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Gerencia SIC

Manual de Uso

v1 - Septiembre 2015
Validado por la Direccin General de Informacin en Salud y por
el Centro Nacional de Prevencin y Control de Enfermedades de la Secretara de Salud
Desarrollado por Fundacin Carlos Slim
Acceso SIC V1 Agosto 2015
Manual de Uso Desarrollado por Fundacin Carlos Slim

ndice

Introduccin .............................................................................................................. 3

Antes de comenzar ................................................................................................... 4

Proceso de depuracin y limpieza de los datos ................................................ 5

1. Acceso a Gerencia SIC ........................................................................................ 6

2. Exportacin de base de datos ........................................................................... 8

3. Formateo de la base de datos ........................................................................... 9

4. Identificacin de registros de pacientes y consultas ............................... 12

5. Registros que requieren ser depurados o eliminados .............................. 14

6. Sincronizacin de base de datos limpia ....................................................... 17

7. Registros que requieren ser completados ................................................... 17

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Introduccin

El sitio Gerencia SIC fue desarrollado por Fundacin Carlos Slim para permitir que el
personal de salud de nivel operativo y directivo tenga un acceso continuo al censo nominal
de pacientes con enfermedades crnicas que reciben atencin en las unidades de salud de
la Secretara de Salud, y cuya informacin es capturada en el Sistema Nominal de
Informacin en Crnicas.

Gerencia SIC cuenta con 4 funciones principales, de las cuales se detallan dos en el
presente Manual:

Eliminacin de registros
o Eliminar registro completo de un Paciente (datos personales y citas)
o Eliminar citas de un paciente
Exportacin de Base de Datos

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Antes de comenzar

Gerencia SIC funciona a travs de una pgina web, y permite la modificacin de los
registros de pacientes que ya han sido sincronizados. Por lo tanto, es importante que
verifiques que toda la informacin de tus pacientes ha sido sincronizada.

En ocasiones, la informacin no se sincroniza exitosamente debido a errores en la captura.


Los errores ms frecuentes se encuentran en las siguientes variables, todas ellas
localizadas en la pantalla de captura (informacin de la cita II de II) donde se capturan los
medicamentos:
Nmero de sesiones GAM (Grupo de Ayuda Mutua) No se captur la variable y se
dej en blanco.
Clave de referencia No se captur la variable y se dej en blanco.
Motivo de baja No se captur la variable y se dej en blanco.
Fecha de ingreso o reingreso del diagnstico Se captur el ao slo con dos
dgitos en vez de con cuatro dgitos, ejemplo: 08 en vez de 2008.

Por otro lado, en ocasiones el SIC indica error por talla. Es muy probable que el Sistema
Operativo no est bien configurado. Para ello, ve a Panel de Control y revisa la
configuracin del idioma. Debe estar en Espaol Mxico.

Para poder conocer qu errores se cometieron durante la captura, se desarroll una


herramienta denominada Validador SIC que permite encontrar estos errores. Solicita
esta herramienta en Mesa de Ayuda a travs de un correo electrnico, para que se te
entregue esta herramienta y se te capacite.

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Proceso de depuracin y limpieza de los datos

El proceso de depuracin y limpieza de los registros consta de los siguientes pasos:

1. Acceso a Gerencia SIC (con usuario y contrasea)

2. Exportacin de la base de datos de los pacientes y sus consultas mdicas.

3. Formateo de la base de datos para consulta rpida y eficiente de informacin.

4. Identificacin de registros de pacientes y consultas capturadas errneamente:


a. Registros que requieren ser depurados o eliminados
b. Registros que requieren ser completados

5. Registros que requieren ser depurados o eliminados uso de Gerencia SIC

6. Sincronizacin de nueva base de datos limpia a travs de SIC v2.1

7. Registros que requieren ser completados uso de SIC v3.0

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1. Acceso a Gerencia SIC

Gerencia SIC est disponible en internet. Por ello, para acceder al sistema deber ingresar
la siguiente direccin www.accesosic.com en la cual aparecer la siguiente pantalla:

Una vez que se despliega la pantalla, deber ingresar su nombre de usuario y contrasea.

Es importante resaltar que Gerencia SIC despliega datos personales de los pacientes.
Cada unidad de salud, jurisdiccin y entidad son responsables del resguardo
seguro de los datos de acceso y del uso que le den a la informacin ah
disponible.

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Al ser validado el usuario y su contrasea, se mostrar el men con cuatro opciones. En


este momento, slo estn disponibles las primeras dos opciones:

Eliminacin de registros
Exportacin de Base de Datos

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2. Exportacin de base de datos
En el Men Inicio, dar clic en el cono Exportacin de Base de Datos.

El sistema pedir guardar el archivo con un nombre. Por defecto, el sistema guarda el
archivo con el nombre de la CLUES.

Una vez elegido el nombre, el sistema comenzar la exportacin del archivo. El archivo se
exporta en formato Excel, y contiene la informacin capturada de cada uno de los
pacientes asociados a la CLUES. En caso de que se est ingresando con nombre de
usuario y contrasea de una jurisdiccin, el sistema exportar toda la informacin
capturada de todos los pacientes y las CLUES asociadas a esa jurisdiccin.

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3. Formateo de la base de datos
El archivo se guarda como un archivo comprimido con formato .RAR; casi todas las
computadoras cuentan con un programa que permite descomprimir estos archivos. En
caso de que no, por favor pide apoyo a tu personal de sistemas, o bien en Mesa de Ayuda,
para descargar una aplicacin que permita continuar trabajando.

El archivo se muestra de la siguiente forma:


- En caso de que se descargue un archivo desde un usuario de jurisdiccin, el
archivo se guarda con el nombre de la entidad y el nmero de la jurisdiccin. Por
ejemplo, la Jurisdiccin 1 de Aguascalientes guarda su archivo automticamente
con el nombre AGSJ1.RAR.
- En caso de que se descargue el archivo desde un usuario de centro de salud, el
archivo se guarda con la clave CLUES. Por ejemplo, AGSSA00001.

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Es importante descomprimir el archivo antes de comenzar a trabajar con l. Por ello, con
el botn derecho del mouse, da clic en el archivo, y selecciona la opcin Extraer aqu, tal
y como se muestra en la imagen:

Una vez descargado y descomprimido, abre el archivo Excel que ah se muestra. el cual
contiene toda la informacin capturada en el sistema SIC, de cada uno de los pacientes.

Posteriormente, podemos comenzar a identificar a todos los pacientes que deben ser
depurados, para lo cual debemos dar formato al archivo descargado:
1. Cambie el tipo de archivo. El archivo cuenta con una extensin .csv el cual permite
ser abierto por programas especializados en manejo de datos; sin embargo, en
ocasiones, dependiendo de la versin de sistema operativo y de Excel, puede
ocasionarnos problemas. Por ello, debemos guardar el archivo en formato .xls.
Para ello, de clic en Guardar como y guarde como Archivo Excel o Archivo
Excel 97-2003.

2. De formato a la base de datos como sigue:


a. Seleccionamos la base completa.
b. En el men Datos, damos clic en Ordenar del siguiente men

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c. Una vez ah, ordene conforme a lo siguiente (entre parntesis se muestra el
nombre de la variable en el archivo), indicando en la pantalla que sus datos
tienen encabezado:
i. Municipio (Municipio)
ii. Localidad (Localidad)
iii. CLUES (clues)
iv. Apellido Paterno (ApPaterno)
v. Apellido Materno (ApMaterno)
vi. Nombre (nombre)
vii. Fecha de Nacimiento (fecNac)
viii. Edad (edad)
ix. Fecha de Cita (fecCita)

Se muestra un ejemplo de cmo debe verse en la pantalla:

Al dar clic en Aceptar, se ordenarn los pacientes para poder hacer una
bsqueda. Puedes comenzar a hacer la depuracin

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4. Identificacin de registros de pacientes y consultas
De manera conjunta, CENAPRECE y la Direccin General de Informacin en Salud
definieron cinco criterios para depuracin, divididos en dos categoras: registros que
actualmente no se ven en Tablero de Control, y registros que s se ven. Los criterios son
los siguientes:

A) Informacin que no se ve en Tablero de Control pero s est disponible y


sincronizada en la base de datos:
Pacientes que slo cuentan con captura de datos personales, sin informacin
de citas.
Pacientes que no cuentan con consulta mdica desde el 30 de junio 2014.
B) Informacin que s se ve en el Tablero de Control y que se encuentra con errores
de captura que no pueden corregirse:
Pacientes con edad menor a 10 aos, ya sea identificable por Fecha de
Nacimiento o Edad.
Pacientes con captura incompleta de datos personales y que no existen en el
centro de salud ej: se cuenta con un paciente de nombre Javier Garca
Domnguez y en un error de captura slo se incluy a un paciente de nombre
Javier Garca, o Javier Domnguez.
Pacientes con nombre repetido, pero fecha de nacimiento o edad diferente
despus de haber verificado que no se trata de homnimos ej: dos personas
que se llamen Rodrigo Saucedo Martnez, pero que nacieron en diferente fecha.

Tomando en cuenta estos criterios, debe identificarse al paciente o pacientes que cumplen
con ellos y que deben ser eliminados de la base de datos. Para poder identificarlos
fcilmente, seleccione la fila completa y sombrelos en amarillo, como se muestra a
continuacin:

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Adicionalmente, existen algunos registros que no tienen la informacin completa. Se


requiere completarla, en el siguiente orden de importancia:

Edad (obligatorio)
Fecha de nacimiento
Apellido materno
Domicilio
Nmero de afiliacin

En el ejemplo aqu mostrado, se encuentran pacientes sin registro de edad, fecha de


nacimiento y apellido materno. Una vez identificados, sombrea la fila completa y mrcalos
en naranja. Al final, en el mismo archivo encontrars registros en amarillo (para depurar)
y en naranja (para completar informacin).

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5. Registros que requieren ser depurados o eliminados
En esta seccin, se puede eliminar el registro completo de un paciente, o bien slo una o
varias consultas mdicas.

Cabe resaltar que una vez borrada la informacin, no es posible restaurarla. Por
ello, es importante que el ejercicio de eliminacin de registros se haga de una forma
ordenada.

Si se est accediendo con un nombre de usuario y contrasea de Jurisdiccin, el sistema


primero desplegar todas las CLUES asignadas a esta jurisdiccin, para que se seleccione
la CLUES que se desea revisar la informacin.

Despus de seleccionar la CLUES, se da clic en el botn de Buscar, y el sistema mostrar


el listado de pacientes capturados en la CLUES seleccionada.

En caso de que se est accediendo con nombre de usuario y contrasea de CLUES,


desplegar directamente el listado de pacientes registrados y adscritos a esta unidad,
como se muestra en la siguiente pantalla.

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Una vez desplegados todos los pacientes, debe seleccionarse al paciente que se quiere
eliminar, ya sea el registro completo, o una cita.

Al dar clic en Consultar, el sistema mostrar las citas que se tienen capturadas en la
base de datos central.

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Una vez desplegada esta informacin, el usuario tiene dos opciones:


1. Eliminar el registro completo. Para ello, debe dar clic en el botn Eliminar.
2. Eliminar una cita. Se debe de elegir dicha cita del listado, y dar clic en el botn
Borrar cita.

Una vez eliminado el registro completo o la cita, el sistema emite un mensaje de


confirmacin. Una vez emitido el mensaje, el usuario puede repetir el proceso cuantas
veces sea necesario.

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6. Sincronizacin de base de datos limpia
Este paso slo debe realizarse una vez que haya concluido el proceso de depuracin.

Para poder llevar a cabo el proceso de sincronizacin, es necesario contar con una
base de datos limpia o en blanco. Si usted utiliza la misma base de datos que ha
venido utilizando y hace el proceso de sincronizacin, se subirn todos los registros
previamente depurados y se perder el avance.

Para obtener la base de datos limpia, comuncate a Mesa de Ayuda y solicita el envo de
dicha base a tu correo electrnico.

Una vez que cuentes con la base de datos limpia, debes restaurar la base de datos y llevar
a cabo el proceso de sincronizacin completo.

Para conocer cmo hacer esto, por favor descargue el Manual de Uso de SIC v2.1.

7. Registros que requieren ser completados


Para completar los registros, se har uso de la versin de SIC 3.0, una vez que se realic
la migracin de la informacin.

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