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Cinco formas en las que Excel®

acelera la rentabilidad de los
procesos empresariales de
SAP® FICO®

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en la mayoría de las empresas. permitir el uso sistemático de Microsoft Excel como interfaz en los procesos de order-to-cash y facturación de SAP puede generar enormes eficiencias empresariales. que necesitan acceso a datos financieros de SAP® trae consigo ciertas soluciones. coste. con acceso a datos. analizar y actualizar con total seguridad los modelos y los datos empresariales de SAP® FICO®. cada vez mayor. de los módulos SAP FICO • Optimización de los procesos empresariales y reducción de los costes de formación SAP • Garantizar la conformidad de SAP FICO y SOX con las normas de seguridad y de gobierno Las ideas para mejorar los procesos empresariales son numerosas. respetando toda la seguridad central y los controles de gobierno de SAP? Para poder analizar esta pregunta en toda su magnitud. analicen e informen. Por otra parte. Pero la pregunta sigue en el aire: ¿cómo puede un profesional financiero o un controller acceder a los datos de SAP FICO aprovechando Microsoft Excel de un modo altamente utilizable e interoperable. por supuesto. pero dicha reducción podría someter a mayor carga de trabajo y molestias a los recursos más importantes. En muchos casos. Entre las cinco formas en las que Excel acelera la rentabilidad de la inversión en procesos empresariales de SAP FICO se encuentran las siguientes: • Mejorar la entrada de datos de procesos empresariales automatizados de Finanzas y Controller • Optimización de la integración con proveedores de servicios financieros de terceros • Posibilidad de que los usuarios empresariales consulten. Ahora. los profesionales financieros tienen la oportunidad de acceder. pero en ocasiones conllevan costes adicionales. Además. este documento oficial resalta cinco formas valiosas de utilizar Microsoft Excel para reducir los costes operativos de Finanzas y Controller y facilitar las tareas de gestión. La llegada de Microsoft Excel como estándar corporativo para el análisis de datos y el número de usuarios. M  ejorar la integridad y la entrada de datos de procesos empresariales automatizados de Finanzas y Controller Comoe la mayoría de usuarios financieros trabajan en Excel a diario. la presión por una gestión eficaz de los retos financieros tradicionales de liquidez. de forma segura. El grupo financiero debe cerrar los libros con exactitud y a tiempo. tienen por delante el reto que supone ser más estratégico en la optimización de los procesos empresariales y la mejora de la productividad. riesgo y crecimiento son más acuciantes que nunca. de mantenimiento y de implementación de sistemas SAP FICO. en tiempo real. los equipos financieros se ven obligados a completar estas tareas con un presupuesto reducido y.En estos tiempos complicados para la economía. Con una formación breve. optimizar el flujo de caja y reducir los retrasos. es 2 . los usuarios de Excel pueden rellenar entradas de registros de datos únicas o múltiples que afecten a una sola transacción o a una cadena de transacciones SAP. hay muchas formas de reducir los costes operativos asociados a una implementación de SAP FICO. 1. y todo ello cumpliendo requisitos de riesgo e informes de máxima importancia.

Además. por ejemplo. director sénior de gestión de datos maestros de Medtronic Automatizar la entrada de datos suele generar ahorros en varios departamentos como.probable que los datos que tengan que crearse en SAP ya existan en Excel. comenta Carlson. que aprovechan la capacidad de Winshuttle de conectarse de forma segura a SAP y respetan todas las normas de gobierno. La empresa eligió el conjunto de herramientas. derivados de la gestión de nuevos activos. La ilustración mostrada a continuación expone un ejemplo de configuración de plantilla de Excel para automatizar las entradas de datos de diario. -David Carlson. La empresa cuenta ahora con más de 38 000 empleados. por el alto rendimiento de sus funciones de gestión de datos y por su conformidad con los modelos de seguridad y gobierno existentes. Estos registros pueden actualizarse fácilmente en SAP con Winshuttle con lo que. Los usuarios seguirán necesitando credenciales de SAP. «Desde que disponemos de Winshuttle ya no tenemos que pedir a nuestro departamento de informática que programe una transferencia de datos. riesgo y conformidad integradas en SAP. y ofrece sus servicios a pacientes y profesionales médicos de más de 120 países. con lo que ahorramos dinero y garantizamos la precisión». EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE Fundada en el año 1949. Ilustración 1: plantilla de creación de entradas de diario configurada en Excel para cargar datos en la transacción FB50. aplicaciones y servicios de Winshuttle por su facilidad de uso. «Cuando conseguimos nuevos clientes tras una adquisición tenemos que importar a nuestro sistema SAP una gran cantidad de datos nuevos». los usuarios empresariales podrán crear formularios sofisticados de entrada de datos fáciles de utilizar. 3 . Así. pero no tendrán que utilizar la compleja interfaz de usuario SAP para esta tarea tan rutinaria. Medtronic es la mayor empresa de tecnología médica de todo el mundo. nos adaptamos más rápidamente a los cambios de negocio. Utilizando esta hoja de Excel junto con campos asignados de la transacción FB50 de SAP y Winshuttle Transaction. de esta forma se evitan los costes y errores provocados por entradas de datos duplicadas. en Finanzas. los usuarios podrán realizar el mantenimiento de sus valores de fecha y asistencia sin tener que trabajar directamente en la interfaz gráfica de usuario de SAP.

en las que las hojas de cálculo de Excel y las bases de datos de Access son el mecanismo de intercambio de datos más habitual. En resumen. AS02 y ABUMN) • Informes ad-hoc de datos de posición de cuentas a pagar o cuentas a cobrar • Presupuestación y otras transacciones de planificación (KP06 y KPF6) 2. por ejemplo. EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE B. Optimización de la integración con proveedores de servicios financieros de terceros Muchos procesos empresariales se derivan de datos transaccionales. empresa internacional líder en la fabricación de productos y la prestación de servicios sanitarios. los pedidos de ventas o los extractos de reconciliación que deben intercambiarse entre el sistema SAP y los sistemas de sus clientes. contabilización o registro preliminar. cuentas a cobrar. Casi en todos los casos. FB01 y F-02) • Contabilización de facturas recibidas de acreedores externos como. distribuidores y proveedores de servicios. 4 . Ahora tardan segundos en realizar automáticamente una tarea que antes suponía tres días de trabajo manual.. FB60.Entre otras de las transacciones FI/CO que suelen automatizar los clientes de Winshuttle. Aunque existen diversas opciones de software disponibles para la integración de datos en tiempo real entre varios sistemas. Braun Medical Inc. UPS (FB60/FB50) • Recepción de factura con cotejo de tres vías (MIRO) • Reconciliación y entrada de extractos de tarjeta P como. FedEx. facturas de American Express (FB50) • Pagos recibidos y otra información bancaria (F-28) • Facturas de cliente (FB70/FB75) • Creación y mantenimiento de activos fijos (AS01. como es el caso de las facturas. La empresa utilizó Winshuttle Transaction para automatizar este proceso. cuentas a pagar. por ejemplo. Existe una forma mejor de hacer frente a este problema: usar un software de extracción y de carga de datos fácil de usar y de bajo coste puede reducir los gastos en una amplia variedad de situaciones de integración de datos. se incluyen: • Entradas de diario. FB70. los datos se extraen o reciben de sistemas externos en formato de hoja de cálculo. y pueden posteriormente cargarse fácilmente en SAP con «asignaciones» definidas en el software de carga de datos. de tiempo y de precisión mediante la transferencia automática de datos entre estos sistemas independientes. la mayoría de estos paquetes de software son complejos. ocupan mucho espacio y resultan difíciles de instalar y usar para los usuarios empresariales. tenía ante sí el reto de una factura mensual electrónica de American Express con numerosas páginas de datos que debían introducirse en el sistema SAP. incluidas aquellas que utilizan análisis de rentabilidad o campos COPA (FB50. las empresas podrán lograr importantes ventajas económicas.

analicen e informen. de los módulos SAP FICO Aunque muchos clientes de SAP han implementado valiosos sistemas de almacenamiento de datos y de inteligencia empresarial (BI). puede responder tanto a las necesidades de los usuarios empresariales como a las preocupaciones de seguridad del departamento de informática.En la siguiente ilustración se muestra una captura de pantalla de una situación de integración de datos en la que el extracto de efectivo recibido del banco se contabiliza en la transacción F-28 de SAP. de riesgo y de previsión. con acceso a datos.Andy Hart. Inc. de forma segura. Y lo hace conservando la seguridad de las tablas en SAP y la seguridad a nivel organizativo en el perfil de seguridad SAP estándar de un usuario. controller auxiliar de Rowan Companies. EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE «Query es una herramienta muy valiosa. . Entre los ejemplos de estas necesidades podrían incluirse recuperar un informe de todos los documentos de cuentas a cobrar con una antigüedad de 120 días por fecha. Posibilidad de que los usuarios empresariales consulten. Query permite a los usuarios empresariales y a los usuarios técnicos descargar datos de SAP en tiempo real a MS Excel. o compilar una lista de todos los pedidos recibidos esta semana con detalles de posición. en tiempo real. sigue vigente entre la comunidad financiera la necesidad de disponer de datos en tiempo real bajo demanda como apoyo de las actividades de generación de informes. como es el caso de Winshuttle Query®. Ofrecer a los usuarios empresariales una herramienta sencilla pero segura. 5 . Access y otros formatos comunes para realizar acciones y análisis inmediatos. Ilustración 2: un extracto de entrada de ingresos en formato hoja de cálculo (izquierda) se contabiliza automáticamente en la transacción Contabilizar entrada de pagos (F-28) de SAP. Esta herramienta no requiere que el usuario tenga acceso a SE16 ni a SAP Query (SQ01 o SQVI). ya que permite a los usuarios crear fácilmente consultas e informes personalizados de datos SAP transaccionales en tiempo real sin sacrificar ni un ápice de su seguridad». 3.

-Thomas Holte. estos trabajadores cualificados no necesitan recibir una formación extensa en SAP: si conocen Excel.Permitir a los usuarios empresariales crear informes personalizados para hacer frente a problemas operativos concretos puede acelerar los procesos empresariales y reducir. registrar y analizar datos. la cuarta mayor empresa de aluminio integrado del mundo. se cargan directamente a SAP. Al permitir que los analistas que emplean la mayor parte de su tiempo trabajando en SAP interactúen con SAP sin salir de Excel. «Ahora puedo hacerlo yo solo en cinco horas». Ilustración 3: pantalla de selección de consultas 4. los usuarios podrán cargar o descargar datos de SAP sin tener que interactuar directamente con la interfaz de SAP. en el que muchos de los clientes de Winshuttle utilizan Excel como interfaz administrativa de SAP. « Antes de disponer de Transaction necesitábamos tres o cuatro trabajadores para cargar todas estas hojas de cálculo durante dos semanas». La información se envía en hojas de cálculo de Excel que. Mediante el uso de una sencilla barra de herramientas en sus hojas de cálculo de Excel. en gran medida. EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE Norsk Hydro ASA. «conocen» SAP. PUESTO de Norsk Hydro ASA 6 . nos cuenta Thomas Holte de Hydro. más tarde. el coste que conlleva la gestión de solicitudes de consultas bajo demanda. Optimización de los procesos empresariales y reducción de los costes de formación SAP La mayoría del personal financiero utiliza Excel como herramienta para recopilar. envía peticiones periódicas para que todos los controller actualicen la información del centro de coste. estas empresas son capaces de reducir los tiempos de ciclo de transacciones importantes. Además. y para llevar este concepto un paso más adelante.

y todo ello cumpliendo requisitos de riesgo y gestión de informes de máxima importancia. 7 . auditoría y reconciliación de las transacciones financieras? Winshuttle Central ofrece visibilidad y gobierno centralizados para implementar. considerado con un valor parejo al de los empleados y los productos. Esto no solo permite a las empresas compartir archivos y soluciones recomendadas por toda la organización. aceleración de los principales procesos de negocio y reducción de sus costes de SAP en las cinco áreas tratadas en este documento oficial le ayudarán a lograr este objetivo. EXPERIENCIAS REALES CON WINSHUTTLE «Los datos son un activo crucial. Winshuttle Central permite a las empresas implementar adecuadamente un sistema de gestión de datos para toda la empresa». Braun Medical Inc.Erin Stone. maximizar el flujo de caja y reducir los retrasos. sino que además responde a las necesidades de la organización de controles específicos y pistas de auditoría diseñadas para cumplir con las políticas de SOX y de gobierno corporativo. el mantenimiento. y puede utilizarse para supervisar las actividades del usuario de Transaction y Query. en la empresa. soluciones Winshuttle. Conclusión En el proceso en el que los departamentos financieros trabajan para cerrar los libros con precisión y a tiempo. para que trabajar con SAP le resulte más fácil. Central permite a los administradores del sistema SAP establecer controles de acceso detallados. todavía tenemos por delante un reto importante: ¿cómo puede una organización implementar potentes soluciones de proceso empresarial de gestión de datos para la entrada de datos. analista sénior SAP FI/CO en B. Garantizar la conformidad de SAP FI/CO y SOX con las normas de seguridad y gobierno Sin embargo. Además. La automatización de las transacciones FI/ CO.5. se ven obligados a completar estas tareas en menos tiempo y con un menor coste. . Central hace uso de la plataforma Microsoft Sharepoint y gobierna todas las actividades de Winshuttle. la integración y la migración de modo que responda a los requisitos internacionales de transparencia.

visite www.es. Winshuttle es una empresa global que cuenta con oficinas de ventas y de soporte técnico en todo el mundo. Capacitamos a las personas | Creamos héroes Creada en 2003. 8 . Si desea más información sobre las soluciones Winshuttle o quiere ponerse en contacto con un representante de su zona.winshuttle.