Está en la página 1de 19

Control de inventarios

Introduccin.-
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes
fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los
inventarios en trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al
final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para
la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada
al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
Control de inventarios.-
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de
una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)

Compras

Devoluciones en compra

Gastos de compras

Ventas

Devoluciones en ventas

Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin

Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que


comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en
el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a
tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo
de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable
con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para
el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no
entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo
de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de
reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la
cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta
titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance
General.
Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con ste fin. Por otro lado tambin tenemos
Devoluciones en Venta, la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por
los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior,
nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de
pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones
de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que
la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en
"consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al
inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se
obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento
de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Funciones De Los Inventarios.-
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario
de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del
inventario, parte de l estar en las mquinas otra parte estar en la fase de traslado de
una mquina a otra, o en trnsito del almacn de materias primas a la lnea
de produccin o de sta, al almacn de artculos terminados. Si vamos a tener produccin
es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos
minimizar este inventario mediante una mejor programacin de la produccin, o bien
mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin, o bien mediante una
organizacin ms eficiente de la lnea de produccin.
Como una alternativa, podramos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera
que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En
ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados
con la programacin y planeacin de la produccin. Si se trata de una poltica bien
pensada, este bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fcil para obviar
una tarea difcil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artculos en proceso y
artculos terminados simplemente se mantiene por una razn bsica. Principalmente se
tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, produccin y
ventas a distintos niveles.
Planificacin De Las Polticas De Inventario.-
En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente
alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
Cada funcin tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:
Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias
del mercado.
Produccin.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la
disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande de
inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables.
Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.
Financiacin.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin
(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento,
antigedad, riesgos, etc.).
Propsitos de las polticas de inventarios.-
1.- Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios.
2.- A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo
que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel inadecuado
que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de
ventas y produccin.
Funciones Que Efecta El Inventario.-
En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de
otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una
necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a mquina y
que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:
Eliminacin de irregularidades en la oferta

Compra o produccin en lotes o tandas

Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos

Almacenamiento de mano de obra

Decisiones sobre inventario:


Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan
llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen
para cada artculo en el inventario:
1.- Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese tem se va a
reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artculo.
Tipos De Inventario.-
Inventario Perpetuo:
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de
un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los
importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el
inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los
importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica.
Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el
costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar
el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario estn siempre actualizados.
Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con
este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios
al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible
ayuda a proteger el inventario.
Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones diversas,
no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se
trata de suplir en parte.
Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al
finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese
sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Fsico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o
a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La
realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los
registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin
de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber:
Manejo de inventarios (preparativos)

Identificacin

Instruccin

Adiestramiento

Inventario Mixto:
Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados:
Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Inventario en Transito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan
a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el
material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en
camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe
exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima:
Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de incorporarse
al proceso de fabricacin de una compaa.
Inventario en Proceso:
Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y
dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un
sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso
de fabricacin, ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignacin:
Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo
conserva el vendedor.
Inventario Mximo:
Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece
un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la
variacin del excedente es: X >Imax.
Inventario Mnimo:
Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.
Inventario Disponible:
Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.
Inventario en Lnea:
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.
Inventario Agregado:
Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos
se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su
importancia econmica, etc.
Inventario en Cuarentena:
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del
mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsin:
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia
con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una
necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad:
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de
seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la
actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas,
vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan
para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderas:
Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento
determinado.
Inventario de Fluctuacin:
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden
decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden
compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en
centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de
produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la
demanda.
Inventario de Anticipacin:
Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda,
a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los
inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras
necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin.
Inventario de Lote o de tamao de lote:
Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo
as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms
econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para
reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos
adquiridos.
Inventario Estacinales:
Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms econmicamente la
demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la
demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las
operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.
Inventario Intermitente:
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo
contable.
Inventario Permanente:
Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de
existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cclico:
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de
lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de
una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios
tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
Mtodo De Valuacin De Inventarios.-
Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de
ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que
otras son de aplicacin general.
Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal importancia
es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de
los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos
contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes
periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin comparar
con Estados Financieros de otras entidades econmicas.
Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes:
Costo

Costo o Mercado, al mas bajo

Precio de Venta

Base de Costo para la valuacin de los inventarios:


El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los
anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros
gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias
primas son transportados o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier
periodo de aejamiento.
Base de Costo o Mercado, el ms bajo:
El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases,
segn sea el tipo de inventario de que se trate:
Base de compra o reposicin:
Esta base se aplica a las mercancas o materiales comprados.
Base de Costo de reposicin:
Se aplica a los artculos en proceso, se determina con base a los precios del mercado
para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin
corrientes.

Base de realizacin:
Para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancas o materias primas
desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de
compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor
estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en
que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y venderlas con
un margen de utilidad razonable.
Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los
principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes:
Costo Identificado

Costo Promedio

Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"

Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"

Mtodo Detallista.

Mtodo Costo Identificado:


Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en
existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
Costo Promedio:
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el
importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos
o producidos.
El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades
disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para
valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados por las
compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado
que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado corriente, y
en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente.
Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir:
Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los
primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los
primeros en salir de l.
Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del
inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el
inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos
tambin mas recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado.

Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":


Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o al
proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir.
El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las
mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo
tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de compra
con que fueron adquiridos los artculos; y de forma contraria, el inventario final es valorado
a los precios de compra de cada artculo en el momento que se dio la misma.
Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar los
siguientes.
El reconocimiento de los costos ms recientes de los artculos vendidos. Estos implica
que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos precios de
compra, y en economas como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a
subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes,
por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago
de impuestos sobre la renta ser menor.
La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultara
de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin, pues se utilizan los precios ms viejos de
compra segn el extracto a que se refiere.
Dificultades de la metodologa del U.E.P.S a la hora de su aplicacin:
Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada lnea de producto.
La reduccin de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que
otras similares aumentan no compensan su valoracin sino por el contrario tienden a
desaparecer la base U.E.P.S
El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin parcial o
total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto el efecto
desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.
Mtodo Detallista:
Con la aplicacin de este mtodo el importe de inventarios es obtenido valuando las
existencias a precios de venta deducindoles los factores de margen de utilidad bruta, as
obtenemos el costo por grupo de artculos producidos.
Para la operacin de este mtodo, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
Mantener un control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta, considerando
tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.
Agrupacin de los artculos homogneos.

Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos.

Inventarios fsicos periodos para la verificacin del saldo terico de las cuentas y
en su caso hacer los ajustes que se producen.
Seleccin del Sistema de Valuacin.-
Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuacin mas adecuado a sus
caractersticas, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en
las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelacin de las reglas
particulares.
Para la modificacin del sistema de valuacin hay que tomar en cuenta que los
inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de
mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artculos que forman parte del mismo,
es indispensable, para cumplir con el principio de realizacin.
Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:
El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realizacin y que

El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realizacin.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, pueden
calcularse utilizando el mtodo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS
(ltimas en entrar, ltimas en salir), el de identificacin especfica o el promedio
ponderado. As mismo, se podrn emplear sistemas de inventario permanente o peridico,
con las restricciones que, en ste ltimo caso, se encuentran en la legislacin fiscal del
pas y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser
ajustadas por inflacin de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen
adecuadamente los ajustes por inflacin correspondientes.
Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su
valuacin y presentacin tiene un efecto significativo para determinar e informar la
posicin financiera y los resultados operativos de la compaa.
Existen, para tal propsito, dos sistemas de valuacin de inventarios:
a) sistema permanente o perpetuo y
b) sistema peridico o juego de inventarios
1. Sistema permanente o perpetuo:
Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al da, pero requiere
llevar un juego completo de krdex para el registro de entradas, salidas y saldos de
inventarios. Aunque, bajo ste parmetro, no se necesitara practicar inventarios fsicos,
normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en
las tarjetas de krdex.
El ajuste por inflacin de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se
aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el mtodo mensual de ajustes y al
inventario inicial del ao y a las compras si se utiliza el mtodo anual. Parte de estos
ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se
consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el captulo
tercero.
2. Sistema peridico o juego de inventarios:
A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el
sistema peridico se debe realizar un conteo fsico y valorizar su resultado, por uno
cualquiera de los modelos explicados ms adelante. Por ste mtodo, tambin conocido
como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el
inventario inicial y el final.
Para dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin, por este mtodo, es
indiferente emplear el mtodo anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendr
que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados
iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el
cul bajo el mtodo mensual no se ajustan las compras.
Este sistema de inventario slo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no
estn obligadas a tener revisor fiscal; es decir slo para pequeas y medianas empresas.
Control de inventarios de mercancas.-
Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los
sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones
de administracin de materiales.
Es el conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para mantener la cantidad de artculos
(materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel
deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud
significativa.
Esta seccin resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de
mercanca de la empresa. Para registrar la seccin de control de inventario de
mercancas, todas las facturas de ventas deben contener la informacin del costo de cada
artculo vendido. Este dato se anotar mediante cdigos para proteger la informacin
confidencial.
Lnea de inventario inicial
Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomar del
rengln que contiene el inventario final del da inmediatamente anterior.
El inventario inicial que se anotar en la columna de acumulado es con el que se inicia
cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.
El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del da
anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el
balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en
ambas columnas.
Lnea de compras.
En la columna "hoy" del rengln de compras, se registran del valor anotado en totales de
"hoy" de la seccin de cheques girados, compras al crdito. La columna de "acumulado"
es el resultado de sumar el acumulado del da anterior, ms la columna de "hoy".
Lnea de costo de la mercanca vendida
El rengln del costo de la mercanca vendida, se obtiene transformando diariamente
el cdigo de costo que fue anotado a cada artculo en la factura de venta a valores en
dlares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el da y el resultado
se anota en costo de la mercanca vendida en la columna de "hoy". La columna de
acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" ms la columna del acumulado del
da anterior.
Lnea de inventario final
El rengln de inventario final se realizar la sumatoria en los acumulados de "hoy" y
"acumulado" de la siguiente manera:
Inventario inicial ms (+) compras, menos (-) costo de la mercanca vendida igual (=)
inventario final.
Al cierre del perodo, deben reconocerse -a travs de una provisin- las contingencias de
prdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor
neto de realizacin.
Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao


descomposicin
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario
Comprar el inventario en cantidades econmicas

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo


cual conduce a prdidas en ventas
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

Costos de inventarios.-
La Gestin de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos
1. Costos asociados a los flujos
2. Costos asociados a los stocks
3. Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clsica estructura de Costos
por naturaleza, segn se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
1. Costos de Operacin.
2. Costos Asociados a la Inversin
Los primeros, son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del Fin.
Mientras que los asociados a la Inversin son aquellos financieros relacionados con
depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los Costos de los flujos de
aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor
(en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarn
incluidos en el propio precio de la mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta
tanto los Costos de operacin como los asociados a la inversin.
Costos asociados a los stocks, en este mbito debern incluirse todos los relacionados
con Inventarios. Estos seran entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas
y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas
de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros
de las existencias, todo esto ya sern explicados ms adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habr que tener en
cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los
costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamao ptimo del
pedido) solamente habr que tener en cuenta los costos evitables (que podrn variar en
cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definicin
permanecern a fuera sea cual fuera la decisin tomada.
Por ltimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos
que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de
lanzamiento de pedidos y de gestin de la actividad. Un caso paradigmtico es el
siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al precio de compras (por
qu no incorporar tambin los Costos de almacenamiento, o de la gestin de los
pedidos?), como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transportes
por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tcita o explcita en el precio
de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el
comprador se mantiene esta prctica, aunque muchas veces el precio del transporte no
es directamente proporciona al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del
volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se
convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido.
La clasificacin puramente logstica de Costos que se ha citado hasta ahora no es la ms
frecuentemente utilizada en "la profesin". Ya hemos citado en el prrafo anterior
conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisicin", que no
aparecan entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificacin habitual
de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:
1. Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin de stocks
2.
3. Costos de lanzamiento del pedido
4. Costos de adquisicin
5. Costos de ruptura de stocks
MODELOS DE GESTION DE INVENTARIOS.-
Los modelos en que basar la planificacin de aprovisionamiento se agrupan en dos
categoras principales, segn la demanda sean dependientes o independientes.
Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de tipo
independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos
a la cadena logstica (clientes o consumidores), el modelo ms comn es el Lote
Econmico de Compras.
Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que la demanda es de tipo
dependiente, generada por un programa de produccin o ventas. Responden a peticiones
de Reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en tcnicas de
optimizacin o simulacin.
A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras:
Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de
pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de
pedido". La cantidad a pedir es el "lote econmico de compra".
Modelos de Reaprovisionamiento peridico, en los que se lanza una orden de
pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir ser la que
restablece un cierto nivel mximo de existencias nivel objetivo.
Estos ltimos modelos podran, a su vez, subdividirse en funcin de demanda es
determinista o probabilista, constante o variable que no aportan diferencias metodolgicas
relevantes. Se utilizaron por muchos aos los modelos clsicos de Reaprovisionamiento
no programados, lo que produca resultados anmalos y extenda en las empresas ciertas
dudas sobre la bondad de los modelos analticos como sustitutos del buen hacer, intuitivo
de los gestores de inventarios. Hasta que en 1965 se defini los conceptos de demanda
dependiente y demanda independiente era claro que los modelos clsicos eran los nicos
aplicables a casos de demanda no programada o independiente.
REAPROVISIONAMIENTO CONTINUO:
EL PUNTO DE PEDIDOS.-
Pudindose Calcular con relativa simplicidad el tamao ptimo de pedido, con la ayuda de
la frmula de Wilson, la siguiente pregunta que cabra formular seria:

Cunto pedir?
En los modelos de reaprovisionamiento continuo los inventarios se controlan
continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta
una cierta magnitud o " punto de pedido" (en ingls "order point"). La cantidad a pedir
entonces sera el lote econmico de compras. (LEC o EOQ).
Si se respetan escrupulosamente las hiptesis en las que se basa el modelo de Wilson
(en concreto, lo que establece que el plazo o periodo de reposicin, lead-time, es nulo), el
punto de pedido aparecera cuando el nivel de inventarios fuera igual al stock de
seguridad. En un caso ms general, con el periodo de reposicin no nulo, el punto de
pedido aparecera cuando el nivel de inventarios fuera igual a la suma del stock de
seguridad ms la demanda que previsiblemente habra que atender durante el periodo de
reposicin. Es decir:
Punto de pedido = demanda durante el lead-time + stock de seguridad

REAPROVISIONAMIENTO PERIODICO.-
En el caso de los modelos de reaprovisionamiento peridico la respuesta a la pregunta
cunto pedir? Es aparentemente sencillo: se lanza una orden de pedido cada cierto
tiempo previamente establecido (una vez por semana, o una vez por mes, por ejemplo),
denominado periodo de reaprovision. La cantidad a pedir en ese momento (en ingls
"order quantity") ser la que restablece un cierto nivel mximo de existencias, o "nivel
objetivo".
Este modelo de reaprovisionamiento tiende a utilizarse cuando existen demandas
reducidas de muchos artculos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios de
ellos en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener descuentos
por volumen.
El nivel objetivo de existencias seria, en la hiptesis de periodo de reposicin nulo, aquel
que garantiza los suministros durante el periodo de revisin. Es decir, la demanda prevista
en dicho periodo mas un stock de seguridad asociado a dicho periodo si la demanda fuera
(caso real) de un tipo probabilista. La cantidad a pedir en cada uno de los momentos
preestablecidos seria la diferencia entre los stocks existentes y el stock objetivo.
Si aadimos ahora el supuesto de que el periodo de reposicin no es nulo, el nivel
objetivo antes calculado habra que sumarle la demanda prevista durante el plazo de
reposicin, ya que si solamente solicitamos en el momento de la revisin la diferencia
entre los stocks existentes y el stock objetivo antes definido, en el momento de la
reposicin del pedido, algunos das (o semanas) despus, no llegaramos a alcanzar
dicho objetivo. En resumen tendramos que:
Nivel objetivo = Demanda durante el lead-time +Demanda durante el periodo de revisin
+Stock de seguridad
El periodo de revisin suele ser fijado por razones de ndole practico, relacionadas con las
pautas temporales de gestin de la empresa, y por eso san tan frecuentes periodos de
revisin semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, etc. Sin embargo la fijacin del
periodo de revisin cabe relacionarla, buscando el ptimo, con el concepto de lote
econmico de compra (LEQ o EOQ).
De acuerdo con este criterio, el periodo de revisin debera coincidir o aproximarse en lo
posible al intervalo medio entre dos pedidos que corresponde al lote econmico de
compra.
Puede suceder que el periodo de revisin coincida con una unidad de tiempo exacta (da,
semana, mes, trimestre), si no fuera as, habr que adecuar la revisin segn el buen
sentido comn del responsable.
Muchas veces el pedido a realizar es diferente al lote econmico de compra. Ello significa
que los costos del inventario cuando se utiliza el modelo de reaprovisionamiento peridico
suelen ser superiores a los costos del modelo de aprovisionamiento continuo (conclusin
evidente) y solo aplicaremos el modelo de reaprovisionamiento peridico cuando sea muy
difcil o caro realizar el seguimiento continuo de los inventarios o surjan economas
de escala al simultanear pedidos de mltiples referencias.
CONCLUSIONES
Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas. En una empresa
manufacturera el inventario equilibra la lnea de produccin si algunas mquinas operan a
diferentes volmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es
proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas,
productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctan
las ventas o los volmenes de produccin, lo que nos da otra razn para el control de
inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, facilitando su
programacin.
Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa.
Sin ellos en la empresa existe una situacin "de la mano a la boca", comparndose la
materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de produccin, es decir,
comprando y consumiendo.
Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los
problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los
negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario,
los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante
pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario
(incapacidad de abastecer un artculo del inventario) podra en casos extremos, hacer que
se detenga la produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el
costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y
prdidas. Nuestra conclusin debe ser que la administracin habilidosa de los inventarios,
puede hacer una contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma.
Con l la empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando
recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando todas las
actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de
mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el
costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros.
Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el
resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional.
La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa, teniendo como premisas
sus objetivos generales.