TEMA 28

OFIMTICA
PROCESADORES DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CLCULO.

INTRODUCCIN
En este tema nos dedicaremos a conocer los fundamentos bsicos de la ofimtica, a
travs de sus sistemas, los sistemas gestores de bases de datos, y los sistemas de
tratamiento, almacenamiento y archivo de documentos, as como las hojas de clculo.
Los objetivos a alcanzar en este tema sern los siguientes:
- Conocer las funciones bsicas de los procesadores de texto
- Comprender el significado de las bases de datos y su utilidad.
- Comprender las funciones de una hoja de calculo.

1. PROCESADORES DE TEXTO

1.1. Concepto

Un procesador de textos es un programa de aplicacin que permite a un ordenador

procesar textos. Los programas de tratamiento de textos permiten manipular
documentos y crearlos.

Software es, segn la definicin que hace una enciclopedia electrnica de muy
extendido uso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de
instrucciones responsables de que el hardware, es decir, la mquina, realice su tarea". Y
un procesador de textos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para
"procesar", es decir, para trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato
especfico y enriquecerlos de mil maneras.

Podemos decir que las antiguas mquinas de escribir fueron las antecesoras directas de
los actuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no haba ms que echar
mano de los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etctera. Con
el agregado de que cada versin era una y slo una, aunque se hubiera usado papel
carboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versin del texto significaba
escribirlo de nuevo.

Hacia el inicio de la dcada de 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores

electrnicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir especializadas en el
trabajo con textos; y no como los actuales PC, que pueden tambin correr otro tipo de
programas, ya sea de diseo, de clculo, etctera. Estas primeras mquinas electrnicas
permitan la manipulacin de un texto mediante su visualizacin en una pantalla, de
manera que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al proceso de impresin.
ste fue en verdad un gran paso, pues el usuario poda, en pantalla, cortar palabras,
acomodar prrafos, cambiar el tipo de letra y aplicar otras funciones sencillas. El
problema era que aprender a usar estas mquinas resultaba complicado y el equipo era
costoso.

En la dcada de 1980 fueron lanzados al mercado los primeros programas de

procesadores de texto, diseados para usarse en computadoras personales (PC). Se
trataba de simples editores que permitan mover palabras, cortar prrafos, reacomodar
textos y, a veces, alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar
palabras.

Pronto aparecieron, como funciones agregadas a los procesadores de texto, los

correctores ortogrficos, los diccionarios, los diccionarios de sinnimos y las funciones
"macros", con las que se facilitaba la automatizacin de la ejecucin de tareas
repetitivas. Los programadores dotaron a sus nuevas creaciones de herramientas para la
elaboracin y edicin de notas, tanto al pie de pgina como al final del fichero. Hubo
herramientas para la ordenacin de listas, la generacin de ndices, la produccin de
tablas de contenido, la aplicacin de ecuaciones cientficas, y los famosos mtodos de
lnea roja, con los que es posible encontrar en un instante errores que de otra manera
llevara mucho ms tiempo localizar.

Ms adelante los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creacin y

edicin de todo tipo, de grficos, hojas de clculo, correccin gramatical, insercin de
hipertextos y mucho ms. Actualmente es posible producir, con un solo procesador de
textos, lo que antes se tena que hacer con diferentes programas de diseo, de edicin,
hojas de clculo, etctera, e incluso podemos elaborar elementales productos
multimedia y publicarlos en Internet.

1.2. La interfaz grfica

El proceso de incluir tantas funciones en un solo programa gener un grave problema:

cmo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin obligarlo a hacerse de
un complejo manual o a tomar un curso especializado. La solucin vino con el uso de
interfaces grficas. La interfaz de usuario, o interfaz grfica de usuario, es la forma
como aparecen en pantalla los comandos de un programa: por medio de botones,
colores, smbolos y ventanas.

La interfaz tiene dos principales "misiones": la primera es informar al usuario acerca de

los elementos que tiene a su disposicin y para qu sirven, y la segunda es brindar la
posibilidad de elegir entre las distintas opciones.

Ahora revisemos brevemente la interfaz de un procesador de textos muy popular.

Debemos hacer notar que, dada la flexibilidad que existe para que el usuario
"personalice" la interfaz, es decir distribuya a su gusto los elementos que la componen,
el ejemplo que usamos es slo una posibilidad dentro de las muchas para que aparezcan
ordenados en la pantalla los elementos de la interfaz.

De manera sinttica, la interfaz consiste en un rea de trabajo rodeada por diferentes

barras en las que se encuentra dispuesta una buena cantidad de botones. En la parte
superior tenemos la Barra de ttulo del programa, que nos indica el nombre del
programa que utilizamos as como el del archivo con el que estamos trabajando.
La Barra de mens est compuesta por botones que, al click, despliegan una oferta de
funciones. Esta "persiana" recibe el nombre de men porque pone a nuestra disposicin
diversas opciones, entre las que podemos elegir.

Al hacer click en alguno de los botones que componen la Barra de herramientas

"estndar" se activa una determinada funcin: pegar, cortar o copiar texto, imprimir,
guardar, etctera. El mtodo para aplicar una funcin consiste en bloquear la seccin del
texto que se quiere modificar y hacer click en el icono correspondiente a la funcin
deseada. La Barra de herramientas formato contiene funciones que modifican las
caractersticas de la fuente o tipo de letra con que est escrito el texto, as como el
tamao y la alineacin de los prrafos. Con las funciones agrupadas en esta barra
tambin es posible alterar el color del texto y subrayar palabras, como si usramos un
marcador fluorescente en una hoja impresa.

Con la Barra de herramientas imagen el usuario puede controlar las caractersticas de las
imgenes que ha insertado en un texto: puede hacer que las columnas de palabras
rodeen a las imgenes, que queden detrs o delante de ellas o hacer semitransparente la
imagen y colocarla como fondo de la pgina.

La Barra base de datos contiene funciones que permiten al usuario crear ficheros tan
minuciosos como quiera y posteriormente cruzar a su antojo la informacin contenida
en ellos. Con las funciones agrupadas en la Barra de herramientas Web el usuario puede
armar sencillas pginas Web, listas para ser publicadas en Internet. La Barra
portapapeles contiene iconos correspondientes a archivos de trozos de texto que el
usuario ha cortado para luego pegar en otra parte. Las Reglas sirven para colocar
objetos en la pgina, alinear columnas de texto u otros elementos similares.

El rea de trabajo es ese gran espacio en blanco en el que se muestra el avance y estado
de nuestra labor, y que nos brinda una idea precisa de cmo se ver nuestro texto una
vez impreso. Una funcin muy til para los usuarios que no tienen mucha experiencia
en el manejo de este tipo de software, es la Ayuda a la que se puede recurrir en
momentos difciles mediante el planteamiento de preguntas con un lenguaje sencillo
acerca de cmo utilizar las distintas herramientas.

La Barra de avance horizontal sirve para movernos de derecha a izquierda y viceversa a

lo largo del documento que tenemos en pantalla, y adems contiene algunos botones que
nos ofrecen vistas diferentes de nuestro trabajo.

En la Barra dibujo se encuentran los iconos de las funciones que permiten al usuario
disear imgenes ms o menos complejas, adems de esquemas, cuadros analticos y
organigramas, recursos todos ellos cuya aplicacin en las necesidades cotidianas del
maestro es muy frecuente.

En la Barra de estado podemos localizar informacin tal como el nmero de pginas

totales de nuestro texto, la pgina en la que nos encontramos, la lnea, la columna, etc.
Finalmente, la Barra de estado no corresponde al procesador de textos sino al sistema
operativo: en ella se despliega informacin acerca de los programas (incluyendo nuestro
procesador), as como la hora y fecha actuales y otros datos que van ms all de lo
relativo a nuestro escrito.
1.3. Tablas de caracteres del entorno Windows

Las aplicaciones MS-DOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de
256 caracteres y que no contiene ni mayscules acentuadas ni otros caracteres
necesarios para otros idiomas. Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI,
la cual si que posibilita estas opciones.

Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la
oportuna transformacin de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan
caracteres extraos.

1.4. Los tipos de letra de Windows

Windows permite manejar un gran nmero de tipos de letras distribuidos con el propio
Windows, con los programas y con las impresoras. Los tipos de letras de Windows se
pueden clasificar en funcin de varios criterios:

1.4.1. Aspecto

1. Con Serif. Son letras que tienen una base, como por ejemplo la Times.
2. De palo. Son letras sin base, como por ejemplo la Arial

1.4.2. Espaciado

En una mquina de escribir o un procesador de texto no grfico, todos los caracteres

ocupan la misma anchura: una "i" ocupa lo mismo que una "m". En Windows,
normalmente se utilizan los tipos de letra proporcional, donde una "i" es ms estrecha
que una "m".

Por tanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido hablar de
columnas de texto, porque el nmero de letras que caben en una columna depende de lo
que se haya escrito. Para alinear el texto en columnas habr que recurrir a los
tabuladores o a las tablas.

1.4.3. Tcnica de generacin de los caracteres

- Mapa de bits. El tipo de letra es una matriz de puntos. Al aumentar el tamao de
los caracteres, estos puntos se hacen ms evidentes y las letras aparecen
'recortadas'.
- Vectorial y True Type. El tamao de la letra se ajusta internamente por un
sistema de vectores. As conserva siempre la mxima resolucin que soporten la
pantalla y la impresora.
- Tipo de impresora. La impresora normalmente trabaja con los tipos que le
envan las aplicaciones, pero tambin dispone de unos tipos propios. La ventaja
de trabajar con los tipos de la impresora reside en que se acelera mucho la
impresin. Sin embargo, tiene algunos inconvenientes:

a) La imagen en pantalla puede no coincidir plenamente con el texto que se

imprimir.
 b) Los tipos de impresora son, normalmente, de espaciado fijo.
c) Algunos caracteres pueden no ser soportados por la impresora, con lo cual se
vern bien en la pantalla, pero se imprimirn errneamente.

1.5. La pantalla

Como hemos apuntado anteriormente, los procesadores de texto para Windows

presentan un aspecto comn, en los que la pantalla aparece dividida en varias partes de
arriba a abajo:
Barra de ttulo. En ella aparece el ttulo del programa y del archivo en el que se
est trabajando.
Barra de mens. En ella aparecen las opciones del men principal, que dan
acceso a todas las funciones del programa.
Barra de herramientas. Est compuesta por iconos que dan acceso a las
funciones ms utilizadas del programa. En la mayor parte de los programas, el
usuario puede decidir cules son los iconos que se muestran e incluso disponer
de varias barras de herramientas alternativas para las diferentes fases del proceso
de edicin: edicin normal, elaboracin de grficos, correccin, etc. Algunos
programas permiten mostrar varias de ellas a la vez.
rea de edicin. Es donde se escriben los documentos.
Barra inferior. En ella aparece informacin diversa sobre el documento, la
tipografa que se est utilizando, el punto del documento en el que se encuentra
el cursor, etc.

Los modernos procesadores de texto disponen de varias modalidades de visualizacin

de los documentos. La modalidad de ms calidad, es una visualizacin de tipo
WYSIWYG (What You See Is What You Get), que significa que el documento una vez
impreso tendr el mismo aspecto que el que aparece en pantalla. En la modalidad de
menos calidad o borrador se obvian algunos elementos, sobre todo grficos, adornos y
cabeceras y pies de pgina en general, para acelerar la visualizacin del documento que
se est editando. Algunos programas permiten adems la modalidad de esquema. Esta es
una herramienta muy potente que permite modificar fcilmente la organizacin del
documento al mover y cambiar el estilo asignado a grandes bloques de texto.

1.6. Edicin bsica

Todos los procesadores para Windows permiten manejar bloques. Un bloque es un

fragmento de texto marcado mediante uno de los siguientes procedimientos:
Pinchar y arrastrar con el ratn. Se coloca el cursor con el ratn en el punto de
principio del bloque que se quiere marcar y, sin soltar el botn izquierdo,
arrastrar el ratn hasta el punto final del bloque. En ese momento se debe soltar
el botn.
Con el teclado. Se coloca el cursor al principio del bloque y manteniendo
pulsada la tecla Mayus se lleva el cursor hasta el final del bloque. Cuando se
llegue se debe soltar la tecla.

A partir de este momento se puede acceder a varias funciones:

Copiar. Pasa una copia del bloque marcado al portapapeles desde donde se
puede pegar en este o en otros documentos
Cortar. Copia el bloque marcado y lo retira de su situacin actual.
 Asignar formato de texto al bloque, etc.

Dar formato a un texto significa, en trminos generales, fijar los parmetros que
definirn su aspecto, desde el tipo de letra a su alineacin en la pgina. Este apartado
hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto de fragmentos de texto
que queremos diferenciar del resto del mismo.

Hay dos maneras de definir el formato o aspecto del texto:

Activando la opcin deseada en un punto determinado, con lo cual el texto que
se aada a partir de la posicin del cursor adquiere el nuevo formato hasta que
se introduzca otra opcin alternativa. Por ejemplo, si activamos el subrayado
todo el texto escrito desde este punto aparecer con ese aspecto hasta que lo
desactivemos.
La segunda y ms recomendable, es dar formato a bloques de texto previamente
seleccionados, activando la opcin deseada posteriormente, con lo cual slo
modificamos el aspecto de ese bloque.

El tamao del papel, la orientacin vertical o apaisada, el nmero de columnas... Todas

estas opciones hacen referencia a unos aspectos del trabajo con procesadores de texto
que en gran parte se definen antes de iniciar un documento. En general, son aspectos
independientes del formato del texto que se va a escribir y tienen ms que ver con el
tipo de trabajo que se va a realizar. Sus modificaciones no afectan al texto escrito ni a
sus atributos.

Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos los
prrafos tienen la misma importancia, sino que unos prrafos componen el cuerpo
principal del texto, mientras que otros actan como ttulos de captulo, de apartados o de
subapartados o como partes de una enumeracin. Para resaltar la funcin de cada uno de
los prrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces
-negrita, cursiva,...-) o de prrafo (alineacin, interlineado respecto a los prrafos
previos, etc.). Esto puede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los
prrafos, pero este es un proceso muy lento y propenso a los errores.

Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de
prrafo. Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado
tipo de prrafo que se incluyen en el cdigo no visible del archivo. De esta forma puede
determinarse, por ejemplo, que los ttulos de apartado se harn con una Arial con cuerpo
14 y en negrita y que el texto estndar ser TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin
realces. Bastar con indicarle al programa qu prrafos son ttulos de apartado y cules
son texto estndar para que el programa les aplique automticamente el formato que se
ha definido previamente.

La utilidad de los estilos de prrafo van ms all del formateo de texto, ya que son la
base para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:

Esquemas. La visualizacin del documento en modo esquema se basa en una

definicin previa de jerarqua de los estilos, de forma que hay que definir cul es
el estilo que ocupa el nivel jerrquico superior (por ejemplo, ttulo) y cules son
los siguientes (por ejemplo, apartado y subapartado).
 ndices. La misma jerarqua de estilos se utiliza para generar automticamente
los ndices de contenido de un documento.

Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han
definido en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros
documentos en el futuro.

Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de pgina
y algunos estilos de prrafo. Todos los documentos estn creados bajo las
especificaciones de una plantilla.

Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesin suele ser una pgina en blanco,
pero los procesadores de texto poseen muchas otras. Muchas de ellas contienen
encabezamientos grficos y texto predefinidos en vistas a editar fcilmente documentos
vistosos de diversas ndoles, tales como informes, fax, agenda, artculos en columnas,
calendarios, etc. Adems, se pueden crear plantillas nuevas o modificar las existentes si
no se adaptan a las necesidades de los usuarios. Las modificaciones realizadas en el
formato del documento o de la pgina no alteran la plantilla y solo afectan al documento
actual.

Un esquema es una visualizacin de la estructura de un documento desde el nivel

superior que se va expandiendo en forma de ramas de rbol hasta el nivel ltimo. Cada
nivel (apartado) de un documento tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta
llegar al ltimo (que correspondera al texto del cuerpo del documento).

Son muy tiles a la hora de organizar la distribucin de los apartados en un documento

largo. Permiten mover y cambiar la jerarqua de grandes bloques de texto.

Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar a cabo una
verificacin ortogrfica. Todas funcionan de forma similar. Permiten corregir errores
ortogrficos comparando una a una las palabras del documento con un diccionario
interno. El que se pase la verificacin ortogrfica no asegura que no haya errores
ortogrficos. En general, si una palabra existe en el diccionario, aunque est mal escrita
en el contexto, no ser detectada como errnea (por ejemplo se considerar correcto si
aunque la forma correcta en el contexto fuese s). Por contra, una palabra escrita
correctamente ser detectada como errnea si no se ha separado de un punto o una coma
anterior o si la forma gramatical no est recogida en el diccionario.
Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se suelen
guardar las palabras ms usadas por este, incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot,
que pueden ser usadas por el programa como parte de las alternativas que proporciona
cuando una palabra es detectada como errnea.

Los procesadores de texto permiten incluir imgenes de la mayora de formatos grficos

ms habituales en las aplicaciones Windows, aparte de disponer de una o varias libreras
de imgenes en formato propio.
Adems, se puede pegar directamente cualquier imagen que est en el portapapeles,
incluida una ventana o una pantalla de cualquier programa que estemos ejecutando en
Windows mediante las teclas PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles o
Alt-PrintScreen que copia slo la ventana activa.
Indicar por ltimo que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de
combinar un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar
esta fusin de archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la
informacin contenida en un documento, como una carta o un informe. El tpico
ejemplo es la realizacin del mailing o redaccin de una carta que es enviada a distintos
destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el nombre y la direccin. Con esta
funcin tambin se pueden imprimir etiquetas postales. La fusin con WordPerfect
permite imprimir tambin los sobres.

Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada por
registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de clculo o
una base de datos se adaptan a esta estructura y son vlidos como archivo de datos.

2. BASES DE DATOS

2.1.Concepto
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena informacin en
campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada
como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de
informacin. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios
cursos)
Normalmente el nmero de campos (columnas) que se pueden tener en una base vara
segn las necesidades en cuanto a gestin de datos, de forma que despus se pueda
explotar la informacin de forma ordenada y separada, aunque el resto de la
informacin sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los
datos que son almacenados en el archivo, tambin hay una serie de datos, en los que se
informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama
gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de
campos).
El programa que sirve para manejar toda esa informacin se denomina sistema gestor de
base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach,
parados, u Oracle.
2.2. Caractersticas
Son las siguientes:
Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa
y por tanto cualquier aplicacin puede hacer uso de los datos.
Reduccin de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de
duplicacin de los datos, al reducir sta al mximo conseguimos un mayor
aprovechamiento del espacio y adems evitamos que existan inconsistencias
entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos
contradictorios.
Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad
de los datos.
Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de clculo, en la que los
registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
Permite realizar un listado de la base de datos.
 Permiten la programacin a usuarios avanzados.

2.2. Introduccin de datos

En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
Vdeo: secuencias de imgenes.
Grficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.
Sonido: archivos de audio.
Lgicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
Numricos.
Alfanumricos.

2.3. Funcionalidades
Las funciones ms importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de
base de datos son las siguientes:
API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados
acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
Soporte BD S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos
Sistemas gestores de bases de datos.
Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar bsquedas y
consultas en la base de datos.
Programacin visual: permite crear una especie de lenguaje de forma grfica, para
establecer parmetros personalizados.

3. HOJAS DE CLCULO

3.1. Concepto y funcionalidades

Su funcin es realizar operaciones matemticas. Permite procesar nmeros y ayuda a

realizar clculos desde los ms simples hasta los ms complejos que implican manipular
muchos nmeros y realizar muchas operaciones numricas. Los ms populares son las
hojas de clculo electrnicas que fueron diseadas para reemplazar las hojas tabulares
usadas en contabilidad.

Una hoja de clculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten una
infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de clculo se
pueden analizar y trabajar fcilmente con ellos. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123,
WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.
Se forma por columnas, filas y celdas formadas por la interseccin de ambas.
Las columnas se denominan con letras y las filas se denominan con nmeros ya que es
fundamental la identificacin para poder realizar la insercin de datos. As las celdas se
identifican con una letra, correspondiente a la columna y el nmero correspondiente a la
fila.
El tamao de las celdas es ajustable aunque no podremos modificar el alto de las
columnas mientras que con en las filas podremos modificar el alto, pero no el ancho,
teniendo en cuenta que al modificar el ancho de columna modificamos el ancho de todas
las filas de esa columna e igual ocurrir si modificamos las filas.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de clculo asigna
directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda
referido al aspecto de la celda en s, es tambin modificable, pudiendo trabajar con un
conjunto de celdas (se denomina rango de celdas) aplicando una funcin a todo el
conjunto.

Los principales elementos de trabajo son pues:

Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.

Ttulo de Fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante nmeros,
que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical.
Ttulo de Columna: Est siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras,
que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene
la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as
sucesivamente.
Celda: Es la interseccin de una Fila y una Columna y en ella se introducen los
grficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una Celda se nombra
mediante el nombre de la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la
Celda que es la interseccin de la Fila 29 con la Columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de
clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la Celda de
una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la
esquina opuesta. Es decir Celda inicial y Celda final del rango, separadas por dos
puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5,
D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las funciones comunes de las hojas de clculo son las siguientes:
Alto y ancho de celdas.
Formato de nmeros.
Borde de las celdas.
Seleccin de rangos.
Relleno de rangos.
Orientar el texto

3.2. Seleccin de elementos

Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click sobre ella. Para seleccionar
una Fila completa, se hace un click sobre el Ttulo de la Fila. Para seleccionar una
Columna completa, hacemos un click sobre el Ttulo de la Columna.

Para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado mtodo del drag and drop
(arrastrar y bajar): Presionamos el botn izquierdo del mouse en la casilla de inicio de la
seleccin (una esquina), y con ste presionado desplazamos o arrastramos el mouse
hasta que llegue a la esquina opuesta del rango que queremos seleccionar.

Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, como
veremos ms adelante los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos y
los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que stos,
los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas donde se encuentra
albergada la informacin; de esta forma es posible relacionar las Hojas y compartir la
informacin que se guarda en ellas. Cada una de estas Hojas se denominan Hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer
simplemente un click sobre la lengeta de la misma; sta se encuentra en el sector
inferior de la pantalla.

3.3. Excel 97

Excel 97 adems de funcionar como una tpica Hoja de clculos nos deja insertar otros
objetos, como grficos, mapas, comentarios, imgenes, sonidos, documentos,
presentaciones, pginas Web y todo tipo de informacin. Al poder insertar todos estos
tipos de objetos la Hoja de clculos se hace mucho ms vistosa y elegante.

Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas con
ste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de clculos existen dos
conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de
un tipo de informacin por ejemplo, los nombres de todas los estados de la Repblica
Mexicana-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo
nmeros de habitantes.

Generalmente un campo es una Columna y un registro, una Fila.

Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows
correctamente, se debe ir al men Inicio, luego entrar al submen Programas y luego
hacer click en la opcin Microsoft Excel.

3.3.1. Barras de herramientas

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del
modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo,
pueden agregarse o quitarse mens y botones, crearse barras de herramientas
personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.

Las barras de herramientas que se creen o se personalicen estarn disponibles en todos

los libros del sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientas personalizada
est disponible en un libro determinado, podemos asignar la barra de herramientas al
libro.
 Barra de mens de la hoja: La barra de mens es una barra de herramientas especial
situada en la parte superior de la pantalla, que contiene mens como Archivo,
Edicin y Ver. La barra de mens predeterminada contiene mens y comandos para
trabajar con hojas de clculo.

Si trabajamos con una hoja de grfico o un grfico incrustado, aparecer en su lugar la

barra de mens de grficos. Puede personalizar las barras de mens exactamente igual
que cualquier barra integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y mens.
Algunos comandos de men tienen imgenes junto a ellos, de modo que puede asociarse
rpidamente el comando con el botn de la barra de herramientas correspondiente. Si
deseamos ejecutar un comando con ms facilidad, podemos crear un botn en la barra
de herramientas, utilizando el cuadro de dilogo Personalizar.

La barra de mens presenta los siguientes mens: Men de control, Archivo, Edicin,
Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?.

Barra de herramientas Estndar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir,

Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografa y gramtica, Cortar, Copiar, Pegar,
Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervnculo, Barra de herramientas
Web, Auto suma, Pegar funcin, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente
para grficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.
Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes conos: Fuente, Tamao de
fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la
derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares,
Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangra, Aumentar sangra,
Bordes, Color de relleno, Color de fuente.
Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes conos: Modo
Diseo, Propiedades, Ver cdigo, Casilla de verificacin, Cuadro de texto, Botn de
comando, Botn de opcin, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botn de alternar,
Control de nmero, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Ms controles.
Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes conos: Dibujo, Seleccionar
objeto, Girar libremente, Auto formas, Lnea, Flecha, Rectngulo, Elipse, Cuadro de
texto, Insertar WordArt, Color de relleno, Color de lnea, Color de fuente, Estilo de
lnea, Tipo de lnea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.
Barra de herramientas Grfico: Contiene los siguientes conos: Objetos del grfico,
Formato del objeto seleccionado, Tipo de grfico, Leyenda, Tabla de datos, Por
Filas, Por Columnas, Texto en ngulo descendente, Texto en ngulo ascendente.
Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes conos: Atrs, Adelante,
Detener, Actualizar, Pgina de inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar slo
la barra de herramientas Web, Direccin. Esta barra de herramientas es la que est
en la figura 23, y es semejante a la de un navegador de Internet.
Barra de herramientas WordArt: Contiene los siguientes conos: Insertar WordArt,
Modificar texto, Galera de WordArt, Formato de objeto, Forma de WordArt, Girar
libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt, Alineacin
de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt.

Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos al men Ver, luego al
submen Barras de herramientas, y a continuacin hacemos un click en la opcin con el
nombre de la barra de herramientas que queremos agregar o quitar. A este submen
podemos entrar tambin clickeando cualquier barra de herramientas con el botn
derecho del mouse.

El submen Barras de herramientas tambin presenta una opcin llamada Personalizar.

Esta opcin abre una caja de dilogo con el mismo nombre, la cual posee tres fichas. La
primera ficha, llamada Barras de herramientas, posee un cuadro de lista en el cual se
alojan todos los nombres de las barras de herramientas. En este cuadro de lista hay ms
barras de herramientas que las que podemos encontrar en el submen Barras de
herramientas. Tambin posee cinco botones referentes a las barras de herramientas de
Microsoft Excel.

Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su mismo

nombre.

3.3.2. Operaciones bsicas

Para crear un nuevo libro, debemos entrar con un click al men Archivo y luego
clickear la opcin Nuevo. Aparecer un cuadro de dilogo, el que tiene dos fichas:
General y Soluciones hoja de clculos. Simplemente clickeamos en Aceptar y se
crear un libro nuevo.
Para abrir un libro de Excel 97 entramos al men Archivo y luego hacemos un click
sobre la opcin Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botn Abrir de la barra de
herramientas. Aparecer una caja de dilogo denominada Abrir que se divide en
cinco partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual
podemos seleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La
segunda contiene varios conos tiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en
Favoritos, Agregar a Favoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa,
Comandos y configuracin. Estos conos se dividen en cuatro grupos.

El botn Subir un nivel es el nico que contiene en el primer grupo, y se utiliza para
subir un nivel de carpetas. El segundo grupo contiene los prximos tres conos y son
utilizados para buscar en la Web. Los prximos cuatro botones estn en el tercer grupo y
son utilizados para la visualizacin de los archivos que contiene la carpeta actual. El
ltimo icono, Comandos y configuracin, representa al cuarto grupo y despliega un
men con diversas opciones acerca del tema.

La parte central del cuadro de dilogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, y
tambin para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, que
son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de dilogo y cancela la apertura
del archivo), y Avanzada, que se utiliza para la bsqueda avanzada de archivos. La parte
inferior de la caja de dilogo Abrir tambin se utiliza para la bsqueda de archivos. Para
ir a esta caja de dilogo tambin podemos presionar la combinacin de teclas Ctrl+A.

Para cerrar un libro vamos a la opcin Cerrar ubicada en el men Archivo.

Para guardar un libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y deseamos reemplazarlo,
simplemente vamos al men Archivo y clickeamos la opcin Guardar, o bien
hacemos un click sobre el botn Guardar de la barra de herramientas Estndar
(figura de diskette)
Si el libro no tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente, podemos ir a
la opcin Guardar como del men Archivo, la cual presenta una caja de dilogo llamada
Guardar como. Si el documento no tiene nombre pero igualmente vamos a la opcin
Guardar, tambin aparece el cuadro de dilogo Guardar como. Este cuadro de dilogo es
muy parecido al de Abrir. La nica diferencia que posee es que no tiene las opciones de
bsqueda de archivos. Para entrar a esta caja de dilogo tambin podemos presionar
Ctrl+G.

Si deseamos guardar un libro como una pgina Web, simplemente vamos al men
Archivo y clickeamos la opcin Guardar como HTML. Aparecer entonces un asistente
que nos ayudar a hacerlo.

Para especificar opciones acerca de la pgina, vamos al men Archivo y clickeamos

la opcin Configurar pgina. Aparecer un cuadro de dilogo con cuatro fichas:
Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, y Hoja.
Para establecer el rea de impresin en el men Archivo hay un submen llamado
rea de impresin. Si lo seleccionamos apoyando el puntero, ste se despliega, con
dos opciones referentes al rea de impresin de Excel 97.
Para visualizar un libro en Vista preliminar, clickeamos la opcin Vista preliminar,
la que est ubicada dentro del men Archivo. Cuando lo hacemos, se abre una
ventana en la cual se ve cmo va a quedar la hoja seleccionada antes de imprimirse.
Sobre esta vista se ubican varios botones, como ser: Siguiente, Anterior, Zoom,
Imprimir, Configurar, Mrgenes, Saltos de pgina, Cerrar y Ayuda. Para entrar a la
Vista preliminar del libro actual, hacemos un click sobre el botn Vista preliminar
de la barra de herramientas Estndar (la hoja con lupa).
Para imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar, vamos al men Archivo y
clickeamos la opcin Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:
- Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en la que vamos a
imprimir el libro
- Intervalo de pginas e Imprimir, en las que podemos decirle a Excel qu es lo
que queremos imprimir, por ejemplo, varias pginas consecutivas o no
consecutivas, una seleccin, el libro entero, etc
- Copias, donde podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir
- La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar (que imprime lo
especificado), Cancelar (que cancela la orden de impresin y cierra el cuadro de
dilogo)
- Vista previa, que entra automticamente a la Vista preliminar

Para entrar a la caja de dilogo Imprimir tambin podemos hacer un click en el icono
Imprimir de la barra de herramientas Estndar: o presionar Ctrl+P.

Para enviar un libro por correo electrnico y otras opciones accedemos al men
Archivo, y desplegamos el submen Enviar a.
Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opcin Propiedades que se
encuentra en el men Archivo. Esta caja de dilogo que se abre se divide en 5
fichas: General, Resumen, Estadsticas, Contenido y Personalizar.

Para trabajar con el tamao y posicin de la ventana de Excel 97 (obviamente

poseyendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el men de control.
 Maximizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn Maximizar de
la barra de ttulo del Excel o bien, en el men de control clickeamos la opcin
Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn Minimizar de
la barra de ttulo del Excel o bien, en el men de control clickeamos la opcin
minimizar.
Restaurar el tamao de la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botn
Restaurar de la barra de ttulo (ste aparece slo si la ventana est maximizada) o
bien, en el men control, elegimos la opcin Restaurar.
Mover la ventana de Excel 97: Esta operacin la podemos realizar slo si la ventana
est en un tamao medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un
drag and drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) (este mtodo ya fue explicado)
sobre la barra de ttulo del Excel, o bien, elegimos la opcin Mover del men de
control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamao de la ventana de Excel 97. Hacemos un drag and drop (arrastrar
y bajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al
men de control y clickeamos la opcin Tamao. Esto tambin slo lo podemos
hacer cuando la ventana de Excel est en el tamao Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones. Para hacerlo slo debemos presionar su
botn en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la
misma soltamos las teclas.
Cerrar: podemos optar por cuatro formas:
- En el men de control, clickeamos la opcin Cerrar
- Presionamos la combinacin de teclas Alt+F4
- Vamos al men Archivo y seleccionamos la opcin Salir
- Clickeamos el botn Cerrar que est en la barra de ttulo del Excel 97