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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN ACADMICA (SIGA-WEB)
Ms. Ing. Julio Csar lvarez Reyes

ESPECIFICACIONES TCNICAS
Especificaciones tcnicas definidas para el desarrollo e implementacin del
Sistema Integrado de Gestin Acadmica va web, herramienta de soporte
para una gestin efectiva y eficiente de los procesos y actividades
universitarias
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ACADMICA SIGA WEB 2013

ESPECIFICACIONES TCNICAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ACADMICA WEB

I. DESCRIPCIN DEL PRODUCTO


El SIGA-Web (Sistema Integrado de Gestin Acadmica va web), es un software que permite
gestionar efectiva y eficientemente los procesos y actividades acadmicas de una
Universidad.

Est desarrollado ntegramente en entorno web. Es decir ya no se requiere instalacin en


terminales y las tareas acadmicas pueden realizarse desde cualquier punto con conexin a
internet.

Se han implementado considerando buenas prcticas en los procesos acadmicos, que


permiten la estandarizacin de procesos y actividades, as mismo se han establecidos los
mecanismos de seguridad necesarios para evitar ataques informticos.

II. EXPERIENCIA EN UNIVERSIDADES


El equipo de desarrollo tiene ms de quince aos de experiencia en el desarrollo de sistemas
para universidades privadas y nacionales.

A continuacin algunas referencias.

Universidad Csar Vallejo.


Sistema: Premium.Net (SQL Server + Visual Basic 6.0)
Referencia: Dra. Carmen Rosa Nez de Acua
Cargo: Coordinadora General UCV-Piura

Universidad Nacional Santiago Antnez de Mayolo


Sistema: SIGA-Web UNASAM (MySQL + PHP)
Referencia: Dr. Ing. Eddy Montaez Muoz
Cargo: Jefe OGE (Oficina General de Estudios)
Email: eddyjesus@yahoo.com
Celular: 943517125

Universidad Nacional Toribio Rodrguez de Mendoza


Sistema: Sistema Registros Acadmicos
Referencia: Dra. Flor Teresa Garca Huamn

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Cargo: Vicerrectora Administrativa


Email: fgarcia@unatamazonas.edu.pe

Universidad Los ngeles de Chimbote


Sistema: SIGA-Web (MySQL + PHP)
Referencia: Ing. Christian Silva Matzunaga
Cargo: Jefe de Registros Acadmicos
Email: chrisilva@hotmail.com
Celular: 043-943035916

Universidad Privada San Pedro de Chimbote


Dr. Jorge Arturo Benites Robles
Cargo: Ex - Rector
Universidad Nacional de Juiaca
Sistema: SIGA-Web (MySQL + PHP)
Referencia: Mg. Mario ChiloCcama
Cargo: Jefe de Asuntos Acadmicos
Email: universidad_juliaca@hotmail.com
Celular: #984000388

III. OBJETIVOS
Gestionar eficientemente los procesos acadmicos de la universidad, permitiendo disponer de
la informacin acadmica en tiempo real y sobre una plataforma web. Entre los objetivos
especficos tenemos:

Alinear los procesos y carga de datos a los proyectos SIGU y Modelo de Calidad para
la acreditacin de las carreras profesionales del CONEAU.

Permitir la visualizacin de la informacin acadmica, as como los procesos de


matrcula va internet.

Apoyar a la oficina de registros acadmicos, encargada de la emisin de actas,


certificados, records, etc.

Servir de herramienta para la evaluacin acadmica en sus diferentes niveles:


asignaturas, cursos, especialidades, proporcionando estadsticas de control
acadmico y nivel de aprendizaje.

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Capacitar al personal en el buen uso del sistema.

IV. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ACADMICA - WEB

IV.1. Caractersticas Funcionales


El sistema integrado ha sido desarrollo considerando los requerimientos funcionales para
una gestin integral de las actividades acadmicas en una universidad, tiene las
siguientes caractersticas:

Es una solucin integral, capaz de acoplarse a los cambios futuros imprescindibles


a fin de garantizar y mantener los procesos institucionales aplicando la tecnologa
Web con software libre.

El Sistema es de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) orientado a la


optimizacin de procesos, reduccin de costos, incremento de la productividad y a
la automatizacin de procesos acadmicos y administrativos basada en la gestin
de informacin confiable e integrada.

Ha sido diseado con una interfaz web grfica amigable, para facilitar la interaccin
entre el sistema y el usuario.

La implementacin delsistema se realiza con un enfoque escalable en el tiempo,


permitiendo ampliarse o ajustarse a las necesidades futuras.

Ha sido desarrollado utilizando procedimientos almacenados y funciones a nivel de


base de datos.

Opera en ambientes multiplataforma, funciona en entornos Microsoft y Linux.

Es multiusuario, el diseo de la base de datos debe tiene la capacidad de soportar


las conexiones instantneas de usuarios concurrentes, a quienes se les asigna sus
respectivas claves de acceso.

El sistema tiene varios niveles de seguridad protegidos mediante contraseas, esto


permite el acceso en forma dinmica a sus diferentes opciones en funcin del perfil
del usuario.

Permite una accesibilidad a la informacin en formatos que permitan la


manipulacin por el usuario final (formato Excel, Pdf, archivos planos, etc.)

El sistema proporciona la ayuda en lnea necesaria para que los usuarios puedan
fcilmente hacer uso de sus funcionalidades.

Cuenta con utilitarios para administrar la base de datos.

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La implementacin del sistema se complementa con la configuracin del servidor


web para la puesta en produccin el Sistema Integrado.

Para la implementacin considera la evaluacin ergonmica del sistema de soporte


actual y la participacin activa de los dueos de procesos para minimizar la
resistencia al cambio que pueda presentar el usuario final.

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IV.2. CaractersticasGenerales

ARQUITECTURA Cliente servidor, 3 capas (presentacin, negocios,


acceso a datos).
BASE DE DATOS: MySQL
HERRAMIENTA DE Lenguaje de Programacin: PHP
DESARROLLO
Servidor Web: Apache
COMPATIBILIDAD El sistema es compatible con los siguientes
sistemas operativos: Microsoft Windows y Linux
100% de compatibilidad con componentes
Hardware
Compatible con Internet Explorer 6.0 y Mozilla
Firefox 3.5
MAPA DE NAVEGACIN El sistema muestra de forma grfica la interconexin
entre cada una de las pantallas del sistema, lo que
servira para saber cmo llegar a determinada parte de
la aplicacin. En este se muestran los mens,
submens y pantallas a las que nos lleva cada uno de
ellos
AUDITABLE Guardar un log con la informacin alterada, de las
tablas sensibles del sistema.
ACCESO El acceso ser exclusivamente va web.
SEGURIDAD Gestin de perfiles con niveles de acceso a los
usuarios.
Gestin de Backups (copias de seguridad) y
restauracin de base de datos.
Prevencin de los ataques XSS (inyeccin SQL,
URL, entre otros).
Gestin de usuarios por niveles con relacin a los
privilegios de acceso a informacin y funciones
institucionales.

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V. CONTENIDO MODULAR DEL SISTEMA


1.0 MDULO MATRCULA

Agrupa a las funciones requeridas para llevar a cabo el proceso de matrcula de los alumnos:

1.1 Apertura de Ciclo Acadmico

Transaccin de acceso para el Administrador del SIGA-Web, para ejecutar acciones


preliminares al inicio de la programacin de actividades acadmicas de un nuevo
semestre.

Entrada:

Calendario de actividades del nuevo semestre acadmico.

Proceso:

Registro de calendario de actividades: Matrcula, Registro-Cargas-Acadmica,


Horarios, Ratificacin-de-Matrcula, Publicacin-de-Slabos, Retiro-De-Ciclo,
Registro-Notas-Parciales y Registro-Notas-Finales.

Programacin de cursos para currculos vigentes.


Salida:

Calendario de actividades programadas para un nuevo semestre acadmico.

Exportacin en archivo de texto del compromiso de pago por cada alumno de


acuerdo al formato definido por el banco.

1.2 Convalidaciones

Transaccin de acceso para la Direccin de Escuela (o responsable de su conduccin),


para el registro de la Resolucin de convalidacin por Cambio curricular, Traslado
Interno, Traslado Externo, Segunda Profesionalizacin o Cambio de Sede.

Entrada:

Resolucin de Convalidacin.
Tabla de Convalidacin (Traslado Externo, Segunda Profesionalizacin y Traslado
Interno).
Tabla de Equivalencias (para adecuacin curricular)

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Procesos:

Convalidacin por Cambio Curricular (Automtico y Personalizado).


Convalidacin por Traslado Interno.
Convalidacin por Traslado Externo.
Convalidacin por Segunda Profesionalizacin.
Convalidacin por Cambio de Sede.
Salida:

Adecuacin curricular.
Tabla de convalidacin registrada.
Tabla de Equivalencias registrada.
Convalidacin procesada.

2.0 MDULO DE CARGA ACADMICA

Agrupa a las funciones requeridas para llevar a cabo el proceso de Gestin de las
Asignaturasde la unidad acadmica, programadas en un semestre acadmico.

2.1 Plan de Cursos (Apertura de Cursos)

Listado de cursos programados con el nmero de alumnos matriculados en el semestre


acadmico.

Entrada:

Matrcula de alumnos en cursos programados.


Proceso:

Consolidacin de alumnos matriculados por curso.


Salida:

Plan de Cursos del semestre.

2.2 Asignacin de carga acadmica

Entrada:

Plan de Cursos.

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Proceso:

Obtencin de Requerimientos para el Departamento Acadmico.


Integracin de Cursos.
Sub-agrupacin de cursos.
Asignacin de docente.
Salida:

Plan de Cursos con docentes asignados.

3.0 MDULO DE HORARIO

Agrupa a las funciones requeridas para la asignacin de ambientes acadmicos a unidad


acadmica y registro de horarios a las asignaturas del Plan de Cursos Programado y
generacin de Horarios por Ciclo, por Docente y por Ambiente Acadmico:

3.1 Asignacin de Ambiente Acadmico

De acceso para el Administrador del Siga-Web.

Entrada:

Listado de Ambientes acadmicos.

Proceso:

Registro de ambiente acadmico (Aula, Laboratorio, Centro de Cmputo, Centro


de prctica u otro).
Programacin de ambiente acadmico por escuela profesional (Pre-Grado).
Programacin de ambiente acadmico por especialidad (Post-Grado).
Salida:

Listado de ambientes acadmicas por escuela profesional (Pre-Grado).


Listado de ambientes acadmicas por especialidad (Post-Grado).

3.2 Registro de Horario

Proceso de registro del horario a cursos del Plan de Estudios, ejecutado por el Director
o Responsable de la Unidad Acadmica.

Entrada:

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Plan de Cursos con docentes asignados.


Ambientes acadmicos asignados.

Proceso:

Registro de horario para Cursos Integrados (Principales o Padres tomndose


en consideracin la fusin o integracin de cursos).
Registro de horario para Cursos No Integrados.
Salida:

Horario por Docente.


Horario por Ambiente Acadmico.
Horario por Ciclo.

4.0 MDULO NOTAS

Agrupa a las funciones requeridas para el registro de la frmula de obtencin del Promedio
Final, para el registro de las calificaciones parciales y finales, para la impresin de Actas de
Notas Finales y para la Digitalizacin de Actas de Notas Finales.

4.1 Registro de Frmula

De acceso al docente del curso, para el registro de la frmula para la obtencin del
Promedio Final.

Entrada:

Frmula establecida en el Silabo del curso.


Proceso:

Confeccin de la Frmula de obtencin del promedio.


Almacenamiento de la Frmula.
Salida:

Frmula de clculo del promedio registrado.

4.2 Registro de Calificaciones

De acceso al docente del curso, para el registro de la notas del curso.

Entrada:

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Pre-Acta.
Proceso:

Registro de Notas parciales.


Clculo del Promedio Final.
Registro de Notas de Aplazados.
Registro de Notas de Subsanacin
Salida:

Notas registradas y promedio final asignado.

4.3 Reporte de Actas.

De acceso al Administrador del Siga-Web, para impresin por lotes o en forma individual
de las Actas de Notas Finales.

Entrada:

Solicitud de impresin de Actas de Notas Finales.


Proceso:

Registro de la Fecha de emisin de las Actas de Notas Finales.


Impresin de Actas.
Salida:

Actas impresas.

4.4 Digitalizacin de Actas

Entrada:

Acta de Notas Finales, verificadas, rubricadas y selladas.


Proceso:

Asignacin de cdigo de digitalizacin.


Digitalizacin de Actas notas Finales.
Almacenamiento de Acta Digitalizada.
Publicacin de Actas Digitalizadas.
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Salida:

Actas Digitalizadas.

5.0 MDULO DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS

Agrupa a las funciones para la generacin de constancias acadmicas.

5.1 Orden de Mrito.

Entrada:

Notas histricas registradas.

Proceso:

Generacin del orden de mrito.


Salida:

Reporte de alumnos que pertenecen al Tercio Superior.


Constancia de pertenecer al Tercio Superior.
Reporte de alumnos que pertenecen al Quinto Superior.
Constancia de pertenecer al Quinto Superior.
Constancia de Orden de Mrito.
Constancia de nivel acadmico

5.2 Situacin Acadmica del alumno

Entrada:

Registro de datos del alumno.


Proceso:

Identificacin de datos de ingreso.


Verificacin de registro de matrcula.
Verificacin de reserva de matrcula.
Identificacin de datos acadmicos del alumno.
Salida:

Constancia de Ingreso.

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Constancia de Matrcula.
Constancia de Reserva.
Constancia de Estudios.

5.3 Record Acadmico del alumno

Entrada:

Solicitud de record del alumno.


Solicitud de Notas aprobadas.
Solicitud de Crditos aprobados.
Proceso:

Filtrado de todos los Cursos del ciclo solicitado, con registro de matrcula y nota
asignada.
Filtrado de todos los Cursos con registro de matrcula y nota asignada.
Filtrado de Cursos con Notas aprobadas llevadas por el alumno.
Clculo de crditos aprobados.
Salida:

Record acadmico por ciclo seleccionado


Record acadmico general.
Record de Notas aprobadas (Plantilla).
Constancia de crditos aprobados.

6.0 MDULO DE CERTIFICADOS

Agrupa a las funciones de Certificacin Acadmica.

6.1 Certificacin Histrica

Entrada:

Solicitud de certificacin Histrica.

Proceso:

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Filtrado de cursos con notas aprobatorias llevadas por el alumnos desde su


ingreso a la Universidad.
Salida:

Certificacin Histrica de notas aprobadas.

6.2 Certificacin Selectiva

Entrada:

Solicitud de certificacin selectiva.

Proceso:

Filtrado de cursos con notas aprobatoria segn parmetro de seleccin.


Salida:

Certificacin Selectiva de notas aprobadas.

6.3 Certificacin Convalidada

Entrada:

Solicitud de Certificacin Convalidada.

Proceso:

Filtrado de cursos con notas aprobatorias (con registro de matrcula en el curso o


con convalidacin de cursos) del Plan de Estudios del Currculo al que pertenece
el alumno.
Salida:

Certificacin Convalidada de notas

7.0 MDULO DE ADMISION

Mdulo en la cual se registran los postulantes de las diferentes sedes y carreras


profesionales. Tiene un sub-mdulo para el proceso de admisin y reporte de
ingresantes de acuerdo a un cuadro de mritos. Permite un ingreso diferenciado
del alumno de acuerdo a las modalidades de ingreso y cronograma de fechas
que establece la universidad.

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8.0 MDULO DE BIENESTAR Y TUTORIAS

Administracin del rea de servicio social.


Administracin del rea de deportes y actividades recreativas y culturales
Administracin del rea de servicio mdico.
Administracin del rea de comedor universitario.
Administracin del rea de beneficios al estudiante.
Registro de tutoras grupales: Seguimiento de la evolucin y el proceso que
llevan los estudiantes en sus procesos de tutoras.
Registro de tutoras individuales: registrando la atencin personalizada a un
estudiante por parte de un docente-tutor, quien lo acompaa durante el
semestre y lo orienta hacia el xito acadmico.
Asignacin, registro y seguimiento de los tutores y tutorados.
Registro de entrevistas tutoriales.
Registro de fichas tutoriales (ficha de seguimiento acadmico, ficha de
seguimiento de tutoras para atenciones especiales, etc.).
Reporte de indicadores.

9.0 MDULO DE SEGUIMIENTO AL EGRESADO Y GRADOS Y TITULOS

Control y seguimiento del expediente del alumno.


Administracin del expediente del alumno de acuerdo a su modalidad de
ingreso.
Registro de los egresados.
Formularios de control y seguimiento al egresado.
Registro de grados y ttulos.
Reporte de indicadores.
Interfaz de exportacin al sistema de la ANR.

10.0 MDULO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DOCENTE

Registro del slabos.


Registro de sesiones de clase.
Programacin y registro de encuestas estudiantes.
Programar, planificar y ejecutar supervisiones y/o auditorias as como el
seguimiento de las mismas.
Registro de escalafn docente.
Registro de propiedad intelectual.
Registro de trabajos de investigacin.
Reporte de indicadores.

11.0 MDULO DE SEGURIDAD

Agrupa a las funciones para la seguridad del sistema.

11.1 Copias de Seguridad

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Entrada:

Solicitud de copia de seguridad.


Proceso:

Copia de seguridad de archivos de Base de Datos del Sistema.


Copia de seguridad de archivos de Base de Datos del Sistema, automtica en
forma peridica.
Salida:

Backup del sistema.


11.2 Gestionar perfiles y permisos de usuario

Entrada:

Solicitud de registro de usuario.


Proceso:

Registro de usuario: Autoridad, Director de Escuela, Jefe de Departamento,


Docente, Alumno y Apoderado, Tesorera.
Asignacin de perfil de usuario: Autoridad, Director de Escuela, Jefe de
Departamento, Docente, Alumno y Apoderado.
Salida:

Usuario registrado y perfil de acceso asignado.

11.3 LOG de Transacciones y Operaciones

Entrada:

Solicitud de generacin de Log de Transacciones y Operaciones.


Proceso:

Generacin de Log de Transacciones y Operaciones.


Salida:

Log de Transacciones y Operaciones.


Acciones realizadas

11.4 Control de Acceso


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Entrada:

Acceso al Sistema.
Proceso:

Registro de usuario, hora y fecha de acceso.


Registro de equipo, IP, hora y fecha de acceso.
Salida:

Reporte de Acceso al sistema, especificando usuario, equipo, IP, hora y fecha-

VI. CAPACITACIN
La implementacin del sistema integrado, incluye un programa de capacitacin integral para el
personal usuario:

Capacitacin del personal usuario en el uso de tecnologa web.

Capacitacin en el uso del Sistema Integrado.

Capacitacin al personal tcnico (Cdigo Fuente).

VII. MANUALES Y CDIGO FUENTE


Los documentos resultantes de la implementacin del sistema sern redactados en castellano
utilizndose el sistema mtrico decimal; los formatos y detalles se ajustarn a las normas de
INDECOPI y los esquemas y grficos sern elaborados preferentemente en tamao A4, segn
corresponda.

A la culminacin de la implementacin del sistema se har entrega de la siguiente


documentacin tcnica:

Definicin de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado.

Descripcin de campos requeridos por pantalla con presentacin de pantallas.

Modelo lgico de datos, diagrama entidad-relacin.

Modelo fsico de datos, junto con su respectivo diccionario de datos.

Cdigo Fuente.

VIII. TIEMPO DE IMPLEMENTACIN Y GARANTA

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La implementacin del sistema ser de forma integral no deber exceder deun plazo de 6
meses, que incluye la migracin de la data.

La garanta y soporte se fija en 12 meses que iniciar a correr despus de terminar con la
implementacin del Sistema Integrado.

Despus de la puesta en produccin el sistema se incluye un periodo de pruebas y simulacin


para validar el funcionamiento.

IX. COORDINACIN Y SUPERVISION


IX.1. Equipos de Trabajo

Por la importancia que reviste para la Universidad la sistematizacin de la gestin


acadmica, la implementacin del Sistema Integral de Gestin Acadmica Web, se ha
considerado la participacin efectiva de dos equipos de trabajo:

Equipo de Colaboracin

Estar a cargo de la Universidad, para lo cual se designar un Coordinador. Este equipo


estar conformado por todos aquellos usuarios y profesionales considerados principales
ya sea por su cargo o conocimiento del negocio o actividades.

Equipo del Contratista

El equipo Contratista estar conformado por:

1. Jefe de Proyecto

Ms. Ing. Julio Csar lvarez Reyes

Ingeniero Industrial e Ingeniero de Sistemas

Maestro en Ingeniera de Sistemas

Estudiante de Doctorado en Ingeniera de Sistemas.

2. Especialistas

Ing. Carlos Eduardo Torres Quito

Ingeniero de Sistemas

Ing. Juan Carlos Horna Santa Cruz

Ingeniero de Sistemas

IX.2. Funciones

El Equipo de Colaboracin y Supervisin tendrn como funciones:

a. Convocar y concretar las reuniones con los funcionarios y personal de la Universidad.


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b. Verificar el avance de la implantacin.

c. Coordinar y gestionar la atencin oportuna de los requerimientos del proveedor del


producto en relacin a la provisin de data o informacin, la definicin de requerimientos,
aprobaciones de los productos del software, solucin de problemas administrativos y/o
logsticos que se presente durante la implantacin.

d. Aprobar las modificaciones en el equipo propuesto por el Contratista.

El equipo contratista tendr las siguientes funciones:

a. La organizacin, administracin, planeamiento y control de la implementacin del


software.

b. Capacitacin de los usuarios de las aplicaciones.

c. Instalacin de los equipos y redes de los equipos de cmputo del proyecto.

d. Configuracin del Sistema.

e. Ejecutar las pruebas correspondientes.

f. Suscribir las actas de aceptacin conjuntamente con el personal de la Institucin.

X. COSTO
El software est valorizado en S/. 150,000 (Ciento cincuenta mily 00/100 nuevos soles).

Forma de pago
% de pago Etapa
50% A la entrega de la orden de compra
25% A la entrega del anlisis y diseo de datos y el prototipo del software
25% Con el sistema funcionando y la conformidad de recepcin del rea
usuaria.

Trujillo, juliodel 2013

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