LA COMUNICACIN EN LA

EMPRESA
 Introduccin
La comunicacin en el mbito laboral aparece como un elemento fundamental,
independientemente de las caractersticas de la empresa.

Esta comunicacin es imprescindible para que las relaciones, internas y externas, de la empresa
se mantengan vivas.

Una comunicacin eficiente unifica las distintas actividades que se dan dentro de la organizacin
y favorecen la identificacin de los trabajadores con su tarea. En consecuencia, el desempeo
en el puesto de trabajo, la satisfaccin y la motivacin se ven favorecidas.

Para que la comunicacin en la empresa sea efectiva, es necesario conocer los distintos tipos de
comunicacin que se dan dentro de ella, as como los soportes ms habituales que se utilizan.
Porque los problemas ms graves en las empresas tienen su origen en una comunicacin
deficiente, ya sea interna o externa.
 Niveles de comunicacin
Se entiende la comunicacin como el acto que permite la transmisin e intercambio de ideas, pensamientos
y sentimientos entre las personas. Se considera una relacin interactiva y dinmica y se define como el proceso
mediante el cual dos o ms personas intercambian ideas, conocimientos, informaciones y opiniones por diferentes
medios, con la finalidad de lograr comprensin, dando origen a un intercambio permanente de significados entre
ellas.

Hay tres niveles de comunicacin:

- Nivel cultural: La comunicacin se establece entre distintas instituciones de una sociedad. Los
cdigos utilizados son la lengua, el dialecto o incluso el acento.

- Nivel organizacional: El mbito de la comunicacin en este nivel es el de las organizaciones de

produccin. Se utilizan cdigos especficos como los trminos tcnicos o la jerga propia de la
profesin.

- Nivel interpersonal: La comunicacin se establece entre las personas dentro de los grupos. A travs
de este sistema el individuo presenta su propia imagen a los dems.

Los tres niveles de los sistemas de comunicacin son interdependientes.

Los elementos y funciones de la
comunicacin en la empresa
El emisor: funcin expresiva.
El emisor es el elemento que pone en marcha el proceso, generando y/o envinado el mensaje.
Las caractersticas del emisor y el lugar que ocupa en la empresa condicionan el mensaje. El
emisor ejerce una funcin expresiva cuando intenta transmitir su mensaje. Utiliza el mensaje
verbal las interjecciones o exclamaciones, el lenguaje gestual, las expresiones del rostro.

El mensaje: funcin potica

El mensaje es el objetivo de la transmisin. Una o ms informaciones transformada a travs de
un cdigo. El contenido debe ser homogneo, claro y estructurado. En el mensaje se utiliza la
funcin potica porque esta funcin pretende llamar la atencin sobre el mensaje.

El receptor: funcin conativa

el receptor es el sujeto o sujetos que recibe el mensaje. Se utiliza la funcin conativa porque
esta llama la atencin del receptor e influye en su comportamiento.
Los elementos y funciones de la
comunicacin en la empresa

El cdigo: funcin metalingstica

El cdigo es el conjunto de seales con significado entre el emisor y el receptor que se estn
relacionando entre s. Son comprensibles para las personas que participan en la comunicacin
porque los dos utilizan el mismo conjunto de seales. La funcin metalingstica se utiliza para
hablar sobre el propio cdigo.

El canal: funcin ftica

El canal es el medio a travs del cual se produce la comunicacin. Es el soporte fsico del
mensaje. Se utiliza la funcin ftica porque sirve para verificar el correcto funcionamiento del
canal.

El contexto: funcin referencial.

El contexto es el conjunto de condiciones en las que se desarrolla la comunicacin: el espacio, el
tiempo, las circunstancias socioculturales y los mensajes anteriores y posteriores. El receptor y
el emisor deben estar en el mismo contexto para que los dos tengan un pleno entendimiento del
mensaje.
 Las etapas del proceso de
comunicacin
Para que un proceso de comunicacin se desarrolle es necesario que tenga los siguientes
apartados:
Que exista un intercambio de informacin entre personas.
Que el emisor pretenda producir una reaccin determinada al receptor como consecuencia
de la informacin.
Que el receptor reciba la informacin.
Que el emisor tenga constancia de que el receptor a recibido la informacin trasmitida.

Teniendo en cuenta lo anterior un proceso de comunicacin consta de seis partes:

Elaboracin de la idea:
Consiste en la elaboracin de la idea que el emisor desea transmitir. Esta idea ser elegida
en funcin del objetivo que se pretende conseguir. El emisor debe estar en actitud de
comunicar, de elegir un cdigo y un canal adecuado para que todo el mundo lo entienda.
Codificacin:
Una vez tenemos la idea pensada se tiene que codificar en seales que el emisor y los
supuestos receptores las entiendas y sepas interpretarlas.
 Las etapas del proceso de
comunicacin

Transmisin del mensaje:

Transmitir el mensaje previamente elaborado a travs del canal o canales seleccionados
para unir el emisor con el receptor.
Recepcin:
Es cuando el receptor recibe el mensaje mandado por el emisor. Este tiene que estar
dispuesto a recibirlo
Decodificacin del mensaje:
Al recibir el mensaje el receptor lo decodifica, traduciendo y transformando el conjunto de
seales transmitidas.
Retroalimentacin:
Se dice que es una comunicacin bilateral porque el emisor enva un mensaje al receptor y
este le enva su contestacin sobre el mensaje que el emisor le a mandado y as
sucesivamente.
 Las barreras de la
comunicacin
El receptor intenta decodificar correctamente el mensaje que recibe, pero, en la mayora de
ocasiones, se producen interferencias que dificultan su comprensin en los mismos trminos en
los que pensaba el emisor. Estas interferencias se les llaman barreras. Estas pueden bloquear
una comunicacin, filtrar parte de su significado o emitirlo equivocado.

Las barreras en la comunicacin pueden ser:

Personales:
Causas: las emociones humanas, los malos hbitos de escucha y la personalidad de
los participantes.
Acciones para eliminarlas: establecer cercanas entre las realidades del emisor y el
receptor.
Fsicas:
Causas: las interferencias en el ambiente.
Acciones para eliminarlas: utilizar los medios disponibles.
Semnticas:
Causas: la errnea interpretacin del significado de los smbolos.
Acciones para eliminarlas: recurrir a la retroalimentacin.
 Las redes de comunicacin en
la empresa

La organizacin de los canales por los que debe fluir la informacin hasta llegar a su destinatario
conforman las redes de comunicacin. Estas redes de comunicacin permiten combinar las
distintas direcciones que puede tomar la informacin: ascendente, descendente y horizontal.

Las redes pueden ser formales e informales. Ambos canales se superponen y se

complementan. El grado de correspondencia entre ambos puede iniciar el nivel de adecuacin
entre la estructura y los canales formales de comunicacin. Cuando la diferencia es muy
significativa, revela que hay diferencias en los canales formales de comunicacin establecidos
por la empresa.
 Redes de comunicacin formal

Las redes de comunicacin formal son establecidas por la empresa, con el objetivo de hacer
llegar la informacin necesaria en le momento preciso y a la persona adecuada. Estas redes
formales respetan la jerarqua empresarial y slo tiene en cuenta el puesto de los individuos, no
su personalidad.

Los flujos de la comunicacin formal han de ser regulables, estables y previsibles, evitando as la
sobrecarga o insuficiencia de la informacin, que dara lugar a problemas de distorsin y omisin
de rumores incontrolados
 Redes de comunicacin
informal
Las redes de comunicacin informal surgen espontneamente de las relaciones que se
establecen entre las personas. El fin de esta red informal es satisfacer las necesidades
sociales de las personas. Estas redes representan un efecto positivo para la empresa, aunque a
veces pueden tener efectos negativos por absorber en exceso el inters de los
empleados. Los flujos de comunicacin informal mejoran la comunicacin en la empresa al
crear canales alternativos y ms rpidos y eficaces que los formales.

Los efectos positivos de estas redes es que surgen sentimientos de colaboracin y solidaridad
que repercuten en una mayor efectividad en el trabajo y en la creacin de un ambiente laboral
ms agradable, beneficioso para toda la organizacin.

Los efectos negativos de estas redes son la interpretacin subjetiva del emisor, las malas
interpretaciones de la informacin por el desconocimiento de la fuente, las distorsiones
producidas por las sucesivas transmisiones, la difusin de chismes contra la organizacin o
contra alguno de sus miembros, la extensin de rumores.
Los tipos de comunicacin en la
empresa

Interna: Intercambio de informacin entre los miembros de la empresa.

Externa: intercambio de informacin entre la empresa y su pblico externo (clientes,

proveedores, intermediarios, competencia, medios de comunicacin...)
 La comunicacin interna en la
empresa
Es el conjunto de procesos que permiten el intercambio de informacin entre los
miembros de la empresa. Esta comunicacin parte de la direccin y permite a sus
integrantes tener conocimiento de los temas que les pueden afectar, profesionales o
personales.

Actualmente se pide a las empresas la consecucin de dos objetivos claros: econmicos

y sociales. Y es por la necesidad de conseguir este objetivo que se ha establecido y
reavivado la comunicacin interna.

La comunicacin interna persigue tres objetivos con respecto al personal:

Informar: sobre aspectos como la organizacin, la vida de la empresa o los resultados,
entre otros.
Formar: mantiene la competencia de los trabajadores y favorece la adaptacin de los
nuevos empleados.
Motivar: permite que los empleados se sientan valorados y asuman como propios los
objetivos de la empresa.
 La comunicacin interna en la
empresa
El primer paso para lograr una comunicacin interna eficaz es que los empleados tomen
conciencia de su importancia.

Los agentes implicados en este tipo de comunicacin se pueden dividir en dos grandes
grupos:
Dirigentes: para ellos, esta comunicacin les permite sensibilizar al personal, fomentar
el espritu de equipo y establecer un clima de confianza.
Trabajadores: esta comunicacin permite que se les reconozca el trabajo, obtener
informacin sobre el desarrollo de la empresa y participar en la toma de decisiones.

.La comunicacin interna se puede dividir en funcin de su contenido, en:

Operacional: se engloban todos los mensajes relativos al trabajo
Motivacional: mensajes que favorecen el sentimiento de pertenencia a la empresa y el
buen clima de trabajo.
 Las direcciones de la
comunicacin

La comunicacin interna en la empresa presenta tres sentidos: ascendente, descendente y

horizontal.

La comunicacin descendente: La informacin fluye haca abajo en la estructura

jerrquica de la empresa. El contenido es toda aquella informacin que ayude a las
personas a comprender mejor su funcin y la de los dems: que incremente el sentido de
solidaridad con la empresa y que refuerze la motivacin y autoestima de los trabajadores.

El caso ms tpico es la transmisin de rdenes, que se realiza en tres fases: preparacin,

emisin y control.

La comunicacin ascendente: discurre haca arriba en la estructura jerrquica de la

empresa. Entre otras cosas, permite a los superiores conocer los problemas del personal,
facilita la integracin y participacin de los trabajadores, influye en una adecuada toma de
decisiones y promueve la mejora de la calidad.
 Las direcciones de la
comunicacin
La comunicacin horizontal: transmisin de informacin entre grupos de trabajo o
personas que estn al mismo nivel jerrquico. Fundamental para conseguir una coordinacin
entre los miembros de la empresa. Ms intensa intensa que la vertical, dado que las
personas se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que con sus
superiores. Adems, evita la prdida de tiempo que supone el que cada informacin que se
desea transmitir a un igual pase primero por el mando superior y luego baje al destinatario
original de esa informacin.

La comunicacin horizontal en la empresa:

Fomenta el compaerismo y el espritu de equipo
Evita malos entendidos
Enriquece la formacin y experiencia de los trabajadores
Facilita la coordinacin
Propicia el consenso en la toma de decisiones

Puede o no estar formalizada. En caso de no estarlo puede crear conflictos al omitir los
canales verticales formalmente establecidos.
 La comunicacin oral

Es la transmisin de informacin de forma verbal.

Aparece en un gran nmero de situaciones laborales.

Etapas:
1. Analizar la situacin: Se deben responder a las siguientes cuestiones: Cul es el
objetivo de la comunicacin? Quines son los destinatarios? Cules son las limitaciones?

2. Preparar el mensaje: Para que el mensaje sea entendido correctamente por los
receptores se debe: recopilar y ordenar las ideas que se desean transmitir siguiendo un
orden cronolgico o temtico, formular las ideas en un lenguaje adecuado y prever si hacen
falta otros soportes de apoyo como por ejemplo transparencias, diapositivas, etc.

3. Formular el mensaje: Hay que controlar el ritmo, el volumen, la diccin, los gestos, la
presentacin fsica y, sobre todo, la comunicacin no verbal.
 La comunicacin oral

Fallos en el receptor: En la comunicacin oral hay una serie de fallos habituales que se dan
en la actitud del receptor en el momento de escuchar el mensaje.Los principales defectos del
receptor suele ser los siguientes:

No prestar atencin al emisor.

No dejar al interlocutor que acabe su exposicin.
Evaluar el mensaje que se esta recibiendo en vez de captar el punto de vista del orador.
Escuchar de forma parcial, slo detalles o palabras.

En definitiva, para que la comunicacin oral sea efectiva, el emisor debe estructurar y
formular adecuadamente el mensaje; y el receptor, prepararse para realizar una escucha
activa con el fin de entender, en toda su dimensin, el mensaje que les es transmitido.
 La comunicacin escrita

El lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de enriquecer la comunicacin con el

comportamiento no verbal ni de obtener una retroalimentacin inmediata.

Etapas en la elaboracin de un documento escrito:

1. Analizar la situacin: definir el objetivo del mensaje (informar, convencer, formar,

pedir), determinar el emisor (individuo,grupo o empresa) y identificar al receptor.

2. Establecer el contenido del mensaje: detallar el contenido del mensaje y

estructurarlo, reagrupando la informacin siguiendo un orden cronolgico o temtico.

3. Redactar el mensaje: se debe utilizar el registro adecuado al nivel cultural del receptor
y para ello hay que utilizar frases cortas, agrupar en prrafos las partes relativas a una
misma idea, redactar de forma concisa y atractiva los ttulos y subttulos y utilizar un
vocabulario adaptado al destinatario.
 La comunicacin escrita

La eleccin de uno u otro tipo de documento escrito depende de si la comunicacin es interna o

externa, del mensaje que se pretende transmitir y del status del emisor y el receptor.

Tipos de documentos escritos:

Tabln de anuncios
Buzn de sugerencias
Peridico de empresas
Carta
Informe
Folleto
Nota tcnica
Folleto de bienvenida
Cuestionario
 Ventajas y desventajas de la
comunicacin oral y escrita
Algunas situaciones de comunicacin exigen el uso combinado de la comunicacin oral y
escrita. Ambos tipos de comunicacin tiene sus ventajas y desventajas:
La comunicacin oral
Ventajas: Ms rpida. Existe retroalimentacin. Mayor cantidad de informacin en
menos tiempos. Gran aplicacin en entrevistas y reuniones.
Desventajas: Elevado potencial de distorsin. Mayor riesgo de interpretacin personal.
La comunicacin escrita
Ventajas: Registro de la comunicacin permanente, tangible y verificable. Contenido
ms riguroso, preciso, lgico y claro.
Desventajas: Consume ms tiempo. Carece de retroalimentacin. No existe seguridad
de la recepcin ni de la interpretacin.
En cualquier caso, e independientemente de que la comunicacin sea oral u escrita, hay
una serie de fallos habituales en la comunicacin por parte del emisor. Estos suelen ser los
siguientes:
Inexistencia de organizacin de las ideas antes de emitir el mensaje
Inseguridad al transmitir el mensaje
Demasiadas ideas no relacionadas
Uso incorrecto del cdigo
 La comunicacin no verbal

Es aquella que no utiliza los signos lingsticos para elaborar el mensaje. Utiliza un mensaje
ms universal que otros tipos de comunicacin. No es fortuita, sino que se aprende igual que
la lengua.

Existen mltiples tipos de comunicacin no verbal que trasmiten diferentes mensajes:

Mirada
Expresiones faciales
Posturas
Manos
Movimientos
Vestido