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CDIGO A-GLO-PR-004

PROCESO GESTIN LOGSTICA


VERSIN 01

EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS PGINA 1 de 6


PROCEDIMIENTO
O BIENES DE CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

1. OBJETIVO

Controlar la salida de los bienes devolutivos y bienes de consumo que se encuentran en las Subbodegas del rea de Almacn e
Inventarios con destino a las dependencias, servidores pblicos de la entidad o terceros para el desarrollo de sus funciones o
actividades.

2. ALCANCE

Inicia con la recepcin del formato de solicitud de bienes de consumo o devolutivos y termina con el archivo del comprobante del
registro de la salida del bien o bienes y el formato de Traslado, salida y entrega de elementos de consumo y/o devolutivos.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1 El comprobante de egreso de almacn deber estar debidamente impreso en original y copias necesarias, numerada en forma
ascendente y consecutiva.

3.2 Se debe diligenciar el formato Solicitud de bienes de consumo o devolutivos A-GLO-FT-004 por cada sede o dependencia que
lo requiera y su autorizacin es exclusiva de los Subdirectores, Gerentes de Proyectos, Jefes de Oficina, Responsable de rea
y Supervisores de contratos.

3.3 Los documentos generados de los egresos o traslados realizados en cada bodega, deben ser reportados en el formato Relacin
de entrega de documentos soportes al rea de almacn e inventarios A-GLO-FT-015 y enviados y radicados en original (fsico)
por los encargados el primer da hbil de cada semana al rea de almacn o a ms tardar la segunda semana del mes siguiente
para la realizacin de la cuenta mensual.

3.4 En ningn caso se permite la salida de bienes basados en rdenes o solicitudes verbales, vales o recibos provisionales. Si esto
ocurriese, la responsabilidad por desacato de la norma o del presente procedimiento, recaer exclusivamente sobre el
responsable del almacn o bodega, segn sea el caso.

4. GLOSARIO

ALMACN (BODEGA): Espacio delimitado en donde se guardan bienes, elementos o mercancas de consumo o devolutivos,
los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman el Instituto para que estas cumplan los objetivos misinales.

BIENES DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por
razn de su naturaleza se deterioren.

EGRESO DE BIENES DEL ALMACN: Es la salida fsica de los bienes del Almacn originada por suministro o entrega de
bienes o elementos; bajas de inservibles, obsoletos e innecesarios; bienes dados en prstamo; traspaso a otras entidades publicas

BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o
cuando al agregarlos, aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o materia autnoma y entra a constituir o integrar
otros bienes

DEPENDENCIA: Son todas aquella Bodegas, reas, Oficinas, Unidades de Proteccin Integral, sedes de Proyectos
administrativas y operativas (donde se desarrollan los convenios), Comedores Comunitarios o espacios externos, en los cuales se
encuentran bienes para el desarrollo de las todas actividades del IDIPRON.

ELEMENTOS DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida til
corta y su costo de adquisicin es inferior a medio salario mnimo legal vigente y por sus caractersticas no forman parte del
inventario.
ENCARGADO DE BODEGA: Funcionario Pblico o Contratista encargado del manejo, custodia, organizacin,
administracin, recepcin, conservacin y suministro de los bienes de una entidad.

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PROCESO GESTIN LOGSTICA
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EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS PGINA 2 de 6


PROCEDIMIENTO
O BIENES DE CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
INICIO
Solicitud de Max: 3 da
Diligenciar el formato Solicitud de Todos los
bienes de
bienes de consumo o devolutivos A- Dependencia o rea funcionarios
consumo o Min: 1 da
1. Diligenciar formato GLO-FT-004 con la informacin donde se solicitan los pblicos de la
devolutivos
de solicitud de bienes sobre los bienes que se requieren. bienes entidad
de consumo o A-GLO-FT-004 Prom: 2 da
devolutivos

Recoger firmas de autorizacin en el


formato Solicitud de bienes de Solicitud de Max: 3 da
Todos los
2. Recoger firmas consumo o devolutivos A-GLO-FT- Dependencia o rea funcionarios
bienes de
de autorizacin donde se solicitan los consumo o
004 (Subdirector, Gerente de pblicos de la Min: 1 da
bienes devolutivos
proyecto, Jefe de Oficina o entidad
A-GLO-FT-004
Responsable de rea). Prom: 2 da
Radicar el original del formato
3. Radicar Solicitud de bienes de consumo o Solicitud de Max: 2 h
Todos los
formato devolutivos A-GLO-FT-004 Dependencia o rea funcionarios
bienes de
donde se solicitan los consumo o Min: 1 h
diligenciado debidamente diligenciado al rea de pblicos de la
bienes devolutivos
Almacn e Inventarios a la mano o a entidad
A-GLO-FT-004 Prom: 1,5 h
travs de memorando.

Recibir y verificar que el formato de Max: 2 da


4. Recibir y Solicitud de bienes de consumo o Solicitud de
rea de Almacn e Tcnico(a)
verificar el formato devolutivos A-GLO-FT-004 est bienes de
Inventarios/ Administrativo(a)
consumo o
Min: 0,5 da
de solicitud correctamente diligenciado, sin Subbodega centro de o Auxiliar
devolutivos
tachones, enmendaduras y con las acopio San Blas Administrativo(a) Prom: 1 da
A-GLO-FT-004
respectivas firmas autorizadas.

Si el formato Solicitud de bienes de


consumo o devolutivos A-GLO-FT-
S
5. El formato 004 se encuentra bien diligenciado, Solicitud de Max: 60 min
est bien no presenta tachones, enmendaduras y rea de Almacn e Tcnico(a)
bienes de
diligenciado? Inventarios/ Administrativo(a)
est con las firmas autorizadas, Subbodega centro de o Auxiliar
consumo o Min: 30 min
contine con la actividad N7. devolutivos
acopio San Blas Administrativo(a)
A-GLO-FT-004 Prom: 45 min
NO
De lo contrario contine con la
siguiente actividad.

Devolver formato Solicitud de bienes


Solicitud de Max: 5 da
6. Devolver formato de consumo o devolutivos A-GLO-FT- rea de Almacn e Tcnico(a)
al solicitante bienes de
004 al solicitante indicando los Inventarios/ Administrativo(a)
consumo o Min: 1 da
ajustes o correcciones que deben ser Subbodega centro de o Auxiliar
devolutivos
realizados. Contine con la actividad acopio San Blas Administrativo(a)
A-GLO-FT-004 Prom: 3 da
1 N 1.

NO

7. Los Tcnico(a) Max: 15 min


productos a Si los productos a entregar son Administrativo(a)
entregar son alimentos siga con la siguiente Subbodega centro de o Auxiliar
acopio San Blas Administrativo(a)
Min: 5 min
alimentos? actividad de lo contrario pasar a la
actividad N 9. (Encargado(a) de
9 Bodega ) Prom: 10 min
S

8
1

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PROCEDIMIENTO
O BIENES DE CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
1

8. Aplicar Segn instructivo Max: 8 h


Tcnico(a)
Instructivo de Aplicar Instructivo de ingreso y de ingreso y
Administrativo(a)
ingreso y egreso Subbodega centro de egreso de Min: 4 h
egreso de alimentos en bodega A- acopio San Blas
o Auxiliar
alimentos en
de alimentos en GLO-IN-002 Administrativo(a)
bodega bodega
(Encargado(a) de
A-GLO-IN-002 Prom: 6 h
Bodega )

FIN

7
Radicar la solicitud asignando el
*Solicitud de Max: 1 da
nmero del consecutivo al formato y Secretario(a) o
bienes de
registrando la informacin rea de Almacn e Tcnico(a)
9. Radicar la Inventarios Administrativo(a)
consumo o Min: 1 da
correspondiente en el formato devolutivos
solicitud de bienes o Auxiliar
parciales
Radicacin de ingresos a almacn A- A-GLO-FT-004
Administrativo(a) Prom: 1 da
GLO-FT-014,

Verificar los siguientes tems al


formato Solicitud de bienes de
consumo o devolutivos A-GLO-FT-
004:
10. Verificar las 1. Las dependencias deben
existencias encontrarse vigentes y estar Max: 3 das
Tcnico(a)
directamente relacionadas. Solicitud de
Administrativo(a)
bienes de
2. En el aplicativo: Se debe verificar la rea de Almacn e o Auxiliar Min: 1 das
consumo o
existencia en bodega de los bienes Inventarios Administrativo(a)
devolutivos
solicitados con base a la informacin (Encargado(a) de Prom: 2 das
A-GLO-FT-004
registrada en el formato Solicitud de Bodega )
bienes de consumo o devolutivos A-
GLO-FT-004.
3. Los bienes solicitados deben
pertenecer a la dependencia
registrada.

Si se identifica alguna inconsistencia


11. Presenta
S en la verificacin del formato pasar a Solicitud de Max: 15 min
inconsistencias Tcnico(a)
bienes de
la informacin? la actividad No 6. rea de Almacn e Administrativo(a)
consumo o
Inventarios o Auxiliar Min: 5 min
devolutivos
De lo contrario continuar con la Administrativo(a)
A-GLO-FT-004
6 siguiente actividad. Prom: 10 min
NO

Si hay existencia en las bodegas de los


S
12. Hay bienes solicitados de acuerdo con los Solicitud de Max: 15 min
existencia de datos suministrados por el aplicativo Tcnico(a)
bienes de
los bienes? rea de Almacn e Administrativo(a)
pasar a la actividad N14. Inventarios o Auxiliar
consumo o Min: 5 min
devolutivos
Administrativo(a)
De lo contrario contine con la A-GLO-FT-004 Prom: 10 min
14 siguiente actividad.
NO

Radicar la solicitud en el libro de *Solicitud de


devoluciones, elaborar el original de bienes de
la certificacin de no existencia Secretario(a) o consumo o
13. Elaborar la especificando en el asunto Max: 8 h
Tcnico(a) devolutivos
certificacin
Certificacin de existencia del rea de Almacn e Administrativo(a) A-GLO-FT-004
formato de memorando A-GDO-FT- Inventarios o Auxiliar *Certificacin de Min: 4 h
013, imprimir, solicitar la firma de la Administrativo(a) existencias
FIN responsable del rea, entregar el mediante Prom: 6 h
original al solicitante y archivar la memorando
2 A-GDO-FT-013
copia.

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PROCEDIMIENTO
O BIENES DE CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)

2
Si la existencia solicitada de bienes
est completa pasar a la actividad Solicitud de Max: 15 min
N17. Tcnico(a)
bienes de
14. La rea de Almacn e Administrativo(a)
S consumo o Min: 5 min
existencia de Inventarios o Auxiliar
Si la existencia de bienes no est devolutivos A-
bienes est Administrativo(a)
completa? completa contine con la siguiente GLO-FT-004 Prom: 10 min
actividad.
17
NO

*Solicitud de
Elaborar el original de la certificacin bienes de
de los bienes que no se encuentran en consumo o
15. Elaborar la devolutivos A-
certificacin de su totalidad en la bodega en el formato Max: 2 da
Tcnico(a) GLO-FT-004
bienes de memorando, solicitar la firma de la rea de Almacn e
Administrativo(a) *Certificacin de
responsable del rea y entregar al Inventarios Min: 1 da
o Auxiliar existencias
solicitante y adjuntar el formato Administrativo(a) radicado
Solicitud de bienes de consumo o mediante Prom: 1,5 da
devolutivos A-GLO-FT-004. memorando
A-GDO-FT-013
Certificacin de Max: 8 h
Firmar la certificacin de los bienes existencias
16. Firmar la Responsable de
rea de Almacn e radicado
certificacin que no se encuentran en su totalidad rea de Almacn e Min: 2 h
Inventarios mediante
en la bodega. Inventarios
memorando
A-GDO-FT-013 Prom: 5 h
Escanear la Solicitud de bienes de
Secretario(a) o Solicitud de Max: 8 h
consumo o devolutivos A-GLO-FT-
Tcnico(a) bienes de
17. Escanear las 004 y enviarla a travs del correo rea de Almacn e
Inventarios
Administrativo(a) consumo o Min: 4 h
solicitudes institucional a la subbodega o Auxiliar devolutivos
correspondiente de acuerdo con el Administrativo(a) A-GLO-FT-004 Prom: 6 h
bien solicitado.

Tcnico(a) Solicitud de Max: 8 h


18. Recibir las Recibir escaneada la Solicitud de Administrativo(a) bienes de
solicitudes o Auxiliar consumo o
bienes de consumo o devolutivos A- Subbodegas
Administrativo(a) devolutivos
Min: 4 h
escaneadas GLO-FT-004. (Encargado(a) de A-GLO-FT-004
Bodega) Prom: 6 h

Alistar los bienes a entregar teniendo Tcnico(a) Solicitud de Max: 8 da


19. Alistar los en cuenta que se debe realizar el Administrativo(a) bienes de
Subbodegas
bienes a entregar o Auxiliar consumo o
conteo, la confrontacin de las rea de Almacn e
Administrativo(a) devolutivos
Min: 1 da
denominaciones, descripcin y Inventarios
Tcnico de A-GLO-FT-004
canttidad. almacn Prom: 4,5 da

*Traslado, salida
y entrega de
Diligenciar el formato Traslado, elementos de
salida y entrega de elementos de consumo y/o
consumo y/o devolutivos A-GLO-FT- Tcnico(a) devolutivos A- Max: 8 h
Subbodegas
20. Diligenciar formato y Administrativo(a) GLO-FT-005
005 y para el caso de los bienes de rea de Almacn e
generar en el aplicativo o Auxiliar *Comprobante de Min: 2 h
consumo, diligenciar el comprobante Inventarios
el comprobante Administrativo(a) egreso de bienes
de egreso de bienes generado por o elementos. Prom: 5 h
aplicativo, imprimir y firmar. (Generado por el
aplicativo
SiCapital)

Tcnico(a) Traslado, salida y Max: 8 h


21. Verificar lo alistado Verificar los bienes alistados contra
lo relacionado en el formato Administrativo(a) entrega de
Vs lo relacionado Subbodegas
o Auxiliar elementos de Min: 2 h
Traslado, salida y entrega de rea de Almacn e
Administrativo(a) consumo y/o
elementos de consumo y/o devolutivos Inventarios
(Encargado(a) de devolutivos A- Prom: 5 h
A-GLO-FT-005 Bodega) GLO-FT-005
3

Ver. 04; 21/08/2014


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RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
3
Max: 8 h
Registrar la salida de los bienes a Tcnico(a)
Subbodegas Administrativo(a) Kardex
22. Registrar en entregar en el Kardex A-GLO-FT- o Auxiliar A-GLO-FT-007
Min: 2 h
Kardex 007. Administrativo(a)
Prom: 5 h

Entregar el bien a la dependencia o


servidor que lo requiri, hacer firmar *Traslado, salida
por parte del mismo, el formato y entrega de
Traslado, salida y entrega de elementos de
23. Entregar el elementos de consumo y/o devolutivos Tcnico(a) consumo y/o
bien A-GLO-FT-005 y el comprobante de Administrativo(a) devolutivos A- Max: 8 h
o Auxiliar GLO-FT-005
egreso de bienes del aplicativo, Subbodegas
Administrativo(a) *Comprobante de Min: 2 h
entregarle copia de los mismos y (Encargado(a) de egreso de bienes
regresar los originales a la subbodega. Bodega) o elementos. Prom: 5 h
Adicional entregar copia del formato (Generado por el
A-GLO-FT-005 al guardia de aplicativo
seguridad para dejar registrado en el SiCapital)
libro de minuta.
Enviar los respectivos comprobantes
de egreso de bienes, y el formato de
Traslado, salida y entrega de
elementos de consumo y/o devolutivos
A-GLO-FT-005que se elaboran en
cada subbodega, al rea de Almacn
e Inventarios y archivar los Comprobante de Max: 8 h
documentos en la carpeta definida Tcnico(a)
24. Archivar los Subbodegas Egreso de Bienes
Administrativo(a)
documentos (Egresos de almacn), con el fin de rea de Almacn e (generado por el Min: 2 h
o Auxiliar
utilizarlos como insumo del inventarios aplicativo
Administrativo(a)
procedimiento de Cuenta mensual SiCapital) Prom: 5 h
FIN A-GLO-PR-005, de acuerdo con las
normas y lineamientos establecidos
por el rea de Gestin Documental
teniendo en cuenta el instructivo
Organizacin de archivo de gestin
A-GDO-IN-001.

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
1. Por cambio en el Mapa de Proceso del Instituto, se pasa al
proceso Gestin Logstica, en versin 01; anteriormente se
encontraba en el proceso Administracin de Bienes e
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-002, en versin 03 y
vigente desde 22/11/2012.

2. Se modific el alcance, teniendo en cuenta que ya no utiliza


la palabra elemento, de acuerdo al Manual de FIRMA EN ORIGINAL
Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo Jean Paul Pinzn
01 y control de los bienes en los entes pblicos del distrito Tcnico Administrativo
capital, resolucin 001de 2001. rea de Almacn e inventarios

3. Se modific el numeral 3.3 correspondiente a los 20/04/2016


documentos generados de los egresos aadiendo el formato
Relacin de entrega de documentos soportes al rea de FIRMA EN ORIGINAL
almacn e inventarios A-GLO-FT-015 y los tiempos de Katherine Betancur Garca
radicacin. Contratista Oficina Asesora
4. Se realiz actualizacin y modificacin al procedimiento,
de Planeacin
luego de una observacin directa, de las actividades que se
realizan en el rea definiendo los siguiente:
a. Actividad 1: Se actualiza el formato Solicitud de bienes
de consumo o devolutivos A-GLO-FT-004 puesto que

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CDIGO A-GLO-PR-004
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 01

EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS PGINA 6 de 6


PROCEDIMIENTO
O BIENES DE CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
este reemplaza los formatos solicitud de bienes
devolutivos A-ABI-FT-006 o elementos de consumo A-
ABI-FT-005.
b. Actividad 6: Se cambia la actividad del procedimiento
anterior incluyendo esta actividad mediante la cual se
devuelve el formato que no se encuentra bien
diligenciado.
c. Actividad 7 y 8: Se adiciona esta decisin mediante la
cual se busca direccionar el ingreso de alimentos
mediante el instructivo Instructivo de ingreso y egreso
de alimentos en bodega A-GLO-IN-002
d. Actividad 9: Se adiciona la actividad mediante la cual se
radica la solicitud y se registra la informacin en el libro
de radicacin de solicitudes.
e. Actividad 10: Mediante la cual se realiza una segunda
verificacin de la solicitud en la cual se evalan 3 tems.
f. Actividad 11: Se incluye esta decisin para la segunda
verificacin puesto que si el formato es inconsistente se
debe volver a la actividad 6.
g. Actividad 13: Mediante la cual se elabora la
certificacin de existencia mediante memorando.
h. Actividad 15, 16, 17 y 18: Estas actividades se incluyen
de la actividad 9 del procedimiento anterior.
i. Actividad 20, 21, 22, 23: Estas actividades se incluyen
de la actividad 12 del procedimiento anterior.
5. Se complementa la actividad N 24 con el fin de relacionar
el procedimiento de Cuenta mensual A-GLO-PR-005.
6. Se incluyen los tiempos para la realizacin de las
actividades del procedimiento con el fin de cumplir con los
requerimientos del procedimiento.

REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Responsable rea de
REVIS SILVANA CANO ARENAS 26/04/2016 FIRMA EN ORIGINAL
Almacn e inventarios
APROBACIN
Subdirector
LDER DE MAURICIO DIAZ LOZANO 03/05/2016 FIRMA EN ORIGINAL
Administrativo
PROCESO

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