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RESOLUCIN No.

347
(de diciembre 05 de 2008)

Por medio la cual se adopta el Manual de Operaciones o Procedimientos para el Instituto de


Educacin Superior Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas.

La Rectora del Instituto de Educacin Superior


Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas, en
ejercicio de sus facultades legales y estatutarias,
en especial las conferidas por el Estatuto interno
y en concordancia con el Decreto 1599 del 20 de
mayo de 2005, el Modelo Estndar de Control
Interno MECI 100:2005 y la Norma Tcnica de
Calidad para la Gestin Pblica NTCGP
1000:2004, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto Nacional 2145 de 1999, establece en su Artculo 13 que es responsabilidad de


todos los niveles y reas de la organizacin en ejercicio del autocontrol, documentar y aplicar los
mtodos, metodologas, procesos y procedimientos y validarlos constantemente.
Que la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 Norma Tcnica de Calidad NTCGP
1000:2004, establece la obligatoriedad de poner en funcionamiento el sistema de gestin de la
calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico, y en otras entidades prestadoras de servicios.
Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estndar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, proporciona una estructura para el
control de la estrategia, la gestin y la evaluacin en las Entidades del Estado, cuyo propsito es
orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribucin de stos a los
fines esenciales del Estado.
Que dentro de la estructura del MECI, en el Subsistema de Control de Gestin, componente
Actividades de Control, el Manual de Procedimientos, facilita la consolidacin de los
lineamientos, polticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseo del mismo,
asegurando que contenga los aspectos necesarios para dirigir las operaciones de la Entidad
hacia el logro de sus objetivos.
Que adicionalmente el Manual de Procedimientos, permite la estandarizacin del conocimiento
de la operacin de la Entidad en un lenguaje comn alrededor de ella, convirtindose en un
instrumento gua de la accin individual y colectiva de la Entidad, fomentando el autocontrol y la
autorregulacin.

RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Procedimientos o de Operaciones que contiene los
procesos, procedimientos, manuales, normas y documentos asociados del Sistema de Gestin
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Institucional de acuerdo a los requerimientos del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, MECI
1000:2005, Ley 872 de diciembre 30 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 Norma Tcnica de Calidad
NTCGP 1000:2004, y que se describe a continuacin:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O DE OPERACIONES


DEL IES CINOC

ANTECEDETES INSTITUCIONALES

Ao 1905: Con la llegada de la Comunidad de La Salle a Pensilvania se inicia en el Colegio San


Jos, funcionando con este nombre hasta el ao de 1948.

Ao 1948: Con la anuencia por parte de la Comunidad de los Hermanos de la Salle y por medio de
la Ley 122, se convierte en Establecimiento de Educacin Secundaria Oficial y a su vez cambia su
nombre a Colegio Nacional Oriente de Caldas, gradundose en 1954 la Primera Promocin de
Bachilleres del Municipio.

Ao 1970: Mediante Ordenanza No. 015/70 el Departamento de Caldas cede a la Nacin un


inmueble con destino a la construccin de un edificio para una Escuela Vocacional Agrcola.

Ao 1978: Mediante Decreto 1342, se le integran los programas de la Escuela Vocacional Agrcola.

Ao 1985: Mediante Decreto No 37 se modifica la razn social agregando la connotacin de


INTEGRADO, siendo el nuevo nombre de la institucin el de COLEGIO INTEGRADO NACIONAL
ORIENTE DE CALDAS y estableciendo la entidad como Unidad Docente de Educacin Superior del
Ministerio de Educacin Nacional, autorizado para adelantar programas de Formacin Intermedia
(hoy Tcnica profesional), adems de los programas de bachillerato y Educacin no formal. De otro
lado mediante Resolucin de la Gobernacin de Caldas No. 8424 se aprueba la modalidad de
BACHILLERATO AGROPECUARIO. En el mismo ao mediante Decreto No. 1717 se establece la
Planta de Personal administrativa, la cual contemplaba 29 cargos.

Ao 1988: La Ley 24 en su artculo 61 y el Decreto No. 758 de 1988 organizan como


Establecimientos Pblicos del Orden Nacional a los Colegios Mayores y los Establecimientos
Educativos Oficiales Nacionales de Educacin Tcnica Profesional. Por medio de dichas normas
adquiri el Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas su Personera Jurdica, Autonoma
Administrativa y Patrimonio Independiente. En cumplimiento de dicho Decreto el Ministerio de
Educacin Nacional hace entrega de los bienes muebles e inmuebles de su propiedad al Nuevo
Establecimiento Pblico del Orden Nacional

Ao 1991: Mediante Resoluciones Nos 08173 y 08269 de la Gobernacin de Caldas se aprueba la


modalidad de BACHILLERATO INDUSTRIAL y BACHILLERATO COMERCIAL, respectivamente.

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Ao 1992: Se expide la Ley 30 por medio de la cual se organiza el Servicio Pblico de la Educacin
Superior. Por ella se determina quienes son y el rgimen general de las Instituciones de Educacin
Superior.

Ao 1994: Se expide la Ley 115 (Ley General de la Educacin) que rige a la Educacin en sus ciclos
de Preescolar, Bsica primaria, Bsica Secundaria y Media. Establece en su artculo 138 los
requisitos de los Establecimientos Educativos. En el mismo ao se firma el acta de constitucin del
CENTRO DE DESARROLLO PRODUCTIVO DE LA MADERA DEPARTAMENTO DE CALDAS y se
expiden los Decretos No. 242 y 1829, por medio de los cuales se establecen las Plantas de
Personal Administrativa y Docente respectivamente, para el Colegio Integrado Nacional Oriente de
Caldas. Dichos decretos establecan 30 cargos administrativos, dos trabajadores oficiales y 16
docentes para la educacin superior de los cuales 8 eran de tiempo completo y 8 de medio tiempo.

Ao 1996: Mediante Decreto No. 0364, se reconocen entre otros al establecimiento de Educacin
Bsica y Media al Instituto de Bachillerato Oriente de Caldas, a la luz de la Ley 115 de 1994. Con el
Decreto No. 2083 de 1996 se modifica la planta de personal docente de educacin superior,
cambiando 6 docentes de medio tiempo por tres de tiempo completo. En el mismo ao el Ministerio
de Educacin Nacional, hace entrega al Establecimiento Pblico Colegio Integrado Nacional Oriente
de Caldas, de los bienes inmuebles que estaban en cabeza del Ministerio, mediante acta suscrita
por la Ministra y el Rector, la cual fue debidamente registrada en la Oficina de Instrumentos Pblicos.

Ao 2000: Mediante el Decreto No. 00740 el Departamento de Caldas incorpora la planta de cargos
y de personal docente del Instituto de Bachillerato Oriente de Caldas IBOC establecimiento de
Bsica Secundaria y Media a la Planta de cargos y de personal del departamento de Caldas. Con
dicho acto finaliza la adscripcin de la educacin bsica a la educacin superior en cabeza del
Establecimiento Pblico, Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas. De igual manera mediante
Decreto No. 2523 se establece una nueva estructura administrativa para la institucin de educacin
superior.

Ao 2001: Mediante el Decreto No. 258 se estableci una nueva planta de personal, la cual
contemplaba 37 cargos administrativos y 19 docentes, dos de ellos de medio tiempo. Dicho decreto
obedeci al proceso de reestructuracin y modernizacin de la institucin en aprovechamiento de los
recursos sobrantes producto de la separacin de la educacin bsica. De otro lado mediante la
Resolucin del MEN No. 2953 de 2001, se acredita por un perodo de siete aos el programa de
Tcnicas Forestales, ofrecido por la institucin.

Ao 2004: Mediante los Decretos No. 274 y 275 se establecen la actual estructura y planta de
personal administrativa y docente, en desarrollo de un nuevo de proceso de reestructuracin en
cumplimiento de la Renovacin de la Administracin Pblica hacia un Estado Comunitario. Reforma
que determin a travs de los rediseos institucionales reducir considerablemente nuestra Planta de
Personal Administrativa, estableciendo solamente 26 cargos administrativos y 19 docentes, dos de
ellos de medio tiempo.

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Ao 2006: Mediante la Ordenanza No 554 de la Gobernacin de Caldas es incorporada la Institucin
al Gobierno Departamental y adscrita a la Secretaria de Educacin del Departamento;
posteriormente mediante los Decretos 0861, 0862, 0863 y 0864 se aprueban

Ao 2007: Mediante Acta del 16 de mayo, el Ministerio de Educacin Nacional, hace entrega al
Departamento de Caldas del establecimiento pblico, Colegio Integrado Nacional Oriente de Caldas.

PLANEACIN DE LA IMPLEMENTACIN DEL MECI

Circular 03 del 3 de septiembre de 2005 del Departamento Administrativo de la Funcin


Pblica.
Plan operativo para la implementacin del MECI en el CINOC, diseado y adoptado por el
comit de coordinacin del sistema de control interno, en sesin del 22 de noviembre de
2006.

1. ACTO ADMINISTRATIVO POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPT EL MODELO ESTANDAR DE


CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 EN LA ENTIDAD.

Resolucin No. 200 de 18 de noviembre de 2005

2. ACTO ADMINISTRATIVO POR MEDIO DEL CUAL SE DESIGNA AL REPRESENTANTE DE LA


ALTA DIRECCIN PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO,

Resolucin No. 212 del 30 de noviembre de 2005, modificada mediante resolucin 205 del
29 de agosto de 2008.

3. ACTO ADMINISTRATIVO POR MEDIO DEL CUAL SE CONFORMA EL COMIT


COORDINADOR DE CONTROL INTERNO,

Resolucin No.211 del 30 de noviembre de 2005.

4. EQUIPOS DE TRABAJO CONFORMADOS

Equipo MECI Calidad, resolucin 213 de noviembre 30 de 2005.

5. SOCIALIZACIN MECI 1000:2005

Jornadas de capacitacin y socializacin dirigidas a todos los funcionarios de la Institucin sobre


Meci en las siguientes fechas:

10 de mayo de 2006
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04 de mayo de 2006
20 de abril de 2006
28 de abril de 2006
9 de mayo de 2006
22 de agosto de 2008
Resultados del aplicativo para la realizacin del diagnstico en la implementacin del MECI
en el IES CINOC (Ver documento Resultados del diagnostico del sistema de Control
interno, agosto 8 de 2006).

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO


Componente ambiente de control

Diagnsticos componente ambiente de control, consolidado 8 de agosto de 2006.


Ambiente de Control, consolidado 8 de agosto de 2006.
Acuerdos, Protocolos o Compromisos ticos, consolidado 8 de agosto de 2006.
Desarrollo del Talento Humano, consolidado 8 de agosto de 2006.
Estilo de Direccin, consolidado 8 de agosto de 2006.

Acuerdos, compromisos o protocolos ticos

Carta de valores y principios ticos - Resolucin No. 149 del 17 de agosto de 2004

Desarrollo del Talento Humano

Proceso de Gestin del Talento Humano Aprobado en octubre 2 de 2008.


Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales para los cargos del IES CINOC.
Resolucin No. 019 del 15 de marzo de 2006.
Estatuto Interno - Acuerdo No. 02 del 12 de febrero de 2005, modificado por el acuerdo 008
de octubre 18 de 2007.
Reglamento Estudiantil, Resolucin 013 de 29 noviembre de 2006
Reglamento Docente, Acuerdo N 008 de junio 02 de 2006.
Designacin de Representantes del Personal Administrativo ante la Comisin de
Personal resolucin 088 de abril 21 de 2008.
Plan de bienestar y capacitacin, resolucin 089 de abril 21 de 2008.
Plan de incentivos - Resolucin No. 162 del 01 de julio de 2008.
Comit Paritario de Salud - Resolucin No. 007 del 2 de marzo de 2006, renovado mediante
resolucin 0941 del 21 de abril de 2008.
Manual de induccin y reinduccin
Creacin del comit de bienestar universitario, Resolucin 077 de julio 10 de 2002.

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Implementacin del control disciplinario interno en el CINOC y creacin del comit
de control disciplinario interno, resolucin 112 de octubre 1 de 2002.

Estilo de la Direccin

Cdigo de buen gobierno, Resolucin 026 de octubre 8 de 2008.

Componente: Direccionamiento Estratgico

Metaplan del Proyecto Educativo Institucional y Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo


011 del 12 de septiembre de 2008.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN


Componente: Actividades de Control

Polticas y prcticas contables en el IES CINOC. Resolucin 345 de diciembre 5 de 2008.

Planes, Programas y proyectos

Misin
Visin
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad
Objetivos Estratgicos
Presupuesto Entidad
Proyecto Educativo Institucional
Plan de Desarrollo
Planes Operativos
Plan de Compras
Plan de Comunicacin
Plan de Emergencias
Programa de salud ocupacional
Plan de capacitacin
Plan de incentivos
Documento de Trabajo Plan de Desarrollo Docente
Mapa de procesos
Manual de calidad

Componente: Administracin de Riesgos

Gua Metodolgica para la Administracin del Riesgo


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Mapa de riesgos por procesos
Polticas generales para la administracin de riesgos
Mapa de riesgos institucional
Contexto Estratgico
Identificacin de Riesgos
Anlisis de Riesgos
Valoracin de Riesgos

Polticas de Administracin del Riesgos

Polticas generales para la administracin de riesgos, adoptado mediante resolucin N 215


de 22 de noviembre de 2007.

Procedimientos

Modelo Operacional por Procesos Mapa de procesos


Procedimiento de los distintos procesos
Manual de Contratacin
Manuales, Guas y Reglamentos

Controles

Identificados en la Administracin de Riesgos. Puntos de Control establecidos en los


Procesos y procedimientos.

Indicadores

Tablero de mando de indicadores de la Institucin.


Procedimientos para la evaluacin de docentes, estudiantes y administrativos.
Manual de Procedimientos.
Manual de Calidad.

Componente: Informacin

Informacin Primaria

Listado Maestro de control de Documentos Externos


Reglamento para la tramitacin interna de las peticiones quejas y reclamos resolucin 543
del 04 de diciembre de 2000.
Tramite interno del derecho de peticin en la Institucin, Resolucin 034 de 1 de febrero de
2001 de la Procuradura General de la Nacin.
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Procedimiento para el trmite de quejas, reclamos y sugerencias.

Informacin Secundaria

Listado Maestro control de Documentos Internos.


Listado Maestro de Registros.
Proceso de Gestin Administrativa.
Proceso Gestin documental.
Proceso de Mercadeo Informacin y comunicacin.

Sistemas de Informacin

Plan de comunicacin
Plan de mantenimiento
Sistema de informacin presupuestal
Sistema de informacin contable
Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal, SICE; Ley 598 del 18 de
julio de 2000 y Decreto 3512 de 2003.
Inventario de Bienes institucionales.

Componente: Comunicacin Pblica

Audiencias publicas de rendicin de cuentas a la ciudadana.

Comunicacin Organizacional

Plan de comunicacin.
Plan de comunicacin y divulgacin del sistema de gestin de calidad.

Comunicacin Informativa

Rendicin de cuentas
Fenecimiento de la cuenta

Medios de Comunicacin

Plan de comunicacin institucional


Pagina Web Institucional
Correo electrnico de dependencias y funcionarios.
Plan de comunicacin implementacin sistema de gestin de la calidad
Plan de divulgacin de documentacin y mtricas del sistema de gestin de la calidad.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
Componente: Autoevaluacin
Autoevaluacin del Control

Procedimiento para realizar auditorias internas de gestin


Procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas de calidad
Procedimiento para el trmite de quejas, reclamos y sugerencias

Autoevaluacin de la Gestin

Procedimiento para realizar la revisin por la direccin


Procedimiento para realizar seguimiento a indicadores.
Informes de seguimiento al plan operativo anual y al plan de Desarrollo.
Acta revisin por la Direccin
Plan de mejoramiento revisin por la Direccin

Componente: Evaluacin Independiente

Evaluacin del Sistema de Control Interno


Procedimiento para realizar auditorias internas de gestin.
Procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas de calidad.
Informe Avance del Sistema de Control Interno
Informe de Verificacin al Plan operativo
Informe de verificacin al mapa de riesgos

Auditoria Interna

Procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas de calidad.


Informe de seguimiento a los procesos procedimientos y actividades institucionales
Consolidado de auditorias internas de calidad
Procedimiento para realizar auditorias internas de gestin.

Planes de mejoramiento

Plan de mejoramiento institucional.


Plan de mejoramiento por procesos.
Planes de mejoramiento individual.

Planes de mejoramiento por procesos


Plan de mejoramiento auditorias internas de calidad
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Planes de mejoramiento control interno

Plan de mejoramiento individual

Planes de mejoramiento individual.

ARTCULO SEGUNDO: Los documentos asociados al Manual de Operaciones o Procedimientos


sern modificados o derogados en la medida de las necesidades. La Oficina de Planeacin
incorporar de forma inmediata el documento interno o registro que sea modificado, realizando la
actualizacin adems en la pagina web de la institucin.

ARTCULO TERCERO: La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

COMUNQUESE Y CMPLASE

Dado en de Pensilvania, Caldas a los cinco (05) das del mes de diciembre de dos mil ocho (2008).

GLORIA MARIA HOYOS GIRALDO


Rectora

Prepar: Oficina de Planeacin


Revis: Comit Rectoral

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