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CUADRO DE CLASIFICACIN DE LA
DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA DE
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LA UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
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26 de marzo de 2015
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Seccin de Gestin de Documentos y Archivo General
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
Presentacin
El Reglamento del Archivo General, aprobado por la Junta de Gobierno de la Universidad Pblica
de Navarra en su sesin de 7 de marzo de 2000 establece, en su artculo 35, que "el patrimonio
documental de la Universidad se organiza desde los archivos de gestin de acuerdo con un cuadro
de clasificacin de aplicacin general, de carcter funcional, que permite una recuperacin global
de la informacin en toda la Universidad, a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos".
Desde esta perspectiva metodolgica, el sistema de clasificacin es uniforme para toda la
institucin, independientemente de la unidad en la que deba aplicarse: todas las unidades
emplearn para clasificar sus documentos los mismos cdigos y auxiliares descriptivos de la
clasificacin. Por ser la clasificacin el eje neurlgico de toda la actividad archivstica en la
Universidad.
- La codificacin funcional
- Los auxiliares descriptivos de la clasificacin
LA CODIFICACIN FUNCIONAL
Clasificar significa agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales o
las actividades especficas en que se concreta la actuacin universitaria, dentro de una estructura
jerrquica y lgica. As, se agrupan separadamente los documentos econmicos, los relativos a
personal, documentos acadmicos, de docencia, de investigacin, etc.
Este sistema permite agrupar los documentos relativos a una funcin o actividad concreta hasta
llegar al nivel preciso, que est representado por un cdigo y un ttulo del cuadro.
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
Para clasificar un documento es esencial empezar por determinar a qu clase pertenecen los
documentos a archivar. A partir de esta primera eleccin, es preciso buscar una subclase que
responda a la actividad a la que hace referencia el documento, analizando su contenido, hasta
localizar la divisin precisa del asunto del que trata. De este modo, todos los documentos
referentes a un mismo asunto se agrupan y constituyen as los expedientes, con un cdigo y ttulo
precisos.
Este sistema uniforme de clasificacin se aplica a los documentos administrativos en cualquier tipo
de soporte. En consecuencia, la informacin administrativa en soporte electrnico se clasificar
igualmente bajo los cdigos y ttulos del cuadro de clasificacin.
Para definir al mximo el contenido de algunos expedientes, se pueden aadir a los cdigos de
clasificacin unos auxiliares descriptivos, conocidos como subdivisiones: las subdivisiones
especficas y las subdivisiones uniformes.
Subdivisiones uniformes: Sirven para identificar unos tipos de documentos que se pueden
encontrar en todos los niveles del cuadro de clasificacin. Su cdigo est formado por la letra U
ms el nmero de uniforme (las subdivisiones uniformes siguen una numeracin nica,
normalizada, aplicable a todo el cuadro). Su administracin est centralizada en el Archivo
General.
Archivo General, edificio de Las Sforas, extensiones 9513, 8422, 8935, 8423.
Correo electrnico: archivo@unavarra.es.
Abril 2015
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
Codificacin de la Clasificacin
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Subdivisiones especficas:
E1 Actas
E2 Anexos
E3 Acuerdos
E4 Convocatorias
E5 Elecciones
E6 Renovacin de miembros
E7 Nombramientos
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Subdivisiones especficas:
E1 Documentos en general
E2 Formularios
E3 Expedientes
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Subdivisiones especficas:
E1 Publicaciones peridicas
E2 Fondo antiguo
E3 Publicaciones unitarias
B 114 Servicios a los usuarios
B 115 Informacin bibliogrfica
B 116 Prstamo
B 117 Prstamo interbibliotecario
B 118 Reprografa
B 119 INFORMTICA
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C 127 Parlamento
C 128 Otras instituciones
C 129 Otras comunidades autnomas
C 130 Administracin local
C 131 Ayuntamientos
C 132 Mancomunidades y otras entidades locales menores
C 133 Diputaciones
C 134 Gobierno y administraciones de la Unin Europea
C 135 Gobierno y administraciones del resto del mundo
C 149 REPRESENTACIN
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Subdivisiones especficas:
E100 Personal docente
E110 Cuerpo docente universitario funcionario
E120 Cuerpo docente universitario interino
[E130 Personal laboral temporal]
E140 Contratados
E141 Profesores ayudantes
E142 Profesores asociados
E143 Profesores ayudantes doctores
E144 Profesores colaboradores
E145 Profesores contratados doctores
E150 Profesores visitantes
E160 Profesores emritos
E170 Profesores honorarios y colaboradores honorficos
E200 Personal de administracin y servicios
E210 Personal funcionario
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D 145 Requerimientos
D 146 Mutualidades
D 147 Liquidaciones
D 148 Asistencia sanitaria
D 149 Incapacidad
Subdivisiones especficas:
E1 Interna
E2 Externa
D 162 Anlisis de las necesidades
D 163 reas de formacin
D 164 Idiomas
D 165 Informtica
D 169 Prevencin de riesgos laborales
D 166 Formacin para la promocin
D 167 Otra formacin especfica
D 168 Autoformacin
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F 125 IVA
F 126 IRPF
F 127 INTRASTAT
F 128 AUDITORA
Subdivisiones especficas:
E1 Interna
E2 Externa
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Subdivisiones especficas:
E10 Material y equipo de oficina
E11 Material y equipo de oficina inventariable
E12 Material y equipo de oficina no inventariable
E20 Material y equipo informtico
E30 Material y equipo audiovisual
E40 Material y equipo de laboratorio
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G 115 Venta
G 116 Cesin
G 118 Eliminacin
G 119 Sustraccin
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Subdivisiones especficas:
E1 Profesionales
E2 Contratista
E3 Contratacin de empresas
H 110 Estudios
H 111 Anteproyectos
H 112 Proyectos y presupuestos
H 113 Obras
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
H 122 Venta
H 123 Cambio de afectacin
H 124 Arrendamiento
H 125 Traslados
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I 102 Estatutos
I 103 Normas de desarrollo y Reglamentos
I 112 CERTIFICACIONES
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
Subdivisiones especficas:
E10 Ttulos oficiales
E11 Primer ciclo
E12 Segundo ciclo
E13 Tercer ciclo
E14 Grado
E15 Postgrado
J 101 ADMISIN
J 105 INSCRIPCIONES
Subdivisiones especficas:
E1 Convalidaciones
E2 Reconocimiento de crditos de libre eleccin
E3 Adaptacin de estudios en extincin
J 119 AYUDAS
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
J 120 BECAS
Subdivisiones especficas:
E1 Cursos de Doctorado
E2 Tesis
E3 Expedicin de Ttulos de Doctor
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
Subdivisiones especficas:
E1 Grado
E2 Postgrado
E3 Doctorado
K 110 Directrices
K 111 Programas y fichas docentes
K 112 Complementos de formacin
K 113 Prcticas de estudiantes
K 114 Planes docentes
K 115 Intercambios
Subdivisiones especficas:
E1 Estudiantes
E2 Docentes
K 116 Gestin docente general
Subdivisiones especficas:
E1 Internas
E2 Externas
K 126 Conferencias
K 127 Cursos, seminarios y otras actividades
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
K 129 Exmenes
K 130 Reclamaciones
K 142 Tribunales de 5 y 6 convocatorias
K 143 Adelantos de convocatoria de exmenes
K 144 Evaluacin por compensacin
K 131 Trabajos
K 132 Monografas de investigacin y proyectos
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UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin Versin 15 - abril 2015
E1 Contratos
E2 Patentes
E3 Incubadora de empresas
L 108 Expedientes de convocatorias
Subdivisiones especficas:
E1 Convocatoria estatal
E2 Convocatoria autonmica
E3 Convocatoria Universidad Pblica de Navarra
E4 Convocatoria europea
E5 Convocatorias privadas
L 109 Infraestructura y material fungible
L 110 Proyectos de investigacin
L 111 Becas y ayudas a la movilidad del personal investigador (mixta)
L 112 Becas y proyectos (mixta)
L 113 Organizacin de congresos, Jornadas, seminarios y reuniones de
carcter cientfico
L 117 Convocatoria de ayudas especiales de Investigacin
L 119 Programas de contratacin de investigadores.
L 120 General
Subdivisiones especficas:
E1 Organizacin
E2 Participacin
E3 Mrketing cientfico y tecnolgico
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M 131 Ludoteca
M 118 Informacin
M 119 Orientacin
M 120 Orientacin psicopedaggica
M 121 Educacin para la salud
M 122 Gestin de reclamaciones
M 123 Asistencia
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SUBDIVISIONES UNIFORMES
Relacin numrica
U01 INFORMES
U02 ESTADSTICAS
U03 ENCUESTAS
U04 SUBVENCIONES
U05 RESOLUCIONES
U06 ACUERDOS
U07 SEGUROS
U08 CENSOS
U09 AYUDAS
U10 INSTANCIAS
U11 CONTRATOS DE CERTIFICADO DIGITAL
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