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V3.3
Gua del usuario
Versin 3.3.08
Copyright
2000-2013 SHARP CORPORATION. Todos los derechos reservados. Queda prohibida la
reproduccin, adaptacin o traduccin sin previo consentimiento por escrito a menos que las
leyes de copyright as lo permitan.
Marcas comerciales
SHARP es una marca comercial registrada de SHARP CORPORATION.
Microsoft y Windows son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation.
Internet Explorer, PowerPoint, Access, Outlook, Visio, y Excel son marcas comerciales
registradas de Microsoft Corporation.
Todas las dems marcas mencionadas pertenecen a sus propietarios respectivos.
Captulo 1, Introduccin
Una breve descripcin de las caractersticas de Sharpdesk, sus opciones, los requisitos del sistema
y el contenido de la Gua del usuario.
Captulo 9, Glosario
Lista de trminos que se utilizan en la gua o relacionados con el procesamiento de imgenes.
Imgenes
En Sharpdesk, el trmino imagen se refiere a los elementos que pueden cargarse en Imaging.
Dispositivos
Un dispositivo es un aparato de hardware, por ejemplo, un escner, una impresora, un fax, una
cmara digital o una copiadora.
OCR
Reconocimiento ptico de Caracteres (Optical Character Recognition, OCR). Tecnologa que
permite convertir imgenes a un formato compatible con los procesadores de texto comunes.
4. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para llevar a cabo la instalacin.
5. Una vez finalizada la instalacin, puede que se le solicite que reinicie el ordenador. Si es as,
es necesario reiniciar el ordenador para poder utilizar Sharpdesk. Recuerde iniciar sesin de
nuevo con el mismo nombre de usuario con el que empez la instalacin. Si no lo hace de
este modo, puede que la instalacin no se complete correctamente.
Durante la instalacin se crea una carpeta en el directorio Archivos de programa (o en la
ubicacin especificada en la instalacin) que contiene todos los archivos de software de
Desinstalacin de Sharpdesk
Si necesita desinstalar Sharpdesk, puede hacerlo utilizando el siguiente procedimiento estndar de
Windows para desinstalar software.
1. Haga clic en el botn Inicio de Windows, a continuacin en Panel de control.
En Windows 8, para seleccionar el Panel de control, haga clic con el botn derecho del ratn
en la pantalla Inicio y seleccione Todas las aplicaciones desde la barra de aplicaciones.
2. Haga clic en Desinstalar un programa.
En Windows XP, haga doble clic en Agregar o quitar programas.
Las carpetas y los archivos que aparecen en la ventana de carpetas o en el rea de trabajo se
seleccionan mediante un clic. Una vez seleccionados, puede mostrar la informacin o hacer clic
con el botn derecho para ejecutar comandos. Tambin puede seleccionar un comando de la barra
de mens, la barra de herramientas o la zona de salida. Sharpdesk le ofrece una nueva forma
cmoda de ver, organizar y distribuir los archivos.
Sharpdesk se compone de los siguientes elementos:
Barra de mens
La barra de mens incluye todos los comandos disponibles en Sharpdesk para realizar las tareas
necesarias, desde abrir y mostrar documentos hasta acceder al servicio de asistencia en Internet.
Ventana de carpetas
La ventana de carpetas le proporciona acceso a los archivos y los recursos del sistema. Se puede
utilizar igual que el Explorador de Windows para localizar y mostrar informacin de Sharpdesk o
de las carpetas y unidades.
rea de trabajo
El rea de trabajo muestra el contenido de la carpeta seleccionada en una presentacin de
imgenes en miniatura. Desde el rea de trabajo, se puede seleccionar un archivo para trabajar y a
continuacin visualizarlo, convertirlo a texto o imprimirlo.
Barra de propiedades
La barra de propiedades de Sharpdesk le permite ver las propiedades de la miniatura
seleccionada en el rea de trabajo. Tambin le permite buscar rpidamente una palabra clave
utilizando el cuadro de bsqueda situado en la barra de propiedades.
Zona de salida
La zona de salida de Sharpdesk muestra iconos de los distintos destinos a los que se pueden
enviar los archivos. La zona de salida permite imprimir, enviar por fax o por correo electrnico,
mejorar imgenes con opciones como Retocar, Autoencuadre, Alisar y Rotacin
automtica, convertir imgenes a texto, comprimir imgenes en archivos PDF y transferir
archivos a otras aplicaciones con una simple operacin arrastrar y soltar.
Barra de estado
La barra de estado muestra informacin sobre el archivo seleccionado adems de las definiciones
de la barra de herramientas y los comandos. Las definiciones aparecen cuando se mueve el cursor
del ratn sobre un comando u opcin de la barra de herramientas, al igual que con la barra de
estado de Windows.
Barras de desplazamiento
Si no es posible mostrar todo el contenido de la carpeta o del rea de trabajo en la ventana actual,
Sharpdesk proporciona barras de desplazamiento que permiten ver toda la informacin
disponible.
El escritorio de Sharpdesk
contiene archivos y
documentos importantes
que se utilizan con
frecuencia.
Utilice la ventana de
carpetas igual que el
Explorador de
Windows, para buscar,
seleccionar y gestionar
sus documentos.
Barra de propiedades
Zona de salida
Los botones Imprimir, Fax y Correo electrnico aparecen si el ordenador tiene instalado el
software correspondiente. Por ejemplo, si no dispone de un controlador de fax (con fax en algn
lugar de su nombre) instalado, el botn Fax no aparece. Sucede lo mismo en el caso del botn
Correo electrnico si el ordenador no tiene un cliente de correo compatible con MAPI instalado:
Salir de Sharpdesk
Para salir y cerrar Sharpdesk, seleccione el comando Salir del men Archivo.
La vista de imgenes
en miniatura muestra
cada archivo en
miniatura.
Si las vistas en miniatura no aparecen como se esperaba, seleccione el comando Actualizar del
men Ver o pulse la tecla 'F5' del teclado para corregir el problema.
Dividir
Puede dividir documentos .TIF y .SDF de varias pginas en documentos individuales; para ello,
haga clic en el documento deseado, recorra las pginas en miniatura hasta llegar al punto donde
desea dividir el documento y seleccione el comando Dividir en el men Edicin, o el botn
Dividir de la barra de herramientas. La operacin de divisin situar la miniatura seleccionada en
Rotar
Puede rotar un archivo de imagen .TIF 90 grados a la izquierda o a la derecha haciendo clic en el
archivo y seleccionando la opcin deseada en el comando Rotar del men Edicin (o en la barra
de herramientas). Tenga presente que en el caso de un documento de varias pginas, se girarn
todas las pginas contenidas en el documento. Si el archivo .TIF contiene pginas que son escalas
de grises o que estn comprimidas con JPEG, no se puede realizar la rotacin desde Sharpdesk
Desktop. Abra el archivo con Sharpdesk Imaging (tal y como se describe en el Captulo 7:
Sharpdesk Imaging) para realizar operaciones que no se permiten en las vistas en miniatura en
Desktop.
Configurar los tipos de archivos que se visualizaran con Sharpdesk Imaging (No
disponible para Windows Vista/Windows 7/Windows 8)
Se muestra una lista con los tipos de archivos que pueden verse con Sharpdesk Imaging. Slo
tiene que seleccionar la casilla que est junto al tipo de archivo que quiere que Sharpdesk
Imaging abra cuando se hace doble clic en archivos de ese tipo.
Si desea que Sharpdesk Imaging muestre sus archivos .TIF, haga clic en S. Se configurar
Sharpdesk para que abra sus archivos .TIF cuando se haga doble clic en ellos.
Si desea que el programa registrado en la actualidad muestre sus archivos .TIF, haga clic en No.
Esto permitir que el programa actual abra sus archivos .TIF cuando se haga doble clic sobre
ellos. Si no desea ver este mensaje de nuevo, haga clic en la casilla de verificacin No volver a
preguntarme esto.. [Si cambia de opinin ms tarde, puede reestablecer el vnculo con
Sharpdesk Imaging mediante el men Herramientas/Preferencias].
Ajuste de las opciones de exportacin
Tanto Sharpdesk como Sharpdesk Composer permiten adjuntar y enviar archivos a travs del
correo electrnico. Sharpdesk Composer adems permite exportar archivos de Composer como
archivos de formato Adobe Acrobat (.PDF). (Para obtener ms informacin, consulte el captulo
6, Componer con Sharpdesk.)
Si tiene instalado el software Adobe PDFWriter (versin 5 o posterior) en su equipo, Sharpdesk
utilizar dicho controlador para crear el archivo PDF. Si no tiene instalado Adobe PDFWriter,
Sharpdesk crear un archivo de imagen PDF. La ficha Exportar controla el proceso de
generacin PDF para el archivo PDF de imagen proporcionado por Sharpdesk. No afecta los
controles que Adobe incluye en su software.
Si su estacin de trabajo esta limitada en recursos, la conversin de una imagen de gran tamao a
un archivo PDF de 300 dpi puede tardar bastante tiempo y requerir una cantidad de espacio en
disco considerable. Asimismo, si desea enviar un archivo grande por correo electrnico, la
conversin a un archivo PDF de 300 dpi y el envo pueden consumir los recursos de su aplicacin
de correo electrnico o de la del destinatario, adems de superar las restricciones de tamao de los
archivos adjuntos de correo electrnico que imponen algunos proveedores de servicios de
Internet. En estos casos, puede ser til modificar los ajustes predeterminados de resolucin de
imagen para exportacin. Para ello, seleccione el comando Preferencias del men Herramientas
de Sharpdesk y haga clic en la ficha Exportar.
Seleccionar archivos
Para trabajar con un archivo, primero es necesario seleccionarlo en el rea de trabajo de
Sharpdesk. Para ello:
Haga clic en el archivo cuando aparezca en el rea de trabajo.
Para seleccionar varios archivos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de
ellos. Tambin puede mantener pulsada la tecla Mays para seleccionar un grupo continuo.
Una vez seleccionado, puede a continuacin elegir el comando correspondiente a la tarea que
desee llevar a cabo, por ejemplo, abrir el documento, convertirlo a texto por OCR o imprimirlo.
Borrar archivos
Para borrar un archivo, haga clic en l en el rea de trabajo y seleccione el botn Borrar. Tambin
puede pulsar la tecla Supr (o seleccionar el comando en el men Archivo). El archivo se elimina
de Sharpdesk y pasa a la Papelera de reciclaje de Windows.
Recuperar un archivo
Para recuperar un archivo eliminado, haga clic en la carpeta de la Papelera de reciclaje de
Windows y a continuacin haga clic con el botn derecho sobre el archivo y seleccione la opcin
Restaurar. Si desea obtener ms informacin sobre la forma de recuperar archivos de la Papelera
de reciclaje de Windows, consulte la ayuda en pantalla de Windows.
Reordenar carpetas
Puede reordenar los accesos directos en la ventana Carpeta como se indica a continuacin:
1. En el men Archivo, seleccione el comando Carpetas de Sharpdesk. Aparece el cuadro de
dilogo Carpetas de Sharpdesk.
Copiar un archivo
Es posible copiar un archivo de una carpeta a otra distinta.
Para copiar un archivo de una carpeta a otra:
1. Abra la carpeta que contiene el archivo que desea copiar.
2. Arrastre el archivo a la carpeta que desee manteniendo pulsada la tecla Ctrl.
Comprimir imgenes
Las imgenes generadas por los documentos escaneados pueden ser bastante grandes, segn
sean las funciones del escner utilizado para crearlas. Por ejemplo, una imagen de 600 ppp en
blanco y negro en papel de carta (8 x 11 pulgadas) ocupar aproximadamente 4 MB en
disco o en memoria. Una imagen a todo color de la misma resolucin y tamao ocupar
aproximadamente 100 MB si no se comprime. Puede disminuir el tamao de las imgenes
utilizando una resolucin menor cuando las escanee por primera vez. Por ejemplo, una
imagen de una carta en blanco y negro de 300 ppp slo tiene 1 MB de tamao. Una imagen
de una carta a todo color de 300 ppp tiene unos 25 MB de tamao.
Si las imgenes se guardan en su formato original (sin comprimir), necesitar ms espacio en
su ordenador si escanea muchas imgenes. Adems, es posible que estas imgenes tengan que
300
dpi
889 KB 3,693 KB 4,658 KB
150
dpi
309 KB
1,217 KB 1,610 KB
100
dpi
147 KB 552 KB 697 KB
Observe los visibles caracteres borrosos en la fila de 150 y 100 ppp y que el efecto se hace
ms evidente al aumentar la compresin. Con 300 ppp o ms, los efectos de la compresin en
la calidad no son tan evidentes. La combinacin de la seleccin de resolucin y compresin
en MFP determina el tamao y la calidad de la imagen que ver en el ordenador. Cuando ya
se ha enviado la imagen desde MFP a su ordenador, puede reducir el tamao de la imagen
utilizando ICT (Image Compression Tool) que se encuentra en la zona de salida de
Sharpdesk.
Calidad / Tamao
Para obtener una compresin razonable con imgenes a color, ha de elegir entre una alta calidad
de imagen y el espacio de almacenamiento que se necesita en el disco duro. ICT le permite
controlar, en las imgenes a color, el equilibrio entre la calidad de imagen y su tamao. Al mover
el control deslizante hacia la izquierda (Alta calidad), el algoritmo de compresin JPEG 2000
guarda la calidad de la imagen a expensas del tamao del archivo. Al mover el control deslizante
hacia la derecha (Tamao pequeo), la calidad ser algo menor para poder reducir de manera
significativa el tamao de la imagen. La mejor calidad (y la menor compresin) tiene el valor 1 en
la casilla que se encuentra a la derecha del control deslizante. Observe que el valor menor, 1, es
especial y hace que ICT guarde el archivo con compresin JPEG 2000 sin prdida de datos. En
algunos casos, el archivo guardado puede ser mayor que el archivo de entrada. El menor tamao
(y la mayor compresin) tiene un valor de 100. Puede ajustar el valor directamente en la casilla en
lugar de mover el control deslizante. Observe que el control deslizante slo se utiliza con
imgenes a color o en escala de grises. Las imgenes en blanco y negro se comprimen siempre
con compresin sin prdida de datos ya que el tamao del archivo no suele ser un problema con
las imgenes en blanco y negro.
Observe de nuevo nuestra imagen de muestra. Para esta prueba, la imagen original fue escaneada
a 300 ppp, utilizando las diferentes opciones de compresin de MFP, antes de que fuera
procesada por ICT. La tabla que se encuentra a continuacin resume los efectos que producen
diferentes configuraciones del control deslizante en el tamao del archivo PDF final y en la
calidad del pequeo segmento que se muestra en el recuadro rojo de la imagen de muestra a
tamao completo.
1
6,026 KB 8,288 KB 8,529 KB
35
366 KB 366 KB 366 KB
70
184 KB 184 KB 184 KB
100
129 KB 129 KB 129 KB
Hay varias cosas que observar en esta tabla:
1. Configuracin del control deslizante = 1. Esta configuracin es especial porque por s
misma obliga a ICT a utilizar el mtodo de compresin JPEG 2000 sin prdida de datos.
En cada caso, ICT crea un archivo mayor que el archivo de entrada original cuando el
control deslizante se encuentra en 1. Esto ocurre porque el primer paso para crear el
archivo PDF es descomprimir el archivo de entrada y tenerlo a tamao completo,
aproximadamente 24 MB en este caso. Entonces, la imagen a tamao completo se
comprime con el mtodo JPEG 2000 sin prdida de datos. Debido a que el archivo
original recibido del escner ha sido comprimido con un mtodo con prdida de datos,
este archivo era menor que el archivo creado con el mtodo sin prdida de datos
utilizando cuando el control deslizante se encontraba en 1.
2. Tamao de archivo en cada configuracin del control deslizante (distinta de 1). Mirando
cada fila puede observar que ICT crea un archivo PDF de salida con el mismo tamao
sin importar cual sea el tamao del archivo de entrada. Es algo que se suele cumplir con
una amplia gama de tamaos de archivos de entrada.
3. Calidad con configuraciones cada vez mayores del control deslizante. Mirando cada
columna, observe que ICT crea texto que parece difuminarse a medida que aumenta la
configuracin del control deslizante. Es un fallo del mtodo de compresin JPEG 2000.
Es el precio que hay que pagar por tener un archivo de menor tamao.
4. Tenga en cuenta que las imgenes de texto en las tablas se han inflado para mostrar los
efectos de las diferentes configuraciones. El texto real de 6 puntos es ms o menos la
mitad del tamao de la fuente utilizada en esta descripcin, incluso en la tabla parece ser
dos o tres veces de ese tamao. Su ojo puede tardar mucho en darse cuenta de los efectos
de la compresin a menos que observe la imagen muy de cerca con una lupa.
Carpeta de salida
De manera predeterminada, ICT crea el archivo PDF de salida en la misma carpeta que el archivo
de origen. Si el archivo PDF de destino ya existiese, aparecer el cuadro de dilogo Guardar
como y le solicitar el nombre del archivo de salida. Cuando ICT est trabajando se muestra una
barra de progreso:
Resolucin de problemas
La compresin tarda mucho: En primer lugar, tenga paciencia; comprimir imgenes grandes,
incluso en un equipo rpido como mucha memoria, es un proceso complejo que requiere algo de
tiempo. Puede intentar probar algunas de las soluciones siguientes para mejorar el rendimiento de
ICT:
Aada memoria RAM a su ordenador. Tener ms memoria mejora siempre la velocidad
de compresin.
Si est comprimiendo una imagen de varias pginas, intente partir el archivo en archivos
de una sola pgina y comprmalos de uno en uno.
Mejorar imagen
Digitalizacin de documentos
Con el escner es posible digitalizar cualquier documento en una carpeta designada por
Sharpdesk. El documento resultante puede mostrarse en Sharpdesk, como imagen en miniatura, o
en Imaging, a tamao natural.
Todas las imgenes digitalizadas se colocan en una carpeta como documentos TIFF. La imagen se
guarda y se nombra utilizando el mtodo definido en la opcin Preferencias del men
Herramientas de Sharpdesk.
Un documento digitalizado se puede ver, imprimir o enviar adjunto en un mensaje de correo
electrnico.
Para digitalizar una imagen desde un escner con controlador compatible TWAIN:
1. Coloque en el escner la imagen que desea digitalizar.
2. En Sharpdesk, haga clic en el icono Adquirir de la barra de herramientas o seleccione el
comando Adquirir imagen en el men Archivo (para seleccionar un dispositivo de
digitalizacin, seleccione el comando Seleccionar escner del men Archivo).
3. Cierre el cuadro de dilogo TWAIN que controla el proceso de escaneo. As aparecer la
imagen en la carpeta seleccionada.
Si desea obtener ms informacin sobre cmo visualizar una imagen, consulte el Captulo 7,
Sharpdesk Imaging.
3. Para utilizar una fecha como nombre para las digitalizaciones nuevas, haga clic en la opcin
Formatos de fecha actual y a continuacin seleccione un formato del cuadro de lista
desplegable.
4. Para utilizar un prefijo de archivo como nuevo nombre, haga clic en la opcin Prefijo
personalizado y a continuacin introduzca el prefijo que desee utilizar.
5. Para controlar la compresin que se usa al escanear imgenes JPEG, mueva la barra de
desplazamiento en la direccin deseada. Normalmente, a mayor compresin, menor calidad
de la imagen resultante. Si la compresin se establece en 0%, la imagen se escanear como
una imagen TIF sin comprimir. Esto puede ser necesario si no puede ver el archivo con
Sharpdesk Imaging.
6. Una vez configuradas las opciones, haga clic en Aceptar.
Restricciones
1. Si el usuario cierra la sesin del sistema mientras la indexacin est en progreso, esta ltima
se detendr automticamente. En este caso, el ndice no se habr completado. La bsqueda de
contenidos de la (las) base(s) de datos de el(los) ndice(s) puede o no encontrar la
informacin del archivo esperada, dependiendo de lo que avanzo el proceso de indexacin.
Para completar la base de datos de ndice, reinicie el proceso de indexacin siguiendo las
instrucciones para la indexacin manual que se muestran abajo.
2. Si el usuario manipula las bases de datos de ndices diferente a la realizada con la Bsqueda
de Sharpdesk o el interfase del usuario de la bandeja de ndice, las consecuencias de estas
acciones no se han determinado. Por ejemplo, el usuario no debe modificar las bases de datos
de ndice al cambiar o borrar directamente alguno de los archivos de la base de datos de
ndice. Igualmente, no finalice Indexer.exe manualmente a travs del Administrador de tareas
Bsqueda
Puede buscar archivos de texto utilizando una palabra, una frase o una lista de palabras. Tambin
puede realizar una bsqueda avanzada especificando los siguientes parmetros:
Nombre de documento y/o de directorio
Tipo de archivo
Fecha de modificacin
Tamao de archivo
Operaciones lgicas and, or, not o near
Tambin pueden buscarse los documentos generados con aplicaciones de Microsoft Office (p. ej.:
Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint) con sus propiedades de documento:
Ttulo
Autor
Asunto
Palabra clave
En los documentos escaneados con los MFP de que permiten la insercin de metadatos pueden
buscarse los valores de los metadatos que se incluyeron cuando los documentos fueron
escaneados. Tambin pueden buscarse las entradas de metadatos aadidas posteriormente.
Tenga presente que los operadores lgicos and, or, not y near son palabras reservadas que se
utilizan para consultas ms complejas. Estas palabras no sern encontradas por ninguna
bsqueda; su uso debe ceirse a reglas de sintaxis especficas. Si utiliza ms de un operador,
deber usar parntesis para indicar con precisin lo que desea buscar. Por ejemplo,
manzana and pera or naranja
puede significar (manzana and pera) or naranja, o
tambin puede significar manzana and (pera or naranja).
Frases
Para encontrar una cadena exacta de palabras, cree una frase cerrando la cadena de palabras con
un par de comillas ( ). Al buscar frases, la frase debe ser el nico tem presente en el cuadro
Buscar:.
Si una frase contiene palabras omitidas, Sharpdesk Search omitir dichas palabras pero detectar
su ubicacin en la frase. Por ejemplo,
estatua de la libertad
encontrar todos los documentos que contengan la palabra estatua, cualquier palabra
intermedia y la palabra libertad, exactamente en ese orden.
Los signos de puntuacin dentro de una frase se consideran como espacios.
Comodines (* y ?)
Las consultas de bsqueda pueden incluir los siguientes caracteres especiales:
? Sustituye a cualquier carcter individual.
* Sustituye a cualquier nmero de caracteres.
Los caracteres comodines pueden insertarse en cualquier parte de una palabra. Por ejemplo:
anti*
coincide con antiguo, anticipo, etc.
*cipi*
coincide con principio, participio, etc.
per?
coincide con pera y pero, pero no con peras.
ap*ado
coincide con aplicado, aprobado, etc.
Operador and
El uso del operador and entre dos trminos requiere que ambos trminos se encuentren en los
documentos buscados. Por ejemplo:
(manzana or pltano) and (pera near uva)
encontrar cualquier documento que
(1) contenga manzana o pltano y
(2) que contenga pera cerca de uva (separadas por un mximo de 5 palabras).
Operador or
El uso del operador or entre dos trminos requiere que al menos uno de los trminos se encuentre
en los documentos buscados. Por ejemplo:
manzana or pera
encontrar cualquier documento que contenga manzana, pera o ambas palabras.
Operador not
La presencia del operador not antecediendo a un trmino de bsqueda invierte su significado.
Esto permite excluir documentos de una bsqueda. Por ejemplo:
manzana and not pera
encontrar documentos que contienen la palabra manzana, siempre que dichos documentos
no contengan la palabra pera.
not pera
encontrar todos los documentos que no contienen la palabra pera.
Si not no es el primer operador de una consulta, deber usar and u or junto con not:
manzana or not pera
encontrar todos los documentos que contengan manzana y cualquier documento que no
contenga pera.
Operador near
El uso del operador near entre dos trminos de bsqueda requiere que el primer trmino se
encuentre a un mximo de 5 palabras del segundo trmino. Por ejemplo:
Haga clic en el vnculo Ubicacin para abrir el archivo en la aplicacin en que fue
creado.
Los archivos TIF se abren en Sharpdesk Imaging, lo que permite editarlos.
Para ver detalles adicionales de los archivos, haga clic en el vnculo Detalles junto a la lista
desplegable Ordenados por.
Mover archivos
Para mover un archivo desde la lista de resultados de bsqueda a una carpeta en la ventana
Carpetas, arrastre el archivo y colquelo en la carpeta que desea. Tambin puede usar las
opciones Copiar y Pegar como se indica a continuacin:
1. Haga clic en el archivo que desea mover. Para seleccionar varios archivos, mantenga
pulsada la tecla Ctrl o la tecla Mays.
2. Haga clic en el icono Copiar de la barra de herramientas, seleccinelo en el men
Edicin o haga clic con el botn derecho del ratn en los archivos que desea mover y
seleccione Copiar en el men desplegable.
3. Seleccione la carpeta donde desea colocar el archivo.
4. Haga clic en el icono Pegar de la barra de herramientas, seleccinelo en el men Edicin
o haga clic con el botn derecho del ratn en la carpeta y seleccione Pegar en el men
desplegable.
Tambin puede mover un archivo a una de las opciones de la zona de salida para imprimirlo,
enviarlo por correo electrnico, convertir una imagen a texto, agregarlo a Sharpdesk Composer o
abrirlo con una aplicacin. Arrastre y coloque el archivo en la opcin deseada de la zona de
salida.
Botn Favoritos
Si utiliza las mismas consultas de bsqueda frecuentemente, podr usar el botn Favoritos
para guardarlas y administrarlas para uso futuro. [Nota: El botn Favoritos slo est visible
cuando se ha activado la casilla de verificacin Mostrar lista de bsquedas favoritas en las
Preferencias de bsqueda.] Para iniciar el proceso, haga clic en el botn Favoritos.
2. Seleccione la precisin con la que desea buscar cuando busque documentos que cumplan
sus criterios de bsqueda. Si marca Palabra exacta, la bsqueda slo proporcionar
documentos que contengan las palabras exactas que busc. Si marca Variacin de
finales de palabra, la bsqueda proporcionar los documentos que tengan palabras
derivadas de las palabras buscadas, adems de las coincidencias exactas. Por ejemplo, si
est buscando contrato y se selecciona la opcin de variacin de finales de palabra, la
bsqueda proporcionar documentos que contengan contratos, contratista,
contratante, adems de los documentos que contengan contrato. Si se selecciona la
opcin de palabra exacta, slo se mostrarn los documentos que contengan la palabra
contrato.
Nota: En general, las bsquedas slo encuentran palabras completas, p. ej.: aquellas con
espacios o puntuacin en cada uno de los lados. Incluso con la opcin variacin de
finales de palabra activada en el ejemplo anterior, si est buscando contr, la bsqueda
no mostrar los archivos que contienen contrato, contratista o contratante. Use los
Crear un ndice
Cuando se instala por primera vez, Sharpdesk permite crear un ndice de las carpetas, subcarpetas
y tipos de archivos especificados, lo que facilita y hace ms eficiente la recuperacin de
documentos. Si lo desea, puede editar este ndice o crear hasta 19 ndices adicionales, lo que le
permite buscar imgenes y archivos con gran flexibilidad. Tambin tiene la opcin de actualizar
manualmente los ndices o programar una actualizacin automtica diaria o semanal de stos.
5. Haga clic en la casilla de verificacin junto a las carpetas que desea incluir en el ndice
(las subcarpetas correspondientes se seleccionan automticamente). Para cancelar las
opciones que ha elegido, haga clic en Borrar. Despus de configurar las opciones que
desea, haga clic en Siguiente.
Aparece el mensaje Extensiones de archivo a indexar.
Para crear la base de datos de ndices ahora, seleccione el botn de opcin Crear base de
datos de ndices ahora y haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Preparado para crear base de datos de ndices.
Haga clic en Indexar ahora para iniciar el proceso de indexacin. El ndice se crear
y aparecer en el cuadro de lista Bases de datos actualmente disponibles.
8. Una vez que se hayan creado los ndices, podr actualizarlos seleccionando aquellos
que desea actualizar y haciendo clic en el botn ndice seleccionado. Para actualizar
todos los ndices, haga clic en el botn Indexar todo.
Mostrar estado
del ndice
Windows 8:
Seleccione Mostrar estado de inicio de ndice en la pantalla Inicio para mostrar el icono en
la bandeja del sistema.
Mientras la indexacin se est realizando, el icono muestra una animacin para indicar la
actividad en segundo plano. Si desea comprobar el estado de la indexacin, haga clic derecho
en el icono para visualizar el siguiente men contextual:
Cancelar indexacin
Seleccione la opcin Cancelar indexacin para detener el proceso de indexacin actual.
Salir
Seleccione Salir para cerrar el men Estado de indexacin y quitar el icono Estado de
indexacin de la bandeja del sistema. El icono Estado del ndice, si se encuentra en la bandeja
del sistema, se cerrar de manera automtica cuando finalice la operacin de indexacin que
est en progreso. El icono Estado del ndice no se muestra si se ha seleccionado la indexacin
en inactivo.
Barra de mens
Barra de herramientas
Sharpdesk Composer
Barra de mens
Cuando se inicia Composer, las opciones de la barra de mens cambian a tareas especficas de
Composer. Para obtener una descripcin de las opciones disponibles, consulte la seccin
Opciones de men ms abajo.
Barra de herramientas
Cuando se inicia Composer, la barra de herramientas cambia para proporcionar un acceso rpido
a los comandos necesarios para guardar y cerrar, enviar una pgina o un documento como archivo
adjunto a un mensaje de correo electrnico, imprimir un documento, cortar, copiar o pegar
elementos y borrar pginas.
rea de trabajo
El rea de trabajo le permite crear y organizar las pginas del documento final. El rea de trabajo
muestra las pginas como imgenes en miniatura similares a las del escritorio de Sharpdesk. Las
imgenes en miniatura se muestran con orientacin vertical u horizontal dependiendo de la
Gua del usuario de Sharpdesk 70
configuracin de impresin que tengan. Las pginas se muestran en orden, de izquierda a derecha
y de arriba abajo.
rea de referencia
La seccin Referencia enumera todos los documentos de origen que se muestran en el rea de
trabajo. El rea de referencia muestra el nombre del documento, el nmero de pginas y la fecha
de creacin del documento.
Opciones de men
La barra de mens ofrece las siguientes opciones:
MEN DESCRIPCIN
Archivo
Nuevo Crea un nuevo documento en blanco. Si tiene otro documento abierto,
aparece un mensaje que le da la posibilidad de guardarlo.
Abrir... Abre un archivo Sharpdesk (.SDF) existente.
Aadir documento Aade pginas al rea de trabajo del documento actual.
Guardar Guarda el archivo actual (modificado).
Guardar como... Guarda el archivo actual con un nuevo nombre. El cuadro de dilogo
Guardar como tambin aparece la primera vez que se guarda el archivo.
Exportar... Genera un archivo PDF a partir del documento actual de Composer.
Imprimir Imprime la pgina actual o todas las pginas del documento.
Vista preliminar Muestra las pginas tal y como aparecern una vez impresas. Si las pginas
utilizan fuentes no escalables, la imagen de la vista preliminar podr no
corresponder exactamente a cmo el documento se ver una vez impreso.
Configurar pgina... Permite especificar los mrgenes del documento, definir encabezados y pies
de pgina y establecer las propiedades de la impresora.
Configurar impresin... Permite seleccionar una impresora predeterminada y establecer los ajustes de
impresin bsicos (seleccin de bandeja, copias, etc.).
Enviar correo Enva el documento actual como un archivo adjunto a un mensaje de correo
electrnico en formato .PDF (Adobe Acrobat).
Propiedades Muestra los atributos del archivo actual.
Archivos recientes Muestra los nombres de los ltimos archivos abiertos en Composer. Si
selecciona un nombre de archivo de la lista, dicho archivo se abrir en el
rea de trabajo de Composer.
Salir Cierra y sale de Composer. Si el documento ya se ha modificado, puede
guardarlo antes de cerrar.
Edicin
Cortar Corta las pginas seleccionadas del rea de trabajo y las coloca en el
Portapapeles.
Copiar Copia una pgina del rea de trabajo y la coloca en el Portapapeles.
Pegar Pega el contenido del Portapapeles en la ubicacin actual.
Eliminar Elimina las pginas seleccionadas del rea de trabajo.
Seleccionar todo Selecciona todas las pginas del documento.
Pantalla Imprimir
Organizar pginas
Para organizar las pginas en el rea de trabajo:
Las pginas se pueden arrastrar y soltar dentro del rea de trabajo para reordenarlas como se
desee. Para mover una pgina en el rea de trabajo, cjala y luego suelte el ratn en la
ubicacin en la que desee insertar la pgina.
Tambin puede mover una pgina utilizando los comandos Cortar y Pegar. Haga clic en la
pgina que desea mover y, a continuacin, haga clic en Cortar en la barra de herramientas.
Luego, haga clic en la pgina que desea situar a continuacin de la que acaba de cortar y
haga clic en Pegar. Tambin puede acceder a estos comandos haciendo clic con el botn
derecho del ratn en una pgina.
Para insertar una pgina en blanco, seleccione el comando Insertar pgina en blanco del
men Edicin o haga clic con el botn derecho del ratn en la pgina que desea situar antes
de la pgina en blanco y seleccione el comando Insertar pgina en blanco.
Cada pgina insertada en el rea de trabajo de la composicin muestra su nombre de
archivo original en el rea de referencia. Si desea cambiar el nombre de una pgina, haga
clic en ella y seleccinela; luego, vuelva a hacer clic en la pgina y escriba el nuevo
nombre.
Para ver la pgina de Composer a tamao completo, haga clic en el icono Maximizar en la
esquina superior derecha del rea de trabajo.
Para ver solamente el rea de trabajo, desactive la opcin Referencias en el men Ver.
Tambin puede ampliar el rea de trabajo (o el rea de referencia) arrastrando la barra
separadora entre el rea de trabajo y el rea de referencia.
Para ver una imagen a tamao completo, haga doble clic en la pgina o seleccione el
comando Vista preliminar del men Archivo. Para volver a la vista predeterminada, haga
clic en el icono Cerrar (X) en la esquina superior derecha del rea de trabajo.
Borrar pginas
Para borrar una pgina:
1. Haga clic en las pginas que desee borrar (mantenga pulsada la tecla <Ctrl> para
seleccionar varias pginas). Las pginas seleccionadas quedan resaltadas.
2. Haga clic en la opcin Eliminar de la barra de herramientas, seleccione el comando
Eliminar del men Archivo o pulse la tecla Supr. Aparece un mensaje de confirmacin.
3. Haga clic en Aceptar para borrar las pginas.
Los encabezados y los pies pueden definirse mediante la ficha Encabezados/pies. La seleccin
del origen del papel puede definirse mediante la ficha Origen del papel.
Guardar documentos
Para guardar un documento nuevo, seleccione el comando Guardar del men Archivo o haga clic
en el icono Guardar de la barra de herramientas. Si ya ha guardado y asignado un nombre al
documento, ste se guardar automticamente. Si es la primera vez que lo guarda, aparecer el
cuadro de dilogo Guardar como, donde podr asignarle un nombre y guardarlo con una
extensin .SDF.
Gua del usuario de Sharpdesk 79
Abrir un documento de Composer
Puede abrir un documento de Composer como se indica a continuacin:
1. Seleccione el comando Abrir del men Archivo. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.
2. Busque el archivo que desea abrir y haga clic en Abrir.
Cerrar Composer
Para cerrar Composer, seleccione el comando Salir del men Archivo o el icono Guardar y salir
de la barra de herramientas.
Conceptos bsicos
Esta seccin trata sobre algunos conceptos bsicos y terminologa que le ayudarn a comprender
mejor Sharpdesk Imaging.
Qu es Imaging?
Imaging puede describirse como la creacin, modificacin y procesamiento de imgenes
electrnicas utilizando software de computacin. Algunas operaciones comunes de Imaging son:
Digitalizacin de textos, fotografas o dibujos y almacenamiento de los resultados en
archivos de imagen.
Visualizacin de imgenes mediante tcnicas como vistas en miniatura, ampliaciones,
rotacin y ajustes de tamao.
Envo de documentos de imagen mediante correo electrnico o fax.
Realizacin de anotaciones en imgenes.
Limpieza electrnica de las imgenes para mejorar la visualizacin.
Combinacin de operaciones en un nico procedimiento automatizado que puede ejecutarse
mientras realiza otras tareas.
Otros, como .TIFF , son similares a un libro. Contienen una o varias pginas, cada una de las
cuales contiene una sola imagen.
Los archivos de imagen son archivos estndar de Windows y, por tanto, puede utilizar comandos
estndar de Windows para:
Organizar archivos en carpetas
Agregar un archivo de imagen a un mensaje electrnico
Copiar y eliminar archivos o cambiarles el nombre
Imprimir archivos o enviarlos por fax
Documentos de imagen
Un documento de imagen es una coleccin de una o ms imgenes que se relacionan de manera
lgica. Un documento con una sola imagen podra ser un formulario en blanco que ha sido
digitalizado y guardado con el formato de un archivo de imagen.
Otro ejemplo podra ser una serie de faxes, memos y fotos digitalizados en un archivo de
mltiples pginas.
Sharpdesk Imaging
Con Sharpdesk Imaging, usted puede realizar una gran variedad de operaciones con las imgenes
mediante las selecciones desde los mens o pulsando en los botones de herramientas.
Muchas de las opciones presentan cuadros de dilogo. Si no est seguro de los valores o
propiedades que necesita cambiar, acepte las opciones predeterminadas. Estos valores ofrecen
resultados satisfactorios en la mayora de las situaciones. A medida que experimente con
diferentes opciones y configuraciones, podr escoger los parmetros ms apropiados para los
resultados que desea obtener.
Sharpdesk Imaging consta de la aplicacin Imaging y de controles ActiveX. La aplicacin
Imaging se describe en las siguientes secciones.
Aplicacin Imaging
En esta seccin se describen brevemente las operaciones que puede realizar con Imaging. Para
obtener informacin ms detallada sobre tareas especficas, consulte la ayuda en lnea mientras
utiliza la aplicacin.
Puede elegir entre ver una sola imagen en la ventana, ver las imgenes de un documento de varias
pginas en vistas en miniatura o ver la pgina y las vistas en miniatura a la vez.
Digitalizar imgenes
Puede crear documentos de imagen cuando digitaliza memos, formularios, fotografas, etc. y los
convierte en archivos de imagen.
Sharpdesk Imaging es compatible con los dispositivos compatibles con TWAIN como escneres
y cmaras digitales.
Nota:Para obtener mejores resultados, guarde los documentos digitalizados en formato TIFF.
Anotacin de imgenes
Las funciones de Anotacin permiten agregar anotaciones y guardarlas con la imagen. Algunos
ejemplos de anotaciones:
Lnea de diseo libre o lnea recta
Marcador de resaltado
Rectngulos vacos y rellenos
Notas adhesivas
Texto de archivo
Sellos personalizados como Recibido o el logotipo de su compaa
Hipervnculos
Algunas de estas anotaciones poseen caractersticas que se pueden configurar, como color, ancho
de lnea y fuente.
Los hipervnculos son un tipo especial de anotacin que permite definir vnculos con un archivo,
con un URL (localizador nico de recursos) en el World Wide Web o con un documento de
imagen.
El documento hq.tif se encuentra en la carpeta Samples de este producto. En este ejemplo, las
anotaciones incluyen hipervnculos a otras pginas en el mismo documento. Haga clic en el texto
situado dentro de los rectngulos dibujados en el mapa para ir a las fotografas de las pginas 2 y
3 del documento. Haga clic en el rea correspondiente a la direccin del mapa para acceder a la
pgina inicial de Eastman Software en la World Wide Web.
Procesamiento de imgenes
Durante la digitalizacin y la transmisin por fax, pueden adherirse a los documentos partculas
de polvo que disminuyen la calidad de la imagen. La opcin Quitar motas procesa el documento
electrnicamente para eliminar estas partculas.
Definir propiedades
Para asignar una propiedad a un documento de imagen (el siguiente ejemplo utiliza un archivo de
muestra que se instala con Sharpdesk):
1. En el men Archivo, seleccione el comando Abrir.
2. Vaya a la carpeta donde instal Sharpdesk Imaging. (La ubicacin predeterminada es
C:\Archivos de programa\Sharp\Sharpdesk\Imaging).
3. Abra la carpeta Samples.
4. Haga doble clic en hq.tif o resltelo y haga clic en Abrir.
5. En el men Archivo, seleccione el comando Propiedades. Aparece la ventana Propiedades.
6. Haga clic en la ficha Resumen.
La ficha Resumen le permite especificar los valores de las propiedades de sus documentos de
imagen. Es posible que desee utilizar valores estndar para que sus documentos estn organizados
de una manera ms productiva. Palabras clave descriptivas pueden ser, por ejemplo, Facturas,
Depsitos, Inventario, etc.
1. Introduzca los valores de las propiedades que desea aplicar y haga clic en Aceptar.
2. En el men Archivo, seleccione el comando Guardar para agregar los valores de las
propiedades al documento.
Cambiar la visualizacin
1. Puede cambiar el ancho o alto de la ventana de visualizacin segn lo desee.
2. En el men Zoom, puede seleccionar diversas opciones para cambiar el tamao del
documento a fin de que quepa en la ventana de visualizacin. Cuando se cambia el tamao
del documento, la relacin entre alto y ancho se mantiene intacta.
Haga clic en Ajustar al alto para ver todo el alto de la pgina.
Haga clic en Ajustar al ancho para ver todo el ancho de la pgina.
Haga clic en Pxel a pxel. Si no cabe la totalidad de la pgina en la ventana de
presentacin, aparecern barras de desplazamiento en la parte inferior y/o derecha
de la ventana.
Haga clic en Ajuste perfecto. Generalmente, ste es el ajuste ptimo.
3. En el men Ver, puede hacer clic en Pgina y vistas en miniatura para ver miniaturas de las
pginas en otra ventana junto a la visualizacin de la pgina. La vista en miniatura
seleccionada tiene un borde alrededor.
4. Site el puntero sobre la barra vertical entre la ventana de la pgina activa y la ventana de
vistas en miniatura. Cuando el puntero cambie de forma, mantenga presionado el botn
izquierdo del Mouse y arrastre la barra a la izquierda o derecha para ajustar el tamao de las
ventanas.
5. En el men Herramientas, puede hacer clic en Lupa para ampliar una parte de la pgina.
[Nota: Los controles de la lente de aumento slo se pueden usar con el ratn. No son
compatibles con los controles del teclado.]
Anotacin de documentos
En esta seccin se describe cmo agregar anotaciones a un documento, cmo modificar las
propiedades de las anotaciones y cmo guardar un documento con anotaciones.
Anotacin de sello
Para aplicar un sello al documento:
Gua del usuario de Sharpdesk 92
1. En el men Archivo, seleccione el comando Abrir.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
2. Vaya al documento de imagen al que desea agregar una anotacin y haga clic en Abrir.
Aparecer el documento de imagen.
3. En el men Ver, seleccione el comando Una pgina.
4. En el men Anotacin, haga clic en Sello. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de
sello.
En vez de usar el
men, puede hacer
clic en una
herramienta de la
barra de
anotaciones.
Sello
5. En la lista de sellos, haga clic en el sello que desea usar y luego en Editar. Aparecer el
cuadro de dilogo Editar propiedades de sello de texto.
6. Seleccione los atributos y el color de fuente que desea usar y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades de fuente del sello.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades de sello.
El puntero adoptar la forma de un sello.
9. Site el sello en el lugar donde desea agregar la anotacin y presione el botn izquierdo
del Mouse para aplicar el sello al documento. La anotacin de sello aparecer en el
documento. Para mover el sello, coloque el puntero dentro del recuadro punteado y
arrstrelo a la nueva ubicacin.
10. Haga clic fuera del contorno de puntos para fijar el sello.
Mejorar un documento
En esta seccin se explica cmo mejorar la pgina de un documento quitando las manchas y
enderezando la imagen.
Columna mltiple, sin tabla Elija esta configuracin si alguna de sus pginas tiene texto
en columnas y desea mantenerlas como columnas separadas,
similar al diseo original.
Seleccione la casilla del idioma(s) que pueden incluirse en los documentos de imagen que va a
tratar el OCR.
Especifique el nombre del archivo que desea crear y haga clic en el botn Guardar.
Fin de la sesin de edicin
Cuando haya terminado de modificar el diccionario de usuario, haga clic en el botn Cerrar para
volver al cuadro de dilogo de Archivos de diccionario de usuario.
Pngale un nombre al nuevo diccionario de usuario y haga clic en el botn OK. Se crear el
archivo de diccionario de usuario (Trminos contractuales) y se mostrar el cuadro de
dilogo para aadir, importar o eliminar palabras. Consulte la seccin Modificar un
diccionario de usuario si desea obtener ms informacin.
[Si se activa la opcin Mostrar este dilogo cuando se realice el OCR. (ver Propiedades ms
abajo), la ficha Preferencias de conversin por OCR aparecer primero.] El cuadro de dilogo
muestra el nombre del archivo que se est convirtiendo y el progreso de todo el trabajo. Una vez
finalizada la conversin, el cuadro de dilogo se cierra automticamente y aparece el documento
de texto final en la aplicacin adecuada. Si hace clic en Cancelar, todo el proceso de conversin
se cancela.
A
Alimentacin de papel
Movimiento de la hoja de papel cuando se introduce en la impresora.
ASCII
Acrnimo correspondiente a American Standard Code for Information Interchange (Cdigo
estndar americano para el intercambio de informacin). Conjunto de definiciones para la
composicin de bits de caracteres y smbolos. ASCII define 128 smbolos utilizando 7 bits
binarios y 1 bit de paridad.
C
Controlador de impresora
Software que enva instrucciones a la impresora. El controlador de impresora realiza un
seguimiento de los atributos de la impresora y de los cdigos que el programa debe enviar para
poder acceder a dichos atributos.
D
Dispositivos
Un dispositivo es una pieza de hardware, por ejemplo, un escner, una impresora, un fax, una
cmara digital o una copiadora.
E
Escala de grises
Color en blanco y negro como resultado de diferentes intensidades de negro.
F
Fax a travs de PC
Forma electrnica de enviar y recibir faxes desde el ordenador. Un fax a travs de PC se enva o
recibe a travs del ordenador.
G
Grfico
Smbolo o dibujo escrito, impreso o electrnico. Tambin, texto o caracteres generados por un
programa informtico de aplicaciones grficas.
I
Imagen
En Sharpdesk, una imagen se utiliza indistintamente que un documento. Los comandos y las
funciones se utilizan exactamente de la misma forma ya se trate de archivos .TIF, .JPG o .DOC.
N
Navegador
Programa de aplicaciones, como Internet Explorer de Microsoft, que permite visualizar
documentos HTML.
O
OCR
Reconocimiento ptico de Caracteres (Optical Character Recognition). Tecnologa que permite
convertir un documento de papel en un documento electrnico que se puede editar.
Orientacin apaisada
Orientacin horizontal del documento o imagen a lo largo de la pgina. El trmino apaisado (en
ingls landscape, paisaje) se deriva de los cuadros de paisajes, que suelen tener formato
horizontal.
Orientacin vertical
Orientacin vertical del documento o imagen a lo ancho de la pgina (estilo carta). Trmino
opuesto a orientacin apaisada.
S
.SDF (archivo)
Archivo creado por Sharpdesk que se puede abrir y editar con Sharpdesk Composer.
V
Valor predeterminado
Opciones del sistema incorporadas en la fbrica y registradas de forma permanente en la
aplicacin. Tambin, valor o ajuste que utiliza el software hasta que se especifica otro valor.
Z
Zona de salida
Barra de herramientas que se ha aadido a Sharpdesk para poder rpidamente imprimir, enviar
por fax o correo electrnico, digitalizar o someter a un proceso de OCR las imgenes.