Tigua Chancay Tesis 9s

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL

DEPARTAMENTO ACADMICO DE GRADUACIN
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE
INGENIERO INDUSTRIAL
REA
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN
TEMA
IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA DE LAS
9S EN EL REA ADMINISTRATIVA DEL COLEGIO
PARTICULAR EL CENCULO
AUTOR
TIGUA CHANCAY KLEVER HERNALDO
DIRECTOR DE TESIS
ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA MERCEDES Msc.
2014
GUAYAQUIL ECUADOR
ii
La responsabilidad de los hechos, ideas y doctrinas expuestas en esta Tesis

corresponden exclusivamente al autor
TIGUA CHANCAY KLEVER HERNALDO

C.C. 092328810-4
iii
DEDICATORIA
En primer lugar le doy gracias a Dios por la energa y fuerzas que me ha

dado para poder llegar al final de otra etapa de mis estudios.
Dedico este trabajo a mis padres Janeth Chancay y Klever Tigua que se
han sacrificado por m para que yo pueda realizar con xito este objetivo que es
de llegar a donde estoy.
A mi esposa Jnnifer Desintonio quien me ha brindado apoyo, dndome

nimos para salir adelante, junto a mis futuros hijos Klarissa y Benjamn, ellos
son mi fuente de inspiracin y la razn de continuar esforzndome
constantemente.
Y Gracias tambin a ustedes los docentes que siembran para que otro
coseche.
A todas estas personas les dedico este trabajo, porque han sido y sern
siempre parte de mi pasado, presente y futuro.
Con amor, cario, trabajo y honestidad cualquier propsito lo podemos

lograr.
iv
AGRADECIMIENTO
Gracias, es una palabra tan pequea pero con un gran significado ya que
en estos tiempos, no se pronuncia tan a menudo como se debera.
Antes que a todos agradezco a Dios por darme las fuerzas necesarias en
los momentos en que ms lo necesit y bendecirme con la posibilidad de caminar
a su lado durante esta etapa de mi vida.
A mis padres, por su apoyo, su amor y comprensin que

permanentemente me hacen sentir.
A mi esposa por acompaarme en este viaje..."el estudio universitario" y

compartir mis xitos apoyndome en cada momento.
A mis amigos ellos saben quines son, por sus preciados consejos y
gratos momentos y por vuestro generoso apoyo.
Quiero darle las gracias a todos los docentes que de una u otra manera
contribuyeron en mi formacin acadmica, en especial a la Ing. Ind. Annabelle
Lizarzaburu Msc. y al Ing. Ind. Eduardo Palacios por aportar con sus
conocimientos para la realizacin de esta tesis.
v
NDICE GENERAL
Descripcin Pg.
Prlogo 1
CAPTULO I
INTRODUCCIN
No Descripcin Pg.
1.1 Antecedentes 3
1.2 Localizacin Geogrfica 6
1.3 Filosofa Estratgica 6
1.3.1 Misin 6
1.3.2 Visin 7
1.4 Base Legal 7
1.5 Cdigo CIIU 7
1.6 Organigrama Estructural General 7
1.7 Planteamiento del Problema 8
1.8 Delimitacin del Problema 10
1.9 Alcances del Problema 10
1.10 Justificativo 10
1.11 Objetivos 12
1.11.1 Objetivo General 12
1.11.2 Objetivos Especficos 12
1.12 Marco Terico 12
1.13 Metodologa 16
CAPTULO II
SITUACIN ACTUAL DE LA INSTITUCIN
No Descripcin Pg.
2.1 Volumen de produccin de servicios 17
vi
2.2 Recursos productivos 19

2.2.1 Recurso humano 20
2.2.2 Recursos materiales y equipos 22
2.2.3 Recursos tecnolgicos 23
2.2.4 Recursos financieros 23
2.3 Valores institucionales 24
2.3.1 Principios 25
2.4 Procesos de produccin 26
2.5 Proceso e indicadores de calidad 27
CAPTULO III
ANLISIS INTERNO DE LA INSTITUCIN
No Descripcin Pg.
3.1 Cadena de valor del Colegio Particular El Cenculo 29
3.1.1 Actividades de la cadena de valor 30
3.2. Desarrollo de actividades primarias 32
3.2.1 Logstica interna 32
3.2.2 Formacin integral del estudiante 34
3.2.3 Gestin de informacin y comunicacin 36
3.2.4 Publicidad y promocin 37
3.2.5 Actividades para mejorar la calidad del servicio 38
3.3 Desarrollo de actividades de apoyo. 40
3.3.1 Infraestructura de la Institucin 40
3.3.2 Administracin de los recursos humanos 41
3.3.3 Desarrollo tecnolgico 42
3.3.4 Adquisiciones 43
3.4 Conclusin del anlisis interno 43
CAPTULO IV
ANLISIS DEL ENTORNO
No Descripcin Pg.
4.1 Fuerzas Competitivas de Porter 46
4.1.1 Poder de negociacin del comprador. 47
vii
4.1.2 Poder de negociacin del proveedor 47

4.1.3 Servicios Sustitutos 47
4.1.4 Competidores Potenciales 48
4.1.5 Rivalidad entre empresas actuales 48
4.2 Anlisis F.O.D.A. 49
4.3 Diagrama de Causa y Efecto 51
CAPTULO V
DIAGNSTICO
No Descripcin Pg.
5.1 Identificacin de los principales problemas sus 52
causas, efectos y descripcin.
5.2 Delimitacin del Problema 57
5.2.1 Poblacin y Muestra 58
5.3 Diagrama de Pareto 63
5.4 Impacto econmico de los problemas 64
5.4.1 Costos de los problemas identificados 64
CAPTULO VI
PROPUESTA DE SOLUCIN
No Descripcin Pg.
6.1 Propuesta N0 1: Implementacin de metodologa de las 72
9S
6.2 Objetivo 72
6.3 Justificativo 72
6.4 Definicin 74
6.5 Claves para el desempeo de la metodologa 74
6.6 Compromiso de la direccin 76
6.6.1 Designacin de los encargados 76
6.7 Estructura del plan de 9S 76
6.8 Pasos a seguir segn el ciclo PHVA 77
6.9 Duracin, costo y cuando realizar la implementacin 78
6.10 Etapas de implementacin 79
viii
6.10.1 Elementos 79
6.10.2 Ventajas 80
6.10.3 Riesgos 81
6.11 Fin de la Metodologa de las 9S 82
6.12 Estructura organizacional 83
6.13 Fases 83
6.13.1 Fase N 1: Compromiso de los directivos y capacitacin 84
del personal
6.13.2 Fase N 2: Implementacin de la metodologa de las 9S 89
6.13.3 Fase N 3: Retroalimentacin 104
6.14 Elaboracin del plan de implementacin 109
6.15 Funciones de las personas inmersas en la 112
implementacin de las 9S.
6.16 Costo de la propuesta 112
6.17 Propuesta N2: Implementacin de manuales de 115
procedimientos
6.18 Objetivo de la propuesta 115
6.19 Desarrollo de la propuesta 116
6.20 Costo de la propuesta 126
CAPTULO VII
EVALUACIN FINANCIERA
No Descripcin Pg.
7.1 Valor actual neto (VAN) 128
7.2 Tasa interna de retorno (TIR) 129
7.3 Coeficiente beneficio costo (BC) 130
7.4 Clculo del ahorro 131
7.5 Perodo de recuperacin de la inversin (P.R.) 132
CAPTULO VIII
CRONOGRAMA Y PUESTA EN MARCHA DE LA SOLUCIN
No Descripcin Pg.
8.1 Cronograma para la implementacin de la metodologa 133
9S.
ix
8.2 Programacin 135
CAPTULO IX
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
No Descripcin Pg.
9.1 Conclusiones 136
9.2 Recomendaciones 136
GLOSARIO 138
ANEXOS 140
BIBLIOGRAFA 180
x
NDICE DE CUADROS
No Descripcin Pg.
1 Distribucin de la infraestructura 4
2 Servicios que ofrece el Colegio Particular El Cenculo 5
3 Volumen de alumnos matriculados en el perodo (2013) 17
4 Personal que labora en el Colegio Particular El 21
Cenculo
5 Total ingresos, egresos de la Institucin 23
6 Colegios que compiten en el sector 48
7 Matriz FODA 50
8 Anlisis FODA 50
9 Proceso de impresin de boletines en secretara 54
10 Proceso de bsqueda de notas en el departamento de 55
secretara
11 Proceso de ingreso de notas 56
12 Poblacin de la Institucin Educativa El Cenculo 59
13 Muestra y porcentaje de personas en la Institucin 62
14 Resultado de las encuestas 62
15 Tabla de datos para el Diagrama de Pareto 63
16 Registro de desperdicios 65
17 Resumen total de desperdicio mensual 66
18 Costos por desperdicios 66
19 Registros de tiempos improductivos 67
20 Registros de tiempos improductivos 68
21 Resumen de registros de tiempos improductivos al mes 68
22 Costo del tiempo improductivo 69
23 Costo total por organizacin deficiente 69
24 Costo de suministros usados en los departamentos 70
xi
25 Costo por reprocesos 71

26 Costos totales de problemas 71
27 Programa de capacitacin 86
28 Flujograma de actividades: Fase N 1 87
29 Formato de cuestionario para la clasificacin 90
30 Formato de etiqueta para identificar material defectuoso 91
o sin movimiento
31 Formato de etiqueta para clasificar de acuerdo a la 92
frecuencia de uso
32 Formato de cuestionario para la clasificacin 93
33 Formato de cuestionario para la limpieza 94
34 Lista de verificacin diaria para puestos de trabajo 9S 95
35 Lista de verificacin de limpieza general 96
36 Formato de cuestionario para la formacin 99
37 Formato de cuestionario para la calidad 100
39 Evaluacin de resultados de las 9S 104
40 Evaluacin de la metodologa de las 9S 105
42 Capacitacin al personal sobre las 9S 113
43 Material didctico 113
44 Materiales para clasificacin e informacin 113
45 Materiales de limpieza y pintura 114
46 Recursos humanos empleados 115
47 Costo total de la propuesta de la implementacin de las 115
9S
48 Costo de la propuesta de Implementacin del Manual de 126
Procedimientos
49 Costo de problemas vs costos de soluciones 127
50 Clculo del valor actual neto (VAN) 129
51 Tasa de inters de retorno (TIR) 130
52 Clculo del coeficiente beneficio costo (BC) 131
53 Clculo del ahorro 131
xii
54 Clculo del tiempo de recuperacin de la inversin 132

xiii
NDICE DE DIAGRAMAS
No Descripcin Pg.
1 Cadena de valor genrica 30
2 Cadena de valor de servicios educativos 32
3 Cadena de valor de adquisiciones 32
4 Cadena de valor de la formacin integral del alumno 34
5 Cadena de valor de gestin de informacin y 36
comunicacin
6 Cadena de valor de publicidad y promocin 37
7 Cadena de valor para mejorar la calidad del servicio 38
8 Cadena de valor de infraestructura del colegio 40
9 Cadena de valor de administracin de recursos 41
humanos
10 Cadena de valor de desarrollo tecnolgico 42
11 Cadena de valor de adquisicin 43
xiv
NDICE DE GRFICOS
No Descripcin Pg.
1 Localizacin geogrfica 6
2 Organigrama estructural general 8
3 Clasificacin de las 9S 15
4 Volumen de alumnos matriculados en la Institucin 18
5 Porcentajes de los alumnos matriculados en la 19
Institucin
6 Anlisis externo de la institucin 49
7 Diagrama de causa y efecto 51
8 Departamento de secretara (espacio reducido) 53
9 Demora en atencin al cliente en secretara 57
10 Poblacin de la Institucin Educativa El Cenculo 59
11 Porcentaje de personas en la Institucin 62
12 Diagrama de Pareto 64
13 Costos totales de los problemas 71
14 Claves para el desempeo de la metodologa 75
15 Ciclo de Deming 76
16 Fases para un proceso de cambio 82
17 Funciones de la organizacin 83
18 Acciones de la metodologa administrativa para 84
implementar las 9s
xv
NDICE DE ANEXOS
No Descripcin Pg.
1 Laboratorios de la institucin 141
4 Acta de nota mensual 144
5 Ficha de asistencia y control de actividades 145
6 Detalle de actividades evaluadas 146
7 Esquema de control del proceso enseanza - 147
aprendizaje
8 Proceso de contratacin del personal docente 148
9 Encuesta para ser aplicadas a docentes, y personal de 149
los departamentos administrativos y representantes del
Colegio Particular El Cenculo
10 Continuacin de encuesta 150
11 Continuacin de encuesta 151
12 Grficos del estudio de las encuestas realizadas en el 152
Colegio Particular El Cenculo
13 Formato para la evaluacin de las 9S en los procesos 158
administrativos
14 Continuacin del formato para evaluacin de las 9S en 159
el proceso administrativo.
15 Material para la capacitacin de las 9S 160
16 Cotizaciones N 1 173
17 Cotizaciones N 2 174
18 Escala de tiempo de la implementacin de las 9S 175
19 Fases de la implementacin de las 9S 176
20 Tareas de la fase N 1 de la implementacin de las 9S 177
xvi

AUTOR : TIGUA CHANCAY KLEVER HERNALDO.
TEMA : IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA DE LAS 9S EN
EL REA ADMINISTRATIVA DEL COLEGIO PARTICULAR EL
CENCULO
DIRECTOR : ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA MERCEDES MSc.
RESUMEN
Este trabajo tiene como objetivo primordial implementar la metodologa

9S en el rea administrativa del Colegio El Cenculo, para ello fue necesario
conocer los procesos actuales que se ejecutan en la institucin realizando un
diagnstico de la situacin actual a travs de la investigacin de campo,
utilizando tcnicas de Ingeniera Industrial, empezando con un Anlisis F.O.D.A
con el cual se analiz interna y externamente la institucin, luego se
determinaron los problemas, sus causas, efectos a travs del Diagrama de
Ishikawa, adems se utiliz el clculo de tamao de muestra empleando el
mtodo por cuotas, tcnica que permite indicar el nmero de personas para
aplicar las encuestas y por medio de esto proceder a realizar el Diagrama de
Pareto, luego graficar los respectivos resultados estableciendo que la institucin
tiene como problema principal la falta de comunicacin interna en los
Departamentos Administrativos y falta de implementacin de polticas. El costo
anual asociado a los problemas por retrasos en el rea administrativa es de $
10.960,08. Las acciones correctivas propuestas son: Implementacin de la
metodologa 9S con el cual se busca generar un ambiente de trabajo ptimo, y
que brinde al ser humano la oportunidad de ser muy efectivo ya que abarca el
mejoramiento de las condiciones mentales y un manual de procedimientos para
los departamentos administrativos. Para determinar si es factible la propuesta se
ha realizado un anlisis econmico a travs del valor actual neto (VAN) que es
de $ 5.265,17, indicando una tasa interna de retorno (TIR) de 30,96% y un
coeficiente Beneficio Costo de $3,87. Se puede observar en el captulo VII, que
la institucin debe realizar una inversin de $ 1.834,75 para implementar las
propuestas. Este monto ser recuperado a partir del ao 2014.
PALABRAS CLAVES: Sistemas, Integrados, Gestin, Mejora, Continua, 9S,

Eficiencia, Calidad, Equipo.
TIGUA CHANCAY KLEVER ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA M. Msc.

C.C. 092328810-4 DIRECTOR DE TESIS
AUTHOR : TIGUA CHANCAY KLEVER HERNALDO.
TOPIC : IMPLEMENTATION OF THE METHODOLOGY OF THE "9S" IN
THE ADMINISTRATIVE AREA PRIVATE SCHOOL THE
CENACLE
DIRECTOR : ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA MERCEDES MSc.
ABSTRACT
This work aims primarily to implement the methodology "9S" in the

administrative area of the College The Cenacle , for it was necessary to know the
current processes running on the institution making a diagnosis of the current
situation through field research , using industrial engineering techniques , starting
with a SWOT Analysis with which analyzed internally and externally the
institution, then the problems, their causes, effects through the Ishikawa diagram
were determined , as well calculation of sample size was used using the quota
method , technique to indicate the number of people to implement the surveys
and through this proceeding with Pareto Diagram , then graph the respective
results stating the institution 's main problem the lack of internal communication
in the Departments administrative and lack of policy implementation. The annual
cost associated with problems due to delays in the administrative area is $
10,960.08. The proposed corrective actions are: Implementation of the
methodology 9S which seeks to generate optimal working environment, and to
provide human beings the opportunity to be very effective because it covers the
improvement of mental conditions and manual procedures for administrative
departments. To determine whether the proposal is feasible has been done
through an economic analysis of the net present value (NPV ), which is $ 5,265.17
, indicating an internal rate of return (IRR ) of 30.96 % and coefficient Benefit -
Cost of $ 3.87 . It can be seen in Chapter VII, the institution must make an
investment of $ 1,834.75 to implement the proposals. This amount will be
recovered from the year 2014.
KEYWORDS: Systems, Integrated, Management, Improvement, Continuous,

"9S", Efficiency, Quality, Equipment.
TIGUA CHANCAY KLEVER ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA M. Msc.

C.C. 092328810-4 THESIS DIRECTOR
PRLOGO
En el Captulo I: Se encuentra el justificativo, el marco terico, el objetivo

general y los objetivos especficos del trabajo.
En el Captulo II: Se da a conocer la situacin actual de la Institucin, su

organizacin, volumen de produccin, sus recursos productivos.
En el Captulo III: Se realiza la cadena de valor de la institucin analizando

sus capacidades internas.
En el Captulo IV: Se efecta el modelo de las cinco fuerzas competitivas

de Porter, con ello podemos identificar las oportunidades, amenazas que tiene
la Institucin. Con los resultados de la Cadena de valor y las cinco fuerzas de
Porter se desarrolla el FODA, adems se aplica el diagrama Causa efecto y
diagrama de Pareto con el cual se representa los problemas primordiales.
En el Captulo V: Se identifican cada uno de los problemas con sus causas

y efectos que se tiene en la Institucin, posteriormente se realiza el mtodo de
muestreo por cuotas para obtener la muestra a utilizar y aplicar las encuestas en
la Institucin.
En el Captulo VI: Se desarrolla la propuesta de implementacin de la

metodologa de las 9S, luego se describe un manual de procedimientos para el
departamento administrativo y se hace un anlisis del costo de las soluciones
planteadas
En el Captulo VII: Se evala el proyecto para ver si es aceptable, viable

y con un beneficio en corto plazo, se analiza el monto de la inversin el ahorro
obtenido por la propuesta y el perodo de recuperacin luego de un cierto tiempo.
Prlogo 2
En el Captulo VIII: Se plantea el cronograma y puesta en marcha de la

implementacin de la metodologa.
Por ltimo de manera breve en el Captulo IX: se presenta la conclusin y

recomendacin, las cuales han sido desde ya bien recibidas por el Director
General de la Institucin, a quien le doy mi agradecimiento sincero.
CAPTULO I
INTRODUCCIN
1.1 Antecedentes
El Centro Educativo El Cenculo fundado en 1989 por el Dicono

Salesiano Luciano Belloli de Brgamo Italia, quin por motivos de salud cedi
las instalaciones a la Arquidicesis de Guayaquil en el ao de 1999, en el ao
2000 por peticin de la Curia de esta ciudad se di en comodato el manejo de
esta Institucin a la Comunidad Religiosa de Sacerdotes Somascos que tienen
su sede en Colombia y actan como administradores de la Institucin desde la
fecha indicada, la cual fue entregada en la persona de Padre Luigi Ghezzi
antiguo administrador y responsable del camino hasta hoy recorrido,
actualmente el Director General es el Padre Hermelindo Ariza. Esta Institucin
tiene como fin ayudar a las comunidades sociales de su entorno.
Las antiguas estructuras han sido paulatinamente restructuradas,

conforme la demanda social del entorno por el posicionamiento que ha tenido la
Institucin en los ltimos aos, en la actualidad en la seccin diversificado se
cuenta con 790 estudiantes.
Mediante Resolucin Ministerial N 180 del 4 de marzo de 1994 inici sus

actividades el Colegio Particular Mixto El Cenculo, los directivos teniendo en
cuenta las muchas necesidades de nuestros jvenes, logran realizar uno de sus
ms anhelados sueos; forjar entes productivos para nuestra sociedad,
actualmente el colegio est a cargo de la Master Priscila Bravo, quien ejerce la
funcin de Rectora.
La necesidad de ampliar sus servicios y el crecimiento de la demanda

acadmica le da la oportunidad a la Institucin que adquiera el carcter de
Introduccin 4
Colegio Particular Padres Somascos El Cenculo el 22 de Abril del 2002, bajo

el acuerdo N 025 de la Direccin Provincial, dirigida por la Comunidad Padres
Somascos y la Arquidicesis de Guayaquil.
La Institucin est dividida en dos secciones (Ver Cuadro N 1) en el cual

se detalla lo antes mencionado:
Primera Seccin: Jardn, Escuela y Ciclo Bsico

Segunda Seccin: Ciclo Diversificado.
CUADRO N 1
DISTRIBUCIN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDIFICIO REA NMERO DE AULA
Jardn 10 Aulas
SECCIN N1
Primaria 15 Aulas
Ciclo Bsico 12 Aulas
Laboratorios 8 Aulas
Zona de 3 Patios, 2 Bares
Recreacin 6 Canchas
Ciclo Diversificado 12 Aulas
SECCIN N 2
Laboratorios 8 Aulas
rea Direccin, Secretara

Administrativa y Colectura
1 Patio
Zona de
2 Canchas
Recreacin
2 Bares
Fuente: Colegio Particular El Cenculo
Elaborado: Klever Tigua Chancay
Servicios que ofrece el Colegio Particular El Cenculo
Los servicios que presta el Colegio Particular El Cenculo se especifica

a continuacin (Ver Cuadro N 2).
Introduccin 5
CUADRO N 2
SERVICIOS QUE OFRECE EL COLEGIO PARTICULAR
EL CENCULO
SERVICIOS DISTRIBUCIN TIPO DE EDUCACIN
Jardn Pre Knder a 1er ao bsico Educacin Bsica.
2 ao bsico a 7mo ao
Primaria Educacin Bsica.
bsico
8vo ao bsico a 10mo ao
Ciclo Bsico Educacin Bsica.
bsico
Informtica.
Contabilidad.
Instalaciones
Ciclo 1ro, 2do, 3er ao
equipos y Mquinas
Diversificado Diversificado
elctricas.
Mecanizado y
Construc. Metlicas.
Computacin
Bsica y Avanzada.
Capacitaciones Empresa y Comunidad en
Mecnica Industrial.
Tcnicas General
Electricidad Bsica
e Industrial.
El servicio del jardn est dirigido a nios de edades que fluctan entre 3
a 5 aos, mientras que la seccin primaria est dirigida a nios desde los 5 a 11
aos de edad y la etapa secundaria la edad admisible es de los 11 hasta los 18
aos de edad. Las capacitaciones tcnicas de bajo costo, son para la comunidad
en general con aspiraciones de superarse.
La Institucin est calificada apta para brindar bachilleres tcnicos con

competencias laborales actualmente sigue la reforma que hoy en da recibe el
nombre de RETEC la cual obliga a todos los Colegios tcnicos a tener un primero
de bachillerato comn y escoger especializaciones en el segundo diversificado,
de las cuales el colegio brinda 4 bachilleratos que son:
Administracin de sistemas.
Contabilidad y administracin.
Introduccin 6
Instalaciones de equipos y mquinas elctricas.

Mecanizado y construcciones metlicas.
1.2 Localizacin geogrfica
El Colegio Particular El Cenculo est situado en el Km. 14 va Daule,

(Ver Grfico N1) el cual proporciona informacin de la ubicacin.
GRFICO N 1
LOCALIZACIN GEOGRFICA

1.3 Filosofa estratgica
A continuacin se describe la misin y visin declarada por la institucin.
1.3.1 Misin
Fomentar al desarrollo integral de las personas, esculcar los principios y

aptitudes. Ser capaces de solucionar problemas en sus campos de accin e
impulsar el desarrollo tecnolgico y por ende el trabajo productivo con la
cimentacin de los pilares filosficos de la Comunidad Padres Somascos
manifestada en la convivencia con nuestro prjimo.
Introduccin 7
1.3.2 Visin
Lderes y facilitadores de los aprendizajes significativos con

competencias pedaggicas holsticas, aplicando las herramientas tecnolgicas,
con una formacin fructfera y emprendedora con valores fundamentados en el
declogo de nuestro patrono San Jernimo Emiliani.
1.4 Base Legal
El Colegio Particular El Cenculo, es una institucin al servicio de la

educacin y la cultura, dirigido por la Arquidicesis y la Comunidad Padres
Somascos, con carcter no lucrativo, ya que sus fondos son reinvertidos en el
mejoramiento de la misma Institucin, en donde todos sus miembros puedan
participar en las diferentes comisiones y consejo de administracin, para el logro
de los fines propuestos, teniendo como lema que En el Cenculo se honra a
Dios y se dignifica al hombre.
Se basa en el Declogo de San Jernimo Emiliani, en los reglamentos y

estipulaciones del Ministerio de Educacin y Cultura, en mallas curriculares que
maneja el RETEC, entre otras.
1.5 CIIU
M: Educacin
80: Divisin
M 8043: Establecimientos que prestan el servicio de educacin pre-
escolar, bsica (bsica primaria y secundaria) y media.
1.6 Organigrama estructural general
El Colegio Particular El Cenculo presenta una estructura administrativa

de tipo lineal tradicional, la autoridad y responsabilidad van en forma directa
desde Director hasta los Educandos (Ver Grfico N 2) que nos presenta la
organizacin de la Institucin.
Introduccin 8
GRFICO N 2
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL

1.7 Planteamiento del problema
En la mayora de Instituciones, empresas u organizaciones de nuestro

pas, es notoria la necesidad de innovar y perfeccionar el desempeo, utilizando
distintas herramientas que permitan mantener los estndares de calidad
necesarios para hacer frente a la competencia y lograr posicionarse en el
mercado ofreciendo productos y/o servicios de calidad, agregndoles valor y con
ello lograr una ventaja competitiva.
Con relacin al desarrollo y funcionamiento de los departamentos

administrativos, la Institucin enfrenta inconvenientes en relacin al manejo de
desperdicios en los diferentes departamentos, control de documentos que
Introduccin 9
ingresan o se emiten a los representantes legales, equipos obsoletos, tiempo

excesivo en la bsqueda de archivos, baja eficiencia en el desarrollo de
funciones por parte del personal debido a un ambiente incmodo, lo cual conlleva
a incrementar los costos.
A consecuencia se hace necesario plantear las siguientes interrogantes:
Entre los factores ms evidentes que contribuyen al servicio deficiente e

incumplimiento de objetivos de la Institucin, se encuentran la falta de apoyo por
parte de la administracin en la implementacin de mejoras en el proceso,
asociado con la resistencia al cambio por el personal?
Es necesaria la participacin, colaboracin y compromiso de todos los

miembros de la Institucin para que los cambios cumplan sus objetivos?
Es vital el desarrollo de programas de capacitacin, incentivos y

motivacin para iniciar un proceso de cambio?
Influye la ausencia de una gua especfica que regule el correcto uso de

los recursos, en el desempeo de los departamentos administrativos?
De acuerdo a las interrogantes, por tanto es necesario implementar una

metodologa administrativa acorde a la Institucin, en los diferentes procesos
que se efectan en el ao lectivo, cuyo objetivo sea evitar el desperdicio, tiempos
improductivos y maximizar el uso adecuado de los recursos para su correcto
funcionamiento, los mismos que contribuirn no slo en la resolucin de los
problemas por una organizacin deficiente en los departamentos
administrativos, sino tambin en los problemas relacionados con el personal.
As mismo los directivos deben involucrarse e iniciar el cambio para

adquirir nuevas metodologas las cuales establecern el mejoramiento contnuo
de los procesos por medio de la colaboracin de todos los involucrados ya que
son quienes conocen las formas de mejorarlo, y estarn directamente implicados
en su desarrollo.
Introduccin 10
1.8 Delimitacin del problema
La Institucin necesita aplicar tcnicas que permitan mejorar sus

procesos, con ello lograr minimizar los costos para contrarrestar a la
competencia y mantenerse en el mercado.
El manejo y ubicacin de documentos, materia prima, as como el

desempeo del personal estn ocasionando demoras, mal aprovechamiento de
los recursos, e ineficiencia lo que conlleva a elevar el costo, por ello es necesario
implementar la metodologa de las 9S en los departamentos administrativos
de la Institucin Educativa.
1.9 Alcance de los problemas
Los beneficios de la investigacin sern para la institucin referente a:
Reduccin de desperdicios en impresiones, minimizacin de los costos,

disminucin del tiempo en atencin al cliente (representante legal) en los trmites
de entrega de documentos y pagos de pensiones, etc incremento en la
productividad, adaptacin de procesos, mejora continua, eficiencia en el
desempeo del personal, satisfaccin de los usuarios internos (estudiantes) y
externos (representantes).
1.10 Justificativos
En la actualidad la educacin ocupa un rengln prioritario, siendo un

fenmeno de referencia constante en nuestra sociedad. Hasta ahora no haba
alcanzado mayor difusin, es reclamada como uno de los agentes
fundamentales de desarrollo y progreso para poder enfrentarnos a los nuevos
retos que nos demanda la globalizacin mundial.
Por tal motivo la educacin en el Colegio Particular El Cenculo

constituye un elemento de vital importancia para el desarrollo de los jvenes en
la sociedad, con ello obtienen beneficios en el mejoramiento de su calidad de
Introduccin 11
vida. Es por ello que la institucin identifica y cualifica todos los procesos que
contribuyan a la realizacin plena del individuo y a la satisfaccin de las
necesidades e intereses de la comunidad, ya que esto permite brindar
alternativas de solucin a los problemas educativos.
Cons Rodrguez Nstor (Mxico, Julio 2004). En su artculo, La

administracin de la Institucin Educativa, dice:
En la administracin son importantes los procesos de
planificacin, gestin, seguimiento y evaluacin (control),
entendidos como medidores o indicadores para la direccin
escolar, constituyendo uno de los grandes aportes
administrativos, que permiten tener una visin de la
situacin que se desea controlar. Todo el proceso
administrativo tiene un soporte en la organizacin escolar:
los equipos de trabajo, como el conjunto de personas
organizadas formalmente para lograr una comunicacin
efectiva alrededor de la tarea, transmitiendo informacin,
canalizando problemas, proponiendo mejoras y soluciones
que conducen a consolidar la calidad en el servicio.
La administracin de estos equipos de personas depende
de un trabajo interdisciplinario, porque implica conceptos
de psicologa ocupacional y organizacional, de sociologa
organizacional, de ingeniera industrial, de derecho laboral,
de salud ocupacional, de ingeniera de seguridad, de
medicina del trabajo, de ingeniera de sistemas, entre otros
aspectos; sin embargo, no hay leyes o principios
universales para su administracin.
Todo proceso administrativo del personal depende de la
situacin organizacional: del ambiente, de la tecnologa, de
las polticas, de la visin y misin, de la filosofa
administrativa y, sobre todo, de la calidad y cantidad de
personas dispuestas al trabajo educativo. (Pag. 1/3).
http://redescolar.ilce.edu.mx/redescolar/biblioteca/articulos/pdf/refer_internet.pd
f
Introduccin 12
Esto conlleva a que los procesos dentro de los departamentos

administrativos de las instituciones sean realizados en forma efectiva y
estandarizados, por ello se elabora la implementacin de la metodologa de las
9S cuyo enfoque es hacer a las empresas o instituciones eficientes y
productivas a travs de la administracin del recurso humano, obteniendo una
mejor efectividad en el personal, destacando la participacin de los empleados
conjuntamente con la empresa, estos pasos son fundamentales para lograr la
mejora continua. De ah se puede concluir que en la actualidad es de vital
importancia una educacin con calidad y con una slida base de valores se
lograr el progreso y el bienestar.
1.11 Objetivos
1.11.1 Objetivo General
Implementar la metodologa de trabajo 9S en el rea administrativa del

Colegio Particular El Cenculo, que permita al empleado el manejo eficiente de
los recursos e informacin y de esta forma satisfacer con excelencia los
requerimientos solicitados por los usuarios externos e internos.
1.11.2 Objetivos Especficos
- Recabar informacin del departamento administrativo de la institucin.

- Analizar y clasificar la informacin del departamento administrativo.
- Realizar un diagnstico mediante un cuestionario y tcnicas de la
ingeniera industrial.
- Determinar las situaciones problemticas existentes.
- Establecer estrategias y evaluarlas para verificar los resultados obtenidos.
- Motivar al personal para el cambio.
1.12 Marco Terico
La investigacin se ubica en el mbito de la gestin de calidad, y desde

luego, es una parte de un proceso que involucra a la sociedad en su conjunto
Introduccin 13
debido a que es parte importante del crecimiento y desarrollo social, en este caso
la educacin.
El Colegio Particular El Cenculo es parte del sistema educativo

nacional, por lo que se rige en los principios de la Arquidicesis y la Comunidad
Padres Somascos, la Ley de Educacin y Ministerio de Educacin que norma el
desarrollo de cada Institucin Educativa del pas.
La realizacin del presente estudio tiene como base la publicacin del

artculo la Educacin, segn Dewey John (2009), dice:
La educacin es el proceso multidireccional mediante el
cual se transmiten conocimientos, valores, costumbres y
formas de actuar, no slo se produce a travs de la palabra:
est presente en todas nuestras acciones, sentimientos y
actitudes. As, a travs de la educacin, las nuevas
generaciones asimilan y aprenden los conocimientos,
normas de conducta, modos de ser y formas de ver el
mundo de generaciones anteriores, creando adems otros
nuevos. La educacin consiste en un conjunto de prcticas
o actividades ordenadas a travs de las cuales un grupo
social ayuda a sus miembros a asimilar la experiencia
colectiva culturalmente organizada y a preparar su
intervencin a los nios y nias, a los hombres y mujeres a
elevar su calidad de vida. (Pg. 1/1)
http://es.wikipedia.org/wiki/Educacin
Adems Cons Rodrguez Nstor (Mxico, Julio 2004) en su publicacin en

Internet (2012) recalca la importancia de los procesos administrativos en la
educacin, indicando lo siguiente:
Todo proceso administrativo del personal depende de la
situacin organizacional: del ambiente, de la tecnologa, de
las polticas, de la visin y misin, de la filosofa
Introduccin 14
administrativa y, sobre todo, de la calidad y cantidad de

personas dispuestas al trabajo educativo. (Pg. 1/3)
http://www.observatorio.org/colaboraciones/cons3.html
Esta investigacin estar sustentada tambin por la teora de la calidad, la

misma que ser descrita a continuacin:
Tar Juan (1999) en el libro Calidad Total: Fuente de Ventaja Competitiva

describe el trmino de calidad el cual nos menciona lo siguiente:
El trmino calidad se relaciona muchas veces con un
producto o servicio extraordinario o excepcional, sin
embargo, el concepto que nosotros queremos desarrollar
no tiene por qu guardar relacin con lo magnfico, y se
consigue como seala Ishikawa (1994; 18), diseando,
fabricando y vendiendo productos con una calidad
determinada que satisfagan realmente al cliente que los
use. Por tanto, no se refiere nicamente a productos o
servicios de elevadas prestaciones. (Pg. 22/302)
La calidad no es nicamente uno de los requisitos esenciales del producto

sino que en la actualidad es un factor estratgico clave del que dependen mayor
parte de las organizaciones, no solo para mantener su posicin en el mercado
sino incluso para asegurar su supervivencia. Entre las metodologas que se
encuentran en el mbito de la calidad nos encontramos con las 9S.
Para la realizacin del presente estudio tiene como base la publicacin en

internet, Segn Bayardo Flores que pertenece al grupo de
Consultora en competitividad (2013): El sistema japons de las 9S.
Grupo Q (1999) Es una metodologa que busca un ambiente de trabajo
coherente con la filosofa de Calidad Total, destacando la participacin de
los empleados conjuntamente con la empresa. (Pg. 2)
Introduccin 15
A continuacin (Ver Grfico N 3) donde se puede apreciar la clasificacin

de la metodologa de las 9 S.
GRFICO N 3
CLASIFICACIN DE LAS 9S
Fuente: www.corporacionq.com/Documentos/Documentos/9s.pps
Elaborado: Grupo Q: Competitividad Empresarial
De acuerdo a la publicacin en internet de la Universidad Politcnica para

el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (2012), nos indica los beneficios de
las 9s, sealando lo siguiente:
La metodologa de las 9s es un sistema que contiene las
5s y posteriormente se agregaron 4s para una mejor
efectividad en el personal, de esta forma las fases quedan
completas, las 9 s estn evocadas a entender, implantar
y mantener un sistema de orden y limpieza en la empresa,
al aplicarlas tenemos retribuciones como una mejora
continua, unas mejores condiciones de calidad, seguridad
y medio ambiente de toda la empresa. Con la
Introduccin 16
implementacin de las 9 s se pueden obtener los

siguientes resultados:
Una mayor satisfaccin de los clientes y/o
trabajadores.
Menos accidentes.
Menos prdidas de tiempo para buscar herramientas o
papeles.
Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
Disminucin de los desperdicios generados.
Una mayor satisfaccin de nuestros clientes (Pg. 5)
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=beneficios%20de%20las%20nueve%20s&source=we
b&cd=6&cad=rja&ved=0CE4QFjAF&url=http%3A%2F%2Fmedia.wix.com%2Fugd%2Fb7a10a_
5ac0fb319979db910941f32a761e4dbd.pdf%3Fdn%3Dordenylimpiezaentuempresa.pdf&ei=G3Y
mUo5KaeusASiwID4Bw&usg=AFQjCNHSL75LRBO4bpPPIQXeJPj-
Dvxw2Q&bvm=bv.51495398,d.cWc
1.13 Metodologa
Para el alcance de este trabajo de investigacin explicativa descriptiva

se emplear el siguiente esquema:
- Observacin de campo en la Institucin.

- Encuestas y levantamiento de informacin.
- Determinacin del problema.
- Matriz FODA.
- Diagrama de causa- efecto.
- Organizacin y anlisis de soluciones.
- Conclusiones y recomendaciones.
Se aprovecharn las fuentes primarias (encuestas, entrevistas y

cuestionario), el uso de fuentes bibliogrficas (secundario) siendo necesario
porque en los artculos y publicaciones en internet se podra encontrar
informacin referente a la metodologa de las 9s.
CAPTULO II
SITUACIN ACTUAL DE LA INSTITUCIN
2.1 Volumen de produccin de servicios
El Colegio Particular El Cenculo actualmente trabaja en horarios

matutinos (7:00 am hasta 13:00 pm) durante los 200 das laborales, Actualmente
cuenta con 790 estudiantes matriculados y repartidos en los diferentes paralelos
de seccin diversificado, (Ver Cuadro N 3) el cual describe los alumnos
matriculados en el 2013.
CUADRO N 3
VOLUMEN DE ALUMNOS MATRICULADOS EN EL PERODO
(2013)
# DE
CURSOS CICLO ESPECIALIZACIN
ALUMNOS
Octavo "A" 40 Bsico
Octavo "B" 35 Bsico
Octavo "C" 35 Bsico
Octavo "D" 40 Bsico
Noveno "A" 35 Bsico
Noveno "B" 32 Bsico
Noveno "C" 33 Bsico
Noveno "D" 34 Bsico
Dcimo "A" 35 Bsico
Dcimo "B" 30 Bsico
Dcimo "C" 34 Bsico
Dcimo "D" 35 Bsico
Primero Comn "A" 35 Diversificado
Primero Comn "B" 33 Diversificado
Situacin actual de la Institucin 18
Primero Comn "C" 30 Diversificado

Primero Comn "D" 33 Diversificado
Administracin de
Segundo 40 Diversificado
Sistemas
Contab. Y
Segundo 35 Diversificado
Administracin
Instalaciones
Segundo 25 Diversificado Equipos y
maquinarias
Segundo 21 Diversificado Mecnica Industrial
Administracin de
Tercero 40 Diversificado
Sistemas
Contabilidad y
Tercero 35 Diversificado
Administracin
Instalaciones
Tercero 30 Diversificado Equipos y
maquinarias
Tercero 15 Diversificado Mecnica Industrial
Estudiantes Bsico y
TOTAL 790
Diversificado
Fuente: Libro de matrcula del Colegio Particular "El Cenculo"
Elaborado por: Klever Tigua Chancay
GRFICO N 4
VOLUMEN DE ALUMNOS MATRICULADOS EN LA INSTITUCIN
VOLUMEN DE ALUMNOS MATRICULADOS EN LA INSTITUCIN
Tercero Tercero
Tercero
Contabilidad y Instalaciones Tercero Mecnica
Administracin de
Administracin; Equipos y Industrial; 15
Sistemas; 40
35 maquinarias;30 Octavo "A"; 40
Segundo Mecnica Octavo "B"; 35
Industrial; 21
Segundo Octavo "C"; 35
Instalaciones Octavo "D"; 40
Equipos y maquinarias;25
Segundo Noveno "A"; 35
Contabilidad y Administracin; Noveno "B"; 32
35
Noveno "C"; 33
Segundo Administracin de Noveno "D"; 34
Sistemas; 40
Dcimo "A"; 35
Primero
Comn "D";33 Dcimo "B"; 30
Primero Dcimo "C"; 34
Primero
Primero Comn
Comn "B";33 Dcimo "D"; 35
Comn "C";30 "A";35
TOTAL 790 ESTUDIANTES
Fuente: Libro de matrcula del Colegio Particular "El Cenculo"
GRFICO N 5
PORCENTAJE DE LOS ALUMNOS MATRICULADOS EN LA INSTITUCIN
PORCENTAJE DE ESTUDIANTES MATRICULADOS EN LA INSTITUCIN
Tercero
Tercero
Instalaciones Tercero
Tercero Contabilidad y
Equipos y Mecnica
Administracin Administracin;
maquinarias; 4% Industrial; 2%
de Sistemas; 5% 4%
Segundo
Octavo "A"; 5%
Mecnica
Industrial; 3% Octavo "B"; 4%
Segundo Octavo "C"; 4%
Octavo "D"; 5%
Instalaciones
Equipos y Noveno "A"; 4%
maquinarias; 3%
Noveno "B"; 4%
Segundo
Contabilidad y Noveno "C"; 4%
Administracin; Noveno "D"; 4%
4%
Segundo Dcimo "A"; 4%
Administracin Dcimo "B"; 4%
de Sistemas; 5%
Dcimo "C"; 4%
Primero Comn
Dcimo "D"; 4%
"D"; 4%
Primero Comn
Primero Comn Primero
"A"; 4%
"C"; 4% Comn "B"; 4%
TOTAL 100% ESTUDIANTES PERTENECIENTES A LA INSTITUCIN
Fuente: Archivo del Departamento de Secretaria del Colegio Particular "El Cenculo"
2.2 Recursos productivos
Los recursos productivos en El Colegio Particular El Cenculo est

conformado por el recurso humano, que est integrado por el personal docente
que generan conocimiento, ellos son los encargados de impartir los valores y
principios establecidos por el plantel, a lo largo del proceso de aprendizaje
enseanza; el personal administrativo son quienes se encargan de la
documentacin, la cual es indispensable en la Institucin, el recurso material y
equipos, recursos tecnolgicos, recursos financieros; a continuacin se describe
la informacin antes mencionada.
2.2.1 Recurso humano
La Institucin cuenta con personal altamente calificado, el cual es

seleccionado de acuerdo a su experiencia y conocimientos en la docencia para
as cumplir con xito los requerimientos de la Institucin.
Rector.- Es la primera autoridad y el representante oficial del

establecimiento, es la persona que se encarga de cumplir y hacer cumplir las
normas legales, reglamentarias y ms disposiciones impartidas por las
autoridades competentes. Administra el establecimiento y responde por su
funcionamiento, disciplina, dentro y fuera de l.
Consejo Directivo.- Es el que estudia y determina las directrices a seguir

en los diferentes mbitos del colegio, dndose su ejecucin oficial por medio del
Director General.
Junta General de Directivos y Profesores.- Es aquel que conoce el plan

de accin institucional preparado por el Consejo Directivo y sugiere
modificaciones que creen convenientes. Est en sus deberes proponer reformas
al reglamento interno, adems estudia y resuelve los asuntos que fueren
sometidos a consideracin por el Rector.
Vicerrector Acadmico.- Es la segunda autoridad del establecimiento,

asume el rectorado en ausencia del titular, se responsabiliza de la planificacin,
evaluacin y desarrollo acadmico y pedaggico del establecimiento en
coordinacin con el Rector y Vicerrector Tcnico.
Vicerrector Tcnico.- Se responsabiliza de la planificacin, evaluacin y

desarrollo tcnico, adems de la organizacin para el mantenimiento del
establecimiento, as como las adquisiciones para los diferentes talleres.
Inspector General.- Participa en ejecucin del plan institucional, adems

de cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y disposiciones impartidas por
las autoridades.
Secretaria.- Se encarga de mantener la documentacin en orden adems

de los trmites repetitivos de matriculacin y legalizacin de dichos documentos
en la Direccin de Estudio.
Departamento Financiero.- Es el responsable del departamento de

contabilidad, cobro de pensiones, presupuestos, inventario y caja.
Directores de reas.- Planifica anualmente su trabajo, promueve un

permanente proceso de mejoramiento de la educacin y un trabajo educativo
coordinado e integrado, adems coordina las actividades educativas del
profesorado.
Educadores.- Constituyen el ejemplo de integridad, disciplina y trabajo.

Elaboran la planificacin didctica, adems de realizar acciones permanentes
para su mejoramiento profesional.
A continuacin (Ver Cuadro N 4) donde se detalla el personal que labora

en la institucin.
CUADRO N 4
PERSONAL QUE LABORA EN EL COLEGIO PARTICULAR "EL
CENCULO"
DEPARTAMENTO/AREA CANTIDAD
Directivos Padres de Comunidad Somascos 3
Rectorado 1
Vicerrectorado 2
PERSONAL Departamento D.O.B.E 2
ADMINISTRATI Departamento Financiero 2

VO
Departamento de Inspeccin 2
Departamento de Secretara 2
TOTAL 14
rea de Lengua y Literatura 3

rea de Matemticas 5
rea de Ciencias Sociales 2
rea de Ciencias Naturales 3
rea de Ingls 4
PERSONAL rea de Cultura Fsica 2
DOCENTE rea de Administracin de Sistema 3
rea de Contabilidad y Administracin 3
rea de Instalaciones de equipos y mquinas
4
elctricas
rea de Mecanizado y construcciones
3
metlicas
TOTAL 32
Portera 5
PERSONAL DE
Limpieza 2
SERVICIOS
TOTAL 7
CUADRO DE RESUMEN
TOTAL PERSONAL ADMINISTRATIVO 14
TOTAL PERSONAL DOCENTE 32
TOTAL PERSONAL DE SERVICIOS 7
TOTAL PERSONAL CICLO BSICO Y DIVERSIFICADO 53
Fuente: Archivo Dep. Contable y de Secretaria del Coleg. Particular "El Cenculo"
2.2.2 Recursos materiales y equipos

Materiales:
24 pizarrones
790 bancas
24 escritorios; 24 sillas.
Instrumentos de apoyo:
7 Infocus, 2 TV y 2 DVD.
Herramientas de Talleres.
Mquinas Herramientas de Talleres.
Suministros:
Marcadores Acrlicos (varios en ao lectivo), 24 Borradores.
32 Libros de Planificacin Diaria, 24 leccionarios.
Carpetas, Hojas A-4, etc
2.2.3 Recurso tecnolgico
La Institucin cuenta con laboratorios de: computacin, fsica, contabilidad

y administracin, ingls, dibujo tcnico, talleres de instalaciones elctricas y
mecnica industrial, se detallan a continuacin (Ver Anexo N 1, 2 y 3) en el que
se aprecian los laboratorios.
2.2.4 Recursos financieros
Los recursos financieros del Colegio Particular El Cenculo se detallan

a continuacin (Ver Cuadro N 5) que representa los ingresos, egresos y utilidad.
CUADRO N 5
TOTAL INGRESOS, EGRESOS DE LA INSTITUCIN
INGRESOS CANT. MENSUAL ANUAL
$ $
N ALUMNOS KINDER 300
N ALUMNOS BASICO Y
790
DIVER
N ALUMNOS PRIMARIA 610
TOTAL ALUMNOS 1700
MATRCULA (60 % DE LA
21 6.300,00 $ 6.300,00
PENSIN) KINDER
PENSIN KINDER 14 4.200,00 $ 42.000,00
MATRCULA (75% DE LA
PENSIN) PRIMARIO, 17,25 13.627,50 $ 13.627,50
BSICO Y DIVER
PENSIN PRIMARIO,
27,6 21.804,00 $ 218.040,00
BSICO Y DIVER
MATRCULA (75% DE LA
21 12.810,00 $ 12.810,00
PENSIN) PRIMARIA
PENSIN PRIMARIA 14 8.540,00 $ 85.400,00
DERECHOS DE EXAM. 3,5 5.950,00 $ 17.850,00
OTROS INGRESOS 12.427,00 $ 37.281,00
TOTAL INGRESOS $ 385.008,50

EGRESOS
DESCRIPCIN CANT. MENSUAL ANUAL
SUELDO PERSONAL
DIRECTIVO 3 340,75 1022,25 $ 12.267,00
SUELDO PERSONAL
DOCENTE 32 340,75 10904 $ 130.848,00
SUELDO PERSONAL
DE SERVICIO 7 340,75 2385,25 $ 28.623,00
SUELDO PERSONAL
ADMINISTRATIVO 11 340,75 3748,25 $ 44.979,00
13 er SUELDO 53 340,75 $ 18.059,75
FONDO DE RESERVA 53 340,75 $ 18.059,75
APORTES AL IESS 53 31,86 1688,587 $ 20.263,04
14to SUELDO 53 276,58 $ 14.658,74
AGUA 12 350 350 $ 4.200,00
LUZ 12 550 550 $ 6.600,00
ARRIENDO 12 - -
TELFONO 12 250 250 $ 3.000,00
INTERNET 12 380 380 $ 4.560,00
PUBLICIDAD 2 300 300 $ 600,00
OTROS GASTOS
ADMINISTRATIVOS 12 900 900 $ 10.800,00
GASTOS DE MANTEN.
EN INSTITUCIN 12 1500 1500 $ 18.000,00
SERV. ESPECIALES 4 500 500 $ 2.000,00
GUARDIANA 12 292 292 $ 3.504,00
DESCUENTOS BECAS 3.864,00 $ 38.640,00
TOTAL EGRESOS $ 379.662,28
BALANCE
INGRESOS $ 385.008,50
EGRESOS $ 379.662,28
UTILIDAD $ 5.346,22
Fuente: Departamento de Contabilidad Colegio Particular "El Cenculo"
2.3 Valores institucionales
Los valores son elementos integrantes de cada uno de los miembros de

la comunidad educativa que se deben mejorarlos cada da y a cada momento:
Excelencia.- Se constituye en la meta que contribuir a delinear y definir

la mejora institucional en cada una de sus funciones a travs de propuestas y
acciones tendientes a la obtencin de la calidad de los servicios y la
infraestructura institucional.
Participacin.- Todos los miembros de la Institucin tienen el derecho y

el deber de participar en los diversos procesos y de contribuir a su desarrollo y
perfeccionamiento, aportando en la toma de las decisiones fundamentales.
Liderazgo.- Caracterstica principal que permite generar y desarrollar las

capacidades profesionales y sociales en sus estudiantes, as como tambin el
de ser conductor de pensamiento tcnico en lo local y lo regional.
Emprendimiento.- Incentivamos el espritu de las personas en

emprender acciones que generen beneficios sociales, su capacidad de
adaptacin los cambios econmicos y sociales actuales.
Solidaridad.- Valor fundamental que conduce a la Institucin a estrechar

lazos de compromisos y mejora la calidad de vida de la poblacin.
Compromiso.- Con el bienestar de los alumnos a travs de una excelente
calidad de servicio y de productos cada vez mejores.
Modernidad.- Para ofrecer siempre una imagen, fresca, limpia y actual.

Adecuada para una empresa del sector de la imagen y comunicaciones. Una
marca bien aplicada es la base ms slida sobre la que se genera rpida
identificacin y vinculacin con un proyecto de futuro.
Innovacin.- Fomentar la creacin y desarrollo de proyectos que

conduzcan al logro de la visin.
Compromiso Social.- Contribuir al cambio social, poltico y econmico

de la comunidad.
2.3.1 Principios
1. Amor a Dios y Amor al prjimo
2. Servicio a los necesitados
3. Equidad social.
4. Calidad.
5. Integridad.
6. Honradez.
7. Respeto.
8. Perseverancia
9. Responsabilidad
2.4 Procesos de produccin
El proceso de produccin es la enseanza brindada dentro de la

Institucin, en cuanto involucra incremento de conocimiento, cultivo de las
aptitudes intelectuales y estticas, mejora de las actitudes sociales del
educando, dentro de este proceso el producto es el educando pues dentro de un
concepto humanista en l radican y cristalizan los resultados del proceso
educativo.
El Colegio Particular El Cenculo para el proceso aprendizaje -

enseanza, sigue la normativa del RETEC, formando Bachilleres Tcnicos con
un nivel elevado de aceptacin en el sector pblico y privado
Proceso de formacin del estudiante
Un sistema educativo est organizado por instituciones donde ingresan

peridicamente cantidades determinadas de individuos (nios, jvenes), que
luego egresan con diferentes modalidades y niveles de educacin.
Es por ello que dentro del colegio, los docentes de cada asignatura
realizan una planificacin anual y de unidades las cuales son programadas para
todo el ao lectivo, las planificaciones estn basadas en destrezas con criterio
de desempeo y competencias laborales con el saber hacer, partiendo desde la
prctica y concluyendo con el concepto basado en lo realizado.
Observacin: Este proceso no lo realizan con una secuencia en donde

deberan reunirse los directores de cada rea y revisar los contenidos dados del
ao anterior y de all partir con la programacin.
Seguimiento de los procesos educativos
El seguimiento se lo realiza mediante la revisin de lo planificado con

relacin a los cuadernos de cada asignatura. Adems se realiza una encuesta a
los estudiantes y representantes legales sobre el desenvolvimiento de los
diferentes docentes en sus horas clases y en reuniones generales
respectivamente.
Observacin: No se realiza un seguimiento de clase dirigida para as

poder monitorear el proceso pedaggico
En el ao lectivo se realiza en una fecha determinada las expoferias donde

los alumnos muestran los conocimientos adquiridos durante el ao lectivo a los
padres de familias. Adems cada estudiante debe realizar sus pasantas en
empresas en las cuales pueden visualizar la aplicacin de los conocimientos
adquiridos en el ao lectivo, dichas empresas deben ser netamente de su
especializacin, donde los tutores (profesores designados de cada rea)
monitorean la asistencia de ellos y evalan su participacin en el mes de prctica
realizando una encuesta al supervisor inmediato del estudiante, luego esta
evaluacin es reportada inmediatamente al departamento del D.O.B.E. quienes
se encargan de registrar los datos.
Las actividades desarrolladas dentro de los aos de estudio se consideran

tambin como seguimiento del proceso educativo.
2.5 Procesos e indicadores de Calidad
Los procesos e indicadores de calidad en la institucin es la forma de

evaluacin para los estudiantes, esto se genera desde su inicio a la formacin
acadmica dentro de la Institucin, a continuacin se detalla las actividades:
Admisin:
- Se establecen pruebas de rigor para aspirantes a 8vo y 4to.
Matriculacin:
- Presentarse a D.O.B.E. y tener los documentos en regla.
Planificacin Curricular:
- Personal Docente calificado para la realizacin de los planes.
- Ingresa satisfactoriamente a universidades.
Comisin de Evaluacin:
- Plantea estrategias pedaggicas formativas
- Monitorea los procesos de gestin educativa.
Actividades Extracurriculares:
- Capacitaciones para la comunidad en general.
Evaluaciones y pruebas:
- Diseo de pruebas en forma didctica.
En el desarrollo del proceso aprendizaje - enseanza se ejecuta la

aplicacin del (60 40). La forma de evaluacin se basa en el desempeo del
estudiante dentro del aula de clase, y conduce a realizar cambios en las
concepciones y prcticas evaluativas tradicionales, esto consiste en pasar de
evaluar contenidos a evaluar competencias. Como gua se usan las directrices
establecidas en los indicadores de evaluacin.
Para el correcto desarrollo de esta metodologa, se utiliza un formato de

actas de calificaciones que se encuentra acorde con las necesidades y aplicacin
de competencias. Este formato es aplicado en la institucin, los docentes utilizan
un formato adicional, donde se ubican las diversas evaluaciones que se realizan
a los estudiantes, para observar lo anteriormente descrito (Ver Anexo N 4, N
5 y N 6).
Adems se presenta un esquema de control dentro del proceso

aprendizaje enseanza (Ver Anexo N 7), que detalla la informacin antes
mencionada.
CAPTULO III
ANLISIS INTERNO DE LA INSTITUCIN
3.1 Cadena de valor del Colegio Particular El Cenculo
La cadena de valor es una herramienta bsica que permite examinar el

desarrollo de las actividades de una organizacin empresarial y cmo
interactan entre s, generando valor al cliente final.
Por este motivo se aplicar la cadena de valor al Colegio El Cenculo y

mediante esta forma llegar a conocer la ventaja competitiva del servicio
educativo ya que ella comprende desde el proveedor (Docente y no docente)
hasta el cliente (Padres y alumnos).
De acuerdo con Laudon, Kenneth C. de Sistemas de informacin gerencial

(2012) en un artculo sobre cadena de valor, de Michael E. Porter autor del libro
Competitive Advantage (1985) menciona lo siguiente:
La cadena de valor es un modelo terico que permite
describir en una forma de anlisis la actividad empresarial
mediante la cual descomponemos una empresa en sus
partes constitutivas, buscando identificar fuentes de
ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de
valor de valor agregado y por los mrgenes que estas
aportan.
La principal ventaja competitiva de una empresa, en
cualquier sector, resulta de los valores que sea capaz de
crear para satisfacer a sus compradores.
La ventaja competitiva se logra cuando la empresa
desarrolla e integra las actividades de su cadena de
Anlisis interno de la Institucin 30
valor de forma menos costosa y mejor diferenciada con

relacin a la competencia.
http://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor
3.1.1 Actividades de la cadena de valor
Dentro de la cadena de valor genrica se encuentra el anlisis de la

estructura de la empresa, la administracin de los recursos humanos, la compra
de bienes y servicios, el desarrollo tecnolgico y su abastecimiento que
constituye las actividades de apoyo o denominadas actividades secundarias (Ver
Diagrama N 1) en el que se aprecia la cadena de valor.
DIAGRAMA N 1
CADENA DE VALOR GENRICA
Fuente: Libro Competitive Advantage (Michael E. Porter) Pag. 55

As mismo dentro de ella visualizamos las actividades bsicas o primarias

consisten en aprovisionamiento de materiales, creacin fsica del producto,
logstica, comercializacin del mismo y el servicio postventa, que a su vez
pueden diferenciarse en sub-actividades.
Descripcin de las actividades primarias:
Logstica Interna: Comprende las actividades asociadas con recepcin,

almacenamiento y distribucin de la materia prima.
Operaciones: Son actividades asociadas con la transformacin de

insumos en la forma final del producto.
Logstica Externa: Actividades relacionadas con el almacenamiento del

producto terminado y distribucin fsica del producto al consumidor.
Marketing y Ventas: Actividades asociadas con proporcionar un medio

por el cual el consumidor pueda comprar el producto e inducirlos a
hacerlo, como publicidad, promocin, etc
Servicios: Actividades asociadas con la prestacin de servicio destinadas

a realzar o mantener el valor del producto, mediante la aplicacin de
garantas.
Descripcin de las actividades de apoyo:
Infraestructura de la empresa: Actividades que prestan apoyo a toda la

empresa, como la contabilidad, finanzas y planificacin.
Administracin de recursos humanos: Bsqueda, contratacin y

motivacin del personal.
Desarrollo tecnolgico: Obtencin, mejora y gestin de la tecnologa.
Abastecimiento: Proceso de compra de materiales.
Descripcin de Margen
Es la diferencia proporcionada entre el valor total y los costos totales de

la empresa para impulsar y desarrollar las actividades generadoras del valor.
Seguidamente se elaborar la cadena de valor de la prestacin de

servicio educativo del Colegio El Cenculo (Ver Diagrama N 2).
DIAGRAMA N 2
CADENA DE VALOR DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Fuente: Colegio El Cenculo

3.2 Desarrollo de actividades primarias
3.2.1 Logstica interna
Son las actividades de recepcin de suministros de oficina, equipo o

inmueble adquirido, el cual se revisa que cumpla las especificaciones solicitadas,
para luego ser entregado al rea que lo necesite siendo inventariado y
almacenado (Ver Diagrama N 3) en el cual se observan las actividades de
logstica interna.
DIAGRAMA N 3
CADENA DE VALOR DE ADQUISICIONES

1.- Departamento de Vicerrectorado Tcnico: Se realiza la recepcin

del equipo o inmueble, despus se procede a verificar junto con el encargado del
rea correspondiente que cumpla con las caractersticas especficas, si es un
equipo se procede a probar su funcionamiento. Luego se registra en el inventario
con su nombre, caractersticas, marca para despus almacenarlo o ser ubicado
en la seccin del rea que lo solicito.
Observacin: Dentro de esta actividad se encuentra que no es realizada

correctamente, debido a que no se lleva un orden especfico al entregar los
suministros a los departamentos, tambin en el equipo o inmueble no se realiza
un mantenimiento adecuado a los equipos. Tambin se debe mencionar que en
la institucin tiene la infraestructura adecuada para la recepcin de materiales y
equipos necesarios.
2.- Departamento de Secretara: Las actividades del departamento son

la recepcin de documentos para las matrculas, notas mensuales, trimestrales,
etc y a la vez emite documentos a los estudiantes o representantes tales como
actas de grado, certificados, etc...
Observacin: El manejo de documentos en esta rea no se lo realiza en

forma organizada, debido a que no cuenta con un manual de procedimientos
para la recepcin y entrega de documentos, adems la falta de espacio en esta
oficina es notoria, tambin surge problemas por el equipo informtico usado en
esta seccin debido a que es de poca capacidad y el sistema de notas se vuelve
lento y muchas veces se crean errores. El personal en este departamento
colabora y realiza sugerencias pero no se establecen al 100%, creando
inconformidad.
3.- En Departamento Financiero: Aqu se recibe comprobantes de pago

de matrculas y pensiones, a la vez se venden los derechos de exmenes, etc...
Observacin: El equipo informtico usado por la colectora es de poca

capacidad lo cual hace que el sistema que utiliza sea lento y muchas veces tarda
en registrar los datos, por lo que este procedimiento debe ser ms gil, para
ahorrar tiempo, ser ms productivo y a la vez darle satisfaccin al cliente, ya que

no se cuenta con una sala de espera. Se debe mencionar que existe inters de
los miembros por mejorar el proceso.
4.- Departamento de Vicerrectorado Acadmico: Es el encargado de

gestionar la entrega de los libros de planificacin diaria y leccionarios, realizando
seguimiento de las actividades de cada docente.
Observacin: La actividad no es realizada correctamente, debido a que

no hay fechas especficas de revisin y seguimiento, adems se programan
actividades y sin previa notificacin es cambiado el cronograma, existiendo la
falta de comunicacin entre departamentos y docentes.
3.2.2 Formacin integral del estudiante.
En la cadena de valor la actividad es llamada Operaciones, pero en el

plano de la Institucin es el proceso de formacin del estudiante en el cual se
consideran las actividades que inciden directamente en el proceso de
matriculacin, (Ver Diagrama N 4).
DIAGRAMA N 4
CADENA DE VALOR DE LA FORMACIN INTEGRAL DEL ESTUDIANTE

1.- Proceso de Matriculacin: Dentro de este proceso la Institucin

requiere ciertos requisitos los cuales la mayora de veces son socializados al
finalizar el ao lectivo, pero aun as los representantes no entregan la
documentacin completa.
Recepcin de documentos: El departamento de secretara es el que

recibe los documentos, y esto es almacenado de forma incorrecta, dando lugar
a reduccin de espacios dentro del rea de trabajo.
Observacin: Los documentos no llevan un orden especfico creando

incertidumbre al buscar algn documento y a la vez reduce su espacio de trabajo.
Emisin de matrculas: Al realizar el proceso de inscripcin, el

departamento de secretara tiene problemas registrando datos, por motivos de
que el equipo de cmputo no tiene las capacidades adecuadas de
almacenamiento, adems no se realiza el seguimiento adecuado por el personal
encargado.
Observacin: El proceso de matriculacin no sigue un orden especfico

y el equipo de cmputo tiene limitada capacidad de almacenamiento provocando
inconformidad a los representantes por la demora en la atencin.
2.- Proceso de Formacin del estudiante: En la Institucin los docentes

se encargan de realizar su planificacin anual y de unidades del ao lectivo,
documentos necesarios para la presentacin ante los distritos quienes evalan
el desempeo de todo el colegio.
Observacin: En el proceso de formacin el seguimiento es bueno, pero

falta compromiso por parte del personal, los factores dentro de este proceso
tambin suelen ser por atrasos en la entrega de los formatos en que se trabajan.
Estos procesos en la Institucin son los que agregan valor al servicio
educativo, pero tambin se necesitan de las actividades de apoyo como son los
recursos humanos, para ser realizados correctamente.
3.2.3 Gestin de informacin y comunicacin
Dentro de esta actividad se realizan los seguimientos del proceso

educativo en el aspecto de coordinacin de prcticas empresariales, expoferias,
etc donde se fortalece el desarrollo de las habilidades y conocimientos
adquiridos en el ao lectivo. (Ver Diagrama N 5) en el cual se detalla las sub-
actividades del eslabn que es de considerable valor.
DIAGRAMA N 5
CADENA DE VALOR DE GESTIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

1.- Seguimiento del proceso educativo: Esta actividad se la realiza

revisando cuadernos de las asignaturas junto con la planificacin realizada por
el docente. Adems se desarrolla una encuesta a los estudiantes y
representantes legales sobre los docentes.
Observacin: En el proceso educativo la mayora de veces no se cumple

con las actividades de seguimiento.
2.- Expoferias: Esta actividad se realiza en fechas determinadas, en la

cual los estudiantes demuestran sus conocimientos adquiridos mediante la
realizacin de proyectos.
Observacin: Las expoferias son planteadas en el (POA) pero existe falta

de comunicacin de parte de las autoridades al personal, quienes modifican las
fechas sin previo aviso, Esto hace que en la institucin no tenga una buena
publicidad.
3.- Prcticas empresariales: Actualmente se realizan las prcticas

empresariales en 2do y 3ero bachillerato, siendo un requisito por parte del
Ministerio de Educacin, es la gran apuesta de la educacin tcnica.
Observacin: El seguimiento de esta actividad se desarrolla

normalmente pero no se comunican las fechas de visitas con anticipacin o
existe falta de documentacin.
3.2.4 Publicidad y promocin
La Institucin realiza poca publicidad, pero como se encuentra ubicado en

un sector muy productivo de Pascuales, debido a que existen empresas
aledaas, esto hace que el colegio sea muy bien visto por la comunidad ya que
oferta especializaciones tcnicas. (Ver Diagrama N 6).
DIAGRAMA N 6
CADENA DE VALOR DE PUBLICIDAD Y PROMOCIN

1.- Publicidad de la Institucin: La Institucin inicia su publicidad

invitando a las distintas escuelas y colegios, en fechas de expoferias para que
observen los proyectos realizados por las especializaciones que oferta el plantel.
Observacin: En las expoferias las autoridades invitan algunas

instituciones pero muchas veces no acuden al evento. Dando lugar a no tener
afluencia y a la vez no se dan a conocer las especializaciones.
2.- Atencin e informacin al cliente: Actualmente la atencin a los

representantes se desarrolla en sus respectivos horarios, estableciendo una
atencin personalizada.
Observacin: En la Institucin no se sita ayudas visuales que contengan

los horarios de atencin, encontrndose as a padres en diferentes horas,
originando as la falta de organizacin.
3.2.5 Actividades para mejorar la calidad del servicio
La Institucin cuenta con un recurso humano calificado, el cual tiene un

alto grado colaborador en la mejora y optimizacin del servicio educativo (Ver
Diagrama N 7).
DIAGRAMA N 7
CADENA DE VALOR PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO

1.- Seminarios para los docentes: Los seminarios dentro de la

Institucin son pocos, estos son realizados en los perodos de vacaciones.
Observacin: Son escasas veces que se brindan seminarios a los

docentes, no se han proporcionado cursos de relaciones humanas, atencin al
cliente.
2.- Escuela para Padres: Esta actividad se la realiza con normalidad,

actuando como responsable el departamento del D.O.B.E, su objetivo es que los
padres tomen conciencia de la importancia que ellos tienen en el proceso
educativo.
Observacin: La actividad se realiza adecuadamente, pero muchos

padres no asisten a este evento creando insatisfaccin.
3.- Convivencias y retiros: Aqu es donde se forja el carcter y los

valores de los estudiantes, los encargados directos de esta actividad son el rea
de religin, el departamento de D.O.B.E.
Observacin: La actividad se realiza normalmente, cabe recalcar que los

miembros se sienten identificados con la filosofa de la institucin.
4.- Seguimientos a los nuevos bachilleres tanto en la universidad

como en el mbito profesional: en la actualidad la Institucin cuenta con una
base de datos de los bachilleres egresados con los cuales se realizan reuniones
en la que se dan sugerencias para seguir mejorando como Institucin.
Observacin: Este proceso no se realiza adecuadamente, los

documentos no se actualizan y existen pocas reuniones en las cuales no se
planifica lo que se realizar.
5.- Cursos de capacitacin: Se realizan cursos de capacitacin en varios

temas, teniendo como objetivo capacitar a la comunidad en general pero hasta
el momento solo se han manejado los cursos para los estudiantes.
Observacin: Las capacitaciones no se promocionan adecuadamente,

existe poca publicidad.
3.3 Desarrollo de actividades de apoyo.
3.3.1 Infraestructura de la Institucin.
La infraestructura consiste en actividades como: administracin general,

planeacin, finanzas, etc y apoya a todas las actividades de la cadena de
valor. Esta es conformada por directivos de la Institucin quienes tienen un alto
nivel de conocimiento y experiencias, con ttulos profesionales que los respaldan
ante el Ministerio de Educacin, son quienes cumplen con un sin nmero de
actividades que se tiene que monitorear para ver sus resultados. (Ver Diagrama
N 8).
DIAGRAMA N 8
CADENA DE VALOR DE INFRAESTRUCTURA DEL COLEGIO

1.- Elaboracin de comisiones en la institucin: Se elaboran las

comisiones en una reunin general, luego se sugieren los nombres de los
docentes que pueden pertenecer a la comisin considerando su perfil y
experiencia, inmediatamente se obtiene un listado para designar a los que

conformarn parte de las distintas comisiones para el ao lectivo.
Observacin: Los equipos de trabajo que conforman las comisiones no

realizan adecuadamente la labor.
2.- Realizar el seguimiento de Comisiones: Se realiza un seguimiento

de las actividades de cada comisin, revisando su registro de reuniones y
posteriormente deben realizar un informe final.
Observacin: Las comisiones trabajan un 50% debido a que no

concuerdan las horas establecidas de las reuniones en los horarios de los
distintos docentes, por falta de coordinacin en dichos horarios que son
elaborados por las autoridades del plantel.
3.3.2 Administracin de los recursos humanos.
La Institucin no cuenta con un departamento de recursos humanos,

debido a esto el departamento de psicologa, rectorado, vicerrectorado
acadmico y tcnico se encargan de la seleccin del personal docente,
administrativo y de servicio (Ver Diagrama N 9).
DIAGRAMA N 9
CADENA DE VALOR DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

1.- Seleccin del personal: Para el proceso de contratacin de personal

se emplea la entrevista personal con el vicerrector tcnico y director de rea,
donde analiza el curriculum vitae de la persona a ser contratada, de ser aceptado
se establecen pruebas demostrativas, posteriormente entrevistas con las
autoridades, luego los acuerdos laborales y econmicos (Ver Anexo N 8) donde
se muestra el proceso de contratacin de personal docente.
Observacin: dentro de la Institucin el personal ejerce varias funciones

esto hace que exista incumplimiento en las mismas.
3.3.3 Desarrollo tecnolgico.
La Institucin posee equipos informticos dentro de los departamentos

administrativos y los laboratorios, servicio de internet, talleres de instalaciones
elctricas y mecnica industrial, fsica, dibujo tcnico, etc (Ver Diagrama N
10).
DIAGRAMA N 10
CADENA DE VALOR DE DESARROLLO TECNOLGICO

1.- Laboratorios y departamentos administrativos: En la institucin

dentro de los laboratorios y departamentos administrativos se cuenta con
equipos de cmputo, pero estos no son los necesarios para el trabajo a realizar
Observacin: Actualmente no se realiza un mantenimiento adecuado,

adems los equipos de computacin no tienen capacidad suficiente limitando los
trabajos que se podran realizar en departamento administrativo y laboratorios,
tambin existen fallas por la falta de actualizacin en conocimiento informtico.
3.3.4 Adquisiciones
La compra de mobiliarios, equipos, mquinas herramientas para la

Institucin, se lo realiza emitiendo un informe con las respectivas cotizaciones
de las necesidades de las reas o departamentos administrativos y el uso que
les darn o proyectos que deseen realizar, las cuales son analizadas por el
departamento de vicerrectorado tcnico, Director General, el departamento
financiero, y consecutivamente realizar la adquisicin. (Ver Diagrama N 11).
DIAGRAMA N 11
CADENA DE VALOR DE ADQUISICIN

3.4 Conclusin del anlisis interno
Mediante la aplicacin de la cadena de valor se obtuvo el siguiente anlisis

de las capacidades internas de la institucin, las cuales se describen a
continuacin:
En Productos utilizados en los procesos
El producto utilizado (Hojas A-4) se emplea durante el proceso educativo

de forma rpida, por ejemplo en entrega de libretas muchas veces se encuentran
errores de impresiones por notas lo cual provoca que haya escasez, y debido a
ello surjan contratiempos al momento de entregar los documentos.
En recursos tecnolgicos
Los equipos informticos del rea administrativa y laboratorios funcionan

a un 40% debido a que poseen poca capacidad para la informacin procesada
en el ao lectivo o los trabajos que se requieren muchas veces hace que se
paralice el sistema. Adems no se cuenta con seguridad informtica (antivirus
original) por lo que muchas veces se infecta la mquina y se debe reiniciar el
sistema provocando demora cuando los profesores asientan las notas
respectivas.
La mayora de veces tambin surgen problemas por la falta de

capacitacin dentro de las reas administrativas y personal docente, ya que no
conocen el manejo correcto de estos equipos.
En distribucin de planta
Espacios reducidos en departamentos administrativos, el personal se

siente incmodo porque con ellos reposan documentos de suma importancia
para la institucin, y los usuarios (representantes legales) no tienen una sala de
espera creando incomodidad y desorden en la ventanilla de secretara.
En recursos humanos
Falta de personal en el departamento de secretara, las cuales no se

abastecen con la labor diaria, debido a que esta seccin es la que est en
constante movimiento por motivos que receptan y entregan documentos.
La mayora de veces el personal de la institucin ejerce varias funciones

provocando el incumplimiento de sus actividades, esto conlleva a que exista la
falta de compromiso del personal y de los directivos.
Adems existe falta de comunicacin dentro de los departamentos

administrativos con el personal docente.
En procesos de produccin
Durante el proceso educativo, en fechas de matriculacin, entregas de

notas, entrega de certificados producen desrdenes debido a que no existe un
proceso definido, esto conlleva a prdida de tiempo y el personal tiende a la
desorganizacin. La distribucin de archivos en su departamento se realiza en
forma incorrecta lo cual hace que existan contratiempos en la revisin de
archivos.
En productos terminados
Los problemas encontrados en el producto terminado son:

- Demora en entrega de documentos.
- Errores en impresiones
- Demora en atencin a representantes.
CAPTULO IV
ANLISIS DEL ENTORNO
4.1 Fuerzas Competitivas de Porter
En el presente estudio recurriremos al anlisis de las Cinco fuerzas

competitivas de Porter, con lo cual se visualizar las oportunidades y amenazas
de cada uno de los segmentos del entorno de la institucin, y consecutivamente
se desarrollar el anlisis F.O.D.A.
La realizacin de este captulo se basar en el libro Competitive

Advantage donde Porter (1987) resalta lo siguiente:
La fortaleza de las fuerzas competitivas en una industria determina el

nivel de la inversin e impulsa el rendimiento al nivel del libre mercado y, por
tanto, la capacidad de las empresas para sostener rendimientos por encima del
promedio. (Pg.60).
Es decir que la situacin de competencia en una industria depende de

cinco fuerzas bsicas las cuales son:
Poder de negociacin del comprador.

Poder de negociacin del proveedor.
Servicios sustitutos.
Competidores potenciales.
Rivalidad entre empresas actuales.
Estas fuerzas sern analizadas y descritas a continuacin conforme la

situacin del entorno del Colegio Particular El Cenculo
Anlisis del entorno 47
4.1.1 Poder de negociacin del comprador.
En este punto se da a conocer el grado de influencia del cliente

(estudiantes y representantes) quienes en la Institucin tienen poder de
negociacin por motivos de que se establece el costo de matriculacin y la
mensualidad, pero ellos deciden, si aceptan los inscriben, sino buscarn otro
establecimiento educativo. Adems la gratuidad en los colegios fiscales
provocara ausentismo a los colegios tcnicos.
Observacin: existe un grado de amenaza, pero dependen del cliente.
4.1.2 Poder de negociacin del proveedor
Los proveedores ejercen poder de negociacin sobre una empresa,

debido a que pueden aumentar los precios o disminuir la calidad de bienes o
servicios, pero esta Institucin no tiene proveedores exigentes, debido a que
antes de la compra de equipos o mobiliarios se realizan proformas en diferentes
empresas que suministren lo que se desea adquirir.
Observacin: No hay amenazas de negociacin del proveedor.
4.1.3 Servicios Sustitutos
En el entorno se establece una amenaza totalmente mnima, teniendo

como competidor el Colegio Particular Hroes de mi Tierra que oferta las
especializaciones tcnicas, pero funciona en horario vespertino.
Se debe mencionar que los representantes optaran por una institucin

donde se d un buen servicio al cliente, ya que en la institucin no se ha realizado
capacitacin alguna en este tema y la mayora de veces no hay un trato
adecuado dentro de los departamentos administrativos. Cabe recalcar que se
encuentran amenazas en los colegios cercanos por el ciclo bsico.
Alrededor de la zona se encuentran colegios cercanos, pero ofertan las

especializaciones de ciencias sociales (Ver Cuadro N 6) donde se enlistan los

colegios.
CUADRO N 6
COLEGIOS QUE COMPITEN EN EL SECTOR
COLEGIOS HORARIO BACHILLERATO ALUMNOS
Hroes de mi Tierra Vespertino Tcnico 300
Voluntad Dei Matutino Ciencias Sociales 200
Carlos Julio Arosemena Matutino Ciencias Sociales 1500
Emilio Uscategui Vespertino Ciencias Sociales 800
San Juan Bautista Matutino Ciencias Sociales 300
Generacin 2000 Matutino Ciencias Sociales 200
Fuente: Investigacin Directa en los establecimientos descritos
Observacin: Existen amenazas mnimas.
4.1.4 Competidores Potenciales
En este tema se describir a los competidores que estn entrando o

entrarn a formar parte del mercado, es decir el servicio educativo, mbito en el
cual la institucin actualmente se desempea, cabe sealar que en la zona
donde se encuentra ubicado existen pocas posibilidades de un nuevo competidor
por motivos de que el establecer un colegio con bachillerato tcnico y mantenerlo
es demasiado costoso.
Observacin: No hay amenazas de competidores potenciales.
4.1.5 Rivalidad entre empresas actuales
El Colegio Particular El Cenculo ubicado en Pascuales es reconocido

en el medio y actualmente tiene rivalidad con el colegio Hroes de mi tierra
que oferta prcticamente las mismas especializaciones, pero en seccin
vespertina.
Las otras instituciones solo son rival en el ciclo bsico.

Observacin: Existe rivalidad con el colegio Hroes de mi Tierra pero

ofertan diferentes especialidades.
A continuacin se detalla las fuerzas que impulsan la competencia

industrial, en el grfico realizado se describe el anlisis de la institucin
mostrndonos sus oportunidades y amenazas (Ver Grfico N 6).
GRFICO N 6
ANLISIS EXTERNO DE LA INSTITUCIN
Fuente: Libro Competitive Advantage

4.2 Anlisis F.O. D.A.
El anlisis FODA es una herramienta estratgica administrativa que al

aplicarla en la Institucin servir para el control del trabajo institucional y la
retroalimentacin, siendo un requisito esencial en la toma de decisiones, su
resultado generar estrategias de mejoramiento de la calidad y crear una
mentalidad en equipo.
Se ha analizado la realidad educativa empleando la matriz FODA (Ver

Cuadro N 7), el cual es un instrumento que nos permite formular y definir
nuestra visin, que nos permitir cumplir exitosamente la misin. Adems (Ver
Cuadro N 8) donde se presenta el anlisis F.O.D.A.
CUADRO N 7
MATRIZ FODA
FACTORES INTERNOS
Fortalezas Interno Positivo Aumentar
Debilidades Interno Negativo Corregirlos o Eliminarlos
FACTORES EXTERNOS
Oportunidades Externo Positivo Aprovecharlos
Amenazas Externo Negativo Neutralizar o Superarlos
Fuente: Unidad Educativa Padres Somascos El Cenculo
CUADRO N 8
ANLISIS F.O.D.A.
FORTALEZAS DEBILIDADES
Los miembros se sienten identificados
A Se ejercen varias funciones laborales.

Inters de los miembros por mejorar
Falta de compromiso del personal y
Equipos de computacin antiguos.

N
A
Existe escasez en los productos
No existen procesos definidos y

con la filosofa de la institucin.
ANLISIS
L
usados por los departamentos
IS
IS
formalmente establecidos
INTERNO
Excelente Infraestructura
Disponibilidad al cambio
Falta de Comunicacin.
IN
TE
R
ANLISIS N
administrativos
los directivos.
O
EXTERNO
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS F/O ESTRATEGIAS D/O
Pocos Colegios Tcnicos con nuestras caractersticas en
Lograr del personal
la zona. Formar equipos de trabajo para
mayor compromiso con la
sociabilizar y concientizar las
Institucin decide como, donde adquirir sus recursos. institucin.
mejoras en los procesos.
Pocasposibilidades de un nuevo competidor Mejorar el espacio fsico
de los departamentos
Realizar un manual de funciones.
Imagen reconocida en el medio. administrativos.
AMENAZAS ESTRATEGIAS F/A ESTRATEGIAS D/A

Insatisfaccin del representante por la atencin brindada Disear un espacio de
en los departamentos administrativos. Establecer mejoras de servicio.
recepcin para los
Colegios tcnicos en horarios vespertinos representantes Aplicar convenios de pagos en
mensualidades.
Falta de capacitacin en servicio al cliente. Capacitar al personal y
realizar documento,
Gratuidad en colegios fiscales
donde se detallen los Aplicar tcnicas para archivar
Costos excesivos en mensualidades. processo correctos. segn la metodologa de las 9S

4.3 Diagrama de Causa y Efecto
En el presente estudio se aplicar el diagrama de Ishikawa el cual nos

orientar a las acciones correctoras para una mejora continua en la institucin,
a continuacin podremos observar la forma grfica que est representada por
una espina central con varios ramajes, en el lado derecho muestra un cuadro
presentando el problema (efecto), y en las diversas espinas se describen los
factores analizados (causas).
En la parte inferior se detallan las causas que ocasionan problemas en el

rea administrativa del Colegio Particular El Cenculo, (Ver Grfico N 7).
GRFICO N 7
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
INFRAESTRUCTURA INSTITUCIN
Equipos No se proporcionan
de los recursos
Espacios cmputos necesarios Falta de
reducidos Socializacin del
en rea Carencia de Manual de
Administrativa Sistema actual Organizacin Procedimientos
provoca
Limitada y polticas
molestias
Ambiente comunicacin
de trabajo Interna
no ergonmico entre el personal
Organizacin deficiente en los
departamentos administrativos
del Colegio El Cenculo
Carece de
Lentitud
organizacin y Baja Insuficientes
en recepcin
Control motivacin recursos
de
en documentos financieros
comprobantes al personal
Distribucin de pago No hay Limitada capacitacin
de la oficina Sistema no departamento del personal
adecuado de Recursos
para registro Humanos Abandono de la
de pagos institucin
ATENCIN INGENIERIA CONOCIMIENTO

AL CLIENTE DOCENTE
CAPTULO V
DIAGNSTICO
Dentro del desarrollo de las actividades administrativas existen problemas

que originan una deficiencia del servicio que se brinda en la institucin, los cuales
se identificarn para as lograr determinar y solucionar las causas de los
problemas.
5.1 Identificacin de los principales problemas sus causas, efectos y

descripcin.
Los problemas que afectan a los departamentos administrativos del

Colegio Particular El Cenculo, se resumen en los siguientes puntos:
Problema N 1:
- rea : Infraestructura
- Departamento : Secretara, Financiero, D.O.B.E, Rectorado.
- Causa : Organizacin deficiente en la Institucin.
- Efecto : Descoordinacin y retrasos en diferentes procesos.
Descripcin del problema: La institucin carece de comunicacin

interna y a la vez falta la implementacin de polticas, esto conllevan a los
retrasos o cambios de fechas en actividades planteadas en el Plan Operativo
Anual (POA) sin un comunicado, desestabilizando la imagen institucional.
Problema N 2
- Departamento : Secretara, Financiero, D.O.B.E, Rectorado.
- Causa : Ambiente de trabajo no ergonmico en los
departamentos administrativos.
Diagnstico 53
- Efecto : Espacios reducidos dentro de cada rea y ubicacin de

archivos en forma desorganizada, creando tiempos improductivos.
Descripcin de problema: El insuficiente espacio que existe en los

departamentos administrativos hace que los procesos se tornen desorganizados
y a la vez en una rea de trabajo no ergonmica (Ver Grfico N 8).
GRFICO N 8
DEPARTAMENTO DE SECRETARA (ESPACIO REDUCIDO)

A continuacin se detallan procesos en el departamento de secretara en

el cual se observa el tiempo en que se demora al realizar determinado proceso.
(Ver Cuadro N 9 y 10)
Diagnstico 54
CUADRO N 9
PROCESO DE IMPRESIN DE BOLETINES EN SECRETARA
PROCESO DE IMPRESIN DE BOLETINES EN SECRETARA
HORAS - TIEMPO (min)
N0 PROCEDIMIENTOS HOMBRES (min) 0 25 50 75 MEJORAMIENTO
ANTES DESPUS
Secretaria enciende su
1 10 3
mquina de trabajo
2 Ingresa su clave. 3 1
Carga el sistema de
3 15 5 Aplicando la metodologa
notas
de las 9s.
Digita los datos en la
se cambiar las mquinas
4 computadora (curso, 2 1
y se adquerir un sistema
especializacin)
de notas, ayudando al
5 Actualiza el sistema. 5 1 registro de las mismas.
Secretaria espera a
6 que carguen las notas 10 2
del o los estudiantes.
Secretaria arregla
7 formato para el 5 1
boletin.
Verifica que las notas
8 y apellidos esten 5 1
correctamente
Se deber capacitar al
Se imprime el boletin
9 40 10 personal en el nuevo
y sabana de notas.
sistema de notas a utilizar.
Se entregan boletines
10 5 1
a dirigentes.
TOTAL 100 26 Antes del mejoramiento
Observacin: el proceso de impresin de
Despus del mejoramiento
boletines es para un curso, adems el
encendido de la mquina solo se realiza la
primera vez.
Fuente: Departamento de Secretara
Diagnstico 55
CUADRO N 10
PROCESO DE BSQUEDA DE NOTAS EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARA
PROCESO DE BUSQUEDA DE NOTAS EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA
N0 PROCEDIMIENTOS HOMBRES (min) 0 25 50 75 OBSERVACION
ANTES DESPUES
Digita los datos en la computadora
1 1 0.5
(curso, especializacin)
2 Actualiza el sistema. 3 1
Secretaria espera a que carguen

3 2 1 La bsqueda de notas es
las notas del estudiantes.
para un determinado
Secretaria arregla formato para el estudiante.
4 3 0
boletn.
Verifica que las notas y apellidos

5 1 0,5
estn correctamente impresos.
6 Se imprime el boletn 2 0,5

MEJORAMIENTO: Al aplicar la metodologa "9S" el
entorno de trabajo mejorar y reducir tiempos de Despus del mejoramiento
bsquedas.
Fuente: Departamento de Secretaria

Problema N 3
- Departamento : Secretara y Financiero
- Causa : Equipos de cmputos sin capacidad de almacenamiento.
- Efecto : Espera de docentes en secretara por revisiones de
documentos, notas, etc..., espera de representantes en colectura para
comprobante de pagos.
Descripcin de problema: demora por mquinas con poca capacidad de

almacenamiento de informacin y lentitud en procesos de
Traspaso de archivos (notas parciales o quimestrales), certificados, documentos,
etc. sucede tambin en el departamento financiero, pero en la revisin de
comprobantes de pagos, los cuales provocan molestias. (Ver Cuadro N 11) en
el cual se detalla el tiempo estimado en pasar y actualizar notas al sistema.
Diagnstico 56
Problema N 4
- rea : Administracin de recursos humanos.
- Departamento : Toda la Unidad Educativa
- Causa : Limitada capacitacin al personal.
- Efecto : Archivos de notas pasados en forma incorrecta.
CUADRO N 11
PROCESO DE INGRESO DE NOTAS
PROCESO DE INGRESO DE NOTAS
N0 PROCEDIMIENTOS HOMBRES (min) 0 25 50 75 MEJORAMIENTO
ANTES DESPUES
Secretaria entrega
1 10 0
archivos en pendrive.
Indica cual es el
nombre del archivo 3 2
con el cual guardar
Profesor asienta notas

2 40 15
en los archivos.
Aplicando la metodologia
Verificacion del de las 9s.
3 8 1
nombre del archivo se cambiara las mquinas
y se adquerira un sistema
Si esta correcto se
de notas, ayudando al
4 copia y carga en el 4 1
registro de las mismas.
sistema.
5 Actualiza el sistema. 5 1
Luego se abre la
sabana de notas
6 verificando que se 10 2
encuentren cargadas
en el sistema.
Observacin: En el proceso de notas existe
Despues del mejoramiento
demora cuando el profesor asienta notas y
se actualiza el sistema.
Fuente: Departamento de Secretara

Descripcin de problema: Errores en notas por motivos de archivos

daados mediante los virus informticos, lo cual hace que surjan errores al
momento de imprimir y a la vez haya desperdicio de los insumos (Hojas, tinta,
etc) en el departamento de secretara.
Problema N 5
- rea : Infraestructura.
- Departamento : Secretara y Financiero.
Diagnstico 57
- Causa : Poco personal

- Efecto : Lentitud en atencin al cliente.
Descripcin de problema: El departamento de secretara es el que tiene

un proceso demorado y complejo; es decir un problema ya que por falta de
personal hay retrasos en los diferentes trmites que realizan los docentes,
padres de familias o estudiantes (Ver Grfico N 9).
GRFICO N 9
DEMORA EN ATENCIN AL CLIENTE EN SECRETARA

Otros Problemas:
En este punto a tratar se localizan aquellos problemas que no son

relevantes para la Institucin, aunque se los tiene en cuenta para realizar
el Diagrama de Pareto o tambin conocido como Diagrama 80 20.
Dentro de estos problemas tenemos: Falta de conocimiento de manual de

procedimientos, falta de socializacin del cdigo de convivencia, Falta de
motivacin al personal de la unidad educativa.
5.2 Delimitacin del Problema.
Para determinar la frecuencia de ocurrencia que tiene cada factor se

realizaron varias encuestas en la Institucin, que contiene preguntas cerradas y
Diagnstico 58
abiertas (Ver anexo N 9, 10, 11), en las cuales se enumer los problemas
anteriormente mencionados, es decir:
1. Organizacin deficiente en la Institucin.

2. Equipos de cmputos sin capacidad de almacenamiento.
3. Ambiente de trabajo no ergonmico en los departamentos administrativos.
4. Limitada capacitacin al personal.
5. Demora en atencin al usuario en departamentos administrativos.
6. Otros.
Los problemas se encuentran enumerados del 1 hasta el 6 de acuerdo a

la prioridad de ellos. Adems (Ver Anexo N 12) donde se muestra los resultados
de las encuestas en forma grfica.
5.2.1 Poblacin y Muestra.
La poblacin utilizada en la investigacin es finita porque se enfoca

especficamente al Colegio Particular El Cenculo seccin diversificada.
Poblacin
La poblacin con la que se realiz la investigacin fueron los directivos,

personal administrativo, personal docente y representantes legales de los
estudiantes estos ltimos conforman un total de 790 representantes de los cuales
se tom una muestra de 600 personas por motivos de que no todos asisten a la
Institucin segn los registro del departamento de secretara, considerndolo
como un margen de error y de esa cantidad se escogi un 5%, es decir 30
representantes, las personas antes mencionadas fueron escogidas debido a que
son los que se encuentran involucrados directamente con los procesos del rea
administrativa.
Adems se tom como criterio que sean individuos de 25 a 50 aos de

sexo masculino y femenino. (Ver cuadro N 12) que indica el total de la
poblacin. Los sujetos en total son N= 76 personas para el muestreo.
Diagnstico 59
CUADRO N 12
POBLACIN DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA EL CENCULO
REA DE LA INSTITUCIN N PERSONAS EN LA INSTITUCIN
Directivos 3 Personas
Administrativos 11 Personas
Docentes 32 Personas
Representantes 30 Personas
TOTAL 76 Personas
Fuente: Colegio Particular "El Cenculo"
GRFICO N 10
POBLACIN DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA EL CENCULO
Directivos; 3 Administrativos;
Representantes;3 11
0 Directivos
Administrativa
Docente
Representantes
Docentes; 32
TOTAL 76 PERSONAS
Muestra
El muestreo utilizado para la presente investigacin es muestreo no

probabilstico, aplicando el muestreo por cuotas, dicha tcnica permite que se
apliquen el nmero de instrumentos asignados a cada rea de la institucin de
acuerdo a la muestra obtenida.
La muestra de la investigacin se obtuvo a travs de la frmula estadstica

para poblacin finita utilizando un margen de error del 0.05%.
Clculo de la muestra:
El nmero de encuestas que se realiz, se obtuvo aplicando la siguiente

frmula para el clculo de tamao de muestra.
Diagnstico 60
2 . . .
=
( 1) 2 + 2 . .
Donde:
n= Tamao de la muestra
Z= Valor Z curva normal (1.96)
P= Probabilidad de xito (0.50)
Q= Probabilidad de fracaso (0.50)
N= Poblacin Muestral (76)
E= Porcentaje de error muestral (5%= 0.05)
Desarrollo:
(1.96)2 (0.50)(0.50)(76)
=
(76 1)(0.05)2 + (1.96)2 (0.50)(0.50)
(3.8416)(0.25)(76)
=
(75) (0.0025) + (3.8416)(0.25)
(0.9604)(76) 72.9904
= (75) =
(0.0025)+0.9604 0.1875+0.9604
72.9904
= = 63,59 = 64
1.1479
Es decir, que el nmero de encuestas que se debe realizar es:
n= 64 personas a encuestar
Las cuotas por cada rea referente a la institucin se presentan a

continuacin:
Paso N 1.- Operacionalizacin d % de Personas del Colegio El

Cenculo.
Para conocer cul es el porcentaje de personas en la Institucin se realiz

el clculo siguiente, aplicando la siguiente expresin:
Diagnstico 61

% =

Donde:
3 100
Directivos Somascos = = 3.95 %
76
11 100
Personal Administrativo = = 14.47 %
76
32 100
Personal Docente = = 42.11 %
76
30 100
Reperesentantes Legales = = 39.47 %
76
Paso N 2.- Muestreo por Cuotas:
Para calcular el nmero de encuestas que se deben realizar en cada rea

indicada anteriormente, se aplicar la siguiente frmula:
%
=

Donde:
64 x 3,95
Directivos Somascos = = 3
100
64 x 14.47
Personal Administrativo = = 9
100
64 x 42.11
Personal Docente = = 27
100
64 x 39.47
Reperesentantes Legales = = 25
100
A continuacin se detalla los resultados de la informacin antes realizada

(Ver Cuadro N 13) y (Ver Grfico N 11) el cual presenta el rea de la
institucin, el nmero de personas, su porcentaje y muestra a tomar en la
Institucin, las cuales sern encuestadas.
Diagnstico 62
CUADRO N 13
MUESTRA Y PORCENTAJE DE PERSONAS EN LA INSTITUCIN
REA DE LA INSTITUCIN N PERSONAS % Muestra
Directivos 3 3,95 3
Administrativos 11 14.47 9
Docentes 32 42.11 27
Representantes 30 39.47 25
TOTAL 76 100.00 64

GRFICO N11
PORCENTAJE DE PERSONAS EN LA INSTITUCIN
Directivos;
3,95% Administrativos;
Representant 14,47%
es; 39,47%
Directivos
Administrativa
Docente
Representantes
Docentes;
42,11%
TOTAL 100 % PERSONAS

Despus de obtener el total de personas a encuestar se procede a enlistar

el resultado (Ver Cuadro N 14) el cual contiene dichos datos.
CUADRO N 14
RESULTADO DE LAS ENCUESTAS
NUMERAL DESCRIPCIN DEL PROBLEMA FRECUENCIA
1 Organizacin deficiente en la institucin 20
Ambiente de trabajo no ergonmico en los
2 10
Diagnstico 63
Equipos de cmputos sin capacidad de

3 9
almacenamiento.
4 Limitada capacitacin al personal. 6
Demora en atencin al usuario en
5 15
departamentos administrativos
6 Otros 4
TOTAL ENCUESTAS 64
Fuente: Encuestas a las personas de la institucin
5.3 Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto permite a los directivos conocer de forma ordenada

las respuestas categorizadas, graficndolas en orden descendente de
frecuencias, logrando separar los "pocos vitales" de los "muchos triviales", al
realizarlo permite dirigir la atencin a los problemas con mayor importancia. Al
conocer el resultado de las encuestas, se procedi a ordenarlos de acuerdo
segn la prioridad de los problemas, obteniendo lo siguiente (Ver Cuadro N 15)
donde se detalla los datos.
CUADRO N 15
TABLA DE DATOS PARA EL DIAGRAMA DE PARETO
TIPO DE PROBLEMA CANTIDAD ACUMULADOS
No PROBLEMA FREC. % FREC. %
Organizacin deficiente en la
1 20 31% 20 31%
Institucin.
Demora en atencin al usuario en
5 15 23% 35 55%
depart. Administrativos.
Ambiente de trabajo no ergonmico
2 10 16% 45 70%
en los departamentos administrativos
Equipos de cmputos sin capacidad
3 9 14% 54 84%
de almacenamiento.
4 Limitada capacitacin al personal. 6 9% 60 94%
6 Otros 4 6% 64 100%
TOTAL 64 100%
Fuente: Encuesta al personal Administrativo y Docente Colegio Particular "El Cenculo"
Diagnstico 64
A continuacin (Ver Grfico N 12) donde se representa grficamente

cuales son los problemas a considerar.
GRFICO N 12
DIAGRAMA DE PARETO
64 100%
54 90%
80%
N PERSONAS A
44
ACUMULADO
70%
PORCENTAJE
60%
ENCUESTAR
34
50%
24 40%
14 30%
4 20%
10%
Equipos de cmputos sin

-6 0%
Limitada capacitacion al
Demora en atencin
Otros
Ambiente de trabajo no
almacenamiento.
departamentos
administrativos
deficiente en la
ergonomico en los
al usuario en
Organizacin
capacidad de
administrativos.
departamentos
personal
FRECUENCIA
% Acumulado
TIPOS DE PROBLEMAS
De acuerdo con el diagrama de pareto se puede observar que los

problemas 1.- Organizacin deficiente en la Institucin, 2.- Demora en atencin
al usuario y 3.- Ambiente de trabajo no ergonmico en los departamentos
administrativos, son los que tienen mayor incidencia y a los que se dar una
solucin en la presente tesis.
5.4 Impacto econmico de los problemas
De acuerdo con lo analizado, se deduce que si los departamentos

administrativos se retrasan con las funciones establecidas, la institucin tendr
prdidas econmicas que se calcularn en base a las horas perdidas por cada
persona de las reas afectadas.
5.4.1 Costos de los problemas identificados.
Costo del problema N 1: Organizacin deficiente en la Institucin.

Diagnstico 65
Para obtener estos costos, se realiz un anlisis de las prdidas que tiene
la Institucin con respecto al incumplimiento de actividades y a la vez errores en
documentos, planificaciones, etc, lo que conlleva a que se emitan nuevos
documentos con fechas actualizadas.
Costo por desperdicio.
Se ha considerado como desperdicio, los suministros y documentos que

se deterioran o daan por estar mal almacenados o que son desechados por
errores, a continuacin se detalla el registro de desperdicios mensuales en el
rea administrativa (Ver Cuadro N 16, 17).
CUADRO N 16
REGISTRO DE DESPERDICIOS
PRIMERA SEMANA
Das de Inspeccin
Descripcin Unidades TOTAL
1ro 2do 3ero 4to 5to
Hojas A- 4 Hojas 5450 6587 6689 6547 5497 6154
Tintas Litros 14,5 13,5 14,5 15 14 14,30
Hojas Marfil Hojas 187 179 181 194 188 185,8
Hojas Hilo Hojas 114 115 115 117 123 116,8
Goma, clic Cajas 7 8 6,5 7,5 8 7,4
Das de Inspeccin
SEGUNDA SEMANA

Hojas A- 4 Hojas 6488 5589 6534 5567 6548 6145,2
Tintas Litros 15 16,6 14,5 15,5 16 15,52
Hojas Hilo Hojas 122 125 121 115 124 121,4
Goma, clic Cajas 7,5 7,5 8 8 6,5 7,5
Das de Inspeccin
TERCERA SEMANA

Hojas A- 4 Hojas 5436 7598 6534 6678 6579 6565
Tintas Litros 13,8 14,5 13 15 14 14,06
Hojas Hilo Hojas 113 118 122 125 125 120,6
Goma, clic Cajas 7,5 8,5 7 8,5 7 7,7

Diagnstico 66
Das de Inspeccin
CUARTA SEMANA
Hojas A- 4 Hojas 5497 6387 6775 5550 6469 6135,6
Tintas Litros 13 15 14 15 14 14,2
Hojas Hilo Hojas 121 119 124 123 125 122,4
Goma, clic Cajas 7,5 8 6,5 7,5 7,5 7,4
CUADRO N 17
RESUMEN TOTAL DE DESPERDICIO MENSUAL
MATERIALES UNID. DESCRIPCIN DESPERDICIOS
Hojas A- 4 Hojas Prom. total mensual de desperdicios 6250

Tintas Litros Prom. total mensual de desperdicios 15
Hojas
Hojas Prom. total mensual de desperdicios 200
Marfil
Hojas Hilo Hojas Prom. total mensual de desperdicios 120
Goma, clic Cajas Prom. total mensual de desperdicios 8
Estos costos se obtuvieron midiendo la cantidad de suministros y

documentos desechados en el transcurso del mes y multiplicndolo por el costo
que este representa para la Institucin (Ver Cuadro N 18) en el que se detalla
la cantidad de suministros y documentos desechados y el costo que representa
a la Institucin tanto mensual y anualmente.
CUADRO N 18
COSTOS POR DESPERDICIOS
Tiempo Estimado de Prdida
Cant. Costo
Materiales Unid Costo
al mes Unitario Costo Anual
Mensual
Hojas A-4 6250 Hojas $ 0,04 $ 250,00 $ 3000,00
Tintas 15 Litros $ 6,00 $ 90,00 $ 1080,00
Hojas Marfil 200 Hojas $ 0,30 $ 60,00 $ 720,00
Hojas Hilo 120 Hojas $ 0,25 $ 30,00 $ 360,00
Otros (Clic,
8 Cajas $ 1,50 $ 12,00 $ 144,00
goma)
TOTAL $ 8,08 $ 442,00 $ 5.304,00
Fuente: rea Administrativa del Colegio Particular "El Cenculo
Diagnstico 67
Costos por tiempo improductivo.
Generalmente el rea administrativa pierde tiempo buscando documentos

o material necesario, que se requiere para un determinado trabajo, por ello se
desarroll un respectivo registro de tiempos improductivos, (Ver Cuadro N 19,
20 y 21) en el cual se visualiza los datos.
CUADRO N 19
REGISTRO DE TIEMPOS IMPRODUCTIVOS
Das de Inspeccin
Descripcin TOTAL
Buscando notas mensuales 9 9 10 12 9 49
PRIMERA SEMANA
Buscando hojas A-4 11 11 14 13 15 64

Buscando hojas Marfil 13 17 15 16 17 78
Buscando tinta 11 10 12 14 16 63
Buscando Goma, clic 9 8 10 7 8 42
Para de equipos de
cmputos 16 17 23 35 27 118
TOTAL 69 72 84 97 92 414
Minutos Horas
Promedio total diario de tiempo improductivo
414 6,90
Das de Inspeccin
Descripcin TOTAL
Buscando notas mensuales 9 10 11 10 10 50
SEGUNDA SEMANA
Buscando hojas A-4 10 11 12 14 13 60

Para de equipos de
cmputos 15 17 25 38 28 123
TOTAL 65 71 85 96 91 408
Minutos Horas
Promedio total diario de tiempo improductivo 408 6,80
Diagnstico 68
CUADRO N 20
REGISTRO DE TIEMPOS IMPRODUCTIVOS
Das de Inspeccin
Descripcin TOTAL
Buscando notas
TERCERA SEMANA
mensuales 9 9 11 9 9 47
Buscando hojas A-4 9 11 13 13 13 59
Para de equipos de
cmputos 18 22 27 32 30 129
TOTAL 68 74 85 92 93 412
Minutos Horas
Das de Inspeccin
Descripcin TOTAL
Buscando notas
CUARTA SEMANA
mensuales 10 10 12 10 14 56
Buscando hojas A-4 10 9 11 13 10 53
Para de equipos de
cmputos 18 17 23 34 37 129
TOTAL 70 67 83 97 99 416
Minutos Horas
CUADRO N 21
RESUMEN DE REGISTRO DE TIEMPOS IMPRODUCTIVOS AL MES
RESUMEN
SEMANAS DESCRIPCIN Minutos Horas
PRIMERA Promedio total diario de tiempo
SEMANA improductivo 414 6,90
SEGUNDA Promedio total diario de tiempo
TERCERA Promedio total diario de tiempo
CUARTA Promedio total diario de tiempo
TOTAL MENSUAL DE TIEMPO IMPRODUCTIVO 1650 27,50
Diagnstico 69
El clculo del costo de tiempo improductivo, se lo realiza multiplicando las

horas perdidas al mes, por el nmero de trabajadores y por el costo de Hora -
Hombre. (Ver Cuadro N 22).
CUADRO N 22
COSTO DEL TIEMPO IMPRODUCTIVO
TOTAL HORAS HORAS $/PARAS
COSTO
TRABAJAD TRABAJADAS PERDIDAS % MENSUALE
H-H
ORES POR MES POR MES S
4 132 28 21% $ 2,58 $ 288,96
Fuente: rea Administrativa del UEPS "El Cenculo"
Observacin:(el nmero de trabajadores fue considerado en las reas

de mayor problema en la institucin).
Entonces los costos totales debido a una organizacin deficiente en la

institucin, seran la sumatoria del costo por desperdicio y el costo del tiempo
improductivo (Ver Cuadro N 23).
CUADRO N 23
COSTO TOTAL POR ORGANIZACIN DEFICIENTE
DESCRIPCIN DE LOS
COSTO MENSUAL COSTO ANUAL
COSTOS
TIEMPO IMPRODUCTIVO $ 288,96 $ 3.467,52
DESPERDICIOS $ 442,00 $ 5.304,00
TOTAL $ 730,46 $ 8.771,52
Costo del problema N 2: Demora en atencin al usuario en

Se usarn como datos el tiempo estimado en que el departamento

financiero y secretara tardan en atender a los representantes por falla en el
sistema o por errores de impresin.
Diagnstico 70
Consecutivamente se describe el costo de los suministros usados en los

departamentos mencionados. (Ver Cuadro N 24) en donde se presentan los
costos de suministros.
CUADRO N 24
COSTO DE SUMINISTROS USADOS EN LOS DEPARTAMENTOS
DESCRIPCIN COSTO EN ($)
Hojas $ 0,04
Tinta $ 1,80
TOTAL $ 1,84
Fuente: Colegio "El Cenculo"
Costo de la mano de obra
Se tom como tiempo promedio el que el personal administrativo demora

en reprocesar la atencin al cliente.
Clculo del costo de la Hora Hombre (H-H)
Se consider a las personas que intervienen directamente en los procesos

del departamento financiero y secretara, a la cual se toma a una persona debido
a que son procesos y departamentos diferentes.
( )
=

(22 6 )

$ 340,75
= = 2,58 $/
132
Conclusin:
Tiempo promedio = 4 minutos por cada atencin
Costo de Hora Hombre= $ 2,58
Costo de la mano de obra por cada atencin= $ 0,17 por cliente.
A continuacin (Ver Cuadro N 25) en el cual se detalla el costo por

reproceso mensual y anualmente.
Diagnstico 71
CUADRO N 25
COSTO POR REPROCESOS
COSTO COSTO COSTO COSTO
DESCRIPCIN UNITARIO DIARIO MENSUAL ANUAL
Costo materiales $ 1,84 $ 40,48 $ 485,76
Costo M. de obra $ 0,17 $ 6,45 $ 141,90 $ 1.702,80
Costo Total $ 8,29 $ 182,38 $ 2.188,56
Costos Totales de los problemas de la institucin
A continuacin se describen el costo total de los problemas que surgen

en la institucin (Ver Cuadro N26) y (Ver Grfico N13).
CUADRO N 26
COSTOS TOTALES DE PROBLEMAS
DESCRIPCIN DE LOS COSTOS COSTOS
ORGANIZACIN DEFICIENTE EN LA
$ 8.771,52
INSTITUCIN
DEMORA EN ATENCION A USUARIOS EN
$ 2.188,56
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
TOTAL $ 10.960,08
GRFICO N 13
COSTOS TOTALES DE LOS PROBLEMAS
COSTOS DE LOS PROBLEMAS EN LOS DEPARTAMENTOS

ADMINISTRATIVOS DE LA INSTITUCIN
$ 8.771,52
$ 10.000,00
$ 2.188,56
COSTOS
$ 5.000,00
$-
ORGANIZACIN REPROCESOS EN
DEFICIENTE EN LA DEPARTAMENTOS
INSTITUCIN ADMINISTRATIVOS
TIPOS DE PROBLEMAS
CAPTULO VI
PROPUESTA DE SOLUCIN
6.1 Propuesta N0 1: Implementacin de la metodologa de las 9S
6.2 Objetivo
Lograr alta eficiencia laboral en la institucin, implementando una cultura

de mejoramiento continuo con la metodologa de las 9S, con el cual se
proporcionan condiciones ideales en el sitio de trabajo, disminuyendo los
retrasos, actividades que no agregan valor, llevando un orden especfico al
mismo tiempo incrementar la satisfaccin del cliente y seguridad de las personas,
para obtener la calidad.
6.3 Justificativo
El papel de la administracin es facilitar el desarrollo de actividades, por

lo que existen varias metodologas administrativas que ayudan a mejorar el
desarrollo de las organizaciones. El punto ms importante es destacar que una
organizacin crece de gran manera en tamao y servicios, por ende debe estar
alerta a las necesidades, interactiva en todo sentido e innovando los procesos
para lograr la satisfaccin de los clientes, pero sobre todo debe responder
efectivamente a los requerimientos de los mismos proporcionndoles soluciones
eficaces, que no vuelvan los procesos lentos y que permitan al personal
desarrollarse con responsabilidad de acuerdo a sus funciones.
Como una respuesta al mejoramiento del ambiente de trabajo, coherente

con el enfoque de la Calidad Total, es conveniente implementar
Propuesta de solucin 73
la metodologa de las 9S debido a que es un sistema enfocado a entender,

implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en la institucin, al aplicarse
tenemos retribuciones como: proveer de condiciones ideales el sitio de trabajo,
mejora en la actitud mental y fsica de cada empleado destacando la
participacin del personal docente conjuntamente con la institucin.
Monge Ricardo en su artculo publicado en internet (2012), menciona la

importancia del ambiente de trabajo, dice:
El ambiente de trabajo, o lo que se conoce ms completa y
formalmente con el concepto de clima organizacional, se
asume hoy en da en el mundo empresarial y organizacional
en general, como uno de los puntos esenciales del proceso
de Calidad Total.
La Calidad Total, es la gestin del bienestar en la
organizacin, a todo nivel. En la actualidad, la Calidad Total
responde a una estrategia de supervivencia que enfrentan
todas las organizaciones. Para lograrlo, se necesita la
participacin conjunta de todas las personas que
conforman la entidad: Administracin, empleados y
trabajadores.
http://www.mailxmail.com/curso-9-aspectos-claves-ambiente-calidad-
trabajo
Adems se puede decir que contar con un buen ambiente de trabajo en

parte es responsabilidad de la organizacin, al facilitar sta los medios para
lograr espacios de trabajos seguros, eficientes y confortables, tambin lo es de
todas las personas, que colaboran en ella, quienes con sus actitudes, pueden
hacer la diferencia entre un ambiente favorable y un ambiente ptimo que haga
posible obtener simultaneamente, satisfaccin personal y una excelente calidad
en los servicios que se ofrecen en la institucin.
Esta metodologia estratgica fortalece el eficiente desempeo y manejo de

recursos, que conlleva al trabajo en equipo dentro de los procesos lo cual permite
que la calidad total deje de ser una filosofa motivacional, y se convierta en un
sistema radicalmente funcional, dentro de los departamentos administrativos que

es lo que necesita la institucin.
Los resultados consisten en reduccin de desperdicios de materia prima,

con ello se reducen los costos y los procesos se vuelven funcionales de acuerdo
a los objetivos propuestos, pero principalmente al implementar esta metodologa
la institucin buscar el mejoramiento continuo, obteniendo una
retroalimentacin constante, por lo cual se podrn realizar pequeos cambios en
cada uno de los procesos de los departamentos administrativos, y
posteriormente puede ser aplicada al resto de la institucin.
6.4 Definicin
La metodologa de las 9S indica que se debe fomentar el trabajo en

equipo. La alta gerencia debe impulsar su implementacin porque de lo contrario
no cumplir con su objetivo.
Por ello se hace necesario, que los directivos entrenen al personal para
hacerlos ms eficientes, se debe considerar que son las personas que
conforman los ambientes de trabajo y que los directivos deben facilitar los medios
para lograr el eficiente desempeo de los mismos.
Esta metodologa se caracteriza por promover la innovacin, la

creatividad, tomar mejores decisiones y enriquecer los puestos de trabajo, el
proceso requiere de manera imprescindible de colaboradores entrenados para
asumir las crecientes responsabilidades. Cabe mencionar, que las 9S es la
base fundamental para el desarrollo de otras tcnicas o sistemas que deseen
implementar con miras al mejoramiento continuo.
6.5 Claves para el desempeo de la metodologa.
El empezar la metodologa implica tiempo, ya que muchas veces el

empleado y los gerentes estn resistentes al cambio, debido a esto es necesario
identificar y reconocer la necesidad de cambio dentro de la organizacin y a la
vez lograr el compromiso y apoyo de la directivos. El proceso implica tres claves,

a saber (Ver grafico N 14) en el cual se detalla la informacin.
GRFICO N 14
CLAVES PARA EL DESEMPEO DE LA METODOLOGA
Es vital para la Segunda Clave.

implementacin de las El papel de los
9S conocer las Las personas directivos es
necesidades del lugar encargarse de
de trabajo para se deben planear, ejecutar y
establecer los concientizar y dirigir el trabajo desde
procesos precisos con sensibilizar al el principio hasta el
la participacin del empleado de lo fin, impulsar el
empleado quien valiosa que es su liderazgo, y dar las
conoce en que afectan participacin para guas para el
sus decisiones con faciliten la toma de desarrollo, en el
relacin a los costos, decisiones y lograr momento que el
utilidades, los objetivos equipo ya funciona
productividad y otros. establecidos. slo, puede dejar de
intervenir.
Primera Clave.
El lugar de trabajo y Tercera Clave.
las cosas que lo La Empresa
conforman
Dentro de la calidad hay premisas que deben ser promovidas por la

direccin hacia todos los niveles, a saber:
- Responsabilidad por reas, se refiere a que cada rea tiene especificado

cada papel que debe desarrollar en la empresa; control sobre los recursos,
sistemas, mtodos, equipos, tambin se refiere a mejorar la tecnologa.
- Control sobre las condiciones del trabajo, por ejemplo. Horarios,

descansos, etc autoridad (dentro de los lmites definidos) para actuar
en nombre de la empresa.
Como se mencion, deben establecerse las reglas del juego y sobre todo
de crearle responsabilidad por sus acciones; nuevo esquema de evolucin por
logros, a medida que se implemente la metodologa as sern los logros que se

alcancen para beneficio de la institucin.
6.6 Compromiso de la Direccin
Es imprescindible comenzar con lo que significa compromiso serio y

responsabilidad de la Direccin de la Institucin, debido a que la funcionalidad
de dichas metodologas se lleva acabo con dedicacin.
6.6.1 Designacin de encargados
Para la realizacin de la implementacin de esta prctica de calidad total,

se necesitar la cooperacin de coordinadores, quienes sern los encargados
de organizar la implementacin, posteriormente transmitirn sus conocimientos
al personal de la institucin.
6.7 Estructura del plan de 9S
Se aplicar la siguiente estructura, en la cual se emplear el ciclo de

Deming o ciclo (PHVA) (Ver Grfico N15) que a continuacin se lo detalla:
GRFICO N 15
CICLO DE DEMING
4.- Mantener los resultados. Si 1.- Analizar la situacin actual, y
se alcanz el objetivo posteriormente determinar las
estandarizar los cambios causas.
efectuados.
3.- Verificar y medir los 2.- Realizar el plan de

resultados. mejoramiento.

6.8 Pasos a seguir segn el ciclo PHVA.
-Seleccionar un coordinador de las

"9S", que pueda conducir la
implementacin durante todo el
proceso.
-Designar un comit de los

a.- Planificar la departamentos administrativos,
Planificar estrategia de para generar la documentacin y
implementacin los materiales necesarios.
-Establecer un cronograma para el

lanzamiento y monitoreo del
progreso esperado.
-Comunicar que son las "9S" a todos los

involucrados y por qu son esenciales
para la supervivencia de la institucin.
-Definir los resultados esperados de la

aplicacin del sistema.
b.- Educar e
informar a los -Asegurar el compromiso a travs de la
involucrados involucracin.
-Insistir en el hecho de que las

herramientas de anlisis y solucin de
problemas deben ser la "norma" y no
as la bsqueda de culpables.
PLANIFICAR
-Elegir un rea para socializar las "9S",
la aplicacin de sus tcnicas y
metodologas.
c.- Elegir, evaluar -Documentar y fotografiar de forma

y definir el rea. detallada el rea, usando lo
recolectado como ejemplos para que
todos observen.
-Establecer los objetivos a lograr con las

"9S" y tomar nota en los paneles de las
expectativas de todos los involucrados.
"CLASIFICACIN"= Mantener solo lo

1S= SEIRI necesario.
"ORGANIZACIN"= Mantener todo en

2S= SEITON orden, sealizar elementos y
cantidades.
HACER
"LIMPIEZA"= Establecer rutinas de 5 o
3S= SEISO
10 minutos manteniendo todo limpio.
4S= "BIENESTAR PERSONAL"= Cuide su

SEIKETSU salud fsica y mental.
5S= SHITSUKE "DISCIPLINA"= Mantenga un
comportamiento confiable.
"CONSTANCIA"= Persevere en los

6S= SHIKARI
buenos hbitos.
7S= SHIRSUKOKU "COMPROMISO"= Vaya hasta el final

HACER en las tareas.
"COORDINACIN"= Acte en equipo

8S= SEISHOO
con sus compaeros.
"ESTANDARIZACIN"= Unifique a
9S= SEIDO
travs de normas.
Mejorar por medio de la medicin, el

anlisis y la comparacin con otras
reas de la empresa.
Mejorar las "9S"
VERIFICAR continuamente Buscar empresas de tamao similar y
diferente sector que estn
implementando" 9S" para intercambiar
experiencias.
Celebrar el xito y continuar.

Transformar las
"9S" en un Comparar el desempeo actual con los
ACTUAR hbito y objetivos previstos.
transferir a
otras reas Asegurar que se cumplan los procesos
establecidos en las "9S".
6.9 Duracin, costo y cuando realizar la implementacin.
Las 9S no son un proyecto, son una forma de vida organizacional.

-La involucracin inicial con el programa puede insumir una

Duracin cantidad de tiempo sustancial.
de las
"9S" -Con compromiso y pro actividad las "9S" pueden
transformarse en parte de la cultura.
Cuando -Inmediatamente
hacer las -Son la piedra basal del lugar visual de trabajo y un aspecto
"9S" fundamental de un ambiente de efectividad laboral.
-Se utilizan pocos recursos
externos a la organizacin.
Son difciles de
cuantificar aunque
-No se necesita comprar
nuevo equipamiento.
Costo
de las El costo ms significativo puede ser el d la impresin de
"9S" las comunicaciones visuales.
Prever beneficios no -Dejar que el equipo de las

monetarios para "9S" decida actividades de
todos los convivencia, eventos de
involucrados socializacin.
6.10 Etapas de implementacin
6.10.1 Elementos
El proceso de implementacin de las 9S, indica ciertos elementos para

integrarlos, los cuales son:
Puestos ideados y Equipos de trabajo: consiste en proporcionar al

empleado responsabilidad, autoridad, atencin a un proyecto hasta que se
concluya, pero a la vez determinar indicadores para verificar el cumplimiento del
mismo, es necesario establecer equipos de trabajo, los cuales deben ser
organizados y asignrseles responsabilidades con el objetivo de mejorar la
organizacin en sus servicios.
Disear un plan de capacitacin integral y entrenamiento en

habilidades interpersonales para resolver problemas: esto se refiere a
controlar conflictos, resolver problemas, apoyar a sus compaeros, ayuda en
toma de decisiones, participar en reuniones, comunicar ideas, es decir

proporcionar una capacitacin constante. Adems es necesario que el personal
tenga los conocimientos bsicos y tcnicas para llevar a cabo la metodologa de
las 9S.
Implantacin: es necesario que se desarrolle una visin compartida,
valores claros y entendibles, tambin es conveniente disear adecuadamente
puestos, crear sistemas que apoyen, comunicacin adecuada, pero sobre todo
que la seleccin del personal sea cuidadosa. Todo el proceso debe generar
retroalimentacin continua, para as implementar mejoras.
6.10.2 Ventajas
Ventajas en las Personas
Se comparte las tareas administrativas; los miembros evalan y mejoran

la calidad del desempeo y el proceso de informacin; el equipo proporciona
ideas para la estrategia de negocios; son comprometidos flexibles y creativos;
tienen una actitud positiva; el trabajo es significativo es un reto y no una carga:
pueden desarrollar una diversidad de asignaciones; el rendimiento puede
medirse; participacin en la toma de decisiones; tienen verdadero apoyo de la
gerencia. Para lograr esto, hay elementos bsicos que guan a los grupos de
trabajo tales como:
Respeto, lo cual hace que la gente coopere, por lo cual se debe buscar
el equilibrio entre la institucin y el personal para que todo se desarrolle
eficientemente, sin prejuicio de ninguna de las dos partes.
Informacin, proporcionndola de forma clara y completa, control y toma

de decisiones, consiste en permitir que el personal opine como debe hacer sus
cosas y los directivos les ayuden a decidir como hacerlas.
Reponsabilidad se trata de compartir la responsabilidad y que no recaiga

solo sobre el nivel directivo.
Ventajas en la Institucin
Mejora de la calidad; es flexible para responder al cliente; promueve la

innovacin; la toma de decisiones es efectiva y eficaz; los directivos se enfocan
en crear estrategias y nuevos proyectos; la solucin de problemas es rpida.
Para verificar el xito de la implementacin de la metodologa en la organizacin
la manera ms apropiada de realizarlo es por medio de la satisfaccin al cliente
y el desarrollo del personal.
6.10.3 Riesgos
El proceso de implementacin no se puede realizar en un perodo corto,

debido a que se requiere un entrenamiento y retroalimentacin de los cambios
que se empiecen a efectuar por lo que se deben incorporar los factores
fundamentales que toca las 9S (satisfaccin al cliente, mejora de resultados
financieros, retener y atraer al personal adecuadamente), si esto no se realiza
los resultados que se obtendrn sern mediocres.
En realidad los riesgos que se corren son pocos pero son suficientes para
lograr que el plan fracase, entre estos estn:
Falta de compromiso de los Directivos: definitivamente para que

funcione la implementacin los directivos deben estar comprometidos en
desarrollar correctamente la metodologa, porque de lo contrario de nada servir
cumplir con el proceso.
Resistencia al cambio por parte del personal: al iniciar cualquier

proceso siempre est la posibilidad de que exista resistencia al cambio, porque
los cambios causan incertidumbre con respecto a que va a pasar con su trabajo
ya que generalmente piensan que si no se adaptan perdern su empleo.
Para evitar la resistencia al cambio podemos adoptar las siguientes

medidas (Ver Grfico N16) que a continuacin se detallan:
GRFICO N 16
FASES PARA UN PROCESO DE CAMBIO
FASES PARA UN PROCESO DE CAMBIO
IDENTIFICAR LAS NECESIDADES

DEL CAMBIO
COORDINADOR DE PROCESO DE CAMBIO

IDENTIFICAR LOS GRUPOS DE
TRABAJO
OBJETIVOS
ESPECIFICACIONES TCNICAS
DEFINIR EL PROYECTO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS
CAMBIO RECURSOS NECESARIOS
PLAZO DE EJECUCIN
INFORMACION Y CONTROL DEL PROGRESO

IDENTIFICAR LAS FASES Y TAREAS
ASIGNAR LAS TAREAS A
PLANIFICAR Y PROGAMAR EL PROCESO DESARROLLAR
PROGAMAR LAS TAREAS EN EL
TIEMPO
TOMAR MEDIDAS PARA EJECUTAR
DIRIGIR Y DINAMIZAR (DESARROLLAR)
LOS
PROGAMAS.
PROCEDER A LAS ACCIONES
EJECUTAR MODIFICACIONES DEL PROCESO
CORRECTIVAS
FORMAR E INFORMAR AL PERSONAL
FINALIZAR EL PROCESO DE CAMBIO
Falta de seguimiento al plan: si el proceso no se lleva de la forma

adecuada no se cumplir exitosamente, sus resultados son un poco ms lentos,
por lo cual no se deben desesperar por no ver rpidamente los resultados.
6.11 Fin de la Metodologa de las 9S
El fin primordial al aplicar esta metodologa consiste en establecer una

ventaja competitiva para la institucin, que la posicione como lder en el mercado.
Contribuir con el mejoramiento de todos los procesos, involucrando a

todos los miembros en la toma de decisiones.
6.12 Estructura Organizacional
La ejecucin de esta metodologa est a cargo del nivel Directivo, jefes de

departamentos administrativos, coordinador, personal docente, (Ver grafico N
17) quienes desempean las siguientes funciones dentro del proceso de las 9S.
GRAFICO N 17
FUNCIONES DE LA ORGANIZACIN
Su funcin es ser un mediador en la
capacitacin y la fase de implementacin de
NIVEL DIRECTIVO las 9S. Ejecutar la sensibilizacin,
concienciacin, la evaluacin, adecuacin del
rea administrativa y la retroalimentacin
JEFES DE Su funcin principal es implementar las 9S y

DEPARTAMENTOS ser mediadores en la fase N 1 as como en la
ADMINISTRATIVO retroalimentacin.
S
Tiene a su cargo la sensibilizacin,

COORDINADOR concienciacin, capacitacin e
implementacin de las 9S y como mediador
en la fase de retroalimentacin.
PERSONAL Realizar la funcin de apoyo al proceso.

DOCENTE
6.13 Fases
Para implementar el cambio es necesario, propiciar la participacin de

todo el personal, compartiendo informacin acerca de los planes de cambio, el
proceso debe ser empleado por fases, ya que no se puede avanzar a otro paso
si no se ha finalizado uno adecuadamente.
Con el propsito de seguir una correcta secuencia en la metodologa, a

continuacin se muestra la informacin (Ver Grfico N 18) en el cual se
describe las acciones de la metodologa administrativa para implementar las
9S.
GRFICO N 18
ACCIONES DE LA METODOLOGA ADMINISTRATIVA PARA
IMPLEMENTAR LAS 9S
Fuente: Libro de Calidad y productividad
6.13.1 Fase N 1: Compromiso de los Directivos y capacitacin del

personal
Sensibilizacin y Concienciacin
Para implementar la metodologa de las 9S es vital la intervencin de

todos los miembros de la organizacin para reflexionar sobre el manejo
adecuado los recursos y eficientar el desempeo del personal; estas acciones
deben ser coordinadas por el nivel directivo.
El proceso empieza con la concienciacin, por lo cual los directivos deben

indicar a los mandos medios su decisin de implementar esta metodologa y
solicitarles su colaboracin, posteriormente se realizarn reuniones con los
departamentos del rea administrativa.
En la primera reunin, el nivel directivo ayudado por el coordinador, se
encargarn de informar todo lo referente a las 9S, las ventajas que conlleva
implementarla y sobre todo la necesidad de que todos participen, dndoles a
entender que establecer cambios en la empresa se traduce en beneficios para
mejorar su desarrollo dentro de la misma.
En la segunda, los mandos medios formarn equipos para obtener los

comentarios en relacin al cambio propuesto, as como el planteamiento de
dudas o sugerencias del mismo, y luego proceder a su resolucin en conjunto
con la gerencia.
En la ltima reunin se solicita la participacin y compromiso de todos los

miembros para efectuar los cambios; as mismo se efecta una reunin con el
personal docente para que apoye el proceso. Este paso es fundamental porque
se lograr que todo el personal forme parte del cambio y no exista resistencia o
temor al mismo, por ello es vital que el nivel directivo y mandos medios sean los
que propicien este compromiso.
Capacitacin y motivacin
Motivar y desarrollar un programa de capacitacin para el personal del

rea administrativa en un perodo de 3 meses, que contenga los temas:
Desarrollo de las habilidades interpersonales, resolucin de conflictos,

servicio al cliente, habilidades para trabajo en equipo con el propsito de que el
personal identifique los problemas, oportunidades y tome las medidas
necesarias. Adems la institucin debe concentrarse en las habilidades de
servicio al cliente, debido a que su personal de primera lnea representa a la
institucin ante el cliente, por lo que debe buscar satisfacer y superar las
expectativas de sus clientes.
Control de calidad, metodologa de las 9S: dar a conocer todo lo

referente a las 9S porque el personal no tiene conocimiento del tema.
Es conveniente realizar las capacitaciones los mircoles, por ser el da en

que las actividades dentro de la institucin disminuyen y no se afectan las
mismas.
A continuacin (Ver Cuadro N 27) donde se presenta en detalle la

programacin de la capacitacin:
CUADRO N 27
PROGRAMA DE CAPACITACIN
CURSO PERIODO HORAS DE PARTICIPANTES
CAPACITACIN
Desarrollo de 1 (13:3016:30) rea

habilidades Mircoles Pm Administrativa
y Docentes
Resolucin de 1 (13:3016:30)
conflictos Mircoles Pm
Servicio al cliente 2 (13:3016:30) rea

Mircoles Pm Administrativa
Trabajo en equipo 2 (13:3016:30)

Mircoles Pm
rea
Control de calidad y Administrativa
Metodologa de las 9S y Docentes
4 (13:3016:30)
Mircoles Pm
Liderazgo y cambio de
actitud y
comportamiento 2 (13:3016:30)
Mircoles Pm
Adems (Ver Cuadro N 28) donde se representa mediante un flujograma

las actividades de cada paso para la fase de implementacin de las 9S.
CUADRO N 28
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES: FASE # 1
1era FASE
N ACTIVIDAD Compromiso de la Alta Gerencia y
Capacitacin del Personal
1 Sensibilizacin y concienciacin
Sensibilizar al personal respecto a la Inicio
calidad. Concientizar respecto al proceso Responsable: Nivel Directivo
de cambio y establecer el compromiso
de todos.
2 Capacitacin y motivacin
Responsable:
Capacitacin referente a la calidad,
Nivel directivo y coordinador
servicio al cliente, habilidades y
motivacin por trabajo en equipo e
incentivos.
3 Definir los pasos para realizar el cambio Responsable:
Establecer la misin, visin, valores, Nivel directivo y departamentos
estrategias, objetivos y normas del administrativos
nuevo proceso
Evaluacin de los departamentos
4
administrativos
Evaluar los procesos de almacenamiento, Responsable:
al personal y a las instalaciones y Nivel directivo y departamentos
administrativos
equipos.
Adecuacin de los departamentos
5
administrativos
Estructurar las instalaciones y equipos 1
del rea administrativa acorde a las 9"S"
Establecimiento de estrategias para que las 9S funcionen.
Fomentar el trabajo en equipo para que todos los miembros puedan

desarrollar sus funciones adecuadamente, a la vez que establezcan una
estrecha relacin y comunicacin que permitan que todos contribuyan al logro
de los objetivos propuestos. Impulsar el orden y la limpieza en todas las reas
de la institucin.
Evaluacin de los Departamentos Administrativos.
Realizar una evaluacin de los departamentos administrativos con el

personal, junto con el nivel directivo acerca de sus procesos, el funcionamiento,

equipo, as como el desempeo de los trabajadores, con el objeto de analizar
todo lo pertinente al manejo y distribucin de materia prima y documentos.
Dentro de los cuestionamientos necesarios para realizar una evaluacin efectiva
estn:
Proceso de almacenaje de documentos o materia prima
a.- Con qu frecuencia se utiliza la materia prima o documentos?

b.- Est en el lugar adecuado?
c.- Existen procedimientos especficos para el almacenaje de documentos o la
materia prima?
d.- Qu proceso se sigue con los documentos innecesarios que se encuentran
en las oficinas?
e.- Est actualizada la informacin referente a la existencia de documentos o
materia prima que reposa en cada departamento?
Instalaciones y Equipos
f.- Lo que se encuentra en el lugar de trabajo es necesario para realizar las

actividades?
g.- Estn ordenados de acuerdo a las necesidades del trabajo?
h.- Qu proceso se sigue con el equipo innecesario?
i.- El rea de trabajo est bien distribuida?
j.- Se cuenta con un lugar especfico para la materia prima?
Personal y funcionamiento del rea administrativa
k.- El personal participa y contribuye a mejorar el desempeo en los

departamentos administrativos?
l.- Hay coordinacin y disciplina en la realizacin de las actividades de los
departamentos administrativos?
m.- Existe verificacin de las necesidades de cada puesto de trabajo?
n.- El personal de nuevo ingreso recibe capacitacin acerca de las 9S?

o.- Cmo se desarrolla el trabajo en equipo?
p.- Con que frecuencia se evala el funcionamiento de los departamentos
administrativos?
q.- Con qu frecuencia se realizan reuniones con el personal?
Adecuacin del rea administrativa
Para el desarrollo de las 9S es necesario realizar una distribucin acorde

a la metodologa, con el propsito de utilizar eficientemente los espacios,
adems se debe adquirir repisas y mejorar el equipo de cmputo para que
permita que la implementacin tenga xito.
6.13.2 Fase N 2: Implementacin de la metodologa de las 9S.
Etapa N 1: Seiri = Clasificar Cuando menos es ms
Consiste en que el personal ordene los documentos y la materia prima

(hojas) y la determine por tamao, tipos, frecuencia de uso, de acuerdo al
espacio de las instalaciones. El primer paso es definir lo que realmente es
necesario de lo que no lo es, bajo el criterio de que el uso no exceda de 1 mes,
como se detalla a continuacin:
Procedimiento
El personal de los departamentos administrativos debe realizar un listado

de las cosas tiles e inservibles del lugar de trabajo, tomando en cuenta para
qu sirve, con qu frecuencia se utiliza y quin lo utiliza.
Deshacerse de lo innecesario e intil, se refiere a almacenar y/o desechar
los objetos innecesarios de acuerdo a los criterios que se establezcan, y se
procede a identificar con etiquetas de color rojo detallando lo que contienen, la
fecha, nombre de la persona que realiza la comprobacin, departamento al que
pertenece, nombre del objeto o documento, la cantidad, y los motivos de ser
innecesario.
Beneficios
Se pueden volver a utilizar los lugares que se despejan.
Se elimina el exceso de documentos, archivadores.
Se descartan los elementos obsoletos, controlando as su tiempo de vida
til.
Se elimina el exceso de tiempo en inventarios y desperdicios.
En sntesis, un procedimiento sencillo para clasificar y organizar

elementos se lo podra realizar usando el siguiente cuestionario (Ver Cuadro N
29)
CUADRO N 29
FORMATO DE CUESTIONARIO PARA LA CLASIFICACIN
CUESTIONARIO : CLASIFICACIN
REA DE TRABAJO: PGINA 1 DE 1

PROCESO: CDIGO
EMPLEADOS:
N PREGUNTAS RESPUESTAS
1 Se han identificado los materiales necesarios?
Se han ubicado y almacenados los materiales
2
necesarios?
Conoce la frecuencia de uso de los materiales
3
necesarios?
4 Dispone de archivadores, repisas adecuadas?
Dispone de utillaje y herramientas de trabajo
5
adecuada?
6 Estn los equipos de cmputo en buen estado?
OBSERVACIONES
RESPONSABLE: FECHA: ___/___/___

Luego se clasifica en: defectuoso, y sin movimiento, segn esto lo

defectuoso debe tirarse, mientras que el material sin movimiento se transfiere a
otro lugar seleccionado. A continuacin (Ver Cuadro N 30) en el cual se aprecia
el formato de etiqueta.
CUADRO N 30
FORMATO DE ETIQUETA PARA IDENTIFICAR MATERIAL
DEFECTUOSO O SIN MOVIMIENTO
FECHA: DEPARTAMENTO
NOMBRE:
CANTIDAD:
FONDO DE
MOTIVO:
COLOR ROJO
Defectuoso Sin movimiento
Clasificar de acuerdo a la frecuencia de uso, para lo cual se utilizan

etiquetas de un color determinado para cada departamento administrativo y se
coloca la fecha de ingreso.
Color de la etiqueta segn el departamento que pertenece:

- Departamento de Secretara: Color Morado.
- Departamento de Colectura: Color Verde.
- Departamento de Vicerrectorado: Color Amarillo.
- Departamento de Rectorado: Color Azul.
Detalle de la clasificacin:
Los parmetros para identificar la materia prima y/o documentos de

acuerdo a su utilizacin son los siguientes:
La materia prima o documento que se utilice diariamente se identifica con

la letra A.
La materia prima o documento que se utilice semanalmente se identifica
con la letra B.
La materia prima o documento que se utilice mensualmente se identifica
con la letra C.
La letra correspondiente se coloca en el recuadro de frecuencia de uso

(Ver Cuadro N 31) Formato de etiqueta segn la frecuencia de uso.
CUADRO N 31
FORMATO DE ETIQUETA PARA CLASIFICAR DE ACUERDO A LA
FRECUENCIA DE USO
FECHA:
MATERIA PRIMA:
FONDO DE
COLOR DE
CANTIDAD: ACUERDO AL
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO: QUE PERTENECE
FRECUENCIA DE USO
Etapa N 2: Seiton = Organizacin Un lugar para cada cosa y cada

cosa en su lugar
Es muy comn en reas administrativas el extravo de documentacion,

contratos y otro tipo de documentacion por falta del debido ordenamiento, lo cual
trae aparejado importante prdida de tiempo, como tambin la ausencia de
documentacin de importancia en momentos claves, y mala imagen que queda
de la institucin ante los ojos de los clientes internos y externos.
En esta etapa se procede a fijar la ubicacin de la materia prima para que

est fcilmente disponible cuando se necesite, acorde a la frecuencia de uso,
suministrndoles un lugar conveniente, seguro y ordenado, para minimizar el
tiempo de bsqueda.
Segn la planeacin de las reas administrativas deben determinar los

documentos que tienen mayor movimiento en su rea de trabajo.
Para la organizacin de un rea de trabajo podramos usar el siguiente

cuestionario (Ver Cuadro N 32).
CUADRO N 32
FORMATO DE CUESTIONARIO PARA LA CLASIFICACIN
CUESTIONARIO :ORGANIZACIN
PROCESO: CDIGO
EMPLEADOS:
N PREGUNTAS RESP.
1 Existen materiales innecesarios en el puesto de trabajo?
2 Se conoce el origen y destino del material innecesario?
3 Estn los pasillos de paso sin obstculos y bien sealados?
4 Se tiene el lugar de trabajo con sensacin de orden y limpieza?
5 Dispone de instrucciones de trabajo y procedimientos?
OBSERVACIONES
RESPONSABLE: FECHA: _/_/__

Ventajas
Se reduce el tiempo de bsqueda, utilizacin y devolucin de materiales.
Se reduce el nmero de errores humanos.
Se evitan interrupciones del proceso.
Se reducen los tiempos de cambio.
Se ocupa menos espacio y se eliminan condiciones inseguras.
Una recomendacin importante al organizar es cumplir con el concepto de

que un elemento es lo mejor.
Etapa N 3: Seiso = Limpieza o Pulcritud Conservar todo en la mejor

condicin posible
Debido al ambiente, la materia prima o documentos a utilizar tienden a

aparecer polvo, se requiere una constante limpieza; es importante proveer al
personal de todos los tiles necesarios para la realizacin de la misma. As
mismo colocar rtulos que indiquen al personal cmo debe conservar limpios sus
ambientes.
Cada departamento es responsable del aseo de su lugar de trabajo y e

quipo con el objeto de dar un mantenimiento preventivo, aunque se cuente con
personal dedicado a la limpieza general.
Es importante resaltar que la nica manera de mantener limpias las

instalaciones consiste en evitar ensuciarlas, adems se deben evitar vidrios
rotos, escritorios inservibles, sillas descompuestas y ubicar en cada rea de
trabajo un cesto de basura.
Procedimiento:
Limpiar y ordenar diariamente el rea de trabajo antes de iniciar labores;
identificar reas con problemas de suciedad; actividades antes de la hora de
salida, dejar el equipo cubierto, apagar las luces, cerciorarse de que todo est
en orden. Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere
encontrar al da siguiente.
Actividades necesarias durante el proceso de implementacin de las 9S.
Retirar lo innecesario del puesto de trabajo, rotular las reas donde se

pueda colocar la basura; deshacerse del equipo innecesario; no ingerir alimentos
en el lugar de trabajo, utilizar el uniforme adecuadamente; verificar la limpieza
personal.
Para la realizacin de una limpieza dentro de un rea de trabajo

podriamos usar el siguiente cuestionario (Ver Cuadro N 33).
CUADRO N 33
FORMATO DE CUESTIONARIO PARA LA LIMPIEZA
CUESTIONARIO : LIMPIEZA

PROCESO: CDIGO
EMPLEADOS:
Estn bien pintados los departamentos, para una buena

1
visualizacin?
2 Existen reas de trabajos identificadas con suciedad?
3 Se conocen los sitios que sean de difcil acceso y limpieza?
4 Se limpia peridicamente el puesto de trabajo?
5 Se dispone de recipientes para los desperdicios?
Existe sealizaciones respecto a limpieza en las reas de
6
trabajo?
OBSERVACIONES
RESPONSABLE: FECHA: __/__/__

Para verificar que se cumpla con el control de la clasificacin, orden y

limpieza se realizar diariamente al finalizar o al empezar la jornada una
inspeccin de forma individual por puesto de trabajo. (Ver Cuadro N 34), este
formato lo aplicar una persona designada, marcando con un visto en la casilla
que corresponda. En el cuadro de observaciones debe constar el nmero de
faltas observadas, tambin pueden ubicarse comentarios o incidentes
suscitados.
CUADRO N 34
LISTA DE VERIFICACIN DIARIA PARA PUESTOS DE TRABAJO 9S
LISTA DE VERIFICACIN DIARIA DE PUESTOS DE TRABAJO 9S
rea de trabajo: CALIFICACIN
DESCRIPCIN SI NO SI NO
ESCRITORIO
Presencia de papeles sobre los escritorios
Superficie sucia o algn lquido regado.
Documentos ajenos a las actividades.
Artculos personales fuera de lugar.
Bolgrafos y lpices fuera de lugar.
Falta de bolgrafos o lpices.
Utillaje: grapadoras, perforadoras, etc desordenado.
Escritorio con papeles y desperdicios (envases vacos)
Sillas fuera de lugar.
Mensajes o notas fuera de lugar.
PISOS
Presencia de lquidos regados en el piso.
Envases o botellas vacas en el piso.
Suciedad visible.
EQUIPOS DE OFICINA
Equipos fuera de lugar.
Equipos en malas condiciones.
Presencia de notas regadas o pegadas en computadores.
Observaciones:
Responsable:________________________________________ FECHA: ___/___/___

Adicional al cuadro anterior, se propone un segundo formato el cual

servir estrictamente para el personal de servicios, con el objetivo de mantener
las oficinas limpias y ordenadas.
En este formato se debe certificar que consten la fecha de realizacin de

la limpieza y el visto bueno por parte del encargado de los departamentos
administrativos. (Ver Cuadro N 35).
CUADRO N 35
LISTA DE VERIFICACIN DE LIMPIEZA GENERAL
CONTROL DE LIMPIEZA GENERAL, CAMPAA 9S

rea de trabajo: REVISIN
GENERAL
Botar basura
Limpiar vidrios
ESCRITORIO
Botar basura presente
Limpiar superficie
PISOS
Barridos
Trapeados
EQUIPOS DE OFICINA
Limpiar el polvo
Revisar y limpiar mquinas y cables.
VISTO BUENO
Responsable:________________________________________ FECHA: ___/___/___

El uso de este formato es de fcil manejo, ya que solo deber marcar un

visto en la columna revisin siempre y cuando el trabajo que haya sido realizado.
Etapa N 4: Seiketsu = Mantener Preservar lo que ha logrado
El mantener se refiere a continuar mejorando el orden, organizacin y

limpieza consolidando las tres etapas anteriores, igualmente el personal del rea
administrativa debe conservar su aspecto, con el fin de seguir la secuencia de
las etapas anteriores, para lo cual establece juntamente con los directivos los
procedimientos para el almacenamiento de los documentos de registros y/o
materia prima.
Los formatos de etiquetas a utilizar de acuerdo a los departamentos,

controles visuales, y con ello quede plasmado los pasos a realizar,
posteriormente se pueda medir la ejecucin segn lo planeado, en esta etapa se
puede emplear el ciclo de Deming como se detalla a continuacin:
Planear, estudiar la situacin actual, determinar sus causas y formular el

plan para el mejoramiento, lo que conlleva establecer todos los procedimientos
y normas necesarios para realizar cada una de las actividades dentro del rea
administrativa.
Hacer, ejecutar las actividades de acuerdo a los procesos establecidos.

Verificar, el personal y los directivos deben analizar si de acuerdo a los

procedimientos las actividades se realizan satisfactoriamente, o de lo contrario
realizar las modificaciones pertinentes.
Actuar, ejecutar las soluciones planteadas que permitan mejorar
constantemente los procesos.
Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:

Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades.
Paso 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina.
Beneficios
La direccin se compromete ms en el mantenimiento de las reas de

trabajo al intervenir en la aprobacin y promocin de los estndares.
Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la
gestin del puesto de trabajo.
Etapa N 5: Shitsuke= Disciplina Cambio de hbitos
Se debe proveer al empleado de la formacin necesaria para respetar y

cumplir con las normas, los directivos deben informar y asegurarse de que todo
el personal participe en el proceso, adems de que comprendan y empleen los
procedimientos para cumplir con la finalidad de su trabajo.
Con ello se logra que se sientan responsables de la calidad de sus

labores, se le asignan responsabilidades especficas a cada miembro del equipo
de trabajo, de la siguiente manera:
Encargado de verificar el orden y clasificacin e inspeccin de limpieza.

Delegado para verificar las etiquetas y procedimientos.
Lder que coordine actividades en departamentos administrativos.
Supervisor encargado de revisar que todas las actividades se realicen de
acuerdo a las 9S as como de implementar las mejoras necesarias.
Responsable de realizar las etiquetas y rotulaciones necesarias;

encargado de la disciplina y mantenimiento.
Para la seleccin de personas responsables de las distintas actividades

podra aplicarse el siguiente cuestionario de formacin y disciplina del empleado
(Ver Cuadro N 36).
CUADRO N 36
FORMATO DE CUESTIONARIO PARA LA FORMACIN
CUESTIONARIO :FORMACIN
PROCESO: CDIGO
EMPLEADOS:
1 Conoce sus responsabilidades y tareas en el puesto de trabajo?
2 Cules son los conocimientos que requiere el puesto de trabajo?
Dispone de los conocimientos necesarios para el puesto de
3
trabajo?
4 Sabe si est prevista una rotacin para continuar su formacin?
5 Qu conocimientos le gustara aprender o mejorar?
6 Estara dispuesto a seguir planes de formacin en continuidad?
OBSERVACIONES
RESPONSABLE: FECHA:__/__/__
Al inicio de la implementacin se debern realizar reuniones semanales

que permitan que todos los miembros y los directivos verifiquen el desarrollo de
la nueva metodologa. Asi mismo, deben acordar aspectos que disciplinen su
accionar diario como se detalla a continuacin:
Procedimiento
Prepare materiales didcticos.
Utilice los errores como fuente de informacin para educar.
Ventajas
Se crea el hbito a travs de la formacin continua y la ejecucin
disciplinada de las normas y procedimientos establecidos.
Revise su puesto de trabajo; asegrese de que todo el equipo estn en

su lugar, limpie las partes claves de su ambiente de trabajo; deshgase de las
cosas innecesarias, revise las instrucciones, revise las etiquetas (control visual)
y arregle lo que est mal.
Etapa N 6: Shikari= Constancia La voluntad de lograr una meta
Es la verificacin por parte del nivel directivo y el supervisor del proceso

de implementacin evaluando el desempeo y cumplimiento de todo lo
propuesto, es decir comprobar que se realice todo adecuadamente, deben ser
observadores y mediadores, sin restarle responsabilidad a los miembros.
Este proceso es un ciclo repetitivo que implica mejoras en cada etapa, por
ello es constante, no se debe dejar de analizar porque lo que pretende es la
calidad total y no hay calidad si no se mejora continuamente. Para realizar las
verificaciones se podria utilizar el siguiente cuestionario (Ver Cuadro N 37).
CUADRO N 37
FORMATO DE CUESTIONARIO PARA LA CALIDAD
CUESTIONARIO :CALIDAD

PROCESO: CDIGO
EMPLEADOS:
1 Se tienen identificadas las no conformidades?
2 Se conocen las causas de rechazo y reparaciones?
Se tienen normas de calidad preventiva en el
3
puesto?
OBSERVACIONES
RESPONSABLE: FECHA: __/__/__

Aqu es donde se debe ser constante en la revisin de procedimiento de

los objetos innecesarios; instalaciones, mobiliario y ubicacin; limpieza en el
ambiente de trabajo, conocimiento y aplicacin de las 9S evaluaciones y

entrenamiento acerca de las 9S; retroalimentacin de las reuniones,
desempeo del personal de las reas administrativas; procedimientos de
almacenaje, labor del supervisor y direccin, y para ello se debe hacerlo por
medio de un cuestionario a cada uno de los miembros de la Institucin para
comprobar que se est mejorando. dentro de los principales aspectos a evaluar
estn, (Ver Anexo N 13, 14) en el que se se detalla la informacin.
Etapa N 7 Shitsukoku= Compromiso Perseverancia para el logro
Para la ejecucin de todo proyecto que impliquen cambios en la

organizacin como paso principal se requiere la sensibilizacin, concienciacin
y sobre todo compromiso en primer lugar de la alta gerencia quien establece el
escaln inicial para que todo se realice con xito, pero tambin es importante
que todos los miembros se involucren y formen parte de este proceso, adems
que lo tomen como suyo, ya que lo nico que se pretende es el beneficio de
todos.
La implementacin de cualquier metodologa implica un compromiso firme

por parte de la gerencia quien es la impulsora de dichos cambios, pero no debe
faltar el del personal, que dicho proceso logre su culminacin con el xito
deseado, es importante dejar claro que es un compromiso a largo plazo pues es
factible que los resultados positivos se vean con el transcurso del tiempo, y no
precisamente a corto plazo.
Procedimiento
Las polticas de la institucin deben imponerse con seriedad para que el
personal se sienta con una gran responsabilidad.
Ventajas
El proyecto se llevar a cabo en el tiempo estimado sin prdidas.
Etapa N 8: Seishoo = Coordinacin Integracin del equipo de

trabajo
En la mayora de las reas de trabajo se interrelacionan varias personas

de distintos departamentos, aqu es donde interviene la correcta coordinacin
para ejecutar las actividades sin perjuicio de ninguno.
En lo referente a la coordinacin, al inicio debe intervenir el nivel directivo
y el coordinador en todo el proceso de las 9S, y gradualmente de acuerdo al
desempeo ir delegando esta funcin al personal a travs de su equipo de
trabajo porque a cada miembro se le asigna una funcin especfica a desarrollar,
con lo cual la funcin de la gerencia y el coordinador se convierte en mediadores
del proceso.
Procedimiento
Mantener buena comunicacin de los avances y las demoras.
Realizar mayor nfasis en la etapa menos desarrollada.
Ventajas
Se logra un avance progresivo y rpido de la implementacin de las
9S.
Etapa N 9: Seido = Estandarizacin No dispersar esfuerzos y

generar calidad
La estandarizacin es un paso clave en el proceso ya que los

departamentos administrativos deben poseer las mismas especificaciones,
etiquetas y rotulaciones que les permitan ejecutar sus labores, adems deben
consolidar los procedimientos establecidos y compartir la informacin. Por ello
en las reuniones que se realicen deben participar todos los miembros de las
reas administrativas.
Procedimiento
Se llevar a cabo por medio de manuales, procedimientos, reportes que
servirn como base para las emergencias, mantenimiento o regeneracin
de una ampliacin en los departamentos administrativos.
Ventajas
Cualquier trabajador sea del rea o no, podr realizar el trabajo sin
problemas con el manual.
Se podr contrarrestar mucho mejor un percance con la documentacin.
Como se ha mencionado, participa todo el personal por ello se requiere
que se fijen los mtodos y procesos especficos de cada ambiente de trabajo
para que se tenga un conocimiento global y de esta forma todos contribuyan a
un objetivo en comn en beneficio a la institucin. A continuacin (Ver Cuadro
N 38) donde se resume la fase 2.
CUADRO N 38
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES: FASE # 2
2da FASE
N ACTIVIDAD
Implementacin de las 9 "S"
1 Ordenar
Resp: Departamentos administrativos
Identificar los documentos necesarios e innecesarios en el lugar y Nivel directivo
de trabajo, deshacerse de lo innecesario, ordenar de acuerdo a
su frecuencia de uso.
2 Organizar
De acuerdo a la frecuencia de uso, ubicar los documentos
necesarios en el lugar de trabajo.
3 Limpiar
Fijar actividades de limpieza antes de iniciar labores, antes de
salir y establecer las normas de limpieza. Evitar ensuciar.
4 Mantener Resp: Nivel directivo, Departamentos

administrativos
Preservar las 3 "S" anteriores, utilizar el ciclo Deming para
verificar y efectuar los cambios respectivos para continuar con el
proceso.
Resp: Nivel directivo, Departamentos
5 Disciplina administrativos
Fijar responsabilidades a cada miembro en los grupos de trabajo

y realizar reuniones peridicas.
6 Constancia administrativos
Verificar las acciones por medio del formato de evaluacion de
cada una de las 9 "S".
7 Compromiso, coordinacin y estandarizacin
administrativos
Fomentar el compromiso de todos los miembros, establecer una
correcta interrelacin de todos los miembros y estandarizar los
2
procesos.
6.13.3 Fase N 3: Retroalimentacin
Como en todo proceso es necesario hacer una evaluacin sobre los

cambios para as buscar las soluciones y mejoras que sean oportunas que se
constituya en un proceso continuo de mejora de calidad, que se puede realizar
con la ayuda del buzn de sugerencias que solicite la opinin del proceso y su
ejecucin o realizando una evaluacin aplicando el siguiente formato. (Ver
Cuadro N 39).
CUADRO N 39
EVALUACIN DE RESULTADOS DE LAS 9S
EVALUACIN DE RESULTADOS DE LAS 9S
rea de trabajo: VALORACIN
EVALUACIN DE LOS RESULTADOS -2 -1 0 1 2
No se acumulan con frecuencias elementos innecesarios.
Existe espacio para almacenamiento.
Es fcil encontrar documentos.
La ubicacin de los suministros, tiles y equipos de trabajo es
conocido por todos los miembros de la institucin
El contenido de los archivadores es conocido.
Los tiles de trabajo siempre estn en su lugar.
Los estndares establecidos reflejan la realidad.
Encuentro fcilmente los tiles y equipos de trabajo cuando los
necesito.
No existe desorden visible.
Se cumple con los estndares establecidos.
El ambiente de trabajo ha mejorado notablemente.
La organizacin posee procedimientos y registros formales.
Cuando utilizo una herramienta la devuelvo a su lugar.
Existe lugar especfico para cada til en mi puesto de trabajo.
No he recibido quejas por mensajes no entregados.

Mi conocimiento sobre calidad ha mejorado.
El espacio existente ya no es mal utilizado.
No soy indiferente ante el desorden cuando finalizo mi jornada de
trabajo.
Percibo el cambio general en la organizacin, resultado de la
implementacin.
Se percibe compromiso por parte de la alta direccin con la calidad.

Puedo catalogar el proceso de implementacin como efectivo.
Las actividades de la metodologa 9S tienen prioridad en mi
desempeo diario.
He receptado varios comentarios externos en cuanto a la mejora
realizada en la organizacin.
El ambiente de trabajo ha cambiado, es ms agradable.
Observaciones:
Responsable:________________________________________
VALORACIN
-2 = Nunca 1 = Generalmente
- 1 = A veces 2 = Siempre
0 = Sin cambios
El sistema tiene la ventaja de dar grandes beneficios, su principal razn

es incrementar el nivel de motivacin de los empleados, adems de hacer uso
de sus experiencias diarias en los puestos de trabajo. Pueden y deben participar
tanto el personal de las reas administrativas, como los dems empleados de la
institucin (sean o no directivos). Adicionalmente a la evaluacin anterior,
tambin se evaluar la implementacin de la metodologa. (Ver Cuadro N 40).
CUADRO N 40
EVALUACIN DE LA METODOLOGA DE LAS 9S
EVALUACIN DE LA METODOLOGA DE LAS 9S
DESCRIPCIN VALORACIN
EVALUACIN DE LA METODOLOGA -2 -1 0 1 2
Las capacitaciones han sido efectivas.
Los talleres se han planificado correctamente.
Las actividades desarrolladas a lo largo del proceso han sido satisfactoria.
La metodologa de las evaluaciones fue adecuada.
La informacin evaluada fue la adecuada.
Las frecuencias de las evaluaciones fueron adecuadas.
Los controles establecidos han sido adecuados.
Estoy de acuerdo con la frecuencia establecida en los controles.
El diseo de las listas de verificacin y formatos de control es bueno.
Me parece bueno haber establecido reuniones semanales 9S.
Considero el sistema utilizado en los archivos excelente.
La metodologa aplicada logr un cambio en mi actitud.
La implementacin me pareci una experiencia interesante.
La metodologa ha permitido aumentar mi conocimiento en calidad.
Puedo calificar en trminos generales a la metodologa como buena.
El desempeo del coordinador merece una calificacin positiva
Observaciones:
Responsable:________________________________________
VALORACIN
-2 = Nunca 1 = Generalmente
- 1 = A veces 2 = Siempre
0 = Sin cambios
Aprovechar convenientemente las ideas de los usuarios en cuanto a

funcionamiento, manejo, ubicacin y administracin de los departamentos,
puede llevar a una mayor satisfaccin de los usuarios, mayores niveles de
respuestas, ahorro de costos y mayor facilidad de uso.
En el proceso de retroalimentacin se obtiene informacin relevante que

permite evaluar el desempeo con la implementacin de los cambios, y medir
los beneficios y las acciones correctivas del proceso, para lo cual se pueden
utilizar los siguientes indicadores:
Efectividad en la entrega (concordancia con el compromiso de atencin)
Si el documento no est disponible en el momento necesitado no puede

satisfacer los requerimientos del cliente.
El indicador para evaluar esta situacin es el retraso en la institucin y

tiene las siguientes formas generales:
Retraso promedio es igual al nmero de das u horas de retardo

acumuladas en la institucin dividido entre el nmero de atenciones realizadas
(das).

=

Retraso en la entrega es igual al nmero de atenciones retrasadas de

entrega dividido entre el nmero de atenciones realizadas.

=

El objetivo con este indicador es buscar el cero 0 retrasos, ya sea en

das o por ciento, lo cual equivale a una efectividad del 100% en la entrega, es
decir, todas las atenciones a tiempo.
Eficiencia en el uso de recursos.
Se refiere al aprovechamiento de los recursos va ligada al incremento del

valor creado y del valor agregado, mediante el cual se mejora la cantidad y
calidad de los productos, disminuyendo la cantidad de insumos requeridos. Por
ello se debe centrar la atencin en la reduccin de los desperdicios.
Si se eliminan los desperdicios, se eliminan los sobre costos, disminuyen

al mnimo el uso de los recurso sin afectar negativamente el logro de los
resultados propuestos. Este indicador se refiere especficamente al logro de un
servicio eficiente y se enfoca especficamente a la relacin del servicio con el
insumo utilizado para obtenerlo.
Efectividad en compromisos de calidad:
Evala la proporcin de servicios que no cumplen con las

especificaciones, es decir aquellos que no estn conformes con las
caractersticas o requerimientos acordados con el cliente. Es un indicador que
nos da un conjunto de fallas, ya sean internas o externas.
En este sentido existen dos indicadores tpicos:

Porcentaje de rechazos es igual a la cantidad de productos fuera de las
especificaciones divididas entre la cantidad de productos inspeccionados:

% =

Porcentaje de devoluciones es igual a la cantidad de productos devueltos,

dividido entre la cantidad de productos despachados.

% =

Satisfaccin del cliente:
El grado de satisfaccin del cliente puede ser medido a partir de:

Concordancia del servicio brindado, con los requisitos que l valora y
concordancia del producto o del servicio con las especificaciones del diseo.
Este concepto es vlido no slo para los clientes externos

(representantes), sino tambin para todos los clientes internos de la institucin
(estudiantes).
Si se pretende tener xito o resultados favorables en este indicador, los

requisitos o atributos de los productos o servicios deben ser constatados con
nuestros clientes desde el mismo momento que inicia el proceso, y esto facilita
poder posteriormente evaluar con el cliente su satisfaccin, una vez que reciba
el servicio.
Entre los requisitos a considerar se encuentran:
Caractersticas y presentacin de los documentos o servicios (perceptual);

oportunidad de entrega o prestacin del servicio; cantidad mnima a ser atendida;
atencin y trato.
El indicador de eficiencia lo constituye el ndice de rendimiento, el cual

corresponde a la relacin entre el ndice de volumen de produccin frente al
volumen de insumos requeridos.
A continuacin (Ver Cuadro N 41) donde se resume la fase 3.

CUADRO N 41
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES: FASE N 3
3ra FASE
N ACTIVIDAD
Retroalimentacin
1 Retroalimentacin 2
Responsable: Nivel directivo,

Establecer los indicadores y
Departamentos administrativos
estndares para continuar el
proceso
FIN
6.14 Elaboracin del plan de implementacin.
I.- Sensibilizacin y concienciacin
En la primera etapa se proceder a persuadir a las autoridades sobre la

necesidad de tener condiciones ideales en el puesto de trabajo para lograr un
desempeo ms eficiente y uniforme del personal.
Los principios de esta metodologa brindan al ser humano la oportunidad

de ser muy efectivo, ya que propician el mejoramiento de las condiciones
mentales de quien se apega a ella, en conjunto con la institucin para la
consecucin de una meta en comn.
1.- Aprobacin sobre necesidad de implementar la metodologa 9S.

2.- Establecimiento y asignacin de los recursos requeridos.
II.- Capacitar a autoridades de la Institucin.
Antes de iniciar la capacitacin de las autoridades en el tema de 9S, es

necesario que el coordinador estudie con detenimiento el material de
implementacin de las 9S.
1.- Preparacin de material didctico.
2.- Asignacin del coordinador para capacitar a las autoridades y

facilitadores.
3.- Impartir seminario de 9S para los jefes de departamentos.
4.- Aplicacin de 9S en proyectos individuales para los jefes de

departamentos.
5.- Impartir charlas de 9S al Director General y a las Autoridades.
6.- Aplicacin de 9S en proyectos individuales para el Director General

y a las autoridades.
7.- Evaluar proyectos individuales de aplicacin de 9S
III.- Definir los pasos para realizar el cambio con actividades

promocionales.
Uno de los principales propsitos de las actividades promocionales es

difundir informacin, aquella que debe ser precisa, oportuna y adecuada, en este
caso en base a los objetivos del programa, planes de accin, responsabilidades
de cada persona, los beneficios alcanzados y los nuevos retos por enfrentar,
estableciendo la misin, visin, valores, estrategias, objetivos y normas del
nuevo proceso.
1.- Preparacin de materiales para socializacin.

2.- Distribucin de materiales para socializacin.
3.- Realizacin de reunin(es) de socializacin.
IV.- Evaluacin y Adecuacin de los departamentos administrativos.

En este paso se evala el proceso de almacenamiento, al personal y las

instalaciones de la institucin, para estructurar las instalaciones y equipos acorde
a la implementacin.
1.- Inspecciones mensuales.

2.- Informes y correcciones.
V.- Aplicacin de las 9 S en el rea administrativa.
Una buena aplicacin de las 9S requiere de un conocimiento preciso

acerca de cmo se llevar a cabo la puesta en marcha de los conceptos
enseados.
1.- Asignacin de las reas a equipos de implementacin de 9S.

2.- Designacin de equipos de evaluacin de las 9S.
3.- Capacitacin del personal en 9S y aplicacin de la 1era S
4.- Aplicacin de la Primera S Clasificacin.
5.- Capacitacin del personal en aplicacin de la 2da y 3era S.
6.- Aplicacin de la 2da y 3era S Organizacin y Limpieza .
7.- Evaluacin peridica de las tres primeras S en todas las reas.
8.- Integracin de la cuarta, quinta y sexta S
9.- Integracin de la sptima, octava y novena S.
Con la implementacin de las 9S se pueden obtener los siguientes

resultados:
Menos prdidas de tiempo para buscar documentos
Una mayor calidad del servicio ofrecido.
Disminucin de los desperdicios generados.
Una mayor satisfaccin de nuestros clientes y/o trabajadores.
6.15 Funciones de las personas inmersas en la implementacin de las

9S.
Directivos y autoridades de la Institucin.

Brindar los recursos necesarios para que el personal aplique

adecuadamente las 9S.
Supervisar en conjunto con las autoridades la correcta aplicacin de la
metodologa.
Motivar al personal para lograr el compromiso total con el programa.
Coordinador
Instruir y coordinar la ejecucin de actividades establecidas en el
programa de implementacin de las 9S.
Coordinar y organizar el trabajo con directivos y autoridades delegando
encargados dentro de cada departamento.
Evaluar el avance de los conocimientos obtenidos por el personal.
Personal de la Institucin
Participar en los grupos de trabajos formados por el coordinador.
Presentar propuestas de mejora para la Institucin.
Lograr un compromiso total con la Institucin para la implementacin de
la metodologa de las 9S.
6.16 Costo de la propuesta
En los siguientes cuadros se detallan la informacin de costo para la

implementacin de las 9S. (Ver Cuadro N 42) en el cual se muestra el costo
total de la capacitacin a los directivos de la Institucin, quienes se capacitarn
en el tema y formarn un folleto para la implementacin de la metodologa.
CUADRO N 42
CAPACITACIN AL PERSONAL SOBRE LAS 9S
DESCRIPCIN CANTIDAD VALOR UNIT. VALOR TOTAL
COORDINADOR 2 $ 130 $ 260,00
TOTAL 2 $ 260,00
Observacin: el costo por los coordinadores es por movilizacin, alimentacin,
impresiones, etc
A continuacin (Ver Cuadro N 43) donde se describen el material

didctico a utilizar para la implementacin del programa de las 9S.
CUADRO N 43
MATERIAL DIDCTICO
VALOR VALOR
DESCRIPCIN DE MATERIALES CANT
UNIT. TOTAL
Folletos de implementacin de 9S 14 $ 20,00 $ 280,00
Material gua 10 $ 4,00 $ 40,00
fotocopias de ilustracin 25 $ 0,30 $ 7,50
Formatos para clasificacin 100 $ 0,25 $ 25,00
Tarjetas rojas 200 $ 0,40 $ 80,00
Cartelones 15 $ 1,25 $ 18,75
TOTAL $ 451,25
Adems (Ver Anexo N 15) donde se encuentra uno de los materiales a

utilizar para la implementacin.
En el siguiente cuadro se indican los materiales que van a ser utilizados

para la correcta clasificacin y almacenamiento de los documentos, y un cuadro
informativo para colocar avisos referentes a temas a tratar de la aplicacin del
programa de mejora de las 9S (Ver Cuadro N 44).
CUADRO N 44
MATERIALES PARA CLASIFICACIN E INFORMACIN
DESCRIPCIN DE VALOR
CANT VALOR UNIT.
MATERIALES TOTAL
Perchas metlicas 3 $ 60,00 $ 180,00
Archivadores metlicos medianos 2 $ 75,00 $ 150,00
Cuadro Informativo de
1 $ 85,00 $ 85,00
actividades
Letreros de aviso 12 $ 4,00 $ 48,00
TOTAL $ 463,00
En el siguiente cuadro se muestran todos los materiales, herramientas que

sern necesarios para adecuar el lugar de trabajo (Ver Cuadro N 45).
CUADRO N 45
MATERIALES DE LIMPIEZA Y PINTURA
DESCRIPCIN DE VALOR
CANT VALOR TOTAL
MATERIALES UNIT.
Brochas de 2 10 $ 0,75 $ 7,50
Brochas de 4 10 $ 3,50 $ 35,00
Escobas 10 $ 2,50 $ 25,00
Franelas (metro) 10 $ 1,50 $ 15,00
Pintura para paredes (galn) 10 $ 17,00 $ 170,00
Diluyente (galn) 5 $ 5,60 $ 28,00
Esptulas 10 $ 1,50 $ 15,00
Lijas 30 $ 0,50 $ 15,00
TOTAL $ 310,50
En el cuadro que se presenta a continuacin describe el costo que

representa la mano de obra, el nmero de recursos utilizados y el tiempo
empleado para realizar dicho trabajo (Ver Cuadro N 46).
CUADRO N 46
RECURSOS HUMANOS EMPLEADOS
DAS DE
MANO DE OBRA CANT C/DIA TOTAL
TRABAJO
Maestro Pintor 1 $ 20,00 3 $ 60,00
Ayudante 2 $ 10,00 3 $ 30,00
TOTAL $ 90,00
Las cotizaciones se encuentran anexadas. (Ver Anexo 16, 17)

A continuacin se presentan los costos totales de la implementacin de las 9S

tomando en consideracin los costos anteriormente mencionados (Ver Cuadro
N 47).
CUADRO N 47
COSTO TOTAL DE LA PROPUESTA DE LA IMPLEMENTACIN DE LAS
9S
DESCRIPCIN COSTO
Capacitacin al personal sobre las 9S. $ 260,00
Material Didctico. $ 451,25
Materiales para clasificacin e informacin. $ 463,00
Materiales de limpieza y pintura. $ 310,50
Recursos humanos empleados. $ 90,00
TOTAL $ 1.574,75
6.17 Propuesta N2: Implementacin de manuales de procedimientos.
6.18 Objetivo de la propuesta.
Disear procedimientos de trabajo documentados los cuales ayuden a

mejorar el proceso en los departamentos administrativos.
6.19 Desarrollo de la propuesta.
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Nombre del procedimiento
Procedimientos en departamentos administrativos
Objetivo
Proporcionar el mejoramiento continuo de cada departamento
administrativo.
Alcance
El alcance del proceso cubre el rea administrativa
Colegio Particular Fecha 15/11/2010

"El Cenculo" Pagina 1 De 5
Cdigo CEN - 001

Manual de Procedimientos
Revisin
IDENTIFICACIN
Macro proceso:
Acadmico Proceso: Copias de acta de grado
Sub proceso: Secretara Cdigo: CEN - 001
OBJETIVO
Cumplir con las necesidades del estudiantado.
PROCEDIMIENTOS
- Los estudiantes, padre de familia y(o representante, realiza la peticin

respectiva.
- Personal de apoyo en secretara extrae del sistema la copia del acta
de grado siempre y cuando sea del ao 1999 en adelante, caso
contrario busca en el archivo fsico y elabora manualmente la misma.
- La secretaria general legalizan con su firma y el sello.
- Personal de apoyo entrega lo solicitado.
Nombre Firma Fecha

Elabor
Revis
Aprob
Diagrama de Flujo de Proceso

PADRES
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
DE
SECRETARIA SECRETARIA
FAMILIA
INICIO
Extrae la
Realiza la peticion de la informacion
documentacion respectiva necesaria del
sistema
SI Legaliza
Promociones de 1999 en documentacion con
adelante firma y sello
respectivo
NO
Busca el archivo en fisico y elabora

documentacion manualmente
Entrega docmentos
solicitados
FIN
Nombre Firma Fecha

Elabor
Revis
Aprob

Cdigo CEN - 002

Revisin
IDENTIFICACIN
Proceso: Trmite de ingreso al colegio de
Macro proceso: Acadmico estudiantes de otra institucin.
OBJETIVO
Legalizar el ingreso de alumnos provenientes de otra institucin.
PROCEDIMIENTOS
- El padre de familia entrega el oficio de cupo por parte de la

institucin educativa a la cual va a ingresar.
- Personal de apoyo ayuda a realizar la peticin al representante.
- La secretaria general firma la constancia de la presentacin.
- La Rectora autoriza con su firma entregar lo solicitado.
- Personal de apoyo entrega la carpeta estudiantil con toda la
documentacin incluido certificado de disciplina y asistencia.
Nombre Firma Fecha

Elabor
Revis
Aprob

PADRES
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE RECTORADO
DE SECRETARIA DE SECRETARIA
FAMILIA
INICIO
Entrega la solicitud
de cupo por parte
de la institucion
educativa a la cual
ingresara
Ayuda a realizar
peticion al
representante legal
Firma la constancia
de presentacion
Autoriza con su
firma a entregar la
documentacion
Entrega la carpeta
estudiantil con
documentacion
completa
FIN
Nombre Firma Fecha
Elabor
Revis
Aprob

Cdigo CEN - 003

Revisin
IDENTIFICACIN
Macro proceso: Acadmico
Proceso: Matrculas ordinarias.
Sub proceso: Secretara
Cdigo: CEN - 003
OBJETIVO
Contar con un registro de alumnos que ingresen a estudiar en
el colegio y realizan los trmites en el perodo de matrculas
ordinarias.
PROCEDIMIENTOS
- El padre de familia se acerca con el estudiante debidamente

uniformado para la revisin en inspeccin general.
- Personal de secretara ingresa la informacin perteneciente al

estudiante y representante.
- Luego pasan a colectura a canjear el depsito bancario con el

ticket de matrcula y en caso de ser estudiantes nuevos, se
entrega la carpeta estudiantil del Colegio.
- El Personal de Apoyo procesa en el sistema la matrcula, para que

la estudiante conste en la lista respectiva.
Nombre Firma Fecha

Elabor
Revis
Aprob
PADRES
DE FAMILIA Y INSPECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
COLECTURIA
ESTUDIANTES GENERAL DE SECRETARIA DE SECRETARIA
INICIO
Representante se
acerca con
estudiante
correctamente
uniformado
Realiza la revision
correspondiente
Ingresa al sistema
la informacion del
estudiante Canjea el
deposito por el
ticket de la
matricula y en
caso de ser
nuevo
estudiante se
entrega la
carpeta Procesa en el
estudiantil sistema la
matriculacion
, para que el
estudiante
conste en la
lista de
inscritos
FIN
Nombre Firma Fecha
Elabor
Revis
Aprob

Cdigo CEN - 004

Revisin
IDENTIFICACIN
Macro proceso: Acadmico Proceso: Matrculas extraordinarias.
OBJETIVO
Contar con un registro de alumnos que ingresen a estudiar en el
colegio y realizan los trmites en el perodo de matrculas
extraordinarias.
PROCEDIMIENTOS
- Personal de apoyo ayuda a realizar la peticin al representante

legal, para que autorice matrculas extraordinarias.
- Personal de secretara firma la constancia de presentacin.
- La Rectora autoriza con su firma conferir lo solicitado.
- Debe realizar los pasos de la matrcula ordinaria.
Nombre Firma Fecha

Elabor
Reviso
Aprob
REPRESENTANTES DEPARTAMENTO
RECTORADO
LEGALES DE SECRETARIA
INICIO
Autoriza matricula Autoriza con su

extraordinaria y firma y sello
Realiza el tramite
firma constancia de conferir lo
presentacion solicitado
Realiza pasos
de matricula
ordinaria
FIN
Nombre Firma Fecha
Elabor
Revis
Aprob

Cdigo CEN - 005

Revisin
IDENTIFICACIN
Proceso: Otorgamiento de
certificados de matrculas y
Macro proceso: Acadmico disciplina.
OBJETIVO
Cumplir con los requerimientos de los estudiantes, cuando
necesiten estos documentos para cualquier trmite.
PROCEDIMIENTOS
- Personal de apoyo ayuda a realizar la peticin al representante

legal.
- Personal de secretara firma la constancia de presentacin.
- Departamento de inspeccin revisa puntaje.
- En caso de tener una disciplina insuficiente al puntaje requerido, se
realiza acta de compromiso con el DOBE.
- La Rectora autoriza con su firma conferir lo solicitado.
- El departamento de secretaria firma y legaliza lo solicitado.
- Personal de apoyo entrega documento solicitado al representante
legal.
Nombre Firma Fecha

Elabor
Revis
Aprob
PERSONAL DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO REPRESENTANTES

DOBE RECTORADO
APOYO DE SECRETARIA DE INSPECCION LEGALES
INICIO
Ayuda a realizar la
solicitud al
representante
Firma
constancia
de
documento
presentado
Emite
documento
de disciplina
NO Realiza acta
REVISA de
PUNTAJES compromiso
con el DOBE
Autoriza con
SI
su firma y
sello confiere
lo solicitado
Firma y legaliza los

documentos Entrega el
solicitados documento al
representante
FIN
Nombre Firma Fecha
Elabor
Revis
Aprob
6.20 Costo de la propuesta
En el siguiente cuadro se detalla el costo de la implementacin de los

manuales de procedimientos (Ver Cuadro N 48).
CUADRO N 48
COSTO DE LA PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VALOR VALOR
DESCRIPCIN DE MATERIALES CANT
UNIT. TOTAL
Folletos de implementacin de
manual de procedimiento 52 $ 5,00 $ 260,00
administrativo
TOTAL $ 260,00
CAPTULO VII
EVALUACIN FINANCIERA
La evaluacin de un proyecto es el proceso de medicin de su valor, que

se basa en la comparacin de los beneficios que genera y los costos o
inversiones que requiere, desde un punto de vista determinado.
Existen dos puntos de vista o evaluaciones de un proyecto:
- Evaluacin empresarial.
- Evaluacin social.
Se considerar aplicar para este proyecto la evaluacin empresarial o

privada que corresponde al punto de vista de la empresa y su Director General
(inversionista privado) quien ser la persona que invierta el recurso necesario
que llega a los $ 1.834,75 con su propio dinero, para lo cual se va a considerar
un inters del 5% anual (0,41mensual) para que se lleve a cabo la
implementacin de la metodologa de las 9S (Ver Cuadro N 49) en el cual se
representan el total de los costos de los problemas y la inversin inicial.
CUADRO N 49
COSTO DE PROBLEMAS VS COSTOS DE SOLUCIONES
DESCRIPCION DE LOS COSTOS COSTOS

PROBLEMAS PROBLEMAS PROPUESTA
ORGANIZACIN DECIFIENTE EN $ 8.771,52 $ 1574,75

LA INSTITUCIN
REPROCESOS EN
DEPARTAMENTOS $ 2.188,56 $ 260,00
ADMINISTRATIVOS
TOTAL $ 10.960,08 $ 1.834,75
Evaluacin Financiera 128
Se tomar en cuenta la evaluacin econmica, financiera y del Director

General. Los indicadores que se usarn son el Valor Actual Neto (VAN), la Tasa
Interna de Retorno (TIR), el coeficiente Beneficio Costo (BC) y el Perodo de
Recuperacin (PR). Clculos que se trabajar por medio de frmulas.
7.1 Valor actual neto (VAN)
Consiste en actualizar a valor presente los flujos de caja futuros que va a

generar el proyecto, descontados a un cierto tipo de inters (la tasa de
descuentos), y compararlos con el importe inicial de la inversin. Como tasa de
descuento se utiliza normalmente el costo de oportunidad del capital (COK) de
la empresa que hace la inversin.
= + [1/(1 + )1 ] + [2/(1 + )2 ] + + [/(1 + ) ]
Siendo:
A: Desembolso inicial
FC: Flujos caja.
N: Nmero de aos (1,2,.,n)
R: Tipo de inters (la tasa de descuentos)
1/(1+r)n: Factor de descuento para este tipo de inters y ese nmero de
aos.
Si VAN > 0: El proyecto es rentable.

Si VAN = 0: El proyecto es postergado.
Si VAN < 0: El proyecto no es rentable.
Este mtodo se considera el ms apropiado a la hora de analizar la

rentabilidad de un proyecto.
Para el clculo del valor actual neto se consideran los tres primeros meses
con un factor de descuento mensual de 0,41 % y un flujo actualizado dando un
VAN de $ 5.265,17 con lo cual al ser mayor que cero este proyecto es rentable.
(Ver Cuadro N 50) en el que se detalla la informacin.
CUADRO N 50
CLCULO DEL VALOR ACTUAL NETO (VAN)
Factor de
Valor final
Mese Costos/ Tasa de descuentos Flujo
del factor de
s Beneficios descuento V= 0.41% = actualizado
descuento
0.0041
0 -$ 1.834,75 0,0041 1/(1+0,0041)^0 1 -$ 1.834,75

1 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^1 0,9959 $ 605,06
2 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^2 0,9919 $ 602,60
3 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^3 0,9878 $ 600,14
4 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^4 0,9838 $ 597,71
5 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^5 0,9797 $ 595,22
6 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^6 0,9757 $ 592,79
7 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^7 0,9718 $ 590,42
8 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^8 0,9678 $ 587,99
9 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^9 0,9638 $ 585,56
10 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^10 0,9599 $ 583,19
11 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^11 0,9560 $ 580,82
12 $ 607,55 0,0041 1/(1+0.0041)^12 0,9521 $ 578,45
VAN $ 5.265,17
Fuente: Unidad Educativa Padres Somascos "El Cenculo"
7.2 Tasa interna de retorno (TIR)
Se define como la tasa de descuento o tipo de inters que iguala el VAN

a cero, es decir, se efectan tanteos con diferentes tasas de descuento
consecutivas hasta que el VAN sea cercano o igual a cero y obtengamos un VAN
positivo y uno negativo.
Si TIR > tasa de descuento (r): El proyecto es aceptable.

Si TIR = tasa de descuento (r): El proyecto es postergado.
Si TIR < tasa de descuento (r): El proyecto no es aceptable.
Este mtodo presenta ms dificultades y es menos fiable que el anterior,

por eso suele usarse como complementario al VAN. (Ver Cuadro N 51).
CUADRO N 51
TASA DE INTERS DE RETORNO (TIR)
Costos y Factor actualizado Factor actualizado
Mes
Beneficios (r=30%) (r=32%)
0,30 0,32
0 -$ 1.834,75 -$ 1.834,75 -$ 1.834,75
1 $ 607,55 $ 467,35 $ 460,27
2 $ 607,55 $ 359,50 $ 348,69
3 $ 607,55 $ 276,54 $ 264,16
4 $ 607,55 $ 212,72 $ 200,12
5 $ 607,55 $ 163,63 $ 151,60
6 $ 607,55 $ 125,87 $ 114,85
7 $ 607,55 $ 96,82 $ 87,01
8 $ 607,55 $ 74,48 $ 65,92
9 $ 607,55 $ 57,29 $ 49,94
10 $ 607,55 $ 44,07 $ 37,83
11 $ 607,55 $ 33,90 $ 28,66
12 $ 607,55 $ 26,08 $ 21,71
VAN $ 103,49 -$ 4,01
TIR = 30% +103,49/(103,49+4,01) 30,96

TIR = 30% + 0,96 TIR = 30,96 %
El TIR es mayor a la tasa de descuento por lo que el proyecto es

aceptable.
7.3 Coeficiente beneficio costo (BC)
Se obtiene con los datos del VAN; cuando se divide la sumatoria de

todos los beneficios entre la sumatoria de los costos (Ver Cuadro N 52).
Si BC > 1: El proyecto es aceptable.

Si BC = cercano a 1: El proyecto es postergado.
Si BC < 1: El proyecto no es aceptable.
CUADRO N 52
CLCULO DEL COEFICIENTE BENEFICIO COSTO (BC)
Beneficios
Costos Actualizados
Meses Costo y Beneficios Actualizados
(r = 0,41%)
(r = 0,41%)
0 -$ 1.834,75 $ 1.834,75
1 $ 607,55 $ 605,07
2 $ 607,55 $ 602,60
3 $ 607,55 $ 600,14
4 $ 607,55 $ 597,69
5 $ 607,55 $ 595,25
6 $ 607,55 $ 592,82
7 $ 607,55 $ 590,40
8 $ 607,55 $ 587,99
9 $ 607,55 $ 585,58
10 $ 607,55 $ 583,19
11 $ 607,55 $ 580,81
12 $ 607,55 $ 578,44
VAN $ 7.099,97 $ 1.834,75
BC = 7.099,97/1.834,75 BC = 3,87
El Proyecto es Aceptable
Como el valor obtenido es de 3,87 se considera que el proyecto de

implementacin de la metodologa de las 9S es aceptable.
7.4 Clculo del Ahorro
El clculo del ahorro a obtener, se lo refleja a continuacin (Ver Cuadro

N 53).
CUADRO N 53
CLCULO DEL AHORRO
Ahorro = Costo del problema Costo de la propuesta
DESCRIPCIN CANTIDAD PORCENTAJE
Costos del problema $ 10.960,08
Inversin del proyecto $ 1.834,75
Ahorro $ 9.125.33 83,26%
7.5 Perodo de recuperacin de la inversin (P.R.)
La inversin se recupera en el ao o mes en el cual los flujos de caja

acumulados superan a la inversin inicial, se efectuar por tanteos utilizando los
valores del VAN hasta obtener un valor negativo y uno positivo. No se considera
un mtodo adecuado si se toma como criterio nico. Pero, de la misma forma
que el mtodo anterior, puede ser utilizado complementariamente con el VAN. A
continuacin se presenta las variables con sus respectivos valores para calcular
el tiempo de recuperacin de la inversin. (Ver Cuadro N 54).
CUADRO N 54
CLCULO DEL TIEMPO DE RECUPERACIN DE LA INVERSIN
Beneficios Costos
Meses Costo y Beneficios Actualizados Actualizados
(t = 3 meses) (t = 4 meses)
0 $ 1.834,75 -$ 1.834,75 -$ 1.834,75
1 $ 607,55 $ 605,07 $ 605,07
2 $ 607,55 $ 602,60 $ 602,60
3 $ 607,55 $ 600,14 $ 600,14
4 $ 607,55 $ 597,69 $ 597,69
5 $ 607,55 $ 595,25 $ 595,25
6 $ 607,55 $ 592,82 $ 592,82
7 $ 607,55 $ 590,40 $ 590,40
8 $ 607,55 $ 587,99
9 $ 607,55 $ 585,58
10 $ 607,55 $ 583,19
11 $ 607,55
12 $ 607,55
VAN -$ 26,94 $ 570,74
P.R. = 3 + 26,94 / (26,94+ 570,74)
P.R. = 3 + 0,13
P.R.= 3,05 Meses
El tiempo de recuperacin del dinero invertido es de 3,05 meses, es decir

3 meses y 1 da segn el cuadro anterior, se aclara que la inversin del Director
General nos brinda un ao de gracia para el desarrollo del proyecto por lo cual
se comenzar la recuperacin de la inversin 1 ao despus de la puesta en
marcha del proyecto.
CAPTULO VIII
CRONOGRAMA Y PUESTA EN MARCHA DE LA SOLUCIN
8.1 Cronograma para la implementacin de la metodologa 9S.
Para la implementacin de la metodologa de las 9S en el Colegio El

Cenculo es necesario realizar un cronograma de trabajo y as desarrollar las
actividades que se mencionarn a continuacin:
Fase N 1: Compromiso de la alta gerencia y capacitacin.
1. Comunicacin y explicacin del propsito, alternativa de solucin y

beneficio econmico de la inversin de las autoridades (2 Das).
2. Estudio de la alternativa de solucin propuesta, por parte del Director
General Padre Hermelindo Ariza y autoridades del Colegio (8 Das).
3. Autorizacin para ejecutar el proyecto e iniciar la implementacin del
programa de las 9S (2 Das).
4. Charlas con los departamentos administrativos implicados en los
problemas (4 horas).
5. Cotizaciones sobre los recursos tecnolgicos y suministros a adquirir (4
Das).
6. Adquisicin de recursos tecnolgicos y suministros (3 Das).
Fase N 2: Implementacin de la metodologa de las 9S
El desarrollo de la propuesta, constar de las siguientes fases: (11

meses).
a.- Implementacin de las primeras 3S, con las cosas (4 meses).

Cronograma y puesta en marcha de la solucin 134
1SSEIRI=CLASIFICAR
Charlas al personal de la institucin.
Clasificar los documentos, objetos, materiales acumulados, separar lo
til de lo intil. (Identificar elementos innecesarios).
Separar los objetos, documentos, etc tiles en el departamento.
(realizar una lista de todos los elementos innecesarios).
Implementar normas de orden y aseo en la planta.
Estabilizar (Control e informe final).
2S SEITON=ORGANIZAR
Charlas al personal administrativo el cual es el implicado en los
problemas.
Definir la manera de ordenar los documentos.
Colocar de manera visible en la planta las normas establecidas en el
proceso.
Mantener lo anteriormente trabajado.
3S SEISO=LIMPIEZA
problemas.
Limpiar las instalaciones.
Buscar las causas de suciedad y mejorar.
b.- Implementar las 4ta, 5ta, 6ta y 7ma S (4 meses).
Las eses antes mencionadas se las agrupa ya que se refieren a las

personas.
4S Shitsuke=Disciplina y hbito.
5S Seiketsu=Bienestar personal.
6S Shikari=Constancia.
7S Shitsukoku= Compromiso
problemas.
Cronograma y puesta en marcha de la solucin 135
Disciplinar al personal para que aplique las 9S en sus departamentos y

respeten los procedimientos establecidos.
Mantener los hbitos adquiridos en las eses anteriores.
c.- Implementar las 8va, 9na S (3 meses).
Se las han agrupado porque tienen que ver con la empresa.

8S SEISHOO=COORDINACIN
9S SEIDO=ESTANDARIZACIN
Charlas al personal administrativo y Directivo.

Coordinar que el personal aplique las 9S en sus departamentos y
respeten los procedimientos establecidos.
Estandarizar cada proceso de las 9S.
Fase N 3: Retroalimentacin
7. Auditora correspondiente a resultados del proyecto (8 Das).

8. Entrega del informe final del resultado de auditora (7 Das).
8.2 Programacin
La programacin de puesta en marcha en la implementacin de las 9S

se realizar en el programa Microsoft Project usando la grfica de Gantt dando
la distribucin de tiempo que se tendr para ejecutar el proyecto.
En el (Anexo N 18, 19, 20, 21, 22) se puede observar de forma grfica
las fases y tareas a realizar para la implementacin.
CAPTULO IX
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9.1 Conclusiones
El implementar las 9S en los departamentos administrativos con el fin de

minimizar desperdicios y evitar retrasos en la entrega de documentos y atencin
del cliente, se traduce en maximizacin de la utilizacin de los recursos y
reduccin de costos, as como el fomento de una cultura de calidad con miras a
establecer el mejoramiento continuo.
La metodologa de las 9 S es una forma secuencial de organizar los

departamentos administrativos, con la participacin de equipos de trabajo
integrados por el personal que labora en el rea administrativa y el nivel directivo
lo cual contribuye a mejorar el desempeo individual, grupal pero sobre todo
organizacional.
La capacitacin y entrenamiento que se proporcione al personal permitir

lograr la disciplina que esta metodologa implica. El Involucrar a todo el personal
en la toma de decisiones e implementacin de tcnicas administrativas garantiza
el compromiso con el proceso de cambio, asociado a la motivacin que en ellos
se genere.
9.2 Recomendaciones
Para establecer la mejora continua se deben realizar las modificaciones

de acuerdo a la retroalimentacin que se obtenga del desarrollo de las
actividades, por cuanto la gerencia debe estar consciente que los beneficios de
utilizar esta metodologa son vistos gradualmente
Conclusiones y recomendaciones 137
La aplicacin correcta de la implementacin de las 9S en el rea

administrativa, conllevar a disminuir tiempos innecesarios y facilitar la
bsqueda de documentos dentro de las secciones de la institucin, es por esta
razn que se recomienda a los Directivos de la Institucin, brindar el apoyo
necesario para la implementacin de esta propuesta.
Es conveniente la conformacin de equipos de trabajo integrados por
cinco personas, que establezcan entre sus propsitos la estandarizacin de los
procesos, la coordinacin de actividades y que a su vez mantengan una
comunicacin intergrupal en forma constante.
Al inicio del proceso de implementacin es esencial establecer

semanalmente una capacitacin referente a resolucin de conflictos, delegacin,
proceso de toma de decisiones, calidad total, desarrollo de habilidades tcnicas,
del puesto e interpersonales; de la mano de un plan de motivacin que permita
al personal mejorar su desempeo; y posteriormente cuando hayan transcurrido
dos meses de la ejecucin se organiza un refuerzo a los temas.
Dar activa y constante participacin a todo el personal en la determinacin

de acciones a seguir para el logro de los objetivos que persiguen las 9 S, que
los responsabilice en todo el proceso.
Capacitar constantemente al personal, hacer una implementacin de esta

tcnica japonesa la cual ha dado resultados positivos en los principales pases
desarrollados del mundo.
GLOSARIO DE TRMINOS
Administracin.- Proceso de disear y mantener un entorno en el que

trabajando en grupos los individuos cumpla eficientemente objetivos
establecidos.
Control de calidad Total.- es una manera de orientar la direccin,

administracin y operacin de la empresa con miras a la satisfaccin de los
clientes.
Desperdicios.- todo lo que sea distinto a los recursos mnimos, absolutos

de materiales, mquinas y mano de obra necesarios para agregar valor al
producto.
Eficacia.- Cumplimiento de objetivos, hacer lo que se debe hacer.
Eficiencia.- logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro

de objetivos al menor costo y otras consecuencias no deseadas.
Equipo.- Es un grupo de personas con una misin u objetivo comn que

trabajan coordinadamente con la participacin de todos los miembros bajo
direccin de un lder.
Estndares.- conjunto de polticas, reglas, instrucciones y procedimientos

establecidos por la administracin para todas las operaciones principales, los
cuales sirven como gua que capacitan a todos los empleados.
Infraestructura.- conjunto de elementos o servicios que se consideran

necesarios para el funcionamiento de una organizacin.
Glosario de trminos 139
Kaizen.- trmino japons que seala la importancia del mejoramiento

continuo. La idea es dar continuamente pequeos pasos en mejoras, ser la
clave para el xito a largo plazo.
Liderazgo.- Influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para

que se esfuercen en forma voluntaria y con entusiasmo para el logro de las metas
del grupo.
Metodologa.- modo de decir o hacer una cosa con orden y segn ciertos
principios, que rene un sistema lgico de los principales elementos.
Muestreo por cuotas: Tambin denominado en ocasiones, "accidental".

Se asienta generalmente sobre la base de un buen conocimiento de los estratos
de la poblacin y/o de los individuos ms "representativos" o "adecuados" para
los fines de la investigacin. Este mtodo se utiliza mucho en las encuestas de
opinin.
Productividad.- se refiere a la eficiencia y eficacia en trabajo individual y

organizacional.
Retec.- Proyecto de reforzamiento de la educacin tcnica, tiene como

objetivo promover la adecuacin de los servicios educativos prestados por los
centros de bachilleratos tcnicos.
Toma de decisiones.- seleccin de un curso de accin entre varias

opciones.
Anexos 141
ANEXO N 1
LABORATORIOS DE LA INSTITUCIN
LABORATORIO LABORATORIO DE
CONTABILIDAD Y
DE FSICA ADMINISTRACIN
LABORATORIO SALA
DE COMPUTACIN DE INGLES
Fuente: Laboratorios del Colegio El Cenculo

Anexos 142
ANEXO N 2
TALLER DE INSTALACIONES EQUIPOS Y MAQUINAS ELECTRICAS
LABORATORIO DE DIBUJO TECNICO

Anexos 143
ANEXO N 3
TALLER DE MECANICA INDUSTRIAL

Anexos 144
ANEXO N 4
ACTA DE NOTA MENSUAL
Fuente: Departamento Secretara Colegio El Cenculo

Elaborado por: Ing. Arturo Bosque
Anexos 145
ANEXO N 5
FICHA DE ASISTENCIA Y CONTROL DE ACTIVIDADES

Anexos 146
ANEXO N 6
DETALLES DE ACTIVIDADES EVALUADAS

CONTROL
Comisin de Evaluacin
Vicerrectorado
Fuente: Tesis 3524

Acadmico
Vicerrectorado Tcnico
DIRECTORES DE AREA
D.O.B.E
Elaborado por: Policarpo Villagmez

Bachilleres con:
DOCUMENTOS PROCESO
CURRICULARES Conocimientos en
(POA, Planes Anuales, Aplicacin didctica Pedaggica su
Actividades Enseanza (Documentos Curriculares). especializacin.
Aprendizaje, Planes de Evaluacin Diagnstica Formados con
Leccin, Leccionarios, Feedback de Contenidos Acadmicos.
valores y
ANEXO N 7
etc) Metodologas para actividades didcticas.

Actividades extracurriculares apropiadas principios.
(Cursos de nivelacin o recuperacin, Aptos para
RECURSOS capacitaciones a la comunidad en general, estudios
etc) superiores.
HUMANOS
Instrumentos de evaluacin
Directores rea
RECURSOS RECURSOS
Docentes
TECNOLGICOS MATERIALES
Discentes
Aulas, Biblioteca Infocus,
Laboratorios, Computadoras, TV
Anexos
Talleres DVD, Libros

ESQUEMA DE CONTROL DEL PROCESO ENSEANZA -APRENDIZAJE
Sala Proyeccin
147
LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO - SITUACION ACTUAL
NOMBRE DE LA INSTITUCION: UNIDAD EDUCATIVA DE PADRES SOMASCOS EL CENCULO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: CONTRATACION DE PERSONAL
FLUJO GRAMA TIEMPO

UNIDADES ADMINISTRATIVAS (minutos)
TAREAS RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
DIRECTOR DE AREA D.O.B.E RECTORADO REAL DEMORA
CONTABLE

Inicio INICIO Marzo

Licitacin de la entrevista del o DIRECTOR DE
los profesionales AREA Marzo
(periodicos,radios,internet,personales) RESPECTIVO
Entregas de curriculum Vitae de

Marzo SIMBOLO DESCRIPCION
aspirantes al puestos de trabajo
Entrevista con candidatos NO
Marzo INICIO - FIN
opcionados al puesto de trabajo SI
ANEXO N 8
Clase demostrativa Marzo TAREAS
PSC.
Evaluacin y validacin del perfil
ELIZABETH Marzo DECISIN
Psicolgico ALVARADO
NO
Entrevista a candidatos LINEA DE
Marzo
opcionados al puesto de trabajo SI
FLUJO
NO
Entrevista a candidatos DR. YON
Marzo A CONECTOR
opcionados al puesto de trabajo ALVARADO
SI
NO
CPA. NANCY
Entrevista de situacion laboral Marzo
SI
SARANGO
PROCESO DE CONTRATACIN DEL PERSONAL DOCENTE
Firma de contrato Marzo

Anexos
FIN FIN Marzo

148
Responsable
Anexos 149
ANEXO N 9
ENCUESTA PARA SER APLICADAS A DOCENTES Y PERSONAL DE LOS
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y REPRESENTANTE DEL
COLEGIO PARTICULAR EL CENCULO
El presente cuestionario permitir obtener informacin que servir para desarrollar
el trabajo de tesis titulado:
Implementacin de la Metodologa de las 9S en el rea Administrativa del colegio

Particular "El Cenculo" por lo cual se les solicita su colaboracin.
Instrucciones: A continuacin encontrar una serie de preguntas, para el efecto

deber colocar una X en el cuadro, en la respuesta a su eleccin y ampliar cuando
se le solicite.
1.- Qu funcin cumple dentro de la Unidad Educativa Padres Somascos "El

Cenculo" o que actividad realiza en el departamento al que pertenece?
Docente Administrativo Directivo
Representante Rectorado Jefe
Vicerrectorado
Inspeccin
Secretara
D.O.B.E
Financiero
2.- Considera usted necesario implementar herramientas administrativas que

contribuyan a mejorar sus actividades?
SI NO Porque:______________________
_______________________________________
_______________________________________
3.- Cmo evala el desempeo del rea administrativa en la realizacin de sus

actividades?
Excelente Regular
Muy Buena Deficiente
Bueno
4.- Qu opinin le merece el manejo, ubicacin y almacenamiento de las materias

primas en los departamentos administrativos?
Excelente Regular
Bueno
Elaborado por: Klever Tigua
Anexos 150
ANEXO N 10
CONTINUACIN DE ENCUESTA
5.- Considera que actualmente existe orden, limpieza y organizacin dentro del
rea administrativa?
SI NO Porque:________________________
______________________________
6.- Cul cree que es el mayor inconveniente que tiene el rea administrativa para
realizar sus funciones?
Falta de espacios en departamentos
administrativos y procedimientos
Demora por equipos de cmputos obsoletos
Demora en atencin al cliente

Falta de capacitacin
Mala comunicacin interna en administracin

Otros (especifique)
________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7.- Cmo es la participacin del personal del rea administrativa en la toma de

decisiones de su departamento?
Excelente Regular
Bueno
8.- Por qu es necesario mejorar las funciones del rea administrativa?
Para mejorar la calidad
Ser ms flexible
Evitar riesgos
Eliminar los retrasos en entregas de documentos
Satisfaccin de los clientes
Dar un excelente servicio

Mejorar la eficiencia de los trabajos realizados en departamentos
administrativos
Anexos 151
ANEXO N 11
CONTINUACIN DE ENCUESTA
9.- Considera usted que la empresa utiliza procedimientos adecuados para

mejorar constantemente?
SI NO Porque:__________________
________________________
10.- Apoyara usted la implementacin de las "9S" metodologa administrativa que
contribuye a mejorar el desempeo de los departamentos administrativo con miras
a la calidad total?
SI NO Porque:__________________
________________________
________________________
Gracias por su
colaboracin.
Anexos 152
ANEXO N 12
GRFICOS DEL ESTUDIO DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS EN EL

COLEGIO PARTICULAR EL CENCULO
De acuerdo a la informacin recopilada se obtuvieron los siguientes resultados:

GRFICO N 1
Pregunta N 1: Qu funcin cumple dentro de la
Unidad Educativa Padres Somascos "El Cenculo"
100%
90%
80%
70%
60%
50% 42% 39%
40%
30%
20% 14%
10% 5%
0%
DOCENTES REPRESENTANTES ADMINISTRATIVOS DIRECTIVOS
Resultados: El 42,19 % son Docentes, el 39,06 % son representantes legales

de estudiantes, el 14,06 % pertenecen al rea administrativa y el 4,69 % son
Directivos.
GRFICO N 2
100% Pregunta n 1: Qu actividad realiza dentro del
90% departamento?
80%
70%
60%
50% 42% 39%
40%
30% Series1
20%
10% 2% 3% 2% 2% 3% 3% 5%
0%
Resultados: El rea administrativa est conformada por un 2% en rectorado,

3% vicerrectorado, 2% inspeccin, 2% D.O.B.E, 3% Departamento financiero,
42% los docentes, 39% representantes y 5% los jefes.
Anexos 153
GRFICO N 3
Pregunta 2.- Considera usted necesario implementar herramientas
administrativas que contribuyan a mejorar sus actividades?
100%
80% 70%
60%
40% 30%
20%
0%
SI NO
Resultados: el 70% de personas indic que si es necesario y el 30% indic que

no. Al referirse al porqu de su pregunta se obtuvieron los siguientes resultados.
GRFICO N 4
100%
Porqu s lo considera necesario?
80%
60% 51%
40% 27%
16%
20% 7%
0%
Mejorar el servicio Sea mejor la Ayuda al personal Otros
institucin
100% Porqu no lo considera necesario?

80%
58%
60%
40% 26%
16%
20%
0%
No se da capacitacin No se realiza bien Otros
Respuesta: Si lo considera necesario.- el 51% seal para mejorar el servicio,

el 27% para que la institucin sea mejor, 16% lo considera necesario para que
ayude al personal en el desarrollo de sus actividades y el 7% lo ubica las otras
opciones. Segn las respuestas negativas, el 58% sealo la ausencia de una
capacitacin efectiva, el 26% indic que no se realizan bien los cambios y el
restante 16% la ubica en otras restantes.
Anexos 154
GRFICO N 5
Pregunta N 3.- Cmo evala el desempeo del rea administrativa en la

realizacin de sus activiades??
90% 81%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20% 13%
10% 6%
0% 0%
0%
Excelente Muy bueno Bueno Regular Deficiente
Resultados: el 81% opina que los departamentos administrativos realizan sus

actividades de manera regular, el 13% la ubica en deficiente y el 8% en buena.
GRFICO N 6
Pregunta N 4.- Qu opinin le merece el manejo, ubicacin y

almacenamiento de las materias primas en los departamentos
administrativos?
80%
70%
70%
60%
50%
40%
30%
20% 13%
11%
10% 6%
0%
0%
Resultados: el 70% considera que el manejo y almacenamiento de materia

prima en los departamentos administrativos es regular, el 13% la ubica en
deficiente, el 6% en buena y el 11% muy bueno.
Anexos 155
GRFICO N 7
Pregunta N 5.- Considera que actualmente existe orden, limpieza y

organizacin dentro del rea administrativa?
80%
69%
70%
60%
50%
40% 31%
30%
20%
10%
0%
SI NO
Resultados: el 69% del personas encuestadas seala que los departamentos

administrativos no se encuentran ordenados, limpios y organizados, y el 31%
indica que s.
GRFICO N 8
Pregunta N 6.- Cal cree que es el mayor inconveniente que tiene el
rea administrativa para realizar sus funciones?
35% 31%
30% 23%
25%
20% 16% 14%
15% 9%
10% 6%
5%
0%
Resultados: dentro de los mayores inconvenientes que tenga q enfrentan los

departamentos administrativos estn con un 31% la mala comunicacin interna
en administracin, el 23% indica las demoras en atencin al cliente, el 16% se
debe a la falta de espacios, el 14% a la demora por equipos de cmputos
obsoletos, 9% es por falta de capacitacin y el 6% restante seala que son por
otras causas.
Anexos 156
GRFICO N 9
Pregunta N 7.- Cmo es la participacin del personal del

rea administrativa en la toma de decisiones de su
departamento?
60% 48%
50%
40% 30%
30%
20% 9% 13%
10% 0%
0%
Resultados: Las personas encuestadas opinan que la toma de decisiones del

personal en un 48% es regular, el 30% la ubica en deficiente, el 13% en bueno
y el 9% en muy bueno.
GRFICO N 10
Pregunta N 8.- Por qu es necesario mejorar las funciones del rea

administrativa?
25% 20% 22%

19%
20% 16%
15% 9%
10% 8% 6%
5%
0%
Resultados: Es necesario mejorar segn los encuestados opinan en un 22%

para mejorar la eficiencia en los procesos, 20% para eliminar retrasos, el 19%
para evitar riesgos, 16% para mejorar la calidad, el 9% para ser ms flexible, el
8% cree necesario mejorar para satisfacer las necesidades de los clientes, 6%
para dar un excelente servicio.
Anexos 157
GRFICO N 11
Pregunta N 9.- Considera usted que la empresa utiliza procedimientos

adeuados para mejorar constantemente?
70%
63%
60%
50%
40% 38%
30%
20%
10%
0%
SI NO
Resultados: El 63% opina que la institucin no utiliza procedimientos adecuados

para mejorar y el 38% considera que s.
GRFICO N 12
Pregunta N 10.- Apoyara usted la implementacin de las "9S"

metodologa administrativa que contribuye a mejorar el desempeo
de los departamentos administrativo con miras a la calidad total?
100%
89%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20% 11%
10%
0%
SI NO
Resultados: El 89% indico que si apoya la implementacin de una metodologa

que contribuya a la calidad y el 11% indico que no.
Anexos 158
ANEXO N 13
FORMATO PARA EVALUACIN DE LAS 9S EN LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Fecha: ____________________________ Departamento: ___________________

Cargo que desempea: __________________________________________
Instrucciones: Colocar en el espacio de rango la calificacin que considere de los
cuestionamientos de cada lnea de acuerdo a lo siguiente:
E= Excelente B= Bueno D= Deficiente
MB= Muy Bueno R = Regular
Descripcin Rango
SEIRI= ORDENAR
1.- Proceso de desecho de materia prima innecesaria o intil.
2.- Ubicacin de la materia prima de poco movimiento.
3.- Ubicacin de acuerdo al uso de la materia prima.
4.- Funcionamiento de los procedimientos de almacenaje.
SEITON= ORGANIZAR
1.- Identificacin de la materia prima segn el dep. administ.
2.- Ahorro de espacio.
3.- Ubicacin por orden lgico.
4.- Materia prima se encuentra en su ubicacin correspondiente.
SEISO= LIMPIEZA
1.- Limpieza del rea de trabajo.
2.- Rotulacin en el rea de trabajo.
3.- Ubicacin de desechos.
4.- El lugar de trabajo est libre de obstculos.
SEIKETSU= MANTENER
1.- Mantenimiento de las instalaciones.
2.- Mantenimiento del mobiliario y equipo.
3.- Mantenimiento del orden, limpieza y organizacin.

SHITSUKE= DISCIPLINA
1.- Desempeo del personal.

2.- Seguimientos de normas.
3.- Conocimientos de las "9S".
4.- Cumplimiento de procedimientos.
Anexos 159
ANEXO N 14
CONTINUACIN DEL FORMATO PARA EVALUACIN DE LAS 9S EN EL

PROCESO ADMINISTRATIVO
SHIKARI= CONSTANCIA
1.- Continuidad de las soluciones de las reuniones.
2.- Evaluaciones peridicas.
3.- Entrenamiento al personal.
4.- Induccin al personal de nuevo ingreso sobre las "9S".
SHITSUKOKU= COMPROMISO
1.- Apoyo de los Directivos.
2.- Ejecucin de acciones correctivas.
3.- Participacin del personal de la institucin.
SEISHOO= COORDINACIN
1.- Desempeo de los jefes de departamentos administrativos.
2.- Desempeo de los Directivos.
3.- Funcionamiento de los departamentos administrativos.
SEIDO= ESTANDARIZACIN
1.- Manejo de etiquetas.
2.- Funcionamiento de procedimientos.
Gracias por su colaboracin.

Anexos 160
ANEXO N 15
MATERIAL PARA LA CAPACITACIN DE LAS 9S
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Frmula Ganadora
Mtodo Compromiso
_______________________
_______________________
xito _______________________
_______________________
Fuente: Recopilacin de informacin (Libros, Internet, Folletos)

Anexos 161
Qu son las 9S?
0 Es una metodologa que busca la mejora de vida en el

trabajo, destacando la participacin de todos los
empleados conjuntamente con la empresa. _______________________
0 Su gran secreto: Produce un profundo cambio en la
conducta de las personas
_______________________
_______________________
_______________________
La metodologa de las 9S
0 Es un sistema que contiene las 5 s y posteriormente
se agregaron 4 s para una mejor efectividad en el
personal, de esta forma las fases quedan completas _______________________
0 Las 9 s estn evocadas a entender, implantar y _______________________

mantener un sistema de orden y limpieza en la
empresa, al aplicarlas tenemos retribuciones como _______________________
una mejora continua.
_______________________
SUPERVIVENCIA
SATISFACCION DEL CLIENTE

Las 9S es una
metodologa que hace PRODUCTO SERVICIO DE
CALIDAD COMPETITIVA
nfasis en ciertos
comportamientos que _______________________
PROGRAMAS DE CTC
permiten un ambiente
de trabajo limpio, TRABAJO EN UN AREA LIMPIA
_______________________
ordenado y agradable. CONFORTABLE Y SEGURA
_______________________
AMBIENTE AGRADABLE Y
EFECTIVO DESARROLLADO
POR LAS 9S _______________________
9S

Anexos 162
Con la implementacin de las 9 s se pueden

obtener los siguientes resultados:
0 Una mayor satisfaccin de los clientes y/o

trabajadores.
0 Menos accidentes. _______________________
0 Menos prdidas de tiempo para buscar herramientas
o papeles. _______________________
0 Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
0 Disminucin de los desperdicios generados. _______________________
0 Una mayor satisfaccin de nuestros clientes.
_______________________
objetivos y beneficios de las 9S

1. Mejorar la limpieza y organizacin de los puntos de
trabajo
2. Facilitar y asegurar las actividades en las plantas y _______________________
oficinas
3. Generar ideas orientadas a mejorar los resultados _______________________
4. Fomentar la disciplina
5. Crear buenos hbitos de manufactura _______________________
6. Crear un ambiente adecuado de trabajo
7. Eliminar los accidentes de trabajo _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________

Anexos 163
Nombre
japons
Significado Propsito
Mantener slo lo
SEIRI Clasificacin necesario
Relacin
con las Mantener todo en
SEITON Organizacin orden
cosas
SEISO Limpieza Mantener todo limpio
Cuidar su salud fsica y

SEIKETSU Bienestar personal mental _______________________
Mantener un
Relacin SHITSUKE Disciplina comportamiento fiable
con usted
mismo SHIKARI Constancia
Perseverar en los _______________________
buenos hbitos
Ir hasta el final en las
SHITSOKOKU Compromiso tareas _______________________
Actuar como equipo
SEISHOO Coordinacin con los compaeros
Relacin
con la Unificar el trabajo a _______________________
empresa SEIDO Estandarizacin travs de los
estndares
1.- Seir (Ordenar O 2. Seiton (Organizar ) 3. Seiso (Limpiar)

Clasificar)
_______________________
5. Shitsuke (Disciplina)
_______________________
4. Seiketsu (Bienestar
Personal O Equilibrio) _______________________
_______________________
0 El modelo original japons considera la necesidad

aplicar cuatro "S" adicionales utilizadas para
estimular al individuo con el Propsito de que
mantenga los buenos hbitos
0 Shikari y Shitsokoku son principios fundamentales _______________________

para reforzar los buenos hbitos personales que un
individuo debe practicar en el lugar de trabajo.
_______________________
0 Seishoo y Seido son hbitos que estn relacionados _______________________
con la buena integracin de los equipos,
compaerismo y realizar un trabajo disciplinado
_______________________

Anexos 164
6. Shikari
(Constancia)
_______________________
0 La constancia es la capacidad de _______________________
permanecer en algo
(resoluciones y propsitos), de _______________________
manera firme e inquebrantable.
_______________________
7. Shitsukoku (Compromiso)
0 El compromiso es una obligacin contrada; es una
palabra dada o empeada con una idea, con alguna
tarea, con alguien o con algo.
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
8. Seishoo (Coordinacin)
0 La coordinacin significa realizar las cosas de una
manera metdica, ordenada, y de comn acuerdo con
los dems involucrados en la misma. Es reunir
esfuerzos tendientes al logro de un objetivo
determinado. _______________________
_______________________
_______________________
_______________________

Anexos 165
9. Seido (Estandarizacion)
0 Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar
especificaciones sobre algo, a travs de normas
procedimientos o reglamentos.
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Procedimientos para la
aplicacin de las 9 S
0 Concientizacin en cada empleado _______________________
0 Establecimiento de metas
0 Seleccin de acciones prioritarias (proyectos)
_______________________
0 Anlisis de la situacin actual (los hechos)
0 Desarrollo de las acciones correctivas
0 Evaluacin (comparacin con la situacin)
_______________________
_______________________
9 Tipos de Desperdicios
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________

Anexos 166
Beneficios
1. Mejorar la limpieza y organizacin de los
puntos de trabajo.
2. Facilitar y asegurar las actividades en las plantas
y oficinas.
3. Generar ideas orientadas a mejorar los _______________________
resultados.
4. Fomentar la disciplina. _______________________
5. Crear buenos hbitos de manufactura.
6. Crear un ambiente adecuado de trabajo.
_______________________
7. Eliminar los accidentes de trabajo.
_______________________
Consecuencias de no llevar a cabo las 9S
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Procedimiento para la
aplicacin de las 9S
0 Concientizacin en cada empleado
0 Establecimiento de metas
0 Seleccin de acciones prioritarias
(proyectos) _______________________
0 Anlisis de la situacin actual (los
hechos)
0 Desarrollo de las acciones correctivas
_______________________
0 Evaluacin (comparacin con la
situacin anterior) _______________________
_______________________

Anexos 167
0 Es muy comn encontrar en las empresas

exceso de ciertos artculos de consumo como
papelera que podra ponerse amarilla, exceso _______________________
de inventarios de materia prima, de productos
en proceso, etc. Excesos que implican un costo _______________________
muy alto, ya sea por almacenamiento o por
prdida del material.
_______________________
_______________________
Para emprender una tarea de clasificacin de

elementos en la empresa, de una manera
sistemtica, se sugiere lo siguiente:
REORGANIZACION
INSPECCION PERIODICA _______________________

CLASIFICACION DE:
_______________________
TRASTOS SOBRANTES REPARABLE FUNCIONAL
VIEJOS _______________________
INNECESARIO ARREGLO
_______________________
SE DESECHA SE ORGANIZA

Anexos 168
Situacin
actual
0 En general, un procedimiento para organizar

es el siguiente:
_______________________
Analizar la situacin actual. _______________________
_______________________
Decida sitios de ubicacin:
un lugar para cada cosa _______________________
y cada cosa en su lugar.
Una recomendacin importante al organizar es cumplir

con el concepto un elemento es lo mejor
0 Una herramienta, un producto, _______________________

una mquina, un archivo.
0 Una hora de reunin _______________________
0 Una hoja de papel de copia
0 Una llave, un desarmador, etc. _______________________
_______________________
0 El trabajar en un sitio sucio y desordenado

adems de ser desagradable es peligroso.
Atenta con la salud fsica y mental de los _______________________
trabajadores, incide en la calidad del producto.
_______________________
_______________________
_______________________

Anexos 169
0 La limpieza en general de las instalaciones de

trabajo es responsabilidad de la empresa, pero _______________________
gran parte del xito en estos aspectos reposa
sobre la actitud de los empleados: si cada _______________________
quien se ocupa de mantener limpio su puesto
de trabajo, la suma del esfuerzo de todos, ms
el cumplimiento de los deberes del _______________________
departamento de aseo, lograrn un ambiente
higinico y agradable para laborar. _______________________
0 El bienestar personal es el estado en que la _______________________

persona puede desarrollar de manera fcil y
cmoda todas sus funciones. _______________________
0 Consiste en mantener la limpieza mental y _______________________
fsica de cada uno.
_______________________
0 La empresa: Debe cuidar que la _______________________

condiciones de trabajo para los
empleados sean las adecuadas y _______________________
mantener los servicios comunes en
condiciones tales que propicie un
ambiente sano: _______________________
_______________________

Anexos 170
Disciplina
0 La disciplina es el apego a un conjunto de

leyes o reglamentos que rigen ya sea a una
comunidad, a la empresa o a nuestra propia _______________________
vida; la disciplina es orden y control personal
que se logra a travs de un entrenamiento de _______________________
las facultades mentales, fsicas o morales. Su
prctica sostenida desarrolla en la persona
_______________________
disciplina un comportamiento confiable.
_______________________
Disciplina
0 La indisciplina implica no slo el

simple hecho de incumplir normas;
significa, adems, falta de respeto por _______________________
los dems y un desconocimiento de las
motivaciones humanas y de lo que _______________________
significa en el ambiente social y
empresarial la confiabilidad en la _______________________
persona y en su trabajo.
_______________________
0 La constancia es la capacidad de _______________________

permanecer en algo
(resoluciones y propsitos), de _______________________
manera firme e inquebrantable.
_______________________
_______________________

Anexos 171
0 Es valioso para la persona y para la

empresa. Insistir e insistir y no suspender.
Y los resultados se vern: el ambiente ser
ms agradable y ms sano, tendremos
mejores hbitos de trabajo y de vida, los _______________________
productos y servicios sern de mejor
calidad, la imagen de la empresa mejorar,
los rendimientos sern mayores..., la _______________________
empresa permanecer en el mercado. La
constancia hace que el esfuerzo se convierta
en una espiral ascendente incontenible. _______________________
_______________________
0 Se pude ser disciplinado y constante en una

tarea y, sin embargo, no estar comprometido
con ella, no estar realmente convencido de sus _______________________
bondades y de su necesidad; de este modo, se
obtendrn algunos resultados, pero no existir _______________________
el entusiasmo evidente ni el ejemplo claro para
imitar. _______________________
Ser congruente con lo que se predica, _______________________

en otras palabras hacer lo que se dice.
La coordinacin significa realizar las cosas de una

manera metdica, ordenada, y de comn acuerdo con
los dems involucrados en la misma. Es reunir _______________________
esfuerzos tendientes al logro de un objetivo
determinado. _______________________
_______________________
_______________________

Anexos 172
0 Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar

especificaciones sobre algo, a travs de normas
procedimientos o reglamentos. _______________________
_______________________
_______________________
_______________________

Anexos 173
ANEXO N 16
COTIZACIONES N 1

Anexos 174
ANEXO N 17
COTIZACIONES N 2

Anexos 175
ANEXO N 18
ESCALA DE TIEMPO DE LA IMPLEMENTACIN DE LAS 9S

Anexos 176
ANEXO N 19
FASES DE LA IMPLEMENTACIN DE LAS 9S

Anexos 177
ANEXO N 20
TAREAS DE LA FASE N 1 DE LA IMPLEMENTACIN DE LAS 9S

Anexos 178
ANEXO N 21

Anexos 179
ANEXO N 22

BIBLIOGRAFIA
Libros:
Benjamn W. Niebel, Ingeniera Industrial, Mtodos, Estndares y diseo del

trabajo, Decima Primera Edicin, Mc Graw Hill, Mxico. 2004.
Gutirrez Pulido Humberto, Calidad Total y Productividad Tercera Edicin, Mc

Graw Hill, Mxico. 2001.
Michael E. Porter, Competitive Advantage, Compaa Editorial Continental,

Vigsima impresin, Mxico, 2001.
Pginas de Internet:
www.fontem.com/archivos/9.ppt
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/admin
elibe.htm
www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/.../9s.htm
http://www.observatorio.org/colaboraciones/cons3.html
www.sld.cu/galerias/doc/sitios/infodir/3.doc
http://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor
http://es.wikipedia.org/wiki/Educaci%C3%B3n

Tigua Chancay Tesis 9s

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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL

La responsabilidad de los hechos, ideas y doctrinas expuestas en esta Tesis

TIGUA CHANCAY KLEVER HERNALDO

En primer lugar le doy gracias a Dios por la energa y fuerzas que me ha

A mi esposa Jnnifer Desintonio quien me ha brindado apoyo, dndome

Con amor, cario, trabajo y honestidad cualquier propsito lo podemos

A mis padres, por su apoyo, su amor y comprensin que

A mi esposa por acompaarme en este viaje..."el estudio universitario" y

2.2 Recursos productivos 19

4.1.2 Poder de negociacin del proveedor 47

8.2 Programacin 135

25 Costo por reprocesos 71

54 Clculo del tiempo de recuperacin de la inversin 132

21 Tareas de la fase N 2 de la implementacin de las 9S 178

Este trabajo tiene como objetivo primordial implementar la metodologa

PALABRAS CLAVES: Sistemas, Integrados, Gestin, Mejora, Continua, 9S,

TIGUA CHANCAY KLEVER ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA M. Msc.

This work aims primarily to implement the methodology "9S" in the

KEYWORDS: Systems, Integrated, Management, Improvement, Continuous,

TIGUA CHANCAY KLEVER ING. IND. BONILLA RIVADENEIRA M. Msc.

En el Captulo I: Se encuentra el justificativo, el marco terico, el objetivo

En el Captulo II: Se da a conocer la situacin actual de la Institucin, su

En el Captulo III: Se realiza la cadena de valor de la institucin analizando

En el Captulo IV: Se efecta el modelo de las cinco fuerzas competitivas

En el Captulo V: Se identifican cada uno de los problemas con sus causas

En el Captulo VI: Se desarrolla la propuesta de implementacin de la

En el Captulo VII: Se evala el proyecto para ver si es aceptable, viable

En el Captulo VIII: Se plantea el cronograma y puesta en marcha de la

Por ltimo de manera breve en el Captulo IX: se presenta la conclusin y

El Centro Educativo El Cenculo fundado en 1989 por el Dicono

Las antiguas estructuras han sido paulatinamente restructuradas,

Mediante Resolucin Ministerial N 180 del 4 de marzo de 1994 inici sus

La necesidad de ampliar sus servicios y el crecimiento de la demanda

Colegio Particular Padres Somascos El Cenculo el 22 de Abril del 2002, bajo

La Institucin est dividida en dos secciones (Ver Cuadro N 1) en el cual

Primera Seccin: Jardn, Escuela y Ciclo Bsico

EDIFICIO REA NMERO DE AULA

Ciclo Bsico 12 Aulas

rea Direccin, Secretara

Servicios que ofrece el Colegio Particular El Cenculo

Los servicios que presta el Colegio Particular El Cenculo se especifica

La Institucin est calificada apta para brindar bachilleres tcnicos con

Instalaciones de equipos y mquinas elctricas.

1.2 Localizacin geogrfica

El Colegio Particular El Cenculo est situado en el Km. 14 va Daule,

Fuente: Colegio Particular El Cenculo

1.3 Filosofa estratgica

A continuacin se describe la misin y visin declarada por la institucin.

Fomentar al desarrollo integral de las personas, esculcar los principios y

Lderes y facilitadores de los aprendizajes significativos con

1.4 Base Legal

El Colegio Particular El Cenculo, es una institucin al servicio de la

Se basa en el Declogo de San Jernimo Emiliani, en los reglamentos y

1.6 Organigrama estructural general

El Colegio Particular El Cenculo presenta una estructura administrativa

Fuente: Colegio Particular El Cenculo

1.7 Planteamiento del problema

En la mayora de Instituciones, empresas u organizaciones de nuestro

Con relacin al desarrollo y funcionamiento de los departamentos

ingresan o se emiten a los representantes legales, equipos obsoletos, tiempo

A consecuencia se hace necesario plantear las siguientes interrogantes:

Entre los factores ms evidentes que contribuyen al servicio deficiente e

Es necesaria la participacin, colaboracin y compromiso de todos los