La hoja de clculo

EXCEL

Conceptos
bsicos
 Conceptos bsicos
Hoja de clculo. Concepto.
El programa Excel
-Elementos bsicos:
Hoja y libro
Barra de ttulos
Barra de mens
Barras de herramientas o de iconos
Barra de frmulas
rea de trabajo de la hoja de clculo
Barra de estado
 Hoja de clculo. Concepto.
Una hoja de clculo es una herramienta muy til
para las personas que trabajan con nmeros y que
necesitan realizar clculos con ellos. Ella permite
trabajar con una gran cantidad de nmeros y lleva
incorporada una serie de funciones capaces de
realizar clculos matemticos, estadsticos, tcnicos
y financieros.
La hoja de clculo es una herramienta muy
importante para la toma de decisiones, sobre todo,
porque nos permite ver el efecto que los cambios
en las variables ocasionan en el resultado buscado.
 Hoja de clculo. (Cont.)
La estructura principal que utiliza este
software para almacenar y organizar la
informacin es un rea de trabajo en
forma de matriz, como si fuera una hoja
de papel cuadriculado, formada por un
nmero determinado de filas y columnas,
es lo que se llama hoja de clculo.
 Celda y celda activa.
La interseccin de una fila y una columna se
denomina celda, que en Excel, tiene una ancho
predeterminado de 11 caracteres. La celda
puede ser identificada por su coordenadas
columna/fila, lo que se llama direccin de
celda. Primero va la columna y luego el nmero
de fila.
La celda que tengamos seleccionada con el
cursor o el ratn se llama celda activa y es la
que se ve resaltada en la hoja de clculo.
 El programa EXCEL.
Forma parte del paquete Office de Microsoft y es
el software ms utilizado en cuanto a hoja de
clculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro,
Lotus 1-2-3, pero el que se ha consolidado
realmente es el EXCEL, debido a la evolucin de
la informtica y al auge de los paquetes con
aplicaciones para la oficina que permiten una
interaccin entre sus diferentes aplicaciones,
pudiendo importar del Word al Excel, por ejemplo,
o introducir imgenes, crear grficos y hasta
insertar hipervnculos.
 Elementos bsicos.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el rea
de trabajo, como ya hemos dicho. En el caso de
Excel 97, sta consta de 65.536 filas numeradas en
el margen izquierdo y 256 columnas, que van
desde la letra A hasta las letras IV.
Varias hojas, relacionadas entre s, conforman un
libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3
hojas por libro, pero eso no impide que podamos
reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro,
segn las necesidades e inclusive darle un nombre
determinado o cambirselo.
Las distintas celdas de las hojas contendrn los
datos o la informacin, que puede ser no
solamente en forma numrica, sino tambin textos
(llamados rtulos) y frmulas donde intervengan el
contenido de otras celdas y funciones predefinidas
para clculos ya sea financieros, matemticos,
estadsticos, etc.
Las frmulas tienen la capacidad de recalcularse
si el contenido de una de las celdas a la que hace
referencia cambia. Esta capacidad es una de las
prestaciones fundamentales de este tipo de
software, debido a la utilidad para resolver los
problemas decisionales, analizando varias
hiptesis.
 Barra de ttulos.
Se encuentra en la parte superior de la pantalla y
contiene el icono del men de control de la
aplicacin y el nombre de la aplicacin (Microsoft
Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero)
activo. Si se acaba de abrir, aparecer Libro 1. A la
derecha aparece la opcin de minimizar ventana,
maximizar/restaurar y cerrar ventana, que son los
tpicos del Windows. Cuando se trabaja con otras
aplicaciones puede resultar muy til reducir el
tamao de la ventana a una ventana flotante, ya
que se puede variar su tamao y no ocupa toda la
pantalla.
 Barra de ttulos
Cuadro de Barra de frmulas
Barra de
nombres
herramientas
formato

Ayudante de
office
 Barra de mens

Situada debajo de la barra de ttulos. Contiene

todos los comandos de la aplicacin agrupados en
nueve mens: ARCHIVO, EDICIN, VER,
INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS,
VENTANA Y AYUDA (?). Adems, siempre y cuando
la ventana de libro de trabajo que est activa se
visualice a tamao completo, en el extremo
derecho aparecen los tres botones para la
utilizacin de ventanas: minimizar, restaurar y
cerrar.
 Barra de mens

Celda activa Barra de herramientas

estndar

rea de trabajo

Pestaas de las
hojas
 Barra de herramientas o iconos.

En Microsoft Excel hay 13 barras de

herramientas predefinidas que contienen
botones que proporcionan un acceso fcil y
rpido a los comandos de uso ms frecuente.
Cuando se ejecuta por primera vez este
software se visualizan, bajo la barra de mens,
la barra de herramientas estndar y la barra
de herramientas formato.
Barra de herramientas estndar: contiene botones
con las opciones ms utilizadas para manejar los
archivos, imprimirlos, etc.

Barra de herramientas formato: Contiene los botones

para elegir el tipo de fuente, tamao, tipo de letra,
alineacin, bordes y sombreados, etc.
 Barra de frmulas.
Est situada bajo la de formato, es la barra donde se
van a editar los datos introducidos en la hoja de
clculo. En caso de que no se visualice esta barra, se
activar desde VER/BARRA DE FORMULAS.
Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de
referencia que recoge la direccin de la celda u objeto
activo; botn con la flecha hacia abajo, que abre la
lista con los nombres asignados a celdas o grupos de
celdas (rangos).
 Barra de frmulas (Cont.)
Un cuadro con tres botones, de los cuales, los dos
primeros solo se muestran si se estn introduciendo o
modificando datos. El botn cancelar (x) que se
utiliza para anular los datos introducidos. El botn
introducir ( ) que se utiliza para aceptar la entrada. El
botn introducir/modificar frmula (=) que sirve para
acceder a la paleta de frmulas que asiste al usuario en
la construccin de las mismas.
El cuadro de edicin, que muestra el contenido de la
celda activa con independencia de su formato.
 Barra de ttulos
Cuadro de Barra de frmulas
Barra de
nombres
herramientas
formato

Ayudante de
office
 rea de trabajo de la hoja de clculo .

Es la zona que va a contener los modelos de

hojas de clculo, que incluye la ventana de
edicin de los libros de trabajo, la cual
contendr, a su vez, diferentes hojas de clculo,
grficos, etc. Para activar una hoja basta pulsar
sobre su pestaa y la hoja pasar a primer plano
(hoja activa) apareciendo en la etiqueta de su
pestaa su nombre en negrita.
 Barra de mens

Celda activa Barra de herramientas

estndar

rea de trabajo

Pestaas de las
hojas
Barra de estado.
Est situada en la parte inferior de la pantalla de
edicin, muestra los mensajes que corresponden a
lo que se est realizando. Si no se visualiza esta
barra, se activar desde la orden VER/BARRA DE
ESTADO. En esta barra aparecen tres reas
diferentes:
rea modo de trabajo: que muestra una breve
informacin del estado o modo de trabajo de la
hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y
Calcular).
rea de autocalcular: muestra cuando se tiene
seleccionada ms de dos celdas (y al menos dos de
ellas con algn valor) la suma de sus valores, o el
promedio, etc., segn se elija entre varias opciones
(pulsando el botn derecho del ratn encima).

rea de estado del teclado: indica si determinadas

teclas estn o no activadas. Por ejemplo, aparecer
el letrero NUM cuando se activa la tecla de
nmeros; MAY, cuando est activada la tecla de
maysculas, etc.
 Terminologa utilizada
Hacer click: pulsar una vez el botn izquierdo del
ratn
Doble click: pulsar dos veces seguidas y
rpidamente el botn izquierdo del ratn.
Editar: Hacer cambios, correcciones, etc. Se
utiliza en relacin a los comandos de edicin.
Configurar: Se refiere al ajuste de funciones del
programa y el uso de perifricos. Ej. Configurar
pginas, configurar impresora, scanner, etc.
 Terminologa utilizada (Cont.)
Apuntar sobre: colocar el puntero en forma de
doble T o de flecha sobre un objeto, botn o men en
la pantalla y pulsar sobre el botn del ratn y a
continuacin soltarlo.
Arrastrar: Mantener pulsado el botn izquierdo
del ratn mientras lo movemos en la direccin
deseada.
Seleccionar: Elegir.