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pblico nacional
9.1. ADMINISTRACIN DE ALMACENES EN EL SECTOR PBLICO
La administracin de los Almacenes en el Sector Pblico es uno de los tpicos que merece se le d
la ms amplia atencin teniendo en cuenta que todos los bienes que se usan y consumen durante
cada ejercicio econmico, tienen que pasar la mayor parte de ellos necesariamente por el
Almacn de la entidad.
Con la Resolucin Jefatural N335-90-INAP/DNA del 09SET90 se dictan las normas sobre la
administracin de Almacenes para el Sector Pblico.
CONSIDERANDO
Que el Decreto de Ley N 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento otorga a la Direccin
Nacional de Abastecimiento atribucin para remitir normas relativas a adquisicin nacional de
bienes y servicios no personales.
Que con Oficio N 008-90-EF-93.02, la Contadura Pblica de la Nacin ha dado conformidad a los
formularios anexos al citado Manual que son de uso compartido entre los Sistemas de
Contabilidad y Abastecimiento.
En uso de las Atribuciones conferidas por el Decreto Legislativo N 534 - Ley del Instituto Nacional
de Administracin Pblica.
SE RESUELVE:
Artculo 1.- Aprobar el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
A. OBJETO
B. ALCANCE
C. BASE LEGAL
D. NORMAS ESPECFICAS
4. Son factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn los siguientes.
a. rea Requerida: debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efecten en
un rea fsica adecuada, sin que tropiece con inconveniente por falta de espacio. Se
determina en base a la cantidad y volumen de los bienes previstos para
adquirir incluyendo de futuras ampliaciones.
b. Seguridad: el lugar geogrfico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o
merma ocasionados por agentes atmosfricos, as como preservar la integridad humana y
fsica ante acciones de terceros o de desastres naturales.
c. Facilidad de Recepcin: contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecutan
la institucin, debe existir vas de acceso para personas y vehculos a fin de que los
proveedores entreguen sin dificultades sus artculos.
d. Caractersticas de los materiales: segn la naturaleza de los bienes se debe tener en
consideracin el peligro que puedan o no ocasionar al personal que labora en el almacn,
as como a la comunidad, ejemplo: explosivos, productos qumicos, txicos, radiactivos,
etc.
e. Facilidad de utilizacin por los usuarios: considerar la cercana y fluidos de trnsito para
que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma econmica, rpida y segura.
f. Tiempo de suministro: considerar la distancia a que se encuentran las unidades y sus
necesidades de reposicin; ejemplo: cuando la atencin de pedidos se tuviera que
efectuar el mismo da, el almacn estara ubicado en la misma localidad, si estos tuvieran
que atenderse al da siguiente o al tercer da, la localizacin puede hacerse afuera del
permetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias.
g. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministro y el tamao del
local del almacn; cuando ms alejado est el almacn de las fuentes de suministro, mayor
ser su tamao.
h. Vas de comunicacin: se localizar el almacn en lugares que haya fluido, servicio de
transportes para el acarreo de los bienes y materiales.
i. Infraestructura disponible: considerar reas o edificaciones que por sus caractersticas
resulten apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento resulte econmico.
j. Capacidad econmica de la entidad: a efecto de planear el equipamiento del almacn.
a. Oficina.
b. Recepcin y despacho.
c. Corredores y pasadizos.
d. Zona de almacenaje.
e. Vestuarios de personal.
f. Zonas para ampliaciones y
g. reas de estacionamiento exterior.
a. Caractersticas de los bienes, a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su
conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o tcnicos especializados.
b. Naturaleza del trabajo, en lo que se refiere a:
1) Necesidad del mobiliario y equipo.
2) Tiempo de duracin del trabajo.
3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente.
4) Especificaciones tcnicas de los bienes; y
5) Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro, suciedad,
equipo auxiliar, tolerancia, etc.
c. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado
que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:
1) Diseo de protectores y cascos de seguridad.
2) Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalaciones
adecuada; y
3) Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause ms dao que el
fuego.
d. Equipo apropiado para el trabajo, las guas para la seleccin adecuada de los equipos con los
siguientes:
1) Capacidad necesaria.
2) Tamao conveniente, y
3) Ajuste a las tareas por realizar.
e. Costos de operacin de los equipos, en lo que respecta a mantenimiento, costos de suministro
de combustible o electricidad. Etc.
a) Espacio disponible;
b) Cantidad.
c) Cantidad de cada clase de bienes;
d) Manipulacin que necesitan;
e) Caractersticas que presentan;
f) Condiciones ambientales que requieren;
g) Caractersticas del mobiliario y equipo necesario para su conservacin;
h) Seguridad que hay que proporcionarle;
i) Control que necesitan; y
j) Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos.
1. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin de lugar en que se encuentran los
bienes, se colocar en una parte visible del mismo, el plano de distribucin de espacios de la zona
de almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero o smbolo que identifique su ubicacin
y el material que en ellos se encuentra almacenados.
2. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles y equipos
especficamente para los materiales que en ellos se van a depositar, rodendolos de las
caractersticas especiales que dichos materiales necesitan para su conservacin, de acuerdo con
las instrucciones del fabricante o de tcnicos especializados.
4. Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidar de contratar una cobertura de seguro
que comprenda a la infraestructura del almacn y a los bienes almacenados.
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
1 .RECEPCION
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los
bienes han llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificacin y control de calidad.
b. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los
bienes han llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificacin y control de calidad.
c. Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn conforme a lo siguiente:
1) Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros,
sellos, envolturas, embalajes, etc. a fin de informar sobre cualquier anormalidad.
2) (Contar los paquetes, bultos y/o el equipo decepcionado y asegurarse de
anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en el exterior del mismo
bulto. Esta accin no ser necesaria cuando el nmero y caractersticas de los
bienes decepcionados permitan efectuar una verificacin cuantitativa sin
problema alguno.
4) Anotar en la documentacin de recibo:
Nombre de la persona que hace la entrega.
Nombre de la persona que recibe la mercadera.
Nmero de placa del vehculo utilizando en el transporte (cuando sea
pertinente); y
Fecha y hora de recepcin.
2. VERIFICACIN Y CONTROL
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un
lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones
siguientes:
3. INTERNAMIENTO
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares previamente asignados. Se
ejecutarn las laborales siguientes:
4. REGISTRO Y CONTROL
4. CUSTODIA
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven
las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidos. Las acciones concernientes
a la custodia son las siguientes:
a. Proteccin a los materiales: est referida a los tratamientos especficos que son necesarios
a cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la
humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las estipuladas en
normas tcnicas, manual del fabricante u otros textos especializados.
b. Proteccin del local de almacn: a las reas fsicas destinadas a servir de almacn se les
deben de rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material
almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos.
Para el efecto se tomarn medidas a fin de evitar:
Robos o sustracciones;
Acciones de sabotaje;
Incendios;
Inundaciones, etc.
c. Proteccin al personal de almacn: se deben de contemplar todos los aspectos de
proteccin al personal por los daos que puedan causar a su integridad fsica: con tal fin
seles dotar de los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulacin de
materiales. Asimismo, se disearn planes de seguridad que contemplarn programadas
de evacuacin para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de
entrenamientos en el manejo de equipo de manipulacin y de seguridad.
B. PROCESO DE DISTRIBUCIN
1. AUTORIZACION DE DESPACHO
1. CONTROL DE MATERIALES
1. ENTREGA DE MATERIALES
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los
bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad.
1. TIPOS DE INVENTARIO
a. Inventario Masivo.
Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del inventario fsico General que
comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de almacn. Se efecta cerrando
las operaciones del almacn por uno o varios das, como mnimo una vez por ao,
requiere de un apropiado programa y sirve de sustento a los estados financieros de la
entidad.
b. Inventario Selectivo.
Comprende un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente
o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al
da, completos y exactos; y verificar que las existencias fsicas concuerdan con los
registros delas Tarjetas de Control Visible de Almacn y las Tarjetas de Existencias
Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacn; slo se
efecta el bloqueo temporal de la documentacin y el despacho del grupo de bienes
objeto de inventario, por el plazo que se estime dure el mismo.
Tratndose de bienes, slidos o lquidos, que por su naturaleza se volatizan, ser aceptada
siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva.
D. BAJA DE BIENES
1. Se dar de baja a los bienes o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto
pecuniaria como administrativamente de la prdida.
2. Son objeto de baja.
a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad;
b. La merma producida en las existencias por efecto de volatizacin o por accin de animales
depredadores;
c. Los bienes perdidos por robo o sustraccin; y
d. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposicin no son recomendables para
consumo.
3. De acuerdo a los establecido en el Art. 4 inc. B) del D.L. 22867, la baja ser aprobada
mediante Resolucin por el Director General de Administracin o funcionario equivalente en
la entidad y se sustenta en la forma siguiente.
a. Para los casos 2 y 2b, con el informe tcnico el que califica su estado de inutilidad.
b. En el caso 2c, con el informe de la Comisin de Inventario, el expediente de las
investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente.
c. En el caso 2d, con el informe sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre
deslinde de responsabilidades.
4. Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la Resolucin respectiva.5.Para
efecto de la enajenacin de los bienes dados de baja se proceder conforme al procedimiento
establecido en el Decreto Supremo N 025-78-VC.
A. REPOSICION DE STOCK
1. Variables utilizadas
a. Nivel mximo de stock.
Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en condiciones
normales y por un perodo determinado las necesidades de la entidad.
b. Stock mnimo o de seguridad.
Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento,
durante el tiempo que demora el trmite de reposicin de stock.
c. Punto de pedido.
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de
existencias a fin de evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad.
1. Cuantificacin de las variables
El Jefe de Almacn coordinar con el rea encargada de la programacin del abastecimiento para
cuantificar las variables que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de bien. La
determinacin de cada una de ellas se efecta en la forma siguiente:
a. La magnitud del nivel mximo est dada por la cantidad de un tipo de bien que
necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad,
en un perodo trimestral, semestral o anual.
Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento pueden
considerarse excepcionalmente cantidades para perodos bimensuales o
mensuales, segn convenga. Se utiliza como documento fuente los Cuadros de
Necesidades.
b. El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente frmula:
D
onde:
Q=nivel mximo de stock
t1=tiempo en que se estima se consumir totalmente Q.
t2=tiempo que se considera demora el trmite de reposicin de stock.
1. Formulacin del requerimiento de renovacin de stock
El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las existencias desciendan al
nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad; para tal efecto el Jefe de
Almacn proceder a:
a. Formular el proyecto de cuadro de adquisicin por los bienes que la fecha debe
iniciarse el trmite de reposicin de stock.
b. Remitir el proyecto de cuadro de adquisicin al rea responsable de la
programacin del abastecimiento a fin de que se proceda a la adquisicin
inmediata.
c. Coordinar con el rea a cargo de la programacin del abastecimiento a fin de
racionar la distribucin hasta que se efecte la respectiva reposicin de
existencias.
Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas
de bienes del local de almacn y cantidades disponibles a distribuir.
Segn las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o
mediante proceso automtico de datos en el primer caso se emplear tarjetas y formularios y en
el segundo se utilizar el diseo de los mismos.
a. Finalidad
Controlar en unidades fsicas el movimiento y salida de cada bien almacenado.Es de uso
exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.
b. Descripcin
El formulario a emplear es el SA.RIC 06 anexo al presente; consta de las especificaciones
siguientes:
c. Encabezamiento:
- Nombre del formulario: Control Visible de Almacn.
Artculo: Denominacin y caractersticas del bien almacenado (una tarjeta para cada tipode
bien).
Cdigo: Segn Catlogo Nacional.
Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los bienes almacenados.
Cuerpo:
Columna 1 Fecha: La correspondiente al da, mes y ao del movimiento.
Columna 2 Comprobante: Denominacin y nmero del documento fuente que da origen al
movimiento.
Columna 3 - Movimiento (unidades fsicas) dividida en tres (3) sub-columnas:
3A Entrada: Cantidad de bienes ingresados.
3A Salida - Cantidad de bienes egresados.
3C Saldo - Diferencia de las sub-columnas (3A y (3B).
a. Finalidad.
Suministrar informacin sobre el movimiento de entrada y salida de bienes en almacn, as
como determinar existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El
registro en este documento debe ser permanente y estar a cargo del rgano de
abastecimiento en un rea distinta de la de almacn.
b. Descripcin
El formulario a utilizar es el SA. RIC 07 anexo al presente, cuyas especificaciones son las
siguientes;
Encabezamiento.
Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacn.
Tarjeta N. se numera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un
mismo tipo de bien.
Cuerpo.
Columna 1 Fecha La que corresponde al da, mes y ao del movimiento de cada uno de los
bienes.
Columna 2 Comprobante.
Columna 5 Costo Promedio: Esta columna se utilizar al aplicarse el Mtodo de Valuacin (Costo
Promedio) resultante de aplicar la frmula siguiente:
Columna 6 Importes.
Cada grupo de tarjetas ser diferenciado colocando el cdigo de la clase respectiva en una pestaa
adhesiva en la parte superior de la tarjeta que seala la separacin de una y otra clase de bienes.
Dentro de cada clase las tarjetas se ordenarn alfabticamente conforme al orden asignado en el
Catlogo Nacional.
Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacn. Este
documento ser elaborado mensualmente y servir para conciliar los saldos con los que contenga
el Parte Diario de Almacn elaborado por la Oficina de Contabilidad.
b. Descripcin.
Encabezamiento.
Cuerpo.
Columna 3: Movimientos: Registra las entradas y salidas por cada grupo genrico de bienes.
3 B Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las salidas de bienes en el grupo respectivo.
Seccin 1: De Entrada.
Se anotan los nmeros de las rdenes de Compra y/o Nota de Entrada a Almacn expedidas; as
como de los documentos anulados.
Seccin 2: De Salida.
Base.
Para consignar las firmas de las personas autorizadas de la elaboracin y revisin del documento
(jefe de Almacn y Director o Jefe de Abastecimiento).
a. Finalidad. Servir de documento fuente, se utiliza para informar sobre ingreso debienes al
almacn por conceptos distintos de la adquisicin con Orden de Compra.
NOTA: La Nota de Entrada a Almacn se utiliza por el ingreso de bienes por concepto de:
Donacin de bienes;
Produccin de bienes:
Alta de tienes;
Sobrantes de inventarios;
Remesa de bienes;
Traspaso de bienes;
Reingreso de bienes.
b. Descripcin.
Encabezamiento.
Recuadro Derecho.
Cuerpo.
Parte superior
Columna 2 Valores
Base.
Encabezamiento.
Columna 1 Artculos.
Columna 2 Valores.
Encabezamiento.
Cuerpo.
Columna 1 Renglones.
Aparecen impresos los nmeros de cada uno de los renglones en forma sucesiva.
Columna 2 Artculos solicitados.
Indicar la cantidad y caractersticas de los bienes solicitados.
Se divide en tres (3) Sub-columnas.
2 A Cantidad: nmero de bienes solicitados.
2 B Unidad de medida: trmino usado para contar, medir, pesar bienes.
2 C Descripcin: nombre o denominacin de los bienes solicitados.
Columna 3 Orden de Despacho Para indicar las cantidades que el Director o Jefe de
Abastecimiento autorizan entregar.
a. Utilizacin.
Este formulario es de utilizacin compartida por las dependencias solicitantes, por
abastecimiento y contabilidad.
A la dependencia solicitante le corresponde consignar los datos de:
Parte superior (izquierda).
Columna 1 Renglones
Columna 2 Artculos solicitados.
Recuadro Formulario utilizando hasta el rengln N inclusive.
Fecha de recepcin.
Al rgano de abastecimiento le compete anotar:
Cdigo de la dependencia.
Nmero del Pedido-Comprobante de Salida.
Columna 3. Orden de Despacho.
Columna 4. Cdigo Patrimonial.
Para contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del Mayor.
III.DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
PRIMERA. Por el presente ao las entidades que cuenten con suficiente formularios de Control
Visible de Almacn. Pedido-Comprobante de Salida y Nota de Entrada a Almacn, continuarn
emplendolos hasta rengln N inclusive terminar su existencia. La nueva impresin de
formularios se realizar conforme a los modelos que se anexan a la presente norma.
SEGUNDA. En el caso de ingreso o salida de bienes que corresponde a grupos genricos cuyo
fascculo del Catlogo Nacional an no ha sido aprobado; para efecto de registro se utilizarn
temporalmente los cdigos del Catlogos Institucional.
Es un requisito indispensable que los registros de esta tarjeta estn al da puesto que permite que
el jefe de Almacn tenga un conocimiento de los stocks que se mantienen de los diferentes
productos bajo su custodia.
El control valorado de los bienes del almacn se deben llevar al da por ser un elemento necesario
para el proceso de determinacin del costo de los bienes que se entregan del almacn el las
respectivas PECOSAS.
Este formato debe ser formulado por el rea de Abastecimiento y debe ser remitido
al rea de Contabilidad.
Es el nico documento fuente que sustenta la salida de los bienes del almacn, el almacenero no
debe permitir que salgan productos de su almacn si no est sustentado con su respectiva
PECOSA.
Este documento fuente se usa obligatoriamente para el ingreso de bienes que han sido adquiridos
o comprados por la entidad del sector pblico. Se formula cuando la buena pro ha quedado
consentida por el Comit Especial u rgano de Adquisiciones segn el cual haya sido el proceso de
seleccin con el que se adquiri los bienes.