.
6. Haga clic en Cancelar. Seleccione A2:F7 y haga clic en el botn Grficos recomendados. Observe cada
una de las opciones sugeridas y examine la descripcin. Haga clic en Cancelar.
7. Seleccione A8:F8 y haga clic en el botn Grficos recomendados. Observe que las opciones son
incluso diferentes de las opciones de la Figura 12-6. Haga clic en Cancelar.
8. Seleccione A2:F2, mantenga presionado Ctrl y seleccione A8:F8. No tiene que elegir rangos
adyacentes para los datos.
9. Haga clic en el botn Grficos recomendados. Observe que las opciones recomendadas en la Figura
12-8 son las mismas que en la Figura 12-6, ya que la primera fila incluye los aos y la segunda fila los
valores. Haga clic en Aceptar.
Figura 12-8
Rangos no adyacentes usa-
dos antes de elegir Grficos
recomendados
10. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba TotalLneas y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
11. GUARDE el libro.
Tome nota Una informacin en pantalla muestra el nombre del tipo de grfico cuando pasa el puntero del
mouse en el botn u opcin de subtipo.
3. Haga clic en el subtipo Barras agrupadas 3D. Los datos se muestran en un grfico de barras agrupadas
y la pestaa DISEO est activa en la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS.
4. Arrastre el grfico de barras agrupadas a la izquierda, debajo de los datos de la hoja de clculo.
5. Seleccione A2:F7. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Grficos, haga clic en el botn Barras.
6. Haga clic en el subtipo Barras apiladas 3D.
7. Coloque el grfico de barras apiladas al lado del grfico de barras 3D. La hoja de clculo debera verse
como en la Figura 12-9.
Figura 12-9
Barra agrupada y barra
apilada que usan los mismos
datos que los grficos de
columnas y de lneas vistos
anteriormente en la leccin
(vea la Figura 12-5).
Cada parte de la
barra se suma para
mostrar el total en la
barra apilada.
8. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba BarrasApiladas y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaa Datos de la hoja de clculo y en el grfico de barras agrupado y, en el botn
Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba BarrasAgrupadas y haga clic en Aceptar.
10. GUARDE el libro.
El grupo Grficos de la pestaa INSERTAR contiene ocho botones que conducen a varios
tipos de grficos (incluido un tipo de grfico combinado). Para crear uno de estos grficos,
seleccione los datos de la hoja de clculo, haga clic en el botn y elija una de las opciones
de tipo de grfico. Puede seleccionar cualquier tipo de grfico haciendo clic en el selector
de cuadros de dilogo Grficos (vea la Figura 12-8) para abrir el cuadro de dilogo Insertar
grfico. Se visualizar Grficos recomendados en la primera pestaa. Haga clic en la pestaa
Todos los grficos del cuadro de dilogo tal como se muestra en la Figura 12-10 para ver
muestras de todos los tipos y subtipos de grficos.
212 Leccin 12
Figura 12-10
Pestaa Todos los grficos
Subtipo para cada tipo
del cuadro de dilogo de grfico
Insertar grfico
Cambiar la orientacin
de los datos
Cambiar el
tipo
Cuando hace clic en un tipo de grfico en el panel izquierdo del cuadro de dilogo, el primer
grfico de ese tipo se selecciona en el panel derecho. Tambin puede desplazarse por el panel
de la derecha y seleccionar cualquier subtipo de grfico. Se muestran diferentes ejemplos para
determinar si desea que los datos se interpreten en filas y columnas en vez de en columnas y
filas.
Pestaa HERRAMIENTAS
Pestaa DISEO DE GRFICOS Pestaa FORMATO
Figura 12-11
La pestaa HERRAMIENTAS
DE GRFICOS se activa cuan-
do se inserta un grfico.
Botn Diseo Botn Cambiar Botones de estilos de grfico
rpido colores
2. Uno de los estilos de grfico ya est seleccionado. Haga clic en cada uno de los estilos hasta que
encuentre el estilo que se muestra en la Figura 12-12 con las etiquetas y los porcentajes mostrados al
lado de cada segmento del crculo. Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar
ms estilos.
Figura 12-12
Grfico circular con
etiquetas al lado de cada
segmento
Estilo actual
seleccionado
3. Los colores del grfico se determinan mediante el tema de la hoja de clculo. Haga clic en el botn
Cambiar colores y mueva el puntero del mouse sobre cada una de las distintas filas para ver la vista
previa del cambio del grfico circular.
4. Haga clic en Color 3 para introducir el cambio.
5. GUARDE el libro.
Figura 12-13
Opciones de Diseo rpido
Diseo 5 seleccionado y
mostrado en el grfico
3. Haga clic en Diseo 5. La tabla de datos aparecer bajo el grfico. Los aos (2010 2014) actan como
etiquetas del eje x y los encabezados de columnas de la tabla de datos.
4. GUARDE el libro.
Tambin puede utilizar los botones de diseo de la derecha de un grfico seleccionado para
cambiar el estilo y el color, y qu elementos aparecen en el grfico. Haga clic en el grfico y
en el primer botn para seleccionar los elementos que aparecern en el grfico, tal como se
muestra en la Figura 12-14.
Figura 12-14
Botn Elementos de grfico
En la siguiente lista se definen algunos de los elementos del grfico cuyo formato puede
modificar manualmente en Excel. Estos elementos se ilustran en la Figura 12-15:
Eje: lnea que rodea el rea de trazado grfico utilizada como marco de referencia para la
medicin.
Series de datos: fila o columna de datos representada mediante una lnea, conjunto de
columnas, barras u otro tipo de grfico
Leyenda: cuadro que identifica los patrones o colores asignados a las series de datos o
categoras de un grfico.
Figura 12-15
Elementos de grfico
Seleccione el elemen-
to del grfico
Ttulo del
grfico
Eje horizontal
(categora)
Leyenda
Tome nota Para conocer los elementos de un grfico, haga clic en la lista desplegable Elementos de grfico
y seleccione cada uno de los elementos en los grficos de muestra del libro.
Figura 12-16
Men de efectos de formas
8. Haga clic en la primera opcin de Bisel (crculo). Repita esta opcin para cada una de las series de
datos.
9. Adems de los botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas, tambin puede
cambiar los elementos con el selector de cuadro de dilogo Estilos de la forma. En la pestaa
FORMATO, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el selector de cuadros de dilogo Estilos de
forma. El panel Formato de serie de datos se abre con el botn Opciones de serie seleccionado.
10. Haga clic en cada uno de los tres botones de la etiqueta Opciones de serie y observe las opciones.
Haga clic en una de las columnas Accesorios para caf.
11. Haga clic en el botn Relleno y lnea, elija RELLENO y seleccione Relleno con imagen o textura entre
las opciones.
12. Haga clic en la flecha desplegable Textura y elija la opcin Mrmol marrn.
13. GUARDE el libro.
Cuando use el mouse para apuntar un elemento del grfico, el nombre de dicho elemento
aparecer en una informacin en pantalla. Puede seleccionar el elemento cuyo formato desee
modificar al hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico en el grupo
Seleccin actual en la pestaa FORMATO. Esta lista es especfica para grficos. Cuando hace
clic en la flecha, la lista incluir todos los elementos que ha incluido en el grfico visualizado.
Figura 12-17
Cambio del color de la
leyenda del texto
Botn
Color de
relleno
El color del texto
cambi a rojo para
coincidir con la
lnea
MODIFICAR UN GRFICO
A veces, el grfico que agrega desde la pestaa INSERTAR y que modifica mediante el diseo
rpido y los estilos de grfico no es exactamente lo que desea. Adems de usar las caractersticas
de creacin y diseo que se mencionaron anteriormente, puede modificar un grfico al agregar
o eliminar elementos individuales o al mover o cambiar el tamao del grfico. Tambin puede
cambiar el tipo de grfico sin tener que borrar el grfico existente y crear uno nuevo o cambiar
la forma en que Excel selecciona datos como elementos de datos cambiando filas por columnas.
Figura 12-18
Elementos actuales
del grfico
Botn ELE-
MENTOS DE
GRFICO
Haga clic
en la casilla
activa para
quitar un
elemento
Haga clic en
la casilla sin
marcar para
agregar un
elemento
4. Haga clic en el cuadro Ttulos de los ejes para marcar el cuadro y agregar un marcador de posicin de
los ejes vertical y horizontal.
5. El ttulo del eje en la parte inferior de la pantalla tiene indicadores de seleccin para indicar que est
seleccionada. Escriba Miles y presione Entrar.
6. Haga clic en la pestaa del grfico TotalLneas y en el botn ELEMENTOS DE GRFICO, y seleccione la
opcin Ttulos de los ejes. Esta vez se selecciona el ttulo del eje vertical. Puede hacer clic en cualquier
marcador de posicin de etiqueta para seleccionarlo si ya est en un grfico. Escriba Miles para el
ttulo vertical.
7. Repita el paso anterior para agregar un eje vertical de miles para el grfico CoffeeLine y el ttulo del
eje horizontal para el grfico BarrasAgrupadas.
8. Haga clic en la pestaa del grfico BarrasApiladas y en el botn ELEMENTOS DE GRFICO, y
seleccione la opcin Rtulos de datos. Aparecern etiquetas para cada una de las barras del grfico.
9. GUARDE el libro.
Figura 12-19
Desactive la serie que
no desee que aparezca
en el grfico.
Botn
Filtros de
grficos
Botn
Aplicar
9. Repita el paso 8 para Caf/t empaquetado y Bocadillos, y haga clic en el botn Aplicar.
10. Despus de examinar el grfico, tal vez decida que es mejor mantener todas las series de datos. Repita
los pasos 8 y 9 para revisar las series Panadera, Caf/t empaquetado y Bocadillos.
11. GUARDE el libro.
Tome nota Es importante recordar que, sin importar si el grfico est insertado en la hoja de clculo o
ubicado en una hoja de grfico, el grfico est vinculado a los datos de la hoja de clculo.
Cualquier cambio en los datos de la hoja de clculo se refleja en el grfico. Asimismo, si se
eliminan datos de la hoja de clculo, tambin se eliminar el grfico.
Figura 12-20
Ventas anuales editadas con
nuevas categoras
4. Haga clic con el botn derecho en un rea vaca del grfico y elija Seleccionar datos. Se abrir el
cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.
5. Haga clic en el botn Agregar y en el cuadro de nombres Series, haga clic en la celda A4. En el cuadro
de valores Series, elimine la entrada y arrastre sobre la hoja de clculo para seleccionar las celdas
B4:F4.
6. Haga clic en Aceptar y en el botn Subir varias veces para subir la etiqueta Cafs Expreso/Premium
debajo de Caf.
7. Repita los pasos 5 y 6 con T empaquetado en A8 y los datos de B8:F8 para que la etiqueta quede
debajo de Caf empaquetado. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y volver a la hoja.
8. GUARDE el libro.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja DataExp debe seleccionarse.
1. Mueva el mouse por el espacio en blanco a la izquierda del ttulo del grfico. El mouse es una flecha de
cuatro puntas negra. Arrastre para mover el grfico hasta el borde izquierdo de la hoja y por debajo
de la fila 11.
2. Mueva el mouse a la esquina inferior derecha del grfico. El puntero del mouse es una flecha diagonal
de dos cabezas en el controlador de tamao. Arrastre el mouse para que est en la esquina inferior
derecha de la pantalla. El grfico se ampliar para tomar ms pantalla y podr ver las columnas y la
leyenda ms fcilmente.
3. Haga clic en el Ttulo del grfico y escriba Ventas anuales detalladas. Vuelva a hacer clic en el grfico
para seleccionarlo y moverlo hacia el controlador de tamao del centro a la derecha. La pantalla
deber parecerse a la figura 12-21.
Figura 12-21
Grfico con el tamao
cambiado
Controlador
de tamao
para cambiar
la altura
Controlador
de tamao
para cambiar
el ancho
El puntero del
mouse toma
la forma de
una flecha de
dos puntas
Cambia el ancho y la
altura
4. GUARDE el libro.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja de DataExp debe ser visible y el grfico debe estar
seleccionado.
1. Haga clic en la pestaa DISEO y seleccione el botn Cambiar tipo de grfico. Se abrir el cuadro de
dilogo Cambiar tipo de grfico.
2. Haga clic en cada uno de los tipos de grfico de la izquierda y ver un conjunto de iconos diferentes
que representan los subtipos de cada uno de los tipos de grfico. Haga clic en el botn Columna. Haga
clic en el subtipo Columna apilada (segundo icono del panel derecho, en la parte superior del cuadro
de dilogo).
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba DetSales y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
5. COPIE la hoja del grfico DetSales antes de la hoja DataExp y asigne el nombre DetSalesEs a la
pestaa.
6. En la pestaa DISEO, con el botn Cambiar tipo de grfico, cambie el tipo de grfico de nuevo a
Columna agrupada.
7. Haga clic solo en una de las columnas de Cafs Expreso/Premium.
8. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico.
9. El cuadro Cambiar tipo de grfico se abrir en el tipo de grfico combinado. En el cuadro de tipo de
grfico Cafs Expreso/Premium, seleccione Lneas (vea la Figura 12-22).
Figura 12-22
Cambiar tipo de grfico con
el tipo de grfico combinado
Opcin de lnea
Tipo de grfico
combinado
10. Haga clic en Aceptar y edite el ttulo del grfico para que ponga MAGNFICO! Estas son las ventas de
caf espreso/premium.
11. Haga clic en la pestaa FORMATO y, en el grupo Insertar formas, haga clic en el botn Flecha y
arrastre la flecha del ttulo desde el ttulo del grfico hasta la lnea de Expreso. Use el botn Contorno
de forma para cambiar la flecha a Rojo y el Grosor a 6 pt.
12. GUARDE el libro.
Figura 12-23
Filas y columnas cambiadas
(categoras y leyenda cam-
biadas)
Botn
Cambiar
fila/
columna
4. GUARDE el libro.
Figura 12-24
Botn Anlisis rpido e infor- Botn Anlisis
macin en pantalla rpido
La informacin en
pantalla describe
el botn
2. Haga clic en el botn Anlisis rpido. Se abrir una pequea ventana denominada Galera de anlisis
rpido (vea la Figura 12-25).
Figura 12-25
Galera de anlisis rpido
3. Haga clic en la pestaa GRFICOS de la galera. Las opciones cambiarn en la parte inferior de la
galera. Mueva el puntero del mouse a cada una de los grficos y aparecer una vista previa en la
pantalla por encima de la galera de anlisis rpido. Por ejemplo, mueva el puntero del mouse a la
opcin rea apilada y ver una vista previa donde se muestra este tipo de grfico (vea la Figura 12-26).
Figura 12-26
Vista previa de grfico de
reas apiladas
Pestaa GRFICOS
Ms grficos
muestra los grficos
recomendados y
todos los grficos
4. Ahora, no agregaremos ningn grfico del men GRFICOS. Haga clic en la pestaa MINIGRFICOS.
Mueva el puntero del mouse para obtener una vista previa de la opcin Columna. Se mostrar un
conjunto de pequeas columnas en la columna G.
5. Haga clic en la opcin Lneas. Aparecern una serie de lneas en la hoja de clculo de la columna G.
Creacin de grficos 227
6. La fila 2 (aos) no debe tener un minigrfico. Haga clic en la celda G2 y, en la pestaa DISEO, haga clic
en el botn Eliminar. Se eliminar el minigrfico de la celda. En la celda G2, escriba Minigrfico.
7. Haga clic en la celda G9. Utilice el controlador de relleno para arrastrar a la celda G10. Aparecer un
minigrfico para el total.
8. Seleccione G3:G10 y haga clic en la pestaa DISEO. Puede optar por varias opciones con los
minigrficos.
9. En el grupo Mostrar, haga clic en Punto alto y Punto bajo y, en la galera de estilo, seleccione Estilo de
minigrfico Oscuro n 3 (vea la Figura 12-27).
Figura 12-27
Minigrficos en la columna G
Punto alto
Punto bajo
Tome nota La pestaa DISEO cambiar a HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO cuando tenga
minigrficos seleccionados. Tmese el tiempo para explorar las opciones de la cinta que se
muestran en la Figura 12-27.
10. GUARDE el libro.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior y haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos.
1. Seleccione A3:F7. Haga clic en el botn Anlisis rpido y seleccione la pestaa TOTALES.
2. Vaya al primer icono, Suma (con la fila azul resaltada en el icono). Ver una vista previa en la hoja de
clculo de Suma que sobrescribe la fila Ventas totales que ya estaba all.
3. Vaya al siguiente icono y ver una vista previa de la fila 8 con promedios para cada columna. Mueva a
los iconos Contar, % total y Total acumulado y observe la vista previa del cambio de hoja de clculo.
4. Vaya al segundo icono Suma (con la columna naranja resaltada). Observe que la vista previa de la hoja
de clculo cambia para mostrar los totales de la columna G.
5. Haga clic en la flecha de la derecha para mostrar ms opciones. Obtenga una vista previa de las
opciones y vuelva a % total.
6. Haga clic en la opcin % total. Haga clic en la celda G3 y observe que la frmula =SUMA(B3:F3)/
SUMA($B$3:$F$7) aparece en la barra de frmulas.
7. En la celda G2, escriba Promedio.
8. GUARDE el libro.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe de seguir en la pestaa de la hoja de clculo Datos.
1. Seleccione A3:F7. Haga clic en el icono Anlisis rpido. Se seleccionar la pestaa Formato.
2. Vaya al primer icono, Barras de datos. Puede ver una vista previa de pequeas barras en cada celda de
la hoja de clculo, lo que indica la existencia de un valor relativo en las celdas. El valor ms grande se
encuentra en F3 y la barra muestra el ancho ms grande (vea la Figura 12-28).
Figura 12-28
Vista previa de las
barras de datos Valor ms alto
Valor ms bajo
3. Haga clic en la opcin Escala de colores para elegir. Haga clic en una celda fuera del rango para que
el formato sea ms claro. La hoja de clculo tiene un formato en verde para los valores ms altos y en
verde oscuro para el valor ms alto. Los valores ms bajos estn en rojo.
4. Si el valor est cerca del valor ms alto o del valor ms bajo, el color o la celda tiene un tono menos
fuerte. A medida que los valores se alejan del valor, el color se vuelve ms claro.
5. GUARDE y CIERRE el libro.
Los informes de tabla dinmica y los grficos dinmicos estn especialmente diseados para:
Obtener subtotales y reunir datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y
crear frmulas y clculos personalizados.
Ampliar y contraer niveles de datos para filtrar los resultados, y explorar en profundidad los
puntos ms importantes de los datos resumidos para las reas de importancia.
Mover filas a columnas o columnas a filas dinmicas para examinar diferentes resmenes de
los datos.
Creacin de grficos 229
PREPRESE. ABRA 12 School Test Data de los archivos de datos de los estudiantes.
1. Haga clic en la celda A1. Presione Final y luego la flecha abajo. Observe que hay 139.129 filas de datos.
2. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior de la hoja de clculo.
3. En la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Tablas dinmicas recomendadas.
4. Desplcese hasta abajo y haga clic en Contar la calificacin de escala por nivel de aptitud (vea la
Figura 12-29).
Figura 12-29
Cuadro de dilogo Tablas
dinmicas recomendadas Botn
Grfico
dinmico
Botn Tabla
dinmica Cuadro de
dilogo Tablas
dinmicas
recomendadas
Botn Tablas
dinmicas
recomendadas
Seleccionar
la ltima
opcin
5. Haga clic en Aceptar y ASIGNE EL NOMBRE Contar a la nueva hoja. Se abrir el panel Campos de
tabla dinmica a la derecha de la pantalla y los datos aparecern en la hoja de clculo. Observe
que los datos de Sin puntuacin estn en blanco. Eso se debe a que el nmero de filas se basa en la
puntuacin de la escala, que est vaca para las puntuaciones no disponibles. Probablemente desee
cambiar el campo para contar en un campo que tenga datos. Si revisa la pestaa Datos, todas las filas
estn rellenadas con un nivel, para que pueda usar esta columna y se cuenten todas las filas.
230 Leccin 12
6. Vuelva a la hoja Recuentos y arrastre el campo Nivel del panel Campos de tabla dinmica hasta la
seccin VALORES.
7. Arrastre el Recuento de calificacin de escala desde la seccin VALORES a la hoja de clculo para
quitarlo. Observe que la fila Sin puntuacin ahora cuenta cada puntuacin omitida.
8. Arrastre el campo Nivel al rea COLUMNAS. Aparecer un resumen con todos los niveles.
9. Arrastre el campo Prueba al rea FILTROS.
10. Ahora, la celda B1 muestra (todos). Haga clic en la flecha desplegable del filtro, elija Matemticas y
haga clic en Aceptar.
11. En el botn Filtro, haga clic en la celda B1 y elija Lectura. Haga clic en Aceptar. Los datos debern
parecerse a los de la Figura 12-30.
Figura 12-30
Resultados de la tabla
dinmica
Botn Filtro
El filtro actual
muestra Lectura
Se filtra por
Prueba
Tome nota Cuando hace clic en cualquier celda vaca de la tabla dinmica, desaparece la lista de campos.
Para que vuelva a aparecer, solo tiene que hacer clic en cualquier celda activa que muestre
datos.
12. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 12 como 12 Test PivotTable Solutions.
Despus de crear el informe de tabla dinmica inicial definiendo el origen de datos, organizando
los campos en la lista de campos de la tabla dinmica, y eligiendo un diseo inicial, puede
realizar tareas adicionales a medida que trabaja con el informe de tabla dinmica y lo mejora.
Dichas tareas pueden ser:
Explorar los datos: una vez que los haya creado, puede ampliarlos y contraerlos, y mostrar
los hechos esenciales que pertenecen a los datos. Puede ordenar, filtrar y agrupar campos
y elementos de datos. Puede editar funciones de resumen y crear frmulas y clculos
personalizados.
Cambiar el diseo de columnas, filas y subtotales: Excel le permite activar o desactivar los
encabezados de los campos de columna o de fila, mostrar u ocultar filas en blanco, mostrar
los subtotales por encima o por debajo de filas y ajustar los anchos de columna al actualizar.
Creacin de grficos 231
Tambin puede mover un campo de columna al rea de filas o un campo de fila al rea de
columnas, y combinar o anular la combinacin de celdas para elementos exteriores a las filas
y columnas.
Cambiar la visualizacin de los espacios en blanco y los errores: puede cambiar cmo
se muestran los errores y las celdas vacas, cambiar cmo se muestran los elementos y las
etiquetas sin datos y mostrar u ocultar las lneas en blanco.
Tmese tiempo para explorar por su cuenta estas opciones para las tablas dinmicas.
Figura 12-31
Arrastre Insatisfactorio hasta
la ubicacin entre Sin puntu-
acin y Parcialmente apto.
Arrastre el borde de
Insatisfactorio
14. Repita el paso 13 y mueva la columna Avanzada hasta una posicin entre Apto y Total general.
15. Cambie el tamao del grfico dinmico para que vaya a la columna L.
16. GUARDE el libro como 12 Test PivotChart Solution. La hoja final debe verse tal como se muestra en la
Figura 12-32.
Figura 12-32
Grfico dinmico
completado
Columnas Avanzado
e Insatisfactorio
reorganizadas
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Creacin de grficos 233
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
c. Debe eliminar un grfico existente para poder mostrar los datos en un tipo de grfico
diferente.
d. Cuando se crea una hoja de clculo, ya no aparece en la hoja de clculo que contiene la
serie de datos.
Proyectos
Figura 12-33
Datos para el grfico circular
2. Seleccione A3:B8.
3. Haga clic en la pestaa INSERTAR. Haga clic en Circular y en Circular 3D.
4. En la pestaa DISEO, haga clic en Diseo rpido y elija Diseo 4.
5. Haga clic en el botn Mover grfico.
6. En el cuadro Hoja nueva, escriba CircularTiempo y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en el botn ELEMENTOS DE GRFICO y active Ttulo del grfico.
8. Para el ttulo de grfico seleccionado, escriba Anlisis mensual de tiempo.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 12 como 12 My Time Solution.
10. CIERRE el libro.
Figura 12-34
Datos para el grfico de
columnas
2. Seleccione A3:B10.
3. Haga clic en la pestaa INSERTAR. Haga clic en Columna y en Columna agrupada.
4. Edite el ttulo del grfico para que indique Salarios de nivel de entrada.
5. Haga clic con el botn derecho en un rea vaca del grfico, elija Mover grfico y, en el cuadro Hoja
nueva, escriba Salarios. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic con el botn derecho en el eje Vertical (valor) y seleccione Formato de ejes.
7. En el panel Formato de ejes, seleccione NMERO y, en el cuadro desplegable Categora, seleccione
Moneda.
8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 12 como 12 Salaries Solution y luego CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.
13 Agregar imgenes y formas
a una hoja de clculo
Tailspin Toys crea juguetes y juegos nicos destinados a la educacin infantil. La compaa tambin est muy comprometida en
actividades de caridad y recaudacin de fondos para organizaciones comunitarias, en especial para apoyar la despensa de comida
local. Tailspin Toys trabaja con la despensa para ejecutar diversas actividades de recaudacin de fondos durante todo el ao, as
como para brindar oportunidades educativas para capacitar a voluntarios y a la opinin pblica para ayudar a alimentar a los
hambrientos y acabar con el hambre en la comunidad. Tambin recogen alimentos donados para su distribucin a los necesitados.
A lo largo de esta leccin, agregar grficos a una hoja de clculo que informa sobre las actividades de recaudacin de fondos.
Aprender a manipular dichos grficos usando las mltiples herramientas de Excel para colocar, cambiar el tamao, cambiar color
y cambiar el formato de fotos, imgenes prediseadas, formas, SmartArt y WordArt.
236
Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo 237
La mayora de los elementos grficos que se pueden agregar a una hoja de clculo de Excel
se generan desde la pestaa INSERTAR, mostrada en la Figura 13-1, en las ilustraciones
y grupos de texto. Todo, desde imgenes, imgenes prediseadas, SmartArt, formas,
cuadros de texto y WordArt se encuentra en estos dos grupos de botones. Una vez que haya
insertado el elemento grfico que necesita, se visualizarn herramientas para permitirle
aplicar formatos, cambiar el tamao y colocar para satisfacer sus necesidades.
Figura 13-1
Grupos Ilustraciones y Texto
de la pestaa INSERTAR
Insertar imgenes
Como dice el refrn, "ms vale una imagen que mil palabras" y, en el caso de Excel, las
imgenes pueden valer varios miles de celdas llenas de texto y nmeros. Agregar de todo,
desde fotos hasta imgenes prediseadas es fcil en Excel, lo que lo ayudar a convertir una
hoja de clculo abrumadora, llena de nmeros y texto, en algo interesante de ver, de lectura
atractiva y fcil de explorar.
PREPRESE. INICIE Excel y abra un libro en blanco nuevo. Descargue los archivos de imagen de esta
leccin y GURDELOS en la carpeta Mis imgenes. O bien, puede crear una subcarpeta en la carpeta de
datos de estudiante llamada Imgenes de la leccin 13 y guardar las imgenes en dicha subcarpeta.
1. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes. Se abrir el cuadro
de dilogo Insertar imagen.
2. Vaya hasta la carpeta que contiene los archivos de imagen de esta leccin. Haga doble clic en la
imagen 13 Happy Kids o haga clic en la imagen una vez y despus haga clic en el botn Insertar. La
imagen se insertar en la hoja de clculo.
Solucin de Si no puede ver el archivo de imagen en el cuadro de dilogo Insertar imagen despus de ir a la carpeta
problemas donde esta se guarda, haga clic en la lista desplegable Todas las imgenes a la derecha del cuadro Nombre
de archivo. Excel mostrar todas las imgenes que admite, como BMP, JPG, PNG, TIFF y muchas ms.
Cuando inserta un grfico en Excel, la esquina superior izquierda del grfico se alinea con la
celda activa. Sin embargo, el grfico aparece encima de la cuadrcula de la hoja de clculo.
Aunque es posible que el grfico cubra contenido de la cuadrcula, esto no afecta el contenido
y en realidad el grfico no se inserta en ninguna celda de la hoja de clculo. Puede mover el
grfico en la hoja de clculo sin que esto afecte a ningn dato existente ni a los dems grficos
insertados.
Si decide utilizar otra foto, seleccione la imagen actual y, en la pestaa FORMATO, en el grupo
Ajustar, haga clic en el botn Cambiar imagen. En el cuadro de dilogo Insertar imgenes, elija
una imagen alternativa para reemplazar la imagen seleccionada en la hoja de clculo.
Despus de buscar una imagen, si ninguna de las imgenes devueltas por Office.com cumple
con sus expectativas, escriba los nuevos criterios de bsqueda en el cuadro de bsqueda y
presione la tecla Entrar para iniciar una nueva bsqueda.
Por metadatos se entiende la informacin almacenada sobre imgenes, como palabras clave
que describen el contenido de la imagen, el nombre del fotgrafo, el tipo de imagen, la fecha
en la que la imagen fue tomada o la ltima vez que se edit, y as sucesivamente. Cualquier
bsqueda de imagen, ya sea a travs de Office.com o de una funcin de bsqueda de imagen
de un explorador web, se basa en los metadatos almacenados sobre cada imagen para devolver
resultados cuando un usuario busca una imagen que satisfaga sus expectativas.
paso a paso Insertar una imagen mediante una bsqueda de imgenes de Bing
3. Escriba una palabra clave o una frase, tales como nios comiendo para buscar en Internet a travs del
explorador web de Bing, imgenes que contienen dichas palabras clave en los metadatos.
4. Haga clic en el icono de la lupa en el extremo derecho del cuadro de bsqueda o presione Entrar para
empezar la bsqueda.
5. El cuadro de dilogo muestra las imgenes que cumplen los criterios de bsqueda. Para insertar una
de las imgenes, haga clic en ella y en el botn Insertar del cuadro de dilogo. Tambin puede hacer
doble clic en la imagen deseada. Una vez est insertada la imagen, el cuadro de dilogo se cierra
automticamente. Observe que la imagen se insert en la parte superior de la imagen prediseada.
6. Haga clic en la imagen que acaba de insertar para seleccionarla y presione la tecla Suprimir del
teclado.
Tome nota La mayora de las imgenes que encontrar en Internet tienen derechos de autor, incluso aunque
no vea el smbolo de copyright o el texto de propiedad intelectual asociado a la imagen. Si desea
utilizar una imagen que encontr en Internet, debe ponerse en contacto con el propietario de
la imagen y pedirle permiso. Como alternativa, puede buscar "imgenes de dominio pblico"
para encontrar imgenes que no estn restringidas por derechos de autor, o adquirir imgenes
en cualquier sitio web que almacene imgenes.
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe tener una cuenta en OneDrive.com. La configuracin
y el uso de las cuentas son gratuitos. OneDrive es la solucin de la nube de Microsoft para compartir y
colaborar. Si instal Office 2013 en el ordenador, probablemente se convirti en suscriptor de Office 365,
lo que le dio espacio dentro de la nube de OneDrive. Puede utilizar este espacio para almacenar archivos
de todo tipo, incluidas imgenes.
1. Conctese a la cuenta de OneDrive, vaya a la carpeta Imgenes y cargue las imgenes de la leccin 13.
Si no existe una carpeta Imgenes, cree una y suba a ella las imgenes.
2. Haga clic en la celda Q1.
3. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes en lnea. Aparecer
el cuadro de dilogo Insertar imgenes.
4. Haga clic en el vnculo Examinar a la derecha de la opcin OneDrive. Aparecern las carpetas de
OneDrive, incluida una carpeta pblica.
5. Haga doble clic en la carpeta Imgenes o cualquier carpeta que contenga la imagen que desee
insertar. Se abrir la carpeta, mostrando las imgenes que contiene.
6. Desplcese por las imgenes, seleccione la imagen 13 Canned Veges (vegetales enlatados) y haga clic
en el botn Insertar. Tambin puede hacer doble clic en la imagen deseada.
7. Una vez est insertada la imagen, el cuadro de dilogo se cierra automticamente.
8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Agregar formas
Excel, al igual que Word y PowerPoint, ofrece la capacidad de insertar y modificar las formas de
las hojas de clculo. La funcin Formas ofrece ocho categoras de formas diferentes, junto con
un grupo titulado Formas usadas recientemente, de modo que pueda dibujar una y otra vez las
mismas formas. Las categoras, es decir, Lneas, Rectngulos, Formas bsicas, Flechas de bloque,
Formas de ecuacin, Diagrama de flujo, Cintas y estrellas, y Llamadas proporcionan la capacidad
de dibujar prcticamente cualquier forma.
Figura 13-2
Lista de formas
Icono de
flecha
arriba
3. En la seccin Flechas de bloque, haga clic en la forma Flecha arriba. La forma Flecha arriba se
encuentra probablemente en la primera lnea de la seccin Flechas de bloque, la tercera a partir de la
izquierda.
4. Mueva el puntero del mouse sobre la hoja de clculo, justo debajo de la columna FONDOS
RECAUDADOS. El puntero del mouse cambiar a seleccin con precisin. Dibuje la figura haciendo clic
y arrastrando hacia abajo y un poco hacia la derecha. La forma aparecer a medida que arrastra.
5. Cuando la forma tenga el tamao deseado (tanto el tamao como las proporciones pueden cambiarse
ms tarde, por lo que no se preocupe por lograr la perfeccin), suelte el botn del mouse. La flecha de
bloque debe asemejarse a la de la Figura 13-3.
Figura 13-3
Flecha de bloque dibujada
en una hoja de clculo
Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo 241
Cuando inserte una forma, la direccin que arrastre desde el punto de partida controlar el
tamao de la forma y sus proporciones. Controlando el ngulo, puede crear un cuadrado casi
perfecto o una elipse muy redonda, casi circular. Pero no es necesario hacer la forma a ojo. En
su lugar, mantenga presionada la tecla Mayscula mientras arrastra, y dibujar una forma que
es igual en ancho y en altura. Esto es aplicable a cualquier forma, aunque es fundamental en
el caso de los cuadrados y los crculos. El truco para usar con xito esta tcnica consiste en
liberar el botn del mouse y luego la tecla Mayscula.
Cuando se dibuja una forma, tiene controladores blancos en el permetro. Para los grficos, un
controlador es un cuadro blanco en el lateral o en la esquina del grfico en el que se hace clic
y se arrastra para aumentar o disminuir el tamao del grfico. Tambin puede hacer clic dentro
de un grfico y arrastrarlo para moverlo, as como cambiar el color del relleno o del esquema,
asumiendo que el valor azul predeterminado no es el valor que necesita. Aprender los detalles
de estos cambios de formato ms adelante en esta leccin.
Dibujo de lneas
Las lneas se pueden utilizar para sealar algo o para crear una conexin visual entre dos
formas o dos reas de la hoja de clculo. Puede dibujarlas en cualquier ngulo, a cualquier
longitud y, una vez dibujadas, aplicar formatos su apariencia.
Figura 13-4
Lnea de flecha en la
hoja de clculo
Lnea de
flecha
5. GUARDE el libro.
Utilice los mtodos siguientes, segn el tipo de lnea que elija para dibujar:
Para dibujar una lnea recta, angular o curva, haga clic con el mouse y arrastre en la direccin
que quiera que la lnea siga.
242 Leccin 13
Para dibujar una lnea de forma libre, mantenga presionado el botn del mouse, de modo que
dibuje la lnea siguiendo la ruta del mouse.
Para dibujar una forma libre, contine arrastrando y dibujando la lnea igual que lo hara para
una lnea de forma libre, pero regrese al punto de partida de la lnea para cerrar la forma (la
forma se llenar entonces con el valor predeterminado azul).
Para dibujar una lnea con una punta de flecha en un extremo, arrastre hacia el lugar al que
debe sealar la lnea.
Figura 13-5
Forma Explosin 1 de la lista
de formas
Icono de
explosin 1
3. Haga clic y arrastre el puntero del mouse bajo la columna FONDOS NECESARIOS, de modo que la
forma sea similar a la de la Figura 13-6.
Figura 13-6
Dibujo de la forma
Explosin 1
Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo 243
4. Mantenga seleccionada la forma y escriba Objetivo superado. El texto empieza en la esquina superior
izquierda de la forma y se ajusta a la forma, si el ancho es demasiado pequeo para mostrar todo el
texto en una lnea. No presione Entrar a menos que desee forzar el texto en una nueva lnea para
crear un nuevo prrafo o poner palabras o frases en lneas diferentes.
5. Para aplicar formatos el texto de la forma, seleccione el texto haciendo clic a la izquierda de la "O" de
Objetivo y arrastrando a travs de todo el texto. Tenga en cuenta que cuando est dentro de la forma
que contiene texto, el puntero del mouse se convierte en un cursor en I.
6. Con el texto seleccionado, utilice las herramientas de formato de la minibarra de herramientas o de la
pestaa INICIO, para aplicar negrita y centrar el texto, as como para cambiar el tamao de la fuente a
14. Seleccione un controlador de tamao a ambos lados de la forma y tire a la izquierda, la derecha, o
hacia abajo un poco hasta que aparezca todo el texto, tal como se muestra en la Figura 13-7.
7. GUARDE el libro.
Cuando selecciona texto dentro de una forma, puede utilizar las herramientas de formato de la
minibarra de herramientas o de la pestaa INICIO para cambiar la fuente, el tamao de fuente,
el color del texto y la alineacin del texto.
Puede aplicar efectos especiales a una forma haciendo clic con el botn secundario en la forma
y eligiendo Formato de forma en el men contextual. El panel Formato de forma aparecer
en el lado derecho del espacio de trabajo. Haga clic en la pestaa Opciones de texto y utilice
los iconos Contorno y relleno de texto, Efectos de texto y Cuadro de texto que se muestran en
la Figura 13-7 para aplicar varios efectos especiales, utilizando los comandos que aparecen
debajo de los iconos cuando selecciona cada uno.
Figura 13-8
Introducir texto en un
cuadro de texto
5. Haga clic en la celda A1 para desactivar el cuadro de texto y prepararse para el prximo ejercicio.
6. GUARDE el libro.
Uso de WordArt
Quiere agregar texto a la hoja de clculo y llamar la atencin de todo el mundo? WordArt,
una caracterstica de Microsoft Office que combina palabras y efectos artsticos, puede ser
justo lo que necesita. Utilizando una amplia serie de rellenos coloreados preestablecidos,
sombras paralelas, contornos y apariencias 3D, WordArt facilita la creacin de un objeto de
texto especializado rpidamente. Los puede utilizar para agregar frases como "Buen trabajo!"
junto a cifras de ventas altas o para incluir personal o nombres de productos, as como ttulos
cortos a la hoja de clculo, con el apoyo, adems, de las herramientas de formato limitadas
disponibles en el grupo Fuente de la pestaa INICIO.
Figura 13-9
Galera de estilos de
WordArt Botn Insertar
WordArt
Galera de estilos de
WordArt
Figura 13-10
WordArt en una hoja de
clculo
WordArt
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Puede cambiar el estilo de WordArt con solo seleccionar el objeto de WordArt en la hoja de
clculo y luego mostrarlo en la galera de estilos de WordArt en la pestaa FORMATO. Elija
otro estilo y el texto que escribi aparecer en ese estilo nuevo. Si quiere borrar el estilo por
completo y utilizar nicamente texto sin formato, elija Borrar WordArt en la galera de estilos
de WordArt de la pestaa FORMATO.
Si necesita corregir un error de escritura, o agregar o quitar texto, puede editar el texto en
cualquier momento seleccionando todo el texto o parte del mismo y escribiendo la correccin.
Tambin puede mover el grfico y cambiarle el tamao en cualquier momento, por lo que la
colocacin y el tamao solo dependen del usuario. Aprender ms acerca de cmo mover
grficos de cualquier tipo y cambiarles el tamao ms adelante en esta leccin.
Formatear grficos
Figura 13-11
Galera de estilos de forma
Figura 13-12
Cambio del color de relleno
de la forma
Adems del color de relleno de una forma, tambin puede cambiar el contorno y los efectos
de la forma. Para cambiar el contorno de una forma, haga clic en el botn Contorno de forma
en el grupo Estilos de forma y, a continuacin, seleccione un color de forma en la paleta
que aparece. Para que el contorno sea ms grueso o para aplicar un contorno discontinuo no
slido, utilice los comandos Grosor y guiones del men Contorno de forma y seleccione en sus
respectivos submens.
Para aplicar un efecto de forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botn Efectos de
formas y seleccione un efecto en la galera que aparece. Sombra, Reflexin y Resplandor son
algunos de los efectos disponibles.
2. Apunte al controlador de la esquina inferior izquierda. Cuando el puntero del mouse se convierta en
una flecha con dos puntas, arrstrela hacia adentro para reducir el tamao del grfico. Mantenga
seleccionado el controlador y arrstrelo hacia afuera para aumentar el tamao del grfico. Al
presionar la tecla Mays mientras usa el controlador de la izquierda, mantiene la proporcin de ancho
y alto al cambiar el tamao del grfico.
3. Para cambiar la altura de la forma, arrastre un controlador superior o inferior. Esto le permite estirar
la forma verticalmente.
4. Para cambiar el ancho de la forma, arrastre un controlador lateral hacia afuera para ensanchar la
forma y hacia adentro para reducirla. Ajuste la forma de explosin para que se asemeje a la Figura
13-13.
Figura 13-13
La forma de explosin
despus de cambiarle el
tamao
5. GUARDE el libro.
Para cambiar la longitud de una lnea que ha dibujado, seleccione la lnea y apunte a uno de los
controladores. Cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre
hacia fuera para alargar la lnea, o hacia el centro de la lnea para acortarla. Para mantener la
lnea en un ngulo de 90 o 45, mantenga presionada la tecla Maysculas mientras arrastra y
suelta el botn del mouse antes de soltar la tecla Maysculas.
Algunos polgonos, como las estrellas, las flechas de bloque o los tringulos, tienen ms que los
controladores estndar blancos en sus esquinas y laterales cuando se seleccionan. Estas formas
tambin tienen otros controladores, que son cuadros amarillos que se usan para cambiar la
profundidad de los lados. Utilice estos cuadros amarillos para que la flecha de bloque sea
ms puntiaguda o para profundizar los laterales de las estrellas, arrastrando hacia adentro los
ngulos ms agudos, o hacia fuera los ngulos ms obtusos o menos profundos.
Girar un grfico
Puede cambiar el giro de cualquier forma con el mouse, utilizando el controlador de giro que
aparece justo fuera de la forma, por encima del controlador lateral superior.
Figura 13-14
La forma de explosin
despus de girarla
5. GUARDE el libro.
Figura 13-15
Pila de objetos
toddtaulman /iStockphoto
Figura 13-16
Ahora el grfico WordArt
est en la parte superior de
la pila.
toddtaulman /iStockphoto
5. Mantenga seleccionado el grfico de WordArt y haga clic en el botn Enviar atrs para moverlo un
nivel hacia atrs. La forma Campaa de alimentos ahora se encuentra en la parte superior.
6. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Qu pasa si no puede ver la forma que est por debajo de otro grfico de la hoja de clculo?
Aqu es donde entra en juego el panel Seleccin. Para visualizarlo, seleccione cualquier grfico
y, en la pestaa FORMATO, en el grupo Organizar, haga clic en el botn Panel de seleccin.
Aparecer el panel en el lado derecho del espacio de trabajo. Ver que contiene una lista de
los grficos que estn en la hoja de clculo activa. Para volver a apilar las formas usando este
panel, arrstrelas por el nombre (como "Rectngulo 1") hacia arriba o hacia abajo en la lista,
con el mouse.
Si los grficos no se superponen o se superponen solo ligeramente, tal vez desee organizarlos en
una fila o columna bien ordenada, o bien asegurarse de que estn distribuidos uniformemente
en un grupo. Para ello, use el botn Alinear del grupo Organizar despus de haber seleccionado
todos los grficos que desee alinear. Seleccinelos primero (Maysculas + clic en los grficos
que desee incluir en la alineacin) y despus haga clic en el botn Alinear para elegir entre
alinearlos por los laterales, las partes superiores, las inferiores o las centrales. Las opciones
de distribucin tambin se encuentran en el men desplegable Alinear. Si quiere mantenerlos
juntos al copiarlos o moverlos, seleccione Grupo en las herramientas Organizar, justo debajo
del botn Alinear.
Figura 13-17
El men Correcciones
proporciona comandos para
introducir cambios rpidos
para mejorar la foto.
Botn
Correcciones
Zurijeta /iStockphoto
4. Usando las miniaturas de la foto seleccionada en la seccin de correcciones Ajustar nitidez, elija una
opcin que represente el ajuste que desea, ya sea ms nitidez para una imagen borrosa o tal vez
la suavizacin de una imagen que es demasiado ntida o que se expuso demasiado. En el extremo
derecho de la seccin Ajustar nitidez, seleccione Enfocar: 50%. En la Figura 13-18 se muestran dos
imgenes yuxtapuestas; la imagen de la izquierda representa el estado antes de aplicar un 50% de
nitidez, mientras que la de la derecha muestra el resultado.
Figura 13-18
D ms nitidez a una foto
borrosa con solo un clic.
Zurijeta /iStockphoto
Tome nota Excel le permite colocar el puntero del mouse sobre las miniaturas que representan varias
correcciones y ver el efecto en la imagen seleccionada, antes de efectuar el cambio. Apunte
a cualquier imagen en miniatura en el men Correcciones, espere un segundo y observe el
cambio en la imagen. Si le gusta el efecto, haga clic en la miniatura. De lo contrario, siga a la
siguiente vista previa.
5. Para ajustar una foto que es demasiado oscura o demasiado clara, utilice la configuracin Brillo y
contraste, tambin representada por miniaturas que muestran la foto seleccionada en diferentes
etapas de correccin. Mantenga el mouse sobre cada una de las configuraciones para ver su efecto en
la foto, pero no seleccione ninguna configuracin.
6. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 13 como 13 Enhancements Solution.
El panel Formato de imagen, que se muestra en la Figura 13-19, le permite realizar ajustes
ms precisos a una imagen. Para tener acceso al panel Formato de imagen, en la parte inferior
del men Correcciones, haga clic en el comando Opciones de correcciones de imgenes.
Se selecciona el icono ubicado ms a la derecha de la parte superior del panel, que muestra
controles ms detallados controles para ajustar el brillo y el contraste.
Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo 251
Figura 13-19
Panel de correcciones
de la imagen
Zurijeta /iStockphoto
Los valores predeterminados son los mismos que lo que vio en el men Correcciones para
cada tipo de correccin. Puede arrastrar los controles deslizantes debajo de las opciones de
Preestablecidos para realizar ajustes precisos como aumentar la nitidez o suavizar la imagen
por pequeos incrementos, o agregar o quitar brillo o contraste en cantidades igualmente
pequeas, justo por la cantidad correcta de correccin.
El panel Formato de imagen tambin incluye una configuracin Recortar. Haga clic en esta
opcin e introduzca valores para el ancho y la altura deseados y el desplazamiento (cantidad
y ubicacin del recorte), o use la herramienta Recortar, que se encuentra en el grupo Tamao
de la pestaa FORMATO. Con la herramienta Recortar, utilice los controles de recorte, que se
muestran en la Figura 13-20, para recortar las partes no deseadas de la foto.
Figura 13-20
Controles de recorte
Puede aplicar tambin correcciones a las imgenes prediseadas, pero las correcciones estn
diseadas para usarlas en fotos donde el brillo, el contraste y la nitidez puedan necesitar ajustes.
Figura 13-21
El men Color brinda una
serie de ajustes de color.
Botn Color
zest_marina /iStockphoto
3. Site el mouse sobre cada miniatura de la foto para ver su efecto. Las opciones incluyen:
Saturacin de color: Este conjunto de opciones agrega o quita la profundidad de color. Puede usarlo
para atenuar los colores de una imagen o para crear una imagen con un color ms intenso. El nivel
de saturacin ms bajo hace que el color de una foto parezca blanco y negro o una escala de grises.
Tono de color: ajusta la temperatura, que esencialmente agrega ms azul para una imagen ms
fresca, de menor temperatura o ms rojo para una imagen ms vibrante, de ms temperatura.
Volver a colorear: este conjunto de opciones proporciona varios cambios de color preestablecidos,
que van desde una escala de grises o un blanco y negro verdadero (que parece una fotocopia mala)
a una variedad de duotonos, lo que significa que la imagen se compone de dos colores, negro y otro
color.
Ms variaciones: se trata de una ampliacin de las opciones de duotono presentadas por algunas de
las configuraciones preestablecidos de Cambiar color.
Definir color transparente: use esta opcin si quiere eliminar un color determinado de la imagen.
til cuando las fotos tienen un fondo blanco, como las imgenes de producto. Permite eliminar ese
fondo y que todo, menos el producto, sea transparente (haciendo que la hoja de clculo subyacente
sea visible).
Opciones de color de imagen: esta opcin muestra el panel Formato de imagen y abre un conjunto
de controles deslizantes para la saturacin, el tono y cambiar color, que permiten realizar ajustes
precisos de dichas configuraciones, en vez de tener que basarse en las miniaturas con cantidades
establecidas de color agregadas o eliminadas.
4. En la seccin Volver a colorear del men Color, en la primera lnea de la galera, seleccione Sepia. La
imagen adquiere tonos marrones.
5. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botn
Color y, a continuacin, seleccione Opciones de color de imagen en la parte inferior del men.
6. En el panel Formato de imagen a la derecha, mueva el control deslizante Nitidez hacia la derecha
hasta que llegue al valor 33%.
7. Cierre el panel Formato de imagen.
8. GUARDE el libro.
Figura 13-22
Elija entre ms de 20 efectos Botn Efectos
artsticos diferentes. artsticos
Efecto de dibujo de
lnea
mangostock /iStockphoto
3. Site el puntero del mouse sobre cada efecto para ver su vista previa en la foto. Seleccione el efecto
Dibujo de lnea.
4. Puede personalizar el efecto aplicado mediante el panel Formato de imagen. Para mostrar el panel,
abra el men Efectos artsticos y seleccione Opciones de efectos artsticos. En el panel Formato
de imagen que aparece a la derecha, mueva el control deslizante Tamao de lpiz a la derecha para
observar su efecto en la foto y detngase en el valor 28. A continuacin, mueva el control deslizante
Transparencia hacia la derecha y detngase en el valor 51 %.
5. Cierre el panel Formato de imagen.
6. GUARDE el libro.
Figura 13-23
Galera de estilos de imagen
mangostock /iStockphoto
Puede cambiar el color del borde de una imagen, hacer que este sea ms grueso o ms delgado,
y convertirlo de una lnea slida a una lnea discontinua.
Para cambiar los efectos de una imagen, haga clic en la flecha del botn Efectos de imagen y
elija un efecto en la paleta que aparece.
Para aplicar un diseo de imagen, haga clic en el botn Diseo de la imagen y seleccinelo en
la paleta de 30 diseos de imgenes, leyendas, conectores y as sucesivamente.
Figura 13-24
Opciones de
Restablecer imagen
Opciones del men
Restablecer imagen
marekuliasz /iStockphoto
3. Seleccione Restablecer imagen y tamao para eliminar todos los cambios realizados desde la
insercin.
4. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
256 Leccin 13
Figura 13-25
Se obtiene una vista previa
de cada diagrama y se expli-
can para ayudarle a tomar
una decisin.
Flujo alternativo
Figura 13-26
El grfico de flujo alternativo
combina formas, listas con
vietas y arcos que mues- Si hace clic en el
tran las relaciones entre los control de flecha
pasos del proceso. se abrir el panel
Texto.
Panel de texto
Cada diagrama SmartArt empieza por un nmero predeterminado de objetos. Puede agregar
ms objetos rpidamente haciendo clic en el botn Agregar forma del grupo Crear grfico de la
pestaa DISEO (en HERRAMIENTAS DE SMARTART). Si el diagrama tambin requiere
texto adems de la etiqueta que aparecer en la forma que est agregando, tambin dispone del
botn Agregar vieta.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
2. Qu controlador de cambio de tamao de objeto usa para cambiar el tamao de una forma o una
imagen proporcionalmente?
a. Central superior
b. Lateral izquierdo o derecho
c. Esquina
d. Girar
3. En qu botn hace clic para aplicar una sombra a una forma o una lnea?
a. Efectos de formas
b. Efectos de imagen
c. Efectos artsticos
d. Efectos 3D
4. Cuando escribe texto en una forma, qu alineacin de prrafo se aplica de manera predeterminada?
a. Central
b. Justificacin completa
c. Derecha
d. Izquierda
5. Qu botn le da acceso a la coleccin de imgenes prediseadas de Office.com?
a. Imgenes en lnea
b. Imgenes
c. Imgenes prediseadas en lnea
d. Imgenes prediseadas
6. Si quiere mover una forma un nivel hacia arriba en la pila de grficos superpuestos, en qu botn
hace clic?
a. Reapilar
b. Traer al frente
c. Reorganizar
d. Traer adelante
7. Cul de los siguientes elementos no se encuentra en el grupo Ilustraciones de la pestaa INSERTAR?
a. WordArt
b. Formas
c. Imgenes en lnea
d. Captura de pantalla
8. Dnde aparece de forma predeterminada el panel Formato de imagen?
a. Como panel flotante
b. En el lado derecho del rea de trabajo
c. En el lado izquierdo del rea de trabajo
d. Centrado en la parte inferior del rea de trabajo
9. En qu pestaa de la cinta se encuentra la herramienta Recortar?
a. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO
b. INSERTAR
c. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN
d. INICIO
10. Al dibujar lneas, cmo cambia el grosor?
a. Haciendo clic con el botn secundario y eligiendo Grosor.
b. En el men Contorno de forma, seleccionando Grosor.
c. Estableciendo el grosor antes de dibujar la lnea.
d. En el men Formas, seleccionando la opcin Lnea ms gruesa.
Proyectos
CIERRE Excel.
14 Cobertura adicional para el
examen de expertos en Excel 77-428
Accesibilidad e internacionalizacin
Si necesita compartir un libro con un compaero de trabajo, cliente o proveedor que tiene una
discapacidad, o si quiere que su libro distribuido ampliamente funcione bien con tecnologas
de asistencia, puede utilizar el comprobador de accesibilidad de Excel. Esta funcin de Excel
genera una lista de problemas que podran mejorarse para que funcione mejor el libro con la
mayora de las herramientas tecnolgicas de asistencia. Los problemas que el comprobador
marcar con ms frecuencia afectan a la accesibilidad de las personas con discapacidad visual.
A continuacin, mostramos una breve lista de los problemas que hay que evitar con mayor
frecuencia:
Evitar las celdas combinadas (aparte del problema de accesibilidad que se plantea, evitar las
celdas combinadas es, de todos modos, una buena prctica).
Evitar los nombres predeterminados para las hojas de clculo y las columnas de tabla.
Asegurarse de que todos los objetos de la hoja de clculo tienen texto alternativo si es posible.
Esto se aplica a formas, imgenes, grficos e hipervnculos.
Si el libro usara un objeto de vdeo insertado, trate de usar versiones con subttulos grandes.
Accesibilidad
Antes de continuar, es posible que le interese estudiar la Figura 14-1 para familiarizarse con las
herramientas que usaremos en este ejercicio.
Figura 14-1
Abordar los problemas de
accesibilidad
4. Primero arreglaremos el elemento ms fcil. Haga doble clic en la pestaa de la hoja de clculo y
cambie el nombre de Hoja1 a Ejercicio de accesibilidad.
5. A continuacin, haga clic en la celda C2. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en la
flecha del botn Combinar y centrar y seleccione Separar celdas.
6. Seleccione las celdas C2:I2. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el Selector de
cuadro de dilogo para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas con la pestaa Alineacin visible.
7. Haga clic en el botn desplegable Horizontal seleccione Centrar en la seleccin y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
8. Haga clic con el botn derecho en la celda F13 y seleccione Modificar hipervnculo en el men
contextual. En la parte superior del cuadro de dilogo Editar hipervnculo, cambie el valor del texto
para mostrar la Gua de estudio de Wiley Publishing para el examen MOS 77-420. Haga clic en
Aceptar.
Tenga en cuenta que tambin estamos recibiendo un error "El texto del hipervnculo es confuso"
en la celda F16. Cuando este hipervnculo se cre originalmente, el campo del texto alternativo del
hipervnculo no captur el texto de la celda. [Nota: al editar hipervnculos, el "texto a mostrar" es lo
que se convierte en el "valor de texto alternativo" que cumplir el requisito de accesibilidad.] Aqu
podemos corregir el error de texto alternativo ausente abriendo simplemente el cuadro de dilogo
Editar hipervnculo y aceptando el comportamiento predeterminado.
9. Haga clic en la celda F16 y presione Ctrl + K para abrir el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo.
Haga clic en Aceptar.
10. Mire el panel Comprobador de accesibilidad. Todo lo que nos queda son los elementos que no tienen
texto alternativo.
11. Haga clic en el grfico. A continuacin, haga clic en la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE
GRFICO. En el grupo Seleccin actual, si el rea del grfico no es la seleccin actual, haga clic en la
flecha del botn Elementos de grfico y seleccione rea del grfico. A continuacin, haga clic en el
botn Dar formato a la seleccin.
12. En el panel Formato del rea del grfico, haga clic en el botn Opciones de grfico y luego en el
botn Tamao y propiedades. Si no ve los controles de TEXTO ALTERNATIVO, contraiga las secciones
TAMAO y PROPIEDADES. Ample la seccin TEXTO ALTERNATIVO, si es necesario.
13. Para el grfico, cambie el ttulo por Grfico de unidades vendidas y la descripcin por Un grfico de
columnas 3D de unidades vendidas desglosado por producto.
14. Haga clic en la forma del rectngulo azul en la hoja de clculo. En el panel Formato de forma, haga clic
en el botn Tamao y propiedades.
15. Asigne al rectngulo azul el ttulo de texto alternativo Rectngulo azul y la descripcin Un rectngulo
azul normal con esquinas redondeadas.
262 Leccin 14
16. Haga clic en la forma de rectngulo naranja en la hoja de clculo y dele el ttulo alternativo Naranja y
la descripcin Rectngulo naranja.
17. Haga clic con el botn derecho en la forma de rectngulo amarillo y seleccione Editar texto en el
men contextual. Escriba Limonada en el rectngulo amarillo. Agregue el texto Zumo de lima a la
forma de rectngulo verde.
Tome nota Tenga en cuenta que si una forma tiene texto, la forma no requiere un valor de texto alternativo.
Ahora ni el rectngulo amarillo ni el verde aparecern en la lista de errores de accesibilidad.
Solo falta solucionar la tabla.
Para una tabla, intente seleccionar la tabla completa y utilizar el mismo panel que us para
agregar texto alternativo a los rectngulos y al grfico. Si lo intenta, ver que los controles de
ttulo de texto alternativo y de descripcin permanecen atenuados.
18. Haga clic con el botn derecho en la tabla, luego seale Tabla y seleccione Texto alternativo en el
men contextual. Introduzca el ttulo Tabla de ventas y la descripcin Pequea tabla de datos de
ventas para el ejercicio de accesibilidad. Haga clic en Aceptar.
Observe la marca de verificacin verde en el panel Comprobador de accesibilidad junto con un
mensaje indicando que no se detectaron problemas de accesibilidad. Queda una ltima cuestin por
abordar, el orden de tabulacin de las formas del rectngulo.
19. (Opcional) Si la pantalla est un poco desordenada puede cerrar los paneles Formato de forma y
Comprobador de accesibilidad. Ya ha acabado con ellos.
20. Haga clic en el rectngulo azul y, a continuacin, presione Tab cinco veces. Observe cmo el enfoque
va desde el rectngulo azul al amarillo, luego al rectngulo naranja, a continuacin a la tabla y, por
ltimo, al rectngulo verde.
21. Observe cmo el enfoque va desde el rectngulo azul al amarillo, luego al rectngulo naranja, a
continuacin a la tabla y, por ltimo, al rectngulo verde Panel de seleccin.
22. Haga clic en los botones arriba y abajo o arrastre los nombres de forma para organizar las formas de
modo que estn enumeradas en este orden:
Grfico de unidades vendidas
Rectngulo verde
Rectngulo amarillo
Rectngulo naranja
Rectngulo azul
23. CIERRE el panel de seleccin.
24. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
4. Vuelva a hacer clic en el botn Fuentes y seleccione el tema Oficina (Calibri Light y Calibri). La hoja de
clculo ya no tendr tan mal aspecto.
5. Haga clic en la celda C2 y presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. En la
pestaa Fuente, en la lista Fuente, seleccione Broadway. Haga clic en Aceptar.
6. Seleccione E4:E9 y, en la pestaa INICIO, haga clic en la lista desplegable Fuente y seleccione Brush
Script MT u otra fuente que sea difcil de leer.
7. En la pestaa DISEO DE PGINA, haga clic en la flecha del botn Fuentes y, a continuacin, vuelva
a apuntar las diversas opciones. Seleccione la opcin que le convenga. Observe que las fuentes de la
cabecera de la hoja de clculo y de la columna Producto no respondieron al cambio de las fuentes de
Tema, ya que codificamos de forma rgida la fuente de dichas celdas en los pasos 5 y 6.
8. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Codificar de forma rgida las fuentes tambin anular las fuentes de cualquier estilo que haya
aplicado. Sin embargo si vuelve a aplicar el estilo, la fuente se restablecer (suponiendo que la
definicin de estilo incluya la configuracin de la fuente). Codificar de forma rgida las fuentes
a escala de celda o de rango, en vez de hacerlo a escala de tema o estilo implica que un usuario
con discapacidad visual deber buscar y reemplazar manualmente los estilos de fuente que
quiera cambiar, en vez de usar medios ms eficaces.
Internacionalizacin
En la economa global de hoy en da, incluso las pequeas empresas pueden verse en la
situacin de intercambiar libros con clientes o proveedores radicados en el extranjero. Los
usuarios de Excel de las grandes empresas pueden intercambiar con frecuencia libros con
filiales en el extranjero. Echaremos un vistazo a las tres partes de Excel que pueden entrar en
juego cuando se comparten libros fuera del pas.
Si necesita introducir texto y realizar una revisin ortogrfica en una lengua extranjera, vaya a
la zona de Backstage (haga clic en la pestaa ARCHIVO), haga clic en Opciones y, a
continuacin, seleccione Idioma en el panel izquierdo. Aqu, puede agregar diccionarios de
idiomas adicionales para comprobar la ortografa y corregir. Si se encuentra en Estados Unidos
adems del diccionario de ingls Office 2013 tendr tambin diccionarios de espaol y francs
listos para utilizarse. Si vive en otra parte del mundo, el paquete de diccionarios preinstalados
corresponder a su regin. Haga clic en el men desplegable para agregar un diccionario de
correccin. Si ese diccionario no est preinstalado en la zona del mundo donde vive, ver que
el estado de correccin es de "No instalado". Haga clic en el estado (es un hipervnculo) y luego
ubique y descargue el diccionario que busca. En la seccin Idioma del cuadro de dilogo
Opciones de Excel puede modificar el idioma en el que se muestra Excel, el idioma de la
informacin de ayuda y el idioma para la informacin en pantalla.
7. En la esquina superior derecha del cuadro de dilogo, asegrese de que el subconjunto seleccionado
sea Latn bsico.
NOTA: el control de subconjunto lo traslada al primer carcter de un subconjunto; no es un filtro. Hay
un salto de subconjunto para Smbolos de moneda. Si lo usa se acercar al smbolo del Euro (). Sin
embargo, si necesita la Libra esterlina () o el Yen japons (), estn mucho ms arriba en la tabla. Vea
la Figura 14-2.
Figura 14-2
El cuadro de dilogo
Insertar smbolos y nmeros
formateados con moneda
extranjera en el fondo
8. Encuentre el carcter y haga clic en l. A continuacin, haga clic en el botn Insertar y luego en
Cerrar. Presione Entrar para completar la edicin. El texto de la celda C7 cambi de Sao Paulo a
So Paulo.
9. Utilice el botn Smbolos de la pestaa INSERTAR para realizar las siguientes modificaciones en las
celdas especificadas:
a.C8: Brasilia Braslia
b.C9: Belem Belm
c.C10: Goiania Goinia
d.C11: Nova Iguacu Nova Iguau
e.C21: Kobe Kbe
f.C24: Tipo de cambio ($ / L) Tipo de cambio ($ / )
g.C25: Tipo de cambio (Y / $) Tipo de cambio( / $)
10. Seleccione las celdas D12:K16. En la pestaa INICIO, en el grupo Nmero, haga clic en la lista
desplegable junto al botn $ y seleccione Ingls (Reino Unido). Haga clic dos veces en el botn
Disminuir decimales para que los nmeros no muestren decimales.
11. Seleccione las celdas D17:K21. Presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Haga clic en la pestaa Nmero, si es necesario.
12. En la lista Categora, seleccione Contabilidad. Cambie los espacios decimales a 0. En la lista
desplegable Smbolo, seleccione japons (desgraciadamente, la lista Smbolo no est ordenada
alfabticamente, de modo que tendr que desplazarse hasta encontrarlo). Haga clic en Aceptar.
13. Seleccione D7:K11 vuelva a presionar Ctrl + 1 .
14. Establezca el formato de nmero en Contabilidad con 0 espacios decimales. Deje el Smbolo como un
signo de dlar.
15. En la lista Categora, cambie la categora a Personalizada y edite el formato de nmero, colocando una
barra invertida y una R delante de cada smbolo $, para que muestre:
_(\R$* #,##0_);_(\R$* (#,##0);_(\R$* "-"_);_(@_)
16. Haga clic en Aceptar.
17. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 265
Adam
Brbara
Charles
Diane
Edgar
O bien, tal vez tenga algo un poco ms complejo, como una tabla de datos como esta:
Normalmente, la solucin ms sencilla consiste simplemente en copiar las celdas y luego usar
la herramienta Pegado especial con la opcin Transponer para hacerlo. Sin embargo, si necesita
que estas celdas se actualicen al instante (en otras palabras, necesita que las celdas contengan
frmulas o vnculos, y no valores codificados de forma rgida), esta solucin no funcionar. En
este tipo de situaciones, necesita usar la funcin TRANSPONER.
Figura 14-3
Funcin TRANSPONER
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Solucin de El error que se produce ms a menudo cuando se trabaja con la funcin TRANSPONER es olvidar confirmar la
problemas frmula con Ctrl + Mays + Entrar. Si eso ocurre, solo tiene que presionar F2 y volver a confirmar la frmula,
esta vez presionando las teclas Ctrl y Mays al presionar Entrar.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 267
El segundo error que se produce ms a menudo es no seleccionar el rea de tamao correcto la primera
vez. Si eso ocurre, ver que no puede presionar la tecla SUPR para eliminar una frmula de matriz de una
sola celda. Si lo intenta, Excel mostrar un cuadro de dilogo que indica "No se puede cambiar parte de una
matriz." Primero debe seleccionar todas las celdas que contienen la misma frmula de matriz. Puede hacerlo
seleccionando manualmente el rango, aunque la forma ms fcil consiste en presionar Ctrl + / (la barra
diagonal. Est en la misma tecla que el signo de interrogacin).
No puede especificar una coincidencia exacta con BUSCAR. BUSCAR asume que los datos
de la matriz de bsqueda estn ordenados. Si no lo estn, obtendr resultados errneos.
Tambin puede especificar bsquedas de varias filas y varias columnas, as como matrices de
retorno. Sin embargo, esta prctica es algo peligrosa, ya que BUSCAR asumir que el lado
ms largo es el lado que el usuario quiere utilizar como vector. En otras palabras, si especifica
ms filas que columnas, BUSCAR asumir que desea buscar en la primera columna y devolver
desde la ltima columna.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
En los pasos 1 a 4 se mostrarn las funciones para extraer partes de los valores de fecha, como el
ao, el mes o el da y partes de la hora como las horas, los minutos o los segundos.
En los pasos 5 a 8 calcularemos el nmero de das entre dos fechas y luego usaremos las funciones
para calcular el nmero de das laborables entre dos fechas (no contaremos los fines de semana). A
continuacin, usaremos una funcin alternativa que nos permite contar los das laborales si no
tenemos fines de semana estndar. Por ejemplo, nuestros "fines de semana" son los martes y
mircoles, en lugar de los sbados y domingos. Y, por ltimo, volveremos a calcular los das
laborables netos, aunque esta vez sacaremos las vacaciones.
A partir del paso 9, mostraremos cmo proyectar fechas hacia delante o hacia atrs, si tenemos la
fecha de principio o final y el nmero de das. Haremos una proyeccin sencilla y luego
proyectaremos 100 das laborables hacia delante y hacia atrs, seguida de 100 das laborables con
una lista de vacaciones.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
11. En la parte inferior del panel, seleccione los cuadros de Presentar ecuacin en el grfico y Mostrar
el valor de R al cuadrado en el grfico. Reubique el cuadro de texto con la ecuacin y el valor R2 para
que sea fcil de leer. Observe el valor R2 de 0,7201.
12. Vuelva a seleccionar la lnea de tendencia Panadera .
13. Cambie el tipo de Lineal a Exponencial. Observe que el valor R2 mejora a 0,9126. (El valor R2 y la
ecuacin se encuentran en el grfico del cuadro que apareci cuando activ las casillas del paso 11).
14. Cambie el tipo de Exponencial a Potencia. Observe que el valor R2 mejora a 0,9887.
15. Aumente el ancho de la lnea de tendencia de Panadera a 3 puntos.
16. Haga clic con el botn derecho en la lnea de Bocadillos (lnea azul).
17. Seleccione Agregar lnea de tendencia. Aumente el ancho de la lnea de tendencia Bocadillos a 3
puntos.
18. Cambie el tipo de Lineal a Media mvil y aumente el nmero de perodos a 3. En la Figura 14-4 se
muestran los resultados actuales.
Figura 14-4
Lneas de tedencia de
grficos
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto. Nota: para obtener los mejores resultados, debe
completar el ejercicio de lnea de tendencia antes de completar el ejercicio de grfico de doble eje.
1. Abra el libro 14 Advanced Charts and Tables - Completed.xlsx del ejercicio anterior, si lo cerr.
2. Seleccione la pestaa de la hoja de clculo con la etiqueta Grficos Ventas y ubicaciones.
3. Haga clic en cualquier punto de las celdas que contienen los datos de las ventas y las ubicaciones.
Presione la tecla F11.
4. Si no ve un grfico de lneas, en la pestaa DISEO, haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico y
cambie el grfico a un grfico de Lneas.
5. Haga clic con el botn derecho en la serie # de ubicaciones y seleccione Formato de serie de datos
en el men contextual. En el panel Formato de serie de datos, haga clic en el botn Opciones de serie
(tres columnas de grfico pequeas), si es necesario.
6. Haga clic en el botn de opcin de Eje secundario.
7. Vuelva a la hoja de clculo Grficos Ventas y ubicaciones.
8. Haga clic en cualquier lugar dentro del bloque de datos.
9. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Grficos, haga clic en el botn Insertar grfico combinado y
seleccione Crear grfico combinado personalizado.
10. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, para la serie # de ubicaciones haga clic en la casilla Eje
secundario. Haga clic en Aceptar. (Vea la Figura 14-5).
Figura 14-5
Trazado de una serie en el
eje secundario
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
272 Leccin 14
Figura 14-6
Cuadro de dilogo Insertar
grfico mostrando plantillas
personalizadas.
Un campo de filtro o una segmentacin de datos filtra toda la tabla dinmica, restringiendo
las sumas, las cuentas, los promedios y as sucesivamente, para quedarse solo con los campos
seleccionados en la segmentacin de datos o el campo de filtro.
En el siguiente ejercicio ir aprendiendo paso a paso a agregar una o varias segmentaciones de datos
a una tabla dinmica ya existente.
Figura 14-7
Tabla dinmica con dos
segmentaciones de datos
agregadas
14. Haga clic en los iconos de embudo pequeo con los smbolos de "X" roja en la esquina superior
derecha de cada segmentacin de datos para borrar los filtros.
15. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 14-8
Tabla dinmica con
agrupaciones de filas y
columnas
276 Leccin 14
18. Haga clic con el botn derecho en cualquiera de las celdas de encabezado de fila en la columna A (las
que contienen un ao o un mes).
19. Apunte a Expandir/Contraer y seleccione la opcin Contraer todo el campo desde el men
desplegable.
20. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PowerPivot
PowerPivot est integrado en la misma estructura de la aplicacin en Excel 2013. Sin embargo,
se sigue tratando como un complemento que debe activarse antes de que la pestaa
POWERPIVOT aparezca en la cinta de Excel. En esta gua de estudio se presupone que el
instructor ya configur la mquina que utiliza para tener el complemento PowerPivot habilitado.
Antes de empezar a crear una tabla dinmica con PowerPivot, exploremos cul es la diferencia
que representa tener un modelo de datos en la organizacin de datos de nuestro libro.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 277
PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto. No debe haber libros abiertos.
1. ABRA el archivo de libro original de un ejercicio anterior de esta leccin: 14 Sample Data - Standard
Pivot Tables.xlsx
2. ABRA el archivo de libro de este ejercicio: 14 Sample Data PowerPivot.xlsx
3. Guarde el libro de este ejercicio como:
14 Sample Data - PowerPivot - Completed.xlsx
4. Si tiene dos monitores, visualice cada libro en su propio monitor. Si utiliza un monitor, en la pestaa
VISTA, en el grupo Ventana, haga clic en el botn Organizar todo, seleccione Horizontaly haga clic en
Aceptar. Si la cinta ocupa demasiado espacio, haga clic en cada ventana y presione Ctrl + F1.
5. Observe que en el conjunto de datos que utilizamos en los ejercicios de tabla dinmica normales,
tenemos columnas para Regin (columna D), Representante de ventas (columna E) y Estado (columna
B). En el conjunto de datos que usaremos para los ejercicios de PowerPivot, nuestro conjunto de datos
principal no incluye ninguna de estas columnas.
6. Haga clic en el resto de las hojas del libro e inspeccione las tablas restantes de representante de
ventas por estado, regin de ventas por estado y nombres completos y abreviaturas de los estados.
Dado que cada una de estas tablas de apoyo tiene el mismo ndice principal (abreviatura del estado),
podemos consolidarlas en una tabla de soporte. Sin embargo, a efectos de nuestro ejercicio, las
hemos dejado como tres tablas de apoyo independientes.
7. CIERRE el libro 14 Sample Data - Standard Pivot Tables.xlsx.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro 14 Data Sample PowerPivot Completed.xlsx abierto para usarlo en el
prximo ejercicio.
Para que el modelo de datos PowerPivot funcione correctamente con datos de un libro de
Excel, los datos deben estar formateados como una tabla. Por lo tanto, debemos preparar los
datos del libro antes de ponernos manos a la obra y crear una tabla dinmica en PowerPivot.
Recuerde que en Excel, una tabla es una referencia a una estructura especfica (objeto) que se
crea usando Ctrl + T, Ctrl + L o presionando el botn Dar formato de tabla en la pestaa
INICIO.
PREPRESE. El libro 14 Data Sample PowerPivot Completed.xlsx debe estar abierto en Excel 2013.
1. Seleccione la hoja de clculo Datos de ventas.
2. Seleccione cualquier celda del rango de datos A1:G100001.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el botn desplegable Dar formato como tabla y
seleccione Estilo de tabla medio 6. En el cuadro de dilogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar.
4. En la pestaa DISEO DE HERRAMIENTAS DE TABLA, en el grupo Propiedades, utilice el cuadro de
texto Nombre de tabla para cambiar el nombre de Tabla1 a tblDatosVenta.
5. Repita los pasos 3 y 4 para las hojas de clculo restantes. Observe que para las tablas restantes, Excel
no detectar que la fila superior contiene encabezados, as que tendr que seleccionar la casilla La
tabla tiene encabezados en el cuadro de dilogo Dar formato como tabla para cada una de estas
tablas.
a.Hoja de clculo Representante por estado
i.Formatee usando el Estilo de tabla claro 7
ii.Cambie el nombre de la tabla tblRepPorEstado
b.Hoja de clculo Regin por estado
i.Formatee usando el Estilo de tabla claro 3
ii.Cambie el nombre de la tabla tblReginPorEstado
278 Leccin 14
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PREPRESE. El libro 14 Data Sample PowerPivot Completed.xls debe estar abierto en Excel 2013.
Todos los bloques de datos ahora deben estar definidos como tablas y los nombres predeterminados
deben haberse cambiado por nombres nuevos tras el ejercicio anterior.
1. Seleccione la hoja de clculo Datos de venta. Seleccione una celda en cualquier lugar de la tabla
tblDatosVenta.
2. Haga clic en la pestaa POWERPIVOT. En el grupo Tablas, haga clic en el botn Agregar a modelo de
datos. Segn la velocidad de la mquina, es posible que Excel tarde un poco en responder; es posible
que vea un mensaje indicado "Cargando modelo de datos" en el lado derecho de la barra de estado de
Excel.
3. Una vez que la tabla est cargada en el modelo de datos PowerPivot, se abrir la ventana de
PowerPivot. Si ajusta los anchos de las columnas Ciudad, Producto y Fecha la ventana debera verse
tal como se ve en la Figura 14-9.
Figura 14-9
Ventana de PowerPivot con
la tabla tblDatosVenta carga-
da y la ventana principal de
Excel en el fondo
4. En la ventana de PowerPivot, en la pestaa INICIO, haga clic en el botn Tabla dinmica, deje Nueva
hoja de clculo seleccionada en el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica y haga clic en Aceptar.
Deber ver un marco de tabla dinmica vaco en la celda B3. En el lado derecho de la ventana de
Excel, debera ver el panel Campos de tabla dinmica. Bajo el encabezado del panel Campos de tabla
dinmica, debe verse ACTIVO | TODO. Si TODO est seleccionado, deberan verse todas las tablas del
libro enumeradas y tblDatosVenta debe aparecer en negrita.
5. Haga clic en el pequeo tringulo vaco a la izquierda de tblDatosVenta para ampliarlo y ver la lista
de campos de la tabla tblDatosVenta. Seleccione las casillas del campo Total de ventas y el campo
Unidades vendidas. Debe de ver 654965187.3 en la celda B4 y 25311934 en la celda C4.
6. Haga clic con el botn derecho en B4 y seleccione Formato de nmero en el men contextual.
Seleccione el formato Contabilidad, configure los espacios decimales en 0 y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic con el botn derecho en la celda C4 y seleccione Formato de nmero. Seleccione el formato
Nmero, configure los espacios decimales en 0 y la casilla para Usar separador de miles (,) y haga clic
en Aceptar.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 279
8. En el panel Campos de tabla dinmica, seleccione la casilla que est junto al campo Abreviacin de
estado para agregarlo a la tabla dinmica como campo FILA.
9. Arrastre el campo Producto desde la lista de campos al rea de COLUMNAS y colquelo encima del
campo Valores. Observe que, despus de cada tipo de producto, tenemos una columna para la
Suma de la cantidad de ventas y otra columna para la Suma de unidades vendidas.
10. Arrastre el campo Valores encima del campo Producto. Observe el cambio en el diseo de la tabla
dinmica. Ahora todas las columnas de la Suma de cantidad de ventas son adyacentes, seguidas por
toda la Suma de columnas de unidades vendidas. La tabla dinmica debe ser muy parecida a la de la
Figura 14-10.
Figura 14-10
Tabla dinmica creada usan-
do PowerPivot
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Recuerde que antes de crear la tabla dinmica de PowerPivot, observamos los datos del libro y
convertimos los conjuntos de datos en tablas. Ahora vamos a agregar estas tablas al modelo y
definir las relaciones entre las tablas.
Si no est familiarizado con bases de datos relacionales, por relacin se entiende el trmino
que describe cundo dos tablas tienen una conexin entre dos campos. En nuestro modelo de
datos, nuestros datos de ventas principales tienen la columna Abreviacin de estado Todas
las tablas de apoyo cuentan adems con una columna Abreviacin de estado Esto significa
que podemos utilizar la abreviatura "NV" de la primera fila de la tabla de datos de ventas
para buscar quin es el representante de ventas para Nevada. Tambin podemos buscar en qu
regin de ventas se encuentra Nevada, as como buscar el nombre completo del Estado que
tiene la abreviatura "NV".
Si estamos extrayendo datos de Access, PowerPivot probablemente importar todas las relaciones
entre todas las tablas que se definieron en la base de datos de Access. Pero cuando se utilizan las
tablas que residen en hojas de clculo de Excel o se importan datos desde un "archivo plano" como
TXT o CSV, debemos definir manualmente estas relaciones.
280 Leccin 14
PREPRESE. El libro 14 Data Sample PowerPivot Completed.xlsx debe estar abierto en Excel 2013.
Ahora, todos los bloques de datos deben estar definidos como tablas y los nombres predeterminados
deben haberse cambiado por nuevos nombres en el ejercicio anterior.
1. Seleccione la hoja de clculo Representante por estado en la ventana principal de la aplicacin de
Excel. Seleccione cualquier celda de la tabla tblRepPorEstado.
2. Haga clic en la pestaa POWERPIVOT. En el grupo Tablas, haga clic en el botn Agregar a modelo de
datos.
3. Haga clic en la ventana principal de la aplicacin Excel y repita los pasos 1 y 2 para la hoja de clculo
Regin por estado y la tabla tblReginPorEstado.
4. Haga clic en la ventana principal de la aplicacin Excel y repita los pasos 1 y 2 para la hoja de clculo
Nombres de Estados y la tabla tblNombresEstado.
5. Despus del paso 4, en la ventana de PowerPivot, en la parte inferior de la ventana deben de verse
cuatro pestaas, cada una con un pequeo icono de eslabn: tblDatosVenta, tblRepPorEstado,
tblReginPorEstado y tblNombresEstado. Haga clic en la pestaa de tblDatosVenta para que la tabla
de datos principal sea visible. A continuacin, haga clic en cualquier celda de la columna Abreviacin
de estado .
6. En la parte superior de la ventana de PowerPivot, en la cinta de PowerPivot, haga clic en la pestaa
Diseo. En el grupo Relaciones, haga clic en el botn Crear relacin .
7. En el cuadro de dilogo Crear relacin, el primer campo, Tabla, debe aparecer ya rellenado con
los datos de tblDatosVenta y el segundo campo, Columna, debe estar ya lleno con los datos de
Abreviacin de estados. Si no lo estn, use los botones desplegables para seleccionar tblDatosVenta
para la tabla y Abreviacin de estado para la columna.
8. Use el men desplegable para configurar la tabla de bsqueda relacionada en tblRepPorEstado. Si la
columna Bsqueda relacionada no cambi a Abreviacin de estado, utilice el men desplegable para
configurarla en Abreviacin de estado. Haga clic en Crear.
9. Repita los pasos 6 al 8 dos veces ms para crear relaciones entre la tabla tblDatosVenta y la tabla
tblReginPorEstado basada en los campos Abreviacin de estado , y entre la tabla tblDatosVenta y la
tabla tblNombresEstado basada en los campos Abreviacin de estado en cada tabla.
10. Revise el trabajo: en la ventana de PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en
el botn Vista Diagrama Deber ver un mapa similar al que se muestra en la Figura 14-11 (tal vez
tenga que mover la tabla un poco para verlo todo bien). Coloque el mouse sobre cada una de las
flechas entre las tablas para asegurarse de que la relacin est definida correctamente. Por ejemplo,
el campo Abreviacin de estado debe estar resaltado en ambas tablas conectadas por cada flecha.
Y debe haber tres flechas, una entre tblDatosVenta y cada una de las otras tres tablas del modelo
de datos. Si este no es el caso, puede utilizar el botn Administrar relaciones en la pestaa Diseo
de la ventana de PowerPivot para crear una relacin adicional o para editar o eliminar relaciones ya
existentes.
Figura 14-11
Vista de diagrama de la ven-
tana de PowerPivot y cuadro
de dilogo Crear relacin
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 281
11. Una vez que todas las relaciones sean correctas, haga clic en la ventana de la aplicacin de Excel y
GUARDE el libro.
12. Vuelva a la ventana de PowerPivot. (Si cerr la ventana de PowerPivot, para volver a abrirla, haga clic en
el botn Administrar en la pestaa POWERPIVOT de Excel).
13. En la pestaa Inicio de la ventana de PowerPivot, haga clic en el botn Tabla dinmica para agregar una
nueva tabla dinmica a una hoja de clculo nueva. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica, haga clic
en Aceptar.
14. Haga clic en la casilla de Cantidad de ventas en la tabla tblDatosVenta. Cuando la tabla dinmica se
llene, haga clic con el botn derecho en la celda B4, seleccione Formato de nmero establezca el
formato de nmero en Contabilidad con 0 espacios decimales. Haga clic en Aceptar.
15. Agregue Producto a la tabla dinmica como un campo COLUMNAS.
16. Si solo ve listas de tblDatosVenta, haga clic en el botn TODO debajo del ttulo del panel Campos de
tabla dinmica.
17. En el panel Campos de tabla dinmica, ample la lista de campos para la tabla tblReginPorEstado y
agregue el campo Regin como un campo FILAS .
18. Ajuste la altura de la fila 1 a 100 puntos.
19. Haga clic en cualquier celda de la tabla dinmica. En la pestaa ANALIZAR HERRAMIENTAS DE TABLA
DINMICA, haga clic en el botn Insertar segmentacin de datos.
20. El cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos tendr dos pestaas. Haga clic en la pestaa
ARCHIVO. Si el elemento tblRepPorEstado est contrado, amplelo y seleccione la casilla Representante
de ventas. Haga clic en Aceptar.
21. Cambie el tamao de la segmentacin de datos Representante de ventas para que abarque B1:F1.
22. Con la segmentacin de datos seleccionada, en la pestaa OPCIONES DE LAS HERRAMIENTAS DE
SEGMENTACIN DE DATOS, use el control Columnas para aumentar la cantidad de columnas a tres.
23. Use la segmentacin de datos para filtrar la tabla a Amelia Earhart y a John Wayne.
24. Haga clic en el botn de filtro desplegable en la celda C3 , apunte a Filtros de etiqueta y seleccione
Termina Con para filtrar la tabla solo a aquellos productos que terminan por ets. Haga clic en Aceptar.
25. Compare los resultados obtenidos con los resultados de la Figura 14-12.
Figura 14-12
Tabla dinmica completada
con el modelo de datos de
PowerPivot para administrar
relaciones
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
En el ejercicio completado, podemos ver cmo el modelo de datos de PowerPivot permite crear
una tabla dinmica con campos de sumatorio y de columna de una tabla, campos de fila de otra
tabla y una segmentacin de datos de una tercera tabla, conectando las tres tablas mediante el
campo Abreviacin de estado en las relaciones que definimos.
282 Leccin 14
Entre Excel 2010 y Excel 2013, Microsoft se dedic a ampliar las capacidades de PowerPivot
en el rea de visualizacin de datos. La pasarela para este nueva herramienta de inteligencia
empresarial/tabln se llama Power View. Se parece mucho a una hoja de grfico de un libro
pero dispone de herramientas adicionales que permiten crear grficos mucho ms interactivos.
Si en Excel 2010 o en versiones anteriores deseaba proporcionar a los usuarios un nivel similar
de interactividad, era preciso poseer conocimientos avanzados de VBA, el lenguaje de
programacin de Excel.
Las nuevas hojas de Power View disponen de una serie de herramientas muy interesantes.
Vamos a centrarnos en una de las capacidades ms complejas de Power View: la creacin de
grficos animados.
Por lo general, cuando se desea presentar datos en una regin de tiempo, la dimensin de
tiempo tiende a convertirse en el eje X (horizontal) y utilizamos un grfico de lneas para
representar los datos. Podramos optar por utilizar un grfico de columnas o un grfico de
reas, pero independientemente del tipo de grfico, nuestra dimensin de fecha seguir
mostrndose como el eje de categora Y normalmente esto es suficiente para visualizar una
tendencia en el tiempo. Pero qu pasa si tenemos dos o incluso tres valores numricos que nos
gustara ver en el tiempo? En un grfico esttico, la nica opcin consiste en agregar ms y
ms series; ms lneas o ms columnas. No hacen falta muchas series para que los grficos se
desordenen rpidamente. Entre la herramienta de animacin de grficos, especficamente un
grfico de dispersin o grficos de burbujas (Power View no animar grficos de lneas o de
columnas).
Sin embargo, antes de ponernos manos a la obra y crear un grfico animado, debemos abordar
una limitacin de PowerPivot. No hay ninguna funcionalidad de agrupacin integrada como
las que tenemos en una tabla dinmica estndar. Vuelva atrs al libro del ejercicio anterior y
haga clic con el botn derecho en cualquier fila o encabezado de columna. La opcin Grupo
del men contextual est desactivada. Asimismo, si se fija en la pestaa ANALIZAR
HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA, ver que el botn Seleccin de grupo est
desactivado.
PREPRESE. El libro 14 Data Sample PowerPivot Completed.xlsx debe estar abierto en Excel 2013.
1. Cambie a la ventana de PowerPivot, si es necesario. Si la ventana de PowerPivot no est abierta, haga
clic en el botn Administrar en la pestaa POWERPIVOT.
2. Si la ventana de PowerPivot est en Vista diagrama, haga clic en el botn Vista de datos en la pestaa
Inicio de la ventana de PowerPivot.
3. Si no se muestra la tabla tblDatosVenta, haga clic en la pestaa tblDatosVenta en la parte inferior de
la ventana de PowerPivot.
4. En el extremo derecho de la tabla tblDatosVenta, ver una columna vaca con el encabezado Agregar
columnas. Haga clic en cualquier lugar de la columna Agregar columna. Observar que cuando hace
clic en esta columna, una barra de frmulas se habilita por encima de la tabla.
5. Comience por escribir, en la barra frmulas:
= AO(tbls
6. PowerPivot comenzar a aurellenar el campo. Seleccione el campo tblDatosVenta[Fecha] presione
Tab y luego escriba
) * 100 + Mes(tbls
7. Vuelva a seleccionar el campo tblDatosVenta[Fecha], presione Tab y escriba un parntesis de cierre ).
Presione Entrar.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 283
8. La parte superior de la nueva columna debe haber generado automticamente un nuevo nombre de
campo ColumnaCalculada1. Haga clic con el botn derecho en el encabezado de columna y seleccione
Cambiar nombre de columna en el men contextual y luego cambie el nombre a AoMes.
9. Asegrese de que la ventana de PowerPivot coincide con lo que se muestra en la Figura 14-13. A
continuacin, como medida de precaucin, debe GUARDAR el libro.
Figura 14-13
Tabla tblDatosVenta con una
nueva columna calculada
agregada
Figura 14-14
Grfico de burbujas
animadas en ventana de
Power View
23. Despus de que haya visto la animacin reproducirse una o dos veces, haga clic en el control
deslizante debajo del grfico y muvalo manualmente a la izquierda y la derecha, y observe los
cambios del grfico.
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
5. Qu combinacin de teclas se utiliza para confirmar una frmula de matriz como la funcin
TRANSPONER?
a. Ctrl + Entrar
b. Alt + Maysculas + Entrar
c. Ctrl + Maysculas + Entrar
d. Alt + Entrar
6. Desea editar una frmula TRANSPONER, pero cuando lo intenta, aparece un cuadro de dilogo que
dice "No puede cambiar parte de una matriz". Qu debe hacer?
a. Copiar la frmula en una hoja nueva y luego editar la frmula.
b. Presionar Ctrl + / para seleccionar la matriz actual y luego editar la frmula.
c. Utilizar la herramienta Buscar y reemplazar para hacer los cambios deseados.
d. Presionar Ctrl + A y luego editar la frmula.
7. Para agregar una lnea de tendencia a un grfico, cul de las siguientes acciones debe realizar?
a. Seleccionar el estilo de lneas de tendencia en la galera de estilos de tabla en la pestaa
DISEO DE HERRAMIENTAS DE TABLA.
b. Cambiar el tipo de grfico a Lnea con lnea de tendencia.
c. Usar la herramienta Insertar formas en la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE GRFICO para
trazar una lnea de tendencia en el grfico.
d. Seleccionar una serie de datos y luego, en la pestaa DISEO DE HERRAMIENTAS DE TABLA, hacer
clic en Agregar elemento de grfico y seleccionar Lneas de tendencia.
8. Para crear una plantilla de grfico:
a. Hacer clic en la pestaa ARCHIVO, seleccione Guardar como y seleccione Plantilla de
grfico como tipo de archivo.
b. Hacer clic con el botn derecho en el rea del grfico y seleccione Guardar como plantilla
en el men contextual.
c. Usar el cuadro de dilogo Seleccin de formato para cambiar la propiedad de Plantilla del rea de
grfico.
d. No puede crear una plantilla de grfico personalizada; solo puede crear una plantilla de libro.
9. Cul de los siguientes elementos no es una opcin Agrupar por integrada al agrupar fechas en tablas
dinmicas?
a. Semanas
b. Segundos
c. Trimestres
d. Aos
10. Cul de las siguientes opciones es un beneficio que el modelo de datos PowerPivot ofrece a los
usuarios de Excel, en comparacin con las tablas dinmicas normales de las versiones anteriores de
Excel?
a. Podemos contar la cantidad de filas de datos en nuestros datos de origen.
b. Permite agregar segmentacionese de datos a una tabla dinmica.
c. Permite crear grficos de superficie 3D de tramas de alambres con nuestros datos.
d. emos definir las relaciones entre las tablas de datos.
Proyectos
Proyecto 14-1: Agregar un grfico combinado de doble eje con una lnea de tendencia
En este proyecto de revisin, crearemos un grfico de combinacin con una serie de datos
mostrada como columnas y la otra serie como una lnea. Dado que nuestro grfico incluye
datos con diferentes unidades de medida en una escala significativamente diferente vamos a
cambiar una serie para trazar utilizando el eje de valores secundario. A continuacin,
agregaremos un grfico de lnea de tendencia de previsin a los datos del grfico de columnas.
4. Presione Alt + F1 para insertar un grfico en la hoja de clculo. Cambie el tamao del grfico para que
cubra A7:G30.
5. Use el botn Cambiar tipo de grfico en la pestaa DISEO DE HERRAMIENTAS DE GRFICO para
cambiar el grfico a un grfico combinado. Convierta la serie Ventas en un grfico de lneas.
Convierta la serie de nmero de ubicaciones en un grfico de columnas agrupadas. Seleccione la
casilla de # de ubicaciones para trazar en el eje secundario Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en una de las columnas de la serie # de ubicaciones (Haga clic una sola vez, porque quiere
seleccionar toda la serie. Si hace clic dos veces, solamente se seleccionar una columna).
7. En la pestaa DISEO DE HERRAMIENTAS DE GRFICO, haga clic en el botn desplegable Agregar
elemento de grfico, apunte a Lnea de tendencia y seleccione Extrapolar lineal en el men
desplegable.
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente proyecto.
Administrar libros
Cuando use Excel, a menudo deber mover o copiar hojas de clculo enteras. En ocasiones
desear moverlas o copiarlas dentro del mismo libro. Otras veces, necesitar moverlas o
copiarlas a otro libro o por s mismas para crear un nuevo libro.
4. Ahora, haga clic en la pestaa nueva, Uno (2) y arrstrela a la izquierda de la pestaa Uno.
5. Haga clic con el botn derecho del mouse en la pestaa de la hoja de clculo Dos y seleccione Mover
o copiar en el men contextual.
6. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, seleccione la casilla Crear una copia, configure Antes de la
hoja en (mover al final)y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic con el botn derecho del mouse en la pestaa de la hoja de clculo Dos (2) y seleccione
Mover o Copiar.
8. Esta vez deje la casilla Crear una copia sin activar y seleccione Uno (2) en la lista Antes de hoja y haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Uno. Mantenga presionada la tecla Mays y haga clic en
la pestaa de la hoja de clculo Dos. Comience a arrastrar las hojas a la izquierda de la hoja de clculo
Dos (2), pero antes de soltar el botn del mouse, mantenga presionada la tecla Ctrl y suelte el botn
del mouse para copiar ambas hojas en la parte frontal del libro. Ahora, el libro debe tener seis hojas
de clculo.
10. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Uno (3). Mantenga presionada la tecla Mays y haga clic
en la pestaa de la hoja de clculo Uno (2).
11. Haga clic con el botn derecho del mouse en cualquiera de las pestaas de las cuatro hojas de clculo
seleccionadas y seleccione Mover o copiar.
12. Cambie la hoja Antes a (mover al final) y haga clic en Aceptar.
13. Haga clic con el botn derecho del mouse en la pestaa de la hoja de clculo Uno (3) y seleccione
Mover o copiar.
14. Haga clic en el botn desplegable En libro y cambie el libro de destino a 15 Managing and Sharing
Metropolitan Completed.xlsx. Cambie la hoja Antes a (mover al final) y haga clic en Aceptar.
La hoja de clculo Uno (3) se mover al libro Metropolitan. Observe que las celdas y formas que
haban sido naranjas ahora son verdes. Las grises se cambiaron a marrones y las amarillas a azules.
Esto se debe a que el libro Metropolitan no utiliza el tema de color predeterminado. Los colores y
fuentes de nfasis cambiaron para coincidir con los del tema del libro de destino.
15. En la pestaa VISTA, en el grupo Ventana, haga clic en el botn Organizar todo. Seleccione Vertical en
el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar. La pantalla deber parecerse a la de la Figura 15-1.
Figura 15-1
Mover y copiar hojas de
clculo
16. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Dos (3) en el libro 15 Managing and Sharing Default
Completed.xlsx.
17. Arrastre la pestaa Dos (3) desde el libro Default al libro Metropolitan y sultelo a la derecha
de la pestaa Uno (3). Observe que los colores de las celdas y las formas cambiaron nuevamente para
coincidir con el tema del libro de destino.
18. GUARDE ambos libros.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 289
19. En el libro Metropolitan , haga clic con el botn derecho del mouse en la pestaa Uno y
seleccione Mover o copiar. Haga clic en el botn desplegable En libro y seleccione (libro nuevo), la
primera opcin. Seleccione la casilla Crear una copia y haga clic en Aceptar. Not que los colores se
revirtieron? Cuando movi la hoja a un libro nuevo, Excel utiliz el tema predeterminado de Office
2013 para formatear el libro de trabajo. Cierre este libro nuevo sin guardarlo.
Administrar estilos
Adems de transferir hojas de clculo de un libro a otro, tal vez tambin necesite transferir
estilos entre libros. Tal vez configur varios estilos para un informe especfico y desea utilizar
dichos estilos en un informe nuevo, sin tener que copiar el libro y despus "limpiarlo". Excel
facilita la importacin de estos estilos de un libro a otro.
Figura 15-2
Men contextual para una
operacin de hacer clic con
el botn derecho del mouse
y arrastrar
290 Leccin 15
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Copiar macros
Dentro de la administracin de libros, tambin existe la posibilidad de transferir las macros de
un libro a otro. Tal vez disponga de un libro que contiene varias macros tiles y desea utilizar
estas herramientas en su propio libro. En este ejercicio, estudiaremos cmo copiar macros de
VBA de un libro a otro.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 291
12. En la pestaa DESARROLLADOR, en el grupo Cdigo, haga clic en el botn Macros. En el cuadro
de dilogo Macro, cambie el valor de las macros a Este libro. A continuacin, en el cuadro de lista,
seleccione la macro HolaMundo y haga clic en el botn Ejecutar (vea la Figura 15-3). Haga clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje obtenido.
13. Repita el paso 12 para ejecutar la macro HolaCeldas. Cambi algo en el rango H3:L12?
14. Ejecute la macro AdisCeldas para borrar los cambios realizados en el paso anterior.
Acaba de transferir tres macros de un libro a otro.
15. GUARDE el libro Completed.xlsm y CIRRELO. A continuacin, CIERRE el libro ...Macros.xlsm sin
guardar los cambios.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Figura 15-3
Copiar macros de un libro
a otro
Si Excel 2013 es la primera versin de Excel que usa y necesita abrir un archivo de rea de trabajo
ya existente, busque el nombre del rea de trabajo que busca; el archivo tendr una extensin de
.xlw. bralo como si se tratara de un archivo de libro normal.
Administrar clculos
Cuando trabaja con Excel, es posible que de vez en cuando deba trabajar con un libro muy
grande, con tiempos de actualizacin cada vez ms problemticos. O tal vez se encuentre
en una situacin donde la solucin al problema requiera ejecutar clculos iterativos (ms
comnmente denominados referencias circulares). En este ejercicio, repasaremos las diversas
opciones para controlar los clculos en Excel. No se preocupe si Excel muestra mensajes de
advertencia indicando que el libro contiene referencias circulares.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 293
Tome nota La configuracin de los clculos puede ser una fuente de confusin y frustracin. Entra en
vigor en toda la aplicacin. Esto significa que lo que configura para un libro, lo configura para
todos. Y cualquier configuracin que est en vigor en el momento de guardar, se guardar con
el libro. Sin embargo, es posible que esa configuracin no sea la que obtiene cuando vuelve a
abrir el libro. Esto se debe a que Excel se basa en el primer libro abierto en la sesin para
configurar el clculo deseado. Esto significa que si el libro A se configura en clculo automtico
y el libro B est configurado en manual, y el lunes abre primero A y despus B, la configuracin
de clculo de ambos libros ser automtica. Sin embargo (suponiendo que no guarda ningn
cambio en B), el martes abre primero B y luego A, la configuracin de clculo de ambos ser
manual. Qu pasa si abre A, luego B y despus cierra A? B seguir siendo automtico, aunque
se guarde como manual. Tendra que cerrar B y volver a abrirlo (suponiendo que ningn otro
libro est abierto) para que la configuracin de B se aplique como "el primer libro de la sesin".
Sigue confundido? Una de las grandes desventajas de este mtodo es que otra persona puede
cambiar la configuracin del clculo si trabaja en el archivo y lo guarda. (De hecho debera
probablemente contarse a s mismo, ya que podra cambiar accidentalmente la configuracin
de clculo de vez en cuando). Si es de suma importancia que la configuracin del clculo est
siempre configurada de una cierta manera para que el modelo funcione correctamente, deber
dedicar tiempo a aprender VBA suficiente como para asegurarse de que el libro tenga un
control estricto sobre la configuracin de clculo.
PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto. Es importante asegurarse de que no haya ningn libro
abierto.
1. ABRA el archivo de libro 15 Calculation.xlsx para este ejercicio. Haga clic en Aceptar para cerrar la
advertencia sobre una referencia circular.
2. Si la hoja de clculo Clculo manual no est activa, seleccinela.
3. Trate de cambiar cualquiera de los nmeros de las casillas naranjas. Observe que las celdas de
resultados no estn cambiando. Esto se debe a que Clculo se configur en Manual.
4. En la pestaa FORMULAS, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones de clculo y cambie la
configuracin de Manual a Automtica. Si se muestra un cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar.
5. Ahora vuelva a intentar cambiar los valores de las celdas naranjas. Debera ver que los valores se
actualizan.
6. Seleccione la hoja de clculo Referencias circulares.
7. Cambie el valor de la celda C30 a 500,000%. Cambie el valor de la celda C31 a 454,545%.
8. Revise la configuracin de las opciones de clculo. La cambi a Automtico en el paso 4? Las celdas
no se vuelven a calcular en esta hoja de clculo porque tiene una referencia circular. Observe que
Excel muestra una advertencia en la barra de estado, indicando que la celda C32 contiene una
referencia circular.
9. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, a continuacin, en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de
Excel, seleccione Frmulas a la izquierda. A continuacin, active la casilla Habilitar clculo iterativo.
El nmero de Iteraciones mximas debe configurarse en 100 y Cambio mximo debe configurarse en
0,001 (vea la Figura 15-4). Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones.
Observe que se actualizaron las celdas C32 y C33.
294 Leccin 15
Figura 15-4
Configuracin de clculo
en el cuadro de dilogo
Opciones de Excel
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Al principio del curso, aprendi a usar los controles de formato predeterminados que estn en la
cinta para cambiar rpidamente los formatos de nmero de las celdas a los formatos utilizados con
ms frecuencia. Ahora vamos a estudiar los formatos de nmero personalizados. Lo primero que
debe comprender a la hora de definir formatos de nmero personalizados es que Excel permite
cuatro formatos de nmero en todas las celdas y que dichos formatos se separan con el signo de
punto y coma. La estructura bsica es:
Cdigo Descripcin
0 (cero) Marcador de posicin de dgitos. Esto significa que el nmero SIEMPRE se muestra, aunque no sea
significativo. Un formato de 000,00 mostrara el nmero 3,3 como 003,30
# Marcador de posicin de dgitos que no muestra los ceros que no tienen significado. El smbolo # entra en
juego principalmente cuando se colocan los separadores de miles. Si se aplicara el formato #.##0,##, el
nmero 3,3 se mostrara como 3,3
? El signo de interrogacin es tambin un marcador de posicin de dgitos. Sigue las mismas reglas que el
smbolo # de arriba; si hay un nmero diferente de cero, mostrar el nmero, pero no mostrar ningn
cero. Sin embargo, a diferencia del smbolo #, para un cero el signo ? mostrar un espacio, y no nada. Esto
significa que si usa un formato como 0,0?? Excel alineara los decimales de los nmeros verticalmente,
a tres espacios de dgitos a la derecha. El signo de interrogacin tambin se usa mucho al formatear
fracciones.
. El signo decimal
, El separador de miles. El nico momento en el que el . y la , se ponen "interesantes" se produce cuando
trabaja con libros internacionales y ha modificado las opciones avanzadas desactivando la casilla Usar
separadores del sistema. Si ejecuta esta operacin, Excel actualizar cualquier formato personalizado
para utilizar cualquier separador que haya indicado en las opciones avanzadas.
% Muestra el nmero como un porcentaje: multiplica el nmero por 100 y coloca un smbolo % despus
de l. Observe que el valor no cambia; 99% todava tiene un valor de 0,99. Cuando se escriben nmeros
manualmente, Excel interpreta todo lo que est entre 1 y 100 como un porcentaje abreviado. En otras
palabras, aunque 99 fuese realmente 9900%, si una celda est formateada como 0,00% y escribe 99,
obtendr 99%, que es 0,99. Si escribe 0,99, tambin obtendr 99%, que es 0,99. Si necesita un 99
verdadero, deber escribir 9900. Si necesita 0,99%, deber escribir 0,0099.
/ El indicador de fraccin. salo junto con el carcter ?. El signo ? limitar el nmero de dgitos que Excel
utiliza en el numerador o el denominador.
E+ o E Notacin cientfica. Si pone un "+1" despus de la E, siempre ver una seal para el exponente. Si pone
un "", solo ver un signo para los exponentes negativos. Observe que aunque puede escribir un nmero
en notacin cientfica usando una "e" minscula, no puede usar una "e" minscula en la especificacin de
formato de nmero. Excel siempre muestra la notacin cientfica con una "E" mayscula.
$ + ( ) espacio / Estos junto con: ^ { }, < >= ! ~ pueden especificarse en un formato de nmero sin poner el carcter entre
comillas dobles.
\ La barra diagonal inversa es el carcter de demarcacin literal. Esto significa que se mostrar todo lo que
vaya directamente detrs de la barra diagonal inversa. Lo usamos en el ejercicio donde formateamos
Reales brasileos (paso 15 del ejercicio de internacionalizacin de la leccin 14).
_ Subrayado. Carcter de formato especial ya que, al igual que la barra diagonal inversa, ordena a Excel
que haga algo especial basndose en cualquier carcter que vaya despus. En el caso del subrayado,
significa "insertar espacio igual al ancho de este carcter". El uso ms comn es _) al final de un formato
de nmero positivo, donde los nmeros negativos estn entre parntesis. Al agregar el ancho de los
parntesis de cierre, todos los signos decimales de la columna permanecen alineados.
* El asterisco significa "repetir despus de m". Excel aplicar todo el formato y si queda espacio en la
celda, utilizar cualquier carcter que siga al asterisco para rellenar el resto de la celda. Vemos el signo
* utilizado ms frecuentemente junto con un espacio en los formatos de nmero de contabilidad. Los
formatos de contabilidad empiezan por un $ seguido de "*" (sin las comillas dobles) lo que indica a Excel
que rellene cualquier ancho no usado con espacios despus del $.
Utilice las comillas dobles para agregar cualquier tipo de literal de texto.
@ El smbolo @ es el marcador de posicin de texto.
d o dd Das como dgitos. Si utiliza una d, obtendr 0 31. Si utiliza dos d, obtendr 00 31.
ddd o dddd Das en el sentido de da la semana. Si usa tres letras d, obtendr Dom - Sb. Si utiliza cuatro d, obtendr
'Domingo Sbado. Ningn formato de nmero de celda mostrar el da de la semana como un nmero;
por ejemplo, un 1 no significar domingo. Para esto, debe utilizar la funcin DIASEM.
m o mm Meses como dgitos. Si utiliza una m, obtendr 0 12. Si utiliza dos m, obtendr 00 12.
(continuacin)
296 Leccin 15
(continuacin)
mmm o mmmm Nombre del mes. Con tres m se visualizar Ene -Dic. Cuatro letras m mostrarn Enero - Diciembre.
mmmmm Este es ilgico. Dado que el formato de m nica da un dgito, para obtener un mes de una letra deben
usarse cinco letras m, as que obtiene E D. Este formato de nmero es til en los grficos donde puede
que deba usar un formato de nmero de mmmmm para mostrar E F M A M J . . en el eje x de un grfico.
aa / aaaa Ao como 00 99 o 1900 9999.
h o hh Horas como 0 24 o 00 24.
m o mm Minutos como 0 60 o 00-60.
s o ss Segundos como 0 60 o 00-60.
s.0 / s.00 / ss.0 / ss.00 Segundos como 0 60 o 00-60 pero con uno o dos decimales de precisin.
am/pm o a/p Indicadores de maana o tarde como una letra o dos.
[h] o [m] Tiempo transcurrido: horas mostrar por encima de 24, y minutos mostrar por encima de 60.
[Rojo] Puede utilizar los corchetes para especificar un color para una seccin de la especificacin de formato de
nmero. El argumento de color debe ir en primer lugar. Rojo para los nmeros negativos es el ms popular
entre los colores usados para el argumento. Los dems colores disponibles son el negro, el azul, el cian, el
verde, el magenta, el blanco y el amarillo.
[>500] Puede insertar las condiciones en formatos de nmero. Sin embargo sigue teniendo el lmite de cuatro
formatos de nmero en general, lo que significa que puede especificar dos condiciones antes de que deba
definir un formato "adicional" y luego un formato de texto. El formato condicional es una forma ms solida
y poderosa de manejar este tipo de formato.
General Este es el formato de nmero predeterminado. Los nmeros se muestran como nmeros sin separador de
miles y tantos decimales como la precisin lo permita; el texto se muestra como texto.
4. Haga clic en Aceptar. Utilice la pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas para definir
los formatos de nmero en los rangos indicados a continuacin, de acuerdo con la especificacin
indicada. En todos los casos puede seleccionar directamente la categora Personalizado y escribir el
formato de nmero. Sin embargo, a menudo puede comenzar el proceso rpidamente, al usar primero
un nmero de formato predefinido y luego cambiando a la categora Personalizado para realizar la
edicin final. Si est disponible, bajo el formato de nmero deseado se muestra un acceso directo que
apunta de forma predeterminada al formato de nmero deseado, o lo acerca a l. Despus de probar
cada acceso directo, seleccione la categora Personalizado para asegurarse de tener el formato
deseado y realizar las ediciones necesarias ah.
(continuacin)
298 Leccin 15
(continuacin)
D28 #,##0.0,,
D29 #,##0.0,,,
D30 \B$ #,##0.00,,,
D31 $ #,##0.0,, "MM"
C35 m/d/aaaa
Acceso directo: En la pestaa INICIO, en el grupo Nmero, haga clic en el
men desplegable y seleccione Fecha corta en la lista.
C36 dddd, mmmm dd, aaaa
Acceso directo: En la pestaa INICIO, en el grupo Nmero, haga clic en el
men desplegable y seleccione Fecha larga en la lista.
C37 d-mmm-aa
Acceso directo: Presione Ctrl + Maysculas + #
C38 dd-mmm-aa;@
Acceso directo: categora = "Fecha", seleccione la octava opcin en el
cuadro de lista Tipo
C39 mmmmm-aa
C43 h:mm a.m./p.m.
Acceso directo: Presione Ctrl + Maysculas + @
C44 h:mm:ss;@
Acceso directo: categora = "Hora", seleccione la cuarta opcin en el cuadro
de lista Tipo
C45 h:mm:ss a.m./p.m.;@
Acceso directo: categora = "Tiempo", seleccione la primera opcin en
el cuadro de lista Tipo o seleccione Hora en el men desplegable de la
pestaa INICIO.
C46 mm:ss.0;@
C47 h:mm:ss a/p
C49:C54 h:mm:ss;@
C58 000-00-0000
Acceso directo: categora = "Especial", seleccione la opcin Nmero del
seguro social en el cuadro de lista Tipo. Si no ve la opcin Nmero de segu-
ridad social, asegrese de que la configuracin regional est establecida en
ingls (Estados Unidos).
C59 00000
Acceso directo: categora = "Especial", seleccione la opcin Cdigo postal en
el cuadro de lista Tipo.
C60 00000-0000
Acceso directo: categora = "Especial", seleccione la opcin Cdigo postal +
4 en el cuadro de lista Tipo.
C61 [<=9999999]###-####;(###) ###-####
Acceso directo: categora = "Especial", seleccione la opcin Nmero de
telfono en el cuadro de lista Tipo.
C62 0000 0000 0000 0000
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 299
5. Vaya a la celda C54 y presione Alt + = para insertar una AutoSuma. Excel mostrar una suma solo de
7:07:30, pero claramente tenemos ms de 50 horas en nuestra columna. Aqu es donde los formatos
de hora pueden resultar frustrantes. Necesitamos el formato de horas transcurridas. En otras
palabras, necesitamos poner la h entre corchetes en el formato.
6. Edite el formato del nmero de la celda C54 para que sea:
[h]:mm:ss;@
7. Si en un formato de hora, pone la "h" o la "m" entre corchetes, esa parte de la especificacin horaria
podr superar su lmite de acumulacin normal. As que si est sumando minutos y necesita mostrar
ms de sesenta minutos, utilice [m] o [mm]. Si necesita mostrar ms de 24 horas, use [h] o [hh].
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Usar el autorrelleno
Si ya est familiarizado con el uso de Excel, la opcin de autorrelleno se habr convertido casi
en un amigo y, despus de este ejercicio, se convertir en mucho ms. Aprender a usar sus
numerosas caractersticas, le permitir ahorrar mucho tiempo.
9. Seleccione I4 y haga doble clic en el controlador de relleno. Use el botn Opciones de Autorelleno
para seleccionar Rellenar formatos solo.
10. Seleccione J4 y haga doble clic en el controlador de relleno. Observe que el relleno predeterminado
para un valor de tiempo es de hora.
11. Seleccione K4:K5 y haga doble clic en el controlador de relleno. Si necesita rellenar horas siguiendo
otro tipo de incremento, deber comenzar con dos horas.
12. Seleccione L4:L27 y, en la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el men desplegable
Relleno y seleccione Serie. Cambie el valor Paso a 2.5 y haga clic en Aceptar.
13. Seleccione M4:M27 y, en la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el men desplegable
Relleno y seleccione Serie. Cambie Tipo por Crecimiento y el valor Paso por 2 y haga clic en Aceptar.
14. Seleccione N4:N27 y, en la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el men desplegable
Relleno y seleccione Serie. Deje Tipo en Lineal y active la casilla de Tendencia y haga clic en Aceptar.
15. Seleccione O4:O27 y, en la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el men desplegable
Relleno y seleccione Serie. Cambie Tipo a Crecimiento y active la casilla para Tendencia y haga clic
en Aceptar. Observe que, al cambiar Tipo por Crecimiento, Excel puede averiguar correctamente la
ecuacin de crecimiento correcta; los nmeros de la columna de O coinciden con los de la columna M.
Tome nota En una leccin anterior, se introdujo la nueva funcin de relleno rpido de Excel 2013. La
mayora de los ejemplos de relleno rpido tienden a ser bastante simples, pero los algoritmos
que usa pueden hacer unas suposiciones bastante buenas. Sin embargo, estos algoritmos no son
absolutamente infalibles.
16. Para nuestro primer uso del relleno rpido, queremos sacar solo el texto entre las comillas dobles del
rango P4:P11, de modo que en la celda Q4 introduzcamos el texto que queramos extraer de la celda
P4. Seleccione Q4 y haga doble clic en el controlador de relleno. A continuacin, haga clic en el botn
Opciones de autorrelleno y seleccione Relleno rpido. Buen trabajo!
17. Esta vez, utilizando los datos de P13:P21, queremos extraer desde el primer guin hasta justo antes
del segundo guin. Seleccione Q13, haga doble clic en el controlador de relleno y siga seleccionando
Relleno rpido. De nuevo, Excel lo clava.
18. Ahora, queremos extraer datos desde el primer guin hasta dos caracteres despus del segundo
(usando P13:P21). Seleccione R13, haga doble clic en el controlador de relleno y, a continuacin,
use Relleno rpido. Esta vez, Excel no pudo comprender lo que queramos. En cambio, supuso que
nuestra regla era "primer guin, luego cinco caracteres ms".
19. Seleccione la celda R15 y edtela para que sea -112-KN. (Utilice la tecla F2 y agregue una "N" al valor
existente en R15. De lo contrario, Excel pensar que est introduciendo una frmula).
20. Seleccione las celdas R16:R21 y presione la tecla Eliminar para borrar las celdas restantes que se
rellenaron incorrectamente la primera vez con Relleno rpido.
21. Ahora seleccione R13:R15, haga doble clic en el controlador de relleno y, a continuacin, use Relleno
rpido. Esta vez Excel podr entender correctamente nuestra regla.
22. Seleccione S4:S7. Arrastre el controlador de relleno hasta la columna V. Autorrelleno podr llenar
correctamente varias filas al mismo tiempo.
23. Seleccione S10 y arrastre el controlador de relleno hasta la fila row 27 (el relleno automtico se
detendr en 17 de febrero). A continuacin, desde el botn Opciones de autorrelleno, seleccione
Rellenar meses. Observe que Autorrelleno ha supuesto que quera el ltimo da de cada mes.
24. Seleccione la celda T11 y arrastre el controlador de relleno hasta T27. Desde el botn Opciones
deautorrelleno, seleccione Das de la semana. Observe que nuestro rango no contiene sbados ni
domingos.
25. Seleccione V11:V36. Haga clic en la pestaa ARCHIVO, haga clic en Opciones, seleccione Avanzadas
y desplcese casi a la parte inferior del cuadro de dilogo. Haga clic en el botn Editar listas
personalizadas.
26. La lista de importacin desde el control de celdas ya debe mostrar el rango $V$11:$V$36. Haga clic
en el botn Importar. En el cuadro Listas personalizadas, debe aparecer una lista que empieza por
"Negro, Azul, Marrn, Verde plido". Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar en el cuadro de
dilogo Opciones de Excel.
27. En la celda W11, escriba Verde y haga doble clic en el controlador de relleno.
28. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 301
Puede crear una plantilla de Excel completamente desde cero. Sin embargo, en este ejercicio,
vamos a empezar con una plantilla preinstalada muy parecida a lo que queremos, le haremos
un par de ajustes y luego la guardaremos como nuestra propia plantilla personalizada.
3. Seleccione la celda B2 en la hoja de clculo PANEL y edite el valor para que se lea: Presupuesto para
seminario de aprendizaje en [Ciudad, Estado]
4. Haga clic en el grfico circular de Real. En la pestaa DISEO DE HERRAMIENTAS DE GRFICO, use la
galera de estilos de grfico para cambiar el estilo del grfico circular a Estilo 1.
5. Cambie el estilo del grfico de columnas a Estilo 10.
6. Seleccione la hoja de clculo INGRESOS. Elimine las filas 13:26.
7. Corrija las frmulas en las celdas F5 y G5.
8. Vuelva a seleccionar la hoja de clculo PANEL. Haga clic en la pestaa DISEO DE PGINA. Haga clic
en el botn Temas. Seleccione algn otro tema. El libro del instructor usa el tema Dividendo pero no
dude en elegir cualquier tema que le llame la atencin.
9. En la pestaa ARCHIVO, haga clic en Guardar como y elija cualquier ubicacin para guardar (no
importa qu ubicacin elija aqu) y, a continuacin, en el cuadro de lista Guardar como tipo, haga clic
en el men desplegable y cambie el tipo de archivo a Plantilla de Excel (*.xltx).
302 Leccin 15
Observe que tan pronto como cambie el tipo de archivo a Plantilla de Excel (*.xltx), el cuadro de
dilogo Guardar como cambiar automticamente la carpeta de destino a la carpeta de plantillas
personalizadas de Excel 2013 predeterminada. (Puede cambiar esta ruta de carpeta utilizando las
opciones de Guardar en el cuadro de dilogo Opciones de Excel).
10. GUARDE el archivo como 15 MOAC Seminar Training Budget.xltx.
11. CIERRE la versin .xltx del libro.
12. Haga clic en la pestaa FILE, seleccione Nuevo y, si mira la parte superior de la ventana, ver los
vnculos DESTACADOS y PERSONAL. Haga clic en PERSONAL y debera ver la plantilla. Haga clic en la
plantilla.
Se abrir una nueva versin en blanco del libro Presupuesto de seminario, con el nuevo ttulo
principal, los nuevos estilos de grfico y el nuevo tema aplicados.
13. CIERRE el libro recin abierto sin guardar los cambios.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Insertar controles
Si est preparando un libro que van a utilizar otros usuarios, ya sea para introducir datos o para
ver un informe, puede resultarles til que agregue al libro controles para limitar las opciones o
para que las opciones disponibles sean ms fciles de seleccionar
Excel ofrece dos familias de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Los
controles de formulario son nativos de Excel y son compatibles con versiones anteriores hasta
Excel 95. Los controles ActiveX se utilizan en una serie de aplicaciones adems de Excel y
pueden controlarse mediante VBA. Puede agregar VBA al libro para responder a eventos. Los
controles ActiveX tambin tienen ms opciones o propiedades que puede controlar.
Puede poner controles de formulario en una hoja de grfico, pero no puede hacerlo con controles
ActiveX. Los controles ActiveX contienen un botn que permite insertar otros controles
ActiveX que no se encuentran en el men principal. La lista de control de formularios no
incluye esta biblioteca adicional.
Por norma general, es buena idea intentar usar primero un control de formulario. Si ve que
necesita una propiedad que el control de formulario no puede ofrecer, pruebe la versin de
ActiveX. Observe que muchos de los controles ActiveX que ve en el men Insertar de la
pestaa DESARROLLADOR provienen de la biblioteca de formularios de MS. Esta biblioteca
es externa a Excel y debe cargarse. Esta es una de las diferencias fundamentales entre los
controles de formulario, que estn integrados en Excel y cualquier controle ActiveX.
Ambos tipos de controles ofrecen la capacidad de vincular la entrada (rellenar una lista) y la
salida (ver qu se seleccion) entre el control y la celda de una hoja de clculo.
Observe que los controles de formulario y los controles ActiveX flotan en el lienzo de dibujo.
Esto significa que al igual que en el caso de las formas, puede indicar a Excel si desea mover o
cambiar el tamao de los controles a medida que inserta, elimina o cambia el tamao de filas
y columnas.
Casilla VERDADERO/FALSO
Cuadro combinado Utilizado para seleccionar una opcin de una lista, utiliza un botn
de lista desplegable para ocultar la lista hasta que se hace clic en el
botn. Observe que con un cuadro combinado de ActiveX, puede
elegir en la lista o escribir cualquier valor que quiera. Con un control
de formulario, solo puede elegir en la lista.
Botn de opcin Se utiliza para escoger entre opciones que se excluyen mutuamente.
Si elige la opcin A, se anular la seleccin de las opciones B y C
(cambiadas a FALSO).
Cuadro de texto Escriba cualquier valor. No est disponible como control de formula-
rio.
7. Junto al botn Modo Diseo se encuentra el botn Propiedades. Haga clic en el botn Propiedades.
8. Para la propiedad Celda vinculada, en la segunda columna, escriba G4.
9. Para la propiedad RangoRellenoLista, escriba B3:B21.
10. Cambie la propiedad FilasLista a 12.
11. Haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo. A continuacin, haga clic en el botn de alternancia
Modo Diseo para desactivar dicho modo. Haga clic en el men desplegable de E4 y seleccione
diversos valores. El valor de G4 debe coincidir con la seleccin.
12. Intente escribir Topo en el control y, a continuacin, presione Entrar. Excel deber aceptar la entrada
y mostrar Topo en la celda G4.
13. Seleccione las celdas B3:B21. En el Cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas,
escriba el nombre lst.Colores y presione Entrar.
14. Siga el proceso indicado en el paso 13 para asignar los siguientes nombres a las celdas indicadas a
continuacin (observe que el primer carcter de cada nombre es una "L" minscula y no el nmero 1):
K6 lnk.Casilla.F
G6 lnk.Casilla.X
K4 lnk.CuadroCombina-
do.F
K8 lnk.CuadroLista.F
G11 lnk.CuadroLista.X
G23 lnk.Opcin1.X
G25 lnk.Opcin2.X
G27 lnk.Opcin3.X
K20 lnk.Opcin.F
G8 lnk.CuadroTexto.X
23. Haga clic con el botn derecho del mouse en el control de cuadro combinado y seleccione Formato
de control en el men contextual. Seleccione la pestaa Control.
24. Establezca el rango Entrada lst.Colors y el vnculo de celda en lnk.CuadroCombinado.F y haga clic en
Aceptar.
25. Haga clic en cualquier celda normal. Si el puntero se convierte en un dedo que apunta cuando pasa el
mouse sobre el control en la celda I4, puede usarlo.
26. Intente escribir Taupe en el cuadro combinado Formularios de la celda I4. A diferencia del cuadro
combinado ActiveX, no puede escribir en un cuadro combinado de formularios.
27. Ponga una casilla de control de formularios in I6.
28. Haga clic con el botn derecho del mouse en la casilla y seleccione Formato de control.
29. En la pestaa Control, configure el vnculo de celda en Ink.Casilla.F.
30. Haga clic en la pestaa Texto alternativo y cambie el texto alternativo a Acabado mate? Haga clic en
Aceptar.
31. Haga clic en la celda H6 y, a continuacin, presione la tecla de flecha hacia la derecha una vez. A
continuacin, presione Eliminar. Esto borrar el texto en I6 para que pueda leer mejor la casilla.
32. Observe que si cambia el texto alternativo no cambiar el ttulo de la casilla. Haga clic con el botn
derecho del mouse en el control de casilla y seleccione Editar texto para cambiar el ttulo por
Acabado mate?.
33. Coloque un cuadro de lista de control de forma a lo largo de las celdas I8:I18. (Recuerde, si presiona
la tecla ALT antes de empezar a arrastrar, el control se mover a los bordes de la celda).
34. Haga clic con el botn derecho del mouse en el cuadro de lista y seleccione Control de formato en
el men contextual.
a. Rango de entrada = lst.Colors
b. Vnculo de celda = lnk.CuadroLista.F
35. Haga clic en el botn Aceptar y, a continuacin, seleccione cualquier celda de la hoja de clculo.
Pruebe el control de cuadro de lista de formas.
36. Elimine el texto de las celdas I21, I23 y I25.
37. Ponga un botn de opcin de control de formulario en la celda I21 y edite el texto para que se lea
como Acabado mate.
38. Ponga un botn de opcin de control de forma en la celda I23 y edite el texto para que se lea
Acabado satinado.
39. Ponga un botn de opcin de control de formulario en la celda I25 y edite el texto para que se lea Sin
acabado.
40. Haga clic con el botn derecho del mouse en cualquiera de los controles de botn de opcin y
seleccione Formato de control. Haga clic en la pestaa Control, configure el Vnculo de celda en Ink.
Opcin.F y haga clic en Aceptar. Ahora, la hoja de clculo debe asemejarse a la de la Figura 15-6.
41. Juegue un poco con los controles y observe que los controles del cuadro combinado ActiveX y
del cuadro de lista devuelven el texto que selecciona. Compare esto con el cuadro combinado de
formulario y el cuadro de lista. Ambos devuelven el ndice (posicin) de su eleccin en la lista de
opciones.
42. GUARDE el libro y CIRRELO.
Tome nota Si por error hace doble clic en uno de los controles ActiveX en el proceso de insertarlos, segn
el tipo de control, Excel insertar automticamente un procedimiento de _Controlador de
evento de clic _stub o un procedimiento de _Controlador de evento de cambio_stub en el
mdulo de cdigo (clase) de la hoja de clculo. Puede que haya acabado de cerrar VBE o haya
cambiado a Excel sin darse cuenta realmente de que esto sucedi. Si hizo esto, recibir un
mensaje de Excel indicndole que un proyecto VB no se puede guardar en un libro sin macros.
Simplemente haga clic en S para seguir adelante, y guarde el libro. El procedimiento de
controlador de evento generado automticamente se descartar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Observe que en el caso de controles de botn de opcin, los tres botones de opcin de control
de formulario tienen la misma celda vinculada y esta celda vinculada contiene el ndice de
cualquier botn de opcin que est seleccionado. Compare esto con los botones de opcin
ActiveX donde cada botn de opcin tiene su propia celda vinculada y cada celda vinculada
alterna entre VERDADERO y FALSO.
306 Leccin 15
Figura 15-6
Insertar controles de
formulario y controles
ActiveX
Anidacin de funciones
En el ejercicio siguiente, echaremos un vistazo a otro uso habitual de funciones anidadas; un
caso donde anidamos un par de funciones para extraer y transformar nombres de una lista de
nombres y apellidos. Aunque usaremos cuatro funciones, nuestro nivel de anidamiento es de
tres.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Ventana Inspeccin
Cuando se trabaja con hojas de clculo grandes y complejas en ocasiones nos gustara ser
capaces de ver lo que est pasando en diferentes celdas en diferentes partes del libro. Intentar
colocar en mosaico diversas ventanas de Excel empieza a ser difcil cuando se tienen ms de
cuatro ventanas de Excel por pantalla. Existe una herramienta integrada que convierte la
supervisin de diversos valores de celda en una tarea ms simple: la ventana Inspeccin.
Figura 15-7
Ventana Inspeccin
308 Leccin 15
12. Haga clic en la celda B2, intente introducir varios valores y observe los cambios que se producen en
los valores de la ventana Inspeccin.
13. GUARDE el libro. A continuacin, CIERRE Excel.
14. INICIE Excel 2013.
15. Vuelva a abrir el libro 15 Watch Window.xlsx original.
16. Vuelva a abrir la ventana Inspeccin, si actualmente no se muestra. No deben haber inspecciones
listadas.
17. Vuelva a abrir el libro 15 Watch Window - Completed.xlsx . as inspecciones deben estar en una lista;
se guardan con el libro de trabajo para que no tenga que restablecerlas cada vez.
18. CIERRE los dos libros Watch Window .
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Consolidar datos
Muchas veces es posible que tenga varias hojas de clculo donde desea reunir los nmeros en
una hoja de clculo de resumen. Excel ofrece una herramienta integrada que le ayudar a
hacerlo de forma muy rpida y fcil: Consolidar datos.
Excel ofrece dos mtodos bsicos de realizar la consolidacin. Uno de ellos se basa en la
posicin; por ejemplo, la celda B4 de todas las hojas de clculo que especifique se suma y el
total se pone en la celda B4 de la hoja de clculo de resumen. Esto est bien si est seguro al
100% de que la celda B4 contiene los mismos datos exactos en todas las hojas de clculo.
Pero no podemos estar seguros de que las celdas de todas las hojas de clculo se alineen as En
efecto, con frecuencia estamos seguros de que no se alinean as. Por lo tanto, en el siguiente
ejercicio estudiaremos cmo realizar una consolidacin utilizando el segundo mtodo que
Excel ofrece y que est basado en etiquetas. Excel intentar emparejar las etiquetas de fila o
columna y, a continuacin, sumar basndose en las etiquetas que coinciden en diversas hojas
de clculo.
Se ha tenido en cuenta una cuestin clave para preparar el libro para este ejercicio: se ha
asignado un nombre al rango de celdas que va a consolidarse y el nombre de todas las hojas es
el mismo; es decir, los nombres se extienden a la hoja de clculo. Esto facilita la consolidacin,
ya que no es preciso seleccionar manualmente todos los rangos de consolidacin mientras
creamos la consolidacin. Asimismo, esto facilita la solucin de problemas.
Figura 15-8
Cuadro de dilogo
Consolidar
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Herramientas de hiptesis
En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, Excel tiene un botn desplegable
llamado Anlisis de hiptesis. En esta seccin siguiente, vamos a explorar dos de las
herramientas de hiptesis del men: Buscar objetivo y Administrador de escenarios.
Buscar objetivo es una herramienta sencilla que nos permite llevar una celda hacia un valor
especfico basndonos en las entradas de otra celda. En otras palabras, acaba con el juego del
tipo "cuntos aparatos tengo que vender para ganar 1.000.000 de dlares?" Puede imaginarse
una cifra demasiado baja, por lo que da una cifra ms alta y esta resulta ser demasiado alta,
hasta que al final acaba adivinando el nmero mgico de aparatos que necesita vender.
30. En la pestaa DATOS, haga clic en el botn Anlisis de hiptesis y, a continuacin, haga clic en
Administrador de escenarios. En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios, haga clic en el
botn Resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
31. Tenga en cuenta que en este nuevo informe, el nombre que le dimos a la celda que G22 se muestra en
la celda C9, de modo que nuestros resultados sean mucho ms fciles de leer.
32. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.
Puntos clave:
Asegrese de que el tipo de inters y el nmero de plazos tienen la misma unidad de tiempo.
En otras palabras, si est calculando un pago basado en un nmero X de meses, el tipo de
inters deber ser mensual y no anual.
Generalmente un flujo de entrada es positivo y un flujo de salida es negativo. Esto significa que
si calcula un pago y muestra el importe del prstamo como positivo, Excel considerar que el
prstamo es un flujo de entrada y, por lo tanto, devolver un pago negativo, ya que se supone
que el pago es un flujo de salida. Si quiere considerar el pago como un flujo de entrada, pase el
importe del prstamo a negativo. O bien, puede poner un signo "-" frente a la funcin que usa
para invertir el signo.
Para la mayora de las dems funciones financieras, los argumentos son bastante autoexplicativos
y se puede adivinar su significado a partir de su nombre. Sin embargo, a continuacin
presentamos unos cuantos que podran beneficiarse de algunos comentarios adicionales.
312 Leccin 15
Trmino Descripcin
factor Utilizado por DDB y VDB; se supone que es 2 (= doble disminucin de saldo). Si fuera a
utilizar 3, estara triplicando la depreciacin con amortizacin lineal.
sin_cambios Utilizado solamente por VDB. Si es FALSO o se omite, cuando la depreciacin con
amortizacin lineal se vuelve favorable, Excel cambiar a una base de clculo lineal. Si
es VERDADERO, el mtodo DDB se usar en todo.
mes Utilizado por BD. Dado que la funcin BD tambin tiene un argumento para plazo, es
posible que se pregunte cul es el argumento para mes. Se trata de un argumento
opcional que le permite especificar el nmero de meses en el primer ao. Si se omite
mes, se presupone que es 12.
base Nmero de das de un ao para el clculo de valores. A medida que escribe la frmu-
la, Excel muestra las opciones disponibles.
frecuencia Utilizado por algunas de las funciones de anlisis de seguridad, se trata del nmero de
pagos de cupn por ao, pero no como un nmero per se, sino como una opcin. En
otras palabras, "4" es la opcin para pagos trimestrales, pero no puede introducir una
frecuencia de "12", ya que no es un estndar del sector reconocido para frecuen-
cia de pago de cupones. Solo anual (1), semestral (2) y trimestral (4) son los valores
aceptables para este argumento.
Figura 15-9
Insertar la funcin financiera
DURACIN
17. Siga el mismo proceso de hacer clic en el botn Financiero para insertar la siguiente frmula en la
celda I26:
=RENDTO(I6,I7,I8,I21,I22,I10,I11)
18. Utilice el mismo mtodo para introducir la siguiente frmula en la celda I36:
=PRECIO(I6,I7,I8,I32,I22,I10,I11)
Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.
1. Cul de los siguientes mtodos NO es un mtodo para copiar una hoja de clculo?:
a. Presione Ctrl + Ctrl + A para seleccionar todas las celdas. Haga clic en el botn Copiar de la pestaa
INICIO y, a continuacin, utilice Pegado especial y seleccione la opcin Como nueva hoja de clculo.
b. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra la pestaa de hoja de clculo a una
nueva posicin de la franja de pestaas en la parte inferior del libro o la franja de pestaas de otro
libro.
c. Haga clic con el botn derecho del mouse en la pestaa de la hoja de clculo y seleccione
Mover o copiar en el men contextual y, a continuacin, use el cuadro de dilogo resultante para
crear una copia de la hoja de clculo.
d. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en el botn desplegable Formato y seleccione
Mover o copiar hoja en el men. Utilice el cuadro de dilogo resultante para copiar la hoja de
clculo.
2. Copi una hoja de clculo y una hoja de grfico del libro de presupuesto de marketing del ao pasado
en el libro de presupuesto de marketing de este ao. Pero todos los estilos de sombreado y de fuente
de las celdas son distintos a como estaban en el libro antiguo. Asimismo, los colores de las columnas
del grfico son muy distintos. Por qu sucedi esto?
a. Olvid mantener presionada la tecla Mays al copiar la hoja de clculo.
b. Se olvid de seleccionar la casilla Copiar colores en el cuadro de dilogo Mover o copiar.
c. El libro antiguo se cre en una versin anterior de Excel y olvid seleccionar la casilla No convertir
colores.
d. No se olvid de nada. El libro antiguo se cre usando un tema diferente al que se utiliz en el libro
nuevo. La hoja de clculo se actualiz automticamente al tema del libro nuevo.
3. Para combinar estilos de celda de un libro a otro, cul de las siguientes opciones debe realizar?
314 Leccin 15
a. Hacer clic con el botn derecho del mouse en la galera de estilos de celda, seleccionar Duplicado y
usar el cuadro de dilogo que aparece para copiar el estilo en un libro nuevo.
b. Abrir la galera de estilos de celda de la pestaa INICIO y seleccionar la opcin Combinar
estilos en la parte inferior de la galera.
c. Usar el botn Importar estilos de la pestaa DISEO DE PGINA de la cinta.
d. Hacer clic en la pestaa ARCHIVO y usar la herramienta Exportar estilos para exportar los estilos
como un archivo .styl. A continuacin, haga clic en la pestaa ARCHIVO y use la herramienta
Importar estilos para importar el archivo .styl al nuevo libro.
4. Para copiar macros de un libro a otro, cul de las siguientes acciones debe realizar?
a. Arrastrar el mdulo de un proyecto a otro en la ventana Explorador de proyectos del Editor de
Visual Basic.
b. Usar el botn Grabar Macro de la pestaa DESARROLLADOR.
c. Usar el botn Complementos de la pestaa DESARROLLADOR.
d. Abrir el Editor de Visual Basic y escribir EJECUTAR COPYMACROS en la ventana Inmediato.
5. Su compaero de trabajo le envi un libro de trabajo para actualizarlo. Introdujo nuevos nmeros en
la hoja de clculo, pero los totales no se actualizan. Qu necesita hacer para remediar el problema?
a. Hacer clic en el botn Compartir libro de la pestaa REVISAR.
b. Ir a las celdas con los totales que no se actualizan, presionar la tecla F2 y, a continuacin,
presionar Entrar para volver a introducir las frmulas.
c. Hacer clic en el botn Opciones de clculo de la pestaa FRMULAS y cambiar la
configuracin de clculo de Manual a Automtica.
d. Devolver el libro a su compaero de trabajo para que l lo arregle.
6. Desea mostrar los dos nmeros 1.540.257,14 y 2.250.444,18 como 1,54 M y 2,25 M, respectivamente.
Qu formato de nmero necesita aplicar a los dos primeros nmeros?
a. 0.000,00 M
b. #,##0.00,, M
c. #,##0.* M
d. [millones] #,##0.00 M
7. Est sumando el total de las horas de trabajo de Gabriel de las ltimas dos semanas. Agreg las horas
manualmente para revisar, y est seguro de que Gabriel trabaj ochenta y una horas y media. Sin
embargo en la celda Horas totales, solo aparecen 9:30 trabajadas. Qu formato de nmero necesita
aplicar a la celda Horas totales para que muestre las horas trabajadas correctamente?
a. [h]:mm
b. [h]:[mm]
c. [h:mm]
d. hhh:mm
8. Desea escribir frmulas en cinco celdas diferentes, ubicadas a muchas columnas de distancia en tres
hojas de clculo diferentes y desea ver cmo cambian los valores de estas celdas mientras trabaja en
varias partes del libro de trabajo. Qu herramienta puede usar para hacer esto?
a. Usar el botn Dividir de la pestaa VISTA para crear mltiples paneles.
b. Hacer clic en el botn Ventana Inspeccin de la pestaa FRMULAS y agregar las celdas
como Inspecciones.
c. Hacer clic en el botn Evaluar frmula en la pestaa FRMULAS para abrir un cuadro de
dilogo que muestre todas las frmulas activas.
d. Hacer clic en el botn Evaluar frmula en la pestaa FRMULAS.
9. Para crear una plantilla personalizada propia, cul de los siguientes mtodos debe usar?
a. Hacer clic en la pestaa ARCHIVO, seleccionar Guardar como y cambiar el tipo de archivo a
.xltx.
b. Hacer clic en la pestaa ARCHIVO, seleccionar Guardar como y cambiar el tipo de archivo a
.xlsm.
c. Hacer clic en la pestaa ARCHIVO, seleccionar Guardar como y cambiar el tipo de archivo a
.xlam.
d. Hacer clic en la pestaa ARCHIVO, seleccionar Opciones, hacer clic en Guardar, activar la
casilla Guardar como plantilla y guardar el archivo normalmente.
10. Desea crear una hoja de clculo donde el usuario pueda ver siete opciones de una lista a la vez.
Cuando el usuario hace una seleccin en la lista, otra celda de la hoja de clculo mostrar el nmero
(posicin) del elemento seleccionado (no el texto mismo de la seleccin del elemento). Qu control
necesita insertar en la hoja de clculo?
a. Un control de cuadro de lista de ActiveX
b. Un control de cuadro combinado de formulario
c. Un control de botn de opcin ActiveX
d. Un control de cuadro de lista de formulario
Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428 315
Proyectos
15. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Formato de control. Haga clic en la celda C5 e
introduzca la frmula:
=H6/10000
16. Trate de usar el botn de nmero para cambiar el tipo de inters hacia arriba o hacia abajo.
17. Haga clic con el botn derecho del mouse en el control de cuadro de lista y seleccione Formato de
control. En la pestaa Control, especifique esta configuracin:
a. Rango de entrada = $J$7:$J$11
b. Vincular con la celda = $H$8
18. Haga clic en Aceptar. Elija un elemento en el cuadro de lista. Debera ver el nmero de ndice del
elemento seleccionado aparecer en la celda H8. Haga clic en la celda C6 e introduzca la frmula:
=H8 * 12
19. Utilice los controles para configurar el importe del prstamo en 10.000 dlares, el tipo de inters en
2% y el nmero de plazos en 60 meses (5 aos). El pago resultante en la celda C9 debe ser de 175,28
dlares y verde. Cambie gradualmente los valores para que aumente el pago.
20. Tal vez quiera examinar el formato condicional en C9 si quiere ver cmo la celda pasa de verde a rojo a
medida que aumenta el pago.
21. CRDITO ADICIONAL: haga que el libro pase el comprobador de accesibilidad.
22. OPCIONAL: antes de cerrar el libro, puede utilizar la lista desplegable Colores de la pestaa DISEO DE
PGINA para cambiar del esquema de color gris montono a algo un poco ms interesante.
23. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.
Figura 15-10
Cuadro de dilogo
Administrador de nombres
10. Copie y pegue A1:J7 de la hoja de clculo Ene a la hoja de clculo Consolidado. Despus de pegar,
haga clic en el botn Opciones de pegado y seleccione Mantener ancho de columnas de origen.
11. Edite la celda B4 para que se lea Ene Jun.
12. Seleccione la celda A8.
13. GUARDE el libro.
14. En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en el botn Consolidar.
15. En el cuadro de dilogo Consolidar, en el campo Referencia, haga clic en el control Contraer dilogo
(botn con la flecha roja) y, a continuacin, haga clic en la hoja de clculo Ene.
16. Presione la tecla F3, seleccione DataToConsolidate y haga clic en Aceptar. A continuacin, haga clic en
el botn Ampliar dilogo.
17. Haga clic en el botn Agregar en el cuadro de dilogo Consolidar.
18. Haga clic en el cuadro Referencia y presione F2. A continuacin, presione la tecla Inicio, presione la
tecla Eliminar tres veces, escriba Feb y haga clic en el botn Agregar.
19. Repita el paso 18 para las hojas de clculo Mar, Abr, May y Jun.
20. Active las casillas de for Fila superior y Columna izquierda.
21. Haga clic en Aceptar.
La hoja de clculo debera verse como en la Figura 15-11.
Figura 15-11
Informe consolidado de
ventas
Apndice A Habilidades del Especialista en
Microsoft Office (MOS) para Excel 2013
318
Apndice A 319